MURO REAO AMALIA

LA SUBCONTRATACIN DE SERVICIOS LOGSTICOS

En este artculo se presenta la subcontratacin de servicios logsticos como

una herramienta que permite optimizar la gestin logstica de aquellas
empresas en las que realmente resulta posible y necesario, dado que sirve
para unos objetivos concretos y cuya utilidad se encuadra en unos entornos
determinados, a costa de que sea realizada por un operador logstico
seleccionado.
La logstica engloba funciones tan diversas como el transporte, el almacenaje,
la preparacin de semielaborados, los controles de calidad previos, la
preparacin de pedidos, la gestin de stocks, el diseo de rutas, el tratamiento
y gestin de informacin. La gestin logstica puede abordarse de forma interna
o externa, es decir subcontratada, accediendo a los servicios logsticos
suministrados por empresas especializadas.
La tendencia actual del mercado es a subcontratar estos servicios con
especialistas que se encargan de optimizar el flujo y minimizar el riesgo para el
cliente.

Los principales objetivos que persiguen las empresas a travs de la

sub-contratacin logstica son:

1.- Reduccin de los costes. La totalidad de costes de la actividad logstica

representan casi un 10% sobre las ventas que el operador es capaz de reducir.
2.- Incremento de la productividad y de los niveles de servicio. El operador
logstico incrementa los niveles de eficiencia y calidad debido a su experiencia.
3.- Mayor flexibilidad ante las fluctuaciones del mercado y la demanda. El
operador logstico se adapta tanto a las fluctuaciones laborales como
operacionales.
4.
Enfoque en el negocio, dejando las actividades que no son core
business de la empresa en manos de un especialista, el operador logstico.
Esto implica un mejor conocimiento (know-how) y optimizacin de los costes
logsticos o el acceso a equipos y servicios de alto nivel a un precio menor y
que la empresa contratante pueda centrarse en los procesos que forme parte
de su verdadero core business.
5.- Disminucin del riesgo inversor. Las inversiones en instalaciones y equipos
las realiza directamente el operador.
6.- Repercusin medioambiental indirecta positiva. Con la gestin del operador
se reduce el volumen de los residuos generados, se optimiza la vida de los
embalajes mediante su gestin logstica inversa, se optimiza el consumo de
fuentes energticas, se consigue una importante reduccin de emisiones de
CO2 y otros contaminantes, etc., generando una disminucin del coste de
explotacin y una mejora de la reputacin de la empresa en su entorno.

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La consecucin de los objetivos o, en otras palabras, el xito de una

subcontratacin, depende del entorno interno y externo de cada empresa en
particular.
Recogemos a continuacin las condiciones que dan lugar a entornos ptimos a
efectos de subcontratacin.

A nivel interno o de empresa, el entorno ptimo es el caracterizado por los

siguientes aspectos:
Empresa con actividades y operaciones logsticas susceptibles de ser
subcontratadas.
Operaciones a subcontratar fuera del ncleo central del negocio y no sujetas a
normativa laboral o legislacin del transporte que exijan contrapartidas que
vulneren la viabilidad de la subcontratacin.
Posibilidad de reconversin del personal y amortizacin de los equipos del
sistema lo-gstico propio.
Existencia de potencial tcnico suficiente para afrontar el seguimiento y
control de la sub-contratacin.
Ambiente empresarial abierto a los cambios y a las transformaciones.
El entorno externo a la empresa tambin juega un papel decisivo en el xito o
fracaso de una subcontratacin de servicios logsticos. Dos aspectos
caracterizan un entorno externo ptimo para la subcontratacin:
Existencia de operadores logsticos adecuados. Cada proyecto de
subcontratacin requiere un operador logstico de unas determinadas
caractersticas (equipamiento especfico, rea de operacin, experiencia,
recursos financieros). La empresa deber realizar una identificacin previa de
las cualidades del operador adecuado a los servicios logsticos que pretende
subcontratar, as como la seleccin de este entre los operadores existentes.
Exigencias del mercado en lnea con los objetivos de la subcontratacin. En
un de-terminado sector, si la competitividad entre empresas no comporta el
impulso de aquellos objetivos que puedan asumirse gracias a una operacin de
subcontratacin, no podr hablarse de un entorno externo ptimo. En este
caso, subcontratar representara una alternativa poco til para reforzar la
empresa frente a la competencia. Resultara ms ventajoso dedicar el esfuerzo
a otras estrategias empresariales que si mejorasen el posicionamiento de la
empresa en su mercado.
Sin embargo, el xito de una subcontratacin no depende nicamente del
entorno interno y externo de cada empresa en particular. Para alcanzar los
objetivos planteados es preciso que la subcontratacin se ajuste a unas pautas
de funcionamiento o a unas fases de desarrollo.

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Estas pautas bsicas se pueden agrupar en grandes campos clave:

Anlisis previo a la subcontratacin. Anlisis realizado en el seno de la
empresa, para determinar las demandas al operador, definir parmetros de
servicio y procesos de seguimiento y control, elaborar criterios para su
seleccin o establecer objetivos para la subcontratacin. Este anlisis debe
guiar el proceso de obtencin de toda la informacin bsica a partir de la cual
nace un proyecto de subcontratacin, se selecciona el operador adecuado, se
redacta el contrato y se inicia la gestin del proceso de subcontratacin.
Seleccin del operador logstico. Es aconsejable establecer una demanda por
escrito (descripcin de los servicios logsticos a subcontratar), analizar a fondo
los operadores logsticos existentes y seleccionar un nmero reducido de ellos
para someterles la demanda a consideracin. A partir de sus ofertas, se debe
seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas (menor precio, mejor
servicio, mejores equipos,...) y credibilidad (experiencia, antecedentes,...).
Estructura y contenido de un contrato. El uso de un contrato como guin para
las relaciones entre empresa y operador obliga a que su redaccin sea
completa y exhaustiva. Las recomendaciones en este campo facilitan la
preparacin de la informacin a incluir en el contrato:
Descripcin de las operaciones, los equipos, la definicin de los parmetros
de servicio, los informes de gestin, la previsin de las revisiones, la
determinacin de la forma de pago, los imprevistos, las condiciones de
rescisin,...etc.
Seguimiento y control de las operaciones. Las instrucciones se centran en el
contenido y utilidad de los informes semanales o mensuales que enva el
operador, en los parmetros utilizados en ellos, en el anlisis peridico del
sistema logstico, en los reajustes que surgen de las revisiones, siempre
contando con una eficaz colaboracin entre la empresa y el operador y siendo
el objetivo la optimizacin continua de los servicios.
Las actividades logsticas son el nexo de unin entre los productores y sus
clientes.
De fallar los flujos de materiales o de informacin, las cadenas de produccin
se detendran y los productos finales no alcanzaran su destino final. En consecuencia, conviene analizar en qu medida la subcontratacin de servicios
logsticos aumenta el riesgo de disfuncin de un sistema logstico respecto a
una gestin propia. No conocer estos riesgos supondra no establecer medidas
e instrumentos para minimizarlos, con lo que la viabilidad de la subcontratacin
podra verse reducida. Existen tres fuentes de riesgo en un proceso de
subcontratacin de las operaciones y actividades logsticas de una empresa:
- El proceso de decisin inicial, desde la decisin de subcontratar hasta la
seleccin del operador, puede ser fuente de errores de base que incidirn
negativamente en la evolucin de la subcontratacin. Ejemplos de estos
errores son los siguientes:

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Decidir subcontratar cuando los objetivos perseguidos por la empresa no

encajan con los que permite asumir una relacin de subcontratacin: la
subcontratacin resulta intil.
Decidir subcontratar con un entorno interno o externo, no adecuado para el
xito de la subcontratacin.
No acertar en la definicin de la subcontratacin (operaciones, equipos, nivel
de servicio, medidas de seguimiento, etc.). Estos errores repercuten en la
calidad y prestaciones del servicio logstico final.
Para evitar el riesgo de dichos errores resulta imprescindible una experta
direccin del proceso de decisin.
- El desarrollo y la gestin de operaciones. La falta de coordinacin entre la
empresa y el operador logstico es otro de los riesgos asociados a la gestin de
un sistema logstico subcontratado. Este peligro podra llegar a imposibilitar la
direccin de la subcontratacin por parte de la empresa, dejando el sistema en
manos del operador. El nfasis en las acciones de seguimiento y control son la
clave para evitar la descoordinacin.
- Las relaciones entre la empresa y el operador logstico, incluso cuando el
operador haya sido correctamente seleccionado, representan una fuente de
riesgo en relacin con el deterioro de una subcontratacin. Se requiere un
esfuerzo adicional de comunicacin entre ambas organizaciones para evitar la
aparicin de problemas tales como dificultades de coordinacin, prdida de
eficacia, menor nivel de servicio, desconexin respecto al cliente final, etc.
Para evitar la aparicin de este tipo de problemas es preciso establecer
claramente en el contrato los instrumentos y la operativa de seguimiento y
control, las circunstancias y el modo de revisin o rescisin del contrato por
ambas partes y, finalmente, el procedimiento de resolucin de las situaciones
excepcionales que pudieran presentarse.
En relacin con las tres fuentes de riesgo, la estrategia de mantener un
departamento de logstica competente en la empresa que realiza la
subcontratacin, responsable de la relacin de subcontratacin, no es tan slo
la solucin ms eficaz sino que resulta del todo necesaria.
En definitiva, y tras todo lo dicho, destacar que la subcontratacin logstica es
una herramienta de optimizacin de la gestin logstica que sirve para alcanzar
unos objetivos concretos siempre que la empresa se encuentre en un entorno
determinado, siga pautas de funcionamiento concretas y adopte medidas
tendentes a minimizar las posibles fuentes de riesgo.

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QU SUBCONTRATAR:
La cuestin no es tanto subcontratar o no subcontratar, sino qu subcontratar.
Consideraremos primero todas las actividades en las que podemos dividir la
funcin logstica:

Gestin de la red logstica.

Gestin del stock.
Gestin del transporte.
Gestin de pedidos y movimientos de la mercanca.
Gestin del almacn.
Gestin del aprovisionamiento.
Gestin de la distribucin.
Gestin de los sistemas de informacin de la logstica.

Nosotros podemos contratar todas, algunas o ninguna de las actividades

anteriores adems, podemos subcontratar en una sola empresa de logstica o
en varias.
En este ltimo caso, la adjudicacin puede hacerse por zonas o por especializacin de la empresa de logstica.
Generalmente, la subcontratacin se hace tanto del transporte de larga distancia como del de la distribucin.
Algunas empresas subcontratan la gestin de pedidos ni la gestin de los
sistemas de informacin. Se entiende que ello sera tanto como dejar en manos
de terceros toda la in formacin de nuestros clientes.
No obstante, la subcontratacin en un operador logstico puede hacerse de
varias formas. Podemos subcontratar al operador de forma que gestione el
almacn en exclusiva para todos, o bien podemos permitir la gestin permitida
con otros clientes (multicliente).

RIESGOS DE LA SUBCONTRATACIN LOGSTICA

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Existen tres fuentes de riesgo principales para el cliente a la hora de realizar

una subcontratacin de servicios logsticos:
1.- El proceso de decisin inicial. Desde que se decide que hay que
subcontratar
hasta que se elige el operador logstico ms adecuado, se pueden ir acumulando errores en las sucesivas etapas que hagan tomar una decisin incorrecta,
como por ejemplo, si los objetivos perseguidos por la empresa no pueden ser
asumidos por el operador, o el entorno
interno o externo no son adecuados para el xito, o equivocarnos en la cuanti ficacin de los costes o en el mtodo de seleccin elegido.
2.- El incorrecto desarrollo y la gestin de las operaciones. La falta de coordinacin entre cliente y operador logstico o los problemas operativos que ste
ltimo pudiera cometer condiciona el xito en la operacin, dejndolo muchas
veces en manos del operador.
3. Las relaciones entre cliente y cargador logstico.
Requiere un esfuerzo constante de comunicacin, una prdida de
confidencialidad, debido a que el cliente debe revelar ciertos datos
confidenciales para que el operador pueda desarrollar su trabajo, o
simplemente, un problema externo como la suspensin de pagos o una huelga
del operador puede dejar al cliente sin servicio.
Por ello, es necesario contractualmente contemplar estas circunstancias,
existiendo una conexin directa entre el departamento de logstica del cliente y
el operador logstico.
Existen otros factores que pueden frenar este proceso, de ndole psicolgica,
social o incluso ligada a cambios en los hbitos, que pueden materializarse en:
1. Desconfianza al ceder el stock y su control a un tercero.
2. Recelo a la eliminacin de personal propio.
3. Posibilidad de huelgas y la resistencia al cambio cuando se incorporan
nuevo hbitos de trabajo.
4. Otros.

ETAPAS DEL PROCESO DE SUBCONTRATACIN LOGSTICO

Una vez estudiada la necesidad de subcontratar, vistos los objetivos que
persigue y teniendo en cuenta que la actividad logstica constituye un aspecto
competitivo muy importante a la hora de abastecer el mercado y satisfacer sus
necesidades, se expone a continuacin las diferentes etapas que forman parte
de este proceso para la gestin tanto de los flujos fsicos como de los flujos de
informacin.

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1. Anlisis interno previo a la subcontratacin. En esta etapa se realiza una

descripcin del sistema logstico actual, se evalan los costes logsticos,
los niveles de servicio, el sistema de informacin y la gestin de todo el
sistema. Adems, se redacta el borrador del pliego de condiciones,
desarrollando en detalle cmo queremos que sea el nuevo sistema
logstico, la reestructuracin de la planta de produccin que ser
necesaria, la puesta en marcha del nuevo sistema logstico y la
evaluacin econmica de todo el proyecto.
2. Pliego de condiciones del proyecto de subcontratacin.
Tomando como base el borrador elaborado en la etapa anterior, se
definen exhaustivamente las especificaciones tcnicas y contractuales
del proyecto, para que los operadores realicen sus ofertas tcnicas. Se
describe el nuevo sistema logstico, fruto del anlisis interno, la puesta
en marcha del mismo y la valoracin econmica por parte del cliente.
3. Seleccin de operadores.
Aplicacin de la metodologa para la preseleccin y posterior seleccin
final del operador logstico ms adecuado. Para el desarrollo de esta
etapa existen multitud de tcnicas cuasi-cientficas, siendo la ms
utilizada por su sencillez y resultado la matriz de toma de decisin
ponderando diferentes factores.
4. Estructura y contenido del contrato.
A continuacin, una vez seleccionado el operador, se redacta la carta de
intenciones, se describe todo el contenido del contrato de prestacin de
servicios logsticos, se discute la modalidad de tarificacin, se determina
cmo se va a llevar a cabo la resolucin de posibles imprevistos durante
el desarrollo de la actividad, se fijan los valores objetivo para los
indicadores de seguimiento de la actividad, tambin denominados como
Key Performance Indicators (KPIs), etc.
5. Modalidades de tarificacin.
Se determina finalmente la metodologa ms adecuada que se va a
utilizar para facturar los trabajos del operador al cliente (cost plus,
income statement variable o por unidades de obra).
6. Seguimiento y control de las operaciones.
Por ltimo, se define la tecnologa y sistemtica para el control y
transmisin de los flujos de informacin desde el operador hacia el
cliente.