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Instituto Politcnico Nacional

Escuela Superior de Comercio y Administracin


Unidad Santo Toms
Licenciatura en Relaciones Comerciales

Unidad 1 y 2

Materia: Compras
Integrantes:
Armas Cortes Jorge Armando
Camacho Mercado Luis Fernando
Garca Valencia Eliel
Guerra Bentez Tania
Hernndez Balderas Alfredo
Suarez Ortiz Mauricio
Profesora: Silva Oribe Gloria Olimpia
4RM4 01 de Octubre del 2015

ndice
Introduccin...............................................................................................................3
1.1 Concepto y Objetivo de compras........................................................................3
Concepto................................................................................................................3
Objetivo General....................................................................................................3
Objetivos especficos.............................................................................................3
1.1.1 Caractersticas del rea de compras...............................................................3
1.1.2 Objetivos del rea............................................................................................4
1.1.3 Organigrama(s)................................................................................................4
1.1.4 Funciones.........................................................................................................4
1.1.5 Descripcin y anlisis del puesto:...................................................................4
1.2 Relacin del rea de Compras con otros departamentos de la organizacin....5
1.2.1 ingeniera y administracin...............................................................................5
1.2.2 Ventas y Distribucin........................................................................................5
1.2.3 Inventarios y Almacn.......................................................................................6
1.2.4 Finanzas...........................................................................................................6
1.2.5 Contabilidad......................................................................................................7
1.2.6 Mercadotecnia..................................................................................................7
1.3 Estructura organizacional de las compras..........................................................8
1.3.1 Centralizadas....................................................................................................8
1.3.2 Descentralizadas..............................................................................................9
1.3.3 Mixtas................................................................................................................9
Conclusin...............................................................................................................10
2.1 Planeacin Del rea De Compras.....................................................................11
2.1.1 Deteccin de Necesidades por rea de la Empresa......................................11
2.1.2 Cronograma de Actividades............................................................................11
2.1.3 Determinacin del Presupuesto.....................................................................12
2.3.1 Objetivo e importancia....................................................................................13
2.3.2 Polticas y procedimientos..............................................................................14
2.3.3 Funciones.......................................................................................................14
2.3.4 Organigrama...................................................................................................15
2.3.5 Diagramas de flujo general de la empresa.....................................................16
1

Conclusin...............................................................................................................18
Fuentes Consultadas...............................................................................................19

Introduccin
El presente documento tiene como finalidad mostrar a lector en su primer parte los
conceptos bsicos acerca de las compras, su interaccin con los dems
departamentos de un ente econmico, su estructura organizacional as como los
tipos de clasificacin de compras que hay. Todo esto para que pueda comprender
con mayor facilidad las unidades posteriores.
En la segunda parte se muestra el proceso y los procedimientos en la planeacin
en el rea de compras, destacando la importancia de prever y planear las
compras que se realizan en una empresa con la finalidad de dar mayores
beneficios a esta.
La informacin siguiente es una recopilacin de diferentes fuentes escritas
consultadas en la investigacin, esto con la finalidad de que el lector desarrolle un
criterio propio y crtico acerca de las compras y tenga una perspectiva ms clara
de cmo se desarrollan.

1.1 Concepto y Objetivo de compras


Concepto
Actividad y rea que se propone suministrar en las mejores condiciones posibles,
a cada uno de los sectores de una empresa, de materiales (materias primas,
materiales, productos semielaborados, productos terminados, bienes y servicios)
para lograr los objetivos propuestos por la misma administracin de manera
oportuna.

Objetivo General
Satisfacer una necesidad especfica relacionada a las operaciones internas o de
produccin de una empresa mediante la adquisicin de materiales al mejor costo,
con la mejor calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y
servicios post venta.

Objetivos especficos
Usar los recursos econmicos asignados de manera rentable.
Mantener la posicin competitiva de la empresa negociando beneficios
adicionales con los proveedores.
Asegurar la llegada de los materiales requeridos en los tiempos establecidos.

1.1.1 Caractersticas del rea de compras


Objetiva (objetivos de compras congruentes con los de la organizacin)
Funcional (Trabajo coordinado)
3

Organizacin (tipo de organizacin de compras que ms se adapte a las


necesidades).

1.1.2 Objetivos del rea


Adquirir (los bienes adecuados)
Funcin econmica (usar recursos con los mejores resultados).
Negociar (Ahorro en costos)
Aportar (Productividad, comercializacin o servicios).

1.1.3 Organigrama(s)
Estructuras organizacionales
Centralizada (Responsabilidad y decisiones tomadas por un solo representante).
Descentralizada (Divisin de decisiones y funciones).
Mixta (Ciertas funciones centralizadas y otras repartidas).
Lineal (Estructura vertical, de arriba hacia abajo).
Funciones (Especializacin en un tipo de funcin o compra).
Staff especializado (Especializados en varias reas).

1.1.4 Funciones
Se compone de una secuencia lgica de funciones:
1. Adquisiciones (Considerando Precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega,
condiciones de pago, y servicios post venta).
2. Guarda y almacenaje (Recepcin, revisin de dimensiones, peso y medidas,
clasificacin e inventarios).
3. Proveer a produccin (Tipo o clase de material, cantidad, revisin de peso y
medidas).

1.1.5 Descripcin y anlisis del puesto:


Alto grado de tica (Honradez, integridad, Responsabilidad).
Actuar con conductas libre de toda sospecha negativa.
Conocimiento en compras nacionales e internacionales.
Los LRC. Son los especialistas que deben ocupar dicho puesto.
4

1.2 Relacin del rea de Compras


departamentos de la organizacin

con

otros

El rea de las compras se puede considerar como la fuerza motriz de la empresa,


debido a que es la que inicia el proceso de operacin al adquirir los productos
indispensables para poder desarrollar la actividad de comercializacin o prestar el
servicio a los usuarios en forma normal. No obstante, se debe reconocer que
existen otras reas o dependencias con las cuales el departamento de compras
debe mantener un contacto permanente y unas excelentes relaciones, para que
exista una verdadera armona y se cumpla en forma eficiente y oportuna el
proceso de la comercializacin.

1.2.1 ingeniera y administracin


Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de
producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin
del producto.
Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin
importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y
otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin,
dimensiones etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de
diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son;
Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.

1.2.2 Ventas y Distribucin


El presupuesto de Ventas de una empresa es el estimado de lo que se va a
vender en un perodo determinado.
Una empresa comercial tendr detallado lo que piensa vender de los productos
terminados que comercializa, y por tanto debe pedirlos a sus proveedores.
Una empresa industrial debe fabricar los productos que va a vender, por tanto
deber tener un plan de compras de materias primas (MP), materiales de
empaque, ingredientes y otros, necesarios para fabricar productos terminados que
sern llevados a comercializar.
5

Una de las actividades muy importantes dentro de logstica del abastecimiento es


la distribucin.
Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe
tener un producto, segn la naturaleza del mismo.
Si la empresa tiene su propia flota para el transporte del producto, se debe contar
con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean
terminados o MP y el resto de materiales.
Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del
Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idnea para el
manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se
puede daar por su mal manejo o podra ocasionarse daos a terceros lo que
dara lugar a demandas para la empresa compradora.
Si se daa el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento para poder
producir o vender y el mercado quedara sin la presencia del producto y las ventas
no se alcanzaran y lo peor sera que la competencia de apodere de nuestros
consumidores.

1.2.3 Inventarios y Almacn


Son los encargados de recuperar, a travs de las ventas, el capital que la
empresa invierte en inventarios de mercanca por intermedio del departamento de
compras. La relacin debe ser permanente para conocer la demanda de los
productos, las necesidades de los clientes, los problemas de exhibiciones, la
calidad y la frecuencia de entrega de los proveedores, el manejo de inventarios, la
marcacin de precios y el tratamiento del producto en el punto de venta.
En la misma forma, los almacenes o tiendas deben recopilar toda la informacin
que se puede obtener en estos puntos de venta y compartirla con el personal de
compras con el fin de que ste la tenga en cuenta para orientar los negocios con
los proveedores y se puedan tomar decisiones que conduzcan a optimizar los
espacios y lograr una mejor rotacin del capital invertido.

1.2.4 Finanzas
Debe existir comunicacin y actualizacin permanentemente para informar nuevas
condiciones de plazo obtenidas, negociaciones especiales que requieren un pago
anticipado o forma de cancelacin especial, aprobacin de nuevas listas de
precios, situaciones financieras y todos aquellos eventos que tengan algn efecto
sobre aspectos contables de la compaa. La comunicacin con el rea financiera
6

le permitir a la empresa aprovechar negocios de oportunidad y obtener


descuentos por pronto pago que contribuirn a mejorar las utilidades de su
compaa y favorecer su imagen y posicin dentro de la preferencia de los
proveedores.

1.2.5 Contabilidad
El departamento de Contabilidad complementa la funcin del rea de Finanzas
estando al tanto del registro de movimientos comerciales, pago a proveedores, as
como de la cobranza. Es tambin un rea que influye en la negociacin con
proveedores pues interviene en la estandarizacin de procesos comerciales y
establecimiento de condiciones comerciales. Este departamento se encarga del
papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados,
facturar y registra las operaciones financieras.

1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial que
ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de Compras en la
medida en que se involucra en las decisiones de qu proveedores elegir de
acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado. Tambin interviene en la
forma en cmo se deben llevar las relaciones pblicas con los proveedores y en la
construccin de programas de desarrollo de los mismos.

1.3 Estructura organizacional de las compras


Hablamos de estructura organizacional de las compras cuando nos referimos a las
relaciones interdependientes de las distintas partes que la conforman como si
fueran un todo, un sistema. En la estructura organizacional se muestran no slo la
relacin entre funciones y actividades sino
7 tambin la divisin entre los distintos

elementos que la conforman. Para determinar la estructura organizacional del rea


de Compras es necesario que tengas en cuentas los siguientes elementos:

Especializacin de actividades.
Estandarizacin de normas e instrucciones.
Coordinacin entre las reas de la empresa.
Tamao de la empresa.

De acuerdo a lo anterior y para lograr una adecuada organizacin del


departamento de compras, entonces tendrs que considerar los siguientes
aspectos:
1. Determinar el propsito y objetivos del departamento de compras, procurando
congruencia con los de la empresa.
2. Alinear a los departamentos que intervienen para que la estrategia de compras
se logre y trabajar de forma coordinada.
3. Determinar el tipo de estructura de compras con la cual se va a operar. Para
efectos de esta unidad de aprendizaje, te mencionaremos a continuacin tres
formas como se puede definir la manera de operar del rea de compras.

1.3.1 Centralizadas
Cuando la decisin es concentrar la toma de decisiones y ejercicio de la autoridad
en un solo departamento, el rea de compras ha de organizarse de manera
centralizada, lo cual implica que la seleccin de proveedores y todas las funciones
operativas de compras se coordinen desde las oficinas centrales para todas las
filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las compras se hacen de
manera conjunta para todas las reas, al igual que las decisiones sobre
adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate, se tomarn de
manera centralizada. Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre
el volumen de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se
pueden conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al
mismo tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor
eficiencia en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms
especializado. Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja
de que los requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas
pudieran soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se
solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para
corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede
generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal.

1.3.2 Descentralizadas
Las compras descentralizadas se caracterizan por hacer a cada departamento,
filial o unidad de negocio responsable de las compras de su propia rea. Tienen la
ventaja de que pueden atender de forma ms rpida las emergencias y entrenar
mejor a un personal ms especializado que seguramente actuar con ms pericia,
lo cual tambin implica mayor responsabilidad y autoridad respecto a los
problemas, pero tambin ms flexibilidad para actuar. Las centrales para todas las
filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las compras se hacen de
manera conjunta para todas las reas, al igual que las decisiones sobre
adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate, se tomarn de
manera centralizada. Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre
el volumen de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se
pueden conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al
mismo tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor
eficiencia en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms
especializado. Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja
de que los requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas
pudieran soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se
solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para
corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede
generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal.

1.3.3 Mixtas
El sistema de compras mixto implica una combinacin de los dos sistemas
anteriores y es utilizando por lo general en empresas de gran tamao. La idea de
operar con un sistema mixto es para conseguir mayores descuentos por volumen,
estandarizacin en la calidad de los componentes y materias primas, as como
conseguir mejores condiciones de pago y relaciones de largo plazo con
proveedores. Generalmente, en un sistema mixto se centralizan las compras que
intervienen directamente en la produccin de artculos terminados y se
descentralizan aquellas cuya materia prima sea perecedera, o bien la compra local
favorezca los costos evitando incurrir en gastos de transportacin y permite tener
mayor rapidez de respuesta de los proveedores locales.

Conclusin
A lo largo de toda la primera unidad, hemos estudiado la estructura organizacional
a grandes rasgos (teniendo en cuenta que la estructura de cada empresa es
distinta) de los departamentos que estarn a cargo de las compras; cada
compaa llevar las compras de acuerdo a las necesidades de stas y en cada
situacin se pueden encargar uno o ms departamentos en realizar las
adquisiciones pertinentes.
Entendemos ahora la parte trascendental de las compras, ser el eje que proveer
de los materiales requeridos a cada escalafn de la empresa para poder llevar a
cabo las determinadas tareas. Esto teniendo en cuenta la optimizacin de
recursos financieros.
El departamento de compras debe estar comunicado constantemente con muchas
reas de la empresa, ya sea ventas para calcular las materias primas que se han
de adquirir y correr el riesgo de un inventario rezagado, las finanzas para
autorizar pagos, o con distribucin ya sea para adquirir flotas de envo o comprar
propias, todas estas por citar algunos ejemplos.
Pensemos en la empresa como una maquina compleja llena de engranes, que
llevar un proceso estructurado y bien coordinado para poder desarrollar un
movimiento.

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2.1 Planeacin Del rea De Compras


Un programa integral de planificacin y control de utilidades, incluye la
planificacin y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan
en la fabricacin de los artculos terminados. Esta fase de la actividad productiva
entraa un problema de coordinacin ya que ha de planificarse y controlarse:
1) las necesidades de materiales y partes componentes para la produccin,
2) los niveles del inventario de materias primas y partes,
3) las compras de materias primas y partes. Cuando se especifican en el plan de
produccin las cantidades requeridas de cada producto que habr de fabricarse, el
siguiente paso en la planificacin del programa de manufactura implica la
consideracin de las distintas necesidades y costos de la produccin

2.1.1 Deteccin de Necesidades por rea de la


Empresa
Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para
cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la
planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una
estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega,
calidad, etc.
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qu se va a
necesitar durante el prximo perodo. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan ao a ao. Por ejemplo, las necesidades de papel,
artculos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantencin de
vehculos, etc. se mantendrn relativamente constantes perodo tras perodo.

2.1.2 Cronograma de Actividades


Con la informacin recogida y sistematizada en la etapa de deteccin de
necesidades se deber definir el mecanismo que se utilizar para adquirir los
bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn los bienes y
servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisin en las
fechas que se requerirn. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos
que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratacin.

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1. Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los


boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones
para tramitar su gestin.
2. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.
3. Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
4. Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas
personales de la empresa que suministrar el producto.
5. Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y
especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
6. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un
acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes
(contrato de compraventa o pedido en firme).
7. Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La
empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.

2.1.3 Determinacin del Presupuesto


Una cuidadosa planificacin de las compras, puede resultar en importantes
ahorros de costos en muchas empresas. Si se especifican estimaciones realistas
de las necesidades de materiales y partes en el presupuesto de estos insumos,
por subperiodo, el gerente de compras puede planificar con efectividad las
actividades de compras. Al gerente de compras debe asignrsele la
responsabilidad directa de preparar un plan detallado de compras.
El presupuesto de compras especifica:
1. Las cantidades de cada tipo de material y partes que habrn de comprarse,
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2. Las fechas aproximadas de tales compras.


3. El costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad
comprada y en total). Vemos, pues, que el presupuesto de compras difiere
del presupuesto de materiales y partes en dos aspectos fundamentales:
En primer lugar, estos presupuestos por lo general especifican cantidades
diferentes de cada tipo de material o partes; esta diferencia en cantidades
resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales y partes.
En segundo lugar, el presupuesto de materiales y partes especifica
nicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica
tanto cantidades como importes. El presupuesto de compras ms bien se
orienta directamente a las fechas de la recepcin fsica de los materiales y
partes ordenados, que a las fechas de los pedidos o de utilizacin del
material. El gerente de compras debe ordenar los materiales y las partes en
forma tal, que las fechas de entrega correspondan a los niveles del
inventario de materiales y partes y a las necesidades de consumo en el
proceso de produccin.
Para desarrollar el presupuesto de compras, el gerente de compras es
responsable de la siguiente:
1. Apegarse a las polticas de la administracin en lo tocante a los niveles del
inventario de materiales y partes.
2. Determinar el nmero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los
distintos tipos de materiales y partes. .
3. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a
comprarse.

2.3.1 Objetivo e importancia


El objetivo del manual de compras es proporcionar a los dueos de la empresa y a
los miembros que laboran en ella informacin sobre la materia prima en existencia,
los pasos que se deben llevar a cabo en el momento que entra y sale la mercanca
del almacn, los periodos en los que se requiere comprar e identificar los
materiales que no tienen suficiente rotacin o los que son ms solicitados, lo cual
reducir las perdidas, tiempo y rezagos de la materia prima
O dicho de una manera muy general; informar, instruir, orientar, y capacitar de
forma sencilla al personal del rea de compras respecto de las funciones, polticas
y procedimientos que debern aplicarse en todas las adquisiciones que realice la
empresa y as alcanzar los objetivos de la misma.

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2.3.2 Polticas y procedimientos


Tener definida una poltica adecuada es esencial para el buen funcionamiento de
las organizaciones, ya sea tanto porque alinea y marca las reglas del juego para
todos sus directivos y empleados, como porque es un documento exigido al
implantar numerosas normas como la ISO9001 (Calidad), la ISO14001 (Medio
ambiente) y OHSAS18001 (Seguridad y salud)
Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el presupuesto
aprobado de la institucin.
Los bienes y servicios a comprar, que no estn incluidos en el presupuesto,
debern cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las
diferentes agencias
Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previo anlisis de
la administracin con la aprobacin de la Direccin Ejecutiva.
La administracin ser responsable de determinar los renglones de material
gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.
El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones dependiendo del tipo de
compra y de los lmites discrecionales establecidos para la adquisicin de los
bienes y servicios a adquirir. El Procedimiento de Compras incluye:

Solicitud de Compras
Cotizacin
Orden de Compra
Registro de la Compra

2.3.3 Funciones
El manual de compras, es uno de los manuales ms importantes dentro de la
organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos
inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgnica de la
misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y
funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma.
El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa,
pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:

Respuesta a un Estmulo o Razn de Compra


Elemento Econmico o costo
Aprobacin Social y la conveniencia de compra
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Requisicin de almacn de la empresa

2.3.4 Organigrama
El organigrama cumple una doble finalidad:

Desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la


organizacin y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel
global, sus caractersticas generales.
Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve,
con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades
esenciales de la organizacin representada.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer


como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los
siguientes requisitos:

Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de


jerarqua, y la relacin entre ellos.
Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener nicamente los elementos indispensables

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2.3.5 Diagramas de flujo general de la empresa


Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir, viene a ser la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los
diagramas de flujo, las siguientes:

Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con


lo que facilitaran su incorporacin a la organizacin e incluso, su
colaboracin en la bsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor
facilidad la identificacin de forma clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se site dentro del proceso, lo
que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y
proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que
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se mejora considerablemente la comunicacin entre los departamentos y


personas de la organizacin.
Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo
que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la
empresa.
Lo ms reseable es que realmente se consigue que todas las personas
que estn participando en el proceso lo entendern de la misma manera,
con lo que ser ms fcil lograr motivarlas a conseguir procesos ms
econmicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los
cliente-proveedor del proceso.

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Conclusin
Al igual que cualquier actividad en las empresas u organizaciones, las compras no
se realizan de manera desarticulada y aleatoria, las compras han de llevar una
estructura y comenzarn con la deteccin de necesidades en cada sector de la
empresa. Las compras deben ser bien pensadas para evitar gastos innecesarios
que representen grandes prdidas a la empresa
Las compras han de llevar una calendarizacin de lo que habr de adquirirse
teniendo un anlisis preventorio a futuro para no tener prdida y tener una
constante calidad de productos adquiridos que ayudarn a optimizar cualquier tipo
de recurso con los que se cuenta.
Ha de tomarse en cuenta los recursos econmicos con los que se cuentan y
adaptarse lo mejor posible al presupuesto, los procedimientos de compra aqu se
vuelven trascendentales para llevar una misma lnea de adquisicin.
Una planeacin ptima ser el mejor cimiento que se tendr para trabajar con una
base slida en las siguientes etapas como la ejecucin de actividades especficas
de cada rea, la organizacin de cada sector y el control para poder llegar a los
objetivos que se hayan puesto en la mira desde el primer momento.

Fuentes Consultadas
Cruz Mancinas, Leonel, Compras un enfoque
18 estratgico. Mc Graw Hill 2007

Del Ro, Gonzlez Cristbal. Adquisiciones y abastecimientos. Ed. Cengage


Learning. Mxico 2010, 5ta. Edicin.
Klein, Miguel Jorge, La Funcin de compras. Ed. Macchi 1994
Leenders, Michiel. Administracin y compras de materiales. Ed. Patria Cultural.
11. Edicin. Mxico 2005.
Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratgico. Ed. Mc Graw Hill,
Mxico 2007, 1ra. Edicin.
Montoya Palacio Alberto. Conceptos modernos de administracin de compras,
Grupo Editorial Norma 2da edicin. Bogot. 2002. Pag. 120-121-122

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