EXCEL: LAS 10 FUNCIONES "INDISPENSABLES",

SEGÚN HARVARD

1. Pegado especial

El usuario necesitará aproximadamente 10 minutos para completar su

aprendizaje. La aplicación permite copiar toda la información de
una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas
especificadas.

No obstante, se puede utilizar una opción llamada "pegado especial"

para pegar la información de otra manera. El pegado especial sirve
para poder elegir qué elementos se copian y cuáles no. De esa manera
se evita copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo se usa?

Cuando se copia lo que hay en la celda (Ctr+C) se debe pulsar

Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y seleccionar lo que se
quiere copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos.
También se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el
cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas

Este aprendizaje se puede adquirir en unos dos minutos. Es ideal para

cuando se necesita añadir varias filas a una tabla, permitiendo
agiliza la tarea.

¿Cómo se ejecuta?

Se usa un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) y se selecciona el número de

filas que se quiere agregar. Luego se debe hacer clic en el botón
derecho para insertarlas.
También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", siempre y
cuando se seleccione previamente las filas que se van a añadir.

3. Relleno rápido

Su aprendizaje demora unos 30 minutos, según Harvard. El relleno

rápido o Flash Fill en inglés puede usarse en diferentes situaciones. Se
trata de un ahorro de tiempo fantástico cuando se necesita ingresar
o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa.

Es un sistema que permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo

que se realiza e identificar patrones para completar algunas celdas. De
esa forma, se rellenan luego de forma automática.

¿Ejemplos? Sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos

en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de "Datos" y activar "Relleno

Rápido".

En caso de que no aparezca esa opción, se puede probar en

"Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".

4. Índice y coincidir

Este aprendizaje demandará unos 45 minutos para asimilarlo, de

acuerdo a la casa de altos estudios.

"Índice" y "Coincidir" se utilizan ampliamente en Excel para

realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado
interesantes, pero cuando se combinan se aprecia su productividad.
Ambas permiten extraer datos y valores concretos que se necesitan de
grandes hojas de cálculo. Así, transforman una tarea tediosa y
rutinaria resulte rápida y sencilla.

¿Cómo se ejecuta?

"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera

(matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

En tanto, la función "Coincidir (valor_buscado,matriz_de_busqueda;

[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un
valor en una lista.

5. Suma rápida

Permite, por ejemplo, seleccionar la celda al final de una fila o

columna en apenas unos segundos.

¿Cómo aprovecharlo?

Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la

función. Equivale a "Autosuma". Su aprendizaje demora 2 minutos

6. CTRL Z / CTRL Y

Permite revertir errores o recuperar lo recientemente borrado.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe pulsar Ctrl + Y para revertir cualquier "error" que

previamente se eliminó con el uso de Ctrl + Z.
7. Eliminar duplicados

Este aprendizaje necesita unos diez minutos. Sirve para eliminar

valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomendó colocar en otra hoja lo que

desees borrar. De este modo, el sistema deja por defecto el primer
valor que aparece en la tabla.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe seleccionar la tabla, ir a la pestaña "Datos" de Excel y hacer

clic en "Quitar Duplicados". El programa preguntará a qué columna se
le aplicará el cambio.

8. Congelar paneles

Este aprendizaje necesita 15 minutos para asimilarlo. Permite

inmovilizar filas y columnas para contrastar datos que se tienen
lejos de otros dentro de la hoja de cálculo.

¿Cómo se aprovecha?

Se debe elegir la parte de la hoja de cálculo que se quiere congelar y

hacer clic en el menú "vista" o "visualización". Luego, seleccionar
"inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", haciendo clic en
lo que quieras congelar.

9. F4

Este aprendizaje demora diez minutos en asimilarse. El F4 posee dos

funciones específicas en Excel. Por un lado, crea una referencia
absoluta, mientras que por el otro, repite la acción más reciente.
¿Cómo se ejecuta?

Se pulsa F4 se necesite realizar alguna de esas dos cosas. La mayoría

de las veces repetirá la última acción. Si se presiona la tecla mientras
se tiene resaltada una celda con una fórmula, brindará opciones de
posibles referencias.

10. Ctrl + flechas

Este aprendizaje demorará cinco minutos en asimilarse. Es una

opción práctica para grandes bases de datos. Permite acceder a la
última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de
forma manual.

¿Cómo se ejecuta?

Presionar el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de

documento, o desplazarse por él con el uso de las flechas. También
sirve para seleccionar datos en segundos y maximizar la
productividad.