Instructivo Secop 2

Cód.
IN-ADQU-013 Instructivo
IN-ADQU Instructivo manejo plataformas SECOP I - SECOP II
Versión. 11 y TVEC.
INSTRUCTIVO MANEJO PLATAFORMAS SECOP II y TVEC
El presente instructivo tiene como objetivo dar claridad sobre algunos temas que se deben tener en cuenta para la operación del
proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en el marco de la implementación del SECOP II y TVEC y algunos aspectos
aclaratorios para la transición de SECOP I a SECOP II.
Los temas a tratar en este instructivo darán claridad a los gestores sobre el uso del módulo del sistema de Seguimiento a la
contratación (SAP), la documentación y publicación de documentos en SECOP II y TVEC, la creación y conformación del expediente
contractual, entre otros.
Los usuarios deben garantizar que los procesos contractuales, se adelanten simultáneamente en la Plataforma de Colombia Compra
Eficiente que le aplique, en el Sistema de Seguimiento a la Contratación del Municipio de Medellín (SAP) y el Expediente
Contractual.
Así mismo los gestores del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios del Municipio de Medellín, pueden consultar los manuales
y guías establecidos por Colombia Compra Eficiente publicados en la página web https://www.colombiacompra.gov.co
GLOSARIO
Acuerdo Marco: contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la
provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones
establecidas en éste.
Documento electrónico: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos
o similares.
Equipo de trabajo: son los usuarios asociados a los diferentes procesos de contratación que se adelantan a través del SECOP II;
éste se encuentra conformado por los usuarios con rol aprobador, jurídico, técnico, logístico, supervisor y administradores de la
plataforma.
Grandes superficies: establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones
financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
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Centro Administrativo Municipal – CAM – Calle 44 No. 52 – 165
Línea Única de Atención a la Ciudadanía 44 44 144
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Medellín - Colombia
Cód. IN-ADQU-013 Instructivo
Orden de Compra: es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de vincularse a un instrumento de agregación de

demanda, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad
Compradora.
RFI (Request For Information): es la solicitud que envía una Entidad Estatal para obtener información sobre el mercado en la etapa
de planeación de un Proceso de Contratación.
SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública conformado por el conjunto de plataformas o soluciones tecnológicas
puestas a disposición del Sistema de Compra Pública por Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces.
SECOP II: es la nueva versión del SECOP para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a
Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores)
pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores
también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los Procesos y enviar
observaciones y Ofertas.
Tienda Virtual del Estado Colombiano: aplicativo que la Entidad Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las
Entidades Compradoras y de los Proveedores, a través del cual deben hacerse las transacciones de los instrumentos vigentes.
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INDICE DE TEMAS
TEMA 1: PROCESOS CONTRACTUALES EN SECOP II

1.1. SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA INVERSA
1.2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
1.3. CONCURSO DE MÉRITOS
1.4. LICITACIÓN PÚBLICA
1.5. LICITACIÓN OBRA PUBLICA
1.6. MÍNIMA CUANTÍA
1.7. CONTRATACIÓN DIRECTA Y REGIMEN ESPECIAL SIN OFERTAS
1.8. CONTRATACIÓN DIRECTA (CON OFERTAS)
1.9. RÉGIMEN ESPECIAL CON OFERTA
1.10. CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE COMODATO CUANDO EL MUNICIPIO ES EL COMODANTE
1.11. CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CUANDO EL MUNICIPIO ES EL ARRENDADOR
1.12. PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS ELECTRÓNICOS
1.13 PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS FÍSICOS
1.14. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN PLATAFORMA
1.15. PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS
1.16 FLUJOS DE APROBACIÓN
TEMA 2: PROCESO CONTRACTUAL EN TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO – TVEC:

2.1. ACUERDO MARCO DE PRECIOS
2.2. COMPRA EN GRAN ALMACEN
2.3. AGREGACIÓN DE DEMANDA
2.4. ASPECTOS GENERALES DE MODIFICACIONES A LA ORDEN DE COMPRA
TEMA 3: DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO SECOP II

TEMA 4: PUBLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES SECOP I, SECOP II y TVEC.
TEMA 5: EXPEDIENTE CONTRACTUAL SECOP I, SECOP II y TVEC.
TEMA 6: INGRESO DE LA INFORMACIÓN DEL PROPONENTE – SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN SAP
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DESARROLLO DE LOS TEMAS
TEMA 1: PROCESOS CONTRACTUALES EN SECOP II:
Para iniciar se debe tener en cuenta que los estudios previos y demás documentos deben elaborarse según está establecido en el
proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, aprobando las actividades en SAP.
Los procesos de Contratación Directa y Régimen Especial sin oferta se publican con el número del estudio previo sin anteponer
ceros, este se toma del Sistema de Seguimiento a la Contratación en SAP y para las demás modalidades de selección con el
número de la solicitud de pedido sin anteponer los ceros.
A continuación se presentan las diferentes acciones contractuales que deben surtirse en las etapas de un proceso contractual en la
plataforma SECOP II, por modalidad:
ACTIVIDADES PREVIAS:
 Cada Secretaría interesada, debe solicitar la creación de la necesidad mediante el FO-ADQU-147 acta del Comité Interno
de Planeación a la Subsecretaría de Planeación y Evaluación (en éstas actas se realiza la designación del técnico de cada
proceso).
 La Subsecretaría de Planeación y Evaluación deberá validar inmediatamente si el técnico tiene usuario SAP y si se encuentra
creado en la tabla 235 con el fin de evitar retrasos al momento de crear el estudio previo. De igual forma si se trata de un
proceso de convocatoria abierta, validar que ya cuente con usuario en SECOP II.
 La Subsecretaría de Planeación y Evaluación, luego de aprobar la necesidad, procede a crearla en el plan de compras en
SAP y solicita, mediante correo electrónico, a la Subsecretaría de Selección y Gestión de Proveedores (Técnicas
administrativas) la designación del CEEC y creación de estudio previo conforme al mes de compra descrito en la necesidad.
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 La Subsecretaría de Selección y Gestión de Proveedores valida que la información de la necesidad se encuentre coherente
(Modalidad y causal, mes de compra, fecha de inicio de ejecución y competencia para contratar) y si está correcta procede a
designar el rol logístico y jurídico y a crear el estudio previo. Esta información se entrega a la Subsecretaría de Planeación y
Evaluación contestando el correo enviado por ellos con la solicitud. Si se presenta alguna inconsistencia en la información,
ésta se reporta igualmente por correo electrónico para su revisión y corrección.
 Se notifica a cada integrante del CEEC desde SAP.
 Se inicia proceso en SAP.
 Se crea equipo en SECOP II: El Técnico Administrativo de la Subsecretaría de Selección o el designado por cada Secretaría,
crea el equipo previa solicitud del logístico vía correo electrónico una vez se agoten las etapas previas en SAP (aprobación
de actividades). Se valida con Planeación que los roles ya estén creados en SECOP II.
 El logístico, valida que el Comité de Estructuración y Evaluación, si quede incluido en el equipo de trabajo de SECOP II y
crea el proceso.
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1.1. SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA INVERSA
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA

ACTIVIDAD ACCIÓN QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE RESULTADO
CONTRACTUAL
Aprobación de Elaborar el Estudio Previo al inicio del proceso en SECOP II, Servidores y/o Estudio Previo creado y aprobado por el
actividades en Previo en el deben estar aprobados los Estudios contratistas con rol CEEC.
SAP Sistema de Previos y todos sus anexos en el Sistema Logístico, Técnico y
Seguimiento de de Seguimiento a la Contratación de SAP Abogado del Comité de DE-ADQU-007 Guía para elaborar
SAP con todos sus por todos los integrantes del Comité de Estructuración y Estudios Previos.
anexos y Estructuración y Evaluación Contractual Evaluación IN-ADQU-006 Instructivo Elaboración
aprobación de (Incluye soporte presupuestal: CDP o Contractual. Estudios Previos en SAP.
actividades. Vigencia futura, según sea el caso). DE-ADQU-012 Guía para la elaboración
de especificaciones técnicas.
FO-ADQU-128 Análisis del Sector
Económico.
FO-ADQU-001 Estudios Previos.
Disponibles en Eureka, link:

https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
et?
NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
bf0b88bf1e648d58a49
Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
Matrices de Riesgo Previsible.
Hefesto - Aplicativo para el análisis de
requisitos de capacidad financiera y
organizacional.
Elaborar la Elaborar la SP y Elaborar la SP y etapa precontractual. Se Auxiliares crean SP. SP y Etapa Precontractual creadas.
Solicitud de etapa deben tener en cuenta las aprobaciones
Pedido (SP) y precontractual. en tiempo real que continúan en el Apoyo administrativo
Etapa Sistema de Seguimiento de SAP. (Técnicos o Auxiliares)
Precontractual en crean Etapa
el Sistema de Precontractual.
Seguimiento a la
Contratación de
SAP
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CONTRACTUAL
Revisión de las Revisar que la Los siguientes aspectos de la futura Servidor y/o contratista Plan anual de adquisiciones SECOP II y
necesidades necesidad contratación deben coincidir tanto en el con rol de Técnico del plan de compras del sistema de
contractuales en registrada en el PAA publicado en el SECOP II, como en el Comité de seguimiento a la contratación de SAP
el PAA SECOP II PAA publicado en Plan de Compras que reposa en el Estructuración y alineados.
y Plan de SECOP II, coincida Sistema de Seguimiento a la Contratación Evaluación
Compras con la necesidad de SAP: código UNSPSC, objeto, fecha de Contractual. IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
registrado en establecida en el inicio esperada, duración prevista, causal adquisiciones.
SAP Plan de Compras de contratación y valor. Subsecretaría de
que reposa en el En caso de que se deba crear o modificar Planeación. FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
Sistema de la necesidad en el PAA registrado en adquisiciones.
Seguimiento a la SECOP II, se debe requerir mediante
Contratación de correo electrónico FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
SAP. soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo Planeación.
de soporte en SECOP II de la
Subsecretaría de Planeación y Evaluación
de la Contratación para el efecto.
En caso de que se deba modificar el PAA

del Sistema de Seguimiento a la
Contratación de SAP, se debe realizar la
respectiva gestión de acuerdo con el
documento IN-ADQU-012 Lista de
necesidades de adquisiciones.
El técnico debe aprobar la actividad en

SAP “Verificar que la información de
necesidad este igual en PAA de SECOP II
y en SAP”, cuando la necesidad tenga
datos idénticos en ambos sistemas.
El rol logístico sólo inicia la creación del

proceso en el SECOP II una vez se
encuentre la actividad aprobada en SAP.
Creación del Crear el equipo de Posterior a la creación de la Etapa Servidores de apoyo Flujos de aprobación y equipo de trabajo
equipo de trabajo trabajo en la Precontractual en SAP, se debe configurar administrativo con accesos al manejo del proceso objeto
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CONTRACTUAL
en SECOP II plataforma de el equipo de trabajo en la plataforma (Técnicos o Auxiliares). de contratación creados.
SECOP II. SECOP II, con los respectivos accesos de
acuerdo con el perfil de cada usuario; así
mismo, se deben estructurar los flujos de
aprobación que sean requeridos para el
desarrollo de las diferentes etapas
precontractuales.
Creación, Crear, estructurar y Diligenciar los formularios que integran el Servidor y/o contratista Documento cargado en la sección de
estructuración y publicar el proyecto pliego de condiciones electrónico en el con rol Logístico del "Documentos del Proceso" del pliego
publicación del de pliego de SECOP II, y adjuntar los documentos Comité de electrónico. No se imprimen, ni se firman.
proyecto de condiciones anexos. Estructuración y
pliego de electrónico en la Evaluación Estudio Previo: Se carga como anexo
condiciones plataforma Tenga en cuenta que la información del Contractual. (Generado en PDF de SAP).
electrónico del transaccional del contrato (Tipo, justificación y duración
proceso y cargue SECOP II y cargar estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado en
de los los documentos del “Información general” no se podrá PDF de SAP).
documentos del proceso: modificar después de guardar y continuar
proceso al formulario 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
- Estudio previo Disponibles en Eureka, link:
- CDP En el formulario 2 “Configuración” deberán https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
- Matriz de riesgo seleccionar si la destinación del gasto es et?
- Análisis de funcionamiento o inversión. Cuando el NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
requisitos de proceso tiene proyectos de inversión y bf0b88bf1e648d58a49
capacidad funcionamiento, se selecciona el de mayor Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
financiera y porcentaje de participación. Matrices de Riesgo Previsible
organizacional.
- Estudio del sector. En el campo “Fuente de los Recursos” se Análisis de requisitos de capacidad
- Ficha Técnica. deberá registrar en una o varias opciones financiera y organizacional: Se carga
- Aviso de el origen de los recursos del proceso de como anexo.
convocatoria. contratación, según su distribución. Disponibles en Eureka, link:
- Pliego de https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
Condiciones. Cuando se trate de Recursos Propios, se et?
-Análisis de deberá escoger la opción que dice NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
indicadores. Recursos Propios (Alcaldías, bf0b88bf1e648d58a49
Gobernaciones y Resguardos Indígenas). Hefesto - Aplicativo para el análisis de
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CONTRACTUAL
Cuando se registren estos valores, la requisitos de capacidad financiera y
plataforma validará que la sumatoria sea organizacional.
igual al valor indicado como presupuesto
oficial del proceso de contratación en el Estudio del Sector: FO-ADQU-128
campo “Valor estimado”. Análisis del Sector Económico
Cuando haya diligenciado totalmente el Ficha Técnica: FO-ADQU-023 Ficha

pliego electrónico de clic en el botón “Ir a Técnica Subasta Inversa
publicar”. La plataforma habilita la ventana
emergente en la cual se visualiza el flujo Aviso de Convocatoria: FO-ADQU-014
de aprobación, de clic en “Confirmar” y Aviso Convocatoria Pública.
una vez se hayan surtido todas las
aprobaciones, de clic en “Publicar”. A FO-ADQU-257 Pliego de Condiciones -
partir de este momento, SECOP II habilita Subasta Inversa SECOP II: Documento
el envío de observaciones al proyecto de que contiene la información específica del
Pliego. proceso de contratación que no está
incluida en el pliego electrónico y los
NOTA: Tenga en cuenta que la anexos a diligenciar por parte del
aprobación de cada etapa del proceso por Proveedor. No se debe duplicar la
parte del CEEC a través de los flujos de información en documentos anexos
aprobación, se entiende como el visto respecto al pliego electrónico.
bueno para ejecutar cada acción
contractual en plataforma.
Observaciones al Responder las Para generar esta acción contractual, La formulación de la Respuesta a las observaciones
borrador del observaciones ubique el módulo “Observaciones” del respuesta, dependerá presentadas por los diferentes
pliego de allegadas por los expediente. del tema objeto de proponentes interesados en el proceso de
condiciones proponentes al observación por parte selección.
electrónico borrador del pliego Todas las observaciones se deben del proponente
de condiciones responder a través de la plataforma (jurídico, técnico, FO-ADQU-054 - Respuesta a
electrónico y sus SECOP II, independiente del medio por el financiero); en todo Observaciones al Proyecto de Pliego.
anexos. cual se reciban. caso, todos los
integrantes del CEEC
Todas las observaciones que se alleguen deberán analizar y
se deben transcribir y consolidar con las aprobar dicha
respectivas respuestas en el documento respuesta.
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CONTRACTUAL
dispuesto para tal fin, el cual debe ser
publicado a través de la sección de La consolidación de la
“Observaciones”, con el fin de soportar la respuesta, sin firma,
trazabilidad e histórico en el proceso de estará a cargo del
contratación y permitir su visualización a Servidor y/o contratista
los terceros, garantizando su publicidad. con rol Logístico del
Comité de
En caso de recibir observaciones por el Estructuración y
módulo de “Mensajes”, se debe crear un Evaluación
mensaje público informando que la Contractual.
respuesta se encuentra en el módulo de
observaciones en el archivo consolidado.
Actualización y Actualizar el Para actualizar el borrador del pliego de Servidores con rol de Pliego electrónico definitivo con sus
Publicación del borrador del pliego condiciones, haga clic en el botón Abogado, Técnico y respectivos documentos anexos
Pliego de condiciones con “Finalizar etapa de planeación” ubicado en Logístico que integran ajustados, según sea el caso.
electrónico base en las el expediente electrónico del proceso. Se el Comité de
Definitivo observaciones debe tener en cuenta que para adelantar Estructuración y FO-ADQU-257 Pliego de Condiciones -
recibidas y demás esta acción contractual, se deben haber Evaluación Subasta Inversa SECOP II
consideraciones del contestado todas las observaciones Contractual.
CEEC. recibidas y el cronómetro de presentación Acto que ordena la apertura del proceso,
de las mismas debe estar en cero. debidamente firmado por el Delegado
Contractual y pliego de condiciones
El Formato de Pliego Definitivo y los definitivo publicado.
diferentes formularios del pliego
electrónico deben actualizarse de acuerdo FO-ADQU-050 Resolución de Apertura.
con las observaciones recibidas y demás
consideraciones del CEEC para ser
publicado.
Adicionalmente debe adjuntar en el

formulario “Documentos del proceso” del
pliego electrónico el acto administrativo
que ordena la apertura del proceso. La
Resolución de Apertura debe estar
suscrita por el Delegado Contractual,
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CONTRACTUAL
previa revisión y aprobación del Líder de
Programa.
Luego dé clic en el botón “Ir a publicar”. La
plataforma habilita la ventana emergente
en la cual se visualiza el flujo de
aprobación, de clic en “Confirmar” y una
vez se hayan surtido todas las
aprobaciones, de clic en “Publicar”; a partir
de este momento, SECOP II habilita el
envío de ofertas al proceso y empieza a
correr el cronómetro en cuenta regresiva
que llega a cero el día y la hora del cierre.
Expedición de Modificar el Pliego Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol de Expedición de adenda, suscrita por el
adendas de Condiciones cronograma del proceso, la Entidad puede Abogado, Técnico y Delegado Contractual, y modificación de
electrónico realizar adendas al pliego de condiciones Logístico que integran los pliegos electrónicos en plataforma,
definitivo, mediante electrónico; para el efecto debe ingresar a el Comité de según sea el caso.
adenda. “Modificaciones/Adendas” módulo ubicado Estructuración y
en el expediente electrónico del proceso Evaluación FO-ADQU-010 Adenda.
de Contratación. Contractual.
Tenga en cuenta que en una misma

adenda puede modificar varias secciones
del Pliego de Condiciones.
Al finalizar las modificaciones del pliego

electrónico en plataforma, recuerde
redactar la justificación y haga clic en el
botón “Realizar modificación”. Luego de
aprobada la adenda mediante el flujo de
aprobación, haga clic en el botón “Aplicar
modificación” para publicarla y ejecutar los
cambios realizados previamente en los
formularios del Pliego electrónico.
Es de aclarar que la adenda debe ser
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CONTRACTUAL
suscrita por el Delegado Contractual y
publicada en el formulario “Documentos
del proceso”.
NOTA 1: si una vez realizado el cierre del

proceso se requiere modificar el
cronograma en plataforma, la adenda
debe ser publicada a través del módulo
“Mensajes”, como mensaje público.
NOTA 2: cuando la adenda modifique un

archivo de los Documentos del Proceso,
no se debe eliminar ningún archivo de la
sección “Documentos del proceso”, se
debe cargar el documento actualizado sin
eliminar ningún documento.
NOTA 3: cuando se trate de realizar

modificaciones al pliego electrónico las
cuales son actualizaciones a los
formularios electrónicos para subsanar un
error de digitación, las mismas se pueden
realizar en la plataforma sin necesidad de
expedir un documento físico de adenda
firmado.
NOTA 4: cuando ya se hayan recibido

ofertas en el procesos de contratación y se
realiza una modificación/adenda, se debe
informar a los proponentes a través de la
sección de Mensaje público que deben
aplicar la modificación/adenda creada y
deben seguir el procedimiento definido por
CCE para estos casos para así poder
seguir participando en el proceso de
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CONTRACTUAL
contratación.
NOTA 5: Si la Adenda modifica el valor del

presupuesto, después de publicar la
Adenda, deberán ingresar al Pliego
electrónico y por “Opciones”, ingresan a
“Editar información” para actualizar los
valores en la fuente de los recursos y el
CDP con el nuevo valor, después de
actualizarlos debe “Guardar” y “Finalizar”.
Presentación de Generar y publicar Una vez cumplida la fecha de cierre del Servidor y/o contratista Acto de cierre “lista de oferentes”
ofertas (Cierre acta de Cierre “lista proceso, el SECOP II permite abrir las con rol de Abogado, publicado en SECOP II.
del proceso) de oferentes”. ofertas; para el efecto accione el botón Técnico y Logístico que
“Apertura de ofertas” de la sección “Lista integran el Comité de
Apertura de de ofertas”, con el fin de generar la Estructuración y
sobres: apertura del sobre habilitante y técnico. Evaluación
requisitos Contractual.
habilitantes y Acto seguido, el SECOP II muestra un
técnicos de cada panel con el sobre del Proceso, haga clic
uno de los en “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.
oferentes
Finalmente, debe publicar el acta de cierre
que genera automáticamente la
plataforma, haciendo clic en el botón
“Publicar/Actualizar lista de oferentes”,
luego confirme dicha publicación.
Publicar las Publicar las ofertas. En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o contratista Ofertas publicadas.
ofertas “LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón con rol Logístico y
“Abrir panel”. Ubíquese en la parte Abogado del Comité de
superior derecha, de clic en el botón Estructuración y
“Publicar ofertas”, y verifique desde la Evaluación
vista pública que en efecto hayan sido Contractual.
publicadas las ofertas.
El abogado debe verificar en cada una de
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CONTRACTUAL
las ofertas la solicitud de confidencialidad
sobre los documentos aportados por el
proponente y aceptarla o rechazarla,
según sea el caso, para garantizar que la
propuesta se publique en su totalidad.
Evaluación Verificar los Para la verificación de las ofertas, diríjase Servidores con rol de
documentos a la sección “Lista de ofertas” del Abogado, Técnico y
inherentes a las expediente; el SECOP II muestra todas las Logístico que integran
ofertas recibidas. ofertas recibidas en el Proceso de el Comité de
Contratación. En caso de haber Estructuración y
estructurado el Proceso por lotes, SECOP Evaluación
II indica a qué lote corresponde cada Contractual.
oferta.
En dicha sección puede validar y

descargar las ofertas enviadas por los
proponentes, con el fin de generar la
verificación y evaluación por parte del
CEEC.
Verificar garantía La verificación y aprobación de la garantía Servidor y/o contratista Aprobación de la garantía de seriedad de
de seriedad de la de seriedad de la oferta se realiza a través con rol de Abogado del la oferta.
oferta. del SECOP II con todos los documentos Comité de
que el proveedor aportó en la oferta Estructuración y
entregada en forma transaccional. Evaluación
Contractual.
Publicación del Publicar el Informe En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o contratista FO-ADQU-037 Informe verificación
Informe de de verificación de debe crear un informe proceso de con rol Logístico del Requisitos Habilitantes - Subasta
verificación de requisitos selección para cada lote, ya que si se Comité de
requisitos habilitantes y genera un sólo informe la plataforma de Estructuración y
habilitantes y técnicos definitivo. manera automática creará en la Evaluación
técnicos funcionalidad “INFORMES PROCESO DE Contractual.
SELECCIÓN” la evaluación y adjudicación
independientemente del número de lotes
que tenga el proceso de contratación. Al
crear por cada lote un informe proceso de
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selección se debe indicar el lote que aplica
para cada informe.
Nota: Si el informe de verificación a
publicar consolida todos los lotes se
deberá publicar el mismo para cada lote.
En el formulario “INFORMES PROCESO

DE SELECCIÓN”, ubicado en el
expediente electrónico de clic en el botón
“Crear”. En la segunda sección “Informes”
de clic sobre el botón “Opciones” y luego
en “Anexar”. Se habilita una ventana
emergente para adjuntar el Informe de
Verificación y una vez cierre esta ventana,
en el campo “Fecha y hora límite para
recibir observaciones al informe” se debe
definir 1 minuto para que las
observaciones y documentos requeridos
para subsanar se reciban por la sección
de mensajes y puedan ser agregados a la
oferta.
No olvide indicar en el Informe de
Verificación el plazo para subsanar y que
los documentos únicamente serán
recibidos a través de la sección
“Mensajes”.
Finalice este paso dando clic en el botón
“Publicar”.
Verificar los Verificar los El Comité de Estructuración y Evaluación Servidores con rol de Documentos subsanados agregados a las
documentos documentos Contractual debe verificar los documentos Abogado, Técnico y ofertas presentadas por los proveedores.
subsanados allegados por los allegados por los proponentes y Logístico que integran
proponentes y agregarlos a la oferta por medio del botón el Comité de
agregarlos a la “Agregar documento a la oferta” que Estructuración y
oferta. aparece bajo los documentos anexos Evaluación
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CONTRACTUAL
enviados por el proveedor, de esta manera Contractual.
se pueden visualizar en la oferta del
proveedor desde el perfil de la entidad.
Estos documentos adicionales, solo

podrán visualizarse en vista pública en la
sección de mensajería del proceso.
Responder las Responder las Para consultar las observaciones La formulación de la Respuesta a observaciones generadas al
observaciones observaciones recibidas, vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta, dependerá informe final de verificación y evaluación
recibidas al generadas por los del tema objeto de de requisitos habilitantes.
informe de proponentes al Todas las observaciones se deben observación por parte
verificación informe de transcribir y consolidar con las respectivas del proponente FO-ADQU-052 Respuesta a
verificación. respuestas en el documento dispuesto (jurídico, técnico, Observaciones al Informe.
para tal fin, el cual se debe publicar a financiero); en todo
través de mensaje público, con el fin de caso, todos los
soportar la trazabilidad e histórico en el integrantes del CEEC
proceso de contratación y permitir su deberán analizar y
visualización a los terceros, garantizando aprobar dicha
su publicidad. respuesta.
Al final del formato para dar respuesta a La consolidación de la

las observaciones encuentra el espacio respuesta, sin firma,
para dar cuenta de los documentos estará a cargo del
subsanados por cada proponente, para Servidor y/o contratista
elaborar nuevamente la evaluación de los con rol Logístico del
requisitos habilitantes y para establecer Comité de
los proponentes que quedaron habilitados Estructuración y
para la Subasta. Evaluación
Contractual.
Habilitar o excluir Habilitar o Excluir Ubique el formulario “LISTA DE Servidor y/o contratista Proponentes que cumplen con los
los proponentes los proponentes OFERTAS” en el expediente electrónico y con rol Logístico del requisitos habilitantes y técnicos
en el sobre para la apertura del de clic en el botón “Abrir panel”. Comité de habilitados en plataforma.
habilitante y sobre económico. Estructuración y
técnico Una vez visualice las ofertas, de clic en el Evaluación
botón “Admitido” o “Excluido” frente a cada Contractual.
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CONTRACTUAL
proveedor según sea el caso. En el evento
de realizar la exclusión de una oferta,
debe accionar el botón “Incumplimiento”,
para diligenciar la razón de la exclusión.
Acto seguido debe confirmar esta acción

contractual en plataforma, dando clic en el
botón dispuesto para ello (“Confirmar”).
Ver Guía Selección Abreviada con
Subasta en el SECOP II.
Apertura del Realizar apertura El sobre económico sólo podrá Servidor o contratista Proponentes que pueden participar en la
sobre del sobre aperturarse pasada la fecha y hora con rol Logístico del subasta habilitados en plataforma.
económico. económico. establecida en el cronograma del proceso. Comité de
Estructuración y
Ubique el formulario “LISTA DE Evaluación
OFERTAS” en el expediente electrónico y Contractual.
de clic en el botón “Abrir panel”.
Los demás integrantes
Ingrese al sobre económico, haga clic en del Comité de
“Iniciar” y luego en “Abrir sobres”, espere Estructuración y
unos minutos para que la información sea Evaluación Contractual
desencriptada. deberán estar
presentes al momento
Una vez pueda acceder a la información de la apertura de
del sobre económico, verifique el sobres económicos.
cumplimiento de las condiciones de la
oferta aportada por cada proponente.
En función de los resultados de la

evaluación económica, el logístico deberá
confirmar la exclusión y la admisión de los
Proponentes para que puedan participar
en la subasta. Una vez realizada esta
acción deberá dar clic en el botón
“Confirmar”.
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CONTRACTUAL
En caso de que después de la apertura del

sobre económico algún proponente supere
el presupuesto oficial, deberá dejarse claro
la causal de rechazo o eliminación en la
que incurre y notificárselo a través del
módulo “Mensajes”.
Recuerde que sólo los Proponentes cuyas

ofertas fueron marcadas como “Admitidas”
podrán participar en la subasta.
Ver Guía Selección Abreviada con

Subasta en el SECOP II.
Publicar las Publicar las ofertas. En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o contratista Ofertas publicadas.
ofertas después “LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón con rol Logístico del
de la apertura del “Abrir panel”. Ubíquese en el sobre Comité de
sobre económico económico, en la parte inferior derecha, de Estructuración y
y del evento de clic en el botón “Publicar/ Actualizar lista Evaluación
subasta. de oferentes” y luego en “Publicar Contractual.
ofertas”, y verifique desde la vista pública
que en efecto hayan sido publicadas las
ofertas con el contenido del sobre
económico abierto.
Adjudicar en Adjudicar en En caso de que el proceso tenga lotes y Servidor y/o contratista Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma plataforma SECOP un mismo proveedor sea el adjudicatario con rol Logístico del
SECOP II II de varios de ellos, para cumplir con la Comité de
directriz de generar un contrato por cada Estructuración y
lote que componga el proceso de Evaluación
contratación, se debe crear un informe de Contractual.
evaluación para cada lote que haya sido
adjudicado a un mismo proponente, ya
que si se genera un sólo informe de
evaluación, la plataforma de manera
automática creará un contrato para cada
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CONTRACTUAL
proponente, independientemente del
número de lotes que éste haya ganado.
Para adelantar la adjudicación en

plataforma ingrese al formulario “Informes
del proceso de selección” del expediente
electrónico, a la primera sección “Ofertas
en evaluación”.
Tenga en cuenta que para la selección del

proponente adjudicatario, debe escoger la
opción “Total” o “Parcial” frente a él, para
que la plataforma genere el valor por el
cual se va a celebrar el contrato.
En caso de elegir la opción “Parcial”, debe

ingresar el valor por el cual se va a
celebrar el contrato de forma manual.
Acto seguido debe accionar el botón
“Finalizar selección”.
Publicar la Acceda al formulario “INFORMES Servidor y/o contratista Resolución de Adjudicación firmada y
Resolución de PROCESO DE SELECCIÓN” ubicado en con rol Logístico del publicada en SECOP II.
Adjudicación en el expediente electrónico. En la segunda Comité de
plataforma SECOP sección “Informes” verificar que el título Estructuración y FO-ADQU-049 Resolución de
II. activo es “Informe de selección”. Se debe Evaluación Adjudicación
dar clic sobre el botón “Opciones” y luego Contractual.
emergente para adjuntar la Resolución de
Adjudicación, revisada, radicada y suscrita
por el Delegado Contractual.
Una vez cierre esta ventana, se activa el

botón “Publicar”, de clic en él y verifique
que en el expediente electrónico se haya
activado la opción “CONTRATOS”.
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CONTRACTUAL
Envío de Remitir información Remitir vía correo electrónico la Servidor y/o contratista Creación de Contrato Marco y Etapa
documentación al personal de información del proceso necesaria para con rol Logístico del Contractual.
para crear apoyo elaborar el Contrato Marco en el sistema Comité de
Contrato Marco y administrativo de seguimiento a la contratación de SAP. Estructuración y
etapa Contractual (Técnicos o Evaluación
Auxiliares) para Contractual.
adelantar Contrato
Marco y Etapa
Contractual. Se
debe tener en
cuenta las
aprobaciones en
tiempo real que
continúan en el
Sistema de
Seguimiento de
SAP.
Diligenciamiento Diligenciar módulo Ver Procedimiento para la legalización de Servidor y/o contratista Registro digital de la información del
módulo de de contrato. contratos, el cual se encuentra en el con rol de Abogado del contrato de SECOP II cuando el contrato
Contrato y presente instructivo. Comité de esté suscrito y escaneado para la
aprobación de Estructuración y publicación.
pólizas. Evaluación
Contractual. FO-ADQU-121 Contrato.
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1.2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA.
ACCIÓN
ACTIVIDAD QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE RESULTADO
CONTRACTUAL
Estudio Previo creado y aprobado por el
CEEC.
DE-ADQU-007 Guía para elaborar
Estudios Previos.
IN-ADQU-006 Instructivo Elaboración
Estudios Previos en SAP.
DE-ADQU-012 Guía para la elaboración de
Previo al inicio del proceso en SECOP II,
especificaciones técnicas.
Elaborar el Estudio deben estar aprobados los Estudios Previos Servidores y/o
Previo en el Sistema y todos sus anexos en el Sistema de contratistas con rol
Aprobación de Económico.
de Seguimiento de Seguimiento a la Contratación de SAP por Logístico, Técnico y
actividades en FO-ADQU-001 Estudios Previos.
SAP con todos sus todos los integrantes del Comité de Abogado del Comité de
SAP
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual Estructuración y Disponibles en Eureka, link:
de actividades. (Incluye soporte presupuestal: CDP o Evaluación Contractual. https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
Vigencia futura, según sea el caso). et?
bf0b88bf1e648d58a49
organizacional.
Elaborar la
Solicitud de
Auxiliares crean SP.
Pedido (SP) y
Elaborar la SP y etapa precontractual. Se
Etapa
Elaborar la SP y deben tener en cuenta las aprobaciones en Apoyo administrativo
Precontractual en SP y Etapa Precontractual creadas.
etapa precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de (Técnicos o Auxiliares)
el Sistema de
Seguimiento de SAP. crean Etapa
Seguimiento a la
Precontractual.
Contratación de
SAP.
necesidades necesidad registrada contratación deben coincidir tanto en el con rol de Técnico del plan de compras del sistema de
contractuales en en el PAA publicado PAA publicado en el SECOP II, como en el Comité de seguimiento a la contratación de SAP
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Plan de Compras que reposa en el Sistema
de Seguimiento a la Contratación de SAP:
código UNSPSC, objeto, fecha de inicio
esperada, duración prevista, causal de
contratación y valor.
En caso de que se deba crear o modificar la
necesidad en el PAA registrado en SECOP
II, se debe requerir mediante correo
electrónico
soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo
en SECOP II, de soporte en SECOP II de la alineados.
coincida con la Subsecretaría de Planeación y Evaluación
necesidad de la Contratación para el efecto. IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
Estructuración y
establecida en el adquisiciones.
el PAA SECOP II y Evaluación Contractual.
Plan de Compras En caso de que se deba modificar el PAA
Plan de Compras
que reposa en el del Sistema de Seguimiento a la FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
registrado en SAP. Subsecretaría de
Sistema de Contratación de SAP, se debe realizar la adquisiciones.
Planeación
Seguimiento a la respectiva gestión de acuerdo con el
Contratación de documento IN-ADQU-012 Lista de FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
SAP. necesidades de adquisiciones. Planeación.
El técnico debe aprobar la actividad en SAP

“Verificar que la información de necesidad
este igual en PAA de SECOP II y en SAP”,
cuando la necesidad tenga datos idénticos
en ambos sistemas.

Creación del Crear el equipo de Posterior a la creación de la Etapa Servidores de apoyo Flujos de aprobación y equipo de trabajo
equipo de trabajo trabajo en la Precontractual en SAP, se debe configurar administrativo (Técnicos con accesos al manejo del proceso objeto
en SECOP II plataforma de el equipo de trabajo en la plataforma o Auxiliares). de contratación creados.
SECOP II. SECOP II, con los respectivos accesos de
acuerdo con el perfil de cada usuario; así
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
mismo, se deben estructurar los flujos de
precontractuales.
proyecto de pliego condiciones anexos. Estructuración y
de condiciones electrónico en la Evaluación Contractual. Estudio Previo: Se carga como anexo
electrónico del plataforma SECOP II Tenga en cuenta que la información del (Generado en PDF de SAP).
proceso y cargue y cargar los contrato (Tipo, justificación y duración
de los documentos del estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado en
documentos del proceso: “Información general” no se podrá modificar PDF de SAP).
proceso después de guardar y continuar al
- Estudio previo formulario 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
- CDP Disponibles en Eureka, link:
- Matriz de riesgo En el formulario 2 “Configuración” deberán https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
- Análisis de seleccionar si la destinación del gasto es et?
requisitos de funcionamiento o inversión. Cuando el NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
capacidad financiera proceso tiene proyectos de inversión y bf0b88bf1e648d58a49
y organizacional. funcionamiento, se selecciona el de mayor Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
- Estudio del sector porcentaje de participación. Matrices de Riesgo Previsible.
- Aviso de
convocatoria En el campo “Fuente de los Recursos” se Análisis de requisitos de capacidad
- Pliego de deberá registrar en una o varias opciones el financiera y organizacional: Se carga
Condiciones origen de los recursos del proceso de como anexo.
contratación, según su distribución. Disponibles en Eureka, link:
https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intran
Cuando se trate de Recursos Propios, se et?
deberá escoger la opción que dice NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
Recursos Propios (Alcaldías, bf0b88bf1e648d58a49
Gobernaciones y Resguardos Indígenas). Hefesto - Aplicativo para el análisis de
Cuando se registren estos valores, la requisitos de capacidad financiera y
plataforma validará que la sumatoria sea organizacional.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
oficial del proceso de contratación en el Estudio del Sector: FO-ADQU-128
campo “Valor estimado”. Análisis del Sector Económico.
Cuando haya diligenciado totalmente el Aviso de Convocatoria: FO-ADQU-014

pliego electrónico de clic en el botón “Ir a Aviso Convocatoria Pública.
emergente en la cual se visualiza el flujo de FO-ADQU-261 Pliego de Condiciones -
aprobación, de clic en “Confirmar” y una vez Menor Cuantía (Obra Pública) SECOP II
se hayan surtido todas las aprobaciones, de o FO-ADQU- 278 Pliego de
clic en “Publicar”. A partir de este momento, Condiciones Menor Cuantía diferente de
SECOP II habilita el envío de obra SECOP II: Documento que contiene
observaciones al proyecto de Pliego. la información específica del proceso de
contratación que no está incluida en el
NOTA: Tenga en cuenta que la aprobación pliego electrónico y los anexos a diligenciar
de cada etapa del proceso por parte del por parte del Proveedor. No se debe
CEEC a través de los flujos de aprobación, duplicar la información en documentos
se entiende como el visto bueno para anexos respecto al pliego electrónico.
ejecutar cada acción contractual en
plataforma.
borrador del observaciones ubique el módulo “Observaciones” del respuesta, dependerá presentadas por los diferentes proponentes
pliego de allegadas por los expediente. del tema objeto de interesados en el proceso de selección.
condiciones proponentes al observación por parte
electrónico. borrador del pliego Todas las observaciones se deben del proponente (jurídico, FO-ADQU-054 Respuesta a
de condiciones responder a través de la plataforma SECOP técnico, financiero); en Observaciones al Proyecto de Pliego.
electrónico y sus II, independiente del medio por el cual se todo caso, todos los
anexos. reciban. integrantes del CEEC
deberán analizar y
Todas las observaciones que se alleguen aprobar dicha
se deben transcribir y consolidar con las respuesta.
respectivas respuestas en el documento
dispuesto para tal fin, el cual debe ser La consolidación de la
publicado a través de la sección de respuesta, sin firma,
“Observaciones”, con el fin de soportar la estará a cargo del
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
trazabilidad e histórico en el proceso de
contratación y permitir su visualización a los
terceros, garantizando su publicidad. Servidor y/o contratista
con rol Logístico del
En caso de recibir observaciones por el Comité de
módulo de “Mensajes”, se debe crear un Estructuración y
mensaje público informando que la Evaluación Contractual.
Publicación del proyecto de pliego condiciones, haga clic en el botón “Finalizar Abogado, Técnico y respectivos documentos anexos
Pliego electrónico de condiciones con etapa de planeación” ubicado en el Logístico que integran el ajustados, según sea el caso.
Definitivo base en las expediente electrónico del proceso. Se Comité de
observaciones debe tener en cuenta que para adelantar Estructuración y FO-ADQU-261 Pliego de Condiciones -
recibidas y demás esta acción contractual, se deben haber Evaluación Contractual. Menor Cuantía (Obra Pública) SECOP II
consideraciones del contestado todas las observaciones o FO-ADQU- 278 Pliego de Condiciones
CEEC. recibidas y el cronómetro de presentación Menor Cuantía diferente de obra
de las mismas debe estar en cero.
FO-ADQU-050 Resolución de Apertura.
El Formato de Pliego Definitivo y los
diferentes formularios del pliego electrónico
deben actualizarse de acuerdo con las
observaciones recibidas y demás
publicado.

pliego electrónico el acto administrativo que
ordena la apertura del proceso. La
Resolución de Apertura debe estar suscrita
por el Delegado Contractual, previa revisión
y aprobación del Líder de Programa.
Recuerde seleccionar si el proceso se limita
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
a Mipymes en el formulario 2 Configuración.

plataforma habilita la ventana emergente en
la cual se visualiza el flujo de aprobación,
de clic en “Confirmar” y una vez se hayan
surtido todas las aprobaciones, de clic en
“Publicar”. A partir de este momento, los
proponentes quedan habilitados en
plataforma para presentar manifestación de
interés en el proceso de contratación.
Vencido el plazo para la manifestación de
interés por parte de los proponentes, se
deben verificar las manifestaciones de
interés en las plataformas SECOP II y SAP,
toda vez que el sorteo solo se podrá
realizar con los proponentes que estén
inscritos en ambas plataformas.
Se debe realizar el sorteo mediante el
Recibir
sistema SAP, el cual selecciona de manera
manifestación de Servidor y/o contratista Lista de proponentes que manifestaron
aleatoria a los diez (10) oferentes
Manifestaciones interés por parte de con rol Logístico del interés al proceso contractual generada.
habilitados para presentar la propuesta, de
de Interés y los proponentes y Comité de
acuerdo con lo dispuesto en el cronograma
sorteo. realización de sorteo Estructuración y FO-ADQU-007 Acta de Audiencia de
del proceso.
en caso de que Evaluación Contractual. Sorteo.
aplique.
Debe generar el acta de audiencia con los
resultados del sorteo, y cargarla en la
plataforma como mensaje público para la
publicidad de los eventos del proceso.
NOTA: El procedimiento para el sorteo,

debe estar descrito en los pliegos de
condiciones.
Registro de Publicar la lista de En el expediente electrónico del proceso, Servidor y/o contratista Lista de proveedores que manifestaron
resultados del proveedores en el costado derecho encuentra el módulo con rol Logístico del interés publicada.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
“PROVEEDORES INTERESADOS”, de clic
en el botón “Publicar”.
La plataforma habilita una ventana

emergente, busque allí el campo “Sorteo
realizado” y de clic en la opción “Si”, dado el
caso de haber surtido la etapa de sorteo o
de requerir excluir algún proponente del
proceso de contratación. El SECOP II le
muestra la columna “¿Excluidos por
sorteo?” para que marque la casilla frente a
Comité de
habilitados para los proponentes que no quedaron
sorteo. habilitados para presentar oferta. Estructuración y
presentar oferta.
Evaluación Contractual.
En caso de no realizar sorteo, deje la
opción “Sorteo realizado” en “No”. De esta
manera, todos los Proveedores que
manifestaron interés podrán presentar
oferta al Proceso de Contratación. Acto
seguido accione el botón “Publicar” y luego
de clic en el botón “Editar Proceso”.
Ver guía Proceso de Selección Abreviada

de Menor Cuantía en el SECOP II.
Enviar invitación a La plataforma habilita el formulario Servidor y/o contratista Invitación para que los proponentes
Envío de los proponentes “Invitación” en el pliego de condiciones con rol Logístico del puedan presentar oferta, enviada.
invitación a los habilitados para la electrónico, en el cual se visualizan los Comité de
proponentes presentación de proveedores habilitados para la Estructuración y
habilitados para la ofertas en virtud de presentación de oferta después de la Evaluación Contractual.
presentación de la manifestación de manifestación de interés.
ofertas en virtud interés.
de la Es necesario realizar la publicación del
manifestación de pliego electrónico nuevamente, para esto,
interés. de clic en el botón “Ir a publicar”. La
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
la cual se visualiza el flujo de aprobación,
de clic en “Confirmar” y una vez se hayan
“Publicar”. A partir de este momento,
SECOP II habilita el envío de ofertas al
proceso y empieza a correr el cronómetro
en cuenta regresiva que llega a cero el día
y la hora del cierre.
Ver guía Proceso de Selección Abreviada

de Menor Cuantía en el SECOP II
Para generar esta acción contractual,
ubique el módulo “Observaciones” del
expediente. La formulación de la
respuesta, dependerá
Todas las observaciones se deben del tema objeto de
responder a través de la plataforma SECOP observación por parte
II, independiente del medio por el cual se del proponente (jurídico,
reciban. técnico, financiero); en
Responder las todo caso, todos los
observaciones Todas las observaciones que se alleguen integrantes del CEEC Respuesta a las observaciones
Observaciones al
allegadas por los se deben transcribir y consolidar con las deberán analizar y presentadas por los diferentes proponentes
Pliego de
proponentes al respectivas respuestas en el documento aprobar dicha interesados en el proceso de selección.
condiciones
Pliego de dispuesto para tal fin, el cual debe ser respuesta.
electrónico
Condiciones publicado a través de la sección de FO-ADQU-053 Respuesta a observaciones
Definitivo.
electrónico Definitivo “Observaciones”, con el fin de soportar la La consolidación de la al Pliego definitivo.
y sus anexos. trazabilidad e histórico en el proceso de respuesta, sin firma,
contratación y permitir su visualización a los estará a cargo del
terceros, garantizando su publicidad. Servidor y/o contratista
mensaje público informando que la Evaluación Contractual
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Expedición de Modificar los pliegos Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol de Expedición de adenda, suscrita por el
adendas. de condiciones cronograma del proceso, la Entidad puede Abogado, Técnico y Delegado Contractual, y modificación de
electrónicos realizar adendas al pliego de condiciones Logístico que integran el los pliegos electrónicos en plataforma,
definitivos, mediante electrónico; para el efecto debe ingresar a Comité de según sea el caso.
en el expediente electrónico del proceso de Evaluación Contractual. FO-ADQU-010 Adenda.
Contratación.
Tenga en cuenta que en una misma adenda

puede modificar varias secciones del Pliego
de Condiciones.

aprobación, haga clic en “Aplicar

publicada en el formulario “Documentos del
proceso”.

cronograma en plataforma, la adenda debe
ser publicada a través del módulo

archivo de los Documentos del Proceso, no
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
se debe eliminar ningún archivo de la

cuales son actualizaciones a los formularios
electrónicos para subsanar un error de
digitación, las mismas se pueden realizar
en la plataforma sin necesidad de expedir
un documento físico de adenda firmado.

contratación.

Cierre Generar y publicar Una vez cumplida la fecha de cierre del Servidor y/o contratista Acto de cierre “lista de oferentes” publicado
acta de Cierre “lista proceso, el SECOP II permite abrir las con rol Logístico del en SECOP II.
de oferentes”. ofertas; para el efecto accione el botón Comité de
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
“Apertura de ofertas” de la sección “Lista de
ofertas”, con el fin de generar la apertura de
los sobres. Acto seguido, el SECOP II
muestra un panel con el sobre del Proceso,
haga clic en “Iniciar” y luego en “Abrir
sobres”. Estructuración y
que genera automáticamente la plataforma,
haciendo clic en el botón
En el expediente electrónico en la sección
“LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón
“Abrir panel”. Ubíquese en la parte superior
derecha, de clic en el botón “Publicar
Servidor y/o contratista
con rol Logístico y
Publicar las ofertas.
Publicar las ofertas. Abogado del Comité de
ofertas.
Estructuración y
proponente y aceptarla o rechazarla, según
sea el caso, para garantizar que la
Evaluación Verificar los Para la verificación de las ofertas, diríjase a Servidores con rol de Validación y verificación de los requisitos
documentos la sección “Lista de ofertas” del expediente; Abogado, Técnico y habilitantes y proyección de los aspectos a
inherentes a las el SECOP II muestra todas las ofertas Logístico que integran el subsanar.
ofertas recibidas. recibidas en el Proceso de Contratación. En Comité de
caso de haber estructurado el Proceso por Estructuración y FO-ADQU-203 Informe de Evaluación
lotes, SECOP II indica a qué lote Evaluación Contractual. Licitación Pública, Menor Cuantía y
corresponde cada oferta. Concurso de Méritos.
En dicha sección puede validar y descargar
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
las ofertas enviadas por los proponentes,
con el fin de generar la verificación y
evaluación por parte del CEEC.
La verificación y aprobación de la garantía Servidor y/o contratista
de seriedad de la oferta se realiza a través con rol de Abogado del
Verificar garantía de Aprobación de la garantía de seriedad de
del SECOP II con todos los documentos Comité de
seriedad de la oferta. la oferta.
que el proveedor aportó en la oferta Estructuración y
entregada en forma transaccional. Evaluación Contractual.
Publicar el Informe Publicar el Informe En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o contratista Informe de Evaluación publicado.
de Evaluación. de Evaluación. debe crear un informe proceso de selección con rol Logístico del
para cada lote, ya que si se genera un sólo Comité de
informe la plataforma de manera automática Estructuración y
creará en la funcionalidad “INFORMES Evaluación Contractual.
PROCESO DE SELECCIÓN” la evaluación
y adjudicación independientemente del
número de lotes que tenga el proceso de
contratación. Al crear por cada lote un
informe proceso de selección se debe
indicar el lote que aplica para cada informe.
Nota: Si el informe de evaluación a publicar
consolida todos los lotes se deberá publicar
el mismo para cada lote.

DE SELECCIÓN”, ubicado en el expediente
electrónico de clic en el botón “Crear”. En la
segunda sección “Informes” de clic sobre el
botón “Opciones” y luego en “Anexar”. Se
habilita una ventana emergente para
adjuntar el Informe de Evaluación y una vez
cierre esta ventana, en el campo “Fecha y
hora límite para recibir observaciones al
informe” se debe definir 1 minuto para que
las observaciones y documentos
requeridos para subsanar se reciban por el
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
módulo de mensajes y puedan ser
agregados a la oferta.

Evaluación el plazo para subsanar y que los
documentos únicamente serán recibidos a
través de la sección “Mensajes”.
Finalice dando clic en el botón “Publicar”.

El Comité de Estructuración y Evaluación
Contractual debe verificar los documentos
allegados por los proponentes y agregarlos
a la oferta por medio del botón “Agregar
Verificar los Servidores con rol de
documento a la oferta” que aparece bajo los
documentos Abogado, Técnico y
Verificar los documentos anexos enviados por el Documentos subsanados agregados a las
allegados por los Logístico que integran el
documentos proveedor, de esta manera se pueden ofertas presentadas por los proveedores y
proponentes y Comité de
subsanados. visualizar en la oferta del proveedor desde publicados.
agregarlos a la Estructuración y
el perfil de la entidad.
oferta. Evaluación Contractual.
Estos documentos adicionales, solo podrán
visualizarse en vista pública en la sección
de mensajería del proceso.
Responder las Responder las Para consultar las observaciones recibidas, La formulación de la Respuesta a observaciones generadas al
observaciones observaciones vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta, dependerá informe final de verificación y evaluación
recibidas al generadas por los del tema objeto de de requisitos habilitantes.
informe de proponentes al Todas las observaciones se deben observación por parte
evaluación informe de transcribir y consolidar con las respectivas del proponente (jurídico, FO-ADQU-052 Respuesta a
evaluación. respuestas en el documento dispuesto para técnico, financiero); en Observaciones al Informe
tal fin, el cual se debe publicar a través de todo caso, todos los
mensaje público, con el fin de soportar la integrantes del CEEC
trazabilidad e histórico en el proceso de deberán analizar y
contratación y permitir su visualización a los aprobar dicha
terceros, garantizando su publicidad. respuesta.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
La consolidación de la
Al final del formato para dar respuesta a las
respuesta, sin firma,
observaciones encuentra el espacio para
estará a cargo del
dar cuenta de los documentos subsanados
por cada proponente, para elaborar
nuevamente la evaluación de los requisitos
Comité de
habilitantes y para establecer el nuevo
Estructuración y
orden de elegibilidad.
Adjudicar en Adjudicar en En caso de que el proceso tenga lotes y un Servidor y/o contratista Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma SECOP plataforma SECOP II mismo proveedor sea el adjudicatario de con rol Logístico del
II varios de ellos, para cumplir con la directriz Comité de
de generar un contrato por cada lote que Estructuración y
componga el proceso de contratación, se Evaluación Contractual.
debe crear un informe de evaluación para
cada lote que haya sido adjudicado a un
mismo proponente, ya que si se genera un
sólo informe de evaluación, la plataforma de
manera automática creará un contrato para
cada proponente, independientemente del

del proceso de selección” del expediente a
la primera sección “Ofertas en evaluación”.

que la plataforma genere el valor por el cual
se va a celebrar el contrato.

ingresar el valor por el cual se va a celebrar
el contrato de forma manual.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL

Acceda al formulario “INFORMES
PROCESO DE SELECCIÓN” ubicado en el
expediente electrónico. En la segunda
sección “Informes” verificar que el título
activo es “Informe de selección”. Se debe
Publicar la dar clic sobre el botón “Opciones” y luego Servidor y/o contratista
Resolución de Adjudicación firmada y
Resolución de en “Anexar”. Se habilita una ventana con rol Logístico del
publicada en SECOP II.
Adjudicación en emergente para adjuntar la Resolución de Comité de
plataforma SECOP Adjudicación, revisada, radicada y suscrita Estructuración y
FO-ADQU-049 Resolución de Adjudicación
II. por el Delegado Contractual. Evaluación Contractual.

Remitir información
al personal de apoyo
administrativo
(Técnicos o
Auxiliares) para
Envío de adelantar Contrato Servidor y/o contratista
Remitir vía correo electrónico la información
documentación Marco y Etapa con rol Logístico del
del proceso necesaria para elaborar el Creación de Contrato Marco y Etapa
para crear Contractual. Se debe Comité de
Contrato Marco en el sistema de Contractual.
Contrato Marco y tener en cuenta las Estructuración y
seguimiento a la contratación de SAP.
etapa Contractual aprobaciones en Evaluación Contractual.
tiempo real que
continúan en el
Sistema de
Seguimiento de
SAP.
módulo de de contrato. contratos, el cual se encuentra en el con rol de Abogado del contrato de SECOP II cuando el contrato
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
esté suscrito y escaneado para la
Contrato y Comité de publicación.
aprobación de presente instructivo. Estructuración y
pólizas. Evaluación Contractual. FO-ADQU-121 Contrato.
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1.3. CONCURSO DE MÉRITOS
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD CONCURSO DE MÉRITOS.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
CEEC.

Estudios Previos.
IN-ADQU-006 IN-ADQU Instructivo
Elaboración Estudios Previos en SAP.
DE-ADQU-012 Guía para la elaboración
Previo al inicio del proceso en SECOP II,
de especificaciones técnicas.
Elaborar el Estudio deben estar aprobados los Estudios Servidores y/o
Previo en el Sistema Previos y todos sus anexos en el Sistema contratistas con rol
Económico.
Aprobación de de Seguimiento de de Seguimiento a la Contratación de SAP Logístico, Técnico y
FO-ADQU-001 Estudios Previos.
actividades en SAP SAP con todos sus por todos los integrantes del Comité de Abogado del Comité de
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual Estructuración y
de actividades. (Incluye soporte presupuestal: CDP o Evaluación Contractual.
https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
Vigencia futura, según sea el caso).
net?
NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3
ebf0b88bf1e648d58a49
Odiseo - Aplicativo para la Elaboración
de Matrices de Riesgo Previsible.
organizacional.
Elaborar la
Solicitud de Pedido Auxiliares crean SP.
(SP) y Etapa Elaborar la SP y etapa precontractual. Se
Elaborar la SP y
Precontractual en el deben tener en cuenta las aprobaciones en Apoyo administrativo
etapa SP y Etapa Precontractual creadas.
Sistema de tiempo real que continúan en el Sistema de (Técnicos o Auxiliares)
precontractual.
Seguimiento a la Seguimiento de SAP. crean Etapa
Contratación de Precontractual.
SAP.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Los siguientes aspectos de la futura
contratación deben coincidir tanto en el
PAA publicado en el SECOP II, como en el
Plan de Compras que reposa en el
Sistema de Seguimiento a la Contratación
de SAP: código UNSPSC, objeto, fecha de
inicio esperada, duración prevista, causal
de contratación y valor.
En caso de que se deba crear o modificar

la necesidad en el PAA registrado en
Revisar que la Plan anual de adquisiciones SECOP II y
SECOP II, se debe requerir mediante
necesidad plan de compras del sistema de
correo electrónico
registrada en el PAA seguimiento a la contratación de SAP
soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo Servidor y/o contratista
publicado en alineados.
Revisión de las de soporte en SECOP II de la con rol de Técnico del
SECOP II, coincida
necesidades Subsecretaría de Planeación y Evaluación Comité de
con la necesidad IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
contractuales en el de la Contratación para el efecto. Estructuración y
establecida en el adquisiciones.
PAA SECOP II y Evaluación Contractual.
Plan de Compras
Plan de Compras En caso de que se deba modificar el PAA
que reposa en el FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
registrado en SAP. del Sistema de Seguimiento a la Subsecretaría de
Sistema de adquisiciones.
Contratación de SAP, se debe realizar la Planeación.
Seguimiento a la
respectiva gestión de acuerdo con el
Contratación de FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
documento IN-ADQU-012 Lista de
SAP. Planeación.
necesidades de adquisiciones.
El técnico debe aprobar la actividad en

SAP “Verificar que la información de
necesidad este igual en PAA de SECOP II
y en SAP”, cuando la necesidad tenga
datos idénticos en ambos sistemas.

Creación del equipo Crear el equipo de Posterior a la creación de la Etapa Servidores de apoyo Flujos de aprobación y equipo de trabajo
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Precontractual en SAP, se debe configurar
el equipo de trabajo en la plataforma
SECOP II, con los respectivos accesos de
trabajo en la
de trabajo en acuerdo con el perfil de cada usuario; así administrativo (Técnicos con accesos al manejo del proceso
plataforma de
SECOP II mismo, se deben estructurar los flujos de o Auxiliares). objeto de contratación creados.
SECOP II.
precontractuales.
proyecto de pliego condiciones anexos. Estructuración y
de condiciones electrónico en la Evaluación Contractual. Estudio Previo: Se carga como anexo
electrónico del plataforma SECOP Tenga en cuenta que la información del (Generado en PDF de SAP).
proceso y cargue II y cargar los contrato (Tipo, justificación y duración
de los documentos documentos del estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado
del proceso proceso: “Información general” no se podrá en PDF de SAP).
modificar después de guardar y continuar
- Estudio previo al formulario 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como
- CDP anexo.
- Matriz de riesgo En el formulario 2 “Configuración” deberán Disponibles en Eureka, link:
- Análisis de seleccionar si la destinación del gasto es https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
requisitos de funcionamiento o inversión. Cuando el net?
capacidad financiera proceso tiene proyectos de inversión y NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3
y organizacional. funcionamiento, se selecciona el de mayor ebf0b88bf1e648d58a49
- Estudio del sector porcentaje de participación. Odiseo - Aplicativo para la Elaboración
- Aviso de de Matrices de Riesgo Previsible.
convocatoria En el campo “Fuente de los Recursos” se
- Pliego de deberá registrar en una o varias opciones Análisis de requisitos de capacidad
Condiciones el origen de los recursos del proceso de financiera y organizacional: Se carga
contratación, según su distribución. como anexo.
Cuando se trate de Recursos Propios, se https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
deberá escoger la opción que dice net?
Recursos Propios (Alcaldías, NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Gobernaciones y Resguardos Indígenas). ebf0b88bf1e648d58a49
Cuando se registren estos valores, la Hefesto - Aplicativo para el análisis de
plataforma validará que la sumatoria sea requisitos de capacidad financiera y
igual al valor indicado como presupuesto organizacional.
oficial del proceso de contratación en el
campo “Valor estimado”. Estudio del Sector: FO-ADQU-128
Análisis del Sector Económico.
Cuando haya diligenciado totalmente el
pliego electrónico de clic en el botón “Ir a Aviso de Convocatoria: FO-ADQU-014
publicar”. La plataforma habilita la ventana Aviso Convocatoria Pública.
emergente en la cual se visualiza el flujo
de aprobación, de clic en “Confirmar” y una FO-ADQU-256 Pliego de Condiciones
vez se hayan surtido todas las Concurso de Méritos Abierto SECOP II
aprobaciones, de clic en “Publicar”. A partir Documento que contiene la información
de este momento, SECOP II habilita el específica del proceso de contratación
envío de observaciones al proyecto de que no está incluida en el pliego
Pliego. electrónico y los anexos a diligenciar por
parte del Proveedor. No se debe duplicar
NOTA: Tenga en cuenta que la la información en documentos anexos
aprobación de cada etapa del proceso por respecto al pliego electrónico.
parte del CEEC a través de los flujos de
aprobación, se entiende como el visto
borrador del pliego observaciones ubique el módulo “Observaciones” del respuesta, dependerá presentadas por los diferentes
de condiciones allegadas por los expediente. del tema objeto de proponentes interesados en el proceso
electrónico proponentes al observación por parte de selección.
borrador del pliego Todas las observaciones se deben del proponente (jurídico,
de condiciones responder a través de la plataforma técnico, financiero); en FO-ADQU-054 - Respuesta a
electrónico y sus SECOP II, independiente del medio por el todo caso, todos los Observaciones al Proyecto de Pliego.
anexos. cual se reciban. integrantes del CEEC
deberán analizar y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Todas las observaciones que se alleguen
se deben transcribir y consolidar con las
respectivas respuestas en el documento aprobar dicha
dispuesto para tal fin, el cual debe ser respuesta.
publicado a través de la sección de
“Observaciones”, con el fin de soportar la La consolidación de la
trazabilidad e histórico en el proceso de respuesta, sin firma,
contratación y permitir su visualización a estará a cargo del
los terceros, garantizando su publicidad. Servidor y/o contratista
mensaje público informando que la Evaluación Contractual
Publicación del proyecto de pliego condiciones, haga clic en el botón Abogado, Técnico y respectivos documentos anexos
Pliego electrónico de condiciones con “Finalizar etapa de planeación” ubicado en Logístico que integran ajustados, según sea el caso.
Definitivo base en las el expediente electrónico del proceso. Se el Comité de
observaciones debe tener en cuenta que para adelantar Estructuración y FO-ADQU-256 Pliego de Condiciones
recibidas y demás esta acción contractual, se deben haber Evaluación Contractual. Concurso de Méritos Abierto SECOP II
consideraciones del contestado todas las observaciones
CEEC. recibidas y el cronómetro de presentación FO-ADQU-050 Resolución de Apertura.
de las mismas debe estar en cero.

publicado.
Recuerde seleccionar si el proceso se

limita a Mipymes en el formulario 2
Configuración.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL

pliego electrónico el acto administrativo
que ordena la apertura del proceso. La
por el Delegado Contractual, previa
revisión y aprobación del Líder de
Programa.

plataforma habilita la ventana emergente
en la cual se visualiza el flujo de
aprobación, de clic en “Confirmar” y una
vez se hayan surtido todas las
aprobaciones, de clic en “Publicar”; a partir
de este momento, SECOP II habilita el
envío de ofertas al proceso y empieza a
correr el cronómetro en cuenta regresiva
que llega a cero el día y la hora del cierre.
Pliego de observaciones ubique el módulo “Observaciones” del respuesta, dependerá presentadas por los diferentes
condiciones allegadas por los expediente. del tema objeto de proponentes interesados en el proceso
electrónico proponentes al observación por parte de selección.
Definitivo. Pliego de Todas las observaciones se deben del proponente (jurídico,
Condiciones responder a través de la plataforma técnico, financiero); en FO-ADQU-053 - Respuesta a
electrónico Definitivo SECOP II, independiente del medio por el todo caso, todos los observaciones al Pliego definitivo.
y sus anexos. cual se reciban. integrantes del CEEC
deberán analizar y
Todas las observaciones que se alleguen aprobar dicha
se deben transcribir y consolidar con las respuesta.
respectivas respuestas en el documento
dispuesto para tal fin, el cual debe ser La consolidación de la
publicado a través de la sección de respuesta, sin firma,
“Observaciones”, con el fin de soportar la estará a cargo del
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
trazabilidad e histórico en el proceso de
contratación y permitir su visualización a
los terceros, garantizando su publicidad.
En caso de recibir observaciones por el con rol Logístico del
módulo de “Mensajes”, se debe crear un C.E.E.C.
mensaje público informando que la
Expedición de Modificar el Pliego Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol de Expedición de adenda, suscrita por el
adendas de Condiciones cronograma del proceso, la Entidad puede Abogado, Técnico y Delegado Contractual, y modificación de
electrónico realizar adendas al pliego de condiciones Logístico que integran los pliegos electrónicos en plataforma,
definitivo, mediante electrónico; para el efecto debe ingresar a el Comité de según sea el caso.
en el expediente electrónico del proceso de Evaluación Contractual. FO-ADQU-010 Adenda.
Contratación.

del Pliego de Condiciones.


proceso”.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL



firmado.

contratación.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Presentación de Generar y publicar Una vez cumplida la fecha de cierre del Servidor y/o contratista Acto de cierre “lista de oferentes”
ofertas (Cierre del acta de Cierre “lista proceso, el SECOP II permite realizar la con rol Logístico del publicado en SECOP II.
proceso) de oferentes”. apertura de los sobres; para el efecto Comité de
accione el botón “Apertura de ofertas” de la Estructuración y
Apertura de sobres: sección “Lista de ofertas”, con el fin de Evaluación Contractual.
Habilitante y generar la apertura del panel donde se
técnico de cada uno visualizan los sobres.
de los oferentes.
Acto seguido, SECOP II muestra el panel
con los sobres del Proceso. Seleccione el
sobre habilitante, haga clic en “Iniciar” y
luego en “Abrir sobres”.
Para efectos de dar apertura al sobre

técnico, debe marcar a los proponentes
como “Admitidos”, y confirmar esta acción
Luego seleccione el sobre técnico, haga
clic en “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.
Una vez realice estos pasos podrá
visualizar todos los requisitos
administrativos y técnicos allegados por los
proponentes en sus ofertas.

que genera automáticamente la
plataforma, haciendo clic en el botón
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
con rol Logístico y
ofertas.
Publicar las ofertas Publicar las ofertas. Abogado del Comité de Ofertas publicadas.
Estructuración y
Para la verificación de las ofertas, diríjase
a la sección “Lista de ofertas” del
Verificar los expediente; el SECOP II muestra todas las Validación y verificación de los requisitos
Servidores con rol de
documentos ofertas recibidas en el Proceso de habilitantes y técnicos y proyección de
Abogado, Técnico y
inherentes a las Contratación. los aspectos a subsanar.
Logístico que integran
ofertas recibidas
el Comité de
(sobre En dicha sección puede validar y FO-ADQU-203 Informe de Evaluación
Evaluación sobre Estructuración y
administrativo y descargar las ofertas enviadas por los Licitación Pública, Menor Cuantía y
administrativo y Evaluación Contractual.
técnico). proponentes, con el fin de generar la Concurso de Méritos.
técnico
verificación y evaluación por parte del
CEEC.
La verificación y aprobación de la garantía Servidor y/o contratista
Verificar garantía de de seriedad de la oferta se realiza a través con rol de Abogado del
Aprobación de la garantía de seriedad de
seriedad de la del SECOP II con todos los documentos Comité de
la oferta.
oferta. que el proveedor aportó en la oferta Estructuración y
entregada en forma transaccional. Evaluación Contractual.
Publicar el Informe Publicar el Informe En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o contratista Informe de Evaluación publicado.
de Evaluación de Evaluación. debe crear un informe proceso de con rol Logístico del
selección para cada lote, ya que si se Comité de FO-ADQU-203 Informe de Evaluación
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
genera un sólo informe la plataforma de Estructuración y Licitación Pública, Menor Cuantía y
manera automática creará en la Evaluación Contractual. Concurso de Méritos.
funcionalidad “INFORMES PROCESO DE
para cada informe.
Nota: Si el informe de evaluación a
publicar consolida todos los lotes se
deberá publicar el mismo para cada lote.

DE SELECCIÓN”, ubicado en el
expediente electrónico de clic en el botón
“Crear”. En la segunda sección “Informes”
Evaluación y una vez cierre esta ventana,
en el campo “Fecha y hora límite para
recibir observaciones al informe” se debe
definir 1 minuto para que las
para subsanar se reciban por el módulo de
mensajes y puedan ser agregados a la
oferta.

Evaluación el plazo para subsanar y que
los documentos únicamente serán
recibidos a través de la sección
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
“Mensajes”.

allegados por los proponentes y agregarlos
a la oferta por medio del botón “Agregar
Verificar los Servidores con rol de
documento a la oferta” que aparece bajo
documentos Abogado, Técnico y
Verificar los los documentos anexos enviados por el Documentos subsanados agregados a
allegados por los Logístico que integran
documentos proveedor, de esta manera se pueden las ofertas presentadas por los
proponentes y el Comité de
subsanados visualizar en la oferta del proveedor desde proveedores.
agregarlos a la Estructuración y
el perfil de la entidad.
oferta. Evaluación Contractual.
visualizarse en vista pública en la sección
de mensajería del proceso.
observaciones observaciones vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta, dependerá informe final de verificación y evaluación
recibidas al informe generadas por los del tema objeto de de requisitos habilitantes.
de verificación proponentes al Todas las observaciones se deben observación por parte
informe de transcribir y consolidar con las respectivas del proponente (jurídico, FO-ADQU-052 Respuesta a
verificación final. respuestas en el documento dispuesto técnico, financiero); en Observaciones al Informe.
para tal fin, el cual se debe publicar a todo caso, todos los
través de mensaje público, con el fin de integrantes del CEEC
soportar la trazabilidad e histórico en el deberán analizar y
proceso de contratación y permitir su aprobar dicha
visualización a los terceros, garantizando respuesta.
su publicidad.
Al final del formato para dar respuesta a La consolidación de la
las observaciones encuentra el espacio respuesta, sin firma,
para dar cuenta de los documentos estará a cargo del
subsanados por cada proponente, para Servidor y/o contratista
elaborar nuevamente la evaluación de los con rol Logístico del
requisitos habilitantes y para establecer el Comité de
nuevo orden de elegibilidad. Estructuración y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Ubique el formulario “LISTA DE
OFERTAS” en el expediente electrónico y
de clic en el botón “Abrir panel”.
De clic en el sobre “Habilitante” con el fin

de precisar la Admisión de los proponentes
que se encuentran habilitados para la
asignación de puntaje; en el evento de Servidor y/o contratista
Habilitar o Excluir
Habilitación o realizar la exclusión de una oferta, deberá con rol Logístico del Proponente que cumple con el mayor
los proponentes
Exclusión de los accionar el botón “Incumplimiento”, para Comité de puntaje habilitado en plataforma para la
para la apertura del
proponentes diligenciar la razón de la exclusión. Para Estructuración y apertura del sobre económico.
sobre económico.
finalizar de clic en el botón “Confirmar”. Evaluación Contractual.
Abra el sobre “Técnico” y admita la oferta

del proveedor con la mejor oferta técnica y
excluya los demás proveedores; recuerde
que deberá accionar el botón
“Incumplimiento”, para diligenciar la razón
de la exclusión de cada proponente.
El sobre “Económico”, sólo podrá
aperturarse, una vez admitida la oferta del
proveedor con la mejor oferta técnica y
surtido el plazo establecido en el
Realizar apertura con rol Logístico del
Apertura del sobre cronograma del proceso para el efecto.
del sobre Comité de Apertura del sobre económico realizada.
económico.
económico. Estructuración y
Ingrese al sobre “Económico”, haga clic en
“Iniciar” y luego en “Abrir sobres”, espere
unos minutos para que la información sea
desencriptada.
Publicar las ofertas Publicar las ofertas. En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o contratista Ofertas publicadas.
después de la “LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón con rol Logístico del
apertura del sobre “Abrir panel”. Ubíquese en la parte superior Comité de
económico derecha, de clic en el botón “Publicar Estructuración y
ofertas”, y verifique desde la vista pública Evaluación Contractual.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
ofertas con el contenido del sobre
económico abierto.
Adjudicar en En caso de que el proceso tenga lotes y un
plataforma SECOP mismo proveedor sea el adjudicatario de
II varios de ellos, para cumplir con la directriz
de generar un contrato por cada lote que
componga el proceso de contratación, se
sólo informe de evaluación, la plataforma
de manera automática creará un contrato
para cada proponente,
que éste haya ganado.
Seleccionar el Servidor y/o contratista
proponente Para adelantar la adjudicación en con rol Logístico del
adjudicatario en plataforma ingrese al formulario “Informes Comité de Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma SECOP del proceso de selección” del expediente a Estructuración y
II. la primera sección “Ofertas en evaluación”. Evaluación Contractual.


ingresar el valor por el cual se va a
celebrar el contrato de forma manual.

Publicar la Acceda al formulario “INFORMES Servidor y/o contratista Resolución de Adjudicación firmada y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
activo es “Informe de selección”. Se debe
dar clic sobre el botón “Opciones” y luego
en “Anexar”. Se habilita una ventana con rol Logístico del publicada en SECOP II.
Resolución de emergente para adjuntar la Resolución de Comité de
Adjudicación. Adjudicación, revisada, radicada y suscrita Estructuración y FO-ADQU-049 Resolución de
por el Delegado Contractual. Evaluación Contractual. Adjudicación

al personal de
apoyo administrativo
(Técnicos o
Auxiliares) para
adelantar Contrato
Envío de Servidor y/o contratista
Marco y Etapa Remitir vía correo electrónico la
documentación con rol Logístico del
Contractual. Se información del proceso necesaria para Creación de Contrato Marco y Etapa
para crear Contrato Comité de
debe tener en elaborar el Contrato Marco en el sistema Contractual.
Marco y etapa Estructuración y
cuenta las de seguimiento a la contratación de SAP.
Contractual Evaluación Contractual.
aprobaciones en
tiempo real que
continúan en el
Sistema de
Seguimiento de
SAP.
módulo de Contrato de contrato. contratos, el cual se encuentra en el con rol de Abogado del contrato de SECOP II cuando el contrato
y aprobación de presente instructivo. Comité de esté suscrito y escaneado para la
pólizas. Estructuración y publicación.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
FO-ADQU-121 Contrato.
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1.4. LICITACIÓN PÚBLICA

PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD LICITACIÓN PÚBLICA
ACCIÓN
CONTRACTUAL
CEEC.
DE-ADQU-007 Guía para elaborar Estudios

Previos.
Previo al inicio del proceso en SECOP II, DE-ADQU-012 Guía para la elaboración de
Servidores y/o
Elaborar el Estudio deben estar aprobados los Estudios Previos especificaciones técnicas.
contratistas con rol
Previo en el Sistema y todos sus anexos en el Sistema de FO-ADQU-128 Análisis del Sector
Aprobación de Logístico, Técnico y
de Seguimiento de Seguimiento a la Contratación de SAP por Económico.
actividades en Abogado del Comité
SAP con todos sus todos los integrantes del Comité de FO-ADQU-001 Estudios Previos.
SAP de Estructuración y
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual
Evaluación
de actividades. (Incluye soporte presupuestal: CDP o Disponibles en Eureka, link:
Contractual.
Vigencia futura, según sea el caso). https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0
b88bf1e648d58a49
organizacional.
Elaborar la
Solicitud de Auxiliares crean SP.
Pedido (SP) y Elaborar la SP y etapa precontractual. Se
Etapa Apoyo administrativo
Elaborar la SP y etapa deben tener en cuenta las aprobaciones en
Precontractual en (Técnicos o SP y Etapa Precontractual creadas.
el Sistema de precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de
Auxiliares) crean
Seguimiento a la Seguimiento de SAP.
Etapa
SAP
Revisión de las Revisar que la Los siguientes aspectos de la futura Servidor y/o Plan anual de adquisiciones SECOP II y plan
necesidades necesidad registrada contratación deben coincidir tanto en el PAA contratista con rol de de compras del sistema de seguimiento a la
contractuales en en el PAA publicado publicado en el SECOP II, como en el Plan Técnico del Comité contratación de SAP alineados.
el PAA SECOP II en SECOP II, coincida de Compras que reposa en el Sistema de de Estructuración y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Seguimiento a la Contratación de SAP:

necesidad en el PAA registrado en SECOP
II, se debe requerir mediante correo
electrónico soportesecop2@medellin.gov.co
al Equipo de soporte en SECOP II de la
Subsecretaría de Planeación y Evaluación de IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
con la necesidad la Contratación para el efecto. adquisiciones.
Evaluación
y Plan de establecida en el Plan
Contractual.
Compras de Compras que En caso de que se deba modificar el PAA del FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
registrado en reposa en el Sistema Sistema de Seguimiento a la Contratación de adquisiciones.
Subsecretaría de
SAP de Seguimiento a la SAP, se debe realizar la respectiva gestión
Planeación.
Contratación de SAP. de acuerdo con el documento IN-ADQU-012 FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
Lista de necesidades de adquisiciones. Planeación.

en ambos sistemas.

Creación del Crear el equipo de Posterior a la creación de la Etapa Servidores de apoyo Flujos de aprobación y equipo de trabajo con
equipo de trabajo en la Precontractual en SAP, se debe configurar el administrativo accesos al manejo del proceso objeto de
trabajo en plataforma de SECOP equipo de trabajo en la plataforma SECOP II, (Técnicos o contratación creados.
SECOP II II. con los respectivos accesos de acuerdo con Auxiliares).
el perfil de cada usuario; así mismo, se
deben estructurar los flujos de aprobación
que sean requeridos para el desarrollo de las
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
diferentes etapas precontractuales.
Creación, Crear, estructurar y Diligenciar los formularios que integran el Servidor y/o Documento cargado en la sección de
estructuración y publicar el proyecto de pliego de condiciones electrónico en el contratista con rol "Documentos del Proceso" del pliego
publicación del pliego de condiciones SECOP II, y adjuntar los documentos Logístico del Comité electrónico. No se imprimen, ni se firman.
proyecto de electrónico en la anexos. de Estructuración y
pliego de plataforma SECOP II y Evaluación Estudio Previo: Se carga como anexo
condiciones cargar los documentos Tenga en cuenta que la información del Contractual. (Generado en PDF de SAP).
electrónico del del proceso: contrato (Tipo, justificación y duración
proceso y estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado en
cargue de los - Estudio previo. “Información general” no se podrá modificar PDF de SAP).
documentos del - CDP. después de guardar y continuar al formulario
proceso - Matriz de riesgo. 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
- Análisis de requisitos Disponibles en Eureka, link:
de capacidad En el formulario 2 “Configuración” deberán https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
financiera y seleccionar si la destinación del gasto es NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0
organizacional. funcionamiento o inversión. Cuando el b88bf1e648d58a49
- Estudio del sector proceso tiene proyectos de inversión y Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
- Aviso de funcionamiento, se selecciona el de mayor Matrices de Riesgo Previsible.
convocatoria porcentaje de participación.
- Pliego de Análisis de requisitos de capacidad
Condiciones En el campo “Fuente de los Recursos” se financiera y organizacional: Se carga como
deberá registrar en una o varias opciones el anexo.
origen de los recursos del proceso de Disponibles en Eureka, link:
contratación, según su distribución. https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
Cuando se trate de Recursos Propios, se b88bf1e648d58a49
deberá escoger la opción que dice Recursos Hefesto - Aplicativo para el análisis de
Propios (Alcaldías, Gobernaciones y requisitos de capacidad financiera y
Resguardos Indígenas). Cuando se registren organizacional.
estos valores, la plataforma validará que la
sumatoria sea igual al valor indicado como Estudio del Sector: FO-ADQU-128 Análisis
presupuesto oficial del proceso de del Sector Económico.
contratación en el campo “Valor estimado”.
Aviso de Convocatoria: FO-ADQU-014
Cuando haya diligenciado totalmente el Aviso Convocatoria Pública.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
pliego electrónico de clic en el botón “Ir a
publicar”. La plataforma habilita la ventana FO-ADQU-266 Pliego de Condiciones
emergente en la cual se visualiza el flujo de Licitación Pública diferente de obra
aprobación, de clic en “Confirmar” y una vez SECOP II: Documento que contiene la
se hayan surtido todas las aprobaciones, de información específica del proceso de
clic en “Publicar”. A partir de este momento, contratación que no está incluida en el pliego
SECOP II habilita el envío de observaciones electrónico y los anexos a diligenciar por
al proyecto de Pliego. parte del Proveedor. No se debe duplicar la
información en documentos anexos respecto
NOTA: Tenga en cuenta que la aprobación al pliego electrónico.
de cada etapa del proceso por parte del
CEEC a través de los flujos de aprobación,
se entiende como el visto bueno para
plataforma.
Observaciones Responder las Para generar esta acción contractual, ubique La formulación de la Respuesta a las observaciones presentadas
al borrador del observaciones el módulo “Observaciones” del expediente. respuesta, por los diferentes proponentes interesados en
pliego de allegadas por los dependerá del tema el proceso de selección.
condiciones proponentes al Todas las observaciones se deben responder objeto de
electrónico borrador del pliego de a través de la plataforma SECOP II, observación por FO-ADQU-054 - Respuesta a Observaciones
condiciones independiente del medio por el cual se parte del proponente al Proyecto de Pliego.
electrónico y sus reciban. (jurídico, técnico,
anexos. financiero); en todo
Todas las observaciones que se alleguen se caso, todos los
deben transcribir y consolidar con las integrantes del
respectivas respuestas en el documento CEEC deberán
dispuesto para tal fin, el cual debe ser analizar y aprobar
publicado a través de la sección de dicha respuesta.
“Observaciones”, con el fin de soportar la
trazabilidad e histórico en el proceso de La consolidación de
contratación y permitir su visualización a los la respuesta, sin
terceros, garantizando su publicidad. firma, estará a cargo
del Servidor y/o
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En caso de recibir observaciones por el contratista con rol
módulo de “Mensajes”, se debe crear un Logístico del Comité
mensaje público informando que la respuesta de Estructuración y
se encuentra en el módulo de observaciones Evaluación
en el archivo consolidado. Contractual.
Actualización y Actualizar el proyecto Para actualizar el borrador del pliego de Servidores con rol Pliego electrónico definitivo con sus
Publicación del de pliego de condiciones, haga clic en el botón “Finalizar de Abogado, respectivos documentos anexos ajustados,
Pliego condiciones con base etapa de planeación” ubicado en el Técnico y Logístico según sea el caso.
electrónico en las observaciones expediente electrónico del proceso. Se debe que integran el
Definitivo recibidas y demás tener en cuenta que para adelantar esta Comité de FO-ADQU-266 Pliego de Condiciones
consideraciones del acción contractual, se deben haber Estructuración y Licitación Pública diferente de obra SECOP II
CEEC. contestado todas las observaciones recibidas Evaluación
y el cronómetro de presentación de las Contractual. FO-ADQU-050 Resolución de Apertura.
mismas debe estar en cero.

publicado.

pliego electrónico el acto administrativo que
ordena la apertura del proceso. La
por el Delegado Contractual, previa revisión y
aprobación del Líder de Programa.

la cual se visualiza el flujo de aprobación, de
clic en “Confirmar” y una vez se hayan
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www.medellin.gov.co

ACCIÓN
CONTRACTUAL
“Publicar”; a partir de este momento, SECOP
II habilita el envío de ofertas al proceso y
empieza a correr el cronómetro en cuenta
regresiva que llega a cero el día y la hora del
cierre.
Servidores con rol
De acuerdo a lo establecido en el de Abogado,
cronograma del proceso, en concordancia Técnico y Logístico
con la normatividad vigente en materia que integran el
Audiencia de Acta de audiencia de Asignación de Riesgos
contractual, se debe llevar a cabo la Realizar Comité de
Asignación de Realizar audiencia de y/o aclaración al pliego de condiciones
audiencia de Asignación de Riesgos y/o Estructuración y
Riesgos y/o Asignación de definitivo, publicada en plataforma del
aclaración al pliego de condiciones definitivo. Evaluación
aclaración al Riesgos y/o aclaración SECOP II.
Contractual,
pliego de al pliego de
Una vez surtida la audiencia se debe publicar Ordenador del
condiciones condiciones definitivo. FO-ADQU-005 Acta de Audiencia de
el acta que soporte su desarrollo por Gasto, y demás
definitivo Aclaraciones o riesgos.
mensaje público, para conocimiento de los invitados asociados
interesados y publicidad de los eventos del al proceso
proceso. contractual por parte
de la Alcaldía.
Observaciones Responder las Para generar esta acción contractual, ubique La formulación de la Respuesta a las observaciones presentadas
al Pliego de observaciones el módulo “Observaciones” del expediente. respuesta, por los diferentes proponentes interesados en
condiciones allegadas por los dependerá del tema el proceso de selección.
electrónico proponentes al Pliego Todas las observaciones se deben responder objeto de
Definitivo de Condiciones a través de la plataforma SECOP II, observación por FO-ADQU-053 Respuesta a observaciones al
electrónico Definitivo y independiente del medio por el cual se parte del proponente Pliego definitivo.
sus anexos. reciban. (jurídico, técnico,
financiero); en todo
deben transcribir y consolidar con las integrantes del
respectivas respuestas en el documento CEEC deberán
dispuesto para tal fin, el cual debe ser analizar y aprobar
publicado a través de la sección de dicha respuesta.
“Observaciones”, con el fin de soportar la
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www.medellin.gov.co

ACCIÓN
CONTRACTUAL
terceros, garantizando su publicidad.
firma, estará a cargo
En caso de recibir observaciones por el del Servidor y/o
módulo de “Mensajes”, se debe crear un contratista con rol
mensaje público informando que la respuesta Logístico del
se encuentra en el módulo de observaciones C.E.E.C.
en el archivo consolidado.
Expedición de Modificar el Pliego de Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol Expedición de adenda, suscrita por el
adendas Condiciones cronograma del proceso, la Entidad puede de Abogado, Delegado Contractual, y modificación de los
electrónico definitivo, realizar adendas al pliego de condiciones Técnico y Logístico pliegos electrónicos en plataforma, según sea
mediante adenda. electrónico; para el efecto debe ingresar a que integran el el caso.
“Modificaciones/Adendas” módulo ubicado en Comité de
el expediente electrónico del proceso de Estructuración y FO-ADQU-010 Adenda.
Contratación. Evaluación
Contractual.
de Condiciones.

electrónico en plataforma, recuerde redactar
la justificación y haga clic en el botón
“Realizar modificación”. Luego de aprobada
la adenda mediante el flujo de aprobación,
haga clic en “Aplicar modificación” para
publicarla y ejecutar los cambios realizados
previamente en los formularios del Pliego
electrónico.

proceso”.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
proceso se requiere modificar el cronograma
en plataforma, la adenda debe ser publicada
a través del módulo “Mensajes”, como
mensaje público.

se debe eliminar ningún archivo de la sección
“Documentos del proceso”, se debe cargar el
documento actualizado sin eliminar ningún
documento.

digitación, las mismas se pueden realizar en
la plataforma sin necesidad de expedir un
documento físico de adenda firmado.

CCE para estos casos para así poder seguir
participando en el proceso de contratación.

presupuesto, después de publicar la Adenda,
deberán ingresar al Pliego electrónico y por
“Opciones”, ingresan a “Editar información”
para actualizar los valores en la fuente de los
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
recursos y el CDP con el nuevo valor,
después de actualizarlos debe “Guardar” y
“Finalizar”.
Una vez cumplida la fecha de cierre del
proceso, el SECOP II permite abrir las
ofertas; para el efecto accione el botón
“Apertura de ofertas” de la sección “Lista de
ofertas”, con el fin de generar la apertura de
los sobres.
Servidor y/o
Acto seguido, el SECOP II muestra un panel
contratista con rol
Generar y publicar con el sobre del Proceso, haga clic en
Logístico del Comité Acto de cierre “Lista de oferentes” publicado
Cierre acta de Cierre “lista de “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.
de Estructuración y en SECOP II.
oferentes”.
Evaluación
Contractual.
haciendo clic en el botón “Publicar/Actualizar
lista de oferentes”, luego confirme dicha
publicación.
Ver Guía Proceso de Licitación Pública en el

SECOP II.
Publicar las Publicar las ofertas. En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o Ofertas publicadas.
ofertas “LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón contratista con rol
“Abrir panel”. Ubíquese en la parte superior Logístico y Abogado
derecha, de clic en el botón “Publicar del Comité de
ofertas”, y verifique desde la vista pública Estructuración y
que en efecto hayan sido publicadas las Evaluación
ofertas vista pública que en efecto hayan Contractual.
sido publicadas las ofertas.
El abogado debe verificar en cada una de las

ofertas la solicitud de confidencialidad sobre
los documentos aportados por el proponente
y aceptarla o rechazarla, según sea el caso,
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
para garantizar que la propuesta se publique
en su totalidad.
Para la verificación de las ofertas, diríjase a
la sección “Lista de ofertas” del expediente;
el SECOP II muestra todas las ofertas Servidores con rol
Validación y verificación de los requisitos
recibidas en el Proceso de Contratación. En de Abogado,
habilitantes y proyección de los aspectos a
Verificar los caso de haber estructurado el Proceso por Técnico y Logístico
subsanar.
documentos lotes, SECOP II indica a qué lote que integran el
inherentes a las corresponde cada oferta. Comité de
FO-ADQU-203 Informe de Evaluación
ofertas recibidas. Estructuración y
Licitación Pública, Menor Cuantía y Concurso
En dicha sección puede validar y descargar Evaluación
Evaluación. de Méritos.
las ofertas enviadas por los proponentes, con Contractual.
el fin de generar la verificación y evaluación
por parte del CEEC.
Servidor y/o
La verificación y aprobación de la garantía de
contratista con rol de
seriedad de la oferta se realiza a través del
Verificar garantía de Abogado del Comité Aprobación de la garantía de seriedad de la
SECOP II con todos los documentos que el
seriedad de la oferta. de Estructuración y oferta.
proveedor aportó en la oferta entregada en
Evaluación
forma transaccional.
Contractual.
Publicar el Publicar el Informe de En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o Informe de Evaluación publicado.
Informe de Evaluación. debe crear un informe proceso de selección contratista con rol
Evaluación para cada lote, ya que si se genera un sólo Logístico del Comité
informe la plataforma de manera automática de Estructuración y
creará en la funcionalidad “INFORMES Evaluación
PROCESO DE SELECCIÓN” la evaluación y Contractual.
adjudicación independientemente del número
de lotes que tenga el proceso de
informe proceso de selección se debe indicar
el lote que aplica para cada informe.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En el formulario “INFORMES PROCESO DE
SELECCIÓN”, ubicado en el expediente
habilita una ventana emergente para adjuntar
el Informe de Evaluación y una vez cierre
esta ventana, en el campo “Fecha y hora
límite para recibir observaciones al informe”
se debe definir 1 minuto para que las
observaciones y documentos requeridos para
subsanar se reciban por el módulo de
oferta.
No olvide indicar en el Informe de Evaluación

el plazo para subsanar y que los documentos
únicamente serán recibidos a través de la
sección “Mensajes”.
Ver guía Proceso de Licitación en el SECOP

II.
Verificar los Verificar los El Comité de Estructuración y Evaluación Servidores con rol Documentos subsanados agregados a las
documentos documentos allegados Contractual debe verificar los documentos de Abogado, ofertas presentadas por los proveedores.
subsanados por los proponentes y allegados por los proponentes y agregarlos a Técnico y Logístico
agregarlos a la oferta. la oferta por medio del botón “Agregar que integran el
documento a la oferta” que aparece bajo los Comité de
documentos anexos enviados por el Estructuración y
proveedor, de esta manera se pueden Evaluación
visualizar en la oferta del proveedor desde el Contractual.
perfil de la entidad.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
visualizarse en vista pública en la sección de
mensajería del proceso.
Responder las Para consultar las observaciones recibidas, La formulación de la
observaciones vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta,
recibidas al dependerá del tema
informe de Todas las observaciones se deben transcribir objeto de
evaluación y y consolidar con las respectivas respuestas observación por
publicar en el documento dispuesto para tal fin, el parte del proponente
borrador de la cual se debe publicar a través de mensaje (jurídico, técnico,
Resolución de Responder las público, con el fin de soportar la trazabilidad financiero); en todo
Adjudicación. observaciones e histórico en el proceso de contratación y caso, todos los
Respuesta a observaciones generadas al
Realizar generadas por los permitir su visualización a los terceros, integrantes del
informe final de verificación y evaluación de
Audiencia de proponentes al garantizando su publicidad. CEEC deberán
requisitos habilitantes.
Adjudicación del informe de evaluación analizar y aprobar
proceso. y publicación del Al final del formato para dar respuesta a las dicha respuesta.
FO-ADQU-052 Respuesta a Observaciones
borrador de la observaciones encuentra el espacio para dar
al Informe.
Resolución de cuenta de los documentos subsanados por La consolidación de
Adjudicación. cada proponente, para elaborar nuevamente la respuesta, sin
la evaluación de los requisitos habilitantes y firma, estará a cargo
para establecer el nuevo orden de del Servidor y/o
elegibilidad. contratista con rol
Logístico del Comité
Se debe crear un nuevo mensaje público de Estructuración y
para dar a conocer a todos los proponentes Evaluación
el borrador de la Resolución de Adjudicación. Contractual.
Realizar Audiencia de De acuerdo a lo establecido en el Servidores con rol Acta de audiencia de Adjudicación, publicada
adjudicación. cronograma del proceso y en concordancia de Abogado, en plataforma del SECOP II.
con la normatividad vigente en materia Técnico y Logístico
contractual, se deberá llevar a cabo la que integran el FO-ADQU-006 Acta de Audiencia de
Realizar Audiencia de adjudicación. Comité de Adjudicación.
Estructuración y
Una vez surtida la audiencia, se debe Evaluación
publicar el acta que soporte su desarrollo por Contractual,
mensaje público, para conocimiento de los Ordenador del
interesados y publicidad de los eventos del Gasto, y demás
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
invitados asociados
al proceso
proceso.
contractual por parte
de la Alcaldía.
Adjudicar en En caso de que el proceso tenga lotes y un
plataforma mismo proveedor sea el adjudicatario de
SECOP II. varios de ellos, para cumplir con la directriz
de generar un contrato por cada lote que
componga el proceso de contratación, se
Servidor y/o
Para adelantar la adjudicación en plataforma contratista con rol
Adjudicar en ingrese al formulario “Informes del proceso Logístico del Comité
Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma SECOP II. de selección” del expediente a la primera de Estructuración y
sección “Ofertas en evaluación”. Evaluación
Contractual.
opción “Total” o “Parcial” frente a él, para que
la plataforma genere el valor por el cual se va
a celebrar el contrato.


Publicar la Resolución Acceda al formulario “INFORMES Servidor y/o Resolución de Adjudicación firmada y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
activo es “Informe de selección”. Se debe dar
clic sobre el botón “Opciones” y luego en
“Anexar”. Se habilita una ventana emergente
contratista con rol
para adjuntar la Resolución de Adjudicación,
Logístico del Comité publicada en SECOP II.
de Adjudicación en revisada, radicada y suscrita por el Delegado
de Estructuración y
plataforma SECOP II. Contractual.
Evaluación FO-ADQU-049 Resolución de Adjudicación.
Contractual.
botón “Publicar”, de clic en él y verifique que
en el expediente electrónico se haya activado
la opción “CONTRATOS”.
Ver guía Proceso de Licitación en el SECOP
II.
Remitir información al
personal de apoyo
administrativo
(Técnicos o Auxiliares)
Envío de Servidor y/o
para adelantar
documentación Remitir vía correo electrónico la información contratista con rol
Contrato Marco y
para crear del proceso necesaria para elaborar el Logístico del Comité Creación de Contrato Marco y Etapa
Etapa Contractual. Se
Contrato Marco Contrato Marco en el sistema de seguimiento de Estructuración y Contractual.
debe tener en cuenta
y etapa a la contratación de SAP. Evaluación
las aprobaciones en
Contractual Contractual.
tiempo real que
continúan en el
Sistema de
Seguimiento de SAP.
Servidor y/o Registro digital de la información del contrato
Diligenciamiento
contratista con rol de de SECOP II cuando el contrato esté suscrito
módulo de Ver Procedimiento para la legalización de
Diligenciar módulo de Abogado del Comité y escaneado para la publicación.
Contrato y contratos, el cual se encuentra en el presente
contrato. de Estructuración y
aprobación de instructivo.
Evaluación FO-ADQU-121 Contrato.
pólizas.
Contractual.
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1.5. LICITACIÓN OBRA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD LICITACIÓN OBRA PÚBLICA
ACCIÓN
CONTRACTUAL
CEEC.

Previos.
Previo al inicio del proceso en SECOP II, DE-ADQU-012 Guía para la elaboración de
Servidores y/o
Elaborar el Estudio deben estar aprobados los Estudios Previos especificaciones técnicas.
Previo en el Sistema y todos sus anexos en el Sistema de FO-ADQU-128 Análisis del Sector
de Seguimiento de Seguimiento a la Contratación de SAP por Económico.
SAP con todos sus todos los integrantes del Comité de FO-ADQU-001 Estudios Previos.
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual
Evaluación
Contractual.
b88bf1e648d58a49
organizacional.
Elaborar la
Solicitud de Auxiliares crean SP.
Pedido (SP) y
Etapa Apoyo administrativo
Elaborar la SP y etapa deben tener en cuenta las aprobaciones en
Precontractual (Técnicos o SP y Etapa Precontractual creadas.
precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de
en el Sistema de Auxiliares) crean
Seguimiento de SAP.
Seguimiento a la Etapa
SAP
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contratación deben coincidir tanto en el PAA
publicado en el SECOP II, como en el Plan
de Compras que reposa en el Sistema de

necesidad en el PAA registrado en SECOP Plan anual de adquisiciones SECOP II y plan
Revisar que la II, se debe requerir mediante correo de compras del sistema de seguimiento a la
Servidor y/o
Revisión de las necesidad registrada electrónico soportesecop2@medellin.gov.co contratación de SAP alineados.
necesidades en el PAA publicado al Equipo de soporte en SECOP II de la
Técnico del Comité
contractuales en en SECOP II, coincida Subsecretaría de Planeación y Evaluación de IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
el PAA SECOP II con la necesidad la Contratación para el efecto. adquisiciones.
Evaluación
y Plan de establecida en el Plan
Contractual.
Compras de Compras que En caso de que se deba modificar el PAA del FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
registrado en reposa en el Sistema Sistema de Seguimiento a la Contratación de adquisiciones.
Subsecretaría de
SAP de Seguimiento a la SAP, se debe realizar la respectiva gestión
Planeación.
Contratación de SAP. de acuerdo con el documento IN-ADQU-012 FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
Lista de necesidades de adquisiciones. Planeación.

en ambos sistemas.

equipo de trabajo en la Precontractual en SAP, se debe configurar el administrativo accesos al manejo del proceso objeto de
trabajo en plataforma de SECOP equipo de trabajo en la plataforma SECOP II, (Técnicos o contratación creados.
SECOP II II. con los respectivos accesos de acuerdo con Auxiliares).
el perfil de cada usuario; así mismo, se
deben estructurar los flujos de aprobación
que sean requeridos para el desarrollo de las
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diferentes etapas precontractuales.

estructuración y publicar el proyecto de pliego de condiciones electrónico en el contratista con rol "Documentos del Proceso" del pliego
publicación del pliego de condiciones SECOP II, y adjuntar los documentos Logístico del Comité electrónico. No se imprimen, ni se firman.
proyecto de electrónico en la anexos. de Estructuración y
pliego de plataforma SECOP II y Evaluación Estudio Previo: Se carga como anexo
condiciones cargar los documentos Tenga en cuenta que la información del Contractual. (Generado en PDF de SAP).
electrónico del del proceso: contrato (Tipo, justificación y duración
proceso y estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado en
cargue de los - Estudio previo. “Información general” no se podrá modificar PDF de SAP).
documentos del - CDP. después de guardar y continuar al formulario
proceso - Matriz de riesgo. 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
- Análisis de requisitos Disponibles en Eureka, link:
de capacidad En el formulario 2 “Configuración” deberán https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
financiera y seleccionar si la destinación del gasto es NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0
organizacional. funcionamiento o inversión. Cuando el b88bf1e648d58a49
- Estudio del sector proceso tiene proyectos de inversión y Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
- Aviso de funcionamiento, se selecciona el de mayor Matrices de Riesgo Previsible.
convocatoria porcentaje de participación.
- Pliego de Análisis de requisitos de capacidad financiera
Condiciones En el campo “Fuente de los Recursos” se y organizacional: Se carga como anexo.
- Demás documentos deberá registrar en una o varias opciones el Disponibles en Eureka, link:
propios de la origen de los recursos del proceso de https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
modalidad de contratación, según su distribución. NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0
contratación. b88bf1e648d58a49
Cuando se trate de Recursos Propios, se Hefesto - Aplicativo para el análisis de
deberá escoger la opción que dice Recursos requisitos de capacidad financiera y
Propios (Alcaldías, Gobernaciones y organizacional.
Resguardos Indígenas). Cuando se registren
estos valores, la plataforma validará que la Estudio del Sector: FO-ADQU-128 Análisis
sumatoria sea igual al valor indicado como del Sector Económico.
presupuesto oficial del proceso de
contratación en el campo “Valor estimado”. Aviso de Convocatoria: FO-ADQU-014 Aviso
Convocatoria Pública.
pliego electrónico de clic en el botón “Ir a FO-ADQU-262 Pliego de Condiciones
publicar”. La plataforma habilita la ventana Licitación Pública (Obra Pública):
emergente en la cual se visualiza el flujo de Documento que contiene la información
aprobación, de clic en “Confirmar” y una vez específica del proceso de contratación que no
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se hayan surtido todas las aprobaciones, de está incluida en el pliego electrónico y los
clic en “Publicar”. A partir de este momento, anexos a diligenciar por parte del Proveedor.
SECOP II habilita el envío de observaciones No se debe duplicar la información en
al proyecto de Pliego. documentos anexos respecto al pliego
electrónico.
NOTA: Tenga en cuenta que la aprobación
CEEC a través de los flujos de aprobación,
se entiende como el visto bueno para
plataforma.
Para generar esta acción contractual, ubique La formulación de la

el módulo “Observaciones” del expediente. respuesta,
dependerá del tema
Todas las observaciones se deben responder objeto de
a través de la plataforma SECOP II, observación por
independiente del medio por el cual se parte del proponente
reciban. (jurídico, técnico,
Responder las
observaciones Respuesta a las observaciones presentadas
Observaciones deben transcribir y consolidar con las integrantes del
allegadas por los por los diferentes proponentes interesados en
al borrador del respectivas respuestas en el documento CEEC deberán
proponentes al el proceso de selección.
pliego de dispuesto para tal fin, el cual debe ser analizar y aprobar
borrador del pliego de
condiciones publicado a través de la sección de dicha respuesta.
condiciones FO-ADQU-054 - Respuesta a Observaciones
electrónico “Observaciones”, con el fin de soportar la
electrónico y sus al Proyecto de Pliego.
anexos.
terceros, garantizando su publicidad. firma, estará a cargo
del Servidor y/o
En caso de recibir observaciones por el contratista con rol
módulo de “Mensajes”, se debe crear un Logístico del Comité
mensaje público informando que la respuesta de Estructuración y
se encuentra en el módulo de observaciones Evaluación
en el archivo consolidado. Contractual.
Actualización y Actualizar el proyecto Para actualizar el borrador del pliego de Servidores con rol Pliego electrónico definitivo con sus
Publicación del de pliego de condiciones, haga clic en el botón “Finalizar de Abogado, respectivos documentos anexos ajustados,
Pliego condiciones con base etapa de planeación” ubicado en el Técnico y Logístico según sea el caso.
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expediente electrónico del proceso. Se debe

tener en cuenta que para adelantar esta
acción contractual, se deben haber
contestado todas las observaciones recibidas
y el cronómetro de presentación de las
mismas debe estar en cero.

publicado.
que integran el
en las observaciones Adicionalmente debe adjuntar en el
Comité de FO-ADQU-262 Pliego de Condiciones
electrónico recibidas y demás formulario “Documentos del proceso” del
Estructuración y Licitación Pública (Obra Pública)
Definitivo consideraciones del pliego electrónico el acto administrativo que
Evaluación
CEEC. ordena la apertura del proceso. La
Contractual. FO-ADQU-050 Resolución de Apertura.
por el Delegado Contractual, previa revisión y
aprobación del Líder de Programa.

la cual se visualiza el flujo de aprobación, de
clic en “Confirmar” y una vez se hayan
“Publicar”; a partir de este momento, SECOP
II habilita el envío de ofertas al proceso y
empieza a correr el cronómetro en cuenta
regresiva que llega a cero el día y la hora del
cierre.
Audiencia de Realizar audiencia de De acuerdo a lo establecido en el Servidores con rol Acta de audiencia de Asignación de Riesgos
Asignación de Asignación de cronograma del proceso, en concordancia de Abogado, y/o aclaración al pliego de condiciones
Riesgos y/o Riesgos y/o aclaración con la normatividad vigente en materia Técnico y Logístico definitivo, publicada en plataforma del
aclaración al al pliego de contractual, se debe llevar a cabo la Realizar que integran el SECOP II.
pliego de condiciones definitivo. audiencia de Asignación de Riesgos y/o Comité de
condiciones aclaración al pliego de condiciones definitivo. Estructuración y FO-ADQU-005 Acta de Audiencia de
definitivo Evaluación Aclaraciones o riesgos.
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Contractual,
Una vez surtida la audiencia se debe publicar Ordenador del
el acta que soporte su desarrollo por Gasto, y demás
mensaje público, para conocimiento de los invitados asociados
interesados y publicidad de los eventos del al proceso
proceso. contractual por parte
de la Alcaldía.
Para generar esta acción contractual, ubique
el módulo “Observaciones” del expediente. La formulación de la
respuesta,
Todas las observaciones se deben responder dependerá del tema
a través de la plataforma SECOP II, objeto de
independiente del medio por el cual se observación por
reciban. parte del proponente
(jurídico, técnico,
Responder las Todas las observaciones que se alleguen se financiero); en todo
Respuesta a las observaciones presentadas
Observaciones observaciones deben transcribir y consolidar con las caso, todos los
por los diferentes proponentes interesados en
al Pliego de allegadas por los respectivas respuestas en el documento integrantes del
el proceso de selección.
condiciones proponentes al Pliego dispuesto para tal fin, el cual debe ser CEEC deberán
electrónico de Condiciones publicado a través de la sección de analizar y aprobar
FO-ADQU-053 Respuesta a observaciones al
Definitivo electrónico Definitivo y “Observaciones”, con el fin de soportar la dicha respuesta.
Pliego definitivo.
sus anexos. trazabilidad e histórico en el proceso de
contratación y permitir su visualización a los La consolidación de
terceros, garantizando su publicidad. la respuesta, sin
firma, estará a cargo
En caso de recibir observaciones por el del Servidor y/o
módulo de “Mensajes”, se debe crear un contratista con rol
mensaje público informando que la respuesta Logístico del
se encuentra en el módulo de observaciones C.E.E.C.
Expedición de Modificar el Pliego de Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol Expedición de adenda, suscrita por el
adendas Condiciones cronograma del proceso, la Entidad puede de Abogado, Delegado Contractual, y modificación de los
electrónico definitivo, realizar adendas al pliego de condiciones Técnico y Logístico pliegos electrónicos en plataforma, según sea
mediante adenda. electrónico; para el efecto debe ingresar a que integran el el caso.
“Modificaciones/Adendas” módulo ubicado en Comité de
el expediente electrónico del proceso de Estructuración y FO-ADQU-010 Adenda.
Contratación. Evaluación
Contractual.
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de Condiciones.

“Realizar modificación”. Luego de aprobada
la adenda mediante el flujo de aprobación,
haga clic en “Aplicar modificación” para
publicarla y ejecutar los cambios realizados
previamente en los formularios del Pliego
electrónico.

proceso”.

mensaje público.
NOTA 2: Cuando la adenda modifique un

documento.

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NOTA 4: cuando ya se hayan recibido ofertas

en el procesos de contratación y se realiza
una modificación/adenda, se debe informar
a los proponentes a través de la sección de
Mensaje público que deben aplicar la
modificación/adenda creada y deben seguir
el procedimiento definido por CCE para estos
casos para así poder seguir participando en
el proceso de contratación.

“Finalizar”.
Una vez cumplida la fecha de cierre del Servidor y/o Acto de cierre “lista de oferentes” publicado
proceso, el SECOP II permite abrir las contratista con rol de en SECOP II.
ofertas; para el efecto accione el botón Abogado, Técnico y
Presentación de “Apertura de ofertas” de la sección “Lista deLogístico que
ofertas (Cierre ofertas”, con el fin de generar la apertura del
integran el Comité
del proceso) sobre habilitante y técnico. de Estructuración y
Evaluación
Generar y publicar
Apertura de Acto seguido, el SECOP II muestra un panel Contractual.
acta de Cierre “lista de
sobre: requisitos con el sobre del Proceso, haga clic en
oferentes”.
habilitantes y “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.
técnicos de cada
uno de los Finalmente, debe publicar el acta de cierre
oferentes que genera automáticamente la plataforma,
publicación.
Publicar las Publicar las ofertas. En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o Ofertas publicadas.
ofertas “LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón contratista con rol
“Abrir panel”. Ubíquese en la parte superior Logístico y Abogado
derecha, de clic en el botón “Publicar del Comité de
ofertas”, y verifique desde la vista pública Estructuración y
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que en efecto hayan sido publicadas las Evaluación

ofertas. Contractual.

en su totalidad.
Para la verificación de las ofertas, diríjase a Servidores con rol Verificación de las ofertas recibidas.
la sección “Lista de ofertas” del expediente; de Abogado,
el SECOP II muestra todas las ofertas Técnico y Logístico
recibidas en el Proceso de Contratación. En que integran el
Verificar los
caso de haber estructurado el Proceso por Comité de
documentos
lotes, SECOP II indica a qué lote Estructuración y
inherentes a las
corresponde cada oferta. Evaluación
ofertas recibidas.
Contractual.
En dicha sección puede validar y descargar
Evaluación las ofertas enviadas por los proponentes, con
el fin de generar la verificación y evaluación
por parte del CEEC.
La verificación y aprobación de la garantía de Servidor y/o Aprobación de la garantía de seriedad de la
seriedad de la oferta se realiza a través del contratista con rol de oferta.
Verificar garantía de SECOP II con todos los documentos que el Abogado del Comité
seriedad de la oferta. proveedor aportó en la oferta entregada en de Estructuración y
forma transaccional. Evaluación
Contractual.
Publicar el Publicar el Informe de En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o FO-ADQU-203 Informe de Evaluación
Informe de Evaluación. debe crear un informe proceso de selección contratista con rol Licitación Pública, Menor Cuantía y Concurso
Evaluación para cada lote, ya que si se genera un sólo Logístico del Comité de Méritos
informe la plataforma de manera automática de Estructuración y
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para subsanar se reciban por la sección de
oferta.

Finalice este paso dando clic en el botón

“Publicar”.
El Comité de Estructuración y Evaluación Servidores con rol Documentos subsanados agregados a las
Contractual debe verificar los documentos de Abogado, ofertas presentadas por los proveedores.
allegados por los proponentes y agregarlos a Técnico y Logístico
la oferta por medio del botón “Agregar que integran el
documento a la oferta” que aparece bajo los Comité de
Verificar los
Verificar los documentos anexos enviados por el Estructuración y
documentos allegados
documentos proveedor, de esta manera se pueden Evaluación
por los proponentes y
subsanados visualizar en la oferta del proveedor desde el Contractual.
agregarlos a la oferta.

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Para consultar las observaciones recibidas, La formulación de la Respuesta a observaciones generadas al

vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta, informe final de verificación y evaluación de
dependerá del tema requisitos habilitantes.
Todas las observaciones se deben transcribir objeto de
y consolidar con las respectivas respuestas observación por FO-ADQU-052 Respuesta a Observaciones
en el documento dispuesto para tal fin, el parte del proponente al Informe.
cual se debe publicar a través de mensaje (jurídico, técnico,
público, con el fin de soportar la trazabilidad financiero); en todo
e histórico en el proceso de contratación y caso, todos los
Responder las
Responder las permitir su visualización a los terceros, integrantes del
observaciones
observaciones garantizando su publicidad. CEEC deberán
generadas por los
recibidas al analizar y aprobar
proponentes al
informe de Al final del formato para dar respuesta a las dicha respuesta.
informe de
verificación observaciones encuentra el espacio para dar
verificación.
cuenta de los documentos subsanados por La consolidación de
cada proponente, para elaborar nuevamente la respuesta, sin
la evaluación de los requisitos habilitantes y firma, estará a cargo
para establecer el nuevo orden de del Servidor y/o
elegibilidad. contratista con rol
Evaluación
Contractual.
Ubique el formulario “LISTA DE OFERTAS” Servidor y/o Proponentes que cumplen con los requisitos
en el expediente electrónico y de clic en el contratista con rol habilitantes y técnicos habilitados en
botón “Abrir panel”. Logístico del Comité plataforma.
Una vez visualice las ofertas, de clic en el Evaluación
Habilitar o botón “Admitido” o “Excluido” frente a cada Contractual.
excluir los Habilitar o Excluir los proveedor según sea el caso. En el evento
proponentes en proponentes para la de realizar la exclusión de una oferta, debe
el sobre apertura del sobre accionar el botón “Incumplimiento”, para
habilitante y económico. diligenciar la razón de la exclusión.
técnico
Acto seguido debe confirmar esta acción
Ver Guía Licitación Obra Pública en el
SECOP II.
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Realizar Servidores con rol

audiencia de de Abogado,
De acuerdo a lo establecido en el
adjudicación y Técnico y Logístico
cronograma del proceso y en concordancia
apertura del que integran el
con la normatividad vigente en materia
sobre Comité de
contractual, se deberá llevar a cabo la Acta de audiencia de Adjudicación, publicada
económico. Realizar audiencia de Estructuración y
Audiencia de adjudicación. en plataforma del SECOP II.
adjudicación y Evaluación
apertura del sobre Contractual,
Una vez surtida la audiencia, se debe FO-ADQU-006 Acta de Audiencia de
económico Ordenador del
publicar el acta que soporte su desarrollo por Adjudicación.
Gasto, y demás
mensaje público, para conocimiento de los
invitados asociados
interesados y publicidad de los eventos del
al proceso
proceso.
contractual por parte
de la Alcaldía.
Realizar apertura del El sobre económico sólo podrá aperturarse Servidor o Ofertas económicas.
sobre económico. pasada la fecha y hora establecida en el contratista con rol
cronograma del proceso. Logístico del Comité
Ubique el formulario “LISTA DE OFERTAS” Evaluación
en el expediente electrónico y de clic en el Contractual.
botón “Abrir panel”.
Los demás
Ingrese al sobre económico, haga clic en integrantes del
“Iniciar” y luego en “Abrir sobres”, espere Comité de
unos minutos para que la información sea Estructuración y
desencriptada. Evaluación
Contractual deberán
Una vez pueda acceder a la información del estar presentes al
sobre económico, verifique el cumplimiento momento de la
de las condiciones de la oferta aportada por apertura de sobres
cada proponente. económicos.
En caso de que después de la apertura del

sobre económico algún proponente supere el
presupuesto oficial, deberá dejarse claro la
causal de rechazo o eliminación en la que
incurre y notificárselo a través del módulo
“Mensajes”.
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Ver Guía Licitación Obra Pública en el

SECOP II.
En el expediente electrónico en la sección Servidor y/o Ofertas publicadas.
“LISTA DE OFERTAS” de clic en el botón contratista con rol
Publicar las
“Abrir panel”. Ubíquese en la parte superior Logístico del Comité
ofertas después
derecha, de clic en el botón “Publicar de Estructuración y
de la apertura Publicar las ofertas.
ofertas”, y verifique desde la vista pública Evaluación
del sobre
que en efecto hayan sido publicadas las Contractual.
económico
ofertas con el contenido del sobre económico
abierto.
Adjudicar en Adjudicar en En caso de que el proceso tenga lotes y un Servidor y/o Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma plataforma SECOP II mismo proveedor sea el adjudicatario de contratista con rol
SECOP II varios de ellos, para cumplir con la directriz Logístico del Comité
de generar un contrato por cada lote que de Estructuración y
componga el proceso de contratación, se Evaluación
debe crear un informe de evaluación para Contractual.
Para adelantar la adjudicación en plataforma

ingrese al formulario “Informes del proceso
de selección” del expediente electrónico, a la
primera sección “Ofertas en evaluación”.


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Acceda al formulario “INFORMES

activo es “Informe de selección”. Se debe dar
clic sobre el botón “Opciones” y luego en
“Anexar”. Se habilita una ventana emergente Servidor y/o
para adjuntar la Resolución de Adjudicación, contratista con rol Resolución de Adjudicación firmada y
Publicar la Resolución
revisada, radicada y suscrita por el Delegado Logístico del Comité publicada en SECOP II.
de Adjudicación en
Contractual. de Estructuración y
plataforma SECOP II.
Evaluación FO-ADQU-049 Resolución de Adjudicación.
Una vez cierre esta ventana, se activa el Contractual.
botón “Publicar”, de clic en él y verifique que
en el expediente electrónico se haya activado
la opción “CONTRATOS”.
Ver guía Proceso de Licitación Obra pública

en el SECOP II.
Remitir información al
personal de apoyo
administrativo
(Técnicos o Auxiliares)
Envío de Servidor y/o
para adelantar
documentación Remitir vía correo electrónico la información contratista con rol
Contrato Marco y
para crear del proceso necesaria para elaborar el Logístico del Comité Creación de Contrato Marco y Etapa
Etapa Contractual. Se
Contrato Marco Contrato Marco en el sistema de seguimiento de Estructuración y Contractual.
debe tener en cuenta
y etapa a la contratación de SAP. Evaluación
las aprobaciones en
Contractual Contractual.
tiempo real que
continúan en el
Sistema de
Seguimiento de SAP.
Servidor y/o
Diligenciamiento Registro digital de la información del contrato
módulo de Ver Procedimiento para la legalización de de SECOP II cuando el contrato esté suscrito
Diligenciar módulo de Abogado del Comité
Contrato y contratos, el cual se encuentra en el presente y escaneado para la publicación.
contrato. de Estructuración y
aprobación de instructivo.
Evaluación
pólizas. FO-ADQU-121 Contrato.
Contractual.
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1.6. MÍNIMA CUANTÍA:

PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD MÍNIMA CUANTÍA
ACCIÓN
CONTRACTUAL
Estudio Previo creado y aprobado por el CEEC.

Previos
IN-ADQU-006 IN-ADQU Instructivo Elaboración
Previo al inicio del proceso en SECOP II, Estudios Previos en SAP
Servidores y/o
Elaborar el Estudio los Estudios Previos en el Sistema de DE-ADQU-012 Guía para la elaboración de
Previo en el Sistema Seguimiento a la Contratación de SAP con especificaciones técnicas
de Seguimiento de todos sus anexos, deben estar aprobados FO-ADQU-128 Análisis del Sector Económico
SAP con todos sus por todos los integrantes del Comité de FO-ADQU-001 Estudios Previos
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual.
Evaluación
Contractual.
NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0b
88bf1e648d58a49
Matrices de Riesgo Previsible
Elaborar la
Solicitud de
Pedido (SP) y Auxiliares crean SP,
Etapa Elaborar la SP y Apoyo administrativo
deben tener en cuenta las aprobaciones en
Precontractual etapa (Técnicos o Auxiliares) SP y Etapa Precontractual creadas.
tiempo real que continúan en el Sistema de
en el Sistema de precontractual. crean Etapa
Seguimiento de SAP.
Seguimiento a la Precontractual.
Contratación de
SAP.
Revisión de las Revisar que la Los siguientes aspectos de la futura Servidor y/o Plan anual de adquisiciones SECOP II y plan
necesidades necesidad registrada contratación, deberán coincidir tanto en el contratista con rol de de compras del sistema de seguimiento a la
contractuales en en el PAA publicado PAA publicado en el SECOP II, como en el Técnico del Comité de contratación de SAP alineados.
el PAA SECOP II en SECOP II, Plan de Compras que reposa en el Sistema Estructuración y
y Plan de coincida con la de Seguimiento a la Contratación de SAP: Evaluación FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
Compras necesidad código UNSPSC, objeto, fecha de inicio Contractual. adquisiciones
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
contratación y valor. Subsecretaría de
Planeación
En caso de que se deba crear o modificar
la necesidad en el PAA registrado en
SECOP II, se deberá requerir mediante
correo electrónico
soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo
de soporte en SECOP II de la
Subsecretaría de Planeación y Evaluación
de la Contratación para el efecto.
establecida en el
Plan de Compras
En caso de que se deba modificar el PAA
que reposa en el
registrado en del Sistema de Seguimiento a la
Sistema de
SAP. Contratación de SAP, se deberá realizar la
Seguimiento a la
respectiva gestión, con el enlace
Contratación de
responsable del PAA de cada secretaría
SAP.
en la Subsecretaría de Planeación y
Evaluación.
El rol logístico sólo iniciará el proceso en el

SECOP II una vez reciba correo electrónico
por parte del rol técnico, confirmando que
las necesidades coinciden en ambos
sistemas.
Se deberá aprobar por parte del técnico la

actividad en SAP. Después de CDP.
equipo de trabajo en la Precontractual en SAP, se deberá administrativo accesos al manejo del proceso objeto de
trabajo en plataforma de configurar el equipo de trabajo en la (Técnicos o contratación creados.
SECOP II SECOP II. plataforma de SECOP II, con los Auxiliares).
respectivos accesos de acuerdo con el
perfil de cada usuario; así mismo, se
deberán estructurar los flujos de
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
precontractuales que sean definidas
previamente por los líderes responsables
del proceso de selección.
Con la aprobación de parte del CEEC en

flujo establecido, se entiende que queda
aceptado por quienes lo han aprobado.
estructuración y publicar la invitaciónpliego de condiciones electrónico contratista con rol "Documentos del Proceso" del pliego
publicación del pública electrónica (Invitación pública) en el SECOP II, y Logístico del Comité electrónico. No se imprimen, ni se firman.
Pliego de en la plataforma adjuntar los documentos anexos. de Estructuración y
Condiciones transaccional del Evaluación Estudio Previo: Se carga como anexo
(Invitación SECOP II y cargar Tenga en cuenta que la información del Contractual. (Generado en PDF de SAP).
pública) y los documentos del contrato (Tipo, justificación y duración
cargue de los proceso: estimada) diligenciada en el formulario 1 CDP: Se carga como anexo (Generado en PDF
documentos del “Información general” no se podrá modificar de SAP).
proceso. -Estudio previo después de guardar y continuar al
-CDP formulario 2 “Configuración”. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
-Matriz de riesgo Disponibles en Eureka, link:
-Estudio del sector En el formulario 2 “Configuración” deberán https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intranet?
-Documento seleccionar si la destinación del gasto es NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3ebf0b
adicional al Pliego funcionamiento o inversión. Cuando el 88bf1e648d58a49
de Condiciones proceso tiene proyectos de inversión y Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
funcionamiento, se selecciona el de mayor Matrices de Riesgo Previsible
porcentaje de participación.
Estudio del Sector: FO-ADQU-128 Análisis
En el campo “Fuente de los Recursos” se del Sector Económico
deberá registrar en una o varias opciones
el origen de los recursos del proceso de FO-ADQU-258 Pliego de Condiciones
contratación, según su distribución. Mínima Cuantía SECOP II: Documento que
contiene la información específica del proceso
Cuando se trate de Recursos Propios, se de contratación que no está incluida en el
deberá escoger la opción que dice pliego electrónico y los anexos a diligenciar por
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Recursos Propios (Alcaldías,
Gobernaciones y Resguardos Indígenas).
Cuando se registren estos valores, la
plataforma validará que la sumatoria sea
oficial del proceso de contratación en el
campo “Valor estimado”.
Cuando haya diligenciado totalmente el parte del Proveedor. No se debe duplicar la

pliego electrónico de clic en el botón “Ir a información en documentos anexos respecto al
publicar”. La plataforma habilita la ventana pliego electrónico.
emergente en la cual se visualiza el flujo de
aprobación, de clic en “Confirmar” y una Este documento contiene los anexos
vez se hayan surtido todas las suministrados al Proveedor para la
aprobaciones, de clic en “Publicar”. A partir presentación de la oferta, de acuerdo al
de este momento, SECOP II habilita el proceso objeto de contratación.
envío de observaciones al proyecto de
Pliego.
NOTA: Tenga en cuenta que la

aprobación de cada etapa del proceso por
parte del CEEC a través de los flujos de
aprobación, se entiende como el visto
Observaciones Responder las Para generar esta acción contractual, La formulación de la Respuesta a las observaciones presentadas
al pliego de observaciones ubique el módulo “Observaciones” del respuesta, dependerá por los diferentes proponentes interesados en
condiciones allegadas por los expediente. del tema objeto de el proceso de selección.
electrónico proponentes al observación por parte
Pliego de Todas las observaciones se deben del proponente FO-ADQU-053 Respuesta a observaciones al
condiciones responder a través de la plataforma (jurídico, técnico, Pliego definitivo.
(Invitación Mínima SECOP II, independiente del medio por el financiero); en todo
Cuantía) electrónico cual se reciban. caso, todos los
y sus anexos. integrantes del CEEC
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Todas las observaciones que se alleguen deberán analizar y
se deben transcribir y consolidar con las aprobar dicha
respectivas respuestas en el documento respuesta.
dispuesto para tal fin, el cual debe ser
publicado a través de la sección de La consolidación de la
“Observaciones”, con el fin de soportar la respuesta, sin firma,
trazabilidad e histórico en el proceso de estará a cargo del
contratación y permitir su visualización a Servidor y/o
los terceros, garantizando su publicidad. contratista con rol
En caso de recibir observaciones por el de Estructuración y
módulo de “Mensajes”, se debe crear un Evaluación
mensaje público informando que la Contractual.
Expedición de Modificar el pliego Dentro de los plazos previstos en el Dentro Servidores con rol de Modificación de los pliegos electrónicos en
adendas. de condiciones de los plazos previstos en el cronograma Abogado, Técnico y plataforma mediante adenda.
electrónicos del proceso, la Entidad podrá realizar Logístico que integran
(Invitación Mínima adendas al pliego de condiciones el Comité de FO-ADQU-010 Adenda.
Cuantía), mediante electrónico; para el efecto deberá ingresar Estructuración y
adenda. a “Modificaciones/Adendas” previstas en el Evaluación FO-ADQU-258 Pliego de Condiciones Mínima
área de trabajo del Proceso de Contractual. Cuantía SECOP II
Contratación.

del pliego de condiciones.

modificación” para publicarla. El SECOP II
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
aplica los cambios en el pliego de
condiciones.

proceso”.



firmado.

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ACCIÓN
CONTRACTUAL
contratación.

Una vez cumplida la fecha de cierre del
proceso, el SECOP II permite abrir las
ofertas; para el efecto accione el botón
“Apertura de ofertas” de la sección “Lista
de ofertas”, con el fin de generar la
apertura de los sobres.
Servidor y/o
Acto seguido, el SECOP II muestra un
contratista con rol
Generar y publicar panel con el sobre del Proceso, haga clic
Logístico del Comité Acto de cierre “lista de oferentes” publicado en
Cierre acta de Cierre “lista en “Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.
de Estructuración y SECOP II.
de oferentes”.
Evaluación
Contractual.
haciendo clic en el botón
Ver guía Proceso de Contratación de

Modalidad de Mínima Cuantía en el
SECOP II.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Servidor y/o
contratista con rol
Logístico y Abogado
Publicar las ofertas.
Publicar las ofertas. del Comité de Ofertas publicadas.
ofertas.
Estructuración y
Evaluación
Contractual.
Para la verificación económica de las
Abogado, Técnico y
ofertas, diríjase a la sección “Lista de
Evaluar propuesta ofertas” del expediente y compare los
Evaluación el Comité de Evaluación propuesta económica realizada.
económica. precios ofertados por cada proponente en
Estructuración y
la columna “oferta”, con el fin de determinar
Evaluación
la oferta de menor valor.
Contractual.
Para la verificación de la oferta, diríjase a la
sección “Lista de ofertas” del expediente;
allí podrá visualizar la oferta de su interés.
En caso de haber estructurado el Proceso
por lotes, SECOP II indica a qué lote Validación y verificación de los requisitos
Abogado, Técnico y
Verificar los corresponde cada oferta. habilitantes y proyección de los aspectos a
Verificación de documentos de la subsanar.
el Comité de
documentos oferta de menor En dicha sección podrá validar y descargar
Estructuración y
valor. los documentos aportados por el FO-ADQU-097 Informe de Verificación Mínima
Evaluación
proponente en relación con los requisitos Cuantía
Contractual.
habilitantes jurídicos y habilitantes técnicos,
con el fin de generar la verificación y
evaluación por parte del CEEC.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
El informe de requisitos a subsanar se
publica a través de la sección “mensajes”.
No olvide indicar ya sea en el documento o

Publicación del en el mensaje que los documentos
informe de únicamente serán recibidos a través de la
requisitos a sección “Mensajes”, para que éstos puedan
subsanar ser agregados a la oferta.

SECOP II.
allegados por el proponente y agregarlos a
la oferta por medio del botón “Agregar
documento a la oferta” que aparece bajo
los documentos anexos enviados por el
proveedor, de esta manera se pueden
visualizar en la oferta del proveedor desde
Verificar los el perfil de la entidad.
Abogado, Técnico y
documentos
Verificar los Logístico que integran
allegados por los Estos documentos adicionales, solo podrán Documentos subsanados agregados a la oferta
documentos visualizarse en vista pública en la sección el Comité de
proponentes y presentada por el proveedor.
subsanados. Estructuración y
agregarlos a la de mensajería del proceso.
Evaluación
oferta.
Si el Proveedor no cumple con todos los Contractual.
requisitos, se deberá verificar la oferta del
segundo precio más bajo y así
sucesivamente.

SECOP II.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En caso de que el proceso tenga lotes se
debe crear un informe proceso de
selección para cada lote, ya que si se
genera un sólo informe la plataforma de
manera automática creará en la
funcionalidad “INFORMES PROCESO DE
para cada informe.
Nota: Si el informe de evaluación a

publicar consolida todos los lotes se deberá Servidor y/o
publicar el mismo para cada lote. contratista con rol Informe de Evaluación publicado.
Publicar el
Publicar el Informe Logístico del Comité
Informe de
de Evaluación. En el formulario “INFORMES PROCESO de Estructuración y FO-ADQU-153 Informe de Evaluación
Evaluación.
DE SELECCIÓN”, ubicado en el Evaluación Mínima Cuantía
expediente electrónico de clic en el botón Contractual.
“Crear”. En la segunda sección “Informes”,
en “Anexar”. Se habilitará una ventana
Evaluación, una vez cierre esta ventana
debe definir el plazo que dará a los
proponentes para presentar observaciones
a dicho informe de acuerdo a la
normatividad vigente. Finalice dando clic en
el botón “Publicar”.

SECOP II.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
vaya al módulo de “Mensajes”. respuesta, dependerá
del tema objeto de
Todas las observaciones se deben observación por parte
transcribir y consolidar con las respectivas del proponente
respuestas en el documento dispuesto para (jurídico, técnico,
tal fin, el cual se debe publicar a través de financiero); en todo
mensaje público, con el fin de soportar la caso, todos los
trazabilidad e histórico en el proceso de integrantes del CEEC
observaciones observaciones contratación y permitir su visualización a deberán analizar y informe final de verificación y evaluación de
recibidas al generadas por los los terceros, garantizando su publicidad. aprobar dicha requisitos habilitantes.
informe de proponentes al respuesta.
verificación y informe de FO-ADQU-052 Respuesta a Observaciones al
evaluación. evaluación. La consolidación de la Informe
estará a cargo del
Servidor y/o
contratista con rol
Evaluación
Contractual.
Adjudicar en Seleccionar el En caso de que el proceso tenga lotes y un Servidor y/o Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma proponente mismo proveedor sea el adjudicatario de contratista con rol
SECOP II adjudicatario en varios de ellos, para cumplir con la directriz Logístico del Comité
plataforma SECOP de generar un contrato por cada lote que de Estructuración y
II. componga el proceso de contratación, se Evaluación
deberá crear un informe de evaluación para Contractual.
sólo informe de evaluación, la plataforma
de manera automática creará un contrato
para cada proponente, independientemente
del número de lotes que éste haya ganado.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
del proceso de selección” del expediente a
la primera sección “Ofertas en evaluación”.

proponente adjudicatario, deberá escoger
la opción “Total” o “Parcial” frente a él, para
En caso de elegir la opción “Parcial”,

deberá ingresar el valor por el cual se va a
celebrar el contrato.
Acto seguido deberá accionar el botón


SECOP II.
Publicar la Publicar la Acceda al formulario “INFORMES Servidor y/o Aceptación de la oferta firmada por el
aceptación de la aceptación de la PROCESO DE SELECCIÓN” ubicado en el contratista con rol ordenador del gasto físicamente y publicada en
oferta oferta. expediente electrónico. En la segunda Logístico del Comité SECOP II.
sección “Informes”. Verifique que el título de Estructuración y
activo es “Informe de selección”. Se debe Evaluación FO-ADQU-095 Comunicación aceptación
dar clic sobre el botón “Opciones” y luego Contractual. oferta.
en “Anexar”. Se habilitará una ventana
emergente para adjuntar la aceptación de
la oferta y una vez cierre esta ventana, se
activará el botón “Publicar”, dar clic en él y
verificar que en el expediente electrónico
se haya activado la opción “CONTRATOS”.
La aceptación de la oferta se monta

provisionalmente en “borrador” hasta que
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
se revise el contenido, conforme al flujo de
aprobación.

SECOP II.
Remitir información del proceso con el
valor a adjudicar vía correo electrónico
Envío de al personal de apoyo Servidor y/o
necesaria para elaborar el Contrato Marco
documentación administrativo contratista con rol
en el sistema de seguimiento a la
para crear (Técnicos o Logístico del Comité Creación de Contrato Marco y Etapa
contratación de SAP.
Contrato Marco Auxiliares) para de Estructuración y Contractual.
y etapa adelantar Contrato Evaluación
Se debe tener en cuenta las aprobaciones
Contractual Marco y Etapa Contractual.
en tiempo real que continúan en el Sistema
Contractual.
de Seguimiento de SAP.
Servidor y/o Registro digital de la información del contrato
Diligenciamiento
contratista con rol de de SECOP II la Aceptación de la Oferta esté
módulo de Ver Procedimiento para la legalización de
Diligenciar módulo Abogado del Comité suscrita y escaneado para la publicación.
Contrato y contratos, el cual se encuentra en el
de contrato. de Estructuración y
aprobación de presente instructivo.
Evaluación FO-ADQU-095 Comunicación Aceptación de
pólizas.
Contractual. Oferta
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1.7. CONTRATACIÓN DIRECTA Y REGIMEN ESPECIAL (SIN OFERTAS):
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA Y REGIMEN ESPECIAL (SIN OFERTAS)

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Durante la etapa de planeación del proceso
contractual, se debe realizar la solicitud de
los documentos de los diferentes contratistas.
Solicitar la Los documentos serán solicitados y recibidos Servidor y/o
Solicitar la
documentación al al correo electrónico dispuesto por el CEEC contratista con rol
documentación al
contratista en formato para dicho fin. Estos documentos no se Técnico del Comité de Documentación requerida para la
contratista por
digital (PDF) por imprimen. Se guardan en el formato PDF Estructuración y contratación verificada.
medio de correo
medio de correo para cargar en la Plataforma. Evaluación
electrónico.
electrónico. Contractual.
(Ver listado de documentación requerida para
la contratación directa, persona natural o
jurídica)
Revisión de las Revisar que la Los siguientes aspectos de la futura Servidor y/o Plan anual de adquisiciones SECOP II y
necesidades necesidad registrada contratación deben coincidir tanto en el PAA contratista con rol de plan de compras del sistema de
contractuales en en el PAA publicado publicado en el SECOP II, como en el Plan Técnico del Comité de seguimiento a la contratación de SAP
el PAA SECOP II y en SECOP II, coincida de Compras que reposa en el Sistema de Estructuración y alineados.
Plan de Compras con la necesidad Seguimiento a la Contratación de SAP: Evaluación
registrado en SAP establecida en el Plan código UNSPSC, objeto, fecha de inicio Contractual. IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
de Compras que esperada, duración prevista, causal de adquisiciones.
reposa en el Sistema contratación y valor. Subsecretaría de
de Seguimiento a la Planeación. FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
Contratación de SAP. En caso de que se deba crear o modificar la adquisiciones.
necesidad en el PAA registrado en SECOP II,
se debe requerir mediante correo electrónico FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo de Planeación.
soporte en SECOP II de la Subsecretaría de
Planeación y Evaluación de la Contratación
para el efecto.
En caso de que se deba modificar el PAA del

Sistema de Seguimiento a la Contratación de
SAP, se debe realizar la respectiva gestión
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
de acuerdo con el documento IN-ADQU-012
Lista de necesidades de adquisiciones.

cuando la necesidad tenga datos idénticos en
ambos sistemas.
La Entidad podrá realizar adendas al pliego
de condiciones electrónico; para el efecto
deberá ingresar a “Modificaciones/Adendas”
previstas en el área de trabajo del Proceso de
Contratación.

puede modificar varias secciones del pliego
de condiciones.
Al finalizar las modificaciones del pliego Servidores con rol de

electrónico en plataforma, recuerde redactar Abogado, Técnico y
Modificación al
Modificar el pliegos de la justificación y haga clic en el botón Logístico que integran
pliegos de Modificación de los pliegos electrónicos
condiciones “Realizar modificación”. Luego haga clic en el Comité de
condiciones en plataforma.
electrónicos “Aplicar modificación” para publicarla. El Estructuración y
electrónicos
SECOP II aplica los cambios en el pliego de Evaluación
condiciones. Contractual.
NOTA: Si la Adenda modifica el valor del

“Finalizar”.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Servidores y/o
contratistas con rol de
Validar los documentos enviados por el
Verificar Abogado, Técnico y
Verificar documentos contratista al correo electrónico indicado,
documentos Logístico que integran Validación y verificación de los
allegados por el garantizando que se tengan la totalidad de
allegados por el el Comité de documentos aportados
contratista. documentos solicitados, bajo las condiciones
contratista. Estructuración y
establecidas.
Evaluación
Contractual.
Crear el equipo de trabajo para el proceso en
la plataforma SECOP II, con los respectivos Servidores y/o
Crear el equipo de
Creación del accesos de acuerdo con el perfil de cada contratistas de apoyo Flujos de aprobación y equipo de trabajo
trabajo en la
equipo de trabajo usuario; así mismo se deberán estructurar los administrativo con accesos al manejo del proceso objeto
plataforma de SECOP
en SECOP II flujos de aprobación que sean requeridos (Técnicos o de contratación creados.
II.
para el desarrollo de las diferentes etapas Auxiliares).
precontractuales.
Creación y Crear y estructurar la
El rol logístico sólo inicia la creación del La creación del Estudio Previo: Se carga como anexo
estructuración de información requeridaproceso en el SECOP II una vez se Proceso en SECOP II, (Generado en PDF de SAP).
la información en la plataformaencuentre las actividades aprobada en SAP. es adelantada por el
requerida en la SECOP II y cargue de Rol Logístico. CDP: Se carga como anexo (Generado en
Plataforma de los documentos del Diligenciar los cuatro formularios que se PDF de SAP).
SECOP II y cargue proceso. despliegan en el módulo de Contratación Configuración de la
de los Directa o Régimen Especial SECOP II. Plataforma SECOP II, Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
documentos del con los cuatro Disponibles en Eureka, link:
proceso. Tenga en cuenta que la información del formularios que se https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
contrato (Tipo, justificación y duración despliega: una vez el net?
estimada) diligenciada en el formulario 1 Logístico diligencia los NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
“Información general” no se podrá modificar formularios del bf0b88bf1e648d58a49
después de guardar y continuar al formulario módulo, cada Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
2 “Configuración”. integrante del CEEC Matrices de Riesgo Previsible.
(Abogado, Técnico)
En el formulario 2 “Configuración” deberán deberá verificar la Estudio del Sector: FO-ADQU-129
seleccionar si la destinación del gasto es información ingresada Análisis del Sector Económico
funcionamiento o inversión. Cuando el previamente por el Contratación Directa y Régimen Especial
proceso tiene proyectos de inversión y logístico. Contratación Directa y Régimen Especial
funcionamiento, se selecciona el de mayor
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
porcentaje de participación. Documentos del contratista:
documentos aportados por el contratista
En el campo “Fuente de los Recursos” se para la contratación.
deberá registrar en una o varias opciones el
origen de los recursos del proceso de
contratación, según su distribución.
Cuando se trate de Recursos Propios, se

deberá escoger la opción que dice Recursos
Propios (Alcaldías, Gobernaciones y
sumatoria sea igual al valor indicado como
Cuando se trate de Convenios, el aporte del

asociado se deberá incluir en la clasificación
de Recursos Propios.
Tenga en cuenta que para el diligenciamiento

del tercer formulario “Cuestionario” deberá
diligenciar en la pregunta que la plataforma le
presenta por defecto “Lista de precios de la
oferta” la información asociada con el código
de naciones unidas, Descripción (Objeto
contractual), Cantidad (1), Unidad (UN), y
Precio unitario estimado (valor del contrato
incluido el IVA en los casos en que aplique),
por último edite el nombre de la pregunta
cambiando el título “Lista de precios de la
oferta” por “Valor a contratar”.
Para el diligenciamiento del cuarto formulario

“Documentos del Proceso”, deberá anexar los
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
siguientes documentos:
-Estudio previo
-CDP
-Matriz de riesgo
-Estudio del sector
-Aval de la Secretaría de Gestión Humana y
Planta de Empleo, solo aplica para
Prestación de servicios profesionales con
persona natural.
-Acto justificatorio de la contratación directa
en caso de aplicar.
-Documentación enviada previamente por el
contratista persona jurídica. En el evento de
tratarse de contratación de persona natural,
los documentos legales y técnicos del
profesional se deberán cargar en el
formulario N° 1 en la sección
“documentos internos”.
Ver Guía para hacer una contratación directa

sin oferta en el SECOP II.
Revisar Revisar Revisión de la documentación del proceso Líderes y asesores Proceso revisado
documentos y documentación y por parte de líderes o asesores del Despacho Despacho Secretaría
aprobación del aprobar proceso
proceso
Publicación de la
Publicar la
información
información requerida El rol logístico le da publicidad al proceso una
requerida en la El rol logístico Proceso Publicado
en la plataforma vez está aprobado
Plataforma de
SECOP II
SECOP II
Finalizar Etapa de Finalizar Etapa de Para finalizar la etapa de planeación de clic Servidor y/o Etapa de Planeación finalizada.
Planeación. Planeación. en el botón “Finalizar” ubicado en el contratista con rol
expediente electrónico bajo la “LÍNEA DE Logístico del Comité
TIEMPO”, para activar en la plataforma la de Estructuración y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
posibilidad de generar el contrato.
Evaluación
Una vez habilitada esta opción, la Plataforma
Contractual.
no le permitirá hacer modificaciones ni cargar
más documentos al proceso.
Elaborar la
Solicitud de
Pedido (SP) y
Etapa
Elaborar la SP y deben tener en cuenta las aprobaciones en Apoyo administrativo
etapa precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de (Técnicos o Auxiliares)
el Sistema de
Seguimiento a la contratación de SAP. crean Etapa
Seguimiento a la
Precontractual.
Contratación de
SAP.
Remitir información al Remitir información del proceso con el valor a
personal de apoyo contratar vía correo electrónico al auxiliar Servidor y/o
Envío de responsable de la elaboración del Contrato
administrativo contratista con rol
documentación Marco en el sistema de seguimiento a la
(Técnicos o Logístico del Comité Creación de Contrato Marco y Etapa
para crear contratación de SAP.
Auxiliares) para de Estructuración y Contractual.
Contrato Marco y
adelantar Contrato Se debe tener en cuenta las aprobaciones en Evaluación
etapa Contractual
Marco y Etapa tiempo real que continúan en el Sistema de Contractual.
Contractual. Seguimiento de SAP.
Servidor y/o
Crear formulario contratista con rol
Crear formulario de En el formulario “CONTRATOS” ubicado en
de Contrato en la Jurídico del Comité de Formulario de contrato creado en
Contrato en la el expediente electrónico de clic en el botón
plataforma SECOP Estructuración y plataforma.
plataforma SECOP II. “Crear”.
II. Evaluación
Contractual.
Diligenciamiento Diligenciar el módulo Ver Procedimiento para la legalización de Servidor y/o Contrato en estado Firmado
del módulo de de contrato, enviarlo contratos, el cual se encuentra en el presente contratista con rol de electrónicamente por las partes.
Contrato y trámite al contratista, dar la instructivo. Abogado del Comité
del mismo en la aprobación de las de Estructuración y FO-ADQU-284 Anexo Contrato Prestación
plataforma SECOP garantías y la firma Evaluación de Servicios
II. final del contrato en la Contractual. FO-ADQU-285 Anexo al Contrato
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
FO-ADQU-286 Anexo al Contrato
interadministrativo
plataforma en el
SECOP II.
Convenio de Asociación
1.8. CONTRATACIÓN DIRECTA (CON OFERTAS):
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA CON OFERTAS

ACCIÓN
CONTRACTUAL
CEEC.

Estudios Previos
IN-ADQU-006 Instructivo Elaboración
Estudios Previos en SAP
Previo al inicio del proceso en SECOP II, los DE-ADQU-012 Guía para la elaboración
Servidores y/o
Elaborar el Estudio Estudios Previos en el Sistema de de especificaciones técnicas
Previo en el Sistema Seguimiento a la Contratación de SAP con FO-ADQU-129 Análisis del Sector
de Seguimiento de todos sus anexos, deben estar aprobados por Económico Contratación Directa y
SAP con todos sus todos los integrantes del Comité de Régimen Especial Contratación Directa y
anexos y aprobación Estructuración y Evaluación Contractual. Régimen Especial
Evaluación
de actividades. (Incluye soporte presupuestal: CDP o FO-ADQU-001 Estudios Previos
Contractual.
Vigencia futura, según sea el caso).
net?
bf0b88bf1e648d58a49
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
contratación deben coincidir tanto en el PAA
publicado en el SECOP II, como en el Plan
de Compras que reposa en el Sistema de

Plan anual de adquisiciones SECOP II y
plan de compras del sistema de
Revisar que la se debe requerir mediante correo electrónico
Servidor y/o seguimiento a la contratación de SAP
necesidad registrada soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo de
contratista con rol de alineados.
Revisión de las en el PAA publicado soporte en SECOP II de la Subsecretaría de
Técnico del Comité de
necesidades en SECOP II, coincida Planeación y Evaluación de la Contratación
Estructuración y IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
contractuales en con la necesidad para el efecto.
Evaluación adquisiciones.
el PAA SECOP II y establecida en el Plan
Contractual.
Plan de Compras de Compras que En caso de que se deba modificar el PAA del
FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
registrado en SAP reposa en el Sistema Sistema de Seguimiento a la Contratación de
Subsecretaría de adquisiciones.
de Seguimiento a la SAP, se debe realizar la respectiva gestión
Planeación.
Contratación de SAP. de acuerdo con el documento IN-ADQU-012
FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
Planeación.
ambos sistemas.

Creación del Crear el equipo de Crear el equipo de trabajo para el proceso en Servidores y/o Flujos de aprobación y equipo de trabajo
equipo de trabajo trabajo en la la plataforma SECOP II, con los respectivos contratistas de apoyo con accesos al manejo del proceso objeto
en SECOP II plataforma de SECOP accesos de acuerdo con el perfil de cada administrativo de contratación creados.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
usuario; así mismo se deberán estructurar los
flujos de aprobación que sean requeridos (Técnicos o
II.
para el desarrollo de las diferentes etapas Auxiliares).
precontractuales.
Creación Crear, estructurar y Diligenciar los seis formularios que se La creación del Estudio Previo: Se carga como anexo
estructuración publicar la información despliegan en el módulo de Contratación Proceso en SECOP II, (Generado en PDF de SAP).
publicación de la requerida en la Directa con ofertas SECOP II. es adelantada por el
información plataforma SECOP II Rol Logístico. CDP: Se carga como anexo (Generado
requerida en la y cargue de los Tenga en cuenta que la información del en PDF de SAP).
Plataforma de documentos del contrato (Tipo, justificación y duración Configuración de la
SECOP II y cargue proceso. estimada) diligenciada en el formulario 1 Plataforma SECOP II, Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
de los “Información general” no se podrá modificar con los cuatro Disponibles en Eureka, link:
documentos del después de guardar y continuar al formulario formularios que se https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
proceso. 2 “Configuración”. despliega: una vez el net?
Logístico diligencia los NavigationTarget=navurl://a16d0ac2acc3e
En el formulario 2 “Configuración” deberán formularios del bf0b88bf1e648d58a49
seleccionar si la destinación del gasto es módulo, cada Odiseo - Aplicativo para la Elaboración de
funcionamiento o inversión. Cuando el integrante del CEEC Matrices de Riesgo Previsible.
proceso tiene proyectos de inversión y (Abogado, Técnico)
funcionamiento, se selecciona el de mayor deberá verificar la Estudio del Sector: FO-ADQU-129
porcentaje de participación. información ingresada Análisis del Sector Económico
previamente por el Contratación Directa y Régimen Especial
En el campo “Fuente de los Recursos” se logístico. Contratación Directa y Régimen Especial.
deberá registrar en una o varias opciones el

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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Tenga en cuenta que para el diligenciamiento

del tercer formulario “Cuestionario” deberá
diligenciar en la pregunta que la plataforma le
presenta por defecto “Lista de precios de la
oferta” la información asociada con el código
de naciones unidas, Descripción (Objeto
oferta” por “Valor a contratar”. Así mismo
deberá listar todos los documentos que se le
solicitan al contratista en la presentación de
la propuesta.
En el formulario 6 Invitación debe seleccionar
la opción NO al campo “Para invitar
Proveedores al proceso, ¿Desea buscar los
Proveedores clasificados en los código
UNSPSC del proceso?” y después de clic en
la opción “Buscar” en donde debe seleccionar
al único Proveedor que va a participar de la
Contratación Directa.

aprobación, de clic en “Confirmar” y una vez
se hayan surtido todas las aprobaciones, de
clic en “Publicar”. A partir de este momento,
SECOP II habilita el envío de oferta por parte
del proveedor invitado a participar en la
Contratación Directa.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL

CEEC a través de los flujos de aprobación, se
entiende como el visto bueno para ejecutar
cada acción contractual en plataforma.
Para el diligenciamiento del cuarto formulario

“Documentos del Proceso”, deberá anexar
los siguientes documentos:
-Estudio previo
-CDP
-Matriz de riesgo
-Estudio del sector, entre otros.
Ver Guía para hacer una contratación directa

con ofertas en el SECOP II.
Modificación al Modificar el pliegos de La Entidad podrá realizar adendas al pliegoServidores con rol de Modificación de los pliegos electrónicos
pliegos de condiciones de condiciones electrónico; para el efecto Abogado, Técnico y en plataforma.
condiciones electrónicos deberá ingresar a “Modificaciones/Adendas” Logístico que integran
electrónicos previstas en el área de trabajo del Procesoel Comité de
de Contratación. Estructuración y
Evaluación
Tenga en cuenta que en una misma adenda Contractual.
puede modificar varias secciones del pliego
de condiciones.

“Realizar modificación”. Luego, haga clic en
“Aplicar modificación” para publicarla. El
SECOP II aplica los cambios en el pliego de
condiciones.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
NOTA: Si la Adenda modifica el valor del

“Finalizar”.
Después de recibir la oferta con la
documentación por parte del contratista se
debe realizar la verificación de los Servidores con rol de
documentos, diríjase a la sección “Lista de Abogado, Técnico y
Verificar los ofertas” del expediente; allí podrá visualizar la Logístico que integran Validación y verificación de los
Verificación de
documentos enviados oferta de su interés. el Comité de documentos.
documentos
por el Contratista. Estructuración y
En dicha sección podrá validar y descargar Evaluación
los documentos aportados por el contratista Contractual.
en relación con los documentos solicitados
para la contratación.
Adjudicar en Seleccionar el En el formulario “INFORMES PROCESO DE Servidor y/o Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma SECOP proponente SELECCIÓN”, ubicado en el expediente contratista con rol
II adjudicatario en electrónico de clic en el botón “Crear”, Logístico del Comité
plataforma SECOP II. ingrese al formulario “Ofertas en evaluación”. de Estructuración y
Evaluación
Tenga en cuenta que para la selección del Contractual.
proponente adjudicatario, deberá escoger la
En caso de elegir la opción “Parcial”, deberá

el contrato.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Acto seguido deberá accionar el botón
Ver guía Proceso de Contratación directa con

ofertas en el SECOP II.
Acceda al módulo “INFORMES PROCESO
DE SELECCIÓN” ubicado en el expediente
electrónico. En el segundo formulario
“Informes”. Verifique que el título activo es
“Informe de selección”. Se debe dar clic
sobre el botón “Opciones” y luego en Servidor y/o
“Anexar”. Se habilitará una ventana contratista con rol
Publicar acto Publicar el acto Acto justificatorio de la contratación
emergente para adjuntar el acto justificatorio Logístico del Comité
justificatorio de la justificatorio de la firmada por el ordenador del gasto
de la contratación y una vez cierre esta de Estructuración y
contratación contratación físicamente y publicada en SECOP II.
ventana, se activará el botón “Publicar”, dar Evaluación
clic en él y verificar que en el expediente Contractual.
electrónico se haya activado la opción
“CONTRATOS”.
Ver guía Proceso de Contratación directa con

ofertas en el SECOP II.
Elaborar la
Solicitud de
Pedido (SP) y
Etapa
Elaborar la SP y etapa deben tener en cuenta las aprobaciones en Apoyo administrativo
precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de (Técnicos o Auxiliares)
el Sistema de
Seguimiento a la
Precontractual.
Contratación de
SAP.
Envío de Remitir información al Remitir información del proceso con el valor a Servidor y/o Creación de Contrato Marco y Etapa
documentación personal de apoyo adjudicar vía correo electrónico necesaria contratista con rol Contractual.
para crear administrativo para elaborar el Contrato Marco en el sistema Logístico del Comité
Contrato Marco y (Técnicos o de seguimiento a la contratación de SAP. de Estructuración y
etapa Contractual Auxiliares) para Evaluación
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
adelantar Contrato Se debe tener en cuenta las aprobaciones en
Marco y Etapa tiempo real que continúan en el Sistema de Contractual.
Contractual. Seguimiento de SAP.
Contrato en estado Firmado
electrónicamente por las partes.
Diligenciar el módulo
Diligenciamiento de contrato, enviarlo Servidor y/o
FO-ADQU-284 Anexo Contrato Prestación
del módulo de al contratista, dar la Ver Procedimiento para la legalización de contratista con rol de
de Servicios
Contrato y trámite aprobación de las contratos, el cual se encuentra en el presente Abogado del Comité
del mismo en la garantías y la firma instructivo. de Estructuración y
plataforma SECOP final del contrato en la Evaluación
interadministrativo
II. plataforma en el Contractual.
SECOP II.
1.9. RÉGIMEN ESPECIAL (CON OFERTA):
PROCEDIMIENTO GENERAL CONTRATACIÓN RÉGIMEN ESPECIAL (CON OFERTAS)

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Aprobación de Elaborar el Estudio Previo al inicio del proceso en SECOP II, los Servidores y/o Estudio Previo creado y aprobado por el
actividades en Previo en el Sistema de Estudios Previos en el Sistema de contratistas con rol CEEC.
SAP Seguimiento de SAP Seguimiento a la Contratación de SAP con Logístico, Técnico y
con todos sus anexos y todos sus anexos, deben estar aprobados por Abogado del Comité DE-ADQU-007 Guía para elaborar
aprobación de todos los integrantes del Comité de de Estructuración y Estudios Previos
actividades. Estructuración y Evaluación Contractual. Evaluación IN-ADQU-006 IN-ADQU Instructivo
(Incluye soporte presupuestal: CDP o Contractual. Elaboración Estudios Previos en SAP
Vigencia futura, según sea el caso). DE-ADQU-012 Guía para la elaboración
de especificaciones técnicas
Económico Contratación Directa y
Régimen Especial Contratación Directa y
Régimen Especial
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
FO-ADQU-001 Estudios Previos

net?
Elaborar la
Solicitud de
Pedido (SP) y
Etapa
Elaborar la SP y etapa deben tener en cuenta las aprobaciones en Apoyo administrativo
Precontractual SP y Etapa Precontractual creadas.
precontractual. tiempo real que continúan en el Sistema de (Técnicos o Auxiliares)
en el Sistema de
Seguimiento a la
Precontractual.
Contratación de
SAP.
necesidades necesidad registrada en contratación deben coincidir tanto en el PAA con rol de Técnico del plan de compras del sistema de
contractuales en el PAA publicado en publicado en el SECOP II, como en el Plan de Comité de seguimiento a la contratación de SAP
el PAA SECOP II SECOP II, coincida con Compras que reposa en el Sistema de Estructuración y alineados.
y Plan de la necesidad Seguimiento a la Contratación de SAP: Evaluación
Compras establecida en el Plan código UNSPSC, objeto, fecha de inicio Contractual. IN-ADQU-012 Lista de necesidades de
registrado en de Compras que reposa esperada, duración prevista, causal de adquisiciones.
SAP en el Sistema de contratación y valor. Subsecretaría de
Seguimiento a la Planeación. FO-ADQU-146 Lista de necesidades de
Contratación de SAP. En caso de que se deba crear o modificar la adquisiciones.
se debe requerir mediante correo electrónico FO-ADQU-147 Acta Comité Interno de
soportesecop2@medellin.gov.co al Equipo de Planeación.
soporte en SECOP II de la Subsecretaría de
Planeación y Evaluación de la Contratación
para el efecto.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En caso de que se deba modificar el PAA del
Sistema de Seguimiento a la Contratación de
SAP, se debe realizar la respectiva gestión de
acuerdo con el documento IN-ADQU-012

ambos sistemas.

proceso en el SECOP II una vez se encuentre
la actividad aprobada en SAP.
Creación, Crear, estructurar y Diligenciar los formularios que integran los La creación del Pliego de condiciones electrónico en
estructuración y publicar la información términos de referencia en el SECOP II, y Proceso en SECOP II, SECOP II diligenciado y publicado.
publicación de la requerida en la adjuntar los documentos anexos. es adelantada por el
información plataforma SECOP II y Rol Logístico.
requerida en la cargue de los Tenga en cuenta que la información del Documento cargado en la sección de
Plataforma de documentos del contrato (Tipo, justificación y duración Configuración de los "Documentos del Proceso" del pliego
SECOP II y proceso. estimada) diligenciada en el formulario 1 términos de referencia: electrónico. No se imprimen, ni se firman.
cargue de los “Información general” no se podrá modificar una vez el Logístico
documentos del después de guardar y continuar al formulario diligencia los Manifestación de Interés en SECOP II
proceso. 2 “Configuración”. formularios en diligenciados.
plataforma, cada
En el formulario 2 “Configuración” deberán integrante del CEEC Estudio Previo: Se carga como anexo
seleccionar si la destinación del gasto es (Abogado, Técnico) (Generado en PDF de SAP).
funcionamiento o inversión. Cuando el deberá verificar y
proceso tiene proyectos de inversión y complementar la CDP: Se carga como anexo (Generado
funcionamiento, se selecciona el de mayor información ingresada en PDF de SAP).
porcentaje de participación. previamente por el
logístico. Matriz de Riesgo: Se carga como anexo.
En el campo “Fuente de los Recursos” se Disponibles en Eureka, link:
deberá registrar en una o varias opciones el https://www.medellin.gov.co/irj/portal/intra
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ACCIÓN
CONTRACTUAL

net?
Cuando se trate de Convenios, el aporte del
asociado se deberá incluir en la clasificación
Estudio del Sector: FO-ADQU-129
de Recursos Propios.
Análisis del Sector Económico
Contratación Directa y Régimen Especial
Para el efecto, se podrán utilizar las plantillas
Contratación Directa y Régimen Especial.
establecidas por modalidad contractual, en lo
que tiene que ver con la solicitud de
requisitos habilitantes, sin embargo las
mismas deben ajustarse al proceso que se
adelanta.

Régimen especial en el SECOP II.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Para generar esta acción contractual, ubique
La formulación de la
el módulo “Observaciones” del expediente.
del tema objeto de
Todas las observaciones se deben responder
observación por parte
a través de la plataforma SECOP II,
del proponente
independiente del medio por el cual se
(jurídico, técnico,
reciban.
caso, todos los
Todas las observaciones que se alleguen se Respuesta a las observaciones
Responder las integrantes del CEEC
deben transcribir y consolidar con las presentadas por los diferentes
Respuesta a observaciones deberán analizar y
respectivas respuestas en el documento proponentes interesados en el proceso de
observaciones a allegadas por los aprobar dicha
dispuesto para tal fin, el cual debe ser selección.
la manifestación proponentes a la respuesta.
publicado a través de la sección de
de interés manifestación de
“Observaciones”, con el fin de soportar la FO-ADQU-053 Respuesta a
interés y sus anexos. La consolidación de la
trazabilidad e histórico en el proceso de observaciones. .
contratación y permitir su visualización a los
estará a cargo del
terceros, garantizando su publicidad.
En caso de recibir observaciones por el
Comité de
módulo de “Mensajes”, se debe crear un
Estructuración y
mensaje público informando que la respuesta
Evaluación
se encuentra en el módulo de observaciones
Contractual.
Expedición de Modificar los términos Dentro de los plazos previstos en el Servidores con rol de Modificación de los términos de
adendas. de referencia cronograma del proceso, la Entidad puede Abogado, Técnico y referencia en plataforma mediante
electrónicos, mediante realizar adendas al pliego de condiciones Logístico que integran adenda.
adenda. electrónico; para el efecto debe ingresar a el Comité de
“Modificaciones/Adendas” módulo ubicado en Estructuración y FO-ADQU-010 Adenda
el expediente electrónico del proceso de Evaluación
Contratación. Contractual.

de Condiciones.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
“Realizar modificación”. Luego de aprobada la
adenda mediante el flujo de aprobación, haga
clic en “Aplicar modificación” para publicarla y
ejecutar los cambios realizados previamente
en los formularios del Pliego electrónico.
Es de aclarar que la adenda debe ser suscrita

por el Delegado Contractual y publicada en el
formulario “Documentos del proceso”.

mensaje público.

documento.

modificaciones al pliego electrónico las cuales
son actualizaciones a los formularios
NOTA 4: cuando ya se hayan recibido ofertas
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
en el procesos de contratación y se realiza
una modificación/adenda, se debe informar a
los proponentes a través de la sección de
Mensaje público que deben aplicar la
modificación/adenda creada y deben seguir el
procedimiento definido por CCE para estos
casos para así poder seguir participando en
el proceso de contratación.

“Finalizar”.
Cierre Generar y publicar acta Una vez cumplida la fecha de cierre del Servidor y/o contratista Acto de cierre “lista de oferentes”
de Cierre “lista de proceso, el SECOP II permite abrir las con rol Logístico del publicado en SECOP II.
oferentes”. ofertas; para el efecto accione el botón Comité de
“apertura de ofertas” de la sección “Lista de Estructuración y
ofertas”, con el fin de generar la apertura de Evaluación
los sobres. Contractual.
Acto seguido, SECOP II muestra un panel

con el sobre del Proceso, haga clic en
“Iniciar” y luego en “Abrir sobres”.

publicación.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
derecha, de clic en el botón “Publicar ofertas”,
y verifique desde la vista pública que en
efecto hayan sido publicadas las ofer vista
pública que en efecto hayan sido publicadas
Publicar las Comité de
Publicar las ofertas. las ofertas. Ofertas publicadas.
ofertas Estructuración y
Evaluación
Contractual.
en su totalidad.
Para la verificación de las ofertas, diríjase a la
sección “Lista de ofertas” del expediente; el Servidores/contratista
Verificación SECOP II muestra todas las ofertas recibidas con rol de Abogado, Validación y verificación de los requisitos
propuesta Verificar las propuestas en el Proceso de Contratación. Técnico y Logístico habilitantes y proyección de los aspectos
económica y económicas y que integran el Comité a subsanar.
documentos documentos requeridos. En dicha sección puede validar y descargar de Estructuración y
requeridos. las ofertas enviadas por los proponentes, con Evaluación
el fin de generar la verificación y evaluación Contractual.
por parte del CEEC.
Publicar el Publicar el Informe de En caso de que el proceso tenga lotes se Servidor y/o contratista Informe de Evaluación publicado en caso
Informe de Evaluación. debe crear un informe proceso de selección con rol Logístico del de aplicar.
Evaluación. para cada lote, ya que si se genera un sólo Comité de
informe la plataforma de manera automática Estructuración y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
consolida todos los lotes se deberá publicar el
mismo para cada lote.

observaciones y documentos requeridos para
subsanar se reciban por el módulo de
mensajes y puedan ser agregados a la oferta.


Verificar los Verificar los El Comité de Estructuración y Evaluación Servidores con rol de Documentos subsanados agregados a las
documentos documentos allegados Contractual debe verificar los documentos Abogado, Técnico y ofertas presentadas por los proveedores.
subsanados por los proponentes y allegados por los proponentes y agregarlos a Logístico que integran
agregarlos a la oferta. la oferta por medio del botón “Agregar el Comité de
documento a la oferta” que aparece bajo los Estructuración y
documentos anexos enviados por el Evaluación
proveedor, de esta manera se pueden Contractual.
visualizar en la oferta del proveedor desde el
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ACCIÓN
CONTRACTUAL

La formulación de la
Para consultar las observaciones recibidas, del tema objeto de
vaya al módulo de “Mensajes”. observación por parte
del proponente
Todas las observaciones se deben transcribir (jurídico, técnico,
y consolidar con las respectivas respuestas financiero); en todo
en el documento dispuesto para tal fin, el cual caso, todos los
Responder las se debe publicar a través de mensaje público, integrantes del CEEC Respuesta a observaciones generadas al
Responder las
observaciones con el fin de soportar la trazabilidad e deberán analizar y informe final de verificación y evaluación
observaciones
recibidas al histórico en el proceso de contratación y aprobar dicha de requisitos habilitantes.
generadas por los
informe de permitir su visualización a los terceros, respuesta.
proponentes al informe
evaluación garantizando su publicidad. FO-ADQU-052 Respuesta a
de evaluación
La consolidación de la Observaciones al Informe.
NOTA: En caso de cambiar el orden de respuesta, sin firma,
elegibilidad establecido previamente, se estará a cargo del
deberá dar a conocer a los proponentes dicha Servidor y/o contratista
información, mediante el formato FO-ADQU- con rol Logístico del
052 Respuesta a Observaciones al Informe. Comité de
Estructuración y
Evaluación
Contractual.
Adjudicar en Seleccionar en En caso de que el proceso tenga lotes y un Servidor y/o contratista Adjudicatario seleccionado en SECOP II.
plataforma plataforma SECOP II. mismo proveedor sea el adjudicatario de con rol Logístico del
SECOP II varios de ellos, para cumplir con la directriz Comité de
de generar un contrato por cada lote que Estructuración y
componga el proceso de contratación, se Evaluación
debe crear un informe de evaluación para Contractual.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Para adelantar la adjudicación en plataforma

ingrese al formulario “Informes del proceso de
selección” ubicado en el expediente
electrónico. En la primera sección “Ofertas en
evaluación” busque el valor del proponente
adjudicatario y de clic en el botón “PARCIAL”
frente a él, y digite el valor total de la
sumatoria de los aportes de la Entidad Estatal
y los aportes ofertados por la Entidad sin
Ánimo de Lucro en los casos que aplique, de
lo contrario de clic en el botón “TOTAL” para
adjudicar el valor total ofertado, lo anterior
depende de la estructura que se le dio a la
presentación de oferta en el momento de la
creación del proceso por parte del logístico
del proceso.


ingresar el valor por el cual se va a celebrar el
contrato de forma manual.
De clic en el botón “Finalizar selección” que

aparece al final del formulario, para enviar la
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
adjudicación a flujo de aprobación.
Acceda al formulario “INFORMES PROCESO
DE SELECCIÓN” ubicado en el expediente
electrónico. En la segunda sección “Informes”
verificar que el título activo es “Informe de
selección”. Se debe dar clic sobre el botón
“Opciones” y luego en “Anexar”. Se habilitará
una ventana emergente para adjuntar la
Resolución de Adjudicación, revisada,
radicada y suscrita por el Delegado
Contractual. Servidor y/o contratista
Resolución de Adjudicación firmada y
Publicar la Resolución Una vez cierre esta ventana, se activará el con rol Logístico del
publicada en SECOP II.
de Adjudicación en botón “Publicar”, dar clic en él y verificar que Comité de
plataforma SECOP II en en el expediente electrónico se haya activado Estructuración y
FO-ADQU-049 Resolución de
caso de aplicar. la opción “CONTRATOS”. Evaluación
Adjudicación.
Contractual.
En caso que este Régimen Especial no tenga

Resolución de adjudicación, se deberá
anexar acto justificatorio si aplica y sino la
minuta borrador.

Envío de Remitir información al Remitir información del proceso con el valor a Servidor y/o contratista Creación de Contrato Marco y Etapa
documentación personal de apoyo adjudicar vía correo electrónico necesaria con rol Logístico del Contractual.
para crear administrativo para elaborar el Contrato Marco en el sistema Comité de
Contrato Marco (Técnicos o Auxiliares) de seguimiento a la contratación de SAP. Estructuración y
y etapa para adelantar Contrato Evaluación
Contractual Marco y Etapa Contractual.
Contractual. Se debe
tener en cuenta las
aprobaciones en tiempo
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
real que continúan en el
Sistema de
Seguimiento de SAP.
Contrato en estado Firmado
electrónicamente por las partes.
Servidor y/o contratista FO-ADQU-284 Anexo Contrato

Diligenciamiento Ver Procedimiento para la legalización de
con rol de Abogado Prestación de Servicios
módulo de contratos, el cual se encuentra en el presente
Diligenciar módulo de del Comité de FO-ADQU-285 Anexo al Contrato
Contrato y instructivo.
contrato. Estructuración y FO-ADQU-286 Anexo al Contrato
aprobación de
Evaluación interadministrativo
pólizas.
Contractual. FO-ADQU-287 Anexo al Contrato
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1.10. CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE COMODATO CUANDO EL MUNICIPIO ES EL COMODANTE:
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA -COMODATOS

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Crear el equipo de trabajo para el proceso
en la plataforma SECOP II, con los Servidores y/o
Crear el equipo de
Creación del respectivos accesos de acuerdo con el perfil contratistas de Flujos de aprobación y equipo de trabajo con
trabajo en la
equipo de trabajo de cada usuario; así mismo se deberán apoyo administrativo accesos al proceso objeto de contratación
plataforma de
en SECOP II estructurar los flujos de aprobación que (Técnicos o creados.
SECOP II.
sean requeridos para el desarrollo de las Auxiliares).
diferentes etapas del proceso contractual.
Servidores y/o
Elaboración del Contrato Marco en el
contratistas de
Crear Contrato Adelantar Contrato sistema de seguimiento a la contratación de
apoyo administrativo Contrato Marco creado.
Marco Marco SAP por parte del auxiliar responsable
(Técnicos o
asignado para el efecto.
Auxiliares).
Creación, Crear, estructurar y Se crea con el número del Contrato Marco. La creación del Pliego de condiciones electrónico en SECOP II
estructuración y publicar la Diligenciar los cuatro formularios que se Proceso en SECOP diligenciado y publicado.
publicación de la información despliegan en el módulo de Contratación II, es adelantada por
información requerida en la Directa sin ofertas (Pliego Electrónico) del el Servidor y/o DE-ADQU-007 Guía para elaborar Estudios
requerida en la plataforma SECOP SECOP II. contratista Previos.
Plataforma II y cargue de los designado para el
SECOP II y documentos del Tenga en cuenta que la información del efecto. IN-ADQU-006 IN-ADQU Instructivo Elaboración
cargue de los proceso. contrato (Tipo, justificación y duración Estudios Previos en SAP.
documentos del estimada) diligenciada en el formulario 1
proceso “Información general” no se podrá modificar FO-ADQU-001 Estudios Previos.
después de guardar y continuar al formulario
2 “Configuración”. Matriz de Riesgo en caso de aplicar.
Tenga en cuenta que para el

diligenciamiento del tercer formulario
“Cuestionario” deberá diligenciar en la
pregunta que la plataforma le presenta por
defecto “Lista de precios de la oferta” la
información asociada con el código de
naciones unidas, Descripción (Objeto
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Precio unitario estimado (valor “0” por
tratarse de un contrato de comodato), por
último edite el nombre de la pregunta
Para el diligenciamiento del cuarto

formulario “Documentos del Proceso”,
deberá anexar los siguientes documentos:
- Estudio previo y sus anexos
- Aval de la Secretaría a la cual se
encuentra asignado institucionalmente el
inmueble o que tenga el control misional
sobre el programa que se va a desarrollar
en el bien, en caso de aplicar.
- Documentación enviada previamente por el
comodatario.

clic en “Publicar”.

equipo de trabajo, a través de los flujos de
aprobación, se entiende como el visto bueno
para ejecutar cada acción contractual en
plataforma.
Ver Guía para hacer una contratación

directa sin oferta en el SECOP II.
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Para registrarse en SECOP II las

publicaciones del contrato y gestión
contractual se deberán publicar de la
siguiente manera:
El contrato se deberá publicar, a través de
una Modificación / Adenda, para que quede
con los documentos Precontractuales. Esta
publicación la realiza el profesional y/o
contratista que, según su rol, sea el Servidores y/o
designado para adelantar el montaje del contratistas con rol
proceso precontractual.
Contrato y Logístico, Abogado
ejecución de Publicar el contrato y Supervisor del Contrato y gestión contractual publicada en
Comodatos y gestión contractual Los documentos de la Gestión Contractual Comité de SECOP II.
se deben publicar de la misma manera, a Estructuración y
través de Modificación / Adenda, en el Evaluación
expediente electrónico. Esta publicación la Contractual.
realiza el Supervisor.
Para poder hacer esto, debe tener en

cuenta NO dar clic en la opción
“Finalizar” después de publicar el
proceso, puesto que la misma cierra el
expediente y no permitiría la publicación
posterior de ningún otro documento.
1.11. CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CUANDO EL MUNICIPIO ES EL ARRENDADOR:
PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA -COMODATOS

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Crear el equipo de Crear el equipo de trabajo para el proceso Servidores y/o
Creación del Flujos de aprobación y equipo de trabajo con
trabajo en la en la plataforma SECOP II, con los contratistas de
equipo de trabajo accesos al proceso objeto de contratación
plataforma de respectivos accesos de acuerdo con el perfil apoyo administrativo
en SECOP II creados.
SECOP II. de cada usuario; así mismo se deberán (Técnicos o
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estructurar los flujos de aprobación que

sean requeridos para el desarrollo de las Auxiliares).
diferentes etapas del proceso contractual.
Servidores y/o
Elaboración del Contrato Marco en el
contratistas de
Crear Contrato Adelantar Contrato sistema de seguimiento a la contratación de
apoyo administrativo Contrato Marco creado.
Marco Marco SAP por parte del auxiliar responsable
(Técnicos o
asignado para el efecto.
Auxiliares).
Creación, Crear, estructurar y Se crea con el número del Contrato marco. La creación del Pliego de condiciones electrónico en SECOP II
estructuración y publicar la Diligenciar los cuatro formularios que se Proceso en SECOP diligenciado y publicado.
publicación de la información despliegan en el módulo de Contratación II, es adelantada por
información requerida en la Directa sin ofertas (Pliego Electrónico) del el Servidor y/o DE-ADQU-007 Guía para elaborar Estudios
requerida en la plataforma SECOP SECOP II. contratista Previos.
Plataforma II y cargue de los designado para el
SECOP II y documentos del Tenga en cuenta que la información del efecto. IN-ADQU-006 IN-ADQU Instructivo Elaboración
cargue de los proceso. contrato (Tipo, justificación y duración Estudios Previos en SAP.
documentos del estimada) diligenciada en el formulario 1
proceso “Información general” no se podrá modificar FO-ADQU-001 Estudios Previos.
después de guardar y continuar al formulario
2 “Configuración”. Matriz de Riesgo en caso de aplicar.
Tenga en cuenta que para el

diligenciamiento del tercer formulario
“Cuestionario” deberá diligenciar en la
pregunta que la plataforma le presenta por
defecto “Lista de precios de la oferta” la
información asociada con el código de
naciones unidas, Descripción (Objeto
Para el diligenciamiento del cuarto

formulario “Documentos del Proceso”,
deberá anexar los siguientes documentos:
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- Estudio previo y sus anexos

- Aval de la Secretaría a la cual se
encuentra asignado institucionalmente el
inmueble o bien que tenga el control
misional sobre el programa que se va a
desarrollar en el bien si aplica.
- Documentación enviada previamente por el
arrendatario.

clic en “Publicar”.

equipo de trabajo, a través de los flujos de
aprobación, se entiende como el visto bueno
para ejecutar cada acción contractual en
plataforma.
Ver Guía para hacer una contratación

directa sin oferta en el SECOP II.
Contrato y Publicar el contrato Para registrarse en SECOP II las Servidores y/o Contrato y gestión contractual publicada en
ejecución de y gestión contractual publicaciones del contrato y gestión contratistas con rol SECOP II.
Comodatos contractual se deberán publicar de la Logístico, Abogado
siguiente manera: y Supervisor del
Comité de
El contrato se deberá publicar, a través de Estructuración y
una Modificación / Adenda, para que quede Evaluación
con los documentos Precontractuales. Esta Contractual.
publicación la realiza el profesional y/o
contratista que, según su rol, sea el
designado para adelantar el montaje del
proceso precontractual.
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Los documentos de la Gestión Contractual

se deben publicar de la misma manera, a
través de Modificación / Adenda, en el
expediente electrónico. Esta publicación la
realiza el Supervisor.
Para poder hacer esto, debe tener en

cuenta NO dar clic en la opción
“Finalizar” después de publicar el
proceso, puesto que la misma cierra el
expediente y no permitiría la publicación
posterior de ningún otro documento.
1.12. PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATO ELECTRÓNICO:
Este procedimiento se realizará para la legalización de contratos electrónicos que aplica solo para las modalidades de
Contratación Directa y Régimen Especial.
PROCEDIMIENTO GENERAL LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Diríjase a la sección “CONTRATOS” del
expediente electrónico, ubicada al final de
Servidor y/o
éste.
contratista con rol
Ingreso al Ingresar al módulo de Abogado del
Al ingresar verá que el Módulo del contrato
contrato en del contrato en Comité de Módulo del contrato reconocido.
se encuentra compuesto por nueve
plataforma. plataforma Estructuración y
formularios, será de su competencia
Evaluación
diligenciar los primeros seis formularios
Contractual.
como se le indica en las siguientes
actividades.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Diligenciamient Diligenciar el En el formulario “Identificación del contrato” Servidor y/o Formulario Información general correctamente
o del formulario formulario deberá tener en cuenta las siguientes contratista con rol diligenciada.
Información Información recomendaciones: de Abogado del
general. general. Comité de
En el campo “Número del Contrato” deberá Estructuración y
diligenciar el número de contrato marco Evaluación
generado por el sistema SAP. Para el efecto Contractual.
deberá eliminar el código alfanumérico que
viene predeterminado en el sistema, y
diligenciar el Número del contrato asignado
en SAP.
En el campo “Objeto del contrato” deberá

diligenciar el objeto del proceso de
contratación.
En el campo “¿Asociado a otro contrato?”

deberá marcar “Sí” únicamente en caso de
tener en la plataforma un contrato accesorio
que deba ser asociado a un contrato
principal (Contrato de interventoría-
Contrato de obra).
Indique la duración y la fecha de

terminación del contrato.
A continuación la plataforma presenta

cuatro obligaciones que de acuerdo con lo
consignado en el contrato o su tipología
deberá considerar. Con respecto a la
Liquidación deberá seleccionar “Sí” para los
contratos que por norma legal deben
liquidarse, estableciendo “Fecha de inicio de
liquidación” como el día siguiente a la
terminación del contrato y “Fecha fin de
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
liquidación” como la fecha de inicio de
liquidación más 30 meses.
En la Subsección “Información del

Proveedor contratista” deberá invitar al
proveedor con el que suscribió el contrato,
dando clic en el botón “Seleccionar”. Lo
anterior sólo aplica para el caso de
Contratación Directa y régimen especial sin
oferta, en caso contrario allí aparecerá el
proveedor adjudicatario del proceso de
contratación.
En la Subsección “Cuenta bancaria del

proveedor” deberá verificar que la
información coincida con la contenida en
SAP, en caso contrario, deberá consultar
con el contratista la cuenta donde se
realizarán los pagos del contrato, dicho
contratista deberá enviar un correo a
gestion.proveedores@medellin.gov.co
adjuntando certificación bancaria y solicitud
de añadir nueva cuenta. En todo caso el
abogado diligenciará en el SECOP II la
cuenta informada por el contratista.
Para consultar la cuenta del proveedor en el

sistema SAP deberá acceder a la
transacción MK03, seleccionando los Datos
Generales (Dirección, control y pagos) y en
el campo Acreedor abrir el matchcode y
escribir “NIT” terminando con * en el campo
de identificación fiscal.
Diligenciamient Diligenciar el En la Subsección “Condiciones ejecución y Servidor y/o Formulario de Condiciones correctamente
o del formulario formulario entrega” deberá seleccionar las condiciones contratista con rol diligenciada.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Condiciones. Condiciones de entrega de la lista desplegable que de Abogado del
presenta la plataforma de acuerdo con lo Comité de
pactado en el contrato. En caso de que Estructuración y
ninguna opción de la lista se ajuste a las Evaluación
condiciones del contrato, deberá marcar Contractual.
“Como acordado previamente”.
En la pregunta “El contrato puede ser

prorrogado” se debe elegir la opción “Sí” y
en el campo “Fecha de notificación de
prorrogación” se debe poner un mes antes
del vencimiento.
En la subsección “Configuración financiera -

Configuraciones generales” en el campo
¿Se requieren emisiones de códigos de
autorización? siempre deberá marcar “Sí”.
En la subsección “Configuración financiera –

Garantías” deberá verificar la fecha de
vigencia de las garantías solicitadas para el
proceso contractual y corregirlas en caso de
ser necesario.
En el campo “Fecha límite para entrega de

garantías” deberá establecer la fecha límite
que le dará al proveedor para que realice la
publicación de las garantías en la

Pago de anticipos” deberá marcar “Sí”
únicamente en el caso de que el contrato
sea objeto de pago de anticipos y a
continuación diligenciar la configuración del
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
pago del anticipo.
En la subsección “Configuraciones de
facturación y pago” deberá seleccionar en el
campo “Forma de pago”: “Abono en cuenta”
y en “Plazo de pago de la factura”: “30 días”.
En las subsecciones Comentarios y Anexos

del Contrato no deberá diligenciar nada.
Este formulario únicamente se intervendrá Servidor y/o
para el caso de Contratación Directa y contratista con rol
Diligenciamient
Diligenciar el Régimen Especial sin oferta. Se deberá de Abogado del
o del formulario Formulario Bienes y Servicios correctamente
formulario Bienes y digitar el valor total del contrato en la Comité de
Bienes y diligenciada.
servicios columna "Precio unitario". En el caso de las Estructuración y
servicios
otras modalidades la plataforma ingresa los Evaluación
datos correspondientes. Contractual.
En este formulario no deberá realizar Servidor y/o
ninguna acción o en caso que en la contratista con rol
Diligenciamient Diligenciar el
legalización del contrato se requieran de Abogado del
o del formulario formulario Formulario Documentos del proveedor sin
documentos adicionales que deba aportar el Comité de
Documentos del Documentos del modificaciones.
contratista se podrán solicitar a través de Estructuración y
proveedor proveedor
este formulario. Ejm Rut de un proponente Evaluación
plural que ese encuentre en trámite. Contractual.
Diligenciamient Diligenciar el En la sección documentos del contrato Servidor y/o
o del formulario formulario deberá anexar el documento: “ANEXO DEL contratista con rol Formulario Documentos del contrato
Documentos del Documentos del CONTRATO ELECTRÓNICO”, de acuerdo de Abogado del correctamente diligenciado.
contrato. contrato. a los formatos establecidos en ISOLUCION Comité de
para el efecto (FO-ADQU-284 Anexo Estructuración y FO-ADQU-284 Anexo Contrato Prestación de
Contrato Prestación de Servicios o FO- Evaluación Servicios
ADQU-285 Anexo al Contrato o FO-ADQU- Contractual. FO-ADQU-285 Anexo al Contrato
286 Anexo al Contrato interadministrativo o FO-ADQU-286 Anexo al Contrato
FO-ADQU-287 Anexo al Contrato Convenio interadministrativo
de Asociación) el cual contendrá todas las FO-ADQU-287 Anexo al Contrato Convenio de
cláusulas del contrato electrónico que Asociación
resulten aplicables al mismo.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En este formulario el abogado podrá subir el

Registro Presupuesta.
En la sección información presupuestal
deberá verificar los datos que fueron
ingresados en la tabla “Información
presupuestal” con respecto al (los) CDP que
fueron diligenciados desde la etapa
precontractual, así mismo deberá diligenciar
los datos del Registro Presupuestal en la
tabla “Compromiso presupuestal de gastos”,
a través del botón agregar.
Para aquellos contratos electrónicos cuya

destinación del gasto sea de inversión,
deberá tener en cuenta lo siguiente: Servidor y/o
contratista con rol
Si registra valores en las fuentes de recurso de Abogado del
o del formulario formulario Formulario Información presupuestal
de: *Presupuesto General de la Nación – Comité de
Información Información correctamente diligenciada.
PGN, o *Sistema General de Regalías – Estructuración y
presupuestal presupuestal
SGR, se habilitará la opción que solicita el Evaluación
registro del “Código BPIN”, “Año de Contractual.
Vigencia” y su respectiva validación de
manera obligatoria.
Así mismo, deberá editar o verificar los

valores registrados en la tabla “Fuente de
los Recursos”, de acuerdo con el valor
adjudicado, ya que la plataforma, validará
que la sumatoria de dichos campos sea
igual al valor del contrato y si estos valores
no son iguales, no será posible proceder
con el envío del contrato electrónico para
aprobación.
Perfeccionar y Perfeccionar y Se deberá surtir la fase de firma electrónica Servidor y/o Contrato electrónico legalizado
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
legalizar el legalizar el contrato del contrato entre las partes interesadas, contratista con rol
contrato electrónico. recepción de garantías por medio digital y de Abogado del
electrónico verificar que éstas cumplan con los términos Comité de
establecidos en el contrato. Estructuración y
Evaluación
Contractual.
NOTA: Para efectos de la legalización
electrónica del contrato, y teniendo en
cuenta que el mismo debe ser firmado
electrónicamente entre las partes, el jurídico
que acompaña el proceso deberá comunicar
a la empresa contratista antes de iniciar el
diligenciamiento del contrato, que el usuario
que debe aprobar el contrato electrónico en
plataforma SECOP II, deberá corresponder
al usuario del Representante Legal de la
Empresa o quien esté facultado para
hacerlo, en este caso deberán enviar poder Servidor y/o
donde acredite tal condición . Lo anterior contratista con rol
Enviar el con el fin de mitigar reprocesos durante el de Abogado del
Enviar el contrato al
contrato al procedimiento de suscripción y legalización Comité de Contrato enviado al proveedor.
proveedor.
proveedor del contrato en plataforma. Estructuración y
Así las cosas, y una vez diligenciados los Evaluación
formularios del contrato electrónico en su Contractual.
totalidad, deberá proceder con el envío del
contrato al proveedor para su revisión y
aprobación.
Para enviarle el contrato al proveedor
primero deberá aprobarlo dando clic en el
botón "Confirmar contrato" ubicado en la
esquina superior derecha, posteriormente
de clic en el botón "Enviar al proveedor",
que encontrará en la misma posición del
botón anterior. El contrato quedará en
estado “En revisión del proveedor”.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Aprobar y firmar Aprobar del contrato Contrato firmado en plataforma.
el contrato en plataforma Una vez sea aceptado el contrato por parte
electrónico abogado del proveedor, el jurídico del proceso
deberá validar en el formulario 1)
información general del contrato
electrónico, que el usuario que ha
realizado la aceptación o el rechazo del
contrato según sea el caso, corresponda
al usuario del representante legal de la
empresa contratista, en caso que no lo
sea, deberá dar clic en el botón “enviar
para aprobación” ubicado en la esquina
superior derecha y al activarse el flujo de Servidor y/o
aprobación, el contrato deberá ser contratista con rol
rechazado, con el fin de subsanar este de Abogado del
requerimiento por parte de la empresa Comité de
contratista; en caso contrario, se Estructuración y
aprobará el flujo. Evaluación
Contractual.
Acto seguido, tener en cuenta en este
punto, donde se firma el contrato por parte
de la Entidad, que dentro el flujo de
aprobación debe estar:
-Secretario(a) ordenadora del gasto
-Secretario(a) de Suministros y Servicios
Nota: Cuando se trate de contratos cuya
competencia se encuentre delegada en
cada uno de los secretarios o directores de
departamento administrativo, NO se incluye
en flujo de aprobación del contrato al
secretario(a) de Suministros.
Dar clic en el botón “Enviar para Servidor y/o
aprobación” y aprobar actividad. contratista con rol
de Abogado del
Comité de
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Estructuración y
Evaluación
Contractual y
ordenador del
gasto.
Aprobar el contrato
El ordenador del gasto deberá aprobar
en plataforma Ordenador del
finalmente haciendo clic en el botón
Ordenador del Gasto
“Aprobar Contrato”.
Gasto.
Aprobación de Aprobar las pólizas Verificar en el primer formulario "Información Servidor y/o Garantías aprobadas en plataforma.
pólizas en en plataforma general" que el estado del contrato se contratista con rol
plataforma encuentre en "Pendiente de aprobación". de Abogado del
Acceder al segundo formulario Comité de
"Condiciones" y allí verificar y realizar la Estructuración y
aprobación o rechazo de la póliza cargada Evaluación
por el proveedor en la plataforma. Contractual.
Para aprobar o rechazar la póliza deberá

dar clic en el link "Detalle" ubicado en la
última columna de la tabla "Garantías del
proveedor".
Allí podrá verificar la información asociada a

la póliza diligenciada por el proveedor (Tipo
de garantía, la cual debe estar definida en
Contrato de seguro, Valor del amparo,
emisor y la Vigencia, donde la hora debe
estar definida en 23:59) y finalmente deberá
descargar el anexo que corresponde a la
garantía para verificar que corresponda al
documento que el proveedor allegó en días
previos. De clic en el botón "Enviar para
aprobación" y realice la acción que
corresponda.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Tenga en cuenta que si no visualiza la
póliza a pesar de que el proveedor le
comunique que la cargó en el formulario
indicado, es porque el proveedor no la ha
publicado. Comuníquese con él para que
finalice el proceso.
Recuerde que en este momento deberá

realizar la aprobación de las pólizas en
SAP, para garantizar la coherencia entre la
información reportada en el sistema interno
SAP y el sistema externo SECOP II.
El abogado deberá imprimir un pantallazo
del formulario 1 Información General, donde
se evidencia el estado del contrato es
“firmado” y se visualice la fecha de
aprobación del contrato entre las partes. Se
anexa Ejm de Pantallazo:
Servidor y/o
contratista con rol
Imprimir soporte
Imprimir pantallazo de Abogado del
de contrato Soporte legalización del contrato en estado
de contrato Comité de
firmado en la firmado
electrónico Estructuración y
plataforma
Evaluación
Contractual
Pasar la carpeta Pasar la carpeta Se deberá pasar la carpeta física al auxiliar Servidor y/o Carpeta transferida al área de ejecución
física al auxiliar física al auxiliar. para que él realice el procedimiento contratista con rol contractual.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
de Abogado del
Comité de
respectivo antes de pasar la carpeta a
Estructuración y
Ejecución.
Evaluación
Contractual.
1.13. PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATO FÍSICO
Este procedimiento se realizará para la legalización de contratos físicos que aplica solo para las modalidades de
Convocatoria pública: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Mínima Cuantía.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Diríjase a la sección “CONTRATOS” del
expediente electrónico, ubicada al final de
Servidor y/o
éste.
contratista con rol
Ingreso al Ingresar al módulo de Abogado del
Al ingresar verá que el Módulo del contrato
contrato en del contrato en Comité de Módulo del contrato reconocido.
se encuentra compuesto por nueve
plataforma. plataforma Estructuración y
formularios, será de su competencia
Evaluación
diligenciar los primeros seis formularios
Contractual.
como se le indica en las siguientes
actividades.
Diligenciamient Diligenciar el En el formulario “Identificación del contrato” Servidor y/o Formulario Información general correctamente
o del formulario formulario deberá tener en cuenta las siguientes contratista con rol diligenciada.
Información Información recomendaciones: de Abogado del
general. general. Comité de
En el campo “Número del Contrato” deberá Estructuración y
diligenciar el número de contrato marco Evaluación
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
generado por el sistema SAP. Para el efecto Contractual.
deberá eliminar el código alfanumérico que
viene predeterminado en el sistema, y
diligenciar el Número del contrato asignado
en SAP.
En el campo “Objeto del contrato” deberá

diligenciar el objeto del proceso de
contratación.
En el campo “¿Asociado a otro contrato?”

deberá marcar “Sí” únicamente en caso de
tener en la plataforma un contrato accesorio
que deba ser asociado a un contrato
principal (Contrato de interventoría-
Contrato de obra).
Indique la duración y la fecha de

terminación del contrato, de acuerdo con la
fecha en la que se suscribió el contrato
físico y la duración que éste tendrá.
A continuación la plataforma presenta

cuatro obligaciones que de acuerdo con lo
consignado en el contrato o su tipología
deberá considerar. Con respecto a la
Liquidación deberá seleccionar “Sí” para los
contratos que por norma legal deben
liquidarse, estableciendo “Fecha de inicio de
liquidación” como el día siguiente a la
terminación del contrato y “Fecha fin de
liquidación” como la fecha de inicio de
liquidación más 30 meses.
En la Subsección “Información del
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Proveedor contratista” deberá invitar al
proveedor con el que suscribió el contrato,
dando clic en el botón “Seleccionar”. Lo
anterior sólo aplica para el caso de
Contratación Directa y régimen especial sin
oferta, en caso contrario allí aparecerá el
proveedor adjudicatario del proceso de
contratación.
En la Subsección “Cuenta bancaria del

proveedor” deberá verificar que la
información coincida con la contenida en
SAP, en caso contrario, deberá consultar
con el contratista la cuenta donde se
realizarán los pagos del contrato, dicho
contratista deberá enviar un correo a
gestion.proveedores@medellin.gov.co
adjuntando certificación bancaria y solicitud
de añadir nueva cuenta. En todo caso el
abogado diligenciará en el SECOP II la
cuenta informada por el contratista.
Para consultar la cuenta del proveedor en el

sistema SAP deberá acceder a la
transacción MK03, seleccionando los Datos
Generales (Dirección, control y pagos) y en
el campo Acreedor abrir el matchcode y
escribir “NIT” terminando con * en el campo
de identificación fiscal.
Diligenciamient Diligenciar el En la Subsección “Condiciones ejecución y Servidor y/o Formulario de Condiciones correctamente
o del formulario formulario entrega” deberá seleccionar las condiciones contratista con rol diligenciada.
Condiciones. Condiciones de entrega de la lista desplegable que de Abogado del
presenta la plataforma de acuerdo con lo Comité de
pactado en el contrato. En caso de que Estructuración y
ninguna opción de la lista se ajuste a las Evaluación
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
condiciones del contrato, deberá marcar Contractual.
“Como acordado previamente”.
En la pregunta “El contrato puede ser

prorrogado” se debe elegir la opción “Sí” y
en el campo “Fecha de notificación de
prorrogación” se debe poner un mes antes
del vencimiento.

Configuraciones generales” en el campo
¿Se requieren emisiones de códigos de
autorización? siempre deberá marcar “Sí”.
En la subsección “Configuración financiera –

Garantías” deberá verificar la fecha de
vigencia de las garantías solicitadas para el
proceso contractual y corregirlas en caso de
ser necesario, de acuerdo con las fechas
indicadas en la póliza que aporta el
proveedor, posterior a la suscripción del
contrato físico.
En el campo “Fecha límite para entrega de

garantías” deberá establecer la fecha límite
que le dará al proveedor para que realice la
publicación de las garantías en la

Pago de anticipos” deberá marcar “Sí”
únicamente en el caso de que el contrato
sea objeto de pago de anticipos y a
continuación diligenciar la configuración del
pago del anticipo.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
En la subsección “Configuraciones de
facturación y pago” deberá seleccionar en el
campo “Forma de pago”: “Abono en cuenta”
y en “Plazo de pago de la factura”: “30 días”.
En las subsecciones Comentarios y Anexos

del Contrato no deberá diligenciar nada.
Este formulario únicamente se intervendrá Servidor y/o
para el caso de Contratación Directa y contratista con rol
Diligenciamient
Diligenciar el Régimen Especial sin oferta. Se deberá de Abogado del
o del formulario Formulario Bienes y Servicios correctamente
formulario Bienes y digitar el valor total del contrato en la Comité de
Bienes y diligenciada.
servicios columna "Precio unitario". En el caso de las Estructuración y
servicios
otras modalidades la plataforma ingresa los Evaluación
datos correspondientes. Contractual.
En este formulario no deberá realizar Servidor y/o
ninguna acción o en caso que en la contratista con rol
legalización del contrato se requieran de Abogado del
o del formulario formulario Formulario Documentos del proveedor sin
documentos adicionales que deba aportar el Comité de
Documentos del Documentos del modificaciones.
contratista se podrán solicitar a través de Estructuración y
proveedor proveedor
este formulario. Ejm Rut de un proponente Evaluación
plural que ese encuentre en trámite. Contractual.
Servidor y/o
contratista con rol
En la sección documentos del contrato de Abogado del
o del formulario formulario Formulario Documentos del contrato
deberá anexar el CONTRATO FIRMADO Comité de
Documentos del Documentos del correctamente diligenciado.
DIGITALIZADO. Estructuración y
contrato. contrato.
Evaluación
Contractual.
Diligenciamient Diligenciar el En la sección información presupuestal Servidor y/o Formulario Información presupuestal
o del formulario formulario deberá verificar los datos que fueron contratista con rol correctamente diligenciada.
Información Información ingresados en la tabla “Información de Abogado del
presupuestal presupuestal presupuestal” con respecto al (los) CDP que Comité de
fueron diligenciados desde la etapa Estructuración y
precontractual, así mismo deberá diligenciar Evaluación
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
los datos del Registro Presupuestal en la
tabla “Compromiso presupuestal de gastos”,
a través del botón agregar.
Para aquellos contratos cuya destinación

del gasto sea de inversión, deberá tener en
cuenta lo siguiente:
Si registra valores en las fuentes de recurso

de: *Presupuesto General de la Nación –
PGN, o *Sistema General de Regalías –
SGR, se habilitará la opción que solicita el
registro del “Código BPIN”, “Año de Contractual.
Vigencia” y su respectiva validación de
manera obligatoria.
Así mismo, deberá editar o verificar los

valores registrados en la tabla “Fuente de
los Recursos”, de acuerdo con el valor
adjudicado, ya que la plataforma, validará
que la sumatoria de dichos campos sea
igual al valor del contrato y si estos valores
no son iguales, no será posible proceder
con el envío del contrato electrónico para
aprobación.
Para enviarle el contrato al proveedor
Servidor y/o
primero deberá aprobarlo dando clic en el
contratista con rol
botón "Confirmar contrato" ubicado en la
Enviar el de Abogado del
Enviar el contrato al esquina superior derecha, posteriormente
contrato al Comité de Contrato enviado al proveedor.
proveedor. de clic en el botón "Enviar al proveedor",
proveedor. Estructuración y
que encontrará en la misma posición del
Evaluación
botón anterior. El contrato quedará en
Contractual.
estado “En revisión del proveedor”.
Aprobación de Aprobar las pólizas Verificar en el primer formulario "Información Servidor y/o
Garantías aprobadas en plataforma.
pólizas en en plataforma general" que el estado del contrato se contratista con rol
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
plataforma encuentre en "Pendiente de aprobación". de Abogado del
Acceder al segundo formulario Comité de
"Condiciones" y allí verificar y realizar la Estructuración y
aprobación o rechazo de la póliza cargada Evaluación
por el proveedor en la plataforma. Contractual.
Para aprobar o rechazar la póliza deberá

dar clic en el link "Detalle" ubicado en la
última columna de la tabla "Garantías del
proveedor".
Allí podrá verificar la información asociada a

la póliza diligenciada por el proveedor (Tipo
de garantía, la cual debe estar definida en
Contrato de seguro, Valor del amparo,
emisor y la Vigencia, donde la hora debe
estar definida en 23:59) y finalmente deberá
descargar el anexo que corresponde a la
garantía para verificar que corresponda al
documento que el proveedor allegó en días
previos. De clic en el botón "Enviar para
aprobación" y realice la acción que
corresponda.
Tenga en cuenta que si no visualiza la

póliza a pesar de que el proveedor le
comunique que la cargó en el formulario
indicado, es porque el proveedor no la ha
publicado. Comuníquese con él para que
finalice el proceso.
Recuerde que en este momento deberá

realizar la aprobación de las pólizas en
SAP, para garantizar la coherencia entre la
información reportada en el sistema interno
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
SAP y el sistema externo SECOP II.
Servidor y/o
contratista con rol
de Abogado del
Aprobar del contrato Dar clic en el botón “Enviar para
Comité de
en plataforma aprobación” y aprobar actividad.
Aprobación del Estructuración y
Abogado y Contrato firmado en plataforma.
contrato Evaluación
Ordenador del
Contractual.
Gasto
El ordenador del gasto deberá aprobar
Ordenador del
finalmente haciendo clic en el botón
Gasto
“Aprobar Contrato”.
Servidor y/o
contratista con rol
Se deberá pasar la carpeta física al auxiliar
de Abogado del
Pasar la carpeta Pasar la carpeta para que él realice el procedimiento Carpeta transferida al área de ejecución
Comité de
física al auxiliar. física al auxiliar. respectivo antes de pasar la carpeta a contractual.
Estructuración y
Ejecución.
Evaluación
Contractual.
1.14. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN PLATAFORMA:
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN PLATAFORMA.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Verificación del Verificar que el contrato Se debe verificar que el estado del Supervisor del Verificación realizada
estado del en plataforma se contrato de interés se encuentre en contrato
contrato en encuentre en estado estado “Firmado”.
plataforma “Firmado”
Para realizar dicha acción, desde el
escritorio de la plataforma debe dar clic en
la opción del menú “Procesos” y
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
posteriormente clic en “Procesos de la
Entidad Estatal”.
Allí se encuentra el buscador de los

procesos del SECOP II. En la esquina
superior izquierda verá una barra de
búsqueda para ingresar el número del
proceso del cual desea visualizar el
contrato, luego debe cambiar el filtro
ubicado al lado derecho de la barra de
búsqueda de “Mis procesos” a “Todos” o
“Sólo de mi Entidad”.
Cuando la plataforma le muestre el

proceso de interés de clic sobre él y en el
lado derecho de la pantalla la plataforma
le permitirá visualizar el resumen del
proceso de contratación, desplácese
hasta el final de la página y allí deberá
visualizar la sección “CONTRATOS”. En la
quinta columna de la tabla que aparece
bajo el título de la sección encontrará el
estado del contrato, el cual deberá ser
“Firmado”.
Otra forma para acceder al contrato es,

desde el escritorio de la plataforma deberá
dar clic en la opción del menú “Contratos”
y posteriormente realizar la búsqueda del
contrato, por número de contrato, desde el
campo habilitado para buscar en la parte
superior izquierda.
Inicio de ejecución Iniciar ejecución del Para iniciar la ejecución del contrato Supervisión del Estado del contrato “En ejecución”
del contrato contrato deberá haberse cumplido con las 3 contrato
condiciones siguientes:
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
1. Si existen garantías de
cumplimiento del contrato deben
estar en estado “Aprobado” (En
la segunda sección de
“Condiciones”)
2. Que la información del Registro
presupuestal se encuentre
diligenciada.
Las dos condiciones anteriores
las realizar el abogado en la
legalización del contrato
3. Definir en los campos
obligatorios la fecha de inicio y
fecha fin del contrato en el
formulario 1 “Información
General”. Esta la deberá
diligenciar el supervisor del
contrato, de acuerdo al acta de
inicio. La fecha de inicio del
contrato no podrá ser menor a la
fecha de firma en la plataforma.
Acto seguido de clic en el botón

“Iniciar ejecución” para que se
activen los formularios:
7) ejecución
8) modificaciones
9) incumplimientos, con el fin de
iniciar con la ejecución del
contrato.
Verificación del Verificar la Acceder al formulario 2) Condiciones y Supervisor y/o rol Campo “Se requieren emisiones de códigos
campo “Se configuración del verificar que el campo “Se requieren jurídico del contrato de autorización” configurado
requieren campo “Se requieren emisiones de códigos de autorización” se adecuadamente.
emisiones de emisiones de códigos encuentre definido en “Si”. En caso de que
códigos de de autorización”. se encuentre definido en “No” deberá
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
realizar la modificación electrónica
pertinente al contrato, la cual quedará
publicada y aplicada luego de que el flujo
de aprobación surja sus efectos. Para la
autorización” configuración del plan de pagos siga los
pasos indicados en “Guía activación botón
Agregar pago”. Lo anterior se realiza para
no tener dificultades en la creación del
Plan de pagos.
Cargue de la Cargar la Designación Abrir el módulo del contrato en plataforma Servidores de apoyo Designación de supervisión cargada en
Designación de de supervisión en la y acceder al formulario 7) Ejecución del administrativo plataforma SECOP II.
supervisión plataforma SECOP II. Contrato. Al final del formulario encontrará (Profesionales,
la sección “Documentos de ejecución del Técnicos o
contrato”, de clic en el botón “Cargar Auxiliares).
nuevo” bajo la tabla en dicha sección.
Busque y anexe el archivo de interés. Los
documentos se nombra de la siguiente
manera:
“01. Designación de supervisión

contrato 46000XXXXX”.
“02. Acta de inicio contrato

46000XXXX”
Tenga en cuenta que la fecha de la

Designación de Supervisión nunca deberá
ser posterior a la fecha del Acta de Inicio;
sin embargo, esta fecha puede ser
anterior a la fecha de la aprobación de las
pólizas en la plataforma SECOP II.
Ver en la página Web de Colombia

Compra Eficiente, sección - manuales y
guías del uso de SECOP II, Guía para
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
hacer la gestión contractual en el SECOP
II.
Abrir el módulo del contrato en plataforma
y acceder al formulario 7) Ejecución del
Contrato. Al final del formulario encontrará
la sección “Documentos de ejecución del
contrato”, de clic en el botón “Cargar
Busque y anexe el archivo de interés.
Se recomienda nombrar los archivos con

un número al inicio, por ejemplo: 02. Acta
Cargar el acta de inicio
Cargue del acta de de Inicio, 03. Primer informe de Supervisor del Acta de inicio cargada en plataforma
en la plataforma
inicio supervisión, etc. Lo anterior con el fin de contrato SECOP II.
SECOP II.
no perder el orden cronológico de cargue
de los documentos en la plataforma,
debido a que ésta los organiza en orden
alfabético.

II.
Creación del Plan Crear el Plan de Abrir el módulo del contrato en plataforma Supervisor del Plan de Entregas creado en plataforma
de Entregas en Entregas en la y acceder al formulario 7) Ejecución del contrato SECOP II.
SECOP II plataforma SECOP II. Contrato. Al inicio del formulario
encontrará la sección “Ejecución del
Contrato”. Deberá seleccionar si la
recepción de la entrega será ejecutada
por porcentaje o por recepción de
artículos (en unidades), dependiendo del
tipo de bien o servicio contratado.
Luego de clic en el botón “Crear Plan”,
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
diligencie los datos requeridos por la
plataforma:
 “Referencia del plan”: corresponde al

nombre de la entrega. Ej.: Entrega 1.
 “Fecha de ejecución prevista”: fecha
concertada con el proveedor en el
cronograma de ejecución del contrato
para la recepción de la entrega
correspondiente. Recuerde que no
puede definir fechas en el pasado.
 “% ejecución prevista”: porcentaje o
las unidades que se recibirán de
acuerdo con el plan de ejecución del
contrato. Tenga en cuenta que el
porcentaje de ejecución es solicitado
por la plataforma de forma
acumulativa.
 “Observaciones de entrega”: en este
campo puede listar los ítems o
productos que componen la entrega
que está creando, para dar mayor
claridad al contratista
 Para finalizar de clic en el botón
“Guardar”.
En caso de requerir realizar alguna

modificación sobre el Plan de Entregas,
de clic en el link “Ver” ubicado al final de
la línea de la entrega a modificar. Luego
de clic en el botón “Editar” para que la
plataforma habilite nuevamente los
campos. Finalice dando clic en el botón
“Guardar”.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
II.
De clic en el botón “Agregar pago”
ubicado bajo la tabla “Plan de Pagos”,
Creación del Plan Crear el Plan de Pagos
para crear el número de pagos que se van Supervisor del Plan de Pagos creado en plataforma
de Pagos en en la plataforma
a realizar para el contrato. El estado de contrato SECOP II.
SECOP II SECOP II.
cada uno de los pagos generados debe
ser “Pendiente de autorización”.
Confirmación de Confirmar las Entregas Una vez el proveedor realice la entrega, Supervisor del Entregas de los bienes y/o servicios
las Entregas recibidas en la se deberá ingresar al módulo del contrato contrato contratados confirmadas en plataforma
recibidas plataforma SECOP II. en plataforma y acceder al formulario 7) SECOP II.
Ejecución del Contrato. En la sección
“Ejecución del Contrato”, al frente de la
entrega de interés encontrará el link
“Confirmar”, de clic en esta opción y
diligencie la información solicitada por la
plataforma.
 “Fecha de ejecución real”:

día/mes/año en que se recibe el bien
o servicio contratado,
independientemente de la fecha
planificada para dicha recepción. Esta
debe ser la fecha del Acta de Recibo
del producto.
 “% ejecución real”: el cual cuantifica
la cantidad recibida en la entrega
correspondiente., ya sea en
porcentaje o en unidades.
 “Observaciones de entrega”: se
pueden incluir en caso de ser
necesario.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
 Para finalizar de clic en el botón
“Guardar”.
Tenga en cuenta que en este paso se

deben registrar las fechas y cantidades
reales entregadas por el proveedor.
La planificación para algunos tipos de
contrato es estimada, por ejemplo para los
contratos a demanda.

II.
El proveedor deberá entregar la factura al
supervisor designado para el proceso en
el CAM o sede externa según sea el caso,
o el medio electrónico dispuesto para el
efecto, con el fin de realizar validación y
generación de documentos que sean del
caso por parte del supervisor.
Verificar la factura
Verificación de Proveedor y Factura del contrato generada y validada
física emitida por el
Factura física Acto seguido y una vez se cuente con el Supervisor para radicar en ventanilla única.
proveedor.
recibo a satisfacción (MIGO) y demás
documentos necesarios para el trámite del
pago, el proveedor radicará los
documentos en la taquilla ventanilla única
del Municipio de Medellín o medios
electrónicos dispuestos por la Entidad,
cuando aplique.
Generación de la Generar la autorización Una vez el proveedor ha radicado en Supervisor del Facturas registradas en plataforma SECOP
autorización para requerida por el ventanilla única en el Municipio la factura contrato II.
cargar facturas en proveedor para correspondiente a su entrega o una vez
la plataforma registrar las facturas en enviados los documentos por parte del
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
la plataforma SECOP supervisor por el medio electrónico
II. dispuesto por la Entidad, se le generará
en plataforma la autorización para
registrar la factura desde su expediente.
Se deberá dar clic en el link “Generar”
ubicado al final de la línea asociada al
pago correspondiente.
El proveedor deberá diligenciar los

siguientes campos:
 “Número de factura”: Consecutivo de

factura.
 “Fecha de emisión”: fecha de emisión
de la factura.
 “Fecha de vencimiento: fecha
establecida por el proveedor en
factura. Si la factura no tiene fecha de
vencimiento se diligencia un mes
después de la fecha de emisión.
 “Valor neto”: valor de la factura sin
IVA, sin AU o cualquier valor adicional
al de los productos y/o servicios
contratados.
 “Valor total”: valor neto más los
impuestos que sean procedentes.
 Fecha de recepción original: Fecha
del acuse de recibo que le dan al
Proveedor en ventanilla única una vez
ha radicado la factura o fecha de
generación del caso en el “CSC”,
cuando el envío se ha efectuado por
medios electrónicos.
 “Número de radicación”: número de
radicado que el proveedor recibe en
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
el sótano una vez ha radicado la
factura en el Municipio. (Este número
corresponde al número “acuse de
recibo”) o número de caso o radicado
allegado al supervisor mediante
correo electrónico, en caso de que el
trámite se haya realizado por medios
electrónicos “CSC”.
 El proveedor debe adjuntar la copia
de la factura y la CONSTANCIA
RECEPCIÓN DE FACTURA que le
dan en ventanilla única (escaneado).
Para que la información sea enviada a la

entidad, el contratista debe dar clic en el
link “Enviar” que aparece al final del pago
de interés.
Aprobación de Tramitar la aprobación Diríjase al formulario 7) Ejecución del Supervisor del Factura aprobada y pagada en plataforma
facturas en de facturación en Contrato. En la sección “Plan de pagos”, contrato. SECOP II.
plataforma SECOP plataforma SECOP II ubique el pago objeto de aprobación, y de
II clic en el link “Detalle”.
Descargue los documentos anexados por

el proveedor (factura y constancia
recepción de factura) para validar la
información asociada a la factura
registrada por él en plataforma. Verifique
los datos de Número de factura, Fecha de
emisión, Fecha de vencimiento, Valor
neto, Valor total, Fecha de recepción
original y Número de radicación.
Luego diligencie el campo “Fecha de

recepción original”, con la fecha de
recepción de la factura para la revisión
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
previa a la radicación y el campo “Fecha
estimada de pago” puede dejarlo en
blanco o diligenciarlo con una fecha
proyectada de pago.
En el campo “Compromiso presupuestal”

no se despliega ninguna opción, por lo
que se deja en “Seleccione” y en “Plan de
recepción” debe relacionar el pago con la
entrega correspondiente.
Finalmente deberá marcar “Aprobar” o

“Rechazar” de acuerdo al resultado de la
verificación. Para finalizar de clic en el
botón “Confirmar”.
Después de aprobada la factura en
SECOP II, debe dejar evidencia del pago.
De clic en el link “Marcar como pagados”
ubicado al final de la línea del pago de
interés.
Publicar la fecha de Diligencie la “Fecha real de pago” con la

Publicación del
pago de la factura en información en el campo “Fecha del pago”
pago de la factura del Reporte de pagos del sistema SAP.
Para acceder al Reporte de pagos digite
en el campo de comandos
“ZMMPUR163”, y en el parámetro de
entrada “Contrato” digite el número de
contrato marco y de clic en . Una vez
diligencie la fecha de clic en “Confirmar”.
Cargue de Cargar Informes de Abrir el módulo del contrato en plataforma Supervisor del Documentos soportes de la supervisión
documentos de supervisión en SECOP y acceder al formulario 7) Ejecución del contrato cargados en SECOP II.
ejecución II y demás documentos Contrato. Al final del formulario encontrará
contractual inherentes a la la sección “Documentos de ejecución del
ejecución del contrato. contrato”, de clic en el botón “Cargar
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
Busque y anexe los archivos de interés.
Para identificar los documentos cargados

en el SECOP II, debe nombrarlos
iniciando con un número consecutivo 01,
02, 03, según corresponda y
seguidamente el nombre identificador del
documento.
Modificaciones al Realizar modificaciones Las modificaciones del contrato se deben Supervisor del Modificación registrada en plataforma
contrato en el al contrato. registrar en SECOP II, cuando se surta el contrato SECOP II.
SECOP II trámite requerido para llevar a cabo la
legalización de la modificación. Estos
trámites deberán realizarse con mínimo 15
días calendario de anticipación al
vencimiento del contrato.
Para registrar las modificaciones que se

requieran adelantar durante la ejecución
del contrato, siga las instrucciones
establecidas en la guía para hacer la
gestión contractual en el SECOP II,
publicada en la página de Colombia
compra eficiente.
En todo el trámite respectivo, debe seguir

los pasos del proceso de adquisición de
bienes y servicios, alimentar el sistema de
seguimiento a la contratación y dejar
documentado el expediente físico.
Nota: las modificaciones de los contratos

que se realicen posterior al 1 de marzo y
que los contratos se hayan legalizado
antes de esta fecha, se deberán hacer
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
también de manera electrónica para las
modalidades que aplique.
Una vez de clic en el botón modificaciones
que se encuentra en la parte superior del
módulo del contrato o en el formulario 8
“modificaciones”, el sistema solicitará
indicar si la modificación debe generar
reconocimiento del proveedor, para el
efecto deberá marca la casilla dando clic
en ella, para que en efecto la modificación
sea aprobada por el contratista, a
excepción de los cierres o liquidaciones
del contrato.
Modificaciones al Cargar documentos de Al culminar con el registro de la

Supervisor del soportes de modificación en el expediente
contrato en el la modificación del modificación al contrato, debe cargar los
documentos que soportan la modificación contrato contractual
SECOP II contrato
en el formulario 1 “Modificación del
contrato” en la opción “anexar
documentos” y el respectivo anexo
modificatorio o Minuta de Modificación
“cuando aplique” se deberá cargar en el
Formulario 6 “Documentos del Contrato”.
Los documentos que deben anexar son

los correspondientes a la lista de chequeo
encontrada en el formato FO-ADQU-200
“FO-ADQU Lista de chequeo modificación
contrato”.
Modificaciones al Aprobar la Las modificaciones del contrato deben ser Funcionario o Modificación aprobada en SECOP II.
contrato en el modificaciones del aprobadas por el equipo designado para Contratista
SECOP II contrato tal fin. El flujo de aprobación lo conforman: Designado,
- Líder o profesional encargado Subsecretario y
- Subsecretario Secretario.
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
- Secretario Delegado Contractual
Y para los procesos donde el(la)

Secretario(a) de Suministros hace la
veces de delegado contractual el flujo de
aprobación quedará de la siguiente
manera:
- Líder o profesional encargado
- Subsecretario
- Secretario(a) ordenadora del gasto
- Secretario (a) de suministros y servicios.
El supervisor es el encargado de enviar
las modificaciones al grupo de
aprobadores.
NOTA: El usuario contratista que acepte

la modificación de forma electrónica a
través de la plataforma deberá
corresponder al Representante Legal de la
Empresa o quien esté facultado para
hacerlo, esta verificación deberá hacerla
el supervisor antes de publicarla, en caso
que no lo sea, deberá dar clic en el
botón “Rechazar modificación”
ubicado en la esquina superior
derecha, con el fin de subsanar este
requerimiento por parte de la empresa
contratista, en caso contrario deberá
darle clic en “Publicar Modificación”.
Modificaciones al Aprobar las garantías El contratista es el responsable de Abogado Garantías aprobadas en SECOP II.
contrato en el generadas en la registrar las garantías en el SECOP II y
SECOP II modificación del enviarlas para su aprobación.
contrato.
Para el efecto deberá abrir el módulo del
contrato en plataforma y acceder al
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ACCIÓN
CONTRACTUAL
formulario 2) Condiciones. En la sección
“Configuración financiera - Garantías”,
Garantías del proveedor, visualiza la
actualización de las garantías que envió el
contratista, de clic en “Detalle”, verifique la
información y apruebe las garantías.
Abrir el módulo del contrato en plataforma
y acceder al formulario 8) Modificaciones
Modificaciones al Publicar las
del Contrato. En la sección “Modificación Supervisor del
contrato en el modificaciones del Modificación publicada en SECOP II.
del Contrato”, visualiza la modificación contrato
SECOP II contrato.
que está en proceso, de clic en “Editar” y
después clic en “Publicar la modificación”.
Después de publicar la modificación
electrónica al contrato, el supervisor
deberá ir al formulario 8 Modificaciones
del contrato, y en darle clic en Detalle,
para tomar el pantallazo que aparece en
el sistema donde se evidencia: Estado de
la fecha, Reconocido por el proveedor y
Reconocido por la Entidad Estatal. Se
anexa ejm de pantallazo:
Imprimir soporte
Imprimir pantallazo de
de modificación Soporte modificación del contrato en estado
modificación firmada y
firmada y Supervisor Publicado
publicada en la
publicada en la
plataforma
plataforma
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1.15. PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS:
Siempre que haya Declaratoria de Desierta en un Proceso Contractual, se deberá realizar la publicación del acto administrativo que
ordena su declaratoria, acto seguido se cancelará en plataforma SECOP II indicando la justificación pertinente. En el Sistema de
Seguimiento a la Contratación SAP, se dejará aprobada la actividad de Declaratoria, las demás actividades se eliminarán y se
anulará la solicitud de pedido.
Si la necesidad persiste, en el sistema se seguimiento a la contratación se debe crear una nueva necesidad y se vuelve a iniciar el
proceso desde la solicitud de pedido. En la necesidad asociada al proceso Declarado Desierto se debe cambiar la imputación
presupuestal a “0” sin variar ningún otro dato de la misma, y modificando el objeto anteponiendo la palabra “desierto”, esto con el fin
de dejar la trazabilidad del proceso que se Declaró Desierto. La persona que actualiza el plan de compras debe desvincular de la
necesidad desierta el proceso en el plan de compras de SECOP II, para poder que está necesidad se actualice y quede en valor
cero y no duplicar valores en este.
El expediente físico, terminará con la respectiva Resolución de Declaratoria Desierta y se enviará al archivo.
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1.16. FLUJOS DE APROBACIÓN:
CONTRATACIÓN DIRECTA CON OFERTA
Etapa Responsable aprobación

Creación del proceso No Aplica
- Abogado
Aprobar publicación del proceso
- Técnico
Aprobar modificaciones - Logístico
Evaluación de las ofertas No Aplica
Adjudicación - Logístico
Enviar el contrato de la consulta - Abogado
Flujo para Suministros:
- Abogado
- Líder de programa o revisor jurídico
- Subsecretario(a) de selección y gestión de proveedores.
- Secretaria de Suministros y Servicios
Aprobar el contrato de la consulta
Flujo para las demás secretarías con competencia contractual:
- Abogado
- Si desean pueden incluir una persona que revise antes de la última aprobación, por
ya no existir documento físico.
- Secretario(a) delegado contractual
Aprobar la modificación del contrato Flujo para Suministros:
- Profesional encargado
- Subsecretario de Despacho
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- Secretario (a) delegado contractual.
*Para la Secretaria de Suministros y Servicios existe un flujo global para esta

aprobación el cual pueden seleccionar, en SECOP II se encuentra con el nombre
“Aprobar modificaciones contrato Suministros y Servicios”
*Para las demás Secretarías podrán seleccionar el flujo global con el nombre “Aprobar
modificaciones contrato (nombre Secretaría)”.
Aprobar garantía - Abogado
CONTRATACIÓN DIRECTA SIN OFERTA

- Abogado
- Técnico
Aprobar modificaciones No Aplica
Aprobar el contrato de la consulta Flujo para Suministros:
- Abogado

- Abogado
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- Si desean pueden incluir una persona que revise antes de la última

aprobación, por ya no existir documento físico.

Aprobar la modificación del contrato - Subsecretario de Despacho
*Para la Secretaria de Suministros y Servicios existe un flujo global

para esta aprobación el cual pueden seleccionar, en SECOP II se
encuentra con el nombre “Aprobar modificaciones contrato Suministros
y Servicios”
*Para las demás Secretarías podrán seleccionar el flujo global con el
nombre “Aprobar modificaciones contrato (nombre Secretaría)”.
RÉGIMEN ESPECIAL SIN OFERTA

- Abogado
Aprobar publicación del proceso - Técnico
- Líder de programa
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- Abogado
- Abogado
- Si desean pueden incluir una persona que revise antes de la última
aprobación, por ya no existir documento físico.



y Servicios”
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RÉGIMEN ESPECIAL CON OFERTA

- Abogado
- Técnico
- Subsecretario
- Secretario(a) Delegado contractual
Apertura de ofertas - Logístico
Flujo para Suministros
- Logístico
- Secretario(a) ordenador del gasto.
Adjudicación
- Logístico
- Abogado
- Secretario(a) ordenador del gasto
- Abogado
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y Servicios”
CONCURSO DE MÉRITOS

- Abogado
- Secretaria de suministros y servicios
Adjudicación Flujo para Suministros
- Logístico
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- Logístico
- Abogado
- Abogado

Aprobar la modificación del contrato
*Para la Secretaria de Suministros y Servicios existe un flujo global para esta

aprobación el cual pueden seleccionar, en SECOP II se encuentra con el
nombre “Aprobar modificaciones contrato Suministros y Servicios”
*Para las demás Secretarías podrán seleccionar el flujo global con el nombre
“Aprobar modificaciones contrato (nombre Secretaría)”.
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SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA SIN MANIFESTACIÓN

- Abogado
- Secretario delegado contractual.
- Logístico
Adjudicación
- Logístico
- Abogado
- Abogado
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y Servicios”
SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA

- Abogado
Adjudicación Flujo para Suministros
- Logístico
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- Logístico
- Abogado
- Abogado


y Servicios”
SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA
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- Abogado
- Logístico
Adjudicación
- Logístico
Aprobar subasta - Logístico
- Abogado
- Abogado
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y Servicios”
LICITACIÓN PÚBLICA-OBRA PÚBLICA

Creación del proceso. No Aplica
- Abogado
Aprobar publicación del proceso. - Técnico
Apertura del Sobre 1 - Logístico
- Logístico
Adjudicación
- Logístico
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- Abogado
- Abogado


y Servicios”
LICITACIÓN PÚBLICA
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Creación del proceso. No Aplica
- Abogado
Aprobar publicación del proceso. - Técnico
- Secretario(a) delegado contractual.
- Logístico
Adjudicación
- Logístico
- Abogado
- Abogado
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y Servicios”
Aprobar garantía. - Abogado
MÍNIMA CUANTÍA

- Abogado
- Técnico
- Subsecretario
- Secretario(a) Delegado contractual
- Logístico
Adjudicación - Abogado
- Técnico
Aprobar el contrato de la consulta Flujo para Suministros
- Abogado
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- Abogado


y Servicios”
TEMA 2: PROCESO CONTRACTUAL EN TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO – TVEC:
El usuario que participe en procesos de Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) deberá aplicar los principios de contratación
dispuestos en los siguientes documentos:
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 Términos y condiciones de uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20190502_terminos_y_condiciones_de_uso_tvec
_inactivacion_y_grandes_superficies_0_0.pdf
 Guía para entender los Acuerdos Marco:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_entender_acuerdos_marco.pdf
 Manual para la Operación Secundaria de los Instrumentos de Agregación de Demanda

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_operacion_secundaria.pdf
 Instrumento de Agregación de Demanda o Acuerdo Marco Específico - ¿Qué puede comprar?

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano
Para iniciar un proceso en Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), debe tenerse en cuenta la conveniencia del uso del
instrumento de compra según lo expresado por el técnico en el Estudio Previo. Tenga en cuenta los siguientes aspectos generales:
CAUSAL MODALIDAD ASPECTOS GENERALES DE LA CAUSAL

Pluralidad de oferentes habilitados en el Acuerdo Marco de Precios quienes deben cotizar el
Acuerdo Marco
Selección Abreviada producto o servicio a contratar. No aplica para procesos de contratación con presupuesto
(AMP)
inferior a la mínima cuantía.
Pluralidad de oferentes habilitados, el Municipio consulta los catálogos publicados en TVEC.
Gran Almacén (GA) Mínima Cuantía Aplica para procesos de contratación con presupuesto superior a un SMMLV e inferior a la
Mínima Cuantía.
Agregación de
Contratación Directa Un solo oferente, el Municipio le solicita cotización. Le aplica Ley de garantías.
Demanda (IAD)
A continuación, se indica el procedimiento contractual que se deberá adelantar para cada causal en TVEC:
2.1. ACUERDO MARCO DE PRECIOS:
TVEC - ACUERDO MARCO DE PRECIOS

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CONTRACTUAL
responsable del Plan
Elaborar necesidad en Cada dependencia solicita con el formato lista de necesidades, Anual de
el Sistema de aprobada mediante acta de comité interno de planeación, con sus Adquisiciones por
Seguimiento a la campos completamente diligenciados, remitiéndolo al respectivo dependencia. La
Contratación (SAP) con enlace de la Subsecretaría de Planeación y Evaluación, así mismo viabilidad del uso de
Crear Necesidad. sus anexos (lista de el plan de supervisión e interventoría. La necesidad debe quedar un AMP debe ser Necesidad Creada.
necesidades y Acta registrada en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en SECOP validada por los líderes
CIP). II, con la causal Acuerdo Marco. El asesor de TVEC incluye los de programa o
textos tipos definidos para el proceso en el Estudio Previo cuando proyecto de la
este sea creado. Subsecretaria de
Selección o Secretaría
de Seguridad.
Elaborar designación y
registro del CEEC.
Nota: el CEEC está
conformado por un Acta de comité
técnico. El técnico interno de
recibirá apoyo de un Designación del CEEC y registro del técnico en el Sistema de planeación de cada
Designar CEEC. Anual de
asesor de la TVEC y Seguimiento a la Contratación SAP. dependencia
Adquisiciones por
los líderes de programa CEEC registrado en
dependencia.
o proyecto de la SAP.
Subsecretaria de
de Seguridad.
Solicitud de Tramitar en la TVEC la Enviar a la Subsecretaria de Planeación y Evaluación mediante Usuario comprador Usuario comprador
usuario solicitud de creación del correo electrónico a: juliana.marulanda@medellin.gov.co los con Rol Técnico. creado en TVEC.
comprador. usuario comprador siguientes documentos, del técnico asignado al proceso: fotocopia
(Técnico del proceso). de la cédula de ciudadanía por ambas caras en formato .PDF,
cargo, dependencia a la que pertenece, número del teléfono
celular, número del teléfono fijo laboral con extensión, dirección
laboral, correo electrónico institucional. Con la información
completa, el asesor de TVEC solicita en la página principal de
Colombia Compra Eficiente
(https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-
colombiano/instrumentos) la creación del usuario comprador, al
cual le llegará, al correo electrónico registrado, un documento de
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aceptación términos y condiciones de uso de la TVEC y un enlace

para adjuntar el formato con la firma del usuario comprador y la
firma del ordenador del gasto. Colombia Compra Eficiente tarda
máximo dos (2) días hábiles para realizar el registro del usuario
comprador y envía al correo electrónico registrado nombre de
usuario y contraseña de prueba para el ingreso. Tenga en cuenta
que la clave de ingreso a la TVEC debe ser modificada cuando el
usuario comprador ingrese por primera vez.
Realizar la lectura integral de los siguientes documentos,
dispuestos en la página de Colombia Compra Eficiente con el fin
de aplicar los principios de contratación establecidos en ellos, para
los procesos de TVEC.
 Términos y condiciones de uso de la Tienda Virtual del Estado
Colombiano:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_doc
umentos/20190502_terminos_y_condiciones_de_uso_tvec_inactiv
acion_y_grandes_superficies_0_0.pdf
 Guía para entender los Acuerdos Marco: Servidor / contratista
Lectura y
Lectura y aplicación de https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_doc con rol técnico / Procesos de TVEC
aplicación de
procesos TVEC. uments/cce_guia_entender_acuerdos_marco.pdf usuario comprador de Aplicados.
procesos TVEC
 Manual para la Operación Secundaria de los Instrumentos de TVEC
Agregación de Demanda
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_doc
uments/cce_manual_operacion_secundaria.pdf
 Minuta del Acuerdo Marco
 Catálogo
 Especificaciones técnicas
 Simulador para estructurar la compra
 Documentos del proceso
 Modificaciones realizadas al Acuerdo Marco
Diligenciamiento Elaboración de textos Se realiza el diligenciamiento del Estudio Previo en el Sistema de Servidor / contratista Estudio Previo
del Estudio tipo que deben ser Seguimiento a la Contratación (SAP), teniendo en cuenta los con rol técnico y diligenciado en el
Previo en el registrados en el textos tipo ya estructurados, de la siguiente forma: el técnico es el usuario comprador de Sistema de
Sistema de Sistema de encargado de diligenciar las pestañas correspondientes a la parte TVEC, asesor de Seguimiento a la
Seguimiento a la Seguimiento a la técnica del proceso, el asesor de la TVEC es el encargado de TVEC. Contratación de
Contratación SAP Contratación (SAP). diligenciar las pestañas correspondientes a la parte jurídica y SAP
Estos textos deben ser logística, con los textos definidos por los Líderes de Programa o
elaborados y Proyecto de la Subsecretaria de Selección o de la Secretaría de
aprobados por los Seguridad, definidos de la planeación de la necesidad.
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líderes de programa o
proyecto de la
Subsecretaria de
de Seguridad.
Nota: para los AMP no
es necesario realizar
análisis del Sector,
Estudio de Riesgos y
Análisis Económico
debido a que en el
proceso se acogen los
realizados por
Colombia Compra
Eficiente.
Diligenciamiento Diligenciar el simulador Simulador para
El usuario comprador debe descargar de la TVEC el simulador
de simulador de para estructurar la Servidor/contratista estructurar la
para estructurar la compra, que es el archivo en el que va a
solicitud de compra de acuerdo con con rol técnico y compra
registrar las necesidades y que genera el presupuesto base. Para
cotización para el procedimiento usuario comprador de correctamente
diligenciar este archivo correctamente, se debe apoyar en la guía
establecer establecido para cada TVEC, apoyo del diligenciado y
de compra, catálogo de productos y/o servicios y demás
presupuesto AMP y encontrar el asesor de TVEC presupuesto base
documentos necesarios.
base presupuesto base encontrado.
Solicitud de Servidor/contratista
Una vez el técnico tenga el usuario comprador, debe crear el
Cotización a con rol técnico y Solicitud de
evento de solicitud de cotización en la TVEC y diligenciar las
Proveedores del Solicitar cotizaciones. usuario comprador de cotización enviada
pestañas correspondientes al tiempo de cotización respectivo para
Acuerdo Marco TVEC, apoyo del a proveedores.
el AMP, adjuntar el archivo y solicitar cotizaciones.
Respectivo. asesor de TVEC
Con las cotizaciones recibidas, el técnico procede a revisarlas en
el aspecto técnico y económico y selecciona el proveedor con el
menor precio que haya cotizado todas las necesidades
Servidor/contratista
manifestadas en el simulador de solicitud de cotización. El técnico Análisis de
Análisis de con rol técnico y
dejará evidencia en el estudio previo en la pestaña cotizaciones y
cotizaciones Analizar cotizaciones. usuario comprador de
“especificaciones esenciales SAP” de lo siguiente: (i) cuantos selección del
recibidas. TVEC, apoyo del
proveedores están habilitados para cotizar; (ii) cuantas proveedor.
asesor de TVEC
cotizaciones recibió y si cotizaron todos proveedores lo solicitado;
(iii) análisis de las cotizaciones vs el catálogo del AMP; y (iv) cuál
es la cotización de menor precio.
Generación de Generar el formato PDF Una vez finalizada la acción anterior, se deberá generar el formato Servidor/contratista Estudio previo
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Estudio Previo en
PDF del Estudio Previo, con su respectiva Disponibilidad con rol técnico y generado en SAP y
PDF en el sistema
Presupuestal y/o vigencia futura según sea el caso. usuario comprador de CDP expedida y sin
de seguimiento a del Estudio Previo.
TVEC, apoyo del proyectos
la contratación
asesor de TVEC bloqueados.
SAP.
Simultáneo a la acción anterior, se debe generar por parte del
proveedor seleccionado su registro en el módulo de proveedores
de SAP del Municipio. Para esto, el técnico debe solicitar al
proveedor la información necesaria para completar el registro:
 Formato Reg Proveedores FGC-22

 Documento de identidad -CC, CE, NUIP- Las personas
jurídicas deberán aportar el documento identidad del
representante legal.
 RUT -Registro Único Tributario- expedido por la DIAN
Proveedor
Registro de actualizado. La fecha de impresión del RUT debe ser no
Servidor/contratista seleccionado
Proveedor en Registro del Proveedor mayor a 30 días calendario al momento de recepción de la
con rol técnico y registrado en el
módulo de en módulo de información por parte del Municipio de Medellín.
usuario comprador de módulo de
proveedores de proveedores de SAP.  Certificado de Existencia y Representación Legal de la
TVEC, proveedor. proveedores de
SAP. Cámara de Comercio, para las personas jurídicas. Para las
SAP del Municipio.
Asociaciones, Escuelas o Juntas de Acción Comunal que no
poseen Cámara de Comercio, copia de la Resolución de
Creación que las acredita como tal.
 Certificado bancario expedido por la entidad, que contenga:
- Nombres y apellidos completos.
- Documento de identidad del titular de la cuenta.
- Tipo de Cuenta -Corriente o de Ahorros-
- Número de la cuenta.
 Uniones Temporales y Consorcios deben aportar el acuerdo o
acta de conformación.
Diligenciar Diligenciar según los
formulario de formularios dispuestos Diligenciar los campos de la plataforma de TVEC y adjuntar los Orden de Compra
con rol técnico y
estudios y por Colombia Compra documentos soporte (Estudio Previo en PDF sin firma, CDP en en estado
usuario comprador de
documentos Eficiente, los estudios y PDF y registro presupuestal), para generar la solicitud de orden de pendiente de
TVEC, apoyo del
previos en documentos previos compra. aprobación.
asesor de TVEC
plataforma TVEC digitales en TVEC.
Elaborar la Elaborar la Solicitud de Se aprueban todas las actividades del Estudio Previo y se elabora Servidor/contratista Solpe y Etapa
Solicitud de Pedido (Solpe), Etapa la Solpe, contrato marco y etapa precontractual. Se deben tener auxiliar asignado al Precontractual,
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Pedido (Solpe),
en cuenta las aprobaciones en tiempo real que continúan en el
Etapa
Sistema de Seguimiento a la contratación (SAP).
Precontractual,
contrato marco y contrato marco y
Precontractual, contrato El técnico del proceso deberá remitir mediante correo electrónico
registro registro
marco y registro al Auxiliar encargado de la creación del Solpe y la etapa proceso.
presupuestal en presupuestal
presupuestal. precontractual, la solicitud de orden de compra en trámite,
el Sistema de creado y liberado.
informando objeto, número de la necesidad, número de estudio
Seguimiento a la
previo, nombre y NIT de contratista seleccionado, así como el
Contratación de
nombre y número de cédula del Representante Legal.
SAP.
El técnico debe coordinar con cada dependencia (cuando aplique),
los tiempos de trámite y liberación de los registros presupuestales
y confirmar que los CDP no tengan proyectos bloqueados, de ser
así, se deberán adelantar los trámites necesarios para que los
mismos se desbloqueen para poder cumplir con los plazos
requeridos en TVEC.
Liberación Confirmar con rol técnico y Registro
Las cotizaciones de los proveedores en la TVEC pueden incluir
Registro disponibilidad de CDP y usuario comprador de presupuestal
decimales, por lo tanto, se recomienda incluir en el CDP un valor
presupuestal registro presupuestal. TVEC, apoyo del liberado.
adicional ($10.000 - $20.000 aproximadamente) que permita
asesor de TVEC.
soportar el valor correspondiente a los decimales que generen las
cotizaciones.
Tenga en cuenta el tiempo y los requisitos del proceso de creación
del contrato marco y del registro presupuestal en SAP, para poder
colocar la orden de compra.
Aprobación de la Generación de la Orden Para la aprobación de la Orden de Compra, el técnico debe enviar Secretario de Orden de Compra
Orden de Compra de Compra en TVEC. al asesor de TVEC por correo electrónico la siguiente información: Despacho de aprobada.
en TVEC número de la solicitud de orden de compra en trámite, objeto, Suministros y Servicios
número de la necesidad, número de estudio previo, registros o Secretario de
presupuestales con el pantallazo de la liberación de estos, nombre Seguridad, según sea
y NIT de contratista seleccionado. el caso, con apoyo del
Ejemplo Correo Electrónico: asesor de TVEC.
La solicitud de orden de compra XXX puede ser aprobada por

parte del ordenador del gasto.
Necesidad: XXX
Objeto: XXX
Estudio Previo: XXX.
Solpe: 901XXX.
Contrato: 460000XXX “Proveedor”.
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Pedidos: 4X000XXX, todos los registros presupuestales liberados,

(prueba).
También en el correo deberá ir un pantallazo donde aparezca la

siguiente información:
Número de la orden compra
Nombre del usuario comprador
Razón social del proveedor
Valor total de la solicitud de orden de compra
El asesor de TVEC realiza la revisión y procede a enviar un correo

electrónico al Secretario respectivo, quien podrá acceder a las
Solicitudes de Orden de Compra enviadas por el usuario
comprador (técnico del proceso), a través de las notificaciones de
correo electrónico TVEC, o en “Solicitudes” en el menú superior de
la plataforma TVEC, para realizar la aprobación.
La orden de compra es el contrato, no se debe imprimir, queda
registrada en la TVEC.
El asesor de TVEC ingresará la fecha de aprobación de la Orden

de Compra en el Sistema de Seguimiento a la Contratación en el
campo “Fecha Suscripción Contrato” en la etapa Contractual de
Legalización, pestaña “Datos Generales” y en enlace de
publicación de la Orden de Compra.
Publicidad de los Publicación de Las operaciones que se realizan a través de la TVEC cumplen con Servidor/contratista Publicación de los
documentos de la información a la Orden el principio de publicidad al quedar registradas en la página web con rol técnico y documentos de la
Orden de Compra de Compra. de Colombia Compra Eficiente, en el enlace: usuario comprador de Orden de Compra
en Tienda Virtual TVEC, apoyo del en Tienda Virtual
(TVEC) http://www.colombiacompra.gov.co/amp-ordenes-de-compra asesor de TVEC (TVEC)
En consecuencia, el Municipio no deberá publicar nuevamente la

Orden de Compra como un contrato independiente en el SECOP,
pues estaría duplicando el registro y afectando la calidad de la
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información del sistema de compra y contratación pública.
Para la publicidad de los documentos se deberán seguir los

siguientes pasos:
 Ingrese a la página de Colombia Compra Eficiente:

https://www.colombiacompra.gov.co/.
 En la parte inferior de la pantalla seleccione Tienda Virtual del
Estado Colombiano
colombiano) y seleccione la opción “Administre su orden de
compra.
 Ingrese al enlace “Publicación de documentos en las órdenes
de compra”, acepte las condiciones establecidas por la TVEC.
 Solicite el enlace de acceso al formulario de envío,
seleccionando la entidad (Municipio de Medellín) e ingrese el
número de cédula del usuario (técnico comprador) de la TVEC.
 De clic en aceptar. Le llegará el acceso al correo electrónico del
usuario comprador (Técnico).
 Envíe los documentos para publicación ingresando al enlace
que aparece en el correo electrónico.
 Diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los
siguientes documentos: (i) CDP; (ii) Registro presupuestal, (iii)
recorte de pantallazo de la etapa contractual de ejecución
donde se evidencie el número de contrato.
 Una vez aprobada la solicitud, Colombia Compra le notificará al
correo electrónico la publicación de los documentos, siguiendo
los pasos señalados.
El Coordinador de
Supervisión e
El Coordinador de Supervisión e Interventoría de la Secretaría
Interventoría de la
Designación competente, según sea el caso, comunica la designación de Designación de
Designación de Secretaría de
Supervisión orden de supervisión suscrita por el Secretario, de acuerdo con la fecha de supervisión
Supervisión Suministros y Servicios
compra. la Orden de Compra. Tener en cuenta que el servidor designado realizada.
o Secretaría de
debe estar registrado como usuario comprador en TVEC.
Seguridad, según sea
el caso
Gestión Gestión contractual Para iniciar, deberá ceñirse a lo establecido en el acuerdo marco Supervisor designado Gestión contractual
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específico con el fin de validar si el mismo exige adelantar acta de

inicio a la orden de compra, siendo así, deberá ser suscrita por las
partes, mediante el formato adoptado para este fin por el Municipio
Para el reporte a Gestión Transparente, la fecha del acta inicio del

contrato es la del documento y la fecha corresponderá a su
suscripción, para aquellos procesos en los cuales no se requiere
acta de inicio, la fecha de aprobación de la primera orden de
compra será también la fecha de inicio del contrato.
realizada y
registrada en la
(ejecución de la orden Todo el seguimiento y soportes de ejecución contractual, se con usuario comprador
Contractual plataforma de
de compra) deberá realizar en físico, anexando en consecuencia los activo en TVEC.
Colombia Compra
respectivos soportes al expediente. Es necesario aprobar las
Eficiente.
actividades en el Sistema de Seguimiento a la Contratación SAP.
Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de: acta de inicio,
soportes de pago, recibo a satisfacción (MIGO), factura, informe
de supervisión, y demás soportes que se estimen pertinentes y
que soporten la ejecución a satisfacción de la orden de compra, lo
anterior teniendo en cuenta el procedimiento establecido para la
Publicidad de los documentos de la Orden de Compra en Tienda
Virtual (TVEC).
El supervisor sigue el procedimiento establecido para las facturas
Supervisor designado
por el Municipio de Medellín. Debe enviarse el informe de
Trámite de Trámite y aprobación con usuario comprador Factura aprobada y
supervisión del proceso y el o los documentos de entrada de
Facturación en la facturación. activo en TVEC. procesada.
mercancía (s), al asesor de TVEC, para proceder con la
Asesor TVEC
aprobación de la (s) factura (s) emitidas en la orden de compra
El Supervisor del proceso deberá diligenciar el formato de
modificaciones a la Orden de Compra, en la cual se procederá
Trámite y publicación según sea el caso con la terminación y liquidación de esta,
con usuario comprador
en plataforma de TVEC suscrito por el Ordenador del Gasto y el proveedor. Orden de compra
Terminación y activo en TVEC.
de la terminación y terminada y
liquidación Ordenador del Gasto.
liquidación de la Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de terminación liquidada.
Proveedor, apoyo del
Orden de Compra. y/o liquidación de la Orden de Compra; lo anterior teniendo en
asesor de TVEC
cuenta el procedimiento establecido para la Publicidad de los
documentos de la Orden de Compra en Tienda Virtual (TVEC).
2.2. COMPRA EN GRAN ALMACEN:
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TVEC – COMPRA EN GRAN ALMACEN.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Servidor y/o
contratista
Elaborar necesidad en Cada dependencia solicita con el formato lista de necesidades, Anual de
el Sistema de aprobada mediante acta de comité interno de planeación, con sus Adquisiciones por
Seguimiento a la campos completamente diligenciados, remitiéndolo al respectivo dependencia. La
Contratación (SAP) con enlace de la Subsecretaría de Planeación y Evaluación, así viabilidad del uso de
Crear Necesidad sus anexos (lista de mismo el plan de supervisión e interventoría. La necesidad debe la plataforma Gran Necesidad Creada.
necesidades y Acta quedar registrada en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en Almacén debe ser
CIP). SECOP II, con la causal Gran Almacén. El asesor de TVEC validada por los
incluye los textos tipos definidos para el proceso en el Estudio líderes de programa o
Previo cuando este sea creado. proyecto de la
Subsecretaria de
de Seguridad.
Elaborar designación y
registro del CEEC.
Nota: el CEEC está
conformado por un Servidor y/o Acta de comité
técnico. El técnico contratista interno de
recibirá apoyo de un Designación del CEEC y registro del técnico en el Sistema de responsable del Plan planeación de cada
Designar CEEC.
asesor de la TVEC y los Seguimiento a la Contratación SAP. Anual de dependencia
líderes de programa o Adquisiciones por CEEC registrado en
proyecto de la dependencia. SAP.
Subsecretaria de
de Seguridad.
Solicitud de Tramitar en la TVEC la Enviar a la Subsecretaria de Planeación y Evaluación mediante Usuario comprador usuario comprador
usuario solicitud de creación del correo electrónico a: juliana.marulanda@medellin.gov.co los con Rol Técnico creado en TVEC
comprador. usuario comprador siguientes documentos, del técnico asignado al proceso: fotocopia
(Técnico del proceso). de la cédula de ciudadanía por ambas caras en formato .PDF,
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Colombia Compra Eficiente
colombiano/instrumentos) la creación del usuario comprador, al
cual le llegará, al correo electrónico registrado, un documento de
Realizar la lectura integral y diligenciamiento de los siguientes
documentos, dispuestos en la página de Colombia Compra
Eficiente con el fin de aplicar los principios de contratación
Lectura y establecidos en ellos, para los procesos de TVEC. Servidor/contratista
aplicación, de Lectura y aplicación, de con rol técnico y Procesos de TVEC
procesos de procesos de TVEC.  Formulario de creación de la entidad compradora en gran usuario comprador de Aplicados.
TVEC almacén. TVEC
 Formato de solicitud de inclusión de bienes.
 Ciudades de cobertura.
 Guia_gran_almacen.pdf.
Previo en el registrados en el textos tipo ya estructurados, de la siguiente forma: el técnico es el usuario comprador de Sistema de
Sistema de Sistema de Seguimiento encargado de diligenciar las pestañas correspondientes a la parte TVEC, asesor de Seguimiento a la
Seguimiento a la a la Contratación (SAP). técnica del proceso, el asesor de la TVEC es el encargado de TVEC. Contratación de SAP
Contratación SAP Estos textos deben ser diligenciar las pestañas correspondientes a la parte jurídica y
elaborados y aprobados logística, con los textos definidos por los Líderes de Programa o
por los líderes de Proyecto de la Subsecretaria de Selección o de la Secretaría de
programa o proyecto de Seguridad, definidos de la planeación de la necesidad.
la Subsecretaria de
de Seguridad.
Nota: para los procesos
de Gran Almacén no es
necesario realizar
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debido a que en el
realizados por Colombia
Compra Eficiente.
Una vez el técnico tenga el usuario comprador, debe realizar la
cotización en la TVEC en los catálogos que se encuentren
publicados y vigentes. Con la cotización elaborada y según las
condiciones de Compra en Gran Almacén, el técnico selecciona al
proveedor con menor precio y dejará evidencia del análisis en el
estudio previo en la pestaña “especificaciones esenciales SAP” de Análisis de
Cotización en con rol técnico y
Realización de la siguiente manera: (i) indicar que proveedores tienen en sus cotizaciones y
catálogos usuario comprador de
cotizaciones. catálogos el producto solicitado; (ii) relacionar el análisis de selección del
vigentes TVEC, apoyo del
precios de los productos, si aplica; (ii) indicar las razones de la proveedor.
asesor de TVEC
selección del proveedor. Posterior a esto, se coloca la orden de
compra a un solo catálogo (un solo proveedor), teniendo en
cuenta que la orden de compra no puede ser inferior a un SMMLV
ni superior al valor de la mínima cuantía establecida para el
Municipio de Medellín, que es 100 SMMLV.
Generación de
Servidor/contratista Estudio previo
Estudio Previo en Una vez finalizada la acción anterior, se deberá generar el
con rol técnico y generado en SAP y
el sistema de Generar el formato PDF formato PDF del Estudio Previo, con su respectiva Disponibilidad
usuario comprador de CDP expedida y sin
seguimiento a la del Estudio Previo. Presupuestal y/o vigencia futura según sea el caso.
TVEC, apoyo del proyectos
contratación
asesor de TVEC bloqueados.
SAP.
Registro de Registro del Proveedor Simultáneo a la acción anterior, se debe generar por parte del Servidor/contratista Proveedor
Proveedor en en módulo de proveedor seleccionado su registro en el módulo de proveedores con rol técnico y seleccionado
módulo de proveedores de SAP. de SAP del Municipio. Para esto, el técnico debe solicitar al usuario comprador de registrado en el
proveedores de proveedor la información necesaria para completar el registro: TVEC, proveedor. módulo de
SAP.  Formato Reg Proveedores FGC-22 proveedores de SAP
 Documento de identidad -CC, CE, NUIP- Las personas del Municipio.
actualizado. La fecha de impresión del RUT debe ser no
mayor a 30 días calendario al momento de recepción de la
información por parte del Municipio de Medellín.
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www.medellin.gov.co
 Certificado de Existencia y Representación Legal de la

Cámara de Comercio, para las personas jurídicas. Para las
 Uniones Temporales y Consorcios deben aportar el acuerdo
o acta de conformación.
formulario de formularios dispuestos Diligenciar los campos de la plataforma de TVEC y adjuntar los
con rol técnico y Orden de Compra
estudios y por Colombia Compra documentos soporte (Estudio Previo en PDF sin firma, CDP en
usuario comprador de en estado pendiente
documentos Eficiente, los estudios y PDF y registro presupuestal), para generar la solicitud de orden
TVEC, apoyo del de aprobación.
previos en documentos previos en de compra.
asesor de TVEC
plataforma TVEC TVEC.
Elaborar la Se aprueban todas las actividades del Estudio Previo y se elabora
Solicitud de la Solpe, contrato marco y etapa precontractual. Se deben tener
Pedido (Solpe), en cuenta las aprobaciones en tiempo real que continúan en el
Etapa Elaborar la Solicitud de Sistema de Seguimiento a la contratación (SAP). Solpe y Etapa
Precontractual, Pedido (Solpe), Etapa Servidor/contratista Precontractual,
contrato marco y Precontractual, contrato El técnico del proceso deberá remitir mediante correo electrónico auxiliar asignado al contrato marco y
registro marco y registro al Auxiliar encargado de la creación del Solpe y la etapa proceso. registro presupuestal
presupuestal en presupuestal. precontractual, la solicitud de orden de compra en trámite, creado y liberado.
el Sistema de informando objeto, número de la necesidad, número de estudio
Seguimiento a la previo, nombre y NIT de contratista seleccionado, así como el
Contratación nombre y número de cédula del Representante Legal.
El técnico debe coordinar con cada secretaría (cuando aplique),
y confirmar que los CDP no tengan proyectos bloqueados, de ser Servidor/contratista
Liberación Confirmar disponibilidad así, se deberán adelantar los trámites necesarios para que los con rol técnico y Registro
Registro de CDP y registro mismos se desbloqueen para poder cumplir con los plazos usuario comprador de presupuestal
presupuestal presupuestal requeridos en TVEC. TVEC, apoyo del liberado
Tenga en cuenta el tiempo y los requisitos del proceso de asesor de TVEC
creación del contrato marco y del registro presupuestal en SAP,
para colocar la orden de compra.
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en TVEC número de la solicitud de orden de compra en trámite, objeto, Suministros y
número de la necesidad, número de estudio previo, registros Servicios o Secretario
presupuestales con el pantallazo de la liberación de estos, de Seguridad, según
nombre y NIT de contratista seleccionado. sea el caso, con
Ejemplo Correo Electrónico: apoyo del asesor de
TVEC.
Necesidad: XXX
Objeto: XXX
Solpe: 901XXX.
(prueba).

El asesor de TVEC realiza la revisión y procede a enviar un

correo electrónico al Secretario respectivo, quien podrá acceder a
las Solicitudes de Orden de Compra enviadas por el usuario
correo electrónico TVEC, o en “Solicitudes” en el menú superior
de la plataforma TVEC, para realizar la aprobación.
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Publicidad de los Publicación de Las operaciones que se realizan a través de la TVEC cumplen Servidor/contratista Publicación de los
documentos de la información a la Orden con el principio de publicidad al quedar registradas en la página con rol técnico y documentos de la
Orden de Compra de Compra. web de Colombia Compra Eficiente, en el enlace: usuario comprador de Orden de Compra


siguientes pasos:

 En la parte inferior de la pantalla seleccione Tienda Virtual del
Estado Colombiano
compra.
 De clic en aceptar. Le llegará el acceso al correo electrónico
del usuario comprador (Técnico).
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El Coordinador de
Supervisión e
El Coordinador de Supervisión e Interventoría de la Secretaría
Interventoría de la
Designación competente, según sea el caso, comunica la designación de Designación de
Designación de Secretaría de
Supervisión orden de supervisión suscrita por el Secretario, de acuerdo con la fecha de supervisión
Supervisión Suministros y
compra. la Orden de Compra. Tenga en cuenta que el servidor designado realizada.
Servicios o Secretaría
debe estar registrado como usuario comprador en TVEC.
de Seguridad, según
sea el caso
Para iniciar, deberá ceñirse a lo establecido en Gran Almacén con
el fin de validar si el mismo exige adelantar acta de inicio a la
orden de compra, siendo así, deberá ser suscrita por las partes,
mediante el formato adoptado para este fin por el Municipio
compra será también la fecha de inicio del contrato. Gestión contractual
Supervisor designado realizada y
Gestión contractual
Gestión Todo el seguimiento y soportes de ejecución contractual, se con usuario registrada en la
(ejecución de la orden
Contractual deberá realizar en físico, anexando en consecuencia los comprador activo en plataforma de
de compra)
respectivos soportes al expediente. Es necesario aprobar las TVEC. Colombia Compra
actividades en el Sistema de Seguimiento a la Contratación SAP. Eficiente.
Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de: acta de inicio
(en caso de ser exigida), soportes de pago, recibo a satisfacción
(MIGO), factura, informe de supervisión, y demás soportes que se
estimen pertinentes y que soporten la ejecución a satisfacción de
la orden de compra, lo anterior teniendo en cuenta el
procedimiento establecido para la Publicidad de los documentos
de la Orden de Compra en Tienda Virtual (TVEC).
Trámite de Trámite y aprobación en El supervisor sigue el procedimiento establecido para las facturas Supervisor designado Factura aprobada y
Facturación la facturación. por el Municipio de Medellín. Debe enviarse el informe de con usuario procesada.
supervisión del proceso y el o los documentos de entrada de comprador activo en
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TVEC. Asesor TVEC
modificaciones a la Orden de Compra, en la cual se procederá Supervisor designado
Trámite y publicación en según sea el caso con la terminación y liquidación de esta, con usuario
plataforma de TVEC de suscrito por el Ordenador del Gasto y el proveedor. comprador activo en Orden de compra
Terminación y
la terminación y TVEC. Ordenador del terminada y
liquidación
liquidación de la Orden Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de terminación Gasto. Proveedor, liquidada.
de Compra. y/o liquidación de la Orden de Compra; lo anterior teniendo en apoyo del asesor de
cuenta el procedimiento establecido para la Publicidad de los TVEC
2.3. AGREGACIÓN DE DEMANDA:
TVEC – AGREGACIÓN DE DEMANDA.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Servidor y/o
contratista
Elaborar necesidad en Cada dependencia solicita con el formato lista de necesidades, responsable del Plan
el Sistema de aprobada mediante acta de comité interno de planeación, con sus Anual de
Seguimiento a la campos completamente diligenciados, remitiéndolo al respectivo Adquisiciones por
Contratación (SAP) con enlace de la Subsecretaría de Planeación y Evaluación, así dependencia. La
Crear Necesidad. sus anexos (lista de mismo el plan de supervisión e interventoría. La necesidad debe viabilidad del uso del Necesidad Creada.
necesidades y Acta quedar registrada en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en IAD debe ser validada
CIP). SECOP II, con la causal Agregación Demanda. El asesor de por los líderes de
TVEC incluye los textos tipos definidos para el proceso en el programa o proyecto
Estudio Previo cuando este sea creado. de la Subsecretaria de
de Seguridad.
Designar CEEC. Elaborar designación y Designación del CEEC y registro del técnico en el Sistema de Servidor y/o Acta de comité
registro del CEEC. Seguimiento a la Contratación SAP. contratista interno de
Nota: el CEEC está responsable del Plan planeación de cada
conformado por un técnico.
Anual de dependencia
El técnico recibirá apoyo
de un asesor de la TVEC y Adquisiciones por CEEC registrado en
los líderes de programa o dependencia. SAP.
proyecto de la
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Subsecretaria de Selección
o Secretaría de Seguridad.
Enviar a la Subsecretaria de Planeación y Evaluación mediante
correo electrónico a: juliana.marulanda@medellin.gov.co los
siguientes documentos, del técnico asignado al proceso: fotocopia
de la cédula de ciudadanía por ambas caras en formato .PDF,
Tramitar en la TVEC la Colombia Compra Eficiente
Solicitud de
solicitud de creación del (https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado- Usuario comprador usuario comprador
usuario
usuario comprador colombiano/instrumentos) la creación del usuario comprador, al con Rol Técnico creado en TVEC
comprador.
(Técnico del proceso). cual le llegará, al correo electrónico registrado, un documento de
Realizar la lectura integral de los siguientes documentos,
dispuestos en la página de Colombia Compra Eficiente con el fin
de aplicar los principios de contratación establecidos en ellos,
para los procesos de TVEC.
Lectura y 
Términos y condiciones de uso de la Tienda Virtual del Servidor/contratista
aplicación, de Lectura y aplicación, de Estado con rol técnico y Procesos de TVEC
procesos de procesos de TVEC. Colombiano:https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_pu usuario comprador de Aplicados.
TVEC blic/files/cce_documentos/20190502_terminos_y_condiciones TVEC
_de_uso_tvec_inactivacion_y_grandes_superficies_0_0.pdf
 Guía del Instrumento de Agregación de Demanda Específico.
 Catálogo
 Especificaciones técnicas
 Simulador para estructurar la compra
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registrados en el
Sistema de Seguimiento
a la Contratación (SAP).
Estos textos deben ser
elaborados y aprobados
por los líderes de textos tipo ya estructurados, de la siguiente forma: el técnico es el
programa o proyecto de encargado de diligenciar las pestañas correspondientes a la parte
la Subsecretaria de técnica del proceso, el asesor de la TVEC es el encargado de
Previo en el
Selección o Secretaría diligenciar las pestañas correspondientes a la parte jurídica y usuario comprador de Sistema de
Sistema de
de Seguridad. logística, con los textos definidos por los Líderes de Programa o TVEC, asesor de Seguimiento a la
Seguimiento a la
Nota: para los IAD no Proyecto de la Subsecretaria de Selección o de la Secretaría de TVEC. Contratación de SAP
Contratación SAP
es necesario realizar Seguridad, definidos de la planeación de la necesidad.
debido a que en el
realizados por Colombia
Compra Eficiente.
Diligenciamiento Diligenciar el simulador Simulador para
El usuario comprador debe descargar de la TVEC el simulador
de simulador de para estructurar la Servidor/contratista estructurar la
para estructurar la compra, que es el archivo en el que va a
solicitud de compra de acuerdo con con rol técnico y compra
registrar las necesidades y que genera el presupuesto base. Para
cotización para el procedimiento usuario comprador de correctamente
diligenciar este archivo correctamente, se debe apoyar en la guía
establecer establecido para cada TVEC, apoyo del diligenciado y
de compra, catálogo de productos y/o servicios y demás
presupuesto IAD y encontrar el asesor de TVEC presupuesto base
documentos necesarios.
base presupuesto base encontrado.
Una vez el Técnico tenga el usuario comprador, debe crear el
evento de cotización en la TVEC y solicitar cotización al
Solicitud de
proveedor del Instrumento de Agregación de Demanda
Cotización al Servidor/contratista
respectivo. Cuando se recibe la cotización, el técnico procede a Análisis de
Proveedor del con rol técnico y
revisarla en el aspecto técnico y económico, selecciona el cotización y
instrumento de Solicitar cotización. usuario comprador de
proveedor siempre y cuando haya cotizado todas las necesidades selección del
agregación de TVEC, apoyo del
manifestadas en el simulador de solicitud de cotización. El técnico proveedor.
demanda asesor de TVEC
dejará evidencia en el estudio previo en la pestaña
Específico.
“especificaciones esenciales SAP” de este análisis, con el fin de
realizar posteriormente la orden de compra.
Generación de Generar el formato PDF Una vez finalizada la acción anterior, se deberá generar el Servidor/contratista Estudio previo
Estudio Previo en del Estudio Previo. formato PDF del Estudio Previo, con su respectiva Disponibilidad con rol técnico y generado en SAP y
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PDF en el
sistema de usuario comprador de CDP expedida y sin
seguimiento a la Presupuestal y/o vigencia futura según sea el caso. TVEC, apoyo del proyectos
contratación asesor de TVEC bloqueados.
SAP.
Simultáneo a la acción anterior, se debe generar por parte del
proveedor seleccionado su registro en el módulo de proveedores
de SAP del Municipio. Para esto, el técnico debe solicitar al
proveedor la información necesaria para completar el registro:
 Formato Reg Proveedores FGC-22

 Documento de identidad -CC, CE, NUIP- Las personas
Proveedor
Registro de actualizado. La fecha de impresión del RUT debe ser no
Servidor/contratista seleccionado
Proveedor en Registro del Proveedor mayor a 30 días calendario al momento de recepción de la
con rol técnico y registrado en el
módulo de en módulo de información por parte del Municipio de Medellín.
usuario comprador de módulo de
proveedores de proveedores de SAP.  Certificado de Existencia y Representación Legal de la
TVEC, proveedor. proveedores de SAP
SAP. Cámara de Comercio, para las personas jurídicas. Para las
del Municipio.
 Uniones Temporales y Consorcios deben aportar el acuerdo
o acta de conformación.
formulario de formularios dispuestos Diligenciar los campos de la plataforma de TVEC y adjuntar los
con rol técnico y Orden de Compra
estudios y por Colombia Compra documentos soporte (Estudio Previo en PDF sin firma, CDP en
usuario comprador de en estado pendiente
documentos Eficiente, los estudios y PDF y registro presupuestal), para generar la solicitud de orden
TVEC, apoyo del de aprobación.
previos en documentos previos en de compra.
asesor de TVEC
plataforma TVEC TVEC.
Elaborar la Elaborar la Solicitud de Se aprueban todas las actividades del Estudio Previo y se elabora Servidor/contratista Solpe y Etapa
Solicitud de Pedido (Solpe), Etapa la Solpe, contrato marco y etapa precontractual. Se deben tener auxiliar asignado al Precontractual,
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Pedido (Solpe),
en cuenta las aprobaciones en tiempo real que continúan en el
Etapa
Sistema de Seguimiento a la contratación (SAP).
Precontractual,
contrato marco y
Precontractual, contrato El técnico del proceso deberá remitir mediante correo electrónico contrato marco y
registro
marco y registro al Auxiliar encargado de la creación del Solpe y la etapa proceso. registro presupuestal
presupuestal en
presupuestal. precontractual, la solicitud de orden de compra en trámite, creado y liberado.
el Sistema de
informando objeto, número de la necesidad, número de estudio
Seguimiento a la
previo, nombre y Nit de contratista seleccionado, así como el
Contratación de
nombre y número de cédula del Representante Legal.
SAP.
El técnico debe coordinar con cada secretaría (cuando aplique),
y confirmar que los CDP no tengan proyectos bloqueados, de ser
así, se deberán adelantar los trámites necesarios para que los
mismos se desbloqueen para poder cumplir con los plazos
requeridos en TVEC.
Liberación Confirmar disponibilidad con rol técnico y Registro
Las cotizaciones de los proveedores en la TVEC pueden incluir
Registro de CDP y registro usuario comprador de presupuestal
decimales, por lo tanto, se recomienda incluir en el CDP un valor
presupuestal presupuestal TVEC, apoyo del liberado
adicional ($10.000 - $20.000 aproximadamente) que permita
asesor de TVEC
soportar el valor correspondiente a los decimales que generen las
cotizaciones.
Tenga en cuenta el tiempo y los requisitos del proceso de

creación del contrato marco y del registro presupuestal en SAP,
para colocar la orden de compra.
en TVEC número de la solicitud de orden de compra en trámite, objeto, Suministros y
número de la necesidad, número de estudio previo, registros Servicios o Secretario
presupuestales con el pantallazo de la liberación de estos, de Seguridad, según
nombre y NIT de contratista seleccionado. sea el caso, con
apoyo del asesor de
Ejemplo Correo Electrónico: TVEC.

Necesidad: XXX
Objeto: XXX
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Solpe: 901XXX.
(prueba).

El asesor de TVEC realiza la revisión y procede a enviar un

correo electrónico al Secretario respectivo, quien podrá acceder a
las Solicitudes de Orden de Compra enviadas por el usuario
correo electrónico TVEC, o en “Solicitudes” en el menú superior
de la plataforma TVEC, para realizar la aprobación.

Publicidad de los Publicación de Las operaciones que se realizan a través de la TVEC cumplen Servidor/contratista Publicación de los
documentos de la información a la Orden con el principio de publicidad al quedar registradas en la página con rol técnico y documentos de la
Orden de Compra de Compra. web de Colombia Compra Eficiente, en el enlace: usuario comprador de Orden de Compra
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siguientes pasos:


En la parte inferior de la pantalla seleccione Tienda Virtual del
Estado Colombiano
compra.
 De clic en aceptar. Le llegará el acceso al correo electrónico
del usuario comprador (Técnico).
Designación de Designación El Coordinador de Supervisión e Interventoría de la Secretaría El Coordinador de Designación de
Supervisión Supervisión orden de competente, según sea el caso, comunica la designación de Supervisión e supervisión
compra. supervisión suscrita por el Secretario, de acuerdo con la fecha de Interventoría de la realizada.
la Orden de Compra. Tener en cuenta que el servidor designado Secretaría de
debe estar registrado como usuario comprador en TVEC. Suministros y
Servicios o Secretaría
de Seguridad, según
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sea el caso
Para iniciar, deberá ceñirse a lo establecido en el IAD específico
con el fin de validar si el mismo exige adelantar acta de inicio a la
orden de compra, siendo así, deberá ser suscrita por las partes,
mediante el formato adoptado para este fin por el Municipio
compra será también la fecha de inicio del contrato.
Supervisor designado realizada y
Gestión con usuario registrada en la
(ejecución de la orden Todo el seguimiento y soportes de ejecución contractual, se
Contractual comprador activo en plataforma de
de compra) deberá realizar en físico, anexando en consecuencia los
TVEC. Colombia Compra
respectivos soportes al expediente. Es necesario aprobar las
Eficiente.
actividades en el Sistema de Seguimiento a la Contratación SAP.
Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de: acta de
inicio, soportes de pago, recibo a satisfacción (MIGO), factura,
informe de supervisión, y demás soportes que se estimen
pertinentes y que soporten la ejecución a satisfacción de la orden
de compra, lo anterior teniendo en cuenta el procedimiento
establecido para la Publicidad de los documentos de la Orden de
Compra en Tienda Virtual (TVEC).
El supervisor sigue el procedimiento establecido para las facturas
por el Municipio de Medellín. Debe enviarse el informe de
Trámite de Trámite y aprobación en con usuario Factura aprobada y
supervisión del proceso y el o los documentos de entrada de
Facturación la facturación. comprador activo en procesada.
TVEC. Asesor TVEC
modificaciones a la Orden de Compra, en la cual se procederá Supervisor designado
Trámite y publicación en según sea el caso con la terminación y liquidación de esta, con usuario
plataforma de TVEC de suscrito por el Ordenador del Gasto y el proveedor. comprador activo en Orden de compra
Terminación y
la terminación y TVEC. Ordenador del terminada y
liquidación
liquidación de la Orden Así mismo, deberá anexar en TVEC los soportes de terminación Gasto. Proveedor, liquidada.
de Compra. y/o liquidación de la Orden de Compra; lo anterior teniendo en apoyo del asesor de
cuenta el procedimiento establecido para la Publicidad de los TVEC
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2.4. ASPECTOS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN A LAS ORDENES DE COMPRA
MODIFICACIONES A LA ORDEN DE COMPRA.

ACCIÓN
CONTRACTUAL
Modificación a la Modificaciones a la Cuando se requiera adelantar alguna de las siguientes Supervisor designado. Modificación
orden de compra Orden de Compra. modificaciones el Supervisor del proceso deberá diligenciar el realizada.
formulario en línea de modificaciones a la Orden de Compra:
aclaración, cancelación, liquidación y modificación de la orden de
compra, siguiendo el procedimiento descrito en el siguiente
enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/solicitud-modificacion-orden-
de-compra-entidad
Tenga en cuenta que para el caso de aclaración, cancelación,

liquidación y modificación de la orden de compra, debe estar
soportada en Acta de comité interno de planeación de la
dependencia de los recursos y el Acta de comité interno de
planeación de la dependencia que celebró la orden de compra,
los soportes del CDP y Registro Presupuestal (cuando aplique) y
el trámite respectivo en TVEC, con el documento de modificación
suscrito entre las partes, según sea el caso, tanto físico, como en
plataforma y se deberá dejar soporte en el expediente contractual.
Notas:
 Las prórrogas en las órdenes de compra serán procedentes

siempre que se encuentre vigente el Instrumento respectivo
en la TVEC.
 Para la procedencia de adiciones presupuestales a la orden

de compra, se aplicarán los principios contractuales en razón
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a que las mismas no podrán superar el cincuenta por ciento

(50%), del valor inicial de la orden de compra.
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FLUJOGRAMA TVEC:
La Entidad
registra la
factura
TEMA 3: DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO SECOP II.
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Los formatos oficiales del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios se encuentran en la herramienta del Sistema de Gestión de
Calidad, los cuales forman parte de la documentación del proceso, entre ellos se puede visualizar procedimientos, documentos
específicos, manuales e instructivos. Los formatos deben ser utilizados para cada una de las actividades del proceso, diligenciando
los campos o espacios que en cada uno de ellos se denominan “editables” o “digitables”, sin modificar sus elementos esenciales
(encabezado y pie de página). Lo anterior, sin perjuicio de los formatos generados por el sistema de seguimiento a la contratación.
En caso de que se requiera ampliar el contenido de los formatos a razón de las características de cada proceso contractual que se
esté realizando, los encargados lo podrán hacer sin cambiar sus elementos esenciales (encabezado y pie de página), si por el
contrario se requiere ajustar el formato por una necesidad permanente debe hacerse la proyección del nuevo formato con la
justificación de los cambios y pasarla a revisión a la Unidad de Evaluación de la Subsecretaría de Planeación y Evaluación.
De manera excepcional, cuando por exigencia de otras entidades se requiera utilizar un formato diferente al establecido en el
proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, se podrá utilizar siempre y cuando cumpla con los requisitos legales que rigen los
procesos contractuales.
Asimismo es importante recordar que en el SECOP II se dispone de formularios electrónicos, los cuales no pueden ser modificados y
plantillas que son cargadas por la Secretaría de Suministros y Servicios, las cuales pueden ser modificadas cuando sean requeridas
previa solicitud a esa dependencia.
TEMA 4: PUBLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES SECOP I, SECOP II y TVEC
La publicación de los documentos debe realizarse acorde a lo indicado en el cuadro del proceso contractual en SECOP II, para los
procesos contractuales que iniciaron en SECOP I y hasta tanto no se termine o liquide el último proceso realizado en esa plataforma
continúa vigente lo establecido en las circulares 023 de 2016 y 007 de 2017.
Tener en cuenta que cuando se vaya a realizar un Contrato o Convenio entre más de dos partes, se debe realizar por SECOP I,
pues estos contratos no tienen la opción para realizarse por SECOP II.
Asimismo se deben tener en cuenta algunos aspectos mencionados en las circulares relacionadas, los cuales aplican para SECOP
II:
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Será responsabilidad del rol logístico la publicación del Link o URL del proceso de contratación de la plataforma de Colombia
Compra Eficiente en la cual se publicó el proceso, esto aplica para todos los procesos de Selección: Contratación Directa, Selección
Abreviada, Concurso de Méritos, Mínima Cuantía y Régimen Especial, en el campo dispuesto para ello en el Sistema de
Seguimiento a la Contratación en SAP, esto para el campo de la solicitud de pedido. Adicionalmente se debe publicar también en el
campo de la etapa contractual de legalización, actividad que debe realizar el servidor designado.
La publicación de los documentos en la etapa de ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo, es responsabilidad del
servidor público designado como supervisor del respectivo contrato, igualmente, para los interventores contratados para la vigilancia
del contrato, quienes solicitaran en la plataforma SECOP II el usuario y clave, validando el acceso por parte de la Secretaría de
Suministros y Servicios. Cuando el contrato es supervisado grupalmente, el rol administrativo, será el encargado de la publicación de
los documentos de dicho contrato.
La identificación de los procesos en el SECOP I debe hacerse de la siguiente manera: para la Contratación Directa y Régimen
Especial, con el número del Contrato Marco del sistema SAP/R3. Ejemplo: Contratación Directa 46050630 nombrar los archivos:
Estudio_Previo_46050630.
Para el caso de SECOP II en los procesos de Contratación Directa y Régimen Especial sin oferta se publica con el número del
estudio previo sin anteponer ceros, este se toma del Sistema de Seguimiento a la Contratación en SAP y para las demás
modalidades de selección con el número de la solicitud de pedido sin anteponer los ceros.
Para TVEC la plataforma genera el consecutivo de la orden de compra, número que sirve para identificar la orden y el proceso
contractual.
Igualmente, es necesario diligenciar de manera completa todos los campos solicitados por las diferentes plataformas dispuesta por
Colombia Compra Eficiente, para garantizar tanto la identificación de los documentos publicados en estas, así como la búsqueda de
los mismos.
De acuerdo con las normas vigentes, los documentos deben publicarse oportunamente el día de su expedición o hasta dentro de los
tres (3) días siguientes a su expedición (la Ley dice que cuando no se especifique si son hábiles o calendario se entenderán como
hábiles), esto aplica en las diferentes plataformas siempre y cuando el documento no se gestione de manera electrónica.
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Con relación a la firma de los documentos, y conforme a la circular No. 23 del 27 de octubre de 2016, se debe advertir a los
delegados en contratación y a los actores del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, acerca de la necesidad de dar prioridad
a la suscripción de los mismos; pues las demoras en dicha suscripción, ocasionan la materialización del riesgo incumplimiento de
publicación en forma debida.
Se recuerda que toda publicación de documentos, se realiza con la suscripción del mismo, es decir, que se no pueden publicar
documentos con la etiqueta “original firmado”.
Los documentos que requieran de la firma o suscripción por parte de un tercero, deberán tener la fecha de expedición, una vez se
encuentre suscrito, tanto por el tercero como por el Municipio, mediante el uso de un sello de fijación de fechas o fechador, cuyo
manejo y responsabilidad será de cada dependencia que intervenga en el proceso, para proceder posteriormente, a la publicación
en la plataforma correspondiente dentro de los plazos establecidos en la norma vigente, en los caso que aplique.
A diferencia de las claves proporcionadas por el SECOP I para el Municipio de Medellín, las cuales son institucionales; las claves del
SECOP II y de la TVEC son personales e intransferibles, el manejo y responsabilidad de uso sobre las mismas, es individualizado;
por lo que, el servidor que realiza el rol logístico, en el proceso de selección, es quien publica todos los documentos de la etapa de
planeación y selección, es decir hasta la legalización del contrato, y posteriormente el supervisor del contrato con su clave, será el
encargado de publicar todos los documentos que se generen en la etapa de ejecución, es decir, desde su inicio y hasta el cierre del
expediente contractual.
No se deben publicar los procesos contractuales en la página web institucional; tampoco se debe utilizar la carpeta virtual de las
etapas del Sistema de Seguimiento a la Contratación, como archivo virtual de los documentos contractuales del proceso. Se
continúa llevando el expediente físico y electrónico de acuerdo a las disposiciones establecidas para ello por la Agencia Nacional de
Contratación Pública Colombia Compra Eficiente y el Municipio de Medellín.
NOTA: Los datos personales como dirección, teléfono y correo electrónico de las personas naturales, no podrán hacerse públicos,
estos datos deberán publicarse en el SECOP II por documentos internos del proceso y en SECOP I se debe anonimizar. En caso
que se deba publicar un documento que contenga alguno de esos datos, también se debe anonimizar para evitar que sea de
conocimiento público.
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Con el propósito de dar claridad a los Gestores del Proceso, con relación a los documentos de fondo que debe suscribir el delegado
en contratación, deberá consultar el formato FO-ADQU-269 Hoja índice control de documentos-lista de chequeo publicado en
Isolucion.
El formato FO-ADQU-269 Hoja índice control de documentos-lista de contiene la integridad de la información con el fin de dar
cumplimiento no solo a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, sino a la Resolución N° 232 del 8 de julio de 2016 emanada de la
Contraloría General de Medellín “Por medio de la cual se expide la versión 7 sobre la Rendición y Revisión de la Cuenta e Informes
para el Municipio de Medellín y todas la entidades sobre las cuales ejerce control fiscal.
TEMA 5: EXPEDIENTE CONTRACTUAL SECOP I, SECOP II y TVEC
La creación, conformación y gestión de los expedientes contractuales se realizará de acuerdo a lo establecido en el presente
instructivo, organización técnica de los expedientes de contratación última versión, que se encuentre publicada en .
OBSERVACIONES GENERALES:
1. La designación del rol técnico es fundamental en la medida en que este rol aporta, dentro del proceso contractual, su
conocimiento técnico y especifico respecto de la necesidad contractual, es imperante que los servidores que sean
designados para tal fin, tengan conocimiento integral de la respectiva necesidad y la idoneidad necesaria para aportar al
Comité de Estructuración y Evaluación Contractual y al proceso de selección, las especificaciones técnicas, el estudio de
mercado y de sector y la respuesta a las observaciones y evaluación que todo proceso contractual requiere. Adicionalmente,
deberá estar disponible para atender todos los trámites que se surtan dentro de los cronogramas de cada uno de los
procesos contractuales.
2. Se solicita que todos los operadores del Sistema de Seguimiento a la Contratación mantengan actualizada y en tiempo real la
información de las necesidades solicitadas en el Sistema de Seguimiento a la Contratación, para la correcta y oportuna toma
de decisiones respecto de los procesos de contratación que se deben adelantar con motivo de la operación centralizada del
proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
TEMA 6: INGRESO DE LA INFORMACIÓN DEL PROPONENTE – SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN SAP
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En la etapa precontractual, en el pestaña evaluación, se visualizan los proponentes seleccionados mediante sorteo, si el proceso no
tuvo sorteo se ingresa el nit de los proponentes, si el sistema no toma la dirección y el teléfono se deben ingresar, también se
ingresa el valor de la propuesta (incluido IVA, cuando aplique) y el número del grupo, cuando aplique.
Se selecciona en la columna de “Participante” a todos los proponentes que entregaron propuesta, igualmente se selecciona en la
columna “Seleccionado” la propuesta a la que se adjudicará el proceso.
El Nit o CC del proponente se ingresa sin puntos ni guiones, siempre se incluye el digito de verificación. Cuando se trate de formas
asociativas como Uniones Temporales o Consorcios, se debe ingresar únicamente la información del asociado que se identifica
como el representante de la forma asociativa, siempre debe corresponder a uno de los asociados.
Al ingresar la identificación del oferente el sistema trae la información registrada en la base de datos de oferentes la cual no puede
ser modificada, se debe dejar la información registrada que aparezca.
Ejemplo:
Para los procesos de TVEC se deben ingresar todos los proponentes habilitados para cotizar, posteriormente se selecciona en la
columna de “Participante” a los proponentes que entregaron propuesta, finalmente se selecciona en la columna “Seleccionado” la
propuesta a la que se adjudicará el proceso.
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TEMA 7: DEFINICIÓN DE OBJETOS EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES
La definición del objeto del contrato de bien, servicio u obra pública es la herramienta que permite visualizar los aspectos
presupuestales, contables, tributarios, técnicos y jurídicos que concretan la necesidad que se pretende satisfacer; debe guardar
coherencia con el alcance, con las obligaciones de las partes y con el desarrollo del contrato.
El objeto contractual ha de ser real, posible, lícito, determinado o susceptible de determinación; es único y debe conservarse en
todas las etapas del proceso así:
Plan anual de adquisiciones, estudios previos y etapa de selección:
Los objetos se definen desde la etapa de planeación y quedan consignados en la elaboración del plan anual de adquisiciones, el
cual es dirigido por la secretaría de suministros y servicios en coordinación con las diferentes dependencias
El Sistema de Seguimiento a la Contratación SAP está parametrizado para copiar los objetos en los diferentes documentos y etapas
del proceso (plan anual de adquisiciones, plan de supervisión, estudio previo, solicitud de pedido, etapa precontractual, contrato
marco y etapa contractual).
Recomendaciones para la creación de Objetos:
 No sobrepasar los 180 caracteres.

 Sólo se debe indicar la modalidad en los siguientes casos: (i) contrato interadministrativo; (ii) convenio interadministrativo; (iii)
convenio de asociación; (iv) prestación de servicios; (v) suministro (cuando es entregas sucesivas y pagos parciales); (vi)
adquisición (cuando es contra entrega y pago único); (vii) consultoría; (vii) mantenimiento; (ix) diseño; y (x) construcción.
 Cuando se suscriban contratos o convenios interadministrativos indicar si se trata de prestación de servicios, suministro,
adquisición o mandato sin representación (no usar administración delegada)
Evitar:
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 La utilización de verbos ambiguos, por ejemplo: “fortalecer”, “apoyar”, “orientar”, “aunar”, ya que no son medibles o
cuantificables ni dan claridad en los temas citados anteriormente.
 Mencionar “Municipio de Medellín” o el nombre de la Secretaría o Departamento Administrativo.

 La utilización de números o cifras que puedan restringir el objeto del proceso. Ejemplo: “Mantenimiento de 12 sedes”
 Nombrar los participantes y/o contratistas.
 Usar caracteres especiales cómo, EM DASH (–) o guion largo, “ ”, ( ), /, #, %, etc.
 Usar mayúscula sostenida.
Alcance del Objeto:
Es la herramienta que detalla todas las especificaciones globales del proceso y debe tener coherencia con el objeto.
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