ESTRUCTURA DE DESGLOSE

DEL TRABAJO (EDT/WBS)

Ing. Gonzalo Ramiro Pérez Rodríguez

grperezr@ucvvirtual.edu.pe
Trujillo- 2021
¿QUÉ ES UNA EDT?
• La EDT es un elemento obligatorio en la dirección de proyectos.
• Esta herramienta de organización muestra todo el alcance en el
proyecto, desglosado en entregables manejables.
• Sin una EDT, el proyecto tardará más, ciertos elementos se te irán de
las manos y el proyecto será impactado negativamente. Entonces no
hay opción. Todos los proyectos, incluso los pequeños, necesitan una
EDT.
Ejercicio
• Mucha gente simplemente hace una lista de cosas por hacer como su
método para definir las actividades en un proyecto. Esto es un error,
existen enormes ventajas en usar una EDT. ¡Ponte a prueba! ¿Puedes
explicar por qué la imagen del lado derecho (una lista) no es tan
buena como el diagrama de la izquierda (una EDT)?
Respuesta:
Estas son algunas respuestas a la pregunta de por qué una EDT es
mejor que una lista:
• La manera en que una lista, el método del lado derecho, se crea y la
forma en que muestra la información hacen que sea fácil pasar por
alto algunos entregables. Por el contrario, la construcción del
diagrama de la EDT, en el lado izquierdo, proporciona una visión
estructurada del proyecto y ayuda a garantizar que nada se te salga
de las manos (por ejemplo, que no se olviden entregables).
• Una lista puede ser incómoda y no te permite hacer un desglose claro
de un proyecto grande en piezas suficientemente pequeñas. Con una
EDT, fácilmente puedes fragmentar el trabajo en paquetes de trabajo,
y la EDT muestra cómo se derivan los paquetes de trabajo.
• Una lista es creada comúnmente por una persona, mientras que la EDT se
crea con entradas del equipo y de los interesados. La participación del
equipo y de los interesados ayuda a obtener su aceptación, y un aumento
en la aceptación lleva a mejorar el desempeño. Por el contrario, una lista
frecuentemente hace que la gente desconfíe del proyecto ya que no
entienden el proyecto con lo que ven en la lista y tampoco saben cómo fue
creado.
• El proceso para crear una EDT permite al equipo recorrer el proyecto en su
mente y así mejorar el plan para el proyecto. Como resultado, la ejecución
del proyecto es típicamente más fácil y menos riesgosa.
• Participar en la creación de una EDT ayuda a las personas a entender mejor
el proyecto y lo hace parecer más viable.
• Una EDT muestra una jerarquía completa del proyecto, haciendo que sea
más fácil ver cómo un entregable se relaciona con otro. Una lista es
únicamente una lista.
Muestra de EDT:

Una EDT (resumida) para un Proyecto de Creación e Instalación de

Hardware/Software
• Comúnmente, el nombre del proyecto va en la parte superior de la
EDT. El siguiente nivel normalmente es el mismo que el del ciclo de
vida del proyecto (ejemplo: para el proyecto SI mostrado en la figura
anterior) la documentación de los requisitos, diseño, instalación,
pruebas, capacitación y entrega).
• Los niveles posteriores desglosan el proyecto en piezas más
pequeñas. Tal descomposición continúa hasta alcanzar el nivel
apropiado para dirigir el proyecto.
• Aunque la EDT puede parecer como un organigrama empresarial, ¡no
lo es! Tiene una función diferente.
• Una EDT te permite desglosar un proyecto aparentemente
abrumador en piezas que puedas planificar, organizar, administrar y
controlar. La creación de una EDT es un esfuerzo para descomponer
los entregables en piezas más pequeñas llamadas paquetes de
trabajo.
• La descomposición puede realizarse utilizando un enfoque
descendente (comenzando con las piezas de alto nivel del proyecto),
un enfoque ascendente (comenzando en el nivel de los paquetes de
trabajo), o bien, siguiendo las pautas o plantillas de la organización y
la industria
• Ten en cuenta que en una EDT, el trabajo no se refiere a una
actividad, sino a los productos o entregables del trabajo que resultan
de una actividad o un grupo de actividades.
• Por lo tanto, para el examen, ten presente que cada paquete de
trabajo debe estar formado por sustantivos, o sea por cosas, más que
por acciones. Una EDT se orienta a los entregables.
• Esto no significa que sólo los entregables del cliente están incluidos
en la EDT. También lo está el alcance completo del proyecto,
incluyendo el alcance del producto, el alcance del proyecto y los
esfuerzos de la dirección de proyectos.
Existen pocas reglas establecidas para crear una EDT. Las EDTs creadas
por dos personas para el mismo proyecto se verán diferentes. Esto está
bien, siempre y cuando se sigan estas reglas:
• La EDT se crea con ayuda del equipo.
• Cada nivel de la EDT es una pieza más pequeña del nivel anterior.
• Todo el proyecto está incluido en cada uno de los niveles más altos de
la EDT. Finalmente, algunos niveles se van a desglosar más que otros.
• La EDT incluye únicamente los entregables que se requieren para el
proyecto.
• Los entregables no incluidos en la EDT no son parte del proyecto.
El equipo desglosa la EDT hasta que se obtienen los paquetes de
trabajo. Esto ocurre cuando los entregables:
• Pueden ser estimados de manera realista y segura
• Pueden ser rápidamente finalizados
• Pueden ser finalizados sin interrupción (sin necesidad de más
información)
• Pueden ser elaborados por un tercero o subcontratados
Una vez hayan sido identificados, puedes ingresar los paquetes de
trabajo-las acciones en el nivel más bajo de la EDT-en un software para
elaborar el cronograma del proyecto. Sin embargo, no trates de derivar
la lista de paquetes de trabajo usando este software. Esa lista viene de
la creación de la EDT.
• Los niveles en la EDT frecuentemente se enumeran para facilitar posteriormente su localización.
Cuando la EDT se finaliza, se asignan números de identificación para ayudar a distinguir en dónde
se ubica un paquete de trabajo en la EDT. Existen muchos sistemas de numeración diferentes que
puedes usar. La figura siguiente proporciona un ejemplo:

Muestra del sistema de numeración de la EDT

En el examen puedes encontrar el término "cuenta de control"
• Una cuenta de control, que a veces aparece en los niveles más altos
de la EDT (como se muestra en las figura anteriores), es una
herramienta que permite el agregado y el análisis de los datos sobre
el desempeño del trabajo con respecto a los costos, el cronograma y
el alcance. Las cuentas de control brindan una forma de gestionar y
controlar los costos, el cronograma y el alcance a un nivel más alto
que el paquete de trabajo. Cada paquete de trabajo de la EDT debería
ser asignado a una sola cuenta de control.
• A medida que el proceso de planificación progresa, el equipo
desglosa los paquetes de trabajo de la EDT en las actividades del
cronograma (o "actividades" para abreviar) que se requieren para
producir los paquetes de trabajo.
• Ten en cuenta que la EDT luego se desglosa en una lista de actividades
que se realiza como parte del proceso de gestión del tiempo de
Definir las Actividades. El equipo utiliza el enunciado del alcance del
proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT (descrito más adelante )
para ayudar a definir qué actividades se requieren para producir los
entregables.
• En proyectos pequeños, la EDT se suele desglosar en paquetes de
trabajo que implican de 4 a 40 horas de trabajo. Los proyectos
medianos pueden tener paquetes de trabajo con 8 a 80 horas de
trabajo. Sin embargo, en proyectos grandes, los paquetes de trabajo
pueden ser mucho más grandes, por ejemplo, podrían involucrar 300
horas de trabajo. Por lo tanto, el proceso Definir las Actividades es
especialmente importante en proyectos grandes. ¿Puedes imaginarte
qué tan diferente es este esfuerzo en un proyecto grande y en un
proyecto pequeño?
• Los mejores directores de proyectos no sólo ven el valor de la
información proporcionada en la EDT; sino que también reconocen el
valor que el esfuerzo en la creación de la EDT añade al proyecto
¿Cuáles son los beneficios de usar una EDT?
• Ayuda a prevenir que el trabajo se omita.
• Proporciona a los miembros del equipo del proyecto una
comprensión sobre dónde se ubican sus piezas dentro del plan
general para la dirección del proyecto y les da un índice del impacto
de su trabajo en el proyecto como un todo
• Facilita la comunicación y la cooperación entre el equipo del proyecto
con otros interesados.
• Ayuda a gestionar las expectativas de los interesados acerca de los
entregables.
• Ayuda a identificar los riesgos.
• Ayuda a prevenir los cambios.
• La experiencia del equipo se enfoca en lo que se debe hacer, dando
como resultado una mayor calidad y un proyecto más fácil de dirigir.
• Provee una base para estimar recursos, costo y tiempo.
• Provee una PRUEBA de la necesidad de recursos, fondos y tiempo.
• Ayuda a planificar los esfuerzos de control y a establecer los criterios
de aceptación de los entregables.
• Obtiene el apoyo del equipo y construye el equipo.
• Ayuda a las personas a entender los detalles del proyecto.
• La EDT es la base del proyecto. Esto significa que casi todo lo que
sucede en la planificación después de la creación de la EDT está
relacionado con la EDT. Por ejemplo, los costos del proyecto y el
tiempo se estiman al nivel del paquete de trabajo o actividad, no sólo
para el proyecto en su totalidad. Los riesgos se identifican por
paquete de trabajo, no sólo para el proyecto en su totalidad. Los
paquetes de trabajo se asignan a individuos o partes de la
organización ejecutante, dependiendo del tamaño del proyecto
¿Qué haces con una EDT una vez que la has creado?
Cuando se finaliza, la EDT puede usarse en cualquier momento que se
necesite evaluar de nuevo el alcance del proyecto. Por ejemplo, puedes usar
una EDT:
• Cuando hay una solicitud de cambio relacionada con el alcance del
proyecto; la EDT, junto con el enunciado del alcance del proyecto, puede
ayudarte a determinar si la solicitud está dentro del alcance planificado del
proyecto.
• Como parte del control integrado de cambios para evaluar cualquier
impacto de otros cambios en el alcance.
• Como una manera de controlar la corrupción del alcance (ejemplo: el
aumento del alcance, o la variación respecto a lo que se planificó en el
proyecto) pues sirve como recordatorio para todos del trabajo que debe
hacerse.
• Como una herramienta de comunicación.
• Para ayudar a que los nuevos miembros del equipo vean sus roles.
En resumen una EDT:
• Es una imagen gráfica de la jerarquía del proyecto.
• Identifica todos los entregables que deben finalizarse: si no está en la
EDT, no es parte del proyecto.
• Es el fundamento sobre el que se construye el proyecto.
• Es MUY importante.
• Debe existir para todos los proyectos.
• Te obliga a pensar en todos los aspectos del proyecto.
• Se puede reutilizar para otros proyectos.
• NO muestra dependencias.