MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1103-C-SIG-V2

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
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PROCESO Desarrollo urbano y territorial

SUBPROCESO Seguridad ciudadana, gobierno y postconflicto
Diseñar e implementar los modelos y/o proyectos para la convivencia, restablecimiento del orden público,
OBJETIVO administración de justicia, suministro y análisis de datos, promoción y protección de deberes, derechos y libertades
y la reducción de los hechos punibles en el municipio de Villavicencio.
Inicia con la planificación de las metas del plan de desarrollo, de acuerdo con las estadísticas y solicitudes
ALCANCE relacionadas con la prevención y tratamiento de los hechos que alteran la seguridad y el orden público y termina
cuando se toman las medidas pertinentes para prevenir, reducir o evitar la ocurrencia de nuevos hechos punibles.
LIDER DEL PROCESO Secretario de gobierno y postconflicto.
ACTORES DEL PROCESO Desarrollo urbano y territorial- AC= ALTA CONSEJERIA, SG= SECRETARIA DE GOBIERNO, DC=DIRECCION DE CONVIVENCIA, DJ=DIRECCION DE JUSTICIA
2
PLANEAR
PROVEEDOR(ES) SALIDA
ENTRADAS ACTIVIDAD CLIENTES
INTERNO PRODUCTO O SERVICIO
-Plan de Desarrollo 1.1gPlan Integral de Seguridad y
Municipal. 1.gFormular Planes, Programas y/o convivencia Ciudadana (PISCC)
Proyectos de convivencia, derechos formulado. (AC)
-Actas Mesas y/o comités. humanos, justicia y seguridad 1.2gPlanes Formulados. -Proceso
-Proceso ciudadana. 1.3gProgramas Formulados. Direccionamiento.
Direccionamiento. -Consejos de Seguridad. 1.4gProyectos formulados.
-Seguridad
2.1gMesas y/o comités de Seguridad con
-Seguridad Ciudadana -Visitas Técnicas. 2.gDiseñar Mecanismos para Ciudadana Gobierno
ciudadanía y/o organismos de seguridad.
Gobierno Y fortalecer la seguridad y convivencia Y Postconflicto.
-Sistema de seguimiento y 2.2gProtocolos de Derechos Humanos y
Postconflicto. ciudadana.
control de atención de casos Convivencia. (DC)
-Proceso de
(SECAD).
-Proceso de 3.gPlanear las acciones para la Planeación.
Planeación. -Sistema de Información consecución y publicación de
estadístico delincuencial, información cuantitativa y cualitativa 3.1gCronograma de Trabajo. (AC) -Proceso de Gestión
-Proceso de Gestión contravencional y operativo sobre seguridad ciudadana Financiera.
Financiera. (SIEDCO) (OACYS).
-Gestión de la
-Gestión de la -Informe y reportes del 4.gProgramar la adquisición y 4.1gConcepto técnico de equipos Contratación.
Contratación. Centro de Mando y Control mantenimiento de medios tecnológicos. (AC)
Tecnológicos para prevención de 4.2gEstudios previos para la adquisición
-Informe de gestión de
delitos y el fortalecimiento de la y/o el mantenimiento de medios
inspecciones, corregidores y
seguridad ciudadana. tecnológicos. (AC)
comisarias
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EXTERNO 5.gPlanear programas y actividades

5.1gCronograma para las actividades de
que se desarrollan a las personas
prevención, y orientación psicosocial y
trasladadas al Centro de Protección y
jurídica. (AC)
Prevención a Personas (CP3).
6.gEstudiar y distribuir las solicitudes 6.1gAsignar solicitud y trámite para su
-Oficios comunidad
y tramites de la ciudadanía. análisis.
7.gAnalizar y priorizar los casos para
-Normatividad Vigente. -Comunidad
la correcta operación de las 7.1gCronograma de reuniones. (DJ)
inspecciones, corregidores y 7.2gAnálisis de cargas. (DJ)
-Comunidad -Mesas de Trabajo con -Organismos de
comisarias.
Juntas de Acción Comunal
8.gProgramar y priorizar las 8.1gCronograma Anual de actividades de Seguridad
-Organismos de (JAC) actividades de la Casa de Justicia. la Casa Móvil.(DJ)
Seguridad
-Necesidades de organismos 9.gPlanear las medidas de control del
de seguridad. sistema nacional de normalización,
9.1gCronograma de Visitas.(SG)
certificación y metrología a
establecimientos
10.1gPlan operativo
10. Formular Herramientas para la
10.2gPlan de Acción.
Planificación administrativa y control
10.3gMatriz de Riesgos y oportunidades
operacional
10.4gCronograma de Capacitaciones.

HACER
PROVEEDOR(ES) SALIDA
ENTRADAS ACTIVIDAD CLIENTES
INTERNO PRODUCTO O SERVICIO

-Actas Mesas y/o comités. 1.1 Contratos de Convivencia y/o

-Proceso 1.gImplementar Planes, Programas Seguridad Ciudadana. -Proceso
Direccionamiento. y/o Proyectos de convivencia, 1.2gCampañas de Convivencia y/o
-Consejos de Seguridad. Direccionamiento.
derechos humanos, justicia y Seguridad Ciudadana.
-Seguridad Ciudadana
-Plan Integral de Seguridad seguridad ciudadana. 1.3gCapacitaciones y sensibilizaciones. -Seguridad
Gobierno Y Postconflicto. 1.4gInformes especiales PISCC.(AC)
y convivencia Ciudadana Ciudadana Gobierno
(PISCC). 2.1gEncuentros Comunitarios y Brigadas. Y Postconflicto.
-Proceso de Planeación. (SG)
2.gEjecutar los Mecanismos para2.2gRutas de Protección. (DC)
-Informe de ejecución de fortalecer la seguridad y convivencia
2.3gAcompañamiento a protestas -Proceso de
-Proceso de Gestión
metas. ciudadana. sociales. (DC) Planeación.
Financiera.
2.4gGestores de Paz y Convivencia. (DC)
-Modelo de Convivencia -Proceso de Gestión
-Gestión de la 3.gAnalizar y depurar la información
Ciudadana formulado. 3.1gBase de datos depurada. (AC) Financiera.
Contratación. cuantitativa y cualitativa sobre
3.2gBoletín. (AC)
seguridad ciudadana (OACYS).
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4.1gInstalación de los Medios -Gestión de la

4.gAdquirir, implementar y mantener tecnológicos.(AC) Contratación.
los medios Tecnológicos para 4.2gIncorporación de los Medios
prevención de delitos y el tecnológicos al Centro de Mando y
fortalecimiento de la seguridad Control.(AC)
ciudadana. 4.3gMantenimiento de Medios
tecnológicos.(AC)
5.gDesarrollar programas y -Comunidad.
5.1gRegistro de ingreso al CP3.(AC)
actividades para las personas
EXTERNO 5.2gActividades de Prevención.(AC) -Organismos de
trasladadas al Centro de Protección y
5.3gOrientación psicosocial y jurídica.(AC) Seguridad.
Prevención a Personas (CP3).
-Estadísticas delictivas.
6.1 Viabilidad para la realización de -Entes Externos para
-Identificación de hechos eventos masivos y/o aglomeraciones de la prevención.
amenazantes. espectáculos públicos. (SG)
-Bases de datos originales. 6.2 Certificado de Residencia (excepto
para proyectos mineros y/o petroleros).(SG)
-Cronograma de Trabajo. 6.3 Registro de Razas de Manejo
especial.(DJ)
-Contratos. 6.gGestionar las solicitudes y 6.4 Constancia de perdida de elementos
tramites de la ciudadanía. y/o documentos.(DJ)
-Estudios Previos. 6.5 Registro y certificación de propiedad
horizontal.(DJ)
-Encuestas. 6.6 Acompañamiento y control a rifas,
-Comunidad. juegos y espectáculos.(SG)
-PQRS. 6.7 Registro de Parques de diversiones
-Organismos de atracciones y dispositivos de
Seguridad. entretenimiento.(SG)
-Necesidades Comunidad.
7.gAsesorar a las inspecciones,
-Denuncias. corregidores y comisarias para su 7.1gVisita de seguimiento.(DJ)
adecuada operación y atención a la 7.2gBitácora de acompañamiento.(DJ)
-Informes del SECAD. ciudadanía.
8.1 Gestión con entidades públicas. (DJ)
8.gProgramar y priorizar las
8.2 Actividades en sitio. (DJ)
actividades de la Casa de Justicia.
8.3 Asignar Citas. (DJ)
9.gSeguimiento y medidas control del
sistema nacional de normalización, 9.1 Registro o acta de visita a
certificación y metrología a establecimientos. (DJ)
establecimientos
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VERIFICAR
PROVEEDOR(ES) SALIDA
ENTRADAS ACTIVIDAD CLIENTES
INTERNO PRODUCTO O SERVICIO
-Acciones correctivas y de 1.1gInforme de Seguimiento mesas y/o
mejora – Planes de Comités.
mejoramiento. 1.2gSeguimiento a metas plan de
-Proceso 1.gMonitorear y Evaluar los Planes, Desarrollo
Direccionamiento. -Indicadores de gestión. Programas y/o Proyectos de 1.3gInforme Anual de avance en la
convivencia, derechos humanos, implementación del FONSET y
-Seguridad Ciudadana -Registros de Asistencias.
justicia y seguridad ciudadana. requerimientos de seguridad.(AC)
Gobierno Y Postconflicto.
-Solicitudes de la 1.4gReportes periódicos por parte del -Proceso Seguridad
-Proceso de Planeación. comunidad. Observatorio de Análisis de Convivencia y Ciudadana Gobierno
Seguridad – OACYS.(AC) Y Postconflicto.
-Plan Indicativo. 2.gVerificar los Mecanismos para 2.1gSeguimiento Rutas de Protección.(DC)
-Proceso de Gestión
Financiera. fortalecer la seguridad y convivencia 2.2gInforme de Seguimiento Convivencia
-Informe técnico de
ciudadana. y Derechos Humanos.(DC)
rendición de cuentas.
-Gestión de la 3.gMonitoreo de medios 3.1gDiagnostico estado de medios
Contratación. -Plan plurianual de tecnológicos. tecnológicos. (AC)
inversión. 4.gRealizar seguimiento y control de 4.1gregistro de personas ingresadas CP3.
las actividades desarrolladas en el (AC)
CP3. 4.2gAnálisis de encuestas. (AC)
-Informe FONSET anual.
EXTERNO 5.1gInforme de PQRS. -Ministerio del
5.gAnalizar y evaluar la gestión de
-Reportes de daños. 5.2gInforme Encuestas de Satisfacción al Interior.
solicitudes y trámites realizados.
Usuario.
-Reporte estado operativo -Comunidad.
6.Verificar las solicitudes de las 6.1gEvaluación de impacto de las
-Comunidad. medios tecnológicos.
jornadas de la Casa de Justicia. jornadas.(DC)
-Organismos de
-Organismos de -Informe SECAD. Resultados Indicadores de Gestión. seguridad.
Seguridad. Informe Trimestral de Autoevaluación.
-Bases de datos. Informe de riesgos y oportunidades. -Entes de Control.
-Entes de Control. Seguimiento, medición, y evaluación Informes de auditoría gestión internas y/o
-PQRSD. -Ente certificador.
administrativa. externas.
-Ente certificador. Encuestas. Seguimiento de acciones o planes de
mejoramiento.
Reporte de Salidas no conformes.
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ACTUAR
PROVEEDOR(ES) SALIDA
ENTRADAS ACTIVIDAD CLIENTES
INTERNO PRODUCTO O SERVICIO
Informe de auditorías Actas de compromiso para el
interna y/o externa mantenimiento de medios tecnológicos
-Proceso -Proceso
con las mesas técnicas .
Direccionamiento. Seguimiento de acciones o Direccionamiento.
planes de mejoramiento. Notas internas para priorización de metas
-Proceso Sistema del PDM y PISCC. -Proceso Sistema
Integrado de Gestión. Reporte de Salidas no Integrado de Gestión.
conformes. Planes actualizados.
-Proceso Control Interno. -Proceso Control
Programas actualizados.
Resultados de indicadores. Gestionar el Mejoramiento continuo Proyectos actualizados. Interno
del Subproceso. -Gestión de la
EXTERNO
Revisión por la dirección. Contratación.
-Comunidad.
Planes de mejoramiento, Acciones
-Organismos de Resultados Mediciones correctivas o de mejora documentadas. -Comunidad.
Seguridad. externas.
-Entes de control.
-Entes de Control. Encuestas. Seguimiento a planes de mejoramiento y
acciones correctivas o de mejora. -Ente Certificador.
-Ente Certificador. PQRSD.

SEGUIMIENTO Y CONTROL
REQUISITOS NORMATIVOS Ver Matriz de Requisitos Legales del Proceso
DOCUMENTOS DEL PROCESO Ver listado Maestro de Documentos del SIG.
GESTIÒN DEL RIESGO Ver Mapa de Riesgos y oportunidades
MEDICIÓN Ver Matriz de indicadores del proceso
COMUNICACIÒN Ver Matriz de Comunicaciones
Tecnológicos: Redes de comunicación, internet, equipos tecnológicos, software y hardware.
Talento Humano: Profesionales, tecnólogos, técnicos y asistenciales.
Físico: Instalaciones locativas adecuadas, insumos de papelería, medio de Transporte
RECURSOS
Ambiente de Trabajo: Condiciones ambientales normales (Vibración, Humedad, Temperatura, Polvo, Ruido,
iluminación, higiene). -Buena Relaciones Interpersonales -Psicológicos (reducción de estrés, agotamiento, cuidado
emociones).
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REQUISITOS APLICABLES
Norma Requisito
4. Contexto de la Organización
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.2 Compresión de las necesidades y expectativas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la Calidad
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
5. Liderazgo
5,1. Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, Responsabilidades y autoridades en la organización
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
ISO 9001:2015 6.2 Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos
6.3 Planificación de los cambios
7.1.6 Conocimientos de la organización
7.3 Toma de conciencia
7.5 Información documentada
8.1 Planificación y control operacional
9.2. Auditoría Interna
10. Mejora
10.1 Generalidades
10.2 No conformidades y acción correctiva
10.3 Acción de mejora

Modelo Integrado de Planeación y

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG Atributos de Calidad en las 7 Dimensiones
Gestión- MIPG
Decreto 1072/2015
Art. 2.2.4.6.1 Objeto y campo de aplicación
Ar 2.2.4.6.2 Definición
Art. 2.2.2.4.6.5 Política de seguridad y salud en el Trabajo (SST)
Art. 2.2.4.6.8 Obligaciones de los trabajadores
Art. 2.2.4.6.10 Responsabilidades del Trabajador
Gestión de Seguridad y Salud en
Art. 2.2.4.6.11 Capacitación en seguridad y salud en el trabajo – SST
el Trabajo
Art. 2.2.4.6.14 Comunicación
Art.2.2.4.6.23 Gestión de los peligros y riesgos
Art.2.2.4.6.24 Medidas de prevención y control.
Art.2.2.4.6.25 Prevención, Preparación y respuesta ante emergencias
Resolución 0312 de 2019
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Ley 594 200 Ley General de Archivo.

Acuerdo 049 de 2000.
Gestión Documental
Decreto 2609 de 2012.
Ley 1712 de 2014.
4.4 Sistema de gestión de seguridad de la Información.
7.1 Recursos.
7.3 Toma de conciencia.
NTC – ISO/27001:2013 7.5 Información documentada.
8.3 Tratamiento de riesgos de seguridad de la información.
4.4 Sistema de Gestión Ambiental
5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización
6. planificación
7.2 Competencia
7.4 Comunicación
ISO 14001:2015 7.5 Información Documentada
8 Operación
8.1 planificación y Control Operacional
9 Evaluación del desempeño
9.2 Auditoría Interna
10 Mejora
10.2 No conformidad y Acción Correctiva
10.3 Mejora Continua
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÒN No. FECHA DESCRIPCIÒN DE LAS MODIFICACIONES

Se actualiza a Nueva versión del formato, se ajustan las actividades teniendo en cuenta el acuerdo 325 de 2017 y se incluyen
05 02/06/2021
siglas de responsables para los productos y/o servicios.
CUARTA VERSION NUEVO SUBPROCESO SEGURIDAD CIUDADANA, GOBIERNO Y POSTCONFLICTO
Se crea nueva caracterización por actualización de estructura orgánica de la administración central de la Alcaldía Municipal de
04 02/04/2018 Villavicencio y a su vez la actualización del mapa de procesos.
Se crean las actividades concernientes asignadas a la Alta Consejería para la Seguridad Ciudadana y la Secretaría de Gobierno
y Postconflicto.
Tercera Versión
03 28/11/2016 Se ajusta al ciclo PHVA y se armoniza con el plan de desarrollo vigente en el cual se le agregan nuevos productos y eliminación
de los obsoletos
Segunda Versión
02 04/12/2013 Codificación Anterior: 1550-C-SCC-C1 del 04 de Diciembre del 2013

APROBACIÒN
Elaborado: Aprobado: Registrado SIG:

ORIGINAL FIRMADO

EMMA PAOLA PUENTE CASTAÑEDA

Profesional Universitario ANDREA CAROLINA LIZCANO NOGUERA
Delegada Sec. Gobierno SECRETARIA DE GOBIERNO Y
POSTCONFLICTO

LEANDRA RUIZ GOMEZ

Profesional Universitario CARLOS FELIPE CABALLERO ARIZA JACQUELINE HENAO NARANJO
Delegada Alta Consejería para la Seguridad ALTO CONSEJERO PARA LA SEGURIDAD DIRECTORA DE DESARROLLO
Ciudadana CIUDADANA ORGANIZACIONAL
Fecha:28/05/2021 Fecha:02/06/2021 Fecha: 02/06/2021