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Antologa de Adquisicin y Abastecimiento

Caractersticas de la Asignatura

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Adquisicin y Abastecimiento
Licenciatura: Administracin de Empresas Semestre: 6 rea: Administracin Requisitos: Ninguno Objetivo general de la asignatura Al concluir, el alumno: Explicar los conceptos, aprender y aplicar los procedimientos para la realizacin de compras nacional e internacional y comprender la importancia de sta funcin. Unidades de Estudio
Fecha
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TEMA LA FUNCIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Teoras del consumidor, participantes en el sistema de compras, categora de adoptantes

Tipos de compradores, tipo de clientes segn la fidelidad, proceso de decisin de compras, riesgos

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Manual de procedimientos de compras Tipos de compras Organizacin del departamento Seleccin y control de proveedores, RELACIN CON PROVEEDORES EXMENES TRIMESTRALES EXMENES TRIMESTRALES Compras nacionales Compras al extranjero Compras de bienes de capital Compra de refacciones CONTROL DE EXISTENCIA y TICA Manual de procedimientos Manual de procedimientos. Manual de procedimientos

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Manual de Procedimientos de Compras Manual de Procedimientos de Compras Exmenes trimestrales EXMENES TRIMESTRALES

Bibliografa:

Libro: adquisiciones y abastecimientos Autor: Cristobal Del Ro Gonzalez Editorial: thomson Libro: adminstracin de compras y materiales Autor: Michiel Leenders Editorial: cecsa Libro: Compras Autor: Salvador Mercado Editorial. Limusa

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Esbozo de la Asignatura de Adquisicin y Abastecimiento

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurri intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. En 1961, en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse de la administracin de materiales, hasta que despus de 20 aos la administracin y control de compras madur. En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las reas tcnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras. Por lgica, las personas encargadas de esos departamentos eran prcticas, no contaban con preparacin en el manejo del rea en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la funcin de compras y, en general, la organizacin de la funcin misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control. Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situacin, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos ms en otras funciones afines. En la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

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Las unidades de estudio incluyen las compras de diferentes productos, adems de los aspectos que se deben considerar para realizar el proceso de compras. Tambin se analiza la tica en las compras debido a la necesidad de concientizar al alumno de la importancia de la honestidad en ste mbito

Sesin 1

Unidad I La funcin de compras y abastecimiento

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprender la importancia de la funcin de compras en la organizacin, adems distinguir la diferencia entre adquisicin y abastecimiento.

Temas: 1. Generalidades a) Conceptualizacin de la compra b) Situaciones que dan origen a la compra

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Sesin 1 Generalidades sobre la compra

1.1Compras: es obtener bienes y servicios, considerando lo siguiente. 1. Justificacin de la necesidad y cantidad 2. Evaluacin de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento. Las compras describen un proceso que incluye lo siguiente: 1. Surgimiento de una necesidad 2. Su ubicacin 3. Eleccin del proveedor 4. servicio

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La definicin ms completa de compras es:

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Adquirir bienes y/o servicios para satisfacer necesidades de una entidad y despus de ello lograr sus objetivos eficientemente.

1.2Situaciones que dan origen a la compra a) Que el departamento de compras reciba una requisicin de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimiento para poder realizar cada una de ellas. b) Que el propio encargado de compras o el de departamento, identifique las necesidades de abastecimiento de su propia seccin de compras. 1.3 Importancia de la funcin de las compras 1. Reduccin de costos y obtencin de utilidades. Esto es lo que buscan todos los entes buenos precios, calidad, entre otros. 2. Servicio: el departamento de compras deber prestar una adecuada atencin a los diversos departamentos. 3. Control de convenio para obtener financiamientos: es prioritario que se conozca a detalle dichos convenios, para vigilarlos. 4. Control de tratos comerciales con los proveedores: buenas relaciones, tratarlos con respeto 5. Obtencin de informacin y asesoramiento. 1.4 En Resumen la Importancia Radica en que es vital para el xito de las empresas tener en operacin las compras, puesto que la utilidad en una entidad, sta determinada en gran medida, con la efectividad de la administracin de los bienes y servicios adquiridos.

1.5 Conceptualizacin de abastecimiento sta palabra tiene diversas acepciones en distintos pases. En Reino unido y Europa el termino abarca las funciones de: son las actividades que abarcan el conocimiento de la necesidad compra y almacenamiento y recepcin. Algunos autores consideran las compras y el abastecimiento como sinnimos pero en realidad son muy diferentes. Teoras del comportamiento del consumidor

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ECONMICA

APRENDIZAJE

SOCIOLGICA
Teoras Del consumidor en las compras

PSICOANALITICA

Teora econmica: Es la que mayor relevancia ha ejercido en la historia de la sociedad humana. El hombre busca siempre maximizar su utilidad, por lo tanto, siempre tratar de adquirir el producto que ms utilidad le d en funcin del precio que pagar por l. Buscar la mejor relacin calidad-precio en su comportamiento de compra

Los consumidores son perfectamente racionales al tomar una decisin de compra.

El consumidor tender a escoger aquella alternativa (bien o servicio) que maximice su satisfaccin.

Las necesidades y deseos de los consumidores son ilimitados y por lo tanto no se pueden satisfacer por completo.

La utilidad de un producto consiste en la satisfaccin generada al consumidor.

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La validez de la teora econmica: Se ve reforzada en el xito de la mayora de ofertas, rebajas y promociones concernientes al precio de los productos que da a da se ven en el mercado. Esta teora es la ms aceptada en el caso del comprador empresarial o institucional

Teora del Aprendizaje: La base est en los experimentos de Pavlov, famoso fisilogo ruso quien trabajo en los reflejos condicionados. Los individuos actan a partir de los conocimientos adquiridos.

Ejemplos: Segn la teora econmica: La compra de un champ debe realizarse mediante la observacin de todas las caractersticas de todos los champs existentes en el mercado (o en la tienda). Luego de haber sopesado las ventajas y desventajas de todos ellos (cantidad, precio, aditivos, perfume, caractersticas externas, etctera) Segn la teora del aprendizaje:

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Las personas compran slo aquellos productos que conocen y que anteriormente le han brindado buenos resultados, dejando de lado el anlisis de muchas de las alternativas existentes.

Teora Psicoanalitica: El mdico psiquiatra Sigmund Freud propone que el comportamiento de las personas est guiado de manera esencial por una serie de razones profundas del espritu humano.

Los llamados fantasmas que guan el comportamiento de las personas provienen del:

Impulso agresivo:

Impulso sexual:

El impulso a la agresividad y a la muerte, que estn en el origen de aquellas actividades que implican riesgo fsico o mental. Est sustentado en el deseo de muerte de los individuos, es decir, de regresar al vientre materno, en el cual se sentan protegidos por la madre.

Compras organizacionales y la teora psicoanaltica:

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Los aspectos psicoanalticos son quiz menos importantes, aunque se pueden observar algunas reminiscencias del tema en los diseos de algunas mquinas (camiones, calderas, etctera) y tambin en la cada vez mayor demanda por mujeres dedicadas a la venta industrial (debido, en gran parte, a que la mayora de los compra dores son hombres, y se muestran ms dispuestos a aceptar la visita de un vendedor del otro sexo). Es decir sta teora aplica en mucho menor grado en las compras empresariales.

Teora sociolgica

Thorstein Veblen (la teora de la sociedad del ocio) sostienen que: La principal razn que gua el comportamiento de las personas es su necesidad de integracin en el grupo social. Muchas personas adoptan comportamientos que estn destinados fundamentalmente a quedar bien con los dems.

Los productos que tienen como eslogan publicitario: el ser el producto de mayor venta en el mercado,

Generalmente se sustentan en esta teora al basarse en el siguiente mensaje implcito: la mayora de la gente usa este producto, si t no lo utilizas, vas a ser una persona rara. salo t tambin para ser parte del gran grupo.

Ejemplo: todas las amas de casa del pas saben que lo mejor es usar este detergente; si usted no lo hace, corre el riesgo de ser considerada una persona rara, asocial o, por lo menos, poco eficiente, que no se preocupa por su familia. Motivos de aplicacin de sta teora: Algunos individuos buscan diferenciarse de los dems. Paradjicamente, el deseo de diferenciacin tambin parece ser resultado de la necesidad de identificacin social. La motivacin de fondo es la de hacerse remarcar por el grupo social

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La compra industrial u organizacional no deja de poseer un cierto grado de influencia social. As, por ejemplo, no es raro que una empresa compre tal o cual equipo porque sus competidores ya lo tienen.

Participantes en el sistema de compras

INFLUYENTES; son las personas que explcita o implcitamente ejercen alguna influencia en la decisin y las encontramos en: Distribucin cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar adecuado. Promocin es importante para dar a conocer el producto. El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las caractersticas del producto. DECISOR; es quien determina en ultimo termino parte de la decisin de compra o su totalidad, si se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y donde conviene hacerlo.

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COMPRADOR; es la persona que de hecho realiza la compra. USUARIO; es la persona o personas que consumen o utilizan el producto o servicio. Categora de adoptantes: PRIMEROS USUARIOS :el grupo aventurado considerado como innovador.

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USUARIOS MEDIOS: aceptan la innovacin despus de consultar acerca del mismo

LTIMOS USUARIOS: aceptan el producto despus de que el producto ya est bien establecido en el mercado

USUARIOS ADAPTADOS: acepta la innovacin por la presin social.

USUARIOS REZAGADOS: cuando ellos adoptan los innovadores ya descartaron ese producto

Tipos de compradores: Hemisferio izquierdo Hemisferio derecho

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Tipos de clientes segn la fidelidad:

Nivel de fidelidad Bajo Opositor: Busca alternativas a nuestro servicio. Bajo Descontento. publicidad Generador negativa que de puede Alto Cautivo: Descontento. Atrapado, no puede cambiar o le resulta caro. Es un vengativo opositor en potencia. Prescriptor: Alto grado de satisfaccin. Fiel. Amigo y prescriptor de la empresa. Un buen complemento de nuestro marketing.

destruir el mejor marketing. Mercenario: Alto Entra y sale de nuestro negocio, sin ningn compromiso. Al menos no habla de nosotros.

Proceso de decisin de compra:

1.Reconocimiento de la necesidad

2.Bsqueda de la informacin

3.Anlisis de la informacin

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Riesgos del Comprador:

funcionamiento

social

fsico

psicolgico

Factores que influyen en el comportamiento de compra del consumidor:

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Actividades de Aprendizaje

-Disear un cuestionario sobre las funciones, problemticas y retos de la funcin de compras -explica la diferencia entre adquisicin y abastecimiento.

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Sesin 5

1.7.2 Operacin: Tipos de compras y abastecimiento a) compra de bienes, mercancas y materiales

b) compras de servicios

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c) compras anticipadas: planeadas d) compras de emergencia: compras urgentes

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e) compra especulativa: existe dudas respecto a los productos se busca precios bajos f) Compras reciprocas: es una medida de presin g) Compras personales: compras para empleados h) Compras de salvamento: excedentes de otro departamento. i) Compras de excedentes: para tener prevenciones, extras j) Compras en el mercado abierto: son productos que la empresa utiliza poco y lo ofrecen en muchas partes, post it k) Compras de artculos relacionados: artculos de oficina l) Compras especiales: artculos que no se usan con frecuencia, pizza, cafetera m) Compras de elementos especiales: artculos importantes para la empresa, se pueden obtener descuentos, por ejemplo maquinaria, vehculos, maquinaria n) Compras de elementos de bajo costo ) compras corporativas: Las desarrollan grandes grupos trasnacionales o) Compras consolidadas: grupos empresariales

1.8 Principios bsicos de compras y abastecimientos a) calidad: cumplir con las exigencias b) cantidad: c) Precio exacto d) Financiamiento e) servicio

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Conveniencia Disponibilidad Costo Control de calidad

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calidad

consideraciones

Factores a considerar

Tipo de articulo Tiempo de entrega Necesidad del pedido Precio unitario Promedio de compras Costo de la transaccin Perodo de compra Mantenimiento del inventario Transportacin comercial Almacenaje y mantenimiento Mercado condiciones y tendencias

Principios bsicos De compras y abastecimiento

cantidad

Factores que influyen en la cantidad

Tiempo adecuado de entrega, recepcin, produccin. Investigacin de posibles suministros Adquirir informacin Elegir quien surtir Tener tratos directos Duracin del proceso Tiempo de entrega

Precio exacto financiamiento servicio

Proveedor adecuado

Fases en la seleccin de fuentes

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Actividades de Aprendizaje de la sesin 5

-Elabora un ejemplo por cada uno de los tipos de compras - Explica la importancia de los principios de compras dentro de las organizaciones.

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Sesin 6 1.9 Organizacin del departamento de compras

1.9.1Concepto del departamento de compras y abastecimiento: Es un equipo de la gerencia administrativa de la compaa, el cul est integrado por personal profesional capacitado, con experiencia y que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimiento, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades es decir es un mediador. 1.9.2Jerarqua

Rangos en el departamento: Encargado principal Compradores Ayudantes e compras o cotizadores Secretarias, recepcionista,

1.9.3 Centralizacin

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Hay compaas en las que existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. Ventajas: Rendimiento del dinero Se puede controlar y supervisar ms fcil Eficiencia, economa, y especializacin. Mantener buenas relaciones con los proveedores Unificacin de las adquisiciones. Cuidado de inventarios Mayor control de calidad de los productos Economa en el pago de fletes.

1.9.4 Descentralizacin condiciones: Existencia de un manual de procedimientos que estipule diversas polticas. Inspeccin peridica Fijar cierto lmite de compras Asignar a un solo departamento centralizado una compra que sea repetitiva. Llevar a cabo reuniones peridicas con los compradores

1.9.5Polticas Conjunto de lineamientos establecidos por la administracin para realizar compras ms eficientes. Ventajas: Se evita tomar decisiones particulares Que se tomen decisiones bajo un solo criterio Si se aprueba una poltica se delega autoridad

1.9.6 Elementos: Comprador Vendedor Producto o servicio Acuerdo: es el convenio por el cual surgen las relaciones.

1.9.7Requisicin

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Tambin conocida como solicitud de compra, da origen al proceso de compra.

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Se define como un documento mediante el cul solicitan los departamentos internos, los bienes y servicios que soliciten y necesiten. La requisicin se refiere a una solicitud de abastecimiento y la orden de compra a la adquisicin que se lleva a cabo con los proveedores. 1.9.7.1Las Formas para hacer requisicin: Documento en el cual se describa el pedido de algn material o producto Memorando: en el cual se solicite un articulo o servicio que rara vez se ocupe.

1.9.7.2Elementos de la requisicin Principales: Que la confirmacin de la compra se realice por medio de una persona Descripcin analtica de las caractersticas: marcas, cantidad especifica, modelo Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artculos Nombre del departamento que lo solicita Volumen, cantidad del articulo o material

Accesorios: Nmero de folio Fecha en que se efecta la requisicin Seccin y persona que expide la solicitud Aprobacin y persona que solicita el material Nombre y domicilio del proveedor Tipo de transporte, ruta a seguir, lugar en el cul se recibir. Condiciones de recepcin, entrega

1.9.8 Solicitud de cotizacin Se invita a diversos proveedores a participar en la elaboracin de cotizaciones. Que informacin contiene: Cantidad requerida Descripcin de las especificaciones de los artculos que se desea comprar. Punto de entrega Tiempo para la recepcin de mercanca Mtodo de transporte Fecha para la cul debern recibirse las cotizaciones.

1.9.9Cotizacin: Es un informe de los costos de los artculos, material expedido por el proveedor.

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La solicitud de una cotizacin debe contener: Nmero de artculos solicitados

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Descripcin analtica exacta y especificaciones de las caractersticas que tienen los productos. Lugar de entrega y transporte Tiempo de entrega Fecha Anotacin de precio, cantidad y plazo de entrega Datos impresos en el formato estndar. Condiciones de pago y otras +++el formato debe realizarse por duplicado o las copias que sean necesarias, el original es para el comprador..

1.9.9.1Orden de compra o pedido Es un documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios, destinados a satisfacer necesidades de la compaa. 1.9.9.2Elementos que integran la orden de compra

Identificar al solicitante es decir el nombre de la empresa que hace el pedido Se debe estipular el departamento que recibir el pedido Nombre y domicilio del proveedor Lugar de recepcin, de los artculos, as como la descripcin para llegar a la direccin en la que recibir el pedido Otros requisitos como: efectivo o crdito, plazo de pago, tipo de transporte, fletera y a cargo de quien ser el flete. Fecha en la que transportan los artculos para ser entregados Dentro del cuerpo de la orden de compra se debe estipular la cantidad, la descripcin de los artculos, precios, reglas de facturacin, de embarque y otras estipulaciones sobre cancelaciones.

Firma de la orden de compra.

1.9.9.3Seguimiento de las rdenes de las compras El departamento de compras debe vigilar la secuencia hasta que el proveedor entregue la mercanca

1.9.9.4Terminacin de la compra

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Sucede cuando:

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Se han recibido efectivamente los bienes y servicios y se han satisfecho la necesidad de abastecimiento. Los bienes ya estn siendo utilizados en la labor Se cumplieron las obligaciones contradas en el convenio pactado.

Actividades de Aprendizaje de la sesin 6

- Elaborar un mapa conceptual de la unidad I Cuestionario:

1. cules son las situaciones que dan origen a las compras? 2. Menciona los objetivos de la operacin de compras 3. Ejemplifica las compras reciprocas, de salvamento y de servicios. 4. Menciona los principios bsicos de compras y abastecimiento 5. Explica la centralizacin y descentralizacin de las compras 6. Menciona la jerarqua del departamento de compras 7. Explica los elementos de las compras 8. Explica que es una requisicin y que contiene 10.Explica la diferencia entre solicitud de cotizacin y cotizacin 11. qu es una orden de Compras? Y qu elementos la integran?

Actividades de Aprendizaje sesin 6

Elaboracin de los siguientes formatos:

Requisicin

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Orden de compra Solicitud de cotizacin cotizacin

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3. Seleccin y control de proveedores


Objetivo de la unidad: al finalizar la unidad el alumno aprender cules son los medios usuales para elegir de forma correcta a los proveedores. Temas: -Investigacin de proveedores -Seleccin de proveedores y cotizaciones -Evaluacin del proveedor 3.1 Investigacin de proveedores Fuentes de informacin: Directorios telefnicos Guas de compradores Proyeccin de datos filmados Catlogo Entrevistas con vendedores y representantes Archivo de proveedores Muestrarios Exhibiciones Directorios de empresas Revistas profesionales Visitas a las plantas Paginas de internet

3.2Aspectos a considerar para calificar a los proveedores Clasificacin de las industrias y comercios Disponibilidad comercial del producto

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Cantidad que ha de ser comprada El tiempo

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Compras de importacin: reglamentaciones, seguros, cambios en las fluctuaciones, documentacin, pagos.

3.3 Caractersticas de lo que es un buen proveedor: Seleccin de proveedores y cotizaciones Venda productos de calidad especificada Entrega de ellos en las fechas establecidas Ofrezca precios aceptables Sirve al cliente de forma superior Brinda asesora tecnologa

3.3.1Seleccin de cotizaciones El nmero de fuentes potenciales deben ser suficientes para asegurar todo tipo de competencia que incluye: Competencia de precios: buscar a los productores del costo ms bajo para los distribuidores, en relacin con la calidad. Competencia tecnolgica: comparar las soluciones de ingeniera, diseo, material y tcnicas de produccin. Competencia de servicio: indagar a aquellos que estn mejor capacitados para entregar a tiempo y en cantidad, as como el mantenimiento, partes, refacciones, Competencia Localizacin geogrfica: el costo de un artculo requerida en el punto de uso. Representantes de ventas en caso de existir en la localidad Condiciones

Evaluacin de cotizaciones elaborar un cuadro comparativo Precio Costo de transporte Costo de instalacin Otros costos Impuestos Terminos de pago Proteccin de precio Entrega Diseo Ventajas

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Pesos Factores legales Garantas Servicio

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Se debe mantener un registro de las cotizaciones preferentemente por articulo en algunas ocasiones se hacen por proveedor.

3.4 Evaluacin al proveedor La evaluacin de los proveedores es una funcin permanente del departamento compras. La entrega oportuna y el grado de servicio se puede evaluar a travs de una tabulacin en la que se considera: Si cumple con las fechas de entrega Acepta la entrega de fechas propuestas Se tiene que dar un gran seguimiento Evaluacin financiera Evaluacin de la administracin Proteccin de precios Calidad del producto Diseo Reputacin Capacidad de abastecer Relaciones de trabajo Terminos de pagos Costo de transporte. de

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-Elabora un anlisis y explica que aspecto es mas importante cuando se decide una compra: la calidad o el precio, justifica ampliamente.

-Elabora un modelo como herramienta para el anlisis de cotizaciones-proveedores.

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Unidad IV Relaciones con los proveedores

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprender la importancia de crear, mantener y mejorar relaciones cordiales con los proveedores. Temas: -Relaciones con los proveedores -Archivo histrico de operaciones Surge de la necesidad de que se tenga lealtad hacia un proveedor. sta ha sido una funcin que en los ltimos aos ha cobrado la debida importancia. 4.1 Relaciones con los proveedores A) equidad Dar a todos los vendedores una atencin completa Mantener la competencia abierta y justa Declinar de sacar ventajas de los errores del vendedor No hacer que el vendedor haga gastos innecesarios No solicitar ofertas de un proveedor potencial si el actual cumple con los requisitos. B) integridad: - observar veracidad en todas las transacciones Respetar la confianza del proveedor Mantenerse libre de las obligaciones con cualquier vendedor

C)Servicio Contestar las cartas prontamente Atender amablemente y respetuosamente a los vendedores

D)Progresividad:

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-mantener la mente abierta acerca de los nuevos mtodos y materiales -Estimular la elaboracin de pruebas o ensayos de materiales -Visitar cuando sea necesario al proveedor E)Amistad: Se puede estimular la amistad en un plano apropiado -Diversiones o regalos de los proveedores:

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La aceptacin de regalos distintos a los promocionales, se prohbe en todo momento, pues los empleados no deben obligarse. -Reciprocidad: es importante mantener buenas relaciones ya que son un factor esencial. F) Devolucin de materiales El original de la forma de devolucin de materiales, es consignada al vendedor y se utiliza para proteger el material de devolucin. G)Aviso de cambios en la orden de compras Los ajustes en el pedido, son avisos de cambios, para cancelar las operaciones, modificar el pedido o el precio, entre otras. H)Ajustes o correcciones de las facturas Es aconsejable que el departamento de compras trate con el vendedor la correccin de facturas, independientemente que otro departamento se encargue de la revisin.

Archivo histrico de compras Los archivos de compras son dispositivos para agilizar las formas en sus diversas etapas de ejecucin, brindan informacin sobre el producto, el vendedor, precios, fuentes potenciales. El sistema de archivo empleado en una empresa deber ser de fcil acceso y cubre aspectos como de correspondencia, catlogos, folletos, contratos, cotizaciones, ordenes de compras. Tambin se deben guardar boletnes respecto a las disposiciones sobre compras. Es conveniente conservar un tarjetero bajo el titulo de mercancias, con datos respectivos, Catalogo de proveedores: folletos correspondencia, Ordenes de compra: se debe archivar por vendedor alfabticamente anexando un ndice con el mismo orden alfabtico.

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Actividades de Aprendizaje de la sesin 8


-Investiga el concepto de CRM, explica los objetivos que persigue ste, para que sirve y como funciona as tambin investiga una empresa que maneje un sistema CRM y aplica una entrevista sobre su funcionamientos y ventajas.

Sesin 10

Unidad V COMPRAS NACIONALES Objetivo de la unidad:


Al finalizar la unidad el alumno comprender el procedimiento de compras en el sector pblico Temas: Importancia Compras para el sector pblico y privado Objetivos y procedimientos Diferencias de cada sector Polticas de operacin Concursos Adjudicacin directa Aspecto legal gubernamental

5.1. IMPORTANCIA Un porcentaje de los compradores, prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y un elevado porcentaje de ellos, sealan que estn dispuestos a pagar un poco mas, e incluso a aceptar que la calidad del producto o el servicio sea poco menos satisfactorio comprando localmente, a pesar del TLC y la UE (unin europea).

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DICHA POLITICA DESCANSA SOBRE 2 BASES: LA PRIMERA. - es que una fuente local puede: Ofrecer un servicio mas confiable que otra que e encuentra localizada a grandes distancias Se recibirn las entregas a tiempo por interrupcin e el transporte. No es necesario pedir grandes o mayores cantidades. Se ahorra de tramites de papeleo en el transporte o importacin. Podr existir una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador. LA SEGUNDA. - para inclinarse en las compras locales es que la empresa le debe mucho a la comunidad regional, es en esta donde vive la mayor parte de los empleados, una porcin substancial de su respaldo financiero, as como una parte importante de sus ventas provienen de la localidad. Cabe sealar que el agente de compras tiene como responsabilidad primordial buscar a os mejores proveedores pues lo contrario existir un mal servicio en su entidad. Hoy en da es importante ver los tipos de fuentes donde se va a obtener los materiales, en la actualidad las fronteras continuamente se estn expandiendo, ya que en la actualidad los proveedores pueden cubrir sectores o reas mucho mas extensas, que como se Asia anteriormente. Con la radio y la televisin como la publicidad a nivel nacional se puede dar una cobertura mas amplia dando como resaltado mejoras en el empaque, carreteras ms apropiadas as como una mayor transportacin va terrestre y area. En esas condiciones pudo a ver significado algo local, respecto a varios productos y reas, se ha convertido en estatal o federal ya que no existe una regla precisa para delimitar las fronteras econmicas de una comunidad local. 5.2. COMPRAS PAPA LOS SECTORES PRIVADO Y PBUCO 5.2.1.-SECTOR PRIVADO.Es poltica del gobierno ayudar a conseguir y proteger los intereses de la comunidad, procurando atencin a las pequeas empresas, as como colocar en ellas una buena proporcin de las compras y los contrato gubernamentales mercancas y servicios. Las necesidades de la mayor parte de las empresas, frecuentemente, son de ndole especializada y los volumenes de compras, tienden a ser elevados. La cantidad de fuentes potenciales, podr ser muy reducida y existir poco clientes, dentro del mercado total; pero muchas compaas en su carcter de compradores con frecuencia son mas grandes que sus proveedores y podrn desempear una multiplicidad de sus

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funciones con respecto a sus fuentes: as, dando preferencias, podrn influir en las actitudes de los clientes y a menudo recurrir a muchas clases de estrategias para conseguir el negocio deseado, dentro de tal ambiente, el derecho a conocer o retirar las negociaciones habr de constituir su verdadero poder. Se requiere ser un experto para asegurar que se satisfagan las necesidades, por una parte, as como la existencia de sistemas y procedimientos adecuados por la otra, con el fin de contar con una actuacin continuamente efectiva y aceptable. La fuerza de compras, deber enfrentarse a fuentes tcnicas de mercadotecnia con el objeto de asegurarse de que las necesidades de compras de (a organizacin, en un futuro, podrn ser satisfechas adecuadamente. 5.2.2 SECTOR PBLICO. Comprende gobiernos federal, estatal provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas pblicas, universidades colegios del gobierno, bibliotecas, universidades, colegios del gobierno, y adems aspectos gubernamentales. Los montos gastados por los administradores de compras del sector pblico, merecen igual atencin, que en las compras efectuadas dentro del privado, ya que en caso de compras estatales, de fondos provienen de los contribuyentes. Si los fondos destinados a compras, por parte del gobierno, se erogan de manera eficiente y apropiada, se obtendrn beneficios a favor de todas aquellas personas que pongan pop ellas y las disfrutan, como consecuencia de los servicios proporcionados por el gobierno. El mensaje ms importante dentro de este punto, es que las compras del gobierno no deben diferir, en esencia, de las exigencias y la honradez en el sector privado, pero esto no deja de ser un idealismo. 5. 3. FUENTE DE AUTORIDAD La autoridad del comprador pblico se establece por la ley, reglamento, o decreto; por ejemplo: Las constituciones federales y estatales, as como por reglamentos u ordenanzas municipales. El comprador publico deber observar las estructuras legales, correspondientes bajo las cuales operan las compras, la ultima responsabilidad correspondiente un cuerpo legislativo, el comprador individual, por lo contrario, responde frecuentemente a un administrador superior, y en ultima instancia, ante el propietario o propietarios de la empresa.

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Cuando surgen dudas, respecto a la, .autoridad o de la interpretacin algunos requerimientos legales, se habrn de turnar al funcionamiento de la dependencia gubernamental (o en su defecto, al procurador general, en caso de compras federales o estatales, o al representante del municipio). La relacin expuesta, es sinnimo de la accesoria legal de una empresa privada, si fuera necesario algunos cambios legislativos, para permitir que la persona encargada de efectuar las compras gubernamentales, pueda realizar su trabajo de manera eficaz, entonces solicitara la accesoria y la cooperacin del experto legal. Si bien resulta cambiar la ley, que podr transcurrir mucho tiempo antes de lograrlo, el comprador del sector publico, deber ponderar la situacin y ejercer presin para lograr las modificaciones requeridas. 5.3.I OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS 5.3.1.1. OBJETIVOS Los objetivos de las compras dentro del Gobierno, son bsicamente los mismos que las compras del Sector Privado, e incluyen: a) la continuidad de abastecimiento, para poder satisfacer las necesidades de servicio. b) Evitar duplicacin y despilfarro. e) Poder mantener tos estndares de calidad requeridos, en las compras de bienes y servicios. d) Desarrollar un ambiente de colaboracin entre el departamento de Compras respecto de todas las dependencias y departamentos a quienes se les brinda servicio. e) Obtener el mximo de ahorros, a travs de innovaciones en compras, mediante la aplicacin de tcnicas de anlisis de valor. f) Administracin de la funcin de Compras, con una eficiencia interna. j) Efectuar las compras al precio ms balo, con buena calidad, as como los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.

5.3.1.2. PROCEDIMIENTOS A). - Del Sector Pblico Las compras gubernamentales, locales, y estatales, siguen un procedimiento bastante estandarizado. Las compras pequeas y las de emergencia, se negocian por telfono, llamando a una o dos fuentes locales de suministros. Los contratos por compras mayores, en general, slo se hacen despus de ponerlos a concurso y de solicitar ofertas. La Ley o los reglamentos de la mayora de los organismos compradores, especifica que todas las compras que exceden cierta cantidad, deben ser

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hechas, a travs de concursos pblicos, debiendo ser las ofertas abiertas al pblico. La concesin de un contrato, suele hacerse en una reunin pblica en la que los postores y las personas interesadas puedan expresarse; para alentar a los postores, el comprador debe establecer lo que desea comprar, de manera que todas las ofertas puedan ser cotizadas en trminos iguales, por medio de licitacin. Uno de los mtodos empleados, para especificar la calidad, es referirse a algn producto de marca y solicitar que se cotice: aunque esta practica tiene, en general, caractersticas deseables, en particular para un equipo especial, tambin tiene sus ventajas, pues pocas compaas admitirn que sus productos son iguales a los de sus competidores, por lo que resulta difcil probar, que son inferiores, aun si as se puedan considerar. Otro tipo de compras, se refiere al de aspectos peculiares del artculo, llamada especificaciones de calidad; ese mtodo establece, en general, lo que se desea y el concurso que se le dar al producto, se pide a los postores que enven una muestro estndar del mismo, que mas se acerque a los requerimientos de calidad general. Las convocatorias a concurso establecen que las muestras sern evaluadas por un comit, el cual informa si los artculos son adecuados o no para el uso intentado. Cuando las especificaciones estn detalladas adecuadamente, es cosa simple determinar al ganador, si cumple con precio bajo y cubre las especificaciones. La responsabilidad del postor, se determina sobre la base de tratos, obteniendo informacin de otros organismos de compra y a travs de a precalificacin de las ofertas, o cual significa que el proveedor ya convenci al comprador y que es confiable, desde antes de hacer la compra. Cuando las especificaciones son inadecuadas, o cuando se necesitan pruebas de calidad para determinarla se requiere un mayor elemento de juicio para conceder el contrato, con el fin de justificar las compras que no se vayan slo al postor mas bajo, el Agente de Compras Pblicas debe ser capaz de apoyar, con argumentos, la eleccin que se haga. El Agente pisa sobre un terreno ms firme, si las ofertas o muestras presentadas, son examinadas por un comit de expertos, compuesto en parte por aquellos que utilizarn la mercanca. Habitualmente en las compras pblicas se requiere que se presente ms de una oferta, antes de que se conceda el contrato; sin embargo, es posible aceptar una sola oferta, si la Ley que gobierna a la dependencia as lo permite. Las ofertas nicas tambin son comunes, en la compra de artculos patentados o concesionados, fabricados por una sola firma, aunque estn prohibidos los monopolios. El agente de Compras local o estatal, en general, est autorizado para permitir que los departamentos usuarios, hagan las compras de emergencia necesarias, para mantener sus servicios bsicos, por lo que se acostumbro que estos casos estn delimitados por

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verdaderas emergencias, y si se tiene un mximo de gastos especificados. Usualmente se requieren informes por escrito justificando el procedimiento de emergencia. B). - Del Sector Privado Etapas de las compras Puesto que hay amplias variaciones entre las industrias, las compaas, los productos, y el persona, no resulta factible establecer un slo conjunto de procedimientos que se pueden aplicar a todos los casos; sin embargo, los siguientes sucedidos, deben ser llevados a cabo, de una forma u otra para completar la transaccin de compras: a).- Reconocimiento de la necesidad. b). - descripcin del requerimiento. c)- Seleccin de las fuentes posibles del suministro. d) descripcin del precio y la disponibilidad. e).-Colocacin del pedido f) Seguimiento y activacin del pedido. g).- Revisin y recepcin. h).- Verificacin de la factura. i).- Discrepancias de procesamiento y rechazos. j).- Cierre de los pedidos completados. k)- Mantenimiento de los registros y archivos.

DIFERENCIAS EN CADA SECTOR En muchos aspectos, hay poca discrepancia entre las compras gubernamentales y las privadas, respecto al uso y al procesamiento, ms bien que para reventa, pero ambos comprenden puntos substanciales, as como grandes transacciones individuales, aunque tienen objetivos semejantes, tambin existen diferencias significativas, que se examinan a continuacin La mayora de las leyes, que establecen ordenamientos en las dependencias o agencias de compras pblicas, tambin prescriben reglamentos bajo los cuales deben operar, mismos que estn hechos para proteger, tanto al pblico para quien se hace la compra, como al proveedor que vende a la Dependencia. Los reglamentos se proyectan, para impedir el favoritismo personal por parte de los funcionarios pblicos y para asegurar que todos los proveedores calificados, tengan igual oportunidad de hacer y cristalizar ofertas, sobre las negociaciones gubernamentales. La Dependencia Pblica compra con base en el presupuesto y debe cardar los fondos para cada compra hecha contra el mismo. Su contraparte, la Privada, compra respecto a programas de produccin o accin que han sido fiados.

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El Comprador Pblico no puede realizar la reciprocidad, que algunos compradores privados practican, pues el desembolso es desde diversos puntos de vista, incluyendo la reciprocidad. El Comprador Privado considera las fuentes de suministro y los precios pagados, como secretos comerciales; en contraste, las tabulaciones de las ofertas recibidas en las compras pblicas, se divulgan para informacin general, estas se convierten en fuente de informacin competitiva, para las personas que estn en el campo de las ventas. Los compradores pblicos intercambian entre ellos, precios y fuentes de informacin, pero los compradores privados no lo hacen. La informacin para las autoridades federales y estatales encargadas de detectar y perseguir los casos que se presenten, de accin concertada para recular los precios y de fijar los mercados, obligan a investigar las confabulaciones, con objeto de proteger tanto al Consumidor Publico como al Privado, as como las aportaciones de los contribuyentes.

5.3.1.3 POLITICAS DE OPERACIN INTRODUCCIN A).- Almacenamiento Los materiales y los suministros que se usan con frecuencia en gran cantidad, se distribuyen a los departamentos usuarios conforme se necesita. El almacenamiento central permite realizar compras en volmenes a precios inferiores, que le dan oportunidad al Comprador, de hacer sus adquisiciones cuando las condiciones del mercado parecen ser ms favorables, para facilitar la inspeccin y la comprobacin proporcionando existencias suficientes de reserva para su uso, durante e! proceso de rechazo, y proporciona existencias de reserva que tolera que se tengan disponibles las mercancas conforme se les necesite. Se mantiene un Control de Inventarios Perpetuos para todas las partidas habidas, de manera que nunca se terminen las existencias. B). - Inspeccin Cuando el volumen o el artculo adquirido s lo requiere el departamento de compras tiene sus propios Laboratorios de prueba, algunas veces pueden ser mantenidos en conjunto, por varios departamentos. En las empresas medianas y pequeas el comprador puede realizar pruebas sencillas de inspeccin, para determinar si las mercancas son recibidas o rechazadas.

C). - Fabricacin reparacin e Inspeccin

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En casos aislados, algunos procesos de fabricacin son llevados a cabo, o al menos supervisados por el Departamento de Compras. Un servicio que con frecuencia es proporcionado por los departamentos de compras estatales ocales, es a reparacin y el mantenimiento del equipo; en algunos ciudades, el Departamento de Compras es responsable de talleres que reparan los vehculos de motor, los medidores de agua, las mquinas de escribir, artculos de oficina, etc. Esta estructura organizacional ha demostrado ser eficiente, ya que se conservan en servicio, muchos artculos que de otra forma hubieron sido desechados o vendidos antes de que fuera necesario. 5.4 CONTROL DEL MATERIAL SOBRANTE El mejor lugar para centralizar el control de los materiales y el equipo de desecho, es el Departamento de Compras. El comprador que conoce el mercado, es la persona lqica para asumir la responsabilidad de la venta de las partidas que ya no se necesitan. El control de desechos, incluye la transferencia de equipo, as como su venta, pues si uno de los departamentos tiene materiales o equipo que ya no ocupa. Cuando el material o el equipo deja de ser utilizable, el Departamento de Compras lo puede emplear como un intercambio sobre una nueva compra o lo vende para obtener efectivo, las ventas de estas panadas, en el Gobierno, son manejadas por medio de concurso, de ofertas competitivas, de manera parecida a las compras. Los suministros y los equipos declarados, como excedentes por los organismos federales, con frecuencia se ofrecen a las unidades locales del Gobierno, para que las utilicen en los servicios de salubridad, bienestar social, educaci6n, defensa civil, etc., tales partidas suelen distribuirse, a travs de una dependencia que maneje excedentes de propiedad estatal. 5.5 LICITACIONES PBLICAS (Concurso) Puesto que el comprador, en el Sector Pblico, gasta fondos que se generan por medio del Sistema Impositivo, los estatutos gubernamentales (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestacin de Servicios Relacionados con Bienes Muebles, as como su Reglamento) normalmente establecen que el otorgamiento de contratos de compras, se debern hacer sobre una base abierta y competitiva, esta disposicin se supone que garantiza que todos los proveedores calificados, quienes a su vez son contribuyentes o que ocupan personal que lo es, tiene una oportunidad igual para competir por su venta de productos o servidos que se necesitan, para las operaciones del Gobierno puesto que las ofertas que se reciben, estn disponibles para inspeccin pblica, sera sumamente difcil que un comprador en el Sector Pblico pudiera mostrar algn favoritismo hacia un proveedor determinado; sin embargo, este sistema tiende a fijar un precio como base para seleccionar a un proveedor, ya que resultar improbable que un comprador, pueda

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defender su postura de seleccionar un proveedor que ofrezca un precio ms alto, en contraste con otro que cotice un precio mas bajo con artculos de similar calidad. Lo ideal ser que un comprador, tome la decisin de adquirir, a otro proveedor distinto al que ofrece un precio ms bajo, cuando se pensara que- los dems proveedores pudieran brindar mejor servicio y superar al proveedor, que ofrece un precio ms bajo, en muchos otros sentidos; puesto que esta situacin es complicada de cuantificar, resulta sumamente difcil poder defender una decisin en cuanto a favorecer a otro proveedor, que no sea el que ofrece el mejor precio. 5.6. PROCEDIMIENTOS PARA CONCURSAR En un sistema formal de concurso, al oferente tpicamente se le remitir: a).- Una lista completa de especificaciones, que tiene el artculo por surtir, cuando se trate de compras algo complicadas y se detallaran los diferentes tipos de control de calidad b).- Una lista de instrucciones c).- Condiciones generales y legales especificas, que debern ser satisfechas por un proveedor, para poder tener xito. d).- Un modelo de propuestas. e).- el proponente, tpicamente deber someter ofertas una fecha especfica y hora determinada, no habr ningn cambio despus de recibir la oferta formal. f).- Deber sealarse el lugar, en donde la oferta debe ser presentada, siendo por lo general en el Departamento de Compras. De tal manera que todos los proveedores tengan la misma oportunidad frecuentemente, en el Sector Pblico, se requiere cualquier empresa que desee concursar, y que presente una fianza al momento de hacer la oferta Algunas dependencias publicas de compra requieren que la propuesta venga acompaada de un cheque certificado o de un giro, en el caso de que el proponente seleccionado, no estuviera de acuerdo en firmar el contrato que se le aya otorgado o no cumpla con los trminos de la propuesta dicha cantidad ser retenida por la dependencia de compra. Ala hora y fecha sealada el vendedor abrir las propuestas registradas a concurso. En algunos casos, dir en voz alta el nombre del posible contador y su oferto, la cantidad certificando la informacin anotada en el registro que sea correcta. ADJUDICACION DIRECTA La adjudicacin directa es una figura que se presenta, en las operaciones de compra que efecta el gobierno federal, su fundamento legal se encuentra plasmado dentro del articulo 39 de la ley de adquisiciones, arrendamientos, y prestacin de servicios relacionados con bienes muebles.

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Este procedimiento surge, por la necesidad de simplificar el proceso de compro de algunos bienes; pero cuando la cuanta no es significativa, no se lleva acabo el proceso de concurso, pues seria laborioso, tardado, costoso, circunstancias por las que procede ala adjudicacin directa. Para lo anterior, existen ciertas restricciones, tales como no rebasar los montos mximos, que para este tipo de operaciones seala la ley de presupuesto egresos de la federacin y del departamento del distrito federal. 5.6.1ANLISIS FINANCIERO DE LA COMPRA. El estudio previo de este punto, puede ahorrarle a la entidad complicaciones de carcter financiero, al momento de llevar acabo sus compras o reabastecimiento entre las que pueden sealar las siguientes: Incumplimiento de pago a los proveedores, suspensin de suministro por este motivo, demandas judiciales, malas relaciones, desprestigio, entre otras. As mismo es bueno considerar el costo por excelencia, mantenimiento, inversin improductiva, deterioro de las mercancas dentro del almacn. El anlisis financiero de las compras, debe partir desde el mismo presupuesto, primeramente de ventas, mismas que estn relacionadas con la produccin, con el volumen de material, que se a de consumir para satisfacerla, y al plan financiero adicionalmente, hay que a ser el clculo de gastos relacionados con la adquisicin de muebles, enseres, y otros artculos diversos que sean necesarios. El responsable de la planeacin financiera de las compras es la tesorera, quien en conjunto con el departamento de compras solventaran los requerimientos de la compaa, planteo en la presupuestacin presentada, para que con base en los flujo de efectivo, determinar si es preciso solicitar algn financiamiento para cubrir las necesidades de compra, lo cual resulta indispensable. Si bien, es cierto que el departamento de compras no es el responsable directo de la planeacin financiera respectiva, es un hecho que si es solidario de proporcionar los datos exactos y necesarios para su elaboracin de estas.

5.6.2 ASPECTO LEGAL GUBERNAMENTAL La ley de adquisiciones, arrendamientos, y prestacin de servicios relacionados con bienes muebles, es de orden pblico e inters social y tiene por objeto regular acciones relativas a la planeacin, la programacin, el presupuesto y el control, que en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, que efecten dependencias. Las adquisiciones con cargo total o parcial a fondos federales, conforme a los convenios entre el ejecutivo federar y la entidades federativas estarn sujetos a las disposiciones de esa ley.

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El ejecutivo federal, por conducto de la secretaria de comercio y fomento industrial, determinara que dependencias y entidades, debern. Instalar comisiones consultivas mixtas de abastecimiento, en funcin del volumen e importancia de las adquisiciones de procedencia extranjera, que lleven acabo o contraten aquellas. Dichas comisiones tendrn por objeto, proporcionar y fortalecer la comunicacin de las propias dependencias y entidades con los proveedores nacionales y en su integracin podrn participar, adems de los sectores pblicos, otros representantes.

La secretaria de comercio y fomento industrial, llevara el patrn de proveedores de la administracin publica federal y clasifica a las personas inscritas, de acuerdo con su actividad tcnica y su ubicacin. El registro del patrn tendr vigencia indefinida y las personas inscritas podrn comunicar, en cualquier tiempo ala, secretaria, las modificaciones relativas a su capacidad tcnica o econmica, o su actividad cuando tales circunstancias pueden implicar un cambio en su clasificacin.

Las dependencias y entidades solo podrn fincar pedidos o celebrar contratos con las personas inscritas en el padrn. Las dependencias, previamente al establecimientos de compromiso para la adquisicin de bienes de procedencia extranjera, ya sea de importacin, directa o de compra en el pas, debern recabar con la anticipacin necesaria, de acuerdo al bien que se trate la autorizacin de la secretaria de comercio y fomento industrial, la cual podr ser, otorgada por productos o por determinado monto, de acuerdo a la naturaleza de las operaciones y de los volmenes de las adquisiciones. Tratndose de operaciones derivadas de acuerdos celebrados por el gobierno mexicano, con gobiernos de pases extranjeros o con organismos internacionales las autorizaciones de importacin que se requieran sern otorgadas al demostrarse que las contrataciones se llevaran acabo con forme a las condiciones especificas, establecidas en dichos acuerdos.

A las comisiones consultivas mixtas de abastecimiento, correspondern promover el desarrollo de proveedores nacionales y fomentar la sustitucin eficiente de importaciones.

El 20 de enero de 1991 se publico en el diario oficial de la federacin, el acuerdo que fija el procedimiento para las dependencias y las entidades de la administracin publica federal, que obtengan la autorizacin previa para adquirir bienes de procedencia extranjera.

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Por lo expuesto, se estima conveniente orientar la definicin de concepto citado, siguiendo el criterio que utiliza la secretaria de programacin y presupuesto, respecto ala siguiente relacin de bienes de capital: a) Mobiliario b) Equipo de administracin c) Maquinaria y equipo agropecuario d) Maquinaria y equipo industrial e) Maquinaria y equipo electrnico f) Equipos y aparatos de comunicacin de telecomunicaciones g) Equipo de computacin electrnica h) Maquinaria y equipos diversos i) Vehculos y equipo terrestre j) Vehculos y equipo ferroviario k) Vehculos y equipo martimo l) Vehculos y equipo de trasporte areo m) Equipos y materiales para instalaciones n) Equipo medico o) Instrumental medico p) Herramientas y maquinas- herramienta q) Accesorios mayores

Actividades de Aprendizaje de la sesin 10

Por parejas debern investigar el proceso para realizar las compras en el sector pblico, desde el lanzamiento de la convocatoria.

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Sesin 11 Unidad IV Compras al Extranjero

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprender los aspectos relevantes para la realizacin de transacciones internacionales. Temas: En ocasiones no existe produccin o fabricacin nacional del bien o servicio que necesita la empresa, de tal forma que tiene que adquirirlo en otro pas; en este momento estamos ante una compra internacional. 6.1 El comprar en otro pas comprende los siguientes tipos de adquisicin: 1. Compras de importacin 2. Compras para exportar. El comprador de importacin puede hacer uso de muchos canales de distribucin, cuya seleccin depender del tamao y capacidad financiera de su empresa. Compras de importacin son aquellas que se hacen directamente a un proveedor extranjero o a travs de los canales de distribucin del exportador extranjero establecido en el pas del importador. Las Compras para la exportacin son las adquisiciones de materiales de fabricacin nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar productos terminados a uno o varios pases del exterior. 6.2 Compras de importacin

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Las compras Industriales son bsicamente un proceso de comunicacin; cuando el comprador se encuentra en su oficina, est hablando por telfono o en juntas, ya sea con proveedores o bien con gente de su Compaa. Tambin ocupa el 20% aproximadamente de su tiempo visitando proveedores o proveedores potenciales, compradores que laboran para grandes firmas, frecuentemente y como rutina, hacen llamadas telefnicas al extranjero buscando o cotizando materiales de los cuales no hay fabricacin en el pas. Y como resultado del gran desarrollo que ha habido en las vas de comunicacin, las compras de importacin se van incrementando ao tras ao. Principales problemas A pesar del desarrollo del que ya hablamos, hacer compras de importacin tiene grandes problemas como: a) Aspecto legal Ya que el aspecto de compra especficamente, las reglas, en cada pas son diferentes, por lo que vendedor como comprador debern tener mucho cuidado al negociar rdenes de compra y cada clusula debe estar claramente definida. b) Estndares de calidad El comprador quiere obtener precisamente la calidad que re quiere, est acostumbrado a que al colocar una orden a un proveedor nacional de un producto x pide una calidad 3 y entonces el proveedor le surtir este producto x con una calidad 3; pero, qu pasa cuando se tiene que recurrir al extranjero para importar ese producto x y esa calidad 3?, tal vez la versin extranjera de esa calidad 3 no sea la misma que es en Mxico y existan problemas cuando el proveedor extranjero surta un material con mejor o peor calidad que la que en realidad se est requiriendo. Aunque el proveedor extranjero que quiere hacer negocio con un comprador mexicano tiene la obligacin de adaptarse al estndar del ingenio mexicano, pueden haber conflictos por su poca familiaridad con estos estndares; este problema podra desaparecer con el tiempo, cuando vendedor y comprador vayan conociendo mejor la habilidad y las necesidades de uno y otro. Desafortunadamente, la gran distancia que existe entre proveedor y comprador, hace que la ms sencilla falla de calidad sea en verdad difcil de resolver. c) Tiempos de entrega e inventarios Al comprar productos de importacin, los tiempos de entrega sern mucho ms largos. Debido a esto, y para que el Comprador se proteja de inesperadas fluctuaciones en suministro y demanda de material que se importa, se manejan inventarios altos. d) Comunicacin

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Tal vez sea el idioma la barrera ms grande que exista para lograr una buena negociacin con un proveedor extranjero, las compras industriales requieren de un alto grado de lenguaje tcnico y es indispensable que tanto comprador como vendedor dominen genuinamente el idioma. Bsqueda de proveedores extranjeros El proceso para localizar proveedores extranjeros es bsicamente el mismo que se utiliza en la bsqueda de proveedores nacionales; algunas veces representantes de una firma extranjera visitan al comprador ofrecindole los productos que maneja y hablndole sobre la compaa que representa, si al comprador le interesa procede a investigar a ste, de la misma manera que al proveedor domstico. Otras Compaas no permanecen estticas y envan a sus compradores al extranjero en busca de proveedores potenciales, despus de consultar guas de publicaciones extranjeras, departamentos comerciales de las embajadas, proveedores estables extranjeros, etc. Condiciones de pago El costo de los materiales que se compran de importacin, no est dado nicamente por el precio unitario y cantidad, tambin habr que pagar por el flete (tanto extranjero como nacional), impuestos y gastos por servicios aduanales. Las condiciones de pago que d el proveedor deben ser bien negociadas, ya que mayor plazo, mayor ser el financiamiento que tengamos por parte de ste, es obligacin del comprador negociar estas condiciones de la manera ms ptima posible. Procedimiento de compras de importacin Objeto: Establecer los compromisos, relaciones e intercambios de informacin que el departamento de Materiales deber proporcionar al requirente para mantenerlo informado del avance que vaya teniendo su requisicin, as como los compromisos, relaciones e intercambios que el requirente deber proporcionar al departamento de Materiales para que pueda obtener el mejor servicio. Poltica: Es responsabilidad del departamento de Materiales, abastecer a la compaa de los materiales que por no haber produccin domstica, por no tener la calidad requerida o por no ser suficiente esta produccin, se tendrn que importar. Dentro del departamento de Materiales, quedan comprendidos Compras, Trfico y Servicios Aduanales.

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Procedimiento Requirente:

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Solicita al departamento de Compras, a travs de requisicin, el material; en la requisicin deber asentar el nombre del producto, as como el nombre de los proveedores a quienes l sugiere se haga la compra. Al ser una requisicin para compra de material de importacin, el requirente deber solicitar sta de acuerdo a los estndares de tiempo establecidos por el departamento de Materiales; si la requisicin es de emergencia, se ver la posibilidad de comprar el oficial, naturaleza del producto, lugar de donde se piensa importar, precio, especificaciones, informacin tcnica y alguna otra informacin que se juzgue conveniente; si el intercambio no contiene todos los datos enunciados, ser devuelto al departamento de Compras dentro de las 24 hrs. siguientes en que fue recibido, enunciando claramente por escrito las causas que originan dicho rechazo. Al contener un intercambio toda la informacin necesaria para su clasificacin, Servicios Aduanales proceder a registrarlo y clasificarlo dentro de la tarifa de importacin, ya clasificado correctamente el material que se pretende importar, Servicios Aduanales deber informar por escrito al departamento de Compras los siguientes datos: Fraccin arancelaria dentro de la cual se clasific el material. Impuesto aduanal (Ad valorem), que tendra que pagar el material en caso de ser importado. Si requiere o no permiso de importacin. Otros permisos que se pudieran requerir. Limitaciones que pudiera tener el material que se desea importar. Cualquier otro dato necesario para lograr la importacin del material. Material que para su importacin requiere Permiso de Importacin: Una vez realizada la clasificacin arancelaria y detectado que el material que se pretende importar requiere permiso de importacin, Servicios Aduanales proceder a informar al departamento de Compras y simultneamente presentar la solicitud de permiso de importacin a la Secretara correspondiente; mientras se obtiene el resultado de la solicitud, ser responsabilidad del Departamento de Servicios Aduanales mantener informado al departamento de Compras del avance que vaya teniendo dicha solicitud; al conocer Servicios Aduanales la resolucin a la solicitud de permiso de importacin, informar de sta al departamento de Compras inmediatamente. Coordinacin de las Compras:

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Una vez que el departamento de Compras es notificado por Servicios Aduanales que el permiso de importacin ha sido obtenido o bien, que se trata de un material que no requiere permiso de importacin, procede a colocar la orden de compra para materiales de importacin al proveedor previamente elegido, si las condiciones negociadas sealan que la transportacin del material de la planta del proveedor a la frontera o puerto seleccionado es por cuenta del comprador (LAB o FOB planta proveedor), ste consultar con el departamento de Trfico cul es el medio adecuado de transporte, as como el transportista idneo; una vez sealado por Trfico el medio de transporte (avin, camin, ferrocarril, etc.), el comprador informar de esta decisin al proveedor y lo asentar en la orden de compra para que la decisin sea respetada. Cuando en las condiciones negociadas recae la responsabilidad de transportar el material planta, proveedor-frontera o puerto seleccionado por el proveedor, ste, de acuerdo a su conveniencia, determinar el medio de transportacin. Proveedor: Recibe original de la orden de compra o, en su defecto, confirmacin escrita va fax o telegrama; si el material solicitado es un producto que tiene en stock, lo separa y espera la fecha sealada por el comprador para embarque; si el material no se tiene en stock, procesa la orden y solicita al departamento responsable la fabricacin del producto, indicndole la fecha compromiso de embarque. En la fecha sealada embarca material e informa al comprador datos necesarios para el rastreo de ste, como son: medio de transporte, compaa, taln de embarque, kilogramos brutos y netos embarcados y cualquier otra informacin adicional que el comprador solicitara. Una vez realizado el embarque, enva por correo al agente aduanal seleccionado por el comprador, los documentos que ste le haya requerido para lograr la importacin del material, como Son: factura original, lista de empaque, anlisis de Control de calidad, certificado de origen (cuando se requiera) y cualquier otro documento que le haya sido solicitado por el comprador, estos documentos debern ser enviados al comprador con copia. Comprador: Al recibir la notificacin del embarque, genera solicitud de servicio al departamento de Trfico e informa al requirente, verifica que el embarque se haya realizado de acuerdo a lo solicitado y en caso de existir alguna anomala, se la hace saber de inmediato al proveedor exigiendo la correccin; la copia de la solicitud de servicio al departamento de Trfico, deber entregarse al departamento de Servicios Aduanales, con el objeto de enterados de qu, cunto, cmo, por dnde y cundo aproximadamente recibir material el Agente Aduanal Correspondiente.

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Trfico: Al recibir la solicitud de servicio, antes de registrarla, revisa que la informacin proporcionada sea la requerida para lograr el rastreo del material; en caso contrario, la devolver al departamento de Compras indicndoles claramente qu informacin est siendo omitida. Cuando la solicitud contiene los datos necesarios, se procede a registrar y a iniciar el rastreo del material; cualquier desviacin que pudiera tener el material en el trayecto, deber ser notificada por el escrito al departamento de Compras, una vez que el embarque haya llegado al puerto o frontera destino, Trfico entregar el material al Agente Aduanal seleccionado. Servicios Aduanales: Al recibir la notificacin de que el material ya ha arribado al puerto o frontera destino, checar a travs del Agente Aduanal, que el embarque haya llegado completo y en buenas condiciones; en caso de existir material faltante o en malas condiciones, informar de inmediato y por escrito al departamento de Compras las anomalas que se hayan detectado; Compras ser el departamento responsable de la investigacin y solucin del problema y mientras este departamento no lo autorice, la importacin del material ser suspendida. Cuando el material correcto sea recibido por el Agente Aduanal, el primer paso para lograr la importacin ser verificar si se cuenta con todos los documentos necesarios para tramitarla (factura, permiso de importacin, etc.); al contar con los documentos, el Agente Aduanal proceder a presentar en la aduana correspondiente el material para su inspeccin, el Vista Aduanal checar que se cuente con los documentos, inspeccionar el material y determinar si se est utilizando la fraccin arancelaria correcta, en caso de detectarse alguna anomala, el Agente Aduanal tratar de resolverla, si no puede notificar inmediatamente al departamento de Servicios Aduanales, quien a su vez informar por escrito al departamento de Compras para que entre ambos solucionen el problema. Una vez que la inspeccin ha sido realizada, y no haya detectado anomalas o stas se hayan aclarado, el Agente Aduanal proceder a efectuar el pago de los impuestos necesarios para la importacin del material y a embarcar a su destino final, previas instrucciones del departamento de Trfico. La comunicacin entre el departamento de Servicios Aduanales y el departamento de Compras, desde que el material llegue a frontera o puerto, se realizar a travs de la forma de Servicios Aduanales. Trfico:

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Recibe copia de la forma de Servicios Aduanales, donde se le notifica cundo y cmo sali el embarque, con esos datos se encarga del rastreo y activacin del material hasta su destino final. Requirente: Al recibir el embarque completo y correcto, emitir acuse de recibo, enviando copia de ste al departamento de Compras; en caso contrario, de inmediato notificar a Compras, quien se encargar de solucionar el problema. Comprador: Recibe copia del acuse de recibo y cierra el expediente.

Actividades de Aprendizaje de la sesin 11 y 12

-Por equipos debern investigar el funcionamiento de una aduana y se comentara frente al grupo. investigar objetivos, funciones, polticas, restricciones.

-Investigar el significado de INCOTERMS y como funcionan.

Sesin 13

Unidad VII COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL

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Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprender la importancia de la negociacin en las compras as tambin conocer las estrategias para negociar. Temas: -Concepto, Clasificacin, importancia, caractersticas -Situaciones que dan origen a las compras -investigacin de bienes necesarios al giro comercial -negociacin con los proveedores

Bienes de capital. Aquellos bienes cuya utilidad consiste en producir otros bienes o que contribuyen directamente a la produccin de los mismos. El concepto engloba as tanto a los bienes intermedios -que forman parte de proceso de produccin- como a los bienes de produccin en s mismos. Clasificacin de los Bienes de Capital: Bienes para mltiples usos y bienes para uso exclusivo. Los primeros se ocupan en varias industrias, tienden a tener una vida tecnolgica ms amplia, y a haber un valor de desecho. Los bienes para uso exclusivo, estn diseados para unas o varias operaciones, mucho mejor de lo que pudieran hacerlo los bienes de mltiples usos; pero como son mercancas de ocupacin especifica, se restringe su ocupacin potencial y su utilidad se relaciona con las operaciones que realiza, pudiendo ser a un solo cliente o a una industria Su valor de desecho es mas bajo, adems, la probabilidad de que la necesidad de trabajos a realizar con ellos, se termine antes de que estn fsicamente desgastados. Los bienes de uso menor, considerados algunas veces como accesorios, se utilizan por su capacidad auxiliar y su valor de desecho es mucho mas bajo, puede ser que su costo no se capitalice, adems se estandarizan. IMPORTANCIA El valor presente de una inversin en Bienes de Capital, puede describirse como la cantidad que podr pagar una empresa, por la oportunidad de hacer la inversin sin empeorar su situacin financiera El inters se centra, en las necesidades del departamento usuario, pero tambin interviene la Alta Gerencia y los personales de Ingeniera y de Finanzas.

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El valor unitario de los bienes de referencia es elevado, por que la integracin de sueldos y salarios, con respecto al de materiales, es mucho mayor que la produccin de cualquier otro articulo. El elevado costo unitario, requiere de un presupuesto detallado y una cuidadosa planeacin financiera. CARACTERSTICAS A. BIENES DE MULTIPLES USOS: a) Tienen un periodo de vida mas largo. b) Sirven para realizar diversas actividades, bsicamente en la Industria c) Tienen un valor de desecho elevado. d) Su valor de compra se capitaliza, B. BIENES DE USO ESPECIFICO: a) Se ocupan en actividades definidas de una industria o cliente, b) Tienen un valor de desecho, mas bajo que el de Mltiples Usos, C. BIENES DE USO MENOR: a) Son accesorios (auxiliares). b) No se capitalizan e) Su valor -de desecho es demasiado-bajo. d) Son estandarizados.

SITUACIONES QUE LE DAN ORIGEN Las ms comnmente reconocidas para su adquisicin, son: Ms economa en la forma de operar. Superior productividad. Mejor calidad. Confiabilidad en su uso. Ahorro de tiempo y costos. Ms durabilidad. Mayor seguridad. Poder menos contaminante. Y otros factores de proteccin, en casos de emergencias.

INVESTIGACION DE BIENES NECESARIOS AL GIRO COMERCIAL La adquisicin de bienes nuevos, depende de gran parte del giro del negocio, es necesario analizar no slo el precio de los bienes especfico en cuestin, sino que se debe tomar en

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cuenta, otros elementos como son: la distribucin de la planta y el tipo de energa que utilizan los diferentes tipos de bienes, para diversas operaciones. Otros elementos que deben tomar en cuenta, son los de ndole de ingeniera y de produccin. Se consideran igualmente importante, saber cmo se habr realizar la compra, su desarrollo requiere que el Departamento de Compras este alerta a los cambios y a los nuevos desarrollo en el campo. La evaluacin de la necesidad, es primer paso en la compra del equipo de produccin, la evaluacin incluye un estudio de soluciones alternativas y costos relativos, localizacin de los proveedores, y el estudio de las posibilidades de obtener los beneficios esperados. ESPECIFICACIONES Despus de que se ha confirmado la necesidad se determina el tiempo bsico, del equipo requerido, es preferible que el equipo utilizado sea estndar, pues estar rpidamente disponible, y no requerir modificaciones de ingeniera, lo que implica un mnimo en el precio de compra NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES En las negociaciones, el Departamento de Compra determinara., a que proveedores dirigirse, enviar las especificaciones, y pedir cotizacin. Las negociaciones comprenden precios, servicios, equipo, las opciones de pagos, trminos de transporte, condiciones de garantas entre otros. No toda transaccin de compra-venta requiere ser negociada, como regla general, las negociaciones estarn limitadas a casos, en donde uno o ms elementos de la operacin deben ser discutidos, y sobre los cuales es posible efectuar ajustes. Las negociaciones suelen llevarse a cabo, en el lugar sede del Comprador, pero tambin puede forma parte de una visita a la planta del Proveedor. Con el fin de prepararse para la negociacin, se consideran los siguientes puntos: > Cantidad total de la transaccin en moneda circulante. El comprador deber estar satisfecho, con respecto a la capacidad y a la estabilidad de la gerencia, y de los compradores (propietario), as como las personas a travs de las cuales, el proveedor realizar el negocio. > El Comprador deber estar seguro de que el proveedor o el Vendedor sea finalmente estable y mantenga buenas relaciones con los empleados. SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA NEGOCIACIN

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La palabra negociacin se deriva del latn y la cita la Ley Civil que significa tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio. Es decir la palabra negociacin indica, o se concepta como una discusin o cambios de impresiones, para llegar a un acuerdo, tambin a tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio. De los diferentes factores que Intervienen en la negociacin de compras es el dinero, la cantidad, la calidad, los factores de servicio de la transaccin, la entrega, las especificaciones, condiciones de pago entre otros. EL ARTE DE NEGOCIAR Para negociar se requiere ante todo, experiencia, criterio, capacidad para analizar. El negociar es una disciplina, que slo se aprende con la prctica con la experiencia y nada la puede sustituir realmente. Es un arte en donde se requiere que el Agente d e compra sepa hasta donde llegar o cuando detenerse, durante un intercambio, en el cual posiblemente entre en conflicto los objetivos de ambas partes. El Proveedor intentar obtener el precio ms elevado posible, en tanto que el Comprador por su lado, procurar reducir el precio como sea factible. Por lo tanto, la facultad de negociar est en llevar un precio a un rea razonable, conservando el respeto y la cooperacin. Las negociaciones permiten una aproximacin al problema de convenir con el proveedor, las condiciones de las ventas. El Comprador deber negociar cuando obtenga una lista de precios que no le parezca razonablemente, o sospeche que los montos cotizados con base en diferentes mtodos, no le den una oferta verdaderamente competitiva PREPARACION PARA NEGOCIAR El propsito de la negociacin, es para mejorar la posicin de la compaa frente al proveedor, de manera que se logre el costo mas bajo posible, en superiores productos y servicios. Si bien es una habilidad de la capacidad para planear, organizar, administrar y conducir una negociacin, tambin es posible, capacitar a los compradores para que desarrollen sus habilidades como negociadores. LO QUE SE DEBE NEGOCIAR

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Es algo que puede abarcar muchos aspectos de discusin, entre Comprador y Vendedor, ya que cualquier elemento de las transacciones es susceptible de discutirse y para el que existan otras alternativas. Los ejemplos que se podran dar son: + Cualquier aspecto del costo y, en menos grado, de la utilidad. + En cuanto a la calidad, se pueden satisfacer con materiales de diferentes tipos. + El monto de la transaccin. Los descuentos por cantidad. + La posibilidad de requerir el servicio o los artculos, durante largo tiempo. + La garanta de rdenes futuras. + Los aspectos de servicio de una transaccin + El manejo de los rechazos y de los materiales defectuosos. + La necesidad de intermediarios, como por ejemplo, los centros d servicios. + El empleo de servicios tcnicos. + Las clusulas sobre fabricas y almacenar, entre otros.

ESTRATEGIAS Y TACTICAS DE NIEGOCIACION En general se acepta la posibilidad de que tanto la estrategia como la tctica sean parte integrante de la negociacin Hay que hacer una distincin entre ambas. Por estrategia se entiende la planeacin y la direccin de las negociaciones, con el objeto de logras las metas y los objetivos del negociador, tiene que ver con las metas a largo plazo, tambin se decide cules metas son las ms importantes y cual es el camino que hay que seguir, para alcanzar los objetivos principales. La tctica es algo ms que el regateo, est basado en el conocimiento amplio de todos los elementos que se discutirn entre las partes. Las tcticas se relacionan con las acciones y las maniobras que se emplean para desarrollar la estrategia. Por lo tanto siempre que se trate de un asunto, que requiera alcanzar su objetivo deseado y no los medios para lograrlo, es en realidad una estrategia ms que una tctica.

Actividades de Aprendizaje de la sesin 13

-Explica la importancia de las compras de bienes de capital y analiza la forma en que se pueden descentralizar dichas compras.

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Sesin 14

Unidad 8. COMPRA DE REFACCIONES


Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno ser consiente de la importancia de la toma de decisiones que realizan las empresas respecto a fabricar o comprar. Temas:

-Concepto, importancia y caractersticas -Situaciones que dan origen -Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar -negociacin con los proveedores

Concepto, importancia y caractersticas

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Cuando se habla de refacciones, se puede hacer referencia a la reparacin, compostura de lo empleado, repuesto substituir una pieza por otra, u otros conceptos similares. El hecho de que existan este tipo de compras en las empresas es de vital importancia, debido a lo que puede llegar a representar en el caso de que no se cuente con ellos en el momento oportuno. Le corresponde al departamento de compras, encargarse de procurar que se cuente con las refacciones a tiempo, pudiendo depender de ello la eficiencia en la produccin, por lo que debe de procurar, que se mantenga un nivel correcto la existencia de refacciones. Hay que tener mucho cuidado tambin, en que no exista ms de lo debido o comprar ms de lo requerido, pues podra presentarse una inversin innecesaria muerta o improductiva. Las casas comerciales de este tipo de piezas de reparacin o reposicin, pueden proporcionar un equipo equivalente, en casos especiales. Debe haber mucho cuidado para comprobar las especificaciones, con el objeto de estar seguros, de que se obtiene una buena inversin en este tipo de compras y la calidad debida que pueda satisfacer. SITUACIONES QUE LES DAN ORIGEN. Es conveniente e indispensable, que toda la empresa cuente con existencias de refacciones, ya que nadie esta exento de que llegue a sucederle la situacin de que sea necesario contar con una cantidad de las mismas, para salir adelante en el momento y no se pare la produccin, con todos los inconvenientes implcitos. En todo caso, e departamento de compras debe estar enterado del acontecer ya que es el encargado de hacer que la empresa cuente con la cantidad autorizada, aunque sea mnima, de refacciones que podran emplear, cuando se presente la ocasin, de acuerdo con un estudio tcnico especializado. Puede suceder que al principio de las operaciones, no se llegue a necesitar, que la compaa cuente con cierta cantidad de refacciones; aun as tarde o temprano cambiara, por lo que es bueno, considerar la compra respecto, en un momento dado, de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando, experiencias, y peritaje.

DECISIN DE COMPRAR, REASIGNAR, FABRICAR, MAQUILAR, Y ADAPTAR. Antes de empezar a introducirse a los procedimientos seria necesario aclarar los conceptos de los siguientes elementos: COMPRAR: Obtener propiedad o servicios por un precio, incluye la obtencin por intercambio.

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REASIGNAR: Volver a asignar, asignar de nuevo. FABRICAR: Forjar, inventar. MAQUILAR: Encargar, mandar a hacer.

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ADAPTAR: Acomodar una cosa a otra, acomodarse a las condiciones o circunstancias. EL PAPEL DE COMPRAS EN LAS DECISIONES DE FABRICAR O COMPRAR Compras realiza una parte activa en las decisiones de fabricar o comprar: De manera general, se puede decir que el Departamento de Compras, proporciona los datos esenciales a saber, acerca de la adquisicin y el desempeo, una coordinacin estrecha entre otros departamentos, en asuntos como, por ejemplo: servicios de produccin disponibles, requerimientos de cantidad y rendimiento sobre el capital, costo, etc. Las decisiones de hacer o comprar deben estar fundamentadas, en un nmero considerable de factores, de muchos da los cuales, no es posible efectuar un anlisis directo de sus costos, que son esenciales; esas decisiones, son solo cuando no conciernen a aspectos de menor importancia relativa, en el caso contrario, no pueden ser responsabilidad absoluta del Departamento de Compras. INVESTIGACIN DE FABRICAR O COMPRAR El procedimiento para saber, si se va a transformar o comprar, es un proceso continuo. Generalmente es, cuando se realizan revisiones peridicas en todas las empresas, acerca de tomar la decisin. La accin se puede originar de varias maneras: a). - Cuando los proveedores proponen la alternativa y solicitan nuestro permiso para presentar sus cotizaciones sobre componentes, que son capaces de producir. b). - Cuando la situacin es como resultado, de que nuestro proveedor desempeo con deficiencia su trabajo, por ejemplo, las emergencias creadas por problemas de entrega o mala calidad. c). - Si el proveedor incrementa irracionalmente sus precios, podemos tomar la decisin de hacer nuestra investigacin. d). - La creacin de un nuevo producto, o las modificaciones que se puedan hacer al existente, requieren realizar el anlisis respectivo. e). - El estudio de anlisis de costo del producto de la Entidad o alguna de sus partes. f). - Los cambios en los volmenes de venta, as como las variaciones relacionadas en la capacidad de la planta, origina preocupacin, al presentarse ventas reducidas, equipo, y obra de mano o costo de trabajo, ociosos. g).- Tambin cuando las ventas se elevan y hay que sacar adelante los servicios existentes, la Gerencia busca ayuda de proveedores exteriores, y necesita tomar la decisin de fabricar o comprar.

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Estos estudios no son exhaustivos; sin embargo deben hacerse peridicamente y las decisiones se tienen que revisar, por lo menos una vez cada dos o tres aos, esto se debe a que la naturaleza de los factores que intervienen son cambiantes. De manera general, se puede decir que las condiciones permiten, sobre todo las pertinentes, tomar alternativas de fabricar o comprar, que son las que intervienen en cualquier decisin de compras: calidad, cantidad, costo, y servicio. Otra variable puede ser, el gasto del equipo. TOMAR LA DECISIN Fabricar o comprar es una circunstancia importante y vlida, que se incluye en los programas de anlisis del valor, en cualquier programa de reduccin de costos o de mejoramiento del producto, as tambin, para cualquier expansin de las instalaciones o proyecto de reduccin de las mismas. A) . - Fabricar Implica requerir personal, material, equipo de produccin, espacio, supervisin, gastos indirectos, mantenimiento, impuestos, seguros, atencin de la administracin, y otros. Hay que tener mucho cuidado, con el control de calidad, tambin puede proporcionar trabajo para el personal o el equipo de la empresa que est ocioso, utilizar el material de desperdicio, reducir tiempos de espera y de entrega, permite la experimentacin y varias alternativas, que se pueden aprovechar dentro de la Entidad, dependiendo de tas condiciones existentes. B) .- Comprar Requiere invertir menos en las instalaciones, la fuerza de trabajo es menor, y tambin inferiores los gastos por impuestos, seguros, supervisin, mantenimiento, etc., pudiendo dar lugar a la adquisicin de lo ms actual, tener inventarios menores, recepcin del material como se requiriere no hay prdida de la inversin en equipo o inventarios, se obtiene el costo real ms bajo por medio de la competencia de las cotizaciones, se alcanza el menor precio, y consecuentemente, quiz un producto superior, seleccionado por la experiencia ms conocida de los proveedores. Si se trata de tomar la decisin, Compras generalmente asesora qu es mejor comprar, puesto que es ella, quien tiene un conocimiento de la capaci4ad y la confiabilidad de los proveedores, la informacin necesaria al r especto y slo Se interesa en fabricar, cuando conviene (calidad, cantidad, costo y servido). Si la Compaa fabrica utilizando su capacidad productiva, entonces es ms atractivo y recomendable comprar, para que se utilice el personal y el equipo para producir. Si por el contrari, el nivel de operacin de la Organizacin no es aprovechado, puede ser ms atractivo, fabricar todo lo necesario, para que los costos fijos se distribuyan ms ampliamente, procurando elaborar un mejor artculo con calidad. Si se produce a niveles

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normales de operacin, es ms complicado llegar a la decisin, si no se cuente con elementos necesarios para determinar los costos verdaderos, pudiendo tomarse arbitrariamente una solucin. C) .- Anlisis Econmico Cada empresa industrial, tiene que decidir entre usar su esfuerzo para fabricar algn artculo o comprarlo, para solucionar en principio este problema, los hombres de negocios estn, generalmente, de acuerdo en que el criterio principal al tomar la decisin de produccin o compra es el costo. Si una pieza puede adquirirse ms barata de lo que, cuesta, conviene desde luego comprarla; sin embargo, cuando se empiezan a calcular los costos, hoy una gran confusin, ya que no existe una comparacin estndar del costo, para que se ajuste a cada caso, que debe analizarse perfectamente, pues por la naturaleza de los costos, se pueden presentar diversas variaciones; para ello hay que preguntarse, por ejemplo, qu costos se suprimen realmente?, son mayores las reducciones de costos de fabricacin que los de compra?, qu costos implican la fabricacin de un artculo?, son estos costos menores, a los que se experimentaran al cesar de comprar un artculo? En todo caso, el costo, para ser comparable con el precio de adquisicin, debe hacerse sobre el Costo Total. El decidir entre comprar o fabricar un producto, parece bastante simple, pero las dificultades se presentan al interpretar las consideraciones anteriores; por ejemplo, si se tiene capacidad sobrante, el costo de fabricacin parecer ms atractivo. Por otra parte, si es necesario obtener equipo, espacio, personal, y supervisin; el anlisis tendr que reflejar este hecho. En el caso de que se trate de un nuevo producto, no difiere realmente de lo expuesto, porque se presentan factores similares, en lo que se refiere a la comparacin de los costos de fabricacin con los de compra. Quiz la mejor gua para comparaciones de fabricar o comprar, es recordar que se trata de un negocio en marcha, pues una empresa en operacin tiene edificios, equipo, conocimientos tcnicos, y un personal de ejecutivos y supervisores. Existen otras partculas no econmicas e intangibles, que influyen en las decisiones de una compaa para seguir una determinada poltica, como son la calidad, la seguridad, la disponibilidad en los abastecimientos, el control de las patentes, la investigacin y el desarrollo del equipo, las cuales constituyen algunos de los factores que intervienen en la decisin de comprar o fabricar. D) .- Polticas de Produccin o Compra La mayor parte de las empresas, siguen la poltica de que se site el criterio econmico como gua fundamental y slo cambian, cuando hacen consideraciones de calidad, abastecimiento, patentes, etctera. Las reglas de decisin para la fabricacin o la compra que usan los planificadores de procesos, se basan en ciertas razones y en la lgica, que pueden ser las siguientes:

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ventajas econmicas, razones de calidad, seguridad en los suministros, necesidad de posibles fuentes de abastecimiento, instalaciones de investigacin y desarrollo de un proveedor, conservacin de la buena disposicin de la clientela, subcontratacin impuesta (como en algunos casos del Gobierno), etctera. Antes de iniciar cualquier estudio, acerca de la decisin que va a tomarse, es necesario considerar las razones que puedan existir, para fabricar o para comprar, entre las que destacan: a) . - Para Comprar En caso de que no se est elaborando el artculo, llevara a un profundo estudio financiero. De estarse fabricando, eso mismo dara una seguridad, acerca del costo real, total del artculo. Cuando a pesar, de que existiera una ventaja con hacerlo, no se contara con todos los factores necesarios (obreros, local, equipo, recursos financieros, etc.). Cuando el margen de utilidad, no es suficiente para justificar la inversin. Cuando se van a fabricar elementos, que formarn parte de un artculo que slo se vende, en determinadas temporadas. Empresas que ofrecen, incluso, asesora a cambio de que se les compre su producto. Si la industria considera que su objeto principal, es llegar a obtener la ptima calidad en un producto, lo que le abrira el mercado asegurando una utilidad razonable. Si se piensa que al elaborar un subproducto, podra distraerse equipo y por falta de capacidad, disminuir la fabricacin del artculo principal. b) .- Para Fabricar Que econmicamente sea ms favorable; es decir, que despus del estudio que se menciona, respecto a las razones para comprar, se llegue a la conclusin de que el costo de elaboracin es menor. Cuando adems de la seguridad, sobre el punto anterior, se dispone de todo el material, humano, mecnico, etc., para la transformacin. Cuando hay capacidad industrial y humana no utilizada, que se podra dedicar a la transformacin, aun cuando se tuviese el convencimiento de la utilidad de comprar. Por insatisfaccin; es decir, se considera que ninguno de los artculos localizados en el mercado, posee las cualidades necesarias para cumplir con la calidad del producto a fabricar. Si se fuesen a necesitar artculos, cuya transformacin slo se realizara durante temporadas, para fabricar productos de demanda constante.

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Por razones de seguridad, ya que muchas veces depende de la forma de hacer una partcula, el que el todo sea lo que es y no algo distinto. As se conserva el secreto de frmula, aun cuando fuese ms razonable, econmicamente hablando, comprarlo. Cuando hay slo un pro de un artculo bsico, se corre el riesgo de quedar en sus manos, en un momento determinado, no pudiendo seguirse las propias polticas, evitando con ello dependencia total. Por lo tanto, para decidir entre hacer o comprar, se debe tener la informacin suficiente, especialmente en lo que se refiere a gastos indirectos, ya que es importante saber, en caso de un cambio de poltica, qu partculas de los mismos, resultaran afectadas.

E) .- Conclusiones a).- Los estudios para determinar si se hace o se compra, son de vital importancia, en pases en desarrollo, para evitar la expansin horizontal. b). - Se considera tambin de suma importancia, el conocimiento del Costo Total, para decidirse sobre fabricar o comprar. En la misma forma que los dos incisos anteriores, se estima vital el estudio del elemento inversin, as como el rendimiento que ste produzca, adems de la gama de citas plasmadas. Actividades de Aprendizaje de la sesin 14

-Por parejas debern entrevistar a 3 empresarios con el tema de fabricar, maquilar o comprar, asi tambin elaboran un escrito con sus conclusiones.

Actividades de la sesin: 15,16,17

Avance del manual de procedimientos de compras

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Sesin 17 Unidad XI LA ETICA EN LA FUNCIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno ser consiente de la importancia de la tica en la aplicacin de la funcin de compras Temas: tica en las compras Obsequios y regalos Ley del consumidor No debe darse informacin confidencial a un proveedor competitivo. Cuando se soliciten muestras y stas se entregan, deben estar sujetas a una prueba, asi como notificar al proveedor los resultados de la misma El factor personalidad o halo debe quedar eliminado, un buen gerente deber aunque no le agrade el agente de ventas. El gerente se mantendr mentalmente dispuesto y receptivo de nuevos ideas.

Obsequios y regalos

Resulta difcil para el gerente no aceptar comidas u obsequios cuando su propia EMPRESA tiene la costumbre de hacer regalos y cuenta con un presupuesto autorizado para cubrir los gastos del programa. Si un comprador acepta regalos depender de su integridad personal y de su honestidad total. Si los encargados de las compras no estn bien remunerados puede dar lugar a aceptar regalos. LEY DEL CONSUMIDOR 1. Derecho a la informacin. La publicidad, las etiquetas,los precios, los instructivos, las garantas y, en general, toda la informacin de los bienes y servicios que nos ofrezcan, debe ser oportuna, completa, clara y veraz, de manera que podamos elegir sabiendo qu compramos.

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2. Derecho a elegir.

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Al decidirnos por un producto o servicio, nadie puede presionarnos, condicionarnos la venta a cambio de comprar algo que no queremos, o exigir pagos o anticipos sin que se haya firmado un contrato. 3. Derecho a no ser discriminado. Al comprar un producto o contratar un servicio, no pueden negarlo, discriminarnos o tratarnos mal por nuestro sexo, raza, religin, condicin econmica, nacionalidad, orientacin sexual, por tener alguna discapacidad o cualquier motivo similar 4. Derecho a la proteccin. Podemos ser defendidos por las autoridades y exigir la aplicacin de las leyes; tambin organizarnos con otros consumidores para defender intereses comunes. Cuando algn proveedor no respete nuestros derechos, podemos acudir a Profeco a presentar nuestra queja o llamar al Telfono del Consumidor para denunciar algn abuso que est afectando a varios consumidores. 5. Derecho a la educacin. Podemos recibir educacin en materia de consumo, conocer nuestros derechos y saber de qu forma nos protege la ley, as como organizarnos con familiares o vecinos para aprender a consumir mejor y de manera ms inteligente. 6. Derecho a la seguridad y calidad. Los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado deben cumplir con normas y disposiciones en materia de seguridad y calidad. Adems, los instructivos deben incluir las advertencias necesarias y explicar claramente el uso recomendado de los productos. 7. Derecho a la compensacin. Si los proveedores no cumplen lo que prometen, tenemos derecho a que nos compensen, ya sea devolviendo el dinero, reduciendo el precio del producto o reparndolo sin costo.

Actividades de Aprendizaje de la sesin 17

-Mesa de discusin con el tema de tica en las compras.

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Sesin 18 Manual de Procedimientos de Compras

1.Presentacin ndice introduccin 2. Base Legal 3. Responsables de la elaboracin del manual 4. Objetivo del manual 5.Jerarqua del departamento (organigrama) 6.Centralizacin y descentralizacin 7.Clasificacin de las compras

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8.Catalogo de Productos 9.Procedimientos de Compras: -objetivo -responsables -frecuencia -polticas -procedimiento -diagrama Listado de Proveedores 10.Caractersticas y Acuerdos de los Proveedores: -Tipo de productos que ofrecen -Tiempo de entrega -Precios - Tipos de pago -acuerdos -tiempo de crdito -fletera -politicasde los proveedores 11.Seguimiento 12.Evaluacin del pedido 13. conclusin 14. glosario Anexos: Formatos de requisicin, orden de compras, solicitud de cotizacin, etc. Actividades de Aprendizaje

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-Al finalizar el semestre el alumno deber elaborar un manual de procedimientos de compra COMPRAS AL EXTRANJERO 1 28 DE ABRIL COMPRAS NACIONALES2 5 DE MAYO 12 DE MAYO AVANCES: HASTA ANTES DE PROCESOS DE COMPRAS COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL..3 19 DE MAYO COMPRAS DE REFACCIONES.4 26 DE MAYO

2 DE JUNIO: PROCESOS DE COMPRAS

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