Diagnostico de Archivos - Version 1

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE
MUNICIPIO DE MIRAFLORES
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO
ALCALDÍA MUNICIPAL
Miraflores Guaviare
“Por el Cambio en Miraflores…con Equidad, Prosperidad y Paz"

Calle 5 No. 10 - 25, Barrio Chino
Teléfonos: Des. Alcalde 3114620947, Sec. Gobierno 3114914366, Sec. Planeación 3114910330
www.miraflores-guaviare.gov.co
guaviare.gov.co
Código postal: 952001. 2019
e-mail: alcaldia@miraflores-guaviare.gov.co - despacho@miraflores-guaviare.gov.co - sec.planeacion@miraflores-
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS
MUNICIPIO DE MIRAFLORES - GUAVIARE
ALCALDIA MUNICIPAL
“Por el Cambio en Miraflores…con Equidad,

Prosperidad y Paz"
Versión 1 10 de junio de 2019

guaviare.gov.co
Código postal: 952001.
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO
(Equipo de Trabajo).
JHONIVAR CUMBE
Alcalde Municipal.
JUAN PABLO AMAYA

Secretario de Gobierno, de Seguridad y Posconflicto.
OSCAR IVAN GONZALEZ RUEDA

Secretario de Planeación, Infraestructura y Desarrollo Territorial.
HEYDI BIBIANA RAMOS DIAZ.

Secretaria de Hacienda.
MARÍA CRISTINA SANTOFIMIO GOMEZ

Jefe Oficina de Control Interno de Gestión.
HADER ALBERTO RIVEROS BELTRAN

Jefe Oficina Jurídica y de Contratación.
MARIELA VALENCIA QUEBRADA

Técnico Administrativo - Oficina de Archivo.
EDWIN ROMERO PIZARRO

Apoyo Asistencial en Gestión Documental.

guaviare.gov.co
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………. 6
JUSTIFICACIÓN……………………………………………………………………………….. 7
1. CONTROL DE REQUERIMIENTOS……………………………………………………… 8
1.1. INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL…………………………………………. 8
1.2. CALIFICACIÓN EN EL “IGA” ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO……………….. 9
1.3. MARCO LEGAL……………………………………………………………………….. 9
2. OBJETIVOS…………………………………………………………………………………. 12
2.1. Objetivo General……………………………………………………………………….. 12
2.2. Objetivos Específicos…………………………………………………………………. 12
3. METODOLOGIA……………………………………………………………………………. 14
4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS………………………………………………………... 15
4.1. Antecedentes Históricos……………………………………………………………… 15
4.2. Descripción Física…………………………………………………………………….. 16
4.3. Estructura Orgánico Funcional De La Alcaldía De Miraflores…………………. 16
a) ¿La entidad ha sufrido reestructuraciones?......................................................... 16
b) ¿La entidad ha sufrido cambios en la Estructura Orgánico Funcional?..………. 17
c) Información de la Entidad…………………………………………………………….. 20
- Mapa del municipio………………………………………………………………….. 19
- Misión………………………………………………………………………………….. 21
- Visión………………………………………………………………………………..... 21
5. ANALISIS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN………………………………………………… 21
a) ¿La entidad cuenta con Comité Institucional de Gestión y Desempeño?............. 21
b) ¿La Alcaldía cuenta con normatividad específica en gestión documental
21
Expedida por la entidad?....................................................................................
c) ¿Qué instrumentos archivísticos tiene elaborados y adoptados la entidad?....... 22
d) ¿Cuáles son las Oficinas Productoras de Documentos? ……………………....... 23
e) ¿La Entidad utiliza formatos estandarizados?...................................................... 24
6. MEDICION PUNTUAL EN METROS LINEALES DE LOS ARCHIVOS DE
24
GESTIÓN………………………………………………………………………………………..
6.1. Series y Subseries documentales que se tramitan en los archivos de 25
Gestión………………………………………………………………………………..... 24
7. SISTEMAS DE INFORMACION…………………………………………………………… 30
a) ¿Cómo se realiza la recepción, gestión y trámite de la documentación?............. 30
8. ANALISIS DE LOS OCHO PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL…………… 31
9. ANALISIS DE PROCESOS ARCHIVISTICOS…………………………………………. 35
10. ASPECTOS GENERALES POR DEPENDENCIAS………………………………….. 41
10.1 Despacho alcalde…………………………………………………………………….. 42
10.2 Oficina de control interno……………………………………………………………. 43

guaviare.gov.co
10.3 Oficina jurídica y de contratación………………………………………………….. 45
10.4 Secretaría de planeación e infraestructura y desarrollo territorial…………… 53
10.5 Secretaría de gobierno, seguridad y posconflicto……………………………….. 56
10.6 Cultura y deporte…………………………………………………………………….. 60
10.7 Secretaría de hacienda…………………………………………………………….... 66
10.8 Archivo central (fondo acumulado)………………………………………………… 70
11. EVALUACION DE LOS ASPECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL……………… 87
11.1. Limpieza de áreas y documentos…………………………………….……………. 91
11.2. Toma de conciencia………………………………………………………………… 92
11.3. Saneamiento Ambiental……………………………………………………………. 92
11.4. Almacenamiento y realmacenamiento…………………………………………….. 94
11.5. Atención y prevención de emergencias…………………………………………… 95
11.6. Condiciones de prevención y atención de desastres…………………………….. 95
11.7. Control y monitoreo de condiciones ambientales………………………………… 95
12. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA………………………………... 96
a) ¿El Archivo se encuentra en un lugar seguro y lejos de inundaciones?............. 97
b) ¿Cuenta con espacio suficiente para albergar documentación en la
97
actualidad y a futuras administraciones?..............................................................
c) ¿El mobiliario en los diferentes archivos cumple con las condiciones
específicas?........................................................................................................... 98
d) ¿Qué tipos de unidades de conservación se usan en el archivo central?............ 99
e) ¿El Archivo Central ejecuta las condiciones ambientales y técnicas de
conservación para el material documental en distintos soportes establecida 99
Normativamente?..................................................................................................
f) ¿Qué servicios presta el archivo Municipal?.......................................................... 101
g) ¿En qué lugar se ubica el Archivo Central del Municipio?.................................... 102
13. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA……………………. 102
a) Tipos de equipos con los que cuenta la entidad…………………………………….. 103
b) Software y Hardware, aplicaciones informáticas y sistemas operativos………….. 103
c) Canales de comunicaciones que utiliza la entidad…………………………………. 104
d) ¿Cómo se realiza la preservación de la información en medios electrónicos?..... 104
e) Porcentaje puntual de los archivos……………………………………………………. 106
14. ANALISIS DE LAS VARIABLES QUE AFECTAN EL PROCESO DE LA
107
GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………………….
15. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES…………………………………………… 116
GLOSARIO……………………………………………………………………………………… 119
BIOGRAFIA – WEBGRAFÍA…………………………………………………………………. 133

guaviare.gov.co
INTRODUCCIÓN
Se formula el Diagnostico de Archivo, con el objeto de dar cumplimiento a lo

establecido en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), así como a lo
definido en sus normas reglamentarias; aunando lo expresado en el Decreto 1080
de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.
El Diagnóstico de Archivos, permite conocer de primera mano el estado actual de

las distintas unidades de conservación documental de los archivos de la alcaldía
del Municipio de Miraflores Guaviare, atendiendo los requerimientos normativos,
establecidos por el Consejo Departamental de Archivos, el cual está basado en los
conocimientos de la entidad, en Aspectos Administrativos donde se incluyen las
instancias asesoras, aspectos organizacionales, de financiación, de formación y
capacitación, adicionalmente, una evaluación de la Infraestructura física y
tecnológica, la cual busca formular y Programar la Gestión Documental dando
inicio principalmente a los Instrumentos Archivísticos de la Alcaldía Municipal,
presentando por los hallazgos más relevantes encontrados durante el proceso en
el área de planeación, producción, gestión, tramite, organización, valoración,
transferencias y preservación que se convierten en necesidades apremiantes las
cuales es necesario brindar cumplimiento formulándolas a corto, mediano y largo
plazo.
Atendiendo estos lineamientos y contando con los aportes del AGN y siguiendo las
pautas establecidas en la normatividad concordante, la entidad presenta el
diagnóstico de archivo como el primer proceso a realizar en la organización
documental, por medio del análisis, teniendo en cuenta los documentos existentes
en los archivos de gestión y en el archivo central (Fondo acumulado).
El diagnostico permite evidenciar las diferentes falencias documentales que

enfrenta la entidad y así establece las pautas a seguir en la ejecución de los
procesos archivísticos de la Alcaldía por medio de la aplicación de técnicas y
medidas de intervención de los documentos desde su producción hasta su destino
final.
Al detectar las posibles deficiencias en el área de gestión documental la entidad

procederá a determinar acciones encaminadas al mejoramiento de la Problemática
archivística encontrada.

e-mail: alcaldia@miraflores-guaviare.gov.co - despacho@miraflores-guaviare.gov.co -
sec.planeacion@miraflores-guaviare.gov.co 6
JUSTIFICACIÓN
El Municipio de Miraflores es una entidad territorial dentro del Departamento del

Guaviare, su ubicación tropical y aledaño al rio Vaupés hace que su población
proyecte un destino de ámbito Nacional e Internacional como Municipio de
recuperación ambiental, donde se afianza y se consolida rápidamente para
generar un crecimiento que obliga a la administración municipal a planear y dar
estabilidad a todos sus habitantes, garantizándoles una economía sostenible
direccionado por comunidades locales, con miras a orientar el desarrollo hacia las
producciones que generen ingresos reales que propendan por la sostenibilidad,
ambiental y cultural del territorio.
Todo lo anterior requiere de una estructura administrativa que represente a cada

una de las áreas competentes de la alcaldía de Miraflores, donde se brinde
oportunamente a la comunidad en general, servicios de calidad, quedando como
soportes de dichas actuaciones los registros procedimentales en cada uno de los
documentos, que por su valor e importancia se convierten en las evidencias
originales de un trámite o gestión administrativa, y por lo cual deberán ser
conservados y dispuestos en condiciones óptimas para su consulta, búsqueda, o
acceso por parte de los usuarios internos y/o externos en aras de brindar
transparencia y seguridad.
No podemos concebir la elaboración y/o implementación de un programa de

gestión documental, o alguno de los diferentes instrumentos archivísticos, sin un
diagnóstico de archivo, por lo cual es necesario elaborar este documento dentro
de la aplicación de la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, la que
normativamente da inicio al cumplimiento, hasta las últimas disposiciones
consagradas en: Decreto 2609 de 2012, Decreto 1080 de 2015 y demás normas
que le sean concordantes.

1. CONTROL DE REQUERIMIENTOS.
En el año 2015 la entidad, suscribió ante el Archivo General de la Nación, plan de

mejoramiento archivístico con fechas límites de cumplimiento desde el primero (1)
de julio del 2015 al treinta y uno (31) de diciembre 2016.
Teniendo en cuenta que en el año 2016 no se alcanzaba a finiquitar el debido

cumplimiento, se realizó una reprogramación de fechas límite quedando
establecido para el treinta y uno (31) de diciembre del 2018, y en lo que respeta a
las TVD presentar avances significativos en al año 2019.
Archivos de Gestión: Se aplicó una encuesta a los funcionarios de las oficinas

para determinar el estado de los archivos de gestión - “Encuesta de estudio
documental - Diagnostico de archivo”, donde se analizan los aspectos
administrativos, instrumentos archivísticos, infraestructura física, aspectos de
conservación, la organización documental, el estado del archivo central y la
infraestructura tecnológica.
1.1 INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL
El Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN, realizó una visita en modalidad

virtual el día (3) de diciembre del 2018, dado que el plan de mejoramiento suscrito
solo presentaba avances del 56%, en los diferentes hallazgos en él descritos.
En razón a ello se da inicio a la modificación del plan de mejoramiento archivístico,

en lo que concierne a hallazgos y fechas de cumplimiento, quedando con fechas
límites a cumplir del dos (2) enero del 2019 al treinta y uno (31) de agosto del año
2021.
Mediante acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° 02 – del 14 de

marzo del 2019, se estableció y se aprobó, los funcionarios responsables y fechas
de cumplimiento del (PMA) Plan de Mejoramiento Archivístico.
Asimismo en visita de la secretaria del Consejo Departamental de Archivos,

realizada a la alcaldía, en calidad de “Verificación de cumplimiento a la
normatividad archivística”, efectuada del 19 al 23 de febrero del 2019; como
producto de la revisión y de manera general fueron verificados, el estado de las
instalaciones, avances en la elaboración de los Instrumentos Archivísticos y
organización de los diferentes expedientes, encontrando falencias en cada uno de
estos.

1.2 CALIFICACIÓN EN EL “IGA” ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO
La Entidad presenta en el año 2016, una calificación del 8 %, de avance en el área de

Gestión Documental.
1.3 MARCO LEGAL
Cada que pretendemos estructurar una herramienta archivística que proporcione

estrategias y políticas a la gestión documental, debemos atender la legislación
archivística vigente, las mismas son de gran utilidad como mecanismo de
información ya que son de obligatorio cumplimiento a nivel nacional, mediante las
cuales se manifiesta el derecho objetivo y se establece un ordenamiento jurídico,
asimismo, estas normas tienen la facultad de imponer deberes y conferir derechos
generales, entre los que se encuentran: agilidad, celeridad, veracidad, claridad en
la comprensión y aplicación, sin obviar el acceso a información actualizada, sobre
lineamientos y normas existentes en materia archivística a nivel nacional y
municipal.
Se proyecta asimismo crear en la alcaldía del municipio de Miraflores la política de

gestión documental, la que proporcione los debidos procesos y procedimientos a
seguir, para el correcto manejo y organización de la información, independiente
del tipo de soporte en que estos se encuentren; por ende el buen manejo de los
archivos, acorde a las etapas del ciclo vital que asumen los documentos: “Archivo
de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico”.

 LEY 80 22 DE DICIEMBRE DE 1989. “Por la cual se crea el Archivo
General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se
dictan otras disposiciones”.
 “CPC” CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991.
 LEY 190 DE 1995. “Por La Cual Se Dictan Normas Tendientes A Preservar
La Moralidad En La Administración Pública Y Se Fijan Disposiciones Con El
Fin De Erradicar La Corrupción Administrativa”, Artículos 27 y 79”
 LEY 594 DE 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones”
 LEY 1952 de 2019: “Por medio de la cual se expide el código general
disciplinario, se derogan la LEY 734 de 2002 y algunas disposiciones de la
ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario
 DECRETO N° 2609 DE 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la
Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011
y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para
todas las Entidades del Estado”
 DECRETO N° 1515 DE 2013: “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor
histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los
entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y
se dictan otras disposiciones”
 DECRETO N° 1080 DE 2015: “Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura”.
 ACUERDO N° 011 DE 1996: “Por el cual se establecen criterios de
conservación y organización de documentos”.
 ACUERDO N° 049 DE 2000: “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del
Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de
Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
 ACUERDO N° 050 DE 2000: “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del
título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo”.
 ACUERDO N° 060 DE 2001: “Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas”.
 ACUERDO N ° 038 DE 2002: “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

 ACUERDO N ° 042 DE 2002: criterios para la organización de archivos
de gestión. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000”.
 ACUERDO N° 002 DE 2004: “Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos acumulados”.
 ACUERDO N° 004 DE 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
 ACUERDO N° 005 DE 2013: “ P o r e l c u a l s e e s t a b l e c e n l o s
c r i t e r i o s b á s i c o s p a r a l a clasificación, ordenación y descripción de
los archivos en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones”.
 ACUERDO N° 006 DE 2014: “Por medio del cual se desarrollan los
ARTÍCULOS 46, 47 Y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la
Ley 594 de 2000″.
 ACUERDO N° 008 DE 2014: “Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios
de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en
desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1°y 3° de la Ley 594
de 2000”.
 ACUERDO N° 004 DE 2015: “Por el cual se reglamenta la administración
integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los
documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del
Estado”
 ACUERDO N° 006 DE 2015: “Por el cual se módica el artículo 11° del
Acuerdo 008 de 2014 que establece las especiﬁcaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13º
y 14º y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

2. OBJETIVOS.
2.1 Objetivo General.
Realizar un Diagnóstico Integral de Archivos, que aborde la caracterización de los

archivos de gestión y central de la Alcaldía de Miraflores Guaviare, de acuerdo a la
normativa legal aplicable y procesos archivísticos involucrados en condiciones de
infraestructura disponible y tecnologías de la información.
Dado lo anterior el objetivo principal es identificar y evaluar el estado de

conservación y/o deterioro de los soportes documentales, garantizando una visión
completa de la situación en la que se encuentran los Archivos de Gestión y Central
del Municipio, ya que contempla aspectos administrativos, y de infraestructura del
entorno real.
De igual manera servirá como estructura para generar programas de conservación

preventiva, dirigidos al mantenimiento, evaluación y control, facilitando los procesos
de gestión documental atendiendo los principios de procedencia y orden original,
siguiendo el ciclo vital de los documentos, facilitando la preservación de la
información documental, la prestación de un servicio eficaz y eficiente en el Archivo
central de la Alcaldía Municipal en general.
Se pretende identificar hallazgos que nos permitan proyectar acciones

contemplando presupuesto para la adquisición de materiales e insumos
adelantando correctivos basados en la determinación de necesidades precisas y
reales acordes a la realidad de los depósitos de archivo, para mitigar los riesgos
evidenciados.
El presente instrumento pretende ser de consulta y continúa utilización de los

archivos de gestión y central, base fundamental para la elaboración de los
siguientes Instrumentos Archivísticos: “PINAR”. Plan Institucional De Archivos,
“TRD” Tablas de Retención Documental, “PGD”. Programa De Gestión
Documental, y “SIC”. Sistema Integrado De Conservación, entre otros.
2.2 Objetivos Específicos.
 Identificar el nivel de importancia que tienen los archivos en la entidad lo que

se refleja en la organización y conservación de la información.
 Realizar un análisis de los aspectos administrativos, infraestructura física,
tecnología. Y los ocho procesos de la gestión documental.
 Determinar, oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas en los
archivos de la entidad.

 Identificar los principales componentes del diagnóstico de archivo, teniendo
como base; aspectos organizacionales, evaluación de la infraestructura
física y tecnológica, diagnóstico de los documentos en soporte físico, al
igual que de los que se hallan en soporte magnético, asimismo al método
de análisis de la información y priorización de acciones.
 Canalizar la información oportuna que indique el estado real en que se
encuentran los fondos documentales de la alcaldía del municipio de
Miraflores Guaviare.
 Diagnosticar puntualmente, la infraestructura física y tecnológica,
recopilación histórica y organizacional, volumen documental, conservación
preventiva, deterioro, condiciones ambientales, sistemas de información,
unidades de almacenamiento.
 Identificar de forma oportuna las condiciones generales de los depósitos de
archivo central y de las diferentes dependencias, condiciones ambientales y
estados de conservación de los soportes documentales físicos y magnéticos.
 Evaluar mecanismos y herramientas fundamentadas en una política
archivística, que sean aplicables mediante estrategias de equipos de trabajo
en pro de la conservación de la información municipal.
 Controlar mediante la información recolectada las acciones a seguir de
acuerdo a los resultados recopilados atendiendo falencias presentadas e
identificadas.

3. METODOLOGIA.
El diligenciamiento del Diagnóstico Integral de archivo de la Alcaldía Municipal de

Miraflores Guaviare, se basó en la normatividad archivística vigente, expedida por
el Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”, de igual forma teniendo
en cuenta los Órganos Asesores como son: el “CDA” Consejo Departamental de
Archivos y el “SNA” Sistema Nacional de Archivos”; realizando el levantamiento de
la información de manera ordenada se aplicaron “Encuestas de diagnóstico
documental”, a los funcionarios responsables de los archivos en las diferentes
secciones y subsecciones de la Alcaldía Municipal, se ejecutó la observación
directa y registro fotográfico de los aspectos más relevantes encontrados.
Se originó una verificación de las instalaciones físicas (pisos, techos, paredes,

instalaciones eléctricas, hidráulicas de cada archivo); medición puntual en metros
lineales (ML) de los Archivos de Gestión, y del Archivo Central, en los casos que lo
requirieron. Esta medición se realizó teniendo en cuenta los lineamientos y
directrices establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC 5029 del 2001
Medición de Archivos.
Medición de condiciones ambientales según lo determinado por el “AGN”: se

realizó lo concerniente teniendo en cuenta lo que se evidencia a simple vista,
incluyendo, iluminación, humedad relativa, temperatura, filtrado de aire,
mantenimiento, agentes contaminantes, microbiológicos y atmosféricos, lo anterior
respetando lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000 y
demás normatividad relacionada.
Se deja como observación que la Alcaldía no cuenta con los elementos
especificados por el “AGN”.
Se analizó sobre una muestra documental los diferentes procesos archivísticos,

incluyendo aspectos de conservación y preservación, en cada sección y
subsección, en los Archivos de Gestión y Archivo Central (fondo acumulado),
donde se observó y se aplicó formatos de evaluación, documento en físico, la
organización de la documentación, en relación a la conservación y deterioros
físicos, entre otros (Clasificación, ordenación, foliación, descripción, rasgaduras,
faltantes, presencia de adhesivo activo, hongos y deterioro de documentos, sin
obviar el diligenciamiento del inventario documental).
Al final, se consolidaron todos los datos obtenidos para su análisis y presentación

estadística y/o argumentación correspondientes a la categorización básica
realizada; generando las conclusiones respectivas y las recomendaciones
pertinentes para cada caso del diagnóstico documental, de cada sección y
subsección de la Alcaldía Municipal, con el propósito de establecer de manera
general los resultados de conservación de la documentación que se plasmaran en
el Plan Institucional de Archivos (PINAR).

4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.
4.1. Antecedentes Históricos.
El nombre del Municipio, nace de la palabra del grupo étnico Carijona de

costumbres seminomadas YERAL – MIRA – PRORE, que quiere decir “Arboles
Floridos”, nombre con el que era conocido el lugar, haciendo mención a la gran
cantidad de arrayanes en el lugar, de colores blanco, amarillo y el árbol rebalcero
de flor de orquídea de un tenue color rosado, siringos, palos de arcos, que se
apreciaban en la distancia, dándole al lugar un colorido exótico frecuentado por
gran cantidad de aves y animales, que lo hacían más atractivo a los ojos de
quienes hacían recorridos Rio Vaupés arriba.
Este grupo étnico se hallaba disperso por el área que comprende hoy los
Departamentos del Putumayo y Caquetá, de donde provenían debido a conflictos
tribales con los Huitotos, la tribu en su recorrido se adentró a las selvas del
Guaviare cruzando el Rio Apaporis en el punto de unión de dos ríos utilizando
canoas hechas de corteza de un árbol muy ligero, casi en línea recta hasta
encontrar el Rio Vaupés, debido a inconvenientes de salud y decadencia étnica, el
asentamiento abandonado, cubierto por maleza y rastrojo desaparece .
Ya para el siglo XX, para ser más exactos en 1930, el Municipio se inició como
asentamiento, al comienzo con la explotación de los caucheros y triguilleros;
pasados (6) años, en 1936 se crea el Centro Administrativo ante la Comisaria de
Mitú he inmediatamente Monseñor Gerardo Valencia Cano, inicio la conversión
de la población.
El servicio de transporte y carga, se realizaba en 1942, con muy poca frecuencia

por los aviones que acuatizaban sobre las rectas de los diferentes ríos Vaupés y
Apaporis, fue así como se vio la necesidad de adecuar una pista de aterrizaje en
tierra con nuevo trazado que permitiría el decolaje de los aviones DC-3 con una
longitud mínima de 900 metros, la cual quedo al margen del rio Vaupés, donde se
presentó meses más tarde la primera experiencia y rodo el primer DC-3 Douglas
de la Empresa de Avianca.
En el año 1952, se realiza la instalación del Cuartel de la Policía Nacional, con el

Dragoneante Manuel Barcaza, los agentes Leucadio Carrillo, Ciro Quiroz,
Hernando López, Juan Otero y otro Agente de apellido Bejarano.
En el año 1960 se le asigna a Miraflores, la categoría de Corregimiento, otorgada

en ese entonces por la Comisaria del Vaupés, siendo encargado Don Emiliano
Zapata, mientras era nombrado por Decreto el señor Jaime Díaz, en ese mismo
año se construyó la Caja Agraria, el Hospital Albert Schweitzer, a cargo del
enfermero Lázaro Suarez, y la iglesia construida en madera por el Padre Darío
Cardona.

El día siete (7) de agosto de 1992, mediante Ordenanza N° 01, fue elevado a
Municipio perteneciente al Departamento del Guaviare.
4.2. Descripción Física:
El Municipio de Miraflores, está ubicado, al sur oriente del Departamento del

Guaviare, sobre la margen Nororiental del Rio Vaupés a los 1° 21” de latitud norte,
y a los 71°40” de longitud oeste.
Sus territorios son planos, o suavemente ondulados, pertenecientes a la gran

llanura amazónica y están cubiertas de espesas selvas por la conformación de su
topografía los terrenos solamente presentan el piso cálido con alta humedad. La
jurisdicción esta surcada por el rio Vaupés, además de incontables caños y
fuentes cuyos caudales varían acorde con la época del año, ya sea esta lluviosa o
seca.
Límites del Municipio:

Norte: Municipio del Retorno - Guaviare.
Sur: Departamento del Caquetá.
Oriente: Departamento del Vaupés.
Occidente: Municipio de Calamar – Guaviare
Extensión Total: 12.779.3 Km2, siendo el tercer municipio en
extensión del Departamento del Guaviare.
Altitud de la cabecera Municipal (metros sobre el
nivel del mar), 180 msnm.
Temperatura media: 28°C.
4.3. Estructura Orgánico Funcional De La Alcaldía De Miraflores.

a) ¿La entidad ha sufrido reestructuraciones?
La Alcaldía Municipal de Miraflores Guaviare, es un ente territorial de la división

político administrativa y fiscal del Estado Colombiano, con autonomía dependiente
dentro de los límites que lo señalen la Constitución y la ley, y cuya finalidad es el
bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su
respectivo territorio.
La entidad ha adoptado el modelo de organización formal, reflejando tanto la parte

jerárquica, como su debida división del trabajo y asimismo evidenciando el
respectivo orden y conducto regular a seguir respecto a las necesidades

sobrevinientes, ésta organización formal es el reflejo de una buena coordinación,
porque manifiesta los niveles de la organización y de allí se deriva su
responsabilidad con la misma.
De igual forma se debe de tener en cuenta, qué debido a hechos ocurridos en el

municipio, por grupos al margen de la ley, en los años 1995 y 1998, como lo
fueron incendios y destrucción de Entidades Administrativas, la alcaldía sufrió una
gran pérdida documental, asimismo es de agregar que entre el ocho (8) de octubre
de 1998 al primero 1 de febrero de 2004, el municipio no contó con la presencia de
instituciones de la fuerza pública, quedando desprotegidos a cualquier evento
ilegal por estos grupos, al igual que prestos a las decisiones que ellos exigieran; lo
que se evidenció en el marco del periodo 2002 – 2004, en el cual la Administración
Municipal, sufre saqueo de equipos e información en diferentes soportes y se ve
obligada a desplazarse a despachar desde las ciudades de San José del Guaviare
y Villavicencio – Meta, actos que a la fecha aún repercuten, reflejando una gran
pérdida de memoria Documental,
Lo que no permite efectuar una consulta, eficaz y eficiente, fundamentada en la

veracidad del documento.
b) ¿La entidad ha sufrido cambios en la Estructura Orgánico Funcional?
De acuerdo a diferentes documentos se evidencia que la Alcaldía del municipio de

Miraflores – Guaviare, en el año 2010, creo el Archivo General Municipal “AGN”.
Asimismo y no obstante que los Acuerdos de Asignaciones Civiles, relacionaban
los diferentes cargos que asumía la Administración Municipal; teniendo en cuenta
que para la elaboración de las “TRD”. Tablas de Retención Documental, es
requisito determinado por el Archivo General de la Nación, que las dependencias
que hacen parte de una Administración Municipal, cuenten con un acto
administrativo que soporte su existencia, se realizó lo pertinente evidenciando los
siguientes actos administrativos:
 Acuerdo No. 018 del 27 de agosto de 2010 - “Por Medio Del Cual Se Crea
La Dependencia Del Archivo General Del Municipio De Miraflores Guaviare,
Con Sanción Del 1 De Septiembre De 2010”.
 Acuerdo No.001 de febrero 15 de 2011 - “Por Medio Del Cual Se Crea La
Inspección De Policía Municipal Y Se Incorpora A La Planta De Personal
Del Municipio De Miraflores - Guaviare El Cargo Correspondiente Y Se
Dictan Disposiciones Acerca De Su Funcionamiento”.
 Acuerdo No.002 de febrero 16 de 2011 - “Por Medio Del Cual Se Crea La
Oficina De Asesoría Jurídica Y Contratación Y Se Incorporan A La Planta
De Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare Los Cargos
Correspondientes Y Se Dictan Disposiciones Acerca De Su
Funcionamiento”.

 Acuerdo No. 003 del 16 de febrero de 2011 - “Por Medio Del Cual Se
Crea El Almacén Municipal Y Se Incorporan A La Planta De Personal Del
Municipio De Miraflores - Guaviare El Cargo Correspondiente Y Se Dictan
Disposiciones Acerca De Su Funcionamiento”.
 Acuerdo No. 004 del 16 febrero de 2011 - “Por Medio Del Cual Se Crea
La Secretaría De Hacienda Y Se Incorporan A La Planta De Personal Del
Municipio De Miraflores - Guaviare Los Cargos Correspondientes Y Se
Dictan Disposiciones Acerca De Su Funcionamiento”.
Crea La Coordinación Del SISBEN Y Se Incorporan A La Planta De
Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare Los Cargos
Funcionamiento”.
 Acuerdo No. 010 del 21 de febrero de 2011.- “Por Medio Del Cual Se
Fusionan Las Dependencias De Salud Pública Y Régimen Subsidiado Y Se
Incorporan A La Planta De Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare
El Cargo Correspondiente Y Se Dictan Disposiciones Acerca De Su
Funcionamiento”.
Crea La Coordinación De Cultura Y Deportes Y Se Incorporan A La Planta
De Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare El Cargo
Correspondiente Y Se Dictan Disposiciones Acerca De Su Funcionamiento”
 Acuerdo No. 012 de febrero 22 de 2011.- “Por Medio Del Cual Se Crea La
Secretaria De Planeación E Infraestructura Y Se Incorporan A La Planta De
Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare El Cargo Correspondiente
Y Se Dictan Disposiciones Acerca De Su Funcionamiento”.
Crea La Secretaría De Gobierno Y Administrativa Y Se Incorporan A La
Planta De Personal Del Municipio De Miraflores - Guaviare Los Cargos
Funcionamiento”.
 Acuerdo N° 018 del 29 de octubre del 2017 - “Por La Cual Se Modifica La
Estructura De La Alcaldía Municipal De Miraflores Guaviare Y Se Señalan
Las Funciones De Sus Dependencias”.
Sancionado el ocho (8) de noviembre del 2017.
 Resolución N° 268 de 18 de Octubre del 2018 - “Por Medio De La Cual
Se Adopta El Modelo Integrado De Planeación Y Gestión - MIPG Y Se Crea
El Comité Institucional De Gestión Y Desempeño”.
 Decreto No. 080 del 04 de diciembre de 2018 – “Por Medio Del Cual Se
Modifica La Planta De Empleo De La Alcaldía De Miraflores Guaviare”.

 Decreto No. 081 del 04 de diciembre de 2018 – “Por Medio Del Cual Se
Ajusta El Manual Específico De Funciones, Requisitos Y Competencias
Laborales Para Los Empleos De La Planta De Personal De La Alcaldía De
Miraflores Guaviare”.
En el año 2013, la administración realizo una reestructuración, la que se evidencia

mediante el siguiente Organigrama:
La Alcaldía del municipio de Miraflores – Guaviare, cuenta con un conjunto de

normas, al igual que con el manual de funciones y procedimientos, como
instrumento de trabajo, el que contiene las diferentes tareas a ser desarrolladas
por cada funcionario en sus actividades cotidianas.
Su última restructuración se realizó bajo el Acuerdo N° 018 del 29 de Octubre del

2017, con sanción el día ocho (8) de noviembre del 2017. Garantizando así el eje
administrativo del Municipio; de acuerdo a ello el diagnóstico de archivos de la
entidad se elabora y se establece acorde a las funciones de cada una de las
oficinas que operan en la entidad, a continuación se describen actos
administrativos vigentes, a saber:

c) Información de la Entidad.
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA MUNICIPAL DE MIRAFLORES.

DEPARTAMENTO: GUAVIARE.
NIT: 800103198-4.
ORDENANZA: N° 01 DEL 7 DE AGOSTO DE 1992.
REPRESENTANTE LEGAL: ALCALDE JHONIVAR CUMBE (2016-2019).
FECHA DE POSESIÓN: 11 DE DICIEMBRE DEL 2015.
DIRECCIÓN: CALLE 5 N° 10 – 25, BARRIO CHINO.
ELEVACIÓN: 180 msnm.
CELULARES No.: 3114620947 Despacho del Alcalde.
3114914366 Secretaría de Gobierno,
Seguridad y Posconflicto.
3114910330 Secretaría de Planeación,
Infraestructura, Desarrollo Territorial
DISTANCIA: 222 km a San José del Guaviare.
NUMERO DE DEPENDENCIAS: 04 (SECCIONES) – 14 (SUBSECCIONES)
GENTILICIO: MIRAFLORENSES
SITIO WEB: www.miraflores-guaviare.gov.co
E-MAIL: alcaldia@miraflores-guaviare.gov.co
despacho@miraflores-guaviare.gov.co
MAPA DEL MUNICIPIO:

Misión.
Trabajar por el rescate de la cultura y las tradiciones propias de nuestro municipio,

a fin de custodiar las diferentes expresiones, dirigiendo acciones orientadas a la
ordenación, conservación y preservación del acervo documental que se genera en
la Alcaldía del Municipio de Miraflores – Guaviare, resguardando la memoria de un
pueblo, para que la comunidad asuma los archivos de interés público con
legitimidad y gran sentido de pertenencia, al considerarlos como testigo fiel de
primera mano.
Visión.
Para el año 2030, se proyecta como un área fuente de información con igualdad
de condiciones para el usuario interno y/o externo, generando una cultura que
permita cambiar el concepto de archivo como simple depósito, o cúmulo de
papeles sin ningún valor y/u organización; por uno, no solo más moderno sino el
que contemple y exteriorice el valor de la Gestión Documental, donde el precepto
fundamental sea establecer procedimientos administrativos y técnicos
garantizando que la consulta en los archivos de la Alcaldía Municipal de Miraflores
Guaviare, sea accesible, eficaz y eficiente, basada siempre en la veracidad.
5. ANALISIS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN.
a) ¿La entidad cuenta con Comité Institucional de Gestión y Desempeño?
Sí. Bajo Acto administrativo – Resolución No. 268 del 18 – 2018. “Por medio de la
cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, y se crea el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño”.
b) ¿La Alcaldía cuenta con normatividad específica en gestión

documental, expedida por la entidad?
Sí. Encontrando en su orden las siguientes:
 Decreto N° 132 del 2011, “Por medio del cual se establece medidas
especiales para garantizar el buen desarrollo del derecho a la información”.
Y en sus apartes reza: “Artículo Cuarto: Sera de estricta obligación
presentar PAZ Y SALVO documental al momento de ser trasladado o
desvinculado de su cargo para garantizar la continuidad de la Función
Pública”

 Resolución N° 401 del 2017, “Por medio de la cual se adopta el
Reglamento Interno de Archivo y correspondencia en la alcaldía del
Municipio de Miraflores Guaviare”.
 Resolución N° 133 del 2018, “Por medio de la cual se crea la Ventanilla
Única de Correspondencia en la Alcaldía del Municipio de Miraflores
Guaviare”.
 Resolución N° 401 del 2017, “Por medio de la cual se adopta el
Reglamento Interno de Archivo y correspondencia en la alcaldía del
Municipio de Miraflores Guaviare”.
 Resolución N° 133 del 2018, “Por medio de la cual se crea la Ventanilla
Única de Correspondencia en la Alcaldía del Municipio de Miraflores
Guaviare”.
 Decreto No. 081 del 04 diciembre 2018, “Por medio del cual se ajusta el
Manual especifico de funciones, requisitos y competencias laborales para
los empleos de planta del personal de la alcaldía de Miraflores Guaviare”.
c) ¿Qué instrumentos archivísticos tiene elaborados y adoptados la

entidad?
 CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD).

 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – (TRD).
Las Tablas de Retención Documental, fueron elaboradas en la administración

municipal y socializadas por el Comité Interno de Archivo, según Acta de fecha 1
de diciembre del 2015, punto (c) en los temas a tratar: “Socialización de las Tablas
de Retención Documental – (TRD)”.
De igual forma se observa en el Acta de Comité de Archivo Municipal N° 05 del 22

de Diciembre 2015, (extraordinaria), punto (2) en los temas a tratar “Entrega de
Resolución para enviar al Archivo Departamental para la Aprobación de Tablas de
Retención Documental – (TRD)”.
Y se evidencia en el Decreto N° 103, de diciembre 1 del 2015. “Por Medio Del

Cual Se Ordena La Adopción, Difusión Y Aplicación De Las Tablas De Retención
Documental De La Alcaldía De Miraflores Guaviare”.
Los Instrumentos Archivísticos enunciados, fueron elaborados, más no

implementados, de acuerdo a comunicación “1005 446” recibida en la
administración municipal y suscrita por la secretaria del Consejo Departamental de
Archivos, quien hace parte del ente evaluador a nivel territorial, la que indica en
sus apartes: “CONCLUSIÓN: Teniendo en cuenta las observaciones que se
detallaron en la evaluación archivística (…) las Tablas de Retención Documental
de la alcaldía municipal de Miraflores Guaviare no reúnen los requisitos técnicos
establecidos para ser convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos, por
lo tanto se hace devolución de las TRD, para que hagan los cambios y ajustes
correspondientes (…)”
En virtud a lo anterior se hace necesario la debida corrección y la actualización

correspondiente, bajo la normatividad y los requerimientos de la Ley 594 Ley
General de Archivos y el acuerdo N° 004 de 2013.
 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL “FUID”
Adecuado, presentado, evaluado y adoptado mediante Acta N° 02 del 5 de mayo

de 2016, del Comité Interno de Archivo Municipal, siendo el mismo socializado
para su implementación en la Alcaldía del municipio de Miraflores – Guaviare,
mediante la circular AGM N° 07 de 2016.
d) ¿Cuáles son las Oficinas Productoras de Documentos?
El presente Diagnóstico Integral, realizado a los archivos de la Alcaldía Municipal

de Miraflores, se formula teniendo en cuenta los Archivos de Gestión y el Archivo
Central, ubicados en fondos diferentes de acuerdo a la siguiente relación:

e) ¿La Entidad utiliza formatos estandarizados?
Se evidencia el manejo de algunos, en diferentes oficinas, los que no están
estandarizados y tampoco han sido implementados y/o aprobados por el
respectivo comité.
6. MEDICION PUNTUAL EN METROS LINEALES DE LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓN.
Se realizó medición puntual en metros lineales, en los archivos de gestión y el
archivo central, conforme a lo estipulado en la Norma técnica colombiana NTC
5029:2001. Norma que es una herramienta que apoya el desarrollo de tareas,
estudios y programas encaminados a optimizar espacios y racionalizar costos y
está orientada a definir aspectos que faciliten la medición de archivos con base en
las diferentes formas volumétricas y características de los mismos fondos
acumulados.
 ARCHIVOS DE GESTIÓN.
La documentación perteneciente a los archivos de Gestión se encuentra dividida
en diferentes secciones y subsecciones, teniendo en cuenta su última modificación
estructural según el “Decreto No. 080 del 04 de Diciembre de 2018”, estas se
encuentran representadas y contempladas en documentación de soporte de papel
tamaño carta y oficio, al igual se observa la documentación almacenada en
archivadores de gavetas metálicos y de madera, estanterías metálicas y de
madera, repisas de madera adaptadas a las paredes, muebles de oficina, cajas,
carpetas, bolsas, lonas, AZs, tomos; además en algunas dependencias con
documentación sin ningún tipo de unidad de conservación en su almacenamiento.
SECCION SUBSECCION CANTIDAD (ML)

Despacho del Alcalde 5,50
Oficina de Control Interno 1
Oficina Jurídica y de 47,07
Contratación.
Secretaria de Planeación,
Infraestructura y Desarrollo 32,23
Territorial
Unidad de Servicios Públicos 3,06
Sisben 1,40
Oficina de Archivo 1,25
Secretaria de Gobierno,
7,07
Seguridad y Posconflicto
Salud 12,40
Comisaria de Familia 3,83
Inspección de Policía 2,70
Cultura y Deporte 3,27
Secretaria de Hacienda 19,07
Almacén 2,56

Observación: Las Oficinas que tienen una función de Apoyo Administrativo, las
cuales son: Victimas, Asuntos Indígenas, Biblioteca, los documentos se dispone y
organiza a la secretaria que le corresponde su supervisión.
De igual forma se midió la documentación del fondo acumulado encontrando a

saber:
Archivo Central (Fondo Acumulado) 259,1
6.1Series y Subseries documentales que se tramitan en los archivos de

Gestión.
El estudio se realizó mediante la aplicación de encuesta y la revisión puntual de la
documentación en los Archivos de Gestión, se origina la información de la
siguiente manera:
SECCION SUBSECION SERIES Y SUBSERIES
Despacho del Alcalde. Comunicaciones oficiales, Actas Comité

de Orden Público, Circulares, externas
Circulares internas, Proyectos de
Acuerdo, Decretos, Resoluciones,
Acuerdos, Amenazas J.A.C,
Convocatorias Control Interno, Plan
Anticorrupción, Plan de Desarrollo, Libro
radicador de correspondencia,
Expediente vía Calamar – Miraflores
Guaviare, Empalme de Administraciones.
Oficina de control Interno. Comunicaciones oficiales, Actas de

Comité Institucional de coordinación del
sistema de control interno, Seguimientos
de Informes de SECOP, SIGEP, Plan
anticorrupción, Comité de conciliación,
MIPG – Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, Rendición de cuentas, ley de
cuotas de la entidad, Ley de
Transparencia, Austeridad del gasto
público, web DNP, Circulares, Informes
pormenorizado del estado de control
interno, Informe de Verificación de
Cumplimiento del uso de software –
equipos según la norma, Plan estratégico
enfocado hacia la cultura y el auto control,
Plan de Acción, Documentos vía
electrónica plataformas, FURAG, SIA,
SIGEP, SIEE, DNP, Normas de uso
Software.
Oficina Jurídica Comunicaciones oficiales, Contratos de
De Contratación. Suministro, contratos de prestación de
comodato, contratos de compraventa,
contratos de consultoría, Informes de
gestión, informes a entidades,
Convenios Interadministrativos,
Convenios de Asociación, de
Contratación Selección Abreviada de
Menor cuantía, de Contratación
Selección Abreviada de servicios de
salud, de Contratación Selección
Abreviada de Subasta Inversa, de
Contratación de Licitaciones de Obra
Pública, Contratación de Licitaciones de
Servicios, Tutelas, Libros radicadores de
ruta, Documentos medio magnético:
Plataforma SIA (Sistema Integral de
Auditoria), SECOP 1. Sistema
electrónico de contratación Pública.
Secretaria de Planeación Comunicaciones Oficiales, actas Consejo
Infraestructura y Desarrollo Territorial. de desarrollo rural, actas de consejo
territorial de Planeación, actas de comité
Institucional de educación ambiental, Actas
del Comité Institucional de gestión y
desempeño, , actas de MIPG – Modelo
Integrado de Planeación de Gestión, y
Elección de Autoridades Indígenas,
Contratos Interadministrativos Recursos de
Asignación especial del sistema general de
participación para el reguardo, Resoluciones
de Constitución de los Resguardos.
Informes de Gestión, informes a Entes,
Informes de Rendición de cuentas sistema
general de regalías, Inventarios de
vehículos. Plan de Desarrollo Municipal, Plan
de Acción, Plan Indicativo, Plan operativo
anual de Inversiones, Plan Vial Municipal, ,
Certificaciones, Licencias, licencias de
construcción, licencias de Urbanismo,
Licencias Parcelación, Esquema de orden
territorial, Permisos de ocupación de espacio
público, permisos de vallas Publicitarias,
Procesos, procesos de titulación de bienes
fiscales o modo gratuita, venta y jurídica.
Documentos medio electrónico: Plataforma
de informes
avancesejecusionesgr@dnp.gov.co pag.web
FURAG – GESPROY – SUIFP, listado
censal base de datos resguardo indígenas
A.E.S.G.P.R.I (Excel),

Oficina de Archivo. Comunicaciones Oficiales, Plan de Acción, Actas de
Inspección y Vigilancia a la Gestión Documental,
Actas de Eliminación y Descarte Documental,
Informe de Gestión, Informes a Entes de Control,
Registros de Capacitaciones, Registros de
Préstamo de documentos Plan de Mejoramiento
Archivístico, Circulares.
BANCO DE PROYECTOS: Proyectos de Promoción y prevención Salud Publica,
proyectos sociales de atención al ciudadano Adulto
Mayor, Proyectos Ambientales, Proyectos deportivos
(Infraestructura – Actividades), Proyectos de
Infraestructura Municipal, Proyectos de
Fortalecimiento a organismos de socorro, Proyectos
de prevención a la gestión de riesgos, Proyectos
fortalecimiento Institucional, Proyectos de seguridad
y convivencia ciudadana, Proyectos de Educación,
Proyectos Agropecuarios, Proyectos de
Infraestructura Vial (Malla, Pista, Carreteras),
Proyectos de Agua potable y saneamiento básico,
Proyecto de Infraestructura en salud.
Oficina del SISBEN. Comunicaciones Oficiales, Novedades, Retiros de

fichas, personas, Actualización de datos, Retiros de
Hogar, familias en acción, Informes de Gestión,
Informes a Entes de Control, medio magnético
software SISBENET.
Unidad de Servicios Públicos. Comunicaciones Oficiales, Recibos de servicios,

Contratos, Contratos de Combustibles, Registros
diarios de Operación de Maquinaria, Planta de
Tratamiento, Planta de Energía, Motobomba, Carro
recolector de Basuras, Formatos, Formatos
Captación, Químicos, Planta, Informes de Gestión,
Informes a Entidades. Medios magnéticos Software
PIMISYS “APLICATIVOS”, Reportes, SICOM, SUI.
Comités eléctricos.
Cultura y Deporte. Programas, Proyectos culturales, Actas de Consejo

municipal de cultura, Actas de Consejo municipal de
Deportes, informes de gestión, informes a entes de
control, Actas de implementos deportivos, circulares,
comunicaciones oficiales, comunicados, planillas de
asistencia (Biblioteca, Préstamo salón, Deportivas)
Boletines de prensa, inventarios, Colección.
Tecnológicos 2 disco duro 80 y 320 de GB, con
Fotografías y videos de eventos culturales y fiestas
regionales “Festival de la Solidaridad y el
DABUCURY”. Correo electrónico adicional.

Secretaría de Gobierno Seguridad Comunicaciones Oficiales, Actas, Actas de
y Posconflicto. Comité de Seguimiento Electoral, Actas de
Comité de Infancia y Adolescencia, Actas de
Comité Familia y CETI, Actas de Comité para
la gestión de riesgo y desastres, Actas de
Comité Municipal de Alertas, Actas de Comité
de Convivencia y seguridad ciudadana, Actas
de Comité Municipal de alerta para la reacción
rápida – SIPRAT, Actas de Comité civil de
convivencia, Actas de subcomités de justicia
transicional, Actas de subcomités
Preservación, Protección y garantías de no
repetición, Historias laborales, Actas de
subcomités reparación integras a víctimas,
Actas de subcomités asistencia atención y
sistema de información, Actas de consejo
municipal de política social “COMPOS”. Actas
de consejo de seguridad, Actas de visitas
diferentes Instituciones, Informes de Gestión,
Informes a entes de control, Formatos de
Actualización y novedades, Plan, Planes de
contingencia – victimas, Plan de prevención y
Protección a Víctimas, Plan Operativo de
Sistema de Operaciones, Plan de Capacidad,
Plan de bienestar social, Medio magnético
Informes a MIPG – Modelo Integral de
Planeación y Gestión, correo de victimas
e.vicitmas@miraflores-guaviare.gov.co.
Oficina de Salud. Formes de Gestión, Informes a Entes de

Control, comunicaciones oficiales, salud
Nutricional, salud ambiental y reproductiva,
salud mental, seguimientos a enfermedades de
trasmisión sexual, listas de chequeo,
aseguramientos. Tecnológicos o sistematizados
las plataformas SAT, SIGOJ.
Familias en Acción. Novedades de inclusión, programa familias en

acción, actualización de datos, Inscripciones,
comité de certificación de miembros
suspendidos, sistema de información familias
en acción (SIFA), comunicaciones oficiales,
retiros de hogares.
Oficina Comisaria de Familia. Comunicaciones Oficiales, Procesos de

restablecimiento de derecho administrativo,
violencia intrafamiliar, alimentos adultos
mayores. Despachos comisorios - para notificar,
valoración socio familiar, conciliación de
alimentos, Actas – reconocimiento voluntario de
paternidad, compromiso amonestaciones.

Inspección de Policía. Comunicaciones Oficiales, Informes de Gestión,
Informes a Entes de Control, Procesos Policivos
Administrativos, Actas de compromiso, Querellas
Policivas (Amparo a la Posesión, lanzamiento por
ocupación de hecho, amenaza de ruina),
declaraciones juramentadas, diligencia de
combinación y Compromiso Citaciones, Permisos
de transportes, incautaciones, papeletas,
comparendos, constancias de perdida de
documentos, medios magnéticos página web
institucional.
Secretaria de Hacienda. Acta de entrega y empalme, Informes de

Gestión, Informes a Entes de Control, Nomina,
Impuesto de Industria y Comercio,
Comprobantes de egreso, Unidad de Servicios
Públicos, Resguardo Indígenas, Recibos de
Caja, Conciliaciones Bancarias, Reportes de
FEDEGAN, Procesos administrativos de cobro
coactivo, Comunicaciones Oficiales, Actas
CONFIS, Legalizaciones de Viáticos, Recaudos
Impuesto Predial, Recaudos Alcaldía, cheques,
balances generales anuales, libros radicadores
de correspondencia, libro radicador entrega ruta
de pago. Medio magnético software PIMISYS –
Impuesto predial, U.S.P, Movimientos de
Alcaldía, Tesorería, Plataformas de recaudos
SIA, SHIP, FUK.
Almacén. Comunicaciones Oficiales, Plan Anual de

Compras, Informes de Gestión, Informe a Entes
de Control, Ingresos y salidas, Inventario
General de Bienes, Programa Adulto Mayor,
Actas de Informe del Adulto mayor, Saldos de
bienes de consumo. Medio magnético Software
PIMISYS.
1
El Reglamento General de Archivos define la Serie o subserie Documental así: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos – contratos de servicios, Actas – actas de consejo de gobierno, Informes – informes a entes de control, entre otros”

7. SISTEMAS DE INFORMACION.
a) ¿Cómo se realiza la recepción, gestión y trámite de la documentación?
La Alcaldía de Miraflores - Guaviare, emanó Acto Administrativo, Resolución N°

133 del 2018, “Por medio de la cual se crea la Ventanilla Única de
Correspondencia en la Alcaldía del Municipio de Miraflores Guaviare”. La que reza
en sus apartes: “PROPÓSITO PRINCIPAL: Centralizar y normalizar mediante los
servicios de recepción, radicación, registro y distribución, las comunicaciones
oficiales externas recibidas y/o enviadas que basados en razones administrativas
se producen en la Alcaldía del municipio de Miraflores – Guaviare”.
Asimismo agrega: “La Ventanilla Única de Correspondencia establecerá un control

(tipo semáforo), manual o en medio magnético, que le permita realizar el
seguimiento y emitir alertas a los tiempos de respuesta de las comunicaciones
recibidas.
Los avisos se realizaran utilizando para ello comunicación mediante los correos
institucionales y teniendo en cuenta los tiempos establecidos normativamente en
la Ley 1437 de 2011, “Código De Procedimiento Administrativo Y De Lo
Contencioso Administrativo” y/o en la Ley 1755 de 2015 "Por Medio De La Cual Se
Regula El Derecho Fundamental De Petición Y Se Sustituye Un Título Del Código
De Procedimiento Administrativo Y De Lo Contencioso Administrativo”.
De igual forma para la recepción, trámite y seguimiento de las comunicaciones

oficiales se realiza el debido proceso en la Ventanilla Única de Correspondencia,
por parte del funcionario competente, utilizando los siguientes formatos:
 Formato de registro, radicación y trámite de comunicaciones recibidas.

 Formato de registro correspondencia enviada.
 Formato de registro, radicación y regreso de comunicaciones recibidas
SAN JOSÉ DEL GUAVIARE – MIRAFLORES, GUAVIARE.
Por otro lado la producción de comunicaciones debe estar basada en la

adaptación de las Normas Técnicas Colombiana ICONTEC y en los parámetros
establecidos por el Acuerdo 060 del 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación “AGN”, en el nivel territorial, la Administración municipal, es la responsable
del cumplimiento de los requisitos y procedimientos, en especial lo relacionado con
la producción de documentos. En razón a ello desde el nivel jerárquico expresan
que una vez actualizadas, convalidadas e implementadas las Tablas de Retención
Documental acorde a los cuadros de Clasificación Documental se realizara lo
pertinente.

8. ANALISIS DE LOS OCHO PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Con base en lo estipulado en la Ley 594 del 2000 y el Decreto 2609 de 2012, el
que hace parte del Decreto 1080 de 2015; se participan en el presente Diagnóstico
los procesos de aplicación en la Gestión Documental.
1. Planeación.
2. Producción.
3. Gestión y trámite.
4. Organización.
5. Transferencia.
6. Disposición de Documentos.
7. Preservación a largo plazo.
8. Valoración.
PROCESO OBSERVACIONES GENERALES
A pesar que existen y se cumplen lineamientos en materia

de archivos en la entidad, aun no se encuentra
establecida una política de Gestión Documental.
No se evidencian estándares para producción de

documentación física y electrónica.
En articulación entre la oficina de Archivo, el área de

sistema de calidad; la oficina de control interno, y la
secretaría de planeación, se debe desarrollar el “PGD”
Programa de Gestión Documental.
No existe un rubro presupuestal para cubrir las

necesidades relativas a la gestión documental, como lo
PLANEACION
son de acuerdo a debilidades detectadas y prioridades
requeridas: (infraestructura, procesos de gestión,
refuerzo de programas en gestión documental y otros).
La entidad cuenta en área de archivo con personal con

experiencia en Gestión Documental, sin embargo es
necesario reforzar la parte técnica a todos los
funcionarios teniendo en cuenta la inducción y la
reinducción y de esa forma definan en general el
concepto Archivístico como lo indica la Ley 594 del 2000
y las demás normas reglamentarias, para acompañar los
distintos procesos en la entidad.

La Alcaldía Municipal se encuentra en el proceso de
diseño e implementación de los instrumentos
Archivísticos y los distintos Programas de Gestión
Documental, para así regular y controlar el monitoreo y
condiciones ambientales; de almacenamiento,
digitalización, custodia, mantenimiento y conservación de
los documentos de los archivos de gestión y central.
Se requiere establecer en la política de gestión

documental, como herramienta fundamental la
digitalización, teniendo en cuenta las condiciones
climáticas del municipio y el uso de nuevas tecnologías,
dado que asume toda la autenticidad y valor probatorio.
PRODUCCIÓN Se debe adecuar formatos para los diferentes

documentos que genera la entidad como son
(Comunicaciones, Actas, Circulares, constancias,
certificaciones, comunicados etc.).
Debe establecerse lineamientos teniendo en cuenta la

Guía Técnica Colombiana GTC 185 y el almacenamiento
y disposición de documentos en soportes diferentes al
papel.
Teniendo en cuenta la iniciativa Cero Papel, establecer la

digitalización a doble cara y regular la cantidad de
impresiones y la producción de copias.
La entidad hace uso de la firma electrónica solo para un

procesó de la oficina de salud, ello debido a que faltan
GESTION Y TRÁMITE algunos protocolos para lograr cumplir a nivel entidad.
Se debe predeterminar el uso de los formatos de las

unidades de almacenamiento (cajas) y unidades de
conservación (carpetas, tomos entre otros).
Se debe evaluar la posibilidad de adquirir e integrar

sistemas de información de tipo tecnológico, con el fin de
optimizar la gestión documental en la entidad.
Siguiendo las pautas establecidas por el “AGN” en la

disposición de la documentación NO se podrá utilizar
pastas, AZ, o de argolla, anillados, así como otros
sistemas de almacenamiento que afecte la integridad
física de los documentos.
Se ejerce control del recibo de las comunicaciones por
medio de libros radicadores, formatos en medio físico y
electrónico.
La ventanilla única de correspondencia de la entidad es

la encargada de gestionar de manera centraliza y
normalizada los servicios de recepción, radicación, y
distribución de las comunicaciones oficiales,
independiente del soporte en el que se encuentren,
además del seguimiento para que se brinde la debida
respuesta dentro de los términos establecidos, sin obviar
la buena conservación y disposición de los documentos
al momento de ser requerida su consulta.
Las comunicaciones externas que ingresan y/o salen de

la entidad estarán centralizadas en la Ventanilla Única de
Correspondencia, de igual forma cada una de las
dependencias de la administración municipal es el
responsable de llevar mediante libro radicador el control
de las comunicaciones internas.
Con el objeto de que se halle una eficiente recuperación,

acceso y consulta de los documentos la entidad tiene
establecido y estandarizado rótulos para la identificación
de las unidades de conservación (cajas y carpetas).
TRANSFERENCIAS Las “TRD” Tablas de Retención Documental, una vez
actualizadas y avaladas, se socializaran e implementarán
en los diferentes archivos de gestión, y de acuerdo a ello
y n la fecha indicada se realizaran las transferencias
primarias documentales.
No existe un procedimiento para la transferencia o

migración de documentos electrónicos, o soportes tales
como CD, dvds, discos duros, entre otros, diferentes al
papel.
A la fecha no se ha realizado ningún tipo de transferencias

documentales, dado que los documentos aun no cumplen
con las medidas mínimas de organización archivística
establecidas normativamente.
De igual forma al realizar el cronograma de

transferencias documentales se debe de tener en cuenta
la no existencia en el archivo central de espacio
suficiente, estanterías y recurso humano, entre otros.
DISPOSICION Las TRD. No fueron enviadas para la respectiva
convalidación, por ende tampoco han sido aplicadas en
la administración, razón por la cual no se tiene
conocimiento del proceso a ejecutar referente a la
disposición final de la documentación.
Así mismo, en el Archivo Central, no se ha realizado el

proceso de elaboración, convalidación e implementación
de las “TVD” Tablas de Valoración Documental, por lo
cual aún no se adelantan los procesos pertinentes, de
disposición final de conservación total.
De acuerdo a la última reestructuración orgánica

funcional y los manuales de funciones y procedimientos,
se está desarrollando lo pertinente a la actualización de
Series y Subseries, en los “CCD” Cuadros de
Clasificación Documental y en las TRD. Lo que permitirá
establecer los parámetros correspondientes al proceso
de eliminación de acuerdo a la normatividad vigente.
PRESERVACION A Se carece de un sistema Integrado de Conservación, por

LARGO PLAZO lo tanto no se puede garantizar la preservación a largo
plazo de los documentos.
En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de

atención de emergencias para la documentación, donde
se prioricen las acciones para la documentación
susceptible, lo que la hace vulnerable.
La Alcaldía de Miraflores cuenta con un depósito de

archivo central que cumple con las especificaciones
técnicas para la salvaguarda los documentos, pero esta a
su vez la infraestructura, instalaciones eléctricas,
sanitarias, desagüe, temperatura, luz natural, humedad,
no están adecuadas por falta de mantenimiento.
Se deben priorizar acciones de mantenimiento en las

Filtraciones, suciedad, humedad relativa y temperatura
fuera de los parámetros normales, riesgos de incendio
por conexiones eléctricas sin mantenimiento.
La falta de espacio y mobiliario para albergar la

documentación hace que las acciones de conservación
preventiva y correctiva los roedores, insectos,

contaminantes atmosféricos y ataques biológicos, hace
que gran parte de la documentación tenga un alto riesgo
de pérdida a corto y mediano plazo, además la actual
está afectada y se debe de tratar de manera
urgentemente.
No existe un plan de riesgos que permita determinar los

riesgos en Seguridad de Información.
La capacidad de almacenamiento del depósito del

Archivo Central están llegando al máximo de su
capacidad por lo tanto debe preverse la disposición de
nuevas áreas.
No hay un plan de preservación de la información de

documentos electrónicos a largo plazo.
VALORACION A la fecha no se ha realizado el proceso de valoración a la

documentación debido a que las TRD., por diferentes
inconsistencias no fueron convalidadas, encontrándose a
la fecha en el proceso de ajuste y actualización.
En cuanto a la documentación del archivo central, aún no

se han elaborado las TVD., por lo cual no se han
desarrollados los procesos y procedimientos requeridos de
acuerdo a la Gestión Documental.
La Gestión Documental de la entidad es dinámica y

cambiante por las constantes disposiciones y directrices
del gobierno nacional, por lo tanto la entidad debe
reforzar y atender a tiempo el proceso de evaluación de
la documentación, para determinar sus valores primarios
y secundarios y queden reflejados en su TRD, proceso a
realizar de manera articulada con el Comité Institucional
de Gestión y Desempeño.
9. ANALISIS DE PROCESOS ARCHIVISTICOS.
Conforme lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, referente a los “Criterios de

organización de los Archivos de Gestión” y, la reglamentación del formato único de
inventario documental-FUID, Se procede a evaluar los procesos de Clasificación,
Ordenación y Descripción descritos en la Ley 594 de 2000 “Ley General de
Archivos”, mediante la aplicación de la encuesta se presentan los resultados
derivados del análisis.

PROCESOS OBSERVACIONES GENERALES
CLASIFICACION La clasificación documental de los diferentes archivos de

gestión de la entidad, se realiza acorde a las
recomendaciones de la persona encargada del Archivo
Municipal, siempre teniendo en cuenta las normas
archivísticas.
Los cuadros de clasificación documental (CCD), están

siendo actualizados, una vez terminado el proceso y
avalados y convalidados, se realizara lo pertinente a la
implementación.
La documentación que reposa en los diferentes archivos

de gestión de las secciones y subsecciones se encuentra
parcialmente clasificada y salvaguardada por temas,
meses y años, en cada unidad de conservación
correspondiente.
Los funcionarios de prestación de servicios de apoyo a la

gestión conocen los procesos archivísticos que se van
realizar en la alcaldía, lo cual es una gran ventaja para su
eficiencia y rendimiento para la clasificación, organización
y ordenación de los documentos a futuro.
ORDENACION La documentación que reposa en el Archivo Central se

encuentra clasificada por dependencias y
cronológicamente.
La entidad tiene establecido en las oficinas el principio de

orden original: ordenan los documentos de acuerdo a la
secuencia del trámite que los produjo, el documento con
la fecha más antigua de producción es el primer
documento que se encuentra al abrir la carpeta, y la fecha
más reciente se encuentra al final de la misma.
También se utiliza el principio de procedencia, separando

los documentos producidos por cada unidad administrativa
de la Alcaldía, lo que indica que no se pueden mezclar.
De igual forma se realiza la ordenación en las unidades de

conservación (carpetas), según las normas vigentes
establecidas por el Archivo General de la Nación.

Se evidencio en los archivos de gestión, que el proceso de
FOLIACION foliación lo llevan debidamente solo algunas oficinas, (En
algunos expedientes si la tienen y en otros no), debido a
que no se encuentran sus documentos completos y
ordenados.
Una vez ordenados los documentos de forma cronológica

se revisara el expediente, depurando lo que corresponde a
ganchos metálicos, guardas en blanco y copias, entre
otros y luego de ello se foliaran de manera consecutiva.
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra

y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo
(esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este
elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse

cuidado de no repetir números o de omitirlos como
tampoco dejar de numerar algún folio.
Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea

diagonal (/) u oblicua y quedará como válida la última
realizada.
Tampoco es permitido normativamente, el uso de

FOLIACION suplementos como 1A, 1B, 1Bis.
No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color

no es capturado, en la mayoría de los casos, por las
máquinas reprográficas
En el caso de documentación contenida en más de una

carpeta, la foliación de la segunda será continuación de la
primera, si por ejemplo, un Contrato de Obra X, está
contenido en dos carpetas y el último folio de la primera
terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201
y de igual manera las carpetas se enumeraran 1/2 – 2/2.
Es de agregar que solo aplica en expedientes complejos

(Historias laborales, contratos, historias clínicas, y
expedientes judiciales).
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede

causar daño irreversible al soporte papel.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren
tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de
notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se dejará constancia mediante un
testigo de su lugar de destino y en este se indicará la
procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de
referencia.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos,

revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo
folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número
total de páginas. Si se opta por separar este material se
hará el correspondiente cruce de referencia.
Cuando se encuentren varios documentos de formato

pequeño, estos se deben adherir a una hoja, a la que se le
escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área
de notas del instrumento de control o de consulta las
características del documento foliado: cantidad de
documentos adheridos, título, asunto y fecha de los
mismos. (Para adherir documentos o Fotografías a una
FOLIACION hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).
Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en

soportes similares, deben colocarse en un sobre de
protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el área de notas del instrumento de control
o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes.
En caso de unidades de conservación (copiadores de

correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad,
etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de
fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el área de notas del instrumento de control o
de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
Para el caso de unidades documentales que se generan
foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y

cuando en una unidad de conservación no haya más de
una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá
refoliarse toda la unidad de conservación.
La documentación que ya se encuentra haciendo parte del

acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios
estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario,
se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se
dejará la anotación respectiva en el área de notas del
instrumento de control o de consulta que tienen esta
condición. La foliación de este tipo de documentos debe
efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB
o B.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco

cuando éstos cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de Fotografías, dibujos, grabados u otros, o
para evitar migración de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al

papel (cassettes, discos digitales –CD, disquetes, videos,
etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta
por separar este material se hará el correspondiente cruce
de referencia, y/o testigo.
DESCRIPCION La entidad es responsable por la adecuada conservación

DOCUMENTAL de su documentación, para ello deben incluir y concluir en
sus programas de gestión documental y en sus manuales
de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de
los documentos desde el momento de su producción.
La documentación actual en los archivos de gestión No

posee un sistema de ubicación a diferencia de los rótulos.
No se utilizan guías o catálogos para la descripción de la

información en los Archivos de Gestión y/o Central.
En la actualidad en el archivo central (fondo acumulado),

los documentos se hallan organizados por secciones y
subsecciones, pero los mismos no cumplen con los
requisitos de organización establecidos en la Normatividad
Archivística.

Se evidenciaron los rótulos aprobados por el comité
interno de archivo municipal, de acuerdo a las funciones y
procedimientos de cada dependencia y estas a su vez
cumplen con la marcación e identificación de la unidad a
conservar.
ROTULACION DE Cada dependencia maneja el rotulo estandarizado de la

CAJAS entidad de acuerdo a la producción y los logos diseñados
por la misma administración.
Este rotulo debe ir en la tapa frontal de manera

uniformemente y coherente, donde al abrir la tapa se
manipule de derecha a izquierda, para que no tengan
impedimento al abrirse y rose unas con otras unidades de
conservación.
De acuerdo al Reglamento Interno de Archivo y

Correspondencia, las cajas se identificarán con un rótulo
que como mínimo contenga lo siguiente: fondo, sección,
subsección, contenido, numero de carpetas, numero de
caja, fechas extremas, observaciones y un espacio para
diligenciar en el archivo central
Se evidencio rótulos aprobados por el comité interno de

archivo municipal, los que en cada oficina generadora se
deben diligenciar en las carpetas y demás unidades de
conservación estas se deben identificar, marcar y rotular
de tal forma que permita su ubicación y recuperación,
dicha información general que será: fondo, sección,
subsección, serie, subseries, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y
número de caja si fuere el caso.
Se debe concientizar en cada una de las oficinas que la

rotulación de las diferentes unidades de conservación
(carpetas, cajas), se debe realizar de manera
estandarizada, siguiendo lo estipulado en el Reglamento
Interno de Archivo y Correspondencia aprobado y
socializado en el mes de diciembre del año 2017.
La apertura e identificación de las carpetas se debe

realizar de acuerdo a las series y subseries
correspondientes a la unidad administrativa.

La entidad se encuentra proyectando la elaboración de las
DIGITALIZACION TVD. Una vez culminado y de acuerdo a costos se iniciará
Y/O al proceso de digitalización o microfilmación de
MICROFILMACION documentos del archivo central.
La entidad no cuenta con equipos modernos o

mínimamente los ideos para realizar estas actividades, lo
cual y de existir sería de gran beneficio tanto para la
búsqueda, consulta y respuesta ágil y eficiente, sin obviar
la conservación y preservación documental.
En algunas oficinas de gestión se realiza el proceso de

digitalización de Documentos para ser enviados como
soporte de las comunicaciones por correo electrónico.
10. ASPECTOS GENERALES POR DEPENDENCIAS.
Teniendo en cuenta el Decreto N° 091 de noviembre 10 del 2017 “Por El Cual Se

Establece La Planta De Personal De La Administración Central De La Alcaldía De
Miraflores Guaviare” y el Decreto N° 080 del 04 de diciembre del 2018 “Por Medio
Del Cual Se Modifica La Planta De Empleo De La Alcaldía De Miraflores Guaviare”
(el último vigente), se presentan a continuación las situaciones evidentes que se
reflejan en los diferentes archivos de gestión de la entidad, las mismas se
encuentran enfocadas a los aspectos de organización, gestión y trámite de
aplicación de procesos archivísticos, almacenamiento de la documentación, y
seguridad, de igual forma entre otros teniendo en cuenta la Ley 734 de 2002 en
sus artículos 34 y 35, la que reza en sus apartes:
Artículo 34 DEBERES. Son deberes de todo servidor público.

No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes

confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido:
No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las

peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así
como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento.

No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones.
No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a

personas no autorizadas.
Es de agregar que la Ley 734 de 2002, será derogada por el artículo 265 de la Ley
1952 de 2019, a partir del 28 de mayo del 2019.
10.1. DESPACHO ALCALDE.
El funcionario en el Despacho del Alcalde, se basa en desarrollar las labores de

apoyo administrativo y asistencial en lo referente a la atención al público, manejo
de correspondencia, control de archivo y aquellos trámites administrativos e
inherentes a la Administración Municipal. Además de brindar asesoría a los
usuarios internos y externos, por los diferentes canales de comunicación,
siguiendo los procesos institucionales de la entidad.
En general consultando en las fuentes de información pertinentes y de acuerdo a

la normatividad vigente, esta oficina tiene las funciones de organizar la agenda y
compromisos de su superior a tiempo.
De acuerdo con los procesos y procedimientos institucionales, también tiene el

manejo de la Ventanilla Única de Correspondencia, creada mediante acto
administrativo: Resolución N° 133 del 2018, “Por medio de la cual se crea la
Ventanilla Única de Correspondencia en la Alcaldía del Municipio de Miraflores
Guaviare”.
Fotografía N° 01 Fotografía N° 02

Fotografía N° 01: El archivo de Gestión de esta dependencia se encuentra en
proceso de organización y modificación. En la marcación (círculos en rojo) se
evidencia que la documentación se encuentra desprotegida, no cuenta con la
organización necesaria, ni con mobiliarios de oficina y/o unidades de conservación
documental, sin obviar la falta de seguridad que es un riesgo alto para la
documentación.
Fotografía N° 02: En la marcación (círculos en rojo), se evidencia una estantería

metálica, adherida a la pared en forma de archivo fijo, donde las unidades de
conservación son adecuadas, pero están en regular estado, en algunas se
observa el deterioro, se suma a ello que se hallan unidades de conservación no
adecuadas, como son las AZ, se debe recordar que el Archivo General de la
Nación, indicó mediante acto administrativo que estas no cumplen a cabalidad con
los requisitos establecidos para conservación y preservación documental por lo
cual a la fecha son consideradas obsoletas.
Además se evidencia la existencia de archivos, los que no se encuentran

organizados conforme a los principios archivísticos, y se refleja en algunas cajas
un rótulo improvisado en estado de deterioro, percibiendo con ello que dentro de
los próximos días estas unidades perderán la descripción de su contenido,
creando así no solo una mala imagen sino la perdida de una consulta de eficiente
y eficaz.
despacho@miraflores-guaviare.gov.co.
alcaldia@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3114620947
Dirección - Calle 5 No. 10-25 Barrio Chino.
10.2 OFICINA DE CONTROL INTERNO.
Control Interno es una Oficina Asesora de la Alta Dirección en la continuidad del

proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la
introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u
objetivos previstos. Está orientada en promover una cultura del control interno y el
autocontrol, contribuir al desarrollo organizacional y la planeación estratégica,
asesorar y orientar el Sistema Integrado de Gestión SIG – MIPG, el Sistema de
Control Interno y evaluar sus resultados, de acuerdo con el artículo 209 de la
Constitución Política y la Ley 87 de 1993 y las disposiciones que la complementen
o sustituyan.

Fotografía N° 03
Fotografía N° 03: En la marcación (rectángulo en rojo) se evidencia que la

documentación se encuentra debidamente dentro de unidades de conservación,
pero a su vez se notan elementos personales, que no deberían estar allí, debido a
que estos pueden contener partículas microbiológicas que causan contaminación,
formando un gran riesgo para la documentación. Y tampoco cuenta con mobiliarios
de oficina y unidades de conservación documental siguiendo las exigencias
establecidas por el AGN.
Así mismo se evidencia dos tipos de cajas de diferente calibre, comercio y

tamaño, donde observamos detenidamente que las del lado derecho, están
maltratados y marcados con lápiz, las del lado izquierdo como se demuestra en
esta Fotografía sin ningún tipo de desgaste, pero tampoco se encuentran
rotuladas ni identificadas. Además se evidencia una repisa de madera instalada a
la pared de forma archivo fijo, donde no están identificadas sus unidades de
conservación como tal, esto hace que la búsqueda sea más pausada, por lo tanto
se recomienda utilizar el rótulo adoptado por el Comité Interno de Archivo
Municipal.
controlinterno@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3134152160

10. 3 OFICINA JURIDICA Y DE CONTRATACION.
En los Decretos N° 091 de noviembre 10 del 2017 y el Decreto N° 080 de 04 de

diciembre del 2018, (vigente), se encuentra estipulado la Planta del Personal de la
Administración Central de Miraflores Guaviare, donde la Oficina Jurídica y de
Contratación vela por la seguridad política institucional de la entidad, donde sus
principales funciones es asesorar, asistir, recomendar, interpretar y brindar soporte
y acompañamiento a la administración central y/o dependencia asignada; en los
temas jurídicos y contractuales, mediante la aplicación de sus conocimientos,
metodologías, normatividad, técnicas y herramientas establecidas, a fin de la
prevención del daño antijurídico en el ente territorial, en concordancia con el plan
de desarrollo municipal y donde orienta el proceso de contratación del municipio
de acuerdo con la normatividad vigente, promoviendo una defensa judicial en los
procesos institucionales.
Fotografía N° 04 Fotografía N° 04: En la marcación en rojo,
se evidencia que la documentación se
encuentra completamente desprotegida,
dado que no cuenta con los elementos
necesarios para una debida preservación,
los funcionarios expresan que laboralmente
no cuentan con unidades de conservación
documental (cajas y carpetas),y tampoco
con el mobiliario necesario, lo cual se
considera un alto riesgo para la
documentación.
La Oficina Jurídica y de Contratación está

en proceso de organización documental, su
infraestructura esta recientemente edificada
y adaptada a todos los medios tecnológicos,
ambientales y de seguridad al respecto.
Igualmente expresan que en el transcurso
de unos días, se adecuaran estantes de
madera los que estarán empotrados a la
pared. De acuerdo a estas actividades los
funcionarios están comprometidos al
desarrollo de los procesos de gestión
documental y a la protección de las
unidades de conservación de este periodo.

Fotografía N° 05
Fotografía N° 06
Fotografías N° 05 - 06: Las marcaciones en rojo evidencian claramente la falta de

unidades de conservación como son las (cajas y carpetas), la misma se encuentra
desprotegida y no cuenta con la seguridad necesaria. Se reitera que la ley 734 de
2002 en su artículo 34, 35 dice que el deber del servidor público es el de custodiar
y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.

Adicionalmente se evidencia la marcación de carpetas, adhesivos o cintas con
diferentes tonos de colores en marcador, en la parte lateral de las carpetas lo cual
no es permitido, es de recordar que el acuerdo N° 042 de Octubre 31 del 2002 en
su artículo 4 numeral 5, explica de manera sustentada lo siguiente: “las carpetas y
demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será:
fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente, número de
folios y fechas extremas, número de carpeta”. Lo que de igual forma se encuentra
descrito en el “Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia” Asimismo se
observa la presencia de AZs, las que en calidad de unidades de conservación, no
cumplen con las indicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
Fotografías N° 07 - 08: Se evidencian unidades de conservación en el piso y sin

ningún tipo de identificación, debido a que la dependencia no cuenta con mobiliario
ni material de conservación (estantería y cajas) para así brindar la debida
preservación.

Fotografía N° 09
Fotografía N° 09: Al igual que en las

demás observaciones, se refleja la falta
de material mobiliario. Los espacios de
almacenamiento y consulta obstruidos
por objetos (personales), que no hacen
parte del material de archivo.
Además de estas evidencias hay otras

como las instalaciones eléctricas muy
cerca a los documentos, como sabemos
el cartón o el papel se catalogan como
objetos inflamables, sin obviar a su vez
que las instalaciones son de madera.
Fotografía N° 10: Se evidencian estantes Fotografía N° 10

metálicos fijados a la pared, los que
siguiendo la norma deberían estar
separados de la pared a una distancia de
25 a 30 cm, en las unidades de
conservación no se observa ningún tipo de
amenazas, a simple vista se refleja que la
ordenación, la altura, amplitud y ambiente
son adecuadas, la parte eléctrica es una
falla puesto que este espacio no contiene
iluminación, al mismo tiempo la
infraestructura no es la más aceptable
como lo señala los indicadores rojos,
debido a que es construida en madera y es
un riesgo para los documentos que reposan
allí, donde no se cuenta con un plan de
emergencias relacionado para la
preservación de estos documentos.

Fotografías N° 11,12,13, 14, 15, 16, 17, 18: Se evidencia documentación por fuera de
las unidades de conservación (caja X200), en este lugar se refleja la documentación en
un estado crítico por contaminación, humedad e insectos, la que debe de ser
intervenida inmediatamente ya que su estado seguirá avanzando hasta el término del
deterioro y desaparición del documento.

De acuerdo a lo anterior la frágil situación de los archivos ha obedecido entre otras
causas a la ausencia de pautas claras y precisas en su manejo, lo que hace que
cobre mayor relevancia el acatamiento de las normas legales y técnicas que
regulan los aspectos propios de la gestión archivística, si el servidor público
acatara y considerara la ley 734 de 2002, en sus Artículos 34 – 35, “Ley derogada
a partir del 28 de Mayo del 2019, por el Articulo 265 de la Ley 1952 del 2019”.
Fotografía N° 15
Fotografía N° 16

Y desde el momento que inicia la vida del documento, se pusiera en práctica una
estrecha colaboración, coordinación y sensibilización, en el fortalecimiento de una
cultura que permita desvirtuar que los documentos son solo un cúmulo de papeles,
y se entendiera desde un punto de vista más objetivo, que la organización
documental es el control que se debe otorgar desde el momento de su producción
en cada una de las oficinas, condición indispensable para poder conservarlos y
preservarlos, como testimonio jurídico, administrativo, y como un elemento del
patrimonio documental de la entidad, ya que los documentos son historia y deben
ser tratados conforme a las normas.
Fotografía N° 17
Fotografía N° 18

La importancia de racionalizar y normalizar una institución con estas amenazas, la
falta de capacitación y materiales de conservación hace un problema cada día
más grande.
Se debe de tener en cuenta, que el desarrollo y el fortalecimiento institucional de

toda entidad a nivel territorial, fomenta y promueve la cooperacion interinstitucional
desde el punto de vista organizativo, administrativo, financiero y programatico,
dirigido a las intancias encargadas de coordinar y ejecutar proyectos de cualquier
tipo en las entidades de orden nacional y terriotorial.
Debemos de tener en cuenta que la Gestión documental es el conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos
obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación, en este orden de ideas debemos trabajar según lo
estipulado en Los Acuerdos N° 049 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del
Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos
sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, y el Acuerdo 050
del 2000 “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”, ambos emanados
por el Archivo General de la Nación.
Siguiendo lo planteado, se presentan una serie de normas y técnicas utilizadas en

los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el
ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los
procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos,
sujetándose al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública.
juridica@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3114707314
Dirección - Calle 5 No. 10-25/ Barrio Chino.

10.4 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN E INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO
TERRITORIAL.
Esta dependencia y según sus funciones debe planificar el desarrollo integral del
municipio, a través de la formulación de políticas, estrategias y objetivos de
desarrollo, de planes integrales, programas de inversión y estudios de factibilidad
técnica, económica y financiera de los diferentes proyectos que se deduzcan del
Plan de Desarrollo del Municipio, con el fin de asegurar el uso eficiente de sus
recursos y el desempeño adecuado de las funciones que le hayan sido asignadas
por la Constitución y la ley a la entidad territorial con la normatividad vigente.
Adicionalmente dirige, coordina y ejecuta con el Alcalde, el diseño, elaboración,

presentación, ejecución y seguimiento de los procesos misionales de la
Administración Municipal, los estudios y diseños de carácter físico, técnico, social,
de construcción, de conservación. Efectuar la vigilancia de cumplimiento de las
interventorías en las obras civiles que posibilite el desarrollo integral y de las
actividades de equipamiento vial, de infraestructura y servicios del Municipio con
plena consideración del impacto ambiental, generando una cultura de Planeación.
Fotografías N° 19-20: las evidencias reflejan un estado de desorganización, la

Documentación se encuentra ubicada sobre escritorios y el piso, sin ningún tipo de
identificación que determine si son documentos de apoyo o archivo de gestión que
se utiliza con regularidad en la oficina, pero de acuerdo a la información
recolectada con los funcionarios de la Secretaría expresan que está se halla en
proceso de reubicación de oficina y organización documental, debido a que se

encuentra recientemente edificada y adaptada a todos los medios tecnológicos,
ambientales y de seguridad al respecto.
Dentro de las instalaciones se diseñó y adecuo en las paredes unos entrepaños

de madera, donde su función es servir de archivador fijo. De acuerdo a ello los
funcionarios han desarrollo actividades relativas a la gestión documental en el
entorno laboral para la protección de las unidades de conservación del presente
periodo.
Fotografía N° 22
Fotografía N° 23
Fotografía N° 21
Fotografía N° 24
Fotografías N° 21, 22, 23: En estas fotografías aparecen una serie de eventos
donde las oficinas de banco de proyectos y Sisben, dependen jerárquicamente de
la Secretaría de Planeación, Infraestructura y Desarrollo Territorial, encontrándose
las mismas ubicadas en la misma aérea, al igual que unos enlaces de apoyo a la

gestión, como lo es asuntos indígenas, reposando en el mismo lugar los
documentos de archivo de gestión de las anteriores.
Como se observa en las fotografías es evidente la falta de materiales archivísticos

lo que hace que los expedientes se vean sin ningún criterio archivístico causando
desorganización, además a falta de material mobiliario y tecnológico no se da la
adecuada conservación y preservación.
Se señala en los círculos más pequeños, unos riesgos como son la parte del
interruptor (tomacorriente) lo cual debe ser cambiado, ya que las unidades de
conservación que no contienen ningún tipo de identificación en la parte superior no
corran un riesgo al igual que CD. A un se ve presencia de archivadores de gavetas
pero se refleja con otras funciones de guardar otros elementos que no son los
documentos. Se refleja la falta de una Planoteca ya que se evidencia planos a la
intemperie, así mismo la falta de materiales de conservación para el cambio de las
AZ, debido a que no cumplen con lo indicado por el AGN.
Es de agregar que las últimas imágenes hacen parte de las antiguas oficinas,
encontrándose a la fecha en proceso de reubicación.
Fotografía N° 24: Estas fotografías también hacen parte de la secretaría de

planeación, infraestructura y desarrollo territorial, en las cuales se evidencia el mal
estado de la documentación, dada la humedad y el no contar con ningún tipo de
organización documental, causando gran preocupación el saber que la
dependencia no tiene conocimiento de que tipo de documentos se hallan en dicho
lugar. Sea el momento para aclarar que de acuerdo a documentos se evidencia
que ya en diferentes ocasiones se ha planteado el tema, no solo desde la oficina
de archivo, sino de parte de la secretaria del consejo departamental de archivos,
según auditoría realizada en el presente año
sec.planeacion@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3114910330

10.5 SECRETARÍA DE GOBIERNO, SEGURIDAD Y POSCONFLICTO
Esta dependencia ejerce facultades y atribuciones de policía y apoyo a la justicia,

mediante la formulación y ejecución de procesos, planes, programas y proyectos
relacionados con la seguridad ciudadana, orden público, protección y
restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes,
resolución pacífica de conflictos, generando los espacios de participación el
desarrollo comunitario, prevención, atención de desastres y protección del espacio
público, Salud Pública, Autoridad Sanitaria y aquellos desarrollados a través del
plan de intervenciones colectivas, garantizando la convivencia y la armonía
pacifica, dentro de su jurisdicción y desarrollo local. Además participación
ciudadana tendientes a fortalecer la capacidad de gobierno del municipio, con la
legislación vigente y los lineamientos que señale el alcalde.
Fotografía N° 25 Fotografía N° 26 Fotografía N° 27
Fotografías N° 25, 26, 27: Se observan varias clases de archivadores, están

acondicionados con entrepaños y algunos con gavetas, se refleja el desorden, no
se establece una información clara, completa y concisa, además su descripción no
soporta toda la información que se requiere para la identificación de los
expedientes y las pocas unidades de conservación que se visualizan.
En el archivador de madera con gavetas, en el contenido se observa varios
expedientes expuestos a insectos, condiciones climáticas y biológicas, esto
originado por la falta de elementos aptos para archivo. Los expedientes se ven sin
ningún criterio archivístico causando desorganización, también se observa un
archivador de gavetas metálico sin identificación de su contenido, donde las
unidades de conservación se hallan deterioradas y se encuentra documentación
suelta, al igual que unidades de conservación no aptas como lo son las AZ, las
que normativamente ya no aplican.

Fotografía N° 28: En este espacio de la oficina, se observa una estantería

metálica fija a la pared, donde se encuentran unos de los documentos con mayor
impacto en área archivística que son las Historias Laborales de la administración,
evidenciando unidades de conservación con rótulos no acordes a la norma, se
recuerda que el acuerdo N° 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, en su
artículo 4 numeral 7, señala que las cajas que se utilicen deben de estar
plenamente identificadas de la siguiente manera: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados
con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número
que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes
extremos y fechas extremas de los mismos.
Por lo tanto la Organización y Archivo de la Historias Laborales, debemos de tener

en cuenta la Circular 04 de 2003 del Archivo General de la Nación y la Función
Pública, donde el expediente laboral internamente se ordena teniendo en cuenta el
principio de orden original, el cual refleja el desarrollo de los trámites de manera
secuencial y consecutiva, donde se muestran las diferentes actuaciones
administrativas desde el ingreso o vinculación del servidor hasta su retiro, además
de los derechos y deberes que éste debe cumplir.
Estos tipos documentales quedan definidos en las respectivas Tablas de

Retención Documental, y se ordenan dentro de cada expediente de tal manera
que reflejen la secuencia lógica de producción, es decir el documento con la fecha
más antigua debe corresponder al primer documento al abrir la carpeta, y el
documento con la fecha más reciente debe corresponder al último que se
incorporó a la misma.

La organización de las Historias Laborales debe ser uniforme en contenido,
diseño, identificación y ordenación. Cada Historia Laboral es una unidad
documental compleja conformada por todos los documentos que soportan todas
las actuaciones administrativas de un servidor a lo largo de su vida laboral en la
Entidad. Cada Historia Laboral es única para cada uno de los servidores, puesto
que allí se relacionan e incorporan todos los documentos independientemente del
lugar donde se realicen las actividades o funciones que hacen parte de las
situaciones administrativas correspondientes.
Fotografía N° 29: Observamos un mueble tipo repisa o de librería, el cual es

adaptado para las circunstancias que notamos de libros Administrativos de
importancia y así mismo algunos documentos en unidades de conservación y AZ,
luego se observa y se encuentran utensilios personales los cuales en su momento
algunos estaban con líquidos, corriendo el mayor riesgo de que se derrame
encima de estos documentos.
De acuerdo a lo anterior la frágil situación de los archivos ha obedecido entre otras

causas a la falta de aceptación de pautas claras y precisas de manejo, ya que si
se acataran las normas legales y técnicas que regulan los aspectos propios de la
gestión archivística y el servidor público considerara y atendiera lo establecido en
la Ley 734 de 2002, en sus Artículos 34 – 35, “Ley derogada a partir del 28 de
Mayo del 2019, por el Articulo 265 de la Ley 1952 del 2019”. Y llevará a la práctica
desde los momentos iniciales de la vida del documento una estrecha coordinación,
es decir apropiarse y crecer culturalmente de forma que le permita desvirtuar que
los documentos son solo papeles, emprendiendo el control de conservación desde
el momento de su producción para poder que sean recuperables caso dado como
testimonio administrativo, fiscal y/o jurídico, o como elemento integrante del
patrimonio documental de la entidad.
De acuerdo a lo descrito en el Decreto N° 091 de noviembre 10 del 2017 y el

actual Decreto N° 080 del 04 de diciembre de 2018, la Secretaría de gobierno,
seguridad y posconflicto, es la directiva de las oficinas de Talento Humano, Salud,
Comisaria de Familia, Inspección de Policía, Familias en Acción y Cultura y
Deporte, además en las que son de apoyo como Biblioteca Municipal y Oficina de
Victimas donde reposan documentos de gestión, como se observa en estas
fotografías.
sec.gobierno@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3114914366

Área de archivos - Oficina de Salud.
Fotografía N° 30
Fotografía N° 30: Los documentos son el principal testigo de una entidad o

empresa, para su ágil búsqueda y consulta, esta Fotografía representa la
verdadera falta de elementos para la conservación y preservación documental,
como (cajas y estanterías metálicas), además de ello que los funcionarios asuman
sentido de pertenencia.
Las instalaciones son en madera y tienen un espacio adecuado para la

organización y conservación, pero se debe de aislar los documentos de elementos
que no son de archivo y así mitigar accidentes.
Los funcionarios de acuerdo a su responsabilidad y deberes deben de realizar la

descripción de los archivos, con ello al momento de requerir un documento, la
consulta será de forma ágil y eficiente.
c.salud@miraflores-guaviare.gov.co
r.subsidiado@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3212864971.

10.6 CULTURA Y DEPORTE.
La oficina de cultura y deporte, se encuentra ubicada sobre la carrera 6 N° 6 – 30

del barrio la paz, “Centro Cultural”, la que es responsable de gestionar y orientar la
formulación de proyectos recreativos y sociales para la ciudadanía Miraflorense,
donde el patrimonio cultural de nuestra región es presentado, proyectado y
transmitido a nuestra población; conocimiento étnico que no se puede desconocer.
Asimismo la sana interpretación de deportes para chicos y grandes, donde el

objetivo principal es el de participar de manera pacífica y ordenada en diferentes
campos y escenarios de convivencia ciudadana, en el que se interactúa unos con
otros por una óptima costumbre en salud.
En la misma área se encuentra la Biblioteca Municipal, donde se presta un servicio

a la comunidad de manera íntegra para niños, jóvenes y adultos, la cual busca
disponer de un espacio libre de toda rutina y costumbre cotidiana para la
población, donde se pueda ver y experimentar algo diferente, integrándose y al
tiempo adquiriendo conocimiento.
Fotografía N° 31 - 32: En la imagen, se observa la estructura de la Biblioteca,

espacio amplio con pocas evidencias notables, sus instalaciones presentan un
adecuado respaldo de conservación y preservación para los documentos, esta
área se encuentra aislada de inundaciones o riesgos de otras dimensiones.
De acuerdo a lo anterior, estas instalaciones se proyectan con las normas básicas

que lo exige la ley en normas archivísticas. Acuerdo No. 049 del 5 de mayo del
2000 – Archivo General de la Nación, Por el cual se desarrolla el artículo 61 del
Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos
sobre “condiciones de edificios y locales destinados a Archivos”.

Fotografía N° 33
Fotografía N° 33: Se evidencia un
tanque de agua el cual suministra el
agua para el área de los baños, pero al
igual se observa una humedad en la
parte inferior de estas instalaciones.
La canalización área en los techos es

muy necesaria para mitigar este
descuido, porque al no controlarse ello,
la humedad será cada vez más enorme
tanto en las paredes y pisos, donde se
presentaran deterioros y daños.
Fotografía N° 34
Fotografías N° 34 - 35: Se evidencia
algunas filtraciones de agua causando
deterioro en las paredes, de igual forma
se presentan manchas que conllevan
hongos, debido a la falta de la
canalización de las aguas lluvias.
Al no intervenirse este inconveniente a

futuro, la humedad irá creciendo más,
produciendo una filtración a un mayor
por toda la pared, conllevando
acontecimientos de tipo perjudicial para
los documentos que reposan allí, según
el acuerdo N° 049 del 2000 del Archivo
General de la Nación, en su artículo N°
Fotografía N° 35
02 – “Aspectos Estructurales”, las
instalaciones que son adecuadas para
estas actividades deben de ser
garantizadas, puesto que todos
conocemos que los acervos
documentales son el principal testigo de
una entidad.
Se hace necesario tomar medidas sobre

este asunto oportunamente, ya que la
biblioteca municipal es un espacio
abierto a niños, jóvenes y adultos del
. municipio.

Fotografía N° 36
Fotografías N° 36, 37, 38: Iluminación, Ventilación, techo y medios ambientales,

para este caso se evidencia la falta de algunos bombillos, pero su entorno
ambiental se encuentra apto para las condiciones atmosféricas, cumpliendo todas
las circunstancias.
Igualmente se observa, que la Biblioteca Municipal, no cuenta con un Programa de

Atención y Prevención de Emergencias para la documentación y demás soportes
didácticos los cuales son muy útiles para la comunidad, ni asumen algún tipo de
plan que haga referencia a la atención de material documental en prevención o en
casos de emergencias.

Fotografía N° 39
La importancia de un sistema de ruta de evacuación es necesario teniendo en

cuenta la seguridad ciudadana, además de la conservación y preservación de los
materiales y archivos que se encuentran en el lugar, en el cómo mínimo deberían
hallarse extintores multipropósito y solkaflam (adecuados para emergencias con
documentación), es de agregar que para esta área se necesitan al menos seis (6)
extintores multipropósito de 10 libras y un solkaflam de 3.700 gms los cuales
resultan suficientes en caso de una emergencia, de igual forma se necesita que el
personal de la oficina cuenta con la capacidad básica de manejo de dichos
elementos en caso de emergencia
Extintores multipropósito de 10 lbs y solkaflam de 3.700 gms

Fotografías N° 39, 40, 41, 42: Se observa la falta de material de unidades de

conservación, suficientes para organizar la documentación, ya que tienen y
manejan, un volumen documental que sobrepasa la capacidad, por esta razón es
evidente el desorden de los mismos.
Fotografía N° 42
Se evidencia varias estanterías

metálicas fijadas a la pared, las
cuales no son suficientes para
la documentación que tienen y
manejan, pues el volumen
documental sobrepasa su
capacidad, por esta razón es
evidente el desorden de los
mismos.

La documentación existente en la Biblioteca Municipal, está en riesgo por la falta

de acciones de conservación preventivas y correctivas, esto conlleva a que gran
parte de la documentación tenga un alto riesgo de pérdida por deterioro, a corto, y
mediano plazo; en la estantería de madera se evidencian diferentes tomos de
enciclopedias, los cuales no se encuentran en óptimas condiciones, esto se debe
al peso de los mismos tomos, lo que hace que cedan sus entrepaños causando
algunos daños a los libros.
Fotografía N° 45
Fotografía N° 45: Se indica

que se debe de tener clara la
identificación de la
documentación, teniendo en
cuenta responsables, de
acuerdo a la oficina
generadora y/o dependencia
de la entidad asimismo
según las funciones que
asuma cada una.
sec.gobierno@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3115647175
Carrera 6 No. 6 - 30, Barrio La Paz.

10.7 SECRETARÍA DE HACIENDA
La Secretaria de Hacienda es la responsable de gestionar la política fiscal que

contribuya a la financiación de los programas y proyectos de inversión pública
contenidos en el Plan de Desarrollo Municipal, la administración eficiente de los
ingresos tributarios del Municipio, el adecuado cumplimiento de la deuda pública
municipal, así como de los gastos autorizados para el normal funcionamiento de la
Administración, destinados a alcanzar la estabilidad, sostenibilidad y seguridad
fiscal del Municipio.
Por lo tanto esta oficina implementa el control de las políticas financieras, fiscales
y económicas del municipio, y además coordina con las otras dependencias las
actividades necesarias para que el municipio participe de otras rentas o se haga
merecedor de alguna operación de crédito externo de acuerdo con la normatividad
vigente de conformidad con los procesos institucionales. La oficina almacén
municipal hace parte de esta secretaría, al igual que la parte contable.
Fotografías N° 46 - 47: Se evidencian la falta de materiales de archivo, donde los

expedientes aparecen sin ningún criterio archivístico, además están expuestos a
condiciones que no permiten la debida preservación, causando una impresión de
descuido en este caso. Ahora se suma, la falta de material mobiliario de estantería
metálica para las unidades de conservación donde tenga una perspectiva diferente
y su protección sea una más lógica. El acuerdo N° 050 del 2000 del AGN, destaca
que la prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia
importante en la planificación general de la preservación; de acuerdo a esto un
plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una
emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos
documentales, frente a estas situaciones se establecerá las medidas preventivas
pertinentes.

Fotografía N° 48
Fotografía N° 48: Se evidencia la falta de asumir sentido de pertenencia en la

conservación de las diferentes unidades de conservación, ya que estas no tienen
ningún tipo de identificación de acuerdo a las normas técnicas archivísticas,
adicionalmente se refleja la falta de otras unidades como cajas de archivo de
referencia (X200), para la preservación de las carpetas, asimismo en el área del
estabilizador se encuentran unos cables de energía de forma inadecuada,
exponiéndose a un riesgo eléctrico con consecuencias irrevocables sobre todos
los documentos que se encuentran ahí; teniendo en cuenta la ley 734 de 2002, en
sus Artículos 34 – 35, “Ley derogada a partir del 28 de Mayo del 2019, por el
Articulo 265 de la Ley 1952 del 2019”, es muy clara con los deberes y derechos
del servidor público en relación a los archivos.
Fotografía N° 49
Fotografía N° 49: se observan una serie
de inconsistencias, donde se debe de
empezar por realizar la respectiva
descripción de las gavetas, igualmente se
deben aislar del lado de la documentación
elementos distintos al archivo y los que en
su momento los afectarían, además
estandarizar el uso de cajas (X200) y
carpetas (desacidificadas de cuatro aletas),
y así dar cumplimiento a la norma no
manejando soportes documentales sueltos.

Fotografías N° 50 – 51: No se debe de dejar entre renglones la normas y técnicas

archivísticas, en los archivos de gestión se debe de tener en cuenta su
preservación como símbolo importante dentro y fuera de la oficina, observamos
dos escritorios con elementos como son el computador de mesa y una impresora
multifuncional, herramientas básicas para la producción de documentos.
En esta Fotografía se evidencia unas unidades de conservación sin ninguna

identificación; y al igual que en otras oficinas se notan documentos sueltos
ubicados sobre la parte inferior del escritorio, pendientes de ser incorporados a los
expedientes, con ello se minimizarían los riesgos de sustracción u otros
accidentes, como la humedad que presenta el piso y la mala distribución de cables
eléctricos que se evidencian ahí. Por eso sería de gran importancia optimizar el
reemplazo de los muebles de madera por estantes metálicos, donde se aproveche
mejor el espacio para la disposición de las unidades de conservación documental.
DECRETO 2578 DE 2012 (Diciembre 13) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Fotografía N° 52
Fotografía N° 52: Se refleja la falta de unidades de conservación, y también

material mobiliario, el uso de la cajas de referencia (X200) y carpetas establecidas
(4 tapas o aletas), cumplen con una función importante dentro del campo
archivístico, a su vez al utilizarlas no se estarían manejando documentos sueltos,
o peor aun perforándolos y utilizando gancho legajador, lo que normativamente se
haya abolido, al cambiar el estante fijo que se encuentra ubicado en la pared, por
uno metálico se optimizaría el espacio y se daría el uso adecuado a los
entrepaños, ubicándose las cajas en el orden correcto de izquierda a derecha de
arriba hacia abajo.
Fotografía N° 53 Fotografía N° 53: En este espacio se
observan dos estantes metálicos, fijos a la
pared y a la vez se está aprovechando la
buena distribución de los mismos, las
unidades que reposan allí, cuentan con un
buen sitio, donde algunas unidades (cajas),
presentan falta de identificación y otras
(carpetas), están por ser incluidas dentro de
unidades de preservación. De acuerdo a lo
anterior se debe realizar lo mencionado según
el Acuerdo N° 042 del 2002 del AGN.
Sus rótulos tienen una presentación uniforme

y visual, pero no son los acordes
normativamente

Fotografía N° 54
Fotografía N° 54: Notamos un estante
metálico, con una serie de unidades de
conservación a las cuales les falta su
respectiva identificación, se observan otras
que presentan rotulación, pero no es acorde
con las normas archivísticas.
Se deben aislar elementos que NO son de

archivo, ya que estas unidades de
conservación son únicas y su preservación
debe ser una prioridad por el funcionario
encargado.
Se debe estandarizar el uso de las cajas

(X200) y ubicar en el orden correcto de
izquierda a derecha de arriba hacia abajo.
sec.hacienda@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3114910338.
almacen@miraflores-guaviare.gov.co
N° Tel: 3222925064.
10.8. ARCHIVO CENTRAL: Oficina de Archivo (Fondo Acumulado).
Se debe empezar por aclarar que el Archivo Central es una unidad administrativa,
donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados desde los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, los que una vez finalizado su trámite,
siguen siendo vigentes, con el objeto de servir de consulta por las propias oficinas
y/o los particulares en general, el que debe estar creado mediante Acto
Administrativo, asimismo hallarse dentro de la estructura organizacional.
Queda en calidad de observación, que de acuerdo a la norma en el presente se

hablara de “Archivo Central”, pero realmente la Administración asume en el
Organigrama es Oficina de Archivo, encontrándose es un Fondo Acumulado.
Por lo anterior, el Archivo Central de la Alcaldía de Miraflores Guaviare, debe de

estar en condiciones óptimas y seguras para la conservación y preservación de los
documentos como lo exige la Ley 594 “Ley General de Archivos” al igual que en
sus acuerdos No. 049 del 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo

7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, Y el Acuerdo No. 050
del 2000 “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
De acuerdo a lo anterior, se reflejan varias observaciones en el archivo central, no

se encuentra documentado, ni creado mediante acto administrativo, evidenciando
en la Estructura Administrativa, que registra “Oficina de Archivo”, soportado
mediante el Acuerdo 018 de 2017. En esta área se realizó un registro fotográfico,
con el objeto de soportar las evidencias más importantes, visualizando hallazgos
de deterioro, reparación y mantenimiento; para la conservación y preservación de
los archivos de la Entidad, para ello se debe de tener herramientas de primera
mano, entre las cuales se incluyen unidades de conservación (carpetas y cajas),
además de material mobiliario que vaya acorde con lo exigido por la Legislación
Archivística.
De la calidad de estas decisiones depende la calificación positiva de la misión

institucional y asimismo se encaminará la modernización administrativa, ya que
por medio de estas actividades se va a reflejar la gestión pública, generando un
buen impacto en la comunidad. De igual forma, no debe olvidarse que los archivos
son el testimonio fiel de la historia y de la existencia de las instituciones. En
síntesis es Patrimonio Documental y por tal motivo, el grado de optimización en la
organización de estos testigos (archivos), es la garantía presente para la toma de
decisiones futuras.
Fotografía N° 55

Fotografía N° 55: El archivo Central es un deposito aparte de las instalaciones de
la alcaldía en el que encontramos un fondo acumulado y la oficina de archivo, se
observa que la ciudadanía aun no ubica la dependencia del Archivo Central, las
personas para dar con las Instalaciones u oficina del Archivo, llegan por medio de
señas e indicaciones, ello debido a que no se han acondicionado las respectivas
señales y/o un aviso visual de esta Oficina.
Fotografía N° 56
Fotografía N° 57

Fotografía N° 58
El Archivo Central del Municipio de Miraflores Guaviare, se ubica sobre la Carrera

10 N° 6 - 27, del Barrio el Progreso, como observamos está situado en un predio
adecuado, (Sin riesgos de inundación), sus medidas son: 7 metros de frente, con
16 metros de fondo con una altura sobre los 4.50 metros, por lo tanto este espacio
se encuentra apto, más no adecuado para el desarrollo de las actividades ya
nombradas anteriormente.
La conservación y preservación de la documentación en la actualidad se debe

garantizar a corto, mediano y largo plazo, en las siguientes fotografías
relacionadas en el presente documento, se evidenciaran una serie de
acontecimientos, donde esta instalación que está adaptada para el funcionamiento
del Archivo Central (Fondo acumulado), se encuentra amenazada por no cumplir
con aspectos Administrativos, estructurales, ambientales y de emergencia donde
su seguridad no es la idónea
El Acuerdo 049 del 2000”, “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, reza en apartes del,
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como
sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
Además de ello, se suma que no se cuenta con un Programa de Atención y

Prevención de Emergencias para la documentación, y tampoco se evidencia un
Plan o documento, que haga referencia a la atención de material documental en
prevención o en caso de surgir algún suceso que afecte los archivos; el que no
sería nuevo en esta región.

Por lo tanto, se deben realizar diferentes mejoras en esta área, y así logar evitar
situaciones de riesgo y futuros desastres, lo cual es una manera estratégica donde
predomina la importancia de la planificación general de la conservación y la
preservación, se debe formular un plan de manera acertada, el que permita una
respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto
para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y
disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro.
Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y

protección de los documentos y el conocimiento de las estrategias de
recuperación dado un probable siniestro, al igual que en la planificación de la
respuesta y la recuperación.
También deberá incluir capacitación y entrenamiento periódico al personal, al que

se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas
de alarma y de evacuación si aplica, asimismo los funcionarios del grupo de
“Personal de Salvamento en Emergencia Documental” deberán hacer parte de las
capacitaciones.
Se realizó un recorrido por toda la estructura, iniciando la verificación de la

instalación en su parte física (pisos, techos, paredes, instalaciones eléctricas entre
otros); Asimismo, se observaron las condiciones ambientales que ofrece este
lugar, la cual contiene una iluminación muy baja, contaminantes microbiológicos y
atmosféricos, humedad y temperatura oscilante, relativa a la región, donde por
condiciones económicas no se cuenta con los equipos correspondientes y
necesarios como lo son entre otros: (Higrómetro, termo higrómetro, luxómetro,
anemómetro), para lograr brindar un concepto exacto de ello.

Fotografía N° 61 Fotografía N° 62 Fotografía N° 63
Pese a que es de conocimiento la normatividad las instalaciones de la

Administración Municipal, al igual que en el Archivo Central (fondo acumulado), no
cuenta con elementos de emergencias (Extintores multipropósito al menos de 10
libras y un solkaflam de 3.700 gms), de acuerdo a lo anterior, se recomienda que
en el Archivo Central, dada la dimensión de la infraestructura se ubiquen como
mínimo seis (6) unidades de (extintores), los que serían suficientes en caso de una
emergencia en esta área, además que el personal sea capacitado técnicamente
en manejo de dichos elementos.
De igual forma e independiente de lo anterior en los archivos de gestión se debe

tener a disposición de la oficina un elemento (extintor), sin obviar la importancia de
la existencia dentro de la alcaldía y en las diferentes oficinas ubicadas fuera de
esta del manejo de kits de primeros auxilios.

No se evidencia una adecuada organización para la conservación de los

documentos, ya que los mismos se encuentran sobre escritorios, mesas
improvisadas y algunos en estibas de madera, de las diferentes estanterías que se
observan, son pocas las que se hallan en buen o regular estado, notando que
varias se encuentran demasiado endebles y/o amarradas una con otra con fibra
(cabuya), Es evidente la falta de materiales archivísticos como son estantería
metálica y unidades de conservación (cajas X200 y carpetas de cuatro aletas) a
primera vista, causa preocupación el entorno laboral dentro de este Depósito, que
hace las veces de Archivo Central, (fondo acumulado) y la oficina de archivo. En
la última fotografía se observa que está edificada en madera; según el acuerdo N°
049 del 2000 expedido por el Archivo General de la Nación, reza en su artículo 2°
“Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:” y paso seguido en sus apartes registra: (Ubicación, Aspectos
Estructurales, Capacidad de Almacenamiento y Distribución).
En “Aspectos Estructurales” indica:
- “Si se utilizan estanterías de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra
que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor
tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener
el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación”.

Fotografía N° 70
En el interior del depósito mencionado y asignado para la conservación de los

documentos, se evidencia que se utilizan en su mayoría como unidades de
conservación, lo que son (Cajas X-300, Cajas X200, Cajas comerciales, carpetas
no permitidas, AZ, lonas y bolsas de basura, asimismo en algunos casos tomos),
las que se encuentran organizadas en estanterías fijas por secciones y
subsecciones, según la entrevista realizada al funcionario encargado del Archivo
Central, hace la observación y aclaración que es un “fondo acumulado”, más no el
archivo central, ya que para ello y de acuerdo a la norma falta elaborar y aplicar
las “TVD” Tablas de Valoración Documental, y los respectivos controles de
organización y descripción documental, de la misma manera se analizó y se
observó, la organización de la documentación, en relación a la conservación y
deterioros físicos (Clasificación, ordenación, descripción, rasgaduras, faltantes,
presencia, de hongos y deterioro de documentos, entre otros).
Fotografía N° 73

Básicamente el Archivo Central se encuentra en un estado de alto riesgo, por las

condiciones que se evidencian y describen en cada una de las fotografías que se
vincularon al presente Diagnóstico de Archivos, y de acuerdo a los diferentes
análisis de aspectos referidos en todo este proceso, generando tal magnitud de
preocupaciones, y a la vez probables acciones que se deben ejecutar, teniendo en
cuenta entre otras: (la ventilación fuera de los parámetros normales, agentes
contaminantes y/o atmosféricos, al igual que ataques biológicos o deteriorantes ),
entre estos encontramos:
Grupos de Organismos Deteriorantes:

-. Microorganismos hongos y bacterias
-. Insectos: pescadito de plata, termitas, gorgojo, cucarachas.
-. Aves y /o murciélagos.
-. Roedores
Es de agregar que los factores descritos contribuyen a que la documentación

adquiera un daño irreversible, ya sea a corto, mediano o largo plazo, en caso que
la misma no sea debidamente tratada a tiempo.

Fotografía N° 78

La frágil situación de los archivos obedece entre otras causas al no acatamiento

de pautas establecidas en el nivel nacional y municipal las que son claras y
precisas en su manejo, lo que hace que cobre hoy mayor importancia que todos
conozcan y cumplan las normas legales y técnicas que regulan los aspectos
propios de la gestión archivística, una vez más se reitera, que si el servidor público
acatara la ley 734 de 2002, en sus Artículos 34 y 35, “Ley derogada a partir del 28
de Mayo del 2019, por el Articulo 265 de la Ley 1952 del 2019”, y la llevara a la
práctica desde el momento inicial de generado o recibido el documento, de igual
forma asumiendo conciencia en su rol de servidor público, contribuyendo con
acciones en el fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar que los
documentos son solo un cumulo de papeles llenos de polvo y ácaros, los que
dejan de ser de su incumbencia en el momento que se retira de la entidad, y
adquirieran un punto de vista, que les permita comprender que el control y la
racionalización documental, por ende la conservación y la preservación inicia en
cada una de las oficinas que de acuerdo a sus funciones realizan tramites
documentales, y que es requisito indispensable, el buen y adecuado manejo
documental, para que sean recuperables en todo momento dada su calidad de
testigo fidedigno a nivel jurídico administrativo, legal y/o fiscal, asimismo como
elemento integrante del patrimonio documental de la entidad.
Es evidente que a pesar de que algunos documentos se encuentran en unidades

de conservación, ya por desconocimiento o solo por petulancia de funcionarios
que manifiestan que la organización de archivo, no es de su competencia, estos
no han sido tratados conforme a su importancia y como lo indican las normas
vigentes, la mayoría se encuentran sin ningún tipo de organización como lo indica
la Legislación archivística, amenazas que aunando la falta de elaboración e
implementación de las “TVD”. Tablas de Valoración Documental, falta de
capacitaciones relativas y materiales propias para almacenamiento y conservación
hacen un problema cada día más complejo.
Fotografía N° 81
De la calidad de decisiones y acciones al respecto que brinden la importancia,

racionalización y normalización de los archivos de la Entidad en sus diferentes
ciclos, depende la eficacia de la misión institucional y asimismo se logrará
encaminar la modernización de los acervos documentales, actividades que
reflejaran una buena gestión pública; impacto que favorecerá no solo a la entidad
sino a la comunidad. Recordemos que el Archivo Municipal de la Alcaldía de
Miraflores Guaviare, brinda por diferentes canales el servicio de consulta y la
funcionaria competente luego de realizar lo concerniente, diligencia la respectiva
respuesta, otorgando al usuario interno y/o externo una información clara y
concisa basada en la veracidad de la documentación, ello sin obviar los
requerimientos allegados por los diferentes entes de control.
Asimismo al obtener espacios debidamente estructurados se conseguirá otorgar a

los diferentes usuarios una aérea de consulta de acuerdo a lo indicado
normativamente.
Fotografía N° 82

En este orden de ideas y ante la falta de asumir conciencia de las normas legales
y técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, se hace
necesario fortalecer una cultura que permita desvirtuar el improcedente concepto
de archivo como depósito de papel sin ningún valor u organización, por uno más
idóneo que contemple la gestión documental desde la producción o recepción del
documento pasando por la organización, (clasificación, ordenación conservación,
recuperación y preservación), y/o difusión de la información contenida en él.
De acuerdo a la gestión documental en el Diagnóstico de Archivos, se formuló de

manera puntual lo relacionado a iluminación natural y de igual forma la ventilación
del presente lugar; observando unas claraboyas y unas rejillas para que el medio
ambiente atmosférico sean aún más natural, pero las dificultades se presentan
cuando las altas temperaturas llegan a un límite que empiezan hacer efecto dentro
del depósito, las rejillas mencionadas no son garantía de impedimento de la
entrada de insectos, u otro tipo de animales, además la gran cantidad de polvo es
uno de los factores más relevantes y perjudiciales en el Archivo Central. Para ello
la Prevención debe partir de la identificación y levantamiento del mapa de riesgos,
seguido de la evaluación y/o valoración de las potenciales amenazas.
Frente a esta situación se deben establecer las respectivas medidas preventivas,

de igual forma el manejo de los riesgos inminentes y la formulación de un plan de
contingencia que incluya las medidas de reacción necesarias y la valoración
cíclica del mapa de riesgos, teniendo en cuenta que la norma es clara en el
concepto de aspectos generales para lo mencionado según lo describe el Acuerdo
N° 049 del 2000 del Archivo General Nación, “Por el cual se desarrolla el artículo
61 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de
Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Asimismo y de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica Colombiana NTC

5029 del 2001, se realizó a los documentos medición en metros lineales, en razón
a ello se concluye que el Archivo Central (fondo acumulado), presenta un total de
(259,1) en metros lineales (ML), esta medición se realizó con una cinta métrica y
por dimensión en los casos que así lo requirieron, teniendo en cuenta los
lineamientos y directrices en las conversiones descritas en la norma mencionada.

Lo más preocupante de esta infraestructura son las instalaciones eléctricas, como

lo demuestran estas ilustraciones. El Archivo Central posee una debilidad en la
distribución de los circuitos de cableado y de energía, evidenciando con ello el
máximo riesgo, de ahí la importancia de formular prontamente el mapa de riesgos.
Se ha observado que los documentos o papel, en una conflagración hacen parte

de los elementos altamente Inflamables, los que en caso de un cortocircuito y dar
inicio a un incendio, contribuirán a que este se propague rápidamente por todo el
lugar.
Lo antepuesto, es un caso demasiado preocupante ya que dado un probable

siniestro, los documentos de este recinto no tendrían oportunidad para que el
grupo de salvamento documental realice el debido procedimiento y una
recuperación documental sería aún más nefasta, teniendo en cuenta que no se
evidencian elementos portátiles contra incendios ni un plan estratégico de atención
y reacción inmediata dado un posible evento.
La administración debe entender que a nivel municipal es responsable de la

adecuada organización, conservación, preservación, uso y manejo de los
documentos independiente del ciclo vital en que estos se encuentren, en razón
que los archivos son considerados parte fundamental del patrimonio documental.
Para concluir se trae a colación lo expresado en apartes del, artículo 251 del
Código de Procedimiento Civil, “Los documentos son públicos o privados.
Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo

o con su intervención”; de igual forma la Ley 594 de 2000, indica en el artículo 14
“Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La
documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y
éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”, lo que ratifica la LEY
734 de 2002. “Código Disciplinario Único” Artículo 34 DEBERES. Son deberes de
todo servidor público:
No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
No.22.Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido:

No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las
peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así
como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento.
No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones.
No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a
personas no autorizadas.
11. EVALUACION DE LOS ASPECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Las instalaciones de los archivos en las diferentes dependencias de la

Administración Central del Municipio de Miraflores Guaviare, presentan
condiciones aptas, pero no adecuadas para la tenencia y conservación de los
respectivos archivos de gestión, debido a que los espacios de las áreas son en su
mayoría muy reducidos e insuficientes para albergar la documentación tramitada
en lo que corresponde a un poco más de un periodo de Administración,
Lo que conlleva que al momento de tener en cuenta la distribución del área y el

almacenamiento de la distribución, no se puede objetar la norma entre ellas el
Acuerdo 049 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. La Norma Técnica NTC
5921 de 2012, “Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento
de material documental” y el Acuerdo 08 de 2014 “Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos
13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

Asimismo se indica que una vez evaluadas las oficinas, los funcionarios de la
Secretaría de Planeación e Infraestructura y Desarrollo Territorial, dan a conocer
la no existencia de planotecas para la correcta conservación de los planos, dichos
documentos están siendo almacenados doblados o enrollados, pero dado su
tamaño ello puede ocasionar daños a la información a mediano y/o largo plazo, ya
por roturas o deterioro del soporte.
También se señala que las oficinas de salud y jurídica y de contratación, al igual

que la secretaría de planeación, infraestructura y desarrollo territorial, hasta hace
pocos días se encontraban en edificaciones de madera, aunando los riesgos para
los documentos, puesto que es de conocimiento que la madera es un elemento
propicio para albergar diferentes tipos de insectos y/o animales.
Los documentos que reposan en la secretaría de planeación, están organizados

en estantería metálica, a la vez se da uso estandarizado de cajas X200, también
se observan tomos, AZ y planos, los cuales están siendo almacenados doblados o
enrollados.
También en algunos casos se evidenciaron documentos agrupados y sujetos con

gancho legajador plástico, al igual que documentación sujeta con zuncho, pita o
cabuya, se observó documentación folders, y soportes magnéticos o digitales
como CD.
Igualmente se observa que el almacenamiento de la documentación es casi igual

en todas las dependencias; adicionalmente en algunas se encuentran documentos
sueltos ubicados sobre los escritorios o en gavetas, pendientes de ser
incorporados a los expedientes. En general, las unidades de almacenamiento y
conservación se encuentran en regular estado, casi en su mayoría.
A nivel interno se estableció que los documentos pueden llevar clips plastificado
aislado por un pequeño recuadro de papel en el intermedio para proteger los
documentos. Una vez ordenado el expediente los clips y ganchos de cosedora
deberán ser retirados y así impedir el pronto deterioro de la documentación.
La Ley 594 de 2000 - “Ley General de Archivos”, y las disposiciones

constitucionales establecen el carácter público de la información, y con respecto al
mismo tema la eficiente gestión de las entidades públicas y privadas con funciones
públicas.
En virtud a ello establecen la obligatoriedad de la conformación y sostenimiento de

archivos que acojan todos aquellos documentos producidos o recibidos por la
entidad en razón a sus actividades y funciones, de igual forma aquellos que hacen
parte del patrimonio cultural. En conclusión, los archivos dentro de la nación
colombiana, buscan la conservación y preservación de los documentos de interés
público, información necesaria para las actividades de control del Estado, y otros

documentos “BIC” Bienes de Interés Cultural pertenecientes a todos los
colombianos.
Los diferentes Archivos, que debe tener toda entidad territorial, establecen una
gestión continúa de herramientas, procesos y procedimientos, para formular la
Gestión Documental acorde a la norma, en la que se estructuren un conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual forma
no se puede obviar la Ley 594 de 2000, la que indica en apartes de su Artículo 48.
“Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la
Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos,
incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes”.
En razón a ello la administración debe implementar lo correspondiente a los

Backus: Copia de seguridad, o de respaldo, definido como “Copia de un
documento realizada para conservar la información contenida en el original en
caso de pérdida o destrucción del mismo”.
El Archivo central está compuesto por un aula, donde encontramos estanterías

metálicas fijas, con una capacidad de 1300 metros lineales aproximadamente, el
que a proyección irá a crecer anualmente por acción de las transferencias
primarias documentales, a razón de 50 metros lineales de información de acuerdo
a los tiempos de retención.
Este depósito se encuentra en un estado crítico, sus condiciones no son

favorables en seguridad, ambiente e iluminación, presentando falencias en las
carpetas las cuales al estar sueltas y fuera de las cajas presentan riesgos para los
documentos, los que se pueden deteriorar, refundir o peor aún llegar al término de
desaparecerse.
En razón a ello se debe manejar como prioridad la actualización de las tablas de

retención documental y la elaboración de las tablas de valoración documental, de
igual forma la respectiva aplicación de estás y hacer el respectivo procedimiento
de eliminación. De acuerdo a esta proyección podemos determinar que posee una
capacidad de almacenamiento hasta el año 2023, por lo que antes de esa fecha
debe proyectarse una nueva área adecuada con los elementos pertinentes.
Las unidades de conservación son principalmente cajas, carpetas, tomos y AZ, se

observa la implementación de un sistema de identificación por sección y
subsección. Las carpetas no son desacidificadas y utilizan gancho legajador
metálico, también se evidencian cajas de diferentes referencias, algunas sin
recubrimiento interno.

En general, estas unidades de almacenamiento y conservación se encuentran en
deterioro, fisuradas y en deformación por el tiempo, en caso del archivador
metálico las gavetas presentan imperfección para lograr abrir y/o cerrarlas.
Es evidente en el archivo central la carencia de equipos, por lo que se hace

fundamental la compra de elementos y/o materiales para el mejoramiento del
desarrollo de la dependencia Archivo Central, como lo son: 2 computadores con
una excelente capacidad, fotocopiadora impresión 300 “ppm” páginas por minuto,
escáner 100 ppm, impresora 50 ppm, estabilizadores de energía, UPS potencia de
500 va /240w de 6 tomas, 2 escritorios, 2 sillas ergonómicas, 2 escaleras tipo
pirámide en aluminio de 1.50 de altura, 4 ventiladores o aires acondicionados,
extractores de aire, reloj, teléfono y un factor bien importante servicio de internet.
Formatos
En los Archivos de Gestión, la producción documental se realiza en su mayoría en

papel tamaño carta y en menor medida en tamaño oficio, se observa que algunas
oficinas utilizan un tipo de formato el que no está aprobado ni socializado, por
ende no se encuentra estandarizado.
Por lo anterior y teniendo en cuenta el reglamento interno de archivo y

correspondencia se debe implementar un formato socializándolo e impleméntalo
de manera estandarizada en toda la entidad, sin obviar el realizar el mismo
proceso con los diferentes tipos documentales relacionados a las comunicaciones
oficiales.
Asimismo regular el proceso en los diferentes archivos de gestión y en articulación

de la oficina de archivo y la Ventanilla Única de Correspondencia, realizar
seguimiento a la normalización de la documentación desde su producción
Soportes
En los Archivos de Gestión, la información se encuentra en general en papel bond

de 75 gr; y una pequeña parte de la documentación corresponde a soportes que
presentan diversos calibres y calidades, también se observan fotografías, medios
magnéticos y planos, estos documentos en algunos casos no han sido producidos
por la alcaldía ya que muchos se relacionan con diversos trámites que precisan de
otra entidad.
En lo posible se debe de tener en cuenta utilizar papel libre de cloro o papel

alcalino que por su naturaleza básica y su estabilidad química garantizan la
permanencia del soporte.

Técnicas de registro:
La impresión de inyección de tinta es la técnica de registro que más se utiliza para

la producción de documentos, sin escatimar la existencia en algunas oficinas de
impresoras láser, de igual forma en los archivos de Gestión, se encuentran
documentos elaborados con diferentes tipos de tintas y fotocopiados.
Es necesario prescindir de micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda; se

recomienda el uso de tintas esferográficas, las cuales presentan estabilidad
química y son absorbidas adecuadamente por el papel sin producir manchas.
Se observó el uso de útiles de escritorio durante el trámite de los documentos,

tales como, esferos, lápiz de mina negra, cosedora, perforadora, clips
plastificados, sellos de tinta, entre otros.
11.1 Limpieza de áreas y documentos.
La Alcaldía Municipal de Miraflores Guaviare, no cuenta con un programa de

limpieza y desinfección de áreas, superficies y documentación. Además de ello
tampoco posee los elementos y los equipos para estas actividades.
No obstante se realizan varias secciones de limpieza al año de manera manual

por parte del personal de la oficina de archivo, buscando la adecuada
conservación de la documentación.
Pero se debe tener en cuenta que para las rutinas de limpieza y desinfección en
áreas, superficies y archivos; los procedimientos se deben realizar con brochas
para el polvo y la limpieza en seco con aspiradora, además de la limpieza de la
estantería con alcohol antiséptico el cual tiene una composición química que no
afecta los materiales documentales, ello sin utilizar grandes cantidades para no
afectar la humedad relativa del entorno.
En lo consiguiente se sugiere que la entidad debe adquirir los elementos básicos

para realizar la limpieza de las estanterías, las cajas, carpetas, tomos, lámparas,
puertas y demás elementos que reposan en las áreas de depósitos de archivos
donde se salvaguarda la información.
Para desarrollar las anteriores actividades se deben ejecutar de manera puntual y

con mucha responsabilidad las siguientes acciones.
 Identificar las fuentes de polvo y suciedad.

 Aplicar instructivos de limpieza y desinfección de áreas y documento.
 La compra de una aspiradora de polvo – agua, un soplador y un medidor de
temperatura.
11.2. Toma de conciencia.
Todo el personal que tenga bajo su cargo o esté relacionado con cualquiera de los
Procesos de la gestión documental, Planeación, Producción, Gestión y trámite,
Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Salvaguarda a largo
plazo y Valoración, deberá tener una inducción previa sobre los temas de
conservación y preservación, almacenamiento, atención de desastres entre otros.
La mayoría de los funcionarios de la entidad no hacen uso de las buenas prácticas

de conservación documental y utilizan clips o ganchos de cosedora, elementos que
causan oxidación a los documentos, manchas y degradación del papel. En
algunos casos aíslan el clip por medio de un recuadro de papel cubriendo el
documento
Asimismo realizan notas sobre los documentos, con esferos, marcadores u otros
elementos, los que pueden provocar manchas, oxido o acidez sobre ellos.
Se Advierte que cuando se manipulen los documentos con las manos sucias, esto
genera manchas, acidez y la aparición de bacterias, la recomendación es que al
efectuar la manipulación se realice siempre con las manos limpias para una mayor
seguridad de los mismos. Además de ello el procedimiento se debe ejecutar con
cuidado ya que al sacarlos todos a la vez, se genera roturas, doblajes y
rasgaduras, de igual forma de recomendó el uso de separadores de papel y/o un
pequeño formato de notas con el fin de no enmendar el documento y prevenir su
deterioro.
También se invitó a tomar conciencia de ubicar los documentos en su sitio de

origen luego de cada consulta, y así evitar su deterioro, que se refundan, o peor
aún la pérdida definitivamente de estos.
Se recomienda el adoptar medidas de seguridad para los funcionarios al momento

de manipular las diferentes unidades de conservación, sin omitir en ningún
momento los “EPP” elementos de protección personal, como son (overol, botas
gafas, guantes, gorro, tapabocas, jabón antibacterial, alcohol), lo que contrarresta
altamente el riesgo de que el funcionario padezca las diferentes enfermedades
asociadas al manejo de archivos, de acuerdo a la información brindada por la
“OMS” Organización Mundial de la Salud
11.3. Saneamiento Ambiental.
El saneamiento constituye una de las principales estrategias, dentro de las

acciones que se deben implementar en el campo de la conservación preventiva en
nuestro país, dadas la características geográficas de nuestro territorio nacional;
estas actividades propenden al control de las cargas de polvo y de contaminantes
biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes

documentales. Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de
ellos, sean abordados por personas idóneas y debidamente capacitadas en el
campo de la conservación del patrimonio Documental, dado que la aplicación de
técnicas y productos inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los
soportes. Por esta razón dentro de los archivos siempre se deben reconocer los
efectos de cualquier sustancia y procedimiento que se pueda generar sobre los
soportes, materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios.
En la Actualidad, la documentación que reposa en el Deposito de Archivo Central

presenta un riesgo a alto nivel, en las condiciones de almacenamiento dado que
no cumplen ni un 20% de lo que exige el acuerdo N° 050 del Archivo General de la
Nación “Conservación de los Documentos”, en razón a ello es necesario ejecutar
un proceso de mantenimiento en el techo por la filtración de aguas lluvias, y de
desinfección dado que esto genera hongos y microorganismos por la humedad, ya
que a futuro puede llegar a presentar esporas y generar deterioro en la
documentación.
Las partículas de polvo que ingresan al depósito del Archivo y se almacenan sobre
estanterías, cajas, carpetas y los diferentes tipos de soportes documentales,
pueden generar corrosión de los materiales y en asociación con altas condiciones
de humedad y temperatura pueden desfavorecer los mismos, y la ocurrencia de
deterioros físicos y químicos por lo general irreversibles. Además estas acarrean
consigo ácaros y esporas de hongos y bacterias, los cuales utilizan la celulosa
como fuente de carbono, generando manchas de diversos colores y ácidos que
degradan tanto las fibras como las cargas que componen el papel.
Alrededor del Archivo Central se observa un gran espacio, al aire libre; lo que al
local del archivo no estar completamente cerrado, sin intención permite el paso de
aves, murciélagos y otros organismos que con sus excrementos pueden generar
daños considerables a los diferentes materiales y documentos. Por ello debemos
de tener en cuenta el “Instructivo De Limpieza Y Desinfección De Áreas Y De
Documentos De Archivo” del Archivo General de la Nación. (Grupo de
Conservación y Restauración).
Es necesario que la Administración Municipal inicie un programa de conservación

preventiva, dirigida a controlar las causas del deterioro y así detener los
mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que están atentando o
puedan atentar contra la integridad física y testimonial del acervo documental, que
se encuentra en el Archivo Central del Municipio.
En algunos archivos de gestión se evidencia suciedad y desorden y suelen

aparecer insectos como cucarachas, cucarrones, mariposas, termitas y
organismos mayores como los roedores, estos constituyen los principales
causantes de pérdidas de soporte de la información; en el caso de los ratones, se
tiene que aunque no emplean la celulosa como fuente de alimentación, son

grandes destructores de documentos en papel, al utilizarlos para construir sus
nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que pueden afectar
al ser humano, por ello se recomienda realizar periódicamente actividades de
desratización que garantizará que ratas y ratones no empleen los materiales como
nidos.
También se debe realizar el procedimiento completo de saneamiento en los

espacios del archivo central, encaminadas a reducir y controlar los
microorganismos, la desinsectación para erradicar invertebrados asociados a los
espacios de archivo y que en el caso de termitas y gorgojos pueden llegar a
ocasionar daños considerables.
11.4. Almacenamiento y realmacenamiento.
La organización de los documentos permite la localización rápida de los mismos

atendiendo las características o criterios existentes en la entidad a la hora de
poder realizar la búsqueda, consulta y otorgar la debida respuesta dentro del
tiempo límite establecido normativamente.
El procedimiento de realmacenamiento para los documentos que se encuentran

en los diferentes archivos de gestión y Archivo central, y que evidencian el riesgo
por ejemplo: unidades de conservación no aptas (AZ), unidades de conservación
con más de 500 y 600 folios, o en su defecto cantidad de folios sueltos, deben ser
cambiados por unidades de conservación que sean acordes con las normas entre
ellos: (Cajas X200, Carpetas Desacidificada 4 aletas y Estantería metálica de 6
entrepaños).
También se debe normalizar, procesos específicos de conservación preventiva

tanto para el documento original como para las reproducciones, con el fin de
minimizar la contaminación del medio ambiente.
En los diferentes archivos de gestión y en el archivo central se debe realizar el

proceso de organización documental, para contar con expedientes (clasificados,
ordenados con depuración y descripción), lo que permitirá realizar eficientemente
el inventario documental.
El artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la

administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas
deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán
los principios y procesos archivísticos. El artículo 22 de la misma Ley, señala que
la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende
procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Razón por la que se debe capacitar sobre procesos específicos de conservación
preventiva como manipulación de sus valores administrativos e históricos.
11.5. Atención y prevención de emergencias.
La Alcaldía de Miraflores Guaviare, no cuenta con un Plan de Atención y

Prevención de Emergencias para la documentación y el personal. No obstante se
observó documento titulado “Personal de Salvamento en Emergencia
Documental”, pero en el mismo no se evidencia que haga referencia a la ruta de
evacuación, sitio de encuentro y ubicación de elementos necesarios en caso de
emergencias.
Es de anotar que las oficinas de la administración incluyendo el Archivo Central no

cuentan con extintores, en caso de una emergencia, y tampoco se brindan
capacitaciones técnicas periódicas de manejo de dichos elementos.
El acervo documental se encuentra en total desprotección y con un alto índice de

riesgo, las garantías de su permanencia en los sitios de almacenamiento son muy
mínimas, donde están en 90% de inseguridad, ante cualquier evento que se
presente, y su recuperación sería extremadamente difícil.
11.6. Condiciones de prevención y atención de desastres.
Se deben establecer estrategias y acciones de prevención, atención y reacción, en

caso de desastre documental, definidas en el plan de atención de desastres las
que deben ser acordes con el Sistema Integrado de Conservación de la entidad.
Se debe capacitar, orientar y concientizar a los funcionarios de la entidad en

cuanto a la importancia de los documentos en caso de un siniestro y en relación a
los factores desfavorables de desgaste y deterioro, los que por general, tienen
consecuencias altamente irreversibles para la integridad de la documentación.
Para el plan de emergencias es necesario el trabajo en conjunto y la colaboración

de todos los servicios relacionados con el tema como los Funcionarios de la
Alcaldía, el Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO de la entidad (si
existe), bomberos, defensa civil, constructores de la edificación, servicios médicos y
de seguridad, y aseguradoras (Si aplica),
11.7. Control y monitoreo de condiciones ambientales.
Las condiciones geográficas del Municipio de Miraflores, se define como una

densa selva tropical con una extensión total (12.779.3) Km2, siendo el tercer
municipio con mayor extensión del Departamento del Guaviare, la altitud de la
cabecera Municipal es de 180 msnm (metros sobre el nivel del mar), y la
temperatura promedio es de 28 °C.

12. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA.
Debido a problemas de orden público, la administración municipal sufrió algunos

hechos ocurridos en los años de 1995, 1998 y 2002 al 2004, entre ellos, incendios,
destrucción, saqueos y desplazamiento, causando enorme pérdida de memoria
documental; al retorno de la alcaldía a ejercer sus funciones en el municipio el
archivo se ubicó en oficinas de madera luego se realizaron adecuaciones en
material, pero buscando un mejor espacio en el año 2013, se ejecutaron algunas
adecuaciones al local ubicado en la carrera 10 N° 6 – 27 del Barrio el Progreso
siendo habilitado como el Archivo Central (fondo acumulado), donde aún se
encuentra funcionando, instalación considerada apta en cuanto a tamaño de
acuerdo a los factores que indica la norma concerniente, para el desarrollo de las
actividades Archivísticas Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla del
artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General
de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo”.
La infraestructura del Archivo Central se encuentra aún en obra negra, sin

terminados y/o acabados con riesgos de alto nivel, al igual que en las
instalaciones eléctricas.
De igual forma con el transcurso de los años y debido a la falta de sentido de

pertenencia del nivel jerárquico, el área Gestión Documental, refleja la falta de
compromiso de las diferentes administraciones, ya que no se puede obviar que el
Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”, emite constantemente
normas que hacen referencia al cumplimiento de actividades enfocadas a la
Gestión Documental.
La conservación y preservación de la documentación de la entidad, debe ser

garantizada por la misma a corto, mediano y largo plazo, encontrando que la
infraestructura se encuentra amenazada por aspectos administrativos,
estructurales, ambientales y de emergencia, donde la seguridad no es suficiente y
tampoco la más apropiada
Es de agregar que la Administración Municipal, expone que a falta de recursos no

cumplen con las condiciones mínimas de ventilación, iluminación y demás
condiciones que garanticen la integridad física y funcional, y tampoco poseen
equipos especializados para la toma de muestras ambientales, pero muestra
compromiso en iniciar acciones que permitan viabilizar un cambio.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera o en lo posible interna a las paredes
de la edificación, pero estas deben estar en perfectas condiciones, asimismo se
debe realizar control y/o mantenimiento a toda la red eléctrica de manera
periódica.

Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la
conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o
igual a 100 lux. De igual forma evitar la luz solar
En los archivos de las secciones y subsecciones de la Alcaldía se encuentran

estanterías metálicas, fijas, archivadores metálicos y de madera, sin embargo, el
mobiliario de almacenamiento no es el suficiente para la documentación, el que en
su mayoría ya se debe de cambiar.
En conclusión se observan más problemas dentro de la edificación que al exterior

de la misma, por lo tanto se sugiere la terminación de este inmueble donde se
recomienda que las pinturas utilizadas deben poseer propiedades ignífugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación, de igual forma la adecuación del piso ya que este
se encuentra en cemento rustico (sin pulir) y con algunas fisuras, lo que hace que
el polvo sea más difícil de neutralizar, y así con ello lograr dar una apariencia de
oficina y no de un deposito abandonado.
Se debe de tener en cuenta que anteriormente en el mismo lugar se encontraban

instaladas las plantas eléctricas del municipio, por ello la placa o piso se haya
construido dimensionando un peso de 10.000 kgm/m2, donde se puede utilizar
estantería metálica de 2.00 mts de alto y de buen calibre.
Es de agregar que los muros, techos y puertas deben ser adecuados con material
ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión, por lo cual
se plantea realizar lo pertinente al mantenimiento de las mismas.
a) ¿El Archivo se encuentra en un lugar seguro y lejos de inundaciones?
El archivo central se encuentra ubicado en la carrera 10 N° 6 - 27, del Barrio El

Progreso del Municipio de Miraflores Guaviare, en esta edificación funciona la
misma Oficina de Archivo de la entidad, instalación que se encuentra fuera del
alcance de inundaciones
b) ¿Cuenta con espacio suficiente para albergar documentación en la

actualidad y a futuras administraciones?
El espacio del archivo central a la fecha es apto más no adecuado, ya que

teniendo en cuenta el volumen documental que produce la entidad anualmente, es
necesario que la alta dirección asigne recursos suficientes para la adecuación o
ampliación de la misma, o en su defecto para la construcción de otras
edificaciones similares en tamaño a la actual, y así salvaguardar los documentos
visionados a futuro, dado que la actual estructura le queda poco espacio.

c) ¿El mobiliario en los diferentes archivos cumple con las condiciones
específicas?
En algunos archivos de gestión se han instalado módulos fijos en madera

inmunizada, compuestos por 7 cuerpos de anaqueles, es de recordar que la balda
superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso de la
documentación, y no debe ser utilizada como lugar de almacenamiento de
documentos y ni de ningún otro elemento, y la balda inferior dado que es de
madera y fija a la pared, debe estar por lo menos a 30 cm del piso.
Cada bandeja deberá estar adecuada para soportar un peso mínimo de 100 kg./mt
lineal.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar deterioros a la documentación.
Normativamente las estanterías deben estar construidas en láminas metálicas

sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.
Por lo mencionado y evidenciado, el mobiliario de los archivos de gestión cumple con

las especificaciones técnicas solo de manera parcial, y no está acorde dado que son
pocos estantes con la dimensión de unidades de archivo que generan anualmente
algunas oficinas y/o dependencias. Se recuerda que normativamente se deben
utilizar estantes metálicos los que deben estar a un espacio mínimo de 20 cm.
entre la pared y la estantería.
En cuanto al archivo central se observa que el mobiliario está constituido por

diferentes estanterías metálicas las que si bien son las recomendadas, el estado
en que se hallan es de alto riesgo tanto para la documentación como para el
personal (endebles y con anaqueles deteriorados y oxidados), sin obviar que la
balda superior es usada como lugar de almacenamiento de documentos y de otros
elementos.
No en todas se evidencia el espacio mínimo de 20 cm. entre la pared y la

estantería, dado lo blandengue de estas, encontrándose algunas incluso
amarradas con cabuya.
De igual forma se debe tener en cuenta que el espacio entre cada módulo de
estantes debe tener un mínimo de 90 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.
La entidad debe contar con mobiliario para documentos de gran formato y este
diseño estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus
diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso, que facilite su correcta
manipulación y adecuada conservación.

El mismo debe contar con características de resistencia, solidez estructural,
recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución.
Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de

alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la
información en ellos contenida. Para ello se recomienda guiarnos por medio del
Acuerdo N° 049 – 2000 y la Circular externa N° 001 Protección de archivos por ola
invernal del Archivo General de la Nación.
d) ¿Qué tipos de unidades de conservación se usan en el archivo

central?
En el archivo central se evidencian cajas de referencia (X200, 35-20, cajas

comerciales, bolsas de basura, lonas, carpetas de color café y de las azules, AZ y
mínimamente se observan carpetas desacidificadas a utilizar con gancho
legajador y otras 4 aletas).
Se recomienda que la resistencia del material y el diseño adoptado para la

elaboración de las unidades de almacenamiento, deberán ser acordes con el peso
y el tamaño de la documentación a conservar; y no se debe utilizar material
adhesivo o materiales metálicos.
La entidad debe establecer los formatos de conservación para documentos en

formato análogo como cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos
cinematográficos, digitales como cintas DAT, CD, DVD, entre otros.
Los CD, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u
otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga
moléculas ácidas retenidas en su estructura, cada unidad de conservación solo
contendrá un solo CD.
Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de Ph neutro. Los
materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán
emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa
dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
e) ¿El Archivo Central ejecuta las condiciones ambientales y técnicas de

conservación para el material documental en distintos soportes
establecida normativamente?
No. La documentación que reposa en el Archivo Central es propia de un fondo

acumulado, para la organización de estos documentos que no tienen criterio
archivístico, debemos empezar por guiarnos por el Acuerdo 02 de 2004, “Por el

cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados” Acuerdo 050 del 2000, “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del
título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos
sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo”, y el Acuerdo AGN No. 006 del 2014, “Por medio del cual se desarrollan los
ARTÍCULOS 46, 47 Y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley
594 de 2000″, normas que entre otros nos definen diferentes parámetros a saber:
 Ventilación.
Se debe garantizar la aireación continua en el archivo central, dada las

condiciones que se presentan en él, teniendo en cuenta las condiciones
ambientales requeridas y las características del entorno del inmueble.
No obstante la disposición de las unidades de conservación en los estantes

deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.
 Iluminación.
El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
Los balastos y/o elementos eléctricos no deben estar en el interior de los

depósitos, sino internos a nivel de los cielorrasos o encajadas en las paredes.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz

reflejada. Ejemplo: (Pisos), esto funciona como estrategia para mitigar la alta
cantidad de bombillos asimismo se debe evitar la incidencia de la luz directa sobre
la documentación y contenedores.
 Seguridad.
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de

CO2, solkaflan o multipropósito, sistema de alarma contraincendios, por ende
extractores de agua dada una posible filtración.
Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades o elementos de control de incendios deberá estar acorde

con la dimensión del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se debe implementar el servicio de vigilancia contra robo; no se deben olvidar los

hechos de saqueos sucedidos en años anteriores.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos
para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades
documentales.
 Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las

instalaciones, de las estanterías y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos

que puedan surgir por actos vandálicos, tomando acciones de prevención, atención y
reacción, en caso de siniestro documental, definidas en el plan de atención de
desastres.
 Conservación integral.
Se debe realizar un diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y

alcance de las medidas o tratamientos a realizar en la conservación y
preservación documental.
Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores
que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores
legales del mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento
producido, el valor testimonial está dado por la información que transmite y por la
forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.
Los procedimientos de conservación en archivos deben tender al tratamiento de

grupos documentales y no el manejo individual y aislado de sólo algunas
unidades.
Integridad física del documento. Toda intervención respetará las calidades y

cualidades materiales de la documentación. Previo a cualquier intervención es
indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales, para garantizar al
máximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad
de futuros tratamientos.
f) ¿Qué servicios presta el archivo Municipal?
El Servicio que presta el Archivo Central del Municipio de Miraflores Guaviare, es

el de resguardar, conservar y preservar la documentación dejada a su cargo en
razón de sus funciones, asimismo la consulta, búsqueda y respuesta de la
información a usuarios internos y externos, por medio de la señora Mariela
Valencia Quebrada, funcionaria del Archivo Municipal, quien también brinda apoyo
y asesoría a los demás empleados de la entidad en los temas relacionados con la
gestión documental.

g) ¿En qué lugar se ubica el Archivo Central del Municipio?
El Archivo Central del Municipio de Miraflores Guaviare, se encuentra ubicado en

una edificación de un piso, en la Carrera 10 N° 6 – 27 del Barrio el progreso,
antiguamente construida para el funcionamiento de las plantas generadoras de
energía eléctrica municipal, las cuales por el ruido que generaban, fueron
trasladadas a un sitio aislado del casco urbano en el año 1998, siendo
posteriormente en lo más básico adecuada la estructura para otras funciones
como almacén municipal y/o bodega, luego de realizarle algunas adecuaciones en
el año 2013, es habilitado como el Archivo Central (fondo acumulado).
Es de gran importancia que la alta Dirección se concientice y asuma en calidad de

compromiso el de disponer los recursos necesarios para la actualización,
implementación y seguimiento de las estrategias y programas de conservación y
preservación requeridos para garantizar la integridad del archivo central y el
cumplimiento de su misión.
13. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA.
Se realizó la evaluación de la infraestructura Tecnológica en cada uno de los

puestos de trabajo de las oficinas de la Alcaldía municipal aplicando la ficha
técnica que se describe en el presente diagnóstico a saber:

a) Tipos de equipos con los que cuenta la entidad.
Dentro de la infraestructura tecnológica se observa que las oficinas cuentan con

equipos de las siguientes características:
 Lenovo, Compumax, HP, Dell, Asus, Sony, Samsung.
EQUIPOS
3%
3% 3%
Lenovo
6%
Compumax
8%
HP
Dell
56% Asus
21%
Sony
Samsung
b) Software y Hardware, aplicaciones informáticas y sistemas operativos.
La importancia del software y el hardware radica también en que permite una

comunicación entre el usuario y la máquina, e incluso una interacción entre
ambos, para el desarrollo de las actividades de los funcionarios y de esta manera
realizar la conservación de la información que producen diariamente.
Samsung
Sony
Asus
Dell
RAM
HP
Compumax SISTEMA OPERATIVO
Lenovo
0
10
20
30
40

c) Canales de comunicaciones que utiliza la entidad.
Existen diversos canales de comunicación; la entidad utiliza dos tipos: formales e

informales. Los primeros sirven para transmitir la información oficial (comunicados,
órdenes, memorandos, etc.), mientras que los segundos se componen de las
conversaciones más informales.
Si bien los canales formales permiten llevar un control más eficaz del flujo de la
información, no permiten pronosticar por sí solos el comportamiento colectivo
dentro de la organización.
La entidad tiene diferentes canales de comunicación como son la Página web,

Facebook, Whatsapp, Twitter, telefonía celular, correos electrónicos
interinstitucionales y los medios físicos; (Correspondencia).
CANALES DE COMUNICACIONES
90% 95%
100% 80%
70%
40%
50%
12% 18%
0%
Porcentaje
d) ¿Cómo se realiza la preservación de la información en medios

electrónicos?
A medida que entramos en la era electrónica (objetos digitales), es importante

saber que hay nuevas fronteras y que estamos entrando en una época donde
mucho de lo que sabemos hoy, que está codificado y escrito electrónicamente, a

futuro se perderá para siempre. La información digital es básicamente más fácil de
alterar que las técnicas tradicionales ya sean de papel o microfilm.
Los soportes de almacenamiento digital tienen menos perspectiva de vida y

requieren de la existencia de nuevas tecnologías para acceder a los mismos dado
que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se
deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.
A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se

deben considerar y ejecutar las acciones de conservación y preservación de los
documentos digitales se acorta considerablemente.
Se establece la necesidad de definir estrategias de protección de los mismos es

mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso, por lo tanto se
plantea la necesidad de definir buenas prácticas que satisfagan las necesidades y
sean útiles para todos los grupos implicados en el proceso de generación y
distribución de documentos electrónicos.
PRESERVACION DE LA INFORMACION
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
MEMORIA INTERNA DE LA USB DISCOS EXTRAIBLES
PC

e) Porcentaje puntual de los archivos.
Se realiza con base a lo estipulado en la Norma técnica colombiana NTC

5029:2001. Herramienta normativa que apoya el desarrollo de tareas, estudios y
programas encaminados a optimizar espacios y racionalizar costos, está orientada
a definir aspectos que faciliten la medición de archivos con base en las diferentes
formas volumétricas y características de los mismos fondos acumulados.
Se debe de tener en cuenta que la documentación perteneciente a los archivos de

Gestión y del archivo central está dividida en diferentes secciones y subsecciones,
por lo cual la medición se efectuó según la última modificación estructural de la
Alcaldía, de acuerdo a lo estipulado en el Decreto No. 080 04 de diciembre de 2018,
“Por Medio Del Cual Se Modifica La Planta De Empleo De La Alcaldía De
Miraflores Guaviare”
estos documentos se encuentran en soporte de papel tamaño carta y oficio, tomos,

y carpetas, al igual se observa la documentación almacenada en archivadores de
gavetas metálicos y de madera, estanterías metálicas y de madera, repisas de
madera adaptadas a la pared, muebles de oficina, cajas, carpetas, bolsas, lonas y
AZ.
Medición de Archivos Metros Lineales
100
80
60
40
Volumen
20 Documental %
100
0
Archivo Central (Fondo…
Secretaria de Gobierno,…
Secretaria de Planeación e…
Oficina Jurídica y de…
Salud
Despacho del Alcalde
Inspección de Policía
Secretaria de Hacienda
Comisaria de Familia
Sisben
Almacén
Unidad de Servicios Públicos
Oficina de Archivo
Oficina de Control Interno
Cultura y Deporte

14. ANALISIS DE LAS VARIABLES QUE AFECTAN EL PROCESO DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Se establece una observación por medio de la Matriz DOFA, de la situación

puntual de los archivos en la Alcaldía de Miraflores Guaviare, las variables
analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares al momento, se
debe de tener en cuenta en calidad de herramienta de análisis la encuesta
realizada en cada una de las oficinas generadoras de información; las que luego
de ser examinadas permitirá tomar decisiones estratégicas para mejorar la
situación actual y a futuro.
La DOFA permite de esta manera obtener un diagnóstico preciso para tomar

decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados, se aconseja realizar
seguimiento de forma periódica, teniendo como referencia el primero, con el
propósito de conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados en
nuestra formulación estratégica, esto es aconsejable dado que las condiciones
externas e internas son dinámicas y algunos factores cambian con el paso del
tiempo.
EJE DE PLANEACIÓN.
DEBILIDAD OPORTUNIDAD FORTALEZA AMENAZA

Ajuste y Ley 734 de
actualización de 2002, la cual
Nuevos manuales de será derogada
Cambio de personal por
funcionarios con funciones y por el artículo
transición
talento y ganas competencias 265 de ley 1952
administrativa.
de servir. laborales, Manual del 2018, a
de procesos y partir del 28 de
procedimientos mayo del 2019.
Ley 594 del
Alta dirección
2000 "Archivo
Falta por parte de los gestiona los
Adoptar la General de la
funcionarios relativa a la procesos de gestión
Política de Nación".
importancia a la documental. Orienta
Gestión Decreto 1080
organización de los el cumplimiento de
Documental. del 2015 -
archivos. los objetivos
Decreto 2609
estratégicos.
de 2012.

La clasificación de
documentos se realiza
con base en el Manual
de Funciones de la Ley 594 del
Administración Las instancias 2000 "Archivo
Municipal. Dado que las asesoras tienen la General de la
Realizar la
Tablas de Retención disponibilidad para Nación".
actualización y la
Documental y los realizar el Decreto 1080
aplicación.
cuadros de clasificación acompañamiento en del 2015 -
no se encuentran el proceso. Entes de
convalidados, a la fecha control.
se encuentra en la
actualización de los
mismos.
La clasificación y
descripción de las
unidades conservación Ley 594 del
no cumplen con 2000 "Archivo
Elaboración
características General de la
Programa de Documentos
uniformes, flexibles y Nación".
Gestión descritos
coherentes, estos serán Decreto 1080
Documental - parcialmente
documentados, del 2015 -
PGD.
divulgados e incluidos Entes de
en el sistema de gestión control.
documental que en su
momento sea creado.
Comité
Institucional de
La entidad no cuenta
gestión y
con sistemas de
desempeño Ley
seguridad y prevención Plan Institucional
Alta dirección 594 del 2000
de emergencias, de Archivos -
gestiona los "Archivo
tampoco con un plan PINAR - Política
procesos de gestión General de la
de atención, reacción y de Gestión
documental. Nación".
recuperación Documental.
Decreto 1080
documental en caso de
del 2015 -
siniestro.
Decreto 2609
de 2012.

EJE DE PLANEACIÓN.

La entidad no cuenta
con instrumentos
archivísticos
implementados que
respondan a los criterios
Alta dirección Comité
y normas de la
gestiona los Institucional de
conservación
procesos de gestión y
documental, por lo cual
Sistema Integrado gestión desempeño,
se está en el proceso de
de Conservación - documental. Ley 594 del
elaboración y
SIC Orienta el 2000, Decreto
actualización de estos,
cumplimiento de 1080 del 2015.
con el fin de obtener la
los objetivos Entes de
información organizada
estratégicos. Control.
independiente del ciclo
vital en que se
encuentre el documento
hasta su disposición
final.
Comité
El Archivo Central no No hay inventario Institucional de
cuenta con los Documental, tablas Alta dirección gestión y
instrumentos de valoración gestiona los desempeño,
Archivísticos pertinentes documental y procesos de Ley 594 del
para la ejecución de los cuadros de gestión 2000, Decreto
procesos documentales clasificación documental. 1080 del 2015.
de la entidad. documental. Entes de
Control.
La entidad no ha Comité
incorporado al Alta dirección Institucional de
Plan Desarrollo gestión y
presupuesto un rubro gestiona los
municipal - Plan desempeño, Ley
que permita apoyar la procesos de
Institucional de 594 del 2000,
operación y cubrir las gestión Decreto 1080 del
Archivos - PINAR
necesidades en el área documental. 2015. Entes de
de gestión documental. Control.
La entidad no cuenta Plan Desarrollo Acuerdo N° 049
con suficientes unidades municipal - Plan Alta dirección – 2000 y
de conservación para Institucional de gestiona los circular externa
suplir el volumen Archivos - PINAR - procesos de N° 001
documental que produce Sistema Integrado gestión Protección de
la entidad anualmente de Conservación - documental. archivos por ola
de los Archivos de SIC invernal del
Gestión y del Central. Archivo General
(Cajas Ref. X200, de la Nación.
carpetas desacidificada
de cuatro aletas,
estantería calibre 22).
EJE DE PLANEACIÓN.

Implementación de Comité
Plan Desarrollo
Equipos (Sillas Institucional de
municipal - Plan Alta dirección
ergonómicas, gestión y
Institucional de gestiona los
escritorios, desempeño, Ley
Archivos - PINAR - procesos de
computadores, 594 del 2000,
Sistema Integrado gestión
fotocopiadora, escáner, Decreto 1080 del
de Conservación - documental.
impresora, teléfono, 2015. Entes de
SIC
reloj, guillotina, etc.). Control.
Implementación de Comité
Plan Desarrollo
elementos propios para Institucional de
aseo en el Archivo gestión y
Central. (Aspiradora, desempeño, Ley
soplador, aires 594 del 2000,
acondicionado, Decreto 1080 del
ventiladores, 2015. Entes de
SIC
extractores de agua). Control.
Elementos de
protección personal Comité
Plan Desarrollo
para los funcionarios Institucional de
del Archivo Central. gestión y
(Alcohol, jabón líquido desempeño, Ley
antibacterial, batas, 594 del 2000,
gorros, guantes, Decreto 1080 del
tapabocas, limpiones 2015. Entes de
SIC
en tela, máscaras de Control.
aire etc.).
Comité
Institucional de
Mantenimiento de la Plan Desarrollo
gestión y
Infraestructura municipal - Plan Alta dirección
desempeño, Ley
(Paredes, techo, Institucional de gestiona los
594 del 2000,
ventanas, puertas, Archivos - PINAR - procesos de
Acuerdos N° 049
baños, adecuaciones Sistema Integrado gestión
- 050 del 2000 -
de energía y de agua.) de Conservación - documental.
AGN. Decreto
del Archivo Central. SIC
1080 del 2015.
Entes de Control.
EJE DOCUMENTO ELECTRÓNICO.

La entidad no ha
establecido políticas,
procesos y
procedimientos, para
fortalecer la gestión de
los documentos
electrónicos, en cuanto a
seguridad de la
información, soporte,
diseño, desarrollo, Ley 594 del
Programa de
infraestructura y riesgos Esquema de 2000, Ley 1341
SGDE - Sistema
para el uso de seguridad de la del 2009, Ley
de Gestión de
tecnologías de la información 1712 del 2014,
Documentos
información y las eléctrica. Decreto 1080 del
Electrónicos.
comunicaciones, que 2015.
permitan el acceso, uso y
disponibilidad de los
documentos y que
garanticen la
autenticidad, integridad,
confidencialidad,
legibilidad e interpretación
de los mismo a través del
tiempo.
Ley 594 del
Desconocimiento, 2000, Ley 1341
Enfoque de
generalizado de las Programa de del 2009, Ley
modernización
bondades de los sistemas Capacitación. 1712 del 2014,
de la entidad.
electrónicos existentes. Decreto 1080 del
2015.
La entidad no cuenta con
herramientas
Infraestructura
tecnológicas, en cuanto a
deficiente.
disponibilidad,
Uso de los (Ampliación de
efectividad, autenticidad,
Programa de sistema de cobertura
confidencialidad,
Auditoria y control información tecnológica,
conservación, protección
existentes. canales de red,
y trazabilidad, para el
"Ancho de banda
sistema de gestión de los
no suficiente"
documentos electrónicos,
que permita tomar
acciones y realizar
ajustes periódicamente
orientados al buen de los
mismos.
La entidad cuenta con
canales de atención y Programa de
Ley 594 del
orientación de manera Capacitación
2000, Ley 1341
local y en línea (Portales Programa de
Modernización del 2009, Ley
y páginas WEB), canales SGDE - Sistema
de la Entidad 1712 del 2014,
que dado el servicio de de Gestión de
Decreto 1080 del
internet no es factible la Documentos
2015.
accesibilidad a la zona Electrónico
rural del municipio.
EJE TALENTO HUMANO.
Que los funcionarios
no interioricen y
acaten las practicas
que exige Ley 734
No se lleva
de 2002, la cual será
control al grado
derogada por el
cumplimientos de La Alta dirección El responsable
artículo 265 de ley
la normatividad puede realizar un del sistema rinde
1952 del 2018, a
archivística y de análisis periódico de cuentas a las
partir del 28 de mayo
la gestión los indicadores de la instancias de
del 2019. Acuerdos
documental en implementación del control y
N° 049 - 050 del
diferentes sistema de gestión desarrolla las
2000 AGN, Comité
soportes (Físicos, de los documentos y acciones de
Institucional de
electrónicos y orientar el mejora
gestión y
demás medios), cumplimiento de los identificadas en
desempeño, 594 del
en cada una de objetivos los procesos de
2000 "Archivo
las dependencias estratégicos. (Plan seguimientos y
General de la
de la de Auditoria). control.
Nación". Decreto
administración
2609 de 2012. -
municipal.
apartes del mismo
inmerso en el
Decreto 1080 del
2015.

no interioricen y
que exige Ley 734
Los jefes de de 2002, la cual será
dependencias, no derogada por el
asumen el sentido las oficinas en su artículo 265 de ley
de pertenencia en plan de acción 1952 del 2018, a
cuanto el deben partir del 28 de mayo
Orientar procesos de
compromiso que implementar del 2019. Acuerdos
sensibilización
tiene procesos de N° 049 - 050 del
enfocado a los
normativamente cambio e 2000 AGN, Comité
responsables y
como funcionario innovación de Institucional de
dueños de la
responsable del gestión gestión y
documentación.
manejo de los documental, desempeño, 594 del
archivos que acorde a la 2000 "Archivo
genera y/o norma. General de la
reciben de sus Nación". Decreto
funciones. 2609 de 2012. -
apartes del mismo
inmerso en el
Decreto 1080 del
2015.
EJE TALENTO HUMANO.

La entidad cuenta con
un reglamento inter de
archivo y
no interioricen y
correspondencia, el La entidad
Orientar acciones acaten las practicas
que incluye el manejo aplica
que profundizan la que exige Ley 734
adecuado y la acciones
establecida a nivel de 2002, la cual será
disposición final del parciales
nacional "Iniciativa derogada por el
documento, de igual orientadas al
Cero Papel" y una artículo 265 de ley
modo formación reciclaje y uso
cultura 1952 del 2018, a
integral de nuevos del papel,
institucional del partir del 28 de
hábitos, promueve su
uso racional de los mayo del 2019.
comportamientos, reutilización en
recursos y su Además que no se
concientización del uso el manejo de
impacto al medio promuevan servicios
adecuado de estos los
ambiente. ambientales
materiales disponible documentos.
integrándose a otros
para la adopción del
modelos de gestión.
sistema de gestión de
los documentos.

no interioricen y
que exige Ley 594
del 2000 "Archivo
La entidad no ha
General de la
socializado los Aplicar los
Orientar los Nación". Ley 734 de
manuales de procesos de
procesos para 2002, la cual será
funciones, procesos y autoevaluación,
monitorear y derogada por el
procedimientos y flujo realizando juicios
tomar acciones artículo 265 de ley
documentales, razón de valor de su
que le 1952 del 2018, a
por la que no se propia gestión
permitan partir del 28 de
monitorea los procesos frente al sistema
desarrollar mayo del 2019,Que
y procedimientos del de los documentos
funciones los funcionarios de
sistema de gestión permitiendo
sistemáticas la entidad no
documental y la fortalecer sus
de gestión. apliquen los
automatización de los competencias.
procedimientos que
mismos.
permiten administrar
todas las
operaciones
relativas a los
documentos.
SISTEMA DE GESTION
En la mayoría de
las dependencias, a
los expedientes les
hace falta ejecutar
Establecer el Se cuenta con una
los procedimientos
manual de atención página WEB No cumplir con la
de acuerdo a las
al ciudadano y activa. Con el ley de
normas de
hacer el reglamento interno transparencia y a
oportunidad,
seguimiento al de archivo y acceso a la
archivística y
desarrollo del correspondencia y información (Ley
calidad; y al no
reglamento interno el manual del a 1712 del 2014), y
estar a justadas no
de archivo y ventanilla única de las demás que le
se puede brindar a
correspondencia y correspondencia el sean
los ciudadanos ni a
demás normas que incluye la carta concordantes.
la misma entidad, el
afines. del trato digno.
derecho
constitucional
establecido en el
artículo 74 “CPC”.

El Sistema de Resistencia a
Seguridad de cumplir con la Ley
Información y 734 de 2002, la
Gestión cual será
Documental, no derogada por el
tiene una política artículo 265 de ley
definida que incluya Se cuenta con la 1952 del 2018, a
la reproducción, Elaboración del Oficina de Archivo partir del 28 de
transmisión, Programa de y apoyo del "AGN" mayo del 2019.
visualización, Gestión y conocimiento de Ley 594 del 2000
descarga e Documental - PGD. la normatividad "Archivo General
impresión y la vigente. de la Nación".
protección de los Decreto 2609 de
documentos 2012 apartes del
disponibles en mismo inmerso
redes o en del mismo
cualquier sistema Decreto 1080 del
de información. 2015.
Seguir en la
La Alta dirección no
Autoevaluación de
dimensiona los
los funcionarios en
procesos
el reconocimiento
archivísticos y no
de los procesos No tener cultura
toma decisiones En la Alta dirección
veraces, participativa en las
que permitan se cuenta con la
coherentes, Políticas de
integrar otros Oficina de Control
participativos, y de Gestión
modelos de Interno.
responsabilidad Documental.
integración para el
para fortalecer
buen desarrollo de
habilidades para el
las funciones
sistema de gestión
archivísticas.
documental.
SISTEMA DE GESTION

Rendir cuentas a
A nivel de la entidad No se las instancias de
mide con certeza el grado control y
Se presentan No acatamiento de
de cumplimiento de la desarrollar las
los Informes la Normatividad
normatividad archivística y acciones de
concernientes ante los de entes de
de la gestión documental mejora
ante los entes control
en su diferentes soportes identificadas en
pertinentes. competentes.
(Físicos, Electrónicos y los procesos de
Sistemas de equipos). seguimiento y
control.

Compromiso
del personal Funcionarios con
No hay confiabilidad en el vinculado que resistencia al
Es el momento
manejo de documentos permita que cambio y
que la entidad
electrónicos en la entidad el documento Digitalización de la
direccione lo
debido a la falta de cultura, electrónico documentación sin
relativo al
manejo de la información sean una previa
manejo del
en equipos de cómputo auténtico, organización
documento
personales y miedo a la integro, (firmas, foliación,
electrónico.
custodia en servidores. confiable y inventario
tenga documental).
probatorio.
15. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES.
Con la elaboración del presente Diagnóstico de Archivo, se expone la realidad de

la administración en cada una de sus dependencias con el fin de dar inicio a un
proceso de planeación que nutra todas las diferentes herramientas sugeridas por
el Archivo General de la Nación al igual que el Consejo Departamental de
Archivos, y pueda llevar a la entidad a un mejoramiento continuo de la gestión
documental en todos sus aspectos.
Convencidos que el quehacer archivístico ha evolucionado y que es dinámico

dado que está en constante crecimiento y depende del trabajo articulado de la
oficina de archivo con todos los servidores públicos, para alcanzar y mantener el
cumplimiento de todos y cada uno de los procedimientos archivísticos, así como
también el acatamiento de todas y cada una de las directrices emanadas por los
entes rectores ya mencionados.
Se pretende en este documento guiar puntualmente a través de cada índice la

ubicación de cada dependencia, pues el análisis debe ser integral, por lo tanto
cada sección tiene su hallazgo y opción de mejora, sin embargo tratando de
abarcar cada una de las áreas, se incluyó una secuencia fotográfica que evidencia
las condiciones principales de cada sección y subsección documental.
Debido al alto índice de riesgo se presentan las que requieren con urgencia
procesos de conservación y preservación, debemos recordar a todo momento que
los documentos son fiel testigo de primera mano de una entidad.
Básicamente en este orden de ideas, en las recomendaciones y conclusiones se

deben tomar en cuenta actividades y normas de la Legislación Archivística para
los procesos administrativos, judiciales y fiscales, entre otros:
 Elaboración y Aplicación de una Política de Gestión Documental.

 Continuar utilizando el apoyo de los Órganos Asesores como el “CDA”
Consejo Departamental de Archivos y el “SNA” Sistema Nacional de
Archivos”.
 Realizar lo pertinente para la creación de un rubro presupuestal que

permita cubrir las necesidades relativas a la gestión documental.
 La alta dirección de la administración debe realizar un análisis de los

indicadores de la implementación del sistema de gestión documental y
orientar el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
 Con prontitud se debe de realizar el mantenimiento de la infraestructura del

Archivo Central, el cual es apto en su dimensión, mas no adecuado, ya que
este presenta amenazas para el acervo documental, debido a la falta de
garantías en todos los aspectos como lo indica el acuerdo N° 049 del 2000,
expedido por AGN.
 Se deben de implementar elementos de protección, que contribuyan a la

conservación y preservación, además de equipos de oficina ya descritos en
el “Eje Articulador Planeación”.
 Las próximas administraciones deben de tener en cuenta el otorgar

capacitaciones a los funcionarios, fundamentadas en la gestión documental,
permitiendo con ello fortalecer las competencias en los diferentes procesos
y mejoras Archivísticas.
 Actualizar e implementar los Instrumentos Archivísticos Tablas de

Retención Documental (TRD) y los Cuadros de Clasificación Documental
(CCD).
 Elaborar e implementar los Instrumentos Archivísticos Plan Institucional de

Archivos (PINAR), Programa de Gestión Documental (PGD), Sistema
Integrado de Conservación (SIC), Tablas de Valoración Documental (TVD),
Inventario Documental.
 Independiente de la elaboración e implementación de los instrumentos

descritos, se debe intervenir el fondo acumulado de la Administración a la
mayor brevedad posible.
 En la Política de Gestión Documental fijar las acciones que permitan

normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos,
logrando la regulación en el flujo del mismo.

 Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la
conservación y uso del patrimonio documental de la Alcaldía Municipal de
Miraflores Guaviare.
 Brindar Capacitaciones de sensibilización y concientización a los

funcionarios de la administración municipal, sobre la importancia del acervo
documental, de igual forma difundir la normatividad vigente, entre ellas Ley
734 de 2002, “Código Disciplinario Único” Ley 594 del 2000 "Ley General
de Archivos". Decreto 1080 del 2015, “Decreto Único del Sector Cultura”,
las que en sus apartes expresan la responsabilidad que asume todo
servidor público en lo que corresponde a la Gestión Documental.
 El Diagnostico optimiza la toma de decisiones, la consistencia operativa y la

continuidad de los procesos en gestión documental, para proporcionar
organización a los archivos desde el momento de su producción y/o
recepción hasta su disposición final.
 El Diagnóstico de Archivos, nos permite establecer las actividades a realizar

en el área de Gestión Documental, para cumplir los requisitos legales,
reglamentarios y de servicios eficientes, de acuerdo a lo que establece la
Legislación Archivística vigente.

GLOSARIO
DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por
la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su

valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas

a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Derechos Humanos: Los archivos de derechos humanos

corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los
derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los
archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación,
protección y acceso definidas en el arco internacional de los derechos humanos, la
jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21
de la Ley 1712 de 2014.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.
AGN - Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de

formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el
Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental
que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas

naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las

unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción

administrativa.
Backus: Copia de seguridad, o de respaldo
BIC: Bienes de Interés Cultural
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados

documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección,
subsección, series, subseries y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios

subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité Interno de Archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de

cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión

de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Es un órgano rector, articulador

y ejecutor, a nivel institucional, de las acciones y estrategias para la correcta
implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión “MIPG”.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la

Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de
las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la
eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración
documental.
Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales,

creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la
normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se
adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 060 de
2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas

de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos

con el fin de conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el

funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar
formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración
y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la

cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se

utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o

mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un

organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones

idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus

valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en

razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio

de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
E
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de
libro. La unidad producto del empaste se llama "legajo".
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de

formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad
producto de la encuadernación se llama "libro".
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
F
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de

un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba.
Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural

o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida.

Se llama también "fuente de primera mano".
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales

de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste
en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas
que sustentan la estructura de un fondo.
Ignífugo, ignífuga: Que rechaza la combustión y protege contra el fuego
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,

términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice de Información clasificada y reservada: Es el inventario de la

información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto
obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en

cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran,
transformen o controlen.
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere,

obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o

custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio,
particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su
acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias
legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el
artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o

custodia de un sujeto obligado en su calidad tal, es exceptuada de acceso a la
ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los
requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Se realiza en el formato único de Inventario Documental (FUID). La normatividad
sobre transparencia lo denomina inventario de activos.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivístico en un país.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento
distintivo del fabricante.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios

cuantitativos y cualitativos.
N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en
la aplicación de la práctica archivística.
O
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales

que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinatario, nombre o
código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
Registro de ingreso: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo

el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento Interno de archivo y correspondencia: Instrumento que señala los

lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una
entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la

microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.

S
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente, también se usa la “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de

una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de

conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas

articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
T
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a

los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como
una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de

su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen

dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o

recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión

al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
U
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, ejemplo: Decretos o Resoluciones, o compleja, cuando la
constituyen varios tipos documentales formando un expediente, ejemplo:
Contratos, Historia Laboral.
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos

de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios
de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que,

por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

BIBLIOGRAFIA - WEBGRAFÍA:
Archivo General de la Nación: Legislación Archivística Colombiana (2008)
Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos Y se
dictan otras disposiciones”.
Ley 734 de 2002 “Código Disciplinario Único. Artículos 34 y 35”.
Ley 1712 de 2014 "Por Medio De La Cual Se Crea La Ley De Transparencia Y Del
Derecho De Acceso A La Información Pública Nacional Y Se Dictan Otras
Disposiciones".
Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".
Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de

2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado".
Acuerdo AGN No. 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo AGN No. 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo AGN No. 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas”.
Acuerdo AGN No. 038 de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000”
Acuerdo AGN No. 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000”.
Acuerdo AGN No. 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos
para la organización de fondos acumulados”.

Acuerdo AGN No. 027 de 2006 "Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994".
Acuerdo AGN No. 002 de 2014 "Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones".
Acuerdo AGN No. 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los
ARTÍCULOS 46, 47 Y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley
594 de 2000″.
Acuerdo No. 08 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y

los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás
procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.
Acuerdo No. 03 de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos generales para

las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos
generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo
establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21
de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”
Acuerdo No. 004 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral,

control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos
públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
que se conservan en archivos de entidades del Estado”.
Acuerdo No. 006 de 2015 “Por el cual se módica el artículo 11° del Acuerdo 008
de 2014 que establece las especiaciones técnicas y los requisitos para la
prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función
archivística en desarrollo de los artículos 13º y 14º y sus parágrafos 1° y 3° de la
Ley 594 de 2000”
Circular 001 de 2007 “Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de

Archivos y demás disposiciones reglamentarias”. Procedente del “AGN”
Circular Externa No. 035 de 2009. “Cumplimiento de la Ley 594 de 2004 –

Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales
Acumulados”. Emanada por la Procuraduría General de la Nación.
Circular Externa No. 001 de 2014“Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto

2578 de 2012 el decreto 2609 de 2012 y el ecerto1515 de 2013”. Emanada por el
“AGN”.

Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos (2003)
Reglamento Interno De Archivo Y Correspondencia, 2017
Manual de la Ventanilla Única de Correspondencia, 2018
Webgrafía:
www.archivogeneral.gov.co/normatividad
www.mincultura.gov.co/.../Decreto-Único-del sector-cultura-1080- de-...
www.google.com.co/search?q=definición
ps://es.m.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos_de_ Colombia
NTC 5029:2001. Norma Técnica Colombiana “Medición de Archivos”. (Formato
PDF).
NTC 5921:2012. Norma Técnica Colombiana “Información y documentación.

Requisitos para el almacenamiento de material documental”. (Formato PDF).
“Por el Cambio en Miraflores…con Equidad, Prosperidad y Paz"


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HADER ALBERTO RIVEROS BELTRAN

MARIELA VALENCIA QUEBRADA

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4.2. Descripción Física:

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Sus territorios son planos, o suavemente ondulados, pertenecientes a la gran