Manual Del Sistema Integrado de Gestión de La Presidencia de La República - Sigepre

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - SIGEPRE
Bogotá D.C., Marzo de 2015

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA - SIGEPRE
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------ 5
2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 5
3. TERMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------- 5
4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD --------------------------------------------------------------------- 6
4.1 MISIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.2 VISIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.3 ESTRUCTURA ORGANICA ------------------------------------------------------------------------ 6
4.4 PRINCIPIOS Y VALORES -------------------------------------------------------------------------- 6
5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE ------ 7
5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE ------------------------------------------------------------------------- 10
5.1.1 Descripción de la política --------------------------------------------------------------------- 10
5.1.2 Directrices de la Política ---------------------------------------------------------------------- 11
5.2 OBJETIVOS ---------------------------------------------------------------------------------------- 11
5.2.1 Despliegue Política y Objetivos -------------------------------------------------------------- 12
5.3 ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------ 12
5.4 EXCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------ 12
5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN -------------------------------------------------------------- 13
5.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ------------------------------------------------------------- 13
6. ENFOQUE AL CLIENTE -------------------------------------------------------------------------------- 17
7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ----------------------------------------------------------------- 19
7.1 PROCESOS DE DIRECCION --------------------------------------------------------------------- 20
7.2 PROCESOS MISIONALES ------------------------------------------------------------------------ 20
7.3 PROCESOS DE SOPORTE ----------------------------------------------------------------------- 21
7.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ------------- 21
7.4.1 Procedimientos Obligatorios ----------------------------------------------------------------- 21
7.4.2 Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE --------------------- 23
8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE --------------------------------------------- 24
9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE ------------------------------------------------------------ 25
9.1 RESPONSABILIDAD ------------------------------------------------------------------------------ 25
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10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI ----------------------------------------------------------- 26

10.1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -------------------------------------------------------- 27
10.2 MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO --------------------------------- 30
10.3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ------------------------------------- 32
11. COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA ------------------------------------------------------- 32
12. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 34
13. REQUISITOS TÉCNICOS ---------------------------------------------------------------------------- 34
14. DOCUMENTOS ASOCIADOS ----------------------------------------------------------------------- 34
15. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 34
16. ANEXOS ---------------------------------------------------------------------------------------------- 34
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INTRODUCCION
En los últimos años el Gobierno Nacional ha desarrollado esquemas administrativos que respondan a las
nuevas necesidades y exigencias del entorno, enfocados a la atención efectiva y eficiente de los clientes
o usuarios de los servicios de las entidades públicas, para ello se han acogido estándares internacionales
que permiten elevar los niveles de calidad en la gestión pública.
Es así, como la legislación colombiana plasma lo anterior en la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el
Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público, y posteriormente, adopta los
estándares técnicos en la Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Mediante el Decreto 2482 de 2012 el cual establece los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión de manera articulada con el Sistema de Desarrollo Administrativo establecido
mediante la Ley 489 de 1998.
Adicionalmente, mediante el Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno - MECI, para el Estado Colombiano y determina las generalidades y estructura para documentar,
implementar y mantener un Sistema de Control Interno, reglamentando la Ley 87 de 1993.
Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas, el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, desde el año 2007 inició el proceso para
la implementación del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y del Sistema de Gestión de Calidad –
SGC, articulados con el Sistema de Desarrollo Administrativo y dada su complementariedad creó el
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE.
El SIGEPRE, no es sólo una herramienta gerencial, es un sistema que estructura el estilo de gestión del
Departamento de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo
público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La implementación y mejora del sistema es
posible gracias al compromiso de la Alta Dirección y a la participación activa de todo el personal.
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1. OBJETIVO
Presentar la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE y

la armonización entre los elementos que lo conforman
2. ALCANCE
Las directrices definidas en este manual aplican para todo el Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la República – SIGEPRE y deben ser acogidos y aplicados por todos los servidores
públicos de la entidad.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
A continuación presentamos los términos y definiciones utilizados en el Manual del Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE:
Adecuación: Capacidad del SIGEPRE, para dar respuesta a los requisitos normativos y de los modelos
referenciales.
Conveniencia: Capacidad del SIGEPRE, para apoyar el logro de la misión institucional.
Autocontrol: Mecanismo de autoevaluación, aplicado directamente por cada servidor en el desarrollo de

las actividades y metas asignadas, para garantizar el cumplimiento integral de las mismas, bajo un nivel
mínimo de supervisión.
Seguimiento: Mecanismo de autoevaluación, aplicado generalmente por los responsables de proceso, o

por un nivel diferente al servidor que desarrolla la actividad, para monitorear el cumplimiento de estas y el
logro de los resultados esperados.
Medición: Mecanismo de evaluación, que incluye la determinación de niveles de cumplimiento

cuantitativos o cualitativos, y que generalmente se reflejan a través de indicadores.
Mejora: Acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y para
optimizar el desempeño institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.
Eficacia: Nivel en el que se cumplen las actividades planeadas.
Eficiencia: Grado de uso de los recursos previstos y asignados.
Efectividad: Grado en que se logran los resultados esperados y/o del impacto obtenido por los servicios.
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4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD
El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de 1898.
La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga

una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que
cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma.
Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y

prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.
4.1 MISIÓN
Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la

República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para
dicho fin.
4.2 VISIÓN
La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente
internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el
logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.
Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y
herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.
4.3 ESTRUCTURA ORGANICA
La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se representa en el

documento D-DE-07 Organigrama, el cual se puede consultar en el Aplicativo SIGEPRE.
4.4 PRINCIPIOS Y VALORES
Los principios y valores que rigen el actuar de los servidores públicos de la Presidencia de la República
están adoptados a través del Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la Republica D-DE-06,
el cual es comunicado y socializado a todos los niveles de la entidad y se encuentra publicado en el
SIGEPRE.
Adicionalmente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adopto los principios

de buen gobierno a través del documento M-DE-03 Manual Buen Gobierno Presidencia de la
Republica.
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5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República permite armonizar los procesos para
propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente, con el fin de aumentar la satisfacción de los
clientes. Se encuentra integrado por los siguientes modelos de gestión, ver Gráfica 1:
Gráfica 1: Modelos de gestión que conforman el SIGEPRE
Sistema de
Gestión de
Calidad - SGC
Ley 872/03
Sistema de
Sistema de
Desarrollo
Control
Administrativo
Interno
SISTEDA
Ley 87/93
Ley 489/98
La estructuración del SIGEPRE obedece a una orientación institucional, basada en el ciclo PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Las principales actividades realizadas en el marco de este ciclo, se presentan a continuación, ver Gráfica
2:
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Gráfica 2: Ciclo PHVA del SIGEPRE
 Definición de los elementos de Direccionamiento

Estratégico
1. Misión
2. Visión
3. Política y Objetivos del SIGEPRE
4. Alcance del SIGEPRE
 Definición de la planeación, estratégica y
operativa institucional
 Formulación de Plan Anticorrupción, Atención y
Participación Ciudadana
 Formulación del Programa de Gestión
Documental
 Programación Presupuestal
 Elaboración del Plan Institucional de
Capacitación
 Conformación de equipos MECI-CALIDAD
(Enlaces)
 Establecimiento del manual de funciones
 Definición del mapa de procesos
 Planificación de los servicios
 Definición de la metodología de administración
de riesgos
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 Ejecución de los planes estratégico y operativo

 Ejecución Plan Anticorrupción, Atención y
 Ejecución Programa de Gestión Documental
 Ejecución presupuestal
 Ejecución del plan institucional de capacitación
 Difusión y socialización del SIGEPRE a todos
los niveles de la entidad
 Actualización y documentación de procesos y
demás documentos del SIGEPRE
 Implementación de procesos
 Identificación, análisis y valoración de riesgos
 Implementación de controles
 Implementación y Operación del SIGEPRE
 Seguimiento a la calidad y oportunidad de la

información de los indicadores de planes
estratégico, operativo, procesos, proyectos y
SINERGIA
 Seguimiento al Plan Anticorrupción, Atención y
 Seguimiento a la ejecución presupuestal
 Ejecución de auditorías (Interna y externa)
 Control del servicio No conforme
 Manejo y monitoreo de riesgos
 Realización de los Subcomités de Coordinación
del Sistema de Control Interno
 Realización del Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno
 Realización del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
 Revisión del SIGEPRE por la Alta Dirección
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 Formulación e implementación de acciones

preventivas, correctivas y de mejora al
SIGEPRE como resultado de:
1. Auditorías internas y externas
2. Riesgos
3. Análisis de datos
4. Autocontrol
5. Planes
6. Otros
 Correcciones
 Reprogramación de actividades
 Fortalecimiento de las competencias
 Revisión de la eficacia de las acciones
 Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE
5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE
En el marco del direccionamiento estratégico de la entidad, la Alta Dirección ha definido la política de la

calidad, así:
“En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a

armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar
al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos
con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos
administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros
clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”
5.1.1 Descripción de la política
El alcance de los compromisos de la política se puede explicar de la siguiente manera:
“Nos Comprometemos”: Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE.
“Armonizar”: Implica la integración a través de los procesos y servicios que componen el SIGEPRE, de
todos los requisitos de los modelos referenciales y normativos aplicables.
“Mantener”: Implica que a través de los mecanismos de evaluación y control garantizamos la aplicación
de todo aquello que se ha planificado.
“Mejorar”: Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en

términos de su eficacia, eficiencia y efectividad.
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“Asistir y apoyar al Presidente de la República”: Es nuestro principal compromiso frente a las

necesidades del cliente principal y el desarrollo de nuestra misión.
“En el cumplimiento de su plan de gobierno”: Significa la contribución de las actividades del

SIGEPRE hacia el cumplimiento de los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo, en el marco de las
competencias institucionales y la normativa aplicable.
“Coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado”: Implica considerar las
necesidades supra sectoriales para el impulso o desarrollo de las políticas de gobierno en beneficio de
los grupos de interés.
5.1.2 Directrices de la Política
La política del SIGEPRE se puede desagregar en cuatro directrices así:
“… armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión,…”
“…que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de

Gobierno…”
“…coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado…”
“…con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y

financieros…”
5.2 OBJETIVOS
Para desarrollar la Política del SIGEPRE se han determinado seis objetivos, que corresponden a los
objetivos institucionales:
1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y
competitividad para el desarrollo del país.
2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial
3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a

nivel nacional y regional
4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno

Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.
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5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al

Presidente de la República
6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos

Administrativos
5.2.1 Despliegue Política y Objetivos
La alineación de los objetivos de cada uno de los procesos con los elementos de direccionamiento
estratégico del SIGEPRE se puede observar en el Anexo 1 “Matriz despliegue de estratégico”
5.3 ALCANCE
El SIGEPRE está implementado en todos los procesos del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República y cumple con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y el
MECI, de acuerdo con el siguiente alcance:
Prestación de servicios de: Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno, Desarrollo de proyectos,

Emisión de conceptos legales, Apoyo Logístico Presidencial y Seguridad Presidencial.
5.4 EXCLUSIONES
Dentro del SIGEPRE, se excluyen de la implementación los siguientes numerales de la Norma NTCGP
1000:2009:
Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo: Excluido para todos los servicios del DAPRE incluidos en el alcance del
SIGEPRE: “Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno, Desarrollo de proyectos, Emisión de
conceptos legales, Apoyo Logístico Presidencial y Seguridad Presidencial”, ya que la planificación de
estos servicios se efectúa atendiendo lo establecido en el numeral 7.1 Planificación de la realización del
producto o prestación del servicio, se identifican sus requisitos a través del numeral 7.2 procesos
relacionados con el cliente y se controlan y validan de acuerdo con el numeral 7.5 Producción y
prestación del servicio, numerales de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2009
Es importante resaltar que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE

coordina y articula las directrices del Señor Presidente enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo –
PND- con las entidades del orden nacional y territorial en el ejercicio de las funciones y competencias
establecidas en la Ley 55 de 1990 y los demás decretos de estructura de la entidad.
Numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición: Excluidos para todos los
servicios del DAPRE, ya que para su ejecución y monitoreo no se utilizan equipos o dispositivos de
medición que requieran calibración y validación necesaria para poder prestar el servicio.
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5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
En el Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la República D-DE-06, adoptado mediante la

Resolución 1004 del 31 de mayo de 2007, la Alta Dirección establece el siguiente acuerdo:
“La Dirección de la Presidencia de la República, acoge el principio y los valores establecidos en este
documento, con la firme disposición y convicción de cumplir y actuar con eficiencia, eficacia y efectividad
para el logro de los objetivos y la misión Institucional, promoviendo su cumplimiento”.
5.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, de acuerdo con su estructura

organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, ha definido
instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema. Ver Gráfica 3.
Gráfica 3: instancias de Responsabilidad y Autoridad
Las responsabilidades de las diferentes instancias frente al SIGEPRE son:

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Alta Dirección: Conformada por el Director o su delegado del nivel asesor, el Subdirector de
Operaciones quien presidirá la reunión de la Alta Dirección y el Jefe de la Oficina de Planeación quien
mediante Resolución 0575 de 2010 fue designado como Representante de la Dirección quien ejercerá la
Secretaria Técnica.
Las responsabilidades más relevantes de la Alta Dirección frente al SIGEPRE son:
 Promover los espacios y canales de comunicación interna que permitan difundir la importancia de
satisfacer los requisitos del cliente, los legales y cualquier otro requisito que la organización haya
implementado.
 Establecer la política y objetivos del SIGEPRE
 Realizar revisiones al SIGEPRE y de los modelos que lo componen para asegurar su

conformidad, mantenimiento y mejora continua.
 Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE
Representante de la Dirección: La Alta Dirección designó al Jefe de la Oficina de Planeación como

representante de la Dirección mediante Resolución 0575 de 2010. Las responsabilidades se enmarcan en
los requisitos definidos por la Norma Técnica para la Gestión Pública – NTCGP1000 y el Modelo
Estándar de Control Interno – MECI, entre las cuales se destacan:
 Diseñar e implementar estrategias para asegurar que los procesos del SGEPRE se implementen,
mantengan y mejoren
 Informar a la Alta Dirección el desempeño del SIGEPRE en términos de su eficiencia, eficacia y

efectividad.
 Promover la toma de decisiones de la Alta Dirección que contribuyan a la implementación de

acciones preventivas, correctivas y de mejora.
 Mantener las relaciones con las partes externas que tengan incidencia directa en los temas
relacionados con el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Ejemplo: Ente de Certificación,
Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
Oficina de Planeación: Es la instancia que hace posible administrar el SIGEPRE y es el apoyo operativo
para las iniciativas de la Alta Dirección, sus responsabilidades se centran en:
 Asesorar metodológicamente a las dependencias en la creación, formulación, modificación,

seguimiento y mejora de:
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a) Planes Operativos
b) Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
c) Proyectos de inversión
d) Plan Anual de Adquisiciones
e) Documentos del SIGEPRE. Ejemplo: Procesos, procedimientos, instructivos, manuales,
lineamientos, guías, formatos etc.
f) Riesgos.
g) Indicadores del plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos
y riesgos.
 Formular y hacer seguimiento al plan estratégico (mapa estratégico) de la entidad.
 Realizar seguimiento a la calidad y oportunidad de la información registrada en los planes

operativos de las dependencias, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, los
indicadores del plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos y
riesgos.
 Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SIGEPRE.
 Controlar los documentos del SIGEPRE
 Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales de comunicación

de los cambios que se generen en el SIGEPRE.
 Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del

SIGEPRE.
 Coordinar el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE
 Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión
de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE.
 Coordinar la ejecución de la auditoria externa de calidad al SIGEPRE con el ente certificador y los
responsables de los procesos.
Responsables de Proceso o Jefes de Dependencias: Tienen la responsabilidad de hacer aplicables

los documentos del SIGEPRE de acuerdo con las funciones asignadas. Cuando existe más de una
dependencia que ejecuta actividades dentro del mismo proceso, se selecciona el jefe de la dependencia
que por las funciones asignadas tiene mayor responsabilidad frente al proceso y los servicios asociados a
este como responsable de proceso. Las principales responsabilidades se destacan a continuación:
 Formular, modificar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan
Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de
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Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia de acuerdo con las

necesidades identificadas.
 Realizar el seguimiento y control de los indicadores del plan operativo, proceso, plan estratégico,
proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica) y estado de acciones preventivas,
correctivas y de mejora.
 Revisar, actualizar, aprobar técnicamente o solicitar la inclusión o eliminación de documentos

relacionados con un proceso y/o dependencia.
 Socializar los documentos a su cargo y hacer exigible su aplicación.
 Realizar monitoreo a los riesgos de la dependencia con incidencia en los planes, proyectos (si
aplica) y/o procesos.
 Identificar, documentar y aprobar la clasificación de la información de la dependencia
 Facilitar la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la dependencia

acorde con los lineamientos institucionales.
 Promover la participación de los servidores públicos involucrados dentro del proceso o área
funcional en cuanto con la formulación de acciones que permitan el mejoramiento continuo del
SIGEPRE.
 Coordinar el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia.
 Atender las auditorías internas y externas realizadas a la gestión de las dependencias.
Enlaces SIGEPRE (MECI-CALIDAD): Servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o

dependencia como enlaces y facilitadores para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Las
responsabilidades de mayor impacto se describen a continuación:
 Apoyar al Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación y el seguimiento a la ejecución

del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
(Cuando aplique), Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la
dependencia.
 Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, reporte y

análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan operativo, proyectos de
inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo
SIGEPRE.
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 Brindar el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia
para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso,
procedimientos o demás documentos a su cargo.
 Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación,

ejecución y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del
aplicativo SIGEPRE.
 Apoyar al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los

planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración,
manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE
 Apoyar al Jefe de la Dependencia en la implementación del Programa de Gestión Documental al

interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales.
 Apoyar la logística para la reunión del Subcomité de Coordinación de Control Interno de la

dependencia.
 Apoyar la labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas

relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE.
Oficina de Control Interno: Instancia encargada de evaluar integralmente el desempeño del SIGEPRE,
a través de la planificación y realización de auditorías internas y de los demás mecanismos de evaluación
previstos en el Proceso de Evaluación, Control y mejoramiento C-EM-02.
Auditores Internos: Servidores públicos del DAPRE, formados como auditores internos que apoyan la
realización de auditorías internas, bajo la coordinación de la Oficina de Control Interno, conforme al
procedimiento establecido para tal fin.
Todo el Personal: Servidores públicos (funcionarios y contratistas), encargados de mantener y mejorar

el SIGEPRE, con el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, según corresponda, en el marco de
los procesos, procedimientos y demás documentos adoptados por el SIGEPRE, los cuales deben
consultar en el aplicativo SIGEPRE en el siguiente link:
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/client?soa=4&lang=es
6. ENFOQUE AL CLIENTE
Para determinar que instancias son receptoras de los servicios ofrecidos, es necesario analizar al
Departamento Administrativo de la Presidencia en el contexto externo e interno, identificando las partes
interesadas y los clientes directos, ver Gráfica 4.
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Gráfica 4: Partes Interesadas
Clientes
directos
Beneficiarios
La relación de los procesos misionales con los servicios y clientes se puede observar en la Tabla 1.
Tabla 1: Matriz de Productos o Servicios y Clientes
PRODUCTO /
PROCESO DESCRIPCION CLIENTES
SERVICIO
Presidente de la
Asesoría metodológica y técnica al
Asistencia en el República
cliente en las actividades de
desarrollo de Entidades
elaboración, gestión y seguimiento al
Políticas de Estatales
desarrollo de políticas prioritarias de
Gobierno Población
Gobierno
Gestión de beneficiaria
Asuntos Políticos Presidente de la
Diseño y ejecución de actividades República
Asistencia en el
orientadas a apoyar al cliente en la Entidades
Desarrollo de
implementación de las políticas Estatales
Proyectos
prioritarias de Gobierno Población
beneficiaria
Estudiar, analizar y conceptuar sobre
los Proyectos de Actos Normativos de
acuerdo con la normatividad vigente y
las prioridades del Gobierno. Así
Emisión de Presidente de la
Gestión Jurídica mismo, dirimir diferencias de
conceptos legales República
interpretación normativa que se
presenten entre la Presidencia de la
República, los Ministerios y/o
Departamentos Administrativos.
Gestión de Apoyo Logístico Administrar la agenda presidencial, la Presidente de la
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PRODUCTO /
PROCESO DESCRIPCION CLIENTES
SERVICIO
seguridad, apoyo Presidencial imagen y suministrar los elementos Republica
logístico necesarios de protocolo para el
presidencial y desarrollo de la misma; así como,
comunicación y prestar el cubrimiento y el suministro
prensa informativo
Suministrar las condiciones óptimas de
Presidente de la
seguridad, para salvaguardar la
Seguridad Republica y
integridad física del señor Presidente y
Presidencial Vicepresidente
del señor Vicepresidente de la
de la República
Republica
7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
El enfoque basado en procesos se sustenta en los principios básicos de Gestión de Calidad establecidos
en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000. La aplicación de este principio
propicia una gestión articulada al interior de la Entidad, e implica la aplicación de controles a cada uno de
los procesos y la disposición de recursos para alcanzar los resultados esperados con el máximo de
eficiencia. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ha definido su estructura por
procesos a través del Mapa de Procesos que se ilustra en la Gráfica 5. Mapa de Procesos SIGEPRE
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Los procesos que componen el Mapa de Procesos del SIGEPRE, están divididos en (3) niveles:
Dirección, Misionales y de Soporte.
Los procesos misionales reflejados en el mapa, no tienen una secuencia única definida, ya que no
obedecen a una cadena de precedencia fija. La secuencia específica se puede dar al interior de los
procesos a través de las actividades que lo conforman.
La interacción de los procesos se puede observar en el Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos” y

en cada caracterización de proceso o descripción de procedimiento se hace el llamado a los documentos
del Sistema con los cuales existe relación o interacción.
Los procesos Misionales, son activados por las necesidades de los cliente. A través de estos procesos
se generan los servicios con los requisitos técnicos, legales y funcionales requeridos, su ejecución es
posible gracias a la gestión de los procesos de Soporte y a las directrices definidas desde los procesos
de Dirección, reflejando así el enfoque sistémico.
7.1 PROCESOS DE DIRECCION
El propósito de este nivel de procesos es definir y aplicar los lineamientos para formular y hacer
seguimiento al direccionamiento estratégico de la entidad en el marco de los objetivos de política
definidos en el Plan Nacional de Desarrollo. En este nivel se encuentran los siguientes procesos:
 Direccionamiento Estratégico.
 Evaluación, Control y Mejoramiento.
 Atención al Usuario
7.2 PROCESOS MISIONALES
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha definido tres procesos de gestión

misional, a través de los cuales la Entidad cumple con las necesidades de sus clientes, en el marco de
los compromisos previstos en el Plan Nacional de Desarrollo, la misión, visión, objetivos y funciones
generales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco de la
Constitución y la Ley, estos procesos son:
 Gestión de Asuntos Políticos.

 Gestión Jurídica.
 Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa.
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7.3 PROCESOS DE SOPORTE
Este nivel de procesos permite gestionar los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos
indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y el desarrollo armónico de los demás
procesos.
Se tienen definidos 6 procesos:
 Gestión Administrativa
 Gestión Financiera
 Adquisición de Bienes y Servicios
 Gestión Documental
 Talento Humano
 Tecnología de Información y Comunicaciones
7.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
Los procesos y demás documentos del SIGEPRE se laboran y controlan de acuerdo con los lineamentos
definidos en el procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para
la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01.
En la caracterización de procesos se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las actividades,

Actividades Criticas de Control ACC y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas,
frente a los respectivos proveedores y clientes.
Igualmente, las políticas generales de operación y los medios de información y comunicación aplicables.
Los riesgos y la normatividad aplicable interna o externa se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE –
en el módulo de riesgos y en el módulo de documentos “Normograma” respectivamente.
Nota: los documentos que dan directrices al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
Republica SIGEPRE incorporaran automáticamente los ajustes u orientaciones metodológicas antes de
su aprobación. Por ejemplo: la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 se
modificó e incluye nuevas directrices para la elaboración de documentos, las cuales se aplicaran en el
documento previo a su aprobación.
7.4.1 Procedimientos Obligatorios
De acuerdo con los requisitos de documentación exigidos por la Norma Técnica de Calidad para la
Gestión Pública NTCGP1000:2009, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República da
cumplimiento a través de los siguientes documentos que hacen parte del SIGEPRE, Ver tabla 2 “Matriz
Procedimientos Obligatorios”.
21
Tabla 2: Matriz Procedimientos Obligatorios
Documento requisito NTC GP

Proceso DAPRE Nombre documento
1000
Procedimiento para la
Generación y Control de
Documentos P-DE-05
4.2.3 Control de documentos.
Direccionamiento Estratégico.
Guía para la Elaboración y
Control de Documentos G-DE-01
Manual del sistema de gestión
4.2.4 Control de registros. Gestión Documental. de correspondencia
y archivos oficiales M-GD-02
Procedimiento de Auditorías
Internas P-EM-01
Manual de Auditorías Internas M-

Evaluación Control y EM-01
8.2.2 Auditoría interna.
Mejoramiento.
Guía para la elaboración del
programa anual de auditorías y
concepto sobre el sistema
integrado de gestión G-EM-02
Manual de Servicios Misionales
M-AU-01
8.3 Control de producto y
Atención al Usuario Procedimiento para la
servicio no conforme.
planificación, identificación y
control de productos y/o
servicios no conformes P-AU-01
Procedimiento de Formulación,
Seguimiento y Evaluación de
8.5.2 Acción correctiva. Planes de Mejoramiento P-EM-
06
Evaluación, Control y
Mejoramiento.
Guía para la formulación,
8.5.3 Acción preventiva. seguimiento y evaluación de
planes de mejoramiento G-EM-
01
22
7.4.2 Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE
La siguiente tabla muestra la relación entre los procesos del SIGEPRE y los requisitos de NTCGP
1000:2009
Tabla 3: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos NTCGP1000
TIPO DE REQUISITOS NTCGP 1000-

PROCESOS
PROCESO DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA
4.1 Requisitos Generales
4.2 Gestión Documental
5.1 Compromiso de la Dirección
5.2 Enfoque al Cliente.
Direccionamiento 5.3 Política de la Calidad
Estratégico. 5.4 Planificación.
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.
5.6 Revisión por la Dirección.
Procesos de
6.1 Provisión de Recursos.
Dirección
7.1 Planificación de la Prestación del Servicio.
Evaluación, Control y
8. Medición, Análisis y Mejora.
Mejoramiento.
5.2 Enfoque al Cliente
7.2.3 Comunicación Con el Cliente
Atención al usuario 7.5.4. Propiedad del Cliente
8.2.1 Satisfacción del Cliente
8.3 Control del Producto y/o servicio No Conforme
7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5).
Gestión de Asuntos
8.2.1 Satisfacción del Cliente.
Políticos.
8.2.4 Seguimiento y Medición del Servicio.
8.3 Control del Servicio No Conforme.
Procesos
Gestión Jurídica. 8.2.1 Satisfacción del Cliente.
Misionales.
Gestión de: Seguridad,
Apoyo Logístico
8.2.1 Satisfacción del Cliente.
Presidencial y
Comunicación y Prensa.
Procesos de 6.1 Provisión de los Recursos.
Gestión Administrativa
Soporte. 6.3 Infraestructura.
23
TIPO DE REQUISITOS NTCGP 1000-

PROCESOS
PROCESO DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA
Gestión Financiera. 6.1 Provisión de los Recursos.
Adquisición de Bienes y 6.1 Provisión de los Recursos.
Servicios. 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios.
4.2.4 Control de los Registros.
Gestión Documental
6.1 Provisión de los Recursos.
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad.
Talento Humano
6.2 Talento Humano.
6.4 Ambiente de Trabajo.
Tecnologías de
Información y
6.3 Infraestructura.
Comunicaciones
Algunos de los requisitos de este modelo aplican de manera transversal a todos los procesos de la
entidad, estos requisitos son los siguientes:
# Requisito
4.1 Requisitos Generales.
4.2.3 Control de Documentos
4.2.4 Control de Registros
5.3 Política de la Calidad.
5.4 Planificación
5.5.3 Comunicación Interna
6. Gestión de los Recursos
8.2.3 Seguimiento y Medición de Procesos
8.4 Análisis de Datos.
8.5 Mejora
8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE
El Seguimiento y medición para asegurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, se hace conforme a lo
establecido en la “Guía para el Seguimiento y Medición de los Procesos y del Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la Republica” G-DE-03. Adicionalmente, se cuenta con herramientas
que facilitan la evaluación y promueven la toma de decisiones para mejorar continuamente el Sistema
como son:
 Revisiones al SIGEPRE por la Alta Dirección, de acuerdo con lo definido en el procedimiento de

P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica –
SIGEPRE.
24
 Auditorías internas y externas del SIGEPRE, de acuerdo con lo definido en el procedimiento

P-EM-01 Procedimientos de Auditorías Internas, M-EM-01 Manual de Auditorías Internas y
G-EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el
sistema integrado de gestión.
 Seguimiento al desempeño de los procesos a través de los indicadores, de acuerdo con la G-DE-
03 Guía para el Seguimiento y Medición del Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica.
 Encuestas de satisfacción al cliente M-AU-01 Manual de Servicios Misionales
 Estado de las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS de acuerdo con lo definido en
el P-AU-02 Procedimiento Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
 Formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de
mejora generadas por las diferentes fuentes (Auditorías, Riesgos, Análisis de Datos, Autocontrol,
Tratamiento de Servicio No Conforme, Planes, entre otras) ver P-EM-06 Procedimiento
Formulación, seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento y G-EM-01 Guía para la
formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE
Este punto pretende identificar cambios que afecten al SIGEPRE, vislumbrando y registrando aquellos
aspectos o variables que en un plazo no mayor a una vigencia del SGC (un año) por su ejecución o
realización, puedan variar o afectar el cumplimiento de los requisitos definido para el SGC en la
organización, con el objetivo de minimizar su impacto.
Los factores y o variables que lo generan son:
a) Internas
Surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución,
como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas, ingreso o rotación de personal,
entre otros aspectos.
b) Externas
Provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de cambios a su
interior, tales como: normatividad, actualizaciones de la norma NTCGP-1000 en su versión vigente,
cambios tecnológicos, sociales y económicos
9.1 RESPONSABILIDAD
La Alta Dirección es quien identifica y planea los cambios de la organización y comunica al resto de la
organización con el propósito de elaborar los planes necesarios para la mitigación del impacto o
eliminación total del efecto negativo sobre el SIGEPRE, asegurando el cumplimiento de los requisitos del
sistema.
25
Los cambios en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Administrativo de la Presidencia de

la Republica son el resultado de la planificación, en este sentido el DAPRE ha identificado la Gestión del
cambio en el SIGEPRE como se muestra a continuación:
 Identificación del cambio. Identificar los cambios que afectan el SIGEPRE.
- Cambios en el Direccionamiento estratégico (cambios en la administración, en la estructura).

- Cambios de Infraestructura.
- Cambios de Tecnología.
- Cambios en Procesos.
- Cambios en las necesidades del cliente.
- Cambios en el marco legal
 Planificación del cambio. Una vez se ha identificado el cambio, se debe Planificar el mismo para
lo cual se deberá tener en cuenta:
- Descripción: Describir el cambio a efectuar especificando si corresponde a factores internos o

externos y determinando la necesidad de formular planes de mejoramiento, ver procedimiento
P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento
- Actividades a realizar.
- Ejecución y seguimiento. Se determinan los responsables asignados por la Alta Dirección de
coordinar la ejecución del cambio y se formulan los planes de mejoramiento necesarios para
realizar la implementación del mismo en la organización, ver procedimiento P-EM-06
Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento
- Evaluación de la implementación del mismo y los beneficios obtenidos.
 Reporte. El cambio a realizar se registra en los planes formulados por los responsables
designados.
Estos cambios son motivados por la Alta Dirección de la Organización –Direccionamiento Estratégico y se
documentan en las actas del Comité Institucional de desarrollo Administrativo. Ver procedimiento P-EM-
04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE.
10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI
El modelo estándar de Control Interno – MECI, establece la metodología para el implementar el Sistema
de Control Interno en las entidades públicas, la cual se compone de la siguiente manera, ver Grafica 6
Estructura Modelo Estándar de Control Interno.
26
Considerando que el MECI, es un modelo gerencial que le permite a la entidad mantener y mejorar el
Sistema de Control Interno, el Departamento Administrativo de Presidencia de la República, a través del
SIGEPRE integra los requisitos exigidos por el MECI, para cada uno de los Módulos, así:
10.1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Tabla 4: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI – Modulo de Control de

Planeación y Gestión
Componente Elemento Evidencia SIGEPRE

 Código de Excelencia ética
Acuerdos, compromisos o publicado en el SIGEPRE
Talento Humano
protocolos éticos  Código de excelencia ética
adoptado mediante
27

Resolución 1004 de 2007
 Publicación del valor del mes
en la intranet
 Proceso de Talento Humano
 Manual de Funciones
adoptado y modificado
mediante resoluciones
 Plan Anual de Capacitación
adoptado mediante
resolución
 Manual de inducción y
reinducción publicado en
SIGEPRE
Desarrollo del Talento Humano  Actividades de inducción y
reinducción
 Plan Anual de Bienestar
Social e Incentivos adoptado
mediante resolución
 Guía para la evaluación del
desempeño publicada en
SIGEPRE
 Evaluaciones del desempeño
y compromisos laborales
establecidos
 Proceso de Direccionamiento
Estratégico
 Elementos de
Direccionamiento de la
Entidad (Misión, Visión,
Política y objetivos
institucionales) adoptados
 Planes estratégico sectorial,
estratégico y operativo
Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos
institucional y Plan
Anticorrupción, Atención y
alineados con las políticas de
desarrollo administrativo
 Plan Anual Mensualizado de
Caja PAC
 Indicadores de plan
estratégico sectorial, plan
28

estratégico y operativo,
proyectos de inversión,
procesos, riesgos y
SINERGIA
 Acuerdos de gestión
aprobados y publicados
 Mapa de Procesos aprobado
y publicado en SIGEPRE
 Procesos, procedimientos,
manuales, lineamientos,
guías y formatos revisados,
aprobados y publicados en el
Modelo de Operación por
aplicativo SIGEPRE
Procesos
 Socialización de documentos
desde el correo del SIGEPRE
 Manual de servicios
misionales
 Encuesta de satisfacción de
clientes anual
 Organigrama general y
funcional actualizados y
publicados en el aplicativo
Estructura Organizacional SIGEPRE
 Manual de Funciones
adoptado y modificado
mediante resoluciones
 Procedimiento de
Formulación, Registro y
Análisis de Indicadores y
Guía para el Seguimiento y
Medición del SIGEPRE
publicados en el SIGEPRE
 Indicadores de plan
estratégico sectorial, plan
Indicadores de gestión
estratégico y operativo,
proyectos de inversión,
procesos, riesgos y
SINERGIA
 Reporte de Indicadores
(Dashboard)
 Presentaciones para el
seguimiento de los
29

indicadores del Plan
Estratégico, dependencias y
mapa de procesos
 Fichas de indicadores
aprobadas en el SIGEPRE
 Presentación de los
indicadores en el Comité
Institucional de Desarrollo
Administrativo
 Manual del Sistema
Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica –
Políticas de Operación SIGEPRE
 Procesos con las políticas de
operación aprobadas y
divulgadas
 Lineamientos para la
administración de riesgos con
las políticas de riesgo
Políticas de Administración del
publicadas en el SIGEPRE
Riesgo
 Publicación de mapa de
riesgos institucional en la
página web con las políticas
 Matriz de contexto
estratégico
Identificación del Riesgo  Riesgos identificados en el
Administración del Riesgo
aplicativo SIGEPRE módulo
de riesgos
 Mapas de riesgos
institucional, por proceso y de
corrupción con análisis,
valoración del riesgo,
Análisis y Valoración del riesgo
controles y monitoreo
registrados en el aplicativo
SIGEPRE Modulo Gestión
del Riesgo
10.2 MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Tabla 5: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI – Modulo de Control de

Evaluación y Seguimiento
30

 Proceso de Evaluación
Control y Mejoramiento
 Encuestas de
autoevaluación de procesos
 Talleres de autoevaluación
para la formulación de
planes de mejoramiento
 Comité y Subcomités de
Coordinación de Control
Interno
Autoevaluación del Control y  Procedimiento de
Autoevaluación Institucional
Gestión formulación y seguimiento
de la planeación estratégica
sectorial e institucional
 Informes de evaluación
procesos y/o dependencias
 Reporte de indicadores con
su respectivo análisis
 Encuesta del MECI
 Formulario Único de Reporte
de Avance a la Gestión
FURAG
 Procedimiento y manual de
auditorías internas
 Programa Anual de Auditoria
aprobado por Comité de
Auditoria Interna Auditoria Interna
Coordinación de Control
Interno
 Informe ejecutivo anual de
Control Interno
 Procedimiento y guía para la
formulación, seguimiento y
evaluación de Planes de
Mejoramiento
 Planes de mejoramiento
Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento (NCR, NCP y OM)
registrados en el aplicativo
SIGEPRE – Modulo SGC -
Mejoras
 Informe de eficacia de los
planes de mejoramiento
31
10.3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Tabla 6: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI - Información y Comunicación
Elemento Evidencia SIGEPRE

 Fuentes de información externa (Ventanillas de Recepción de
Correspondencia, Link "Escríbale al Presidente" página web, Línea
de quejas y reclamos 018000-913666, Línea denuncias de
corrupción 018000-913040, Buzón de Sugerencias, Link PSQR -
Página Web, Redes Sociales (Facebook, Twiter), Entre Otros)
Información y Comunicación
 Formulario de clasificación de la información
interna y Externa
 Lineamientos, cronograma y resultados del ejercicio de rendición de
cuentas publicados en página web www.presidencia.gov.co
 Tablas de Retención Documental – TRD
 Política Editorial y Actualización de Contenidos Web publicado en el
SIGEPRE
 Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales -
SIGOB
 Sistema de Escríbale al Presidente – SYSCOPRE
 Hominis
 Servicios compartidos
 SIGEPRE
 Gestión financiera
Sistemas de información y  Sistema de Gestión de Comisiones
Comunicación  Intranet
 Página Web
 Aplicativo contratos
 Comisiones al Exterior
 Publicación de Hojas de Vida
 Manual de Servicios Misionales
 Medios de acceso a la información (Página web, carteleras virtual,
buzón de sugerencias, entre otros)
11. COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA
Considerando que el Sistema de Desarrollo Administrativo es una herramienta Gerencial orientada a

fortalecer la capacidad administrativa y desempeño institucional mediante el diseño e implementación del
modelo integrado de planeación y gestión que incluye las políticas de desarrollo administrativo definidas
mediante el Decreto 2482 de 2012, Grafico 7, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica ha integrado este Sistema al SIGEPRE a través del Mapa Estratégico publicado en el
aplicativo SIGEPRE, el cual es el resultado de la aplicación del procedimiento de Formulación y
32
seguimiento de la planeación estratégica y operativa institucional P-DE-01 asociado al proceso de

C-DE-01 Direccionamiento Estratégico.
Grafico 7. Modelo Integrado de Planeación y Gestión
El mapa estratégico se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE, módulo BSC – Pagina Inicial – Mapa
Estratégico.
33
12. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de

documentos asociados cuando se consulta el documento.
13. REQUISITOS TÉCNICOS
 Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, de obligatoria aplicación y

cumplimiento.
 Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008
 Modelo Estándar de Control Interno MECI.
14. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el

campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
15. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
 Subdirector de Operaciones
16. ANEXOS
 Anexo 1 “Matriz despliegue de estratégico”

 Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos”
34
ANEXO 1: Matriz de despliegue Estratégico
DIRECTRICES DE LA
MISIÓN Y VISIÓN POLITICA DEL SIGEPRE OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROCESOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS
POLÍTICA
1. Coordinar con las entidades del

gobierno y el sector privado los temas
de infraestructura y competitividad
para el desarrollo del país.
2. Fortalecer los programas y

proyectos sociales con enfoque
Definir lineamientos para lograr que las
diferencial
Gestión de prioridades del Gobierno se pongan en marcha y
3. Fortalecer la institucionalidad en
Asuntos Políticos se ejecuten en el marco del Plan Nacional de
materia de seguridad, derechos
Desarrollo.
humanos, paz y post-conflicto a nivel
nacional y regional
4. Promover el desarrollo y
seguimiento de los temas
estratégicos, compromisos del
Gobierno Nacional, la eficiencia y la
transparencia administrativa.
Conceptuar sobre la producción de actos
normativos y adelantar la defensa de la entidad
en los procesos y acciones judiciales en que
Gestión Jurídica haga parte para garantizar la seguridad jurídica
del Presidente de la República y del
5. Proporcionar la seguridad integral, Departamento Administrativo de la Presidencia
el apoyo logístico, el cubrimiento y el de la República
Misión: Corresponde al suministro informativo al Presidente de
Gestión de
Departamento Administrativo de la República
seguridad, apoyo
la Presidencia de la República, Garantizar la seguridad integral Presidencial y el
logístico
asistir al Presidente de la adecuado manejo de la imagen del Presidente
presidencia y
República en su calidad de Jefe de la República y de la Institución.
comunicación y
de Gobierno, Jefe de Estado y
En el Departamento prensa.
Suprema Autoridad Armonizar, mantener y
Administrativo de la
Administrativa, en el ejercicio de mejorar un Sistema Gestionar y promover el desarrollo del talento
Presidencia de la República,
sus atribuciones constitucionales Integrado de Gestión humano a través de planes orientados a brindar
nos comprometemos a
y legales y prestar el apoyo Talento Humano bienestar a los funcionarios, así como el
armonizar, mantener y
administrativo necesario para mejoramiento de las competencias laborales,
mejorar un Sistema
dicho fin. Asistir y apoyar al propiciando un adecuado clima laboral.
Integrado de Gestión, que
Presidente de la
nos permita asistir y apoyar Garantizar la prestación de los servicios
Visión: La Presidencia de la República en el
al Presidente de la administrativos y logísticos requeridos por la
República se proyecta como una cumplimiento de su Plan
República en el Gestión Entidad mediante la administración, manejo y
entidad modelo en la gestión de Gobierno
cumplimiento de su Plan de Administrativa control de los bienes y servicios de recursos
pública y referente internacional;
Gobierno, coordinando físicos, transporte, infraestructura,
orientada a la coordinación
esfuerzos con entidades del telecomunicaciones y servicios generales.
efectiva del plan de gobierno, con Coordinando esfuerzos
sector público y privado, con Administrar, controlar y conservar la información
recursos alineados para el logro con entidades del sector
personal calificado y documental de la Entidad, a traves de la
de sus prioridades, con altos público y privado
disponiendo de los recursos Gestión planificación, manejo y organización de la
estándares de calidad y
administrativos, Documental documentación producida y recibida, desde su
oportunidad en la prestación del
tecnológicos y financieros origen hasta su disposición final, con el fin de
servicio. Personal calificado y
que se requieran para facilitar su utilización y conservación.
disponiendo de los
prestar los servicios a
Para esto se requiere talento recursos administrativos, Formular y realizar seguimiento a la Planeación
nuestros clientes con
humano competitivo y con tecnológicos y financieros Estratégica Sectorial e institucional, Proyectos
eficiencia, transparencia y
vocación de servicio, procesos de Inversión, Plan Anual de Adquisiciones y al
oportunidad.
eficaces y herramientas Direccionamiento Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia
tecnológicas modernas y Estratégico de la Republica - SIGEPRE, con el fin de verificar
apropiadas. el avance, cumplimiento de los objetivos
6. Fortalecer la institucionalidad a
propuestos y procurando la calidad y oportunidad
través de mejores prácticas en la
de la información
gestión de Procesos Administrativos
Adelantar los procesos para la adquisición de
Adquisición de bienes, servicios y obras requeridos para el
Bienes y servicios desarrollo de la gestión de la Presidencia de la
República
Promover la mejora continua del Sistema

Evaluación, control
Integrado de Gestión de la Presidencia de la
y mejoramiento
República
Atender los requerimientos de los clientes
internos y externos para satisfacer sus
Atención al usuario necesidades y expectativas en el marco de la
normativa vigente, garantizando una adecuada y
oportuna prestación de los servicios.
Mejorar la integridad, disponibilidad y

Tecnología de
confidencialidad de la plataforma de TIC's al
Información y
servicio de los usuarios del Departamento
Comunicaciones
Administrativo de la Presidencia de la República.
Programar, controlar y registrar las operaciones

Gestión Financiera financieras de acuerdo con los recursos
disponibles de la Entidad
35
ANEXO 2: Matriz de Interacción de Procesos
PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS

Todos los procesos
Direccionamiento Estratégico
Evaluación, Control y Mejoramiento
Direccionamiento Estratégico.
Gestión Financiera
Gestión Documental
Adquisición Bienes y Servicios
Todos los procesos
Evaluación. Control y Mejoramiento Direccionamiento Estratégico
Todos los procesos
Gestión de Asuntos Políticos
Atención al usuario
Gestión Jurídica
Gestión de seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y
prensa
Gestión de Asuntos Políticos. Direccionamiento Estratégico
Gestión Jurídica Evaluación, Control y Mejoramiento
Gestión Jurídica
Gestión de: seguridad, apoyo logístico Evaluación, Control y Mejoramiento
presidencial y comunicación y prensa Gestión de, seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y
prensa
Todos los procesos
Gestión Administrativa Direccionamiento Estratégico
Todos los procesos
Gestión Financiera
Gestión Financiera
Adquisición Bienes y Servicios
Talento Humano
Gestión de Asuntos Políticos
Todos los procesos
Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Adquisición de Bienes y Servicios
Todos los procesos
Gestión Documental Evaluación, Control y Mejoramiento
Gestión Documental
36
PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS

Todos los procesos
Talento Humano
Gestión Financiera
Talento Humano
Todos los procesos
Tecnología de Información y
Evaluación. Control y Mejoramiento
Comunicaciones
Tecnología de Información y Comunicaciones
37

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - SIGEPRE

Bogotá D.C., Marzo de 2015

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI ----------------------------------------------------------- 26

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

Presentar la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE y

Conveniencia: Capacidad del SIGEPRE, para apoyar el logro de la misión institucional.

Autocontrol: Mecanismo de autoevaluación, aplicado directamente por cada servidor en el desarrollo de

Seguimiento: Mecanismo de autoevaluación, aplicado generalmente por los responsables de proceso, o

Medición: Mecanismo de evaluación, que incluye la determinación de niveles de cumplimiento

Eficacia: Nivel en el que se cumplen las actividades planeadas.

Eficiencia: Grado de uso de los recursos previstos y asignados.

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga

Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y

Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la

4.3 ESTRUCTURA ORGANICA

La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se representa en el

4.4 PRINCIPIOS Y VALORES

Adicionalmente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adopto los principios

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE

Gráfica 1: Modelos de gestión que conforman el SIGEPRE

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

Gráfica 2: Ciclo PHVA del SIGEPRE

 Definición de los elementos de Direccionamiento

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

 Ejecución de los planes estratégico y operativo

 Seguimiento a la calidad y oportunidad de la

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

 Formulación e implementación de acciones

5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE

En el marco del direccionamiento estratégico de la entidad, la Alta Dirección ha definido la política de la

“En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a

5.1.1 Descripción de la política

El alcance de los compromisos de la política se puede explicar de la siguiente manera:

“Nos Comprometemos”: Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE.

“Mejorar”: Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

“Asistir y apoyar al Presidente de la República”: Es nuestro principal compromiso frente a las

“En el cumplimiento de su plan de gobierno”: Significa la contribución de las actividades del

5.1.2 Directrices de la Política

La política del SIGEPRE se puede desagregar en cuatro directrices así:

“… armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión,…”

“…que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de

“…coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado…”

“…con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y

2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial

3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a

4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al

6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos

5.2.1 Despliegue Política y Objetivos

El SIGEPRE está implementado en todos los procesos del Departamento Administrativo de la

Prestación de servicios de: Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno, Desarrollo de proyectos,

Es importante resaltar que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico Código: M-DE-02 Versión 14

5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

En el Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la República D-DE-06, adoptado mediante la