El elevado número de artículos
La cantidad de dinero involucrado
Las etiquetas deberán contener el número de la ‘división’ en color
negro sobre fondo naranja; así como el número 1 en el ángulo inferior
de la etiqueta.
División 5.1. Comburentes. Líquidos o sólidos que favorecen la
combustión, pueden favorecer el desarrollo de incendios. Un ejemplo
es el nitrato amónico. Sus etiquetas deben incluir el símbolo de una
llama sobre un círculo en color negro sobre un fondo amarillo y el
número 5.1 en el ángulo inferior.
División 5.2. Peróxidos orgánicos. Se derivan del peróxido de
hidrógeno. Estas sustancias, por ser sumamente peligrosas, solo se
pueden cargar en una unidad de carga en determinadas cantidades.
Su etiqueta debe contener un símbolo de llama en color blanco o
negro sobre un fondo color rojo en la mitad superior y amarillo en la
mitad inferior, así como el número 5.2 en el ángulo inferior.
La etiqueta de ambos deber ser de color amarillo con borde, en la
mitad superior, y blanco en la mitad inferior. Su símbolo debe ser un
trébol en color negro, y también debe incluir de forma obligada, la
leyenda: “Radioactivo” seguida de dos o tres barras pequeñas
verticales (según su categoría). Posteriormente debe contener los
datos “Contenido y actividad”, seguido por un recuadro de borde negro
con la frase ”Índice de transporte”, así como un número 7 en el ángulo
inferior de la etiqueta.
Su etiqueta debe ser de color blanco con 7 franjas verticales negras en
la mitad superior, y el número 9 subrayado en la esquina inferior.
Para que un contenedor pueda transportar mercancía IMO, estos deberán portar etiquetas
en sus cuatro costados, mismas que deberán de indicar clase y número IMO, de acuerdo al
siguiente listado
Con la finalidad de que la siguiente compra que se haga al proveedor,
sea rápida y expedita.
En algunos casos, un sistema de ejecución de fabricación (MES)
División 1.1. Objetos con riesgo de explosión de toda la masa.
División 1.2. Representan riesgo de proyección, pero no de
explosión de toda la masa.
División 1.3. Representan riesgo de incendio y pueden producir
efectos de onda de choque.
División 1.4. Estos no representan un riesgo considerable.
División 1.5. Poco sensibles que implican riesgo de explosión en
masa.
División 1.6. Son extremadamente poco sensibles y no
representan riesgo de explosión en toda la masa.
La etiqueta de las 3 primeras se representa con el símbolo de
una bomba explotando (en color negro sobre fondo naranja) y
un número 1 en el ángulo inferior.
División 2.1. Gases inflamables. Pueden inflamarse al contacto con
una fuente de calor, como el propileno, etano o butano. Su etiqueta
debe contener el símbolo de una llama ya sea en color negro o blanco,
sobre fondo rojo y el número 2 en el ángulo inferior.
División 2.2. Gases no inflamables, no tóxicos. Desplazan el oxígeno
provocando asfixia, como el helio o el oxígeno. Su etiqueta debe
contener el símbolo de una botella de gas en color negro o blanco
sobre fondo verde y el número 2 en el ángulo inferior.
División 2.3. Gases tóxicos. Su inhalación puede causar efectos
agudos o incluso la muerte. Pueden ser inflamables, corrosivos o
comburentes, como el cloro. Su etiqueta contiene un símbolo de
calavera sobre tibias cruzadas en color negro. El fondo es color blanco
y se identifica con el número 2 en el ángulo inferior.
Su etiqueta contiene el símbolo de una llama en color negro o blanco
sobre fondo rojo (igual que la etiqueta para gases 2.1). Se distingue
por el número 3 que se encuentra en el ángulo inferior.
División 4.1.Materias sólidas inflamables, autorreactivas o explosivas
desensibilizadas. Estas pueden reaccionar espontáneamente. Su
etiqueta debe contener el símbolo de una llama en color negro sobre
un fondo blanco con siete franjas rojas verticales y el número 4 en el
ángulo inferior.
División 4.2. Sustancias espontáneamente inflamables. Pueden
inflamarse al calentarse espontáneamente, cuando entran en contacto
con el aire o mientras se transportan. Estas pueden ser: carbón,
virutas de metal ferroso, algodón húmedo, etc. Su etiqueta debe
contener el símbolo de una llama en color negro sobre fondo color
blanco en la mitad superior y rojo en la mitad inferior, con el número 4
en el ángulo inferior.
División 4.3. Sustancias que al contacto con el agua desprenden gases
inflamables. Entre los materiales más comunes dentro de ésta
clasificación se encuentran: sodio, potasio, carburo, etc. Su etiqueta
debe contener el símbolo de una llama en color negro o blanco sobre
un fondo azul y el número 4 en el ángulo inferior.
División 6.1. Sustancias tóxicas. Pueden causar la muerte por
inhalación, absorción cutánea o ingestión. Un ejemplo de éstas es el
metanol o el cloruro de metileno. Su etiqueta debe tener el símbolo de
una calavera sobre dos tibias en color negro sobre un fondo blanco
(igual que la etiqueta 2.3 para gases tóxicos), se distingue por el
número 6 de la parte inferior de la etiqueta.
División 6.2. Sustancias infecciosas. Contienen agentes patógenos
(microorganismos) que pueden provocar enfermedades. Algunas
pueden ser: muestras de diagnóstico, material para confección de
vacunas, secreciones, sangre, excremento, cultivos de laboratorio, etc.
En la mitad inferior de su etiqueta podría llevar la leyenda: “Sustancias
Infecciosas” o “En caso de daño, derrame o fuga, avisar
inmediatamente a las autoridades sanitarias”. La etiqueta también
debe incluir el símbolo conformado por tres lunas crecientes,
superpuestas sobre un circulo, en color negro sobre un fondo blanco,
así como el número 6 en el ángulo inferior.
Categoría I. Para bultos con un máximo nivel de radiación en la
superficie de 0.5 milirem/h o para contenedores que no contengan
bultos con categorías más altas. Su etiqueta desde ser blanca con un
símbolo de trébol color negro, bajo éste debe ir obligatoriamente la
leyenda: “Radioactivo” seguida de una pequeña barra vertical roja;
después deben ir los siguientes datos: “Contenido…cantidad…
actividad”, así como un número 7 en el ángulo inferior.
Categoría II. Para bultos con un nivel de radiación en la superficie
mayor a 0.5 milirem/h, sin exceder los 50 milirem/h. El índice de
transporte no debe exceder de 1.0, o para contenedores donde el
índice de transporte no exceda a 1.0 y no contenga bultos visibles de
categoría III.
Categoría III. Para bultos con un nivel máximo de radiación en
superficie de 200 milirem/h, o para contenedores cuyo índice de
transporte sea menor o igual que 1.0 y que transporte bultos visibles
de categoría III.
Categoría IV. Materiales fisionables. Su etiqueta debe ser blanca con
la leyenda (obligatoria): “FISIONABLE” en color negro, en la parte
superior, y en la parte un inferior, un recuadro que diga “Índice Cuidado
Crítico” y el número 7.
Su etiqueta debe tener un símbolo con dos tubos de ensayo vertiendo
líquido sobre una mano y un metal, el fondo superior debe ser color
blanco y el fondo inferior negro con el número 8.
Estos suponen algún tipo peligro no contemplado en los anteriores,
como pude ser el caso de dioxinas, pilas de litio, hielo seco, etc.
Se coteja el documento con el albarán de entrega de mercancía, y se
comprueban las referencias y cantidades con lo solicitado.
Se realizan las modificaciones oportunas en el documento de entrada con los posibles sobrantes y faltantes, creando un
documento anexo.
Con este documento se realiza el conteo de la mercancía recibida punteando referencias, cantidades, caducidades
y cualquier otro dato que sea necesario en el registro y no con el albarán de entrega porque, de esta forma, se filtran
los posibles errores de transcripción que se puedan producir al dar la entrada al material una vez contado y que
aportaría datos erróneos a nuestro stock.
Se desembala el material sin dañar la mercancía y se conserva el residuo hasta el final del proceso.
Se separan los distintos materiales para identificarlos y clasificarlos según su tamaño, forma, cantidad o cualquier otro
criterio que se considere operativo y una vez separado, se comprueba que toda la mercancía recibida, coincida en
referencia y cantidad, anotando en el documento de entrada las diferencias encontradas.
Se identifica la mercancía con un registro con la finalidad de poder ubicarla en el almacén de forma rápida y sencilla.
Se devuelve el documento de entrada debidamente requisitado cumplimentado con los datos solicitados y con las
posibles discrepancias, a la administración para que realice las modificaciones de las cantidades que se van a
recepcionar y avise al proveedor de los faltantes o para que las retire los sobrantes.
Incluye todos los materiales y todas las partes, además de una provisión de
repuesto que se necesita para elaborar una unidad final.
La planeación de recursos de fabricación
El cálculo del costo del producto
La puesta a disposición de material para la fabricación
Cada conjunto o subconjunto se muestra una sola vez, con la correspondiente
cantidad requerida de cada uno para fabricar el producto.
No es adecuada para productos complejos porque no especifica la relación entre
partes superiores e inferiores o entre conjuntos y subconjuntos.
En el supuesto de que el producto falle, una lista de materiales de un
nivel dificulta determinar la pieza que necesita ser reemplazada o
reparada
Muestra el material total necesario, la estructura de producto se
jerarquiza para mostrar la relación entre el producto superior e inferior,
así como los conjuntos y subconjuntos.
Incluye la información sobre las piezas individuales y sobre las piezas
que requieren un tratamiento previo al montaje, y explica cómo se
relacionan entre sí varios componentes en un producto.
Planeación de recursos empresariales (ERP)
Planeación de necesidades de material (MRP)
Es común tener más de una EBOM para un producto, ya que el diseño
se somete a una serie de revisiones
El producto terminado se gestiona como una posición de venta en
lugar de una posición de inventario.
La placa requerida para cada material es determinada para identificar
la clasificación del material establecida en la lista de materiales
peligrosos (172.102 USA)
Esta clasificación contempla diversos tipos de mercancía, en función
al riesgo de explosión en masa, proyección o incendio que provoquen.
Ejemplos de explosivos: bombas, cohetes, detonadores, fuegos
artificiales, municiones, bengalas, etc.
Pueden presentarse licuados, comprimidos o refrigerados. De acuerdo
a sus propiedades se clasifican en: asfixiantes, comburentes,
inflamables o tóxicos. En función de sus reacciones se desprenden 3
divisiones:
Comprende líquidos inflamables y explosivos líquidos insensibles.
Pueden ser: aguarrás, gasolina, pinturas, barnices, etc.
De acuerdo a sus propiedades se dividen en:
De acuerdo a sus propiedades se dividen en:
De acuerdo a sus propiedades se dividen en:
Contienen radionucleidos, como puede ser el uranio, putanio o el torio.
Las etiquetas para este tipo de sustancias se aplicarán de acuerdo a lo
siguiente:
Estas sustancias son de efecto destructivo al contacto, es decir, dañan
el tejido de la piel. Algunos sustancias pueden ser: ácido sulfúrico o
hipoclorito sódico.
Todas las etiquetas sin excepción, deberán ser en forma de rombo y tener dimensiones mínimas de 100 mm x 100 mm.
Únicamente si la dimensión de los bultos lo exige, las etiquetas podrá tener dimensiones reducidas, siempre y cuando
sean visibles
Dar el visto bueno de qué es lo que se pidió y que ya se recibió.
Que la factura contenga los datos y los documentos que se solicitaron
en la orden de compra o el pedido
Verificar que el cheque salga a tiempo y se le entregue al proveedor.
Comprobación del documento de entrega
Comprobación de que la mercancía recibida se encuentra en buen
estado de embalaje y que no muestra signos de manipulación
(precintos rotos, cajas abiertas o rotas, humedades, etc.,)
Si no se realizará la entrada de la mercancía inmediatamente después
de su recepción, se debe situar sin desembalar en una zona que
destinada para tal efecto.
Se crea un documento de entrada basado en el pedido de adquisición
que se realizó al proveedor, de manera que se pueda enlazar con el
albarán de entrega.
El proveedor puede enviar un representante técnico a la organización
del comprador para que proporcione una satisfacción completa, en
particular en el caso de nuevos tipos de equipos o materiales.
Simplifica el proceso de requisición de los artículos en línea que con
frecuencia se necesitan en las organizaciones que elaboran un
artículo estándar a lo largo de un periodo relativamente largo.
La información que contiene proporciona los datos
básicos para otros procesos empresariales, como:
El mantenimiento.
3.- variación total ((QR x PR) – (QR x PE)) + ((QR x PE) – (QE x PE))
Esta lista cuenta con mayores detalles y especificidad en las partes
madre e hija del producto.
La información de la MBOM se comparte con todos los sistemas
empresariales integrados que intervienen en el pedido y la
construcción del producto, incluidos:
una EBOM, por ejemplo, consistirá en un dibujo
mecánico o técnico de un producto
El departamento de compras requiere una amplia
Las razones para desarrollar un sistema La necesidad de una auditoria
variedad de procedimientos de operación estándar para
consistente de compras son:
realizar las actividades diarias.
Las consecuencias de un desempeño insatisfactorio
La contribución potencial a las operaciones efectivas de la
organización inherentes a su funcionamiento
El proceso de compras esta ligado a casi todas las funciones de la
organización y con el medio externo, creando una necesidad de
sistemas completos de información.
El responsable de realizar alguna actividad debe Este conocimiento puede
conocer cuáles son los requerimientos
dar como resultado una requisición
Reconocimiento de una necesidad.
individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se de materiales al departamento de
necesitan. almacén.
Por esta razón, es indispensable que el departamento de compras
Todo comprador debe saber con exactitud qué es
cuente con una descripción precisa de la necesidad del articulo, del
lo que desea el departamento usuario.
producto o el servicio objeto de la requisición.
Se refiere a la fecha en que llegó la requisición o el pedimento del
1. Fecha de solicitud.
requerimiento, así como la fecha que trae el documento o requisición.
La primera corresponde a un consecutivo que el departamento de
compras le da a los talonarios que entrega a cada área al empezar el
Corresponde al número consecutivo de la requisición, este es un año,
control que se lleva de dos maneras:
2. Número (identificación). La segunda es el número que lleva cada área.
Es posible que la requisición llegue por memorando o por teléfono, o
por otra vía y el área de compras le dé un consecutivo para este tipo
de solicitud de requerimiento.
Refiere el departamento o área de la empresa que necesita de un
Descripción de la necesidad (definición exacta
3. Departamento en el que se origina. requerimiento y solicita que le sea comprado, puede ser el área de
de las características y necesidades del
manufactura, mantenimiento o almacén.
producto que se quiere) y Registro de
requisiciones
Información que debe contener la requisición 4. Cuenta a la que será cargada.
Se refiere al producto o servicio que se solicita en la requisición y que
5. Descripción completa del material que se necesita.
debe coincidir con el producto que se anotará en la orden de compra.
Elementos, substancias, compuestos, residuos o mezclas de ellos que, Ley General del Equilibrio
independientemente de su estado físico, represente un riesgo para el Ecológico y la Protección Esta cantidad se reflejara, en los productos que amparará la orden de compra
6. Cantidad que se necesita
ambiente, la salud o los recursos naturales, al Ambiente (LGEEPA), art. y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada.
por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, 3, fracción XXIII
inflamables o biológico-infecciosas
Se refiere a la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida,
7. Fecha en la que se necesita el material. este dato es muy importante, si es del área de manufactura, y se
Cualquier producto químico, orgánico o sintético, que por las tomará como fecha, en que debe entregarse por el proveedor.
características de los elementos que lo conforman se torna nocivo
para el ambiente o la seguridad de las personas pudiendo afectar al
En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto, el fabricante y un posible
agua, suelo, aire o directamente a la salud de los seres vivos. 8.- Precio
precio, este es el que se anota en este registro.
9. Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
Las mercancías peligrosas o mercancías IMO (International Maritime
Organization) son aquellas que por sus propiedades y características,
representan un riesgo para la seguridad y la salud de las personas. 10. Firma de la persona autorizada para hacer la requisición. Se debe anotar quién o quiénes firmaron la requisición.
Almacenaje categoría A. El material debe ser almacenado ‘en cubierta’ La localización de fuentes calificadas de abastecimiento
o ‘bajo cubierta’, ya sea en navío de carga o de pasajeros.
Esta etapa alude a la selección de proveedores, la cual constituye una
actividad fundamental de las funciones de compra que incluye: La evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar
con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y en los servicios
Almacenaje categoría B. El material debe ser almacenado ‘en cubierta’ necesarios antes y después de la venta.
o ‘bajo cubierta’, en navío de carga pero en navío de pasajeros debe
ser almacenado ‘en cubierta’.
Nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización, sea de los
Almacenaje categoría C. El material debe ser almacenado ‘en El almacenaje de estos materiales se clasifica de la siguiente forma: Información que debe contener la requisición que están en la lista o uno nuevo que por las características del
cubierta’, ya sea en navío de carga o de pasajeros. producto no se tenía registrado.
Almacenaje categoría D. El material debe ser almacenado ‘en cubierta’ Fecha de elaboración Se refiere a la fecha de elaboración
en navío de carga y está prohibido en navío de pasajeros.
Es la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida, este dato
Fecha de requerimiento es muy importante, si es del área de manufactura, y se tomará como
fecha, en que debe entregarse por el proveedor.
Almacenaje categoría F. El material debe ser almacenado ‘en cubierta’
o ‘bajo cubierta’, en navío de carga y está prohibido en navío de
pasajeros. Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el
Información que debe contener una cotización Producto(s) producto que se solicita en la cotización, marcando claramente sus
especificaciones.
Esta placa debe ser colocada en la parte Todo transportista que lleve materiales peligrosos debe colocar placas que identifiquen
trasera del vehículo. al vehículo y al tipo de material que transportan.
Cantidad del o los productos que ampara la requisición de compra, y
Cantidad
que debe coincidir con la cantidad del requerimiento solicitada.
Símbolos
La placa describirá el peligro primario que puede generar el material con un símbolo y
una palabra o palabras, dicha palabra tiene forma de rombo, y tiene una medida En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre
aproximada de 10 pulgadas cuadradas (25.4 cm²). del producto, el fabricante y un posible precio, este es el que se anota
Precio del producto
en este registro. Observaciones o la firma que autorizan el
requerimiento. Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
Observaciones o la firma que autorizan Se anotará quién o quiénes firmaron
Para llevar un orden, es necesario que el departamento de compras
Número de cotización
lleve un consecutivo de los números de solicitud de cotizaciones.
Se anota el nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización,
Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características
no esté registrado.
1.- Explosivos
El departamento de la empresa que necesita de un requerimiento y
Área solicitante solicita que le sea comprado, puede ser el área de manufactura,
Documento que se elabora para tener un mantenimiento o almacén.
mejor control y dar información, cuando así
lo solicite el área que emitió la requisición.
Fecha de elaboración Se anota la fecha en que se elabora la solicitud al proveedor.
Registro de solicitudes de cotización Sus datos necesarios son:
Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el
Producto (s) producto que se anotará en la orden de compra y en la solicitud de
cotización.
Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento,
así como las Cotizaciones.
Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que
Cantidad
coincide con la cantidad del requerimiento solicitada.
Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
Este documento se debe elaborar cada mes.
2.- Gases Se anotará el nombre del proveedor a quien se solicitó la cotización,
Nombre del proveedor
que es el mismo que envía la cotización.
Fecha de recepción Se anotará la fecha en que se recibió la cotización.
Fecha de requerimiento Se anotará la fecha en que el proveedor podría entregar lo solicitado.
Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la
Producto(s)
requisición solicitada.
Registro de cotización recibidas Cantidad de productos que ampara la cotización y que debe coincidir
Cantidad .
3.- Líquidos inflamables con la cantidad del requerimiento solicitada.
Se anota el precio que ya se pudo haber pactado con el pro- veedor,
Precio antes de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, es el
que viene clarificado en la cotización.
Seguimiento a los materiales peligrosos
Material peligroso Definiciones
(IMO) y situaciones de riesgo y emergencias
Se anotan las condiciones de pago, pactadas con el proveedor, antes
Condiciones de pago de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, se anotará la
que viene en la cotización.
Observaciones Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.
4.- Sólidos inflamables
Se anota el tiempo que el proveedor, nos declara, o el tiempo que
Tiempo de entrega:
viene marcado en la solicitud de cotización.
Se anota el tiempo que el proveedor, nos declara, que puede ser 30, 60
Tiempo de pago o 90 días a la presentación de la factura, o el tiempo que viene
marcado en la solicitud de la cotización.
Cuadro comparativo
Se anotan las condiciones de pago, que el proveedor tiene estipulado
Condiciones de pago
o en su caso las condiciones de pago que solicitaron en la cotización.
Garantía Se anotan las condiciones de garantía que nos envía el proveedor, y
que se toma como base para la toma de decisiones
Las mercancías peligrosas son clasificadas en 9 categorías, según sus
características y grado de peligrosidad. Cabe destacar que el orden de Observaciones
T
numeración de las clases, no se relaciona con la magnitud de riesgo, por lo tanto, Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.
podría resultar igual o más peligrosa una mercancía de clase 1 (explosivos) que una Clasificación IMO
de clase 7 (radioactivos), ya que su peligro depende directamente de factores técnicos
y/o químicos.
5.- Sustancias comburentes y peróxidos orgánicos Para mantener un orden es necesario que se lleve un consecutivo de
los números de órdenes de compra, y ese número es el que anota, el
Número de la orden de compra
cual, durante todo el periodo entre la recepción y el pago servirá de
referencia.
Después de tomar la decisión con base en el cuadro comparativo, se
Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra
anotará en él, el nombre del proveedor.
De la orden de compra que, por lo general, es el día que se le entrega
Fecha de elaboración
al proveedor.
Se anota la fecha en que el proveedor debe entregar el producto que
ampara la orden de compra, es decir, esta fecha debe coincidir con la
Fecha de requerimiento
fecha del requerimiento, o sea la que el solicitante del requerimiento
Gestión de la orden de compra y estipula que la necesita.
requisiciones Registro de orden de compra
Después de decidir a qué proveedor
se le elabora la orden de compra , es El o los productos que se solicitan en la requisición enviada por el área
Preparación y asignación de la orden de compra. Producto(s)
6.- Sustancias tóxicas y sustancias infecciosas necesario llevar un control, para que hizo la requisición.
evitar duplicar la orden de pago a
proveedor.
Cantidad del o los productos que ampara la orden de compra, y que
Cantidad
coincide con la cantidad solicitada del requerimiento.
Etapas del sistema de compras: Se anota el valor de la orden de compra y si es posible, cada partida de
Precio o valor de la orden de compra
la orden de compra.
Cuando se le asignó al proveedor la orden de compra o pedido, se
Condiciones de pago negoció una fecha o tiempo de pago, y viene especificada en la
cotización, esta se anotará en la columna.
Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
Registro de orden de
compra pendientes de
entrega
El nombre del proveedor al que se le pagarán los artículos entregados
Nombre del proveedor y que ya cumplió con los requisitos que pide el área de caja para
pagarse, se anotará en este rubro.
7.- Materiales radiactivos Número de orden de compra Se anota el número de orden de compra, que va en relación con el
consecutivo que se lleva en el área de compras.
El importe del total de la orden de compra que se tiene que pagar, y
Valor del pago que va de acuerdo al total del valor que viene en la factura entregada
por el proveedor.
Después de entregar la orden de compra, debe elaborarse la orden de
pago respectiva y, por lo general, esta se elabora, casi al mismo
tiempo de la orden de compra, en algunas empresas este registro no De acuerdo con el centro de costo del departamento, es decir, área
se elabora, ya que el departamento de contabilidad recibe una copia Centro de costo (área a la que cargará el pago) solicitante del requerimiento, y el área de contabilidad anotarán en sus
Registro de orden de pago
de la orden de compra. Los datos necesarios son: libros para el descargo de la cantidad pagada.
Posible fecha de elaboración, del cheque importe de la orden de De acuerdo con la política de fechas de revisión de facturas y días de
compra pago, y la fecha negociada de pago, se solicitará al departamento de
contabilidad que tenga el cheque listo para su pago al proveedor.
Fecha de requerimiento Fecha en que se deberá pagar la orden de pago, que es la negociada
con el pro- veedor, se anotará en este rubro.
8.- Sustancias corrosivas
Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
Registro de orden de compras pagadas
9.- Sustancias y objetos peligrosos varios
El nombre del departamento que originó la orden de compra mediante
Área solicitante
una so-licitud o requisición.
El o los productos que se solicitaron en la requisición y que deben
Producto(s) coincidir con la orden de compra, especificados en la copia de la
factura del proveedor.
Obligaciones ineludibles de la organización, identificadas,
cuantificadas en términos monetarios y que representan una La cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que
disminución futura de beneficios económicos derivadas de Cantidad entregada deben de coincidir con la cantidad marcada en la factura del
operaciones realizadas en el pasado. proveedor.
Pasivo Difinición Fecha de elaboración La fecha en que se elaboró la orden de compra.
Representan el monto de los adeudos que la organización deberá Se debe llevar un consecutivo de las órdenes entregadas, para poder
Corto plazo
pagar en un plazo menor o igual a doce meses. informar tanto al área de contabilidad, como al área solicitante, de las
Informe de ordenes entregadas órdenes que ya se entregaron, para que pase al almacén a recoger su Fecha de requerimiento La fecha en que se debió entregar lo solicitado en la orden de compra.
Cuentas por cobrar
requerimiento, y a contabilidad para que efectúe la elaboración del
Representan el monto de los adeudos que la organización deberá cheque para el pago.
Largo plazo
pagar en un plazo mayor a doce meses. La cantidad de los productos faltantes, que no entregó el proveedor, y
Cantidad faltante
que completaría de la orden de compra.
Registro de las operaciones Se anotará una clave si se tiene, o en breves palabras la causa del
Causa del faltante
faltante.
Establecimiento y control del presupuesto para el capital de Función de cuentas por pagar Operación del departamento de compras Se anota el nuevo valor de la factura del proveedor, que debe coincidir
trabajo
con el valor original menos las cantidades faltantes, y en devolución,
Valor del pago
si es que el proveedor no puede cumplir con el total de la orden de
Establecimiento y ejecución de procedimientos, asegurando que están compra.
de acuerdo con las políticas y directrices de la administración
Observaciones Se anota quién o quiénes firmaron la requisición.
En la mayoría de las organizaciones el área de adquisiciones tiene
relaciones con actividades como son:
Proveedor Nombre del proveedor se anotará en este rubro.
La mayor relación se da con contabilidad: con el comprobante correcto
La empresas recibe las facturas para su revisión (el área de cuentas Nombre del departamento que originó la orden de compra mediante
del proveedor, realiza los pagos cargando la erogación al área o Área solicitante
por pagar se encarga de esta función) pero es responsabilidad de una solicitud (requisición).
departamento que requirió el material o suministro
compras:
Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la
Producto(s)
requisición solicitada.
Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que
Cantidad
coincide con la cantidad del requerimiento solicitada.
El área de recepción le reporta a la de Es el primer paso en la cadena interna de suministro y es una parte
administración del suministro fundamental del proceso de adquisición Fecha de elaboración Fecha de elaboración de la orden de compra.
Cuando por alguna razón se le devuelve al proveedor lo solicitado, se
Informe de faltantes o devoluciones al proveedor debe anotar la causa y el tiempo en que se repuso lo devuelto o Fecha de requerimiento Fecha en que se deberá entregar lo solicitado en la orden de compra.
Descarga del producto
completar el faltante.
Cantidad de productos rechazados, que se devuelve al proveedor para
Cantidad rechazada su reposición, porque no cumplen con las especificaciones o vienen
defectuosos.
Chequeo visual externo Cantidad de los productos faltantes, que no entrega el proveedor, y
Cantidad faltante que completaría la cantidad de productos solicitados en la orden de
compra.
La cantidad de productos que se devuelven al proveedor por no
Cantidad en devolución ajustarse a las especificaciones indicadas en la orden de compra, y los
que se deben reponer.
Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.
El nombre del proveedor, su dirección, su teléfono y/o fax, el nombre
Nombre del proveedor de su representante, su correo electrónico y la forma de localizarlo,
Proceso por el cual un producto o conjunto de productos procedentes de la fuente de suministro etc., se anotará en este rubro.
Documentación de comprobación (proveedor, fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados, controlados e introducidos
Fases del proceso de recepción:
en el sistema de gestión de almacén, para su posterior ubicación dentro de las instalaciones de
almacenamiento . Todas las características del proveedor, como pueden ser, su rapidez
Características del proveedor en contestar el llamado, su servicio y otras, se anotarán en este
registro.
Productos que puede surtir El o los productos, que el proveedor puede surtir.
Recepción Cantidades que puede surtir Cantidades de los productos que puede surtir, en múltiplos de 10.
Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer
Registro de proveedores documento que se necesita cuando llega una requisición. Sus datos
necesarios son: Mínimos que puede surtir Las cantidades mínimas que el proveedor puede surtir.
Máximos que puede surtir Cantidades máximas que el proveedor puede surtir.
Chequeo interno de producto
Tiempos en las entregas y oportunidades de uso, así como las
Tiempos de entrega
cantidades de urgencia que podría surtir cuando las hay.
De acuerdo con las políticas de la empresa como podrían ser sus
Condiciones de pago
plazos de pago y las tolerancias que esto indica.
Observaciones Se puede anotar en esta columna, el nombre del representante.
1. Confirmar que la orden colocada llegó. Registro o archivo de artículos
2. Comprobar que el embarque se entregó en buenas condiciones. Registro de contratos de trabajo de todos los proveedores
Recepción de pedidos, inspección y (importantes)
devoluciones
3. Asegurar la recepción de la cantidad solicitada. Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y al pagarse, cumple con los requisitos de
Los principales propósitos del área de recepción son:
posesión objeto de la venta, este documento siempre se elabora en varios tantos, el original siempre será para
el comprador y que se presentará a su revisión de acuerdo con lo que dice el pedido, una primera copia, es del
4. Remitir el embarque a su destino adecuado (almacenes, inspección
vendedor, para efectos fiscales y una segunda copia que servirá como comprobante de entrega y que se
o uso).
recibió el pedido, esta copia deberá traer la firma de quién recibió en el almacén, y que se presentará junto con
el original cuando se lleve a revisión para su cobro posterior.
5. Verificar el registro de la documentación adecuada de la recepción y
que esté accesible para las partes apropiadas.
Datos del vendedor y del comprador: nombre y apellidos, razón social,
domicilio y número de identificación fiscal (RFC).
La recepción implica la inspección, el manejo físico de los bienes y el procesamiento de información.
Número de la factura: la numeración debe ser correlativa y pueden
emitirse con varias series.
Asegura que los bienes lleguen en la cantidad y en las condiciones
establecidas en la orden de compra.
Lugar y fecha de emisión.
Factura
Materiales de entrada Descripción de la operación: se han de indicar la descripción del
Inspección artículo, las unidades, el precio unitario, descuentos y la descripción
El trabajo de inspección lo ejecuta un departamento separado cuya documento que acredita legalmente la operación de compraventa o de los productos o servicios.
Materiales en el proceso de Manufactura Requisitos
función se puede dividir en tres partes principales: prestación de servicios.
Base imponible, tipo impositivo de I.V.A. y cuota tributaria resultante.
Producto terminado.
Total factura.
Cualquier producto, material o equipo que no cumpla con las especificaciones debe estar
El área de inspección o el área legal, es responsable de una acción Las facturas deberán ir firmadas y selladas (en caso de sociedades).
asegurado para evitar la posibilidad de un procesamiento involuntario, robo o daños
rápida sobre los ajustes y las devoluciones.
adicionales mientras se delibera sobre si se lo acepta o rechaza.
Las condiciones de entrega y precio.
Se puede usar un material para otro propósito o sustituirse por algún
otro. Fechas de pago.
El comprador debe informar al proveedor si el embarque se debe
reemplazar con materiales aceptables o si
se consideran otras alternativas. En ocasiones cumple las veces de la factura, contiene los mismos
Una alternativa es reprocesar el material y descontar el costo
adicional de procesamiento del precio de compra. datos que una factura, puede estar numerada, este documento lo debe
Remisión firmar la persona que recibió lo surtido en el almacén. Será cambiado
por una factura que se entregará como comprobante de lo adquirido
(no tiene valor fiscal).
Devoluciones
Costos de transporte
Manual de políticas y prcedimientos
Costos de pruebas
Con frecuencia, los contratos o las costumbres comerciales establecen que el Realización de pedidos a proveedores.
Gastos contingentes. Costos en los que se incurre
proveedor no será responsable de los gastos contingentes;
Control y seguimiento de pedidos.
Son en los que incurre el sistema operativo Costos de fallas internas
Verificación de errores.
Cuando se entregan al cliente bienes o servicios con calidad
Costos por fallas externas Administrativas
deficiente.
Control de facturas recibidas.
Utilización de los registros y materiales de archivo.
Es un inventario completo de las materias primas, conjuntos,
Comunicación a proveedores para la resolución de incidencias en
subconjuntos, piezas y componentes, así como las cantidades de cada
pedidos.
uno de ellos necesarias para fabricar un producto.
Solicitud de ofertas y presupuestos.
Concepto
Funciones del departamento de compras Búsqueda y selección de proveedores
Sirve de base a los sistemas de Lista completa de todos los elementos
planeación de la producción: necesarios para fabricar un producto. Elaboración y actualización de las fichas de proveedores.
Redacción y envío de los pedidos.
Registro y control de los pedidos emitidos.
Habituales
Planificación de las compras de materias primas
Elaboración y actualización de las fichas de productos.
Estimación del costo de materiales
Comprobación y archivo de los albaranes recibidos y sus
correspondientes facturas.
Adecuado control del inventario
Ayuda a las empresas a: Atención de las incidencias relativas a los pedidos.
Seguimiento y planeación de los requerimientos de material
Coordinación de los procesos de compras con el resto de
Óptimo registro de precisos departamentos.
Garantiza la robustez del suministro y la reducción de los tiempos
muertos por paradas debidas a la falta de material
El PPV es un indicador de eficiencia
Códigos de producto Variaciones de mano de obra
Descripciones de piezas Costos indirectos de fabricación
Es de naturaleza jerárquica, con el producto
Cantidades Incluye Estructura
terminado en la parte superior. Precio real (PR) 30
variaciones de precio
Costos
Precio estándar (PE) 28
Las variaciones o desviaciones son las diferencias que resultan de
Especificaciones adicionales. comparar los costos estándar con los costos reales
Cantidad real (QR) 3500
variaciones de cantidad.
Seguimiento a los acuerdos y al proceso Variaciones de costos de material Cantidad estándar (QE) 3000
Lista de materiales BOM (siglas en inglés de bill of materials)
productivo (BOM)
1.- variación del precio (QR x PR) – (QR x PE) (3500*30) - (3500 * 28) = 7000
Lista de materiales de un solo nivel
Lista relativamente simple para un producto.
(Single-level bill of materials)
Cálculo de la variación total 2.- variación de la cantidad (QR x PE) – (QE x PE) (3500* 28) - (3000 * 28) = 14000
Métodos para representar una lista de materiales
Concepto de PPV (variación favorable o
desfavorable en la compra)
7000 + 14000 = 21000
Lista de materiales multinivel Son aquellos que basa su funcionamiento en costos estimados o
(Multilevel bill of materials) estandarizados, para registrar los elementos del costo, los cuales son
No puede haber desviaciones Favorables, todas las variaciones son
Costos estándar comparados con los costos reales, a fin de verificar la eficiencia para
Desfavorables
un determinado nivel de actividad. Por tanto se tratan de costos
establecidos de manera científica.
Este concepto alude a las variaciones del precio de compra real contra
el presupuestado, es decir, los compradores proyectan un precio
Los costos estimados son una técnica que se basa en la experiencia
estimado para la compra de los materiales que es utilizado por las
Costos estimados habida, este costo indica lo que puede costar algo, motivo por el cual
áreas financieras en su planeación y con el cual se mide el desempeño
al final del periodo se ajusta a los costos reales.
una vez que las compras son realizadas.
Lista estructurada de todas las posiciones o
Lista de materiales de fabricación Costos reales o históricos, son aquellos ya realizados, que ya han
subconjuntos necesarios para fabricar un producto
(Manufacturing BOM –MBOM-) incurrido en el proceso de producción; es decir, son el conjunto de
terminado fabricado y transportable. Costos reales
gastos efectivamente incurridos por la entidad en determinado
período de tiempo.
Se presenta cuando los costos reales son menores que los costos
Variación favorable
estándar o esperados
Define conjuntos o piezas diseñadas por el departamento de Se presenta cuando los costos reales son mayores que los costos
Variación desfavorable
ingeniería y muestra la estructura de componentes desde una estándar o esperados
Tipos de listas de materiales
perspectiva funcional .
Lista de materiales de ingeniería
(Engineering BOM – o EBOM-)
Por lo general es desarrollada por ingenieros que utilizan El objeto de la compraventa
herramientas de diseño asistido por ordenador (CAD) o de
automatización del diseño electrónico (EDA).
Las condiciones de pago.
Este documento se establece por escrito y es un acuerdo entre
comprador y vendedor, se hace cuando lo solicitado tiene mucha
Define un producto en la etapa de ventas, es decir, detalles del demanda o porque la competencia también necesita de nuestra Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma.
producto antes del montaje. materia prima y donde se estipulan entre otras las siguientes
obligaciones para ambas partes:
Lista de materiales de ventas Plazo de pago y de entrega.
(Sales BOM – o SBOM-)
La lista de productos terminados y los componentes necesarios para
desarrollarlos aparecen por separado en el documento de pedido de
Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes.
cliente.
Cada Tipo de lista de materiales implica una estructura y un nivel de detalle diferentes. Es aceptado por ambas partes y por funcionarios competentes, que
son los apoderados de ambas empresas, la compradora y la
proveedora.
Se realice conforme a la ley.
Formulación de contratos de compra venta Convenios o contratos Este documento tiene validez cuando:
Se estipulen responsabilidades y penalidades para el oferente.
Se acuerden condiciones especiales.
1.-Precio fijo (es el más solicitado)
2.- Costo adicional El precio puede variar durante una entrega o la
prestación del servicio.
Este tipo de documento se puede generar por cuatro causales:
3.- Abierto Puede ser por producto, por fechas o hasta agotar el
tiempo del convenio.
4.- Adicional Donde se estipulan entregas adicionales y pagos
parciales.
Es la comunicación entre empresas de documentos comerciales en un
La automatización de transacciones genera un ahorro de tiempo y
Intercambio Electrónicode Datos formato electrónico estándar que sustituye documentos en papel,
elimina errores costosos causados por el procesamiento manual.
como pedidos de compra o facturas.
Se trata de operaciones críticas para compradores y proveedores, de
Los departamentos de compras gestionan importantes recursos a la
estas depende la prestación de un servicio eficiente y de calidad a los
generación, envío y control de las órdenes de compra a proveedores.
clientes finales de una y otra parte.
Integración de pedidos con EDI (ORDERS)
Los proveedores para la interpretación y registro de pedidos en sus
sistemas requiere un importante volumen de trabajo a realizar por
personas del área comercial o administración.
Documento que acompaña a la mercancía en su tránsito hacia el
Expedir (EDI, Medios electrónicos) EDI:
cliente, constituye una transacción comercial clave que permite
Se realizan las comprobaciones, como paso previo a la emisión de la
Integración de albaranes con EDI (DELIVERY NOTES) factura, permite realizar ajustes sobre ésta en caso de que se
verificar que efectivamente la mercancía recibida coincide con la
hubiesen producido diferencias con respecto a la orden inicial.
Aplicaciones orden de compra.
El volumen de facturas que gestionan los departamentos
responsables de pagar las a cuentas requiere de medidas que permita
optimizar las operaciones asociadas a su revisión, validación, registro
y pago al proveedor.
La automatización de los procesos de facturación resulta un elemento
Integración de facturas con EDI (INVOICE) estratégico que puede llegar a suponer un ahorro de hasta un 90%
respecto a la gestión de estos documentos de forma manual. Los emisores de facturas dedican costosos recursos a la realización
de actividades críticas como son la facturación periódica a clientes
que implican además la impresión, ensobrado, franqueo y envío. Así
como, la realización de controles periódicos para verificar la recepción
y el estado de la factura en el departamento de cuentas a pagar.