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Fondos a Rendir (Fondo a Rendir No Renovable) para funcionarios de la Universidad

Datos del Procedimiento

Fecha Vigencia : 11/11/2008
Versión : 1

Unidad Emisora
Vicerrectoría Económica y de Gestión / Dirección de Presupuesto y Finanzas / Subdirección de Contabilidad

Antecedentes Generales
Este es un mecanismo de excepción que permite asignar a un administrativo o académico de la Universidad una cantidad de dinero
solicitada como anticipo, necesaria para financiar algunos gastos asociados a una actividad específica en un plazo determinado, y que
dichos gastos no pueden ser canalizados por la vía normal de pagos a través del sistema Financials en el que se emite un cheque
nominativo o vale vista nominativo. No puede exceder los límites autorizados y debe ser rendida en el plazo establecido.

Marco Normativo

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Cumplir con normas legales vigentes.

Cumplir con la normativa tributaria respecto de los requisitos que deben tener los gastos para ser aceptados como tales, esto
es, los gastos deben corresponder al ejercicio (pagados o adeudados), estar respaldados fehacientemente con la documentación
legal que permita acreditarlos, ser necesarios para generar la renta y relacionarse con el giro o actividad que desarrolla la
Universidad. Además, en el caso de respaldar con Facturas, permitir su registro según lo establece la Ley.
Cumplir con normas administrativas de la Universidad.
Respaldar correctamente los gastos y controlar la disponibilidad de los recursos solicitados.
Es requisito para la rendición de fondos la utilización de los formularios: Rendición de Fondos a Rendir y Anexo Facturas (ver
Referencias).
La rendición de gastos financiados con los Fondos a Rendir se debe realizar una vez concluida la actividad según fecha de
término incluida en la solicitud, la que no debe exceder los 30 días.
Todos los gastos financiados con Fondos a Rendir deberán ser rendidos antes del 31 de diciembre, para que los gastos
queden reflejados en el año en que se incurrieron.
Sólo se aceptarán como documentos de respaldo, originales. Por ningún motivo se deben enmendar documentos de respaldo
o formularios.
Sólo se aceptará el uso de Vales de Gastos en casos de excepción, en el que se justifique que no existe otra forma de respaldar
el gasto y el monto no sea relevante.
Los gastos de combustibles sólo se aceptarán con la debida autorización de la Jefatura Económica-Administrativa o
Académica de la unidad, y deberán incluir el N° de patente del vehículo en la boleta. Si es un vehículo de la Universidad se
deberá contar con una bitácora con control de uso y gastos.
En caso de extravío de documentación de respaldo, el responsable del fondo deberá efectuar una Declaración Jurada ante
Notario de lo sucedido, la que deberá ser presentada a la Dirección de Finanzas.
Queda prohibido, financiar algún tipo de operaciones excluidas expresamente para estos fondos.
No se pueden financiar compras de bienes inventariables, gastos de Remuneraciones y Honorarios con retención.
No se autorizará el pago de un Fondo para si mismo y siempre se requerirá aprobación de un nivel jerárquico
superior.

Objetivo
Definir la forma para que administrativos, académicos de la Universidad dispongan de fondos para financiar los gastos asociados a
una actividad específica de la Universidad, respaldando su uso correctamente y permitiendo delimitar las responsabilidades, el control y
registro de estas operaciones.

Campo de Aplicación
Administrativos y Académicos de la Universidad a plazo fijo o indefinido.

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Procedimiento

Etapa Actividades Responsable de la Documentos y/o

Actividad Registros

1. Solicitud de El Administrativo o Académico que necesite solicitar un fondo Administrativo 1. Memorándum

Fondos a debe enviar a su Jefatura Económica-Administrativa o Académico interno
Rendir Académica, un Memorándum interno o e-mail para su Jefatura Económica- ó 2. E-mail
autorización, especificando por qué es necesario dicho fondo y Administrativa
señalando claramente: cuál es la actividad que se realizará y el Jefatura Académica
tipo de gastos, monto, Nombre, RUT, fechas de inicio y término
de dicha actividad. Una vez autorizado por la Jefatura, el
solicitante adquiere la responsabilidad del fondo y la obligación
de la rendición en el plazo establecido.

Previo a la solicitud del fondo a rendir, la Unidad Administrativa Unidad Administrativa 1. Informe de Estado
o Académica debe comprobar en el sistema Financials, Unidad Académica de Anticipo
generando el Informe de Estado de Anticipo por RUT en estado 2. Registro datos PO
disponible, que el solicitante no posea Fondos a Rendir ó 3. Registro datos
pendientes de rendición o Viáticos por Justificar pendientes. IPO
Si el solicitante no posee montos por rendir o justificar, la
Unidad Administrativa o Académica debe ingresar los datos en
el módulo Orden de Compra (PO) si el usuario posee licencia
Financials o en el módulo IProcurement (IPO) si el usuario no
tiene licencia Financials.

Los responsables según la línea jerárquica de aprobación de la Responsable Firma electrónica

Unidad Administrativa o Académica, aprueban la Orden de aprobación PO o
Compra si el usuario posee licencia Financials, o la Solicitud Responsable
Interna si el usuario no posee licencia Financials. aprobación IPO

Si en la Unidad Administrativa o Académica el usuario posee Unidad Administrativa 1. Informe de Órdenes

licencia Financials, debe emitir e imprimir el Informe de Órdenes Unidad Académica de Compra y
de Compra y Solicitudes de Fondos, o si el usuario no tiene Solicitudes de
licencia Financials emitirá e imprimirá la Solicitud Interna, y Fondos
lo enviará con un Memorándum o e-mail a la Subdirección de ó 2. Solicitud Interna
Contabilidad, detallando nombre y RUT del responsable del 3. Memorándum
fondo, motivo solicitud y monto del fondo. y/o 4. E-mail

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2. Recepción La Subdirección de Contabilidad recibe el Memorándum y/o e-mail de la Subdirección de 1. Memorándum

de Solicitud Unidad Administrativa o Académica. Además recepciona el Informe de Contabilidad ó 2. E-mail
de Fondo a Órdenes de Compra y Solicitudes deFondo o Solicitud Interna y les anota 3. Informe de
Rendir un Número de Folio. Luego verifica que no existan montos pendientes Estado de
por rendir del solicitante y si es así, autoriza, registra la información en el Anticipo
Sistema Financials y valida para la emisión del pago. Esta etapase realiza 4. Informe de
en un plazo de 48 horas. Órdenesde Compra
y Solicitudes de
Fondos
ó 5. Solicitud
Interna
6. Registro
Sistema Financials

3. Emisión El Banco UC emite un Vale Vista por el monto del fondo según Subdirección de Vale Vista
del pago calendario del Banco UC. Operaciones
Financieras
(Banco UC)

4. Rendición Concluida la actividad para la cual fue autorizado el fondo, el responsable, Administrativo 1. Formulario
de Fondos Administrativo o Académico, debe rendirlo a la brevedad en su Unidad Académico Rendición de
completando los formularios Rendición de Fondos a Rendir y Anexo Jefatura Fondos a Rendir
Facturas (Ver Referencias), identificando las actividades y los gastos Económica- 2. Anexo Facturas
respectivos, y además entregar los documentos originales y legales que Administrativa 3. Informe de
respalden sus gastos, con el visto bueno de su Jefatura en estos Jefatura Recibos
formularios. Si hubiese saldo a favor de la Universidad, el responsable Académica Misceláneos
deberá devolver los fondos y adjuntar el comprobante de depósito. 4. Documentación
de respaldo
5. Comprobante de
Depósito

La Unidad Administrativa o Académica a la cual pertenece el responsable Unidad 1. Formulario

del fondo, debe rendir los gastos financiados con el Fondo a Rendir a la Administrativa Rendición de
Subdirección de Contabilidad una vez concluida la actividad que dió orígen a Unidad Fondos a Rendir
este Fondo; los documentos que respaldan el gasto no pueden exceder los Académica 2. Anexo Facturas
30 días desde la fecha de término informada en la Solicitud. Para ello, la 3. Informe de
Unidad detalla y clasifica los gastos de acuerdo al plan de cuentas Recibos
separando los gastos respaldados con Facturas y otros documentos, en los Misceláneos
formularios Rendición de Fondos a Rendir y Anexo Facturas, además 4. Documentación
adjunta los documentos originales que respalden sus gastos, boletas de de respaldo
venta y/o facturas. También debe contabilizar el ingreso (Recibo de 5. Recibo de
ingreso) según el comprobante de depósito rendido por el responsable. ingreso
Los documentos de respaldo deben ser inutilizadas con un timbre de 6. Comprobante de
cancelado de la Unidad y firmadas por el responsable del fondo. Depósito

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Se deben autorizar los formularios Rendición de Fondos a Rendir y AnexoFacturas, Administrativo 1. Formulario
esto es, firmará el Administrativo o Académico responsable del fondo en señal de la Académico Rendición deFondos
efectividad de los gastos presentados en la rendición y la Jefatura Económica- Jefatura a Rendir
Administrativa o la Jefatura Académica dando Fe de la efectividad de lo que se está Económica- 2. Anexo Facturas
rindiendo. Administrativa
Jefatura
Académica

La Unidad Administrativa o Académica deberá emitir el Informe de Gastos en el Unidad 1. Informe Gastos
módulo Cuentas por Pagar (AP), por lo que requiere de licencia Financials y acceso a Administrativa 2. Formulario
la responsabilidad respectiva. Cuando le corresponda registrar las facturas utilizará Unidad Rendición de Fondos
una cuenta contable puente 110510 (Descripción: Rendición con Factura) con la suma Académica a Rendir
total en pesos del Anexo de Facturas, de acuerdo a lo indicado en las Instrucciones de 3. Anexo Facturas
Rendición de Fondos -Facturas de Compra (ver Referencias). Luego se debe imprimir 4. Informe de
la pantalla Informe de Gastos y enviarla con los formularios Rendición de Fondos a Recibos
Rendir y Anexo Facturas, y la documentación original de respaldo a la Subdirección de Misceláneos
Contabilidad. 5. Documentación de
respaldo
6. Recibo de
ingreso
7. Comprobante de
Depósito
8. Informe de
Órdenes de Compra y
Solicitudes de
Fondos

La Subdirección de Contabilidad recibe la documentación, la revisa y valida en el Subdirección de 1. Informe Gastos

sistema la correcta aplicación del Informe de Gastos y genera un pago ficticio que Contabilidad 2. Formulario
permite cancelar la cuenta contable puente 110510. Rendición de Fondos
Si ningún usuario de la Unidad posee licencia Financials, la Subdirección de a Rendir
Contabilidad emitirá el Informe de Gastos una vez que recepcione los formularios 3. Anexo Facturas
Rendición de Fondos a Rendir y Anexo Facturas, y los documentos de respaldo; 4. Documentación de
cuando le corresponda registrar las facturas se utilizará una cuenta contable puente respaldo
110510 con la suma total en pesos del Anexo de Facturas. Luego confecciona y emite 5. Recibo de
el Informe de Gastos respectivo y genera un pago ficticio que permite cancelar la ingreso
cuenta contable puente 110510. 6. Comprobante de
Si falta documentación o se incluye información errónea (descuadraturas, sin Depósito
autorizaciones, gastos sin detalle, etc.) para respaldar la rendición, estos documentos
serán devueltos a la Unidad.
Los Informes y la documentación, se archivan en la Subdirección de Contabilidad,
según el Número de Folio registrado en el Informe de Órdenes de Compra y
Solicitudes de Fondos o en la Solicitud Interna.

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Observaciones
1. No se autorizará un nuevo fondo, si existen fondos a rendir pendientes de rendición o viáticos por justificar pendientes. Para
situaciones de excepción, se deberá efectuar una solicitud de autorización a la Dirección de Finanzas, con la debida justificación.
2. El tope máximo de los fondos a Rendir no renovables es de UF 100. Sobre este valor, se deberá solicitar autorización a la Dirección
de Finanzas, con la debida justificación.
3. Por la suspensión de actividades administrativas en el mes de febrero, sólo se recepcionarán solicitudes de Fondos a Rendir hasta el
día 15 de enero. Situaciones especiales deberán contar con la autorización de la Dirección de Finanzas.
4. En el caso que el Fondo a Rendir no sea utilizado por el responsable por suspensión de la actividad, deberá devolver el Fondo en un
plazo máximo de 5 días, a contar de la fecha de inicio de la actividad indicada en la respectiva Solicitud. Para ello, debe adjuntar una
justificación por escrito dirigida a la Dirección de Finanzas.
5. Se debe rendir en función de la actividad para lo cual fue autorizado el fondo. Para ello, la documentación de respaldo debe ser
suficiente para acreditar que los desembolsos efectuados obedecen al objetivo del Fondo otorgado, cumplen con aspectos legales como
por ejemplo: respaldar con facturas y boletas de venta, las fechas corresponden al periodo que se está rindiendo y se detallan
claramente el motivo o concepto de cada gasto. Para las rendiciones de gastos con boletas impresas por transferencia térmica, se
deberá asegurar la permanancia de la legibilidad y calidad de la impresión de los datos, fotocopiando la documentación, en los casos de
montos significativos o compras de artículos relevantes.
6. Para respaldar correctamente los gastos, se debe solicitar factura a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT
81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O'Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $
20.000.- Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
7. El Vale de Gasto es un documento de respaldo que se aceptará sólo en casos de excepción y debidamente autorizado por la Jefatura
Económica-Administrativa o Jefatura Académica que firma la rendición, cuyas fechas deben corresponder al periodo que se está
rindiendo y se debe detallar y justificar claramente el motivo de cada gasto. Lo anterior, dado que la mayoría de las operaciones son
posibles de documentar, como por ejemplo: Boleto de carga de la tarjeta Bip, boleto de taxi, etc.
8. En el caso de detección de situaciones especiales, se deberá informar a la Dirección de Finanzas vía Memorándum, pidiendo
instrucciones al respecto.
9. Gastos que no se deben incluir en la rendición de Fondos por Rendir:
- Remuneraciones y Honorarios: porque existe un mecanismo de control y registros especiales en la contabilidad de la Universidad y
existen normas legales que se deben considerar: Remuneraciones, porque se tienen que realizar los descuentos previsionales,
tributarios, y debe quedar registrado en los Libros de Remuneraciones el monto del pago. Honorarios, porque se debe efectuar la
retención del impuesto, declarar y pagar, además, se debe registrar en el libro de Honorarios dicha retención.
- Cualquier pago a personas por un trabajo remunerado (carpintería, pintura, gasfitería, lavados en general, etc.).
- Compra de artículos inventariables (estas compras tienen un mecanismo de control y registros especiales en la contabilidad. Dicha
acción no sería un gasto, ya que es una inversión en activos).
- Reparaciones de vehículos.
- Importaciones.
10. Los fondos deben ser solicitados por la Unidades con la debida antelación, de modo que puedan estar disponibles cuando se
requieran, debido a que se debe considerar el tiempo de proceso de la Subdirección de Contabilidad (48 horas) y del Banco UC
(calendario de pago).

Referencias

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Página Web Dirección de Finanzas

Página web Dirección de Finanzas. Manual de Procedimientos Administrativos Financials 11i
Formulario Rendición de Fondos a Rendir
Instrucciones Materia: Rendición de Fondos- Facturas de Compra
Anexo de Facturas
Informe de Órdenes de Compra y Solicitudes de Fondos
Solicitud Interna

Glosario

Académico : perteneciente a la Planta Académica de la Universidad.

Administrativo : perteneciente a la Planta Administrativa o Planta Profesional de la Universidad.
Anexo Facturas : planilla complementaria al Formulario Rendición de Fondos a Rendir, y se utiliza exclusivamente para
registrar gastos con documento de respaldo Factura de venta.
Formulario Rendición de Fondos a Rendir :planilla en la cual se identifican las actividades, cuentas contables y los
gastos por rendir, y debe ser firmada por el Responsable del fondo y la Jefatura correspondiente.
Gastos menores : son todos aquellos gastos que no tienen una gran significación económica, necesarios para la actividad
diaria, que no son sujetos de regulaciones especiales, ya sean legales o internas.
Informe de Gastos : es una opción que se encuentra en el Módulo de Cuentas por Pagar (AP) del Sistema Financials y se
utiliza para justificar o rendir un fondo.
Informe de Órdenes de Compra y Solicitudes de Fondos es : un listado que se genera en el Módulo de Cuentas por Pagar
(AP) del Sistema Financials y corresponde al listado de fondos solicitados para pago en un determinado periodo.
Informe de Recibos Misceláneos : documento generado por el Sistema Financials para ingresos de fondos que no se
respaldan con facturas o boletas.
Jefatura Académica : académico que se desempeña en Unidades Académicas en cargos tales como: Director,
Subdirector o Jefe.
Jefatura Económica-Administrativa :administrativo que se desempeña en Unidades Administrativas o Académicas en el
área económica y administrativa en cargos tales como: Director, Subdirector o Jefe.
Mecanismo de excepción :por política y normas de la Universidad todo pago debe ser por un medio que permita controlar
y probar a quien se le paga y su posterior cobro, esto se logra, ya sea por medio de la emisión de un cheque nominativo o vale
vista nominativo. En el caso de los fondos a rendir y de caja chica, estos son mecanismos que no cumplen lo anterior, ya que
se pagan en dinero efectivo. Por eso se restringe las operaciones que se pueden realizar con dichos fondos.
Solicitud Interna : es un pantallazo que se obtiene del módulo IProcurement (IPO), sin licencia Financials, y que
corresponde a fondos solicitados para pago en un determinado periodo.
Vale de Gasto : documento de respaldo que se aceptará sólo en casos de excepción, debidamente autorizado por la Jefatura
Económica-Administrativa o Jefatura Académica que firma la rendición, en que se justifique que no existe otra forma de
respaldar el gasto y el monto no sea relevante.

Unidad Responsable
mcabezar@uc.cl

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