Diseño de un sistema de costos basado en actividades

En el Ecuador actualmente cualquier empresa ya sea de bienes o de servicios necesita un

control, para ello se ha desarrollado la contabilidad de costos. “Los mandos altos, la gerencia y
el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que
afectan directamente el funcionamiento de la empresa, la información de los costos y gastos en
que incurre una organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, son de
vital importancia para la toma de desiciones de una manera rápida y eficaz” M. Backer
(Contabilidad de Costos,2da Edición), esto hace que en la actualidad “La contabilidad de Costos”
en el Ecuador tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.

Algunas empresas que funcionan actualmente en el Distrito Metropolitano de Quito tienen

sistemas de costos que son inadecuados incluso para los propósitos de elaboración de informes
de contabilidad externa. Las faltas de adecuación surgen de malos controles internos para
registrar las transacciones, por lo que estas o bien no se registran o se registran de forma
incorrecta. Además, algunos sistemas asignan incorrectamente los costos generales por lo que
se debería actualizar los costos del pasado a los niveles de precios actuales. Estos errores
afectan a los resultados, por lo que los valores contables, con toda seguridad, no serán,
coherentes; esto sucede con frecuencia en empresas de reciente creación que no han tenido
aún el tiempo o los recursos necesarios para instalar un sistema contable adecuado o en
empresas ya existentes que siguen utilizando sistemas ya heredados.

El mundo y la sociedad tienden a cambiar rápidamente, es por ello que todas las cosas que lo
rodean deben acoplarse al ritmo del nuevo orden social, productivo y empresarial.

Antiguamente , los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para costear los productos
elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera (balance General y Estado
de Resultados); sin embargo, las tendencias mundiales que actualmente rigen el campo
empresarial reconocen la importancia de contar con información de costos lo más acertada
posible.

A medida que la economía en el país se fue desarrollando las exigencias de las personas han sido
cada vez mayores en cuanto a calidad, servicio , precio y a la búsqueda de la mejor manera de
cuidar nuestro dinero, es por ello que actualmente se reconoce que contar con información de
costos que permita conocer, a las empresas, cuáles de sus productos y/o servicios son rentables
y cuáles no, las lleva a poseer una ventaja competitiva sobre aquellas que no la tienen, pues con
dicha información la dirección puede tomar decisiones estratégicas y operativas de manera
acertada.

No todas las empresas de servicios cuentan con una herramienta adecuada para evaluar el
desempeño del negocio, asignar cosos o determinar el consumo de recursos; lo cual dificulta
identificar la gestión y eficiencia. Al no conocer el desempeño real, es muy probable que se esté
incurriendo en gastos innecesarios, los mismos que podrían ser evitados o controlados por
medio de un seguimiento periódico adecuado.

Un buen sistema de costos es esencial para cualquier institución, ya que son éstos los que
determinan la viabilidad del negocio y el grado de productividad y eficacia en la utilización de
recursos.
El sistema de costos basado en actividades surge ante la falla de los sistemas tradicionales de
costeo, en cuanto a la distribución correcta de gastos. Actualmente, los sistemas implementados
por algunas compañías y que han sido diseñados, principalmente, para valorizar inventarios con
el propósito de preparar los estados financieros y pagar impuestos, no están proporcionando a
los tomadores de decisiones la información oportuna y pertinente para introducir mejoras en la
eficiencia operacional y medir los costos de los productos.

La implementación de este sistema es una herramienta eficiente, pues la rentabilidad de los

productos y cliente se puede medir con mayor precisión. A medida que se incrementa la
competencia global, la mezcla de productos, la fijación de precios y otras decisiones, requieren
mejor información sobre el costo de los productos y/o servicios.

Se busca que la implementación de la metodología se realice integralmente y en el contexto de

un proceso de planeación que incorpore en forma consistente una gestión administrativa y de
costos, proporcionando a los Gerentes una herramienta que permita disminuir los costos
operativos por medio de proveer información basada en hechos, para mejorar las decisiones
estratégicas y operacionales; que en forma conjunta determinarán el resultado futuro de la
empresa.

Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia y la obtención de utilidades,

para ello, los directivos deben realizar una distribución adecuada de recursos (financieros y
humanos) basados en buena medida en información de costos; de hecho son frecuentes los
análisis de costos realizados para la adopción de decisiones, la planeación y el control.

Al igual que para cualquier empresa, una acertada asignación de costos, es fundamental para el
crecimiento del negocio. Existen empresarios que definen sus precios de venta a partir de los
precios de sus competidores; o en base a incorrectos análisis de asignación de costos. La
consecuencia es que los negocios no crecen ni prosperan.

Por lo antes mencionado es posible afirmar que, el cálculo de costo es uno de los instrumentos
más importantes para la toma de decisiones en cuanto a la planificación, dirección y control de
la empresa; y para la determinación de los precios, por ello, no es suficiente contener
conocimientos técnicos adecuados, es necesario considerar la incidencia de cualquier decisión
en este sentido y las posibles o eventuales consecuencias que pueda generar.

Un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor de
terminado, por el contrario , es necesario un sistema con el cual se pueda determinar con mayor
exactitud el costo de los productos y/o servicios que ofrece la empresa, así como la rentabilidad
de los mismos; para ello es indispensable conocer no sólo los insumos y los recursos que
requiere el productos, sino también las áreas relacionadas con ellos y como aspecto principal,
las actividades que los involucran.