CÓDIGO: SGSST-P-018

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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TRABAJO

1. OBJETIVO

Definir la metodología empleada en la empresa para llevar a cabo las auditorías internas
de prevención de riesgos laborales, con el fin de verificar que el Sistema de Gestión de
la seguridad y salud en el trabajo se ha implantado y que es efectivo o, en caso
contrario, para detectar las desviaciones que se produzcan y establecer las acciones
necesarias para corregirlas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la realización de la auditoria a todos los procedimientos

del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), inicia con la
planeación de la misma hasta la elaboración de informe y seguimiento de las acciones
determinadas.

3. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y

evaluarla objetivamente con el fin de determinar en que grado se cumplen los requisitos
de auditoria.

Sistemático: Las auditorias es una actividad PLANIFICADA más no aleatoria.

Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer al área auditada.
Evidencia: Recolección de evidencias objetivas.
Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria los hechos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se

utilizan como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria

Auditoria interna: Es la revisión de los procesos de una organización realizada por un

empleado de la organización.

Auditoria externa: Es la revisión del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, de la organización realizada por una persona externa o Institución a la
organización.
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Auditoria de proceso: Examinar y revisar un proceso y confirmar los procedimientos.

Auditoria de producto / servicio: Verificación de que un producto ha sido criado y

ha prestado un servicio de acuerdo con las especificaciones.

Auditoria de registros: Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales
y reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los
procesos se están realizando de acuerdo a los requisitos.

Auditoria de sistema: Examen de un área específica del sistema de gestión de la

organización o del sistema en general para confirmar que cumplen con los requisitos
especificados de una norma o reglamentación.

Auditado: organización o persona sometida a una auditoria

Auditor líder: Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores que
llevan a cabo una auditoria.

Auditor interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la
supervisión del auditor líder.

Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluación de evidencias recopiladas frente a

los criterios de Auditoria.

Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoria.

No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

No conformidad mayor: Desviación seria del procedimiento que implica un riesgo alto
para la conformidad de la prestación del servicio que puede llevar más de cuatro meses
resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.

No conformidad menor: Desviación poco extrema del procedimiento que implica un

bajo riesgo para la conformidad en la prestación de los servicios y lleva menos de cuatro
meses resolverla. Se verifican en la siguiente auditoria.

Observación: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora

en la siguiente auditoria.
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4. DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora

Procedimientos, instructivos, guías y formatos
Listado maestro de registros

5. RESPONSABLE Y APOYO

Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento es el asesor de

SST apoyado por el Gerente de la empresa, auditores externos contratados por la
empresa.

6. CONDICIONES GENERALES

Las auditorías internas deben programarse considerando el estado y la importancia que

tenga el área a auditar en el proceso, así como los resultados de auditorías previas.

La frecuencia para determinar el número de auditorías a realizar depende del volumen

de clientes a los que se les brinde los servicios, de la estabilidad y el riesgo de no
conformidades. (Frecuencia de las no conformidades, cierre incompleto de acciones
correctivas), al menos debe realizarse 1 vez al año por cada proceso. En caso de que los
resultados de los indicadores demuestren una baja efectividad del SGSST (No
Conformidades, número de quejas, etc.), el proceso de auditorías se realizará con más
frecuencia en las áreas correspondientes.

En caso, de que por alguna razón justificada no pueda realizarse la auditoria en la fecha
y hora indicada, el responsable del área a auditar deberá informar al auditor líder
inmediatamente para que este realice las modificaciones pertinentes.

Las evidencias pueden ser recolectadas a través de entrevistas, declaración de hechos,

revisión de documentos, observación de actividades o condiciones de las áreas
auditadas. Todos los resultados serán considerados como hallazgos, hasta que el
equipo auditor se reúna y determine la naturaleza de los mismos.

Al realizar el cierre de la auditoria es necesario que los auditores se reúnan para evaluar
las observaciones y no conformidades detectadas durante la auditoria, para esto
importante realizar la reunión de cierre donde el objetivo es informar los resultados de
la auditoria de una forma clara cada hallazgo, y aclarar las no conformidades
presentadas, importante concluir con la descripción de las actividades a seguir.
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Para la realización del informe de auditoría es necesario tener en cuenta:

Alcance y criterios de la auditoria.
Procesos auditados.
Actividades desarrolladas.
N° de no conformidades mayores y menores y N° de observaciones.
Clasificar las no conformidades y las observaciones por proceso
Aspectos favorables y débiles por proceso.
Conclusión general.

Nota: El informe de auditoría no debe incluir opiniones subjetivas, información

confidencial, critica a individuos, declaraciones ambiguas, detalles triviales y no
conformidades que no fueron discutidas en la reunión con Alta dirección

7. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.1 AUDITOR LIDER

7.1.1. OBJETIVO DEL CARGO: Programar, planear, ejecutar y reportar los resultados
de las auditorías internas, con el fin de verificar el cumplimiento, implementación y
efectividad del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como
coordinar a los auditores internos para dar cumplimiento al procedimiento para la
realización de auditorías internas

7.1.2. EDUCACION
Profesional en el área de seguridad y salud en el trabajo, o cualquier otra profesión
relacionada con la administración de un sistema de gestión.

7.1.3. FORMACION
Fundamentos básicos Norma OHSAS 18001:2007
Cursos de formación como auditor interno mínimo 20 horas o desarrollo de
conocimientos y habilidades en auditorías internas.

7.1.4. EXPERIENCIA
Experiencia mínima en la empresa de 6 meses y/o experiencia profesional mínimo de 1
año.
Conocimiento de algún campo de del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa, mediante la participación en la implementación de dicho sistema.
Haber participado como observador al menos en una auditoría interna o externa
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7.1.5. HABILIDADES
Liderazgo
Comunicación oral
Comunicación escrita
Metódico
Organización

7.1.6. RESPONSABILIDADES
• Responsable de la(s) Área (s) auditadas
- Colaborar en la realización de las auditorías.
- Participar en el análisis y propuesta de acciones correctivas y preventivas.
• Asesor de SGSST
- Elaborar el plan de auditorías internas.
- Proponer a la Gerencia la realización de auditorías de carácter extraordinario.
- Designación del Equipo Auditor
- Mantener en archivo los planes de auditorías internas, los informes de las auditorías
internas, etc.
- Participar en el análisis y propuesta de las No Conformidades.

• Equipo Auditor
- Elaborar y distribuir el programa de cada auditoría interna.
- Elaborar el informe de la auditoría.
- Enviar el informe de la auditoría a la Gerencia, Responsable de Prevención de Riesgos
Laborales y a los Responsables de cada departamento.

• Gerencia.
- Aprobar el plan de auditorías internas.
- Nombrar el equipo auditor.

7.2. AUDITOR INTERNO

7.2.1. OBJETIVO DEL CARGO: Llevar a cabo auditorías internas con el fin de evaluar
el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGSST de la empresa.

7.2.2. EDUCACION
Profesional universitario en el área de educación o cualquier otra profesión relacionada
con la administración.

7.2.3. FORMACION
Fundamentos básicos Norma OHSAS 18001:1999
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Cursos de formación como auditor interno o desarrollo de conocimientos y habilidades

en auditorías internas.

7.2.4. EXPERIENCIA
Mínima de 5 horas en realización de auditorías internas en procesos afines.
Haber participado como observador en una auditoria interna.

7.2.5. HABILIDADES
Liderazgo
Comunicación oral
Comunicación escrita
Metódico
Organización

7.2.6. RESPONSABILIDADES
Participar en la elaboración del Plan General de auditorías internas.
Participar en la reunión de apertura y cierre de las auditorías internas
Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de
auditoria
Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener
conclusiones
Verificar que los procedimientos estén a disposición y sean comprendidos por el
personal apropiado.
Apoyar al auditor líder en la elaboración del informe de auditoría, tomando como base
los hallazgos detectados en la misma.
Reportar los resultados de la auditoria.
Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos.
Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la
auditoria.

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA: Asesor SST Programa de
el Coordinador de SST efectúa la planificación de auditorias internas
las auditorías internas del Sistema de Gestión de
SST que afectan a:
• Las distintas Areas de la empresa.
• Las distintas actividades/funciones realizadas.
El "Plan Anual de Auditorías" es realizado por el
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Responsable de SST que lo presenta a la Gerencia
para su aprobación.
Una vez aprobado, el plan es difundido por el
Asesor de SST a los distintos departamentos
objeto de la auditoría para que estén informados
de la próxima realización de dichas auditorías.
En dicho plan figura el calendario propuesto de
las auditorías por áreas.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR:
Se debe de verificar la independencia del equipo
auditor, verificar que se cumpla con las
capacidades establecidas, las capacidades de
trabajo en equipo, y lograr una combinación de
conocimientos, capacidades, y atributos
personales, que se necesitan para desarrollar la
auditoria.
El equipo auditor estará nombrado por la gerencia Gerencia Acta Conformación
2
en colaboración con el coordinador de SST y Gestor SST Equipo auditor
estará formado por un número variable de
personas, dependiendo de las características de la
auditoría y las áreas a auditar.
El auditor líder, es la persona que organiza y
dirige la auditoría, informando de los resultados
de la misma.
De igual forma se necesita del área de talento
humano para la selección del personal
3 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA: Gestor SST Plan de auditoría
El equipo auditor, con la colaboración del código: F-SGSST-
coordinador de SST, realizará distintas actividades 090
con el objeto de preparar la auditoría.
En primer lugar, se procede a la recopilación y
análisis de la información disponible sobre:
• Documentación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Laboral que ha sido distribuida
(Manual, Procedimientos, Instrucciones, etc.).
• Registros de No Conformidades.
• Resultados obtenidos en informes de anteriores
auditorías.
• Registros de acciones correctivas, si las hubiera.
• Documentación sobre posibles problemas
puntuales de prevención de riesgos laborales
detectados desde la última auditoría o cualquier
otra documentación que pueda ser de utilidad.
Posteriormente se realiza la preparación del
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Programa de Auditoría, estableciendo los aspectos
que se consideren más importantes a comprobar
durante la auditoría.
El equipo auditor debe de realizar un plan de
auditoría donde se debe de especificar la fecha y
lugar, hora de inicio y duración estimada de la
realización, proceso a auditar, objetivo, alcance.
El desglose detallado y cronológico de las
actividades a realizar establecidos
por la norma OHSAS 18001: 2007

En caso de que la auditoría se realice conforme a

la norma OHSAS 18001:2007 los requisitos que
debe cumplir el Sistema de Gestión a implantar,
de entre los que se extraen los que se van a
auditar en cada auditoría, son los que se detallan
a continuación:

1. Requisitos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
1.1 Requisitos generales
1.2 Política de SST
1.3 Planificación

2. Planificación de la identificación de peligros, de

la evaluación de riesgos y del control de riesgos
2.1 Requisitos legales y otros requisitos
2.2 Objetivos
2.3 Programa(s) de gestión de la SST

3. Implementación y funcionamiento

3.1 Estructura y responsabilidades

3.1.1 Formación, toma de conciencia y
competencia
3.1.2 Consulta y comunicación
3.1.3 Documentación
3.1.4 Control de la documentación y de los
datos
3.1.5 Control operacional
3.1.6 Preparación y respuesta ante
emergencias

4. Verificación y acción correctiva

4.1 Seguimiento y medición del desempeño

4.2 Accidentes, incidentes, no conformidades y
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

acción correctiva y preventiva
4.3 Registros y gestión de los registros
4.4 Auditoría
4.6 Revisión por la dirección será de gran
utilidad la elaboración de un cuestionario
específico para las comprobaciones a realizar, en
forma de check-list, e incluirlo en el formato
"Programa de Auditoría".

En este formato también se incluirá, por parte del

Auditor Jefe, en colaboración con el resto del
equipo y con los responsables de las distintas
áreas a auditar, el objeto y el alcance de la
auditoría, personas que deben entrevistarse,
normas y otros documentos que se emplearán
como referencia.

Finalmente se acuerda la fecha definitiva de la

auditoría (día, hora y duración) y se distribuye el
programa de la auditoría entre las distintas áreas
implicadas.
La notificación para la auditoría deberá hacerse
con la suficiente antelación a la fecha
programada.

4 REALIZACIÓN DEL A AUDITORIA: La auditoría Auditor líder Listas de

interna se llevará a cabo en las fechas previstas verificación
en el Plan anual, o en las fechas acordadas si se Equipo auditor Código: F-SGSST-
trata de una auditoría de carácter extraordinario, 091
que deberá ser aprobada previamente por la
Gerencia.
El equipo auditor documentará en sus anotaciones
personales la identificación de los puntos
comprobados (identificación del trabajo, personal,
documento, etc.) con el fin de facilitar el estudio
posterior de conclusiones.
Se registrarán todas las evidencias posibles
derivadas de las entrevistas, examen de
documentos, observaciones de las actividades
desarrolladas y situaciones en las áreas
implicadas.
Se procurará que las desviaciones detectadas
estén documentadas de forma precisa y concisa y
se soporten en datos objetivos y no en
impresiones subjetivas del auditor/es.
Cada desviación o no conformidad que se detecte
se investigará en profundidad durante la
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

auditoría, junto con el Responsable del Área
afectada, para tratar de averiguar las causas que
producen la desviación y los efectos o incidencias
sobre el personal afectado.
También se tratará de averiguar si la desviación
es fortuita y casual o continua y sistemática, y si
está relacionada con la falta de instrucciones, o
defectos de algún documento del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Durante la auditoría se hará una comprobación y
seguimiento de la implantación y efectividad de
las acciones de mejora pendientes de anteriores
auditorías y reuniones de prevención de riesgos
laborales.

REUNIÓN FINAL: Una vez finalizada la auditoría

tendrá lugar una reunión en la que además del
Equipo auditor asistirán los Responsables de las
Áreas auditadas y el Coordinador de SST.
El objeto de esta reunión es presentar las Acta de reuniones,
Auditor líder
5 desviaciones o no conformidades observadas en código: F- SSGST-
Equipo Auditor
la auditoría. Para ello, el equipo auditor expondrá 067
el desarrollo e incidencias de la auditoría haciendo
una breve descripción de las desviaciones
detectadas y de las conclusiones alcanzadas.

6 ELABORACION DE INFORME: Concluida la Auditor líder Informe de

auditoría, el equipo auditor presentará el "Informe Auditoria
de Auditoría" según formato, que contendrá,
entre otros, los siguientes apartados:
• Fecha de la auditoría.
• Área auditada.
• Equipo auditor.
• Observadores, en el caso en que los hubiese.
• Puntos comprobados (referencia a cuestionario
o checklist, a puntos de la Norma
correspondiente, etc.)
• Desviaciones detectadas/No Conformidades,
indicando con un nº correlativo dicha desviación,
el punto de la norma a la que hace referencia, y
Describiéndola en forma precisa. Se indicará, si es
posible, las evidencias contrastadas.
• Firma de los auditores.
Además, si se han incluido dentro del alcance de
la auditoría, se podrán señalar hallazgos de
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

conformidad y puntos fuertes del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Laboral.
El auditor jefe se reunirá con el Responsable del
Área auditada y el coordinador de SST para
aceptar el informe de la auditoría mediante las
firmas oportunas en el informe de la auditoría.
El coordinador de SST archivará los informes de la
auditoría para hacer un seguimiento de la
evolución de las desviaciones detectadas.
TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES
Si durante la auditoria se hallaron no
conformidades, se debe diseñar el Plan de
7 mejoramiento necesario para emprender acciones Auditor líder
correctivas o preventivas de la no conformidad
encontrada e identificar las causas que las
originaron
Realizar seguimiento al Plan de mejoramiento
Responsable del Plan de
8 suscrito entre el responsable del proceso y el
Proceso mejoramiento
comité de calidad

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIÓN

NATURALEZA DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ

AA MM DD

ELABORO: Hernando Zuluaga Castrillón APROBO: Francisco Javier Prada Quintana

Profesional SST Gerente