MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4

Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 1 de 10
CUANTÍA

CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE 2
4. MARCO NORMATIVO 2
5. RECURSOS 2
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. FORMATOS 10
9. CONTROL DE CAMBIOS 10
10. ANEXOS 10

Fecha: 09/08/2018 Fecha: 09/08/2018

ORIGINAL FIRMADO

MÓNICA MARCELA RUIZ ULLOA

SANDRA REY JEFE DE LA OFICINA DE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO CONTRATACIÓN
Elaborado Aprobado

LAUDYZ JANETH SORZA ROJAS

DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REGISTRADO SIG Fecha: 10/08/2018
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 2 de 10
CUANTÍA

1. OBJETIVO

Este Procedimiento tiene como objetivo definir los pasos para llevar a cabo la Contratación de
cuando el valor no excede el 10% de la menor cuantía.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la organización de los documentos de la etapa previa o recepción
de la carpeta que contiene los documentos soportes de esa etapa, cuya información es avalada
por cada Líder de Proceso y culmina con la contratación objeto de la necesidad.

La responsabilidad de la elaboración del proceso de contratación recae sobre el Jefe de la Oficina

de Contratación o secretario de despacho delegado.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

CONTRATISTA: Entidad Estatal encargada de la ejecución del bien o servicio objeto de la

contratación.

REVISIÓN DE FORMA: Es la que se realiza mediante la revisión de la existencia de requisitos

y soportes que acompañan el Estudio Previo entregado por los Procesos.

REVISIÓN DE FONDO: Es la que realiza el profesional líder del proceso de la oficina de

contratación o secretaria delegada, con relación a la información consignada en los documentos
soportes del estudio previo y su coherencia para este propósito.

4. MARCO NORMATIVO

Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el estatuto general de contratación pública 


Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos. 


Decreto No 1082 de 2015, Por el cual se reglamenta el sistema de compras y 
contratación

pública 


5. RECURSOS

 Talento Humano:
El Jefe de la Oficina de Contratación o secretario de despacho delegado.

El funcionario y/o contratista de la secretaria de despacho delegada o oficina de contratación,

encargado de realizar la revisión de forma mediante lista de chequeo.
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 3 de 10
CUANTÍA

El funcionario y/o contratista de la secretaria de despacho delegada o oficina de contratación,

encargado de revisar el expediente y proyectar la minuta.

El funcionario y/o contratista de la secretaria de despacho delegada o oficina de contratación,

encargado de aprobar garantías

El funcionario y/o contratista de la oficina de contratación, encargado de la publicación en el

SECOP

El Auxiliar administrativo encargado de la recepción de documentación en la oficina de

contratación o secretaria de despacho delegada.

El Auxiliar administrativo encargado del reparto de correspondencia interna en la oficina de

contratación o secretaria de despacho delegada.

El Auxiliar administrativo encargado del reparto de correspondencia externa en la oficina de

contratación o secretaria de despacho delegada.

 Maquinaria y Tecnología:
Se requieren computadores con acceso a internet, impresora, escáner y teléfono.

 Materiales o Logísticos:
Papelería y elementos de oficina suficientes.

 Metodológicos:

Para la selección de contratistas y elaboración del contrato que no supere el 10% de la menor
cuantía, el Municipio tendrá como base, el presente procedimiento y los lineamientos
establecidos en las leyes contempladas en el numeral 4 MARCO NORMATIVO de este
documento.

 Medio Ambiente:
Instalaciones buena ventilación y luz.

6. GENERALIDADES

Para que la Oficina de Contratación de inicio al proceso de selección de contratista bajo esta
modalidad, se requiere que la dependencia donde se genera la necesidad, allegue el estudio
previo con los requisitos y documentos anexos exigidos.
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 4 de 10
CUANTÍA

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN BAJO

LA MODALIDAD DE CONCURSO DE MÉRITOS CUYO VALOR NO EXCEDE EL 10% DE LA
MENOR CUANTÍA

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

INICIO
Inicia mediante la recepción
del estudio previo y sus
documentos soporte objeto Funcionario y/o
de la necesidad por parte de contratista de apoyo
Recepcionar estudio los Procesos a la Oficina de a la gestión de la de
1 Contratación. la oficina de
previo o organizar
carpeta O Se organiza la carpeta que contratación o
contiene la etapa previa secretaria de
objeto de la necesidad por despacho delegada
parte de la secretaria de
despacho delegada.

Designar líder del proceso al

2 Designar funcionario
funcionario y/o contratista de Jefe de oficina de
apoyo a la gestión de la de la contratación
oficina de contratación o
secretaria de despacho Secretario de
delegada, mediante nota despacho delegado
remisoria 1010-F-GCT-08

1
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 5 de 10
CUANTÍA

Revisar por parte del

profesional líder del proceso,
de forma y fondo. Es decir
Funcionario y/o
verificar la existencia de los
contratista de apoyo
Verificar soportes del estudio previo:
a la gestión de la
anexos. (medio magnético CD),
oficina de
formatos de verificación
contratación o
3 documental 1010-F-GCT-07
X secretaria de
NO despacho delegada
asignado para la
SI CUMPLE continúa con el
proyección de la
SI Corregir trámite.
minuta del contrato
SI NO CUMPLE se devuelve
para generar las
correcciones.

Jefe de oficina de
contratación

Secretario de
Elaborar y publicar en el
despacho delegado
SECOP la invitación donde
se establezcan los requisitos
Funcionario y/o
de participación de los
Elaborar y publicar en contratista de apoyo
interesados, de acuerdo a la
el SECOP la invitación a la gestión de la de
necesidad del objeto a
4 publica la oficina de
contratar y los lineamientos
contratación o
de ley.
secretaria de
Atendiendo los criterios
despacho delegada.
técnicos, jurídicos y de
experiencia, así como de los
Funcionario y/o
requisitos y factores de
contratista de apoyo
evaluación.
a la gestión
encargado de la
Publicación en el
2 SECOP
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 6 de 10
CUANTÍA

2
Oferentes
Recibir las propuestas de los
interesados en el sitio,
Funcionario y/o
términos y forma señalados
contratista de apoyo
en el cronograma del proceso
5 a la gestión de la de
de selección, acto en el cual
la oficina de
se levantará un acta con la
contratación o
información de los oferentes
Recibir propuestas secretaria de
como constancia de dicha
despacho delegada
diligencia.

Se designará mediante Acto

Jefe de oficina de
administrativo los integrantes
Designar integrantes contratación
6 del comité evaluador
del comité evaluador encargado de evaluar las
Secretario de
propuestas.
despacho delegado

Evaluar las propuestas en los

términos, plazos y forma
Evaluar propuestas señalados en el cronograma
Integrantes del
7 del proceso, las cuales
Comité asesor
entregarán en medio físico y
magnético, al profesional
encargado del procedimiento
contractual.

Jefe de oficina de
contratación
Los integrantes del comité
Publicar en el SECOP Secretario de
evaluador harán traslado de
despacho delegado
los informes al Profesional
líder del proceso de
Integrantes del
contratación, el informe se
Comité asesor
8 publicará en el SECOP, para
que los oferentes tengan a
Funcionario y/o
disposición los informes de
contratista de apoyo
evaluación para su respectiva
a la gestión
consulta, de acuerdo a los
3 encargado de la
términos señalados en el
Publicación en el
cronograma del proceso
SECOP
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 7 de 10
CUANTÍA

Los proponentes podrán

realizar observaciones a los
Proponentes
informes de evaluación, las
9 cuales serán trasladadas de
Integrantes del
acuerdo a cada competencia
Presentar comité evaluador
a los integrantes del comité
observaciones evaluador para su trámite

Responder las observaciones

según las competencias de Integrantes del
los integrantes del comité comité evaluador
asesor, las cuales serán Jefe de oficina de
trasladadas al Jefe de la contratación
Responder
10 Oficina de Contratación o o
observaciones
Secretario de Despacho Secretario de
Delegado. despacho delegado
Funcionario o
Publicación del informe final contratista encargado
evaluativo. del SECOP

Elaborar la aceptación de la
oferta Funcionario y/o
contratista de apoyo
Elaborar la aceptación En caso de no lograrse la a la gestión de la de
11 selección de alguno de los la oficina de
de la oferta o acto
administrativo de proponentes, se proyectara contratación o
declaratoria desierta acto administrativo para secretaria de
declarar desierto el proceso despacho delegada
de selección.

Jefe de oficina de
contratación
Firma la aceptación de El Profesional líder del Secretario de
la oferta o declaratoria proceso de contratación dará despacho delegado
de desierta traslado al Jefe de la Oficina
de Contratación o Secretaria Funcionario y/o
12 de Despacho Delegada, de la contratista de apoyo
aceptación de la oferta o el a la gestión de la de
acto administrativo para su la oficina de
revisión y firma. contratación o
secretaria de
despacho delegada
4
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 8 de 10
CUANTÍA

4
Realizar la publicación en el Funcionario y/o
SECOP de la aceptación de contratista de apoyo
13 la oferta o declaratoria de a la gestión
desierto. encargado de la
Publicar en el SECOP Publicación en el
SECOP

Funcionario y/o
contratista de apoyo
a la gestión de la de
14 Numerar y fechar la
Perfeccionar contrato la oficina de
aceptación de oferta
contratación o
secretaria de
despacho delegada
Funcionario y/o
Publicar la aceptación de
contratista de apoyo
oferta y demás documentos
15 Publicar contrato a la gestión
del proceso en SECOP
encargado de la
dentro de los 3 días después
Publicación en el
de celebrado el contrato
SECOP
Envíar el expediente
Funcionario y/o
contractual a Dirección de
contratista de apoyo
presupuesto para elaboración
a la gestión de la de
Tramitar registro de Registro presupuestal, se
16 la oficina de
presupuestal realiza relación de las
contratación o
carpetas entregadas en la
secretaria de
Dirección de Presupuesto
despacho delegada
para solicitud de Registro
Presupuestal.
Funcionario y/o
contratista de apoyo
a la gestión de la de
Recibir registro Recibir de la Dirección de
17 la oficina de
presupuestal Presupuesto la carpeta con el
contratación o
Registro Presupuestal.
secretaria de
despacho delegada

Expedir copia de la Funcionario y/o

minuta contratista de apoyo
Expedir copia de la minuta y a la gestión de la de
18 se entrega al contratista para la oficina de
que se tramite la expedición contratación o
de la garantía. secretaria de
despacho delegada
5
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 9 de 10
CUANTÍA

5
Funcionario y/o
contratista de apoyo
a la gestión de la de
19 la oficina de
Recepcionar garantías
contratación o
secretaria de
Recepcionar garantías despacho delegada

Remitir garantías al
profesional encargado de
proyectar el documento de
Funcionario y/o
aprobación de las garantías
Aprobar contratista de apoyo
con base los parámetros
garantía a la gestión de la de
fijados en la minuta
la oficina de
20 X contratación o
SI CUMPLE: Se elabora el
NO secretaria de
documento de aprobación de
despacho delegada
Garantías
SI
Corregir Contratista
SI NO CUMPLE: Se entrega
al Contratista para que realice
la corrección.

Jefe de oficina de
Firmar del documento de
Firmar aprobación de contratación
aprobación de las garantías.
21 garantías
Secretario de
despacho delegado
Realizar y enviar oficio de
designación de supervisión
firmado por el secretario de Jefe de oficina de
despacho delegado o jefe de contratación
22 Desinar supervisión o oficina de contratación, con el
interventoria fin de dar continuidad a la Secretario de
ejecución. despacho delegado

Foliar, inventariar y codificar Auxiliar de Archivo de

para almacenar en la carpeta la oficina de
Archivar
en el archivo de la Oficina de contratación y
23 Contratación, con lo cual funcionario o
finaliza el procedimiento contratista de la
FIN precontractual secretaria de
despacho delegada.
 MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-08-V4
Registrado SIG:
PROCESO GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN
10/08/2018
Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN controlado
QUE NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR Página 10 de 10
CUANTÍA

8. FORMATOS

TIEMPO DE
RETENCIÓN DISPOSICION
CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE
FINAL
Gestión Central

Formato de
Verificación
Número del Oficina de
1010-F- GCT-07 documental 2 20 Eliminación,
contrato contratación
contratos de selección
selección

Formato de
remisión de
Número del Oficina de Eliminación,
1010-F-GCT-08 documentos y 2 20
contrato contratación selección
designación de
actividades

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN N. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

04 10/08/2018 Se actualiza alcance y responsables, flujograma y formatos
03 20/11/2015 Se actualiza marco normativo; nuevo decreto 1082 de 2015
02 12/12/2014 Se actualiza la normatividad del procedimiento
Primera versión nueva codificación.
01 30/09/2013 Se modificó codificación de documentos.
En el punto 8, se modificó destino final y tiempo de retención.
Codificación Anterior: PR-1090-01-V2 de 27 de noviembre de
2012

10. ANEXOS

 MANUAL DE CONTRATACIÓN