UNIDAD 5

Operación del departamento de compras

5.1 Gestión de las órdenes de compra y requisiciones

El departamento de compras requiere una amplia variedad de procedimientos de operación estándar
para realizar las actividades diarias.
Las razones para desarrollar un sistema consistente de compras son:
• El elevado número de artículos
• La cantidad de dinero involucrado
• La necesidad de una auditoria
• Las consecuencias de un desempeño insatisfactorio
• La contribución potencial a las operaciones efectivas de la organización inherentes a su
funcionamiento
El proceso de compras está ligado a casi todas las funciones de la organización y con el medio externo,
creando una necesidad de los sistemas completos de información.
Etapas del sistema de compras:
Reconocimiento de una necesidad.
El responsable de realizar alguna actividad debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de
la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan.
Este conocimiento puede dar como resultado una requisición de materiales al departamento de
almacén.
Descripción de la necesidad (definición exacta de las características y necesidades del producto
que se quiere) y Registro de requisiciones
• Todo comprador debe saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario
Por esta razón, es indispensable que el departamento de compras cuente con una descripción
precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la requisición
• Información que debe contener la requisición
1-Fecha de solicitud, Se refiere a la fecha en que llegó la requisición o el pedimento del requerimiento,
así como la fecha que trae el documento o requisición.
2-Número (identificación). Corresponde al número consecutivo de la requisición, este es un control que
se lleva de dos maneras:
-La primera corresponde a un consecutivo que el departamento de compras le da a los talonarios que
entrega a cada área al empezar el año,
-La segunda es el número que lleva cada área
Es posible que la requisición llegue por memorando o por teléfono, o por otra vía y el área de compras
le dé un consecutivo para este tipo de solicitud de requerimiento.
3-Departamento en el que se origina, Refiere el departamento o área de la empresa que necesita de
un requerimiento y solicita que le sea comprado, puede ser el área de manufactura, mantenimiento o
almacén.
4.Cuenta a la que será cargada
5.Descripción completa del material que se necesita., Se refiere al producto o servicio que se solicita
en la requisición y que debe coincidir con el producto que se anotará en la orden de compra.
6-Cantidad que se necesita, Esta cantidad se reflejará, en los productos que amparará la orden de
compra y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada.
7-Fecha en la que se necesita el material, Se refiere a la fecha de la solicitud de compra y que es la
requerida, este dato es muy importante, si es del área de manufactura, y se tomará como fecha, en que
debe entregarse por el proveedor.
8-Precio, En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto, el fabricante
y un posible precio, este es el que se anota en este registro.
9-Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
10-Firma de la persona autorizada para hacer la requisición, Se debe anotar quién o quiénes firmaron
la requisición.
►Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento, así como las
Cotizaciones.
Esta etapa alude a la selección de proveedores, la cual constituye una actividad fundamental de las
funciones de compra que incluye:
-La localización de fuentes calificadas de abastecimiento
-La evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el
envío de un producto satisfactorio y en los servicios necesarios antes y después de la venta.

►Información que debe contener una cotización,

-Información que debe contener la requisición, Nombre del proveedor, a quien se le solicitó la
cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características del producto no se
tenía registrado.
-Fecha de elaboración, Se refiere a la fecha de elaboración
-Fecha de requerimiento, Es la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida, este dato es muy
importante, si es del área de manufactura, y se tomará como fecha, en que debe entregarse por el
proveedor.
-Producto(s), Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se
solicita en la cotización, marcando claramente sus especificaciones.
-Cantidad, Cantidad del o los productos que ampara la requisición de compra, y que debe coincidir con
la cantidad del requerimiento solicitada.
-Precio del producto, En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto,
el fabricante y un posible precio, este es el que se anota en este registro. Observaciones o la firma que
autorizan el requerimiento. Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
-Observaciones o la firma que autorizan, Se anotará quién o quiénes firmaron
►Registro de solicitudes de cotización
•Documento que se elabora para tener un mejor control y dar información, cuando así lo solicite el área
que emitió la requisición. Sus datos necesarios son:
-Número de cotización, Para llevar un orden, es necesario que el departamento de compras lleve un
consecutivo de los números de solicitud de cotizaciones.
-Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización, Se anota el nombre del proveedor, a quien se
le solicitó la cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características no esté
registrado.
-Área solicitante, El departamento de la empresa que necesita de un requerimiento y solicita que le sea
comprado, puede ser el área de manufactura, mantenimiento o almacén.
-Fecha de elaboración, Se anota la fecha en que se elabora la solicitud al proveedor.
-Producto (s), Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se
anotará en la orden de compra y en la solicitud de cotización.
-Cantidad, Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad
del requerimiento solicitada.
-Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento, Se anotará quién o quiénes firmaron la
requisición.
►Este documento se debe elaborar cada mes.

Registro de cotización recibidas

-Nombre del proveedor, Se anotará el nombre del proveedor a quien se solicitó la cotización, que es el
mismo que envía la cotización.
-Fecha de recepción, Se anotará la fecha en que se recibió la cotización.
-Fecha de requerimiento, Se anotará la fecha en que el proveedor podría entregar lo solicitado.
-Producto(s), Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada.
-Cantidad, Cantidad de productos que ampara la cotización y que debe coincidir con la cantidad del
requerimiento solicitada.
-Precio, Se anota el precio que ya se pudo haber pactado con el pro- veedor, antes de enviar la solicitud
de cotización, si no se ha pactado, es el que viene clarificado en la cotización.
-Condiciones de pago, Se anotan las condiciones de pago, pactadas con el proveedor, antes de enviar
la solicitud de cotización, si no se ha pactado, se anotará la que viene en la cotización.
-Observaciones, Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.

►Cuadro comparativo
-Tiempo de entrega: Se anota el tiempo que el proveedor, nos declara, o el tiempo que viene marcado
en la solicitud de cotización.
-Tiempo de pago: Se anota el tiempo que el proveedor, nos declara, que puede ser 30, 60 o 90 días a
la presentación de la factura, o el tiempo que viene marcado en la solicitud de la cotización.
-Condiciones de pago: Se anotan las condiciones de pago, que el proveedor tiene estipulado o en su
caso las condiciones de pago que solicitaron en la cotización.
-Garantía, Se anotan las condiciones de garantía que nos envía el proveedor, y que se toma como
base para la toma de decisiones.
-Observaciones, Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.
►Preparación y asignación de la orden de compra.
-Después de decidir a qué proveedor se le elabora la orden de compra, es necesario llevar un control,
para evitar duplicar la orden de pago a proveedor.
-Registro de orden de compra
-Número de la orden de compra, Para mantener un orden es necesario que se lleve un consecutivo de
los números de órdenes de compra, y ese número es el que anota, el cual, durante todo el periodo
entre la recepción y el pago servirá de referencia.
-Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra, Después de tomar la decisión con base
en el cuadro comparativo, se anotará en él, el nombre del proveedor.
-Fecha de elaboración, De la orden de compra que, por lo general, es el día que se le entrega al
proveedor.
-Fecha de requerimiento.
-Producto(s), En los productos que se solicitan en la requisición enviada por el área que hizo la
requisición.
-Cantidad, Cantidad del o los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad
solicitada del requerimiento.
-Precio o valor de la orden de compra, Se anota el valor de la orden de compra y si es posible, cada
partida de la orden de compra.
-Condiciones de pago, Cuando se le asignó al proveedor la orden de compra o pedido, se negoció
una fecha o tiempo de pago, y viene especificada en la cotización, esta se anotará en la columna.
-Observaciones, Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
►Registro de orden de compra pendientes de entrega

• Informe de ordenes entregadas

Se debe llevar un consecutivo de las órdenes entregadas, para poder informar tanto al área de
contabilidad, como al área solicitante, de las órdenes que ya se entregaron, para que pase al
almacén a recoger su requerimiento, y a contabilidad para que efectúe la elaboración del cheque
para el pago.
-Área solicitante, El nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una solicitud o
requisición.
-Producto(s), El o los productos que se solicitaron en la requisición y que deben coincidir con la orden
de compra, especificados en la copia de la factura del proveedor.
-Cantidad entregada, La cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que deben de
coincidir con la cantidad marcada en la factura del proveedor.
-Fecha de elaboración, La fecha en que se elaboró la orden de compra.
-Fecha de requerimiento, La fecha en que se debió entregar lo solicitado en la orden de compra.
-Cantidad faltante, La cantidad de los productos faltantes, que no entregó el proveedor, y que
completaría de la orden de compra.
-Causa del faltante, Se anotará una clave si se tiene, o en breves palabras la causa del faltante.
-Valor del pago, Se anota el nuevo valor de la factura del proveedor, que debe coincidir con el valor
original menos las cantidades faltantes, y en devolución, si es que el proveedor no puede cumplir con
el total de la orden de compra.
-Observaciones, Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.
►Informe de faltantes o devoluciones al proveedor
Cuando por alguna razón se le devuelve al proveedor lo solicitado, se debe anotar la causa y el
tiempo en que se repuso lo devuelto o completar el faltante.
-Proveedor, Nombre del proveedor se anotará en este rubro.
-Área solicitante, Nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una solicitud
(requisición).
-Producto(s), Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada.
-Cantidad, Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad
del requerimiento solicitada.
-Fecha de elaboración, Fecha de elaboración de la orden de compra.
-Fecha de requerimiento, Fecha en que se deberá entregar lo solicitado en la orden de compra.
-Cantidad rechazada, Cantidad de productos rechazados, que se devuelve al proveedor para su
reposición, porque no cumplen con las especificaciones o vienen defectuosos.
-Cantidad faltante, Cantidad de los productos faltantes, que no entrega el proveedor, y que completaría
la cantidad de productos solicitados en la orden de compra.
-Cantidad en devolución, La cantidad de productos que se devuelven al proveedor por no ajustarse a
las especificaciones indicadas en la orden de compra, y los que se deben reponer.
-Observaciones, Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.

►Registro de proveedores, Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer
documento que se necesita cuando llega una requisición. Sus datos necesarios son:
-Nombre del proveedor, El nombre del proveedor, su dirección, su teléfono y/o fax, el nombre de su
representante, su correo electrónico y la forma de localizarlo, etc., se anotará en este rubro.
-Características del proveedor, Todas las características del proveedor, como pueden ser, su rapidez
en contestar el llamado, su servicio y otras, se anotarán en este registro.
-Productos que puede surtir, En los productos, que el proveedor puede surtir.
-Cantidades que puede surtir, Cantidades de los productos que puede surtir, en múltiplos de 10.
-Mínimos que puede surtir, Las cantidades mínimas que el proveedor puede surtir.
-Máximos que puede surtir, Cantidades máximas que el proveedor puede surtir.
-Tiempos de entrega, Tiempos en las entregas y oportunidades de uso, así como las cantidades de
urgencia que podría surtir cuando las hay.
-Condiciones de pago, De acuerdo con las políticas de la empresa como podrían ser sus plazos de
pago y las tolerancias que esto indica.
-Observaciones, Se puede anotar en esta columna, el nombre del representante.

• Registro o archivo de artículos

• Registro de contratos de trabajo de todos los proveedores (importantes)

• Factura
Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y al pagarse, cumple con los requisitos
de posesión objeto de la venta, este documento siempre se elabora en varios tantos, el original siempre
será para el comprador y que se presentará a su revisión de acuerdo con lo que dice el pedido, una
primera copia, es del vendedor, para efectos fiscales y una segunda copia que servirá como
comprobante de entrega y que se recibió el pedido, esta copia deberá traer la firma de quién recibió en
el almacén, y que se presentará junto con el original cuando se lleve a revisión para su cobro posterior.

Documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios.

-Requisitos
-Datos del vendedor y del comprador: nombre y apellidos, razón social, domicilio y número de
identificación fiscal (RFC).
-Número de la factura: la numeración debe ser correlativa y pueden
-Emitirse con varias series.
-Lugar y fecha de emisión.
-Descripción de la operación: se han de indicar la descripción del
-Artículo, las unidades, el precio unitario, descuentos y la descripción de los productos o servicios.
-Base imponible, tipo impositivo de I.V.A. y cuota tributaria resultante.
-Total, factura.
-Las facturas deberán ir firmadas y selladas (en caso de sociedades).
-Las condiciones de entrega y precio.
-Fechas de pago.
• Remisión
En ocasiones cumple las veces de la factura, contiene los mismos datos que una factura, puede
estar numerada, este documento lo debe firmar la persona que recibió lo surtido en el almacén.
Será cambiado por una factura que se entregará como comprobante de lo adquirido (no tiene
valor fiscal).

• Manual de políticas y procedimientos

5.1.1 Concepto de PPV (variación favorable o desfavorable en la compra)

Las variaciones o desviaciones son las diferencias que resultan de comparar los costos estándar con
los costos reales.
• PPV es un indicador de eficiencia
• Variaciones de mano de obra
• Costos indirectos de fabricación
• Variaciones de costos de material
variaciones de precio
-Precio real (PR)
-Precio estándar (PE)
variaciones de cantidad.
-Cantidad real (QR)
-Cantidad estándar (QE)
Cálculo de la variación total
1.variación del precio (QR X PR) - (QR X PE)
2.variación de la cantidad (QR X PE) - (QE x PE)
3.variación total ((QR X PR) - (QR x PE)) + ((QR x PE) - (QE x PE))

Este concepto alude a las variaciones del precio de compra real contra el presupuestado, es decir, los
compradores proyectan un precio estimado para la compra de los materiales que es utilizado por áreas
financieras en su planeación y con el cual se mide el desempeño una vez que las compras son
realizadas.
Costos estándar
Son aquellos que basa su funcionamiento en costos estimados o estandarizados, para registrar los
elementos del costo, los cuales son comparados con los costos reales, a fin de verificar la eficiencia
para un determinado nivel de actividad. Por tanto, se tratan de costos establecidos de manera científica.
No puede haber desviaciones Favorables, todas las variaciones son Desfavorables
Costos estimados
Los costos estimados son una técnica que se basa en la experiencia habida, este costo indica lo que
puede costar algo, motivo por el cual al final del periodo se ajusta a los costos reales.
Costos reales
Costos reales o históricos, son aquellos ya realizados, que ya han incurrido en el proceso de
producción; es decir, son el conjunto de gastos efectivamente incurridos por la entidad en determinado
período de tiempo.
Variación favorable
Se presenta cuando los costos reales son menores que los costos estándar o esperados
Variación desfavorable
Se presenta cuando los costos reales son mayores que los costos estándar o esperados.

5.2 Formulación de contratos de compra venta

Formulación de contratos de compra venta
Convenios o contratos
Este documento se establece por escrito y es un acuerdo entre comprador y vendedor, se hace cuando
lo solicitado tiene mucha demanda o porque la competencia también necesita de nuestra materia prima
y donde se estipulan entre otras las siguientes obligaciones para ambas partes:
• El objeto de la compraventa
• Las condiciones de pago.
• Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma.
• Plazo de pago y de entrega.
• Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes.
Este documento tiene validez cuando:
 • Es aceptado por ambas partes y por funcionarios competentes, que son los apoderados de
ambas empresas, la compradora y la proveedora.
• Se realice conforme a la ley.
• Se estipulen responsabilidades y penalidades para el oferente.
• Se acuerden condiciones especiales.
Este tipo de documento se puede generar por cuatro causales:
1. Precio fijo (es el más solicitado)
2. Costo adicional El precio puede variar durante una entrega o la prestación del servicio.
3. Abierto Puede ser por producto, por fechas o hasta agotar el tiempo del convenio.
4. Adicional Donde se estipulan entregas adicionales y pagos parciales.

5.3 Expedir (EDI, Medios electrónicos)

Intercambio Electrónico de Datos
Es la comunicación entre empresas de documentos comerciales en un formato electrónico estándar
que sustituye documentos en papel, como pedidos de compra o facturas.
La automatización de transacciones genera un ahorro de tiempo y elimina errores costosos causados
por el procesamiento manual.
Aplicaciones
Integración de pedidos con EDI (ORDERS)
Los departamentos de compras gestionan importantes recursos a la generación, envío y control de las
órdenes de compra a proveedores.
Se trata de operaciones críticas para compradores y proveedores, de estas depende la prestación de
un servicio eficiente y de calidad a los clientes finales de una y otra parte.
Los proveedores para la interpretación y registro de pedidos en sus sistemas requieren un importante
volumen de trabajo a realizar por personas del área comercial o administración.
Integración de albaranes con EDI (DELIVERY NOTES)
Documento que acompaña a la mercancía en su tránsito hacia el cliente, constituye una transacción
comercial clave que permite verificar que efectivamente la mercancía recibida coincide con la orden de
compra.
Se realizan las comprobaciones, como paso previo a la emisión de la factura, permite realizar ajustes
sobre ésta en caso de que se hubiesen producido diferencias con respecto a la orden inicial.
Integración de facturas con EDI (INVOICE)
La automatización de los procesos de facturación resulta un elemento estratégico que puede llegar a
suponer un ahorro de hasta un 90% respecto a la gestión de estos documentos de forma manual.
El volumen de facturas que gestionan los departamentos responsables de pagar las a cuentas requiere
de medidas que permita optimizar las operaciones asociadas a su revisión, validación, registro y pago
al proveedor.
Los emisores de facturas dedican costosos recursos a la realización de actividades críticas como son
la facturación periódica a clientes que implican además la impresión, ensobrado, franqueo y envío. Así
como, la realización de controles periódicos para verificar la recepción y el estado de la factura en el
departamento de cuentas a pagar.
5.4.-SEGUIMIENTO A LOS ACUERDOS Y AL PROCESO PRODUCTIVO (BOM).
La lista de materiales, o Bill of Materials (BOM) en inglés, es un documento que define todos los
elementos indispensables para llevar a cabo un proceso de producción. Por lo general, la lista de
materiales interviene en las etapas de diseño, producción y ensamblaje de un producto.
A modo de ejemplo, el Bill of Materials de un fabricante de pan incluye las materias primas como la
harina, la levadura o el agua y, al mismo tiempo, la infraestructura precisa para producir el pan, como
las máquinas de amasar y los hornos.
Una lista de materiales, Bill of Materials o BOM, es un listado completo de las materias primas, las
piezas y las herramientas necesarias para fabricar un determinado producto. La lista de materiales
también debe incluir los componentes y subcomponentes que conforman un producto, así como las
cantidades requeridas de cada una de ellos.
Además, la lista de materiales incorpora las instrucciones exactas del proceso de producción y la
secuencia de montaje del producto.
No hay que confundir el término BOM (Bill of Materials) con MTO (Material Take Off), aunque en
ocasiones se emplean como sinónimos. Un BOM se utiliza para la fabricación de productos, mientras
que un MTO es un documento parecido, pero aplicado al sector de la construcción.
En resumen, un BOM es un inventario con todos los elementos imprescindibles para fabricar un
producto. Hoy en día, definir detalladamente un BOM es un proceso clave para rebajar costos en las
operativas de almacén.
Una lista de materiales pormenorizada y bien planificada repercute positivamente en el correcto
abastecimiento de las líneas de producción. Los almacenes deben adaptarse a los exigentes ciclos de
producción y, para que toda la cadena de suministro esté coordinada y en sintonía, el primer paso para
cualquier fabricante es elaborar una lista de materiales adecuadamente.
Una lista de materiales bien definida ayuda a las empresas a:
►Planificar la compra de materias primas: se determina qué materia prima debe comprarse y en qué
cantidad para producir un producto, por lo que se reducen costos al evitar un sobrestock de materia
prima.
►Establecer el costo del material: además de la materia prima, hay un costo relacionado con el
equipamiento que debe emplearse para manipular esa materia prima, desde simples tijeras o pistolas
de pegamento, hasta sofisticadas máquinas de corte.
►Evitar roturas de stock: la planta de producción siempre debe disponer de la materia prima necesaria
para fabricar un producto de forma ininterrumpida.
►Detectar y minimizar errores: la lista de materiales define todos y cada uno de los procesos relativos
a la fabricación de un producto. Seguir estas instrucciones específicas en cada paso disminuye la
probabilidad de equivocarse y resulta más fácil detectar dónde y en qué momento ha habido una
incidencia (trazabilidad de producto).
Diseño y estructura de una lista de materiales
El diseño de un BOM debe ser claro y conciso. Según una estructura jerárquica, se detallan los
materiales precisos para la fabricación de un producto, con el nivel más alto mostrando el producto
terminado y en los niveles inferiores los componentes y subcomponentes.
 Entre los métodos más comunes para representar una lista de materiales, podemos diferenciar dos
estructuras de BOM en función de la complejidad del producto y del grado de detalle que se quiera
alcanzar:
►Single-level bill of materials: lista de materiales poco específica y destinada a productos sin mucha
complejidad. Este BOM muestra los componentes y la correspondiente cantidad requerida de cada uno
para fabricar el producto final. Un ejemplo sería la lista de materiales de una mesa, pues se compone
únicamente de cuatro patas, una tabla, tornillos y tuercas.
►Multilevel bill of materials: incluye varios niveles, con sus componentes y subcomponentes, así como
la relación entre ellos y su cantidad. En suma, es una lista más pormenorizada que refleja todo el
material para fabricar un producto. Por ejemplo, en el BOM de una bicicleta. En un primer nivel tenemos
cuatro componentes y la cantidad necesaria: caja de cambios (1), ruedas (2), pedales (2) y cuadro (1).
La caja de cambios y el cuadro, a su vez, incluyen subcomponentes:
-Caja de cambios: piñones (5), platos (3) y cable (2).
-Cuadro: freno (2), sillín (1), manillar (1), horquilla (1).
Asimismo, la lista de materiales también se caracteriza por contener cualquier especificación adicional
que ayude a entender mejor el proceso de fabricación:
➢ Nivel: cada material de un BOM tiene asignado un número que corresponde al nivel jerárquico
de la lista de materiales. El nivel 0 es el producto final, el 1 los componentes, el 2 los
subcomponentes, etc. Indicar el nivel facilita la comprensión de la estructura de la lista.
➢ Número de identificación: cada material, pieza o componente que aparece en la lista de
materiales recibe un número que favorece su identificación de modo fácil y rápido.
➢ Descripción: la lista incluye una descripción de cada material o componente que ayuda a
comprender, identificar y distinguir mejor los elementos que la integran.
➢ Cantidad: se debe especificar el número de unidades requeridas para cada componente. Es
fundamental para asegurar un ritmo de producción ininterrumpido.
➢ Notas: cualquier información adicional y relevante debe ser introducida en bien de todos los
participantes de la lista de materiales.

Tipos de BOM
➢ MBOM (Manufacturing Bill Of Materials): la lista de materiales de fabricación (MBOM) contiene
información sobre todas las piezas y ensamblajes precisos para construir un producto, así como
el material de embalaje para poder enviar el producto terminado al cliente. La información del
MBOM se usa para calcular cuándo deben comprarse los materiales y cuándo debe empezar
la orden de fabricación. El MBOM contribuye a que el departamento de compras pueda definir
una periodicidad en la compra de las piezas y a negociar un mejor precio con los proveedores
correspondientes.
➢ EBOM (Engineering Bill Of Materials): los ingenieros de producto crean esta lista EBOM
durante la fase de diseño y, a menudo, se basa en un dibujo CAD (diseño asistido por
computadora) o EDA (automatización de diseño electrónico). Hace referencia a cómo el
producto terminado ha sido diseñado previamente. Una EBOM rigurosa y exacta es esencial,
especialmente para el lanzamiento de un producto nuevo, ya que es el documento que
garantiza que los materiales y las piezas estén disponibles cuando se fabrica el artículo. Es
habitual tener más de una EBOM para un producto, ya que el diseño se somete a una serie de
revisiones.
➢ SBOM (Service Bill Of Materials): una lista de materiales de servicio (SBOM) es un listado que
engloba los pasos de instalación y reparación.
 ►Sales Bill Of Materials: una receta de materiales de ventas ofrece todos los detalles de un
producto terminado antes de su ensamblaje y durante la fase de venta. En este tipo de lista,
tanto el producto terminado como los componentes, aparecen como artículos separados en el
documento de pedido de ventas.
En realidad, uno puede hacer un BOM para prácticamente cualquier actividad que requiera de
diferentes elementos y procesos, desde cocinar un simple plato de paella hasta fabricar un sofisticado
avión. Las listas de materiales no son exclusivas ni independientes, es decir, es posible que, para llevar
a cabo una actividad, se elabore más de una lista de materiales.

5.5 RECEPCIÓN DE PEDIDOS, INSPECCIÓN Y DEVOLUCIONES

Las diferentes operaciones que suceden en nuestro almacén son de máxima importancia para una
correcta gestión del inventario y que tiene como principal objetivo alcanzar la máxima satisfacción del
cliente (empresa o consumidor). No olvidemos que es uno de los eslabones principales de la logística
de la empresa por lo que todas las actividades que se producen en éste, han de ser precisas,
productivas y coordinadas con el resto de procesos. De la correcta gestión de las operaciones internas
del almacén, dependerá principalmente la fiabilidad de nuestro inventario y la disposición del producto
solicitado en el menor tiempo posible.

La Recepción de Producto
La recepción del producto es el proceso por el cual un producto (o conjunto de productos) procedentes
de la fuente de suministro (proveedor, fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados,
controlados e introducidos en el SGA (Sistema de Gestión de Almacen) para su posterior ubicación
dentro de las propias instalaciones de almacenamiento y estar en disposición de ser enviados al cliente
o consumidor final según los requerimientos de envío.
Pueden venir en diferentes formatos (pallet monoreferencia, pallet mutireferencia, caja, etc.) según
tamaño, tipo de producto, procedencia, etc., siendo este formato factor clave en el proceso de
manipulación y clasificación de los mismos.

El proceso de recepción se divide en las siguientes tres fases:

1. Se procederá con la descarga del producto si viene en transporte con medios mecánicos o
recibiremos de manos del transportista si es un bulto pequeño.
2. Comprobaremos en el documento de entrega que, efectivamente, somos el destinatario y que
la cantidad de bultos que nos entregan coincide con lo indicado.
3. Comprobaremos que la mercancía recibida se encuentra en buen estado de embalaje y que no
muestra signos de manipulación (precintos rotos, cajas abiertas o rotas, humedades, etc.,)
siempre teniendo en cuenta que el embalaje cumple una función importante en la protección del
material. Es muy importante, indicar cualquier anomalía en este sentido en el documento de
entrega que sellamos/firmamos al transportista porque es la única forma de poder reclamar en
caso de faltantes o roturas ocultas.
4. Si no vamos a realizar la entrada de la mercancía inmediatamente después de su recepción, la
situaremos sin desembalar en una zona que destinaremos a tal efecto, que no utilizaremos para
otro propósito y que será inviolable, es decir, nada ha de salir de esta zona sin que haya tenido
su correspondiente tratamiento de entrada en el almacén para formar parte del stock existente.
Tampoco pondremos en esta zona, mercancías que consten ya en nuestro stock o que formen
 parte de alguna expedición de salida, esto, hará de nuestro almacén un lugar de stock fiable en
el que basarnos para realizar las salidas necesarias.

Documentación de comprobación
Para dar entrada a la mercancía en nuestro stock y en el circuito, seguiremos de forma ordenada los
siguientes pasos:
1-Crearemos un documento de entrada basado en el pedido de adquisición que hicimos a nuestro
proveedor, de manera que podamos enlazarlo con el albarán de entrega (o packing list) al llegar la
mercancía. Cotejaremos este documento con el albarán de entrega de mercancía, y comprobaremos
que las referencias y cantidades coinciden con lo solicitado.
2-Realizaremos las modificaciones oportunas en el documento de entrada con los posibles sobrantes
y faltantes, creando un documento anexo en el caso de que queramos devolver al proveedor alguno de
los materiales recibidos y no solicitados o en el caso de que no coincidan las cantidades indicadas en
el albarán con lo realmente recibido.
3-Con este documento será con el que realizaremos el conteo de la mercancía recibida punteando
referencias, cantidades, caducidades y cualquier otro dato que sea necesario en el registro y no con el
albarán de entrega porque, de esta forma, filtraremos los posibles errores de transcripción que se
puedan producir al dar la entrada al material una vez contado y que aportaría datos erróneos a nuestro
stock.

Chequeo interno de producto

Cuando recibamos el documento de entrada y procedamos al chequeo, actuaremos de la siguiente
manera
Desembalaremos el material poniendo especial cuidado en no dañar la mercancía con herramientas
de corte y conservaremos el residuo hasta el final del proceso; suele ocurrir que piezas pequeñas van
al contenedor de residuos porque se ocultan entre el material de protección y nos damos cuenta de su
falta cuando el embalaje ha sido ya desechado.
Separaremos los distintos materiales para identificarlos y clasificarlos según su tamaño, forma, cantidad
o cualquier otro criterio que consideremos operativo y una vez separado, comprobaremos, una por una,
que toda la mercancía recibida, coincide en referencia y cantidad, anotando en el documento de entrada
las diferencias que encontremos.
Identificaremos la mercancía con nuestro registro con el fin de poderla ubicar en nuestro almacén de
manera que se localice de forma rápida y sencilla. Una vez realizado el chequeo completo de la
mercancía, procederemos a su ubicación, que quedará registrada en nuestro almacén, de forma
manual o con radiofrecuencia si se dispone de este sistema. Es importante no ubicar nada hasta que
toda la mercancía está revisada, así tendremos más facilidad para localizar errores de identificación y
subsanarlos en el momento ya que si identificamos mal alguna referencia y ya la hemos ubicado,
difícilmente podremos comprobar si es un error nuestro al chequear o del proveedor al enviar el
material, a menos que volvamos al lugar de ubicación a comprobar todas las referencias trasladadas
cada vez que se nos presente el caso.
Devolveremos el documento de entrada debidamente cumplimentado con los datos requeridos y con
las posibles discrepancias a nuestra administración para que realice las modificaciones oportunas,
modifique las cantidades que vamos a recepcionar y avisar al proveedor de los faltantes o para que las
retire los sobrantes.
Una vez finalizado este proceso, las cantidades sobrantes quedarán en la zona de recepción hasta que
sean tratadas. Este tratamiento, consistirá en que nos entregarán un documento de entrada por las
cantidades sobrantes para que podamos identificarlo y ubicarlo, o un documento de devolución que
adjuntaremos a la mercancía que no vamos a incorporar al almacén y que dejaremos en una zona
destinada a tal fin bien identificada, embalada y accesible para cuando el proveedor pase a retirarla.
Es el momento de retirar los restos de embalaje para dejar la zona de recepción siempre en las mejores
condiciones de operatividad.
Una recepción efectiva, nos proporciona facilidad y rapidez en la preparación de pedidos y aporta
fidelidad a nuestro inventario.

5.6 FUNCION DE CUENTAS POR PAGAR

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa-rios), servicios
recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su
vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de
origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse
por edades para evitar el pago de moras o indemniza-ciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto
Plazo, (las exigibles el año próximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del
cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles
contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su
correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago,
cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas
y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y
cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que
los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas
por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
Pasivos
Es una obligación presente de la entidad y, virtualmente, ineludible, identificada y cuantificada en
términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económico, derivada de
operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.
El pasivo representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de
recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
Pueden ser pasivos contratados a corto plazo o a largo plazo.
Corto plazo: representan el monto de los adeudos que la organización deberá pagar en un plazo menos
o igual a doce meses.
Largo plazo: representa el monto de los adeudos que la organización deberá pagar en un plazo mayor
a doce meses.

5.7 SEGUIMIENTO A LOS MATERIALES PELIGROSOS (IMO) SITUACIONES DE RIESGO Y

EMERGENCIAS
Las mercancías peligrosas o mercancías IMO (International Maritime Organization) son aquellas que,
por sus propiedades y características, representan un riesgo para la seguridad y la salud de las
personas.
Las mercancías peligrosas son clasificadas en 9 categorías diferentes, según sus características y
grado de peligrosidad. Cabe destacar que el orden de numeración de las clases, no se relaciona con
la magnitud de riesgo, por lo tanto, podría resultar igual o más peligrosa una mercancía de clase 1
(explosivos) que una de clase 7 (radioactivos), ya que su peligro depende directamente de factores
técnicos y/o químicos.

Clasificación IMO
Al igual que cualquier otro producto, las mercancías peligrosas también necesitan ser transportadas de
un lugar a otro del planeta. Esto hace necesario disponer de sistemas y protocolos efectivos que
permitan hacer el traslado de la manera más segura posible.
El transporte de mercancías peligrosas y contaminantes marinos en buques está regulado en el
Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar (SOLAS) y el Convenio
Internacional para Prevenir la Contaminación por los Buques (MARPOL).
Las partes más relevantes de los convenios SOLAS y MARPOL están incluidas en el Código Marítimo
Internacional de Mercancías Peligrosas (IMDG), lo que convierte a este Código en el instrumento legal
para el transporte marítimo de mercancías peligrosas y contaminantes marinos. A partir del 1 de enero
de 2004, el Código IMDG se convirtió en un requisito obligatorio.
Las siglas IMO hacen referencia a la Organización Marítima Internacional (International Maritime
Organization) y comprenden todos aquellos productos o mercancías que, debido a sus características
particulares, necesitan un traslado especial para evitar poner en riesgo la salud y/o seguridad de las
personas.

Se trata, por tanto, de mercancía peligrosa que requiere de ciertas medidas de seguridad a la hora de
manipularse, almacenarse y transportarse. Este tipo de bienes, a su vez, se clasifican en 9 categorías
diferentes, en función de sus características y el grado de peligrosidad que supongan.
Para todos los modos de transporte (marítimo, aéreo, ferroviario, por carretera y vías navegables
interiores), la clasificación de mercancías peligrosas, por tipo de riesgo involucrado, ha sido elaborada
por el Comité de Expertos de las NACIONES UNIDAS en Transporte de Mercancías Peligrosas (UN).
De acuerdo a esta clasificación, las mercancías peligrosas pueden clasificarse de la siguiente manera:
Clase 1. Explosivos.
Dentro de esta clasificación podemos encontrar diversos tipos de mercancía, en función al riesgo de
explosión en masa, proyección o incendio que provoquen. Algunos ejemplos de explosivos pueden ser:
bombas, cohetes, detonadores, fuegos artificiales, municiones, bengalas, etc.
• División 1.1. Objetos con riesgo de explosión de toda la masa.
• División 1.2. Representan riesgo de proyección, pero no de explosión de toda la masa.
• División 1.3. Representan riesgo de incendio y pueden producir efectos de onda de choque.

La etiqueta de estas 3 primeras se representa con el símbolo de una bomba explotando (en color negro
sobre fondo naranja) y un número 1 en el ángulo inferior.

• División 1.4. Estos no representan un riesgo considerable.

• División 1.5. Poco sensibles que implican riesgo de explosión en masa.
• División 1.6. Son extremadamente poco sensibles y no representan riesgo de explosión en toda
la masa.
Las etiquetas deberán contener el número de la ‘división’ en color negro sobre fondo naranja. También
debe contener el número 1 en el ángulo inferior de la etiqueta.

Clase 2. Gases.
Pueden presentarse licuados, comprimidos o refrigerados. De acuerdo a sus propiedades se clasifican
en: asfixiantes, comburentes, inflamables o tóxicos. En función de sus reacciones se desprenden 3
divisiones:

• División 2.1. Gases inflamables. Pueden inflamarse al contacto con una fuente de calor, como
el propileno, etano o butano. Su etiqueta debe contener el símbolo de una llama ya sea en color
negro o blanco, sobre fondo rojo y el número 2 en el ángulo inferior.
• División 2.2. Gases no inflamables, no tóxicos. Desplazan el oxígeno provocando asfixia, como
el helio o el oxígeno. Su etiqueta debe contener el símbolo de una botella de gas en color negro
o blanco sobre fondo verde y el número 2 en el ángulo inferior.
• División 2.3. Gases tóxicos. Su inhalación puede causar efectos agudos o incluso la muerte.
Pueden ser inflamables, corrosivos o comburentes, como el cloro. Su etiqueta contiene un
símbolo de calavera sobre tibias cruzadas en color negro. El fondo es color blanco y se identifica
con el número 2 en el ángulo inferior.
Clase 3. Líquidos inflamables.
Esta clasificación comprende líquidos inflamables y explosivos líquidos insensibles. Pueden ser:
aguarrás, gasolina, pinturas, barnices, etc. Su etiqueta contiene el símbolo de una llama en color
negro o blanco sobre fondo rojo (igual que la etiqueta para gases 2.1). Se distingue por el número
3 que se encuentra en el ángulo inferior.

Clase 4. Sólidos inflamables.

De acuerdo a sus propiedades se dividen en:
División 4.1. Materias sólidas inflamables, autorreactivas o explosivas desensibilizadas. Estas
pueden reaccionar espontáneamente. Su etiqueta debe contener el símbolo de una llama en color
negro sobre un fondo blanco con siete franjas rojas verticales y el número 4 en el ángulo inferior.
División 4.2. Sustancias espontáneamente inflamables. Pueden inflamarse al calentarse
espontáneamente, cuando entran en contacto con el aire o mientras se transportan. Estas pueden
ser: carbón, virutas de metal ferroso, algodón húmedo, etc. Su etiqueta debe contener el símbolo
de una llama en color negro sobre fondo color blanco en la mitad superior y rojo en la mitad inferior,
con el número 4 en el ángulo inferior.
División 4.3. Sustancias que al contacto con el agua desprenden gases inflamables. Entre los
materiales más comunes dentro de esta clasificación se encuentran: sodio, potasio, carburo, etc.
Su etiqueta debe contener el símbolo de una llama en color negro o blanco sobre un fondo azul y
el número 4 en el ángulo inferior.
Clase 5. Comburentes y peróxidos orgánicos.

De acuerdo a sus propiedades se dividen en:

División 5.1. Comburentes. Líquidos o sólidos que favorecen la combustión, pueden favorecer el
desarrollo de incendios. Un ejemplo es el nitrato amónico. Sus etiquetas deben incluir el símbolo
de una llama sobre un círculo en color negro sobre un fondo amarillo y el número 5.1 en el ángulo
inferior.
División 5.2. Peróxidos orgánicos. Se derivan del peróxido de hidrógeno. Estas sustancias, por ser
sumamente peligrosas, solo se pueden cargar en una unidad de carga en determinadas cantidades.
Su etiqueta debe contener un símbolo de llama en color blanco o negro sobre un fondo color rojo
en la mitad superior y amarillo en la mitad inferior, así como el número 5.2 en el ángulo inferior.

Clase 6. Tóxicos.

De acuerdo a sus propiedades se dividen en:

División 6.1. Sustancias tóxicas. Pueden causar la muerte por inhalación, absorción cutánea o
ingestión. Un ejemplo de éstas es el metanol o el cloruro de metileno. Su etiqueta debe tener el
símbolo de una calavera sobre dos tibias en color negro sobre un fondo blanco (igual que la etiqueta
2.3 para gases tóxicos), se distingue por el número 6 de la parte inferior de la etiqueta.
División 6.2. Sustancias infecciosas. Contienen agentes patógenos (microorganismos) que pueden
provocar enfermedades. Algunas pueden ser: muestras de diagnóstico, material para confección
de vacunas, secreciones, sangre, excremento, cultivos de laboratorio, etc. En la mitad inferior de
su etiqueta podría llevar la leyenda: “Sustancias Infecciosas” o “En caso de daño, derrame o fuga,
avisar inmediatamente a las autoridades sanitarias”. La etiqueta también debe incluir el símbolo
conformado por tres lunas crecientes, superpuestas sobre un círculo, en color negro sobre un fondo
blanco, así como el número 6 en el ángulo inferior.
Clase 7. Material Radioactivo.

Contienen radionucleidos, como puede ser el uranio, putanio o el torio. Las etiquetas para este tipo
de sustancias se aplicarán de acuerdo a lo siguiente:
Categoría I. Para bultos con un máximo nivel de radiación en la superficie de 0.5 milirem/h o para
contenedores que no contengan bultos con categorías más altas. Su etiqueta desde ser blanca con
un símbolo de trébol color negro, bajo éste debe ir obligatoriamente la leyenda: “Radioactivo”
seguida de una pequeña barra vertical roja; después deben ir los siguientes datos:
“Contenido…cantidad…actividad”, así como un número 7 en el ángulo inferior.
Categoría II. Para bultos con un nivel de radiación en la superficie mayor a 0.5 milirem/h, sin exceder
los 50 milirem/h. El índice de transporte no debe exceder de 1.0, o para contenedores donde el
índice de transporte no exceda a 1.0 y no contenga bultos visibles de categoría III.
Categoría III. Para bultos con un nivel máximo de radiación en superficie de 200 milirem/h, o para
contenedores cuyo índice de transporte sea menor o igual que 1.0 y que transporte bultos visibles
de categoría III.
La etiqueta de ambos deber ser de color amarillo con borde, en la mitad superior, y blanco en la
mitad inferior. Su símbolo debe ser un trébol en color negro, y también debe incluir de forma
obligada, la leyenda: “Radioactivo” seguida de dos o tres barras pequeñas verticales (según su
categoría). Posteriormente debe contener los datos “Contenido y actividad”, seguido por un
recuadro de borde negro con la frase” Índice de transporte”, así como un número 7 en el ángulo
inferior de la etiqueta.
Categoría IV. Materiales fisionables. Su etiqueta debe ser blanca con la leyenda (obligatoria):
“FISIONABLE” en color negro, en la parte superior, y en la parte un inferior, un recuadro que diga
“Índice Cuidado Crítico” y el número 7.
CLASE 8. Corrosivos.
Estas sustancias son de efecto destructivo al contacto, es decir, dañan el tejido de la piel. Algunas
sustancias pueden ser: ácido sulfúrico o hipoclorito sódico. Su etiqueta debe tener un símbolo con
dos tubos de ensayo vertiendo líquido sobre una mano y un metal, el fondo superior debe ser
color blanco y el fondo inferior negro con el número 8.

Clase 9. Objetos peligrosos diversos.

Estos suponen algún tipo peligro no contemplado en los anteriores, como pude ser el caso de
dioxinas, pilas de litio, hielo seco, etc. Su etiqueta debe ser de color blanco con 7 franjas
verticales negras en la mitad superior, y el número 9 subrayado en la esquina inferior.

Es importante mencionar, que todas las etiquetas sin excepción, deberán ser en forma de rombo y
tener dimensiones mínimas de 100 mm x 100 mm. Únicamente si la dimensión de los bultos lo
exige, las etiquetas podrán tener dimensiones reducidas, siempre y cuando sean visibles.

ALMACENAJE DE MATERIALES PELIGROSOS IMO

Almacenaje categoría A.
El material debe ser almacenado “en cubierta” o “bajo cubierta”, ya sea en navío de carga o de
pasajeros.
Almacenaje categoría B.
El material debe ser almacenado “en cubierta” o “bajo cubierta”, en navío de carga, pero en navío
de pasajeros debe ser almacenado “en cubierta”. Almacenaje categoría C.