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El Outsourcing Enfocado en el
Proceso de Selección
Manuela Clavijo Marín, Mónica Cano y Yeison Gallego
m.clavijo@utp.edu.co
tatiana.cano@utp.edu.co
yeison.gallego@utp.edu.co
Resumen— El contenido de este artículo incluye elementos formalizaciones estratégicas entre diferentes empresas.
metódicos de identificación, planeación, puesta en marcha y
control de alianzas estratégicas del tipo Outsourcing. En este En el presente artículo los autores pretenden dar a conocer
sentido se presenta un breve marco conceptual y se propone un un paso a paso para la selección exitosa del proveedor
procedimiento práctico y formal para la formación y selección
estructurada de un servicio outsourcing basados en un ejemplo indicado, con el fin de enseñar una manera eficaz de
hipotético con datos de empresas reales. Al final, se relacionan formalizar outsourcing en las diferentes empresas.
valiosas conclusiones enfocadas en la reflexión e
interiorización de los conocimientos adquiridos mediante el Dentro de toda organización ha existido en algún momento
presente artículo. la necesidad de contratar algún tipo de personal para
actividades parciales ( ya sean de limpieza mensual o
Palabras clave: alianza estratégica, costos, documentos, periódica) o incluso, para actividades permanentes pero con
indicadores, logística, mejoras logísticas, necesidad, proceso de
un grado “bajo” de importancia para los directivos y
selección, subcontratación.
administrativos ( servicio de seguridad, transporte de
Abstract— The content of this article includes methodical empleados, etc.),Esto al pasar de los años se ha visto como
elements of identification, planning, implementation and una oportunidad de generar negocios que se enfoquen en el
control of strategic alliances of the Outsourcing type. In this entrenamiento y disposición de personal capacitado para
sense, a brief conceptual framework is presented and a ejercer acciones y tareas en empresas apartes a la
practical and formal procedure is proposed for the training perteneciente, sin embargo, en muchas ocasiones el servicio
and structured selection of an outsourcing service based on a
subcontratado no cumple las expectativas o requerimientos
hypothetical example with data from real companies. In the
end, valuable conclusions are related focused on the reflection pactados por la organización, generando un mal servicio y
and internalization of the knowledge acquired through this por consiguiente costos no aprovechados de contratación,
article de esto, uno de los resultados más importantes del artículo
es mostrar de qué manera se debe llevar a cabo un proceso
Key words: Costs, documents, indicators, logistics, logistics sistematizado de selección de outsourcing para obtener una
improvements, need, Outsourcing, selection process, strategic subcontratación que favorezca y cumpla realmente las
Alliance. expectativas y necesidades de la empresa.
I. INTRODUCCIÓN
Desde nuestro medio y entorno, el outsourcing en Colombia
En muchas empresas se ha evidenciado una necesidad y ha incrementado notoriamente en los últimos años2, sin
dependencia directa de la tercerización de ciertas tareas o embargo, esta herramienta sigue teniendo algunos
servicios, con el fin de optimizar tiempos e incluso, costos, limitantes como la información a nivel estadístico, el
en ello, es donde se ha visto a lo largo del tiempo una gran estudio a fondo y la evolución de técnicas claves para la
incidencia de participación del outsourcing en la economía implementación del mismo suele ser un poco reducido,
colombiana1 . además, el acceso a información financiera y empresarial de
ciertas organizaciones puede ser limitado, por lo que se hará
La iniciativa de este trabajo radica en la necesidad de uso de casos hipotéticos para la presentación de ejemplos
buscar una manera formal y estructurada de llevar a cabo pertinentes a lo largo del artículo.
todo un proceso de selección de proveedores para la
facilitación efectiva de tareas y servicios, con el fin de La metodología empleada para la redacción y presentación
contribuir exitosamente a la mejora constante de las del presente documento consistió en la revisión de fuentes
bibliográficas conformadas por textos, documentos y
1
Ver Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE)
2
registra que para inicios del 2020 la participación del outsourcing en Ver Invest in Bogotá, se menciona que el aumento del año 2019 al
Colombia fue del 12,80%. 2020 en términos de tercerización de servicios fue del 6%.
Artículo Científico Sobre el Outsourcing, 08, abril del 2021. Universidad Tecnológica de Pereira
3
Loh y Venkatraman (1992), quienes consideran el Outsourcing como
suministro de recursos físicos y/o humanos por parte de proveedores
externos, asociados con la infraestructura de tecnología de la información
(IT) de la empresa.
4
Harrigan (1985), quien entiende el Outsourcing como una variedad de la
decisión de hacer o comprar (makeorbuy decisión) para obtener los
suministros de materiales y servicios necesarios para que la empresa
5
produzca los bienes y servicios
Artículo Científico Sobre el Outsourcing, 08, abril del 2021. Universidad Tecnológica de Pereira
externas (con respecto al proveedor), que ayudan ampliar implantando las metodologías que ofrecen,
el panorama para obtener mejoras o establecer la erradicando esto para que pueda haber una mejora
información más relevante y así tomar una óptima en los futuros procesos.
decisión. Además, la empresa evalúa las relaciones entre
costo - beneficio para tomar una decisión rotunda.
1) Preguntas a nivel interno de la empresa: Algunos procesos a mejorar acorde a la posible
empresa subcontratada, pueden ser:
● ¿Se comprende el costo real que se puede ❖ El cargue y descargue de los materiales
comparar con las opciones de subcontratación? ❖ El registro y entrega de las órdenes de
Los datos suministrados por la empresa pueden pedido
servir como base para tener un valor cercano a lo ❖ La validación y demoras en el
que se estima que será un valor real de los costos, procesamiento de facturas para el servicio
estos están descritos en los costos de transporte de de entregas.
la empresa, siendo estos para camión ligero
$150.000 pesos y para camión ruta o tráiler son 2) Preguntas a nivel externo de la empresa:
$270.000 pesos, además de ello, la empresa
especifica ciertos criterios importantes que
describen tanto el estado de sus camiones como la ● ¿El tercero proporciona las competencias que
capacidad máxima en toneladas de cada uno, faltan internamente?
incluyendo el tiempo estimado de transporte. Se debe elaborar una herramienta donde se
pueda conocer y medir calificativamente esos
aspectos necesarios para tomar la decisión de cuál
● ¿Qué riesgos conlleva la subcontratación? es la empresa que más se adapta a los criterios de
Al ser un agente externo de la empresa, no se tiene competencias requeridas
un completo control del servicio, lo que genera
una posible desventaja ya que existe el riesgo de
no manejar los conceptos y/o políticas de entrega ● ¿Tiene el proveedor externo una cartera de
que ya se tienen establecidas por la empresa clientes que se pudiera aprovechar para ganar
contratista, algunos riesgos pueden ser: eficiencias para el negocio?
❖ Incumplimientos Pese que es muy importante las competencias
❖ Sobrecostos con las que cuenta la empresa que se va a
❖ Cambios drásticos en el proceso contratar, es bueno analizar las relaciones
❖ Poco control sobre la entrega comerciales y el historial tanto de alianzas
❖ Dependencia a factor externo estratégicas como de empresas que ha requerido el
❖ Entre otros. uso de este proveedor de transporte, con el fin de
identificar posibles clientes potenciales con los
Sin embargo, estos riesgos se evaluarán a cuales, mediante un contrato formal, se establezca
medida que se lleve el paso a paso, para encontrar una relación comercial o un posible negocio.
el proveedor más confiable y acorde a las políticas
de transporte institucionales.
● ¿Qué “mejores prácticas” puede aplicar
rápidamente el proveedor al negocio?
● ¿Qué ventaja competitiva se espera de la
subcontratación? Los proveedores deben tener maneras
diferentes de elaborar las actividades de transporte
Se desea mitigar el impacto negativo en los para realizar la tarea requerida, sin embargo,
tiempos de entrega, así la empresa genera una deben haber unas más efectivas que otras, estas
veracidad en sus contratos y confianza en sus que son más efectivas son las que se deben de
clientes, promoviendo mayor rapidez y tener en cuenta para aplicar como mejor práctica
cumplimiento con sus entregas y en lo posible, para organizar y acomodar los ya establecidos a
una mejor información sobre el estado de viaje de las necesidades óptimas del outsourcing, en el caso
los materiales. de Montaje de Estructuras Metálicas S.A.S, se
pueden reorganizar mediante el proveedor
● ¿Es necesario corregir los procesos internos seleccionado diferentes procesos, tareas o
antes de la subcontratación? prácticas mediante un benchmarking, ya sean
Antes de establecer una relación con terceros, desde mejorar e implementar nuevas maneras de
se deben distinguir aquellas falencias que no efectuar tareas como el cargue o descargue del
ayuden a optimizar los procesos de transporte material transportado.
dentro de la organización, con el fin de formular
una estrategia de mejora cuando se estén
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C. Paso 2: Identificar el Tipo de Servicio Requerido por esto que se debe preparar un documento conciso que
conste de información clave (RFI) de la siguiente manera:
Cuando se establece que la empresa requiere un
servicio de subcontratación, se identifica cuál de todas las ● Cláusula de introducción y confidencialidad.
opciones que le ofrecen se adecúa mejor para las ● Descripción de la empresa.
necesidades de servicio requerido; también, se debe tener ● Descripción de la oportunidad: Estratégica y
en cuenta si la empresa prestadora de servicio que se relación contractual.
contratará tendrá únicamente relaciones con la empresa o ● Proceso de selección: criterios clave de selección.
si también trabajará con otras, de esta manera, se ● Contenido de la respuesta.
consideran factores que puedan afectar a un futuro esta ● Formato de la respuesta.
relación, ya sean: incumplimiento, mal servicio y demás,
sin embargo, se deben evaluar estos aspectos antes de
Las respuestas que se obtengan referente a los
realizar un contrato como tal, para garantizar una decisión
contratistas deben ser evaluadas acorde a los criterios de
eficaz.
selección clave, de allí se elaborará una lista de entre 4 y 5
Para muchas organizaciones tener definido qué
contratistas; para el caso de la empresa M.E.M S.AS, puede
subcontratación establecer, es de total prioridad. Por esto
considerar los siguientes criterios de evaluación:
se realiza un análisis de la situación de la empresa y sus
problemáticas, con el fin de identificar posibles ● Tiempo promedio real de entrega.
oportunidades en factores externos como lo es el ● Capacidad de carga.
outsourcing, por el ejemplo, en el planteamiento descrito ● Tiempo estimado general de entregas.
se identifica el cuello de botella en la entrega de los ● Indicadores reales de entregas.
diferentes pedidos, por tal motivo, la empresa: Montaje de ● Capacidad de respuesta frente a contingencias y
Estructuras Metálicas S.A.S deberá enfocarse en la situaciones en carretera.
búsqueda de un proveedor que le genere valor y eficiencia ● Confiabilidad de entregas.
a su servicio de transporte. ● Imagen general de la empresa.
● Imagen general o índice de servicio prestado.
D. Paso 3: Identificar Servicio Potencial Proveedores
F. Paso 5: Preparación de una RFP (Solicitud de
propuesta)
La organización debe establecer una larga lista de
posibles proveedores que cumplan con la mayoría de
requisitos y necesidades para suplir adecuadamente esta Teniendo en cuenta la lista conformada en la RFI, se
subcontratación, todo esto porque deben ofrecer para la pasa a elaborar una solicitud de propuesta con los
misma, una solución rentable y eficiente en el servicio, proveedores interesados y seleccionados, donde se
donde no ofrezcan ni más ni menos de lo requerido. especifique tanto la información empresarial general como
La información que se precisa para la elaboración de los criterios puntuales y estándares de evaluación y
estas largas listas se puede obtener en el comercio, requerimiento, todo en un documento conciso y
además, hay sitios web que proporcionan esta estructurado, que contenga cláusulas de confidencialidad y
información y datos de contacto de los principales presente información como : antecedentes empresariales,
contratistas. descripción comercial, especificaciones de planta, de
sistema organizacional, indicadores y evaluativos de
La empresa de Montaje de Estructuras Metálicas desempeño empresarial, impactos ambientales, entre otros,
(M.E.M). S.A.S identificó posibles proveedores ubicados además, la RFP tiene como objetivo resaltar en especial el
en el departamento de Risaralda para del servicio de estándar mínimo requerido para llevar a cabo un buen
transporte: servicio, de esto, la empresa M.E.M S.AS, un ejemplo de
● TRANSPORTES GRAJALES GRAJALES S A S ello puede ser un cuadro informativo y evaluativo de la
● TRASANDES S A S
● LOGISTICA Y DISTRIBUCIONES H Y M S A S
siguiente manera:
● SUPERCARGAS S A S
● TRANSPORTE DE CARGA ECR S A S
● TRANSPORTE DE MATERIALES PIPE S A S
● GTP GRUAS TRANSPORTES Y PLATAFORMAS S A S TABLA 1
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y REQUERIMIENTOS
E. Paso 4: Producir RFI (Solicitud de información)
Criterio evaluativo Requerimiento por M.E.M S.A.S
Posterior a la identificación de posibles proveedores o Tiempo estimado de entrega 7 días hábiles máximo
empresas que puedan formar alianzas estratégicas, se debe
ahondar en términos de información sobre las mismas, Tiempo real promedio de entregas 7 días hábiles máximo
además, se debe presentar propuestas interesantes para que
haya mayor posibilidad de interés en formar outsourcing, es
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TABLA 3
EJEMPLO RESPUESTAS Y SELECCIÓN RFP
TABLA 2
SENSIBILIDAD DE TARIFACIÓN PLANEADA Criterio Requerimie Trasande Gtp Gruas Supercar
evaluativo nto por sSAS Transporte gas S A
Tipo Carga promedio Tarifa mínima Tarifa máxima empresa sY S
camión camión a pactar a pactar contratista Plataforma
(M.E.M). sSAS
Ligero 12 toneladas $135.000 $150.000 COP S.A.S
aproximadamente
Tiempo 7 días 8 días 6 días 7 días
Ruta 24 toneladas $243.000 $270.000 COP estimado de hábiles hábiles hábiles hábiles
Tráiler aproximadamente entrega máximo ● ● ●
Imagen 60% mínimo No tiene 89% 84% Después de aclarar lo que llevará el contrato se procede
general o en respuesta
excelencia.
a estructurar un contrato formal, en este debe quedar claro
índice de
servicio donde recae la responsabilidad de cualquier operación
prestado. relacionada como el pago de cualquier indemnización por
despido.
Capacidad de 12 toneladas 10 20 15
carga de material toneladas toneladas toneladas
como J. Paso 9: Movilizar e Implementar.
mínimo El proceso de selección ya entra a etapa final, dado que
90% mínimo 92% 96% 90%
la empresa de Montaje de Estructuras Metálicas (M.E.M).
Índice de
capacidad de
S.A.S va a pactar contrato correspondiente con la empresa
respuesta GTP GRUAS TRANSPORTES Y PLATAFORMAS S A
frente a S, correspondiente a lo que se seleccionó en el paso
contingencias anterior, lo cual es la empresa que se adecúa de la mejor
y situaciones
en carretera
manera a los requerimientos solicitados.
De esto se entra en una etapa de organización de tiempos,
Tarifa Mínima $150.000 $140.000 $140.000 se le da a conocer físicamente las instalaciones y las
aceptada $135.000 COP COP direcciones pertinentes para la operación, algo muy similar
camión ligero Máxima
$150.000 a un periodo de prueba o adaptación, ya después de esto se
pone en marcha junto con los planes de ventas el diseño y
Tarifa Mínima $280.000 $265.000 $260.000 programación de pedidos para así, mediante la
aceptada $243.000 COP COP COP subcontratación planteada, empezar a operar.
camión ruta- Máxima
tráiler $270.000
K. Paso 10. Gestionar en Marcha Relación.
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo pactado en el
contrato, la empresa Montaje de Estructuras Metálicas
(M.E.M). S.A.S, debe realizar monitoreos y evaluar cómo
Obteniendo como resultado la respuesta más factible fue va el proceso de outsourcing; esto se hace con monitoreos
la de la empresa GTP GRUAS TRANSPORTES Y constantes y evaluaciones referentes a los indicadores
PLATAFORMAS S.A.S ya que cumple con todas empresariales planteados anteriormente, los nuevos
condiciones y criterios, además, el costo ofertado por el resultados después de implementar la subcontratación
servicio genera reducciones de los costos actuales. reflejarán si efectivamente se mejoró con lo propuesto o no.
V. REFERENCIAS
1
Ver Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas
(DANE), registra que para inicios del 2020 la participación del
outsourcing en Colombia fue del 12,80%.
2
Ver Invest in Bogotá, se menciona que el aumento del año 2019 al
2020 en términos de tercerización de servicios fue del 6%. - 14/01/2021