UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA

“PROCESOS DE COMPRAS - FLUJOGRAMA”

ESTUDIANTES:

1. BUENO MORALES SUSANA.

2. COTARMA LINARES LUCERO.
3. ZAPATA ACHA DAVID.

DOCENTE: JESUS ILIZARBE SERRANO

FECHA DE PRESENTACION: 08/11/2013

AULA: 101

SECCION: C

CURSO: ADMINISTRACION LOGISTICA

2013-3

LIMA - PERU
 AGROSOL E.I.R.L

1. PERFIL INSTITUCIONAL DE LA EMPRESA

1.1. ORIGEN Y AÑOS DE OPERATIVIDAD

Agrosol E.I.R.L fue creada agosto del 2008 por Walther Vilela Madrid. Se
encuentra ubicado en la provincia de Morropón, Distrito de Chulucanas.

La empresa surge ante una necesidad de mercado, La zona del alto Piura
necesitaba de una empresa que brinde un servicio especializado a los pequeños
agricultores, ya que sus conocimientos en este sector son muchas veces basados
en la experiencia, es por esa razón que la función de la empresa no solo es
vender, si no también capacitar al pequeño agricultor en el sembrío.

1.2. DESCRIPCIÓN DE SU ACTIVIDAD O GIRO COMERCIAL

La empresa se dedica a la compra y distribución (al por mayor y menor) de

fertilizantes de tipo químico, orgánico natural, y agroquímicos.

En el rubro de fertilizantes; la empresa ofrece fertilizantes químicos como Urea,

Sulfato de Amonio, Nitrato de Amonio, Sulfato de Potasio, Cloruro de Potasio,
Nitrato de Potasio cristalizado, Sulfato de Potasio y Magnesio, Fosfato de
Amoniaco, Ácido Fosfórico, Nitrato de Calcio, Cloruro de Calcio, Azufre ( polvo
húmedo y polvo seco), NPK-20-20-20 ( Cítrico y maíz), Superfosfato triple, entre
otros. Y fertilizantes orgánicos como el abono, que tiene cualidades parecidas al
Guano de las Isla.

En el rubro de agroquímicos, la empresa ofrece herbicidas, insecticidas, para

diversos tipos de plagas que puedan presentarse, además de foliares para la
estimulación de la planta en los diversos etapas de desarrollo de estas.

La venta de los productos se realiza en la tienda que posee la empresa y para

mejorar su servicio también se encarga de distribuir a los clientes sus productos a
través de servicio delivery, de tal manera que puede acercarse a sus clientes del
campo y de la ciudad de Chulucanas, además con el servicio de asesoría que
ofrece, muchos clientes hacen pedidos al ingeniero que les visita.
MISIÓN

Distribuir productos de calidad con peso exacto y contribuir al progreso de la

localidad apoyando de forma directa a los pequeños agricultores de la zona
mediante charlas y asesorías personalizadas.

VISIÓN

Mantenerse como líder en Mercado de Chulucanas y alrededores, y

posteriormente poder expandirse a través de sucursales en otras zonas con el fin
de tener un mayor alcance y mejorar su rendimiento.
 1.3. COMPETIDORES

Sus principales competidores son Distribuidora Pizarro EIRL, Distribuidora Prisma

EIRL y Distribuidora San José EIRL; las cuales son empresas relativamente
nuevas, pues las dos primeras cuentan con 5 años de presencia en el mercado y
la última con 1 año, pero que sin duda han sabido acaparar una considerable
participación de mercado debido a la ubicación estratégica que éstas tienen

Como se mencionó en el punto anterior, hay una empresa que se inició el año
pasado y entre la gama de productos que presenta, ofrece también algunos
fertilizantes, por lo que se demuestra que entrar al negocio es bastante fácil,
debido a que las barreras de entradas son bajas, y es fácil la obtención de muchos
de los productos que ofrece la empresa, salvo cierto agroquímicos de los que la
empresa proveedora, DISEN, tiene la distribución total en la zona, la cual
pertenece a un mismo dueño.

Actualmente no se percibo el inicio de algún posible competidor, pero es una

opción que no se descarta por los factores mencionados en el párrafo anterior.

1.4. PROVEEDORES

El poder del proveedor es alto, pero controlable, Su principal proveedor es DISEN

E.I.R.L, las cual posee la distribución exclusiva de mucho de los productos que
vende Agrosol.

1.5. CLIENTES

El poder de compra de los clientes, es bastante alto, por lo mismo que los
productos en su mayoría son iguales y de la misma calidad, es por ello que los
clientes pueden encontrar muchos productos en otras tiendas y depende de ellos
donde lo adquieren.
 2. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

2.1. DETALLE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los Agroquímicos son traídos desde la ciudad de Lima, los proveedores realizan
visitas que en su mayoría son cada dos semanas y es en ese momento donde se
realiza el pedido. Tratan con el gerente, quien es el que realiza la compra para
DISEN, la cual posteriormente le venderá a AGROSOL.

 Los fertilizantes son importados. El proveedor hace el pedido al extranjero y

la empresa se encarga de recogerlos en el puerto de Paita.
 La organización conoce su entorno y responde de manera adecuada a los
cambios, si bien no tienen un manual de procesos estos son realizados de
manera empírica.
 Al realizar visitas a los campos se detecta el tipo de productos que el
agricultor va a necesitar para pedirlos al momento que llegan los
proveedores.
 Se cuenta con todas las herramientas necesarias para el desarrollo de las
actividades de la empresa.
 El producto es entregado en buenas condiciones una vez verificado por el
cliente ya que estos deben cumplir con sus estándares de calidad.
 2.2. Estructura Organizacional

Administrador: (Walther Vilela Madrid) es el usuario con mayores privilegios, con

lo cual tendrá acceso a todos los módulos del sistema y se encargará de la
administración de usuarios del sistema.El administrador general necesita la
información del proceso de facturación para hacer los pedidos al proveedor en
Lima; con esta información puede saber qué productos son los más demandados.
También le sirve esta información para analizar cómo están evolucionando las
ventas de la empresa.

RECEPCIÓN (CAJA): tendrá acceso a las interfaces del sistema que estén
relacionadas con el manejo de la facturación, ventas, almacén y se encuentra
conectado ella es la encargada de organizar la información y generar los
documentos que solicita la alta gerencia. Este usuario corresponde a Elena Álamo.
VENTAS: está a cargo de Cristian Ordoñez. El sistema le va a permitir ver que
productos están en stock, y le restringe el acceso a cobranza (caja).

2.3. PROCESO DE COMPRA:

Actualmente el proceso de compra se realiza de manera manual: el encargado de

almacén al final del día revisa que se tenga el stock mínimo de los productos
principales. Este se lo informa al gerente quien revisa un listado manual de
proveedores, realiza una evaluación teniendo en cuenta plazos de pago, línea de
créditos y calidad de producto. llama por teléfono al proveedor o proveedores
(según los productos) seleccionado a fin de que estos puedan proporcionarles el
producto al día siguiente. Debido a este procedimiento se generan muchas veces
roturas de stock.
 2.4. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN :

1. Solicitud de compras
2. Solicitud de cotización a proveedores
3. Orden de compra
4. Nota de recepción
5. Nota de devolución de materiales a proveedores
6. Guia de remision
7. Almacén (Valorización al costo promedio, Ingresos y Salidas Internas,
Traslado entre Almacenes)
8. Ventas y Facturación, Facturas, Boletas, Proformas, Notas de Crédito,
Tickets.

2.5. TECNOLOGIA Y SISTEMAS

Se cuenta con dos computadoras, una la utilizan el ingeniero y la señora

encargada de le cobranza. La otra es utilizada por el propietario de la empresa
para el desempeño de sus funciones administrativas

Cuenta con 2 motos y una moto furgón. De las motos lineales una es utilizada
por el ingeniero de campo para las visitas que realiza a los agricultores y la otra es
utilizada por el propietario.

La moto furgón es utilizada para transportar productos al cliente.

El acceso a intenet que permite la comunicación con el proveedor.

3. RECOMENDACIONES
 Contar con una base de Datos de los clientes para poder
obtener de la cantidad de compra de nuestros productos mas
vendidos; como tambien una base de Datos de los
proveedores que nos permita automatizar las compras y los
pagos.
 Evitar que la factura de compra pase de una area a otra y
viceversa ya que podria extraviarse y dañar la relacion con el
proveedor.
 Se recomienda registrar las entradas y salidas de los
productos en un sistema ya que facilitaria saber cuanto hay de
stock en el almacen y asi evitarian demoras y perdidas de
algun producto o sobresotck.
4. CONCLUSIONES:
 La empresa actualmente no cuenta con su manual de funciones por
lo cual los trabajadores no tienen una función definida.
 Deberian inplementar sofwtare, sistemas y tecnologia para que sus
procesos sean mucho mas eficientes y evitar demoras.
 La empresa tiene que contar con un seguro para proteger su
mercaderia en caso de cualquier incidente.
 La empresa cuenta con una estructura organización de forma
horizontal, lo cual le permite una comunicación y toma de decisiones
mas rápida.
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