Macroproceso 16: Gestión de Medicamentos (GMD)

Objetivo y alcance: Evaluar si la organización suministra de hospitalización, ambulatorio y otros, los medicamentos y productos solicitados y tiene un impacto directo en la
seguridad de los pacientes.

Código Estándar Criterios de Evaluación Verificadores por Técnica de Fuentes Auditables

Código Criterio Opciones de Calificación Evaluación a
Criterio Utilizar
GMD-1 El establecimiento está GMD1-1 Las compras se programan sobre 0: No se realiza compras de Verificación/Revisión Documento oficial de
organizado para un la base del petitorio nacional medicamentos según el de documentos autorización de
manejo adecuado de los acorde al cuadro de necesidades petitorio nacional. compra por el comité
medicamentos e de los servicios y son autorizadas 1: Evidencia documentaria institucional.
insumos antes de su por el comité de compras de la de que se autorizan
dispensación al usuario institución. compras en el marco del Reporte de logística
0: No se realiza compras o no son petitorio nacional sin sobre compra de
sobre el petitorio nacional; 1:Se considerar cuadro de medicamentos.
programan compras sobre el necesidades.
petitorio nacional pero no la base 2. Evidencia documentaria Cuadro de
del cuadro de necesidades o no de que las compras necesidades de
son autorizadas por el Comité de autorizadas en el marco del medicamentos según
compras; 2:Cumple lo establecido petitorio nacional consideran petitorio nacional.
los cuadro de necesidades.
Cuadro anual de
adquisiciones de
medicamentos.
GMD1-2 La farmacia cuenta con sistemas 0: No se cuenta con Verificación/Revisión Verificación del
(SISMED 2.0 u otro) e información sistemas para la gestión de de documentos SISMED,
para la gestión (Kardex, informes medicamentos. 1: Se verifica
de consumo en unidades y valores, la existencia de un sistema KARDEX de los
según fuente de financiamiento, para la gestión de medicamentos
para medicamento y dispositivos medicamentos. 2: Existen
médicos fungibles). reportes del sistema de Informe de consumo
gestión de medicamentos. 2: de medicamentos y
0: No cuenta con sistemas; 1: Existen reportes del sistema dispositivos médicos
Cuenta con sistemas pero no con de gestión de medicamentos fungibles.
información para la gestión; 2: correspondientes al ultimo
Cumple con lo establecido. año.
GMD1-3 El establecimiento realiza informes 0: No se realiza informes Verificación/Revisión Informe diario de
de consolidados diarios de consolidados del consumo de documentos consolidados de
despacho e informe mensual de de medicamentos. 1: Existen despacho de
consumo de medicamentos e informes consolidados medicamentos e
insumos. diarios del consumo de insumos
medicamentos de los
0: No realiza informes; 1: Realiza el últimos 6 meses. 2: Existen Informe mensual de
informe diario, pero no el informe informes consolidados despacho de
mensual; 2: Cumple con lo mensuales del consumo de medicamentos e
establecido. medicamentos de los insumos
últimos 6 meses, además
del cumplimiento del ítem
anterior.
GMD1-4 Los medicamentos son 0: No cumple con buenas Verificación/Revisión Lista de chequeo
almacenados y conservados de prácticas de de documentos según manual de
acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento de Buena práctica de
almacenamiento. medicamentos. 1: Se almacenamiento de
observa cumplimiento medicamentos.
0: No cumple las buenas prácticas parcial de buenas prácticas
de almacenamiento; 1: Cumple de almacenamiento de
parcialmente las buenas prácticas medicamentos según
de almacenamiento; 2: Cumple con normatividad.
 lo establecido. 2: Se observa cumplimiento
total de las buenas prácticas
de almacenamiento según
normatividad.
GMD1-5 Se cuenta con el Libro de Registro 0: No se cuenta con libro Verificación/Revisión Libro de Registro de
de Prescripción de Narcóticos y para registro de prescripción de documentos prescripción de
sustancias controladas. de narcóticos. 1: Existe libro Narcóticos y
de registro de prescripción sustancias
0: No cuenta con libro; 1: Cuenta de narcóticos pero no controladas.
con libro pero no registra registro o son incompletos.
parcialmente; 2: Cumple con lo
establecido. 2: Existe libro de registro de
prescripción de narcóticos
son registro de todos los
días en los últimos 3 meses.
GMD-2 El establecimiento GMD2-1 El establecimiento de salud aplica y 0: No se aplican normas de Verificación/Revisión Reporte de los
realiza acciones para evalúa el cumplimiento de las prescripción. 1: Se verifica de documentos indicadores de Buena
que la prescripción y normas de prescripción. aplica las normas de Prescripción.
disposición de los prescripción en el
medicamentos e 0: No aplica normas de establecimiento pero no Informe de evaluación
insumos se brinde de prescripción; 1: Aplica las normas cuenta con informe de mensual de la
manera segura y pero no evalúa su cumplimiento; 2: evaluación. 2: Se verifica aplicación del manual
confiable Cumple con lo establecido. que aplica y evalúa, cuenta de buenas prácticas
El establecimiento de con informes mensuales de de Prescripción.
salud vela por los evaluación de la aplicación
resultados de la gestión de normas oficiales de
de medicamentos e prescripción del último
insumos trimestre.
GMD2-2 El establecimiento de salud aplica y O: No se aplican normas de Verificación/Revisión Reporte de los
evalúa el cumplimiento de las dispensación. 1: Documento de documentos indicadores de Buena
normas de dispensación. oficial que contiene las dispensación.
normas de dispensación en
0: No aplica normas de el establecimiento. 2: Informe de evaluación
dispensación; 1: Aplica las normas Informe mensuales de mensual de la
pero no evalúa su cumplimiento; 2: evaluación de la aplicación aplicación del manual
Cumple con lo establecido. de normas de dispensación de buenas prácticas
en el establecimiento del de dispensación.
último trimestre.
GMD2-3 Los errores en la dispensación de 0: No se realiza vigilancia de Verificación/Revisión Documento oficial que
medicamentos son vigilados, los errores en la de documentos establece los
registrados y corregidos por la dispensación de mecanismos de
autoridad competente del mecanismo. 1: Evidencia vigilancia de errores
establecimiento. documentaria de la de dispensación
vigilancia de errores en la Registros de los
0: No vigila la ocurrencia de errores dispensación de errores en la
en la dispensación; 1: Vigila errores medicamentos. 2: Evidencia dispensación de
de dispensación pero no los documentaria de la medicamentos
registra o no los corrige; 2: Cumple implementación de Informe análisis de
con lo establecido. disposiciones dirigidas a casos
corregir los errores en la Informe de
dispensación registrados. implementación de
medidas correctivas
GMD2-4 El servicio de farmacia cuenta y 0: El servicio de farmacia no Verificación/Revisión Documento oficial que
aplica mecanismos de información cuenta con mecanismos de de documentos establece los
al paciente en el marco de su información al paciente. 1: Observación mecanismos de
competencia al momento de la Documento oficial que Muestreo información al
dispensación. establece el mecanismo de momento de la
información al paciente en el dispensación
0: No cuenta con mecanismos de servicio de farmacia pero no
 información al paciente; 1: Cuenta lo aplica. Materiales y medios
con mecanismos de información al 2: Se verifica la información de información al
paciente; 1: Cuenta con que se da al paciente en el usuario
mecanismos pero no los aplica; 2: servicio de farmacia sobre la
Cumple con lo establecido. observación de la
dispensación a 10 usuarios
externos con diferentes
dispensadores.
GMD2-5 Los errores de prescripción de 0: No se registra los errores Verificación/Revisión Registro de los
medicamentos son registrados o de prescripción. 1: Evidencia de documentos errores en la
corregidos por la autoridad documentaria del registro de Prescripción de
competente del establecimiento. los errores en la prescripción medicamentos
pero no son los corregidos. reportados por
0: No registra errores de 2: Evidencia documentaria Farmacia.
prescripción; 1: Registra los errores de la implementación de
pero no son corregidos; 2: Cumple disposiciones dirigidas a Informes de farmacia
con lo establecido. disminuir los errores de a jefes de servicio o
prescripción de acuerdo a departamentos.
los resultados de su registro.
Informe de Jefes de
Servicio con medidas
correctivas.
GMD-3 GMD3-1 Se evalúa el porcentaje de 0: No se evalúa el stock Verificación/Revisión Reporte/Informe
coincidencias entre los ítems registrado versus el stock de documentos mensual de
prescritos, dispensados, real. coincidencias entre
reportados, stock registrado y stock 1: Evidencia documentaria los ítems prescritos,
real y es el esperado. El margen de de la evaluación del stock dispensados,
consistencia es mayor al 99%. real con resultados por reportados, stock
debajo del 99% de registrado y stock real
0: No se evalúa el porcentaje; 1: Se coincidencia. de los medicamentos
evalúa el porcentaje pero está por trazadores
debajo de lo esperado; 2: Cumple 2: Evidencia documentaria
con lo establecido. de la evaluación del stock
registrado versos del stock
real con resultados mayores
al 99% de coincidencia.
GMD3-2 Se evalúa el porcentaje de 0: No se evalúa el Verificación/Revisión Registro manual o
prescripciones no atendidas y la porcentaje de prescripciones de documentos electrónico de
adopción de medidas correctivas. no atendidas. prescripciones no
1: Evidencia documentaria atendidas
0: No se evalúa el porcentaje de de la evaluación del
prescripciones no atendidas: 1: Se porcentaje de prescripciones Informe de
evalúa el porcentaje pero no se no atendidas pero no se implementación de
adoptan medidas correctivas; 2: adoptan medidas medidas correctivas.
Cumple con lo establecido. correctivas. 2: Evidencia
documentaria de la
implementación de
disposiciones para mejorar
el porcentaje de
prescripciones no atendidas.
GMD3-3 El establecimiento realiza el 0: No se realiza el monitoreo Verificación/Revisión Registro de stock de
monitoreo de las existencias; 1: de las existencias para de documentos medicamentos e
Realiza el monitoreo pero no cautelar el normostock. 1: insumos
establece las medidas de Informe/Reporte de
prevención del vencimiento; 2: monitoreo de las existencias Informe de monitoreo
Cumple con lo establecido. de medicamentos para el de existencias de
último año. 2: Evidencia Medicamentos e
documentaria de la insumos
implementación de
 disposiciones para lograr un Informe de
normostock en base a implementación de
resultados del monitoreo de medidas preventivas
medicamentos.
GMD3-4 El establecimiento de salud 0: Se verifica documentación Verificación/Revisión Informe de
ESPECIFICO O garantiza la capacitación del que muestra que menos del de documentos capacitación al
SECTOR personal de farmacia acerca de los 50% del personal ha sido personal de farmacia
PUBLICO procedimientos de farmacia en capacitado sobre los
relación con los medicamentos. procedimientos de farmacia. Constancia o
1: Se verifica documentación certificados de
0: Menos del 50% del personal de que muestra que entre el capacitación del
farmacia está capacitado: 1: Entre 50% y el 80% del personal personal en
el 50% y 80% del personal está ha sido capacitado sobre los procedimientos de
capacitado; 2: Más del 80% del procedimientos de farmacia. farmacia
personal está capacitado. 2: Se verifica documentación
que muestra que más del
80% del personal ha sido
capacitado sobre los
procedimientos de farmacia.
GMD3-5 El establecimiento ha organizado la 0: No se organiza la Verificación/Revisión Reporte diario de
ESPECIFICO O provisión para mantener el provisión del normostock en de documentos Normostock en los
SECTOR normostock de ítems necesarios los servicios críticos. servicios críticos del
PUBLICO para el funcionamiento de servicios 1: Evidencia documentaria EESS
críticos (ej. Emergencia, centro de la organización de la
obstétrico). provisión del normostock en Informe de medidas
algunos servicios críticos establecidas para la
0: El establecimiento no ha durante el último año. 2: provisión de
organizado la provisión; 1: Ha Evidencia documentaria de medicamentos e
organizado la provisión pero no de la organización de la insumos en servicios
todos los servicios críticos; 2: provisión del normostock en críticos.
Cumple con lo establecido. todos los servicios críticos
durante el ultimo año.