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Ensayo. Aplicación de Tablas de Retención Documental
Ensayo. Aplicación de Tablas de Retención Documental
ASIGNATURA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
TEMA
DOCENTE
MONICA ISABEL ESTRADA BLANCO
APRENDIZ
LUISA MARGARITA BUSTAMANTE TRUJILLO
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
La Ley Nacional 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V:
Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información
para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.
En su artículo 24 refiere entre otros aspectos, la obligación de la elaboración y
adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que
identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los
documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de
eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los
archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes
dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos
informativos.
¿Qué es una tabla de retención documental, como se elaboran y cuál es su
importancia dentro de una organización o empresa ya sea de carácter
público o privado?
Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor
utilidad le ofrece a la gestión documental en una empresa, las Tablas de
Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta
que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva
tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como
su disposición final.
Beneficios de su aplicación
Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental
y del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el
correcto uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos,
automatizar tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al
crecimiento económico de la empresa.
Finalmente, la persona que efectúe la(s) entrevista(s) deberá registrar los nombres
de los funcionarios entrevistados, sus cargos y las firmas para asegurar el
compromiso de los entrevistados con la información entregada, que será un
insumo fundamental, junto con la documentación recopilada para la elaboración
de la TRD.
Conservación Permanente:
Eliminación:
Transferencia:
Para concluir en la realización de este ensayo tengo que resaltar que me enseño
más detalles sobre esta útil herramienta que son las tablas de retención
documental (TRD) que contribuyen a las empresas que aplican este método.
Referencias bibliográficas:
Este documento fue preparado por Clara Inés Casilimas Rojas, Julia Godoy de Lozano y
María Imelda López Ávila con la colaboración de otros funcionarios de la División de
Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación de Colombia.
https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342document
no6047.pdf