GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

La gestión de suministro se ocupa de adquisición y almacenamiento de productos que

pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc., desde los proveedores
hasta el cliente final.
1. DEFINICIÓN DE COMPRAS Y OBJETIVOS
Se trata de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al
precio adecuado y del proveedor más apropiado. Cuando se logra un balance entre la
calidad y el precio de un producto; cuando se adquiere algo verdaderamente necesario
y cuando sabemos que nuestra adquisición es verdaderamente útil es cuando estamos
seguros que hicimos la compra correcta. La compra es vital para la adquisición de las
materias primas y los recursos necesarios, involucrando los elementos que determinan
la coordinación de las áreas de la empresa que requieren de materiales y/o insumos
para su eficiente funcionamiento
Las compras implican:

 Tener conocimiento de la necesidad.

 Selección del proveedor que mejor calidad, servicio, financiamiento y
condiciones otorgue.
 Negociación del precio.
 Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor.
 Determinar el medio de transportación conveniente.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en
toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas la participación del
área de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la
fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión y los costos y
sustitución de materiales
2. OBJETIVOS
Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios
objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los
recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.
Objetivos específicos:
Reducción de costos
Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad.
Comprar al mínimo precio
Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido.
Servicio
Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da
servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados.
La responsabilidad del área de compras
Tiene varias actividades:
  Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo
amerite.
 Los que comparte con otros departamentos sobre:
o Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera.
o Actividades que son su obligación y le interesan.
o Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera

3. ¿QUÉ ES EL ABASTECIMIENTO?
El abastecimiento es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa,
de insumos, materiales, repuestos y servicios necesarios para el cumplimiento de su
objetivo productivo.
El ciclo de abastecimiento comprende las siguientes funciones:

1. Suministro: Está referido a los insumos, es decir, desde las materias primas
que hacen posible el proceso productivo per sé hasta las resmas de papel,
útiles de escritorio, maquinarias, servicios de apoyo, etc.
2. Proveedores: Son las personas físicas o jurídicas ajenas a la empresa que
comercializan bienes, materiales, servicios, necesarios para el
funcionamiento diario pero que no las puede autoproducir.
3. Logística: Se refiere a todas las actividades que implican el traslado de los
bienes o servicios de un lugar a otro para ponerlo en condiciones de ser
utilizado.
4. Almacenamiento: Es la actividad de resguardo, custodia, acumulación de
los bienes y materiales hasta el momento en que se requiere su uso.
5. Aprovisionamiento: Es la función dentro del área de abastecimiento cuya
finalidad es la previsión de las necesidades de bienes, materiales y servicios
necesarios para el trabajo diario de la empresa.
La importancia de la función de abastecimiento reside precisamente en su
capacidad de prever las necesidades de bienes y servicios necesarios para
el funcionamiento de la empresa, como así también ocuparse de que éstos
estén a disposición de quien los requiera en tiempo y forma.
Es un nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamiento a la estrategia global
de la organización. Dada su importancia existe la necesidad que su diseño sea
flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y
desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos
El proceso de compras y adquisiciones es el proceso de abastecimiento de insumos,
repuestos y materiales en la cantidad necesaria, la calidad adecuada y el precio
conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento solicitado.
Asimismo, consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización
o de producción. Deben proporcionarse en cantidades adecuadas en el momento
solicitado, con el precio y lugar acordado.
Otro concepto que se puede incluir es abastecimiento, lo cual consiste en poner a
disposición de la empresa todos aquellos materiales, producto y servicios que han sido
adquiridos de manera externa a la organización y que son necesarios e
imprescindibles para garantizar la continua operación de la producción. Para cumplir
con estos conceptos es necesario:

 Prevenir las necesidades

 Planificarlas en el tiempo y en el mercado
 Comprarlas y garantizar la calidad

4. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón
de ser, es por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter
operacional y que se modulan a base de reglas.

4.1. Calidad

Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean
los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de
las razones por las que él decide y que ese satisfactor es el que él necesita,
basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio.
Se dice que deben respetarse las características técnicas y las
especificaciones, y la buena conjunción de las materias primas y/o
componentes, amén de su proceso de producción. Esta regla debe observar
cinco variables:

4.1.2. Conveniencia

Calidad mínima aceptable que va de acuerdo al comprador que busca precios bajos,
financiamiento y una rápida entrega.

4.1.3. Disponibilidad

Además de las especificaciones técnicas en esta regla, la rapidez en el uso es

primordial, es decir, su entrega y su utilización debe ser casi inmediata.

4.1.4. Costo y/o precio

Esta característica es de suma importancia, tanto para el comprador que exige un

precio lo más barato posible, y de acuerdo a la calidad del producto, como para el
vendedor que debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener el
satisfactor en manos del consumidor final.

4.1.5. Sistematización o conjugación

La calidad, el precio, la garantía, y la disponibilidad son básicos para que el comprador
pueda tomar una decisión de adquisición, tomando como base todo este conjunto
como mínimo.

4.1.6. Control de calidad

Esta variable de la regla de calidad marca que toda compra debe de pasar por un
riguroso control de las especificaciones técnicas y de calidad, con las que fueron
solicitadas y aceptadas por ambas partes.

4.2. CANTIDAD

Muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo representa

la cantidad, ya que esta es básica para determinar el costo de lo adquirido, y el cual se
basa en varios factores.

 Tipo de artículo y tiempo de entrega.

 Precio unitario y/o precio por cantidades de compra.
 Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra.
 Máximos y mínimos, lote mínimo de compra y/o submúltiplos.
 Recepción, almacenaje y caducidad.

4.3. PRECIO

Esta variable en algunas ocasiones es la más importante, el precio, ya sea por unidad
o por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto” a fin de que se efectúen las
compras siguientes, debe basarse en los siguientes términos:

 Que se pueda negociar

El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a
los tiempos de entrega y los mayores tiempos de pago.
 Que se conozcan los precios de la competencia
El área de compras, debe conocer los precios de los productos de la
competencia, para tomar la decisión y darle al proveedor la orden de compra o
pedido, para lo cual se necesita por lo menos tener tres cotizaciones de los
proveedores.
 Que sean los normales o el de las ofertas
El precio nunca se debe de aceptar con cambios, lo legal es que el proveedor
siempre entregue el pedido en base al precio negociado en la orden de
compra.
 Que sea el del proveedor adecuado
 Para que el precio sea el acordado no se debe de cambiar al proveedor, ni a
uno pedirle una cantidad y a otro una distinta, puede haber diferencia en
calidad y en precio y eso afecta el buen funcionamiento del área de compras.

4.4. PROVEEDOR ADECUADO

Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al comprador, pero en la mayoría

de los casos es el proveedor el que busca al comprador, al proveedor se le desarrolla
para que sea el proveedor adecuado y para tal efecto se basa en las siguientes
variables necesarias:

 Averiguar todos los posibles lugares de suministro:

Este comentario lo basamos en que el área de compras debe conocer el o los
lugares donde existen proveedores para la materia prima, componentes e
insumos necesarios, es decir, que no nada más se necesita de un proveedor,
es necesario tener más de dos proveedores, por si falla uno de ellos, por
posibles huelgas, quiebra de la empresa u otras causas fortuitas.
 Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores:
Es obligación del área de compras conocer todo lo relativo al proveedor, sobre
todo el o los de las materias primas como: si tiene capacidad económica para
surtir el pedido en tiempo y bajo las condiciones de las especificaciones.
 Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos:
Mediante el estudio y análisis del cuadro comparativo, se tomará la decisión de
fincar el pedido o la orden de compra, de acuerdo a las políticas de la empresa.
 Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos:
El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones,
debe tener siempre trato directo con el proveedor, y este puede ser establecido
por el representante, gerente de ventas, o el propio comprador, que es por lo
general el que elabora el cuadro comparativo.
 Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que
necesita la empresa:
Para este rubro es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con las
especificaciones y, sobre todo, con las políticas de la empresa.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

a. Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los
programas.
b. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
 c. Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.
d. Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las
coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.
e. Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una
coordinación permanente entre los departamentos comerciales o de
operaciones y el de compras.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las

siguientes actividades:

 Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más

importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los
proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra
empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones
comerciales con ellos.
 Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características
técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de
entrega y pago.
 Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de
entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
 Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y
financiero.
 Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes
de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
 Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de
los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo
requiera.
 Solventar discrepancias en la recepción del producto.
 Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades

netamente diferenciadas que podríamos resumir como:

 Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado)

 Selección de proveedores.
 Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra) Estas
especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico
 (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno
comercial)
 La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
 La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima
fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
 El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
 La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas
económicas.

5. LAS COMPRAS Y EL DESARROLLO DE LA PRODUCTIVIDAD

La gestión de compras es el conjunto de operaciones realizadas para dirigir y
administrar el proceso de compra de una empresa, mediante herramientas,
técnicas y actividades que aseguren un flujo ininterrumpido de suministros.

Lo que se entiende de este concepto, es que, no sólo debemos tener estructurado

nuestro departamento de compras, sino que tenemos que definir las actividades
clave para desarrollar nuestro proceso de compra, emplear las técnicas adecuadas
para mejorar el desarrollo de estas actividades, así como conocer y desarrollar las
herramientas, que nos permitirán suministrar las necesidades de nuestra empresa de
manera eficiente.

5.1. Importancia de la gestión de compras

La importancia de la gestión de compras para una organización o de una empresa (sin
importar su tamaño) es administrar estratégicamente los gastos que nuestra empresa
realice, es por eso, que todas las empresas deberían manejar sistemas adecuados
que les permitan conocer cómo y dónde se gasta el dinero, ya que, sin estos, no se
podrá realizar una correcta gestión de las compras.

Además, como el departamento de compras es el encargado de canalizar el gasto de

todos los departamentos de la empresa, es quien tiene todo el conocimiento para
reducir los gastos y con esto, aumentar la utilidad. 

5.2. Proceso de gestión de compras  

El proceso de gestión de compras, se encuentra detallado dentro del plan de
abastecimiento, este proceso se basa en 4 puntos clave para poder desarrollarlo de
manera correcta y estos son:
  Planificar: trabajar de la mano con los departamentos de ventas, ingeniería,
planeación, y finanzas, para que, con la información de los diferentes reportes,
tanto de ventas, como de órdenes de clientes, y la compra de materiales,
podamos crear pronósticos efectivos, así como planes de contingencia, para
evitar la escasez de suministros.
 Organizar: analizar y desarrollar las actividades, técnicas y sistemas a utilizar
para que se realicen las compras de una manera estratégica.
 Dirigir: delegar las tareas y apoyar a los compradores, así como a las
diferentes áreas involucradas en el proceso de gestión de compras, en
desarrollar todas las actividades que definimos en nuestra estrategia.
 Controlar: medir las acciones que se desarrollaron en la estrategia y mantener
o cambiar el curso de las mismas, dependiendo de estos resultados.

5.3. Características de la Gestión de compras

La característica de la gestión de compras es promover el uso de técnicas, procesos y
herramientas para desarrollar estrategias de compras con el fin de mejorar la
administración del departamento de compras y facilitar la consecución de los objetivos
del mismo. Entre estas características podemos encontrar:

Analizar el gasto: se utiliza para determinar dónde podemos conseguir ahorros o

cómo podemos mejorar alguna negociación previa. Sin las categorías adecuadas, se
limita este análisis, y como consecuencia, se pierde dinero.

Implementar nuevas tecnologías: necesitamos alejarnos de las formas de trabajo no

digitales, e incorporar tecnologías que nos ahorren tiempo, dinero y nos faciliten el
trabajo, que hoy en día, podemos encontrar una gran variedad a costos muy
competitivos.

Desarrollar estrategias: en conjunto con los departamentos que solicitan los

suministros, la gestión de compras nos permite la creación de planes efectivos para
conseguir un mejor flujo de suministros.

“Forecast” o Pronosticar: Mediante diferentes herramientas como el suavizamiento

de la demanda, el análisis de Pareto y la clasificación ABC, podremos conseguir crear
un pronóstico junto con los departamentos de planeación y finanzas que nos permita
conocer cómo se podrá comportar nuestra demanda en 1 año. De nuevo, si no
tenemos categorías estructuradas, ni registros únicos, realizar esta tarea será inexacta
y complicada.

Desarrollar herramientas de productividad: mediante la repetición de las tareas

establecidas en la estrategia y los procesos, y durante la medición de los objetivos de
compras, podremos darnos cuenta dónde podemos mejorar, y así, desarrollar
diferentes herramientas que nos permitan aumentar nuestra productividad.

Mejorar el ritmo de trabajo: aquí se identificarán los procesos, tareas, y

responsabilidades, que no ofrecen valor al departamento, para lograr eliminarlos o en
el peor de los casos reducirlos, e incrementar el trabajo en las que ofrecen un mayor
valor a la empresa.

5.4. Gestión de compras avanzadas

La gestión de compras avanzada se desarrollará cuando logremos ser capaces de

conseguir las siguientes ventajas competitivas:
 Costo: conseguir un costo unitario bajo y una alta productividad.
 Calidad: conseguir productos con cero defectos y una calidad de suministros
uniforme.
 Servicio: poseer proveedores que entienden su compromiso en cuanto a los
precios ofrecidos, y que realizan entregas rápidas y puntuales.
 Flexibilidad: tanto el cliente como el proveedor, trabajan en desarrollar nuevos
productos, y así, poder aumentar la capacidad del proveedor de manera
eficiente.
 Innovación: tanto el cliente como el proveedor, deberán de innovar en la forma
de realizar procesos y productos, así como en la forma de administrar los
suministros.

REFERENCIAS:
Anaya, J. (2000). "Logística Integral. La gestión operativa de la empresa". Madrid:
ESIC. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/
CEGEP. (2021). El ciclo de abastecimiento. Recuperado de
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