MANUAL DE USUARIO

REGIMEN COMN
COMPRA POR CATLOGO
DIRIGIDO A
PROVEEDORES SELECCIONADOS
PARA CATLOGO

AGOSTO 2014

1. Presentacin ............................................................................................................... 2
2. Fundamento Legal ...................................................................................................... 2
3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica ................................................................. 5
4.

Barra Principal ......................................................................................................... 8

4.1 Utilitarios de la Barra Principal ............................................................................ 9

5.

Revisin de rdenes, productos y mantenimientos Pendientes .......................... 12

5.1 Revisin de rdenes de Mejor Oferta ................................................................. 13
5.1.1

Descuentos por Volumen......................................................................... 15

5.1.2

Descuentos de VALOR por UNIDAD .......................................................... 18

5.2 Revisin de rdenes de GRAN COMPRA .............................................................. 21

5.3 Revisin de mantenimientos Pendientes ............................................................ 33
5.4 Revisin de productos pendientes ...................................................................... 36
5.5 Revisin de Reposiciones Temporales ................................................................ 46
6.

Mis convenios ......................................................................................................... 47

7.

Mis Productos......................................................................................................... 56
7.1.1

Solicitar cambios......................................................................................... 57

7.1.2

Imgenes y Videos ...................................................................................... 59

7.1.3

Promociones ............................................................................................... 63

7.1.4

Lista de Mantenimientos ............................................................................ 64

8.

Mis rdenes ............................................................................................................ 70

9.

Ver solicitudes de Informacin.............................................................................. 74

10. Ver invitaciones a convenios .................................................................................. 76

1. Presentacin
La Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, ha establecido los
procedimientos de contratacin que utilizarn las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestacin de servicios, ejecucin de obras y consultoras,
los mismos que debern realizarse utilizando las herramientas electrnicas del
Sistema Oficial de Contratacin del Estado SOCE.
El Servicio Nacional de Contratacin Pblica SERCOP, pone a conocimiento de los
Proveedores seleccionados en el

catlogo electrnico, el manual de usuario del

nuevo Catlogo Electrnico.

2. Fundamento Legal
2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP
Art. 6.- Definiciones.
1. Catlogo Electrnico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados
en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratacin directa como
resultante de la aplicacin de convenios marco.
17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con
todas las especificaciones y requerimientos tcnicos, financieros y legales
exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio ms bajo.

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratacin Pblica efectuar
peridicamente procesos de seleccin de proveedores con quienes se celebrar
Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarn en el catlogo electrnico
bienes y servicios normalizados a fin de que stos sean adquiridos o contratados de
manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parmetros y
objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional
de Contratacin Pblica.

Art. 44.- Catlogo Electrnico .- Como producto del Convenio Marco, el Servicio
Nacional de Contratacin Pblica crear un catlogo electrnico disponible en el
Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrn realizar
sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarn obligados

a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de
plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garanta establecidas para el perodo de
duracin del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrn mejorar las
condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya
previsto en el Convenio Marco.
Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes
debern consultar el catlogo electrnico previamente a establecer procesos de
adquisicin de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no
se encuentre catalogado se podr realizar otros procedimientos de seleccin para la
adquisicin de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su
Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor
costo que las que consten publicadas en el catlogo electrnico, debern informar al
Servicio Nacional de Contratacin Pblica para que ste conozca y confirme que la
oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos,
mediante la celebracin de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes.

Art. 69.- Suscripcin de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizarn en escritura pblica dentro del
trmino de quince (15) das desde la notificacin de la adjudicacin. Los contratos
cuya cuanta sea igual o superior a la base prevista para la licitacin se
protocolizarn ante Notario Pblico. Los gastos derivados del otorgamiento del
contrato son de cuenta del contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catlogo se formalizarn con la
orden de compra y el acta de entrega.

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP

Art. 16.- Micro, pequeas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor
participacin de proveedores de los sectores de micro, pequeas y medianas
empresas -MIPYIMES-, se entendern por tales, aquellas que cumplan los parmetros
establecidos de conformidad con el artculo 53 del Cdigo Orgnico de la Produccin,
Comercio e Inversiones.
Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deber
expresar la categora a la que pertenece el proveedor.
El INCOP establecer criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a travs de
alguno de los siguientes mecanismos:
1. Mrgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores;
2. Criterios para contratacin preferente establecidos en el artculo 52 de la Ley;
3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de
adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferir a
aquella;
4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o
superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluacin de ofertas.
5. Inclusin, en el catlogo electrnico, de bienes o servicios provenientes de
MIPYMES, artesanos o actores de la economa popular y solidaria para que sean
adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de
seleccin a emplearse por parte del INCOP para esta catalogacin ser la feria
inclusiva.
Las preferencias para las micro, pequeas y medianas empresas se aplicarn en
funcin de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente
nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarn estos beneficios a meros
intermediarios.

Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harn extensivos a actores de la

economa popular y solidaria, de conformidad con la ley.
Art. 43.- Procedimiento para contratar por catlogo electrnico.- Para la
inclusin en el catlogo electrnico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP
realizar procesos de seleccin que permitan celebrar convenios marcos, observando
el procedimiento que se establezca en los pliegos.
Las contrataciones por catlogo electrnico de bienes y servicios normalizados, que
realicen las Entidades Contratantes, observarn el procedimiento sealado por el
INCOP:
La orden de adquisicin electrnica emitida por la Entidad Contratante se sujetar a
las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las
mejoras obtenidas por la entidad contratante.
De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artculo 69 de la Ley, la
Orden de Compra emitida a travs del Catlogo Electrnico formaliza la
contratacin de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones
correspondientes para las partes.
Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribir el acta de entrega
recepcin

correspondiente

con

la

verificacin

de

correspondencia

con

las

especificaciones previstas en el catlogo.

3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet Explorer
versin 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.
Ingrese al portal institucional, www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al sistema de contratacin, haga clic en el cono SOCE Sistema

Oficial de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para iniciar su sesin en el sistema,

ingrese nmero de Ruc de la Entidad

Contratante, nombre de Usuario y

Contrasea, para finalizar de clic en el

botn Entrar. Imagen 3.3

Imagen 3.3

Una vez que ingrese, dirjase al men Mi catlogo. Imagen 3.4

Imagen 3.4

Para ingresar al nuevo catlogo electrnico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y

Contrasea. Imagen 3.5

Imagen 3.5

Una vez registrados los datos, de clic en el botn Entrar. Imagen 3.6

Imagen 3.6

A continuacin puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catlogo Electrnico.

Imagen 3.7

Imagen 3.7

4. Barra Principal
Al ingresar podr revisar la pantalla de ingreso principal del catlogo electrnico,
revise a continuacin la informacin que se encuentra en la Barra Principal.
Imagen 4.1

Imagen 4.1

4.1 Utilitarios de la Barra Principal

Bsqueda de productos dentro del catlogo electrnico

La siguiente opcin sirve para buscar un producto dentro del catlogo electrnico,
para ello ingrese nombre del producto y a continuacin de clic en el cono que se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2

Imagen 4.2

A continuacin podr ver en pantalla la bsqueda realizada. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Volver al SOCE

Opcin que permitir regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta
accin, de clic en la seccin que se enmarca a continuacin. Imagen 4.4

Imagen 4.4

Perfil del usuario

La opcin Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, adems
cuenta con la opcin para salir de la sesin. Para ingresar de clic en el cono que se
muestra a continuacin. Imagen 4.5

Imagen 4.5

Para Salir de la sesin, de clic en la seccin que se muestra a continuacin. Imagen

4.6

10

Imagen 4.6

Volver a la pgina de Inicio

Esta opcin permitir volver a la pgina de inicio del catlogo electrnico. Para
ingresar de clic en el cono que se enmarca a continuacin. Imagen 4.7

Imagen 4.7

Configuracin

En esta opcin el proveedor seleccionado en catlogo, podr gestionar los temas

relacionados con los requerimientos solicitados por el SERCOP o por las Entidades
Contratantes en base a sus productos. Para ingresar a esta opcin de clic en el cono
que se enmarca a continuacin. Imagen 4.8

11

Imagen 4.8

5. Revisin de
Pendientes

rdenes, productos y mantenimientos

El proveedor seleccionado en catlogo, ingresar a la opcin Pendientes para la

revisin de rdenes de compra que an no se encuentran generadas y que estn
pendientes de revisin.

En la misma seccin, el proveedor revisar adems la

respuesta del SERCOP a solicitudes que haya realizado sobre la revisin de productos
descontinuados y revisin de mantenimientos y reposiciones solicitados por la Entidad
Contratante o por el SERCOP, los mismos que sern obligatoriamente atendidos por
parte del proveedor. Imagen 5.1

12

Imagen 5.1

5.1 Revisin de rdenes de Mejor Oferta

Las rdenes de Mejor Oferta son rdenes en las que el proveedor emitir una mejor
oferta econmica a la ya establecida en el convenio, en estas rdenes el sistema
espera tener el resultado de la mejor oferta. En la siguiente imagen podr observar
que

la orden de compra le llegar con el Nombre del producto, Cantidad del

producto, nombre de la Entidad que realiz la compra, Fecha de Finalizacin y

Acciones. Imagen 5.2

Imagen 5.2

13

La orden de compra de MEJOR OFERTA debe ser atendida antes de la fecha de

finalizacin, en este tiempo el proveedor emitir una mejor oferta de la ya
establecida en el catlogo, el tiempo en el que remitir la oferta es de mximo 24
horas, recuerde entonces enviar la oferta antes de la fecha de Finalizacin. Para
ingresar la oferta, de clic en Ofertar. Imagen 5.3

Imagen 5.3

En la siguiente pantalla de clic en Crear Nueva. Imagen 5.4

Imagen 5.4

Ahora seleccione si la oferta va a ser Descuento por volumen o Valor por

unidad. Imagen 5.5

14

Imagen 5.5

5.1.1 Descuentos por Volumen

En caso de que seleccione Descuento por volumen, ingrese tipo, fecha de caducidad,
valor y seleccione en cul de los descuentos ya catalogados va a emitir el descuento.
Imagen 5.6

Imagen 5.6

15

En la seccin TIPO, seleccione Porcentaje. Imagen 5.7

Imagen 5.7

A continuacin seleccione Fecha de caducidad de su oferta, para ello de clic en las

flechas Da, Mes y Ao. Imagen 5.8

Imagen 5.8

16

A continuacin, ingrese valor de descuento, a continuacin seleccione en cul de los

descuentos ya catalogados se aplicar la oferta. Imagen 5.9

Imagen 5.9

Una vez que haya registrado todos los datos de clic en Guardar. Imagen 5.10

Imagen 5.10

A continuacin podr ver que su oferta ha sido guardada. Imagen 5.11

17

Imagen 5.11

5.1.2 Descuentos de VALOR por UNIDAD

En caso de que requiera realizar un descuento de VALOR por unidad, de clic sobre
dicha opcin, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 5.12

Imagen 5.12

Seleccione a continuacin el tipo de descuento por Monto. Imagen 5.13

18

Imagen 5.13

A continuacin seleccione Fecha de caducidad de su oferta, para ello de clic en las

flechas Da, Mes y Ao. Imagen 5.14

Imagen 5.14

Para finalizar, ingrese valor de descuento por unidad. Imagen 5.15

Imagen 5.15

19

Una vez que haya registrado todos los datos de clic en Guardar. Imagen 5.16

Imagen 5.16

A continuacin podr ver que su oferta ha sido guardada. Imagen 5.17

Imagen 5.17

El proveedor deber esperar a que pasen las 24 horas para que pueda saber si su
oferta fue la mejor, una vez que pase el tiempo mencionado segn la fecha
establecida, deber dirigirse a la seccin Mis rdenes, opcin que se encuentra en
la opcin de Configuracin, revis en las secciones posteriores a este manual, la
explicacin de esta opcin.

20

5.2 Revisin de rdenes de GRAN COMPRA

Otro de los tipos de rdenes que recibir en la seccin pendientes, son las rdenes de
Gran Compra, este tipo de ordenes podrn ser de Mejor Oferta o por PUJA. Para el
caso del ejemplo que se muestra a continuacin, el proveedor recibi una orden de
Gran Compra para Puja, y en el caso que fuese una Mejor Oferta, se realizaran los
mismos pasos que se mencionaron en la seccin anterior. Las rdenes de Gran
Compra tampoco son ordenes ya generadas, es una orden que espera una mejor
oferta para ser ya generada.
En la imagen a continuacin, revise la seccin donde aparecer este tipo de rdenes.
Imagen 5.18

Imagen 5.18

Las rdenes de compra cuentan con informacin como: Nombre del producto,
cantidad, Nombre de la Entidad Contratante, Fecha y hora en la que se iniciar la
puja, finalmente en la seccin Acciones se contar con el enlace para ingreso a la
puja. Imagen 5.19

21

Imagen 5.19

El siguiente paso a seguir es la revisin de la Fecha de inicio de puja. Es importante

informar que la puja es un procedimiento en el cul estn invitados todos los
proveedores del catlogo que ofertan el mismo producto, la razn de ingresar a la
puja es que el proveedor pueda ofertar un precio menor al ya establecido en el
catlogo. En caso de que no le interese ofertar un valor menor, no es una obligacin
entrar a la puja, solo recuerde que el proveedor que oferte el mejor precio ser el
ganador, y la orden de compra ya le llegar al proveedor ganador. Imagen 5.20

Imagen 5.20

22

En caso de que le interese ingresar en la puja, de clic en Ir a la puja, enlace que

aparece en la imagen a continuacin. Imagen 5.21

Imagen 5.21

Al ingresar, el sistema lo enviar a la siguiente pantalla, aqu proceda a registrar

nuevamente Ruc, Usuario y Contrasea. Imagen 5.22

Imagen 5.22

23

Una vez que haya ingresado los datos, de clic en Entrar. Imagen 5.23

Imagen 5.23

En la siguiente pantalla podr revisar la informacin de las pujas pendientes, el

sistema le presenta el Nombre de la orden de compra junto con el nombre de la
Entidad Contratante que hizo la solicitud de la compra, hora de inicio y Finalizacin
de la puja, el nmero de orden de elemento y el estado en el que se encuentra al
momento la PUJA. La puja tendr una duracin de 15 y mximo 60 minutos, la hora
es seleccionada por la Entidad Contratante dentro del tiempo establecido.
Si la puja se encuentra en el Estado En curso, quiere decir que la puja se est
ejecutando en ese momento. Una vez que concluye

la puja el estado pasar a

Terminada. Imagen 5.24

Imagen 5.24

24

El siguiente paso a realizar el a revisin de Instrucciones, para ello de clic en la

seccin que se enmarca a continuacin. Imagen 5.25

Imagen 5.25

En las instrucciones usted observar una nomenclatura utilizada para identificar a los
proveedores que estarn en la puja, ya que los nombres de los mismos no se vern.
La Nomenclatura indicar si el proveedor est considerado como micro, pequea,
Mediana o Grande Empresa, esto con el objetivo de informar las preferencias que se
presentarn entre los diferentes tipos de proveedores que se encuentran registrados
para la puja, y que se conozca de los porcentajes de preferencia que tendrn al
participar en la puja. No existir mrgenes de preferencia entre proveedores de igual
denominacin, ejemplo: si en la puja la nomenclatura de los proveedores es que
todos son Proveedores SX, esto quiere decir que todos son micros, entonces no se
aplicarn estos porcentajes de preferencia en sus ofertas.
Al participar en una puja se debe tomar en cuenta que se ofertar un precio inferior
al ya establecido en el catlogo, y si en la puja el sistema verifica que los
proveedores participantes son de diferente nomenclatura cada proveedor deber
rebajar como mnimo el porcentaje asignado en las preferencias. Imagen 5.26

25

Imagen 5.26

Para ingresar a la puja de clic en Ver. Imagen 5.27

Imagen 5.27

A continuacin podr ingresar a la puja. Imagen 5.28

Imagen 5.28

26

En la siguiente pantalla podr revisar la informacin de la cantidad de proveedores

registrados en la puja y su identificacin con nmero de RUC y nombre de
nomenclatura asignado por el sistema. Para este ejemplo el proveedor AKROS ha sido
asignado como Proveedor32. Imagen 5.29

Imagen 5.29

Para mayor informacin sobre la puja puede ingresar a la seccin Vista Detallada.
Imagen 5.30

Imagen 5.30

Una vez que haya ingresado a la opcin podr revisar un detalle de la puja. Imagen
5.31

Imagen 5.31

27

Al ingresar en la puja podr ver las ofertas iniciales de todos los proveedores
incluyendo la suya, esto se debe a que el sistema publica como oferta inicial el
precio del producto que se encuentra establecido en el catlogo. En base a esta
informacin el sistema indica quien va ganando en la puja, adems cuenta con la
informacin de inicio y finalizacin de la puja, y el porcentaje de variacin mnima.
Imagen 5.32

Imagen 5.32

En la siguiente seccin enmarcada podr revisar la designacin del tipo de empresa

asignado por el sistema, es decir si es micro, pequea, mediana o grande empresa, la
oferta econmica inicial registrada en el catlogo y la ltima oferta enviada por el
proveedor que va ganando la puja. Imagen 5.33

Imagen 5.33

Tambin podr revisar el tiempo restante de la puja, recuerde que la puja tendr
una duracin de entre 15 a 60 minutos. Imagen 5.34

28

Imagen 5.34

Para enviar su oferta de clic en la seccin que se enmarca a continuacin. Imagen

5.35

Imagen 5.35

Una vez que haya ingresado la oferta de clic en el botn Pujar. Imagen 5.36

Imagen 5.36

A continuacin, el sistema muestra el siguiente mensaje para que indique si est

seguro de emitir dicho valor, en caso de que sea afirmativo de clic en Aceptar,
caso contrario de clic en el botn Cancelar. Imagen 5.37

29

Imagen 5.37

En caso de que haya confirmado la oferta, aparecer registrada en pantalla, en caso

de que haya remitido la oferta ms baja de la puja, el sistema indicar que est
ganando. Imagen 5.38

Imagen 5.38

Si su oferta hasta el momento no es la ms baja de la puja, y es otro proveedor el

que va ganando, el sistema mostrar dicha informacin. Imagen 5.39

30

Imagen 5.39

En caso de que requiera ver las ofertas publicadas hasta ese momento, desplcese
con la barra que se enmarca a continuacin. Imagen 5.40

Imagen 5.40

En el siguiente ejemplo, nos desplazamos con la barra hasta llegar al proveedor que
remiti la mejor oferta hasta ese momento. Imagen 5.41

Imagen 5.41

31

En vista de que la puja tendr una duracin de tiempo de al menos 15 minutos, y

dependiendo de los minutos establecidos por la Entidad Contratante, en caso de que
el proveedor requiera emitir otra oferta, realice los pasos antes mencionados. A
continuacin un ejemplo de una nueva oferta remitida por el proveedor. Imagen 5.42

Imagen 5.42

Al finalizar la puja el estado de la misma quedar en estado Terminada. Imagen

5.43

Imagen 5.43

Recuerde que las rdenes de Gran Compra o de Mejor Oferta no son an ordenes
generadas son rdenes en los que se espera una mejor oferta econmica al ya
prestablecido en el catlogo y en el convenio. Una vez que se cumplan las fechas de
finalizacin ya sea para presentar la Mejor Oferta o cuando haya finalizado la Puja, el
sistema generar la orden de compra al proveedor seleccionado en la opcin Mis
Convenios.

32

5.3 Revisin de mantenimientos Pendientes

El mantenimiento es un servicio que no aplica a todos los productos, es por ello que
slo ciertos productos del catlogo contarn con esta opcin, en caso de que el
producto ofertado cuente con este servicio, revise a continuacin la seccin en la
que se presentarn los mantenimientos a realizar. Imagen 5.44

Imagen 5.44

Los mantenimientos se registran con el nombre del producto, Nombre de la Entidad

Contratante que solicit el mantenimiento, fecha en la que

se solicit el

mantenimiento, y la opcin Ver. Imagen 5.45

Imagen 5.45

Para revisar los detalles del mantenimiento de clic en Ver. Imagen 5.46

Imagen 5.46

33

En la siguiente seccin revise las solicitudes realizadas. Imagen 5.47

Imagen 5.47

De clic en Editar. Imagen 5.48

Imagen 5.48

34

A continuacin, ingrese los siguientes datos, fecha de ejecucin, lugar de ejecucin,

materiales utilizados, monto para gastos extras, monto para mano de obra, monto
para repuestos, fecha de la prxima visita, observacin y trabajos realizados. Imagen
5.49

Imagen 5.49

Una vez que haya registrado los datos para el mantenimiento, de clic en Guardar.
Imagen 5.50

Imagen 5.50

35

Una vez que se hayan registrado los datos, el mantenimiento ser registrado sin
opcin para editarlo, para que pueda revisar la informacin registrada, de clic en
Ver. Imagen 5.51

Imagen 5.51

5.4 Revisin de productos pendientes

En esta seccin el proveedor revisar invitaciones de nuevos productos, esta
invitacin la realizar nicamente el SERCOP, y la invitacin aparecer como se
muestra en la imagen a continuacin. Imagen 5.52

Imagen 5.52

36

Para revisar el producto o productos solicitados por el SERCOP, de clic en Ver.

Imagen 5.53

Imagen 5.53

A continuacin de clic en Ofertar Productos. Imagen 5.54

Imagen 5.54

Para ofertar los productos, de clic en la seccin que se enmarca a continuacin.

Imagen 5.55

37

Imagen 5.55

En la siguiente pantalla tendr un listado de productos predeterminados, el

proveedor deber ir agregando todos los productos que puede ofertar en el convenio,
para ello de clic en Agregar. Imagen 5.56

Imagen 5.56

Una vez que lo haya agregado aparecer registrado en la parte derecha de la seccin
de los productos. Imagen 5.57

38

Imagen 5.57

En caso de que requiera eliminar el producto seleccionado, de clic en Quitar.

Imagen 5.58

Imagen 5.58

Una vez agregado el producto, de clic en el botn Guardar. Imagen 5.59

39

Imagen 5.59

En la siguiente pantalla podr revisar el producto ya guardado, el mismo que contar

con las opciones Editar, Tabla de Descuento y Tabla de Mantenimientos.
Imagen 5.60

Imagen 5.60

Una vez agregado el producto deber ingresar a la opcin Editar. Imagen 5.61

40

Imagen 5.61

Una vez que ha ingresado el producto podr registrar las especificaciones del mismo,
a

continuacin

Ingrese

los

datos

adjunte

el

oficio

donde

remite

las

especificaciones, finalmente de clic en Guardar. Imagen 5.62

Imagen 5.62

El siguiente paso es ingresar a la seccin de Descuentos, para ello de clic en

Tabla de Descuentos. Imagen 5.63

41

Imagen 5.63

En la siguiente pantalla de clic en Crear Nuevo. Imagen 5.64

Imagen 5.64

Registre a continuacin cantidad de producto en el cual dar descuento, para ello

ubquese en la seccin Desde y Hasta respectivamente, de clic en las flechas que se
encuentran enmarcadas en la imagen e indique la cantidad desde la cual se
establecer el descuento. Imagen 5.65

Imagen 5.65

42

Seleccione el tipo de descuento, puede ser por Monto o Porcentaje. Imagen 5.66

Imagen 5.66

Luego ingrese el valor de descuento, finalmente de clic en Guardar. Imagen5.67

Imagen 5.67

En la siguiente pantalla podr observar el descuento que ha sido registrado. Imagen

5.68

Imagen 5.68

En caso de que requiera modificarlo, de clic en Editar. Imagen 5.69

43

Imagen 5.69

La siguiente opcin a la que debe ingresar es a la Tabla de Mantenimientos.

Imagen 5.70

Imagen 5.70

Para registrar los mantenimientos de los productos a ofertar, de clic en Crear

Nuevo. Imagen 5.71

Imagen 5,71

44

Ingrese a continuacin Tipo, Descripcin, Perodo de Mantenimiento y Monto para

mano de obra. Imagen 5.72

Imagen 5.72

En caso del Tipo, podr seleccionar entre Correctivo y Preventivo. Imagen 5.73

Imagen 5.73

En la siguiente pantalla ya podr revisar el mantenimiento registrado. Imagen 5.74

Imagen 5.74

45

En caso de que necesite realizar algn cambio al mantenimiento, de clic en

Editar. Imagen 5.75

Imagen 5.75

5.5 Revisin de Reposiciones Temporales

En la siguiente seccin, el proveedor podr revisar las reposiciones a realizar en caso
de inconvenientes con el producto. Imagen 5.76

Imagen 5.76

A continuacin, revise la informacin para la reposicin, como Nombre del producto,

nombre de la Entidad Contratante, Fecha de solicitud, das para realizar la reposicin
y observaciones. Imagen 5.77

Imagen 5.77

46

6. Mis convenios
La opcin Mis convenios, permitir al proveedor revisar los tipos de convenios a los
que particip en el catlogo electrnico. Para ingresar a esta opcin de clic en Mis
Convenios. Imagen 6.1

Imagen 6.1

Una vez que haya ingresado, podr visualizar los convenios establecidos en los que
particip. Imagen 6.2

Imagen 6.2

En la seccin Accin, podr ingresar a las opciones Ver y Cobertura. Imagen

6.3

47

Imagen 6.3

Al ingresar en la opcin Ver, tendr la informacin de todos los productos

ofertados por el proveedor y la Cobertura. Imagen 6.4

Imagen 6.4

En la informacin de Invitaciones al Convenio puede revisar el nombre del convenio

al que fue invitado y la fecha en la que finaliz dicho convenio. En la seccin
Productos podr revisar Nombre del producto, Estado y Acciones. El estado
del producto puede encontrarse en Aprobado o Rechazado, esta calificacin al
estado depender de la revisin realizada por parte del SERCOP, en caso de que se
encuentre Rechazada, significar que su producto no ser considerado en el
catlogo. Imagen 6.5

48

Imagen 6.5

En la seccin Acciones, el proveedor contar con la opcin para realizar

actualizaciones en las especificaciones de los productos aprobados. La opcin para
Editar se enmarca a continuacin. Imagen 6.6

Imagen 6.6

Una vez que haya ingresado podr verificar la pantalla en la que se puede realizar la
actualizacin de las especificaciones del producto. Imagen 6.7

49

Imagen 6.7

En el caso de que requiera hacer algn cambio o actualizacin primero borre el

dato. Imagen 6.8

50

Imagen 6.8

Ingrese el nuevo dato, luego de clic en el botn Guardar. Imagen 6.9

Imagen 6.9

Una vez realizada esta accin el proveedor deber esperar a revisar la respuesta a la
solicitud de cambio al producto, esta solicitud ser revisada por el SERCOP para su
aprobacin. Si el cambio se aprob, ver registrado el cambio solicitado dentro de la
seccin donde realiz la actualizacin. Imagen 6.10

51

Imagen 6.10

En caso de que el SERCOP haya pedido correccin al cambio solicitado, el sistema

mostrar un mensaje para dicha correccin. En el siguiente ejemplo, el proveedor
olvid ingresar la unidad de almacenamiento en la Memoria RAM, lo correcto es 8GB
y slo dice 8, entonces el SERCOP remiti por el sistema el mensaje que aparece en
la imagen a continuacin. Realice la correccin indicada, guarde y vuelva a revisar si
se ha realizado el cambio solicitado. Imagen 6.11

Imagen 6.11

En caso de que el cambio solicitado no haya sido aprobada, el dato no ser cambiado
y aparecer la misma informacin que registrada anteriormente. Imagen 6.12

52

Imagen 6.12

El proveedor de catlogo contar adems con la informacin de cobertura, es aqu

donde podr verificar la informacin ofertada sobre las ciudades en las que tiene
posibilidad de entregar el producto. Para ingresar, de clic en el botn Cobertura.
Imagen 6.13

Imagen 6.13

En la siguiente pantalla podr verificar la seccin donde se encuentran las provincias

y ciudades de cobertura del proveedor. Cada una de las ciudades cuenta con una
informacin de Costo de flete y tiempo de atencin. Imagen 6.14

53

Imagen 6.14

En caso de que el proveedor requiera agregar una nueva Cobertura, seleccione la

Provincia e ingrese el Tiempo de Atencin, una vez que haya registrado estos datos
de clic en el botn Agregar. Imagen 6.15

Imagen 6.15

Al registrar la Provincia, el proveedor debe recordar que asume la cobertura en todos

los cantones con un costo de flete automtico y establecido por el SERCOP, y con el
tiempo de atencin registrado por el proveedor. Una vez que haya agregado los datos
mencionados, verifique la informacin registrada. Imagen 6.16

54

Imagen 6.16

Para ofertar la cobertura, podr ingresar tambin desde la opcin Ver convenios,
luego de clic en el botn Ofertar Cobertura, el resto de pasos son iguales a los
mencionados en la seccin anterior. Imagen 6.17

Imagen 6.17

55

7. Mis Productos
En esta seccin podr revisar y administrar informacin referente a sus productos.
Imagen 7.1

Imagen 7.1

En la siguiente pantalla se encuentra el listado de los productos registrados en el

catlogo. Imagen 7.2

Imagen 7.2

56

Cada uno de los productos cuenta con informacin de stock y de opciones para
Solicitar Cambios, agregar imgenes o videos del producto, Promociones y Lista de
Mantenimientos a realizar. Imagen 7.3

Imagen 7.3

7.1.1 Solicitar cambios

Para ingresar a la opcin solicitar cambios, de clic en la seccin que se enmarca a
continuacin. Solicitar cambios. Imagen 7.4

Imagen 7.4

57

Para realizar un cambio a alguna especificacin del producto debe ingresar en la

seccin donde se requiere hacer el cambio, luego debe borrarlo e ingresar el valor
que se necesite, esta seccin es la misma ya mencionada en la seccin 6 del manual,
en caso de que no lo recuerde repetiremos nuevamente el procedimiento.
Ingrese a la seccin donde requiere hacer el cambio, borre el dato que necesite
cambiar. Imagen 7.5

Imagen 7.5

Una vez que haya realizado el cambio, registre un documento para solicitar el
cambio, adjunte entonces un archivo en pdf, luego de clic en el botn Guardar.
Para adjuntar el archivo, de clic en el botn Seleccionar archivo Imagen 7.6

Imagen 7.6

58

Una vez que el archivo se ha cargado, para finalizar de clic en el botn Guardar.
Imagen 7.7

Imagen 7.7

El resto de pasos para la aprobacin a esta solicitud se manejan como se mencion

en la seccin 6 de los convenios, en la opcin de Editar los productos. Revise la
seccin mencionada.

7.1.2 Imgenes y Videos

Esta opcin permitir agregar imgenes y videos en los productos, para ingresar de
clic en la seccin que se enmarca a continuacin Imgenes y Videos. Imagen 7.8

Imagen 7.8

59

Para ingresar imgenes, de clic en Agregar nueva imagen. Imagen 7.9

Imagen 7.9

A continuacin, Seleccione el archivo. Imagen 7.10

Imagen 7.10

A continuacin, busque el archivo de la imagen que va a subir, una vez seleccionado

el archivo, de clic en Abrir. Imagen 7.11

Imagen 7.11

60

Una vez que haya cargado el archivo, de clic en Subir imagen. Imagen 7.12

Imagen 7.12

La imagen fue cargada al sistema, al momento se encuentra en estado Pendiente

por Aprobacin . El SERCOP revisar si la imagen cumple con los requisitos
solicitados en el convenio para su aprobacin. Imagen 7.13

Imagen 7.13

Una vez que haya sido revisada por el SERCOP, vuelva a ingresar a la seccin de
imgenes y revise si su imagen fue Aprobada. Imagen 7.14

Imagen 7.14

61

En caso de que la imagen no haya sido aprobada, el estado dir Rechazada. Imagen
7.15

Imagen 7.15

Si la imagen no fue aprobada deber volverla a subir, revise las condiciones

establecidas en el convenio marco para subir la imagen o el video, es ah donde
constan las condiciones.
En el caso de que requiera cargar un video, de clic en Agregar nuevo Video.
Imagen 7.16

Imagen 7.16

62

El proveedor deber cargar el video previamente en YOUTUBE, y al ingresar a la

pantalla que se muestra a continuacin digite o pegue la direccin web del video
cargado, esto lo realizar en la seccin Identificador del video youtube. Imagen
7.17

Imagen 7.17

Una vez ingresada la direccin de clic en Guardar Video. Una vez registrado el
video pasar al estado Pendiente para revisin y si es aprobado por el SERCOP,
aparecer en estado Aprobado.

7.1.3 Promociones
Para ingresar promociones, de clic en la seccin que se muestra a continuacin.
Imagen 7.18

Imagen 7.18

63

La pantalla a continuacin permitir que registre PROMOCIONES al producto, para

ello de clic en Crear Nueva y siga los pasos ya realizados en la seccin 5.2.1 y
5.2.2 de este manual. Imagen 7.19

Imagen 7.19

7.1.4 Lista de Mantenimientos

Para ingresar a la lista de Mantenimientos que se hayan solicitado por parte de la
Entidad Contratante, de clic en la seccin que se enmarca a continuacin. Imagen
7.20

Imagen 7.20

64

En la siguiente pantalla podr crear los mantenimientos requeridos en el convenio

marco para sus productos. Para crearlo de clic en Nuevo Mantenimiento. Imagen
7.21

Imagen 7.21

Ingrese a continuacin Descripcin del Mantenimiento, Seleccione Tipo (Preventivo o

Correctivo), Ingrese perodo de Mantenimiento y Monto para Mano de Obra. Imagen
7.22

Imagen 7.22

Una vez ingresados los datos de clic en el botn Guardar. Imagen 7.23

65

Imagen 7.23

En la siguiente pantalla podr observar que el mantenimiento ha sido agregado, y

hasta que el SERCOP lo aprueba se encontrar en estado Inactivo. Imagen 7.24

Imagen 7.24

Una vez que el SERCOP ha revisado el mantenimiento, el estado del mantenimiento

pasar a Activo. Imagen 7.25

Imagen 7.25

66

Si el mantenimiento no fue aprobado, el estado del procedimiento

quedar en

estado Inactivo.
En caso de que el mantenimiento se encuentre aprobado, el proveedor tendr
opciones para Editar, Mostrar Historial o solicitar Inactivacin. Para el caso
de que no haya sido aprobado el mantenimiento tendr slo la opcin de Mostrar
Historial. Revise el ejemplo mostrado en la siguiente imagen, ah podr ver dos
mantenimientos ingresados por el proveedor, uno que fue Rechazado y el otro
aprobado. Imagen 7.26

Imagen 7.26

Para el ejemplo del Mantenimiento Activo y que fue aprobado, si requiere hacer
alguna modificacin a los datos registrados, de clic en Editar. Imagen 7.27

Imagen 7.27

67

Registre el cambio o modificacin requerida, y luego de clic en Guardar. Imagen

7.28

Imagen 7.28

En la opcin Mostrar Historial, el proveedor podr revisar las fechas y el detalle

de los mantenimientos enviados. Imagen 7.29

Imagen 7.29

En caso de que requiera inactivar el mantenimiento, de clic en la seccin Solicitar

Inactivacin. Imagen 7.30

Imagen 7.30

68

En la pantalla a continuacin, de clic en Solicitar desactivacin. Imagen 7.31

Imagen 7.31

Una vez que se realiz la accin mencionada, quedar desactivado el mantenimiento,

y con opcin a Deshacer solicitud de inactivacin si se lo requiere. Imagen 7.32

Imagen 7.32

Para regresar a la pantalla inicial de los productos, de clic en Volver a mis

Productos. Imagen 7.33

Imagen 7.33

69

8. Mis rdenes
En la seccin Mis rdenes, podr revisar las rdenes que fueron generadas al
proveedor como producto de las compras realizadas por las Entidades Contratantes
en el catlogo. Para ingresar de clic en la seccin que se enmarca a continuacin.
Imagen 8.1

Imagen 8.1

Una vez que ingrese podr revisar el listado de rdenes que ha recibido, las mismas
que debern ser despachadas segn las condiciones establecidas en el convenio
marco. Imagen 8.2

Imagen 8.2

70

Las rdenes de compra se listarn con Nombre de la Entidad Contratante, Cdigo de

la orden, fecha de emisin, fecha de aceptacin y Estado. Para ver los detalles de la
orden de compra, dirjase a la seccin Estado y de clic en Ver Detalles. Imagen
8.3

Imagen 8.3

Al ingresar revise la pre visualizacin que se le habilita al lado derecho de la seccin

Detalles de la orden, luego de clic en el botn Imprimir. Imagen 8.4

Imagen 8.4

71

Al realizar dicha accin, el sistema le enviar a imprimir el siguiente documento

donde contar con la informacin necesaria para realizar la entrega de los productos
solicitados por la Entidad Contratante. Imagen 8.5

Imagen 8.5

En caso de que el listado de rdenes sea extensa y le sea difcil encontrar

rpidamente la orden, dirjase a la pantalla inicial de la lista de rdenes de compra y
utilice los cualquiera de los siguientes filtros de bsqueda, bsqueda por nombre de
Entidad, nmero de Cdigo de orden de compra. Producto/Servicio. Imagen
8.6

72

Imagen 8.6

En el siguiente ejemplo realizaremos una bsqueda por nombre de Entidad, luego

de ingresar este dato de clic en el botn Buscar. Imagen 8.7

Imagen 8.7

A continuacin podr revisar el resultado de la bsqueda. Imagen 8.8

73

Imagen 8.8

9. Ver solicitudes de Informacin

En esta seccin el proveedor recibir invitaciones a presentar informacin de un

nuevo producto. Las invitaciones las realiza el SERCOP. Para ingresar a esta seccin
de clic en Ver Solicitudes de informacin. Imagen 9.1

Imagen 9.1

En la pantalla a continuacin podr verificar un ejemplo de las invitaciones enviadas

por parte del SERCOP al proveedor. Imagen 9.2

74

Imagen 9.2

En caso de que le interese emitir informacin del producto, de clic en Ver

solicitudes. Imagen 9.3

Imagen 9.3

Para agregar la informacin de clic en Agregar solicitud. Imagen 9.4

Imagen 9.4

Dependiendo del tipo de producto, el sistema presentar la informacin que se

solicita ingresar. Imagen 9.5

75

Imagen 9.5

Una vez que haya ingresado la informacin solicitada, de clic en Guardar, luego
proceda a verificar la informacin registrada. Imagen 9.6

Imagen 9.6

La informacin registrada anteriormente la enviar el sistema al SERCOP de forma

automtica.

10. Ver invitaciones a convenios

En esta opcin el proveedor podr revisar las invitaciones realizadas por el SERCOP a
nuevos convenios. Para ingresar a esta opcin de clic en Ver invitaciones a
convenios. Imagen 10.1

76

Imagen 10.1

En la siguiente pantalla podr observar la invitacin al convenio. Imagen 10.2

Imagen 10.2

Para ingresar a la invitacin realizada, de clic en Ver. Imagen 10.3

Imagen 10.3

Al ingresar en la siguiente pantalla el proveedor podr ofertas los productos y la

Cobertura. Imagen 10.4

77

Imagen 10.4

Para ofertar los productos, de clic en la seccin que se enmarca a continuacin.

Imagen 10.5

Imagen 10.5

En la siguiente pantalla tendr un listado de productos predeterminados, el

proveedor deber ir agregando todos los productos que puede ofertar en el convenio,
para ello de clic en Agregar. Imagen 10.6

Imagen 10.6

78

Una vez que lo haya agregado aparecer registrado en la parte derecha de la seccin
de los productos. Imagen 10.7

Imagen 10.7

En caso de que requiera eliminar el producto seleccionado, de clic en Quitar.

Imagen 10.8

Imagen 10.8

Una vez agregado el producto, de clic en el botn Guardar. Imagen 10.9

79

Imagen 10.9

En la siguiente pantalla podr revisar el producto ya guardado, el mismo que contar

con las opciones Editar, Tabla de Descuento y Tabla de Mantenimientos.
Imagen 10.10

Imagen 10.10

Una vez agregado el producto deber ingresar a la opcin Editar. Imagen 10.11

80

Imagen 10.11

Una vez que ha ingresado el producto podr registrar las especificaciones del mismo,
a

continuacin

Ingrese

los

datos

adjunte

el

oficio

donde

remite

las

especificaciones, finalmente de clic en Guardar. Imagen 10.12

Imagen 10.12

El siguiente paso es ingresar a la seccin de Descuentos, para ello de clic en

Tabla de Descuentos. Imagen 10.13

81

Imagen 10.13

En la siguiente pantalla de clic en Crear Nuevo. Imagen 10.14

Imagen 10.14

Registre a continuacin cantidad de producto en el cual dar descuento, para ello

ubquese en la seccin Desde y Hasta respectivamente, de clic en las flechas que se
encuentran enmarcadas en la imagen e indique la cantidad desde la cual se
establecer el descuento. Imagen 10.15

Imagen 10.15

82

Seleccione el tipo de descuento, puede ser por Monto o

Porcentaje. Imagen

10.16

Imagen 10.16

Luego ingrese el valor de descuento, finalmente de clic en Guardar. Imagen 10.17

Imagen 10.17

En la siguiente pantalla podr observar el descuento que ha sido registrado. Imagen

10.18

Imagen 10.18

En caso de que requiera modificarlo, de clic en Editar. Imagen 10.19

83

Imagen 10.19

La siguiente opcin a la que debe ingresar es a la Tabla de Mantenimientos.

Imagen 10.20

Imagen 10.20

Para registrar los mantenimientos de los productos a ofertar, de clic en Crear

Nuevo. Imagen 10.21

Imagen 10.21

Ingrese a continuacin Tipo, Descripcin, Perodo de Mantenimiento y Monto para

mano de obra. Imagen 10.22

84

Imagen 10.22

En caso del Tipo, podr seleccionar entre Correctivo y Preventivo. Imagen 10.23

Imagen 10.23

En la siguiente pantalla ya podr revisar el mantenimiento registrado. Imagen 10.24

Imagen 10.24

85

En caso de que necesite realizar algn cambio al mantenimiento, de clic en

Editar. Imagen 10.25

Imagen 10.25

86