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Ejecución y presentación del informe de la auditoría administrativa

Vanessa Monroy, Rafael Estrada y Angie Montoya

Facultad de Ciencias Administrativas, Fundación Universitaria del Área Andina

202160-6A - 503 Auditoría Administrativa

Oscar Daniel Carvajal Clavijo

24 de Septiembre de 2021
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INFORME FINAL DE AUDITORÍA

NOMBRE DEL PROCESO: Auditoria Administrativa de las diferentes áreas de la empresa

INFORME PRELIMINAR: 20/09/ 2021 INFORME DEFINITIVO: 04/10/2021

ENTIDAD: OLIMPICA S.A. NÚMERO DEL INFORME: 004

1. INTRODUCCIÓN.

La presente auditoría es una herramienta que ayuda a mejorar los procesos en

las organizaciones, optimizando su eficiencia mediante estrategias, revisiones y

recomendaciones con el fin de mejorar su productividad y aumentar la

competitividad en el mercado.

El presente informe se basa específicamente en la cadena de retail más

grande de Colombia, Olimpica S.A. La cual es reconocida como una compañía líder

en la comercialización de productos de consumo masivo de óptima calidad, a través

de una cadena privada de establecimientos que incluyen Super Tiendas, Súper

Almacenes, Super Droguerías y Droguerías.

Además de comercializar un amplio portafolio de productos de marcas

privadas, Olímpica cuenta con marcas propias disponibles en las categorías de

supermercado, textil, electrodomésticos, electromenores, tecnología y hogar.

Es nuestro deber, como contribuyentes dentro de la oficina de control interno,

el evaluar, controlar, y analizar las actividades y procesos que se llevan a cabo en

cada uno de los factores o ámbitos de cada área o departamento de la empresa. Y

todo esto se detalla a continuación.

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2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.

En el presente informe se llevará a cabo el análisis factorial determinante en la

auditoría administrativa, se pretende evaluar cada uno de los factores que funcionan

como partes fundamentales para la conducción de la empresa al éxito de sus

labores y procesos. Pretendemos analizar e indagar a profundidad cada uno de los

manuales de funciones y procedimientos. Esto como punto de partida para controlar

cada factor y al final del documento poder brindar unas recomendaciones más

puntuales sobre las fortalezas y debilidades, en cada ámbito de la organización.

3. ALCANCE.

Nosotros como oficina de control encargada, pretendemos abarcar una lista

específica de factores que marcan todos los puntos claves que se necesitan para

una evaluación más precisa, estos son: factor de “política y dirección”, cuya área

encargada es el departamento administrativo encabezado por la gerencia general;

factores de “productos y procesos”, “suministros”, y “medios de producción”,

dirigidos por el departamento operativo de diseño y producción, en donde se lleva a

cabo la industrialización de las materias primas y la logística en las actividades de

almacenamiento e inventario; los factores de “Financiamiento”, y “contabilidad y

estadística”, encabezados por el departamento de contabilidad; los factores de

“Fuerza de trabajo”, y “Actividad productiva”, que hacen parte del área de

recursos humanos; y finalmente los factores de “Mercadeo”, y “Medio ambiente”,

que cumplen una función vital dentro de la empresa, en el departamento de

marketing o comercial.
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4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

4.1. EVALUACIÓN DE AUDITORÍAS ANTERIORES

4.1.1 Auditorías anteriores: El proceso registra su última auditoría interna

realizada hace tres años.

4.2. EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO.

El proceso de mejoramiento continuo cuenta con nueve (9) factores de gestión

revisados por medio de un análisis exhaustivo en cada área , una vez analizada la

información de estos factores se concluye que estos a pesar de ser examinados

anteriormente no se habían llevado a cabo las debidas correcciones.

La frecuencia con la que esta ha impedido la productividad y el buen ambiente

laboral dentro de la compañía, recalcando las evidencias por parte de personal y

clientes quienes han generado quejas con justa causa. Esto se ha llegado a resaltar

interviniendo en estas dos causas fundamentales junto con las nuevas

recomendaciones para aumentar productividad y generar más para cubrir costos

adicionales en infraestructura.

VENTAJAS DESVENTAJAS

reconocimiento a nivel no continúa con el mismo número de tiendas al de

internacional hace unos años por la competencia

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tiene mucha trayectoria se ve en la obligación de poner precios aleatorios

variedad de víveres poca variedad de productos

brinda empleo a gran

cantidad de personas requiere modificación de infraestructura

En los productos y procesos se hallan planes estructurados respecto a precios,

calidad, compras, ventas,empaques antes de ser sacado a punto o ser adquirido por

clientes de la página web. Si no han sido aprobados se impide su comercialización.

Se han realizado estudios en obtener información en cuanto a precios bajos ,

innovar con un nueva imagen para llamar la atención del nicho que se quiere llegar ,

lanzando mejores promociones y ofertas para llamar la atención del cliente.

En el financiamiento se lleva a cabo un presupuesto general como un tipo de

control para evaluar todas las operaciones y analizar alguna falla o posible mejora

que se pueda llevar a cabo; y además, en temas específicos de expansión o de

inhabilitar a la competencia, se ejecuta un plan específico y se le asigna un nuevo

presupuesto.

Al realizar una financiación con recursos propios, significa que la empresa

ejecuta con éxito su actividad productiva y comercial, y el margen de rentabilidad es

tan amplio que cumple con el presupuesto para solventar cualquier tipo de

amenaza, mejorar las debilidades, e incurrir en planes de expansión. Sin embargo,

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un riesgo que podría afectar con este tipo de fuente, es el reputacional, es decir, si

por alguna razón se escucha un rumor negativo sobre la organización y que afecte

el trato con sus consumidores, generaría una disminución en las ventas, lo que

pondría a la empresa en una posición de desventaja que pueden aprovechar sus

competidores, y como resultado para solucionar el problema a corto plazo, lo mas

rapido seria que los socios, que no están obligados a financiar, tendrían que colocar

un poco más de su dinero, para tratar de resolver esta situación y se quedarían sin

liquidez en el corto plazo.

Actividad productiva : Para productos nuevos y en estado de lanzamiento en

el mercado se maneja un stock moderado para casos en los que los productos no

muestran resultados favorables, en productos habituales tienen en cuenta la

capacidad de almacenaje en estanterías y en bodega para prevenir sobre

acumulación de producto y la calidad se supervisa desde la planta de producción

con los proveedores hasta la comercialización en punto de venta.

La condición climatológica puede afectar el estado de ánimo del consumidor e

impulsar sus decisiones de compra y dictar cuánto es que están dispuestos a

gastar. Influye en lo que comemos, lo que usamos, qué carro usamos, qué

escuchamos, etc.

La marca aprovecha este factor para hacer campañas de marketing basadas en

el clima y obtener una gran ventaja competitiva. El clima afecta a los consumidores

de tres formas: su método de compra, su estado de ánimo y la elección de su

producto.
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4.3. EVALUACIÓN DE RIESGOS.

RIESGO DESCRIPCIÓN CLASE DE CONTROLES

RIESGO

CONTAMINACIÓN Poca ventilación en Riesgo Informes de

instalaciones de ambiental supervisión y
cárnicos y pescados. sanidad

GESTIÓN DE LO ADMINISTRATIVO

AUTORITARISMO FALTA DE PLAN EN FALTA DE CONTROL EN ACTIVIDAD

SALUD PUBLICITARIA
OCUPACIONAL
Póliza de seguros para el inventario y
las instalaciones

Riesgo de dirección y Riesgos laborales Riesgos operacionales

control

Se observó en los registros asociados los riesgos que se contemplan para

acciones de revisión periódica analizando cada área a mejorar, la cual debe estar

establecida en ciclos de tiempo (semanales, quincenales, mensuales, bimensuales,

trimestrales, entre otros) con el fin de que el control sea efectivo y evite la

materialización del riesgo.

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4.4. ESTRUCTURA DEL PROCESO.

El proceso de Gestión Administrativa y Suministros que hace parte de la

Gerencia de Recursos y a su vez de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa

cuenta con dos funcionarios con contrato a término indefinido para el desarrollo de

las funciones y apoyo a la administración aprobados por la Junta Directiva según

Acta N° 520 del 24 de febrero de 2017, tal como se detalla a continuación:

El proceso de gestión administrativa junto con administradores de punto,

supervisores y jefe de áreas se encargaran de hacer el respectivo seguimiento al

proceso, llevando reportes de las actividades ejecutadas para su registro, mayor

control y seguimiento.

4.5. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.

Por ser considerada como un grupo comercial que contiene dentro de su

portafolio, una variedad de empresas dedicadas a la comercialización de los

productos que consiguen de sus proveedores, como estrategia de rentabilidad

Olímpica disminuye sus costos con la constitución de esas empresas. Y dentro de

su patrimonio se encuentran los bienes materiales e inmuebles con los que lleva a

cabo la transformación de materias primas a productos terminados con la marca de

la institución. Cabe resaltar que se incluyen las herramientas, materiales, y equipos

con los que realiza su actividad comercial. Cuenta con 382 negocios a nivel nacional

en donde cada nevera, estantes, repisas, y demás equipos, hacen parte de sus

activos, así como los materiales o las máquinas que utiliza para la creación de
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nuevos productos. Además tiene a su cargo una flota de camiones que le permiten

ejecutar tareas de logística, distribuir o transportar desde un punto de acopio.

5. PORCENTAJE DE AVANCE.

En lo transcurrido del tiempo se ha manejado un porcentaje favorable llevando

consigo gran eficiencia en la rendición de actividades y avances en los procesos. Se

ha efectuado el 20% de correcciones en algunas semanas.

6. FECHAS DE INICIO Y TERMINACIÓN.

Como tal semestral se informa y se entrega los avances de cada una de las

áreas, en donde se evidencia la mejora de cada una respecto al tiempo establecido,

también se generan pautas si el área como tal no mejora, ni se evidencian sus

avances.

● Inicialmente la segunda semana de septiembre (12), se hará una visita

sorpresa al negocio Olímpica Autogrande para que de esta manera se pueda

observar las posibles inconsistencias del servicio al cliente.

● Ese mismo día (12) se intervendrá a analizar y revisar todas las actas y

minutas, adicional a esto se analizaran todos los movimientos financieros del

negocio.

● Después de haber analizado los movimientos financieros, se procederá a

hacer arqueos a tesorería incluyendo la caja menor y soportes de la misma y

adicional las bases de recambio para los cajeros en el módulo de atención.

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● Para finalizar el 26 de septiembre, se tendrá un proyectado con el análisis de

las evidencias encontradas.

● La última semana de octubre se procederá a la entrega del informe final.

7. RECOMENDACIONES.

A. Se recomienda implementar indicadores que permitan medir la gestión que

realiza el proceso a través de sus funciones y actividades, y a su vez le sirva

a la alta dirección para tomar decisiones efectivas.

B. Se recomienda por parte del Equipo Auditor, realizar un análisis de su

inventario en todo su contexto con el fin de que la entidad tenga una mejor

administración de los inventarios, acompañada de controles efectivos, que le

permitirá tomar mejores decisiones, incrementar su rentabilidad, reducir los

costos, mejorar la relación y mantener una buena imagen con sus clientes y

fortalecer la eficiencia administrativa.

C. Se recomienda que la entidad realice y documente como mínimo una vez al

año, las tarifas de los gastos de viaje y la telefonía móvil a fin de determinar si

se encuentran acordes al mercado, o requieren algún tipo de ajuste.

D. . Se recomienda establecer con mayor claridad la entrega de los stickers a

quienes utilizan el parqueadero con el fin de ejercer controles efectivos que

permitan validar la trazabilidad de estos.

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8. CONCLUSIONES.

La empresa OLIMPICA S.A se ha posicionado como una de las empresas retail de

mayor ventas, así mismo sus procesos deben llegar a ser más exhaustivos para la

consecución y efectividad de los resultados esperados.

El equipo auditor sugiere que las auditorías internas formen parte del calendario

académico para que toda la institución tenga presentes sus fechas desde el inicio

del año y así tanto auditados como auditores puedan prepararse mejor para ellas.