UNIVERSIDAD NACIONAL

MAYOR DE SAN MARCOS

El Ciclo de Ingresos
 
(Ventas, Cuentas por Cobrar y Cobranzas)

Dr. CPCC. Adrián Alejandro Flores Konja

 Objetivos de la Auditoría
1. Los procedimientos de auditoría aplicados a las transacciones que
comprenden el ciclo de ingresos, se han establecido para obtener evidencia
suficiente y adecuada que proporcione al auditor una base razonable para
expresar una opinión con relación a los diversos rubros de los estados
financieros bajo examen. Estos objetivos son:

 Que los estados financieros estén presentados de conformidad con los

principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables para el
reconocimiento de los ingresos.
 

 Que el método de valuación y las clasificaciones contables son comparables

con el del año anterior o las excepciones están expuestas claramente.
 

 Que los casos de incertidumbre no requieren expresar una opinión con

salvedades.
Objetivos de la Auditoría
 Ingresos
 

• Corresponden a transacciones efectivamente realizadas.

 

• Están correctamente presentadas.

• Aplicables al período bajo examen
• Incluye todos los ingresos que deben ser reconocidos

 Cuentas por Cobrar

• Son reales y constituyen recursos auténticos de la empresa.

•  

• Están valuados correctamente a su valor neto de realización.

•  

• Están clasificados y presentados adecuadamente en los estados financieros.

 Conocimiento del Negocio
Visión General
 

2. Para el examen del ciclo de ingresos es fundamental tener un conocimiento

completo del cliente y su negocio. El auditor tendrá un conocimiento de la
naturaleza de los productos vendidos, de los clientes, los métodos y
políticas de ventas, de las condiciones de la competencia, la experiencia
previa del cliente, de las características del sistema de información, del
volumen crediticio y del movimiento de cobranzas
 Conocimiento del Negocio
Revisión Analítica
 

3. La información obtenida de los libros y registros del cliente capacita al auditor para comparar la
información de ventas y cuentas por cobrar del año corriente con las de años anteriores, con los
presupuestos y pronósticos, y para examinar el significado de los índices como las razones y tendencias.

4. Las rebajas, devoluciones, descuentos y otras deducciones sobre las ventas deben ser relacionadas a las
ventas, anotando las relaciones no usuales o variaciones inesperadas, de mes a mes o de año a año.
(Ejemplo, una alta proporción de rebajas o devoluciones puede ser originada por productos defectuosos
que podría indicar la necesidad de un provisión para devoluciones adicionales por ventas a fin de año)
 Conocimiento del Negocio
Revisión Analítica (Continua…)
 

5. Las tendencias no comunes y las variaciones notadas durante la revisión

deberán ser discutidas con los empleados familiarizados con las operaciones
efectuadas. Los papeles de trabajo deben incluir la explicación de los
factores económicos y del negocio que causan la tendencia o variación no
usual (ejemplo, desarrollo de nuevos productos, productos descontinuados,
mayores pedidos o contratos de nuevas ventas
 Control Interno
Objetivos
 

6. El sistema de control interno busca cumplir con los siguientes objetivos generales,
con los cuales el auditor está principalmente interesado:
 

• Asegurarse que las ventas son hechas con un riesgo aceptable de crédito.
•  

• Asegurarse que los despachos de mercadería son correctos y están autorizados.

•  

• Asegurarse que se preparan facturas para todas las ventas, que éstas son correctas y
están registradas apropiadamente
•  

• Asegurarse que todos los ingresos a caja están controlados y registrados correctamente.
•  

• Asegurarse que todos los asientos a cuentas por cobrar (control y detalle) están
autorizados.
• Asegurarse que las cuentas vencidas son controladas adecuadamente.
 Control Interno
Revisión del Sistema
 

7. Los controles del ciclo de ingresos deben ser estudiados para determinar el
grado de seguridad que provee el sistema de control interno. La revisión
debe resultar en un conocimiento de:

• Cómo se procesan las transacciones sobre los ingresos.

• El grado en que las funciones han sido efectivamente divididas.  

• La capacidad de las personas que intervienen en las distintas fases del ciclo de
ingresos.

8. Para asegurar un conocimiento del sistema, debe hacerse una selección de

cada uno de los diferentes tipos de eventos importantes que han dado lugar
al registro de los ingresos (ejemplo, pedidos de clientes).
 Control Interno
Prueba del Sistema
 

9. Las pruebas son conducidas para tener la seguridad que el sistema opera de acuerdo
al diseño y que provee control adecuado sobre las diversas transacciones procesadas
durante su período. Las pruebas son hechas de las informaciones registradas para
determinar el grado en que existen los errores y de los detalles sustentatorios para
determinar que todas las informaciones están registradas. Los siguientes grupos de
pruebas son hechas normalmente en conexión con el ciclo de ingresos.

Excepciones

10.Desde que la prueba se hace sobre los procedimientos y el cumplimiento con el

sistema, todas las excepciones deben ser anotadas e investigadas. Usualmente
las excepciones pueden ser aclaradas satisfactoriamente mediante discusiones
con el personal apropiado del cliente

 
 Control Interno
Evaluación de la efectividad de los controles
 

11.Después de completar la prueba de las operaciones, incluyendo el seguimiento

sobre las excepciones, el auditor está en posición para evaluar la confiabilidad
y efectividad del control interno.
 Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia
General
 

12.Las deficiencias que existen en el control interno que pueden afectar los
estados financieros por importes materiales, ordinariamente requieren del
auditor la aplicación de procedimientos para obtener seguridad directa acerca
de las áreas deficientes. Las deficiencias en el ciclo de ingresos generalmente
dan lugar a una o más de las condiciones siguientes:
 

• Una sobrestimación de los ingresos acompañada por una sobrestimación en las

cuentas por cobrar (ejemplo, inclusión de cargos ficticios en las cuentas por cobrar;
mercaderías despachadas en consignación pero facturadas como cuentas por cobrar
y ventas.
•  

• Una sobrestimación de ingresos acompañada por una sobrestimación de cuentas por

cobrar o ingresos de caja (ejemplo, ventas no registrados en todo o en parte por
falla en preparar o registrar una factura, sumas menores en los registros de ventas o
cuentas del mayor general, o colusión con un cliente para disminuir cantidades o
precios).
 Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia

General (Continua…)
 
 

• Una sobrestimación de cuentas por cobrar acompañada por una sobrestimación de

ingresos de caja (ejemplo, “encubrimiento” - malversación de cobranzas que han
quedado ocultas en las cuentas por cobrar).
•  

• Una sobrestimación de cuentas por cobrar o cobranzas junto con una sobrestimación
de los costos (ejemplo, notas de crédito ficticias registradas como gastos para
compensar malversación de cobranzas).
•  
Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia

Sobrestimación de Ingresos
 

13.Las pruebas por posibles sobrestimación de ingresos y cuentas por cobrar muy
a menudo comprenden uno o ambos de los procedimientos siguientes:
 

 Ampliación de la confirmación de cuentas por cobrar.

 Información detallada de cuentas por cobrar y de ventas cotejada con las

facturas de ventas probadas en cuanto a aplicación y detalles, cotejados con los
documentos sustentatorios.
Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia
Sobrestimación de Ingresos (Continua…)
 

 Los abonos, que no sean por cobranzas a cuentas por cobrar son cotejados con
las autorizaciones por notas de crédito u otros documentos sustentatorios
(ejemplo, informes de recepción de artículos devueltos) para asegurar su
autorización y corrección.

 La evidencia del ingreso o caja es probada para asegurarse que todos los
ingresos son controlados adecuadamente y registrados correctamente. (ejemplo,
los ingresos de caja son cotejados con los depósitos de los estados bancarios, la
contabilización de todos los asientos y sus detalles son cotejados con los
abonos en cuentas por cobrar)
 Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia
Subestimación de Ingresos
 

14.Las pruebas para ingresos no registrados pueden comprender el examen de

alguna información independiente y externa a los registros contables. Se dan
ejemplos de procedimientos típicos de auditoría diseñados para detectar ingresos
no registrados:
 

 Los abonos que aparecen en los registros de inventario permanente son cotejados
con las facturas y registros de ventas.

 Los registros originales de despacho de mercaderías llevados en el departamento

de despacho (tal como archivos cronológicos de conocimientos de embarque)
son cotejados con las respectivas facturas y registros de ventas.
 Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia
Subestimación de Ingresos (Continua…)
 

 Las facturas de ventas son cotejadas con los registros y resúmenes de ventas, los
pases son cotejados con el mayor general y se comprueban las sumas.

 Las transacciones del año (así como los saldos), son confirmados con los
clientes.
 Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia

Sobrestimación de cuentas por cobrar

 

15.La sobrestimación de cuentas por cobrar puede comprender la manipulación de

asientos en la cuenta de control de las cuentas por cobrar, en las cuentas por
cobrar individuales o en los registros de caja para encubrir un desfalco.
(ejemplo, en un “encubrimiento”, la recepción del efectivo es omitida y no se
hace ningún asiento para registrar el ingreso. Posteriormente, se abonan a las
cuentas por cobrar, otras cobranzas diferentes para cubrir el robo original). La
posible sobrestimación de cuentas por cobrar puede ser revelada mediante la
aplicación de procedimientos de auditoría
Obtención de seguridad en las áreas de
deficiencia
Subestimación de cuentas por cobrar o cobranzas
 

16.Una subestimación de cuentas por cobrar o cobranzas, puede estar acompañada

por una sobrestimación de las cuentas de costos y gastos provenientes de
créditos no monetarios abonados a las cuentas por cobrar (ejemplo, descuentos
por pago al contado, devoluciones o rebajas, correcciones, o castigos de cuentas
incobrables).
Confirmación de Cuentas por Cobrar
General
 

17.Se requiere la confirmación directa de los clientes por las cuentas por cobrar ya
sea durante o después del período auditado. La confirmación utiliza una fuente
independiente de información externa a la compañía y, generalmente, es un
método efectivo para establecer que:
 
 Los procedimientos que se siguen para las cuentas por cobrar son bien
aplicados (esto es, los registros son confiables)

 Los saldos por cobrar están correctamente establecidos a la fecha de la

confirmación.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Confirmaciones positivas y negativas
 

18.Existen dos formas de solicitudes de confirmación:

 Confirmación positiva, en el que se pide al deudor su conformidad o no al saldo

incluido en el estado de cuenta.
 Confirmación negativa, en el que se pide al deudor que conteste solamente
cuando no está de acuerdo con el saldo incluido en el estado de cuenta.

Preparación
 

19.Para las confirmaciones, es preferible usar un formato de solicitud pre-impreso,

firmado por un ejecutivo del cliente. Usualmente, los empleados del cliente
anotan el nombre, la dirección, el saldo, y la fecha en estos formatos sobre los
que el auditor debe ejercer un control adecuado.
Confirmación de Cuentas por Cobrar

Alcance de la Circularización
 
20.El auditor debe tomar en consideración los siguientes factores al preparar el
formato de solicitud de confirmación, la información específica a solicitar, la
fecha de confirmación, y el número de solicitudes a enviar:

 La eficacia del control interno.

 La posibilidad aparente de controversias, inexactitudes o irregularidades en las

cuentas.
 

 La materialidad de las cuentas por cobrar en los estados financieros, y la

materialidad de las cuentas individuales en relación con el total
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Confirmación a una fecha interina
 

21.La circularización de cuentas por cobrar puede llevarse a cabo a una fecha
interina, en vez de al fin de año, cuando el control interno es confiable.

22.Cuando las cuentas son confirmadas a una fecha interina debe seguirse los
siguientes procedimientos adicionales, al fin del año:
• Analizar las cuentas de control de las cuentas por cobrar desde la fecha de
confirmación hasta la fecha del balance general.
 

• Cotejar los asientos contables con los libros de primeras entradas (por ejemplo,
diarios de ventas, libros de ingresos de caja) e investigar los asientos poco
usables en cuanto a su origen e importe.
 
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Confirmación a una fecha interina (Continua…)
 

• Comparar los saldos, las ventas, las cobranzas, etc. Con los del año anterior e
investigar las tendencias anormales.
 

• Cotejar el análisis de cuentas por cobrar con las cuentas de control del mayor
auxiliar y cotejar o conciliar los saldos de las cuentas de control del mayor
auxiliar con el mayor general.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Dificultades que se presentan en las confirmaciones
 

23.Cuando se espera inconvenientes para obtener respuestas a una solicitud de

confirmación, o cuando hayan cantidades considerables de cuentas por cobrar
concentradas en pocas cuentas, puede ser útil dirigir las solicitudes de
confirmación a determinados funcionarios de la compañía deudora (por ejemplo,
el contralor o el cajero general) con quienes el cliente trata regularmente sobre
asuntos de importancia. Alternativamente, se pueden confirmar partidas
individuales incluidas en los saldos de las cuentas en lugar de los saldos mismos.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Letras y otras cuentas por cobrar
 

24.Las letras y otras cuentas por cobrar (por ejemplo, reclamos) y cualquier
garantía colateral deben ser confirmadas cuando las cantidades son de
importancia. La confirmación debe incluir:
 
 

• Valor nominal • Fechas de vencimiento

 
 

• Tasas de interés • Condiciones de pago de intereses

 
 

• Avales • Saldo pendiente.

 

 
 
Además de efectuar la confirmación, el auditor debe examinar las letras y los
avales (simultáneamente con el arqueo, si son documentos negociables), debe
revisar la autorización para aceptar documentos; y debe verificarse el registro de
los intereses percibidos, si las cantidades son de importancia.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Verificación del saldo de cuentas por cobrar
 

25.Antes de seleccionar las cuentas por cobrar para su confirmación deben

aplicarse varios procedimientos de auditoría. El auditor debe cotejar las cuentas
del mayor con el listado de las cuentas por cobrar y viceversa. La suma del
listado debe probarse. El auditor debe utilizar su conocimiento del negocio para
detectar condiciones no usuales
Confirmación de Cuentas por Cobrar
La selección de las cuentas
 

26.La selección de las cuentas para su confirmación puede hacerse de diferentes

maneras, dependiendo de las circunstancias. Generalmente todas las cuentas
que tienen saldos superiores a un importe mínimos predeterminado, son
seleccionadas para confirmación positiva.

27.Cuando las cuentas o confirmaciones se seleccionan en base a pruebas,

generalmente debe seleccionarse una parte al azar, aún cuando no se usen
métodos estadísticos para determinar el tamaño de la muestra o para evaluar los
resultados. Debe dedicarse cuidado adicional para las cuentas vencidas.
También debe tomarse en consideración la confirmación de cuentas saldadas o
con saldos acreedores
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Control de los registros y de las solicitudes de confirmación (Continua…)
 

28.Debe mantenerse el control sobre los registros y formularios de confirmación

durante la ejecución de los procedimientos de auditoría. La pérdida de control en
cualquier punto puede restarle el valor que la confirmación tiene como
procedimiento de auditoría.

29.Para asegurar que todas las cuentas están disponibles para la confirmación,
normalmente las cuentas se seleccionan sólo después que el auditor ha cotejado
o conciliado el mayor auxiliar con la cuenta de control; el auditor debe mantener
control sobre los registros del mayor desde el momento en que se hizo el cotejo
con el control, hasta que las confirmaciones se seleccionan y registran en los
papeles de trabajo.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Confirmaciones adicionales
 
30. Se deben enviar segundas solicitudes a todas aquellas cuentas que no contesten la
solicitud positiva dentro de un período razonable, normalmente después de dos semanas.
Si, después de transcurrido un período razonable para las respuestas de las segundas
solicitudes, las “no contestadas” constituyen una porción importante en relación con la
confirmación original, debería considerarse la posibilidad de enviar una tercera solicitud
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Seguimiento
 
31. Algunas veces todos los esfuerzos para enviar nuevamente estas solicitudes por correo,
pueden fallar y aún los mejores procedimientos para realizar el trabajo de seguimiento
quedaran inconclusos (por ejemplo, no se pueden ubicar a los deudores, tampoco es
posible establecer la autenticidad de las deudas ni se reciben pagos posteriores). Cuando
esto ocurra, el auditor debe considerar la naturaleza del negocio así como la del deudor y
todos los archivos sobre créditos, y los registros de cuentas por cobrar. La frecuencia de
esta situación depende en gran parte de la naturaleza del negocio del cliente; sin embargo,
hasta cierto punto puede indicar, también, deficiencias en los registros del cliente o en los
procedimientos de concesión de crédito.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Procedimientos alternativos de auditoría
 
32. Debe aplicarse procedimientos alternativos de auditoría a todas las confirmaciones
positivas “no contestadas” e “imposibles de confirmar”. El mejor procedimiento
alternativo es revisar las cobranzas y avisos de remesas posteriores, ya que el pago hecho
por un cliente y la documentación externa que lo sustenta constituyen evidencia decisiva
de que la cuenta por cobrar existía a la fecha de confirmación y que el pago fue registrado
en el período apropiado.
Confirmación de Cuentas por Cobrar
Resumen de los resultados de la confirmación y conclusión
 
33. Los resultados de los procedimientos de la confirmación deben ser resumidos. E resumen
debe indicar la base para la selección de cuentas para la confirmación y la cantidad e
importes de las confirmaciones positivas que:
 

• Confirmaron satisfactoriamente.
 

• Confirmaron con excepciones pero fueron aclaradas satisfactoriamente.

 

• Son imposibles de confirmar o “no contestadas”, indicando si ha sido aclaradas o no,

mediante procedimientos alternativos.
 

En los papeles de trabajo debe anotarse la conclusión en cuanto a lo razonable del resultado
de la confirmación. De las solicitudes “no contestadas” debe entregarse una lista a un
funcionario autorizado del cliente.