Hoja de cálculo

Contenido
Contenido ........................................................................................................... 1
Bienvenida .......................................................................................................... 3
Propósito ............................................................................................................. 4
Introducción........................................................................................................ 5
Resultados de Aprendizaje ................................................................................. 6
Capítulo 1 Componentes del entorno de Microsoft Excel 2010 ........................ 8
1.1 Conceptos básicos ................................................................................... 13
1.2 Desplazamiento por la hoja ..................................................................... 25
1.3 Opciones con hojas de Excel 2010 ......................................................... 25
Capítulo 2 Configurar hoja de cálculo y ficha vista ........................................ 28
2.1 Diseño de página ..................................................................................... 28
2.2 Ficha Vista .............................................................................................. 40
2.3 Inmovilizar paneles ................................................................................. 49
Capítulo 3 Elaborar hojas de cálculo ............................................................... 53
3.1 Tipos de datos ......................................................................................... 53
3.2 Escribir texto ........................................................................................... 54
3.3 Las fórmulas ............................................................................................ 64
3.4 Funciones básica ..................................................................................... 72
3.5 Formato condicional ............................................................................... 73
3.6 Gráficos ................................................................................................... 80
Prácticas............................................................................................................ 88
Práctica No. 1 ................................................................................................ 89
Práctica No. 2 ................................................................................................ 90

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Práctica No. 3 ................................................................................................ 91
Práctica No. 4 ................................................................................................ 94
Conclusiones .................................................................................................... 96

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Bienvenida
En la Dirección de Normatividad Tecnológica, te damos la bienvenida a este
Curso que hemos nombrado “Microsoft Excel 2010, Nivel Básico”, y que hoy
empezaremos a construir juntos, al finalizar el Curso de Excel 2010, el
participante aplicará las herramientas necesarias para el buen desempeño de sus
labores, como son el Diseño de páginas, así como trabajar con tablas de datos,
insertar gráficos e identificar cada una de sus partes, y como utilizar fórmulas y
funciones de Excel 2010.

Estamos empezando una nueva etapa en donde queremos tomar más en cuenta
tus comentarios y sugerencias, pero también las nuevas tendencias en los
enfoques de formación.

Te invitamos a participar activamente, porque estamos convencidos que a través

de tu participación el taller se enriquece; que expreses tus dudas y comentarios.

Te deseamos lo mejor y que este taller sea para tu crecimiento, tanto personal
como profesional y despierte en ti la necesidad de seguirte capacitando.

¡Mucho éxito!

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Propósito
Al término del curso-taller “Microsoft Excel 2010 Básico”, el participante será
capaz de crear hojas de cálculo, dominando el uso de las funciones, fórmulas
básicas, configuración de hojas, formato condicional, barras de datos y gráficos.

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Introducción
El curso-taller de Microsoft Excel 2010 básico, servirá de mucho para quienes
trabajan con hojas de cálculos. Ya que trabajaremos con la técnica demostración
y ejecución dentro de Excel.

El curso expone de manera clara los componentes que integran la pantalla

principal, conceptos básico, como desplazarse por la hoja de MS Excel 2010,
como configurar la hoja de cálculo, elaborar una Hoja de Cálculo ; utilizando
una metodología participativa, a fin de propiciar el interés y contribuir al
aprendizaje.

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Resultados de Aprendizaje
Al finalizar el Curso-Taller, el participante será capaz de crear hojas de cálculo,
dominando el uso de las funciones, fórmulas básicas, configuración de hojas,
formato condicional, barras de datos y gráficos.

 Componentes del entorno de Microsoft Excel

 Configurar hoja de cálculo y ficha vista
 Elaborar hojas de cálculo

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Capítulo 1
Componentes del entorno de
Microsoft Excel 2010

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Capítulo 1 Componentes del entorno de

Microsoft Excel 2010
El participante al final del capítulo identificará los componentes que integra el
entorno de MS Excel 2010.

En este capítulo aprenderá cómo iniciar Microsoft Excel 2010 y cómo navegar
en la ventana de Excel 2010. También aprenderá cómo usar herramientas
comunes como menús, barras de herramientas y los elementos que componen
la ventana de Excel 2010.

Entorno 2010

Figura 1.0 Entorno de Excel 2010

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Características del Entorno

Figura 1.1 Entorno y sus características

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Ficha Inicio

Figura 1.2 Inicio

Ficha Insertar

Figura 1.3Insertar

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Ficha de Diseño de Página

Figura 1.4Diseño de página

Ficha Fórmulas

Figura 1.5Fórmulas

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Fichas Datos

Figura 1.6 Datos

Ficha Revisar

Figura 1.7 Revisar

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Ficha Vista

Figura 1.8 Vista

1.1 Conceptos básicos

Microsoft Office: Conjunto de aplicaciones que realizan tareas ofimáticas.
Permite computarizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina.
Incluye una serie de productos como son: Word, Excel, Access, PowerPoint,
OUTLOOK, Publisher y otras herramientas y accesorios.

Excel opera en una hoja de cálculo que diagrama la pantalla en columnas y

filas infinitas. De este modo, se puede organizar y clasificar la información de
modo mucho más simple, lo cual es ideal para realizar balances, cálculos y
operaciones numéricas de manera ordenada.

También facilita la realización de barras, gráficos, tablas y otras operaciones

que tienen que ver con la categorización de datos o información. Así mismo, se
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pueden agregar comentarios en las celdas a modo de mantener recordatorios y
detalles extras sobre la información que aparece en ellas.

Hoja de cálculo. Es el área de trabajo que se divide en:

Celdas: Es el cuadro que forma el encuentro entre una fila y una columna. Así
el número de la fila combinado con el número de la columna da las coordenadas
de una celda.
Columnas: Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16,384
columnas, identificadas por letras que inicia en A hasta la columna XFD
Filas: Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen 1’048,576 filas, identificadas
por números progresivos iniciando del 1 al 1048576.
Rangos: Grupo de selección de celdas contiguas.

Ejemplo: El rango H3:I10 se refiere a las celdas H3, H4, H5…H10, I3, I4,
I5…I10 (Ver Figura 1.3.4)

Figura 1.3.4 Rangos

Fórmula: Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una

celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es
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desplegado en la celda. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como
cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.

Hay variaciones de fórmulas porque cada persona creará la que mejor se adapte
a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que
vayas a crear, todas deberán seguir las mismas reglas, siempre debe iniciar

Figura 1.4 Fórmula

Con el símbolo igual (=) o de lo contrario Excel interpretará la fórmula como
un simple texto. (Ver Figura 1.4)

Función: Es una fórmula prefijada por Excel, opera sobre uno o más
argumentos específicos dentro de una estructura. Los argumentos pueden ser
número, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error cómo #N/A o referencias de celda.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de
operación o cálculo. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, texto, fecha y hora, lógicas, base de datos, búsqueda y
referencia e información, su sintaxis siempre iniciará con el signo igual (=).

Conforme vas escribiendo las primeras letras de la Función, después del signo
igual (=), Excel te mostrará la sugerencia, esto aparecerá siempre y cuando estés
escribiendo correctamente la descripción de la misma, si no sucede esto deberás
rectificar que estés utilizando una función valida. (Ver Figura 1.5).

Figura 1.5 Función

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En Excel avanzado, aprenderemos a estructurar funciones simples y anidadas,
conoceremos la sintaxis de las más utilizadas y realizaremos algunos ejercicios,
por el momento te presentamos una lista como ejemplo. (Ver Figura 1.5.1)
EJEMPLO DE FUNCIONES EN EXCEL 2010
CATEGORÍA FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una
BÚSQUEDA Y tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una
BUSCARV
REFERENCIA columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se
ordena de forma ascendente.
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los
ESTADÍSTICAS PROMEDIO cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que
contengan números.
Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y
LÓGICAS Y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si alguno
de los argumentos es FALSO.
MATEMÁTICAS Y
TRIGONOMÉTRICA SUMA Suma todos los números en un rango de celdas.
S
Figura 1.5.1 Ejemplo de funciones en Excel 2010

(Esto, solo son algunos ejemplos)

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Base de datos: Es un conjunto de datos establecido bajo un mismo contexto,
cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier
momento, Excel es utilizado como un repositorio de datos, aunque no es
formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para
guardar información útil. (Ver Figura 1.6)

Figura 1.6 Bases de datos en Excel 2010

Objeto: Un objeto es algo material o inmaterial que se puede ver, tocar y

transformar y presenta diferentes funciones y propiedades.

Cada uno de los objetos creados o insertados en nuestra hoja de Excel tiene
propiedades y métodos, las propiedades son las características del objeto y los
métodos son las acciones que el objeto puede hacer. Algunos ejemplos de
objetos son: Tablas, imágenes, Cuadro de Texto, Texto, Gráficos, etc. (Ver
Figura 1.7)

Figura 1.7 Ilustración de Objetos

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Formato: Son las especificaciones que definimos para determina el resultado

de una forma y objeto.

Dar formato a la hoja de cálculo la hace más atractiva y eficiente para leerla
y usarla.
El formato correcto de la fuente, el diseño de la hoja completa, el fondo, los
logotipos institucionales, las celdas, las columnas, los gráficos, etc., hacen que
la información se destaque y visualice con mayor claridad. (Ver Figura 1.8)
El Formato de celdas se
compone de:

Formato de Número; aquí

aplicas las categorías para dar
formato de texto, fecha, moneda,
número, etc.

Formato de Alineación; aquí

aplicas la alineación del texto
dentro de la celda.

Formato de Fuente; aquí aplicas

tipo de letra, tamaño, color y
efectos.

Formato de Bordes de celda;

aquí aplicaras bordes con
formatos diferentes de líneas y
color.
Pestañas contextuales

Se muestran solamente cuando

estamos trabajando con algún
objeto en particular, por ejemplo
cuando se ha insertado un objeto,
ya sea de tipo Ilustración o Gráfico
y es seleccionado dicho objeto.
Figura 1.8 Pestañas contextuales

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Definiciones específicas de datos en celdas
Para una mejor comprensión del presente manual, se entiende por tipos de datos
que se escriben en las celdas del Excel 2010 a:

Texto: Es representado por series formadas por caracteres alfa-numéricos y/o

símbolos especiales.

Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque
dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda.

Un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado

texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. (Ver Figura
2.1)

Figura 2.1 Texto y número

Número: Representa cantidades, montos, porcentajes, referencias fijas, etc.

Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado

a la derecha.

El formato aplicado a la celda modifica la apariencia pero no su valor.

Fecha: Es un dato que puede desplegarse de diferentes maneras, esto desde la

Ficha Número cuadro de diálogo Formato de celdas. (Ver Figura 2.3)

Figura 2.3 Fecha

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Para conocer el valor numérico de una fecha debemos cambiar el formato de la
celda al formato general. (Ver Figura 2.3.1)

Figura 2.3.1 Ficha contextual Formato de celdas

Observar que; la fecha “16/01/1975” es en realidad el valor numérico 27410.

La fecha viernes, “17 de enero de 1975” es en realidad el valor numérico etc.
(Ver Figura 2.3.2)
La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días
transcurridos a partir del 1 de enero de 1900.

Figura 2.3.2 Categoría General

Para comprobar que la numeración comienza con esa fecha ingresa el número
1 en una celda y cambia su formato a Fecha y Excel desplegará el valor

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01/01/1900 dentro de la celda. La ventaja de manejar las fechas como valores
numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho.

De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la

diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores
numéricos.

Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel,
si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Comentarios:

Es una nota que se puede agregar a las celdas de una hoja, para hacer revisiones,
dar instrucciones o dar explicaciones detalladas del contenido de dicha celda,
mismas que podemos modificar o eliminar.

Figura 2.4.4 Comentarios

Los comentarios los encontramos en la Ficha.

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Pasos:

1. Previo selecciona la celda que amerita el comentario. (Ver Figura

2.4.1)
2. Selecciona la Ficha “Revisar”.
3. Da clic sobre “Nuevo comentario”.
4. Una vez realizado tu comentario podrás desde la misma Ficha
“Modificar comentario”, “Eliminar”, “Ver Comentario Anterior” o
“Siguiente”, “Mostrar u Ocultar el comentario seleccionado” o
“Mostrar todos los comentarios de la Hoja de Excel”. (Ver Figura
2.4.4)
5. Los comentarios son notas no imprimibles.

Figura 2.4.1 Ficha Revisar

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Fundamentos de Excel 2010.
El participante reconocerá las características básicas de las herramientas que
permiten el uso del entorno gráfico y los comandos esenciales de Excel 2010.

Conocimientos Generales: En general, los conocimientos que el participante

debe demostrar para iniciar el Nivel Avanzado de Excel 2010 en los rubros del
entorno gráfico, la gestión de datos y las técnicas de formato de datos son:

 Conocer como mínimo el entorno gráfico en las versiones 2003, 2007 o

2010
 Distinguir que es para Excel: un libro, una hoja de cálculo, una celda,
columnas y filas.
 Identificar las herramientas de la cinta de opciones.
 Identificar los comandos de Excel y la barra de herramientas de acceso
rápido.
 Crear nuevas hojas de Excel.
 Introducir datos a una hoja, editar el contenido de una celda, copiar y
pegar celdas.
 Manipular filas y columnas, moverse entre datos.
 Guardar un archivo.
Inmovilizar filas y columnas.
 Buscar, reemplazar, ordenar y filtrar información.
 Dar formato de número, fecha y hora a las celdas
Alineación de celdas, bordes y relleno, estilos de celda
Conceptos específicos de la Cinta de Opciones MS Excel 2010. En general,
los conceptos específicos de la Cinta de Opciones que el participante debe
demostrar, son los siguientes: (Ver Figura 3.2.1)

Cinta de opciones. Esta nos permite organizar los comandos dentro del
programa. Dentro de la cinta de opciones cada uno de los comandos pertenece
a un grupo y que a su vez pertenece a una ficha.

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Fichas

Coma Grupo de
ndo Comandos

Cinta de opciones

Figura 3.2.1 Cinta de opciones

Fichas. Las fichas se muestran de forma predeterminada en la cinta de opciones

al abrir nuestra hoja de Excel.

Figura 3.2.2 Fichas

Comando. Es la parte integral de cada ficha: Son los botones que tienen una
función específica dentro de Excel.

Figura 3.2.3 Comandos

Grupo de comandos. Es el conjunto de comandos de cada Ficha.

Figura 3.2.4 Grupo configurar página

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1.2 Desplazamiento por la hoja
Para desplazarse a través de las celdas de Excel 2010 puede utilizar alguno de
estos métodos:

 Con las teclas de movimiento del teclado

 Con un clic en una celda específica
 Con la función Ir a.... del menú Edición (o bien la tecla F5)

1.3 Opciones con hojas de Excel 2010

 Cambiar el nombre a una hoja: Pulse doble clic sobre la etiqueta de la

Hoja y cuando esté seleccionada, escriba directamente. Otro sistema para
cambiar el nombre es desde el menú contextual (botón derecho del ratón).
 Copiar una hoja: Manteniendo la tecla de Control pulsada, arrastre
la hoja una posición hacia su derecha. La hoja mostrará el número 2
entre paréntesis. (Ver Figura 1.3)

Figura 1.3 Nombre de la hoja

 Mover una hoja: Arrastre directamente (sin mantener la tecla de Control

pulsada), la hoja hacia otra posición.
 Insertar una hoja: Abra el menú Insertar y elija la opción Hoja de cálculo,
la hoja nueva se inserta adoptando una numeración consecutiva. También
podrá insertarla con el botón derecho del mouse (Ver Figura 1.4).

Figura 1.4 Insertar hoja

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Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, Mover o copiar, ver código, proteger hoja,
Color de la etiqueta, Ocultar, Seleccionar todas las hojas. Elija la opción
cambiar el color de la pestaña. (Ver Figura 1.5)

Figura 1.5 Color de etiqueta

Queda de la siguiente manera: (Ver Figura 1.5.1)

Figura 1.5.1 Etiqueta con color

En este capítulo aprendió cómo iniciar Excel 2010 y exploró las diversas partes
que conforman la ventana de Excel 2010. También aprendió cómo trabajar con
el sistema de menús, las barras de herramientas y las herramientas que las
conforman.

Notas

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Capítulo 2
Configurar hoja de
cálculo e impresora

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Capítulo 2 Configurar hoja de cálculo y

ficha vista
El participante al final del capítulo Configurará una hoja de cálculo en MS Excel
2010.

2.1 Diseño de página

Excel 2010 permite Diseñar nuestra página, con los comandos necesarios para
organizar e imprimir los elementos dentro de la hoja de cálculo o libro de Excel,
como es el margen, orientación de hoja, tamaño de hoja, área de impresión,
saltos de página, encabezado y pie de página, ajustes de impresión y temas.
Márgenes. Pasos:

1. Seleccione la Ficha Diseño de Página (F4)

2. Selecciona el comando Margen (17.5) y aplique el que consideres es el
ideal para tu formato, entre los establecidos están; margen Normal,
Ancho, Estrecho o la opción de crear Márgenes personalizados adecuado
al formato de tu hoja, que a la vez abrirá el cuadro de diálogo configurar
página.
3. En la parte inferior encontramos dos casillas de verificación, que nos
sirven para centrar nuestros datos, Horizontalmente o Verticalmente.

Figura 1.1.1 Diseño de página Figura 1.1.2 Márgenes

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Encabezado y pie de página. Excel 2010 nos permite configurar los
Encabezados y Pies de página desde tres diferentes Fichas de la cinta de
opciones:

a) Diseño de página (F4) (comando configurar página),

b) Insertar (F3) (comando encabezado y pie de página) y
c) Vista (F8) (comando diseño de página)

En esta ocasión veremos dicha configuración en la Ficha “Diseño de página”

(F4), en el grupo “Configurar página” (G17),

(Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página)

Figura 1.2 Encabezado y pie de página

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Pasos:

1. Haz un clic en el selector de cuadro de diálogo situado junto a

“Configurar página”.
2. En “Encabezado y pie de página”, haz clic en “Personalizar encabezado”
o en “Personalizar pie de página”. (Ver Figura 1.2.2)

Figura 1.2.2 encabezado y pie de página

3. Haz clic en el cuadro “Sección izquierda”, “Sección central” o “Sección

derecha” y, a continuación, en los botones para insertar la información de
encabezado o pie de página que desee incluir en esa sección. (Texto,
Número de página, Números de páginas, Fecha, Hora, Ruta de ubicación
del archivo, nombre del archivo, Nombre de la hoja e imagen). (Ver
Figura 1.2.3)
4. Para agregar o cambiar el texto del encabezado o pie de página, sitúa tu
cursor nuevamente en el cuadro de Sección y escribe los cambios.

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 Hoja de cálculo

Dirección de
Normatividad e
Infraestructura
Tecnológica

Figura 1.2.3 Encabezado

5. Para iniciar una nueva línea de texto en un cuadro de sección, presione

ENTRAR.

Figura 1.2.4 Encabezado

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Orientación de página. Excel imprime las hojas de cálculo

predeterminadamente en orientación vertical, la orientación de página se puede
cambiar a horizontal.

En la Ficha “Diseño de página” (F4), grupo “Configuración de página” (G17),

haz clic en “Orientación” (17.6) y a continuación en Horizontal.

Figura 1.3 Orientación de página

Sugerencia: Para ver los bordes de las páginas a imprimir más claramente,
puede trabajar en la vista Diseño de página (34.2), Ficha Vista (F8), grupo
Vistas de libro (G34), desde ahí podrás trabajar de igual forma los encabezados
y pie de página.
Figura 1.3.1 Vista Diseño de página

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Tamaño de página. Pasos:

1. En la Ficha “Diseño de página”(F4), grupo “Configuración de

página”(G17), haz clic en “Tamaño”(17.7), se desplegará las diferentes
opciones de medidas.
2. Haz clic sobre el tamaño que convenga al formato de tu hoja de Excel.

Figura 1.4 Tamaño de página

3. Las opciones de tamaño de hoja más común son carta y oficio, Excel
2010 ofrece toda la gama de tamaños de papel estándar actual
internacional, cubiertos por la norma ISO 216.

Práctica 1: Para la mejor comprensión del tema, vamos a realizar la Práctica 1, las
instrucciones se encuentra al final de este manual, ejecuta los pasos que se han visto
hasta este momento, identifica tus dudas.

Área de impresión. Puedes establecer el área que deseas imprimir, puede ser
desde una celda, un rango de celdas, una hoja o todo el libro. (Ver Figura 1.5)

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 Hoja de cálculo

Figura 1.5 Área de impresión

Pasos:

1. Después de seleccionar las celdas de Excel que deseas imprimir debes

ir a la Ficha “Diseño de página” (F4).
2. Seleccionar el comando “Área de impresión” (17.8) y posteriormente
la opción “Establecer área de impresión”.
3. También es posible seleccionar celdas no contiguas para establecerlas
como el área de impresión. Solamente debes pulsar la tecla CTRL +
clic sobre la selección de los diferentes rangos de celdas. Cuando
imprimas la hoja de Excel obtendrás como resultado el área de
impresión previamente definida, pero en diferentes hojas.

Figura 1.5.1 Selección celdas área de impresión

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4. Antes de imprimir asegúrate de que el área sea la correcta, si deseas
ignorar el área de impresión establecida, entonces debes seleccionar
la opción Omitir el área de impresión que se encuentra en el panel de
impresión (F1).

Figura 1.5.4 Omitir área de impresión

Esta selección hará que Excel imprima todo el libro sin importar el área de
impresión definida previamente.

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5. Si lo que deseas es remover la selección establecida, entonces ve a
“Borrar área de impresión” en el mismo comando “Área de
impresión”. (ver Figura 1.5.5)

Figura 1.5.5 Borrar área de impresión

Saltos de página. Pasos:

1. Para insertar saltos de página en una hoja, solamente posiciona el

cursor en la celda deseada y pulsa el botón “Saltos”(17.9) que se
encuentra en la ficha “Diseño de página” dentro del grupo “Configurar
página”, los cuales ya hemos visto anteriormente.(Ver Figura 1.6.1)

Figura 1.6.1 Saltos de página

2. Selecciona la opción Insertar salto de página

3. Para remover un salto de página selecciona la opción Quitar salto de
página
4. Para eliminar todos los saltos de página que has colocado
manualmente selecciona la opción Restablecer todos los saltos de
página.

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 Hoja de cálculo

Fondo. En Excel puedes agregar una imagen solo para efectos de presentación
en pantalla como fondo de hoja. Por lo tanto no funciona como marca de agua
al imprimir, sin embargo, puede imitar una marca de agua insertando un gráfico
en el encabezado o pie de página dando los espacios y colores correspondientes.

Pasos:

1. Tenemos dos opciones para insertar un encabezado que funcionará como

Fondo de hoja en marca agua, vamos a la pestaña Insertar (F3) en el
comando Encabezado o pie de página (14.21) damos un clic, o
directamente en la pestaña Vista (F8) comando Diseño de página (34.2).

Figura 1.7-1 Fondo

2. Posiciona el cursor en el centro del encabezado, se activará la pestaña

contextual Herramientas para encabezado y pie de página.

Figura 1.7.2 Herramientas para encabezados y

pie de página

3. Da un clic en el comando imagen y selecciona el logotipo que desees

aplicar.
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 Hoja de cálculo

4. Aparecerá el texto , selecciona con el cursor y da un clic en

el comando Dar formato a la imagen.

5. Se abrirá un cuadro de diálogo Formato de imagen (Ver Figura 1.7.1-5)

Figura 1.7.1-5 Formato de imagen

6. Ve a la pestaña Imagen y selecciona en Control de imagen Color:

7. Posiciona tu cursor delante del texto & [imagen], da los Enter necesarios
para centrar la imagen. (Ver Figura 1.7.1-7)

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 Hoja de cálculo

Figura 1.7.1-7 Imagen marca de agua

Sugerencia: Si tu impresora no es a color, puedes seleccionar en lugar de

Marca de agua, Escala de grises.
Imprimir títulos. Es común que la información que se ve en pantalla sea
dividida en varias páginas al momento de imprimir nuestro archivo de Excel.
En estos casos es muy útil que los títulos de columna se impriman en cada
página de manera que ayude en la legibilidad de los datos.

Pasos:

1. Para configurar esta funcionalidad debes ir a la ficha “Diseño de

página” y seleccionar el comando “Imprimir títulos” (17.11).

2. Se mostrará el cuadro de diálogo “Configurar página” y en la sección

“Hoja” deberás hacer clic sobre el icono de flecha roja junto a la
opción Repetir filas en extremo superior.

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 Hoja de cálculo

Figura 1.8 Imprimir títulos

3. Abrirá un nuevo cuadro de diálogo que te permitirá seleccionar la fila

que deseas que se imprima en cada página, por lo regular es la primer
fila que corresponde al encabezado.
4. Una vez que indicas la fila, haz clic nuevamente sobre el icono al
regresar al cuadro de diálogo “Configurar página” haz clic en el botón
Aceptar.

2.2 Ficha Vista

Excel 2010 permite trabajar simultáneamente con más de una hoja de cálculo
abierta al mismo tiempo, esto en opciones de Vista (F8), ya sea de la misma
hoja con la que nos encontramos trabajando, el mismo libro u otros libros
abiertos.

Figura Ficha Vista

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 Hoja de cálculo
Así mismo organizaremos las ventanas (36.14) de las hojas o libros abiertos
para revisión en paralelo organizadas (36.19) de forma horizontal, vertical,
mosaico o cascada1, guardaremos y reanudaremos (37.22) el área de trabajo que
ya hemos establecido.

Figura 2.1 Conjunto de hojas

1
Esta opción se considera como la menos utilizable.
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 Hoja de cálculo
Nueva ventana (36.13).

Pasos:

1. Haz dos veces clic en el botón “Nueva ventana”(36.13),

aparentemente no ha sucedido nada, pero has abierto tres ventanas del
mismo archivo y se auto numeran consecutivamente respetando el
mismo nombre del archivo como se muestra en los círculos rojos de
la Figura. (Ver Figura 2.1.1)

Figura 2.1.1 Nueva ventana

2. Ahora, haz clic en el comando “Organizar todo”(36.14) que se

encuentra en la Ficha “Vista”(F8) y se mostrará el cuadro de
diálogo “Organizar ventanas”.

3. Selecciona la organización de Organizar

Figura 2.1.5 ventanas que mejor convenga y oprime
ventanas
el botón Aceptar. (Ver Figura 2.1.6)

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 Hoja de cálculo
 En Vertical las ventanas ocupan todo el alto de la ventana principal de
Excel, cada hoja o libro se mostrará como si fuera una columna.

Figura 2.1 – Organizar en Vertical

 En Mosaico las ventanas se muestran en pantalla una al lado de la otra.

Las ventanas serán organizadas en el mismo orden en que fueron
abiertas.

Figura 2.1 –Organizar en Mosaico

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 Hoja de cálculo
 En Horizontal esta opción ocupa todo el ancho de la ventana de Excel
y se mostrarán una por encima de la otra.

Figura 2.1 – Organizar en Horizontal

 En Cascada las ventanas se sobreponen una a la otra y solamente se

deja visible la barra de título de cada ventana.

Nota:
Si cierras alguna de las ventanas que fueron
organizadas por Excel, el resto de las ventanas no
serán organizadas automáticamente, sino que
tendrás que organizarlas de nuevo para que se
ocupe el espacio dejado por la ventana que fue
cerrada.

Figura 2.1 – Organización en cascada

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 Hoja de cálculo
Ver en paralelo. Continuando con la Ficha Vista ahora veremos el uso de los
comandos “Ver en paralelo”(37.19), “Desplazamiento sincrónico”(37.20) y
“Restablecer posición de la ventana” (37.21).

Cuando es necesario comparar dos pantallas de Excel, se puede hacer

fácilmente con el comando “Ver en paralelo”(37.19) que se encuentra dentro de
la Ficha “Vista” (F8) en el grupo Ventana (G37).

Pasos:

1. Lo primero es abrir los archivos de Excel con que se va a trabajar, si

es el mismo libro en diferentes hojas, repetiremos los pasos del
Subtema 2.1, “Nueva ventana”(37.13), “Organizar todo”(37.14) y
seleccionar las hojas a trabajar.
2. Haz clic en el botón “Ver en paralelo” (37.19)”.

Figura 3.2.2 Grupo ventana

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 Hoja de cálculo
3. Solamente en el caso de que tengas más de dos archivos abiertos en
Excel entonces se mostrará el cuadro de diálogo Comparar en
paralelo, el cual te permitirá elegir los archivos los cuales se
comparará el libro actual. (Ver Figura 3.2-3)

Figura 3.2-3 Compara en paralelo

Al hacer clic en Aceptar, Excel mostrará al mismo tiempo los dos archivos en
pantalla. (Ver Figura 3.2.4)

Figura 3.2.4 Ver en paralelo

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 Hoja de cálculo
4. Al desplazarse hacia abajo ambas ventanas se moverán de manera
sincronizada ya que la opción “Desplazamiento
sincrónico”(37.20) está seleccionada de manera predeterminada.

Figura Desplazamiento sincrónico

5. Si no deseas tener este comportamiento solamente remueve la

selección de dicho botón dando un clic en el comando
“Desplazamiento sincrónico”(37.20).
6. Cuando hayas terminado de realizar la comparación entre ambos
archivos vuelve a pulsar el comando “Ver en paralelo”(37.19), para
desactivar la vista en paralelo y regresar a una vista normal.

Práctica 2: Para la mejor comprensión del tema, vamos a realizar el Práctica

2, las instrucciones se encuentra al final de este manual, ejecuta los pasos que
se te indican, identifica tus dudas y continúa con el tema. (Ver Figura 2.1)

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 Hoja de cálculo
Guardar área de trabajo. Ahora que hemos aprendido a organizar las ventanas
y revisar de forma paralela, veremos la utilidad del comando “Guardar área de
trabajo”(37.22) que nos ofrece Excel 2010, esto con la finalidad de guardar y
retomar el conjunto organizado de libros. (Ver Figura 3.3)

Figura 3.3 Guardar área de trabajo

Pasos:

1. Una vez que tienes las ventanas en la posición deseada, ve a la ficha

“Vista” (F8) del grupo “Ventana” (G37), haz clic en “Guardar área de
trabajo” (37.22).
2. En el cuadro de diálogo de guardar, introduce el nombre que
identifique tu área de trabajo guardada y haz clic en el botón Guardar,
preferentemente ponga en escritorio. (Ver Figura 3.3.2)

Figura 3.3.2 Guardar área de trabajo

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 Hoja de cálculo
3. Se guardará en un archivo con extensión .xlw la cual corresponde a un
área de trabajo en Excel y cierra todo con lo que estés trabajando en
Excel 2010.
4. Para volver a utilizar el área de trabajo basta con ir directamente a
donde lo guardaste y abrir.

Un área de trabajo, solamente contiene el nombre de los libros que abrirá y su

posición dentro de la ventana pero no los datos de cada uno de los libros así
que, guardar un área de trabajo no significa que se han guardado los cambios
en cada uno de los libros, las actualizaciones las guardas igual que siempre de
forma individual.

2.3 Inmovilizar paneles

En hojas muy extensas puede ocurrir que tenga una o varias filas o columnas
con rótulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, pierda
de vista esos rótulos que pueden servir como referencia. (Ver Figura 2.5. Tabla de datos):

Figura 2. Tabla de datos

Imagínese que en vez de 4 columnas de datos, son 200 columnas. Al estar el

cursor situado cerca de la columna A, tendrá como referencia de los datos a los
nombres de dicha columna, pero si desplaza la pantalla hacia la izquierda,
perdería la referencia de los nombres. (Ver Figura 2.6. inmovilizar paneles):

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 Hoja de cálculo

Figura 2.6inmovilizar paneles

Pasos para Inmovilizar paneles:

 Situé el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los
rótulos de los meses y a su izquierda contiene los rótulos de las
personas.
 Elija el menú Vista – Inmovilizar paneles.
 Verá unas líneas negras que significan la división que ha hecho. Lo
que haya por encima y a la izquierda de esas líneas será lo que quede
inmovilizado. (Ver Figura 2.7. Inmovilizar paneles)

Figura 2.7. Inmovilizar paneles

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 Hoja de cálculo
 Ahora podrá desplazarse hacia la derecha y siempre vería la columna
izquierda que nos serviría como referencia. De la misma forma, si se
desplaza hacia abajo, vera la fila de los meses inmovilizada.
 Para anular la inmovilización de los paneles, se elige el menú Vista –
Movilizar paneles y las líneas de inmovilización desaparecen,
quedando la hoja como se encontraba anteriormente.

En este capítulo hemos aprendido a utilizar algunas de las herramientas de Excel

2010, como son el Diseño de páginas y el uso de la Ficha Vista, con el objetivo
de aplicar los conocimientos adquiridos en la presentación de nuestros formatos
y facilitar la comparación de datos.

En este capítulo aprendió los elementos que conforman la vista preliminar, así
como también, los elementos para configurar páginas.

Notas

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 Capítulo 3
Elaborar hojas de
cálculo
 Hoja de cálculo

Capítulo 3 Elaborar hojas de cálculo

El participante al finalizar el capítulo Elaborará una Hoja de Cálculo, en MS
Excel 2010.

3.1 Tipos de datos

Los tipos de datos aceptados por Excel 2010 son los siguientes:

 Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya

sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos
o borremos.
 Creación de series. Excel 2010 permite crear series de datos a partir del
valor inicial de la primera celda o celdas. Simplemente tiene que utilizar
el cuadro de llenado y Excel 2010 creará una serie automática.
 Funciones Básicas. Una función es una fórmula ya escrita y preparada
para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las
funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones.
 Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres,
datos, etc. y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre
con el signo de igual (=). Si modifica el valor de una celda a la que la
fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía
automáticamente.
 Tablas de datos. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra
cómo el cambio de una o dos variables en las fórmulas (fórmula:
secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u
operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una
formula comienza siempre con el signo igual (=).) afectará a los
resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método
rápido para calcular varios resultados en una operación y una forma de
ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la
hoja de cálculo.

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 Hoja de cálculo
3.2 Escribir texto
La escritura del texto en Excel 2010 es sumamente sencilla. Tan sólo se sitúa
en la celda requerida y se escribe directamente el texto. Una vez escrito, podrá
aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón
Introducir. (Ver Figura 3.0)

Figura 3.0 texto en celda requerida

3.2.1 Copiar datos

Cuando el cursor está situado en una celda o está seleccionando un rango, el

puntero del ratón puede adquirir varias formas según donde esté situado.
Cuando sitúa el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda o de
la selección (sobre un punto negro) el puntero del ratón adquiere una forma de
cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado.

1. Sitúe el puntero sobre el cuadro

de llenado:

Cuadro de llenado

2. Arrastre hacia
abajo desde la
esquina inferior
derecha:

3. Suelte el ratón y el
contenido de la celda se
copia:

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 Hoja de cálculo
3.2.2 Creación de series

Excel 2010 permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera
celda o celdas. Simplemente tiene que utilizar el cuadro de llenado y Excel 2010
creará una serie automática.

1. De los siguientes datos mostrados. (Ver Figura 3.1)

Figura 3.1 Crear series

2. Seleccione el rango de creación de una serie: (Ver Figura 3.2)

Figura 3.2 Rango de creación de series

3. Se arrastra el cuadro de llenado algunas celdas hacia abajo y se suelta el
botón del ratón: (Ver Figura 3.3)

Figura 3.3 Llenado de celdas en series

3.2.3 Pegado especial

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 Hoja de cálculo
Esta orden se encuentra ubicada en el menú Edición y permite realizar pegados
más específicos que con la orden Pegar habitual. Por ejemplo: imaginemos que
tenemos una serie de celdas donde hay fórmulas que han dado un resultado. Es
posible que necesitemos copiar y pegar el resultado en otra parte de la hoja. Si
realizamos una acción de Copiar y Pegar, lo que se pegarán serán las fórmulas
con el resultado. Sin embargo, con la orden Pegado especial podemos hacer que
sólo se peguen los valores de los resultados, pero no las fórmulas. (Ver Figura 3.4)

Figura 3.4 Pegado especial

Opciones de Pegado Especial, figura 3.4

 Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Realiza la misma

función que la opción pegar.
 Fórmulas: pega sólo las fórmulas de la celda origen.
 Valores: pega sólo los valores de la celda origen.
 Formatos: no se pegaran números ni fórmulas. Sólo el formato (negrita,
cursiva, etc.) de las celdas originales.
 Comentarios: sólo se copian los comentarios de las celdas
 Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos.
 Todo excepto bordes: pega valores, formatos y fórmulas pero no bordes.
 Saltar blancos. Si está activada, la información que se requiere pegar no
se pegará en las celdas en blanco.

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 Hoja de cálculo
 Transponer. Para transponer una selección de celdas. Esta opción cambia
la posición de las filas por columnas.
 Pegar vínculos. Establece un vínculo con la fuente de datos. Si los datos
originales cambian, también cambiarán los datos pegados.

3.2.4 Formato de celdas

Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio

de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma
de visualizar números en la celda.

 Números

Excel 2010 permite modificar la visualización de los números en la celda. Para

ello, los siguientes pasos:

3.2.5 Opciones del recuadro Categorías:

 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

 Número: Contiene una serie de opciones que visualizan los números
en formatos enteros, con decimales y con punto de miles.
 Moneda: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del
separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo
monetario como podría ser $, Siempre lleva junto con el símbolo
monetario el separador de miles.
 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el
valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un
formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2
decimales lo mostraría como 15,28%.(Ver Figura 3.5)

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 Hoja de cálculo

Figura 3.5 Formato de celdas

3.2.6 Alineación

 Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
 Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente.
 General: alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato
introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
 Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.
 Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
 Derecha: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha
de éstas, independientemente del tipo de dato.
 Llenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el
dato de la celda para rellenar la anchura de la celda.
 Justificar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se
alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
 Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda respecto a
todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente
celda en la selección que contiene datos.

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 Hoja de cálculo
 Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
 Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
superior de éstas.
 Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la
altura de las celdas.
 Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de éstas.
 Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior.
 Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para
que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o
en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj
a 90º en sentido de las agujas de un reloj. (Ver Figura 3.6)

Figura 3.6 Alineación

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 Hoja de cálculo
 Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste
no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se
tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
 Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente
de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la
celda.
 Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se
unirán en una sola.

3.2.7 Fuente

 Excel 2010 permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de

cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de
una celda.
 Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo
de letra.
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos
son disponibles con cada tipo de fuente.
 Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño
u otro.
 Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic
sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde
tendrás que elegir un tipo de subrayado.
 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
 Efectos: Tendrá disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice
y subíndice.
 Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones
de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

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 Hoja de cálculo

Figura 3.7 Formato de celdas, fuente, estilo, tamaño

Bordes (Ver Figura 3.8)

Excel 2010 permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

 Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

 Contorno: Para crear un borde
 Únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
 Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno
de los botones prestablecidos.
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

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 Hoja de cálculo
 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic
sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

Figura 3.8 Bordes

Relleno (Ver Figura 3.9)

 Excel 2010 permite también sombrear las celdas de una hoja de

cálculo para remarcarla de las demás.
 Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar
el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
 Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así como el color de
la trama.

Figura 3.9 Relleno

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 Hoja de cálculo

3.2.8 Insertar y eliminar filas y columnas

Al insertar filas o columnas en Excel 2010, las celdas se desplazan para dejar
espacio a las nuevas celdas.

Pasos para insertar y eliminar filas y columnas

 Pulse con un clic a la izquierda de la fila, en el número de fila. Debe

seleccionarse la misma.
 Pulse el botón derecho del mouse sobre el número de fila y elija Insertar.
(Ver Figura 3.10 y 3.11)

Figura 3.10 Fila

Se habrá insertado una nueva fila.

Figura 3.11 Nueva fila

De la misma forma podrá borrar una fila completa. (También podrá insertar y
eliminar columnas de la misma forma.

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 Hoja de cálculo
3.3 Las fórmulas
3.3.1. La sintaxis de una fórmula

Una fórmula es una expresión que se introduce en una celda y que relaciona
valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula
comienza siempre con el signo igual “=” y puede contener textos, números,
referencias de celdas, etc.

En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la

misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas. (Ver Figura 3.12)

Fórmula

Figura 3.12 Fórmula

La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos
operadores son:
Aritméticos De comparación De texto
Suma + Igual =
Resta - Distinto <>
Multiplicación * Mayor >
División / Menor < Concatenación &
Porcentaje % Mayor >=
Igual
Exponente ^ Menor >=
Igual

Ejemplos de fórmulas serían:

=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5
=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el
resultado lo resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos celdas que se llaman Ventas y Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2
= Zorro Rojo ZorroRojo

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 Hoja de cálculo
Este último operador sirve básicamente para unir cadenas de texto y producir
un nuevo valor a partir de esa unión.

3.3.2 Prioridad en las fórmulas

Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de

los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observe el orden de
prioridad de los operadores.

1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicación y división
4. Suma y resta
5. Unión de texto
6. Comparación
Así, si se introduce la fórmula:

 = 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza

la operación de multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el
primer 10.
 = (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se
producirá en primer lugar la suma del interior del paréntesis y
después multiplicará su resultado por 10.

3.3.3 Mensajes de error

En algún momento puede producirse el hecho de que se equivocó en la

realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos
erróneos. Por ejemplo, podrá intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un
número en C2, por lo que Excel 2010 devolverá un mensaje de error.

3.3.4 Mensajes de error y su causa

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Ms Excel 2010 no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas

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#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

3.3.5 Referencias

Cuando copia fórmulas el contenido de la fórmula se actualiza a medida que

copia en horizontal o en vertical. Si se sitúa en las celdas por ejemplo en B3:B6,
observe en la barra de fórmulas, se dará cuenta que cada celda contiene la
fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posición de la celda
contenida en la fórmula.
(Ver Figura 3.13):

Figura 3.13 copia fórmulas

En este caso, en la primera fórmula de la celda B7 suma la columna B, pero

también se ha incluido en la fórmula la celda F3 de forma que sume el contenido
de ésta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasa nada, pero
si vuelve a copiar la fórmula en las celdas de la derecha, observará en la celda
C7 lo siguiente: =C2:C6+F3. Es decir, Excel 2010 ha copiado la fórmula, pero
también ha desplazado la referencia de la celda F3 y ahora la ha convertido en
G2. Excel 2010 ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones
relativas y las ha copiado hacia su derecha. En este ejemplo, interesa que la
celda F3 no se modifique a medida que se copia la fórmula. Para que no ocurra

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 Hoja de cálculo
esto, deberá convertir la celda F3 en referencia absoluta es decir, que aunque
copie la fórmula en otra posición, la referencia a la celda F3 no cambie nunca.

3.3.6 Tipos de referencias:

 Referencia relativa: indica la posición de la celda como desplazamiento

a partir de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas
referenciadas cambian de ubicación, Excel 2010 ajusta las referencias
para adaptarlas a la nueva posición.
 Referencia absoluta: indica posiciones que no cambian. Una celda se
convierte en absoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna
el signo dólar ($). Por ejemplo: $B$6.
 Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencias anteriores. Por
ejemplo: $B6, A$7.

Podrá convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre
de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo
monetario a la columna y la convierte en absoluta.

Siguiendo con la figura 3.14, si modifica la fórmula de la primera celda como

sigue: =B2+B3+B4+$F$3 y se vuelve a copiar hacia la derecha, observará que
Excel 2010 ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las fórmulas
(relativas), pero la celda F3 no cambiará. (Ver Figura 3.14)

Figura 3.14 Referencias absolutas

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3.3.7 Buscar y remplazar datos

Al igual que otros programas de Windows, con Excel 2010 es posible buscar
algún dato en el libro de trabajo desde Edición – Buscar. Aparecerá la típica
pantalla desde donde podrá escribir alguna palabra que Excel 2010 se encargará
de buscar, Figura 3.5. Asimismo, podrá indicarle que reemplace un dato por
otro en todo el libro. Esto se puede realizar también desde el mismo cuadro de
diálogo de Buscar o bien desde la opción Edición – Reemplazar. (Ver Figura 3.15)

Figura 3.15 Buscar y remplazar

3.3.8 Funciones

Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y

simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre
propio y existen multitud de funciones. Imagínese sumar un rango de
200 celdas con una fórmula del tipo

=A1+A2+A3+A4...

3.3.9 Sintaxis de una función

Las funciones deben seguir la siguiente regla de sintaxis:

= SUMA (A1:A200; 100)

Signo igual Nombre de la función

Argumentos separados por punto y coma y encerrados entre paréntesis

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 Hoja de cálculo
3.3.10 La función autosuma

Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel 2010
proporciona un botón exclusivo para la función Autosuma en la barra de
herramientas.

Para utilizar una función, podrá escribirla manualmente o bien utilizar el

Asistente para funciones que se verá posteriormente y que irá guiando paso a
paso en la construcción de la función.

 Después colocar el cursor bajo una lista de valores numéricos, se

pulsa la herramienta Autosuma situada en la barra de
herramientas estándar.
 Observará que Excel 2010 detecta lo que quiere sumar y lo marca
con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podrá aceptar
pulsando Intro.

Otra forma de hacerlo es la siguiente:

 Seleccione toda el área numérica, última celda incluida.

 Pulse el botón Autosuma.

En este caso se marca directamente el rango que quiere sumar, por lo que Excel
2010 lo suma directamente.

Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula, se observa en la barra

de fórmulas la función utilizada. (Ver Figura 3.16)

Figura 3.16 Fórmula suma

La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la
celda final separadas por dos puntos. Desde aquí podrá modificar manualmente
el rango. (Ver Figura 3.17)

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 Hoja de cálculo
Figura 3.17 Rango a sumar
3.3.11 El asistente para funciones

Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha,

científicas, etc., alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más
compleja que la autosuma.
(Ver Figura 3.18)

Figura 3.18 Rango seleccionado para suma

Si no recuerda la sintaxis de una función, podrá hacerlo con el Asistente de
funciones el cual, lo guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

Pasos para pegar una función: (Ver Figura 3.19)

 Situarse en la celda donde quiere introducir la función.

 Seleccione en el menú Formulas la opción Insertar Función..., o bien
al hacer clic sobre herramienta.
 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Figura 3.19 Insertar función

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 Hoja de cálculo
 En el recuadro Categoría de la función tendrá que elegir a qué categoría
pertenece la función.
 En el recuadro Nombre de la función hay que elegir la función que desea
haciendo clic sobre ésta. (Ver Figura 3.20 y 3.21)

Figura 3.20 Insertar función Figura 3.21Argumentos de función

 Observe como conforme selecciona una función, en la parte inferior
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. (Ver
Figura 3.22)

Figura 3.22 Ayuda de Excel

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 Hoja de cálculo

 El botón proporcionará más información.

 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4.
 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo
argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introduce un segundo
argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
 Cuando tenga todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

3.4 Funciones básica

=PROMEDIO Función que devolverá la media aritmética de los números o el
rango seleccionado.=MAX (Números)

=MIN (Números) Estas funciones devuelven los valores máximo y

mínimo respectivamente de una lista de números.

=MODA (Números) Valor que más se repite en un rango.

=CONTAR (Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numérico

en una lista.

=CONTARA (Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en

una lista.

=CONTAR.SI (Rango) Cuenta las celdas no vacías de un rango.

Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es

=MEDIANA (Números) decir, la mitad de los números es mayor que la

mediana y la otra mitad es menor.

En este capítulo aprendió a introducir texto y formulas, creación de series, los

elementos que componen la ventana de formato de celdas, a utilizar el asistente
para gráficos y el manejo de funciones básicas.

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 Hoja de cálculo

3.5 Formato condicional

Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las

celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un
proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy
grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato
condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el
formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

¿Cómo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y
después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo
Estilos de la ficha Inicio.

Figura 3.4 Formato condicional

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Al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para
aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla.

Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que

posteriormente se podrá editar si así lo deseas.

Resaltar celdas con formato condicional

Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan
con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su
propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la
regla.

Figura 3.4.1 Resaltar celdas con formato condicional

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Paso1. Selecciona las celdas en la que aplicaremos el formato condicional.

Figura 3.4.2 Selección de celdas

Paso 2. Selecciona el menú o ficha Inicio, un clic en formato condicional,

Resaltar reglas de celdas, dar un clic en texto que contiene y describe Masculino
o Femenino.

Figura 3.4.3 Resaltar reglas de celdas en texto que contiene

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Paso 3. Aplica el formato a la celda con relleno y efectos de relleno con dos
colores. Ver figura 3.4.4 y 3.4.5

Figura 3.4.4 Aplicar formato

Figura 3.4.5 Aplicar formato con efectos de relleno

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Paso 4. Aplica efectos de relleno en color1. Selecciona el color blanco y en el

color2. Aplica el color rojo con estilos de sombreado desde el centro. Ver figura
3.4.6 aplica el paso 3 y 4 para el texto masculino.

Figura 3.4.6 Efectos de relleno con estilos de sombreado

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El formato condicional aplicado a sexo femenino y masculino queda de la

manera siguiente, ver figura 3.4.7.

Figura 3.4.7 Formato condicional con efectos de relleno

Formato condicional con barra de datos

Resaltar celdas con datos numéricos aplicando barra de datos.

Una Barra de datos, muestra una barra coloreada en la celda, la longitud de la

barra representa el valor en la celda. Una barra más larga representa un valor
mayor.

Paso1. Selecciona la celda de datos que desee aplicar una barra de datos

Figura 3.4.8 Selección de datos

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Paso 2. Una vez seleccionada las celdas, das un clic en formato condicional y
barra de datos, seleccionaremos el Relleno degradado en color verde. Ver figura
3.4.9

Figura 3.4.8 Barra de datos

Paso 3. Visualizaremos la barra de datos aplicada a las celdas seleccionadas.

Ver figura 3.4.9.

Figura 3.4.9 Barra de datos en color verde

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3.6 Gráficos
Dentro de este curso-taller se verán diferentes opciones al momento de graficar
en Excel así como opciones de gráficos poco utilizadas, y casos prácticos donde
apliquemos usos de gráficos para diferentes actividades.

Comencemos con un gráfico sencillo en el que se pretenda gráficas

exportaciones de un producto a diversos países a través de 4 años.

Nos basaremos en la siguiente planilla: (Ver Figura 3.29 y 3.30)

Figura 3.29 Tablas de datos

Para comenzar nos posicionamos en cualquiera de los datos de nuestra planilla
y vamos al asistente para gráficos mediante el menú Insertar – Gráfico.

Figura 3.30 Ficha Insertar

En la primera pantalla que nos despliega el asistente para gráficos tendremos la

posibilidad de seleccionar la categoría del gráfico que generaremos y dentro de
cada categoría también podremos seleccionar la subcategoría de dicho gráfico,
como vemos en la pantalla a continuación: (Ver Figura 3.31)

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 Hoja de cálculo

Figura 3.31Insertar Gráfico

Veamos que tenemos un botón de Presionar para ver muestra, que, dependiendo
en que categoría nos posicionamos nos va a dar una imagen preliminar del
gráfico que generaremos a través de la lista o base de datos que tenemos
seleccionada.

Al presionar siguiente, y pasando al segundo paso del asistente: (Ver Figura 3.32)

Figura 3.32Estilos de Gráficos

Aquí se destacan dos puntos, en primer lugar, el hecho de que Excel tomó en
forma automática como Rango de datos desde A1:E6, incluyendo aquí los
títulos de ambos campos, pero tomando la fila 1 como si fuera una serie a

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graficar, y esto nos genera un error, ya que aparecerá una serie que no contiene
información (veamos en la muestra).

En este caso corrigiendo el área a graficar y tomando desde la fila 2, o sea

marcando como Rango de datos de origen desde A2:E6, nos quedará la muestra
correspondiente al área que efectivamente debemos graficar.

Para cambiar los rótulos de datos, seleccionamos el origen de los datos,

seleccionamos el dato a cambiar y le damos un clic en editar, posterior a esto
los cambios son de la siguiente manera: (Ver Figura 3.33)

Figura 3.33 Seleccionar rango de datos

En este caso lo que estamos representando son las ventas de cada uno de los
años (1, 2, 3, 4) y dentro de cada año las series están representadas por las
exportaciones a cada país.

A su vez si damos clic en la solapa de SERIE en esta misma pantalla veremos

lo siguiente: (Ver Figura 3.34)

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Figura 3.34 Estilos de diseño

En esta pantalla podremos definir:

 Nombre: El rango (o celda) donde encontramos el nombre de cada serie

(en este caso de cada país).
 Valores: El rango de celdas donde encontramos los valores
correspondientes a dicha serie (valores de exportaciones a través de los
años de dicho país)
 Rótulos del eje de categorías (X): Aquí vamos a señalar el rango B1:E1
que
 es el rango donde encontramos los títulos de las categorías (en este caso
los años).

Aquí podemos marcar o desmarcar las opciones que nos permitirán visualizar
los ejes de valores y categorías, o también podremos dejarlo desmarcado en
caso de que querer ocultar dichos ejes en el gráfico.

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Al pasar a la solapa de Líneas de División: (Ver Figura 3.35)

Figura 3.35 Líneas de división

Aquí seleccionamos la ubicación de la leyenda de referencia de series dentro
del gráfico así como también podemos destildar la casilla de verificación en
caso de querer ocultar la leyenda del gráfico. (Ver Figura 3.36)

Figura 3.36 Leyenda de referencia

Podemos ubicar el gráfico tanto en una hoja nueva, como también podemos
ubicarlo como un objeto dentro de la hoja activa, o la hoja que seleccionemos.

Finalmente, vemos el gráfico dentro de nuestra hoja, el cual podremos

seleccionar, y desde los bordes, tal cual como si fuera una imagen cambiar sus
dimensiones:

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Modificaciones de Gráficos
Para modificar el área de gráfico simplemente damos doble clic sobre dicha área
y nos aparecerá la siguiente pantalla: (Ver Figura 3.37)

Figura 3.37 Formato de punto de datos

Aquí podremos indicar no solo los bordes del área, permitiendo seleccionar el
color del borde, el estilo del mismo, así como también el grosor, sino que
también podremos cambiar la fuente (junto con sus propiedades), así como
también el fondo del gráfico (área), También podemos modificar los efectos que
apliquemos sobre el fondo del gráfico, entre los que podemos: (Ver Figura 3.38)

Figura 3.38 Modificar efectos aplicados

Aplicar imagen, con diferentes efectos del mismo, con efectos de

transparencias, y efectos de degradado, además con diversos estilos de
sombreado podemos aplicar también texturas: (Ver Figura 3.39)

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 Hoja de cálculo

Figura 3.39 Relleno con textura

Podremos además de seleccionar un color, y efecto de degradado aplicar una
trama en particular: (Ver Figura 3.40)

Figura 3.40 Relleno de trama

Este mismo tipo de efectos se puede aplicar sobre cualquier área del gráfico,
por ejemplo también sobre las series, obteniendo entonces un gráfico como el
que se refleja a continuación: (Ver Figura 3.41)

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Figura 3.41 Gráfico en 3D con efectos de relleno

Si bien no son los mismos datos que en el ejemplo visto anteriormente la idea
es reflejar no solo los cambios del área de gráfico sino también del área de
trazado, y a su vez del área de series, modificando cada serie y viendo como
agregar la bandera del país como identificación de dicha serie.

Es el usuario quien decide el tipo de personalización que desea.

Los datos no se pueden modificar directamente en el informe de tabla

dinámica. Es preciso modificar primero los datos de origen y, a continuación,
actualizar el informe de tabla dinámica.

Notas

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Prácticas

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Práctica No. 1
Resultado de Aprendizaje: Esta actividad tiene como finalidad, fortalecer los
conocimientos adquiridos por el participante, durante el Capítulo 1 y 2.
Elabora la práctica siguiendo las instrucciones que se te indican:

Anota la descripción de las siguientes palabras:

Hoja de cálculo, Celda, Columna, Fila, Rango.

Instrucciones:

Abre el archivo que creaste en tu evaluación diagnóstica y guarda con la

nomenclatura C-T_Excel2010_(inicales_participante)
Crea, en la Hoja2, una serie de datos aleatorios correspondiente a 20
instructores, los registros incluirán:
CANITDAD DE
SUELDO BASE

HORA EXTRA

TOTAL EN EL

NACIMIENTO
EMPLEADO

TELEFONO
FECHA DE
TARIFA X
NOMBRE

EXTRAS
HORAS

MES
No.

Nombra la Hoja2 como BDInstructor

Aplica los márgenes siguientes:
Superior 2.5 Izquierda 1.5
Inferior 2.0. Derecha 1.5
Centrar los datos horizontalmente
Insertar logotipos institucionales (descárgalos de la página de tu dependencia).
Superior izquierda Escudo de gobierno del estado
Superior derecha Logotipo de tu institución
Superior central Datos adicionales de tu Dirección/Área/Delegación/Etc.
Inferior derecha Logotipo institucional
Inferior izquierdo Número de página
Inferior central Ruta del archivo (fuente pequeña)
Configurar la hoja en orientación horizontal.
El instructor te dará instrucciones adicionales para entregar tu evaluación

¡Adelante y éxito!
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Práctica No. 2
Resultado de Aprendizaje: Esta actividad tiene como finalidad que identifiques
tu fortaleza y debilidades al finalizar el curso-taller, configurar una hoja de Excel
e inmovilizar y movilizar paneles, al terminar esta práctica el tutor indicará la
forma en que se retroalimentará la actividad.

Elabora la práctica siguiendo las instrucciones que se te indican:

Aplica a la hoja un tamaño: carta, margen 2.5, hoja horizontal, e inmoviliza la

tercera fila y las dos primeras Columnas, aplica encabezado y pie de página.

 Datos de la Fila 1. Desde b1 hasta n1; coloca el texto de: Ahorro

presupuestal en impartición de Cursos-Talleres.
 Datos de la Columna A2:A12: Nombres propios.
 Datos de la Columna B2:B12: Adobe master Colection, office 2010 básico,
office 2010 avanzado, CorelDraw y Dreamweaver.
 Datos de la Columna C2:N12: Captura mínimo $9,492.00 y como máximo
$26,872.00.
 Aplica un relleno a los datos de la fila B1: N1 y A2: B12, aplica efectos
de relleno a la celda: color1: blanco, color 2: anaranjado con énfasis 6 ,
oscuro25%, y estilos de sombreado desde el centro.
Al elaborar tu práctica
la concluyes de la
manera siguiente:

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Práctica No. 3
Resultado de Aprendizaje: Esta actividad tiene como finalidad que identifiques tus fortalezas y tus debilidades
con que cuentas al finalizar el curso-taller, elaborar hojas de cálculo.

Elabora la práctica siguiendo las instrucciones que se te indican:

 Introduce texto como se te indica en Columnas: Clave, Estados 1-10, Estados 11-20, Estados, Sexo del
Participante, Concurso, Encuesta1, Encuesta 2, Encuesta3, Promedio, Lugares Premiados, Medallas,
Asistencia, Faltas y en fechas 04/06/2016, 05/06/2016 y 06/06/2016.

 Aplica efectos de relleno a las celdas de los encabezados (Clave, Estados 1-10, Estados 11-20, Estados,
Sexo del Participante, Concurso, Encuesta1, Encuesta 2, Encuesta3, Promedio, Lugares Premiados,
Medallas, Asistencia, Faltas y 04/06/2016, 05/06/2016 y 06/06/2016): color1. blanco, color 2. anaranjado
con énfasis 6, oscuro25%, y estilos de sombreado desde el centro. Llenar los datos como se indica en la
figura.

 El diseño de la página debe contener: Hoja en Horizontal, con márgenes de 3.0 de cada lado, encabezado y
pie de página personalizado. (Utiliza logotipos de tu dependencia).

 Utiliza formato condicional en la columna sexo y medallas.

 Utiliza barra de datos para: Encuesta 2, Promedio y Lugares Premiados.

 Guardar con la nomenclatura. Práctica3 y nombre del usuario.

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Elaborando lo que se te indicó obtendrás el resultado siguiente:

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Práctica No. 4
Resultado de Aprendizaje: Esta actividad tiene como finalidad que identifiques tus fortalezas y tus debilidades
con que cuentas al realizar una gráfica sencilla con efectos de relleno y series de datos.

Elabora la práctica siguiendo las instrucciones que se te indican:

De la práctica 3, elabora un gráfico de promedio de los estados participantes y los cursos.

1. De la tabla de datos deberás graficar la columna estados y promedio.

2. El gráfico debe ser: Un grafico de barras cilindrica horizontal agrupada
3. Al gráfico debe aplicar un formato de serie de datos correspondiente a cada estado y debe seleccionar el
formato variar colores entre puntos.
4. El gráfico debe tener contener formato en 3D.
5. Guardar con la nomenclatura. Práctica4 y nombre del usuario.

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Elaborando lo que se te indicó obtendrás el resultado siguiente:

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Conclusiones
El Participante aprendió de manera clara el entorno de Excel 2010, así como
el uso de las barras de herramientas, los elementos que las componen y los
diferentes menús; conoció como configurar márgenes y límites de encabezado
y pie de página, aprendió a editar hojas incorporando texto y números, fórmulas
simples, gráficas y funciones básicas.

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Manual elaborado por:

Ing. Verónica Guadalupe Suárez Girón

Formadora del Departamento de Capacitación en Competencias Tecnológicas

Actualizado por:

Ing. Verónica Guadalupe Suárez Girón

Formadora del Departamento de Capacitación en Competencias Tecnológicas

Dirección de Normatividad Tecnológica

Teléfono de Oficina: 01 (961) 6914023 ext. 67513 y 67580.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas
Actualizado
31 de enero del 2019

Creación del Manual 08 de agosto del 2016

Actualización
18 de junio del 2019