REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
IUTA-SEDE NACIONAL ANACO.

ANÁLISIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA

LA CONTRUCTORA CHEPEANOLI 21 C.A.
EN ANACO ESTADO ANZOÁTEGUI.

Trabajo especial de grado presentado como requisito para optar al Título de Técnico Superior
Universitario en la especialidad de Administración.

TUTOR: Víctor Perdomo AUTOR:

María A. Barrios B.
Alejandra J. Guzmán

Anaco, agosto 2021

 INTRODUCCIÓN

La gerencia de las organizaciones requiere de la integración de un sistema de gestión, que

desarrolle procesos y mida sus resultados en forma sistemática para generar planes de mejora
continua. Lo anterior implica que dichos procesos deben ser debidamente estandarizados con
el fin de que los resultados obtenidos a partir de su aplicación sean útiles en la toma de
decisiones y contribuyan al logro de objetivos institucionales. Por esta razón, hoy en día las
herramientas tecnológicas se han vuelto piezas fundamentales para la recopilación de
información de una empresa pequeña o grande, para que estas puedan tomar el control del
mercado dentro del que se desarrollan, para ello, es necesario que puedan tener la información
a la mano con acceso ilimitado, ya que la gerencia de las organizaciones requieren de la
integración de un sistema de gestión, que desarrolle procesos y mida sus resultados en forma
sistemática para generar planes de mejora continua.

En este orden de ideas, la aplicación de conocimientos relacionados con la gerencia y

gestión administrativa, permite la participación activa de los diferentes actores en todos los
niveles de la organización, creando grupos de trabajo enfocados en objetivos específicos que
al ser evaluados ayudan a la gerencia en la determinación de prioridades según los resultados
analizados. El análisis se basa en el funcionamiento de cada uno de los procedimientos que
componen los procesos en los diferentes niveles administrativos.

Cabe resaltar, que la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. en Anaco Estado

Anzoátegui, es una empresa dedicada a la industria de la construcción, con toda la capacidad
de prestar servicios de calidad a toda clase de obras de ingeniería y/o arquitectura públicas o
privadas, para ello necesita tener control sobre sus actividades a nivel económico y
productivo, para ello hace uso de las factura que son formularios físicos que deben ser
llenados y completados por los empleados responsables de la gestión, ya que mediante la
emisión de facturas, se materializan y documentan los ingresos de efectivo de la empresa, se
lleva a cabo la tarea de analizar, verificar, aceptar o rechazar la información recopilada en la
orden de venta, para finalmente emitir el comprobante teniendo en cuenta la normativa
vigente.
 Por lo tanto, la emisión de facturas es muy importante en el control de los movimientos
de efectivo dentro de la empresa, razón por la que debe cumplir con procedimientos contables
y administrativos para una buena gestión.

Por todo lo anterior, se realiza esta investigación con el propósito de analizar el proceso de
facturación para optimizar los recursos y unificar los esfuerzos en el cumplimiento de
objetivos organizacionales. En concordancia con las orientaciones metodológicas del Instituto
Universitario de Tecnología y administración Industrial (IUTA) la presente investigación se
desarrolla a través de la siguiente estructura:

El Capítulo I El Problema de la Investigación, contiene el planteamiento del

problema, formulación del problema, de igual manera se describe el objetivo general y los
específicos, justificación, además del alcance y delimitación de la investigación.

Capítulo II Marco Teórico, se presenta y analiza los que constituye el marco

referencial, en el cual se muestra el contexto donde se desarrolla la investigación, misión y
visión de la empresa, los antecedentes de la investigación, bases legales que fundamentan la
investigación, las bases teóricas y la definición de términos básicos u operativos.

En el Capítulo III Metodología, se muestra el abordaje metodológico, en donde se

explica brevemente el diseño y tipo de investigación, población y muestra, técnicas e
instrumentos para la recolección de datos, técnicas y herramientas de procesamiento y análisis
de datos.

El Capítulo IV Resultado de la investigación, está conformado por la presentación de

los resultados y análisis e interpretación de los datos de los instrumentos aplicados.

Capítulo V Conclusiones y Recomendaciones de la Investigación, presenta las

conclusiones y recomendaciones, basadas en los resultados de la investigación.

Finalmente se incluye las referencias bibliográficas y los anexos de la investigación.

 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Planteamiento del Problema de Investigación

A nivel mundial los procesos de facturación constituyen el manejo de información contable

y la emisión de comprobantes como factores relevantes entre las empresas con el propósito de
evaluar su crecimiento financiero, su objetivo es, llevar un control financiero de los servicios
prestados por la empresa a fin de evaluar el rendimiento y cumplimiento de las tareas, su
implementación es obligatoria. Aunque en la mayoría de los países de Europa no es
obligatorio usar la factura, existen modelos similares, por lo que se está impulsando el
suministro inmediato de información como método de investigación en tiempo real de datos
relacionados con la facturación y contabilización de las facturas..

En Latinoamérica de manera obligatoria el proceso de facturación ha ido en crecimiento al

presenta la factura como un instrumento que se ha impulsado para optimizar los mecanismos
públicos y mejorar la contabilidad pública; a través de la masificación de la obligatoriedad de
su uso para prácticamente todos los negocios, independientemente de la industria o el tamaño.
Para las empresas es necesario contar con soportes físicos que permitan evaluar los costos de
cada proceso, teniendo conocimientos sobre la aplicación correcta de estos instrumentos.

En consecuencia, el proceso de facturación en una empresa es relevante ya que, por un

lado, mediante la emisión de comprobantes de pago, se materializan y documentan los
ingresos de efectivo de la empresa, y por otro, se lleva a cabo la tarea de analizar, verificar,
aceptar o rechazar la información recopilada en la orden de venta, para finalmente emitir el
comprobante de pago teniendo en cuenta la normativa vigente, la emisión de cualquier
documento, debe ser debidamente autorizada por las personas indicadas para esto, verificando
que los datos correspondan, así como también los demás elementos del usuario, ya que en ella
se involucra la participación permanente de diversos departamentos y del entorno social
externo e interno de la empresa.

En base a lo anterior, la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. en Anaco Estado

Anzoátegui, es una organización que cuenta con una sede principal ubicada en la calle Piar
Quinta S/n sector Viento Fresco, tiene como objeto social realizar y/o desarrollar la
organización y explotación mercantil del ramo de la construcción y afines además podrá
contratar y ejecutar toda clase de obras de ingeniería y/o arquitectura públicas o privadas, bien
sea mediante contratos directos, subcontratados o contratos de administración.

En vista de la gran cantidad de actividades desempeñadas por la Empresa desde el año

1995, esta ha venido implementando un proceso de facturación manual, sin una base de datos
confiables lo que produce errores humanos y desperdicios de documentos para la facturación,
además de la perdida de información. Por lo tanto, no se logra contar con información veraz y
oportuna de las operaciones administrativas, implicando un estancamiento de las operaciones,
cuando se inicia el análisis del sistema de información donde se evidencia que, en la sede de la
Empresa Constructora, en la actualidad, el departamento o coordinación administrativa
presenta debilidades en la gestión del flujo de información, documentación y datos, debido a
que no cuenta con un sistema de facturación actualizado, de igual manera se observa la falta
de información y preparación por parte del personal que carece de competencia para esto.

Por esta razón, se dificulta la optimización del proceso ya que no se cuenta con un plan de
mejoramiento continuo. Este trabajo de investigación busca identificar las diferentes partes del
proceso de facturación, tanto el comportamiento del flujo de información como el trabajo
realizado por los funcionarios, al igual que los elementos requeridos por cada área
involucrada, con el fin de detectar factores que inciden en la facturación de los servicios
prestados por la empresa, y determinar si el método utilizado y el tiempo de trabajo es el
adecuado, utilizando las herramientas de diagrama de perfeccionamiento estratégico, con el fin
de plantear el análisis del proceso de facturación transversal y así garantizar la plena
satisfacción de los requerimientos de calidad y oportunidad en el proceso.

Formulación del Problema

De acuerdo al estudio realizado en la Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado

Anzoátegui, se logró identificar que la falta de un eficiente manejo de información en las
órdenes de compra/pago y la falta de procesos adecuados en la emisión de los comprobantes,
no permiten optimizar los tiempos de trabajo ni permiten contar con procedimientos
adecuados dentro del área de facturación, lo cual puede generar riesgos financiero en la
empresa.

En tal sentido las interrogantes generadas, desde este punto de vista y con relación al
contexto antes descrito, en la presente problemática surgen las siguientes interrogantes:
¿Cómo es el proceso de facturación de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de
Anaco estado Anzoátegui?

¿Cuáles son las dificultades que se presentan en el proceso de facturación de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui?

¿Cuáles son las sugerencias que se pueden plantear al Departamento de Administración

de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui?

Objetivo de la Investigación

Objetivo General

Analizar el proceso de facturación de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de

Anaco estado Anzoátegui, con el propósito de optimizar el proceso existente.

Objetivos específicos

 Describir el estado actual del proceso de facturación de la Empresa Constructora

Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

 Identificar las dificultades que presenta el proceso de facturación de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

 Sugerir acciones que permitan optimizar el proceso de facturación de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

Justificación de la Investigación

En la actualidad, muchas empresas cuentan con procesos óptimos de facturación, es por

ello, que la administración de facturas es uno de los principales factores que inciden en el
desempeño de las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo cual es de vital
importancia para las compañías contar con un proceso de facturación eficaz, ya que este
provee mayor control de sus productos y dinero, siendo el proceso de facturación una de las
maneras más factibles en que las empresas pueden trascender en el mercado laboral.

La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la

operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la operación se haya realizado de
forma efectiva, no cumple con los requisitos para considerarse legal. Esto tiene una serie de
consecuencias que analizaremos en apartados posteriores. Se espera que los resultados de esta
importante investigación, puedan servir como fuente bibliográfica para futuras
investigaciones, y permita beneficiarse a otras instituciones, además de presentar los
siguientes beneficios:

A la Empresa: mediante la implementación de estrategias en el proceso de facturación de

la empresa se podrá contar con una herramienta para actualizar los mismos con el propósito de
alcanzar los objetivos y mejorar su desempeño dentro de la Empresa

Al trabajador: mediante la implementación de estrategias en el proceso de facturación, los

trabajadores podrán realizar cada proceso e manera efectiva y con un mínimo margen de error,
logrando de esta manera reducir los costos y las horas de trabajo empleadas para realizar los
proceso de facturación, así como también podrán brindar un servicio de calidad a ls clientes de
la Empresa.

A las Investigadoras: Les permitirá adquirir conocimientos técnicos y prácticos para poder
usar las técnicas de análisis y observación para su crecimiento y desarrollo profesional.

Al Instituto Universitario: Servirá para enriquecer el material bibliográfico para futuros

investigadores, de propuesta factible, que orientará a la comunidad universitaria en los
aspectos básicos del diseño de un proceso de facturación.

Alcance y Delimitación de la Investigación

El presente trabajo de grado titulado Análisis del proceso facturación de la Constructora

Chepeanoli 21 C.A., en Anaco Estado Anzoátegui, está dirigido a los trabajadores de dicha
empresa, específicamente al Departamento de Facturación, con el objetivo de plantear
sugerencias que fomenten la agilidad de los empleados para realizar los procesos de manera
segura y eficaz.

El presente trabajo se realizara en la Constructora Chepeanoli 21 C.A., empresa está

ubicada en la calle Piar quinta s/n del Sector Viento Fresco de la ciudad de Anaco estado
Anzoátegui, teléfonos: 0 282-4226298 correo: Chepeanoli21@gmail.com. La investigación
tendrá lugar en un tiempo estimado de ocho (8) meses desde 13/01/2021, hasta 28/08/2021.
 CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

Contexto donde se Desarrolla la Investigación

Reseña Histórica

La Empresa Constructora Chepeanoli21 C.A., es una empresa dedicada a la industria de

la construcción, fue fundada en el año 1995 en la ciudad de Anaco, Estado Anzoátegui por el
Ingeniero Civil Ángel Rojas, la Empresa Constructora Chepeanoli21 C.A., nace con la visión
de desarrollar actividades en el campo de ejecución de obras y de Ingeniería de
mantenimiento, con un personal altamente calificado, la empresa está en la capacidad de
asumir plenamente las responsabilidades en las áreas de construcción de desarrollos
habitacionales, obras sanitarias, obras de vialidad, montaje de instalaciones eléctricas,
instalaciones de cerca, soldadura, pinturas de interiores y exteriores, mantenimiento de obras
civiles en general, movimiento de tierra, demoliciones, actualmente está ubicada en la calle
Piar quinta s/n del Sector Viento Fresco de la ciudad de Anaco estado Anzoátegui.

Misión de la Empresa

Proveer servicios, mantenimientos y obras en distintas ramas del campo Industrial y de

infraestructura, petrolero, petroquímico. Desarrollado con un recurso humano calificado con
tecnología de punta, tomando en consideración la mejora continua de nuestros procesos para
así garantizar la satisfacción de nuestros clientes, cumpliendo con los más estrictos controles
de calidad bajo el mejoramiento continuo personal y de cada servicio.

Visión de la Empresa

Ser considerada dentro del sector Industrial a nivel Nacional e Internacional como una
Organización líder en el ramo, que responda a las necesidades del mercado excediendo las
expectativas del cliente con una gran variedad de Servicios.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

PRESIDENTE

GERENTE GERENTE
DE ADMINISTRATIVO
OPERACIONES

DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO
AMBIENTE DE HSI

PERSONAL
OBREROS

Figura N°1 Organigrama de la Empresa

Fuente: Las autoras 2021.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Los antecedentes están referido a aquellos estudios cuya temática y formulación de

objetivos demuestran compatibilidad con el objeto de estudio. Estos trabajos fueron
consultados vía electrónica de algunas universidades del país, se mencionan a continuación:

Rodríguez, A. (2018) de la Universidad de Oriente Cumana, Estado Anzoátegui, en su

trabajo de grado titulado “Estudio del Sistema de Facturación del Área de Operaciones del
Consorcio Puerto Limpio, en la ciudad de Barcelona, Estado Anzoátegui”, la cual tiene como
objetivo general analizar los principales procesos usados para la facturación de servicios por
los trabajadores del área de operaciones del Consorcio de Puerto Limpio, en la ciudad de
Barcelona. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva, con un diseño de campo y en su
investigación manejo técnicas de recolección de datos tales como: análisis documental,
observación directa, entrevistas no estructuradas. Sus instrumentos fueron el computador,
cuaderno y pendrive.

De esta forma el investigador concluye que los procesos de facturación implementados por
la empresa necesitan ser actualizados, con el objeto de agilizar los procesos y mantener un
nivel óptimo en la prestación de servicios y despachos, así mismo se analizó los efectos que
produce el actual proceso de facturación sobre el personal en la empresa, logrando identificar
el impacto que produce sobre los empleados y los costos de la empresa. Como
recomendaciones se tiene una actualización de los sistemas de facturación, con programas de
capacitación que ayuden al personal a usarlo en beneficio de la empresa y de ellos mismos.

Por otra parte, Gutiérrez Y. (2015) del Instituto Universitario de Tecnología y

Administración Industrial, Anaco Estado Anzoátegui, en su trabajo especial de grado titulado
“Propuesta para mejorar los procesos de facturas e inventario en la Distribuidora de Productos
Coca-Cola de la Ciudad del Tigre, Estado Anzoátegui, el autor señala como objetivo principal
establecer si es viable elaborar una propuesta para mejorar los procesos de factura e inventario
en la distribuidora de productos Coca-Cola en la ciudad del Tigre. En cuanto a su aspecto
metodológico se tiene presente que la investigación se realizó con un enfoque cuantitativo y
un alcance descriptivo experimental, la técnica que se utilizo fue la de encuestas y entrevistas,
cuya población de estudio estuvo conformada por 25 trabajadores del área Administrativa de
la distribuidora Coca-Cola de la ciudad del Tigre, los cuales se encuestaron para obtener
resultados óptimos para el estudio y procesamiento de los datos.

El investigador llega a las siguientes conclusiones: los procesos usados en la actualidad por
la Distribuidora, aunque viables, presentan aspectos que deben ser mejorados para poder
lograr las metas de control de calidad en los servicios de Distribución, ya que al tener mayor
control en la mercancía en existencia se pueden elaborar estudios de control de costos según
los estudios del mercado, con el propósito de obtener un índice mayor de ganancias y un
aumento significativo en la distribución de mercancía

Ñungoso, R y Chirinos, M (2016), de la Universidad José Antonio Páez, Estado Carabobo,

realizaron un trabajo titulado: “Plan de Control Interno de Facturación para la Coordinación de
Apoyo a la Comunidad de la Universidad José Antonio Páez”, tiene como objetivo general el
diseño, organización y desarrollo de un plan de acción de control interno para optimizar el
proceso de facturación de la comunidad universitaria.

Metodológicamente se presenta como un proyecto factible apoyado en una investigación de

campo. En cuanto a los instrumentos de recolección de datos se empleó el cuestionario con
respuestas cerradas aplicadas a la población objeto de estudio conformado por 5 empleados.
Una vez analizado los resultados se concluye que no se poseen procedimientos ni formularios
administrativos que permitan llevar un control en el área de facturación. Es por ello, que la
investigación estuvo dirigida a dar una alternativa de solución en el proceso administrativo.

En general, cada uno de los antecedentes presentados muestra una metodología similar a la
aplicada en el estudio planteado, permitieron sustentar teóricamente la investigación realizada.
Cabe mencionar, que los mismos sirvieron de orientación para establecer las bases legales por
presentar un contenido similar al propuesto por las investigadoras, brindándoles de esta
manera unas bases fundamentales para desarrollar cada objetivo planteado para el desarrollo
de la investigación. Al tratarse de análisis y elaboración de planes de acción de control interno
le brindan a las investigadoras la oportunidad de comparar y establecer diferencias entre un
proceso de facturación optimo y uno con deficiencias.
Bases Legales
Las bases legales constituyen el marco legal que comprende todas aquellas leyes y
reglamentos, sobre los cuales se apoya toda investigación con la finalidad de sustentar la
misma. En Venezuela, se aplican leyes normas y procedimientos que todas las organización,
tanto públicas o privadas deben ejecutar. Esta investigación se encuentra fundamentada en las
siguientes leyes:

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA (1999)

Capítulo VII: De Los Derechos Económicos

Artículo 112: Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica
de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución y las que
establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano… (p.18)

Este artículo trata sobre el derecho al libre ejercicio de la actividad económica, así como
el rol del estado en este ejercicio, toda persona pueda dedicarse libremente a la actividad
económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en la constitución.

SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADUANERA Y

TRIBUTARIA
SNAT/2011/00071
Caracas, 08 Noviembre de 2011
Año 198° y 149°
Providencia 0071 GO 39.795 (08-11-2011)
Providencia mediante la cual se establece las Normas Generales de Emisión
de facturas y otros documentos.

Artículo 1°- La presente Providencia tiene por objeto establecer las normas que rigen la
emisión de facturas, órdenes de entrega o guías de despacho, notas de débito y notas de
crédito, de conformidad con la normativa que regula la tributación nacional atribuida al
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Este artículo hace referencia, a las normas que establecen como deben emitir las facturas
según el reglamento del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria.

Artículo 2°- E1 régimen previsto en esta Providencia será aplicable a:

1. Las personas jurídicas y las entidades económicas sin personalidad jurídica.

2. Las personas naturales cuyos ingresos anuales sean superiores a un mil quinientas unidades
tributarias (1.500 U. T.).

3. Las personas naturales cuyos ingresos anuales sean iguales o inferiores a un mil quinientas
unidades tributarias (1.500 U. T.), únicamente cuando las facturas sean empleadas como
prueba del desembolso por el adquirente del bien o el receptor del servicio, conforme a lo
previsto en la Ley de Impuesto sobre la Renta. El resto de las facturas emitidas por las
personas a las que hace referencia este numeral, deberán emitirse conforme a lo dispuesto en
esta Providencia o cumpliendo lo establecido en la Providencia Administrativa Nº 1.677,
publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.661 del 31 de
marzo del 2003.

Según este numeral se establece la aplicabilidad de esta providencia, es decir, según los
ingresos y sus características bien sean personas naturales, jurídicas y las personas naturales,
en 1500 U.T. para cada uno de ellos.

Artículo 13. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes
ordinarios del impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Contener la denominación de "Factura".

2. Numeración consecutiva y única.
3. Número de Control preimpreso.
4. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente manera "desde
el N°. Hasta el N°.".
5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de
Información Fiscal (RIF) del emisor.
6. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos.
7. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal
(RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de
Registro Único de Información Fiscal (RIF), cuando se trate de personas naturales que
 no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como
mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor.
8. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la
cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas prestaciones de servicio que
por sus características ésta no pueda expresarse. Si se trata de un bien o servicio
exento, exonerado o no gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al
lado de la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y
entre paréntesis según el siguiente formato: (E).
9. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración
convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro
ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos.
10. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado,
discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la
especificación del monto total exento o exonerado.
11. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la
alícuota indicando el porcentaje aplicable.
12. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de
la suma de ambos, si corresponde.
13. Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal", cuando se trate de las copias de las
facturas.
14. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya
contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad
correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura,
con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.
15. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de la
imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia
Administrativa de autorización.
16. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos.

Estos artículos hacen referencia sobre las características que deben poseer los formatos de
factura según los requerimientos fiscales, a través de, formatos o formas libres, por los
contribuyentes ordinarios, por los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios, es
decir, cuando pagan impuesto sobre el valor agregado o no, siendo de apoyo a esta
investigación por su aporte en cuanto a la descripción de los procesos de facturación usados
por la Constructora Chepeanoli 21 C.A.

Artículo 19. Los emisores de facturas sobre formas libres elaboradas por imprentas
autorizadas, o a través de máquinas fiscales, pueden contar con dispositivos de lectura de
códigos de barra u otros mecanismos electrónicos que faciliten la captura de los datos relativos
a la identificación del adquirente del bien o receptor del servicio.

Este numeral establece que todo comerciante o proveedor de servicios puede y debe
contar con máquinas especializadas para emitir las facturas y esta deben ser previamente
autorizadas por los entes reguladores de esta disposición.

Código de Comercio Venezolano 1955

Artículo 147. El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura
de las mercancías vendidas y que ponga al pie recibo del precio o de la parte de éste que se le
hubiere entregado. No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho días
siguientes a su entrega, se tendrá por aceptada irrevocablemente.

Este artículo hace referencia a que el cliente tiene el deber de exigir la factura fiscal al
cualquier comercio cuando compre cualquier mercancía y el vendedor tiene la obligación de
entregársela con firma y sello.

Reforma Ley Impuesto al Valor Agregado

Artículo 57. La Administración Tributaria dictará las normas que establezcan los requisitos,
formalidades y especificaciones que deben cumplir las facturas y demás documentos que se
genere conforme a lo previsto en este Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley. Las
disposiciones que dicte la Administración Tributaria, deberán establecer la obligatoriedad de
la facturación electrónica, permitiendo la emisión de documentos, por medios no electrónicos,
únicamente cuando existan limitaciones tecnológicas.
 En este artículo se establece que el ente encargado de determinar las medidas
regulatorias y todos los requisitos necesarios para darle validez a los documentos y a las
facturas de manera así como la emisión de los mismos sin más limitaciones que las
tecnológicas que puedan existir en la empresa o comercio.

Reglamento Ley Impuesto al Valor Agregado

Artículo 62: Las facturas deberán emitirse por duplicado. El original deberá ser entregado al
adquirente del bien o al receptor del servicio y el duplicado quedará en poder del vendedor del
bien o del prestador del servicio. Tales documentos deberán indicar el destinatario.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 56 de este Reglamento, el único ejemplar de la

factura que da derecho al crédito fiscal es el original, debiendo indicarse expresamente en el
duplicado que éste no da derecho a tal crédito, por ser aplicable una sola vez por el adquirente
y comprobarse mediante el original de la factura.

Bases Teóricas

Con el propósito de apoyar teóricamente el problema, este estudio tomará como referencias
una serie de enfoques bibliográficos que facilitan la compresión del área estudiada y a su vez
aportar conocimientos esenciales que dirigirán el correcto sentido de los objetivos planteados.

De acuerdo a Arias, (2012). “las bases teóricas comprenden un conjunto de conceptos y

proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a determinar
el fenómeno o problema planteado”. (p.39).

Procedimientos Administrativos

Según Rodríguez A., (2018). Define: “Los procedimientos administrativos pueden ser
descritos a través de narrativos denominados responsables acción. Esta forma de describir
procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que se
realizan”. (p.74).

En base a lo anterior, los procedimientos administrativos constituyen información básica,

para el logro de las metas y de los objetivos institucionales, bien sean públicos o privados,
toda vez que podrán realizar sus actividades de una manera más ordenada y eficiente. Por
tanto, los procedimientos administrativos representan una herramienta empleada de manera
útil e indispensable para el mejor desempeño de las actividades de una institución.

De ahí que su importancia es fundamental para el proceso de modernización y

mejoramiento integral de la administración. En este sentido se comprende que el
procedimiento y normas son expresiones analíticas de los procedimientos administrativos a
través de los cuales se canalizan la actividad operativa de la institución, como también la
enunciación de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros
de la misma.

Definición de Factura

Gutiérrez Y. (2015) encontró que la factura se define según la RAE (Real Academia
Española) como: “la relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u
otra operación de comercio” y a su vez, como “la cuenta detallada de cada una de estas
operaciones, con expresión de número, peso o medida, calidad y valor o precio”

Por lo tanto, se señala que la facturación no es nada menos que un documento cuyo
propósito es registrar la suma del total de todas las facturas emitidas en el día, y el control de
los servicios que brinda el taller con la finalidad de comprobar detalladamente la transacción
comercial entre un cliente y un vendedor.

Tipos de facturas

Según Tamayo y López (2012), las facturas pueden ser de cuatro tipos:

 Factura ordinaria: Las facturas ordinarias documentan la entrega de productos o la

provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios, contienen
todos los datos que requiere la normativa. Este tipo de factura son las más usadas en
pequeños negocios.

 Factura simplificada: Las facturas simplificadas documentan la entrega de productos

o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los
que identifican al comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer
 el derecho a la deducción de IVA, sí que pueden incorporarlo. Sólo se permiten en
determinados casos y para importes reducidos.

 Factura rectificativa: Las facturas rectificativas documentan correcciones de una o

más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o
comisiones por volumen.

 Factura recapitulativa: Las facturas recapitulativas documentan agrupaciones de

facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal
se han de anular las anteriores, etc.

Sistema de facturación y su importancia

Los sistemas de facturación son una herramienta importante que aporta muchas ventajas
en los negocios y grandes empresas ya que facilita en gran parte el trabajo manual para la
elaboración de facturas. Hay que tomar en cuenta que en las facturas se pueden ver todos los
movimientos de dineros tanto, como entradas y salidas, también estas son un apoyo para los
cálculos contable, una empresa debe de contar con el registro de todas las facturas ya que en
estas están son el soporte claro de la contabilidad, por lo tanto contar con un sistema de
facturación se garantiza un registro exacto y no vulnerable a perdidas. Un sistema de
facturación es capaz de:

 Generar factura de forma automatiza

 Rapidez al hacer las factura

 Contabilizar montos de facturas

 Registrar todas las ventas

 Registrar diferentes tipos de pagos o servicios

Gestión por Procesos

Los procesos ayudan a entender la tarea que se desempeña, de esta manera se puede
notar si se cumple con los objetivos de la empresa, es una forma sistemática de identificar,
comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de la empresa para cumplir con la
estrategia del negocio y elevar el nivel de satisfacción de los clientes . El objeto de estudiar los
procesos consiste en conocer los detalles de la ejecución actual y proponer mejoras que se
adapten a la organización y al ambiente que lo rodea, produciendo los resultados deseados y
minimizando el uso de los recursos. Los procesos deben ser ejecutados con la máxima
simplificación posible, de ser necesario se debe evitarse la duplicidad en las operaciones
realizadas, en muchas empresas la rutina y el trabajo realizado de una manera empírica
provoca duplicaciones innecesarias en los procesos, lo que genera aumento de costos en las
empresas. La implementación de mejoras debe enmarcarse dentro de los objetivos y metas de
la organización.

Precauciones que se deben tomar para el análisis de procesos

Es preciso reconocer que el análisis de procesos tiene algunas limitaciones importantes.

“El éxito del análisis de procesos depende grandemente de la información básica disponible
para el análisis, la disponibilidad y exactitud de los datos” (Himmelblau & Bischoff, 1992, p.
14).

De acuerdo con esta definición, se puede argumentar que el éxito de las empresas está
basado en contar con información clara, exacta y disponible para quien la necesite, de esta
manera se genera buena comunicación en las organizaciones por medio de la aplicación de
procesos. Que los individuos hagan conciencia en la importancia de realizar los
procedimientos adecuados, apegados a la metodología establecida para ello.

Proceso de Facturación

En un ciclo de transacción típico, se genera una factura después de concluido el proceso

contractual y de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un
conjunto más amplio de procesos de negocio en el comercio que incluyen la colocación y
aceptación de una orden, el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago
final. Este es un proceso de compra-a-pago desde la perspectiva del comprador, y uno de
pedido-a-cobro desde la perspectiva del vendedor. Juntos reciben el nombre de “proceso
comercial”. Por consiguiente, desde un punto de vista del proceso de negocio, una factura
nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado—y está ligado con—otras
actividades.

Los aspectos de pago de una factura generalmente involucran la generación de un pago

por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago que aparecen en la
misma. Debido a que una factura es en parte una solicitud de pago, existen claras sinergias
entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que la factura no es un
documento bancario. Los enlaces del proceso de facturación y los bancos pueden proporcionar
servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de la factura y el financiamiento
de la cadena de suministro.

Importancia de la facturación para la Contabilidad de una Empresa

Porque es un medio de control estricto que permite hacer un conteo y sumatoria de

todos los ingresos percibidos, así como todos los gastos desembolsados en un periodo
determinado. Así mismo es el medio de respaldo y prueba física de las operaciones de la
entidad o empresa.

Desventajas de los sistemas basados en el papel

Todas las partes perciben que la emisión y el intercambio de facturas impresas

ocasionan que no exista un control ni una visibilidad óptima respecto a los gastos y recibos
actuales y estimados. La falta de controles, los procesos secuenciales de aprobación manual y
la carencia de una perspectiva de toda la empresa de las cuentas por cobrar y pagar pueden
retrasar los pagos. Esta prolongación ocurre principalmente debido a que el proceso de
facturación depende de otro tipo de acciones dentro del proceso comercial como los pedidos y
la entrega. Esto genera costos en términos de intereses y descuentos que se pierden. Las
principales desventajas del proceso tradicional de facturación son:

 Errores en ambos lados al momento de la elaboración e ingreso de datos;

 Altos costos operativos por factura tanto del lado del vendedor como del receptor;
incluso mayores costos en el caso de errores o controversias; y

 Participación de múltiples sistemas.

Guía de Implementación

El vendedor y el comprador tienen que intercambiar facturas. A pesar de que los

formatos electrónicos ya son posibles, los métodos más comunes para el intercambio de
facturas son el correo y, en el caso de las transacciones cara a cara, la entrega en mano al
cliente. El principal problema de tal procesamiento manual es que el papel sigue estando muy
arraigado en los procesos de facturación entre entidades de todos los tamaños.

El proceso de facturación es un paso importante del comercio ya que detona el inicio

del proceso de pago entre los socios comerciales. El impacto de la tecnología es importante
para facilitar el esfuerzo continuo que llevan a cabo las compañías para reducir el número de
documentos en papel. El proceso puede simplificarse a través del uso de formatos, de
elementos de datos armonizados o formularios clave para documentos estándar

Análisis de los procesos:

El análisis de los procesos es esencial para el mejoramiento de los procesos, pero

también forma parte del monitoreo del desempeño a través del tiempo; para cuyos efectos se
parte de un método sistemático para analizar el proceso, que identifica oportunidades de
mejora, documenta el proceso, lo evalúa para detectar brechas del desempeño, rediseña el
proceso para eliminar vacíos e implementa cambios; teniendo en cuenta que el mejoramiento
continuo es la meta. Para esto se apoya en técnicas auxiliares como diagramas de flujo, planos
de servicio, gráficos de proceso, para comprender con claridad los procesos y con
herramientas de análisis, diagramas de causa y efecto, que permiten pasar de los síntomas a la
raíz de los problemas. Teóricamente se puede definir el análisis de procesos como la
documentación y comprensión detallada de cómo se realiza el trabajo y como puede
rediseñarse. Para lo cual se emplea un método sistemático que consta de 6 pasos:

a) Identificar oportunidades: En esta etapa se debe fijar la atención en los procesos

centrales que son los que entregan valor al cliente externo, debe monitorearse los
niveles de satisfacción del cliente, la capacidad de los procesos, los tiempos de
respuesta, la asignación de recursos; también debe alentarse a los empleados,
 proveedores y partes interesadas a que expresen sus ideas a través de un sistema de
sugerencias mediante el cual se establecen algunos puntos de mejora del proceso.

b) Definir el alcance: En esta etapa se deben establecer los límites del proceso que se
analizará, en este caso el alcance puede ser muy amplio o muy limitado lo que fijará el
equipo de diseño requerido para el proyecto a realizar; dicho equipo de diseño consta
de personas conocedoras y orientadas a los equipos, que trabajan en uno o más pasos
del proceso, realizan el análisis y hacen los cambios necesarios; adicionalmente se
puede contar con Facilitadores, que son expertos en el análisis de procesos y
generalmente asesoran al equipo de diseño.

c) Documentar el proceso: Esta fase se realiza la documentación del proceso, mediante

la descripción de los diferentes pasos realizados durante el proceso a través de
diagramas. Además, incluye la elaboración de la lista de insumos, proveedores
(internos y externos), productos y clientes (internos y externos) del proceso.

d) Evaluación de desempeño: Es importante contar con buenas mediciones del

desempeño para evaluar un proceso y descubrir cómo mejorarlo. Un sistema de
medición consta de mediciones del desempeño que se establecen para un proceso y los
pasos que contienen. Se pueden establecer mediciones de calidad, satisfacción del
cliente, tiempo para realizar cada pasó del proceso, costo, errores, seguridad,
mediciones ambientales, entrega a tiempo y flexibilidad, entre otras. Después de
identificar las mediciones se procede a recabar la información sobre el desempeño
actual del proceso con base en cada una de ellas.

e) Rediseño del proceso: Un análisis cuidadoso del proceso y desempeño con base en las
mediciones seleccionadas pone al descubierto las desconexiones o brechas entre el
desempeño real y el deseado. Las causas de las brechas pueden ser los pasos ilógicos,
faltantes o superfluos, es aquí donde aplicando el conocimiento analítico y creativo, el
equipo de diseño debe generar una lista de ideas sobre mejora, luego estas se
seleccionan y analizan y las ideas justificables, en las que los beneficios superan los
costos, se reflejan en el nuevo diseño del proceso, el cual deberá documentarse y sobre
el cual se establecerán los niveles de desempeño esperado.
 f) Implementar los cambios: La implementación pone en marcha los pasos necesarios
para poner en línea el proceso rediseñado, para esto se debe involucrar al personal para
así reducir la resistencia al cambio que este puede generar

Definición de Términos Operativos o Técnicos

Costo: Es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar
actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio.
El beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el
producto final. Ejemplo: los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario
de los obreros. Manual del Seniat (2005).

Compra: es la acción mediante la que un agente (el comprador), adquiere un bien o un

servicio de otro agente (el vendedor), a cambio de una contraprestación monetaria o en
especie.

Control fiscal: está constituido por todos los mecanismos de índole legal, técnico y
administrativo que utiliza el Estado para evitar la evasión, elusión y prescripción de los
tributos, así como las demás obligaciones generadas en virtud de la relación jurídico tributaria
Manual del Seniat (2005).

Crédito fiscal: es el elemento técnico del Impuesto al Valor Agregado, constituido por el
monto en dinero a favor del contribuyente, utilizado en la determinación de la obligación
tributaria. Manual del Seniat (2005).

Factura: Es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o

servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación. Manual del
Seniat (2005).

Gasto: Es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la

producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse
al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan
con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo. Manual del
Seniat (2005).

Inversión: Es el consumo de recursos en el cual el beneficio se obtendrá a lo largo de varios

periodos. Ejemplo. La compra de maquinaria. Manual del Seniat (2005).

IVA: (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava el consumo. Es
un incremento de un porcentaje en el precio de cada artículo que compramos y de cada
servicio que recibimos. En cada compra pagamos el precio del bien más el porcentaje de
impuestos que se le aplica a su coste. Manual del Seniat (2005).

Pérdida: Es el consumo de recursos en el cual no se obtiene ningún beneficio: Por ejemplo

cuando se consumen unos recursos para la fabricación de un producto pero se comete un error
y el producto sale defectuoso y no puede venderse. Manual del Seniat (2005).

Operaciones gravadas: constituyen aquellas destinadas a la actividad por la que el sujeto

resulta responsable del gravamen. Contribuyente: aquel sujeto pasivo respecto del cual se
verifica el hecho imponible. Dicha condición puede recaer en las personas naturales, personas
jurídicas, demás entes colectivos a los cuales otras ramas jurídicas atribuyen calidad de sujeto
de derecho y entidades o colectividades que constituyan una unidad. Manual del Seniat (2005).

Ventas: Es la acción y efecto de vender, traspasar la propiedad de algo a otra persona tras el
pago de un precio convenido. El término se usa tanto para nombrar a la operación en sí misma
como a la cantidad de cosas que se venden. Manual del Seniat (2005).
 CAPITULO III

METODOLOGÍA

Según Arias (2006) la metodología del proyecto no es más que el “como” se realizara el
estudio para responder al problema planteado (p. 47) en este orden de ideas se establece que la
metodología a implementar en esta investigación está compuesta por el diseño y tipo de la
investigación, las técnicas a utilizar y los procedimientos a desarrollar para llevar a cabo la
investigación:

Diseño de la Investigación

El diseño de la investigación de campo, según Arias (op. Cit)

“Es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de
los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios) sin manipular o controlar variable alguna, es decir,
el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones
existentes de su carácter de investigación no documentada”. (p. 31)
Por lo anteriormente citado, esta investigación será de campo, ya que la misma fue
desarrollada dentro de las instalaciones de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de
Anaco estado Anzoátegui, donde la investigadora se apoya sobre hechos reales para llevar a
cabo una estrategia que permita analizar la situación directamente en el lugar donde acontecen,
ya que la investigadora se limitó a observar y analizar la realidad.

Tipo De Investigación

Arias (op. Cit) menciona que la “investigación descriptiva consiste en la caracterización

de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento, los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio
en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere” (p. 24)

Según lo citado anteriormente, se puede decir que esta investigación es descriptiva,

porque se realiza un breve descripción de los procesos de facturación y de las actividades
realizadas por el personal de la empresa, además, se recogieron hechos y situaciones en el
análisis del proceso que implica la liquidación y facturación de la mercadería y servicios
prestados por la  Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui, con
el propósito de describirlo, interpretarlo y entender su naturaleza, a fin de direccionarlos de
una manera positiva para el correcto desenvolvimiento de la empresa.

Población y Muestra

El presente trabajo de investigación se lo realizó en las instalaciones de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco Estado Anzoátegui. La muestra fue de tipo No
Probabilístico. No se consideró la toma de una muestra por tratarse de una población pequeña.
Estas personas comprenden la población, al ser una población finita, será considerada en su
totalidad como la muestra.

Población

Según Arias (op. Cit), señala que la población “es el conjunto de elementos con
características comunes que son objetos de análisis y para los cuales serán válidas las
conclusiones de la investigación”. (p.98).

En base a esto, la población para el estudio de esta investigación fueron 10 empleados

del departamento de facturación, quienes son los responsables de emitir informes respecto a
los diferentes servicios por facturar y los que intervienen en la alimentación de la información
al sistema interno, y toda la información requerida para realizar el proceso de facturación en la
Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco Estado Anzoátegui.

Muestra

Para Balestrini (1997), La muestra “es obtenida con el fin de investigar, a partir del
conocimiento de sus características particulares, las propiedades de una población” (p.138).

En base a lo anterior, para la selección de la muestra se consideró mucho los datos

proporcionados de la entrevista realizada a los empleados de la Empresa Constructora, que
expuso cuales son los responsables de enviar e ingresar la información para facturar. Esta
muestra está compuesta por: 10 personas:

 Presidente
 Gerente de Administración
  Gerente de Operaciones
 Jefe de facturación
 Jefe de operaciones
 Auxiliar Administrativo
 Jefe de la unidad de facturación
 Persona de apoyo en facturación
 Asistente de facturación
 Analista de facturación

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

A través de las técnicas presentadas a continuación se capta y se muestra la información

requerida para desarrollar la investigación:

Observación Directa

Según Arias (op. Cit) señala la observación directa “Es una técnica que consiste en
visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática cualquier hecho, fenómeno o
situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad en función de usos objetivos de
investigación preestablecida”. (p. 68)

A través de visitas a la  Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado

Anzoátegui, se pudo visualizar las actividades que se realizan en la empresa, mediante esta
técnica se pudo tener noción del trabajo que realiza la unidad de facturación, se observó el
estado actual de los procesos, para esto se utilizaron fichas de observación, donde se registró
los datos observados. Se utilizó la investigación Cualitativa, porque este enfoque provee de
medios para explorar situaciones complejas, que aportan varias opciones metodológicas sobre
como acercarse al problema planteado y se pudo interactuar de forma participativa con las
personas involucradas en el proceso de facturación de la Empresa Constructora Chepeanoli 21
C.A de Anaco Estado Anzoátegui.

Entrevista no Estructurada

Para Arias (op. Cit) la entrevista abierta o no estructurada “Es una técnica basada en el
dialogo o conversación cara a cara entre el entrevistad, acerca de un tema precisamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida” (p.
70).

Por medio de esta técnica se realizan una serie de preguntas espontaneas al personal de
la empresa y específicamente a los jefes departamentales, con el propósito de obtener
información sobre la empresa y los procesos que se realizan para la facturación de mercancías
y servicios, además de identificar las dificultades que tiene la empresa para realizar de manera
eficaz el proceso de facturación. El cuestionario que se utilizó para la entrevista permitió
recabar información de los jefes departamentales, que opinaron en relación a su conocimiento,
cuales son los procesos que se realizan para la facturación de mercancías. La entrevista fue
realizada al jefe de la unidad de facturación a cargo de la facturación de todos los servicios
que brinda actualmente la empresa, el cuestionario estuvo compuesto por nueve preguntas.

Revisión Documental

Según Arias señala que la técnica de revisión documental “Son aquellos que se basan en
la obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos y otros tipos de
documentos”. (p. 68)

Esta técnica permitió sustentar la información, ya que se efectuaron consultas de fuentes

documentales como libros, trabajos de grado referentes a la problemática expuesta, leyes,
normas y reglamentos con el propósito de aportar definiciones y fundamentos teóricos y
legales adecuados para llevar a cabo el análisis de los procesos de facturación existentes en la
empresa objeto de estudio, para poder realizar las acciones sugeridas por las investigadoras
para optimizar el proceso de facturación de la Empresa.

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para Arias (op.cit) “Un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso,

dispositivo o formato (en papel o digital) que se utiliza para obtener, registrar o almacenar
información” (p. 69)

En este sentido los instrumentos usados por las investigadoras para recopilar la
información fueron:
Libreta de anotaciones: Utilizada para plasmar la información recopilada de las referencias
bibliográficas relacionadas con los procesos de facturación, así como también las anotaciones
de las visitas realizadas a Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco, estado Anzoátegui.

Guía de entrevista: Esta se usó para desarrollar una serie de preguntas abiertas, dirigidas al
personal, para recopilar la información necesaria y poder realizar el análisis respectivo de los
procesos de facturación.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS

DE DATOS

En este punto se determinan como analizar los datos y que herramientas son adecuadas
para el análisis del proceso de facturación de la Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco
Estado Anzoátegui.

Para el desarrollo de cada uno de los objetivos se utilizaron técnicas de observación directa,
entrevistas no estructuradas, revisiones documentales, análisis de información, resúmenes,
entre otros.

Describir el estado actual del proceso de facturación de la Constructora Chepeanoli 21

C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

Para el desarrollo de este objetivo las autoras se dirigieron a la sede de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. con el propósito de realizar una investigación documental
para establecer los lineamientos teóricos y legales sobre el proceso de facturación de la
empresa a través de una observación directa y entrevista al personal, las investigadoras
lograron analizar cada etapa del proceso de facturación, con el fin de describir el estado actual
de los procedimientos empleados por la empresa para la facturación de sus servicios.

Identificar las dificultades que presenta el proceso de facturación de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

Para la constitución de este objetivo fue necesaria la aplicación de la entrevista, lo que

permitió conversar con los empleados y trabajadores de la Empresa Constructora Chepeanoli
21 C.A., haciendo uso de la guía de entrevista al personal de la misma, las investigadoras
consiguen recopilar información y procesarla a través de la técnica de Word, así, pudieron
constatar, que a nivel estratégico, el proceso de facturación es manual, lo que implica mayor
demanda de tiempo y personal, no existe comunicación interdepartamental, es decir, los
departamentos de Administración y Facturación no cuentan con un sistema de comunicación
eficaz, no existe en la actualidad la verificación o supervisión de las actividades realizadas por
el personal, tanto de ventas como de facturación, la empresa no cuenta con sistemas integrados
que automaticen sus operaciones, además, el equipo informático se reduce a equipos de
escritorio y de impresión que permiten el desempeño de sus labores diarias bajo un rango
medio de trabajo y no existe una política adecuada para el manejo y protección de la
información de la empresa.

Sugerir acciones que permitan optimizar en el proceso de facturación de la Empresa

Constructora Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

Para el desarrollo de este objetivo se aplicaron técnicas de observación, y entrevistas a un

grupo seleccionado de funcionarios administrativos y operativos de la Empresa Constructora
Chepeanoli 21 C.A. de Anaco Estado Anzoátegui, le permitieron a las investigadoras elaborar
una serie de acciones que según su estudio le permitirá a la empresa establecer diferencias
entre cada proceso con el propósito de mejorar y cumplir las metas de la empresa.
 CAPITULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

Describir el Estado Actual del Proceso de Facturación de la Constructora Chepeanoli 21

C.A. de Anaco Estado Anzoátegui.

El departamento de facturación de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A., inicia el

proceso de facturación cuando el cliente requiere de un servicio, para el proceso de emisión
de facturas normalmente lo realiza basándose primeramente en el documento de proforma, el
mismo que le permite saber que productos o servicios solicita el cliente, en este proceso
participa el vendedor y el cliente, la elaboración de la factura trae algunos inconvenientes
durante y después de realizar el servicio.

La Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A., en su actividad comercial, realiza el

siguiente proceso para ofertar sus diferentes servicios:

 Registro de Datos del Cliente: se toma datos del cliente como: nombre, cédula, número
de teléfono, dirección domiciliaria y electrónica.
 Elaboración de Proforma: es un documento que maneja la empresa para dar a conocer
los servicios y productos a ofertar.
 Estimación de precio: se lo estima de acuerdo a los servicios requeridos por el cliente y
el número de productos a ocupar.
 Estimación de tiempo: la duración de todo el proceso de trabajo hasta la entrega o
culminación del servicio requerido.
 Delegar el servicio al personal competente: se delega este servicio al personal con
menor cantidad de trabajo.
 Emisión de Factura: se detallan todos los servicios o productos utilizados

La empresa tiene ciertos inconvenientes en seguir cada uno de los pasos anteriormente
mencionados, puesto que, al no tener información exacta sobre los productos del inventario,
este proceso sufre de algunos problemas sobre todo en la estimación del tiempo. La emisión de
facturas también es un inconveniente ya que se realiza manualmente, lo que ocasiona poca
efectividad en los cálculos.
 Al momento la unidad de facturación de la Empresa Constructora Chepeanoli 21 C.A.,
se encuentra realizando sus operaciones de facturación de los diferentes servicios que brinda
de manera manual, a través de una proforma de factura. A través de la entrevista aplicada a la
jefa de la unidad de facturación; la investigadora logra conocer la situación de los procesos de
la unidad, se obtuvieron los siguientes resultados:

 La unidad de facturación no cuenta con un manual de procedimientos de las tareas

realizadas y el instrumento que se utiliza es el tarifario, posee poca explicación de
cómo agrupar los servicios de acuerdo al tipo de mercancías y servicios a facturar. Al
no contar con un manual de procesos, la empresa no tiene planificado como iniciar y
como finalizar el proceso de facturación, esto conlleva que los colaboradores
administren mal el tiempo de trabajo, se pierda horas hombre y se realicen tareas de
forma manual pudiéndola optimizar en el sistema. Se evidenció que la responsabilidad
de cada personal no está claramente definida y difundida entre el personal de la
empresa

 La recepción de los informes y reportes para la facturación de servicios se recibe por

medio de memorándum, correos electrónicos.

 No hay formatos definidos en la realización de esta tarea, por lo que se considera

factible implementar formatos de reportes de acuerdo al tipo de servicio.

 La supervisión en el proceso de facturación es ineficiente, en la actualidad los

procedimientos no están establecidos de manera estándar para favorecer el traslado de
conocimiento entre las distintas personas que intervienen en el proceso de facturación
ni están documentadas y/o almacenado digitalmente, esto es resultado de una
supervisión ineficiente del proceso. Se evidenció que la nula supervisión da como
resultado información que no es confiable ni oportuna, además la administración de la
empresa no puede tomar decisiones en base a estos resultados.

 Fallas en la comunicación e información entre el personal de ventas y facturación: Se

pudo evidenciar que la persona encargada de emitir las facturas no tiene la información
a la mano de las órdenes de venta que se ingresan al sistema y tiene que invertir más
tiempo de trabajo para poder cerrarlas, también hay que tener en cuenta que la empresa
 ha contratado a un personal para que pueda realizar el seguimiento a las órdenes de
venta no cerradas en el sistema.

Se presentan ciertas novedades al momento de la facturación de mercancías y servicios,

como las que se mencionan:

a) El cliente no requiere su derecho a poseer una factura de compra por el bien o servicio
adquirido.

b) La proforma de factura no posee la información fiscal de la empresa

c) El auxiliar de administración maneja el mismo formato tarifario para la facturación de

servicios y de productos, también manifiesta que se cumple en un 90%, del envió de la
información, pues el retraso se debe a inconvenientes con proceso manual. Esta
información la corroboran el Gerente de Administración y el auxiliar de administración

d) Los reportes los envían por correo interno a todas las unidades que requieran la
información, ocurriendo ciertos retrasos por motivos de olvido al momento de cambio
de turnos.

Identificar las dificultades del proceso de facturación de la Empresa Constructora

Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.

Luego de haber analizado cualitativamente la problemática en el área de facturación de

Constructora Chepeanoli 21 C.A., se puede evaluar el mismo de la siguiente manera:

1. El sistema de facturación presenta diversas fallas, las cuales tienen que ser
solucionadas por un personal que trabaje a tiempo completo en el área de informática,
además como se mencionó líneas arriba, los equipos con los que cuentan presentan
fallas y requieren de una renovación constante y costosa.

2. A pesar de contar con un proceso de facturación se pudo apreciar que las

funcionalidades propias del sistema comenzaron a presentar fallas como retraso en el
intercambio de información para cerrar las órdenes de venta sin ingresar información,
el ingreso de información es modificable y la información de las cuentas por cobrar no
se almacena para la consulta de reportes.
3. El departamento de facturación cuenta con el personal necesario y una estructura
organizativa, pero carece de capacitación ya que al ser un proceso activo necesita ser
actualizado constantemente y al no contar con manuales de procedimientos se incurren
en fallas que generan retraso y pérdidas a la empresa.

4. Para el cobro de todos los servicios, se receptan reportes, informes, correos,

memorando, etc. De diferentes departamentos y unidades. No todos utilizan el mismo
sistema ni aplican la misma modalidad del envió de la información.

5. Demora en la elaboración de balances contables, al manejar manualmente la emisión

de facturas es muy difícil elaborar un balance contable, existen varios inconvenientes
que se presentan el momento de realizar el mismo entre los principales tenemos:
 Perdida de facturas.
 Información desactualizada.
 Mal manejo en la emisión de Facturas

6. No existe una política de seguimiento y supervisión, sobre las áreas de venta y

facturación de la empresa, acerca de los agentes de venta, estos no tienen restricciones
y autorizaciones para ingresar información en el sistema de las órdenes de venta, esta
información puede ser manipulada y modificada a conveniencia del usuario, por el
lado del área de facturación, no existe un control acerca de las órdenes de venta que se
encuentran pendientes de cerrar, así como de los abonos bancarios que quedaron
pendientes de identificar, todo ello repercute en la información presentada a gerencia.

7. La comunicación no es efectiva entre el área de facturación y de ventas, ya que cuando

los agentes de viaje reciben las constancias de pago de los clientes, no la comunican en
el plazo debido al área de facturación para la emisión del comprobante de pago.

8. El sistema de información tiene limitaciones con respecto al proceso de facturación, ya

que los importes tienen que ser tratados manualmente y no hay una interfaz efectiva
con las cuentas por cobrar, así mismo el control de las cuentas por cobrar se lleva en
una hoja Excel.
 9. La supervisión y seguimiento realizada por el asistente de facturación a los agentes de
venta tiene limitaciones, uno de ellos es el factor tiempo.

De la misma manera, la investigadora logro detallar los departamentos que llevan a cabo
los procesos de facturación de la Constructora, a continuación se describen:

Departamento de Administración

Se encarga de contabilizar las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a

los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

Funciones del departamento de administración

1) Facturación
 Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)
 Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores
 Recibir extractos bancarios y otros documentos

2) Cobros y Pagos
 Cobros a clientes y deudores
 Pagos a proveedores y acreedores
 Pagos a personal
 Pagos impuestos
 Comprobación importes correctos
 Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos

3) Fiscalidad y trámites con administraciones y Hacienda

 IVA, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, etc.
 Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas
recibidas), libros de inventarios, tesorería, libros de actas, libros de socios, libro de
visitas inspecciones, etc.

4) Trámites varios
  Subvenciones, licencias, permisos, etc.

5) Atención al cliente
 Recepción de llamadas y pedidos
 Atención al público
 Programas / aplicaciones: Programas de gestión (contabilidad, facturación, etc.)

Departamento Financiero 

Este tiene la función de ocuparse de las responsabilidades económicas de la empresa. Así

mismo, su principal función es la de realizar los pagos a los que está obligada la propia
empresa, así como la gestión de las partidas de gastos e ingresos que tiene la misma. 

Se encarga de conseguir financiación para las necesidades de la empresa inversiones o

circulante, planifica para que ésta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos puntualmente y
tenga una situación patrimonial saneada, es decir, un balance solvente, y controla que la
actividad resulte rentable.

Funciones del departamento financiero

Las funciones del departamento financiero son todas las tareas que recaen sobre este
departamento:

 Planificación y elaboración de presupuestos: Los presupuestos son los documentos

que establecen la relación entre los gastos y los ingresos de la actividad de la empresa,
por lo que constituyen el documento principal de la situación económica y financiera
de la compañía. 
 Elaborar el modelo de organización financiera: Otra de las funciones del
departamento financiero es la de elaborar un modelo financiero que será el que se
aplique en la empresa. Es decir, este será el modelo o prototipo económico que se
aplicará en la actividad de la empresa, y que será el que quedará reflejado
posteriormente en los presupuestos.
 Pagos de las nóminas de los trabajadores: Aunque se considera una parte de la
gestión del gasto dentro del presupuesto, los pagos se deben realizar de forma
 periódica y, en muchos casos, no se ejecutan de forma automática, sino que es el
departamento financiero quien lo lleva a cabo.

Departamento de facturación

El departamento de facturación es el más importante de la empresa, ya que aquí se

preparan y confeccionan las facturas para de esta manera materializar y documentar los
ingresos de la empresa. Además se reciben, examinan y se aceptan o rechazan las facturas
recibidas en función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en
materia de facturación.

En esta área se atiende también al archivo de documentos, la correspondencia de e-

mails, se hacen los pedidos a las delegaciones, entre otras tareas imprescindibles.

Funciones del departamento de facturación

 Emitir y distribuir facturas

 Tramitar nuevos contratos y ventas
 Colaborar con otros departamentos para garantizar la exactitud de la facturación
 Atender quejas y consultas de clientes
 Llevar un registro de las cuentas por cobrar y las transacciones
 Ayudar con las conciliaciones de cuentas de clientes
 Preparar y presentar informes analíticos
 Colaborar en auditorías y depuraciones de cuentas mensuales y trimestrales
 Solucionar cualquier problema o error

Es importante señalar que cada departamento cuenta con el personal necesario para
desempeñar las tareas correspondientes sin más impedimentos que los qie ocasiona el actual
proceso de facturación.

Sugerir acciones que permitan optimizar el proceso de facturación de la Constructora

Chepeanoli 21 C.A. de Anaco estado Anzoátegui.
 Bajo el sistema actual de trabajo de la Constructora Chepeanoli 21 C.A., se puede
evidenciar que no cuenta con sistemas integrados que automaticen sus operaciones, incluso
parte del procesamiento de información se realiza de manera manual utilizando archivos
Excel; además, el equipo informático se reduce a equipos de escritorio y de impresión que
permiten el desempeño de sus labores diarias bajo un rango medio de trabajo y no existe una
política adecuada para el manejo y protección de la información de la empresa.

El trabajo de investigación es analizado a través del valor teórico, práctico y científico,

pues todo trabajo se realiza con un propósito, en este caso la problemática se ve representada
por los costos administrativos que tiene la empresa en sus operaciones comerciales; en donde
el esquema de facturación electrónica es presentado como un mecanismo innovador y
tecnológico que brinda apoyo para una mejor control a nivel organizacional, produciendo un
fácil acceso a la información, lo que implica una mejor agilidad en las transacciones del
contribuyente y un mayor control tributario para Administración fiscal

El uso generalizado de la tecnología y lo complejo de las economías hace cada vez más
urgente la importancia de disponer de nuevos esquemas, como el de la facturación electrónica,
estructurada en base a los requerimientos legales establecidos para tal fin, cuya propuesta de
implementación, ha sido promovida por la investigadora, apunta no solamente para estar a la
vanguardia de un proceso técnico sino más bien por los beneficios que aporta, ya sea a nivel
tecnológico como de control, cuyo efecto se manifiesta en un ahorro para la empresa y los
usuarios de los servicios de la Constructora Chepeanoli 21 C.A., motivando al comercio a ser
más competitivo y creando un impacto positivo en el cumplimiento de las obligaciones
fiscales y por ende en su recaudación.

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

En el presente trabajo de investigación se analizaron los procesos que realiza la unidad

de facturación de la Constructora Chepeanoli 21 C.A., para la emisión de los comprobantes o
facturas de los servicios prestados por la empresa. No obstante desde el punto de vista
adoptado por las autoras y utilizando como técnica la observación directa se debe señalar que
la unidad de facturación de la Constructora no cuenta con un manual de procedimientos, las
actividades las realiza de una manera empírica, debido a la rutina diaria del trabajo. Este
hallazgo coincide con lo investigado por las autoras en las fuentes bibliográficas y
documentales, donde se establecen propósitos para la mejora continua de los procesos del área
de facturación, por cuanto este departamento constituye un pilar fundamental dentro de la
funcionalidad de la empresa, se plantean el desarrollo de sugerencias estratégicas para la
actualización constante del proceso de facturación.

Para la realización de cada uno de los objetivos planteados se utilizaron diferentes

técnicas e instrumentos: Para la realización del primer objetivo se utilizó la observación
directa ya que a través de ella se lograron visualizar cada una de las áreas que conforman el
departamento de facturación de la empresa. En el desarrollo del segundo objetivo evaluación
de los procesos de facturación se utilizaron la observación directa y la entrevista, ya que
después de visualizada cada área se realizaron inspecciones y preguntas al personal de la
empresa, logrando detectar que los reportes no son enviados a tiempo, o simplemente o en su
efecto son enviados con errores, todos estos detalles afectan mucho en la realización de la
factura, o la facturación a destiempo, teniendo en cuenta que cualquier error en la confección
de la factura supone un problema de cobro, se puede alegar que el desconocimiento de este
servicio por parte del personal, se dé por el constante cambio de personal dentro de la
empresa, o también por la falta de capacitación o socialización del trabajo que se realiza
dentro de ella.

Tomando en consideración todo lo planteado se optó por desarrollar una serie de

planteamientos estratégicos sobre los procesos de facturación con el propósito de mejorar los
procesos actuales y por consiguiente elevar el rendimiento productivo y financiero de la
empresa, a través de un análisis cualitativo de los procesos existentes las autoras logran
establecer que el área de facturación de la empresa es una de las más importantes, porque
mediante la expedición de las facturas se materializan y documentan los ingresos de la
empresa y, porque tiene la importante labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las
facturas recibidas en función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la
normativa en materia de facturación, mejorar la comunicación entre departamentos mejoraría
notablemente el proceso.
 Este análisis permite a las autoras plantear la necesidad de automatizar el departamento
de facturación, con el propósito de tener un mayor alcance en cuanto a la información
recopilada y mayor rapidez en los procesos de facturación, además de que este sistema le
permitirá a la empresa almacenar de mejor manera las facturas evitando los problemas que
anteriormente se mencionaron, también se podrán enviar de manera electrónica por correo, a
los clientes. Este tipo de proceso permitiría a la empresa tener almacenadas de manera digital
las facturas lo que le permitirá tener fácil acceso a toda la información y así poder realizar los
balances contables con mayor fiabilidad y exactitud, por consiguiente, la empresa tendrá una
mejor visión de sus actividades económicas.esis.pdf
 CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Una vez cumplido con el desarrollo de los objetivos trazados que dan respuesta a la
problemática planteada por la empresa referente al análisis de los procesos de facturacion, se
establecen las siguientes conclusiones:

1. Una vez realizado el análisis de los procesos generados en la facturación de servicios y

productos en la Constructora Chepeanoli 21 C.A., se concluye que: la unidad de facturación
no cuenta con un manual de procedimientos para la facturación de los servicios que brinda la
empresa, la falta de un manual ocasiona que las actividades que se realizan no sean claras y
esto muchas veces genera dudas en la aplicación de las tarifas al momento de generar las
facturas.

2. Según los resultados de la investigación, se pudo evaluar los procesos de facturación usados
por la Constructora Chepeanoli 21 C.A., y se pudo constatar que presentan muchas
deficiencias como la falta de comunicación entre los departamentos que envían información
para la facturación, la falta de capacitación, los procesos que se realizan para la facturación de
mercancías es manual a través de un formato de Proformas, que no cumple los requisitos
necesarios para darle validez legal a la factura emitida por la empresa.

4. El medio que utilizan para enviar los reportes o informes es muy diversa, no existe un
formato fijo y especifico en el cual todos los departamentos puedan registrar y trabajar de una
manera coordinada.

5. El software que se utiliza no cumple con las exigencias de la unidad de facturación, por
cuanto no todos los servicios brindados por la empresa se reflejan de manera automática en el
sistema. Gran parte de las proformas que genera la unidad de facturación, se realizan de
manera manual al sistema interno, esto ocasiona pérdida de tiempo y posibles errores en la
digitación de la información.
Recomendaciones

1. Se debe desarrollar un proyecto que tenga como objetivo crear un manual de

procedimientos para la facturación, con la finalidad de poseer documentación única y oficial
que servirá de apoyo a los empleados en el desarrollo de sus responsabilidades diarias en la
unidad de facturación. Comprar los equipos tecnológicos necesarios para una facturación
efectiva y eficiente.

2. Llevar a cabo una facturación electrónica eficaz y eficiente depende en gran medida de las
herramientas que se utilizan, es decir, se debe contar con el recurso tecnológico adecuado. El
software que se utilice debe aportar todas las exigencias de la unidad de facturación y que
brinde las seguridades necesarias para la liquidación automática de los servicios. Por tal
motivo se hace necesaria la integración de un sistema informático, que este en línea con los
demás departamentos, para que estos ingresen los reportes, de esta manera se optimizará
tiempo, ahorro de recursos materiales, recursos económicos y sobre todo se evitaría mucho los
errores del envió de la información física.

3. Es importante destacar que la propuesta en este proyecto es tan sólo un primer paso hacia la
mejora parcial de los procesos de facturación; en mediano plazo, una vez logrado la
implementación de los cambios propuestos, se podría evaluar el desempeño de las mejoras
aplicadas y reafirmar más los procesos de facturación.

5. Esta tesis deja abierta la necesidad de seguir abordando el tema de estudio a futuras
investigaciones, desde el enfoque análisis y mejoramiento de procesos.