Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gant es una herramienta de management para la planificación y la
programación de las tareas de un proyecto en un periodo determinado. Gracias a esta
gráfica se pueden visualizar de forma rápida todas las tareas que se deben desarrollar a la
hora trabajar en un proyecto y el tiempo previsto en el que se van a desarrollar.
Esto es fundamental para determinar las cargas que se asignan a cada uno de los equipos de
trabajo y realizar el seguimiento el control de cada una de las etapas previstas para la
evolución de los proyectos empresariales. Conociendo el calendario establecido para llevar
a cabo un proyecto concreto podremos determinar cuáles son los plazos para las acciones
necesarias que se deben realizar y saber en qué punto se encuentran cada una de ellas, con
el objetivo de ver si se encuentran dentro de los timming marcados o se producen retrasos
que demorarán las fechas finales previstas.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
Realizar un diagrama de Gantt es muy fácil si sabes cuáles son los pasos a seguir para
plasmar las actividades que se deben desarrollar en el gráfico. Por ello, aquí te dejamos las
recomendaciones que debes seguir para hcerlo correctmente.
Después de conocer todas las actividades a desarrollar, debemos determinar cuál es el
tiempo necesario para realizar cada una de ellas y la dependencia entre ellas, lo que
permitirá conocer el orden en que se deben realizar y, también, si se pueden hacer algunas
al mismo tiempo con el objetivo de optimizar recursos y tiempo.
Planificación de las tareas
Una vez ya disponemos de las tareas y el tiempo que necesita cada una de ellas para ser
ejecutada, podemos empezar a plasmarlas en el propio diagrama para la visualización
completa y realizar un borrador que nos permita ver cómo quedaría el desarrollo de
todas las actividades del proyecto. A partir de ahí, podemos ir jugando con la
planificación de las tareas de cada proyecto hasta que consigamos la que, a priori,
pensamos que es la planificación ideal en este proyecto.
Tipos de diagrama de Gantt en Excel
Si queremos establecer los pasos para presentar un proyecto en un determinado periodo
de tiempo, las plantillas en Excel nos permiten crear gráficos de Gantt basados en tablas
de datos. O bien, podemos usar las propias celdas de las hojas de Excel para establecer el
cronograma. Los diagramas de Gantt con Excel para proyectos pueden ser de 3
maneras:
o Diagrama de Gantt con domingos y sábados inhabilitados.
o Diagrama de Gantt con sólo los domingos inhabilitados.
o Diagrama de Gantt con todos los días iguales y ningún día inhabilitado.
Se trata de una línea de tiempo donde se marca el avance de cada proyecto, esta plantilla
permite realizar el seguimiento de hasta 10 proyectos diferentes.
¿Cómo funciona esta plantilla de Gannt para un proyecto?
El funcionamiento de esta plantilla es muy sencillo, tan solo tienes que incluir los datos
que necesitas controlar acerca de tus proyectos y tareas en los recuadros
correspondientes y podrás visualizar toda la información en una línea de tiempo que
incluirá todo lo que debes hacer y en las fechas en las que se ha planificado. Para ello,
deberás indicar:
o Nº de proyecto: en la primera columna se indican el número de proyectos que se
quieren visualizar en la tabla. Sin embargo, también existe la posibilidad de indicar
el número de proyecto con un timming determinado y las tareas que se deben
realizar dentro de este tiempo. En la imagen de abajo se puede ver claramente el
mix de proyectos y tareas.
o Fecha de inicio: día en el que se inicia el proyecto o tarea.
o Fecha final prevista: día que se estipula para la finalización de un proyecto o tarea.
Cuando hayas incluido esta información la tabla te ofrecerá directamente la información
calculada de forma exacta acerca de:
o Días trabajados: te ofrecerá el total de días que va a durar esa tarea o proyecto.
o Situación: podrás ver rápidamente si la tarea está terminada o no, en función de si
ha pasado el día final previsto para esa tarea o proyecto.
o Día para final: en caso de que no esté terminada te indicará automáticamente los
días que quedan para que finalice esa tarea.
En esta imagen puedes ver claramente la tabla que se rellena con la información de tus
propios proyectos y las tareas que se han de desarrollar con el objetivo de visualizar su
planificación fácilmente. En el eje vertical encontramos las tareas que incluye cada
proyecto mientras que el eje horizontal muestra el periodo en que se van a realizar.
