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1. OBJETIVO
Establecer los trámites para llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes, obras o servicios para la Alcaldía
Municipal de Palmira, cumpliendo con la normativa vigente y asesorando a los intervinientes en cuanto a las
reglas que rigen la modalidad de selección de licitación pública, apoyando de esta manera todas las
dependencias en la búsqueda del cumplimiento de los fines estatales y contar con una base documental que
permita a los organismos de control y demás personas interesadas en verificar la eficiencia y transparencia de
las actuaciones desarrolladas por el Municipio en este sentido.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y finaliza con la Publicación
en el SECOP de la Resolución de declaratoria de desierta aclarada, confirmada o la resolución de adjudicación y
el archivo de la documentación en la carpeta.
3. RESPONSABLE
Este procedimiento está bajo la responsabilidad del xxxx y servidores públicos asignados.
4. DEFINICIONES
ACTA. Es el documento donde se consignan los temas tratados, las decisiones adoptadas y los compromisos
asumidos, durante una reunión, comité, mesa de trabajo o sesión. Este documento debe ser suscrito por los
participantes y/o asistentes a la reunión e indicar sus cargos y/o grados.
ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA. Es el acto administrativo por el cual la Unidad Ejecutora declara
oficialmente el inicio de un proceso de contratación. Es proferido por el Representante Legal de la Entidad.
Contra este acto no proceden recursos.
ACTA DE LIQUIDACIÓN. Es el documento por el cual contratante por medio del ordenador de gasto, contratista
por medio de su representante legal, interventor y/o supervisor, hace un balance financiero y de las
obligaciones pactadas y su cumplimiento; los ajustes o reconocimientos a los que haya lugar, con el fin de
declararse a paz y salvo. Podrán hacerse, no obstante, salvedades y suscribirse con éstas cuando no se llegue a
acuerdos en la totalidad de las declaraciones.
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PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Versión.01
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ADJUDICACIÓN. Es el acto administrativo motivado y firmado por el Ordenador del Gasto, mediante el cual la
Unidad Administrativa respectiva selecciona el proponente que ha resultado ganador del proceso de
contratación. Esta actuación pone fin a la etapa precontractual, es irrevocable, no admite recursos por la vía
gubernativa y obliga al contratista y a la administración a lo allí contenido.
AUDIENCIA PÚBLICA. Acto público dedicado a debates, presentación de alegatos, así como si hay lugar, al
pronunciamiento de las decisiones de la administración que serán formalizadas mediante acto administrativo.
EQUIPO DE APOYO A LOS ESTUDIOS PREVIOS: Es el creado con el fin de estructurar y elaborar los estudios
previos de carácter jurídico, técnico y financiero de todas las contrataciones y demás documentos previos. Está
conformado por un equipo multidisciplinario.
ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos son soporte para elaborar el proyecto pliegos, los
pliegos condiciones, y el contrato. Documento en el cual se define el objeto a contratar, la descripción de la
necesidad, la justificación, condiciones técnicas exigidas, valor estimado del contrato, plazo de ejecución,
requisitos habilitantes, imputación presupuestal, tipo de contrato, forma de pago, Obligaciones del Contratista,
Obligaciones de la entidad, Supervisión, Riesgos del contrato y amparos mínimos del mismo.
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ORDENADOR DEL GASTO. Es el delegatario del nivel que tiene facultades para ejecutar el presupuesto de su
Unidad Ejecutora.
PROPONENTE. Es la persona natural o jurídica, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, que
bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la Ley, presente una propuesta para participar en un
proceso de contratación.
RIESGO IMPREVISIBLE. Son las circunstancias imprevisibles e irresistibles que afectan la ecuación económica
del contrato, razón por la cual su ocurrencia deben ser considerados como costo del contrato en el ítem de
gastos contingentes o mediante una adición del contrato o mediante su reconocimiento en el acta de
liquidación.
RIESGO PREVISIBLE. Es el evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
5. POLÍTICA DE OPERACIÓN
5.1 Se desarrollará bajo los principios jurídicos vigentes, de acuerdo a la necesidad que presenta la
administración para desarrollar su obligación de satisfacer las necesidades de la comunidad, que la
constitución y la ley le atribuyen a través de los actos o actuaciones administrativas que se requieran para
ello.
5.2 Priorizar según la importancia o necesidad del servicio, que brinda soporte a toda la administración
Municipal, dando la asesoría precisa desde el conocimiento y experiencia para resolver las inquietudes
respecto al proceso de contratación.
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5.3 Se deben seguir los lineamientos establecidos por la normativa vigente en materia de contratación estatal
y las normas del Archivo General de la Nación.
5.4 Se recuerda la importancia de la publicación electrónica de todos los actos y documentos que hacen parte
integral de los procesos de contratación, se deberá realizar en la fecha de su expedición o a más tardar
dentro de los (3) días hábiles siguientes.
5.5 Finalmente se requiere a las diferentes dependencias atender las instrucciones para el archivo de la
documentación, para dar cumplimiento a las normas de retención documental previstas en la Ley General
de Archivo.
PASO ACTIVIDAD 6
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Inicio
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Profesional
Publicar el aviso de asignado
convocatoria, proyecto pliego Publicar Aviso de Dirección de
de condiciones junto con el convocatoria, contratación Aviso y
6 estudio previo y análisis del proyecto pliego y (rol jurídico proyecto de
sector en el portal de documentos Equipo de pliegos
contratación estatal y Ia pagina anexos. apoyo a los
WEB de la Alcaldía. estudios
previos)
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¿Contin Si
Establecer la conveniencia de
úa
continuar o no el proceso de 2
proceso
contratación con base en las Responsable Publicación
11 ?
observaciones y solicitud de Secop respuestas
aclaraciones recibidas. No
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Profesional
asignado
Dirección de
Publicar SECOP
Publicar el Aviso de cancelación contratación
13 del proceso de contratación. (rol jurídico
El procedimiento termina. Equipo de
Fin apoyo a los
estudios
previos)
Elaborar Pliego de
Elaborar el Pliego de Condiciones Publicación
Responsable
14 Condiciones definitivo y acto 2
definitivo y acto aviso
Secop
administrativo de apertura. administrativo de cancelación
apertura
Profesional
Vo. Bo. Acto
asignado
Revisar y dar Visto Bueno. al administrativo y
Dirección de
acto administrativo de Pliego de
contratación
apertura del proceso de condiciones
15 (rol jurídico
selección y Pliego de definitivo
Equipo de
Condiciones Definitivo, enviar
apoyo a los
para firma ordenador de
estudios
Gasto 4
previos)
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Resolución y
Firmar acto de apertura, Director de Pliego
16 Firmar acto de
pliegos definitivos. Contratación Condiciones
apertura, pliegos definitivo
definitivos.
Realizar la audiencia de
distribución de riesgos
previsibles, en la cual se Realizar la audiencia
podrán realizar aclaraciones a de distribución de
los pliegos de condiciones del riesgos previsibles Responsable Publicación
18
proceso contractual. Será Secop convocatoria
presidida por el Ordenador de
gasto o quien este delegue, con
apoyo del Director de
Contratación.
Elaborar el Acta de la Audiencia
de Aclaración de los Pliegos de
Condiciones y de Revisión de la Elaborar acta de Acta
Asignación de Riesgos audiencia Ordenador del
19 audiencia de
Previsibles y suscriben los Gasto
riesgos
asistentes por parte de la
entidad. Hacen parte integral 5
del acta, la lista de asistentes.
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No
¿Adend 3 Responsable Acta
21 ¿Se requiere Adenda? a?
Secop publicada
SI
Profesional
asignado
Publicar Adendas Dirección de
contratación
Publicar Adendas de
(rol jurídico
23 modificación del Pliego de
Equipo de
Condiciones.
apoyo a los
6 estudios
previos)
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• El Director de Contratación
designará mediante acto de
designación o correo
electrónico el rol jurídico
dentro del comité. Este
profesional deberá hacer parte
de la Dirección de Recibe ofertas,
Contratación, el cual será para realiza audiencia de
3
efectos del procedimiento el cierre, y designa
Profesional designado de la comité evaluador Responsable
24
Dirección de Contratación. Secop
• La Secretaría de Hacienda
designará mediante acto de
designación o correo
electrónico el rol financiero
dentro del comité.
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Publicar SECOP
Publicar el Acta de Cierre del
proceso en el SECOP. Director de
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Contratación
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Preparar solicitud de
Solicitar información Comité
información adicional o
adicional. Evaluador,
29 aclaraciones de los requisitos a
según su rol.
uno o más Proponentes y/o
interesados.
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¿Confor
No Comité
Es conformación dinámica de la mación
31 4 Dinámic 5 Evaluador,
oferta
a? según su rol.
Si
Comité
Publicar informe de evaluación Publicar Acta de Evaluador,
32 con verificación de requisitos comité evaluador
según su rol.
habilitantes
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No
¿Adjudic
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ado? Comité Acta de
40 Proceso adjudicado Evaluador, audiencia de
Si según su rol. adjudicación.
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Acto
Responsable
43 Archivar en expediente físico y Expedir expediente administrativ
Secop
electrónico. o publicado
Inicia
procedimiento
Legalización
Rol Financiero
Iniciar procedimiento
44 Comité
Legalización Fin
Evaluador
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No
¿Recurso 8 Acto
reposición? Responsable
47 Se recibe recurso de reposición administrativ
Secop
o publicado
Resuelve recurso
Resuelve recurso de reposición reposición
Rol Jurídico
aclarando, confirmando o
48 Comité
revocando el acto
Evaluador
administrativo. 14
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Si Rol Jurídico
49 ¿Revoca 9 Comité
acto? Evaluador
No
Archivar en
expediente Acto
Responsable
51 Archivar en expediente físico y administrativ
Secop
electrónico. o publicado
Inicia
procedimiento
Iniciar procedimiento Legalización
52
Legalización
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8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Versión
Fecha Identificación del Cambio
Inicial Final
10. ANEXOS
No Aplica.
ORIGINAL FIRMADO
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