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Versión No. 2
FECHA DE APROBACIÓN:
Documento válido sin firmas, el original reposa en la oficina de Gestión de Procesos
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES.
4. RESPONSABILIDADES.
5. METODOLOGÍA.
6. MARCO LEGISLATIVO.
1. OBJETIVO GENERAL
• Realizar seguimiento específico de los empleados según el diagnóstico, con el fin de definir
las posibilidades de reincorporación y realizar el seguimiento oportuno del caso.
• Realizar el contacto con las entidades con las Entidades de Seguridad Social de cada
trabajador, con el fin de gestionar y garantizar el manejo integral del trabajador y propiciar la
reincorporación laboral en la mejor condición funcional para el desempeño de sus funciones
laborales.
• Para los trabajadores con recomendaciones, se cita a valoración médica con medico laboral
de la Fundación, se realiza registro de base de datos (física y digital), se define valoraciones
pendientes, vigencia de recomendaciones y periodicidad de seguimiento. Adicionalmente se
envía correo electrónico a Jefe Inmediato y Jefe de Departamento del trabajador para dar
conocimiento de las recomendaciones médicas y vigencia de las mismas.
• Para los trabajadores que requieran reubicación laboral para dar cumplimiento a las
recomendaciones, se realiza valoración de casos con los Jefes Inmediatos y Jefe de
Departamento para definir los ajustes necesarios a las funciones del cargo.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajadores vinculados directamente con San Vicente Fundación que cumplan los
siguientes criterios:
- Casos con incapacidades continúas mayores a 30 días por el mismo diagnóstico, excepto por
licencia de maternidad, independientemente de la contingencia que la genere.
- Casos con ausentismo laboral crónico, que presenten mínimo dos incapacidades mensuales
durante el último trimestre.
- Se incluyen todos los casos a los cuales les sean emitidas recomendaciones médicas por
parte del médico tratante de EPS o ARL, independiente del origen de la contingencia que
genere la recomendación.
- Todas las Patologías calificadas como Enfermedad Laboral y todos aquellos casos que estén
en proceso de definición de calificación de origen.
3. DEFINICIONES
2. Rol laboral recortado: limitaciones leves para la actividad laboral. Puede realizar su labor
habitual, con limitaciones y restricciones leves en y para:
Tareas y operaciones: Realiza las tareas básicas o principales y no puede realizar o
participar en algunas de las tareas secundarias de la labor habitual.
Componentes del desempeño: Sensorio motor, integración cognitiva y componentes
cognitivos, destrezas psicosociales y componentes psicológicos: con limitaciones leves
para la ejecución de los mismos según demandas de la actividad laboral.
Tiempo de ejecución: Sin limitación en el 80% de acuerdo con la jornada de trabajo que
haya tenido la persona antes de la enfermedad o accidente.
4. RESPONSABILIDADES
• Extraer la base de datos de incapacidades presentadas durante el último mes, del programa
SAP
• Realizar análisis de ausentismo para identificar los casos que ingresen al procedimiento de
reincorporación laboral de acuerdo al alcance definido en éste y diligenciar la base de datos
de estos trabajadores
• Una vez el trabajador se reincorpore a laborar y mientras es valorado por medico laboral de la
Fundación, debe recibir reinducción transversal de la Empresa (reglamento interno, políticas,
misión, visión, cartilla de pausas activas, plan de emergencia, reporte de accidente de trabajo,
etc.).
• Una vez el trabajador se reincorpore a laborar se cita a evaluación por medico laboral de la
Fundación con el fin de definir las condiciones de reincorporación laboral de acuerdo a la
condición de salud actual del trabajador, y diligenciar ficha de reporte de recomendaciones
médicas y establecer la fecha de seguimiento clínico si se requiere y la fecha de seguimiento
a implementación de recomendaciones realizado por el Profesional o tecnólogo en Salud
Ocupacional.
• Informar (correo electrónico y documento en físico) al Jefe Inmediato y Jefe de Departamento,
las recomendaciones médicas para garantizar el cumplimiento de las mismas.
• A los 30 días posterior a la reincorporación, el Profesional o tecnólogo en Salud Ocupacional
realiza el seguimiento a implementación de recomendaciones en el puesto de trabajo y las
funciones y tareas definidas. Se diligencia el formato de seguimiento a cumplimiento de
recomendaciones en la fecha establecida en la ficha de reporte de recomendaciones médicas.
• Diligenciar el formato de acta de cierre de caso, una vez se generen las alertas en el sistema
del vencimiento de recomendaciones o cuando el trabajador no presente prorroga de
recomendaciones y recupere su capacidad funcional para retornar a su actividad laboral
plena. De igual manera se realiza cierre de caso, a los trabajadores con recomendaciones
definitivas y después de documenta el cumplimiento de las mismas. El acta de cierre de caso
se notifica (correo electrónico y documento en físico) al Jefe Inmediato, Jefe de Departamento
y al trabajador.
- Jefe Inmediato
- El trabajador(a):
• Informar al Coordinador de Turno, Jefe inmediato o nómina sobre la incapacidad medica que
presenta de manera oportuna (máximo a los dos días hábiles).
• Cumplir con las recomendaciones emitidas por el médico tratante de EPS o ARL.
• Continuar asistiendo al tratamiento médico, reportando las correspondientes constancias de
asistencia a las valoraciones médicas y tratamientos de rehabilitación. En lo posible las citas
se deben asignar fuera de la jornada laboral o en horarios extremos evitando al máximo
interrumpir el horario laboral.
• Reportar a Seguridad, salud y bienestar en el trabajo cualquier cambio en su estado de salud
que esté relacionado con el evento por el cual se realizó gestión de reincorporación.
• Asistir a la evaluación médica asignada por la Empresa y aportar la historia clinica solicitada y
firmar la ficha de reporte de recomendaciones médicas.
• Participar activamente en el proceso de seguimiento a cumplimiento de recomendaciones, en
el que participan Profesional o tecnólogo en Salud Ocupacional y Jefe Inmediato, asi como
también participar en el diligenciamiento del formato específico para éste proceso
• Informar a Seguridad, Salud y Bienestar cuando sea dado de alta por el médico tratante, para
proceder con el acta de cierre de caso.
Para lograr conocer y realizar el seguimiento oportuno y adecuado de los trabajadores objeto de éste procedimiento, se tendrá en
cuenta:
METODOLOGÍA
Actividad Descripción Recursos Responsable Registro
a. Extraer la base de datos en
excel, con las incapacidades
presentadas durante el último
a. Base de datos:
mes, del programa SAP, para
incapacidades -
identificar los casos objeto del
ausentismo -
presente procedimiento.
reincorporación
b. Se incluyen los casos que se
laboral.
presenten a Seguridad, Salud y
Bienestar con recomendaciones
Seguridad, Salud y
1. Recopilación emitidas por su médico tratante. Programa SAP - Computador - Línea
Bienestar - Jefe
de casos c. Casos de trabajadores, a telefónica - Oficina
Inmediato
quienes se identificaron
condiciones personales que
afectan el desempeño de la
b. Registro de
actividad laboral, y que a solicitud
recomendaciones
del Jefe Inmediato y Jefe de
medicas
Departamento requiere
evaluación por parte de médico
especialista en Salud Ocupacional
de la Fundación.
2. Reinducción Una vez el trabajador se Cartilla - Documentación Jefe Inmediato Evaluación de
Transversal de reincorpore después de una reinducción
Empresa incapacidad mayor o igual a 30
días continuos, debe participar en
el proceso de reinducción que
consiste en la revisión y análisis de
los documentos propios de
Empresa, tales como misión,
visión, política, reglamento
Este documento es para uso exclusivo de San Vicente Fundación
Se prohíbe su reproducción total o parcial
interno de trabajo, cartilla de
pausas activas, reporte de
accidentes de trabajo, normas de
seguridad según el cargo, etc.
Es el análisis detallado de la
historia clínica del trabajador que
desencadenó su incapacidad, Consultorio médico - Camilla - Equipo de
Historia Clínica -
3. Evaluación asociado a sus patologías de base, órganos - tensiómetro - fonendoscopio -
Ficha de reporte de
medico laboral en la cual se tiene en cuenta la cinta métrica - goniómetro - pesa - Medico laboral
recomendaciones
Empresa valoración osteomuscular (arcos tallimetro - dinamómetro - bata para el
medicas
de movimiento – goniometría, trabajador
fuerza muscular – dinamómetro,
sensibilidad)
Basado en la ficha de reporte de
recomendaciones médicas y en la Consultorio médico - Camilla - Equipo de Historia Clínica -
historia clínica relacionada se órganos - tensiómetro - fonendoscopio - Ficha de reporte de
4. Seguimiento
define la pertinencia de la cinta métrica - goniómetro - pesa - Medico laboral recomendaciones
clínico
prórroga de recomendaciones o la tallimetro - dinamómetro - bata para el médicas - acta de
alta médica para proceder con el trabajador cierre de caso
cierre de caso.
5. Seguimiento a Es el proceso mediante el cual se Formato de seguimiento a cumplimiento de Profesional o Formato de
implementación garantiza el cumplimiento de las recomendaciones - recurso humano tecnólogo de Salud seguimiento a
de recomendaciones, los aciertos y participante en el proceso Ocupacional - Jefe cumplimiento de
recomendacione las necesidades de ajuste a las Inmediato - recomendaciones
s adaptaciones de la estación de Trabajador - Medico
trabajo, de las herramientas o Laboral de Empresa
ajustes administrativos que se
implementen. En este participan
el jefe inmediato del empleado, el
empleado y Profesional o
tecnólogo de seguridad y salud en
el trabajo. Se define realizar el
primer seguimiento a
cumplimiento de
recomendaciones a los 30 días
posterior a la reincorporación, o
Este documento es para uso exclusivo de San Vicente Fundación
Se prohíbe su reproducción total o parcial
antes en caso que se requiera. En
el primer seguimiento se definirá
la fecha del próximo seguimiento
a realizar, si se requiere.
Se considera caso cerrado aquel al
cual se le han levantado las
recomendaciones, se han vencido
su término o aquel al que se han
aplicado exitosamente Acta de cierre de caso - recurso humano Acta de cierre de
6. Cierre de caso Medico laboral
recomendaciones o reubicación participante en el proceso caso
laboral definitiva y se valora en el
futuro solo a necesidad del
trabajador, o por cambio de
funciones u ocupación.
Este programa esta soportado dentro del Marco Legal Vigente en Colombia en la siguiente
normatividad:
Ley 776 del 2002. Artículo 4. “REINCORPORACIÓN AL TRABAJO. “Al terminar el período
de incapacidad temporal, los empleadores están obligados, si el empleado recupera su
capacidad de trabajo, a ubicarlo en el cargo que desempeñaba, o a reubicarlo en cualquier
otro para el cual esté capacitado, de la misma categoría”.
Ley 776 del 2002. Artículo 8. “REUBICACION DEL EMPLEADO “Sobre la reubicación laboral
de los trabajadores refiere Los empleadores están obligados a ubicar al empleado
incapacitado parcialmente en el cargo que desempeñaba o a proporcionarle un trabajo
compatible con sus capacidades y aptitudes, para lo cual deberán efectuar los movimientos de
personal que sean necesarios”.
Resolución 1016 de 1989 art. 10. “Los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo
tienen como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del empleado,
protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales: ubicándolo en un sitio de trabajo
acorde con sus condicione psico-fisiológicas y manteniéndolo en aptitud de producción de
trabajo”.
Ley 361 de 1.997 Artículo 26. “En ningún caso la limitación de una persona, podrá ser motivo
para obstaculizar una vinculación laboral, a menos que dicha limitación sea claramente
demostrada como incompatible e insuperable en el cargo que se va a desempeñar. Así
mismo, ninguna persona limitada podrá ser despedida o su contrato terminado por razón de
su limitación, salvo que medie autorización de la oficina de Trabajo.