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GESTIÓN DE COMPRAS: FICHA DEL PROCESO

PROCESO Gestión de compras DUEÑO Jefe del proceso


Suministrar materiales de alta calidad, a un precio razonable y
OBJETIVO entrega oportuna
ALCANCE Inicio: Fin: Comprende

ENTRADA PROVEEDORES SALIDAS CLIENTE


Producción,
Información relacionada a los mantenimie
documentos de compra y relación Proveedor externo, Material adquirido, nto y
de proveedores Logistica proveedores elegidos Logistica

MECANISMOS DE CONTROL INDICADORES


DP-01 Descripción del puesto de asistente administrativo
MAT01 Especificaciones técnicas de mobiliario ergonómico, hojas
de impresión, útiles de escritorio.
MET01 Metodología de asignación del puntaje
NT01 Especificaciones técnicas de dispositivos electrónicos IND-01 Volumen de compra
MED1 Calibración de termohigrómetro en almacenes
IND-02 Número y porcentaje de entregas
MA 1 Almacenes con temperatura y humedad adecuada
perfectamente recibidas
CONTROLES
DP-01 Descripción del puesto de asistente administrativo
MAT01 Especificaciones técnicas de mobiliario
ergonómico, hojas de impresión, útiles de escritorio.
MET01 Metodología de asignación del puntaje
NT01 Especificaciones técnicas de dispositivos
electrónicos
MED1 Calibración de termohigrómetro en almacenes
ENTRADAS MA 1 Almacenes con temperatura y humedad adecuada SALIDAS
SALIDA CLIENTE
ENTRADA PROVEEDOR
Proveedor Otros procesos
Estudio de Gestión de
elegido
proveedores compras
Producto mantenimiento
Orden de Mantenimiento 1 2 3 4 5 final
pedido
Orden de Gestión de
Presupuesto Gestión
Buscar Solicitar Solicitar Emitir orden Seguimiento compra compra,
disponible Financiera proveedores especificaciones
cotizaciones de compra de la compra cliente
proveedor
externo

FACTORES CRÍTICOS RECURSOS INDICADORES


MO MAT MET MAQ MED MA
RECURSO PROVEEDOR IND-1 Índice volumen de compra
1 X X X
IND-2 Entregas perfectamente recibidas
2 X X X Asistente Gestión de capital
3 X X X administrativo humano
4 X X X X Computadoras, fax, Gestión de compras
celular
5 X X X X x
IDENTIFICACION DE PROBLEMAS EN EL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

La brasileña Votorantim Metais anunció que paralizó las operaciones en su refinería zinc
Cajamarquilla debido a las lluvias e inundaciones que han golpeado las carreteras y vías férreas
en el centro del país. Milpo es la unidad minera que provee de recursos minerales a la empresa
Votorantim Metais; sin embargo los factores ambientales afectaron su producción y retrasaron
los pedidos de los clientes.

El área afectada del centro de Perú representa 11% de la producción de cobre del país,
43% de la producción de zinc, 44% de la producción de plomo y 35% de la producción de plata,

En ese sentido, el proceso de Gestión de compras está teniendo inconvenientes en la


entrega a tiempo por parte de los proveedores de las materias primas lo cual retrasa también la
producción y la entrega de los pedidos a los clientes potenciales. Por tal motivo, se deberá
efectuar un análisis causa efecto con el fin de mitigar los efectos del problema que afecta
directamente las utilidades de la refinería Votorantim.
CAUSAS PROPUESTAS DE RESPONSABLE DE LA
SOLUCIÓN EJECUCIÓN
1 MATERIALES Poco material de Compartir el Asistente
escritorio material y administrativo
racionalizar
adecuadamente
hasta la llegada de
nuevo material
Mobiliario en mal Solicitar el Asistente
estado reemplazo del administrativo
mobiliario obsoleto
2 MANO DE Empleados sin Capacitar Jefe de gestión de
OBRA perfil del puesto inmediatamente al compras
personal , así como
entregar el manual
de funciones y las
metas establecidas
Cambio de Establecer Jefe de gestión de
proveedor lineamientos dentro compras
del contrato
adicionando
penalidades por el
retardo en la
entrega del material
3 MÁQUINAS Transporte Elaborar un plan de Jefe de
averiado acción para el mantenimiento
mantenimiento de
las unidades de
transporte durante
el tiempo restante
del año
4 MÉTODO No se realiza el Entregar el manual Jefe de gestión de
seguimiento de la de funciones al compras
compra empleado
responsable y las
metas programadas
No se elaboró el Elaborar un plan de Jefe de gestión de
plan anual de acción para la compras
compras compra de
materiales durante
el tiempo restante
del año
6 Almacenes Analizar el costo por Jefe de Finanzas
repletos la instalación de un
nuevo almacén,
tomando en
consideración la
demanda y las
MEDIO ganancias actuales
AMBIENTE Fenómenos Elaborar un plan de
naturales contingencia en Jefe de SST
caso se produzca un
fenómeno natural y
afecte la producción
por falta de
materiales