1.

MANUAL DE USUARIO

COMPRA POR CATÁLOGO

CATÁLOGO INCLUSIVO

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

ENERO 2015
INDICE DE CONTENIDOS

INDICE DE CONTENIDOS................................................................................................. 1
1. Presentación .............................................................................................................. 2
2. Fundamento Legal .................................................................................................. 2
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública ............................................................ 5
4. Barra Principal ........................................................................................................ 9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal ...................................................................... 10
5. Pantalla de Inicio .................................................................................................. 13
6. Categorías de los productos ............................................................................... 15
7. Información del producto ................................................................................... 20
8. Lista de Compras y Generación de Orden ........................................................ 27
8.1 Pre visualización de las órdenes de Compra ............................................ 31
9. Lista de Órdenes de Compra .............................................................................. 33
10. Imprimir Orden de Compra ................................................................................. 37
11. Liquidar Orden ....................................................................................................... 39

1
1. Presentación

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los

procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías,
los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del
Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.

El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las

Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a
conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por
catálogo y presentar el funcionamiento del nuevo Catálogo Electrónico.

2. Fundamento Legal

2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP

Art. 6.- Definiciones.

3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados

en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como
resultante de la aplicación de convenios marco.

17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con
todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales
exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo.

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará

periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará
Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico
bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de
manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y
objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional
de Contratación Pública.

2
Art. 44.- Catálogo Electrónico .- Como producto del Convenio Marco, el Servicio
Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el
Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar
sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados

a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de
plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de
duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las
condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya
previsto en el Convenio Marco.

Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes

deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de
adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no
se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la
adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su
Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor
costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al
Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la
oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos,
mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes.

Art. 69.- Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término
de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya
cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante
Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del
contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la
orden de compra y el acta de entrega.

3
 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP
Art. 16.- Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor
participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas
empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros
establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción,
Comercio e Inversiones.

Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá

expresar la categoría a la que pertenece el proveedor.

El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de

alguno de los siguientes mecanismos:

1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores;

2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley;

3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de

adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a
aquella;

4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o
superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas.

5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de

MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean
adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de
selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria
inclusiva.

Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en

función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente
nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros
intermediarios.

Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la

economía popular y solidaria, de conformidad con la ley.

4
Art. 43.- Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la
inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP
realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando
el procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que

realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el
INCOP:

La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a

las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las
mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la

Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la
contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones
correspondientes para las partes.

Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega
recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las
especificaciones previstas en el catálogo.

Revisar Resolución SERCOP-0000016-2014

3. Ingreso al Portal de Contratación Pública

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer

versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal institucional www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

5
 Imagen 3.1

Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE” Sistema

Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la Entidad

Contratante, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, para finalizar de clic en el
botón “Entrar”. Imagen 3.3

6
 Imagen 3.3

En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión.

Imagen 3.4

Imagen 3.4

Ingrese al menú Entidad Contratante, luego de clic en el submenú “Catálogo

Electrónico, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5

7
 Imagen 3.5

Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y

Contraseña. Imagen 3.6

Imagen 3.6

Una vez registrados los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.7

Imagen 3.7

8
A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

4. Barra Principal

Al ingresar podrá revisar la pantalla principal del nuevo catálogo electrónico, revise a
continuación la información que se encuentra en la “Barra Principal”. Imagen 4.1

Imagen 4.1

9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal

 Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico

La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico,
para ello ingrese nombre del producto, y a continuación de clic en el ícono que se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2

Imagen 4.2

En la siguiente pantalla podrá ver el resultado de la búsqueda. Imagen 4.3

Imagen 4.3

 Volver al SOCE
Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del “SOCE”. Para realizar esta
acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4

10
 Imagen 4.4

 Perfil del usuario

La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además
cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se
muestra a continuación. Imagen 4.5

Imagen 4.5

En caso de que requiera cerrar la sesión de clic en “Salir”. Imagen 4.6

Imagen 4.6

11
  Volver a la página de Inicio
Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Imagen 4.7

Imagen 4.7

 Carrito de compras
Opción que permitirá revisar los productos agregados al carrito de compras. Para
ingresar de clic sobre el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Al ingresar podrá visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, “Lista de
Compras” y “Seguir Comprando”. Imagen 4.9

Imagen 4.9

12
  Configuración
Opción que permitirá administrar órdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro
del catálogo electrónico. La opción de mantenimientos y pujas no serán manejados
en el catálogo inclusivo. Imagen 4.10

Imagen 4.10

5. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio del nuevo catálogo electrónico se divide en las siguientes

secciones:

 Menú de Categorías
 Lo más Visto
 Lo más Comprado
 Tus últimas Visitas

En la siguiente imagen podrá visualizar las secciones mencionadas. Imagen 5.1

13
 Imagen 5.1

Con esta nueva presentación en la pantalla de inicio, el usuario podrá acceder de

forma más rápida a los productos más vistos o más comprados.

En la pantalla de inicio podrá observar que los productos que se encuentran en las
secciones, “Lo más visto” “Lo más comprado” o “Tus últimas visitas” se desplazarán
de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse
a los lados de las secciones, con esto aparecerán unas flechas para “Avanzar” o
“Retroceder” entre los productos. Imagen 5.2

Imagen 5.2

Si existen productos que no cuentan con imágenes disponibles se presentarán con una
descripción que indica lo mencionado. Imagen 5.3

14
 Imagen 5.3

6. Categorías de los productos

El catálogo electrónico cuenta con algunas categorías de productos seleccionados por

el SERCOP, revise a continuación la sección donde se encuentran las categorías.
Imagen 6.1

Imagen 6.1

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Las categorías con las que cuenta al momento el catálogo son: Bienes, Catálogo
inclusivo, catálogo Vigencia Tecnológica y Repertorio de Medicamentos.

 Catálogo Inclusivo

En esta categoría se encontrarán los distintos tipos de bienes y servicios de

producción Nacional, realizados por los productores individuales, las organizaciones
de la economía popular y solidaria, las unidades económicas populares, los artesanos,
las micro y pequeñas unidades productivas. Imagen 6.2

Imagen 6.2

Al ingresar podrá observar las distintas subcategorías de bienes con los que cuenta
hasta el momento en dicho catálogo. Imagen 6.3

Imagen 6.3

16
Si desea ingresar a alguna de las subcategorías, de clic sobre la descripción del
producto que requiera. Imagen 6.4

Imagen 6.4

Una vez que haya ingresado, seleccione el producto específico. Imagen 6.5

Imagen 6.5

A continuación, escoja el producto, para ello de clic sobre el tipo de producto

requerido. Imagen 6.6

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 Imagen 6.6

Si la búsqueda de los productos se vuelve compleja, ya sea porque existe una gran
cantidad de productos o porque la ruta a seguir para la búsqueda es extensa y no
logra encontrar el producto, utilice la opción de búsqueda de la Barra Principal, para
ello ingrese el nombre del producto en la sección indicada y luego de clic en el icono
buscar. Imagen 6.7

Imagen 6.7

A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda. Imagen 6.8

18
 Imagen 6.8

Para realizar la búsqueda del producto, el catálogo cuenta con unas flechas que
permiten avanzar o retroceder, esta opción permitirá desplazarse al resto de páginas
donde se encuentra el producto. Imagen 6.9

Imagen 6.9

19
 7. Información del producto

Es importante que la Entidad Contratante conozca las características y condiciones

de los productos antes de proceder con la compra. Para revisar la información del
producto, de clic sobre el nombre o imagen del producto requerido. Imagen 7.1

Imagen 7.1

Al ingresar, podrá revisar la información con la que contará antes de proceder con la
compra. Imagen 7.2

Imagen 7.2

20
Al ingresar, revise que bajo el nombre del producto seleccionado se encuentran las
pestañas de información: “Proveedores”, “Especificaciones”, “Convenio”. Imagen
7.3

Imagen 7.3

 Proveedores

En esta sección se encuentra el listado de los proveedores que ofertan el producto,

además contará con la información de la Provincia y el cantón de cobertura.

Para ingresar a esta sección no requiere realizar ninguna acción adicional, ya que
esta es primera pantalla en la que se visualiza la información del producto. Imagen
7.4

Imagen 7.4

21
En la opción “Ver más”, podrá revisar información sobre Razón Social, número de
Ruc, Provincia, Cantón y Ruc del proveedor. Imagen 7.5

Imagen 7.5

A continuación contará con información de PRECIO del producto y Capacidad

Productiva. Imagen 7.6

Imagen 7.6

22
Es importante que la Entidad Contratante tome en cuenta la Capacidad Productiva
“CP” del Proveedor, este valor vendría a ser la cantidad máxima que puede entregar
el proveedor. En caso de que la Entidad Contratante requiera comprar un monto
superior se le recomienda realizar la compra con otros proveedores de la provincia, y
así alcanzar la cantidad requerida. Imagen 7.7

Imagen 7.7

Antes de realizar la compra del producto, ingrese la cantidad a la lista de compra y

de clic en el botón que se encuentra enmarcado. Imagen 7.8

Imagen 7.8

23
Ahora, el sistema mostrará un mensaje que indica que se ha agregado el producto a
la lista de compras. Imagen 7.9

Imagen 7.9

El producto agregado a la lista de compras lo podrá verificar en la sección que se

enmarca a continuación. Imagen 7.10

Imagen 7.10

Otra opción con la que cuenta la Entidad Contratante en este tipo de catálogo es la
opción de COBERTURA, con esta opción podrá realizar un filtro de los proveedores
que se encuentran registrados en este producto por PROVINCIA. Si requiere utilizar
esta opción, seleccione la provincia, luego de clic en “Buscar”. Imagen 7.11

Imagen 7.11

24
A continuación podrá revisar el resultado de la búsqueda realizada. Imagen 7.12

Imagen 7.12

Proceda a agregar la cantidad de producto que requiera con cualquiera de los

proveedores de la lista. Además la Entidad Contratante podría comprar la totalidad
del producto de un proveedor o proceder a comprar una cantidad específica por
proveedor. Imagen 7.13

Imagen 7.13

25
Revise ahora los productos agregados en la lista de compras. Imagen 7.14

Imagen 7.14

Para continuar con la compra, de clic en “Lista de Compras”. Imagen 7.13

Imagen 7.15

26
 8. Lista de Compras y Generación de Orden

Una vez que haya agregado el producto o productos requeridos, revise el Listado de
Compras. Para ello de clic en el ícono enmarcado y de clic en “Lista de Compras”.
Imagen 7.16

Imagen 7.16

En la pantalla a continuación, registre la información necesaria para la generación de

la orden de compra Seleccione si aplica o no Impuesto, luego ingrese número de
Partida presupuestaria o cuenta contable. Imagen 7.17

Imagen 7.17

27
Una vez que haya registrado los datos para la generación de la orden de compra, de
clic en el botón “Guardar”. Imagen 7.18

Imagen 7.18

Si requiere realizar alguna acción para eliminar, seguir comprando, o guardar el

listado de productos seleccionados, utilice las opciones que aparecen en la parte
inferior del listado. Imagen 7.18

Imagen 7.18

Para continuar con los datos de registro de la orden de compra, no olvide guardar su
listado de compras, luego de clic en el botón “Siguiente”, tal como se muestra en la
siguiente pantalla. Imagen 7.19

28
 Imagen 7.19

Registre a continuación los datos necesarios para recepción y aprobación de los

productos que se comprarán a través del catálogo electrónico.

Los datos que debe registrar son los siguientes:

 Horario de Recepción: Ingrese horas de recepción. Ej. 09:00-12:00

 Responsable para la Recepción: Ingrese nombre de la persona o personas que

recibirá los productos.

 Persona que autoriza: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad

Contratante.

 Correo electrónico: Ingrese correo electrónico de la Máxima Autoridad de la

Entidad Contratante.

 Cargo: Cargo de la persona que autoriza la compra.

 Numero de resolución: Número de Resolución en la que la máxima autoridad

resuelve proceder con la compra en catálogo.

 Observaciones: En caso de que requiera ingresar alguna observación

adicional, ingrésela en la sección correspondiente. Imagen 7.20

29
A excepción del campo Observaciones y Dirección de entrega, el cual ya aparece
registrado, el resto de campos mencionados son de obligatorio ingreso.

Imagen 7.20

Una vez que haya registrado los datos, de clic en “Siguiente”, en caso de que
requiera regresar a la pantalla anterior, de clic en “Anterior”. Imagen 7.21

Imagen 7.21

30
 8.1 Pre visualización de las órdenes de Compra

La opción de PRE-VISUALIZACIÓN, permite hacer una revisión previa de los datos

registrados hasta ese momento en las órdenes de compra que van a ser generadas
por el sistema. Imagen 8.1

Imagen 8.1

Para revisar la información que se generará de las órdenes de compras, dírijase casi
al final de la pantalla, en la sección que se muestra en la imagen a continuación.
Aquí podrá observar las órdenes que se generarán de los productos seleccionados.
Para ingresar a las órdenes de compra, de clic en las pestañas, tal como se muestra
en el siguiente ejemplo. Imagen 8.2

31
 Imagen 8.2

Una vez que ingrese a estas pestañas podrá revisar el detalle de los productos y los
totales de las órdenes de compra. En el siguiente ejemplo se encuentra el detalle de
la primera orden de compra. Imagen 8.3

Imagen 8.3

Una vez que haya revisado la información de todas las órdenes de compra, diríjase
nuevamente a la parte superior de la página registre Ruc, usuario y contraseña, luego
de clic en “Siguiente”. Imagen 8.4

32
 Imagen 8.4

El siguiente mensaje indicará el número de órdenes de compra generadas, para

continuar con el proceso de compra, de clic en “Ir a la lista de órdenes”. Imagen 8.5

Imagen 8.5

9. Lista de Órdenes de Compra

Para revisar el listado de órdenes que se van a generar, ingrese a la opción “Lista de
órdenes”. Imagen 9.1

33
 Imagen 9.1

En pantalla podrá revisar el listado de órdenes que se generarán, y que se

encuentran en el estado “REVISADA”. Imagen 9.2

Imagen 9.2

Para revisar el detalle de la orden de compra de clic en “Ver detalles”. Aquí podrá
observar los datos que se generarán en la orden de compra: Tipo, Código, Fecha de
Emisión, Fecha de Aceptación, Detalles, Total, costo de Flete, Estado. Si se
encuentra el estado en “Espera de Ofertas” el nombre del proveedor se encontrará
en el estado “Por Definir”. Imagen 9.3

34
 Imagen 9.3

En caso de que haya cometido un error involuntario en el registro de la orden de

compra, el sistema asignará un tiempo de 24 horas para que deje sin efecto dicha
orden, para ello de clic en la opción “Dejar sin efecto”. Imagen 9.4

Imagen 9.4

En la siguiente pantalla de clic en el botón “Examinar” aquí busque y adjunte el

Acta para dejar sin efecto la compra realizada. El documento que adjunte en esta
sección debe encontrarse en formato PDF. Imagen 9.5

35
 Imagen 9.5

Finalmente de clic en el botón “Dejar sin efecto”. Imagen 9.6

Imagen 9.6

Si está seguro de dejar sin efecto la orden, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 9.7

Imagen 9.7

En la siguiente pantalla podrá revisar que la orden de compra ha quedado SIN

EFECTO. Imagen 9.8

36
 Imagen 9.8

En caso de que los datos que registró son correctos, no realice la acción “Dejar sin
efecto” espere a que pasen las 24 horas para que el sistema continúe con la
generación de la orden.

10. Imprimir Orden de Compra

Una vez que el estado de las órdenes de compra pase al Estado “Revisadas” proceda
a imprimirlas, para ello de clic en “Imprimir”. Imagen 10.1

Imagen 10.1

37
En la siguiente pantalla podrá visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la
información que consta en la orden de compra:

 ORDEN DE COMPRA POR CATÁLOGO

En esta sección se encuentra el número de orden de compra y las fechas de

emisión y aceptación.

 DATOS DEL PROVEEDOR

En esta sección se encuentran los siguientes datos de contacto con el

proveedor: Nombre Comercial, Razón Social, RUC, Nombre y correo
electrónico del representante legal de la empresa, correos y números
telefónicos.

 DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

En esta sección se encuentran los datos de contacto con la Entidad

Contratante: Entidad Contratante, RUC, teléfonos, persona que autorizó la
compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, dirección
de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas.

 APLICACIÓN DE MULTAS

En esta sección se encuentra información sobre aplicación de multas.

 APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

Sección que corresponde al registro de las firmas de las personas que

autorizaron la generación de la orden de compra. Imagen 10.2

38
 Imagen 10.2

11. Liquidar Orden

Una vez que se haya recibido el producto, la Entidad Contratante deberá proceder
con el registro de los datos para la Liquidación de la Orden de Compra, para ello
ingrese a los detalles de la orden de compra. Imagen 11.1

39
 Imagen 11.1

A continuación, de clic en la sección “Liquidar Orden”. Imagen 11.2

Imagen 11.2

Una vez que ingrese, adjunte acta de entrega recepción, para ello de clic en el botón
“Examinar”. Imagen 11.3

40
 Imagen 11.3

En la siguiente pantalla podrá observar el documento ya adjunto. Imagen 11.4

Imagen 11.4

Indique a continuación si se ha impuesto alguna multa, en caso de que si, de clic

dentro del casillero, caso contrario déjelo vacío. En caso de que si se haya aplicado
una multa, ingrese en la siguiente sección el valor del porcentaje aplicado. Imagen
11.5

Imagen 11.5

Una vez registrada la información para la Liquidación de la orden de compra. De clic

en el botón “Liquidar”. Imagen 11.6

41
 Imagen 11.6

A continuación podrá revisar que la orden de compra ha pasado al Estado Liquidada.

Imagen 11.7

Imagen 11.7

42