Caso de estudio

1. Listar las posibles historias de usuario requeridas para brindar claridad a la

necesidad (tener en cuenta las diferentes perspectivas de las áreas que
intervienen).
Rta:
1. Estudiante (radica la solicita atrás vez del GLPI)
2. Coordinación o decanatura (orienta a el estudiante frente a el proceso que debe
realizar)
3. Coordinación de matrículas (El Coordinador Facturación y Matrículas Sede /
Analista de Devoluciones de Sede aplica los porcentajes y valor en el Sistema de
Información Administrativo y Financiero en el estado de cuenta del estudiante
Analista de facturación (Verificar la información académica (solicitud académica
de cancelación de periodo aprobada y cancelación de curso) y financiera
(registro de pago y modalidad) del estudiante en los sistemas de información
(Sistema de Información Administrativo y Financiero y Sistema de Información
Académico) contra la información y soportes suministrados.
4. Área Jurídica (revisa el caso y valida que toda la información sea pertinente con
el fin de darle una respuesta oportuna al estudiante.

Establecer un formato de requerimiento que ayude a establecer las herramientas y

buenas prácticas que se pueden implementar.
1. DEFINICIONES:

Devolución: Hace referencia a la entrega al estudiante ya sea mediante

transferencia bancaria o aplicaciones de pago autorizadas, de algún valor en
efectivo.

Traslado: Se entiende por traslado, cuando el estudiante no solicita devolución

del dinero, sino que requieren que ese valor se le traslade para un periodo
posterior con la intención de continuar sus estudios en UNIMINUTO.

Anulación de Crédito: Se refiere a la anulación del plan de pagos en el estado de

cuenta del estudiante de los créditos desembolsados por línea convenio o
ICETEX.
Sistema Integral de Servicio (SIS): Plataforma donde se registran y gestionan las
solicitudes de servicio (GLPI

Responsable: Analista de Devolución de Sede / secretario o Abogado de Sede

El Analista de Devolución de Sede recibe la solicitud de la devolución, traslado o
anulación de crédito mediante GLPI por parte del estudiante. La solicitud será
gestionada en un tiempo no mayor a 10 días hábiles, a partir de la fecha la
solicitud, este tiempo cubre su causación en el Sistema de Información
Administrativo y Financiero. Se realiza la actividad 2 para revisar el cumplimiento
de la solicitud.
Verificar la información suministrada en la solicitud, identificar el tipo de
solicitud: devolución, traslado o anulación de crédito, y la documentación
adjunta. Dentro de los documentos soporte que se deben anexar se encuentran:

• Fotocopia de la cédula si es mayor de edad, si es menor de edad: fotocopia

de la tarjeta de identidad o registro civil del estudiante, fotocopia del
documento de identidad del acudiente o tutor a cargo y carta de solicitud del
acudiente.
• Soportes que respalden la solicitud (certificaciones médicas, laborales,
partida de defunción, resolución de giro ICETEX, soportes de transferencias),
etc.
• Certificación de la cuenta bancaria a la que será transferido el dinero en
caso de ser aceptada la devolución.
Nota: Si la solicitud de devolución corresponde a un saldo a favor, solo será
necesario la fotocopia del documento de identidad y la certificación de la cuenta
bancaria.
Si la solicitud cumple con los requerimientos, se procede con el análisis de su
viabilidad realizando la actividad 3, en caso contrario se da por finalizado el
procedimiento

• Verificar la información académica (solicitud académica de cancelación de

periodo aprobada y cancelación de curso) y financiera (registro de pago y
modalidad) del estudiante en los sistemas de información (Sistema de
Información Administrativo y Financiero y Sistema de Información Académico)
contra la información y soportes suministrados.

La devolución por concepto de matrícula debe ser realizada por el estudiante

antes del inicio de clases, según el calendario académico y previa solicitud de
 cancelación académica en el Sistema de Información Académico; para que el
reembolso se realice hasta un 90% de la matrícula. Si la solicitud es realizada una
vez iniciado el periodo
Si la solicitud es autorizada, se realiza la actividad 4 para proceder con la
aplicación en el Sistema de Información Administrativo y Financiero. En caso
contrario, si es rechazada se da por finalizado el procedimiento.

El proceso mas viable debe tener menos procesos y mitigar el tiempo de respuesta,
y validar de igual forma que no se pin pone al estudiante si no que las respuestas
de las distintas áreas sean concretas, concisas y claras.

1.Presentar solicitud al correo: devoluciones@ La cual debe detallar datos completos

del estudiante: Nombre, documento de identidad, ID del sistema académico,
programa, datos de contacto (dirección, correo electrónico, teléfono), así como
establecer si se requiere devolución del valor pagado por conceptos diferentes a
matrícula.
Adjuntar copia del recibo de matrícula del período que va a solicitar devolución, con
su correspondiente comprobante de pago (el comprobante de pago puede ser:
recibo con sello del banco, comprobante por pago en línea arrojado por la página,
soporte de transferencia electrónica, tirilla de pago en corresponsal bancario,
comprobante digital por pago, en el caso donde es el estudiante no ha tramitado
ningún proceso académico, para mitigar tiempo de respuesta.
El dinero será depositado ala cuenta bancaria de cada estudiante.
Copia documento de identidad
Después de recibida la solicitud, internamente se verificará ante el Sistema
Académico la liquidación y se expedirá el respectivo certificado. Se cuenta con 20
días hábiles para la devolución del dinero, una vez radicados todos los documentos
de manera correcta.
Para aquellos estudiantes que al momento hayan solicitado devolución o traslado, se
le abonará al costo de dicho periodo.
Quien haya realizado solicitud al correo: no requieren volverlo hacer y será tenida en
cuenta la solicitud siempre y cuando se cumplan los requisitos antes descritos.