2.

CICLO CONTABLE
Tomado del libro de contabilidad general
Incluye CD Sistema contable Novasoft

[...] El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de
la información. (Art. 46, D. 2649/93).

El Ciclo Contable muestra todo el proceso del sistema de información y consiste

fundamentalmente en los siguientes aspectos:

• Recolección de los documentos soportes externos e internos,

• Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones,
• Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad,
• Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal,
• Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto para la contabilidad
manual o sistematizada.

Gráfica No. 3: Ciclo contable soportes y libros

1. Soportes externos 1. Soportes internos

2. Codificación de soportes internos

3. Comprobante de Contabilidad

4. Libro Diario 4. Libros Auxiliares

4. Libro Mayor y Balances 4. Control de existencias

5. Balance de comprobación

En la contabilidad sistematizada el comprobante de contabilidad lo elabora el

mismo programa de contabilidad.

Operaciones, Soportes y Verificaciones

Operaciones Soportes de contabilidad Verificación
Aportes sociales Recibos de caja Arqueos de caja
Cuenta bancaria Nota de contabilidad Conciliación Bancaria
Consignaciones
Notas bancarias
Caja menor Comprobante de pago Arqueo de caja menor
Reembolsos
Compra de activos Nota de contabilidad
Baja de activos
Liquidación activos Nota de contabilidad Cédulas Liquidación
Compra mercancía Facturas de compras Inventario físico
Notas de contabilidad
Comprobantes de pago
Devolución compras Notas de contabilidad
Venta mercancía Recibo de caja Inventario físico
Factura de ventas
 Notas de contabilidad
Devolución ventas Notas de contabilidad
Cobro cartera Recibo de caja Circularización cartera
Provisión cartera Notas de contabilidad Cédula de cartera
Gastos administrativos Nota de contabilidad Causación gasto
Comprobante de pago
Gastos de venta Comprobante de pago
Gastos anticipados Comprobante de pago Amortización
Liquidación gastos Nota de contabilidad
Pago a empleados Nomina de empleados Contratos de trabajo
Comprobante de pago
Pago retenciones Comprobante de pago Certificados Paz y Salvo
nómina de empleados
Liquidación empleados Notas de contabilidad
Comprobante de pago
Pago de impuestos Declaración IVA Normas tributarias
Declaración ICA
Declaración renta
Comprobante de pago
Otros ingresos Recibo de caja
Préstamos Pagarés, Letras Tabla de amortización
Recibo de caja
Comprobante de pago
Intereses Notas de contabilidad Causación intereses
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Soportes internos y externos: la contabilidad esta compuesta por una serie de

soportes que emiten los particulares en las relaciones comerciales y los internos y
externos con los cuales la empresa legaliza las operaciones.

Codificación: consiste en tomar cada documento soporte, analizar la operación y definir

un código de cuenta de acuerdo al plan único de cuentas.

Comprobante de contabilidad: comprende el resumen de todos los documentos

soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos:

• El primer paso consiste en recolectar todos los documentos soportes para ordenarlos
por grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente
económico para un período contable.
• Luego, mediante el análisis de las operaciones contenidas en cada soporte se le da
un código, tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción, que
servirán para acumular en el Comprobante de Contabilidad toda la información de
igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan único de cuentas y
segundo aplicar la regla de oro de la contabilidad.
• El tercer paso, requiere hacer el resumen de todos los soportes que contienen
operaciones comunes, en el Comprobante de Contabilidad en forma detallada cada
cuenta que fue afectada del activo, pasivos, gastos e ingresos y las subcuentas, en
un período contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los
requerimientos que exija la empresa.
• El cuarto paso consiste, en el registro del Comprobante de Contabilidad con todos sus
soportes en cada uno de los libros auxiliares el cual incluye la cuenta control. Luego el
mismo comprobante de contabilidad se lleva al libro Diario cuyos registros se
acumulan diaria o mensualmente hasta llegar hacer el traspaso de éste al libro Mayor
para establecer el balance de comprobación o prueba del período.
• El quinto paso es la obtención del balance de prueba o de comprobación, tomando
tanto los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control o de los libros
auxiliares (derecha del gráfico inicial), como del libro Mayor (Los saldos de las cuentas
Reales y Nominales). El balance se plantea en la hoja de trabajo, para su posterior
análisis de cuentas y razones y omisiones para determinar los ajustes contables y
luego el cierre contable que se detallará más adelante.
• En el sexto paso se procede a la validación de la información contable del balance de
comprobación de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y
su correspondiente racionalización de operaciones y registros para darle confiabilidad
a la información.
• El séptimo paso detecta los errores u omisiones que se hayan podido cometer en
forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes de reconocimiento de
gastos e ingresos, así mismo se procede a calcular las depreciaciones y
amortizaciones. El resultado de éste proceso es el balance ajustado.
• En el octavo paso se hace el cierre de las cuentas operacionales tanto de ingresos
como de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas
nominales de saldo débito se cierran al crédito y las cuentas de saldo crédito se
cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la utilidad del
ejercicio que va directamente al patrimonio de los asociados.

El sistema de contabilidad elabora las depreciaciones en forma automática con el

respectivo comprobante; los demás ajustes de corrección o errores se ingresan
como operaciones del período a la computadora.

Gráfica No. 4: Ciclo contable: hoja de trabajo

5. Balance de Comprobación

6. Hoja de trabajo del Balance y Estado de

resultados

7. Notas de Contabilidad Ajustes 8. Notas de Contabilidad de

contables Cierre

9. Comprobante de Contabilidad

10. Libros principales 10. Libros auxiliares y de

Control

11. Balance General y Estado de Resultados

12. Libro de Inventarios

• El noveno paso en el sistema manual, tanto los registros de ajustes contables como
los de cierre del ejercicio se llevan en notas de contabilidad débito o crédito y éstas
a su vez se resumen en el Comprobante de Contabilidad. En la contabilidad
sistematizada existe un proceso de cierre de operaciones mensual o anual que
facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado. Otros
paquetes más sofisticados no requieren de cierres mensuales (NOVASOFT), pues
permiten en cualquier momento hacer registros en cualquier mes y en forma
inmediata actualizar la información y edita balances de comprobación y generales
mediante un proceso temporal cuya diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la
cuenta de utilidad o pérdida.
• En el décimo paso, el ciclo contable repite el proceso con el comprobante de
contabilidad de ajustes contables y cierre del período con los respectivos registros
de libros auxiliares y principales para dejar la huella o historia de las operaciones de
ajustes y cierre del período contable.
• En el once paso con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros,
culmina la elaboración del Balance General y el Estado de Resultados tomados del
libro Mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento del cierre
contable y que se constituyen en la base para elaborar los demás estados financieros
básicos, como son Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la
situación financiera, Estado de flujos de efectivo y los Estados financieros
consolidados siempre y cuando se tengan inversiones en subordinadas, los cuales
requieren la elaboración de hojas de trabajo especiales, sin embargo los paquetes
sofisticados traen los procedimientos necesarios para este objetivo.
• Por último se registra el libro de inventarios con detalla de todos los bienes,
derechos que posea y las obligaciones con tercero debidamente sustentados en
documentos a cargo del ente económico el cual se expone más adelante al igual
que otros procedimientos particulares.

Pretender eludir el proceso del ciclo contable es correr el riesgo de cometer errores y
que la contabilidad sea tachada de inconsistente por carencia de documentos soportes
que prueben los registros de contabilidad. Por esta razón, ella debe exhibir unos
registros que puedan ser verificables en cualquier tiempo al igual que suplir la prueba
judicial ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada.

La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía para la
elaboración de la declaración de renta, de timbre nacional y de Industria y Comercio,
tableros y avisos, porque en cualquier momento la Administración de Impuestos
Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoria rigurosos y exigentes y encontrar
omisiones por incumplimiento de normas tributarias que van en contra de la empresa, lo
que hace onerosa la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la
Administración de Impuesto y de Hacienda Municipal hace inspecciones oculares a los
libros de contabilidad para comprobar la veracidad de los impuestos.