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La Metodología de Checkland P. B

La metodología de sistemas suaves (creada por Peter Checkland) es una herramienta vital en la
investigación y resolución de problemas. El objetivo es claro: atacar diferentes situaciones en las
empresas, complicadas, pero con una elevada actividad social, política y humana.

Los sistemas suaves de Peter Checkland se pueden definir como un método ‘sistémico’ fundamentado
en concepto de perspectiva o en lenguaje del método “Weltanschauung”.

¿Qué es el Soft Systems Methodologhy (SSM)?

Soft Systems Methodology (SSM) fue definido por el propio Checkland en el año 1999 como un sistema
de aprendizaje cíclico que utiliza modelos de actividad humana para explorar con los actores una
situación problemática del mundo real, sus percepciones de esa situación y su disposición para decidir
acciones concretas que se adapten a las percepciones y juicios de diferentes actores.

SSM intenta aprender y apreciar las situaciones problemáticas entre los grupos de partes interesadas en
lugar de resolver un problema que está predefinido. Este enfoque suave o de “propósito explorador”
ayuda a los gerentes a mejorar procesos cuando se trata de tomar decisiones en las empresas.

Hay dos modos para SSM:

 Actividades del mundo real.

 Sistemas de pensamiento sobre el mundo real.

La mayoría del trabajo implica entrevistas y reuniones para comprender mejor la situación del
problema. Esto se representa mediante el uso de “imágenes ricas” y / o “CATWOE”. El pensamiento
sistémico usará conceptos tales como propiedades emergentes, comunicación, jerarquía y control para
identificar “sistemas relevantes” que podrían proporcionar información útil.

El origen de la metodología de sistemas blandos (SSM)

Para comprender mejor el SSM, primero se debe considerar por qué se creó. Se originó en el
entendimiento de que el pensamiento de sistemas “duro”, como las técnicas de investigación de
operaciones, era inadecuado para la complejidad de los grandes problemas organizacionales. La
metodología Soft Systems fue creada por Peter Checkland con el propósito principal de tratar estos
grandes problemas. Durante su carrera, había estado trabajando con muchas metodologías de sistemas
difíciles. Vio cómo los sistemas actuales eran inadecuados para tratar con altos niveles de problemas
complejos, que tenían un gran componente social. En la década de 1960, fue a la Universidad de
Lancaster para investigar más a fondo esta área. Aquí es donde él concebiría su “metodología de
sistemas blandos” a través de sus proyectos de investigación tras años de aplicaciones y mejoras. No fue
hasta 1981 cuando Peter publicó los sistemas. Ahora, Peter es profesor e investigador en el campo de la
Ingeniería de Software.

¿Qué sucede en una intervención de SSM?

Cuando se tiene un problema organizativo complejo, la intervención de SSM se utiliza para ayudar a
desglosar el problema. SSM tiene una estructura clara, pero depende del profesional usarla de una
manera inteligente y flexible. El usuario debe ver el problema al que se enfrenta como un sistema.
Después lo convierte en un problema no estructurado, creando un modelo conceptual en la toma de
decisiones. El modelo de desarrollo del sistema creará debates con las partes interesadas para lograr
una resolución conjunta de problemas.

La intervención del SSM se estructura así:

 Determinar la situación.
 Pensar en los diferentes sistemas que podrían o no emplearse en la situación.
 Medición del pensamiento.
 Realización de una acción en función de la información previa aprendida.

Uno no puede simplemente realizar estas cuatro etapas y obtener una respuesta “correcta”. Debe
tomar estas cuatro etapas como base para la acción, teniendo en cuenta cada una de ellas.

¿Cómo se usa SSM?

Hay siete pasos para el modelo SSM. No representan un proceso único que deba seguirse de principio a
fin, después de darle una respuesta “correcta”. El diagrama de siete pasos es el siguiente:

Etapa 1 – La situación problema no estructurada

En esta etapa el objetivo es lograr describir la situación donde se llega a percibir un problema, aunque
sin hacer demasiado hincapié en el problema. Es decir, sin dar ningún tipo de estructura a la situación.
La estructura puede examinarse en términos de distribución física, en las jerarquías de poder o en
patrón de comunicación (tanto formal como informal).

El proceso puede examinarse en términos de todas las actividades fundamentales requeridas para
decidir algo, efectos externos y en la implementación de acciones correctivas.

Etapa 2 – La situación problema expresada

En este apartado, se da forma a una situación únicamente describiendo toda su estructura en la

organización, actividades e interrelación de todas ellas, además de describir los flujos de salida y
entrada.

¿Cómo se relacionan la estructura y los procesos en relación a la situación a estudiar?

La relación prescripta es la definición de todas las situaciones en las cuales se perciben problemas.

Etapa 3 – Definiciones raíz de los sistemas pertinentes

En la etapa 3 se realizan definiciones de lo que, según los weltanschauung involucrados, sería el sistema.
La construcción de las definiciones se encuentra fundamentada en seis factores, los cuales deben
aparecer explícitos en todos los casos, agrupándose bajo las siglas (en inglés) CATWOE, que quiere decir:
consumidores, actores, proceso de transformación, weltanschauung, posesión y restricción del
ambiente.

Un weltanschauung se encarga de representar la visión de un observador (también de un grupo) sobre

un objeto de estudio, visión que llega a afectar a las decisiones que el o los observadores tomen en un
momento dado sobre su acción con el objeto.

Para verificar la elaboración de una definición básica es importante contrastarla con el análisis de
CATWOE. Existen seis factoresque definen como bien formulada una definición de Básica. Se
resumen en las siglas CATWOE.

CATWOE:Este método se utiliza para la verificación de la correcta determinación de la definición

básica; y la verificación consta de los siguientes componentes que deben estar en la definición básica.
  Cliente (C): Todos los que pueden ganar algún beneficio del sistema son considerados
clientes del sistema. Si el sistema implica sacrificios tales como despidos, entonces esas
víctimas deben también sercontadas como clientes.
 Actores (A):Los agentes que transforman las entradas en salidas y realizan las
actividades definidas en el sistema, (aquellos que harán la transformación).
 Proceso de transformación (T):Esto se muestra como la conversión de las entradas en salidas.
 Weltanschüüngen(W):La expresión alemana para la visión del mundo. Esta visión del
mundo hace el proceso de transformación significativo en el contexto.
 Dueño (O):Cada sistema tiene algún propietario, que tiene el poder de comenzar y de cerrar
el sistema (poder de voto).
 Restricciones ambientales (E):Estos son los elementos externos que deben ser
considerados. Estasrestricciones incluyen políticas organizacionales así como temas legales y
éticos.

La finalidad del CATWOE es la obtención de una formulación de algunos sistemas que deben
considerarse como válidos para solucionar los problemas o problema planteado.

La definición ‘raíz’ debe ser una descripción detallada de un sistema de la actividad en los humanos que
llegue a capturar una visión de este, con un propósito concreto, que está concebido como proceso de
transformación.

Etapa 4 – Modelos conceptuales

Comenzando en los verbos de acción que se encuentran presentes en todas las definiciones raíz, llegan a
elaborarse modelos que representan, en un principio, las actividades que, según la definición raíz, deben
realizarse en todo el sistema. Existen muchos modelos conceptuales, tantos como definiciones raíz, las
cuales consisten en la creación de modelos de sistemas de actividades humanos nombrados y definidos
en la definición mencionada.

Etapa 4A

En ella, se usa un modelo general de sistema en las actividades humanas, pudiéndose usar para la
verificación de modelos construidos que no sean deficientes.

Etapa 4B
Esta etapa consiste en la transformación del modelo en una diferente forma de pensamiento sistémico
y, en este caso, dado las particularidades del problema, puede ser modificado en otras palabras
adquiriendo formas adecuadas que permitan solucionar el problema actual.

Etapa 5 – Comparación de la etapa 4 con la 2

En la antepenúltima etapa, se llegan a comprar los modelos de concepto con la situación actual
expresada, realizando una comparación en la que se pretende que emerjan las diferencias que hay entre
lo descrito en modelos conceptuales y lo que existe, en la actualidad, en el sistema.

Se introducen, por otro lado, nuevos modelos conceptuales y se ‘cruzan’ con el objetivo de realizar
diferentes percepciones.

Etapa 6 – Reestructuración deseable y viable

De las diferencias que surgen en la anterior etapa (situación en la actualidad y modelos conceptuales) se
llegan a proponer cambios que deben evaluarse y ser aprobados por todas las personas que conforman
el sistema humano. Con ello, se pretende garantizar que sean viables y deseables.

Tras ello, se deben aplicar los cambios que se han asociado con el problema analizado. En su estructura:
son modificaciones que se deben hacer en aquellas partes de la realidad que, a corto plazo, no cambian.

En cuanto a procedimientos, son cambios en elementos dinámicos, es decir, sobre todas las actividades
que se llevan a cabo dentro de estructuras estáticas.

Mientras, en actitud, son cambios en situaciones que se perciben como problemas, pero siempre
teniendo en cuenta que los diferentes actores estén de acuerdo en que se logrará mejorar la situación.

Etapa 7 – Acción para mejorar la situación problema

Esta última etapa comprende la puesta en marcha de cambios que están diseñados, que se deben
solucionar, además del control de ellos. Esta etapa no representa el fin de la aplicación de este método,
puesto que esta se llega a transformar en un largo ciclo de conceptualización y habilitación de los
cambios, aunque siempre con el fin de mejorar la situación.

Al aplicarse modificaciones en el modelo, se da origen a nuevos problemas.

Este método de sistemas suaves o blandos de Peter Checkland es una técnica que se usa para aplicar
sistemas estructurados a situaciones sistémicas. Es una manera de ocuparse de diferentes problemas y
situaciones donde existen actividades con alto componente político, social y humano. Estos últimos
componentes distinguen al SSM de otras metodologías que se ocupan de graves problemas, algunos de
ellos en el ámbito tecnológico, ocupándose en el caso del método de Checkland a sistemas actuales de
organizaciones humanas, una manera útil de acercarse a diferentes situaciones complejas y hacer frente
a diferentes preguntas.

Pros de la Metodología de los Sistemas Suaves.

 La Metodología de Sistemas Suaves da la estructura a las situaciones problemáticas de temas

organizacionales, políticos y complejos. Permitir tratar a ésta de una manera organizada.
 Hace que las personas que usen la metodología busquen una solución que sea más que técnica.
 Es una herramienta muy rigurosa en cuanto a su utilización en los problemas suaves.
 Ofrece técnicas específicas para la solución de problemas.

Contras de la Metodología de los Sistemas Suaves.

 La Metodología de Sistemas Blandos requiere siempre de participantes que sean personas,

es decir el factor humano es trascendente.
 No se debe especular en la respuesta del problema demasiado temprano, puede caerse en
errores.
 Siempre se debe hacer algún tipo de gráfico, para hacer una estructura, Para ver la
situación del problema.
 Muchas veces las personas tienen dificultades para interpretar el mundo de una
manera distendida. Ello a menudo muestra un deseo compulsivo para la acción

Aplicación

Ejemplo:

Aplicación de la Metodología de Sistemas Blandos a la Universidad Nacional Experimental Politécnica

de la Fuerza Armada

CASO PRACTICO
Estadio 1 – Situación problema no estructurado

Durante los últimos periodos de clases en la UNEFA se han generado diversos reportes por parte del
alumnado y algunos pertenecientes al personal administrativo, referente al servicio de autobuses. Se ha
expresado que este servicio presenta muchas demoras desde el momento de abordaje a arribo de la
institución.

Dado lo anterior los choferes han protestado que no únicamente es responsabilidad de ellos corregir
dicho problema, es por ello que el subdirector encargado del área de planeación ha decidido crear un
estudio referente al problema y presentar una solución satisfactoria para todos.

Estadio 2 – Situación del problema expresada

Objetivos a realizar

1. Crear un nuevo modelo de transporte que reduzca los tiempos de traslado a la UNEFA a los
diferentes puntos y destinos de los camiones.

2. Encontrar las áreas involucradas dentro del sistema de transporte e identificar las que están
generando las desviaciones del sistema.

3. Identificar los factores del sistema que pueden ser controlados por la Universidad.

Causas principales

Problemas de carácter administrativos

 No presentan una planeación eficaz

 Se requiere una mayor cantidad de personal (choferes)
 No existe departamento específico al mantenimiento del camión

Problemas de carácter económico

 Falta de presupuesto para el reclutamiento del personal

 Se presentan desvíos de recursos para otras áreas
 Falta de presupuesto para adquirir más camiones

Problemas de carácter viales

 Planeación de rutas innecesarias

 Calles en mal estado (calles cerradas por mantenimiento y bacheo)
 Trafico en horas pico del traslado

Estadio 3 – Definición y raíz del sistema pertinentes

Crear un nuevo modelo de transporte para el servicio de autobuses de la Universidad que optimice los
tiempos de traslado y la reducción de costos de transporte y satisfaga la demanda de los alumnos y el
personal académico que lo solicite.

 Problemas de carácter administrativos: dentro de estos se puede encontrar una falta de

planeación eficaz, escases en el personal (choferes), falta de un departamento específico para el
mantenimiento del camión.
 Problemas de carácter económico: Falta de presupuesto para el reclutamiento del personal, se
presentan desvíos de recursos para otras áreas, falta de presupuesto para adquirir más
camiones.
 Problemas de carácter viales: Planeación de rutas innecesarias, calles en mal estado (calles
cerradas por mantenimiento y bacheo), tráfico en horas pico del traslado.

CATOWE para problemas administrativos

 Cliente: Alumnos
 Agente: Alta dirección
 Transformación: Crear un nuevo plan de transporte de alumnos y personal
 Weltanschauung: opinión del alumnado, personal y todos los involucrados que utilicen los
camiones.
 Dueño: El dueño de la Universidad
 Ambiente: Dirección de las calles y avenidas, reglamento de tránsito.

CATOWE para problemas económicos

 Cliente: Alumnos y choferes

 Agente: Personal de recursos financieros
 Transformación: Crear un nuevo plan de transporte de alumnos y personal
 Weltanschauung: opinión del alumnado, personal y todos los involucrados que utilicen los
camiones.
 Dueño: El dueño de la Universidad
 Ambiente: Recursos de la universidad, préstamos externos, apoyo gubernamental

CATOWE para problemas viales

 Cliente: Chofer
 Agente: Gobierno municipal y vialidad
 Weltanshauung: opinión de transportistas, opiniones sociales
 Dueño: Propiedad del municipio
  Ambiente: Dirección de las calles y avenidas, reglamento de tránsito

Estadio 4: Confección y Verificación de Modelos Conceptuales

Variables externas

 Políticas gubernamentales
 Infraestructura en las rutas
 Precio del combustible

Variables internas

 Alumnos
 Políticas de la escuela
 Mantenimiento de los vehículos
 Inversión en transporte

Variables Constantes

 Trafico

Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la realidad

El sistema de transporte en las escuelas es un tema muy común hoy en día, y actualmente la empresa
presenta numerosas quejas por parte de sus alumnos ya que el servicio de autobuses que ofrece la
institución es insuficiente, se retrasa, o muchas veces se suspende porque están en el taller.

Los alumnos están molestos ya que el servicio de autobuses es de gran importancia e indispensable para
muchos, siendo el único medio de transporte para muchas de las personas que ahí estudian.

Al no presentarse una respuesta física por parte de la alta dirección de la institución, la inconformidad
de los afectados se hace notar más, amenazando con demandar a la escuela por su nefasto servicio de
transporte, además de que afirman que las unidades están en muy malas condiciones pudiendo esto
originar accidentes.

Muchos de los padres de los alumnos ya están enterados de esta situación y al igual que los alumnos
esperan una pronta respuesta acerca de la situación o amenazan con tomar medidas que podrían poner
en riesgo el prestigio y economía de la escuela, como lo es meter una demanda y hacerla pública,
además de cambiar a sus hijos de escuelas.

Estadio 6: Diseño de Cambios Deseables, Viables

Una vez analizado el problema en que se encuentra actualmente la universidad, se propone buscar
todas las posibles causas que contribuyan a que el problema persista. Luego de ser encontradas todas
las posibles causas se ordenaran por su grado de importancia, Empezaremos a atacar las causas que
sean fáciles de implementar y de alto impacto.

Las soluciones que se proponen son dar mantenimiento inmediato a las unidades que se puedan
rescatar, dentro de estas se atacaran los problemas de mantenimiento, así como mejoramiento estético
de las unidades (pintura, tapicería, etc.), también se implementara una logística de recorrido, la cual
incluirá los horarios en que están en servicio los autobuses así como las rutas más rápidas, seguras y en
buen estado para el recorrido de los mismos, dentro de las mejoras se incluirá capacitación y evaluación
del personal que maneja las unidades escolares ya que también hubieron algunas quejas por la falta de
imprudencia y malos tratos de algunos choferes.

Estadio 7: Acciones para Mejorar la Situación Problema

Se procede a atacar cada uno de los problemas encontrados:

 Mantenimiento de los vehículos:

Lo que se propone es realizar un cronograma de actividades en el cual se llevara un control de las

unidades que presentan más averías, además de que se propone que el servicio para los autobuses sea
realizado los días domingos que es el día en que la universidad no labora y se dispone de todo el dia
para una revisión general de los vehículos. Los choferes serán responsables del buen funcionamiento de
sus unidades por lo que tendrán que ser más cuidadosos durante su jornada de trabajo, al finalizar dicha
jornada se informara a la persona encargada de mantenimiento si el autobús presento algún problema
técnico o cualquier otra discrepancia.