Fase 2 - Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Nombre del estudiante: Sandra Lorena Salamanca Burgos

CC. 1053608555

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela ciencias básicas tecnologías de la información

Programa de ingeniería de alimentos

Zipaquirá, 2022
 Introducción

En el presente trabajo se busca Identificar la importancia y las características de

las etapas del proceso administrativo como planeación y organización, a partir
de situaciones problema presentadas en una empresa real.
Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, definimos la planeación como el
proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en
el contexto futuro. Definición de los objetivos de la organización y la
determinación de las formas en que pueden alcanzarse.
La planeación puede ser formal e informal. Algunos ejemplos de planeación
informal son propuestas o ideas que tiene un directivo para mejorar o cambiar
determinados procesos, sin determinar las líneas de acción específicas. La
planeación formal, por el contrario, sigue un procedimiento, se hace por escrito
y sigue un programa específico de acción.
La organización es el mecanismo para establecer la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos en una empresa. Esta sistematización
se realiza a través de la asignación de Jerarquías; así como de la disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social. Como parte del proceso administrativo,
corresponde a una actividad necesaria e importante dentro de cualquier
empresa.
El planeador de la organización, al diseñar la estructura de una compañía,
aplica principios, puesto que muchos años de experiencia han enseñado que
se siguen ciertos lineamientos, sea cual sea el tamaño de la empresa, el
resultado será una buena organización.
 Objetivos

Objetivo General
Realizar el proceso administrativo en una empresa como estudio de caso.

Objetivo Específico
• Escoger una empresa objeto de estudio.
• Elaborar una breve descripción de la empresa; donde se determine la
actividad económica, tamaño y tipo de empresa, tipo de producto,
marcas.
• Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas,
además de las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en
su ambiente. (utilizando la matriz DOFA)
 Desarrollo de la actividad individual:
1.1. Análisis de la empresa:

1.1.1 Elaborar una breve descripción de la empresa seleccionada como

objeto de estudio (pequeña empresa de su sector o su propio
emprendimiento) No se aceptarán empresas de grandes marcas o
reconocidas en el mercado.; donde se determine la actividad
económica, tamaño y tipo de empresa, tipo de producto, marcas.
Muii SAS es una mediana empresa colombiana productora y comercializadora
de productos de pastelería, comprometida con la sociedad y el medio
ambiente. Cuenta con alta tecnología e innovación y ofrece productos de
calidad que se ajustan a las necesidades nutricionales de las familias.
Tabla No. 1. Características de la Organización MUII SAS
Actividad económica Marca Tamaño Marca Tipo de Marca
con con Empresa con
una X una X una X

Mineras Micro S.A.S X

Agropecuarias Pequeña LTDA
Industriales X Mediana X UNIPERSONAL
Comerciales Grande OTRA
Servicios

Fuente: Sena (2017)

1.1.2 Tabla No.2 Relacione tipo de producto, marcas.

productos Alfajor con Trufas de Brownie

cobertura blanco y
negro
Marcas Alfajor surtido Trufas de brownie

2. Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas,

además de las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su
ambiente. (utilizando la matriz DOFA).
Diagnóstico Interno
Según David (2013), expresa en su libro Administración estratégica, que
las fortalezas y debilidades internas, son las actividades que una organización
puede controlar y cuyo desempeño es muy bueno o malo. Estas actividades,
están relacionadas con la administración, marketing, finanzas y contabilidad,
producción y operaciones, investigación y desarrollo y sistemas de
administración de información de una empresa.
“Las organizaciones se esfuerzan por encontrar estrategias que
capitalicen las fortalezas internas y eliminen las debilidades internas”. (Fred
David, 2013, p. 11).
2.1. Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:
Tabla 3 Fortalezas de la Organización MUII SAS
Variables Fortalezas
Investigación y desarrollo Desarrollo de productos únicos e
innovadores
Marketing Incursión en canales en los que el
producto es único
Operaciones Personal comprometido

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las fortalezas
La empresa en cuanto al desarrollo de nuevos productos cuenta con un
equipo capacitado. Los canales de marketing son manejados por personal
entrenado y calificado para conseguir la apertura de nuevos canales.

Tabla 4 Debilidades de la Organización MUII SAS

Variables Debilidades
Producción y operaciones Los equipos no
cuentan con un
programa de
mantenimiento
preventivo.
Competencia Mejores precios al
consumidor.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades
La empresa no cuenta con un cronograma de mantenimiento preventivo,
actualmente el mantenimiento es correctivo, lo que ocasiona retrasos en el
cumplimiento de las entregas de los pedidos. Los precios de la competencia son
más bajos que los nuestros.

Diagnóstico externo
Según David (2013), dice que las oportunidades y amenazas externas, se
refieren a las tendencias y acontecimientos económicos, sociales, culturales,
demográficos, ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y
competitivos que podrían beneficiar o perjudicar de modo significativo a una
organización en el futuro.
Las oportunidades y amenazas siempre están fuera del control de una
sola empresa, es ahí, el uso de la palabra externas. (Fred David, 2013, p. 26).
A continuación, se presentan algunas de las oportunidades y amenazas a
las que se enfrentan muchas empresas:
• La disponibilidad de capital ya no se puede dar por hecho.
• Los consumidores esperan operaciones y productos ecológicos.
• El marketing está trasladándose con rapidez a Internet.
• Los precios de los alimentos básicos están aumentando.
• La tensión política en Medio Oriente está provocando un aumento en los precios
del petróleo.
• La actividad de los hackers informáticos ha ido en aumento.
• La intensa competencia de precios ha afectado a la mayoría de las empresas.
• Las tasas de desempleo y subempleo permanecen altas.
• Las tasas de interés están en aumento.
• Los ciclos de vida de los productos se acortan.
• Los gobiernos estatales y locales son financieramente débiles.
• Los disturbios y la violencia en México se han elevado.
• Los inviernos son más fríos y los veranos más calurosos que antes.
• Los precios de la vivienda siguen siendo excepcionalmente bajos.
• Los mercados globales ofrecen el crecimiento más alto en ingresos.

Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente:

Tabla 5 Oportunidades de la Organización MUII SAS
Variables Oportunidades

Acontecimientos Tecnológicos El marketing está

trasladándose con
rapidez a Internet.
 Acontecimientos Competitivos Los ciclos de vida de
los productos se
acortan.
Acontecimientos Sociales Las tasas de
desempleo y
subempleo
permanecen altas.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades

Dentro de la organización se encuentran oportunidades de mejora como la
incursión en los mercados digitales, el aumento de la vida útil de los productos,
las tasas de desempleo y subempleo permanecen altas.

Tabla 6 Amenazas de la Organización MUII SAS

Variables Amenazas Calificar (1 al 5)
Acontecimientos económicos La disponibilidad de
capital ya no se puede
dar por hecho.

Los precios de los

alimentos básicos están
aumentando.

La intensa competencia
de precios ha afectado
a la mayoría de las
empresas.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas
Debido a la crisis económica dada por la pandemia la disponibilidad de capital
ya no se puede dar por hecho, el valor de las materias primas y materiales de
empaque se ha visto afectado de forma contundente generando un alto precio
en los alimentos básicos. Las empresas con mayor fluides económica tienen la
posibilidad de realizar importaciones, logrando tener precios en las materias
primas más cómodos, lo que intensifica la competencia de precios y afecta a la
mayoría de las empresas pequeñas y medianas del sector.

Diagnóstico Interno

La empresa en cuanto al desarrollo de nuevos productos cuenta con un

equipo capacitado. Los canales de marketing son manejados por personal
entrenado y calificado para conseguir la apertura de nuevos canales.
La empresa no cuenta con un cronograma de mantenimiento preventivo,
actualmente el mantenimiento es correctivo, lo que ocasiona retrasos en
el cumplimiento de las entregas de los pedidos. Los precios de la
competencia son más bajos que los nuestros.

Tabla 7 Diagnóstico interno de la Organización MUII SAS

Fortalezas (F) Debilidades (D)
Desarrollo de productos únicos e innovadores Los equipos no
cuentan con un
programa de
mantenimiento
preventivo.
Incursión en canales en los que el producto es único Mejores precios al
consumidor.
Personal comprometido

Fuente: elaboración propia.

Diagnóstico Externo

Debido a la crisis económica dada por la pandemia la disponibilidad de capital

ya no se puede dar por hecho, el valor de las materias primas y materiales de
empaque se ha visto afectado de forma contundente generando un alto precio
en los alimentos básicos. Las empresas con mayor fluides económica tienen la
posibilidad de realizar importaciones, logrando tener precios en las materias
primas más cómodos, lo que intensifica la competencia de precios y afecta a la
mayoría de las empresas pequeñas y medianas del sector.

Tabla 8 Diagnóstico Externo de la Organización MUII SAS

Oportunidades (O) Amenazas (A)
El marketing está trasladándose con rapidez a Internet. La disponibilidad
de capital ya no se
puede dar por
hecho.

Los precios de los

alimentos básicos
están
aumentando.

La intensa
competencia de
precios ha
afectado a la
mayoría de las
empresas.
Los ciclos de vida de los productos se acortan. La disponibilidad
de capital ya no se
puede dar por
hecho.

Los precios de los

alimentos básicos
están
aumentando.

La intensa
competencia de
precios ha
afectado a la
mayoría de las
empresas.
Las tasas de desempleo y subempleo permanecen altas.

Fuente: elaboración propia.

Desarrollo de la actividad Colaborativa:

Seleccionar una de las empresas de las que cada uno aportó individualmente y
en ella responder a:

Planeación
3. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:
Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si
ya posee una misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con
los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la
misión y visión, elabórelas.
Tabla 9 Misión y Visión: MUII SAS
Misión: Visión:
• Somos una empresa • Para el 2023 MUII SAS será
comprometida con la calidad de exportador de las trufas de
nuestros productos. brownie a los países de
• Buscamos dar una experiencia centro-América y el caribe.
satisfactoria a los • Buscamos satisfacer a
consumidores. clientes que no pueden
• Nuestros principales clientes consumir azucares,
son aquellas personas amantes incursionando en la industria
de los productos diferentes e 0% azúcar.
innovadores. • Para 2025 posicionar la
• Brindaremos una forma marca MUII SAS con las
diferente de comer brownie a trufas de brownie, los
través de nuestras trufas alfajores surtidos, brownie
cubiertas de chocolate. relleno.
• Inundaremos los canales
comerciales tradicionales y de
marketing digital.
• Nuestra filosofía es brindar al
consumidor final, productos con
los más altos estándares de
calidad e inocuidad.
• Llevando los procesos a
estandarización tecnológica,
con el uso de nuevas
tecnologías.
• Cuidando el medio ambiente,
con el tratamiento de aguas
residuales y la clasificación
adecuada de los residuos.
Fuente: elaboración propia

3.1. Determinar los valores corporativos. Si no los tiene elabórelos

Tabla 9. Determinar los valores corporativos

• Honestidad: Este valor como todos, tiene como objetivo promover entre
compañeros y superiores la honestidad de unos en a los otros en cualquier
escenario o situación en la que se encuentre.
• Responsabilidad: Es de gran importancia que todos en la empresa cuenten
y tengan presente este valor, con este se puede trabajar comprometidamente
y así mismo se obtiene un crecimiento productivo.
• Eficiencia: Para llevar a cabo este valor, debemos estar comprometidos y
concentrados en las labores a realizar.
• Respeto: Es de mayor importancia entre todos los empleadores y
empleados de la empresa, tener un buen nivel de educación y de trato ante
cualquier situación que en algún momento pueda generar conflicto.

3.2. Elaborar los objetivos a mediano y largo plazo. Si no los tiene elabórelos.
Tabla 9 Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo
Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 Largo plazo (1 a 5
meses a 1 año) años)
Crear Cronogramas de Exportar trufas a Ser reconocidos a
mantenimiento preventivo Panamá nivel sur América

Fuente: elaboración propia

3.3. Establecer las políticas para la compañía. Si no las tiene elabórelas

Tabla 11 Realizar las políticas
Política de Política de pago a Política de horarios Políticas de
satisfacción los proveedores formación
del cliente al cliente
interno
Realizar las La programación El horario es de 8 horas
entregas a de los pagos esta diarias, el ingreso del
tiempo. a cargo de la personal debe ser 15
gerencia general. minutos antes de la hora
de inicio de turno.
Buscar Pagos oportunos Los empleados no
mejoras en de acuerdo a lo pueden abandonar sus
los productos. establecido por el labores antes de haber
proveedor en el terminado la jornada
acuerdo de diaria, a menos que
servicio tengan la autorización de
 su jefe inmediato
mediante una
notificación escrita.
Conocer las Aprovechar los El personal deberá
expectativas descuentos por registrar su ingreso,
del cliente pago oportuno. salida, y permisos con el
supervisor de turno.
Fuente: elaboración propia
3.4. Plantear un presupuesto proyectado.
Tabla 12 Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)

Recursos Gerencia Área Área Área Área

Administrat Financiera Comercial Operativa
iva
Humanos 3 13 2 1 50
Técnicos Computador Computador Computado Computado Basculas,
es es e res r Batidoras,
impresoras neveras,
hornos, cuarto
frio,
cortadoras,
extrusoras,
envolvedoras,
estibadores
eléctricos. Etc.
Material Elementos Elementos Elementos Elementos Materias
de de de de primas,
papelería papelería papelería papelería material de
empaque,
insumos de
limpieza y
desinfección.
Financiero 36000000 65000000 5000000 14000000 91800000
Fuente: elaboración propia
 Organización

4. Realizar la función de la organización:

4.1 Describa los cargos y las funciones de cada cargo, según la empresa que
usted selecciono.
4.2 Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y
redefinirlo de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía
carece del organigrama, elabore uno, de acuerdo a los puestos de trabajo y las
áreas o departamentos de la compañía.
Ejemplo:

Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.

No CARGO FUNCIONES

Planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de la

1 Gerente General empresa.
Gerente de Gestionar recursos y realizar los proyectos de la
2 proyectos compañía
Gerente Garantizar el crecimiento de la compañía y las
3 Financiero inversiones a corto, mediano y largo plazo
Director de la
cadena de Organizar y gestionar todas las actividades
4 abastecimiento concernientes a la cadena de suministro.
Adquirir el talento interno y externo de la
Jefe de Talento organización. Servir como enlace entre los empleados
5 humano y la gerencia.
Optimizar los procesos relacionados con el
Jefe de Sistemas seguimiento, la medición, el análisis y la mejora
integrados de de Sistemas Integrados de Gestión a partir de
6 Gestión mediciones de desempeño.
Jefe de Liderar el desarrollo de la estrategia y focos
innovación y de innovación. Coordinar la implementación del
7 desarrollo programa de innovación.
Gestionar la administración del personal a cargo.
Realizar la secuenciación de planta de producción a
partir de las necesidades de planeación y de los
Coordinador de recursos disponibles. Realizar el seguimiento al
8 producción funcionamiento del sistema
Supervisa y coordina a los trabajadores que reparan y
realizan el mantenimiento de todos los equipos. Es el
responsable de evaluar los sistemas o instalaciones
Coordinador de problemáticas y determinar qué servicios de
9 mantenimiento instalación o reparación deber ser realizados.
Coordinador de Responsable de formular y divulgar las políticas
10 calidad de calidad que deben seguirse dentro de la empresa
Realizar la coordinación, control, planeación,
proyección y presupuesto del proceso de Seguridad y
11 Analista de SST salud en el trabajo.
Administrar cada uno de los procesos esenciales al
momento de distribuir un producto.
Coordinador Coordinar los bienes o servicios que necesiten las
12 Logístico demás áreas.
Distribución de tareas, control, supervisión y
Supervisor de planeación de las funciones del personal
13 producción de producción.
Garantizar la satisfacción del cliente en cuanto al
cumplimiento de los plazos de
Analista de entrega, distribución de los vehículos y la calidad en
14 distribución el transporte.
Auxiliar de Ejecutar funciones que propendan la mejora de los
15 calidad sistemas integrados de gestión de las organizaciones.
 Asegurar que los equipos utilizados en las industrias
Técnico de manufactureras y de procesamiento funcionan
16 mantenimiento correctamente
Revisar productos y empacar para garantizar la
calidad. Sumergir algunos productos en soluciones
para acondicionarlos al proceso de empaque y
refrigeración. Transportar materias primas, productos
terminados y materiales empacados a lo largo de la
Operarios de planta y bodega, de forma manual o con la ayuda de
17 producción equipo.

Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No CARGO Asignación de recursos

Computador
Papelería
1 Gerente General Nómina
Computador
Gerente de Papelería
2 proyectos Proyectos
Computador
Papelería
3 Gerente Financiero Balances contables
Director de la Computador
cadena de Papelería
4 abastecimiento Presupuesto
Computador
Jefe de Talento Papelería
5 humano Nómina, base de datos del personal y candidatos
Jefe de Sistemas Computador
integrados de Papelería
6 Gestión Normas y certificaciones
Computador
Jefe de innovación y Papelería
7 desarrollo Proyectos
Computador
Coordinador de Papelería
8 producción Ordenes de producción
Computador
Coordinador de Papelería
9 mantenimiento Ordenes de Servicio
Computador
Coordinador de Papelería
10 calidad Procesos auditables
Computador
Papelería
11 Analista de SST Bases de datos de los empleados
 Computador
Coordinador Papelería
12 Logístico Bases de datos de proveedores y clientes
Computador
Supervisor de Papelería
13 producción Programa de producción
Computador
Analista de Papelería
14 distribución Bases de datos de empresas transportadoras
Computador
Papelería
Matriz con parámetros a controlas dentro del proceso
15 Auxiliar de calidad productivo
Computador
Técnico de Papelería
16 mantenimiento Ordenes de Servicio
Operarios de
17 producción Ordenes de producción por producto, fechas de entrega

Conclusiones

• Realizar la planeación de la organización de la empresa desde el inicio de

sus labores.
• La organización como parte del proceso administrativo, corresponde a
una actividad necesaria e importante dentro de cualquier empresa.
• La organización implica establecer un marco de trabajo para un grupo
social especifico, en el que se delimitan funciones.
• Las actividades y los recursos de la empresa deben coordinarse de
manera racional, a fin de contribuir en la ejecución de un trabajo eficiente.
• La organización fomenta la necesidad de establecer niveles de autoridad
y responsabilidad dentro de la empresa.

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