DEFINICIÓN DE REINGENIERÍA
La reingeniería consiste en crear secuencias y procesos para instaurar, establecer
y regular nuevas formas de gestionar los procesos administrativos de una empresa. El
objetivo de la reingeniería es cambiar la concepción de los negocios mediante el
análisis y el rediseño radical de la economía. Este proceso se centra en modificar (y
mejorar) costos, calidad, servicio y rapidez. De esta manera se logrará aumentar la
eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad.
ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA REINGENIERÍA
La reingeniería de procesos surgió en los años 80 en Norteamérica de la mano de
los consultores Michael Hammer y James Champy. Ambos crearon y expusieron este
método en el libro Reingeniería: la revisión fundamental y el rediseño radical de
procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas
de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Hammer y Champy,
implementaron este sistema al descubrir las necesidades que se planteaban en las
empresas y los retos que tenían que empezar a cumplir para adaptarse a las nuevas
necesidades.
La forma en que las organizaciones funcionan en la actualidad viene dada por la
evolución de los enfoques gerenciales y los cambios constantes en el mercado, el
incremento de la demanda y la competencia.
Se puede decir que comenzó Taylor (Padre de la Ingeniería Industrial) con su
propuesta de la especialización del trabajo, lo cual dio resultados excelentes para ese
momento, incrementando la productividad al dividir el trabajo en áreas
funcionales.Sin embargo este enfoque de control y especialización del trabajo se ha
vuelto obsoleto ya que los mercados crecen y se tornan cada vez más competitivos,
con clientes más exigentes; además las tendencias geopolíticas, sociales, económicas,
culturales y tecnológicas cambian con tanta rapidez que obligan a cambiar los
paradigmas y a pensar en nuevos enfoques para responder a los cambios.
La Reingeniería es uno de los fenómenos gerenciales de mayor impacto en las
tres últimas décadas; debido a su rápida y avasallante expansión continúa provocando
cambios de grandes dimensiones en muchas organizaciones. Se origina
principalmente por la transformación del mercado, el cual se torna más competitivo,
con avances Tecnológicos y clientes mucho más exigentes, esto obligó a las empresas
a revisar sus conceptos; no se podía enfrentar este nuevo escenario con las
herramientas o prácticas tradicionales, como consecuencia, buscaron cambios
radicales, los cuales dieron nacimiento a lo que hoy conocemos como reingeniería.
Michael Hammer y James Champy son los creadores y principales expositores
del enfoque de reingeniería, por el correspondiente movimiento que comienza en los
años 80, ellos permitieron la divulgación masiva y rápida del rediseño. Definen la
reingeniería como: “la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos
de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en
costos, calidad, servicio y rapidez”. Hammer es presidente de Hammer & Company,
firma de educación administrativa y consultoría.
En apenas diez años la reingeniería completó casi todas las etapas por las que
pasan los enfoques. En la década de los años ochenta se dio la primera fase, cuando
varias empresas dieron un vuelco radical en sus negocios por medio del rediseño de
sus procesos, de la fase emergente pasó rápidamente a la fase de alto impacto y
propagación del enfoque en el mundo empresarial.
Esta segunda fase se inicia en 1993, al publicarse los casos de las empresas que
habían rediseñado con éxito sus procesos y la forma en que lo habían logrado. A
partir de 1995 se inicia la cuarta fase: la fuerte crítica a la reingeniería: consultores,
investigadores universitarios y ejecutivos empezaron a acumular experiencias que
mostraban algunas limitaciones de la versión original de este enfoque y detectaron los
factores que atentaban contra su éxito.
El ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya
no pueden ir al paso las iniciativas capaces de alcanzar mejoras increméntales en
rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del cambio en el mundo
que nos rodea es lograr avances decisivos y discontinuos como la reingeniería.
OBJETIVOS DE LA REINGENIERÍA
La Reingeniería persigue definir criterios de simplificación y optimización que
permiten alcanzar las metas del cambio:
Racionalizar las operaciones
Reducir los costos
Mejorar la calidad
Aumentar los ingresos
Mejorar la orientación hacia los clientes.
CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA REINGENIERIA
Según Hammer y Champy existen tres tipos de empresas donde puede aplicarse
la Reingeniería de tres maneras distintas y alcanzar éxito, siempre y cuando estas se
atrevan a afrontar el reto. En primer lugar están aquellas empresas que se encuentran
en graves dificultades, es decir, no tienen mas remedio. Por ejemplo: si en este tipo de
empresas los costos se encuentran sumamente elevados, si el servicio a los clientes es
sumamente defectuoso y esto viven quejándose, si la competencia se encuentra un
500% mas arriba que dicha empresa definitivamente son requeridas mejoras
inmensas, vale decir Reingeniería.
En segundo lugar están las compañías que todavía no se encuentran con ningún
problema de importancia, pero tienen la capacidad de avisarlos. En dichas compañías,
los resultados financieros podrían ser satisfactorios, pero pueden ser detectadas
calamidades como las siguientes: competidores, requisitos cambiantes de la clientela,
cambios económicos drásticos, etc. Para que este tipo de compañías siga por el buen
camino por el que están.
Se debe aplicar:
Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la
competencia.
Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado.
Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo nueva
tecnología.
Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.
Cuando hay que responder a una competencia agresiva.
Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para
mantener el liderazgo.
IMPORTANCIA DE LA REINGENIERÍA
El ritmo de vida en el mundo de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya
no se puede ir a paso lento en las iniciativas capaces de alcanzar mejoras
incrementales en rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del
cambio es lograr avances decisivos.
Muchas veces se culpa a los empleados, a los encargados de área o a la
maquinaria cuando las cosas no marchan bien; cuando en realidad la culpa no es de
ellos sino de la forma en que se trabaja. También es importante mencionar no es que
el proceso sea malo, sino que no es adecuado para la actualidad debido a que el
proceso fue diseñado para otras condiciones de mercado que se daban en el pasado.
Las tres fuerzas que están provocando estos cambios y que no son nuevas
(aunque si son muy distintas hoy en día) son Los Consumidores, La competencia y el
cambio.
Reingeniería significa cambio radical. La tendencia de las organizaciones es
evitar el cambio radical, la mejora continua esta más de acuerdo con la manera como
las organizaciones se entienden naturalmente con el cambio.
La mejora continua hace hincapié en cambios pequeños, increméntales, pero se
debe notar que el objeto es mejorar lo que una organización ya está haciendo. Así, la
situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos para a partir de ahí,
trabajar con los conceptos de mejora continua.
METODOLOGÍA DE LA REINGENIERÍA
La reingeniería de procesos es una perspectiva radical al traducirse en cambios
dramáticos y mejoras espectaculares. Debe ser aplicada en un marco flexible que
asegure la transición entre el entorno actual y la situación futura. Esta flexibilidad
debe hacer posible que la metodología se ajuste a las características de cada
organización.
Por esta razón, se presentará un enfoque metodológico determinado que capte la
secuencia de actuaciones más habituales, considerando que los métodos no son fines
en sí mismos, sino herramientas para alcanzar un objetivo que, en este caso no es otro
que orientar la organización y sus actividades hacia sus clientes, persiguiendo la
máxima eficacia y la mayor eficiencia.
El rediseño de los procesos está basado en las metas estratégicas, siendo la
planificación estratégica la referencia obligada de la reingeniería de procesos.
El planeamiento estratégico provee un conjunto de metas y requerimientos que
han de expresarse en términos de las necesidades de los clientes. El plan estratégico
debe definir lo que la empresa quiere ser, donde ha de estar situada en el futuro, así
como a quienes presta sus servicios, qué necesidades debe satisfacer y cuáles habrán
de ser los valores y creencias a incorporar. La estrategia la define la alta dirección,
que se comprometerá activamente con ella, impulsándola permanentemente.
Las políticas a desarrollar por la organización deberán ser consistentes con el
plan estratégico. Y han de contar con una definición de los objetivos a alcanzar y de
los medios necesarios para su ejecución.
Hecha esta consideración, podemos pasar a exponer las fases esenciales de la
metodología de la reingeniería de procesos, si bien teniendo en cuenta que no existe
un plan universalmente aceptado. Éste dependerá de la realidad de la organización, su
relación con el medio, el estado de sus procesos. Y, lógicamente, del plan estratégico
con que se cuente.
No obstante, sí pueden referirse ciertos atributos comunes a los métodos que
usualmente son aplicados en los proyectos de reingeniería:
Se lleva a cabo una definición del proyecto antes de comenzar su
realización.
Se incluye una fase de rediseño en la que se desarrolla la “nueva idea”.
Las actuaciones se completan con un análisis coste/beneficio.
Las fases de planificación y de implementación de la solución están
separadas.
Se miden los cambios operados en los resultados del proceso.
CASO PRÁCTICO DE REINGENIERIA
Empresa de venta de tarjetas para fechas conmemorativas
En una empresa que ofrece productos como tarjetas de Navidad, cumpleaños,
fechas conmemorativas, etc., es esencial renovar las existencias y cambiar el diseño
de las tarjetas constantemente.
En promedio, se necesitan tres meses para que lleguen nuevos artículos a las
tiendas. A través de estudios de mercado, se puede ver que el ideal sería contar con
nuevos productos cada mes.
A primera vista, es fácil decir que el retraso estaba en la etapa de producción. Al
analizar y mapear el proceso, se ha encontrado que la etapa de creación era lo que
demoraba más tiempo.
A menudo, el concepto se le da al equipo creativo y varios empleados comienzan
a realizar la misma tarea (acciones duplicadas), o una idea lleva días para poder salir
del papel. Con esta información, podemos rediseñar por completo el proceso
mediante la definición de un equipo de concepto y creación de funciones cruzadas,
con resultados increíbles en velocidad, coste y eficacia.
Este es un ejemplo de reingeniería de procesos de negocio que muestra la
importancia de estudiar el proceso y luego modificarlo.
