FECHA: 12/2/2019

INFORME DE AUDITORIA VERSIÓN: 01- 02/12/2019

CÓDIGO: IA-SGSST

Auditor responsable: Martha Inés Castro Villa Auditoria No. 1

Auditado: Andres Felipe Gallego Soto

Fecha Apertura Auditoria: Desde: d/ 09 m/ 12 a/ 2019 Hasta: d/ 09 m/ 12 a/ 2019 Hora: 8:30 a.m.

Fecha Cierre Auditoria: Desde: d/ 11 m/ 12 a/ 2019 Hasta: d/ 11 m/ 12 a/ 2020 Hora: 4:00 p.m.

Objetivo: Verificar si el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es conforme con las disposiciones planificadas, con los criterios de auditoria y su implementación.

Alcance: Todos los requisitos normativos y legales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y todos los criterios de auditoria.

Criterios de auditoria: Decreto 1072 de 2015- Capitulo 6, Resolución 0312 de 2019 y demás normatividad Colombiana relacionada al SG-SST.

1. Descripción de las fortalezas (Aspectos Positivos):

Se evidencia que mediante Acuerdo N° 005 del 27 de diciembre de 2018 la Junta Directiva aprueba el presupuesto de Ingresos y Gastos de la CFES, para la vigencia 2019; el cual por Acuerdo N° 001 del
24 de abril de 2019 la Junta Directiva modifica el Presupuesto General de Ingresos y gastos de la Corporación para la vigencia fiscal 2019

En cuanto a la mejora continua, mes a mes se realiza la evaluación, la cual se encuentra evidenciada en la Carpeta “Evaluación Inicial del SG-SST año 2019

La Evaluación Inicial fue realizada el 8 de julio de 2019, tenía como resultado: Estado Crítico con un 19%, su Objetivo: Llevarlo a Estado Aceptable superior al 85%.

1. Disposición y receptividad por parte de los colaboradores y contratistas de la entidad, de los equipos que conforman el Comité Paritario de Seguridad y salud en el Trabajo-COPASST y de Convivencia
Laboral-COCOLAB, como del profesional encargado de la implementación y puesta en marcha del SG-SST en la Corporación.

2. la implementación de actividades frente al SG-SST, muestra el compromiso frente al desarrollo que debe darse para identificar peligros la evaluación y valoración de riesgos buscando ambientes
seguros de trabajo consignados bajo el esquema “Piensa Positivo, Vive Saludable”

3. Los resultados de la Auditoria a la Autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST conforme a la Resolución 0312 de 2019, en la cual se obtuvo como resultado para la Corporación de un 91,75%
de cumplimiento frente al Sistema, con Valoración ACEPTABLE, presentada por la ARL POSITIVA, al cierre de la auditoría interna realizada por Control Interno de la entidad.

4. La asignación de roles y responsabilidades y rendición de cuentas de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo regida por el Decreto1072 de 2015, la
cual aplica a todos los empleados y contratistas de la entidad, accede involucrar en las responsabilidades a la Dirección Ejecutiva, a las Subdirecciones Administrativa, Financiera y Técnica, al personal
vinculado y contratista, al Copasst, al Comité de convivencia laboral, al Auditor Interno del SG-SST, al comunicador (a), al profesional en sistemas y al abogado, en el desarrollo y mejora continua del
sistema.

5. Se certifica que la Corporación para el Fomento de la Educación Superior en el 2019, se cerro con cero (0) Accidentes de Trabajo

2. Descripción de no conformidades:
A. En el período 2018, la entidad no proyecto el recurso idóneo con formación y licencia en Seguridad y salud en el Trabajo, para que operara este sistema en la entidad. Durante este período no se
evidencia revisión de la Política y sus Objetivos, determinado por el Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.6 “Requisitos de la Política de seguridad y salud en el trabajo (SST) (NC)

B. Control Interno en cumplimiento de los dispuesto en el Artículo 2.2.4.6.35 del Decreto 1072 de 2015, solicito el certificado de Capacitación Obligatoria al responsable de la ejecución de SG-SST en la
entidad, del curso de Capacitación Virtual de Cincuenta (50) horas sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, definido por el Ministerio de Trabajo, expedido a nombre del
Responsable del SG-SST, evidenciando que, el responsable inició el curso y no lo culminó (NC).

C. Control Interno evidencia que la entidad no ha cumplido con la totalidad de los requisitos legales establecidos en el Decreto 1072 de 2015 como directrices de obligatorio cumplimiento para
implementar el SG-SST, los cuales se establecieron en el Indicador objeto del análisis. (NC)

D. Se debe implementar los exámenes médicos ocupacionales, la aplicación de la batería de riesgo psicosocial, la revisión por la dirección, establecer las acciones correctivas, preventivas y de mejora,
cumplir con las 50 horas virtuales en SST, para el responsable de la Corporación y Copasst, entre los demás hallazgos reportados en el informe de auditoría interna. (NC)

E. En cuanto al Plan de trabajo Anual, LAS ACTIVIDADES FALTANTES FUERON:

1. Realización de las evaluaciones médicas ocupacionales, entre las cuales están los exámenes periódicos.
2. Aplicación de la batería de riesgo psicosocial.
3. Entrenamiento general de la brigada de seguridad.
4. Aplicación programa de pausas activas.
5. Revisión de la aplicabilidad de los sistemas de vigilancia epidemiológica.

F. Control Interno evidencia, que dentro de las “Actividades Faltantes”, se describe entre otras, “1. Realización de las evaluaciones medicas ocupacionales, entre las cuales están los exámenes periódicos, 2.
Aplicación de la batería de riesgo psicosocial”, estas actividades que son de cumplimiento de normatividad- Ley, por consiguiente, se insta a la entidad a darle estricto cumplimiento, en establecer las
acciones pertinentes que apliquen al cumplimiento de las demás actividades programadas (NC)

G. La CFES tiene planteado, formulado y diseñado su Plan de Emergencia propio, el cual no está aprobado mediante Acto Administrativo que lo determina de estricto cumplimiento. (NC)

H. Cabe anotar que, a la fecha del cierre de la Auditoría, la entidad no cumple con el desarrollo y puesta en marcha de la revisión por la Alta dirección, por lo cual no se evidencia: Acciones correctivas,
preventivas y de mejora y evidencias de hallazgos anteriores, que permitan instaurar un Plan de Acción oportuno. (NC)

I. Control Interno en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015 Artículos 2.2.4.6.4 Parágrafo 2 y 2.2.4.6.27, verifico que la entidad, no cuenta con un procedimiento para la identificación y
evaluación de las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo por parte de la empresa, considerando como mínimo los aspectos en materia de seguridad y salud en el trabajo que la norma señala en su contenido (NC)

3. Descripción de no conformidades potenciales (observaciones):

4. Descripción de oportunidades de mejora (Aspectos por Mejorar)

A. Como medida de acción preventiva, se recomienda a la Dirección Ejecutiva, hacer revisiones periódicas a los aportes a la Seguridad Social suministrado por los Contratistas, bajo la responsabilidad del
supervisor contractual. AP

B. Que no se tiene actualizada la capeta del COPASST; No se tiene firmada por los que en ella intervienen; Se tiene lista de asistencia, más no el Acta; Desconocimiento de la implementación de la Política
del SG-SST AP

C. La politica esta definida y comunicada en la Corporación, pero en la auditoria y entrevistas se evidencia el desconocimiento de la Policica del SG-SST y de los objetivos por parte de los colaboradores.
AC

D. Se evidencia en el desarrollo de la auditoría, que el representante del empleador: no tiene suplente (AC)

E. A la fecha de la revisión por la auditoría 9 de diciembre/2019, no se encontró el Informe de Gestión de lo reportado en la última reunión realizada por el Comité de Convivencia AC

F. Se evidencia la propuesta del Programa “Pausas Activas de la CFES”, de su implementación, el cual trae beneficios para la entidad a nivel productivo, desde el punto de vista humanitario, es la mejor
alternativa para la conservación de la buena salud osteomuscular a nivel de columna vertebral y los miembros superiores, tal como allí reza. Por lo anteriormente expuesto, se hace necesario su
implementación, como parte del Sistema de Vigilancia epidemiológica osteomuscular (AM).

G. Revisar en el 2020 las que quedaron pendientes, formular plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora y cumplir en el 2020 con mínimo con la meta que se establezca del 90% (AM)

H. En observancia a que la entidad realiza sus actividades en un establecimiento que no es de su propiedad y en la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) bajo la normatividad vigente, Control Interno invita a la entidad en condición de arrendatario, para que establezca las acciones pertinentes y en conjunto con el ICPA (Instituto de la
Cultura y Patrimonio de Antioquia) en aquellas operaciones que son propias del arrendador, para que sé mitiguen la visibilización de las condiciones inseguras, actos inseguros e incidentes de trabajo,
que quedaron abiertas y visibilizadas en el Indicador de resultado, objeto de análisis. (AM)

I. Control Interno observa que, el Indicador “Investigación de Accidentes de Trabajo-AT-, tiene como objetivo: “Conocer el cumplimiento de cuantos accidentes de trabajo ocurrieron y cuantos fueron
investigados” concuerda que es primordial para la entidad, permanecer en cero (0) Accidentes de Trabajo durante la vigencia presente y futuras, no obstante desarrollar el protocolo a seguir frente a las
acciones presentadas. (AP)

J. Revisar informe de la ARL POSITIVA y plantear plan de trabajo para el año 2020 en conjunto con el ICPA (Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia) , y Pensiones de Antioquia. Adicionalmente se
debe programar simulacro para el año 2020, que involucre otro tipo de emergencias y análisis de vulnerabilidad. (AP)

K. Se invita a la entidad a priorizar este aspecto relevante para el público objetivo interno y externo, y en concordancia con lo especificado en la Ley 1712 de 2014-Ley de Transparencia y acceso a la
información pública Nacional. (AM)

L. A la fecha de cierre de la auditoría, no se evidenció evaluación del impacto de cambios internos y externos en la entidad, la identificación de peligros, evaluación de los riesgos e implementación de las
medidas de control, por lo que, si los hechos no se generaron, debió notificarse por la entidad. Se invita a la entidad a tener en cuenta esta actividad en caso de no ocurrencia de evaluar el impacto sobre
la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar cambios internos y externos. (AM)

M. A la par, se evidencia que la ARL POSITIVA generó un “Informe de Simulacro por amenaza de SISMO”, dejando constancia de lo desarrollado el día del simulacro, y de las observaciones evidenciadas en
campo y su correspondiente recomendación; a la fecha del desarrollo y finalización de la Auditoría, se constata que no se ha estructurado el Plan de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, no
obstante, haber iniciado la revisión del informe. (AP)

N. En el 2019, se evidencia poca participación de la Brigada en el Plan de Capacitación; lo anterior obedece a la falta de una estructura sólida de conformación de los Brigadistas validada desde la Alta
Dirección, que permita forjar un compromiso individual de quienes la conforman, esta acción se debe contrarrestar con la formulación de un Plan de Trabajo en Formación y Entrenamiento de la Brigada
en conjunto con las otras Instituciones (Pensiones Antioquia, el Instituto de la Cultura y Patrimonio de Antioquia) que operan al interior del Palacio de la Cultura “ Rafael Uribe Uribe” (AP).

Ñ. Se comprueba que la entidad mediante Resolución N° 094 del 27 de noviembre de 2019, otorga un Programa de Incentivos y de actividades de Bienestar Laboral y se reglamentan permisos para los
trabajadores de la Corporación para el Fomento de la Educación Superior, de igual manera concede “Incentivos Salario Emocional” donde confiere al “(…) personal del SGTSST medio día libre remunerado
para el disfrute y el descanso al personal que hace parte de los grupos de apoyo (comités) del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
Con base en lo anteriormente expuesto, se requiere unos condicionamientos de cumplimiento, para que el personal pueda acceder a este beneficio, toda vez que, se evidencia la poca atención prestada
del personal que conforma el Comité de Brigada a los programas de capacitación, visualizado en el desarrollo de la auditoría. (AM)

O. del período comprendido entre el 21 de junio al 13 de diciembre de 2019, la Auditoría evidencia seis (6) reportes legalizados y documentados en este Formato, de los cuales los seis (6) quedan
abiertos y en proceso de tomar las acciones, medidas pertinentes que evidencie su respectivo cierre y cumplimiento, aclarando que dichas novedades son competencia del Instituto de Cultura y
Patrimonio de Antioquia- ICPA, quien administra el Palacio de la Cultura “Rafael Uribe Uribe” donde opera la Corporación, ya que se relaciona a eventos que inciden en la estructura propia del edificio y se
constata por la Auditoría, que estas novedades fueron comunicadas oportunamente vía correo electrónico a la Profesional Universitaria de Bienes Olga Giraldo Goez, a la profesional de apoyo al SG-SST
Natalya Castro Sánchez del Instituto, e internamente, a la Profesional Financiera y Supervisora del Contrato de Arrendamiento de la entidad Sandra Sugey Ríos Montoya, para tomar las acciones dentro de
un Plan de Acción de acuerdo a los reportes socializados. (AP)

P. Se aclara, que si bien es cierto no se encuentra con Acto Administrativo que apruebe el Procedimiento para la Investigación de Accidentes de Trabajo, Incidentes y Enfermedades Laborales, la
Corporación esta en la obligación y cumple con el lleno de los requisitos determinados para el seguimiento en caso de materialización-Formatos e instrumentos establecidos para el informe y reporte
correspondientes a la ARL Positiva (AP).

Q. En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.8 Obligaciones de los empleadores, Numeral 11 Integración: Control Interno no encontró evidencia relacionada con la
unificación de los aspectos de SG-SST, al Sistema Integrado de Gestión que opera en la entidad
(NC) PARA MI ESTE NUMERAL NO SERIA UNA NO CONFORMIDAD, YA QUE NO ESTA COMO UN REUISITO EXPLICITO. YO LO VERIA COMO UNA ACCIÓN DE MEJORA.

5. Conclusiones del Auditor Interno y/o equipo auditor:

1. Como resultado de la auditoria al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se encuentra con una evaluación del SG-SST bajo los Estándares Mínimos Resolución 0312 de 2019 arrojando
un resultado del 91.75% el 10/12/2019, Proferida por la ARL POSITIVA, conceptuando dicha valoración como ACEPTABLE

2. Se evidencia que la entidad tomo conciencia de la importancia en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, ya que cuenta con los instrumentos necesarios para
su implementación y, mantenimiento, observando mejoras en el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, así como la identificación de los peligros y riesgos.

3. No obstante, se hace necesario recapitular el tema de la re inducción en el conocimiento la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo aprobada por la entidad mediante Resolución N°0063 del 31 de
julio de 2019 llevarla a todos los niveles de la entidad y estar accesible a todos los colaboradores, contratistas y demás partes interesadas, como igualmente tener en cuenta los hallazgo generados en la
Auditoría formulando las respectivas acciones preventivas, correctivas y de mejora, las cuales deben estar documentadas, ser difundidas a todos los niveles, tener responsables y fechas de cumplimiento.

4. Es importante que la entidad cuente con un campo de visualización en la Web Corporativa a alusivo al SG-SST, que demuestre la conformación de este sistema, su Política, avances entre otros aspectos;
Se invita a la entidad a priorizar este aspecto relevante para el público objetivo interno y externo, y en concordancia con lo especificado en la Ley 1712 de 2014-Ley de Transparencia y acceso a la
información pública Nacional.

Nombre y firma auditor(es)

MARTHA INÉS CASTRO VILLA
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Andres Felipe Gallego Soto Luis Fernando Baena Arce Luis Fernando Baena Arce
Cargo: Profesional en SST Cargo: Profesional de presupuestos Cargo: Profesional de presupuestos