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Informe Administración Documental
Informe Administración Documental
Curso virtual
Ficha: 2316350
Año 2021
Introducción
Objetivos
Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas
para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y
distribución o embalaje.
Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas
recibidas
Apertura:
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se
ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD
(sistema de gestión documental de la empresa).
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario , Dependencia y si
lleva copia a otra dependencia
Asunto
Distribución o reparto:
Memorandos:
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo,
a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones
internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Procedimiento:
Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que
la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica
en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento
señalando datos como el (nombre y código de la dependencia remitente,
número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.