Las Claves del

Engagement en
Eventos Híbridos
La guía definitiva para involucrar de forma simultánea,
tanto a tus colaboradores presenciales como online, en
tus eventos híbridos.
Nota del CEO
Vincent Bruneau, Fundador y CEO de Sparkup:

“ ¿Por qué creemos en el engagement? Porque

en estos tiempos de virtualización, es
“
fundamental añadir un factor humano a los
eventos virtuales e híbridos.»

«Tras más de un año de eventos a distancia, hemos comprobado que la tecnología es clave para reconectar personas en este
nuevo entorno.

Pasar del evento unidireccional a bidireccional, donde la comunicación es recíproca, ha marcado un antes y un después en nuestro
sector. Nuestro foco es potenciar el factor humano a través de la tecnología.

Ahora más que nunca, es importante sentir la alegría de estar juntos, poder compartir espontáneamente nuestras sensaciones y
experimentar emociones de manera conjunta.

La interacción es nuestro gran factor de éxito y la principal clave de un evento híbrido de éxito.

Para ello, co-construyamos juntos una experiencia única.

¡Es el momento de interactuar! ¿Empezamos?

Índice
Introducción

¿Qué es el engagement?
. 03
. 04
Formato híbrido: el desafío que hay que dominar . 09
3 reglas de oro antes de empezar . 12
10 técnicas para generar engagement . 14
Medir el engagement: ¿Cuáles son los indicadores? . 35
Lo que dicen los expertos . 38
Conclusión . 52
Intro
¡Bienvenida/o! Gracias por descargar esta guía.

Tanto si estás empezando en el ámbito de la planificación de

eventos como si ya tienes mucha experiencia, disponer de una
herramienta que impulse el éxito de un evento es algo que a
todos nos gustaría tener.

Esperamos, de verdad, que esta guía te sea útil tanto a ti como a

tu equipo.

En este e-book, reunimos el resultado de años de experiencia en

el engagement de audiencias, traducido en acciones clave y
recursos para entender y maximizar el engagement de vuestros
colaboradores.

Profesionales de la comunicación, del marketing, de recursos

humanos y organizadores de eventos híbridos, este es el e-book
que necesitas para que tu evento sea uno de los que nunca se
olvida.

¡Una vez más, gracias y no dudes en enviarnos tus comentarios!

¿Qué es el
engagement?
En el mundo de los eventos, el engagement no
es un concepto nuevo.
Reconocido por numerosos estudios como uno
de los principales retos a los que hay que hacer
frente, desempeña un papel importante en el CON ENGAGEMENT SIN ENGAGEMENT
éxito de un evento. ¡Y con razón! Ya que un
evento atractivo transforma tu contenido, tu
marca y tus mensajes en un recuerdo positivo y
duradero para tus usuarios. Mayor rendimiento y No habrá boca a boca
motivación del equipo

Traducción: una buena noticia para tu

negocio.

Un evento digital o presencial es, ante todo, un CON ENGAGEMENT

Mayor fidelidad a tu marca No habrá asimilación de tus
medio para comunicarse. Y, como en todos los por parte de tus clientes mensajes clave
medios de comunicación, el engagement es el
elemento principal de participación porque
genera atención, interés y memorización…
Por ello, para trasladar tu mensaje y asegurarte
de que se ha asimilado, es necesario estimular Mayor voluntad de compra Pérdida de interés en tu
la implicación y generar compromiso. De lo por parte de tus clientes marca o en tu contenido
contrario, los usuarios que no se involucran son presenciales
como parásitos, puede que estén presentes
pero son perjudiciales porque pueden
desmotivar al grupo.

XAVIER DORDOR
Presidente de MyEventNetwork
 EN
GA
GE
M
EN
T
30%
PA

Fuente: Event Manager Blog, The virtual Event Tech Guide 2021
RT
IC
I PA
CI
FA
N Ó
CO LTA
TÉ NO DE 13,5%
CN CI
IC MIE
OS N
TO
S
15%
PA
RT
N ER
SH
IP
10,25%
Los principales retos en eventos híbridos

PR
ES
UP
UE
ST
O
11,75%
NE
TW
OR
KI
NG
12%
PR
OD
UC
CI
ÓN
7,5%
El problema del engagement es que todo el mundo habla El engagement es unión
de ello, pero son pocos los que se atreven a definirlo.

Así que si tuviéramos que definir engagement en una sola

palabra sería "unión". Es cuando hay un “tú” y un “yo” para estar
crear un “nosotros”. Puede darse entre personas, lugares, involucrado es
objetos, acciones. Es un estado psicológico de unidad. estar juntos

TÚ NOSOTROS YO

Fuente : Scott Gould (2021) - The science of virtual engagement p.7 - www.swapcard.com
La fórmula del engagement
Hay 3 elementos fundamentales para crear un entorno de engagement sólido:

La atención La participación La emoción

Es la primera etapa para generar
compromiso. Los usuarios deben
estar cautivados y expectantes
ante lo que se va a revelar.
Interactúa con los colaboradores Será el gran incentivo para
para mantenerlos activos y generar compromiso. Despierta
actores, tendrán que ser emociones y crea un vínculo
prácticamente los co-creadores emocional con tu público.
de la experiencia.

En este libro electrónico encontrarás estrategias específicas para cada uno de estos elementos.
¡Esto te ayudará a crear un verdadero vínculo entre tu evento y tus usuarios!
El desafío
que hay que
dominar
 El formato híbrido permite reunir tanto a usuarios
presenciales como online.

EVENTO HÍBRIDO

EVENTO PRESENCIAL EVENTO VIRTUAL

Usuarios Usuarios
presenciales online

El reto de este formato es ofrecer una experiencia de

implicación para ambos públicos. Problema: asistir a un evento a
distancia, es como asistir a un espectáculo desde el fondo de la
sala. La experiencia no es en absoluto la misma.
Evento realizado por la agencia MCI con el
Público Virtual de Sparkup
 Lo que ven Lo que oyen Las posibles distracciones

• Los altavoces en 3D y tamaño real

Los colaboradores presenciales
• El sonido (música, voz y altavoces) en estéreo y • El móvil en las manos
• La sala en 360°
• Todo el decorado
espacializado • La conversación con el de al lado: networking
• Los aplausos de los demás usuarios asegurado!
• La luz
• El ambiente y emoción procedente del público • Perderse en sus pensamientos
• Los demás usuarios que están a su lado

• El móvil junto al ordenador

• Una versión miniaturizada y en 2D de tus altavoces
• Una parte de la sala según el ángulo de las
Los colaboradores online cámaras
• La luminosidad de la pantalla de ordenador.
• Ningún participante
• 15 pestañas más abiertas, a parte de la del evento
• Notificaciones que “compiten” directamente con tu
• Un sonido monoaural a través de los altavoces de
contenido
su ordenador. Los aplausos en segundo plano que
• La posible presencia de niños y/o mascotas
resuenan en el micrófono sobre la escena
• El hecho de poder levantarse en cualquier
momento y escuchar el evento a medias para ir a
hacer otra cosa
• La proximidad de la nevera

Para el público presencial, el Para el público online, el vínculo Por lo tanto, no puedes
contacto directo con la con el evento es más frágil, y es conformarte con una simple
escenografía (luz, sonido, más difícil apoyarse en la retransmisión en directo para el
decorado…) genera fuertes escenografía para generar público online. Hay que explorar
impactos sensoriales y contribuye compromiso. otros mecanismos para involucrar
a generar compromiso. a los usuarios online. ¡Igual que
hacen falta técnicas para captar la
atención de los usuarios
presenciales y generar así el
máximo compromiso!
3 reglas de oro
antes de
empezar
Antes de abordar el tema de las técnicas de engagement, vamos a
fijarnos un segundo en 3 elementos que son fundamentales para
captar la atención del público virtual.
Ya hemos visto que la luz, el sonido, y el decorado crean el primer
impacto sensorial del evento al público presencial. Eso contribuye a
que la experiencia sea atractiva.
Para los usuarios online, las primeras impresiones sensoriales son
las de la calidad del vídeo, la calidad del sonido y la latencia. Aquí te
lo explicamos.
Una calidad óptima de sonido y video
Ofrece una experiencia visual y sonora de buena calidad a tus
participantes online. Es fundamental para el éxito de tu evento
híbrido. Sin una calidad óptima de sonido y vídeo, considera tu
evento únicamente presencial, porque los usuarios online se
desconectarán antes de que termine la reunión. Y eso es
imperdonable.
Ultra-baja latencia para generar interés

Para que tu evento híbrido sea un éxito, asegúrate de que los

colaboradores online se sienten igual de presentes que los
presenciales. Para ello, apuesta por una solución de streaming en
ultra baja latencia para que todos los usuarios puedan experimentar
lo mismo al mismo tiempo, y que puedan reaccionar en tiempo real,
desde cualquier parte del mundo. Tus dos públicos tienen que ser
uno solo, sincronizados.

• La mayoría de las plataformas de streaming tienen un retraso de

Emitir con una Emitir con una Emitir con un unos 15/20 segundos.
buena calidad de calidad de sonido mínimo de latencia
imagen excepcional
• Recurre a plataformas que garanticen una emisión de baja o
incluso ultrabaja latencia (menos de 3 segundos).
10 técnicas
para generar
engagement
 La fórmula del engagement

La atención: Este es el primer paso para

involucrar a tus usuarios. Conseguir que
el público preste atención y se
En esta sección, tomaremos como concentre en lo que está sucediendo o
referencia nuestra fórmula de en lo que estás diciendo.
engagement y sugeriremos técnicas
para cada uno de los elementos clave
que puedes repasar.
La participación: Involucra a tus
✔ Técnicas basadas en la ciencia colaboradores física e intelectualmente,
para que pasen de ser espectadores
✔ Aprobadas por nuestros clientes en
pasivos a participantes activos.
sus eventos híbridos, pero también
en los virtuales y presenciales.

Las emociones: Serán el motor principal

para intensificar la experiencia de los
usuarios.
LA ATENCIÓN
La atención es el primer paso para involucrar a tus usuarios.

Estos son los puntos más importantes sobre la atención:

• Suele funcionar por etapas: primero con una atención inmediata

e inconsciente provocada por los estímulos. Luego una atención
efímera, provocada conscientemente cuando un tema empieza
a interesarte. Fuente: Captivology - Ben Parr's

• Generalmente, uno solo puede concentrarse en una cosa a la

vez.

• La atención, por naturaleza, es limitada. Los estudios

demuestran que decae cada 10/15 minutos en presencial y cada
5/7 minutos cuando es online.

• Es fácil de perder: el más mínimo estímulo, como una

notificación de tu teléfono, capta tu atención inmediata.

Así que tendrás un doble reto: captar la atención, pero también

mantenerla. 262 es la media de veces al
día que una persona mira
el móvil

Fuente : Cell Phone Behavior in 2021: How Obsessed Are We? - Reviews.org
#1 Crear movimiento
El movimiento capta la atención, es una cuestión biológica. Para
nuestros antepasados era fundamental. El movimiento significaba peligro
o comida. El movimiento dirige nuestra atención a la dirección correcta.
Piensa en las aplicaciones como TikTok e Instagram. Mantienen a la Elementos de comunicación visual
gente pegada a sus pantallas durante horas. ¿Por qué? Porque están
llenas de micro-animaciones que captan su atención. 5% : movimientos y gestos
El problema con los eventos es que suelen ser muy estáticos. 7% : postura y posición
Aquí os presentamos algunos consejos sobre cómo aportar movimiento, 13% : expresiones faciales
25% : mirada y contacto visual
pensando en los presentadores y dinamizadores.

Anima a tus speakers a mirar a la cámara

Del 55% del lenguaje corporal, 25% corresponde a la mirada y

Anima a que tus al contacto visual. El problema de los eventos híbridos es que
ponentes se los ponentes siempre tenderán a mirar al público y no a la
muevan cámara. Es normal, es difícil prestar atención a lo que no se ve.
Así que anima a tus speakers a mirar a cámara para mirar a los
55% de nuestra participantes a los ojos desde la distancia.
La regla de las 3V :
• 7 % de la comunicación es verbal (por
comunicación es
el significado de las palabras) 38 % de corporal. Por lo
la comunicación es vocal (entonación tanto, anima a tus
y sonido de la voz) 55 % de la speakers a
comunicación es visual (expresiones desplazarse y a
faciales y lenguaje corporal).
expresarse.
 Mirar a la cámara cuando
tienes un público real
delante puede ser un
poco raro, una solución
es hacer que tu público
online sea visible en
forma de Público
Virtual.

De esta forma, el
ponente puede
mirar al público
online y al público
presencial
alternativamente.

Congreso internacional GL events. Production Live! De GL Events con público virtual e interactividad Sparkup.
 Un mensaje invita a tus
usuarios a cambiar de Aparece un botón con
postura y a prepararse un mensaje que te invita
para responder a hacer clic en el botón
Los gestos de un speaker, por lo tanto, son FUNDAMENTALES, pero rápidamente
vayamos más allá con ejemplos que conciernen a tus usuarios.
De hecho, tanto si están en presencial como online, los usuarios no
tienen mucho margen de movimiento. ¡Prepárate para responder! Presiona el botón

Suele darse una de estas situaciones: en presencial, los usuarios

están clavados en su silla y, online, están potencialmente en su sofá.
Las posibilidades de movimiento están limitadas a levantar la mano o
a hacer unos clics con el ratón. Aquí les mostramos algunos
ejemplos de cómo estimular el movimiento en tus usuarios.

Haz que los usuarios se muevan

• Pide a un participante que esté hablando que se ponga

de pie, incluso si está asistiendo online.
• Propón un juego parecido a “¿Quién quiere ser
millonario?”: el primero que pulse el botón, responde. Te
Actividad Buzzer de Sparkup
garantizamos que tus participantes se pondrán en una
postura diferente para pulsar lo antes posible y así
responder primero.

El usuario que pulse

Añadir animaciones primero,
responde primero

• Si proyectas diapositivas, añade gifs, gráficos animados

• Para los usuarios online añade transiciones de vídeo
#2 Generar sorpresa
Es cierto que el movimiento es eficaz para captar la atención inmediata y
dirigirla al lugar adecuado, pero no es suficiente para mantenerla en el
tiempo.
La atención a corto plazo es una forma de concentración que hay que
mantener para evitar que decaiga creando interrupciones y aportando
novedades.
Estos son algunos ejemplos de cómo lograr un verdadero reset/restart
de la atención.
Pide una acción real a tus usuarios
Una forma de crear disrupción en un formato
descendente es pedirles a tus usuarios una acción real
• Pídeles su opinión mediante una votación o una
encuesta
• Comprueba si tus participantes han entendido y
asimilado la reunión mediante un cuestionario.

Duración media de la atención con reset/restart VS tiempo de presentación.

La sorpresa, tu mejor aliado Alta

Atención
● es adictiva
● es un motor de aprendizaje

Tiempo en minutos
● no es cara
● potencia otras emociones
● mantiene las pasiones en una relación
Baja
Atención
#3 Crear expectativa
Las historias no resueltas son un imán para captar la atención. El aspecto
no resuelto despierta la curiosidad.
Durante una votación en directo,
oculta los resultados hasta el último
momento para crear suspense y
generar expectativa.

Despierta curiosidad con el video reveal

Una animación de vídeo que permite adivinar que algo

va a suceder y luego revela una palabra clave, un logo,
tu nuevo producto.

Evento Lanzamiento Sparkup con Público Virtual e interactividad

#4 Hacer pausas
¿Qué hacer durante una pausa larga?
Las pausas son importantes para que los usuarios recuperen la
concentración y mantengan el foco de atención. Dile a los colaboradores que se levanten y estiren un
Las pausas son también una excelente oportunidad para interiorizar el poco las piernas, que tomen aire, que se hagan un
contenido y consolidar el conocimiento del mismo. café, o que repasen las ideas más interesantes del
evento.
Un consejo recurrente en el mundo de los eventos es hacer
descansos/pausas cada 20 minutos. 40 segundos ya son suficientes para
despejar la mente. Esto es lo que hay que hacer durante las pausas, ya
sean largas o cortas. ¿Qué hacer durante una pausa corta?

Propón una pausa breve y divertida con un sondeo en

directo para ver si los participantes han entendido los
puntos clave.

Fuente : Microsoft/Brown Bird design

Quiz Verdadero/Falso en Sparkup
Haz una pausa
PARTICIPACIÓN ACTIVA
En un entorno social, las personas se atribuyen un papel
de forma inconsciente.

• Por ejemplo, cuando uno entra en un teatro, se atribuye

de forma inconsciente el papel de observador. Estás
ahí para observar y para que te entretengan.

• Cuando vas al gimnasio, eres protagonista. Vas allí a

hacer ejercicio.

• En un evento, los participantes entran en su papel de

observadores desde el momento en el que reciben tu
invitación.

• Tu objetivo es cambiar su postura para que se

conviertan en participantes activos y co-creadores de
tu evento. En auténticos protagonistas.
#5 Ofrece a todo el mundo las mismas opciones de poder participar

¿Cómo ofrecer las mismas oportunidades de participación a los usuarios

presenciales y a los que están online?

Por un lado, los usuarios presenciales pueden intervenir en todo momento,

levantar la mano o lanzar un comentario en voz alta.

Aunque esto requiere un cierto grado de confianza en sí mismo.

Por otro lado, tus usuarios online están sepultados en el silencio, limitados a
un simple chat.

Para que todos tus usuarios puedan colaborar equitativamente,

utiliza herramientas inteligentes de votación, encuestas, Q&A interactivos o
herramientas que permitan que los usuarios online puedan levantar la mano y Los demás participantes
ser escuchados. pueden votar a favor de las
preguntas que consideren
interesantes.

En todo momento, y estén

donde estén, tus usuarios
podrán hacer una pregunta.
Todos tienen la misma
oportunidad de hacerse oír, y
Q&A interactivo Sparkup
la propuestas más
interesantes resaltan.
Inspírate en estos ejemplos para romper el hielo

Para una reunión de equipo: Para una reunión de empresa: Para una conferencia:
Con la mano en el corazón, ¿llevas puesto el Del 1 al 5, ¿cuál es tu nivel de energía hoy? ¿Desde dónde te conectas hoy?
pijama ahora mismo?
a) Nunca
b) 100% sí
c) Camisa arriba, pijama a bajo
d) Me acabo de cambiar
#6 Pon el foco en el “Mundo Online”

¿Qué crees que pasa si pulsas un botón pero no ocurre nada?

Los usuarios online pueden levantar la mano y tomar la palabra delante de todo el mundo
Dejarás de pulsar el botón. de la misma manera que los participantes presenciales.

Ahora imagina que este botón permite que los usuarios online
levanten la mano y pidan el turno de palabra, pero nunca se les
concede la oportunidad de hablar. Entonces, pensarán:

1) Que el botón no funciona y dejarán de utilizarlo.

2) Que se considera que los usuarios online no existen por lo que

acabarán desconectandose del evento.

• Prioriza siempre a tus usuarios online cuando se trata de

conceder la palabra a alguien.

• Tus usuarios online se sentirán incluidos y valorados

Evento Saint Gobain con Público Virtual de Sparkup

Réalisation Amp.tv & Agence Eluère
#7 Invita a tus colaboradores a co-crear
Haz que tomen posición

Haz que la votación sea más atractiva pidiendo a los

Una de las formas más eficaces de hacer participar a la audiencia usuarios que indiquen sus preferencias entre 2 o más
es mediante la co-creación. opciones. Haz que tomen partido preguntándoles, por
ejemplo:
Esto se explica, por ejemplo, a través del efecto IKEA: la gente ¿Utilizas X o Y?
tiene una tendencia particular a valorar los objetos que ha ¿Prefieres, X, Y o Z?
fabricado con sus propias manos.

Salvo que cuando uno piensa en la co-creación, rápidamente se

imagina que se necesita: preparación, pizarras, salas de reunión,
muchas más herramientas de colaboración, etc.

Aquí te presentamos algunos sencillos ejemplos de cómo invitar

a tus usuarios a la co-creación.

Haz que pongan su granito de arena

A la gente le encanta dar su opinión. Anima a los

participantes a hacer comentarios, a dar su opinión, a
poner ejemplos, a reformular un punto clave o a añadir
algo a lo que ha dicho el orador.

Votación en directo en Sparkup

 EMOCIÓN

Las emociones son el recurso definitivo para

fomentar el engagement, y eso es porque tienen
muchas ventajas:

● Son más fuertes que los hechos

● Son contagiosas
● Estimulan la capacidad de recordar

Impulsa tu evento para hacer de él un recuerdo

que perdure en el tiempo.

Evento con Público Virtual de Sparkup

#8 La magia del Storytelling
No hay nada que desmotive más a un grupo que “atacarlo” con una diapositiva tras otra, con un gran
volumen de información y una lista infinita de bullet points.
1.
Independientemente del nivel de educación o de la sofisticación del público, si tu objetivo es lograr Una historia tiene que ser
implicarlo, tendrás que mezclar los hechos con historias. pertinente, tener sentido
y ser interesante para tus
• Los hechos, las cifras y los bullet points implican las áreas del cerebro que se encargan del usuarios.
lenguaje.

• Las historias estimulan nuevas áreas del cerebro, más variadas. Verbos como “oler”, “sentir”…
estimulan las áreas que gestionan el sentido del olfato. Verbos como “golpear”, “abofetear”
activarán el área que se encarga del movimiento e incluso la audición si pensamos en el sonido
2.
que producen estos movimientos. Una historia no debe
tener acrónimos o
• Nuestro cerebro experimenta una historia como si fuera el protagonista, por lo que involucra todos elementos que la hagan
los sentidos y eso crea una fuerte respuesta emocional cuando se cuenta una historia. confusa y desordenada.

La regla del MVP (Minimum Viable Powerpoint) 3.

Una historia tiene que ser
Esta regla que podría traducirse por MDV (Mínimo de Diapositivas Viables) consiste en simple y corta. Pensad en
hacer presentaciones con el menor número de diapositivas posibles. En otras el formato del TED talk
palabras, selecciona la información fundamental para transmitir tu mensaje, ponla en que duran 18 mins.
una diapositiva y no añadas ni una más. máximo
#9 Gamifica tu evento
La “gamification” es una técnica imparable a la hora de crear emociones.
Genera risa, emoción y toda una serie de reacciones positivas que nos
hacen liberar endorfinas y dopamina.

La gamification consiste en combinar el aprendizaje con la diversión.

También es una forma excelente de crear un vínculo.

La gamification activa dos tipos de motivación:

1. La motivación extrínseca: realizar acciones a cambio de una

recompensa, premio o reconocimiento.

2. La motivación intrínseca: realizar acciones porque son realmente

satisfactorias y motivadoras a nivel personal.

Para que sea útil, es importante no limitarse a pensar que la gamification es

un simple sistema de medallas o puntuaciones.

Las acciones necesarias para obtener estas recompensas deben ser

especialmente beneficiosas para los participantes a nivel de consolidación
de conocimiento. Al ser mamíferos, aprendemos jugando y es una
oportunidad perfecta para transmitir mensajes clave.
#10 Hacer al público visible desde la distancia Todas las miniaturas de vídeo
El usuario online está de los usuarios online están
conectado a la plataforma visibles en un mosaico,
para seguir la sesión en conformando el Público
Las emociones son contagiosas. Cuando alguien aplaude en un streaming Virtual
grupo, generalmente, todo el mundo le sigue y entonces se obtiene
un estruendo de aplausos.

Pero los participantes a distancia, que sólo ven al ponente, no llegan

a percibir el ambiente de la sala. De hecho, la cámara no suele
enfocar al público que está presente en el evento. Los usuarios
online desconocen lo que hacen los demás usuarios y cómo son sus
reacciones.

¡Haz que todos tus participantes estén visibles!

• Por ejemplo, en una pantalla o sobre un fondo verde, proyecta

un mosaico de todos los participantes para que tengan el mismo
nivel de presencia.
• Coloca la pantalla detrás de los speakers ¡para que los usuarios
online puedan verse!
• Añade una cámara adicional a este dispositivo para grabar
también al público presencial, y así, los usuarios online, estarán
en inmersión total.

Los usuarios pueden participar activando

su cámara o reaccionando en directo con
el panel de emociones y ver las
reacciones de los demás participantes a la
vez
Medir el
engagement:
¿Cuáles son los
indicadores?
Si estás llevando a cabo una estrategia de engagement con el público, tendrás que fomentar la participación, la implicación y la emoción. Mide estos
factores con los siguientes indicadores:

Indicadores de atención y de implicación Indicadores de participación Indicadores de emociones

✔ Tasa de participación en las votaciones y

cuestionarios
✔ Variaciones de conexiones en tu
plataforma de eventos
✔ Número de preguntas formuladas por
✔ El tipo de reacciones en directo
cada usuario
✔ Actividad de los usuarios durante cada
periodo ✔ Resultado de los usuarios en las
✔ Número de reacciones en directo por
votaciones (la emoción fomenta la
cada usuario
✔ Activación y desactivación de cámaras retención de información)
✔ Total de reacciones en directo
✔ Resultados de los usuarios en los
encuestas y quiz
✔ Número de conexiones
Ejemplo de gráfico para analizar en tiempo real la evolución de las reacciones de los usuarios
Lo que dicen
los expertos
 DAVID HIDALGO
Show Director de IBTM Americas and Experience by IBTM Americas en Reed Exhibitions
Más de 20 años en la industria de los eventos. Amplia experiencia en producción de eventos, relaciones
públicas, ventas, marketing, elaboración de presupuestos y gestión de proyectos.

Es falso el mito del ahorro financiero al realizar un evento híbrido o virtual.
Cuando haces eventos híbridos, necesitas más recursos y dos estructuras de
equipo. Hay que trabajar de forma simultánea en la planeación de un evento,
la versión online y presencial para que tenga consistencia. Hay toda una
planeación y estructura. Debemos atender diferentes aspectos del evento.
Lo positivo del formato virtual es que te ofrece métricas como cuántos
registros tuviste, cuánto tiempo estuvieron conectados u otros. La limitación
está en que no sabemos qué tan consciente y receptivo estaba el asistente.
La plataforma no logra identificar que estás en el móvil mientras estaba
rodando el evento.

Además de las diferencias en la operativa, también cambia el comportamiento
del asistente. Desde el proceso de registro, se lo recuerda con tiempo en el
evento presencial. En cambio en el evento en línea debe ser menor porque se
olvida.
Por otro lado, el nivel de atención varía. En un evento presencial el asistente le
dedica su agenda y está concentrado en el evento. A diferencia del formato
online, la atención es compartida. No está al 100% ya que realiza otras
actividades al mismo momento.
El mundo de los eventos es más parecido al mundo audiovisual del cine y
televisión. Ya no podemos seguir pensando en lo que sabemos de los
eventos, sino como otro formato de comunicación. Un evento híbrido no es
una adaptación de un evento físico, sino tiene su propio lenguaje y requiere
otras habilidades.
Si pudieras darle un consejo al sector eventos de hace un año, ¿cuál sería?
“ Para enfrentar este reto, nos debemos dejar
aconsejar de profesionales y no sentir vergüenza por
no saber todo lo digital. No debemos esperar saberlo
“
todo.
 JOAQUÍN YÁÑEZ
Director de Beat Meetings & Go-Global
Más de 20 años en la industria de los eventos. Beat Meetings, agencia boutique especializada en eventos, convenciones e
incentivos con el diferenciador de la música como factor fundamental de la experiencia del cliente.
A la hora de realizar eventos híbridos, las ventajas son muchas, pero diría que
la más importante es el alcance. Prácticamente se han eliminado las barreras
de las fronteras gracias a los eventos virtuales. Ahora en un abrir y cerrar de
ojos un evento regional o nacional puede convertirse perfectamente en
internacional. De alguna forma esto nos ha hecho ser un planeta “más
pequeño”, una globalización mucho más clara.
Otra gran ventaja que nos han aportado es la inclusión. Ahora todo el mundo
puede asistir a los eventos estén donde estén y a pesar de ciertas
discapacidades que, por ejemplo, impiden a la persona trasladarse con
facilidad.
También creo que un factor muy positivo del formato híbrido y online es la
flexibilidad que nos ofrece. Antes era impensable poder cambiar el número de
asistentes permitidos de un momento a otro y con un cambio tan radical.
Ahora, sin embargo, podemos pasar de tener 100 personas a 1.000
fácilmente.
Por el contrario, hay cosas que el formato online no llega a conseguir
completamente, como por ejemplo la parte personal. En culturas como la
nuestra es muy común querer hacer negocios con personas que conocemos
y con las que tenemos confianza, algo que resulta más complicado
conseguir a través de una cámara.
Además, otro reto que encontramos en los eventos online es mantener la
atención del público en todo momento. Es evidente que detrás de la pantalla
podemos desconectar con facilidad, por eso conseguir tener una audiencia
activa nos ayuda a realizar eventos virtuales atractivos.
Para conseguir un buen evento virtual necesitamos adaptar el timing,
contando con un anfitrión que esté liderando y guiando continuamente la
sesión para que la audiencia no pierda el interés.
Si pudieras darle un consejo al sector eventos de hace un año, ¿cuál sería?
“ El mundo está cambiando radicalmente y es un error
pensar que en algún momento va a ser como antes.
Es mejor subirnos a la ola de la tecnología y la
“
innovación
 ALEJANDRO SOTO & JOSÉ ANTONIO SOTO
Alejandro es CEO de TAO Publicidad & Eventos y José Antonio, el Director de Producción
Cuentan con 15 años en la industria del Turismo de Negocios y Entretenimiento. Desde la agencia TAO Publicidad &
Eventos, buscan ser el soporte integral y especializado en construir marcas mediante estrategias de comunicación y
entretenimiento 360º físicas, digitales e híbridas a nivel nacional e internacional.

Para nosotros, el formato híbrido nos permite estar en cualquier parte del
mundo, llegar a un público que antes no hubiéramos llegado con tanta
facilidad. Gracias a la tecnología, se rompen las fronteras geográficas, ya
que los asistentes no se limitan a un lugar físico.
Incluso son más inclusivos, ya que todas las personas pueden tener una
mayor interacción desde su casa sin tener la necesidad de transportarse.
Además tenemos la data para poder evaluar y optimizar las estrategias que
implementamos tanto antes, durante y post evento. Estas métricas son
vitales para que las marcas puedan jugar a su favor.
No podemos obviar que este formato híbrido implica un modelo sostenible
que tiene un impacto ambiental importante. Todo se vuelve digital y esta
evolución conlleva a una disminución de traslados, impresiones, entre otros.
Ahora competimos por la atención del usuario con muchos estímulos. La
cantidad de distractores es altísima. Antes podían escuchar varias horas, hoy
en día es cuestión de minutos que lo pierden.
Por eso, uno de los retos es mantener enganchado al público. Los
aprendizajes que tuvimos al inicio era pensar que un evento virtual era solo
usar una Plataforma de transmission tipo webinar y poner una cámara, al
principio la novedad, después…¡nadie le ponía atención!
La tecnología necesita estar acompañada con la creatividad y dinamismo para
ser una experiencia memorable. Debemos generar contenidos
multisensoriales.
Si pudieras darle un consejo al sector eventos de hace un año, ¿cuál sería?

El reto que tenemos por delante es la humanización de este formato. Como

lo convertimos en una experiencia multisensorial. El error es convertirnos en
una transmisión virtual más u otra plática. Es fundamental el papel
“ No es más barato o más rápido organizar un evento
virtual que uno presencial. Son distintos y hay que
dar el valor a cada formato. Debemos entrar hasta “
interactivo del público. la cocina para entender la necesidad del cliente e ir
más allá en formatos multisensoriales.
 VICTOR CASTAÑEDA
Director General & Co-Fundador de IMAGIC Group
16 años en el sector de eventos. Ilusionista y mentalista desde los 11 años de edad. En IMAGIC GROUP, el asombro
constituye la herramienta de comunicación clave para tener un mayor impacto con las audiencias. Están especializados
100% en eventos corporativos y durante los años, se han vuelto versátiles para brindarle a cada cliente una idea diseñada
especialmente para cubrir sus necesidades.

Cada vez más, el mercado está exigiendo que los eventos sean híbridos. Hay un gran grupo de personas de la industria que siguen pensando igual
Antes ya tenían su acogida pero ahora hemos comprendido que es más que que siempre. Un segundo grupo que queremos que regrese lo que
grabar y reproducir un evento. Nos ha permitido incrementar la masa de hacíamos antes pero sabemos que será diferente. Y finalmente, un tercer
personas que puede llegar sin importar las limitaciones. grupo que se ha volcado todo a lo digital como el futuro de los eventos.

A pesar que algunas audiencias pueden preferir un evento presencial, existen No tomemos decisiones que comprometan a nuestro negocio a largo plazo
limitaciones que hacen indispensable el formato online para asegurar la por el afán de ser futuristas. Tomemos decisiones a corto plazo que nos
asistencia de ciertos grupos. Por lo mismo, vamos perfeccionando cómo permitan permanecer sin desesperación.
asegurar que podamos cubrir la necesidad de nuestro público objetivo.

Tenemos todavía dos retos por sobrellevar. Primero es el reto tecnológico, ya

que está claramente representado en las limitaciones tecnológicas como Si pudieras darle un consejo al sector eventos de hace un año, ¿cuál sería?
redes, ancho de banda, internet, etc, mismos que están generando muchos
retos más aún en países de América Latina. Tenemos que encontrar
proveedores experimentados, que tengan infraestructura necesaria para que
sean viables.
“ El mercado está en evolución y debemos ser lo
suficientemente flexibles para actuar sin que “
caigamos en el afán de ser futuristas.
Y segundo: lo único que tenemos claro es que todo está incierto. Yo viví una
resistencia a los eventos virtuales, pensé que era algo muy efímero y que
volveríamos a la normalidad en pocos meses. Pero la realidad nos ha dictado
que todo cambió.
 VALERIE BIHET
CEO of The Vibe Agency
Más de 20 años de experiencia en el sector de la gestión de eventos y destinos. Desde entonces, el antiguo Director de
Comunicación de Disneyland París y Club Med North America ha dirigido la agencia en la producción de más de 1.350
eventos para empresas de la lista Fortune 500.

El formato híbrido ha llegado para quedarse y, como planificadores de eventos,
tenemos que replantearnos la elaboración de los mismos. Sus necesidades
son muy diferentes y el nivel y el método de compromiso son muy distintos. A
veces, la interacción con el público es mínima, por lo que debe estar muy
controlada y estructurada.
Hablemos del primer compromiso: es, con mucho, lo más difícil de hacer
durante un evento virtual, pero es lo más importante y también lo que más vale
la pena si se quiere medir eficazmente los resultados del evento. Al igual que
en los eventos en vivo, en línea se necesita interactividad. Debes involucrar y
conectar con tu audiencia. En el VIBE, hemos tenido la oportunidad de
perfeccionar nuestras tácticas de compromiso desde el comienzo de la
pandemia y estas tácticas se mantendrán independientemente de la
pandemia.
Además, ¡contrata a un maestro de ceremonias! No sabes lo importante que
es esto. Es la clave para evitar que tus asistentes se sientan desconectados.
El maestro de ceremonias aportará un elemento humano y permitirá a tus
asistentes fomentar una conexión emocional con lo que está ocurriendo.
Todavía tenemos que aprender a humanizar la experiencia con el uso de la
tecnología. Nos queda camino por recorrer, pero creo que los planificadores
de eventos están definitivamente más informados sobre la tecnología
necesaria para llevar a cabo un evento con éxito.
Si pudieras darle un consejo al sector eventos de hace un año, ¿cuál sería?

Los eventos híbridos también requieren que cambiemos el formato del evento.
“ Cree un contenido muy conciso: no se puede
celebrar un evento virtual que dure todo un día.
“
Todos sufrimos un poco de déficit de atención, así que siempre tenemos que
volver a centrar la atención del público. Intenta cambiar el formato, cambiar la
escenografía y limitar las sesiones en línea a 20 minutos.
El checklist de un evento que genera engagement
Esta checklist es la herramienta ideal para utilizar durante tus eventos. Te ayudará a fomentar el
engagement. Un compendio de todas las técnicas (puede utilizarse sin moderación).

❑ Verificar la
calidad de la
imagen

Fomentar la atención Fomentar la participación Fomentar las emociones

❑ Verificar la
❑ Crear movimiento ❑ Dar las mismas opciones ❑ Elabora tu storytelling
calidad del
❑ ¿Cómo? de participación ¿Cómo?
❑ ¿Cómo ? sonido
……………………………………… ………………………………………
❑ Generar sorpresa ……………………………………… ❑ Gamifica tu evento
❑ ¿Cómo ? ❑ Estar enfocados al “mundo ❑ ¿Cómo?
……………………………………… online” ……………………………………… ❑ Verificar la
❑ Crear expectativa ❑ ¿Cómo ? ❑ Hacer al público visible latencia del flujo
❑ ¿Cómo? ……………………………………… desde la distancia de streaming para
……………………………………… ❑ Invita a tus colaboradores ❑ ¿Cómo ? calcular el delay a
❑ Hacer pausas a co-crear ……………………………………… tener en cuenta
❑ ¿Cómo? ❑ ¿Cómo? con la audiencia
……………………………………... ……………………………………… online
 LA PLATAFORMA TODO-EN-UNO PARA EVENTOS
VIRTUALES E HÍBRIDOS 100% ENGAGING.

Para emitir en directo: Para involucrar a tus usuarios:

• Streaming nativo ultra-baja latencia • Q&A interactivo

• Videoconferencia • Chat
• Votaciones
Para superar los límites de lo virtual: • Sondeos en directo
• Nubes de palabras
• Público Virtual • Gamification
• Turno de palabra en directo • Brainstorm
• Reacciones en directo • Encuestas