Fase 2 - Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Actividad Individual

Nombre del estudiante: Frank Stiven Barragán Gutiérrez

CC. 1030596979

Entregado a:
Jaime Enrique Morales Morales

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería ECBTI

Programa de Ingeniería de Sistemas

Bogotá, 2021
 Introducción

A través del estudio e identificación de las características de los subprocesos y de la

administración de una compañía, al está enfrentarse con situaciones típicas en el campo
y la competencia empresarial tales como problemas o metas alcanzadas la compañía
mediante la correcta planeación y organización se alertan rápidamente para actuar y
proceder con la implementación de nuevos sistemas para una sobresaliente
competencia. El presente proyecto tiene como finalidad identificar las diversas
estrategias que son implementadas por una empresa para abordan el mercado como
también para dentro de este dar a conocer su marca y sus productos.
 Objetivos

Objetivo General
Diferenciar las características de cada subproceso administrativo (planeación y
organización), a partir de situaciones problemas de la empresa SurpriseBook.
Identificar las practicas organizacionales desde el punto de vista administrativo

Objetivo Específico
Mediante el método de la matriz DOFA realizar un seguimiento al estado actual de la
empresa SurpriseBook tanto en su entorno interno como externo, para tomar decisiones
que hará de una compañía con mejoras continuas.
Establecer métodos de diagnóstico y seguimiento que aseguren la continua competición
en el mercado y gracias a esto sacar el mejor provecho de las herramientas o recursos
para la producción.
 Desarrollo de la actividad individual:
1.1. Análisis de la empresa: SURPRISEBOOK

1.1.1 La empresa SurpriseBook es una empresa que se dedica a la elaboración de

regalos sorpresa donde el principal objetivo es incentivar a la lectura, por eso
el principal elemento dentro del regalo será un libro. La empresa es un
emprendimiento personal, la marca es fundada al sur de la ciudad de Bogotá
el año 2020. La empresa esta aliada con diferentes editoriales quienes son las
encargadas de suministrar los libros solicitados por SurpriseBook para el
empaquetamiento de cada pedido, como se mencionó anteriormente será el
libro la sorpresa principal acompañado de los productos segundarios a
elección del cliente ya sean estos tales como: Duces, Chocolates, Rosas una
mescla de todos.

Determine para la empresa seleccionada: Marque con una X según actividad

económica, tamaño y tipo de sociedad:

Tabla No. 1. Características de la empresa (SurpriseBook)

Actividad Marca Tamaño Marca Tipo de Marca

económica con una con Empresa con una
X una X X

Mineras Micro S.A.S

Agropecuarias Pequeña X LTDA
Industriales Mediana UNIPERSONA X
L
Comerciales X Grande OTRA
Servicios X

Fuente: Sena (2017)

 1.1.2 Tabla No.2 Relacione tipo de producto, marcas.

productos Libros, Dulces, Flores

Marcas Editoriales: Oveja negra,
Ediciones del Silencio
Dulces: Ferrero Rocher,
Hersheys, Kinder
Flores tipo Rosas o Tulipanes

2. Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas, además de las

oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente. (utilizando la matriz
DOFA).
Diagnóstico Interno
Según David (2013), expresa en su libro Administración estratégica, que las
fortalezas y debilidades internas, son las actividades que una organización puede
controlar y cuyo desempeño es muy bueno o malo. Estas actividades, están relacionadas
con la administración, marketing, finanzas y contabilidad, producción y operaciones,
investigación y desarrollo y sistemas de administración de información de una empresa.
“Las organizaciones se esfuerzan por encontrar estrategias que capitalicen las
fortalezas internas y eliminen las debilidades internas”. (Fred David, 2013, p. 11).
2.1. Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:
Tabla 3 Fortalezas de la Organización (SurpriseBook)
Variables Fortalezas

Capacidad de producción y en el proceso

Producción creativo el cual influye a definición de un
costo adecuado a cada producto

Marketing digital su uso adecuado y

aprovechamiento al máximo en las
Marketing
plataformas digitales para la
comercialización de los productos.

Contabilidad y Finanzas Manejo adecuado de los activos y pasivos

que se mueven en la empresa manteniendo
 siempre la estabilidad financiera
generando mayormente ganancias.

Producción Ofrecer un producto de garantía y alta

calidad

Fuente: elaboración
propia.

Análisis de las fortalezas (La empresa se hace fuerte gracias a la capacidad que tiene
cada uno de sus integrantes para desarrollar sus actividades, también la ventaja y el
beneficio que trae la tecnología y las plataformas digitales es de gran ayuda para que los
productos sean impulsados y sean producidos en tiempos deseados, el tener alianzas con
empresas de otros mercados impulsa la marca a posicionarse más rápidamente y crecer
en el mercado que la compañía mejorando cada uno de estos detalles producen los
resultados esperados )
Tabla 4 Debilidades de la Organización (SurpriseBook)
Variables Debilidades
la falta de recursos hace que los objetivos
planteados vayan lentos
Finanzas
La falta de un espacio o una bodega mas
amplio limitan los procesos
Operaciones

A la empresa contar con otros proveedores

en ocasiones hay retrasos en la entrega de
Producción inventarios

Fallos en la elección de personal para la

Talento Humano formación del equipo de trabajo

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades (La compañía al llevar poco tiempo en el mercado está en
una etapa de evolución por lo tanto las ganancias no son muchas y esto ralentiza el
crecimiento al igual que no poder arrendar un espacio más optimo para el desarrollo de
las actividades. La empresa al no depender únicamente de ella tiene algunos problemas
con sus aliados ya que hay retrasos en los pedidos por el incumplimiento en la entrega
de algunos insumos.)

Diagnóstico externo
Según David (2013), dice que las oportunidades y amenazas externas, se refieren
a las tendencias y acontecimientos económicos, sociales, culturales, demográficos,
ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que
podrían beneficiar o perjudicar de modo significativo a una organización en el futuro.
Las oportunidades y amenazas siempre están fuera del control de una sola
empresa, es ahí, el uso de la palabra externas. (Fred David, 2013, p. 26).
A continuación, se presentan algunas de las oportunidades y amenazas a las que
se enfrentan muchas empresas:
• La disponibilidad de capital ya no se puede dar por hecho.
• Los consumidores esperan operaciones y productos ecológicos.
• El marketing está trasladándose con rapidez a Internet.
• Los precios de los alimentos básicos están aumentando.
• La tensión política en Medio Oriente está provocando un aumento en los precios del
petróleo.
• La actividad de los hackers informáticos ha ido en aumento.
• La intensa competencia de precios ha afectado a la mayoría de las empresas.
• Las tasas de desempleo y subempleo permanecen altas.
• Las tasas de interés están en aumento.
• Los ciclos de vida de los productos se acortan.
• Los gobiernos estatales y locales son financieramente débiles.
• Los disturbios y la violencia en México se han elevado.
• Los inviernos son más fríos y los veranos más calurosos que antes.
• Los precios de la vivienda siguen siendo excepcionalmente bajos.
• Los mercados globales ofrecen el crecimiento más alto en ingresos.

Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente:

Tabla 5 Oportunidades de la Organización (SurpriseBook)
Variables Oportunidades
 Tendencia Aprovechamiento de la tendencia en la
lectura que se ha impuesto en la actualidad
Tecnología Aprovechamiento de los medios digitales
para expandirse y llegar a más clientes

Social Establecer mejores alianzas que impulsen y

expandan la compañía

Económico Crecimiento en las finanzas y ganancia

gracias a la expansión mundial los medios
digitales

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades (dependiendo de la administración de la compañía van
surgiendo las oportunidades, nuevos aliados, mejores precios entre los proveedores,
posicionamiento y una competencia más equilibrada vs las demás empresas de la misma
línea. las ventajas pueden variar si se tiene un excelente equipo de trabajo.)

Tabla 6 Amenazas de la Organización (SupriseBook)

Variables Amenazas Calificar
(1 al 5)

Proveedores Perder la confianza por el

incumplimiento de lo establecido

Económico Tener momentos de crisis debido

a la baja demanda

Político Modificación en la leyes o

regulaciones gubernamentales que
afecten la forma de trabajo de la
empresa o sus costes

Tendencias Nuevas tendencias que pueden volver

obsoleto el producto
Fuente: elaboración propia.
Análisis de las amenazas (El surgimiento de nuevos competidores que ofrezcan al
público productos de más bajo costo, las tendencias de la sociedad los estilos de vida de
los consumidores que se enfocan en la facilidad de obtener sus productos por medios
digitales o leer libros por la web)

Diagnóstico Interno

Tabla 7 Diagnóstico interno de la (SurpriseBook)

Fortalezas (F) Debilidades (D)

Tendencias Finanzas
Tecnología Operaciones
Social Producción
Económico Talento Humano

Fuente: elaboración propia.

Diagnóstico Externo

Tabla 8 Diagnóstico Externo de la (SurpriseBook)

Oportunidades (O) Amenazas (A)

Tendencias Proveedores
Tecnologías económicos
Social políticos
Económicos Tendencias

Fuente: elaboración propia.

Planeación:
3. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:
Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee
una misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles
competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión,
elabórelas.
Tabla 9 Misión y Visión (SurpriseBook)
Misión: Visión:
 Ofrecer el mejor servicio y la  Ser la empresa de regalos
mejor calidad de nuestros sorpresa que motiva a la lectura,
productos motivando y siendo altamente competitiva y
construyendo una sociedad preferida por el publico
lectora
    Fuente: elaboración propia

3.1. Determinar los valores corporativos. Si no los tiene elabórelos

Tabla 9. Determinar los valores corporativos

Creatividad
Confiabilidad
Diligencia
Puntualidad de las entregas

3.2. Elaborar los objetivos a mediano y largo plazo. Si no los tiene elabórelos.
Tabla 9 Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo
Corto plazo (1 a 3 Mediano plazo (3 meses a 1 Largo plazo (1 a 5 años)
meses) año)
Tener la página web Servir a los municipios Ser una de las empresas
propia aledaños de la ciudad de preferidas por el publico
Bogotá
Contratar un segundo Arrendar una bodega mas Comprar una bodega
domiciliario grande
Fuente: elaboración propia
3.3. Establecer las políticas para la compañía. Si no las tiene elabórelas
Tabla 11 Realizar las políticas
Política de Política de pago a los Política de Políticas de
satisfacción del proveedores horarios formación al
cliente cliente interno

Generar una Se realizarán los pagos A través del hacer saber al

relación de gusto y tres días hábiles sistema cliente interno
confianza del después de la entrega biométrico se que en sus
cliente hacia la de la mercancía realizará el manos está el
marca registro de éxito de la
entrada y salida estrategia
de los
trabajadores
Mejora y Se realizarán los pagos Todo el personal Escuchar las
actualización mediante cuentas tendrá un horario ideas, opiniones
continua bancaria, en su defecto de lunes a y
se hace entrega del sábado de 8 am a recomendaciones
cheque en el área 5 pm de los clientes
tesorera internos
Realizar negocios Se asignará fechas y Se establece una Crear espacios
que generen horarios de recepción hora de almuerzo donde los
confianza de facturas. Se diaria y 15 clientes internos
verificará los minutos de break se sientan
requisitos de la factura en la mañana y cómodos
en la tarde
Fuente: elaboración propia
3.4. Plantear un presupuesto proyectado.
Tabla 12 Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)
Recursos  Gerencia Área Área Área Área
Administrativ Financiera Comercial Operativa
a
Humanos 1 2 2 2 3
Técnicos Equipo Equipos Equipos Computad Computadore
Computo, Computo, Computo, or portátil s, máquina
teléfono Multifunciona Multifunciona registradora
l, teléfono l, teléfono
Material Oficina Oficina con Oficina con Oficina Cajas, Cinta,
con sillas sillas y sillas y con sillas y bisturí, mesas
y escritorio, escritorio, escritorio, de trabajo,
escritorio, Equipos Equipos Equipos sillas, Castos,
Equipo Computo, Computo, Computo guantes
Computo, Multifunciona Multifunciona
teléfono l, teléfono l, teléfono
Financier $4.000.00 Secretaria Contador Jefe de Jefe de
 o 0 $1.800.000 ventas bodega
Ingeniero $2.500.000 $2.000.000 $2.000.000
sistemas
Auxiliar Vendedora Auxiliar
$2.000.000 contable operativo
$1.400.000
$1.500.000 $1.300.000
Mensajero
$1.500.000
Fuente: elaboración propia

Organización

4. Realizar la función de la organización:

4.1 Describa los cargos y las funciones de cada cargo, según la empresa que usted
selecciono.
4.2 Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y redefinilo
de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece del organigrama,
elabore uno, de acuerdo a los puestos de trabajo y las áreas o departamentos de la
compañía.
Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.

No CARGO FUNCIONES

 Gerente Dirigir la compañía, Planificar actividades, Organizar los recursos

1 General  de la entidad
Apoyo administrativo, archivar, contestar el teléfono y transmitir
2  Secretaria mensajes
Mantener los sistemas informáticos en óptimas condiciones,
Ingeniero de llevar inventario de los equipos, mantener actualizados los
3 Sistemas softwares de la compañía
Controlar los estados financieros, Supervisión del sistema de
4  Contador software contable, realizar transacciones contables
Dirigir, motivar y evaluar al equipo de ventas, distribuir el trabajo
 Jefe de entre los integrantes del equipo, Pronosticar el comportamiento
5 Ventas del mercado y las posibles ventas
 Jefe de Proteger la mercancía, llevar el registro de entrada y salida de la
6 Bodega mercancía, supervisar el trabajo del auxiliar de bodega
Apoyar al contador en la realización de operaciones, llevar el
Auxiliar registro y el control del inventario de activos institucionales y de
7 Contable insumos para oficina.
Llevar un registro de las ventas diarias, hacer cierres de cajas al
8 Vendedora finalizar cada jornada, promocionar los productos o servicios
 Alistar la mercancía para los pedidos realizados, mantener la
Auxiliar bodega ordenada, realizar inventarios de los productos que hay en
9 Operativo bodega

Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

 Gerente Computador, teléfono, impresora, papelería,
1 General  Nómina 

2  Secretaria Computador, teléfono, impresora, papelería, Nómina 

Ingeniero de  Computador, herramientas de diagnóstico TI, bodega,
3 Sistemas Nómina 
 Computador, teléfono, impresora, papelería,
4  Contador Nómina 

5  Jefe de Ventas Computador, teléfono, impresora, Nómina 

6  Jefe de Bodega Computador, teléfono, impresora, Nómina 

 Auxiliar
7 Contable Computador, teléfono, Nómina 

8 Vendedora Computador, teléfono, Nómina 

Auxiliar
9 Operativo Máquina registradora, cinta, bisturí, gato hidráulico, Nómina 
 Conclusión

En el desarrollo de la actividad se pudo identificar y entender aquellos aspectos que se

deben tener en cuenta en el momento de organizar una empresa, afianzando mejor la
organización y el conocimiento para lograr un estándar de calidad que genere éxito a la
organización.

Se reflejan mediante la matriz DOFA aquellas ventaja y desventajas que pueden llegar a
afectar la compañía, pero gracias a las fortaleces poder combatirlas y mejorar.

Referencia bibliográfica
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