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REGIMEN COMÚN
COMPRA POR CATÁLOGO
CATÁLOGO DE BIENES
DIRIGIDO A
PROVEEDORES SELECCIONADOS
EN CATÁLOGO
ENERO 2015
1. Presentación ............................................................................................................... 2
2. Fundamento Legal ...................................................................................................... 2
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública ................................................................. 5
4. Información para Navegación en Catálogo.............................................................. 8
4.1 Utilitarios de la Barra Principal ............................................................................ 9
5. Revisión de órdenes, productos y mantenimientos Pendientes .......................... 12
5.1 Revisión de órdenes de Mejor Oferta ................................................................. 12
5.1.1 Descuentos por Volumen......................................................................... 15
5.1.2 Descuentos de VALOR por UNIDAD .......................................................... 17
5.2 Revisión de órdenes de GRAN COMPRA .............................................................. 21
5.3 Revisión de productos pendientes ...................................................................... 32
6. Mis convenios ......................................................................................................... 39
7. Mis Productos......................................................................................................... 48
7.1 Solicitar cambios ............................................................................................ 49
7.2 Imágenes y Videos .......................................................................................... 51
7.3 Promociones ................................................................................................... 56
8. Mis órdenes ............................................................................................................ 57
9. Ver solicitudes de Información.............................................................................. 61
10. Ver invitaciones a convenios .................................................................................. 63
11. Historial de participación ....................................................................................... 71
1
1. Presentación
2. Fundamento Legal
17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con
todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales
exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo.
2
Art. 44.- Catálogo Electrónico .- Como producto del Convenio Marco, el Servicio
Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el
Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar
sus adquisiciones en forma directa.
Art. 69.- Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del
término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos
cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se
protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del
contrato son de cuenta del contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la
orden de compra y el acta de entrega.
3
2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP
Art. 16.- Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor
participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas
empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros
establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción,
Comercio e Inversiones.
4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o
superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas.
4
Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la
economía popular y solidaria, de conformidad con la ley.
Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega
recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las
especificaciones previstas en el catálogo.
5
Imagen 3.1
Imagen 3.2
6
Imagen 3.3
Una vez que ingrese, diríjase al menú “Mi catálogo”. Imagen 3.4
Imagen 3.4
Imagen 3.5
Una vez registrados los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.6
7
Imagen 3.6
Imagen 3.7
Imagen 4.1
8
4.1 Utilitarios de la Barra Principal
La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico,
para ello ingrese nombre del producto y a continuación de clic en el ícono que se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2
Imagen 4.2
Imagen 4.3
Volver al SOCE
Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del “SOCE”. Para realizar esta
acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4
9
Imagen 4.4
La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además
cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se
muestra a continuación. Imagen 4.5
Imagen 4.5
Imagen 4.6
10
Volver a la página de Inicio
Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Para
ingresar de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen 4.7
Imagen 4.7
Configuración
En esta opción el proveedor seleccionado en catálogo, podrá gestionar los temas
relacionados con los requerimientos solicitados por el SERCOP o por las Entidades
Contratantes en base a sus productos. Para ingresar a esta opción de clic en el ícono
que se enmarca a continuación. Imagen 4.8
Imagen 4.8
11
5. Revisión de órdenes, productos y mantenimientos
Pendientes
Imagen 5.1
Las órdenes de Mejor Oferta son órdenes en las que el proveedor emitirá una mejor
oferta económica a la ya establecida en el convenio. En la siguiente imagen podrá
observar que la orden de compra le llegará con el Nombre del producto, Cantidad
del producto, nombre de la Entidad Contratante que generó la orden, Fecha de
Finalización y Acciones. Imagen 5.2
Las órdenes en las que está participando aún no están generadas, quedarán
pendientes hasta que el sistema seleccione a la oferta más conveniente según el tipo
de orden.
12
Imagen 5.2
Imagen 5.3
13
La siguiente pantalla muestra la información de la orden remitida, y en caso de que
el proveedor decida emitir una mejor oferta, de clic en el botón “Crear Nueva”.
Imagen 5.4
Imagen 5.4
Ahora para remitir su oferta, podrá seleccionar entre dos opciones “Descuento por
volumen” o “Valor por unidad”. Imagen 5.5
Imagen 5.5
14
5.1.1 Descuentos por Volumen
En caso de que seleccione Descuento por volumen, ingrese tipo, fecha de caducidad,
valor y seleccione en cuál de los descuentos ya catalogados va a emitir el descuento.
Imagen 5.6
Imagen 5.6
Imagen 5.7
15
A continuación seleccione Fecha de caducidad de su oferta, para ello de clic en las
flechas Día, Mes y Año. Imagen 5.8
Imagen 5.8
Imagen 5.9
Una vez que haya registrado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 5.10
16
Imagen 5.10
Imagen 5.11
En caso de que requiera realizar un descuento de VALOR por unidad, de clic sobre
dicha opción, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 5.12
17
Imagen 5.12
Imagen 5.13
18
Imagen 5.14
Imagen 5.15
Una vez que haya registrado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 5.16
19
Imagen 5.16
Imagen 5.17
El proveedor deberá esperar a que pasen las 24 horas para que pueda saber si su
oferta fue la más baja, una vez que pase el tiempo mencionado según la fecha
establecida, deberá dirigirse a la sección “Mis órdenes”, opción que se encuentra en
la opción de Configuración, revisé en las secciones posteriores a este manual la
explicación de esta opción.
20
5.2 Revisión de órdenes de GRAN COMPRA
Otro de los tipos de órdenes que recibirá en la sección pendientes, son las órdenes de
Gran Compra, este tipo de ordenes podrán ser de Mejor Oferta o por PUJA. Para el
caso del ejemplo que se muestra a continuación, el proveedor recibió una orden de
Gran Compra para Puja, y en el caso que fuese una Mejor Oferta, se realizarían los
mismos pasos que se mencionaron en la sección anterior. Las órdenes de Gran
Compra tampoco son órdenes ya generadas, es una orden que espera una mejor
oferta para ser ya generada.
Imagen 5.18
Las órdenes de compra cuentan con información como: Nombre del producto,
cantidad, Nombre de la Entidad Contratante, Fecha y hora en la que se iniciará la
puja, finalmente en la sección Acciones se contará con el enlace para ingreso a la
puja. Imagen 5.19
21
Imagen 5.19
Imagen 5.20
22
En caso de que le interese ingresar en la puja, de clic en “Ir a la puja”, enlace que
aparece en la imagen a continuación. Imagen 5.21
Imagen 5.21
Imagen 5.22
23
Una vez que haya ingresado los datos, de clic en “Entrar”. Imagen 5.23
Imagen 5.23
Si la puja se encuentra en el Estado “En curso”, quiere decir que la puja se está
ejecutando en ese momento. Una vez que concluye la puja el estado pasará a
“Terminada”. Imagen 5.24
Imagen 5.24
24
Para ingresar a la puja de clic en “Ver”. Imagen 5.25
Imagen 5.25
Imagen 5.26
Lea detenidamente las instrucciones, una vez que haya finalizado con la revisión, de
clic en el botón “Cerrar”. Imagen 5.27
25
Imagen 5.27
En la siguiente pantalla podrá observar los proveedores invitados a la puja y con las
ofertas económicas iniciales. No se ven los nombres de los proveedores, el sistema
los codifica con la nomenclatura que observa en pantalla. Imagen 5.28
Imagen 5.28
Imagen 5.29
26
Revise información como Inicio y Fin de puja, Variación mínima de porcentaje para
ofertar durante la puja y el valor de la oferta económica inicial registrada en el
catálogo. Imagen 5.30
Imagen 5.30
Para mayor información sobre la puja puede ingresar a la sección “Vista Detallada”.
Imagen 5.31
Imagen 5.31
Una vez que haya ingresado podrá revisar un detalle de la puja. Imagen 5.32
27
Imagen 5.32
Al ingresar en la puja podrá ver las ofertas iniciales de todos los proveedores
incluyendo la suya, esto se debe a que el sistema publica como oferta inicial el
precio del producto que se encuentra establecido en el catálogo. En base a esta
información el sistema indica quien va ganando en la puja, además cuenta con la
información de inicio y finalización de la puja, y el porcentaje de variación mínima.
Imagen 5.33
Imagen 5.33
28
También podrá revisar el tiempo restante de la puja, recuerde que la puja tendrá
una duración de entre 15 a 30 minutos. Imagen 5.34
Imagen 5.34
Imagen 5.35
Una vez que haya ingresado el valor de la oferta de clic en el botón “Pujar”. Imagen
5.36
Imagen 5.36
29
En el siguiente mensaje deberá confirmar el valor que ingresó, en caso de que sea
afirmativo de clic en “Aceptar”, caso contrario ponga “Cancelar” y rectifique.
Imagen 5.37
Imagen 5.37
Imagen 5.38
30
Imagen 5.39
En caso de que su oferta no fuera la más baja de la puja, revise la información que
se presenta en pantalla, podrá ver la nomenclatura del proveedor que está ganando y
el valor de la oferta. A continuación un ejemplo de una puja en la que se tiene ese
caso. Imagen 5.40
Imagen 5.40
31
Imagen 5.4
Imagen 5.52
32
Imagen 5.53
Para ofertar el producto o productos que se ha solicitado por parte del SERCOP, de
clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 5.54
Imagen 5.54
33
Imagen 5.55
Una vez que haya ingresado, revise los datos solicitados por el SERCOP. Proceda a
registrar los campos que están vacíos y han sido solicitados. Imagen 5.56
Imagen 5.56
34
Imagen 5.57
Una vez que haya registrado los datos, de clic en “Guardar”. Imagen 5.58
Imagen 5.58
35
Imagen 5.59
Imagen 5.60
Imagen 5.61
36
Seleccione el tipo de descuento, puede ser por “Monto” o “Porcentaje”. Imagen 5.62
Imagen 5.62
Imagen 5.63
Imagen 5.63
37
Imagen 5.64
Imagen 5.65
Imagen 5.66
38
6. Mis convenios
La opción Mis convenios, permitirá al proveedor revisar los tipos de convenios a los
que se le ha invitado en el catálogo electrónico. Para ingresar a esta opción de clic
en “Mis Convenios”. Imagen 6.1
Imagen 6.1
Imagen 6.2
Revise en la siguiente sección las acciones que podrá realizar, las acciones son:
“Ver” y “Cobertura”. Imagen 6.3
39
Imagen 6.3
Para verificar los productos que ha ofertado en el convenio marco y la cobertura que
estableció, de clic en “Ver” y revise la información que aparece en pantalla. Imagen
6.4
Imagen 6.4
40
Imagen 6.5
En caso de que requiera realizar una modificación a los atributos del producto, de
clic en “Editar”. Imagen 6.6
Imagen 6.6
Una vez que haya ingresado, podrá verificar la pantalla en la que se puede realizar la
actualización de los atributos del producto. Imagen 6.7
41
Imagen 6.7
Imagen 6.8
Una vez que haya realizado la actualización, adjunte el archivo del fabricante, para
ello de clic en el botón “Examinar”. Imagen 6.9
42
Imagen 6.9
Imagen 6.10
Una vez realizada esta acción el proveedor deberá esperar a revisar la respuesta a la
solicitud de actualización o cambio, esta solicitud será revisada por el SERCOP para
su aprobación. Para revisar la respuesta del SERCOP, deberá ingresar a la opción
“Mis Productos”, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 6.11
43
Imagen 6.11
Imagen 6.12
44
Continuando con la información de los Convenios, podrá observar que cuenta con la
opción “Cobertura”. Imagen 6.13
Imagen 6.13
En esta sección podrá verificar las provincias y ciudades donde el proveedor tiene
cobertura, recuerde que estos datos fueron registrados previamente en el convenio.
Imagen 6.14
Imagen 6.14
En caso de que el proveedor requiera agregar una nueva Cobertura, de clic primero
en el botón “Agregar”. Imagen 6.15
45
Imagen 6.15
Imagen 6.16
46
Imagen 6.17
Imagen 6.17
47
7. Mis Productos
Imagen 7.1
Imagen 7.2
48
Cada uno de los productos cuenta con información de stock y de opciones para
Solicitar Cambios, agregar imágenes o videos del producto, Promociones y Lista de
Mantenimientos a realizar. Imagen 7.3
Imagen 7.3
Imagen 7.4
49
Para realizar un cambio a alguna especificación del producto, ingrese en la sección
correspondiente y realice el cambio. Recuerde borrar o actualizar los datos en la
sección correspondiente. Imagen 7.5
Imagen 7.5
Una vez que haya realizado el cambio, adjunte el oficio del fabricante, para ello de
clic en el botón “Examinar”. Imagen 7.6
Imagen 7.6
50
Una vez que el archivo se ha cargado, de clic en el botón “Guardar”. Imagen 7.7
Imagen 7.7
Esta opción permitirá agregar imágenes y videos en los productos, para ingresar de
clic en la sección que se enmarca a continuación “Imágenes y Videos”. Imagen 7.8
Imagen 7.8
51
En la siguiente pantalla, de clic en “Agregar nueva imagen”. Imagen 7.9
Imagen 7.9
Imagen 7.10
Imagen 7.11
52
Imagen 7.10
Imagen 7.11
Ahora revise en pantalla, el mensaje que indica que la imagen ha sido subida y que
pasará a revisión por parte del SERCOP para su aprobación. El estado de la imagen
quedará entonces en estado “Pendiente por Aprobación”. Imagen 7.12
Imagen 7.12
53
Una vez que haya sido revisada por el SERCOP, vuelva a ingresar a la sección de
imágenes y revise si su imagen fue Aprobada. Imagen 7.13
Imagen 7.14
En caso de que la imagen no haya sido aprobada, el estado dirá “Rechazada”. Imagen
7.15
Imagen 7.15
54
Imagen 7.16
El proveedor deberá cargar el video previamente en YOUTUBE, una vez que tenga la
dirección, copie o ingrese la dirección del video cargado en la sección
“Identificador del video Youtube”. Imagen 7.17
Imagen 7.17
Una vez que haya ingresado la dirección, de clic en “Guardar Video”. El video
pasará al estado “Pendiente” para la revisión del SERCOP, en caso de que se lo haya
aprobado, el estado cambiará a “Aprobado”.
55
7.3 Promociones
Imagen 7.18
Imagen 7.19
56
8. Mis órdenes
En la sección “Mis órdenes”, podrá revisar las órdenes que fueron generadas al
proveedor como producto de las compras realizadas por las Entidades Contratantes
en el catálogo. Para ingresar de clic en la sección que se enmarca a continuación.
Imagen 8.1
Imagen 8.1
Una vez que ingrese podrá revisar el listado de órdenes que ha recibido, las mismas
que deberán ser despachadas según las condiciones establecidas en el convenio
marco. Imagen 8.2
Imagen 8.2
57
Las órdenes de compra se listarán con Nombre de la Entidad Contratante, Código de
la orden, fecha de emisión, fecha de aceptación y Estado. Para ver los detalles de la
orden de compra, diríjase a la sección “Estado” y de clic en “Ver Detalles”. Imagen
8.3
Imagen 8.3
Imagen 8.4
58
Al realizar dicha acción, podrá revisar e imprimir la orden de compra generada, la
misma que contará con la información necesaria para realizar la entrega de los
productos solicitados por la Entidad Contratante. Imagen 8.5
Imagen 8.5
59
Imagen 8.6
Imagen 8.7
Imagen 8.8
60
9. Ver solicitudes de Información
En esta sección el proveedor recibirá invitaciones a presentar información de un
nuevo producto. Las invitaciones las realiza el SERCOP. Para ingresar a esta sección
de clic en “Ver Solicitudes de información”. Imagen 9.1
Imagen 9.1
Imagen 9.2
Imagen 9.3
61
Para agregar la información, de clic en “Agregar solicitud”. Imagen 9.4
Imagen 9.4
Imagen 9.5
Una vez que haya ingresado la información solicitada, de clic en “Guardar”, luego
proceda a verificar la información registrada. Imagen 9.6
62
Imagen 9.6
Imagen 9.7
Recuerde que la información que se registró será revisada por el SERCOP, y esta sería
susceptible de aprobación o rechazo.
En esta opción el proveedor podrá revisar las invitaciones realizadas por el SERCOP a
nuevos convenios. Para ingresar a esta opción de clic en “Ver invitaciones a
convenios”. Imagen 10.1
63
Imagen 10.1
Imagen 10.2
Imagen 10.3
64
Al ingresar a la siguiente pantalla, el proveedor podrá ofertar los productos y la
Cobertura. Imagen 10.4
Imagen 10.4
Imagen 10.5
65
Imagen 10.6
Imagen 10.7
66
Imagen 10.8
Imagen 10.9
67
Imagen 10.10
Una vez agregado el producto deberá ingresar a la opción “Editar”. Imagen 10.11
Imagen 10.11
Una vez que ha ingresado el producto podrá registrar las especificaciones del mismo,
a continuación ingrese los datos y adjunte el oficio donde remite las
especificaciones, finalmente de clic en “Guardar”. Imagen 10.12
68
Imagen 10.12
Imagen 10.13
Imagen 10.14
69
Registre a continuación cantidad de producto en el cual dará descuento, para ello
ubíquese en la sección Desde y Hasta respectivamente, de clic en las flechas que se
encuentran enmarcadas en la imagen e indique la cantidad desde la cual se
establecerá el descuento. Imagen 10.15
Imagen 10.15
Imagen 10.16
Imagen 10.17
70
En la siguiente pantalla podrá observar el descuento que ha sido registrado. Imagen
10.18
Imagen 10.18
Imagen 10.19
71
Imagen 11.1
Una vez que haya ingresado, podrá revisar el listado de órdenes en los que ha
participado. Imagen 11.2
Imagen 11.2
72
Imagen 11.3
Imagen 11.4
73