Libro - Gestión Documental - COMPLETO

Gestión
documental
G
Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas // Nelson Javier Pulido Daza y Johann Pirela Morillo
estión documental electrónica. Retos y perspectivas
plantea un ejercicio interdisciplinar entre las racionali-
dades: archivística, normativa y jurídica y tecnológica,
desde donde se propone el punto de partida de la acción
que se debe desarrollar en el ámbito organizacional para
electrónica
avanzar hacia procesos más complejos relacionados con la
gestión de la información, del conocimiento y la innovación.
Podría decirse que el trabajo que se presenta en Gestión Retos y perspectivas
documental electrónica. Retos y perspectivas deriva de
la experiencia como docentes e investigadores del campo
archivístico en Colombia y como consultores de entidades
públicas y privadas, en cuyos ámbitos se requiere contar con
sistemas teóricos que permitan orientar la praxis profesional
y participar en proyectos tecnológicos relacionados con la
gestión documental y con ello mostrarse alineados con la
estructura legal que soporta en Colombia los temas de ac-
ceso a la información, transparencia y construcción de una
ciudadanía responsable y participativa en las esferas de lo
público. En este sentido, en la obra se proponen elementos
teóricos, metodológicos y prácticos para orientar los proce-
sos de gestión documental electrónica como una apuesta
estratégica para empoderar a los ciudadanos y ciudadanas
a generar participación y toma de decisiones efectivas,
mediante el acceso a información documental.
Nelson Javier Pulido Daza

Johann Pirela Morillo
Gestión documental electrónica.
Retos y perspectivas
Gestión documental
electrónica
Retos y perspectivas

Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas. Publica-
do en la República Bolivariana de Venezuela, Maracaibo, 2020. Esta obra
no puede ser reproducida, íntegra o parcialmente, por ningún sistema
de recuperación, sea electrónico, mecánico, por fotocopia o por cual-
quier otro medio sin la autorización expresa de los editores de la misma.
Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas /

Pulido Daza, Nelson Javier y Pirela Morillo, Johann. 2020.
Centro de Investigación y Desarrollo en Tecnologías del Conocimiento
(CIDTEC). Universidad del Zulia-Venezuela.
211 páginas: tablas, figuras. ISBN 978-980-402-298-2
1. Gestión documental electrónica. 2. Gestión pública.
3. Transparencia. 4. Acceso a la información
375.000 1ª ed
Este libro fue arbitrado por expertos

en la temática bajo el método Doble Ciego.
© Derechos reservados. Universidad del Zulia
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA.

RETOS Y PERSPECTIVAS
©2020 Universidad del Zulia
ISBN 978-980-402-298-2
Depósito legal ZU2020000048
Diagramación e impresión:
Ediciones Astro Data, S.A. (edicionesastrodata@gmail.com)
Maracaibo, República Bolivariana de Venezuela
Centro de Investigación y
Desarrollo en Tecnologías del Conocimiento CIDTEC
Universidad del Zulia.
Teléfonos: +58 (0261) 4126292 / (0416) 1135852
Página web: www.cidtec.luz.edu.ve / www.facebook.com/cidtec.fhe
Correo electrónico: tecnologiaconocimiento@gmail.com / cidtecfhe@gmail.com
Universidad del Zulia
Dra. Judith Aular de Durán

Rectora (E)
Dr. Clotilde Navarro Urbaneja

Vicerrector Académico (E)
Dra. Marlene Primera

Vicerrectora Administrativa (E)
Dra. Ixora Gómez

Secretaria (E)
Dr. Gilberto Vizcaíno

Coordinador-Secretario del Consejo
de Desarrollo Científico, Humanístico
y Tecnológico (CONDES)
Contenido
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
CAPÍTULO 1
La gestión documental electrónica en entidades
públicas como problema de investigación. . . . . . . . 17
1.1. La gestión documental electrónica en las entidades
públicas. Caracterizando una situación problema. . . . . 17
1.2. Objetivos de la investigación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.3. Delimitación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.4. Justificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
CAPÍTULO 2
Componente teórico-conceptual que fundamenta
la gestión documental electrónica en entidades
públicas colombianas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1. Revisión histórico-conceptual de los modelos de
gestión documental. De la gestión documental física
a la gestión documental electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1.1. Conceptualización de los documentos físicos
y electrónicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.2. Revisión de modelos internacionales sobre
gestión documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.2.1. Modelo norteamericano. . . . . . . . . . . . . 39
2.1.2.2. Modelo Quebec (canadiense). . . . . . . . . 43
2.1.2.3. Modelo Registratur (alemán) . . . . . . . . . 49
2.1.2.4. Modelo Records Management (británico). 50
2.1.2.5. Modelo Préarchivage (francés). . . . . . . . 54
2.1.3. Elementos para la construcción de un modelo
de gestión documental electrónica para las
organizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.2. Las tecnologías de información y comunicación al
servicio de la gestión documental para entidades públicas. 61
2.2.1. Conceptualización del documento electrónico . . 64
2.2.2. Clasificación de los documentos electrónicos
en Colombia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
2.2.3. Concepciones sobre la gestión documental
electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.3. Aproximación a la estructura legal y normativa
internacional que apoya la gestión documental
electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.3.1. Fundamentos legales y normativos que apoyan
la gestión documental electrónica en Colombia. . 72
2.3.1.1. El Mensaje de datos . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2.3.1.2. Definición de documento electrónico
y de su valor probatorio . . . . . . . . . . . . . 78
2.3.1.3. Aportes a la interpretación de los
documentos electrónicos . . . . . . . . . . . . 87
2.3.1.4. Principio de los equivalentes funcionales. 91
2.3.1.5. Vacíos normativos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
2.3.1.6. Valoración del documento electrónico. . 101
2.3.2. Diferencias del documento electrónico al análogo
o cartular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
2.3.3. Algunos requerimientos para la estructuración
del documento electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
2.3.3.1. Componentes del documento electrónico. 111
2.3.3.2. Estructura para el intercambio. . . . . . . . 111
2.3.3.3. Principio de equivalencia funcional. . . . 111
2.3.3.4. Principio de no repudio. . . . . . . . . . . . . . 112
2.3.3.5. Requerimientos de software y hardware. 113
CAPÍTULO 3
Componente metodológico para develar
concepciones presentes en la política pública
y en la estructura legal colombiana sobre gestión
documental electrónica para entidades públicas. . . 116
3.1. Tipo de investigación y selección del diseño
metodológico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
3.2. Criterios para la selección de los referentes empíricos. 119
3.3. Documentos seleccionados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
3.4. Descripción de los instrumentos para el análisis
e interpretación de contenidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
CAPÍTULO 4
Análisis de los resultados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
4.1. Fundamentos conceptuales y normativos de la gestión
documental electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
4.2. Conceptos introductorios de la gestión documental
electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
4.3. Estándares internacionales sobre gestión documental
electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
4.4. Componentes de un Sistema de Gestión Documental
Electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
4.5. Requerimientos técnicos y tecnológicos para los SGDE. 140
4.6. Factores habilitadores e inhibidores para la
implementación de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.6.1. Políticas públicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.6.2. Políticas institucionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
4.6.3. Cultura organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.6.4. Tecnología. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.6.5. Normas y procedimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
4.6.6. Valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
4.6.7. Preservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
4.6.8. Disposición final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
4.6.9. Custodia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
4.7. Modelo para el diseño de Sistemas de Gestión
Documental Electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
4.7.1. Implementación de SGDEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
4.7.2. Gestión de riesgo y mitigación. . . . . . . . . . . . . . . 164
4.7.3. Metadatos y migración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
4.7.4. Seguimiento y control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
4.7.5. Cierre del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
CAPÍTULO 5
Propuesta de sistema teórico sobre la gestión
documental electrónica para entidades públicas. . . 168
5.1. El contexto en el que cambian los conceptos de la
teoría archivística a la luz de los documentos
electrónicos y su valor probatorio . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
5.2. Reconfiguraciones en la cultura archivística
y en los conceptos y procesos archivísticos. . . . . . . . . . 189
5.3. Impactos en la teoría archivística a partir de los
documentos electrónicos y su valor probatorio. . . . . . . 195
Conclusiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Referencias bibliográficas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Anexo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Introducción
Esta investigación tuvo como objetivo general la configu-

ración de un sistema teórico que dio cuenta de los procesos de
gestión documental electrónica en el contexto de las entidades
públicas de Colombia, para el logro de este objetivo se realiza una
construcción de las principales categorías conceptuales del estu-
dio, tales como gestión documental y luego gestión documental
electrónica, éste último constituye un elemento teórico emergente
que está tomando mucho auge en el ámbito de la literatura es-
pecializada no solo en el área de la Archivística (o Archivología),
como se suele decir en Venezuela y otros países de América Lati-
na, sino también en los procesos que hacen parte de la dinámica
organizacional en su conjunto, para cuya efectividad e impacto
se requiere desplegar acciones encaminadas hacia el control de
los flujos de información documental como base de la gestión del
conocimiento y en consecuencia de procesos de competitividad y
posicionamiento estratégico en los entornos globales.
En este sentido, la gestión documental electrónica no solo
convoca los conocimientos y los principios metodológicos y prác-
ticos propiamente archivísticos, sino de la gestión de información
y del conocimiento, así como también aspectos relacionados con
las ciencias gerenciales en general y las ciencias jurídicas, debido
a que la gestión documental mediada por las tecnologías de infor-
mación y comunicación tienen importantes repercusiones en la
estructura jurídica de los países y en las formas cómo se apropian
11
Nelson Javier Pulido Daza y Johann Pirela Morillo
tales elementos para servir de marco de referencia y de punto de

partida a los procesos de fortalecimiento de los sistemas demo-
cráticos, proveyendo información crítica para la toma de decisio-
nes y la participación en la escena pública. Lo cual pasa también
por saber gestionar de forma adecuada la información y el cono-
cimiento en diversos tipos de organizaciones.
De modo pues que abordar esta investigación, fue necesario
también recurrir a visiones interdisciplinarias para generar ele-
mentos de juicio que le abonen a la construcción del sistema teó-
rico que se aspira configurar.
La gestión documental electrónica, entonces, se alinea con
un enfoque organizacional sistémico, que reconoce el valor es-
tratégico de la información documental, en tanto que memoria
técnica, intelectual e histórica, por medio de la cual fue posible
reconstruir los procesos que constituyen el devenir de las orga-
nizaciones en sus ámbitos de influencia. Esta acción, desplegada
desde los espacios de estas organizaciones, aporta a los gerentes
de las entidades públicas colombianas la base para la toma de
decisiones, la resolución de los problemas y el emprendimiento
de retos, que redundan en el propio desarrollo personal, organi-
zacional y social.
Plantear que las entidades deban incorporar en sus diseños
organizativos la gestión documental mediada por TIC, como parte
de las estrategias de apalancamiento, implica incidir en la estruc-
tura mediante la cual se conciben tales entidades y en las formas
de realizar auditorías permanentes de su gestión general, con mi-
ras a producir rentabilidad y a participar activamente en los es-
cenarios globales signados cada vez más por el uso intensivo de
diversos tipos de aplicaciones tecnológicas.
La gestión documental electrónica, constituye, entonces el
punto de partida de la acción que se debe desarrollar en el ám-
bito organizacional para avanzar hacia procesos más complejos
relacionados con la gestión de la información, del conocimiento
y la innovación. Podría decirse que el trabajo que se presenta se
12
Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas
deriva de la experiencia como docente e investigador del campo

archivístico en Colombia y como consultor de entidades públicas
y privadas, en cuyos ámbitos se requiere contar con sistemas teó-
ricos que permitan orientar la praxis profesional y participar en
proyectos tecnológicos relacionados con la gestión documental y
con ello mostrarse alineados con la estructura legal que soporta
en Colombia los temas de acceso a la información, transparencia
y construcción de una ciudadanía responsable y participativa en
las esferas de lo público.
Nos dimos cuenta que los modelos teóricos propios de la
disciplina archivística y en particular de la gestión documental,
debían revisarse para evaluar su pertinencia y poder explicarlos a
la luz de los cambios y transformaciones derivadas del impacto de
lo digital en todo tipo de organizaciones. De esta forma, deben re-
visarse conceptos como documento de archivo, documento elec-
trónico, así como los principios archivísticos fundacionales como:
orden original, la procedencia y respeto por los fondos, mediados
ahora por la naturaleza de lo informacional y lo tecnológico como
sustrato que deben guiar los procesos documentales y sus instru-
mentos de control derivados, atendiendo igualmente a las diná-
micas impuestas por la legislación y normatividad colombiana en
esta materia.
En el marco de estas consideraciones iniciales, esta investi-
gación desarrolla los ejes que consideramos críticos en la cons-
trucción de un sistema teórico, de cuyas concepciones, deriven
metodologías que se muestren en sintonía con las nuevas prác-
ticas de gestión documental que se deben llevar adelante en las
entidades públicas colombianas.
En la investigación se muestra entonces la caracterización
de la gestión documental electrónica con sus múltiples confi-
guraciones a partir de nuevas miradas sobre lo conceptual y lo
normativo, pero sobre todo el impacto que estas nuevas lógicas
imponen a los profesionales de la información, quienes deberán
actuar enmarcados en principios de transparencia, calidad, in-
terdisciplinariedad y celeridad, con miras a proveer servicios de
13
información que faciliten a los ciudadanos y ciudadanas el acceso

a los contenidos significativos para la participación en la cons-
trucción del tejido social.
La información se presenta en cinco momentos esenciales.
El primero, se orienta hacia la caracterización y contextualización
del objeto de estudio, se incluyen referencias empíricas de otras
investigaciones y organizaciones internacionales como el Interna-
tional Council on Archives (ICA), UNESCO, entre otros organismos
internacionales, todo lo cual permitirá formular interrogantes y
los objetivos que guían el estudio.
En el segundo momento, se presenta la primera aproxima-
ción a la estructura teórica y epistemológica del estudio. Se con-
sideran diversas perspectivas de abordaje, fundamentalmente la
archivística, las ciencias jurídicas y los elementos tecnológicos
que se presentan como aspectos diferenciadores y habilitadores
de entornos organizativos enmarcados en la innovación y la crea-
tividad. Las tecnologías para la gestión documental actúan como
instrumentos habilitadores de los flujos informacionales y docu-
mentales, con los correspondientes procesos comunicacionales
que demandan nuevas arquitecturas organizativas en donde la
información documental y su adecuada gestión sean los compo-
nentes habilitadores del cumplimiento de la legislación y normati-
vidades existentes en esta materia.
Con el propósito de elaborar constructos conceptuales por la
vía interdisciplinaria, lo cual es un elemento de vital importancia
para la estructuración de los ejes en torno a los cuales se confi-
gurará el sistema teórico sobre la gestión documental electrónica
para las entidades públicas del contexto colombiano, se recurrirá
a realizar ejercicios de análisis teórico, derivación categorial y sín-
tesis que permitan integrar las perspectivas centrales del abordaje.
En cuanto a la macro-intención del estudio, puede decirse
que se identifica con el enfoque epistemológico de tipo racionalis-
ta, puesto que se buscó generar la propuesta de un sistema teórico
explicativo, producto de un conjunto de operaciones investigati-
14
vas, que partieron de la caracterización del objeto de estudio, la

construcción de los referentes teórico-explicativos, la formulación
de supuestos y la definición de una estrategia metodológica con-
gruente con el enfoque epistemológico seleccionado y las teorías
que fundamentan la indagación, las cuales incorporan metáforas
basadas en las nociones de red y urdimbre, símbolos asociados
con la confluencia de los espacios organizacionales que se han
venido instalando en las organizaciones tras el uso de las tecno-
logías digitales e interactivas como elementos estructuradores de
nuevas dinámicas.
En el tercer momento, se realiza un ejercicio de síntesis crea-
tiva, recurriendo a los planteamientos propios del enfoque ho-
lístico de Bagozzi y Phillips (1982). El producto de la síntesis, se
integra en una malla, basada en la idea popperiana de red y hem-
peliana de “sistemas teóricos”. Dicha malla estuvo compuesta por
la interconexión de conceptos teóricos, derivados, empíricos y ca-
tegorías del estudio; con el propósito de contar con un sistema de
conceptos, articulados a partir de la confluencia de perspectivas
teóricas sobre la gestión documental mediadas por tecnologías de
información, comunicación y enmarcada en leyes que rigen los te-
mas de acceso a la información pública, transparencia y participa-
ción ciudadana para la construcción permanente del tejido social.
El cuarto momento presenta el análisis de los resultados que
se orientaron a la validación de la malla teórica y la identifica-
ción de las concepciones de expertos en Archivística y Gestión
de Documentos Electrónicos. Frente a esto, la mayor parte de los
expertos expresaron que no existen cambios en los conceptos y
principios propios de la Archivística, que los cambios se dan en los
soportes, formatos y en las tecnologías utilizadas, con lo cual se
pone de relieve que la gestión documental electrónica hace tran-
sitar los conceptos archivísticos a los entornos electrónicos, pero
los principios rectores de organización, descripción y disposición
final se mantienen.
El último momento de construcción de la investigación pre-
senta el producto que traduce todo el proceso de indagación se-
15
guido. Dicho producto consistió en la propuesta de un sistema

teórico sobre la gestión documental electrónica, aplicable a en-
tidades públicas colombianas, pero con posibilidades de poderse
transferir en otros contextos organizacionales de diversos países,
en virtud que los principios de transparencia, acceso a la infor-
mación pública, calidad y celeridad en la provisión de servicios de
información son elementos estructuradores de las iniciativas de
gobierno en línea, no solo de Colombia, sino de otros países de
América Latina.
16
Capítulo I
La gestión documental
electrónica en entidades públicas
como problema de investigación
En este capítulo se presenta el tema objeto de estudio: ges-

tión documental electrónica en entidades públicas colombianas.
Para introducir dicho tópico se contextualiza el objeto de estudio,
llegando a la caracterización de las situaciones problemas que po-
drían obstaculizar la efectiva realización del proceso en el contexto
de las entidades pública de Colombia. En este sentido, se incluyen
algunas evidencias empíricas que muestran el comportamiento de
los conceptos esenciales del estudio y cómo éstos y la adecuada
implementación de sistemas, recursos y herramientas habilitado-
ras del proceso pueden articularse para el logro de los objetivos
estratégicos de las organizaciones, llegando a la formulación de
algunos interrogantes que servirán de orientación al proceso de
indagación que se aspira desarrollar, puntualizando además en la
definición de los objetivos del estudio.
1.1. La gestión documental electrónica en las entida-

des públicas. Caracterizando una situación pro-
blema
La gestión documental electrónica en las entidades públicas
colombianas es un reto que tiene sus encuadres en las tendencias
sobre producción, almacenamiento, ordenación y preservación de
17
todo tipo de documentos generados por diversas organizaciones,

como resultado de sus procesos de gestión. Tales procesos deben
trascender la visión instrumental de considerarlos como trámites
de archivos y custodia de documentos, de modo que se relacionen
directamente con las estrategias organizacionales, dentro de las
cuales tener información organizada, disponible y accesible cons-
tituye una capa fundamental para transitar hacia procesos más
integrales vinculados directamente con la gestión del conocimien-
to como proceso que empodera a las personas, el negocio y las
tecnologías de información y comunicación, en la tarea de apro-
vechar las ventajas competitivas y comparativas de las entidades
para generar valor y rentabilidad.
Organismos internacionales como el Consejo Internacional
de Archivos, por sus siglas en inglés ICA (2012), considera la nece-
sidad básica que tienen los archivos de apoyar la eficiencia admi-
nistrativa, la responsabilidad y la transparencia, para proteger los
derechos de los ciudadanos, para establecer la memoria individual
y colectiva, para comprender el pasado y para documentar el pre-
sente a fin de encaminar futuras acciones e identificar una de las
funciones básicas de los profesionales que gestionan los archi-
vos, en términos de facilitar que los documentos estén disponibles
para su uso, idea que a su vez los compromete para que juntos
trabajen en pro de que los archivos sean accesibles a todos, a la
vez que sean respetadas las leyes correspondientes y los derechos
de los individuos, de los productores, de los propietarios y de los
usuarios.
Ya desde 2005, este mismo organismo internacional que li-
dera la acción consensuada tanto de los profesionales de la Ar-
chivística como de los archivos en todo el mundo, había señalado
algunos criterios fundamentales que debían tenerse en cuenta no
solo en temas de acceso a la información disponible en archivos
de las diferentes entidades, públicas y privadas. Algunos de esos
criterios debían partir de la creación de entornos cliente-servidor,
independiente en una organización, en el cual se pueden compar-
tir aplicaciones y servicios mediante estaciones de trabajo des-
18
centralizadas; seguir con la integración de esta red en un entorno

de Intranet en la que puedan participar varias organizaciones (por
ejemplo, varios departamentos gubernamentales), y terminar con
una red de información basada en Internet. En lugar de constituir
diferentes etapas, los tres niveles de sistemas de red, descentra-
lizados e independientes, pueden existir de manera simultánea y
gestionar información con diferentes grados de confidencialidad y
seguridad en entornos de red diferentes.
Pautas que a su vez deben mostrarse en perfecta armonía con
los propósitos de la provisión de servicios de información, dirigi-
dos a ciudadanos y ciudadanas para que éstos logren cumplir sus
objetivos en aras de contribuir con la transparencia en la gestión
pública, mediante el acceso a la información, organizada y dispo-
nible desde los archivos.
Siguiendo esta idea de encuadre en algunas tendencias en
materia archivística en el mundo y con el ánimo de contextualizar
el objeto de estudio de esta tesis: la gestión documental electróni-
ca, para algunos autores latinoamericanos como Requejo (2012),
señalan que dentro de las últimas tendencias archivísticas en el
contexto de un gobierno electrónico, como uno de los indicadores
de la configuración de sociedades de la información y del cono-
cimiento, tienen que ver con el empoderamiento de los ciudada-
nos y ciudadanas, en razón de garantizarles mayores y mejores
posibilidades para el proceso de toma de decisiones mediante la
provisión de información y contenidos, vía sistemas de gestión
electrónica de documentos; que se acompaña con otras de las ten-
dencias tienen que ver con:
1. La necesidad de implementar y desarrollar estrategias de ad-
ministración electrónica que permitan el acceso transparente
a los contenidos presentes en los documentos.
2. La urgente adaptación del modelo tradicional de gestión do-
cumental.
3. La articulación de la gestión documental con la estrategia
organizacional, lo cual también implica el análisis de las
19
competencias de los líderes, el aprovechamiento eficaz de los

recursos y el cumplimiento de los objetivos previstos, asu-
miendo también la tecnología en su carácter de componente
habilitador y medular.
4. Instalación de nuevas culturas organizativas centradas en
formas diferentes de gestión organizacional pública, dentro
de las cuales figuran las iniciativas de gobiernos abiertos, la
filosofía del buen gobierno y el acceso a información pública
sensible para la toma de decisiones estratégicas, asociadas
además con la participación ciudadana y la construcción del
tejido social.
5. La imperiosa necesidad de generar también sistemas de ges-
tión documental electrónica en los que se consideren están-
dares y dispositivos de seguridad, que tomen en cuenta la
información que podría poner en riesgo, la defensa y la se-
guridad nacional o que afecten la intimidad de las personas
y organizaciones.
6. La configuración de nuevos modelos de gestión documen-
tal que integren elementos de administración electrónica y
transparencia, lo cual a su vez requiere de nuevas y robustas
infraestructuras tecnológicas, nuevas herramientas técnicas
y operativas, pero sobre todo conceptuales, a partir de las
cuales se articulen nuevas racionalidades sobre la naturaleza
y alcance de los archivos en las entidades.
A pesar de estas tendencias marcadas con fuerza, el mismo
autor advierte sobre algunos rasgos que podrían configurar pro-
blemas o situaciones que podrían afectar negativamente la imple-
mentación de los nuevos modelos de gestión documental reque-
ridos en las entidades públicas, dentro de las cuales figura la falta
de recursos económicos y humanos necesarios para emprender
con éxito procesos de implementación de iniciativas de gestión
documental electrónica, aunque también habría que decir que no
se trata solo de recursos, pues extrapolando esta realidad al ámbi-
to colombiano, podemos visualizar la existencia de una estructura
20
jurídica y normativa suficiente, pertinente para enmarcar y darle

sustrato legal a la implementación de sistemas de gestión docu-
mental electrónica.
Tomando en cuenta la experiencia que hemos acumulado,
producto de la asesoría y consultoría en temas de gestión docu-
mental electrónica para las entidades públicas colombianas, se
tienen algunos rasgos que plantean situaciones problémicas, las
cuales se encuentran mucho más en el fondo y que podrían frenar
la implementación adecuada de los sistemas de gestión documen-
tal electrónica en el contexto de Colombia:
Figura 1. Situaciones problémicas.
1. La falta de voluntad política de los gerentes públicos, quie-

nes no se muestran interesados en incorporar en las entida-
des sistemas de gestión documental electrónica, a pesar de
contar el país con una adecuada normatividad y legislación
21
para apoyar los procesos de gestión documental electrónica,

lo cual convierte a la organización y disponibilidad de infor-
mación en una obligación de Ley y no en una opción.
2. Otro de los elementos que podrían constituirse en un freno
para la implementación de proyectos de gestión documen-
tal electrónica en las entidades públicas colombianas, es el
hecho de que la demanda supera la oferta de profesionales
de la información con formación requerida para emprender
estos proyectos en las entidades. El perfil de formación re-
querido, no es siempre con el que se cuenta, debido a que no
solo se requieren archivistas que dominen las técnicas e ins-
trumentos para la organización técnica y funcional, sino que
además se están requiriendo profesionales de la información
con capacidades de trabajo en equipos interdisciplinarios, es
decir, con ingenieros en sistemas, diseñadores web, arquitec-
tos organizacionales, administradores y sobre todo que se-
pan articular de manera estratégica los proyectos de gestión
documental electrónica.
3. La débil cultura informacional que sigue siendo un factor obs-
taculizador de los proyectos de innovación en gestión docu-
mental en el ámbito de las entidades públicas colombianas,
a pesar de los esfuerzos realizados en el país, el cual podría
decirse que cuenta con una de las plataformas legales y nor-
mativas más actualizadas y estructuradas de América Latina.
4. El impacto que ha traído la corrupción administrativa incrus-
tada prácticamente en el ADN de las entidades públicas co-
lombianas que impide la puesta en marcha de proyectos de
gestión documental electrónica, en virtud de que este tipo de
proyectos implican organizar archivos y en consecuencia es-
tablecer mayores controles de la gestión y la transparencia, lo
cual se convertiría en un elemento sensible que evidenciaría
problemas de corrupción al interior de las entidades públicas.
5. La poca cultura de información, vinculada con la baja cultura
ética de los líderes políticos que están al frente de las entida-
22
des públicas hace que el problema de la gestión documental

electrónica transcienda las esferas de lo técnico, lo tecnoló-
gico y de recursos humanos altamente calificados para parti-
cipar en este tipo de proyectos.
De no ser enfrentados estos problemas a partir de estrategias
y acciones concretas que permitan configurar escenarios pertinen-
tes y habilitadores de la transparencia en la gestión pública y de la
condición que haría ciudadanos y ciudadanas más informados y
conscientes de sus derechos y deberes, traería como consecuencia
el rezago de las entidades públicas colombianas a su ingreso en
los ámbitos de competitividad, innovación y de la implementación
de los sistemas nacionales anticorrupción, como otro de los ele-
mentos esenciales que se promueven con la gestión documental
electrónica.
Figura 2. Estructuración de servicios con base en principios de transparencia en

el acceso a la información, celeridad y oportunidad.
Fuente: Clusellas, Martelli y Martello (2016).
Algunos autores latinoamericanos, entre los cuales destacan

los argentinos Clusellas, Martelli y Martello (2016), llegan a pro-
poner que un sistema de gestión documental electrónico para las
23
esferas públicas, debe estar compuesto por una serie de módulos

que operan a través de la interacción con los demás, respondien-
do a necesidades específicas de los flujos de trabajo.
Dentro de los módulos propuestos destacan:
• Escritorio único (EU): es la interfaz que permite navegar por
todos los módulos que integran el sistema. Comunicaciones
oficiales (CCOO): es el módulo que permite la generación, re-
gistro y archivo de documentos comunicables.
• Generador electrónico de documentos oficiales (GEDO): es
el módulo que permite generar, registrar y archivar todos los
documentos oficiales electrónicos.
• Expediente electrónico (EE): es el módulo que se utiliza para
la vinculación de documentos, pases y consultas de expe-
dientes electrónicos.
• Registro/Legajo multipropósito (RLM): es el módulo que
permite cargar y actualizar los registros administrados por
diferentes organismos públicos que deben guardar datos y
documentos que respaldan grupos de personas naturales o
jurídicas, con el objetivo de identificarlos y habilitarlos para
realizar ciertas actividades.
• Porta firma (PF): es el módulo que permite administrar la fir-
ma de los documentos electrónicos. El módulo PF brinda la
posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo y
de filtrar por lotes los documentos a firmar. Funciona como
una bandeja de firmas virtual. Sistema integrado de archivo
(ARCH): permite el empaquetado y la administración del ar-
chivo final de los expedientes electrónicos.
• Locación de obras y servicios (LOyS): permite la vinculación
de documentos, pases y consultas de Expedientes Electróni-
cos que tramiten la contratación de personal bajo los regíme-
nes de Locación de Obras y de Servicios.
• Legajo único electrónico (LUE): permite la creación, guarda
y archivo de todos los documentos electrónicos correspon-
24
dientes a los agentes que se desempeñan en la administra-

ción pública.
• Gestor único de proveedores (GUP): permite gestionar infor-
mación, documentación y antecedentes para la inscripción
de los proveedores del Estado. Es el módulo asociado al sis-
tema de Compras y Contrataciones (e-Procurement).
• Registro integral de destinatarios (RID): permite identificar
una persona registrada que es o será candidato a percibir las
prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra
transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las
entidades y jurisdicciones otorguen a personas humanas o
personas jurídicas públicas o privadas, independientemente
de su fuente de financiamiento.
• Gestor de asistencias y transferencias (GAT): tramitación y
pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios, exen-
ciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no moneta-
ria y asistencia que las entidades y jurisdicciones otorguen a
personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas,
independientemente de su fuente de financiamiento.
• Trámites a distancia (TAD): es la mesa de entrada electrónica
que permite a los ciudadanos realizar trámites ante la ad-
ministración pública nacional durante las 24 horas del día
desde cualquier computadora y/o Smartphone sin tener que
acudir a una oficina pública. Posee una sede electrónica en la
cual el ciudadano es notificado, puede tomar vista, subsanar
documentación, incluir documentos al trámite, designar apo-
derados e intervinientes por trámite, contar con toda la his-
toria de sus trámites y de todos los documentos gestionados,
y acceder a todos los registros en los que fue dado de alta.
• Formularios Controlados (Dynform): permite crear y digi-
talizar todos los formularios existentes en la actualidad en
soporte papel, controlando la operación documental, captu-
rando los datos de estos formularios generando una base de
datos, para permitir su procesamiento para la toma de deci-
25
siones y la interacción con otros sistemas. Se utilizan para

controlar y guiar la generación de documentos en Trámites
a Distancia (TAD), en Registro Legajo Multipropósito (RLM)
y en la carátula de los Expedientes, y también permite cap-
turar datos de los documentos incorporados a partir de una
imagen.
• Generador de Workflows (Workflow Designer): permite dise-
ñar flujos de trabajo abiertos o predefinidos cuyos procesos
se pueden estandarizar, auditar y mejorar en búsqueda de
mayor eficacia y eficiencia, y aprovechando las ventajas de la
nueva lógica que impone la GDE.
• RIC interno: registra las interacciones entre el Estado y el
ciudadano. La administración pública puede consultar toda
la información disponible respecto al ciudadano según los
datos que contienen los diferentes módulos de GDE.
• RIC externo: es el registro de las interacciones entre el ciuda-
dano y el Estado. El ciudadano puede visualizar a través de
TAD el historial de toda su interrelación con la administra-
ción pública.
• Registro Civil Electrónico (RCE): permite la generación, tra-
mitación, administración y guarda de todos los documentos
electrónicos que respaldan las inscripciones efectuadas por
un Registro Civil (nacimientos, matrimonios, defunciones) de
acuerdo a la legislación en la materia.
• Registro Público de Comercio (RPC) (IGJ): permite la genera-
ción, tramitación, administración y guarda de todos los trá-
mites y documentos electrónicos que respaldan de todas las
diligencias de inscripción de sociedades ante la Inspección
General de Justicia (IGJ) de acuerdo a la legislación argentina
en la materia.
• Registro Público de Inmuebles (RPI): permite la generación,
tramitación, administración y guarda de todos los trámites y
documentos electrónicos que respaldan todos los trámites de
26
inscripción dominios de titularidad de los inmuebles ante el

RPI de acuerdo a la legislación argentina en la materia.
• Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO): permite
el guardado y consulta de todos los documentos brindando
interoperabilidad entre todas las aplicaciones del Gobierno,
pues todos los documentos tienen el mismo formato y resi-
den en un solo repositorio.
Tales módulos deben estar estructurados con base en prin-
cipios de transparencia en el acceso a la información, celeridad,
oportunidad, entre otros para garantizar la provisión de servicios
y productos de información que sirvan de soporte estratégico a la
participación del ciudadano en procesos de construcción del teji-
do social, para cuya concreción se debe partir en primera instan-
cia de la organización y sistematización de archivos, como base de
una gestión administrativa eficiente y transparente.
Partiendo de los anteriores argumentos, con esta investiga-
ción se pretende darle respuesta a al siguiente interrogante:
¿Cuál sería la estructura para configurar un sistema
teórico sobre la gestión documental electrónica para en-
tidades públicas colombianas?
Este interrogante puede discriminarse en otros más específi-
cos como los siguientes:
1. ¿Cuáles son las concepciones archivísticas actuales que apor-
tan elementos de innovación a la construcción de un sistema
teórico sobre la gestión documental electrónica para entida-
des públicas colombianas?
2. ¿Cuáles son los principios y componentes tecnológicos ne-
cesarios en la configuración de un sistema teórico sobre la
gestión documental electrónica para entidades públicas co-
lombianas?
3. ¿Cuáles fundamentos legales y normativos son esenciales en
la construcción de un sistema teórico sobre la gestión docu-
mental electrónica en entidades públicas colombianas?
27
4. ¿Cómo podrían integrarse los ejes archivístico, tecnológico y

legal en la configuración de un sistema teórico sobre la ges-
tión documental electrónica para entidades públicas colom-
bianas?
1.2. Objetivos de la investigación

En función de lo anterior, la investigación pretendió alcanzar
los siguientes objetivos:
Objetivo general
Configurar un sistema teórico sobre la gestión documental
electrónica en entidades públicas colombianas.
Objetivos específicos
1. Comparar modelos de gestión documental en diferentes paí-
ses, que han servido de marco evolutivo hasta llegar a los
entornos electrónicos e interactivos, lo cual aportaría ele-
mentos de innovación a la construcción de un sistema teó-
rico sobre la gestión documental electrónica para entidades
públicas colombianas.
2. Caracterizar principios y componentes tecnológicos nece-
sarios para la configuración de un sistema teórico sobre la
gestión documental electrónica en entidades públicas colom-
bianas.
3. Analizar fundamentos legales y normativos esenciales en la
construcción del sistema teórico sobre la gestión documental
electrónica para entidades públicas colombianas.
4. Integrar los ejes archivístico, tecnológico, legal y normativo
para la configuración de un modelo explicado a partir de un
sistema teórico sobre gestión documental electrónica para
entidades públicas colombianas.
28
1.3. Delimitación
El estudio hace referencia a tres ámbitos teóricos y prácticos:
el ámbito archivístico, el tecnológico y el legal-normativo. Los tres
ámbitos tienen el mismo nivel de importancia en la procura de
obtener un sistema de conceptos y de principios que generen re-
ferentes para el diseño e implementación de proyectos vinculados
con la gestión documental electrónica en entidades públicas co-
lombianas.
Del ámbito archivístico se revisarán los modelos concep-
tuales existentes para definir y caracterizar la gestión documen-
tal desde su dimensión física hasta su dimensión electrónica. Del
ámbito tecnológico, se recurrirá a criterios conceptuales de uso y
aprovechamiento de la tecnología como elemento habilitador de
los procesos de acceso a la información, mediante una adecuada
gestión documental electrónica. En cuanto a este ámbito, no solo
son útiles los criterios de orden conceptual, sino también aquellos
de carácter técnico-instrumental que permitirá perfilar los siste-
mas de gestión documental electrónica en función de los requisi-
tos operativos que garantizarán su eficiente funcionamiento.
Finalmente, se abordará un eje legal y normativo, en térmi-
nos del encuadre jurídico que se requiere para fundamentar y jus-
tificar la naturaleza y el alcance del sistema teórico con miras a
establecer correlatos con su puesta en funcionamiento operativo.
En cuanto a la delimitación temporal, el estudio se enfocará
en analizar las concepciones generadas por el Estado Colombiano
en materia de administración de información y de gestión docu-
mental, de modo puntual aquellas que están implicadas con la
gestión documental electrónica, concepciones que pueden expre-
sarse en documentos de políticas, leyes, reglamentos y normas
que rigen la materia del diseño e implementación de proyectos
tecnológicos, relacionados con la GDE para entidades públicas
colombianas.
29
1.4. Justificación
Colombia se ha distinguido en los últimos años por generar
un cuerpo de leyes, reglamentos y normas sobre gestión docu-
mental como base de la consolidación de un gobierno electrónico,
abierto y al servicio de la construcción del tejido social. Con este
trabajo se pretende analizar si ese cuerpo normativo se muestra
en sintonía con las tendencias en gestión documental, vistas en
torno a tres elementos sustantivos: lo archivístico, lo tecnológico
y lo normativo, éste último elemento a nivel internacional, sobre
todo las pautas normativas propuestas desde organismos y co-
mités internacionales encargados de la generación de estándares
y lineamientos para orientar la gestión documental electrónica,
construida a partir de criterios de acceso a la información y trans-
parencia en la gestión pública.
Por ello, este estudio entiende a los archivos como centros de
información crítica y sensible para que las entidades públicas no
solo logren sus objetivos misionales, sino también actúen articula-
dos con las necesidades de los ciudadanos y ciudadanas con miras
a que éstos puedan construir tejido social, desde de la participación
consciente, con base en el conocimiento de deberes y derechos.
Figura 3. Delimitación y justificación.
30
Esta perspectiva, supone asumir un nuevo concepto de ar-

chivo y de gestión documental, entendidos estos como espacios
articuladores del proceso medular para organizar arquitecturas
informacionales y de conocimiento, de las cuales se despliegan
servicios y productos dirigidos a ciudadanos y ciudadanas, alinea-
dos a su vez con modelos de gestión pública centrados en la trans-
parencia administrativa, apoyada a partir de una administración
eficiente y efectiva.
La transparencia en la gestión pública se define, en términos
de Giménez-Chornet (2012), como la posibilidad de que los ciu-
dadanos consigan acceder a cualquier tipo de información, regis-
trada en cualquier soporte, generada por las entidades en el de-
sarrollo de sus funciones. Los límites puestos a la transparencia,
justificados o interesados, legales o en la práctica, evidencian el
nivel de cultura democrática de un país. De modo que los archivos
y de modo más puntual la gestión documental electrónica tiene
una responsabilidad en lograr la consolidación de una cultura de-
mocrática de los Estados Nación. Con ello se pone de relieve la
justificación de realizar este estudio, la cual va mucho más allá de
pensar en articular una serie de elementos para que orienten los
procesos de gestión documental.
Pensar en el aporte de este trabajo es equivalente a construir
una noción que abone a la construcción de la vida democrática
por medio de la consolidación de sistemas que garanticen el ac-
ceso de todos los ciudadanos y ciudadanas a los beneficios de las
sociedades de la información y el conocimiento, para contribuir
con nuevos conceptos y prácticas a cómo se pueden implementar
sistemas anticorrupción a través de la adecuada gestión electróni-
ca de documentos.
Bustelo y García-Morales (2008) habían también llamado la
atención sobre la pertinencia de estudiar los impactos que tienen
las leyes de transparencia, en la construcción de modelos admi-
nistrativos basados en los medios electrónicos. Las consultoras
españolas señalaron que las administraciones electrónicas se vie-
nen configurando como una realidad imparable y muchas institu-
31
ciones y organismos públicos están inmersos desde hace años en

proyectos para hacerla posible.
Siguen planteando Bustelo y García-Morales (2008) que la
gestión de documentos siempre ha sido necesaria, tanto en el
mundo en papel como para los documentos electrónicos. Pero si
bien en la gestión de los documentos en papel existe un conoci-
miento colectivo de buenas prácticas, que viene del uso del mismo
desde hace algunos siglos, cuando hablamos de gestión de docu-
mentos electrónicos existen muchos procedimientos y prácticas
menos conocidos y un montón de dudas. Es más necesario que
nunca un modelo global que se aplique a toda la organización y
que no puede ser una copia del modelo en papel. Razón esta sus-
tenta el que cualquier modelo debe tener:
1. Un componente conceptual que implica la definición de cómo
se quiere trabajar.
2. Un componente organizativo que establece las políticas, pro-
cedimientos y sistema de responsabilidades.
3. Un componente tecnológico que incluye las herramientas a
utilizar, sus características, los nuevos procesos documenta-
les (como la migración de soportes o la conversión de forma-
tos), las interrelaciones con otras aplicaciones y la interope-
rabilidad.
Parte de estos tres componentes que se señalan son los que
precisamente se abordarán en este estudio, al punto de llegar a la
configuración de un sistema teórico que dé cuenta de la articula-
ción de los elementos: archivístico, tecnológico y legal.
32
Capítulo II
Componente teórico-conceptual
que fundamenta la gestión
documental electrónica en
entidades públicas colombianas
Partiendo de la premisa de que la gestión documental elec-

trónica es un proceso humano con importantes repercusiones en
el ámbito organizacional y que los procesos humanos y organiza-
cionales son por naturaleza complejos y sistémicos, lo cual ame-
rita estudiarse desde abordajes múltiples y variados; en esta parte
se desarrolla la plataforma filosófica y epistemológica que cons-
tituye el soporte de este estudio, el cual se estructura a partir de
múltiples perspectivas, configurando lo que hemos denominado
como la posibilidad de ir sentando las bases para el sistema teóri-
co que se pretende configurar.
2.1. Revisión histórico-conceptual de los modelos de

gestión documental. De la gestión documental
física a la gestión documental electrónica
Los documentos de archivo son en esencia recursos de infor-
mación, su multidimensionalidad puede sustentar beneficios cul-
turales, sociales, económicos, entre otros, los cuales a su vez pue-
den influir desde el desarrollo de un individuo y en los procesos de
toma de decisiones en un país. Los registros de información y su
33
adecuada gestión por parte de todo tipo de organizaciones cons-

tituyen la base de la consolidación de la memoria corporativa, en
virtud de que reflejan los procesos vitales que dan cuenta de las
diversas actividades productivas que realizan las organizaciones.
Es precisamente en este contexto en el que la gestión docu-
mental se erige como un proceso medular de las organizaciones,
puesto que la misma entrega elementos valiosos tales como datos
fiables y precisos con el objetivo de ser determinantes en la ad-
ministración. Por ello, la gestión documental debe estructurarse
mediante un proyecto que contemple actividades a corto, mediano
y largo plazo.
Los resultados de este trabajo pretenden mostrar el análisis
de los elementos que definen el paso de la gestión documental
física a la gestión documental electrónica, la caracterización, di-
ferenciación y determinación de los principales Modelos de Ges-
tión Documental, sin embargo su extensión y orientación también
es de utilidad para los registros y archivos de entidades privadas,
comerciales y demás organizaciones e instituciones no guberna-
mentales, es decir, que su valor informativo puede potencializar la
función que desempeña la información en cualquier entidad.
2.1.1. Conceptualización de los documentos físicos y

electrónicos
Sobre el concepto de documento existen diversos plantea-
mientos, no es propósito de este trabajo realizar una revisión
exhaustiva. Sin embargo, con el interés de elaborar un contexto
teórico que permita encuadrar los argumentos sobre el tránsito
de la gestión documental física a la electrónica, se consideran tal
vez algunas de las más importantes definiciones del concepto, te-
niendo en cuenta el carácter etimológico y la visión de los teóricos
fundacionales de la archivística y la documentación.
En este sentido, se asume la noción del Diccionario de Termi-
nología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (CIA), el
cual entiende el documento como “la combinación de un soporte
34
y la información registrada en él, que puede ser utilizada como

prueba o para consulta” (CIA, 1988), los elementos que lo identi-
fican son:
• El soporte que le confiere corporeidad.
• La información, lo que transmite.
• El registro, la fijación de la información (tinta, impulsos elec-
tromagnéticos, u otros).
Por su parte, desde una visión amplia del concepto de docu-
mento, Otlet (1930, pág. 13), mencionaba que un documento es
el portador o el soporte de información, el mismo correlaciona la
documentación con el documento siendo este último el resultado
del registro del pensamiento humano y de la realidad exterior (Ca-
sanovas, 2008, pág. 58).
La Recuperación de Información (RI) menciona que un do-
cumento es “una información que está registrada, es decir, una
información que está escrita, impresa, grabada, etc. En soporte
material. La RI presupone que se tratan de documentos deno-
minados cognitivos, es decir, documentos que contienen obras
culturales, técnicas o científicas” (Falgueras & Bonilla, 2005,
pág. 44).
Por otro lado, Schamber en 1998 visualizó lo siguiente:
The document, a concept rooted in hundreds of years of tra-

dition, planted firmly in enormous and complex systems for
publishing, organization, and access. Yet it has become in-
creasingly evident that the archetypal concept of “document”
as “book” underlying these systems is insufficient to deal with
an electronic format such as journals, indexes, catalogs, in-
ternet discussion groups, business and educational software
games. (Schamber, 1998, pág. 16)
Estos planteamientos expresan que la noción de documento,

es un concepto arraigado en cientos de años de tradición, con
estructuras enormes y complejas para la publicación, la organiza-
ción, y el acceso. Sin embargo, cada vez es más claro o evidente
35
que el concepto de “documento” como “libro” evoluciona en tanto

tecnología e innovación posee la sociedad.
Cruz-Mundet (1996:97) recupera el concepto de Documento
de Archivo, el cual es definido por Antonia Heredia como “docu-
mento archivístico (…) y vale para el documento administrativo y
para el histórico”, en este punto tiene ciertos elementos diferen-
ciadores los cuales son:
Figura 4. Elementos diferenciadores del documento.

Fuente: Cruz-Mundet (1996, pág. 97).
En cuanto a algunas de las características diferenciadoras

de los documentos físicos y electrónicos o digitales, tenemos la
propuesta de Lamarca (2013), según la cual los primeros se ca-
racterizan por presentarse bajo la forma de formatos impresos o
audiovisuales, que requieren de una lectura lineal; mientras que
los documentos digitales poseen características como: la interac-
tividad, multimedialidad, volatilidad y mutabilidad. En cuanto a la
lectura y procesamiento de la información utilizando cada uno de
los documentos, se plantea que en los documentos digitales este
proceso es mucho más lúdico, colaborativo y dinámico (Figura 5).
36
Figura 5. Características individuales de los documentos.

Fuente: Lamarca (2013).
Las características señaladas de los documentos físicos y di-

gitales son esenciales, debido a que los modelos de gestión docu-
mental en uno y otro entorno, estarán signados por condiciones,
variables e indicadores diferenciados. Ahora bien, los contextos
tecnológicos han venido consolidándose en todo tipo de organi-
zaciones, como resultado de los avances y las aplicaciones dis-
ponibles en el mercado, al punto que se podría plantear, que una
gran parte de las organizaciones han dado el salto cualitativo ha-
cia los ambientes digitales, para apoyar sus procesos misionales,
con base en programas de gestión documental electrónica. Estas
ideas se confirman con lo señalado por Vives (2009:56), en rela-
ción con la implementación de estrategias informativas, comuni-
cativas y de difusión en todo tipo de organizaciones.
Los documentos electrónicos hoy día configuran un espa-
cio importante en la gestión documental, estos a su vez pueden
integrar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (Electronic Records Management System ERMS), el cual
básicamente se trata de una aplicación para la gestión de docu-
mentos electrónicos que también puede integrar la gestión de do-
cumentos físicos (MinTIC, 2014, pág. 04).
37
Figura 6. Características del documento electrónico.
En este orden de ideas, la producción documental es creada

y gestionada en razón de una labor administrativa y funcional, in-
dependientemente del soporte en el cual se encuentre la informa-
ción (física, electrónica, digital y multimedia), se entiende enton-
ces que los documentos electrónicos hoy por hoy, son el resultado
de una evolución generacional y sistemática en los países y en las
organizaciones.
2.1.2. Revisión de modelos internacionales sobre ges

tión documental
Comúnmente los países desarrollados tienen su propio
modelo de gestión documental, cuya configuración se debe a la
experiencia de cada estado con respecto a la producción docu-
mental que este desarrollaba, es claro entonces que este aspec-
to es definitivo, en tanto se toman aquellos modelos que han
hecho un aporte significativo a la configuración de la gestión
documental.
38
2.1.2.1. Modelo norteamericano

Conocido como Records Management (Gestión de Documen-
tos), este modelo acrecentó la ciencia archivística permitiendo
que los archivos tuvieran actuación transversal con respecto a su
administración. En Estados Unidos hacia 1887 se creó una comi-
sión orientada a evaluar los métodos de trabajo de la adminis-
tración nacional con el fin de determinar el mejor manejo de los
documentos debido a su desmesurada acumulación. Acto seguido
se desarrolló en 1889 una ley que autorizaba la destrucción de
documentos de manera regulada. De manera paulatina en 1934
algunas oficinas gubernamentales empezaron a usar el término
gestión documental, siendo el mismo un programa articulado en
la administración de documentos estableciendo su génesis en la
eficiencia administrativa del estado (Mugica, 2005, pág. 3).
Más adelante en 1949 la comisión Hoover fue creada con el
objetivo de conservar grandes volúmenes documentales genera-
dos a partir de la Segunda Guerra Mundial y el reordenamiento
institucional nacional; resultado de ello fue la Ley de Documentos
Federales de 1950, la cual institucionalizó la gestión documental
como el desarrollo idóneo para el tratamiento documental. Así las
cosas, los archivistas se enfocarían en la documentación activa o
semiactiva, mientras que los profesionales se encargarían de los
documentos de conservación definitiva (Mugica, 2005, pág. 3).
Figura 7. Esquema del Records Management.

Fuente: Mugica (2005, págs. 3,4).
39
En otro orden ideas, la ley de 1950 estableció los cuatro pi-

lares básicos del Records Management entendidos como: 1) con-
cepto de ciclo de vida, 2) programas de atención continuada, 3)
control en la gestión, y 4) especialización de quienes la practican,
lo que conllevo al reconocimiento nacional de la nueva profesión:
el records manager (Sanjuan, 1993, pág. 76).
Se crearon las schedules (calendarios de tiempo) las cuales
se destinaron para facilitar la eliminación de documentos en los
records center; mediante la aprobación de la general Schedule en
1950 solo el 40% del conjunto de documentos estaba cubierto por
las schedules, en 1951 creció a un 56%, en 1952 en un 87%, en
1953 en un 92% y en 1954 en un 95%, lo cual estableció una elimi-
nación de documentos acertada de manera rápida (Sanjuan, 1993,
pág. 76).
Unido a lo anterior en 1954 durante la segunda comisión
Hoover se constituyó un Task Force (grupo de trabajo), el cual en-
contró que si bien es cierto se lograron grandes avances con el
records management (gestión de registros-documentos), en tanto
descongestión y transferencia, era necesario hacer hincapié desde
el lenguaje de las oficinas en la creación de los documentos y su
gestión inmediata con lo cual nació el término de paperwork ma-
nagement, (gestión de documentos) con lo cual surgió:
• Reducción de documentos y la normalización de formatos
clasificadores
• Los records centers se vuelven grandes inversiones al con-
glomerar el triple de volumen de documentos
• Limitación en la producción de documentos y control directo
e indirecto de las eliminaciones conservando solo lo efectivo
(Sanjuan, 1993, pág. 76).
La organización federal de archivos en los años 80 se dio
gracias a la reorganización administrativa de los archivos nortea-
mericanos, con lo cual se crea el NARA (National Archives and Re-
cords Administration), conglomerado de siete oficinas distribuidas
en dos niveles, así las cosas, el NARA se encarga de toda la admi-
40
nistración federal, sustentando el records management en leyes y

reglamentos con un doble objetivo: asegurar la existencia eficaz y
económica de los programas, y asegurar que los documentos con
valor permanente lleguen a los archivos nacionales (Sanjuan, 1993,
pág. 76).
Este esquema, permite trabajar las fases del modelo “records
management” que envuelve todo el ciclo vital de los documentos
(Sanjuan, 1993, pág. 70) que son esquematizadas de la siguiente
manera:
• Creación: se enfoca en la prevención de elaboración de do-
cumentos innecesarios, reduce el número de documentos a
manipular, aumenta el valor y la utilidad de los documentos
necesarios y asegura la utilización adecuada de la tecnología.
Cuyos elementos constitutivos son:
–– Diseño de formularios
–– Gestión de formularios
–– Preparación y gestión de la correspondencia
–– Gestión de informes
–– Sistemas de gestión de información
–– Gestión de directrices
–– Tratamiento de textos
• Mantenimiento: comprende el control, el uso y el almacena-
miento de los documentos asegurando de esta forma la dis-
ponibilidad de la información y los documentos necesarios,
como también la selección de suministros y equipos óptimos
para la localización y el almacenamiento de los documentos.
Sus elementos constitutivos son:
–– Sistemas de archivo (filing) y recuperación
–– Gestión de los expedientes (files management)
–– Gestión del correo y de las telecomunicaciones
–– Gestión de las maquinas copiadoras
–– Análisis de los sistemas
41
–– Gestión de los records centers

–– Establecimiento de programas de documentos esenciales
• Organización de los expedientes: se realiza acorde a tres sis-
temas:
–– Métodos de archivo (filing methods) numérico, alfabético
y alfanumérico
–– Archivo funcional (functional filing) funciones relaciona-
das que reflejan los propósitos, las misiones, los progra-
mas y las actividades
–– Codificación por colores (colour-coding) no es un sistema
de archivo, pero es un método que permite identificar los
expedientes evitando errores operativos.
• Federal records centers tiene como principal objetivo, apro-
vechar el mayor espacio al menor costo mediante un pro-
grama eficiente. A estos es trasladado anualmente el 10% de
los expedientes mediante un formulario especializado. Sus
servicios comprenden:
–– Referencia
–– Disposición final
–– Mantenimiento y microfilmado
• Programa federal de vital records: desde los records centers
el gobierno administra el vital records program, el cual busca
proteger los documentos en caso de ataques o emergencias
nacionales. Para ello ejecuta lo siguiente:
–– Identifica y almacena. Teniendo en cuenta:
·· Las funciones que orientan la agencia
·· Las funciones orientadas a la emergencia
·· El plan de operaciones de emergencia.
–– Mantenimiento de un programa efectivo, en dado caso se
considera efectivo si los documentos se encuentran: ac-
tualizados, completos, protegidos adecuadamente, accesi-
bles y utilizables de forma inmediata.
42
• Uso y disposición final: conforma los documentos que deben

ser asegurados de manera permanente en pro de la nación,
bien sea por razones administrativas, fiscales o legales. Com-
prende las siguientes actividades:
–– Identificación y descripción de las series
–– Scheduling de las series para su retención o disposición
–– Selección de documentos para conservación permanente
–– Disposición periódica de documentos no permanentes
–– Transferencia de documentos a los Archivos Nacionales.
2.1.2.2. Modelo Quebec (canadiense)

El desarrollo de este modelo se enmarca en los años 60 gra-
cias al College de Sainte-Anne-de-la-Pocatiere, quienes agregaron
un sentido histórico médiate ciertos cursos de teoría archivística a
la formación universitaria (Sanjuan, 1993, pág. 76).
La misma estructura gubernamental permite a las entidades
estatales hacer o no gestión documental. En tal caso la gestión
documental carecía de importancia, sin embargo, poco a poco la
misma administración decidió racionalizar los gastos de alquiler y
espacio, acto seguido empezaron a entender que desde la gestión
de documentos se podían depurar documentos con el objetivo de
estilizar la masa documental. Para ello se enfocaron en los tres
principales objetivos de la gestión documental, la conservación, la
disposición y la consulta (Sanjuan, 1993, pág. 76).
En 1975 el Ministerio de Relaciones Internacionales empezó
a desarrollar las siguientes etapas y herramientas para la gestión
documental:
• Gestión de documentos semiactivos.
• Creación del primer y segundo cuadro de clasificación.
• Implementación del calendario de conservación.
• Creación de los postes de classement (lugares de clasifica-
ción) en las unidades administrativas.
43
• Implementación de la informática en la recuperación de in-

formación.
Su desarrollo legislativo concretamente empieza desde la
Ley sobre los Archivos de 1983, la cual confiere al Ministro de
los Asuntos Culturales la responsabilidad de coordinar la gestión
documental en las entidades gubernamentales, así mismo las si-
guientes leyes han contribuido a la consolidación de la gestión
documental:
Figura 8. Estructura legal modelo de QUEBEC.

Fuente: (Sanjuan, 1993, págs. 76, 119).
Estructura de la gestión en los documentos activos:

• Política de gestión de documentos activos: aprobada en 1985.
Su aplicación se establece de manera obligatoria en todos los
organismos del gobierno. Sus objetivos son:
–– Asegurar la gestión efectiva y eficaz de los documentos pú-
blicos.
–– Precisar el papel de los mismos.
–– Proporcionar al conservador de los archivos nacionales los
medios propios de la coordinación total de la gestión do-
cumental.
44
–– Proporcionar los recursos necesarios para la gestión de

documentos.
–– Asegurar una gestión eficaz y rentable.
• Funciones características: se trata de un conjunto de ope-
raciones y técnicas de desarrollo en los sistemas adminis-
trativos, sus actividades están articuladas en la elección de
sistemas, medios técnicos para la creación, recepción, clasi-
ficación, ordenación, recuperación, difusión, utilización, pro-
tección y eliminación de los documentos de manera rentable.
• Responsabilidades de los Archivos Nacionales de QUEBEC: el
Conservador de los Archivos Nacionales:
–– Coordina el establecimiento de la política y la supervisa.
–– Dota de medios y recursos a los organismos públicos para
su ejecución.
–– Asesora de manera técnica con la colaboración del Bureau
central dínformatique la integración de la gestión de los
documentos activos.
–– Recomienda al Ministerio de Asuntos Culturales la dura-
ción de la conservación de los documentos junto con su
disposición final.
–– Aconseja junto con el Bureau de la protección civil du Que-
bec y el Bureau central dínformatique sobre los métodos
y sistemas para identificar documentos esenciales.
–– Elabora instrumentos y procedimientos relativos a los mo-
vimientos administrativos.
–– Promueve la gestión de documentos activos.
• Responsabilidades del organismo público:
–– Destinar recursos para el sistema de gestión.
–– Facilitar los recursos para su aplicación.
–– Utilizar los instrumentos y procedimientos relativos.
–– Promover y sensibilizar de manera apropiada la gestión.
45
• Organización de los documentos activos: integrado por la

clasificación y la ordenación, de manera que cubre los si-
guientes objetivos:
–– Facilitar un método de clasificación y ordenación.
–– Ordenar la masa documental en asuntos simples.
–– Facilitar la ordenación y recuperación de los expedientes.
–– Acelerar la toma de decisiones.
–– Asegurar la continuidad de la administración.
–– Disminuir el impacto de cambio de personal.
Estructura de la gestión en los documentos semiactivos:
• Política de gestión de documentos semiactivos: esta políti-
ca conglomera la gestión de documentos administrativos
gubernamentales, excluyendo los organismos municipales,
educativos y de la salud. Su desarrollo se estableció a partir
de la ausencia de directrices debido al origen precario de mu-
chos de estos documentos. Por ello sus objetivos son:
–– Reconducir el acceso hacia una gestión rentable de los do-
cumentos semiactivos.
–– Suplir la ausencia de custodia estructurada.
–– Otorgar al Conservador de los Archivos Nacionales lideraz-
go en la racionalización de la gestión.
• Reparto de responsabilidades:
–– El conservador de los archivos nacionales de Quebec:
·· Coordina el establecimiento de la política y su aplicación
·· Promociona servicios de custodia
·· Coordina los servicios de custodia en los centros de do-
cumentos semiactivos
·· Vela por la trasferencia de los documentos semiactivos
acorde con el calendario de conservación
·· Supervisa los periodos de conservación aprobados
46
·· Elabora y actualiza los instrumentos y la metodología

relativa a la aplicación de la política
–– Los organismos públicos:
·· Deben asumir su responsabilidad en la gestión de docu-
mentos semiactivos
·· Deben conservar entre las siguientes formulas:
·· Recurso a los servicios de consulta dados por el Conser-
vador de los Archivos Nacionales de Quebec
·· Custodia interna
·· Recurso a los servicios de custodia de organismos pú-
blicos
·· Otras fórmulas aprobadas por el Conservador de los Ar-
chivos Nacionales de Quebec
·· Deben facilitar al Conservador de los Archivos Naciona-
les de Quebec copia de los acuerdos tomados en común
con otros organismos
·· Deben transferir sus documentos semiactivos tras la
aprobación del calendario de conservación
·· Deben respetar los periodos de comunicación en tanto
almacenamiento y disposición final de los documentos
inactivos
·· Respetar los procedimientos establecidos por el Conser-
vador de los Archivos Nacionales de Quebec
• Centro de documentos semiactivos: creado en 1977 centrali-
za la gestión de documentos, su objetivo es asegurar la con-
servación adecuada de los documentos semiactivos y tratar
aquellos que se han convertido en inactivos. Sus operaciones
son:
–– Recepción de documentos
–– Examen somero del contenido de las cajas
–– Depósito de documentos
–– Intercalación de documentos
47
• Condiciones de custodia y comunicación de documentos: se

establece un convenio de dos años de duración con lo cual se
contemplan obligaciones de las partes, como nota importan-
te resalta la garantía de la confidencialidad de los documen-
tos allí depositados.
• Transferencia de los documentos: los documentos deben se
clasificados acorde con lo indicado en el cuadro de clasifi-
cación, previo a ello se debe informar al Conservador con
60 días de antelación. La transferencia debe comprender lo
siguiente:
–– Utilizar cajas y formularios normalizados
–– El contenido de la caja debe ser homogéneo
–– La posición de los documentos es de manera vertical
–– El formulario de transferencia debe recoger la descripción
de la caja
–– Se debe etiquetar la caja transferida
–– Expedición de las cajas al Centro de Documentos Semiac-
tivos
• Calendarios de conservación: describe el conjunto de series
relativas a la entidad, establece entonces los periodos, el es-
tado, la conservación y la disposición final de los documen-
tos (en estado inactivo).
–– Elaboración: consta de las siguientes partes:
·· Número de calendario
·· Número de pagina
·· Identificación completa del organismo
·· Establecimiento o modificación del calendario
·· Firma de la persona autorizada
·· Aprobación o modificación del calendario
·· Información prevista por la ley sobre Archivos (periodo
activo y semiactivo)
·· Documentos que acompañan el calendario
48
–– Aplicación del calendario: se tiene en cuenta la retirada de

los documentos (déclassement) lo cual consta de:
·· Depuración preliminar
·· Acondicionamiento
·· Comprobación de la clasificación
·· Búsqueda del periodo de conservación
·· Aplicación del periodo de conservación
• Documentos registrados en soportes especiales: se realizan
mediante un formulario el cual provee una descripción ge-
neral en cada sistema seguida por una evaluación de cada
banco de datos.
2.1.2.3. Modelo Registratur (alemán)

El Registratur nace en la mitad del siglo XVI cuando los mé-
todos administrativos cambian completamente, es original de las
pequeñas corporaciones trata de manera seriada, diversos casos
y materias acordes al orden de llegada. Este sistema inserta todos
los documentos de manera metódica además de reunirlos a otras
piezas cuya referencia sea el mismo asunto del expediente.
Para el siglo XX se empiezan a realizar esfuerzos para la ra-
cionalización por lo que se reforman los procedimientos concer-
nientes a la creación, la conservación y la clasificación. Con la
aparición del Buroreform el registro de los documentos se reali-
zaba mediante un código especial para cada expediente, el cual
permitía identificar todos los tipos documentales, su objetivo
principal era la accesibilidad del contenido para cualquier fun-
cionario que lo necesitase; con estos antecedentes se originó el
cuadro de clasificación por materias el cual funcionaba de manera
independiente a la estructura orgánica de las entidades, integrada
con las listas de expedientes constituidas de forma paralela. El
Buroreform básicamente dejaba la responsabilidad de la creación,
el mantenimiento y la eliminación de documentos a los respon-
sables del contenido. Algunas organizaciones la practicaron otras
49
no, motivo por el cual se decidió crear un elemento centralizador

que llevase el control y sobre el cual descansara toda la responsa-
bilidad, una unidad administrativa central dentro de cada organis-
mo o ministerio (Sanjuan, 1993, pág. 76).
Más adelante en 1936 hace su aparición la reforma Gemein-
sane Geschäftsordnung der Reichsministerien Allgemeiner Teil. En
este sentido, el registro no es centralizado, se introduce un mo-
delo de planificación previa a la clasificación de las piezas con lo
cual el cuadro de clasificación es adaptable a la estructura de las
instituciones (Sanjuan, 1993, pág. 76).
2.1.2.4. Modelo Records Management (británico)

Los ministerios y la administración de los archivos estata-
les encontraban su destino final en la Public Record Office creada
en 1838. Sin embargo, las administraciones poseían la completa
libertad de depositar o retirar su documentación, así mismo la eli-
minación se podía llevar a cabo si las listas de eliminables eran
aprobadas por el parlamento, pero la responsabilidad recaía sobre
los departamentos interesados, como también su conservación
Más adelante una vez terminada la Segunda Guerra Mundial
la Public Record Office recibía pocas transferencias debido al des-
orden y a la gran cantidad de documentos que se creaban. Dado
el caso la administración moderna de ese entonces no podía efec-
tuar las eliminaciones suficientes lo que conllevo a que la Public
Record Office no pudiese recibir transferencias documentales de-
bido a la poca capacidad. Sir Hilary Jenkinson para solucionar este
inconveniente creo en el Public Record Office una sección llamada
el Limbo.
En 1952 se creó la comisión Grigg y su papel fue muy similar
a lo ocurrido en Estados Unidos con la comisión Hoover. En 1954
las recomendaciones de la comisión fueron aprobadas por el go-
bierno y desde los cuales los intereses históricos estaban protegi-
dos bajo tres condiciones; primero, se revisarían los documentos
50
más recientes, segundo, se definieron las necesidades del servicio,

y tercero, que se establecieron procedimientos especiales para los
particulares instance papers. Así las cosas, 25 años después se
realizaría una segunda comisión en la cual se pedía la elaboración
de un manual que consagraría los principios y procedimientos a
tener en cuenta. En 1958 aparecería la ley de archivos (Public Re-
cords Act) la cual fue aplicada desde 1959.
Esta adopción implicó una nueva forma de ver los archivos
con lo cual se dio un cambio importante en el sistema y en las
estructuras del Public Record Office. Se creó la Sección de los Ar-
chivos Contemporáneos encargada de la organización y el inven-
tario de los archivos transferidos, correspondiendo con las nuevas
estructuras de los ministerios (Sanjuan, 1993, pág. 76).
Organización de los archivos:
• Los registros. La gestión de documentos se instaura a partir
del registry (archivos) puesto que comprende; la creación de
los documentos, coordina las políticas, establece las normas,
analiza los procedimientos, desarrolla los cuadros de clasifi-
cación, define los sistemas de clasificación e instruye el per-
sonal. El conjunto de funciones desempeñadas por el registry
es conocido como filing services, acorde a ello este puede ser
dividido en dos labores: El registrar y el Records Officer.
–– El registrar se encarga de:
·· Control mediante procedimientos reconocidos.
·· Velar por el equilibrio del sistema.
·· Vigilar los términos de indización con vocabulario con-
trolado.
·· Instrucción del personal.
·· Supervisión de tiempos.
·· Intervenir sobre posibles disputas documentales.
–– El Records Officer se encarga de:
·· Asegurar el éxito de los procedimientos.
51
·· Asegurarse del éxito de las transferencias sistemáticas.

·· Realizar reconocimientos sistemáticos.
·· Tomar decisiones sobre documentos especiales.
·· Prever futuras formas de recuperación de información.
Figura 9. Elementos de la organización del registro.

Fuente (Sanjuan, 1993, pág. 76).
Figura 10. Operaciones del registry.

Fuente: Sanjuan (1993, pág. 76).
52
• Clasificación. La clasificación se prefija por funciones. Para

ello se recurre al Theme System, el cual está estructurado en
divisiones funcionales y se articula con unas listas para el
control del vocabulario. Así las cosas se generan las tipolo-
gías que pueden verse en la figura 11:
Figura 11. Tipologías de la clasificación.

Fuente: Sanjuan (1993, pág. 76).
• Indización. Se indiza para recuperar la información. Se in-

dizan los expedientes y para ello generalmente se recurre al
nombre de la persona o un número. Básicamente se utiliza
vocabulario controlado o un sistema de palabras clave.
• Depósitos: al estructurar los expedientes por asuntos la ac-
tividad de los registry se señala de manera organizada con-
tibuyendo de esta manera a la conservación sistemática. La
administración inglesa recurre a dos lugares para depositar
sus archivos:
–– Intermedios: entendidos como auténticos depósitos y ad-
ministrados de tal manera.
–– Limbo: documentos abandonados en alojamientos subte-
rráneos.
• Transferencia. Sólo el 1% de los documentos seleccionados
tienen valor histórico para las investigaciones futuras, dicha
evaluación corresponde a los Departamental Records Office
en comunión con el Inspecting Officer más adecuado.
53
2.1.2.5. Modelo Préarchivage (francés)

Posterior a la Revolución Francesa se instauró en 1841 la
obligatoriedad del respeto a los fondos, resultado de un cambio
radical en la clasificación y la pérdida del orden original lo que
supuso una serie de documentos mezclados entre sí. Para 1884
diversos organismos del estado se encargaban de los archivos,
siendo los archivos municipales y hospitalarios los de menor de-
sarrollo debido a la ambigüedad reglamentaria que los precedía
En 1897 se creó la Dirección de Archivos la cual se encargaría
de gestionar todos los archivos de carácter público del país, esta
dirección se articulaba con el Réglement general des Archives de-
partamentales cuyo énfasis se encontraba en las transferencias, la
clasificación y la conservación acorde con cierta clasificación. En
1921 se creó un nuevo reglamento para los archivos departamenta-
les, acto seguido en 1936 se dictaminó que ningún documento pro-
cedente de la administración pública debía ser destruido sin previa
autorización de la Dirección de Archivos con lo cual se reguló la
relación entre los documentos y los organismos estatales. En 1979
se proclamó la Ley de Archivos (Sanjuan, 1993, pág. 76).
El Manuel dáchivistique de 1970 definió los cinco roles del
Préarchivage:
1. Descongestionar las administraciones de documentos sin va-
lor.
2. Evitar el congestionamiento de papeles innecesarios para los
archivos históricos.
3. Seleccionar los documentos necesarios para la custodia en
los archivos.
4. Asegurar la disponibilidad de los documentos ante necesida-
des ocasionales.
5. Hacer economías.
54
Estructura:
• Edades intermedias: Proceso en el cual se dividen los expe-
dientes entre los corrientes, aquellos de poco valor para la
gestión, y los archivados, aquellos que definitivamente son
de alto valor y comunicables al público. Para ello se diferen-
cian dos edades intermedias:
–– Primera edad intermedia (primer préarchivage-PA1): edad
del valor primario reducido a los documentos, cuya uti-
lidad es: depósitos de documentos de utilidad ocasional,
selección y eliminación.
–– Segunda edad intermedia (segundo préarchivage-PA2):
documentos que aún son susceptibles de ser consultados
por recursos al contencioso, por verificación, por verifica-
ción contable, entre otros. Sus ventajas son: selección de
documentos de acuerdo con su valor, filtro psicológico (la
entidad productora conserva el derecho de custodia) y se-
lección adecuada sin confusión con otros fondos.
• El Préarchivage 1: los documentos se encuentran en las ofi-
cinas productoras, de esta forma existe un control más res-
ponsable, es decir que las oficinas y el profesional en infor-
mación trabajan de manera conjunta.
• El Préarchivage 2: los documentos se encuentran en uso ad-
ministrativo ocasional. Aquí llegan grandes cantidades de
documentos y de los cuales algunos pocos pueden llegar a
lo que es conocido como “edad histórica”, es decir aquellos
aptos para la comunicación al público.
• Las Misiones:
Intervienen de manera activa en el devenir administrativo co-
laborando con la organización y el establecimiento de méto-
dos, presentan una fuerte asistencia técnica para la gestión
de archivos intermedios y corrientes. Así mismo construyen
relaciones entre archivistas diseminados entre las diversas
administraciones construyendo de esta manera un equipo
coherente.
55
Evaluación: se hace de manera sistemática, donde las misio-

nes controlan un 75% de los archivos desde los cuales se
hace una eliminación de manera controlada y efectuada di-
rectamente acorde a los periodos de conservación.
Descripción: las misiones identifican desde el origen la do-
cumentación para tratarla, con lo cual frecuenta con relativa
preferencia aquella documentación de carácter permanente,
desarrollando de esta forma un “núcleo duro” de documen-
tación susceptible de conservación.
Se encuentran divididas en:
–– Misiones permanentes (cubren el conjunto gubernamental)
–– Misiones provisionales (puntuales)
• Conservación y eliminación:
–– La conservación se realiza acorde con lo siguiente: des-
trucción inmediata, conservación provisional (Ministerio),
conservación provisional (Centro de Archivos Contempo-
ráneos) y conservación definitiva (Centro de Archivos Con-
temporáneos).
–– Las destrucciones se realizan en los ministerios por parte
de un conservador en misión y el servicio del Ministerio.
En el caso de la eliminación en el Centro de Archivos Con-
temporáneos se hace acorde a la decisión previa tomada
entre el transferidor y el profesional en misión.
• Cuadros de selección (Tableaux de tri): son herramientas que
indican el tiempo de utilidad administrativa y el tipo de selec-
ción que les espera una vez expirado su tiempo.
• Tecnología: son importantes los programas para la gestión en
donde se tienen en cuenta las etapas de:
–– Entrada
–– Tratamiento
–– Almacenamiento
–– Transferencia
56
2.1.3. Elementos para la construcción de un modelo

de gestión documental electrónica para las or-
ganizaciones
Con la intención de proponer algunos elementos que permi-
tirán transitar hacia una gestión documental electrónica, se con-
sideran algunos planteamientos señalados por Sanjuan (1993:76),
quien planteó una redefinición conceptual de la gestión documen-
tal, contraponiendo varios aspectos, para ello esbozó lo siguiente:
• El concepto congrega una pluralidad de diversas prácticas,
ahora bien, el término “gestión de documentos” cuya traduc-
ción es literal del records management no se encuentra afian-
zado en países cuya influencia no es anglosajona.
• Este concepto no es de aplicación universal a pesar de tener
ciertas similitudes en tanto técnicas y prácticas.
• El concepto debe enriquecerse acorde con la peculiaridad de
todos los modelos existentes.
• No existe un modelo que prevalezca sobre los otros.
• No existe heterogeneidad terminológica.
Ahora bien, con respecto a la creación de nuevos términos y
conceptos, Sanjuan (1993, pág. 113) comentó el siguiente fenóme-
no resultado de la asociación entre gestión y tecnología:
El término de “gestión de información” completa el concepto.
En torno a la definición y la delimitación del término debe tenerse
en cuenta el papel del profesional que tiene a cargo o participa
en la gestión de documentos. Puede tratarse de una institución
de archivos o de la propia administración – a través de la oficina
de archivo corriente o registros, el departamento de organización
y métodos o el departamento de informática –, puesto que todos
ellos tienen, en diferente medida según el modelo, un papel espe-
cífico que desempeñar.
El término “gestión de información” puede y debe contribuir
a la colaboración entre profesionales de la información a través
de la percepción secuencial del ciclo de vida de los documentos.
57
La aparición y desarrollo espectacular de la tecnología informática

ha revitalizado los lazos entre profesionales de la información, de
manera que estos conviven en los primeros estadios del ciclo de
vida de los documentos (Sanjuan, 1993:76, pág. 242).
Otro concepto emergente es el de “Seguridad Informática”
concebida como la “disciplina del conocimiento donde se busca
cerrar la brecha de los eventos inesperados que puedan compro-
meter los activos de una organización y así contar con estrategias
para avanzar ante cualquier eventualidad” (Cano, 2004, pág. 2).
La anterior definición se complementa con el concepto de inse-
guridad Informática sustentada por Schneider (2003, pág. 19) y
recuperada por Cano (2004, pág. 43) como:
Disciplina dual donde los académicos y practicantes de la

industria buscan las maneras detalladas para que ocurran
eventos inesperados, establecen las condiciones extremas de
funcionamiento de los dispositivos o estrategias, todo con el
fin de hacer caminar en condiciones límite la operación de la
organización y sus negocios. La estrategia dual sugiere con-
textualizar en un escenario real la incertidumbre inherente de
la seguridad informática para revisar entre otros aspectos:
• ¿Cómo funciona el sistema?
• ¿Cómo no funciona el sistema?
• ¿Cómo reacciona ante una falla?
• ¿Cómo hacerlo fallar? (Schneider, 2003, pág. 51)
Los anteriores elementos convergen en el entorno virtual

desde el cual Cano (2011, pág. 34) expone lo siguiente “se acuña el
término de Ciberdefensa como esa nueva connotación sistémica y
sistemática que deben desarrollar los gobiernos, para comprender
ahora sus responsabilidades de Estado, en el contexto de un ciu-
dadano y las fronteras nacionales electrónicas o digitales” (Cano,
2011, pág. 2).
Inmerso en la gestión y la seguridad informática se encuentra
el Sistema Informático, definido por el Diccionario de Términos
Archivísticos (2003:21) como:
58
Conjunto de medios de captación, tratamiento y transmisión

de la información que se emplean para una aplicación deter-
minada. // Tiene profunda incidencia en el manejo de docu-
mentos de archivo y, sobre todo, en la circulación de la infor-
mación. La principal diferencia consiste en que al informático
le interesa básicamente la circulación de la información, no se
preocupa por el documento, ni su valor legal. Sólo en segun-
do término, difundir y hacer circular la información separada
del documento (Jordán, 2003, pág. 144).
En este sentido, el sistema informático se orienta hacia la

integración automática de datos teniendo en cuenta tanto el soft-
ware como el hardware, entendiendo estos elementos como una
red de elementos complejos.
Unido a lo anterior es necesario mencionar que hoy en día
además de términos, también existen diversos modelos orienta-
dos hacia la mejora en la gestión documental, un ejemplo de ello
lo encontramos desde Pulido, Cortés y Tibaduiza (2015) quienes
proponen un modelo de requisitos para la administración de do-
cumentos electrónicos:
Figura 12. Modelo para la administración de la gestión documental electrónica.

Fuente: Pulido, Cortés, & Tibaduiza (2015, pág. 31).
Este modelo configurado e implementable de manera verti-

cal, exterioriza que la gestión documental es un proceso de mejora
continua, asimilado al enfoque sistémico por cuanto desarrolla la
59
teoría de sistemas, acoge etapas en las que se pueden estructu-

rar desde la evaluación de la situación actual-contexto, pasando
a la constitución del proyecto, luego la planificación, operación,
para llegar al seguimiento y control en las que la articulación de
las etapas con las actividades se desarrolla de manera transversal,
de manera que se asegura una consolidación de cada uno de los
elementos, para el éxito del modelo. Las fases que se presentan a
continuación exponen los elementos más representativos de las
etapas del modelo:
• Etapa de identificación: Involucra el análisis de los aspectos
políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales,
culturales, financieros y la competencia, en dado caso com-
prende el contexto administrativo, legal, organizacional em-
presarial; en ello identifica los requisitos de la gestión docu-
mental electrónica junto a los elementos que desarrollan los
objetivos, los resultados esperados, el tiempo y los costos.
• Etapa de inicio: constituye el proyecto, el cual debe conte-
ner el compromiso de la alta dirección, junto a una política
y normatividad definida en tanto se comprende la de gestión
documental, así mismo se hace la asignación de responsabi-
lidades y la identificación de requisitos organizacionales.
• Etapa de planificación: permite detallar y planificar de manera
adecuada el alcance del proyecto en el plano organizacional,
también tiene en cuenta los requerimientos y las necesidades
de los usuarios, la tecnología (hardware y software), el alcan-
ce para la planeación y producción documental, así mismo la
valoración, la gestión, el trámite, la organización, la transfe-
rencia y disposición final. También sustenta la supervisión,
la medición, el análisis, la evaluación y la auditoría interna.
• Etapa de operación: se debe ejecutar aquello planificado an-
teriormente, en dado caso se identifican falencias y oportu-
nidades de mejora conforme a la administración de los re-
cursos provistos, estableciendo su objetivo en la mejora de la
calidad del proyecto.
60
• Etapa de seguimiento y control: intrínsecamente se resigni-

fica el desenvolvimiento del proyecto, en ello se identifican y
se proponen acciones correctivas o preventivas.
• Etapa de mejora continua: contempla la interrelación entre
las políticas y los objetivos de la gestión documental, así mis-
mo se evalúan los resultados para garantizar la ejecución de
acciones correctivas y preventivas (Pulido, Cortés & Tibadui-
za, 2015, pág. 31).
2.2. Las tecnologías de información y comunicación

al servicio de la gestión documental para entida-
des públicas
En la actualidad las tecnologías de información y comunica-
ción han estado transformando las visiones, percepciones y las
acciones que desarrollamos como parte de los trabajos que reali-
zamos en diversos ámbitos organizacionales.
En 1983 la Organización de las Naciones Unidas para la Edu-
cación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) publicó una serie de es-
tudios especializados en la gestión de documentos. En estos se
hacía hincapié en temas como el desarrollo de infraestructura,
formación, educación, protección del patrimonio, investigación y
práctica en gestión de archivos, entre otros. Así mismo resaltaba
que los archivos habían cambiado de un contexto pasivo, a una
función activa la cual potencializó su accionar en áreas tales como
la investigación, la custodia y la seguridad. Este hecho significo
el desarrollo de nuevos métodos de consulta por medio de herra-
mientas técnicas y tecnológicas en pro de la disponibilidad de la
información hacia la sociedad.
La UNESCO propuso una perspectiva social, organizacional y
estatal lo cual amplio varias relaciones conceptuales, acto seguido
la gestión documental con esta serie de investigaciones expandió
su utilidad económica y social articuladas con otros aspectos. En
esa misma línea sostuvo que el uso y apropiación de la tecnología
revolucionara la gestión de documentos, en tanto creo sistemas
61
de información dinámicos, con una información centralizada y re-

gistrada en diversos medios lo cual contribuyo de manera signifi-
cativa en la reducción de documentos impresos.
En este orden de ideas, el desempeño de la tecnología y los
dispositivos auxiliares han mejorado el acceso a la información,
evidentemente también han planteado muchos problemas que se
han desarrollado en pro de mejorar la gestión de archivos; como
prueba de ello se evidencia lo siguiente; en primer lugar, los ele-
mentos que determinan la conservación de la información de
manera permanente; y en segundo, la facilidad con que se puede
manipular y alterar la información contenida en un sistema cons-
tituyendo de esta manera todo un desafío para quienes tienen la
responsabilidad de mantener la integridad de la información con-
tenida en los documentos electrónicos.
La creación de diversas herramientas tecnológicas y su rápi-
da aceptación por parte de las entidades privadas y de gobierno
configuran el fenómeno actual que ubica los documentos de ma-
nera centrada en espacios virtuales y tecnológicos. Desde fina-
les de los años cuarenta y principios de los cincuenta hicieron su
aparición en Estados Unidos los documentos electrónicos (Bonal
Zazo, 2004), que de alguna manera aluden a las siguientes etapas
de desarrollo:
• La primera etapa se inicia a finales de los 40 (…) Se trataba de
documentos magnéticos, producidos en la gestión por lotes
de grandes cantidades de información, que recogían común-
mente información de carácter cuantitativo o estadístico, con
una estructura y una tipología altamente homogénea.
• La segunda etapa comienza a principios de los 80. La pro-
liferación y difusión de los ordenadores personales permite
la creación, mediante aplicaciones microinformáticas poco
complejas, de numerosos tipos de documentos informáticos
con características propias (…), la nota dominante de los do-
cumentos creados durante esta etapa es la diversidad y el
62
aumento de volumen y, en consecuencia, la dificultad para

su control.
• El desarrollo de las redes de telecomunicaciones, a partir de
mediados de los años ochenta, provoca importantes cambios
en la producción de documentos. (…) Al mismo tiempo me-
joran los mecanismos de transmisión de información y de in-
tercambio de documentos (...) comienzan a generalizarse los
documentos producidos de forma colectiva, en entornos de
organización complejos, tanto de carácter centralizado como
descentralizado (Bonal Zazo, 2004, pág. 3).
Así mismo la creación de dispositivos externos y la versati-
lidad de las maquinas en desarrollo permitieron la creación de
diferentes instrumentos, los cuales con cierta calidad técnica han
ayudado al desarrollo y la proliferación del documento electróni-
co, Mashable infographis (2011) alude que el uso de dispositivos
aleatorios ha mejorado tanto el desempeño como la ejecución de
procesos.
Por otro lado en 1994 se organizó el proyecto Preservation of
the Integrity of Electronic Records o Proyecto UBC, su objetivo era
establecer las normas para la creación de documentos de manera
confiable, también buscaba mantener la autenticidad en el tiempo
del documento electrónico debido a la paradoja que establecía su
rápida obsolescencia, dicho proyecto estuvo vigente hasta 1997,
siendo sustituido por la primera fase del proyecto Inter PARES 1
(International Research on Permanent Authentic Records in Elec-
tronic Systems) (1998-2002) comenta Voutssás Márquez (2014),
este proyecto evolucionó en Inter PARES 2 (2003-2006) y su obje-
tivo era garantizar su uso por parte de aquellos que los produjeron
y de la sociedad en general, más adelante Inter PARES 3 (2007-
2012) que enfatizó en la garantía y autenticidad a largo plazo.
Seguidamente Inter PARES Trust (2013-2018) establece su
objetivo en la generación de los marcos teóricos y metodológi-
cos de políticas, reglamentos y normas abarcando lugares como la
nube enfocado a la memoria digital persistente (Márquez, 2014).
63
Con todo y lo anterior el advenimiento de la Web 2.0 entre

2003 y 2004 produjo consigo los blogs, las wikis, los podcasts, la
tecnología de RSS (Real Simple Syndication), las redes sociales,
los entornos para compartir información; los cuales permitieron
la publicación de contenidos en Internet (Domingo, González &
Lloret, 2009).
Hoy en día la Web 3.0 o más conocida como la Web Semán-
tica es una extensión de la Web actual dotada de significado. En
dado caso Lamarca (2013) expone:
(…) el desarrollo de la Web semántica requiere la utilización

de otros lenguajes como el lenguaje estructurado XML (Ex-
tensible Markup Language) y el lenguaje RDF (Resource Des-
cription Framework) que puedan dotar a cada página, a cada
archivo y a cada recurso o contenido de la red, de una lógica
y un significado, y que permiten a los ordenadores conocer el
significado de la información que manejan con el fin de que
esta información pueda no sólo ser presentada en la pantalla,
sino también que pueda ser integrada y reutilizada (Lamarca,
2013).
2.2.1. Conceptualización del documento electrónico

En apoyo al desarrollo conceptual de la investigación se deli-
nearán cuatro connotaciones de Documento que apoyan una de-
finición. En primer lugar, se halla el Documento Electrónico, de-
finido por Serra (2008) como “aquel documento que requiere de
una máquina que funcione de forma electrónica, sea analógica o
digital, para poder ser reproducido o visualizado” (Serra, 2008,
pág. 15), que para todos los efectos es una representación elec-
trónica que da testimonio de un hecho, una imagen o una idea, su
soporte se sustenta en material eléctrico, óptico o magnético; en
el mismo sentido el Consejo Internacional de Archivos (2005), lo
define como “Información registrada producida o recibida durante
la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal
o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura su-
64
ficientes para servir como testimonio de esa actividad” (CIA, 2005,

pág. 19).
Pasando a la visión que expone Cruz-Mundet (2003), quien
lo analiza como:
Un conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o

bien, fragmento de información registrada, generada, reunida
o recibida desde el comienzo, durante el seguimiento y hasta
la finalización de una actividad institucional o personal, y que
comprende un contenido, un contexto y una estructura sufi-
ciente para constituir una prueba de esta actividad. (Mundet,
2003, pág. 4).
En unión a los anteriores criterios expone Pulido Daza (2011)

que son constitutivos de los documentos electrónicos las siguien-
tes características recuperadas por Serra (2008), las cuales englo-
ban su valor representativo de la siguiente manera:
Figura 13. Características básicas del Documento Electrónico.

Fuente: Serra (2008, pág. 34).
Cruz-Mundet (2003) enriquece lo anterior estableciendo los

siguientes elementos a saber; el contenido que es la materia del
documento; la estructura que son los dispositivos, etiquetas ade-
más de las tipologías que contiene el documento en su contenido;
y el contexto que es el entorno y la justificación de la creación y
uso del mismo.
65
2.2.2. Clasificación de los documentos electrónicos

en Colombia
En el contexto colombiano los documentos electrónicos son
clasificados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones (MinTIC) (2012) de la siguiente manera:
Tabla 1. Características básicas del documento electrónico

Clasificación Descripción
Documentos Documentos de procesadores de texto, hojas de
ofimáticos cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos
con distintos programas o paquetes de software
y en diferentes versiones de un mismo software.
Cartográficos Mapas y planos, algunos de ellos con valores
históricos y en muchos casos artístico. Estos
documentos, debido a su naturaleza y origen,
deben ser tratados de manera específica (utili-
zar un escáner especial, metadatos particulares,
entre otros).
Correos El correo electrónico (e-mail) (…) es un servicio
electrónicos que nos permite enviar mensajes a otras perso-
(comunicaciones nas de una forma rápida y económica, facilitan-
oficiales) do el intercambio de todo tipo de archivos, (…)
Los documentos que se adjuntan comienzan a
ser nombrados como documentos electrónicos
de archivo, debido a que incorporan informa-
ción de alto valor que sirve de soporte y evi-
dencia para las entidades. Constituye un tipo de
documento en el que con mayor frecuencia se
incluyen datos de gran valor documental.
Imagen, videos Los archivos creados en estos tipos de formatos
y audio digital se admiten como pruebas en el sistema judicial
colombiano.
66
Tabla 1 (Continuación)
Clasificación Descripción
Mensajes de datos En algunos casos este tipo de mensajes pueden
generados mediante ser utilizados dentro de algún proceso llevado
redes sociales a cabo por la administración (Twitter, Facebook,
entre otros).
Formularios Formatos que pueden ser diligenciados por los
electrónicos ciudadanos para realizar trámites en línea. Por
ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formula-
rios para peticiones, quejas y reclamos”.
Bases de datos Colección datos afines, relacionados entre sí y
estructurados de forma tal que permiten el rápi-
do acceso, manipulación y extracción de ciertos
subconjuntos de esos datos por parte de progra-
mas creados para tal efecto o lenguajes de bús-
queda rápida.
Páginas web Una página web está compuesta principalmente
por información (texto y/o módulos multime-
dia), así como por hipervínculos. Además, pue-
de contener o asociar datos sobre el estilo que
debe tener y cómo debe visualizarse y también
aplicaciones “embebidas” con las que se puede
interactuar para hacerlas dinámicas.
Fuente: Serra (2008, pág. 34).
2.2.3. Concepciones sobre la gestión documental

electrónica
La Gestión es entendida habitualmente como el “Conjunto
de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto” (RAE,
2016); en los archivos este proceso no solo se debe advertir en
cómo gestionar documentos, ya que esta labor es la premisa a la
que debe hacer referencia un Programa de Gestión Documental
(PGD) siendo la Gestión Electrónica de Documentos (GED) una
parte de todo el programa.
67
En el ámbito de la gestión documental es necesario extender

el panorama de tal forma que se pueda ver como interactúa con
otros tipos de gestión; en lo que respecta a la información, Bus-
telo e Iglesias (2001) la definen “como el conjunto de actividades
realizadas con el fin de controlar, almacenar y recuperar adecua-
damente la información producida, recibida por la organización
en el desarrollo de sus actividades.”
Ahora bien esta se puede articular con la Gestión del Cono-
cimiento, que se trata de “la integración de diversos elementos
físicos y abstractos con el fin de realizar un eficiente manejo de
los conocimientos disponibles de una organización y de facilitar el
trabajo de sus miembros en forma cooperativa, orientándolos a la
consecución de los objetivos propuestos por la institución” (Cam-
bar, Graterol & Añez, 2009, pág. 119), como en este concepto se
encuentran de forma implícita los sistemas, recursos, tecnologías
y demás infraestructura que participan en el desarrollo de sus ac-
tividades tiene en cuenta aspectos intangibles que corresponden
al uso y administración de la información.
En este punto se puede destacar que existe diferencia en las
siguientes funciones archivísticas, Cruz-Mundet (2003) mencio-
na que son dos concepciones diferentes la Gestión electrónica de
documentos y la Gestión de documentos electrónica; la primera,
“enfatiza en la aplicación de las tecnologías para la administración
de documentos en cualquier formato”; mientras que la segunda
“ocupa su énfasis en la naturaleza de los documentos, creados,
utilizados y conservados en entornos tecnológicos” (Cruz-Mun-
det, 2003, pág. 3).
En este sentido, Cruz-Mundet (2011) identifica la gestión do-
cumental como el conjunto de normas, de técnicas y de conoci-
mientos aplicados al tratamiento de los documentos establecidos
desde su origen (o diseño) hasta su conservación permanente de
ser necesaria; por tanto, el sistema comunicacional en el cual el
documento electrónico se desenvuelve presenta fundamentos lin-
güísticos y semióticos estructurados lo cual hace que la gestión
documental sea de carácter dinámico con un sentido social.
68
2.3. Aproximación a la estructura legal y normativa

internacional que apoya la gestión documental
electrónica
La normatividad establece los requisitos básicos para la
creación de “buenas prácticas” en materia de gestión documental
electrónica en las entidades públicas, de forma tal que se busque
en todo momento la mejora en la creación y el mantenimiento de
los documentos electrónicos; sin embargo, para lograrlo es ne-
cesario que se articulen políticas, responsabilidades y objetivos
de manera clara. La legislación y normatividad integra la gestión
documental por medio de una propuesta metodológica especifica
tendiendo como principal sustento el Cuadro de Clasificación Do-
cumental (CCD), las Tablas de Retención Documental (TRD) y las
Tablas de Acceso y Seguridad (TAS).
Ahora bien, los documentos electrónicos contienen una serie
de características necesarias para su gestión y recuperación, que
de alguna manera son criterios de legalidad contenidos en la Ley
527 de 1999, así entendida la estructura normativa regula la ges-
tión de documentos y fija los siguientes requisitos:
• Autenticidad
• Fiabilidad
• Integridad
• Disponibilidad
De esta forma se puede precisar que el modelo de gestión de
documentos, contenido en la familia de normas ISO 9000, con-
tribuye a la gestión optima de flujos de información ya que tiene
elementos básicos que se interrelacionan con otras normas en be-
neficio del mejoramiento de la calidad y cuyos elementos se mues-
tran en la figura 14.
La normatividad colombiana se articula con facilidad a la es-
tructura de las normas ISO, puesto que en el proceso de homolo-
gación o adopción el AGN y el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación (ICONTEC), generan las Normas Técnicas
69
Figura 14. Elementos básicos en la elaboración de un Programa de Gestión

Documental (P.G.D). Fuente: Elaboración del autor.
Colombianas (NTC) de manera que incluyan los requisitos esta-

blecidos en los estándares internacionales. Así las cosas, desde el
ámbito archivístico la normatividad también:
• Afecta la forma como la organización gestiona sus documen-
tos.
• Modifica la cultura en cuanto al manejo de la información.
• Utiliza tecnologías de punta para su implementación.
• Se basa en el rediseño de procesos.
• Parte del rediseño de los sistemas de información.
• Involucra elementos de la gerencia de sistemas de calidad.
• Afecta a toda la organización.
• Requiere recursos en todos los niveles para su adecuada im-
plementación y mantenimiento.
A continuación, se presenta el marco normativo desarrollado
al momento de esta investigación para la gestión electrónica de
documentos:
• ISO 5127/1. Documentation and information – Vocabulary –
Part 1: Basic concepts
• ISO 5127/3. Information and documentation – Vocabulary –
Section 3a): Acquisition, identification, and analysis of docu-
ments and data
70
• ISO/TR 9544. Information processing – Computer-assisted

publishing –Vocabulary
• ISO/IEC 15489-1. Information and Documentation – Records
Management – Part 1: General
• ISO/IEC 15489-2. Information and Documentation – Records
Management – Part 2: Guidelines
• ISO 23081. Information and documentation -Records mana-
gement processes-Metadata for records
• ISO 9001. Quality management
• ISO 14001. Environmental management
• ISO 27001. Information security
• ISO 50001. Energy management
• ISO 30300. Management System for records
• ISO 16175. Information and documentation-Principles and
functional requirements for records in electronic office envi-
ronments
• ISO/TR 26122. Information and documentation-Work process
analysis for records
• ISO/TR 13028. Information and documentation-Implementa-
tion guidelines for digitization of records
• MoReq2: Model requirements for the management of electro-
nic records
Con rigor se puede establecer que la producción documen-
tal es creada y gestionada en razón de una labor administrativa y
funcional sin tener en cuenta el soporte en el cual se encuentre la
información. Ahora bien, como hemos establecido con antelación,
los documentos electrónicos son el resultado de una evolución
generacional y sistemática, lo cual sustenta las diferentes tipolo-
gías o clases de documentos generados (expuestos anteriormente
en la conceptualización).
71
2.3.1. Fundamentos legales y normativos que apoyan

la gestión documental electrónica en Colombia
Anteriormente existía una connotación general con respecto
a lo que era entendido como documento en tanto se asociaba con
algo que generalmente estaba escrito sobre un documento cartular
(papel). Con relación a esto Jairo Parra Quijano (2009) comentó lo
siguiente recuperado por Cindy Charlotte Reyes Sinisterra (2013):
Todos los humanos se habían acostumbrado, casi a confundir

documento con papel, pero desde hace algún tiempo se logró
que las personas se acostumbraran, por ejemplo, a entender
que un video, un disco, también eran documentos, esto por
decirlo de alguna forma amplio la mente de los humanos para
aceptar que puede hablarse de documento, cuando está con-
tenido en un soporte informático. Este es el material donde se
encuentra la declaración o representación, lo cual le permite
afirmar que “documento es toda cosa capaz de representar un
hecho cualquiera o una manifestación del pensamiento” (la
cosa es el soporte electrónico). (Reyes, 2013, pág. 94)
La trascendencia y el avance tecnológico han cambiado ra-

dicalmente las características físicas, funcionales y estructurales
del documento, puesto que redefinió por así decirlo la hegemonía
existente del soporte en papel, para dar paso a un documento cuya
interoperabilidad le asignó un carácter más cualitativo pudiendo
mostrar una interesante evolución y con ello redimensionando el
valor efímero de la información.
En esa misma medida los contenidos del nuevo soporte (grá-
ficos, textos, enlaces, ilustraciones, audio, video, entre otros),
muestran la diversidad, la riqueza y el cambio estructural de tal
forma que fue necesario replantear la conservación, reproducción,
presentación y los demás elementos que integran su creación,
producción y lectura.
De acuerdo con lo anterior es necesario advertir que, debido
a la gestión administrativa y el pleno desarrollo de ciertos progra-
mas orientados a la creación de documentos en red, los mismos
72
documentos evolucionan, por lo cual es necesario distinguir cuá-

les son los principales documentos que hoy por hoy integran este
ambiente.
Figura 15. Clases de documentos.

Fuente: elaboración propia del autor.
Ahora bien, el documento electrónico además de redefinir

aquello que se creía como documento que es un esbozo de la ne-
cesidad de su asimilación u homologación. Como ha puntualizado
el autor que son “documentos electrónicos”, los contenidos en
soportes electrónicos o los generados por máquinas; cuyo con-
tenido pueden ser magnitudes físicas que se representan en for-
ma codificada y susceptible de registro, almacenamiento, proceso,
transmisión y reproducción (Pulido, 2015, pág. 78).
La Ley 527 de 1999 expone el documento electrónico como
“la información generada, enviada, recibida, almacenada o co-
municada por medios electrónicos, ópticos o similares” (MinTic,
73
2010, pág. 4). Así mismo el Acuerdo 60 de 2001 define el Docu-

mento Electrónico de Archivo como:
El registro de información generada, recibida, almacenada
y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o en-
tidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos (MinTic, 2010, pág. 4).
Así las cosas, una vez más la Ley 527 de 1999 en el artículo
6 contempla: “Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la
información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho
con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es
accesible para su posterior consulta”.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito
establecido en cualquier norma constituye una obligación, como
si las normas prevén consecuencias en el caso de que la informa-
ción no conste por escrito.
Ahora bien y en concordancia con lo anterior, Cruz-Mundet
(2003) lo razona como aquella información registrada, producida
o recibida en el inició, el desarrollo o la finalización de una activi-
dad bien sea institucional o individual, la cual consta de contenido,
contexto y estructura suficientes para constituir como prueba de
la actividad (Cruz-Mundet, 2003, pág. 7). En ese orden de ideas el
documento electrónico contiene ciertas características que lo di-
ferencian de un documento en formato papel como, por ejemplo:
Figura 16. Características diferenciales del documento electrónico.

Fuente: Mundet (2003, pág. 5).
74
Por su parte la Guía de aplicación de la Norma Técnica de In-

teroperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
de España define el documento electrónico como “Información
de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un so-
porte electrónico según un formato determinado y susceptible de
identificación y tratamiento diferenciado” (Dirección General de
Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la
Administración Electrónica, 2012, pág. 40).
2.3.1.1. El Mensaje de datos

Retomando la Ley 527 de 1999 esta designa el Mensaje de
Datos como “La información generada, enviada, recibida, almace-
nada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares,
como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Da-
tos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el
telefax (Artículo 2º, Ley 527 de 1999).
La Corte Constitucional entiende el mensaje de datos como:
“La noción de ‘mensaje’comprende la información obtenida por
medios análogos en el ámbito de las técnicas de comunicación
modernas, bajo la configuración de los progresos técnicos que
tengan contenido jurídico”.
Cuando en la definición de mensaje de datos, se menciona
los “medios similares”, se busca establecer el hecho de que la nor-
ma no está exclusivamente destinada a conducir las prácticas mo-
dernas de comunicación, sino que pretenden ser útil para involu-
crar todos los adelantos tecnológicos que se generen en un futuro.
(…) Así mismo, cuando el contenido de un mensaje de datos sea

completo y esté alterado, pero exista algún anexo inserto, éste no
afectará su condición de “original”. Esas condiciones se consi-
derarían escritos complementarios o serían asimiladas al sobre
utilizado para enviar ese documento “original” (C-662/00, 2000).
Por su parte la Superintendencia Financiera de Colombia re-

laciona varios conceptos adherentes al mensaje de datos de la si-
guiente manera:
75
Archivo electrónico de información, mensaje de datos, equi-

valencia funcional, reserva bancaria. Cualquier persona na-
tural o jurídica se encuentra facultada para implementar los
sistemas de archivo de información que considere más con-
venientes, a condición de que acate el contenido de la Ley 527
de 1999, en particular las reglas sobre equivalencia funcional.
Dicho sistema deberá garantizar, de forma adecuada, la limi-
tación en el acceso de la información, de suerte que en todo
momento se conserve la reserva bancaria sobre el comporta-
miento de las inversiones personales. Concepto 2007062815-
001 del 22 de octubre de 2007 (Superintendencia Financiera
de Colombia, 2007).
Evidentemente el párrafo anterior reviste un enfoque integral

de términos relacionados en tanto se configuran precisamente en
un ambiente sistemático y tecnológico. Esta facultad proveniente
de la Superintendencia Financiera asiste en la medida que entien-
de que el mensaje de datos confluye e interactúa en un ambiente
cambiante; sin embargo, dentro de este es necesario destacar que
usualmente son signos y símbolos los que se encuentran consig-
nados, escritos o expuestos en un soporte electrónico.
Figura 17. Ámbitos relacionales del mensaje de datos.

Fuente: Superintendencia Financiera de Colombia (2007).
76
La misma (Ley 527 de 1999) ubica el mensaje de datos con

el equivalente a los documentos consignados en papel, en tanto
exclama que debe dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el
mensaje de datos admite los mismos criterios que un documento
cuyo soporte es el papel. Lo anterior lo sustenta de la siguiente
manera:
Dentro de las características esenciales del mensaje de datos

encontramos que es una prueba de la existencia y naturaleza
de la voluntad de las partes de comprometerse; es un docu-
mento legible que puede ser presentado ante las Entidades
públicas y los Tribunales; admite su almacenamiento e inalte-
rabilidad en el tiempo; facilita la revisión y posterior auditoría
para los fines contables, impositivos y reglamentarios; afirma
derechos y obligaciones jurídicas entre los intervinientes y
es accesible para su ulterior consulta, es decir, que la infor-
mación en forma de datos computarizados es susceptible de
leerse e interpretarse (Congreso de Colombia, 1998).
En esa misma línea entiende que el contenido de un mensaje

de datos al presentarse completo e inalterado se entenderá como
“original”, sin que lo afecte en dado caso anexos aleatorios. Así
mismo la Ley en su artículo 7ª expone que la conservación de su
información quedara satisfecha siempre y cuando cumpla con las
siguientes condiciones:
• Que la información que contengan sea accesible para su pos-
terior consulta.
• Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en
el formato en que se haya generado, enviado o recibido o
en algún formato que permita demostrar que reproduce con
exactitud la información generada, enviada o recibida, y
• Que se conserve, de haber alguna, toda información que per-
mita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y
la hora de envío o recibo del mensaje o documento (Pulido,
2015).
77
2.3.1.2. Definición de documento electrónico y de su va

lor probatorio
El valor probatorio en este caso refleja el grado de certeza
que tiene el documento electrónico, lo cual también comprende
que los documentos electrónicos son de pleno uso en procesos
administrativos, judiciales y privados los cuales reflejan y com-
prueban la ejecución y realización de hechos o la plena ausencia
de estos en determinados casos.
El Archivo General de la Nación confiere las siguientes dispo-
siciones generales archivísticas de cara al valor probatorio de los
documentos electrónicos:
• La Ley 594 de 2000 en el Artículo 19 señala que las entidades
del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la
administración y conservación de sus archivos, empleando
cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático y que los documentos reproducidos por los cita-
dos medios, gozarán de la validez y eficacia del documento
original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por
la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
• La Ley 527 de 1999, en los artículos 5º al 13, establece el
marco jurídico que deben cumplir los sistemas de informa-
ción, para que la información allí contenida, produzca efec-
tos jurídicos.
• La Circular Externa No. 5 de 2012 emitida por el AGN. “Reco-
mendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la ini-
ciativa cero papel”, establece entre otros aspectos, los linea-
mientos sobre la digitalización de documentos en el marco
de la iniciativa de cero papel, la digitalización con fines archi-
vísticos y la digitalización certificada (AGN, 2014).
El párrafo anterior despliega una mirada técnica referida al
cómo realizar un debido procedimiento de estructuración en el
ambiente tecnológico (documentos electrónicos, informáticos,
78
documentos digitalizados, entre otros), exponiendo y atendiendo

ciertos requisitos previstos sobre las normas jurídicas colombia-
nas, teniendo en cuenta que esta se hace de manera integral a
partir de las agrupaciones o los conjuntos de documentos.
Extendiendo un poco más lo mencionado anteriormente, es
necesario resaltar que el proceso de digitalización se hace desde
las agrupaciones o conjuntos de documentos cerrados, unidades
documentales simples o complejas; teniendo en cuenta que se ha-
yan cumplido a cabalidad las directrices emitidas por el AGN con
respecto a la gestión documental, de manera tal que los criterios
básicos como la clasificación, ordenación y descripción expuestos
en el Acuerdo 005 de 2013, se articulen con lo dispuesto en el
Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Do-
cumental (AGN, 2014).
Ahora si lo que se desea es digitalizar expedientes o series
documentales que aún se encuentran en trámite, lo más recomen-
dable es tener en cuenta los siguientes estándares:
• NTC 5985: Directrices de implementación para digitalización
de documentos.
• La GTC-ISO-TR 15801: Información almacenada electróni-
camente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad
(AGN, 2014).
Ahora bien, en cuanto a la característica probatoria el AGN
resalta que, “tiene como objetivo que: “la imagen del documento
copiado llevase consigo la autenticidad y fuerza probatoria del ori-
ginal, para así contar cuando se requiera, con una copia que repre-
sente los atributos del documento físico.” (Tomado de la página 5
del Protocolo de Digitalización con fines probatorios) (AGN, 2014).
Con lo cual extiende la siguiente recomendación:
Lo anterior implica que dicho documento no tiene carácter jurídi-

co y por ende obligatorio, sino que es una mirada técnica a cómo
realizar el procedimiento de digitalización, atendiendo los requi-
sitos previstos en las normas jurídicas colombianas (AGN, 2015).
79
Por su parte Pulido (2015) comenta sobre el carácter probato-

rio del documento electrónico lo siguiente:
Es una evolución de los documentos y no requiere asimilarlo

a ningún medio probatorio. Es simplemente un documento,
en consecuencia:
• Tiene un continente (cuerpo): un soporte material (cintas,
disquetes, memorias).
• Tiene un contenido, un “mensaje” “electrónico”, que puede
ser de texto, voz, datos, video, imágenes, etc.
• Está escrito en un código determinado.
• Tiene grafía y puede ser atribuido (autenticidad) a una per-
sona determinada (Pulido, 2015, pág. 85).
Entretanto Reyes (2013) recupera los siguientes aspectos; la

doctrina expone Cardozo Isaza (1985) define el documento como
“cualquier cosa que, siendo susceptible de ser percibida por la
visión, por el oído o los dos, sirve por sí misma en tanto ilustra o
comprueba, mediante la representación, la existencia de un hecho
cualquiera o exterioriza un acto humano; en ese orden de ideas
Rodríguez (1983) deduce que el documento es:
• Un acto extraprocesal y pre-procesal, puesto que se realiza
con anterioridad al proceso para ser representado en este,
ahora bien, esta opinión no la comparte del todo Parra Qui-
jano, puesto que entiende que un documento no es un acto
sino una cosa, que sirve para representar.
• Contenido en una cosa, ya que el documento no está conte-
nido en una cosa en sí, sino que la cosa es el mismo docu-
mento y cuyo objeto es el representar.
• Que representa, exterioriza, aporta datos o circunstancias,
declaraciones de voluntad o de presunción de verdad.
• Con notabilidad jurídica probatoria.
• Con respecto al tema aprobar, puesto que este requisito tiene
que ver con la eficacia del documento, con lo cual no debe
estar contenido en una especie de definición única.
80
Hernando Devis Echandía (1994) alude el documento como

“toda cosa que sirve de prueba histórica indirecta y representativa de
un hecho cualquiera; por su parte Francesco Carnelutti (1955) rotula
“El documento no es sólo una cosa, sino una cosa representativa, o
sea capaz de representar un hecho”; conforme a lo anterior Jaime
Guasp (1968) recuperado por Reyes (2013) comenta lo siguiente:
La Prueba real es aquella en que un objeto físico sirve como
instrumento para convencer al juez de la existencia o inexistencia
de ciertos datos procesales. Más dentro de la prueba real hay que
establecer una distinción importante según que el objeto físico
que funciona como medio de prueba sea susceptible, por su natu-
raleza de ser llevado a la presencia del órgano jurisdiccional. Sólo
en el primero de estos dos casos es cuando realmente cabe hablar,
dentro de un proceso, de prueba documental». «Documento es,
por tanto, aquel medio de prueba que consiste en un objeto que
puede, por su índole, ser llevado físicamente a la presencia del
juez” (Guasp, 1968). (Reyes, 2013, págs. 93-94).
La Ley 527 de 1999 sostiene sobre el alcance probatorio lo
siguiente:
• Alcance Probatorio. El proyecto de ley establece que los men-
sajes de datos se deben considerar como medios de prue-
ba, equiparando los mensajes de datos a los otros medios de
prueba originalmente escritos en papel. Veamos:
• Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos.
Los mensajes de datos serán admisibles como medios de
prueba y tendrán la misma fuerza probatoria otorgada a los
documentos en el capítulo VIII de título XIII del Código de
Procedimiento Civil.
• En toda actuación administrativa o judicial, vinculada con el
ámbito de aplicación de la presente ley, no se negará efica-
cia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de
información en forma de un mensaje de datos, por el solo
hecho de que se trate de un mensaje de datos o en razón de
no haber sido presentado en su forma original” (artículo 10).
81
• Al hacer referencia a la definición de documentos del Código

de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la cali-
dad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático
con el sistema manual o documentario, encontrándose en
igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, te-
niendo en cuenta para su valoración algunos criterios como:
confiabilidad, integridad de la información e identificación
del autor;
• Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos.
Al valorar la fuerza probatoria de un mensaje de datos se ha-
brá de tener presente la confiabilidad de la forma en la que
se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad de la forma en que se haya conservado la in-
tegridad de la información, la forma en la que se identifique
a su iniciador y cualquier otro factor pertinente (artículo 11)
(Congreso de Colombia, 1998).
Normograma del documento electrónico el Colombia:
Comúnmente las normas jurídicas se presentan estructural-
mente de manera interconectada unas con otras, con lo cual se
conforma un conjunto o un cuerpo congruentemente articulado,
en dado caso Juan Ramón Capella (2015) se refiere a estos como
cuerpos jurídicos u ordenamientos jurídicos.
Estos cuerpos jurídicos según explica Capella (2015) están
organizados en tres grandes criterios incorporados en las normas
jurídicas, los cuales son:
• Jerarquía: sostiene la norma-origen puesto que recoge la gra-
dación y se sitúa en el punto más alto del escalonamiento de
las subordinaciones en virtud de la cadena de delegaciones,
ejemplo de lo anterior es la Constitución Política.
• Especialidad: se enfoca en comprender la naturaleza del cri-
terio ordenador, es más precisa, concreta y prevalece sobre
esta en ausencia de otros principios.
• Cronología: las normas más actuales prevalecen sobre sus
anteriores (Capella, 2015)
82
Complementando lo anterior articula Capella (2015) lo si-

guiente:
Además de los criterios organizativos generales las normas se

agrupan también en razón de las relaciones (de conexión, de
conjugación, etc.) que se establecen entre ellas, por una parte,
y también, desde un punto de vista material, en razón de las
materias que regulan (Capella, 2015).
En ese orden de ideas a continuación se establece la estruc-

tura normativa propuesta por Hans Kelsen y desglosada por el
Departamento Nacional de Planeación (2011) para el caso colom-
biano:
• Constitución política.
• Tratados.
• Leyes estatutarias.
• Leyes orgánicas.
• Leyes ordinarias decretos con fuerza de ley.
• Decretos.
• Resoluciones.
• Ordenanzas departamentales.
• Decretos con fuerza de ordenanza.
• Decretos.
• Resoluciones.
• Acuerdos municipales.
• Decretos con fuerza de acuerdo.
• Decretos.
• Resoluciones (Departamento Nacional de Planeación, 2011: 47)
Ahora bien, acorde con los avances que se han dado actual-
mente en la normatividad colombiana relacionada con los pro-
cesos electrónicos se ha desarrollado a la par de las necesidades
de la nación, a continuación, se exhibe una estructura normativa
perfeccionada y articulada al documento electrónico.
83
Normatividad colombiana
Decreto 1777 de 1990. Decreto 1584 de 1994. Ley 397 de 1997.

Ley 6 de 1992. Establece Acuerdo No. 006 de
Ley 80 de 1989. Crea el Establece los requisitos Acuerdo 007 de 1994. Documentación e Patrimonio bibliográfico,
el Valor probatorio de la 1996. Se establece el
Archivo General de la de la Junta Directiva del Reglamento General de Información hemerográfico,
impresión de imágenes Comité Evaluador de
Nación Archivo General de la Archivos. estrictamente documental y de
ópticas no modificables. Documentos del AGN.
Nación. indispensable. imágenes en movimiento.
Ley 527 de 1999. Define y Decreto 1747 de 2000. Decreto 2170 de 2002. Se Ley 962 de 2005.
Acuerdo 060 de 2001. Pautas
reglamenta el acceso y Reglamenta parcialmente la reglamenta la Ley 80 de Racionalización de
para la administración de las
Ley 527 de 1999, en lo 1993, se modifica el decreto
uso de los mensajes de Ley 594 de 2000. Ley comunicaciones oficiales en trámites y Ley 975 de 2005. Ley de
relacionado con las 4124 de 2004. Sistema
datos, del comercio General de Archivos. entidades de certificación,
las entidades publicas y
Nacional de Archivos, se procedimientos Justicia y Paz.
electrónico y de las firmas privadas que cumplen administrativos del
los certificados y las firmas establece la Red Nacional de
digitales. funciones públicas. Estado.
digitales. Archivos.
Ley 1341 de 2009. Se Resolución 2258 de 2009.

Ley 1105 de 2006. Decreto 1151 de 2008. Decreto 763 de 2009.
definen principios y Autenticación, 2010 Manual 3.0 para la
Modifica el Decreto Ley Establece los Ley 1273 de 2009. …De la Reglamenta lo
conceptos sobre la autorización, implementación de la
254 de 2000, régimen lineamientos Generales protección de la correspondiente al
sociedad de la Ciberespacio y Estrategia de Gobierno
para la liquidación de de la Estrategia de información y los datos. Patrimonio Cultural de la
información y de la confidencialidad de los en Línea en Colombia.
entidades publicas. Gobierno en Línea. Nación.
organización de las TIC. datos.
Decreto 235 de 2010. Ley 1474 de 2011. Normas Circular Externa No. 003
Resolución 128 del 28 de orientadas a fortalecer los
Regula el intercambio de Ley 1437 de 2011. Código Se dictan otras de 2011. Obligación de
mayo de 2010. Por la cual Ley 1450 de 2011. Plan mecanismos de prevención,
información entre de Procedimiento disposiciones en Transferir a los Archivos
se actualiza la Nacional de Desarrollo investigación y sanción de
entidades para el Administrativo y de lo actos de corrupción y aplicación de la Ley 527 Generales, los
metodología de 2010 – 2014.
cumplimiento de Contencioso. efectividad de la gestión de 1999. Documentos de Valor
evaluación de TRD y TVD.
funciones públicas. publica. Secundario.
Circular Externa No. 005 Resolución 106 de 2015.

Decreto 019 de 2012.
de 2012. Procesos de Decreto 1080 de 2015. Reglamenta el titulo VIII
Decreto 3485 de 2011. Establece el marco
digitalización y Decreto Único de la Ley 594 de 2000.
Sistema Electrónico para normativo para suprimir o
Comunicaciones oficiales Reglamentario del Sector Inspección, Vigilancia y
la Contratación Pública. reformar procedimientos
Electrónicas en la Cultura. Control de los Archivos
y trámites innecesarios.
iniciativa Cero Papel. Públicos.
Figura 18. Estructura normativa colombiana relacionada con el documento electrónico. Fuente: elaboración propia del autor.
Normatividad Internacional:
Figura 19. Sistema normativo internacional.

Fuente: Ruesta (2011).
Normatividad complementaria:
Figura 20. Documentos de desarrollo y planeación colombiana.

84
Normatividad relativa a procesos electrónicos

gubernamentales:
Tabla 2. Marco normativo para la implementación de procesos

electrónicos
Tema Normas Artículo
Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan
230
Nacional de Desarrollo 2010- 2014”
Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen princi-
pios y conceptos sobre la sociedad de la infor-
mación y la organización de las Tecnologías de 2,4,
la Información y las Comunicaciones –TIC–, se 17,35
crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan
otras disposiciones”.
Gobierno
Decreto 1151 de 2008. “Por el cual se establecen
en línea
los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en Línea de la República de Colombia, 2,6
se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005,
y se dictan otras disposiciones”
MANUAL 3.0 para la implementación de la Es-
trategia de Gobierno en línea en las entidades
Todo
del orden nacional de la República de Colombia.
2011.
Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y se dictan otras dis- Todo
posiciones”.
Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define
y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
Documento datos, del comercio electrónico y de las firmas Todo
electrónico digitales, y se establecen las entidades de certifi-
cación y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 1747 de 2000. “Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relaciona-
Todo
do con las entidades de certificación, los certifi-
cados y las firmas digitales”
85

Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen nor-
mas para el ejercicio del control interno en las
Todo
entidades y organismos del Estado y se dictan
Control
otras disposiciones”.
interno
Decreto 1599 de 2005. “Por el cual se adopta el
Modelo Estándar de Control Interno para el Es- Todo
tado Colombiano”.
Ley 872 de 2003: “por la cual se crea el sistema
de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del
Todo
Poder Público y en otras entidades prestadoras
de servicios”.
Gestión de Decreto 4110 de 2004: “por el cual se reglamenta
calidad la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica Todo
de Calidad en la Gestión Pública”.
Decreto 4485 de 2009: “por medio de la cual se
adopta la actualización de la Norma Técnica de Todo
Calidad en la Gestión Pública”.
Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan
3, 232
Nacional de Desarrollo 2010-2014”
Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Códi-
go de Procedimiento Administrativo y de lo Con- 5, 35,37
tencioso Administrativo”.
Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposi-
Administ. ciones sobre racionalización de trámites y pro-
electrónica cedimientos administrativos de los organismos
1,6
y entidades del Estado y de los particulares que
ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos”.
Decreto 3485 de 2011. “Por el cual se reglamenta
el Sistema Electrónico para la Contratación Pú- Todo
blica y se dictan otras disposiciones”.
86

Decreto 235 de 2010. “Por el cual se regula el
intercambio de información entre entidades para 2
el cumplimiento de funciones públicas”.
Administ. Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas
electrónica orientadas a fortalecer los mecanismos de pre-
vención, investigación y sanción de actos de co- 76,77
rrupción y la efectividad del control de la gestión
pública”.
Fuente: MinTIC (2012, pág. 38).
El AGN realizó una compilación normativa denominada

“Compilación Normativa 2014”, la cual sirve como fundamen-
to para la estructuración, enunciación y adopción de procesos,
procedimientos y actividades con referencia a la optimización de
la gestión, el manejo, el uso, la disponibilidad, la seguridad, la
autenticidad, la confiabilidad, la inalterabilidad y la preservación
de la información cuyo origen se presenta en medios electrónicos
(AGN, 2017).
2.3.1.3. Aportes a la interpretación de los documentos

electrónicos
La interpretación del documento electrónico se ha desarro-
llado conforme las necesidades lo han requerido, en este sentido,
los documentos son una representación del pensamiento, es por
esto que se les puede considerar como un objeto producido de
manera directa o indirecta, efectuados por la actividad del hom-
bre, siendo estos una representación de una cosa, un hecho, ade-
más de ser el registro de la manifestación del pensamiento o de la
voluntad de quien los produce (Pulido, 2015, pág. 78).
En dado caso Pulido (2015) refiere que el concepto de docu-
mento electrónico es un lexema del concepto de documento, y que
el primero al estar apoyado en los criterios de Francesco Carnelut-
87
ti, los mismos le brindan lo necesario para entenderlo como una

representación variada de lo que es sin importar su contenedor o
soporte entendiendo entonces que es necesario para su lectura
un tipo de maquina en específico, la cual a su vez le permite al
ser humano configurar una propia representación mental (Pulido,
2015, pág. 82).
Por otro lado, para Quijano (2006) la representación existe,
sin importar que la pueda captar el hombre o no; el autor se en-
foca más en el objeto y su representación la cual puede surgir
como un producto teniendo su origen en la elaboración directa o
indirecta del hombre, un ejemplo de esto son los reportes, cálcu-
los, estadísticas o resultados (entendidos como documentos) que
generan las máquinas, que si bien es cierto en algunas ocasiones
no son creadas por el hombre de manera directa, la máquina en si
es producto de una labor suya (Pulido, 2015, pág. 83).
Por su parte Reyes (2013) expone en la tabla 3 las analogías
que corresponden a los documentos en soporte papel y los docu-
mentos electrónicos:
El mismo documento hoy por hoy puede desenvolverse en
una diversidad de sistemas, conforme a ello el AGN (2017) instala
el documento electrónico desde la gestión en donde se deben con-
figurar ciertos requisitos mínimos, es decir que la gestión de docu-
mentos electrónicos, requiere el uso de un sistema especializado;
el mismo debe estar acompañado por políticas y procedimientos
definidos de manera clara; dicho Sistema de Gestión de Documen-
tos Electrónicos de Archivo (SGDEA) debe permitir como mínimo:
• Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones
documentales (expedientes, series, subseries), manteniendo
el vínculo archivístico de los documentos.
• Armonizar la gestión documental en ambiente físico y elec-
trónico.
• Atender a los principios archivísticos: procedencia, orden ori-
ginal, integridad de los fondos y descripción archivística.
88
Tabla 3. Equivalencias del documento electrónico

Documentos
Documentos en papel
electrónicos
Se utiliza una empresa Se utiliza la técnica
de correo o mensajería de criptografía deno-
y/o envíos confiables (tal minada firma digital,
Integridad:
como correo certificado que además de per-
¿Cómo se asegura
o sistemas similares). mitir la verificación de
la integridad de
Igualmente se puede uti- la integridad permite
un documento?
lizar un sobre de correo verificar simultánea-
con alguna clase de sello mente la autenticidad
de seguridad. del documento.
Se utilizan los servicios Se utiliza la técnica

Notariales como testigo de criptografía deno-
Autenticidad:
de un acto voluntario del minada firma digital
¿Cómo se asegura
documento. (Hay que te- que permite verifica-
la autenticidad de
ner en cuenta las modifi- ción de la autentici-
un documento?
caciones de la Ley 1395 dad del documento.
de 2010).
Se puede utilizar de ma- Se utiliza la técnica

nera adecuada el sellado de criptografía de-
y con algún tipo de pro- nominada cifrado
Confidencialidad:
tección que le permite al (encriptado). De esta
¿Cómo se
receptor analizar el so- forma se asegura que
asegura la
bre y determinar si este solo las personas que
confidencialidad
fue o no abierto duran- cuentan con acceso
de un documento?
te él envió. De la misma pueden leer el conte-
forma se utiliza un me- nido del documento.
dio de envió confiable.
Fuente: Reyes (2013, pág. 96).
89
• Contemplar la administración de los instrumentos archivís-

ticos.
• Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las
TRD.
• Asegurar la conservación de los documentos electrónicos de
archivo a largo plazo.
• Utilización de estándares de interoperabilidad para el inter-
cambio de información entre diferentes sistemas de informa-
ción internos y externos (AGN, 2017).
Así mismo el SGDEA debe tener en cuenta los siguientes ele-
mentos:
Figura 21. Elementos complementarios del SGDEA.

Fuente: AGN (2017).
De esta manera la integralidad del documento electrónico se

configura y articula de diversas maneras con los sistemas y con los
principios archivísticos. Acorde a ello sugiere el AGN con respecto
al SGDEA que:
La producción y procesamiento de documentos electrónicos

a través de diferentes sistemas de información, requiere de
la generación de políticas de gestión documental y la adop-
ción de estándares técnicos internacionales, así como de un
modelo conceptual y operativo de lineamientos para la admi-
90
nistración organizacional tendientes a la aplicación de TIC en

procesos de gestión documental, orientados a garantizar la
autenticidad, integridad, disponibilidad, y preservación a lar-
go plazo de los documentos de archivo (AGN, 2017).
Figura 22. Ciclo de vida del documento electrónico.

Fuente: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e
Impulso de la Administración Electrónica, 2012, pág. 15).
2.3.1.4. Principio de los equivalentes funcionales

En la exposición de motivos de la Ley 527 de 1999 se sigue
el criterio de los “equivalentes funcionales”, los cuales se estable-
cen desde el análisis de los propósitos y funciones de la exigencia
que tradicionalmente se encontraban en documento papel, estos
determinan el cómo podrían cumplirse dichos propósitos y fun-
ciones sobre las técnicas electrónicas; para ello se adoptó por el
criterio flexible de “equivalente funcional”, el cual tiene en cuenta
los requisitos mostrados en la figura 23, los cuales son aplicables
a la documentación que se encuentra consignada en soporte pa-
pel; así las cosas los documentos electrónicos presentan la capa-
cidad de brindar los mismos niveles de seguridad que existen en
el papel y que en algunos casos, se presentan con mayor grado de
91
Figura 23. Requisitos de los documentos electrónicos.

Fuente: El Congreso de Colombia (1998).
confiabilidad y rapidez, generalmente cuando se trata de la iden-

tificación del origen y el contenido de los datos consignados en
este, siempre y cuando se cumplan con los requisitos técnicos y
jurídicos exigidos en la ley (El Congreso de Colombia, 1998).
Por otro lado, se encuentran los principios para el desarrollo
de un PGD:
• Principios administrativos: se refieren a las consideraciones
administrativas de la gestión de documentos en aspectos
como la transparencia de la administración, la simplificación
y la eficiencia de la administración.
• Principios económicos: hacen relación a las consideraciones
de tipo económico de la gestión de documentos como, por
ejemplo, la reducción de costos derivados del papeleo, la ra-
cionalización de los recursos destinados para la gestión del
documento, etc.
• Principios archivísticos: considerados la base del programa;
se refieren a los principios consignados en la Ley 594 de 2000
y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: el
92
concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el res-

peto de la procedencia y el orden natural (Zapata, 2005: 110).
Estos surgen de manera articulada con la norma NTC/ISO
15489 la cual implementada de manera correcta en Colombia le
conceden al documento electrónico las siguientes característi-
cas:
Tabla 4. Características de la norma NTC/ISO 15489

para el documento electrónico
NTC/ISO 15489
Que pueda demostrarse que el documento es lo que
afirma ser, que ha sido creado o enviado por la per-
sona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha
sido creado o enviado en el momento que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las
entidades deben implantar y documentar políticas y
Autenticidad procedimientos para el control de la creación, recep-
ción, transmisión, mantenimiento y disposición de los
documentos, de manera que se asegure que los crea-
dores de los mismos estén autorizados e identificados
y que los documentos estén protegidos frente a cual-
quier adición, supresión, modificación, utilización u
ocultación no autorizadas.
Hace referencia al carácter completo e inalterado del

documento electrónico. Es necesario que un docu-
mento esté protegido contra modificaciones no auto-
rizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión
Integridad de documentos deben decir qué posibles anotaciones
o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después
de su creación y en qué circunstancias se pueden reali-
zar. No obstante, cualquier modificación que se realiza
debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
93
NTC/ISO 15489
Su contenido representa exactamente lo que se quiso
decir en él. Es una representación completa y precisa
de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para
demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser
Fiabilidad creados en el momento o poco después en que tiene
lugar la operación o actividad que reflejan, por indivi-
duos que dispongan de un conocimiento directo de los
hechos o automáticamente por los instrumentos que
se usen habitualmente para realizar las operaciones.
Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y

leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo
produjo. El contexto de los documentos debe ser su-
ficientemente claro y contener la información nece-
saria para la comprensión de las operaciones que los
Disponibilidad
crearon y usaron. Debe ser posible identificar un do-
cumento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener los
vínculos existentes entre los documentos que reflejan
una secuencia de actividades.
En consonancia a lo anteriormente expuesto, Oscar Ibáñez

Parra y Erick Rincón Cárdenas (2006) enuncian los principios mos-
trados en la tabla 5, concernientes al documento electrónico y la
relación de estos con el Derecho:
94
Tabla 5. Principios de los equivalentes funcionales

La Ley de Modelo de UNCITRAL1, emplea el criterio de
los “equivalentes funcionales” el cual estudia las fina-
Principio
lidades, los propósitos y las funciones con las cuales
de los
se analiza tradicionalmente el contenido y el soporte
equivalentes
de los documentos que constan sobre el papel, para
funcionales
así llegar a fijar los requisitos necesarios para las nue-
vas tecnologías y los sistemas electrónicos.
Se presume que el mensaje de datos recibido corres-
ponde al enviado, si es modificado cualquier parte del
Principio de mismo, mediante sistemas técnicos es posible com-
integridad probar dicho cambio, en tal caso, la integridad es uno
de los requisitos esenciales del DET sustentado en el
artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
Este principio guarda estrecha relación con el ante-
rior, ya que hace referencia a que, si bien el contenido
Principio de la del mensaje de datos se puede llegar a alterar, la firma
inalterabilidad para el caso (firma electrónica o la digital), puede de-
mostrar que tal evento ha ocurrido, haciendo carente
de valor real el mensaje.
Se presume que la firma digital pertenece exclusiva-
mente a la persona que consta como titular emitido
Principio de
desde una entidad, en dado caso la firma digital sólo
autenticidad
puede estar siendo empleada por quien se registra
como propietario.
Cuando se firma un documento, significa que se está
acorde con el contenido del mismo, en dado caso el
autor del mensaje que consta en el certificado, debi-
Principio del
damente expedido, está manifestando que su voluntad
no repudio
es la consignada en dicho DET, en dado caso no puede
negarse a los efectos del mismo, pues previamente ha
determinado que dicho documento es veraz.
Fuente: Parra & Cárdenas (2006, pág. 26-27).
1 Ley Modelo de la CNUDMI sobre Arbitraje Comercial Internacional (Nacio-

nes Unidas, 2008, pág. VII).
95
Figura 24. Componentes del documento electrónico. Fuente: RTA (2016).
2.3.1.5. Vacíos normativos

Si bien es cierto hoy en día existen diversos avances legales
(entendidos como leyes, resoluciones, acuerdos, entre otros) en
lo que respecta al documento electrónico, también es necesario
resaltar los diferentes vacíos que el mismo presenta.
Una iniciativa del gobierno nacional fue la conformación del
Grupo Cero Papel integrado por:
Figura 25. Grupo Cero papeles.

96
El grupo configura las diferentes disposiciones de manera tal

que se relacionen con el Manual para la implementación de la Es-
trategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional
de la República de Colombia. Este manual se presenta como una
herramienta eficaz en relación a la adecuación y articulación de
los objetivos misionales con respecto a la mejora interoperativa de
los procesos y las actividades del estado.
En el manual se esperaba que la planeación y los plazos a
2016 estuviesen plenamente desarrollados de la siguiente manera:
• Para entidades del orden nacional a 2015 estuviese al 100%
• Para gobernaciones de categoría especial y primera a 2016
estuviese al 100%
• Para gobernaciones de categoría segunda, tercera y cuarta a
2016 estuviese al 100%
• Y para alcaldías de categoría cuarta, quinta y sexta, la ad-
ministración pública y demás sujetos obligados en el mismo
orden a 2017 estuviese al 100% (MinTIC, 2011).
Lo anterior ha retrasado el pleno desarrollo del nuevo mode-
lo de Gobierno en línea y su alineación con las diversas entidades
estatales con respecto a temas esenciales de la gestión pública en
Colombia, como lo son:
• La Política Anti trámites,
• La Política Nacional del Servicio al Ciudadano,
• La Política de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía,
• La Política Nacional Anticorrupción,
• La Política Nacional de Archivo y Gestión Documental, entre
otras (MinTIC, 2011).
Retomando lo concerniente al documento electrónico, el
grupo anteriormente mencionado entiende que este al poseer ca-
racterísticas especiales y para atender las preguntas que conver-
gen a su alrededor y para esclarecer un poco las mismas creo el
“Protocolo de digitalización de documentos con fines probatorios”
el cual es una guía expuesta por el AGN preparada desde el Comi-
97
té de reprografía en 2011, esta guía tiene como objetivo que “la

imagen del documento copiado llevase consigo la autenticidad y
fuerza probatoria del original, para así contar cuando se requiera,
con una copia que represente los atributos del documento físico”
(AGN, 2014) mencionada anteriormente.
Es precisamente aquí, en donde surge la falta de precisión
pues al ser una guía su importancia no alcanza los niveles de una
ley o una alternativa equivalente; esto no significa que pierde fuer-
za o valor, pero si reduce sustancialmente su alcance. Al respecto
Hart, Dworking y Rodríguez (2005) aluden lo siguiente:
La interpretación literaria busca mostrar como la obra (…)

puede verse en su mejor luz (…) debe cuidar de rasgos for-
males de unidad, identidad y coherencia, así como considerar
sustancias de valor artístico. Una interpretación variable de la
práctica del derecho debe también, de manera análoga, pa-
sar un examen de doble filo: debe ajustarse a dicha práctica y
debe mostrar un valor, un punto. Pero el valor o punto en este
caso no puede ser artístico porque el derecho no es una la-
bor artística. La ley es una empresa política cuyo asunto más
general, de existir alguno, descansa en la coordinación de los
esfuerzos del individuo y los de la comunidad, o en resolver
disputas tanto sociales como individuales… (Dworking & Ro-
dríguez, 2005: 168).
Los autores ya mencionados exponen que la interpretación

de cualquier cuerpo o división del derecho, debe mostrar su valor
desde la estructura jurídica en términos políticos, con lo cual de-
muestran o exponen el mejor de los principios que dicha estruc-
tura debe tener para prestar un servicio (Dworking & Rodríguez,
2005, pág. 169).
Por su parte Reyes (2013) recupera de Jordi Nieva Fenoll
(2010) las siguientes falencias:
La valoración de la prueba electrónica, en la actualidad es un

tema de gran importancia, aunque existe desarrollo normati-
98
vo como la Ley 527 de 1999 en Colombia que han propuesto

y desarrollado el equivalente funcional de este tipo de prue-
bas con el documento tradicional, la utilización de las mismas
es mínima en los diferentes estrados, Juzgados, Tribunales y
Cortes colombianas, ya sea por la desconfianza implícita que
reconocen la mayoría de jueces, la falta de preparación de los
litigantes en este ámbito, o la ignorancia de los avances pro-
batorios respaldados legalmente que se han vivido respecto
del tema, por parte de la población (Reyes, 2013, pág. 92).
La firma electrónica es costosa para todos:

Pues si el manejo del documento electrónico se hace bajo
esta tarifa legal indirecta, no se tratará solamente de los honora-
rios del abogado, sino de los entes de certificación, el costo que
genera el tener una firma electrónica avanzada y además que la
mayoría de los intercambios de información que se dan por me-
dios electrónicos, los realizan usuarios que no siempre poseen
una firma electrónica avanzada, y esto no puede servir de excusa
al Estado para no proteger los derechos de las personas y que lo
que se concibe como tutela judicial efectiva se derrumbe porque se
trate de un nuevo continente: el electrónico (Reyes, 2013, pág. 99).
Sobre su modificación:
La valoración de los documentos en soporte electrónico
(multimedia) sin firma electrónica, según el profesor Nieva Fenoll
(2010) tiene más posibilidades de ser modificados sin dejar rastro
que los documentos tradicionales (Reyes, 2013, pág. 99).
Poca credibilidad:
Sin embargo, ello no tiene que llevar a concluir que debe
desconfiarse irracionalmente de los documentos electrónicos. Lo
indica el profesor Jordi Nieva Fenoll porque es lo que sucede nor-
malmente. Existe, como tantas otras veces, el prejuicio de la infi-
nita modificabilidad del documento multimedia, lo que hace que
cuando se aporta al proceso sea ya un documento bajo sospecha
(Nieva Fenoll, 2010). (Reyes, 2013, pág. 100).
99
La seguridad:
No es completamente cierto que los documentos electróni-
cos puedan modificarse sin dejar rastro. De hecho, modificarlos
sin que nadie lo note no resulta nada fácil, y hasta hay software
que impiden la modificación, aunque es cierto que sus segurida-
des pueden ser burladas, pero no fácilmente. Suponiendo que se
trate de uno de esos documentos modificables, siempre que se
cambia algo en el documento, se modifica también la fecha del
mismo (Nieva Fenoll, 2010; Reyes, 2013, pág. 100).
Sobre la valoración del derecho y el aspecto jurídico:
¿Puede concluir el juez en todos los casos que un documen-
to electrónico sin firma electrónica avanzada debe ser valorado
como un indicio? En respuesta a esto, se podría decir, que más
que pensar en que el documento suscrito sin firma electrónica
avanzada debe valorarse como indicio, debería pensarse mejor,
en figuras que no son de papel, ni de adorno en los códigos y los
ordenamientos jurídicos, tales como en Colombia, en donde se
habla de la valoración conjunta y razonada de la prueba, pues si
esto, aplica para el documento escrito, no hay una justificación
que pueda darle un menor valor al documento electrónico (Reyes,
2013, pág. 100).
Además de lo anteriormente expuesto y tomando el aporte
ofrecido por Oscar Parra y Erick Cárdenas (2006) las dificultades
jurídicas que surgen con respecto al documento electrónico, se
pueden presentar desde las siguientes perspectivas:
• El contenido se encuentra consignado en soporte electróni-
co.
• Su contenido debe ser descodificado por medio de un proce-
dimiento lógico a lenguaje natural.
• Obsolescencia de las tecnologías.
• No existe un soporte estandarizado universal.
• La transformación de la información electrónica.
• Eliminación sin control.
100
• Ubicuidad de la información.
• Conflictos en la identificación del tipo y la forma documental
(Parra & Cárdenas, 2006, pág. 13)
2.3.1.6. Valoración del documento electrónico

La valoración, archivísticamente hablando, es la acción de
valorar una cosa, se establece como la fase del proceso de eva-
luación-eliminación la cual está destinada a descubrir y apreciar
los valores que se encuentran en los documentos y su gradación;
dicha labor se debe realizar a la base de un conocimiento de tipo
general, el cual debe abarcar toda la documentación de una enti-
dad y por lo tanto no puede realizarse sobre una base parcial; su
importancia radica en la eliminación de manera eventual de los
documentos acorde a su valor archivístico, nominada en ocasio-
nes como evaluación, revisión, selección o conservación selectiva;
en dado caso su implicación determina el tiempo de conservación
de los documentos de archivo (Jordán, 2003, pág. 235).
Por su parte la NTC-15489 concreta la evaluación - valora-
ción documental como una “labor intelectual por la cual se deter-
minan los valores primarios y secundarios de los documentos con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo
vital” (NTC, 2010, pág. 5), lo anterior compagina con lo dispuesto
por el Reglamento General de Archivos de Colombia el cual define
la evaluación-valoración como “el proceso por el cual se determi-
nan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archi-
vo” (RGA, 2003, pág. 45).
Este proceso al realizarse de manera sistemática sobre el
conjunto de las series documentales, exhibe las ventajas mostra-
das en la figura 26.
Ahora bien, en la doctrina se puede obtener la siguiente
perspectiva ofrecida por Quijano (2006), citado por Pulido (2015),
menciona que un documento, no necesita elementos de paterni-
dad, pues esto adquiere importancia, tan sólo, en el momento de
101
Figura 26. Ventajas de la valoración documental.

Fuente: CAA (2011, pág. 219).
la valoración de la prueba. En dado caso la valoración expone Re-

yes (2013) tomado de Morello (2001) es apreciar el material que
actúa como prueba, ello implica una actividad intelectual en la
cual el juez, da alcance personal a la prueba, atendiendo a la efica-
cia natural y legal que cada una de estas tiene dentro del proceso;
en dado caso el juez valora la prueba principalmente desde dos
momentos procesales a saber: el tiempo de su ingreso al proceso,
para proporcionar su admisión, y al final de la instancia con el
objeto de fallar. Así, las cosas establecen, Liebman (1980), citado
por Sinisterra (2013), el juez debe valorarla libremente, acorde a
su prudente apreciación, según el debido uso de su razón y de la
experiencia.
Ampliando un poco más el panorama de la valoración y más
exactamente desde el derecho, se encuentra la denominada valo-
ración de la prueba que expuesta por Nieva Fenoll (2010) y recu-
102
perado por Reyes (2013) la cual desglosa de la siguiente manera

anotada hacia lo que él denomina como mensaje multimedia:
Con respecto a la valoración de los documentos multimedia
firmados electrónicamente, existe una polémica sobre si un docu-
mento privado suscrito con la firma electrónica avanzada recono-
cida, es decir, con la firma que supuestamente posee más garan-
tías técnicas, tiene valor de prueba tasada en el proceso, o puede
tenerlo. La pregunta concurrente es si el legislador, ha dispuesto
una norma de prueba legal en estos casos (Nieva Fenoll, 2010).
La respuesta, pese a las dudas que ha generado este extremo,
es claramente negativa (Sinisterra, 2013, págs. 97-98).
Ahora bien, la valoración de la prueba en Colombia comenta
Reyes (2013) contempla lo siguiente:
Siempre que se trate de probar un hecho ocurrido en un me-
dio electrónico, el medio de prueba que debe servir como ruta de
acceso, debería ser el dictamen pericial, o de lo contrario, de nada
serviría aportar una prueba de este tipo a un proceso, en donde
el juez está imposibilitado para entender algo para lo que no está
preparado, por no ser ingeniero o perito informático, según sea el
caso, o por lo menos el caso se tornaría de una complejidad bas-
tante alta que debería probarse con base en la probabilidad que le
ofrezcan otros medios de prueba (Sinisterra, 2013, pág. 103).
De acuerdo con lo anterior, la Prueba Documental recobra
fuerza debido a que su valor coincide en tanto se pretenda probar
de manera electrónica un hecho o un suceso, con lo cual se podrá
acudir al uso de la sana crítica, junto con las reglas de la experien-
cia y también a la valoración conjunta y razonada de las pruebas,
esto con el fin de ayudar al juez y que este a su vez puede recons-
truir el rompecabezas que se le presenta para emitir la respecti-
va sentencia y finalizar el proceso; sin embargo para ello no será
necesario un dictamen pericial, con lo cual el medio de prueba y
la ruta de acceso al proceso se pueden presentar como la prueba
documental (Reyes, 2013, pág. 103).
103
Esto significa que existe una relación estrecha con la archi-

vística, en la medida en que no solo se tiene en cuenta el docu-
mento electrónico, sino que se puede vislumbrar de manera clara
que el acto ocurrió en un medio electrónico, y por lo tanto se pue-
de establecer o concretar en un hecho electrónico, el cual puede
constituirse como prueba pericial y documental, acto seguido es-
tablece dentro de sí la interconexión de otras ciencias y técnicas,
las cuales podrán entender el contenido de manera más concreta
en el mismo proceso (Reyes, 2013, pág. 104).
Con lo anterior se puede valorar “todo en conjunto” tanto él
envió, como la información, para ello la Ley 527 de 1999, contem-
pla y considera al mensaje de datos como información electró-
nica, lo que implica, que este a su vez encierra dentro de si otros
datos (como él envió o no, la hora de envió, entre otros temas),
que configuran la información y los cuales se revisten de vital im-
portancia a la hora de abordar el tema de la valoración como Prue-
ba Electrónica y junto con ello su aporte al derecho comparado
(Reyes, 2013, pág. 104).
Por otro lado, existe la Valoración Documental Electrónica
que para efectos del presente texto, Pulido (2012) designa de la
siguiente manera:
La Archivística (…) para su estudio pueden reconocerse tres
dimensiones, a saber: los archivos, los documentos y la informa-
ción. Sobre los dos últimos pesa la idea tradicional de la indivi-
dualidad en virtud de la naturaleza física de los dos soportes. La
discusión se inicia al tratar de entender los documentos electróni-
cos, pues el soporte y la información no están ligadas entre sí per-
manentemente, pues la versatilidad de los procesos tecnológicos
de “fijación” y migración de la información a uno u otro soporte,
o bien a cientos de ellos al mismo tiempo, así como la posibilidad
de transformar la información sin perder la esencia, hace que este
ligamen sea solo virtual.
Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes sobre
el tratamiento archivístico de los documentos contenidos en los
104
soportes electrónicos, pues la metodología tradicional señala el

ciclo de vida como fundamento de la Valoración Documental; es
decir, el origen, utilidad y finalización (o conservación) del docu-
mento, el cual, es visto luego de que este se haya gestado y anali-
zado los valores.
El récord continuum (registro continuado) como propues-
ta metodológica, se basa en la idea de la gestión de documentos
como un proceso continuo (no intervenido, sin etapas) desde el
momento de la concepción, pero observable en cuatro dimensio-
nes: la del acontecimiento, la del registro documental, la del ries-
go y la del impacto social. En este orden, desde el punto de vista
archivístico se obliga a evaluar o valorar previo al momento de
gestar el documento, pues la decisión fundamental recae en ex-
pectativas del soporte en cuanto a conservación, accesibilidad y
autenticidad a largo plazo, algo aún más sensible cuando el docu-
mento por considerar es de valor permanente.
En tal sentido, Jordi Serra propone una clasificación de pri-
mer orden del fenómeno del documento electrónico para su mejor
entendimiento y tratamiento. Propiamente, considera desarrollar
estrategias de evaluación-valoración independientes para los do-
cumentos ofimáticos, los correos electrónicos, el ambiente web y
las bases de datos. Así mismo, describe diez principios y aplicacio-
nes puntuales que van desde establecer tablas de tiempos (Tablas
de Retención Documental – TRD) hasta los sitios de custodia que
correspondan. Siendo este aporte recomendable para su análisis
(Pulido, 2012, págs. 11-12).
2.3.2. Diferencias del documento electrónico al aná-

logo o cartular
De manera sistemática y atendiendo a las posibilidades del
avance de la tecnología, son claras las diferencias que separan al
documento electrónico del documento análogo o cartular y como
se muestra en el siguiente gráfico todas están sostenidas en la in-
tangibilidad de lo hipertextual:
105
Figura 27. Diferencias con relación al documento físico/analógico.
Este tipo de documentos además de ser un insumo esencial

en las organizaciones también pueden ser producidos, modifica-
dos, corregidos y aumentados en el entorno web y tecnológico en
aras del debido desarrollo de una estrategia informativa, comuni-
cativa o de difusión. (Elias, Solanilla & Álvarez, 2012).
En relación a lo anterior, Pulido Daza (2011) expone las si-
guientes características de los documentos electrónicos, que par-
ticipan de la Gestión Electrónica de Documentos - GED:
• Capturable: instaura límites o delimitaciones que permiten
diferenciar si se está tratando un documento de carácter de-
finitivo o un borrador.
• Clasificado: debe garantizar su etapa en el ciclo de vida.
• Localizable: deben contener una descripción minuciosa y de-
tallada sobre el contenido y el contexto, dicha descripción se
debe encontrar en el documento en forma de metadatos con
el objetivo de mantener su unicidad digital.
• Conservable: desde la planeación y posterior creación, se debe
permitir la descripción mediante metadatos los cuales garanti-
zan el acceso a largo plazo (Pulido Daza, 2011, pág. 63).
106
La información en la sociedad del conocimiento debe ser ac-

cesible independientemente de la evolución del soporte o conte-
nedor, su forma y su agrupación; en esa misma dinámica se exige
mantener su forma externa, una estructura, sus funcionalidades,
sin olvidar el sistema de autenticación, el cual se estableció desde
las TRD. El anterior precepto establece condiciones básicas que
se deben estudiar y que aportan a la determinación del valor evi-
dencial del documento y en su correspondencia a la información
o su contenido y para ello nos referimos a características como
la autenticidad, la integridad y la aumentabilidad que en contexto
otorgan el valor probatorio del contenido en el documento elec-
trónico (Ley 527 de 1999):
Figura 28. Condiciones dadas desde la norma ISO 15489.

Fuente: Elaboración del autor.
Unido a lo anterior los procesos que intervienen en la ges-

tión electrónica de documentos se muestran en la figura 29, donde
puede verse que el modelo de gestión electrónica de documentos
planteado desde la norma ISO 15489 cumple a cabalidad con el
manejo y el trato de la información, que en modelo colombiano
inicia con el proceso de producción (correspondencia) y que se
encuentra normado en el Acuerdo 060 de 2001, aquí se establecen
107
Figura 29. Procesos de aplicación acorde a la norma ISO 15489.

Fuente: Elaboración del autor.
los temas del manejo de las comunicaciones entre instituciones

en donde es necesario entender que se deben desarrollar indi-
cadores tales como la planeación, la programación, dirección y
avances, entre otros; normalizando de esta forma los procesos de
generación o producción, el envío y el recibo de comunicaciones
ya que estas son la base de la gestión documental.
La gestión de documentos sea física o electrónica, es la base
del proceso archivístico en cualquier parte del mundo y por ello en
el contexto nacional la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)
configuro los siguientes principios generales, de manera que exis-
tiera articulación:
• Los fines generales de los archivos son la disposición de la
documentación organizada, además de poder ser recupera-
ble para el uso de la administración en el servicio al ciudada-
no; garantizando de esta forma los derechos y deberes con-
sagrados en la constitución.
• La importancia en la administración y en la cultura debido
a que de forma explícita se encuentra la toma de decisiones
con base en antecedentes.
108
• Las decisiones administrativas constituyen una herramienta

indispensable en la gestión tanto administrativa, económica,
política y cultural, como testimonio de hechos y obra (AGN,
2000).
Como un desarrollo de la Ley General de Archivos, el esta-
do colombiano configuro el Sistema Nacional de Archivos (SNA),
que se articula con estos principios buscando la modernización y
homogenización de la política pública, de manera que las institu-
ciones y los ciudadanos bajo una metodología sencilla pudieran
tener disposición, acceso y protección a sus derechos en la admi-
nistración pública.
No tranquilo el estado con lo expuesto; en el título IV de la
mencionada ley, establece que es responsabilidad de la adminis-
tración pública la gestión de documentos además de la adminis-
tración de sus archivos. En cuanto a los documentos en el pará-
grafo 1ro del título IV, menciona la validez y eficacia del documento
electrónico siempre y cuando cumplan con las leyes aparte de ga-
rantizarse la inalterabilidad de la información contenida en este.
Ahora bien, la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total2 comprende la elaboración de procesos archivísticos
que garanticen la circulación de la documentación durante su ci-
clo vital en los diferentes estadios, con el objetivo de dar respuesta
a las diferentes labores administrativas según su asunto. Mediante
el uso de las nuevas tecnologías las entidades públicas pueden
apoyar su respectivo PGD, siempre y cuando garanticen todos los
aspectos legales y procesales que acarrean los documentos de ca-
rácter original.
Habiendo avanzado en las condiciones básicas que debe te-
ner un documento electrónico y explicado su origen normativo o
reglamentario, es necesario adentrarnos en el estudio de la es-
tructura.
2 Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su

ciclo vital. Definición ley 594 de 2000.
109
2.3.3. Algunos requerimientos para la estructuración

del documento electrónico
El documento electrónico es una unidad documental con es-
tructura, contexto, información e identificación. La Guía de apli-
cación de la norma técnica de interoperabilidad (NTI) estructura
de la siguiente manera, que es lógica al documento electrónico:
• Bloque de datos: compuesto por los datos obtenidos desde
el contenido y la identificación, dentro de los cuales se des-
tacan:
–– Datos o contenido informativo: soporta el contenido y es
al que aplican las restricciones de formato.
–– Datos de identificación: para la autenticación y validación
del documento: firma electrónica o firmas asociadas al
contenido anterior.
• Bloque de metadatos: asociados al contenido, la estructura y
la identificación del documento (ENI, 2011, pág. 16).
Figura 30. Representación gráfica de la estructura lógica del documento

electrónico. Fuente: ENI (2011).
110
2.3.3.1. Componentes del documento electrónico

Atendiendo a lo contenido en la Guía de aplicación de la nor-
ma técnica de interoperabilidad documento electrónico, los com-
ponentes son los siguientes:
• Contenido, entendido como el conjunto de datos o informa-
ción que soporta el documento.
• Firma electrónica – en caso de requerirse.
• Metadatos del documento electrónico (ENI, 2011, pág. 17).
2.3.3.2. Estructura para el intercambio

La NTI configura la estructura de intercambio de documentos
electrónicos acorde a los siguientes componentes (Figura 31):
• Archivo de contenido: alberga el registro que contiene los da-
tos y el contenido del documento y cuyo formato es uno de
los indicados con antelación por el MinTIC (ver cuadro cla-
sificación), bajo la estructura XML los cuales se codifican en
base 64 de ser necesario.
• Bloque de metadatos: acorde con el esquema XML integra los
metadatos definidos como mínimos y obligatorios asociados
al contenido anterior.
• Firmas: bien sean electrónicas y cuya base sea en certificados
o asociadas al archivo de contenido del documento, así como
los metadatos de la firma.
2.3.3.3. Principio de equivalencia funcional

En el contexto colombiano, la Guía Nº 3 cero papel, desarro-
lla instrumentalmente el Principio de Equivalencia Funcional, el
cual le proporciona al documento electrónico las características
necesarias de cara a su firma, con la garantía de aceptación y va-
lidez jurídica en la administración pública de documentos electró-
nicos (2012):
111
Figura 31. Esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos.

Fuente: ENI (2011, pág. 30).
• Identificación: avala la identidad del firmante de manera úni-

ca. Actualmente existen dos tipos de finalidades de la auten-
ticación:
–– Identificación del origen de los datos: el identificado tiene
relación con los datos, es decir que le pertenecen.
–– Identificación de entidades: permite comparar los datos
enviados con los datos almacenados en las bases.
• Integridad: asegura el contenido de un mensaje de manera
completa e inalterada.
• No Repudio: es la garantía de que no puedan ser negados los
mensajes. Para ello existen dos tipos:
–– No repudio en origen, de manera que el emisor no pueda
negar el mensaje.
–– No repudio en destino, que garantiza al emisor que su co-
municación ha sido recibida (MinTIC, 2012, pág. 10).
2.3.3.4. Principio de no repudio

Un segundo principio integrado en esta funcionalidad, co-
rresponde al no repudio que se debe entender como una completa
112
identificación del productor del documento, por lo que se tiene

plena validez de la paternidad o el origen de la información.
Cabe resaltar que dentro de este contexto la firma digital se
corresponde al nivel máximo de seguridad.
En esa misma medida el MinTIC establece los siguientes es-
cenarios de uso:
Figura 32. Escenarios de interacción del documento electrónico.

2.3.3.5. Requerimientos de software y hardware

El componente tecnológico contempla los elementos del
hardware y el software. Una investigación realizada por Pulido
Daza, Cortés & Tibaduisa (2015) arrojó las siguientes connotacio-
nes con respecto al tema:
Si bien estos cada día se están transformando y moderni-
zando y su costo se incrementa, es imprescindible su adopción,
ya que este componente se convierte en un aspecto estratégico
dentro de la organización para alcanzar los objetivos atinentes a
la gestión documental. De igual forma, debe planificarse su adqui-
113
sición, dado que puede salirse del alcance de la organización, o

bien, se compra hardware y software que no está de acuerdo con
los requerimientos de la entidad y de sus procesos.
La dirección y, en especial, las áreas de tecnologías de infor-
mación de la organización están obligadas a adquirir la tecnología
en hardware necesaria que garantice crear una red local de com-
putadoras y enlazar, en lo posible, a las redes de organizaciones
gubernamentales o que tengan inferencia con su razón de ser. Las
redes y estaciones de trabajo internas no necesariamente deben
tener la tecnología de punta; pueden adaptarse los dispositivos
con que cuenta la entidad. A su vez, las estaciones de trabajo pue-
den ser computadoras con una capacidad mínima, pero que per-
mitan implantar en ellas las aplicaciones de gestión documental.
Respecto al software, las entidades están en la obligación de
adquirir o desarrollar programas informáticos para la gestión de
documentos que estén orientados a organizar, recuperar y ges-
tionar de manera eficiente la información, los expedientes o los
volúmenes creados electrónicamente sin una estructura común.
De igual forma, debe asegurarse que estos programas puedan in-
tegrarse con los demás sistemas de la organización, como intranet
y extranet, bases de datos y sistemas o programas de trabajo en
grupo o de colaboración (Pulido Daza, Cortés & Tibaduisa, 2015,
pág. 26).
En este sentido, los modelos estructurados para los docu-
mentos electrónicos se sustentan desde los sistemas informáti-
cos, los cuales están definidos como un conjunto de medios de
captación, tratamiento y transmisión de la información que se em-
plean para una aplicación determinada, su principal característica
consiste en que se interesa en la circulación de la información sin
hacer tanto énfasis en el documento ni en su valor legal, básica-
mente difunde la que sustenta separado del documento (Jordán,
2003, pág. 144).
El sistema informático se enfoca en la integración automática
contemplando tanto el software como el hardware. En dado caso
114
ICONTEC (2006) por medio de la norma NTC-ISO/IEC 27001sopor-

ta los siguientes principios a tener en cuenta:
• Principio de confidencialidad: determina que la información
no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o
procesos no autorizados.
• Principio de disponibilidad: que la información sea accesible
y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.
• Principio de integridad: salvaguarda la exactitud y estado
completo de los elementos que interactúan con la informa-
ción almacenada en el sistema (ICONTEC, 2006).
115
Capítulo III
Componente metodológico para

develar concepciones presentes
en la política pública y en la
estructura legal colombiana
sobre gestión documental
electrónica para entidades
públicas
En este capítulo, se señalan las dimensiones y niveles de abor-

daje del estudio, los cuales se desplazan en una coordenada teó-
rico-histórica y epistemológica, para bajar deductivamente hacia
un punto en el que las concepciones se concretan en documentos
contentivos de políticas, leyes y normas formuladas en el contexto
colombiano para regir la materia de la gestión documental elec-
trónica. Se trata de constatar por la vía deductiva si las tendencias
conceptuales de la Archivística y los principios y requerimientos
tecnológicos, relacionados con la gestión documental electrónica
se han considerado en la estructura legal y normativa colombiana.
3.1. Tipo de investigación y selección del diseño me-

todológico
Considerando los objetivos internos del estudio, que apuntan
hacia la configuración de un sistema teórico sobre la gestión do-
116
cumental electrónica en entidades públicas colombianas, la inda-

gación se enmarca en las de tipo explicativa. En cuanto a los obje-
tivos externos que se persigue con el abordaje, ellos tienen que ver
con la generación de elementos de juicio para orientar procesos
de diseño e implementación de proyectos sobre gestión documen-
tal electrónica en entidades públicas del contexto colombiano.
En relación con el tipo de diseño, se utilizará un diseño de
tipo documental-teórico, ya que por un lado se analizarán enfo-
ques conceptuales sobre los tres ejes implicados en el abordaje
del objeto de estudio: archivístico, tecnológico y legal-normativo;
y, por otro lado, se revisarán de forma crítica y analizarán docu-
mentos existentes en el ámbito colombiano, referidos a las leyes
y normas que deben regir el proceso de gestión documental elec-
trónica.
Para realizar este ejercicio heurístico, se construyó un cuadro
técnico metodológico, a partir de las relaciones teóricas, las cua-
les se representan en una Malla Teórica, elaborada con base en el
Modelo Holístico de Bagozzi y Phillips (1982). La malla utilizada
como instrumento-guía para orientar la identificación de concep-
ciones y relaciones posiblemente expresadas en los documentos
legales y normativos, éstos últimos se asumen como referentes
empíricos.
Para desarrollar la estrategia de descomposición categorial
de conceptos teóricos a empíricos, se aplicaron los criterios del
enfoque holístico de Bagozzi y Phillips (1982), conocido también
como constructo holístico o modelo holístico, mediante el cual es
posible representar y probar teorías organizacionales. Este enfo-
que se asume como una metodología para examinar la validez de
los conceptos y sus mediciones y también para predecir y probar
hipótesis. El enfoque, que parte de la premisa de que una investi-
gación tiene mayor validez si se encuentra guiada por un pensa-
miento conceptual bien fundado, tiene sus orígenes en la concep-
tualización del sistema teóricos de Hempel (1952 y 1988) quien
planteo que la teoría científica puede ser comparada con una red
compleja, sus términos están representados por los nudos, mien-
117
tras que las cuerdas que conectan los últimos corresponden en

parte a las definiciones y a los fundamentos e hipótesis derivadas
e incluidas en la teoría. El sistema completo flota sobre el plano
de la observación.
El constructo holístico se apoya también en la idea de teorías
científicas de Popper, según la cual tales teorías son redes que
se lanzan para apresar el mundo, para racionalizarlo, explicarlo
y dominarlo. Se trata que la malla sea cada vez más fina. La ra-
zón científica, según esta perspectiva, funciona pues mediante la
construcción de sistemas peculiares de conocimiento del mundo,
al objeto de poder explicar los fenómenos y no sólo describirlos.
El enfoque holístico de Bagozzi y Phillips (1982) plantea tres
tipos de conceptos y cuatro relaciones. En cuanto a los conceptos,
se identifican los teóricos, los derivados y los empíricos, y las re-
laciones son: las hipótesis no observables, la definición teórica, la
regla de correspondencia y la definición empírica.
Los conceptos teóricos son abstractos y no observables, con-
sisten en descripciones de fenómenos proporcionados por frases
que reflejan el vocabulario conceptual de la teoría. Los conceptos
derivados al igual que los teóricos son no observables, pero están
atados directamente a los conceptos empíricos y se encuentran
en un nivel de abstracción menor que los conceptos teóricos. Los
conceptos empíricos se refieren a las propiedades o relaciones,
cuya presencia o ausencia en una situación dada, puede ser cono-
cida intersubjetivamente bajo circunstancias apropiadas, median-
te la observación directa.
En cuanto a las relaciones del enfoque holístico, se encuen-
tran las hipótesis no observables que unen dos o más conceptos
teóricos, mediante un enunciado. En el caso de este estudio una
hipótesis no observable es: La gestión documental electrónica para
garantizar la transparencia en las entidades públicas colombianas
que se estructuró en torno a tres ejes fundamentales: el archivísti-
co, el tecnológico y el legal-normativo. Esta hipótesis teórica con-
tiene dos conceptos esenciales: gestión documental electrónica
118
y transparencia, permeada por tres macro-conceptos igualmente

fundamentales: archivístico, tecnológico y legal-normativo.
La segunda relación que se propone en el enfoque holístico es
la definición teórica, que conecta un concepto teórico con uno de-
rivado, mediante una definición nominal. La tercera relación es la
regla de correspondencia que expresa una relación entre concep-
tos no observables (teóricos y derivados) y conceptos empíricos, y
la cuarta relación es la definición empírica que se caracteriza por
dar significado a un concepto empírico igualándolo con eventos
físicos actuales en el mundo de la experiencia de los sentidos.
En el caso de nuestro estudio, la aplicación de los criterios
del Modelo de Bagozzi y Phillips (1982), parten de la definición de
los conceptos teóricos, derivados y empíricos, lo cual se mostró
en la construcción de un cuadro teórico-metodológico, elaborado
a partir de la primera aproximación al proceso de descomposición
categorial de los conceptos esenciales mencionados.
Dado su carácter de integración conceptual, la red de con-
ceptos representados en la aproximación a una primera malla teó-
rica (Figura 33), constituye el referente que se contrastará con los
documentos internacionales, nacionales, regionales y locales, que
serán analizados para detectar la presencia o ausencia de las re-
laciones conceptuales construidas. Este proceso de contrastación,
confluirá en la elaboración del sistema teórico sobre la gestión
documental electrónica en entidades públicas, producto final de
este estudio.
3.2. Criterios para la selección de los referentes em-

píricos
Para seleccionar los documentos, analizados con el propósi-
to de develar las concepciones y epistemes que guían las prácticas
que deben realizarse en las entidades públicas, relacionadas con
la gestión documental electrónica, se consideraron criterios que
tienen que ver con el hecho de que el documento sea expresión
de una política o una concepción que oriente la práctica, de modo
119
Figura 33. Malla teórica del estudio.

Fuente: Elaboración propia.
que se asuma como un “parámetro a seguir”, formulado por el

Estado Colombiano.
Otro criterio que se utilizó para la selección de documentos es
que se recojan “orientaciones para la acción nacional en materia de
acceso a la información guiada por lineamientos de transparencia,
lo cual aparece señalado en Leyes, Decretos Nacionales, Normas
Técnicas Colombianas o acuerdos que rigen la materia objeto de
estudio: la gestión documental electrónica en entidades públicas.
3.3. Documentos seleccionados

De acuerdo con los criterios de selección de referentes legales
y normativos, elaborados en el contexto colombiano para orientar
los procesos de gestión documental electrónica, las leyes, decretos
y normas seleccionadas para desarrollar el eje analítico e interpre-
tativo de la investigación, se tienen los siguientes documentos:
120
• Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13

• Ley 599 de 2000. Código penal
• Ley 962 de 2005. Ley anti trámites
• Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medi-
das para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993
• Ley 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código
Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado denominado
“de la protección de la información y de los datos”.
• Ley 1341 de 2009 - Por la cual se definen Principios y con-
ceptos sobre la sociedad de la información y la organización
de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
–TIC–, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan
otras disposiciones”
–– Código Penal. Artículos 218 a 228. Artículo 231
–– Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Artículos 262
a 263
–– Código de Comercio. Artículo 48. Artículo 51. Artículo 54
• Decreto 2649 de 1993. Artículo 123
• Decreto 1584 de 1994
• Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12, 23 y 24
• Decretos: 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997
• Decreto 1080 de 2015 del Sector Cultura de Colombia.
–– Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.
–– Acuerdo AGN 47 de 2000
–– Acuerdo AGN 56 de 2000
·· Decreto 2150 de 1995
·· Resolución de la Comisión de Regulación de Comunica-
ciones 2258 de 2009
·· Resolución Nª 089 de 2003
·· Circular Interna AGN No.13 de 1999
121
·· Circular 052 de 2007 (Superintendencia Financiera de

Colombia)
3.4. Descripción de los instrumentos para el análisis

e interpretación de contenidos
Luego de seleccionar los documentos en los que se han ex-
presado concepciones y epistemes relacionadas con el alcance y
la naturaleza de la gestión documental electrónica en entidades
públicas colombianas, se diseñaron instrumentos para el registro
y análisis de los contenidos presentes en los documentos.
Tales instrumentos serán matrices de análisis, las cuales se
diseñarán atendiendo a las características y estructura de cada
documento. Para analizar los contenidos se consideraron los si-
guientes datos: Institución que formula la Ley, decreto, reglamen-
to o norma; año en el que se produjo el documento, categorías de
análisis (conceptos teóricos, derivados, empíricos e indicadores
elaborados para articular la malla teórica propuesta para el estu-
dio). Algunos de los conceptos empíricos que se asumieron como
categorías de análisis son: concepción sobre la gestión documen-
tal, principios de la gestión documental electrónica, relación entre
gestión documental electrónica y transparencia, procesos, pro-
ductos, instrumentos técnico-operativos para concretar la gestión
documental electrónica, concepción de información, concepción
de productos y servicios para el ciudadano (a), requerimientos téc-
nicos y funcionales para implementar sistemas de gestión docu-
mental electrónica.
Esta red de conceptos se presenta de forma relacional en
la malla teórica que se utilizó como referente heurístico para
contrastar las relaciones que permitieron validar la malla como
punto de partida para la construcción del sistema conceptual ex-
plicativo.
122
Capítulo IV
Análisis de los resultados
4.1. Fundamentos conceptuales y normativos de la

gestión documental electrónica
La gestión documental electrónica en las entidades públicas
colombianas es un reto que tiene sus encuadres en las tendencias
sobre producción, almacenamiento, ordenación y preservación de
todo tipo de documentos generados por diversas organizaciones,
como resultado de sus procesos de gestión. Tales procesos deben
trascender la visión instrumental de considerarlos como trámites
de archivos y custodia de documentos, de modo que se relacionen
directamente con las estrategias organizacionales, dentro de las
cuales tener información organizada, disponible y accesible cons-
tituye una capa fundamental para transitar hacia procesos más
integrales vinculados directamente con la gestión del conocimien-
to como proceso que empodera a las personas, el negocio y las
tecnologías de información y comunicación, en la tarea de apro-
vechar las ventajas competitivas y comparativas de las entidades
para generar valor y rentabilidad.
Organismos internacionales como el Consejo Internacional
de Archivos, por sus siglas en inglés ICA (2012), considera la nece-
sidad básica que tienen los archivos de apoyar la eficiencia admi-
nistrativa, la responsabilidad y la transparencia, para proteger los
derechos de los ciudadanos, para establecer la memoria individual
y colectiva, para comprender el pasado y para documentar el pre-
123
sente a fin de encaminar futuras acciones e identificar una de las

funciones básicas de los profesionales que gestionan los archi-
vos, en términos de facilitar que los documentos estén disponibles
para su uso, idea que a su vez los compromete para que juntos
trabajen en pro de que los archivos sean accesibles a todos, a la
vez que sean respetadas las leyes correspondientes y los derechos
de los individuos, de los productores, de los propietarios y de los
usuarios.
Ya desde 2005, este mismo organismo internacional que li-
dera la acción consensuada tanto de los profesionales de la Ar-
chivística como de los archivos en todo el mundo, había señalado
algunos criterios fundamentales que debían tenerse en cuenta no
solo en temas de acceso a la información disponible en archivos
de las diferentes entidades, públicas y privadas. Algunos de esos
criterios debían partir de la creación de entornos cliente-servidor,
independiente en una organización, en el cual se pueden compar-
tir aplicaciones y servicios mediante estaciones de trabajo des-
centralizadas; seguir con la integración de esta red en un entorno
de Intranet en la que puedan participar varias organizaciones (por
ejemplo, varios departamentos gubernamentales), y terminar con
una red de información basada en Internet. En lugar de constituir
diferentes etapas, los tres niveles de sistemas de red, descentra-
lizados e independientes, pueden existir de manera simultánea y
gestionar información con diferentes grados de confidencialidad y
seguridad en entornos de red diferentes.
Pautas que a su vez deben mostrarse en perfecta armonía con
los propósitos de la provisión de servicios de información, dirigi-
dos a ciudadanos y ciudadanas para que éstos logren cumplir sus
objetivos en aras de contribuir con la transparencia en la gestión
pública, mediante el acceso a la información, organizada y dispo-
nible desde los archivos.
Siguiendo esta idea de encuadre en algunas tendencias en
materia archivística en el mundo y con el ánimo de contextuali-
zar el tema de la gestión documental electrónica, algunos auto-
res latinoamericanos, como Requejo (2012) señalan que dentro de
124
las últimas tendencias archivísticas en el contexto de un gobierno

electrónico, como uno de los indicadores de la configuraciones
de sociedades de la información y del conocimiento, tienen que
ver con el empoderamiento de los ciudadanos y ciudadanas, en
razón de garantizarles mayores y mejores posibilidades para me-
jorar el proceso de toma de decisiones mediante la provisión de
información y contenidos, vía sistemas de gestión electrónica de
documentos. Otras de las tendencias tienen que ver con:
1. La necesidad de implementar y desarrollar estrategias de ad-
ministración electrónica que permitan el acceso transparente
a los contenidos presentes en los documentos.
2. La urgente adaptación del modelo tradicional de gestión do-
cumental.
3. La articulación de la gestión documental con la estrategia
organizacional, lo cual también implica el análisis de las
competencias de los líderes, el aprovechamiento eficaz de los
recursos y el cumplimiento de los objetivos previstos, asu-
miendo también la tecnología en su carácter de componente
habilitador y medular.
4. La Instalación de nuevas culturas organizativas centradas en
formas diferentes de gestión organizacional pública, dentro
de las cuales figuran las iniciativas de gobierno abierto, la
filosofía del buen gobierno y el acceso a información pública
sensible para la toma de decisiones estratégicas, asociadas
además con la participación ciudadana y la construcción del
tejido social.
5. La imperiosa necesidad de generar también sistemas de
gestión documental electrónica en los que se consideren es-
tándares y dispositivos de seguridad, que tomen en cuenta
la información que podría poner en riesgo, la defensa y la
seguridad nacional o que afecten la intimidad de las personas
y organizaciones.
6. La configuración de nuevos modelos de gestión documental
que integren elementos de administración electrónica y trans-
125
parente, lo cual a su vez requiere de nuevas y robustas infraes-

tructuras tecnológicas, nuevas herramientas técnicas y opera-
tivas, pero sobre todo conceptuales, a partir de las cuales se
articulen nuevas racionalidades sobre la naturaleza y alcance
de la información en las entidades (Figura 34).
Figura 34. Síntesis de las tendencias en las cuales se ubican los sistemas de
gestión de documentos electrónicos de archivo. Fuente: Elaboración propia.
En el marco de estos argumentos, se presenta en este docu-

mento algunos elementos básicos que permitirán orientar el pro-
ceso de implementación de sistemas de gestión de documentos
electrónicos para apoyar la eficiencia y efectividad de las institu-
ciones públicas.
4.2. Conceptos introductorios de la gestión docu-

mental electrónica
Desde la perspectiva de la Archivística, que nació en el Siglo
XIX, no todos los documentos son consideramos como tal. Por
este motivo, no son de archivo. El término documento ha sido
abordado desde diferentes áreas de conocimiento y se le da diver-
sos usos. Para la doctrina jurídica “el documento, en sentido eti-
mológico, es una cosa que docet, esto es, que lleva en sí la virtud
de hacer conocer; esta virtud se debe a su contenido representati-
vo; por eso, documento es un elemento que sirve para representar
otros elementos, procesos o situaciones que se generan de actos
126
administrativos o jurídicos. Por otra parte, siendo la representa-

ción siempre obra del hombre, el documento, más que una cosa,
es un opus (resultado de un trabajo)” (García, 2007).
Mientras que, para la Archivística en calidad de disciplina, de-
fine al documento como: cualquier objeto material que sea resul-
tado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una época,
una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte
en que se encuentre. Y el documento archivístico debe entenderse
como todo testimonio material, gráfico, escrito, audiovisual que
contiene información legible por medio de una máquina, el cual
fue producido o recibido en función de las necesidades o activida-
des de una organización o persona.
En el caso de las normas internacionales como la ISO 15489-
1: 2006, se aclara más este y otros conceptos. El documento es la
“información u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad”. Y en el caso del concepto documento archivístico es “ la
información creada o recibida, conservada como información y
prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de
sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales”
Para el análisis del documento archivístico, por su naturaleza
se debe recurrir a dos ciencias. La primera es la Archivística que lo
estudia como parte de agregaciones documentales y segunda es
la Diplomacia que lo examina desde sus características externas e
internas para poder determinar su autenticidad.
El documento, dentro de las organizaciones, cumple al me-
nos 6 funciones:
1. Registra la memoria institucional.
2. Documenta los hechos y acciones importantes para la enti-
dad.
3. Ayuda a la formulación, planificación, ejecución y seguimien-
to de las políticas
4. Permite la toma de decisiones para la empresa o al grupo que
presta un servicio o bien.
127
5. Facilita el acatamiento del marco legal y el plan de negocio

de la entidad.
6. Y favorece el cumplimiento de metas de eficiencia y cali-
dad.
Para poder realizar una organización de los documentos nace
la gestión documental, que ha llevado a expertos europeos y nor-
teamericanos a dedicar muchos años de investigación para plan-
tear diferentes perspectivas.
En la Norma Española 15489-1: 2006 se indica que “es el área
de gestión responsable de un control eficaz y sistémico de la crea-
ción, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de do-
cumentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en
forma de documentos, la información y prueba de las actividades
y operaciones de la organización”. De manera que al estudiar la
gestión documental permite conocer la dinámica de las institucio-
nes desde su marco normativo, programas, decisiones, casos de
éxito y sus deficiencias.
Otros de los beneficios generales de una adecuada gestión
documental independientemente del perfil de la organización son:
fiscalizar los volúmenes y calidad de los documentos producidos
por sus usuarios. Al mismo tiempo, permite determinar nuevos
procedimientos e implementar sistemas para la creación de los
documentos en orden para prevenir creaciones innecesarias. Lle-
var un control del documento desde su creación hasta su disposi-
ción final. Y, por último, conservar la información según las nor-
mas de la entidad y de las instituciones encargadas en materia
archivística.
Sobre la base de los principios señalados, es posible definir la
gestión de documentos electrónicos mediante el reconocimiento
del impacto de la tecnología en el desarrollo de las actividades de
la administración pública. Estos sistemas también se articulan con
las políticas de cero papel y de gobierno en línea, para apoyar los
ecosistemas de rendición de cuentas y de transparencia en la ges-
tión pública. De modo pues que unos de los sistemas de gestión
128
de documentos electrónico de archive, por su denominación en

inglés: Electronic, Records Management System o ERMSERMS, es
básicamente una aplicación para la gestión de documentos elec-
trónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de do-
cumentos físicos.
En cuanto a la referencia a los requisitos funcionales, se debe
tener en cuenta los sistemas de gestión de documentos electró-
nicos de archivo con base en MoReq2 (Modelo de requisitos para
la gestión de documentos electrónicos) y la norma ISO 14721, en
relación con la preservación a largo plazo (Tabla 6).
4.3. Estándares internacionales sobre gestión docu-

mental electrónica
La gestión de documentos es un tema que ha sido analizado
a nivel mundial, y por eso la ISO (International Organization for Stan-
dardization) ha elaborado disposiciones relacionadas con la ges-
tión documental. Las normas que otorgan el marco para la gestión
electrónica de documentos son las ISO 15489-1 e ISO 15489-2.
Los estándares mencionados parten de los principios de la
gestión de documentos para establecer los requisitos básicos,
dentro de un marco de buenas prácticas, que se precisan para de-
sarrollar un plan de gestión documental. La primera parte de la
norma ISO 15489-1 establece la definición de record (documento
de archivo) y propone una metodología específica para diseñar e
implementar sistemas de gestión documental, así como para de-
finir procesos técnicos. Igualmente, determina las actividades de
evaluación, medición y control que conducen a procesos de mejo-
ra continua. Lo más importante de esta norma, es la importancia
que da a la definición de los metadatos para la gestión de docu-
mentos electrónicos y los requisitos que éstos deben cumplir. La
segunda parte de la norma ISO 15489-2 define las directrices para
la elaboración de los principales instrumentos para la gestión de
documentos. Cabe anotar que en el año 2016 la ISO anulo la nor-
ma 15489-2, y ha unificado en la norma ISO 15489-1 un marco
129
Tabla 6. Visión resumida de los conceptos de documentos y documentos electrónicos
Perspectiva
Elemento Descripción
/ Autor
Datos fidedignos para probar algo / manifestación del pensamiento o de la
Etimología
voluntad

Filosofía El hombre como ser humano profundo
RAE (2014) Escrito que ilustra acerca de algún hecho
(Histórico) Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo
Derecho Declaración de la voluntad / constatación de actos jurídicos
130
Legal Todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo

Documento Historia Constituye un medio que transmite los testimonios de la humanidad
Colombia -
Reglamento Información registrada cualquiera sea su forma o medio utilizado (Acuerdo
General de 07 de 1994)
Archivos
Union Française
Fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utiliza-
d’Organismes de
da para consulta, estudio o prueba
Documentation
Galende Díaz
Como testimonio histórico data del siglo XIX
(2003)
Perspectiva
/ Autor

Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por
UNE-ISO
una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades, o en
15489-1:2006
virtud de sus obligaciones legales.
UNE-ISO
Documento Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad.
30300:2011
Información creada, recibida y conservada como evidencia (3.10) y como
UNE-ISO
activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades
15489-1:2016
o en virtud de sus obligaciones legales.
131
Guide for
Managing
Electronic
Información registrada que incluye contenido, contexto y estructura sufi-
Records from
cientes para servir como testimonio de esa actividad
an Archival
Perspective
Documento
(1997)
electrónico
El término documento o documento de archivo debe considerarse, en cual-
quier caso, en su sentido más amplio en el que se incluyen todo tipo de
ISO 15489- información registrada en cualquier clase de soporte, forma o formato, in-
1:2001 cluidos los documentos electrónicos y los ficheros o registros informáticos
(por ejemplo, bases de datos textuales, bases de datos de imágenes, logs de
correo electrónico, ficheros mp3… (p.1)
Perspectiva
/ Autor
Información registrada, es decir, datos o información fijada o inherente a
Vásquez (2006)
algún tipo de soporte

Exteriorización de un pensamiento que luego perdura sensiblemente, sobre
todo tangible, visible o audible
Salcedo (2007) En futura reforma del Código de Enjuiciamiento Criminal tendrán que acep-
tarse una serie de documentos que aún sin ser escritura puedan ser acepta-
dos como prueba documental
Debe ser lo suficientemente amplio como para dar cabida a cualquier objeto
132
Peñaranda (2008) que contenga una información representativa de un hecho, cualquiera que
Documento
sea su naturaleza
electrónico
Serra (2008) El conjunto de información binaria que reside en un determinado soporte
El documento o documento de archivo debe considerarse, como todo tipo
de información registrada en cualquier clase de soporte, forma o formato,
AS 4390-1 (1996) incluidos los documentos electrónicos y los ficheros o registros informá-
ticos, por ejemplo, bases de datos textuales, bases de datos de imágenes,
logos de correo electrónico, ficheros mp3.
“documento de archivo producido electrónicamente” (…) documento naci-
Heredia
do digital como uno reproducido electrónicamente de un documento papel
Herrera, A.
(2011, 94)
Perspectiva
/ Autor

Electronic Record - Un registro que requiere el uso de un ordenador para
crearlo, accederlo, trabajar con él, eliminarlo o transferirlo a otro medio,
Glosario ARMA
invisible e indiscernible para un usuario hasta que el sistema produzca una
imagen o sonido. https://goo.gl/EL6kfk
Inter PARES 1 definió el término “registro electrónico” como un registro que
fue utilizado en formato electrónico, independientemente de la forma ori-
ginal en que se haya hecho o recibido. Por ejemplo, una exploración de un
registro originalmente en forma de papel se considera un registro. Los in-
vestigadores de Inter PARES 1 querían incluir los registros digitales desde la
133
presunción de la diplomática que, independientemente de las diferencias de

Documento
naturaleza, procedencia o fecha, todos los registros son lo suficientemente
electrónico
similares para que sea posible concebir un documento que contenga todos
INTERPARES los elementos posibles de un registro. Por extensión de este principio, Los
investigadores de Inter PARES 1 postularon que los mismos elementos for-
males encontrados en los registros tradicionales podría encontrarse en los
registros digitales y que todos los registros digitales comparten los mismos
elementos formales. Los investigadores crearon así una plantilla de los cua-
tro elementos de un registro electrónico: documental, forma, anotaciones,
contexto y medio. El último elemento, medio, no debe ser considerado una
de las partes constitutivas necesarias del expediente, sino más bien del con-
texto. (p. 11)
Perspectiva
/ Autor
Electronic document: Información registrada de manera que requiera un
Archivos ordenador u otro dispositivo electrónico para mostrarlo, interpretarlo y pro-

Nacionales cesarlo. Los documentos electrónicos pueden incluir texto, gráficos o hojas
de Australia de cálculo, correo electrónico y documentos transmitidos mediante inter-
cambio electrónicos de datos (EDI). (p. 34)
Electronic Records/ e-Records - Registros almacenados en un formulario
Archivos que sólo una computadora puede procesar. Los registros pueden ser infor-
Nacionales de mación numérica, gráfica y de texto; Los medios de información pueden
134
USA-NARA incluir, pero no se limitan a, medios magnéticos, tales como cintas y discos
Documento y discos ópticos. NARA Records Management Key Terms and Acronyms (p.5)
electrónico Archivos
Nacionales de Electronic Record - Un registro digital que puede ser almacenado o trans-
UK- Records mitido mediante una computadora. IRMT TERM Glossary of Terms (p. 34)
Office
Recomendación del Consejo de la Unión Europea del 14 de noviembre de
2005, en el que solicitan se apoyen medidas prioritarias para aumentar la
Unión cooperación en el ámbito de los archivos en Europa (2005/835/ce)
Europea-2005 Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por
una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades, o en
virtud de sus obligaciones legales.
Perspectiva
/ Autor

UNE-ISO 16175- Documento almacenado en medio electrónico, producido, transmitido, ges-
1:2010, p. 18 tionado y/o accesible a través de equipos informáticos.
Normativa “Información de cualquier naturaleza en forma electrónica según un forma-
técnica de to determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”
interoperabilidad (España, 2016, 436)
Guía de El anexo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, define el documento electrónico
Documento aplicación de la como: “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada
electrónico norma técnica de en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de
135
interoperabilidad identificación y tratamiento diferenciado”. http://administracionelectronica.

(España. 2011) gob.es/ (p.13)
Colombia –
Art. 5. Documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos se-
Acuerdo 003 del
rán de archivo cuando por su valor administrativo, fiscal, legal, científico,
17 de febrero
histórico, técnico o cultural, adquieran esa naturaleza.
de 2015 – AGN
que incluye políticas, objetivos y directrices para la creación y ad-

ministración de documentos electrónicos.
También es preciso mencionar la norma ISO 23081-1:2006
que fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46 (Información
y Documentación) y por el Subcomité SC11 (Archives/Records Ma-
nagement). Esta norma, de buenas prácticas, es clave para todos
los procesos documentales porque es una guía para entender, im-
plementar y utilizar metadatos en el marco de la ISO 15489 Ta-
bla 7). En ella se establecen los diferentes tipos de metadatos y
resalta su importancia en los procesos de negocio, se entiende por
metadatos “datos que describen el contexto, contenido y estructu-
ra de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo”
(ISO 15489-1, 2001, pág. 91).
De este modo, la norma ISO 15489-1:2016 instaura las bue-
nas prácticas en el manejo de los documentos; teniendo en cuenta
el ciclo vital del documento y contemplando los enfoques; admi-
nistrativo, legal, fiscal e informativo-histórico.
4.4. Componentes de un Sistema de Gestión Docu-

mental Electrónica
Unido a lo anterior, los hallazgos encontrados en esta investi-
gación establecen los mecanismos que identifican las característi-
cas de la diplomática en el documento electrónico, que difieren de
las hasta ahora realizadas en el documento físico. De esta manera
el documento de archivo electrónico debe contar con lo siguiente:
• Contenido estable y de forma fija.
• Contextos administrativos y documentales identificables por
medio de vínculos explícitos con otros documentos dentro o
fuera del sistema digital. Por ejemplo: el contexto documen-
tal, que se refiere a los fondos a los que pertenece el docu-
mento de archivo y su estructura interna. En el caso del con-
texto tecnológico explica la plataforma tecnológica empleada
para la elaboración del documento.
136
Tabla 7. Características de los documentos electrónicos

según los estándares
ISO 15489
Demostración que el documento es lo que afirma
ser, que ha sido creado o enviado por la perso-
na que afirma haberlo creado o enviado, y que ha
sido creado o enviado en el momento en el que
se afirma, para ello se deben implementar y do-
Autenticidad
cumentar políticas y procedimientos que sigan su
desarrollo desde la creación, recepción, transmi-
sión, mantenimiento y disposición de los docu-
mentos, de manera que se asegure que los crea-
dores de los mismos estén autorizados.
Referencia el carácter completo e inalterado del

documento electrónico. Se encarga de la protec-
Integridad ción contra las modificaciones no autorizadas. En
dado caso de haberlas, se debe dejar constancia
con el objeto de hacer su debido seguimiento.
Su contenido representa exactamente lo que se

quiso decir en él. Representa completa y precisa-
Fiabilidad
mente el testimonio y se puede recurrir a él para
demostrarlo.
Puede ser localizado, recuperado, presentado, in-

terpretado y leído. Debe presentar en sí mismo la
actividad que lo produjo. Su contexto debe ser su-
ficientemente claro y contener la información ne-
Disponibilidad cesaria para la comprensión de las operaciones,
estableciendo su origen y uso, en dado caso debe
mantener los vínculos existentes entre los docu-
mentos y la secuencia de actividades originarias
(MinTIC, 2012, pág. 7).
Fuente: Elaboración propia basada en los estándares.
137
• El documento de archivo digital puede tener al menos cinco

personas involucradas, específicamente son: el autor, el es-
critor, el originador, el destinatario y el creador.
• Debe sustentar una acción ya sea procedimental o como par-
te de la toma de decisiones.
• Y, por último, presentar elementos formales, y componentes
digitales para conferirle apariencia.
Cabe señalar, que los atributos son los metadatos que cons-
tituyen un elemento significativo diferenciador del documento
electrónico frente al físico. Estos se utilizan desde diferentes di-
mensiones como la descripción de los objetos que representan los
escritos físicos en el mundo electrónico y desde la autenticidad
del documento electrónico nativo. Su utilidad se expone en la nor-
ma UNE-ISO 23081-1:2008 (p. 6), donde se destaca entre otras, el
apoyo que proporcionan a los procesos de trabajo y, en lo referen-
te a la gestión de documentos, a todos sus procesos, facilitando
su comprensión, protegiendo al documento como prueba, garan-
tizando el valor probatorio, garantizando su accesibilidad y dispo-
nibilidad en el tiempo, garantizando su autenticidad, integridad
y fiabilidad, etc. En perspectiva, los atributos no son novedosos,
han venido siendo utilizados para el documento convencional, si
bien, en menor medida y únicamente, desde un enfoque localiza-
dor y descriptivo del recurso y de la información. Para el entorno
digital, se incrementa el número de ellos necesarios, así como sus
categorías, tanto para aspectos tecnológicos, de gestión del ciclo
de vida como para la conservación del documento mismo, y para
su administración.
Los metadatos son datos que describen el contenido, el for-
mato, los atributos de un registro de datos, de un recurso de in-
formación. Estos pueden ayudar en la descripción de los recursos
electrónicos, de la información digital (incluso de imágenes digi-
tales), en igual medida ayudan en la documentación impresa tales
como libros, diarios e informes, esbozando su trazabilidad fun-
cional y con ello su preservación y conservación de ser necesaria
138
Considerando lo anteriormente expuesto, se podría definir el

documento electrónico, como el documento generado, gestiona-
do, conservado y transmitido por medios electrónicos, informá-
ticos o telemáticos, siempre y cuando incorporen datos firmados
por medio electrónico y se configuren en torno a él una meta na-
rrativa con metadatos diversos que detallan, estructura, conteni-
do, contexto, prospectiva de gestión durante su ciclo de vida y
proyectiva de su conservación.
Cruz Mundet (2011, pág. 35) reseña las siguientes diferencias
con respecto al tradicional:
• Registro y uso de símbolos: El contenido de un documento
tradicional se encuentra en un medio y a través de símbolos
que lo hacen directamente accesible; por otro lado, el docu-
mento electrónico posee su contenido en un medio y a través
de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo acce-
sible al ser humano. De allí el medio (hardware) y los símbo-
los (software) son condiciones necesarias para el documento
electrónico.
• Conexión entre contenido y medio: El contenido de un do-
cumento tradicional es inseparable del medio, mientras que
en el documento electrónico puede ser separado del medio
original y transferido a otro u otros soportes acordes a la ne-
cesidad, sin embargo, esta misma característica lo expone.
• Características de la estructura física y lógica: La estructura
es una parte integral del documento tradicional, es uno de
los principales criterios para valorar su autenticidad; mien-
tras que para el documento electrónico no es tan aparente,
depende del hardware y del software, hasta el punto de cam-
biar cuando se pasa de un medio a otro.
• Metadatos: Son datos sobre los datos y hacen que el docu-
mento pueda ser comprendido y utilizado. El documento
electrónico carece de elementos que en uno tradicional per-
miten establecer su contexto funcional y administrativo, esta
función la cumplen los metadatos los cuales describen cómo
139
se ha registrado la información, cuándo y por quién, con lo

cual instauran su estructura.
• Identificación: Son indispensables los metadatos.
• Conservación: Dependen de las condiciones de almacena-
miento y de la rápida obsolescencia que presentan los sis-
temas.
Figura 35. Componentes del documento electrónico.

4.5. Requerimientos técnicos y tecnológicos para los

SGDE
El componente tecnológico contempla los elementos del
hardware y el software. Una investigación realizada por Pulido
Daza, Cortés & Tibaduisa (2015) arrojó las siguientes connotacio-
nes con respecto al tema:
Si bien estos cada día se están transformando y moderni-
zando y su costo se incrementa, es imprescindible su adopción,
140
ya que este componente se convierte en un aspecto estratégico

dentro de la organización para alcanzar los objetivos atinentes a
la gestión documental. De igual forma, debe planificarse su adqui-
sición, dado que puede salirse del alcance de la organización, o
bien, se compra hardware y software que no está de acuerdo con
los requerimientos de la entidad y de sus procesos.
La dirección y, en especial, las áreas de tecnologías de infor-
mación de la organización están obligadas a adquirir la tecnología
en hardware necesaria que garantice crear una red local de com-
putadoras y enlazar, en lo posible, a las redes de organizaciones
gubernamentales o que tengan inferencia con su razón de ser. Las
redes y estaciones de trabajo internas no necesariamente deben
tener la tecnología de punta; pueden adaptarse los dispositivos
con que cuenta la entidad. A su vez, las estaciones de trabajo pue-
den ser computadoras con una capacidad mínima, pero que per-
mitan implantar en ellas las aplicaciones de gestión documental.
Respecto al software, las entidades están en la obligación de
adquirir o desarrollar programas informáticos para la gestión de
documentos que estén orientados a organizar, recuperar y ges-
tionar de manera eficiente la información, los expedientes o los
volúmenes creados electrónicamente sin una estructura común.
De igual forma, debe asegurarse que estos programas puedan in-
tegrarse con los demás sistemas de la organización, como intranet
y extranet, bases de datos y sistemas o programas de trabajo en
grupo o de colaboración (Pulido Daza, Cortés & Tibaduisa, 2015,
pág. 26).
En este sentido, los modelos estructurados para los docu-
mentos electrónicos se sustentan desde los sistemas informáti-
cos, los cuales están definidos como un conjunto de medios de
captación, tratamiento y transmisión de la información que se em-
plean para una aplicación determinada, su principal característica
consiste en que se interesa en la circulación de la información sin
hacer tanto énfasis en el documento ni en su valor legal, básica-
mente difunde la que sustenta separado del documento (Jordán,
2003, pág. 144).
141
El sistema informático se enfoca en la integración automáti-

ca contemplando tanto el software como el hardware. La norma
ISO 27001soporta los siguientes principios a tener en cuenta:
• Principio de confidencialidad: determina que la información
no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o
procesos no autorizados.
• Principio de disponibilidad: que la información sea accesible
y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.
• Principio de integridad: salvaguarda la exactitud y estado
completo de los elementos que interactúan con la informa-
ción almacenada en el sistema.
4.6. Factores habilitadores e inhibidores para la im-

plementación de un Sistema de Gestión de Do-
cumentos Electrónicos
Los factores habilitadores, se entienden como los procesos,
componentes o estrategias que facilitan la implementación de los
sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos; y los inhibido-
res se definen como los que actúan como obstáculos que podrían
afectar la implementación de los sistemas.
4.6.1. Políticas públicas

Las políticas públicas constituyen uno de los factores habili-
tadores o inhibidores, puesto que si no existen no se contaría con
un marco político y conceptual en torno al cual estructurar las
acciones y decisiones relacionadas con la gestión de documentos
electrónicos. En el contexto colombiano, existen algunas políticas
para articular la implementación de los sistemas que tengan como
propósito el control y la sistematización de los flujos documenta-
les, apoyados en tecnologías de información y comunicación.
Una de las políticas en Colombia, en las que se pueden en-
marcar los procesos de diseño e implementación de sistemas de
gestión de documentos electrónicos es el Programa Nacional de
142
Transparencia y Acceso a la Información (PROTAI) 2017-2021. Del

PROTAI es importante considerar los ejes temáticos y transver-
sales de: Acceso a la información, Tecnologías de información y
Plataforma Nacional de Transparencia, Gobierno Abierto y Trans-
parencia Proactiva, Archivo y Gestión Documental y Rendición de
Cuentas.
En cuanto al eje temático sobre acceso a la información, se
busca desde el PROTAI contar con una plataforma administrativa
para garantizar y cumplimiento de las obligaciones de la transpa-
rencia. En relación con el eje transversal relacionado con Tecno-
logías de Información y Plataforma Nacional de Transparencia, se
identifican las TIC’s como área de mejora para potenciar el funcio-
namiento y uso de la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT).
El eje temático sobre Gobierno Abierto y Transparencia Proactiva,
se asumen como áreas de mejora las innovaciones gubernamen-
tales y las políticas de participación ciudadana.
Sobre el eje temático: Archivo y Gestión Documental, se evi-
dencian dos elementos centrales: en primer lugar, el fortaleci-
miento y la creación de planes estratégicos de gestión documental
para garantizar su cumplimiento y, en segundo lugar, la transición
del archivo físico al tratamiento de documentos electrónicos no se
ha realizado. Finalmente, el eje temático: rendición de cuentas, se
requiere encaminar acciones para continuar con la formulación de
políticas que orienten la rendición de cuentas, las cuales además
se deben mostrar articuladas con la lucha contra la corrupción.
La figura 36 sintetiza los elementos de política expresados en el
PROTAI, los cuales sirven de marco al diseño e implementación de
sistemas de gestión de documentos electrónicos.
4.6.2. Políticas institucionales

La implementación de los sistemas de gestión de documen-
tos electrónicos, por parte de sujetos obligados como las entida-
des públicas, debe regirse por políticas que orientan y organicen
el proceso al interior de las instituciones. En relación con la po-
143
Figura 36. Ejes temáticos y transversales del PROTAI 2017-2021 que sirven de
marco a la implementación de Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.
lítica de gestión documental que apoyará al sistema, debe ser un

producto reflexivo y no se debe tomar a la ligera. Esta debe ser di-
señada por un grupo interdisciplinario de los directores de admi-
nistración, recursos humanos, calidad, operaciones, planificación,
informática, auditoría y archivo.
Dicho grupo debe realizar un diagnóstico de los procesos
para conocer cuál es la realidad documental; para poder definir el
144
marco de acción y las limitaciones en el diseño. Este debe ser un

informe actualizado y con datos reales. No se recomienda el uso
reportes desactualizados y que no se incluyan todos los proce-
sos y actores internos como externos. Es necesario invertir presu-
puesto, tiempo y recursos humanos en un buen estudio. Toda la
información deberá ser procesada con objetividad pese a que in-
dique serias deficiencias. Luego, sus acciones y recomendaciones
contarán con el aval del comité directivo.
Justamente, la Norma ISO 16175-1:2012 recomienda necesa-
rio la revisión del marco normativo hasta las políticas de seguri-
dad, el análisis de los procesos de la organización, las gestiones
de proyectos, riesgo, de cambio, calidad corporativa junto con
sostenibilidad, cultura organizacional y el desarrollo de las habi-
lidades de los colaboradores. Estos serán algunos de los insumos
para diseñar y mantener una adecuada la política documental.
El análisis de los procesos permitirá decidir cuáles serán eli-
minados, simplificados o fortalecidos. Además, si es necesario
contar con personal capacitado en nuevas áreas. La norma men-
cionada anteriormente explica que el estudio de estos “es una
práctica preferente que el análisis de procesos sea previo a cual-
quier desarrollo de las TI. Esto incluye identificar, articular y rea-
signar potencialmente los roles y responsabilidades”.
Según la Norma ISO 26122: 2008 sobre los procesos, la ma-
yoría de los trabajos que se llevan a cabo en las organizaciones
se hacen a partir de procesos interdependientes, es decir, o bien
requieren aportaciones (inputs) desde un proceso y generan resul-
tados (output) para otro, o deberían finalizarse antes de empezar
el proceso siguiente, o extraen datos, autorizaciones, o materiales
de fuentes preexistentes.
Un SGDEA debe apoyarse en asignación de roles y responsa-
bilidades. Ello permite que una persona sea el responsable de ga-
rantizar que los documentos mantengan su valor como evidencia.
Asimismo, poder hacerle frente a una gestión de riesgo, de cambio
y mejoramiento de los parámetros de calidad.
145
Dichos nombramientos tienen que estar indicados en un ma-

nual que especifique claramente cuáles son sus responsabilidades,
tareas diarias, a quién debe rendir cuentas, a qué departamentos
debe dar apoyo, por citar solo algunos.
Se hace énfasis en el personal debidamente capacitado. Y de-
jar de usar funcionarios de otras áreas que no reúnen ni el cono-
cimiento ni las destrezas. No hay que olvidar que los documentos
contienen información que puede llegar a representar el activo
más importante de la entidad.
En este punto, es transcendental que se requiera la guía no
solo del personal de recursos humanos sino también de archivís-
tica e informática. La norma ISO 15489-1:2006 detalla en el apar-
tado 6.3 que trabajo y aspectos deben considerarse. Se deberían
definir y asignar las responsabilidades y las competencias vincu-
ladas con la gestión de documentos e informar de ello a toda la
organización de modo que, en cada caso se identifique una nece-
sidad concreta de crear e incorporar documentos, no queda duda
de quién es el responsable de tomar las medidas oportunas
La persona responsable del diseño e implementación de los
sistemas de gestión documental electrónicos de archivo (SGDEA),
debe ser el líder del proyecto, con las habilidades y destrezas en
la materia para poder hacerle frente a cada una de las situaciones
que se presenten fuera del plan de trabajo y a la vez tenga autori-
dad dentro de la organización según el marco normativo institu-
cional y la misma política de gestión documental.
La gestión de cambio al igual que de recursos humanos esta-
rá en manos de este responsable. No contar con estas dos herra-
mientas podría generar riesgos dentro de la organización.
Las principales autoridades de la entidad junto con los res-
ponsables de la gestión documental deben tener claro que el marco
normativo y las políticas no son suficientes para cumplir con los
objetivos. Los procesos deben basarse en principios archivísticos.
Por esto, la ISO 15489 hace mención haciendo énfasis a la infor-
mación debe ser accesible pero auténtica, integra y fiable para que
146
pueda servir de evidencia de las distintas actividades, pero también

de las decisiones que se toman. Ello, apoyará a que el SGDE que la
transferencia de los documentos sea integra, conforme, exhaustiva
y sistémica. Al ser información dentro de un sistema debe vigilarse
que los metadatos permitan no solo recuperación, sino que apoyo
a las tareas de conservación. Además, recomienda realizar audito-
rías que permitan conocer los procesos, el acceso a la información
bajo qué condiciones, como su custodia y preservación.
4.6.3. Cultura organizacional

Un factor de suma importancia para la implementación de
sistemas de gestión de documentos electrónicos lo constituye la
cultura organizacional y como proceso articulador de ésta, se tie-
ne la gestión del cambio. La gestión del cambio tiene por objeto
contribuir con la institución para convertirla en una organización
exitosa. Se entiende por una organización con este carácter aque-
lla que tiene capacidad para adaptarse a los cambios capitalizando
el aprendizaje obtenido durante el proceso de transición a me-
diano o largo plazo. Algunos expertos definen la administración
del cambio como una disciplina que permite la transición de las
personas, grupos y organizaciones partiendo de su estado actual
hacia una fase ideal que incluye los de cambio organizaciones o
patrones de administración del cambio individual que permiten
atender las necesidades humanas en la etapa de cambio.
Los sistemas de gestión documental electrónicos de archivo
(SGDEA) han contribuido a la habilidad de las organizaciones para
automatizar porciones de las tareas y en algunos casos todos los
aspectos de un proceso de trabajo. Estas tecnologías son exito-
sas cuando las organizaciones reconocen que se darán grandes
cambios en los usuarios finales, las tecnologías de información,
la administración, la gestión documental y el archivo. Desde esta
perspectiva, tiene una mayor validez si se construye en los funcio-
narios la importancia de la información de la organización y de la
necesidad de gestionar con estándares que ayudan a contralar la
fuga y la pérdida de los datos.
147
4.6.4. Tecnología
Si bien los anteriores factores son importantes, este, refe-
rido a la tecnología de apoyo que se requiere para implementar
los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) son
de suma importancia, debido a que seleccionar e implementar un
(SGDE) no es un proyecto sólo para el grupo de Tecnologías de in-
formación. Implica el grupo de gestión documental, organización
y métodos, tecnología y los usuarios finales se involucren tempra-
no en la toma de decisiones.
Esto significa que además del personal de tecnologías de in-
formación, las demás áreas de la entidad también deben participar
en la selección tecnológica, así como los responsables de los pro-
cesos misionales, operativos y de apoyo y otros usuarios finales,
con el fin de entender los conceptos de identidad, el proceso de
correspondencia y administración documental, contenido y reuti-
lización. Se trata de comunicar de manera eficaz a los diferentes
usuarios (Funcionarios, Entidades, Ciudadanos).
Los usuarios finales para la selección de herramientas de
software pueden ayudar a los tomadores de decisiones a medir
qué tan difícil una herramienta sea de aprender, porque si los
usuarios no quieren usar (La nueva herramienta), va a fracasar la
implementación. El éxito final como cualquier proyecto de soft-
ware es la apropiación del uso por parte del usuario final.
Casi todos los SGDE van a ofrecer su propio conjunto de uti-
lidades, funcionalidades y widgets que se deben considerar en la
implementación como parte de la solución, porque parecen como
respuestas rápidas a problemas comunes, y se alinean con los pa-
trones de diseño tradicionales para sistemas transaccionales en
aras de la flexibilidad a largo plazo del (SGDE). En su lugar, se re-
comienda seguir los estándares basados en enfoques.
Es importante que la herramienta por seleccionar cuente
con las características técnicas de Mantenibilidad, Sostenibili-
dad, Escalabilidad en tiempo, con el fin de que sea fácilmente
actualizable tanto con los estándares WEB como con los cam-
148
bios tecnológicos y de versiones, ya sea una herramienta Open

Source o Comercial. Las herramientas que integran la evaluación
que se presenta a continuación han sido seleccionadas mediante
la evaluación de un conjunto de criterios, algunos de los más
representativos son:
• Requisitos del sistema: Son los componentes y procesos ne-
cesarios para que el SGDE funcione correctamente, además
de sus características como SGDE, por ejemplo, información
sobre el sistema operativo, servidor Web, base de datos, li-
cencia, lenguaje de programación, instalación vía shell, etc.
• Seguridad: Características que posee el DMS, para protegerse
frente seguridad, como por ejemplo aprobación del conte-
nido, verificación de email, granularidad de privilegios, au-
tentificación, LDAP, historial de login, registro de auditoría,
compatibilidad ssl, versionado, etc.
• Soporte: Son los servicios de los que dispone para ayudar
a los usuarios a resolver sus dudas y problemas, mediante
programas de certificación, formación comercial, soporte
comercial, comunidad de desarrollo, ayuda online, API para
desarrollar extensiones, foros públicos, listas de correos, ser-
vicios profesionales, etc.
• Facilidad de uso: Son las funcionalidades que facilitan reali-
zar ciertas tareas, como redimensionar imágenes, subida de
archivos masivo, URL amigables, editor wysiwyg, lenguaje de
plantillas, lenguaje para macros, contenido drag-n-drop, pro-
totipado, asistente de configuración, corrector ortográfico.
• Rendimiento: Son las características relacionadas con el ren-
dimiento del DMS, es decir, es la capacidad de la realización
de las tareas con respecto a los medios disponibles, algunas
de estas características son, el balanceo de carga, cacheo de
páginas, replicación de base de datos, exportación de conte-
nido estático, etc.
• Administración: Son las funcionalidades que facilitan la ad-
ministración del sitio, como, por ejemplo, la gestión de re-
149
gistros, portapapeles, programación de contenido, edición de

contenido en línea, gestión de temas, papelera de reciclaje,
estadísticas Web, administración de plantillas, workflow, etc.
• Interoperabilidad: Son las características de sistemas/com-
ponentes o información, con el que el DMS es capaz de inter-
cambiar información, como RSS, soporte FTP, XHTML, ICAL,
Soporte WebDAV, etc.
• Flexibilidad: Son las características que facilitan y hacen
flexible la realización y configuración de ciertas tareas, por
ejemplo, reutilización de contenidos, traducción del interfaz,
contenido multilenguaje, reescritura de URL, despliegue mul-
tisite, etc.
4.6.5. Normas y procedimientos

El proceso de gestión documental electrónica es importante
para las organizaciones para el cumplimiento de las normas y el
seguimiento de las actividades para la optimización de los proce-
sos y la toma de decisiones. Uno de los retos encontrados en las
organizaciones se ve el uso de las tecnologías, en la creación de
documentos electrónicos y a la hora de aplicar las técnicas archi-
vísticas clasificadas y enunciadas en el marco normativo.
Cuando se toman las directrices de la norma ISO 15489-1 y 2
para el desarrollo de un programa de gestión documental integral,
en la organización con lo primero que se encuentra en el proceso
son aspectos culturales, el confort de hacer lo mismo todo el tiem-
po y el tener que re-aprender nuevos modelos.
Los siguientes son los apartados analizados en la categoría
de la dimensión organizacional:
• Evidencia: este concepto consiste en identificar los documen-
tos de la organización que implican una acción, una respon-
sabilidad o que proporcionan una prueba de las decisiones
tomadas y las actividades realizadas. La identificación ade-
cuada de la documentación deberá proporcionar un carácter
de evidencia.
150
• Integridad: consiste en una serie de normas y reglamentos

compuestos que regulan, desde el entorno, la creación de
los documentos archivísticos en las organizaciones, con el
propósito expreso de “atraparlos” dentro de un conjunto de
reglas que garanticen la veracidad de la información en ellos
contenida.
• Responsabilidad: teniendo como base las necesidades de la
organización se analizan y redactan las políticas que definen
los perfiles y obligaciones de los funcionarios frente al tema
de gestión documental electrónica. Según la ISO 15489 se
indica:
–– “Los profesionales de la gestión de documentos, que asu-
men la responsabilidad principal de definir, hacer el se-
guimiento y mejorar los procesos junto con los procedi-
mientos de gestión de documentos, al tiempo que son los
encargados de diseñar, implementar y mantener el sistema
de gestión de documentos”.
–– “Los diferentes componentes de la estructura organizativa,
que han de desplegar la política o llevar a cabo actividades
y operaciones en las cuales se hace uso de los documen-
tos”.
• Equivalencia funcional: se relaciona con la función que dos
documentos cumplen en una organización.
• Disposición: es el tiempo de conservación establecido para
un documento determinado, se aplica la disposición previs-
ta en el calendario de conservación -Tablas de (eliminación,
conservación permanente, transferencia a otro sistema ar-
chivístico).
La norma entiende el proceso de gestión documental como
un proceso compartido y extensible a toda la organización, y no
duda en integrar la gestión de los documentos en los sistemas y
procesos de trabajo de la organización, sirviendo de soporte a las
actividades y decisiones y asignando responsabilidad a cuantos
participan en ella.
151
Dicha conceptualización de las actividades encadenadas

que permiten visualizar la forma de realizar una tarea o un pro-
ducto. Se debe planificar el manejo documental y realizar su im-
plementación para establecer procesos de mejora, que permi-
tan el seguimiento de las actividades tomando mediciones y de
aprendizaje.
La definición de los procesos armonizados con el tratamien-
to de gestión documental estableciéndolas reglas aplicables a la
creación, la incorporación de documentos y los metadatos de los
documentos electrónicos relativos a los mismos deberían incluir-
se en los procedimientos que rigen todos los procesos de negocio
en los que se requiere una evidencia de la actividad.
4.6.6. Valoración
Son evaluaciones que dan lugar a la toma de decisiones sobre
la incorporación y la conservación de documentos. Esto permite
que una serie de normas y reglamentos que orienten la creación
de los documentos archivísticos en las organizaciones. La finali-
dad es estos queden dentro de conjunto de normas que puedan
garantizar la información que contienen.
4.6.7. Preservación
Son una serie de procesos necesarios para garantizar el con-
tenido y la técnica de los documentos auténticos.
El autor del documento determina el tiempo necesario para
retener los documentos que estarán disponibles de los usuarios y
qué tipo de mantenimiento se le proporcionara para garantizar su
autenticidad e integridad a lo largo del ciclo de vida y que pueden
ser transferidos al encargado de su conservación con la autenti-
cidad intacta.
4.6.8. Disposición final

Consiste en una serie de procesos asociados con la aplica-
ción de decisiones de transferencia, destrucción o conservación
152
de documentos basados en calendarios de conservación u otros

instrumentos empleados por la organización. La descripción ar-
chivística juega un papel importante para la disposición final y que
los usuarios tengan acceso a la información.
4.6.9. Custodia
El programa de conservación digital debe establecer y alma-
cenar la esencia de los documentos digitales bajo custodia de los
Archivos Nacionales para recrear su funcionamiento original a lo
largo del tiempo.
La norma ISO 15489 fue emitida en mayo del 2006 y está
dividida en dos secciones bajo el título Información y Documen-
tación. Gestión de Documento. Generalidades y Directrices. Su fin
es garantizar que una entidad pueda crear o elaborar, divulgar,
gestionar y dar tratamiento todo tipo de documento que necesi-
te para sus actividades. Por ello, está dirigida a los directivos de
organizaciones, expertos en información, gestión de documentos
y tecnologías. Y finalmente, los funcionarios o usuarios relacio-
nados con la gestión documental. La Norma 15489 tiene varios
campos de acción:
1. Se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o
soportes, creados o recibidos por cualquier organización pú-
blica o privada en el ejercicio de sus actividades o cualquier
individuo responsable de crear y mantener documentos.
2. Facilita la asignación de las responsabilidades de las entida-
des para las políticas, normas, procedimientos, procesos y
sistemas orientados a los documentos.
3. Proporciona la gestión de documentos como apoyo de un
sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 14001.
4. Sus principios permiten regular el diseño e implementación
de un sistema de gestión de documentos, pero con excepción
que no aborda la gestión de los documentos históricos en el
seno de las organizaciones archivísticas.
153
Para poder implementar estos conceptos y procedimientos,

la Norma 15489 brinda una metodología. Sin embargo, hace la
observación de que es necesario revisar las normas, leyes, regla-
mentos, decretos nacionales que puedan exigir otros requisitos
para la adecuada gestión de los documentos.
La Norma 15801 publicada en el 2008 se refiere a la imagen
electrónica, información almacenada electrónicamente y da reco-
mendaciones sobre la veracidad y fiabilidad. De manera puntual,
brinda los procedimientos para poder demostrar que una copia
electrónica es una copia verdadera del original, “ya si ese original
era él mismo un fichero electrónico de datos, o un documento
fuente físico. Hay límites en los alcances de esta norma, no cubre
los procesos utilizados para analizar la autenticidad de la infor-
mación antes de que sea almacenado o se determine que debe ser
importada al sistema.
Para el análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos la ISO 26122 es un informe que brinda orientaciones
sobre el análisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista
de la creación, incorporación y control de documentos.
Para lograrlos distingue dos tipos de análisis denominados:
1. Análisis funcional (la descomposición de funciones en pro-
cesos); y
2. Análisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones)
Cabe señalar, que esta ISO da más recomendaciones para la
aplicación de los contenidos de la norma 15489 mencionada an-
teriormente.
Dentro de la gestión de los documentos electrónicos, los me-
tadatos juegan un papel importante. Para ello se debe consultar, la
ISO 23081 es una metodología “para entender, implantar y utilizar
metadatos en el marco de la Norma ISO 15489. Trata de la impor-
tancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en
los procesos de negocio de los diferentes tipos de metadatos y del
papel que desempeñan tanto para los procesos de trabajo como
para los procesos de gestión de documentos.
154
En el tema de la conservación está la ISO 18492, con el titu-

lar Conservación a largo plazo de la información basada en do-
cumentos. Sus creadores buscan proporcionar una guía práctica
metodológica para la conservación y recuperación a largo plazo
de la información electrónicamente autenticada basada en docu-
mentos, cuando el período de conservación excede la expectativa
de vida de la tecnología (hardware y software) utilizada para crear
y mantener la información”.
A diferencia de otras normas se hace la recomendación de in-
volucrar desde archiveros, gestores de documentos y especialistas
en tecnología de la información y la comunicación. Otro aporte
importante se encuentra en la normativa ISO 19005-1 para la ges-
tión de documentos. Formato de fichero de documento electró-
nico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4
(PDF/A-1). Su objetivo es
definir un formato de archivo basado en el PDF, conocido

como PDF/A. que proporciona un mecanismo para la repre-
sentación de documentos electrónicos de como que conserva
su apariencia visual a pesar del paso del tiempo, independien-
temente de las herramientas y sistemas usados para crear, al-
macenar o representar los archivos.
Aunque es una herramienta para la conservación de los do-

cumentos, sus creadores hacen la observación que la norma no
puede garantizar la nitidez o la calidad visual del contenido em-
pleado para crear el archivo.
En el año 2010, se publica la ISO MoReq (Modular de Requi-
sitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo). Su
aporte es proporcionar una serie de requisitos para un sistema de
registro de documentos, pero evitando la implementación de una
metodología “única” para la gestión de documentos.
Hace referencia a una serie de procesos básicos, pero im-
portantes, como la exportación y eliminación, la estructura de los
datos, el concepto y uso de los metadatos, entre otros. Sus crea-
155
dores señalan que al cumplir las recomendaciones proporcionada

confiabilidad y soporte a la interoperabilidad del sistema de docu-
mentos, incluyendo la transferencia y la migración exitosa de los
documentos.
La ISO 15836 emitida en junio del 2011 y tiene como titular In-
formación y documentación. Conjunto de elementos de metadatos
Dublin Core. Estos últimos, constituye un vocabulario técnico “de
quince propiedades para su utilización en la descripción de recur-
sos”. Dicha descripción es importante para poder brindar el conjun-
to de elementos para las funciones de los metadatos. Por ejemplo:
se usa la palabra suject para el tema del contenido del recurso.
Para la aplicación de un sistema para la gestión de documen-
tos es necesario consultar las ISO 30300 y 30301. La primera con-
tiene toda la terminología para toda la serie de normas, objetivos
y beneficios de un sistema de gestión documental (SGD) y la se-
gunda da los requisitos para implementar un SGD en una organi-
zación cuyas autoridades y usuarios son conscientes de sus ven-
tajas para la creación y uso de los documentos. Esta norma junto
con la ISO 15489 brinda los conceptos y herramientas para dise-
ñar, implementar y vigilar los procesos de la gestión documental.
La ISO 14105 divulgada en el 2011 está dedicada a la Gestión
Documental-Gestión del cambio para la implementación exitosa
de un sistema electrónico de gestión documental (SGDE).
En su introducción se insiste en la importancia de SGDE, los
cuales han contribuido a la habilidad de las organizaciones para
automatizar porciones y en algunos casos todos los aspectos de
un proceso de trabajo. Esas tecnologías son exitosas cuando las
organizaciones reconocen grandes cambios por suceder y que los
usuarios finales, las tecnologías de información, la administra-
ción, la gestión documental y el archivo se verán afectados.
La planificación del cambio da como resultado que las auto-
ridades y funcionarios que integran una organización entiendan
que es necesario cambiar, por qué y cuáles serán los resultados a
corto, mediano y largo plazo.
156
La norma 16175 es más reciente su divulgación en setiembre

del 2012. Se refiere a los principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Generalidades y
declaración de Principios. Directrices y requisitos funcionales para
sistemas que gestionan documentos electrónicos. Toda la infor-
mación está dividida en dos sesiones.
La ISO en mención tiene como idea condensar las demandas
de las autoridades de entidades o archivos internacionales para
poder elaborar requisitos funcionales y principios globalmente ar-
monizados para el software utilizado en la producción y gestión
de los documentos electrónicos en entornos administrativos. Un
punto importante, en esta ISO es la intención de proporcionar un
apoyo a las actividades de auditoría, a través de un despliegue más
amplio de funcionalidades automatizadas de gestión de documen-
tos. Mejorar las capacidades para cumplir los mandatos legales
especificados en distintas leyes relacionadas con la información.
En síntesis, es un apoyo para rendición de cuentas y conservar la
memoria institucional.
La segunda parte hace mención de la importancia de la ges-
tión del documento electrónico como ayudar al “al buen funcio-
namiento de la una organización ya que da soporte a la actividad
de negocio y proporciona una base para la prestación eficiente de
servicios”. Se puntualizan los siguientes beneficios:
1. Eficiencia, posibilitando que la información esté fácilmente
disponible cuando sea necesario para la toma de decisiones
y para actividades operativas;
2. Uso racional de los recursos financieros, permitiendo la dis-
posición oportuna de documentos inactivos”;
3. Favorece la rendición de cuentas con la creación de registro
de actividades según las normas.
4. Y, por último, reduce los niveles de riesgo que puedan pre-
sentarse con el acceso de funcionarios no autorizados o pér-
dida de información por destrucción”.
157
A este marco legal, se une la norma ISO 14721 conocida

como OAIS fue creada por Consultative Committee for Space Data
Systems (CCSDS) cuyas directrices pueden ser empleadas para la
preservación a largo plazo de cualquier tipo de objeto, no exclusi-
vamente de objetos digitales. En el modelo OAIS es importante la
creación de una terminología común para definir los procesos, los
métodos y los objetos.
Por último, se menciona la ISO 27000 que pertenece a la serie
que proporciona a los interesados un marco de gestión de la se-
guridad de la información que puede ser empleado por cualquier
organización. Se debe entender como Sistema de Gestión de la
Seguridad de la Información como crear, implementar, operar, su-
pervisar, revisar, mantener el Sistema de Gestión de Seguridad de
la Información, requisitos de la documentación y el control de la
misma. Así mismo, se hace mención de la aplicación de auditorías
internas para el control y el cumplimiento de las normas de la
organización.
4.7. Modelo para el diseño de Sistemas de Gestión

Documental Electrónica
La ISO 16175 da otros beneficios importantes en el diseño e
implementación de SGDEA, ellos son:
1. Asegurar una buena gobernanza (por ejemplo, la rendición
de cuentas, la transparencia y la prestación de servicios me-
jorada) a través de una buena gestión de documentos;
2. Mejorar las capacidades para cumplir los mandatos legales,
especificados en distintas leyes relacionadas con la informa-
ción.
El diseño del SGDEA no es una responsabilidad exclusiva del
líder del proyecto o del Archivo. Aquí interviene los miembros del
equipo de proyecto integrado por: archivistas, administradores,
abogados, informáticos, historiadores, informáticos, ingenieros
industriales y comunicador social.
158
Precisamente, el diagnóstico será el insumo para definir las

tareas del SGDEA. También, se empleará el marco normativo, la
política documental y los principios archivísticos. Un error fre-
cuente es el flujo documental es únicamente establecido por infor-
mático que desconoce cómo funciona la entidad y sus procesos.
De manera, que la herramienta genera una serie de problemas
para su implementación hasta llegar al fracaso. Por ello, se insiste
cada SGDEA es único para el perfil de cada institución que tiene
procesos y necesidades propias. Adoptar o copiar un modelo sin
hacer ajustes se convierte en una camisa de fuerza.
La Norma ISO 15489-1:2006 da una serie observaciones vita-
les para su funcionamiento:
1. Documentación de las operaciones relacionadas con los do-
cumentos: los procesos, destinados a los diferentes tipos de
documentos tiene que ser documentado. Esto es una buena
práctica porque permite ser material de consulta en caso de
mejoras o capacitación. También, permite resolver problemas
si se da un adecuado registro o descripción de los metadatos.
2. Soporte físico de almacenamiento y protección: “la necesi-
dad de contar con soportes de almacenamiento, elementos
para la protección física, procedimientos de manipulación y
sistemas de almacenamientos propios”. La política de con-
servación de los documentos podrá ayudar a las necesidades
de almacenamiento. Paralelamente, la gestión de riesgo debe
contemplar acciones de mitigación de hechos o causas que
vulneren el estado de los documentos.
3. Gestión distribuida: la política documental junto con la distri-
bución de roles y responsabilidades ayudará a que la gestión
sea distribuida. Entonces, las funciones no se concentrarán
en una o varias personas.
4. Conversión y migración: los sistemas de gestión de documen-
tos deberían diseñar de manera que se garantice la autenti-
cidad, la fiabilidad y el uso de los documentos, aunque se
produzcan cambios en el sistema, incluyendo la conversión
159
del formato, la migración entre el hardware y sistemas ope-

rativos o aplicaciones específicas de software durante todo el
periodo de conversación.
La figura 37 presenta las fases, procesos y acciones que se
deben tener en cuenta para el diseño de un Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos (SGDE), las cuales incluyen desde la
caracterización de las entidades u organizaciones, la determina-
ción de los requerimientos, fase que debe incluir la precisión de
componentes funcionales, estratégicos, normativos y legales, ar-
ticulados en torno a una metodología, centrada en la revisión de
normatividad y estándares y en buenas prácticas para incorporar
estrategias que favorezca una implementación efectiva de estos
sistemas.
Figura 37. Fases y acciones para el diseño de sistemas de gestión documental

electrónica. (SDGE). Fuente: Elaboración propia.
4.7.1. Implementación de SGDEA

En el diseño, la identificación de requisitos es fundamental
gracias a la información preliminar. De esta forma, se podrá cum-
plir con la accesibilidad de los documentos al determinar cuál es
la estructura que mejor se adapte a cada fondo documental. En el
momento de la implementación del SGDEA, dichos requisitos de-
ben ser valorados para conocer si cumplen los objetivos del diseño
160
y de la política documental. Y, además, incluir nuevas necesidades

de los interesados. Por este motivo, dentro de la documentación
se debe incluir la estrategia para cumplir con los requisitos.
El PMI sugiere el uso de una matriz de requisitos que permi-
tirá poder darle seguimiento e identificar al involucrado que pide
que se cumpla con dicha necesidad.
Como parte del estudio de los requisitos la Norma 15489 se
sugiere la evaluación de los sistemas existentes. Analizar los siste-
mas de gestión de documentos y cualquier otro sistema de infor-
mación ya existente para valorar en qué medida dichos sistemas
incorporan y mantienen documentos procedentes de las activida-
des de la organización. La evaluación ayudar a revelar cualquier
dificultad existente entre los requisitos acordados por la organiza-
ción en materia de documentos y el rendimiento y las funcionali-
dades de los sistemas existentes.
La implementación del SGDEA demanda que, en la planifi-
cación del proyecto, que en este caso requiere de más trabajo y
recursos en la implementación, una estructura de desglose de tra-
bajo (EDT) que constituye una excelente guía, es la columna ver-
tebral del proyecto.
Antes y durante la implementación del sistema será clave
la gestión del recurso humano y la comunicación. Precisamente,
esta última es fundamental desde el inicio hasta el cierre del pro-
yecto. Se recomienda para el desarrollo de la gestión de recursos
humanos, tomar en cuenta la metodología del PMI que parte de
la base de considerar la cultura organizacional junto con el marco
normativo para definir los roles y responsabilidades que le serán
comunicados a todos los miembros de la organización.
Paralelamente, se tiene que incluir un plan de dirección de
personal que permita definir los requisitos debe de cumplir los
miembros del equipo, cómo será su cronograma de trabajo, cuán-
do serán liberados, es decir, culminan ciertas tareas para desarro-
llar otras. De qué forma serán reuniones y la metodología para
que sean efectivas.
161
Otro apoyo es la Norma ISO 14105 que da lineamientos para

dicha metodología de trabajo que incluya desde aspectos labo-
rales como sociales. Por ejemplo: qué hacer en caso la muerte
o traslado de personal no programado. También, si es necesario
una adecuada capacitación para el desarrollo de las habilidades y
destrezas.
Los conflictos se pueden presentar en el proyecto SGDEA, por
lo que debe existir una serie de directrices denominada gestión de
conflicto, que especifica cómo se atenderán la situación y quiénes
serán los responsables de aplicar sanciones. Aunque estos casos
siempre se instan al diálogo con los protagonistas respetando el
debido proceso. El reconocimiento junto con las recompensas
ayuda a mejorar el ambiente laboral. Las evaluaciones del desem-
peño del personal deben realizarse más si se contempla laborar
con equipos virtuales.
Paralelamente, a la gestión de recursos humanos debe desa-
rrollarse la gestión de comunicaciones cuyo objetivo es crear, di-
vulgar, recopilar, almacenar, recuperar y poner a disposiciones de
los miembros del proyecto, los funcionarios de la entidad y otros
interesados información del proyecto de SGDEA.
Una vez que se realizó la identificación de los interesados
será contundente desarrollar un plan de comunicaciones que per-
mita guiar a las autoridades junto con el líder del proyecto que
información comunicar y en qué momento. Para ello, es necesario
la creación de una matriz de comunicaciones, en la cual se espe-
cificar qué comunicar, cómo comunicar, en qué momento, a quién
comunicar y cuáles podrían ser las repercusiones. Es importante,
elaborar dicha matriz teniendo presente la información aportada
por los interesados en el diagnóstico sobre la forma en qué prefie-
ren ser informados.
Si es necesaria la designación de un vocero; este debe tener
las habilidades para comunicar y poder hacerle frente a manejo
de crisis si algunos de los grupos apoyan negativamente en pro-
162
yecto. Al igual que la gestión de recursos, la comunicación debe

ser evaluada por el encargado para medir su alcance y hacer las
correcciones necesarias.
Las gestiones de recursos humanos junto con comunicacio-
nes vienen apoyar la estrategia de cambio organizacional que se
dar desde el inicio del proyecto. En la Norma ISO 14105, sus crea-
dores explican que las estrategias de cambio, trabajo y tecnología
conforman un “triángulo estratégico” ayudan a ese cambio orga-
nizacional exitoso.
A nivel de cambio organizacional, el diagnóstico realizado
para iniciar el proyecto del SGDEA será insumo para ver qué fac-
tores están afectando positiva o negativamente a los usuarios del
nuevo modelo de gestión documental. La gestión de la comunica-
ción jugará un papel clave junto con la formación. Dicha forma-
ción debe ser realizada bajo estándares de calidad como la ISO
10015 conocida como Administración de la Calidad. Directrices
para la Capacitación que señala que instrucción debe cumplir re-
quisitos como diseño de un plan de ejecución; su ejecución por un
grupo de expertos, uso de adecuadas herramientas y para culmi-
nar, realizar una evaluación de los alcances logrados en cada uno
de los asistentes.
Otros elementos que aborda la ISO 14105 es conversión de
los archivos históricos. Para ello, explica que existen tres enfo-
ques:
1. No digitalizar nada: los archivos en papel se mantienen en
papel; solo los documentos nuevos son digitalizados; tam-
bién conocida como la conversión “de hoy en adelante.
2. Digitalizar todo; todos los archivos son convertidos a for-
mato digital; también conocida como conversión “histórica
completa.
3. Mezcla de los dos enfoques (digitalizar el documento si es
necesario); también conocida como conversión “según sea
necesario.
163
4.7.2. Gestión de riesgo y mitigación

En la implementación del SGDEA pueden presentarse una
serie de riesgos. Por ello, la gestión de riesgos debe ser un com-
ponente de la política documental. Según el PMI es necesario de-
sarrollar un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas) junto con un registro de riesgos, el cual consiste en
un análisis cualitativo y cuantitativo para definir la probabilidad e
impacto de dichos riesgos. Este estudio debe ser actualizado cada
cierto tiempo, ya que hay riesgos nuevos que aparecen por razo-
nes desconocidas.
Dichos datos se verán reflejados en una matriz, donde el cri-
terio de experto como el archivista o el informático permitirá di-
señar y ejecutar un plan de respuesta con acciones como: mitigar,
evitar, transferir, explorar, compartir, mejorar y aceptar. Cada una
de ellas, bien especificada con causas o disparadores de riesgo.
Estos datos deben ser actualizados y contar con un presupuesto
que se conoce como análisis de reserva. Los riesgos no se atien-
den cuando surgen si no se previenen; es necesario monitorearlos
las 24 horas, los 7 de las semanas y los 365 días del año.
La ejecución de las acciones será realizada por un responsa-
ble. Es vital asignar a un miembro del equipo o al mismo líder del
proyecto que den atención. Así se evitará confusiones y pérdida de
tiempo o de recursos. También, se debe evaluar cómo se desarro-
lla esta gestión, si cumple o no los estándares de calidad.
La gestión documental no está exenta de sufrir riesgos. La
Norma ISO 16175 hace mención a riesgos de tipo de formación,
documentación, falta de motivación del personal, reducción de la
productividad, cambio organizativo y escalabilidad. También de
selección, desarrollo y compatibilidad del software.
Este último punto, la norma señala que en el piloto del soft-
ware pueden presentarse inconvenientes que es posible aminorar
su impacto con algunas acciones como:
1. Establecer objetivos de rendimiento y criterios de evaluación
claros;
164
2. involucrar y animar continuamente a los participantes del

proyecto piloto en el uso del sistema;
3. realizar sesiones de trabajo de prueba con el software antes
de su adaptación,
4. finalizar el diseño del sistema;
5. desarrollar una metodología aceptada de calidad”.
Otras acciones son desarrollar el piloto en forma gradual en
el número de procesamiento de documentos y personas involu-
cradas de los distintos departamentos. Lo anterior permitirá una
versión más robusta que pueda ayudar reducir los riesgos y en el
peor de los escenarios, el fracaso.
Al ser una aplicación que responde a las necesidades de un
primer escenario, se debe contemplar que nuevas acciones dentro
de la entidad demandarán una serie de ajustes que requerirán de
tiempo, personal, capacitación y recursos. Ningún SGDEA es una
solución estática y tiene una vida útil estimada. La obsolescencia
tecnología es una amenaza constante.
4.7.3. Metadatos y migración

Dentro del esquema de funciones del SGDEA es importante
que la información electrónica sea elegible. Por ello, la política de
conservación debe ser resultado de un trabajo exhaustivo porque
requiere de una investigación constante que permita que la infor-
mación esté disponible para la toma de decisiones a futuro.
La propia tecnología y su obsolescencia obligan a conside-
rar tener una gestión adecuada de migración, los documentos en
soportes de almacenamiento digital robustos para superar situa-
ciones hostiles por factores externos como cambios ambientales.
Los metadatos son determinantes, pero desde el registro de
los documentos para poder lograr una adecuada indización y tra-
zabilidad que incluso facilite la accesibilidad como la interopera-
bilidad. Para alcanzar este objetivo, la Norma ISO 16175 junto con
la 19005 hace una serie de recomendaciones que son válidas de
165
considerar como la definición de un administrador de metadatos,

quien deber cumplir la política sobre su tratamiento. Por ejemplo:
“crear, definir y borrar elementos de los metadatos, incluyendo
campos a medida”. Cada una de las actividades debe ser debida-
mente documentada.
4.7.4. Seguimiento y control

En esta etapa del proyecto SGDEA es necesario que el equipo
del proyecto revise si se cumple el alcance, es decir, los objetivos
del sistema y la política de gestión. Supervisar que no hay incon-
venientes con el cronograma de trabajo, que las tareas se realizan
de acuerdo a lo planeado en la estructura y diccionario de la es-
tructura de desglose del trabajo (EDT).
Los costos del proyecto junto con las adquisiciones y los
controles de calidad deben ser revisados como parte de la política
de eficiencia, poder medir el desempeño y controlar los riesgos.
Se insiste que la gestión de calidad en este punto tiene una gran
relevancia permite dar una radiografía del cumplimiento de los
objetivos.
La Norma ISO 15489:2 aborda el tema desde la perspectiva
de supervisión y auditoría.
La supervisión contribuye a dotar al sistema de gestión de
documentos de valor jurídico y legal. Los procesos de supervisión
se documentan para testimonio del cumplimiento de las políticas,
procedimientos y normas que la organización ha adoptado.
Las auditorías son un excelente instrumento si se aplica para
mejorar los estándares de calidad y revisar toda la estructura or-
ganización para la rendición de cuentas sobre la política docu-
mental. Por ejemplo: valorar que los departamentos cumplen con
sus funciones. La norma en mención indica entre otras ventajas
“que la misma entidad comprende la naturaleza de sus documen-
tos, controla y toma medidas de seguridad sobre los mismos y
utiliza e implementa adecuadamente los procesos de trabajo y las
tecnologías”
166
La Norma ISO 30301 considera que las auditorías deben de

tener una adecuada planificación. Primeramente, definir los obje-
tivos que manejaran los auditores seleccionados para cumplir la
tarea con objetividad. Cada uno de los resultados debe ser docu-
mentar y elevar el informe a estudio de las autoridades para que
tomen las medidas necesarias. Por ejemplo: hacer correcciones
en materia de medidas de seguridad que se mencionan en la ISO
2700 y que se hace la recomendación de revisar.
4.7.5. Cierre del proyecto

En esta etapa es necesario que el líder del proyecto con todo
su equipo analice si el alcance, el tiempo, la calidad y el costo se
cumplieron, es decir, un SGDEA acorde a las necesidades de la
entidad. Para ello, es necesario evaluar el cronograma, revisar si
cada una de las etapas fue completada junto con los informes fi-
nales para conocer los pormenores.
Luego, se hace entrega de toda la documentación de cada
una de las gestiones como recursos humanos, comunicación,
riesgos, costos, tiempo, adquisiciones, interesados, calidad e inte-
gración. Dichos informes deben tener un acta de cierre del proyec-
to aprobada por las autoridades de la entidad. Todas las lecciones
aprendidas deberán ser archivadas por la oficina de proyectos o de
planificación, para que en un futuro sean consultadas como guía
sobre proyectos o para conocer cómo se resolvió un problema que
permitió considerar que el alcance se cumplió. Y el proyecto fue
exitoso para la institución.
167
Capítulo V
Propuesta de sistema teórico

sobre la gestión documental
electrónica para entidades
públicas
En este capítulo se presentan los elementos del Sistema Teó-

rico sobre la Gestión Documental Electrónica en las entidades pú-
blicas colombianas. Dichos elementos se traducen en fases en la
implementación de los sistemas de gestión de documentos elec-
trónicos (SGDE). Tales etapas son: identificación, inicio y de pla-
neación, como fases preparatorias a la implementación.
Etapa de identificación (contexto de la organización). En
esta etapa la entidad debe identificar como contribuye la gestión
documental electrónica con los aspectos claves especificados:
• En el plan estratégico de la entidad.
• Misión/Visión.
• Analizar los elementos de contexto políticos, económicos,
sociales, tecnológicos, ambientales, culturales, financieros y
la competencia.
• Comprensión del contexto administrativo, legal, organizacio-
nal empresarial.
• Identificar el propósito de la gestión documental electrónica.
(Problemas, necesidades, oportunidades, exigencias norma-
tivas y de otra índole.
168
• Justificar el desarrollo de los programas de gestión documen-

tal electrónica.
• Identificar los requisitos de la gestión documental electróni-
ca y los recursos para desarrollar el proyecto (Humano, tec-
nológico, financiero).
• Diseñar un perfil del proyecto con los objetivos del proyecto,
resultados esperados, tiempo y costos esperados.
Etapa de inicio (constitución del proyecto):
• Compromiso de la alta dirección. La alta dirección debe esta-
blecer e implementar la política para la gestión de documen-
tos electrónicos en la entidad, teniendo en cuenta aspectos
económicos y organizativos, con unas metas específicas que
deben alcanzarse. De igual forma adquirir el compromiso
en la asignación de respaldo a nivel directivo, financiero y
operativo para satisfacer los requisitos aplicables y definir si
adopta supervisión y auditoria global o parcial
• Política/normativa de G.D.E. La Política de gestión documen-
tal electrónica debe ir enfocada a convertirse en una guía de
acción para toda la organización, ser capaz de generar que
todos los recursos se encaminen en generar acciones que
den ventajas competitivas y valor agregado a toda la orga-
nización. La definición de esta política le corresponde con-
templar las necesidades de la organización y la normatividad
archivística nacional, usuarios y proveedores. Su estructura
convendría componerse de un marco conceptual y estánda-
res que integren la gestión de información física y electrónica
en cualquier formato, un programa de gestión de documen-
tos y articulación de las dependencias de archivo, tecnología
y gestión organizacional e incluir normatividad relacionada
con componentes tecnológicos y uso de nuevas tecnologías
de información, seguridad electrónica, firma digital, protec-
ción de datos.
• Asignación de responsabilidades. Se deben asignar respon-
sabilidades y establecer medios específicos para las áreas de
169
tecnologías de información, dado que tendrán que asumir

papeles relativos a la administración documental electrónica
para alcanzar los objetivos propuestos, asignar responsabi-
lidades a nivel gerencial como a nivel operativo y estable-
cer un plan de capacitación que asegure contar con perso-
nal calificado y con formación específica en archivística. Se
corresponde definir y asignar los roles del administrador del
sistema en la cual se incluya el soporte durante la configu-
ración del sistema y también brinde soporte a la gestión de
los documentos facilitando mecanismos clasificación y ges-
tión de los documentos en el sistema de la organización a los
usuarios e interesados.
• Requisitos organizacionales. Analizar sistemáticamente las
necesidades de la organización, legales, fiscales, reglamen-
tarias y demás responsabilidades inherentes a su razón de
ser, describiendo y documentando los procesos y actividades
de la organización, documentar y graficar los flujos de infor-
mación y todas las relaciones existentes entre procesos. En-
marcar dentro de la estrategia organizacional los programas
y políticas referentes a la gestión documental electrónica.
Conocer cuáles son los sistemas de información y de gestión
de documentos que existen en la organización, realizarse un
inventario de los sistemas existentes en la organización y un
informe final en el cual se indique si los sistemas existentes.
Etapa de planificación:
• Planificar el alcance:
–– A nivel organizacional/administrativo:
·· Metodología de implementación. Análisis de las activida-
des de la organización, identificar los requisitos del pro-
ducto, evaluar los sistemas existentes, determinar estra-
tegias para cumplir requisitos como incorporar normas,
establecer políticas o la implementación de nuevos sis-
temas para cumplir los requisitos, diseñar el Sistema de
Gestión de documentos, documentar las operaciones
170
relacionadas con los documentos, ejecutar el proyec-

to de implementación, hacer un control y seguimiento,
evaluación posterior incluyendo la gestión de riesgos y
finalmente una mejora continua.
·· Usuarios e interesados. Los líderes de implementar la
gestión documental electrónica en una entidad deben
identificar con antelación las personas que pueden tener
influencia positiva o negativa en el desarrollo e imple-
mentación del programa de gestión documental. Identi-
ficar usuarios, clientes y proveedores y el personal que
desarrollará e implementará el programa de gestión do-
cumental a fin de conocer de antemano cuáles son sus
motivaciones, expectativas, competencias, conocimien-
to y experiencia.
–– A nivel tecnológico:
·· Hardware. Se debería adquirir la tecnología necesaria
para crear una red local y enlazarlas en lo posible a las
redes de organizaciones gubernamentales o que tengan
inferencia con su razón de ser. Tener un adecuado sitio fí-
sico para ubicar las instalaciones de los servidores y equi-
pos de cómputo, y determinar las medidas de seguridad
para una mayor protección de la información. De igual
forma controlar los proveedores de servicios y de Cloud
Computing, controlar el total de la infraestructura a fin de
garantizar la seguridad de los componentes físicos.
·· Software. La organización puede adquirir o desarrollar
programas informáticos o software para la gestión de
documentos que estén orientados a organizar, recupe-
rar y gestionar de manera eficiente la información, expe-
dientes o volúmenes creados electrónicamente sin una
estructura común, y que de igual forma se puedan inte-
grar con los demás sistemas de la organización. Este de-
sarrollo o adquisición del sistema de información inte-
gra la totalidad de la gestión documental electrónica de
171
la entidad basándose en los procesos administrativos y

debería ser sistemático, escalable, sostenible, garantizar
la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibili-
dad, interpretación y almacenamiento de los documen-
tos, soportar y ser compatible con el cuadro de clasifi-
cación documental, creación automática de metadatos,
garantizar la conservación de los documentos a largo
plazo, tener la capacidad de eliminar automáticamen-
te documentos, permitir la conservación, eliminación o
transferencia de expedientes mixtos.
–– A nivel técnico/documental
·· Planeación y producción. La organización debería en pri-
mer lugar planificar la producción de documentos a fin
de evitar la producción de documentos que no agreguen
valor a la organización, realizar un análisis funcional,
legal y archivístico de los valores primarios y secunda-
rios de los mismos, tener en cuenta el proceso del cual
se deriva este documento y que características debe te-
ner, que el contenido sea fidedigno, velar porque los do-
cumentos sean inmunes a cualquier tipo de alteración
o manipulación en todo su ciclo de vida y a largo plazo,
tener en cuenta los atributos de autenticidad, integridad
y fiabilidad, que el contenido del documento electrónico
no cambie en el tiempo, vincular los documentos ya sea
por el proceso del cual se desprenden, la procedencia,
tramite o función, establecer los metadatos de conteni-
do, contexto y estructura tanto de la unidad documental
como de todos los documentos con los cuales se vin-
cula o agrupa de acuerdo a sus necesidades, hacer una
descripción, definir y elaborar los instrumentos con los
cuales hará control a la gestión documental, planificar
y diseñar los mecanismos de captura que aseguren que
los documentos capturados son los apropiados y que
están completos de acuerdo a los metadatos, fiabilidad e
integridad de los mismos a mediano y largo plazo.
172
·· Valoración. La organización determina un proceso inte-

gro de valoración documental que no solo está encami-
nada a conservar documentos de tipo histórico o misio-
nal de la entidad o a decidir que se conserva o que se
puede eliminar, si no también este encaminada a la pro-
liferación y producción masiva de documentos electró-
nicos, teniendo en cuenta los valores primarios y secun-
darios, tiempo de permanecía en las diferentes etapas
del archivo y su disposición final, factores organizacio-
nales, realizar macro y micro valoración, realizarse en
un contexto interdisciplinario, se deben también anali-
zar los sistemas de información, tener en cuenta la in-
formación que se publica en las páginas web y enfocarse
a definir las condiciones de conservación y los soportes
en los cuales se preservaran los documentos.
·· Gestión y trámite. La organización debe procurar nor-
malizar las acciones necesarias para un idóneo regis-
tro, vinculación de los documentos electrónicos a un
trámite o un conjunto documental, velar por la correcta
ejecución de los procesos de recepción o distribución
de documentos incluyendo el correo electrónico y las
telecomunicaciones de la organización como páginas
web, redes sociales las comunicaciones en intranets y
extranets, garantizar la incorporación de metadatos, la
disponibilidad de los documentos para recuperarlos,
acceder o consultarlos en cualquier momento, con-
trolar que se mantengan íntegros, auténticos, fiables y
accesibles conservando las características con las cua-
les se produjeron, controlar el acceso de acuerdo a los
perfiles jerarquizados, verificar que la trazabilidad de
los documentos debe quedar registrada en el sistema,
que todos los documentos que integren un expediente
electrónico reflejen la secuencia o trazabilidad de ac-
tividades y cambios realizados dentro del mismo trá-
mite.
173
·· Organización. La entidad en el ejercicio de planeación

asumirá, acciones y operaciones necesarias para cla-
sificar y ordenar los documentos electrónicos, desa-
rrollando instrumentos en el que se plasmen la forma
como se debe organizar la información, uno de estos
es el cuadro de clasificación el cual permitirá ubicar los
documentos de acuerdo a su procedencia y describirlo
adecuadamente, identificar las funciones o actividades
de las cuales se produjo el documento, la organización
documental puede ser funcional, orgánica o por mate-
rias dependiendo de la razón de ser de la entidad, de
igual forma la ordenación de los documentos debe res-
petar el principio de orden original y se pueden utilizar
sistemas de ordenación numérico, alfabético, cronoló-
gico o mixto estos procesos deben estar debidamente
documentados de tal forma que los usuarios conozcan
y ejecuten los procedimientos y acciones establecidas
previamente.
·· Transferencia. La entidad asume, planifica y adopta las
acciones mínimas para realizar la transferencia de docu-
mentos en las diferentes fases de los archivos, se debe-
ría tener en cuenta las características de los sistemas de
información que por cuestiones de obsolescencia tec-
nológica no garanticen la integridad, autenticidad y fia-
bilidad de la información. Se debería planificar de acuer-
do a lo dispuesto en las tablas de retención y valoración
documental, el calendario de conservación, técnicas de
transferencia de documentos, validar la integridad de
los metadatos y los formatos, contemplar diferentes
técnicas para transferir documentos electrónicos como
emulación, Refreshing, migración etc.
·· Disposición final. La entidad realiza un proceso previo
de valoración en cada una de las fases de los archivos
físicos o electrónicos para determinar la disposición fi-
174
nal de los documentos, en este deben participar las di-

ferentes disciplinas y dependencias que producen docu-
mentos en la entidad, como resultado se obtendrán la
eliminación o preservación de los documentos a largo
plazo. La eliminación se debe disponer en el caso que
los documentos pierden los valores primarios y secun-
darios y no es necesario conservarlos con fines probato-
rios, culturales o de investigación, en este sentido se de-
bería reglamentar las responsabilidades de eliminación,
el debido registró mediante un acta y definir medios y
técnicas de eliminación para cada soporte documental.
Por su parte respecto a la preservación a largo plazo se
debería planificar la conservación total de los documen-
tos electrónicos independientemente de su medio y for-
ma de registro o almacenamiento, definir un conjunto
de principios, políticas, planes, programas y medidas de
carácter organizacional a nivel administrativo y operati-
vo, establecer técnicas de preservación documental, de-
finir en lo posible un solo formato documental y meta-
datos de descripción para recuperar posteriormente los
documentos.
• Planificar el costo:
–– Recursos humanos. La entidad identifica y documenta los
roles, responsabilidades, habilidades requeridas para cada
uno de los integrantes que intervienen en el desarrollo, im-
plementación y mantenimiento de los programas de ges-
tión de documentos electrónicos. Planificar y confirmar la
disponibilidad de los recursos humanos si se utiliza perso-
nal interno de la entidad o se requiere contratar personal
externo con habilidades, destrezas y conocimiento espe-
cífico. De igual forma diseñar las actividades y estimar los
recursos económicos para la capacitación del personal que
esté orientada a mejorar las competencias del equipo, esta
capacitación puede ser formal o informal, establecer me-
175
canismos de reconocimiento y recompensa, de evaluación

personal y del equipo.
–– Insumos y materiales. La organización realiza un plan de
compras y adquisiciones de bienes y servicios, en el ámbito
tecnológico, técnico y recursos humanos, a fin de efectuar
a tiempo los contratos y tener establecidas plenamente las
fechas de las convocatorias para la selección de posibles
proveedores. De igual forma controlar las adquisiciones y
monitorear la adjudicación y ejecución de los contratos,
finalmente debería finalizar formalmente la totalidad de las
adquisiciones de insumos y materiales.
• Planear las comunicaciones. La entidad planifica las comu-
nicaciones con cada uno de los usuarios o interesados, para
asegurar la recopilación, creación, distribución, almacena-
miento, recuperación, gestión, control, monitoreo y dispo-
sición de la información para cada uno de los niveles jerár-
quicos tanto del proyecto como de la organización. De igual
forma integrar los activos de información de la entidad.
Dependiendo lo que se quiera comunicar y en qué nivel la
organización debería establecer procesos para la recepción
y divulgación de información a nivel interno a los usuarios
y a nivel externo a clientes, entidades gubernamentales,
proveedores y público en general, normalizando cuando se
utilizara información formal o informal, oficial y no oficial,
escrita u oral.
• Planear supervisión y auditoría (supervisión, medición, aná-
lisis, evaluación y auditoría interna). La entidad planifica la
supervisión, medición, evaluación y auditoria durante y pos-
terior a la implementación del programa de gestión docu-
mental electrónica con el ánimo de verificar si efectivamente
los procesos, políticas y mejores prácticas documentales son
implementadas y se desarrollan como se tenían presupues-
tadas, son eficientes y efectivas. El programa de supervisión
y auditoria sistemática se debería implicar los flujos y uso de
información al interior de la entidad, identificar y mapear los
176
recursos de información de la entidad, identificar cual es la

información esencial quien la produce, porque y para que,
como la van a utilizar y distribuir, sus costos y los valores de
los documentos y la información.
La supervisión y auditoria al rendimiento del sistema de ges-
tión documental requiere establecer indicadores, acordados,
previstos o exigidos, de igual forma debe evaluar la eficiencia
y eficacia del sistema, las necesidades actuales y uso de la
información. Periódicamente se deben ajustar los parámetros
de supervisión y medición a los cambios estratégicos, legales
y judiciales identificar los vacíos, defectos y problemas tanto
los del sistema como los organizacionales para realizar ac-
ciones correctivas o preventivas.
• Planear tiempo para la implementación del proyecto. La or-
ganización establece los procedimientos para desarrollar,
gestionar, ejecutar las actividades planificadas en el tiempo
estipulado a fin de controlar el cronograma aprobado. Garan-
tizar que las entregas previstas de los paquetes de trabajo se
realicen en las fechas establecidas y con la calidad esperada,
garantizando de esta forma el normal desarrollo del proyec-
to de implementación del programa de gestión documental
electrónica y de igual forma poder realizar y gestionar los
cambios con una holgura de tiempo mínima antes que se
desvié y retrase la ejecución y mantenimiento del programa
de gestión documental electrónica.
• Planear los riesgos. La entidad define los procesos de pla-
nificación para la gestión de los riesgos, de tal forma que se
identifiquen con sus características, analicen, y planifiquen
las acciones necesarias para dar una adecuada respuesta o
controlar los riesgos durante la implementación y manteni-
miento de los programas de gestión documental electrónica.
Este plan debería estar orientado en aumentar la probabi-
lidad de ocurrencia de los eventos positivos y disminuir la
materialización de los riesgos negativos. Se debería incluir
detalladamente:
177
–– Análisis cuantitativo de riesgos. Realiza un proceso de

análisis numérico a los riesgos identificados previamente
respecto a los objetivos de la implementación de los pro-
yectos de gestión documental electrónica como de la po-
lítica que la rige, a fin de tener información lo más exacto
posible que apoye la toma de decisiones y reduzca la incer-
tidumbre del proyecto y mantenimiento idóneo del progra-
ma de gestión documental.
–– Análisis cualitativo de riesgos. Realiza un proceso de prio-
rización de la mayor cantidad de riesgos que serán objeto
de análisis y evaluación a fin de identificar la probabilidad
de ocurrencia y el futuro impacto que pueda ocasionar si
se llegan a materializar, con este análisis la organización
y la alta dirección puede reducir el nivel de incertidumbre
y controlar más detalladamente los riesgos que ameriten
mayor atención por su prioridad.
–– Respuesta a riesgos identificados. Una vez identificados
los riesgos la entidad debería planificar las acciones nece-
sarias que den respuesta a los riesgos de mayor atención,
por un lado, acciones para mejorar las oportunidades y por
el otro para reducir la amenaza de materialización de al-
guno que afecte uno o varios objetivos organizacionales
referentes a la gestión documental electrónica, para tal fin
se debería incluir recurso y actividades en el presupuesto y
el cronograma de implementación del programa y su man-
tenimiento.
Etapa de operación. En esta etapa la organización y los
líderes de implementar y administrar los programas de gestión de
documentos electrónicos deben ejecutar lo planificado con ante-
lación con el fin de cumplir con los objetivos del producto. En este
sentido debería:
• Aplicar y solicitar cambios en el proyecto a fin de realizar ac-
ciones preventivas, correctivas y de mejora.
178
• Dirigir y gestionar la calidad de lo planificado en el alcance

respeto a lo tecnológico, requisitos organizacionales y técni-
cos documentales.
• Contratar y formar al personal, realizar seguimiento al des-
empeño de las personas que integran el equipo de trabajo y
a los usuarios del sistema proporcionándoles retroalimenta-
ción y resolviéndoles inconvenientes.
• Capacitar concientizar a los usuarios internos
• Distribuir y recibir información desde y hacia los usuarios
internos y externos.
• Gestionar las expectativas que pueden tener los usuarios in-
ternos, externos e interesados.
• Asegura la calidad del proyecto, mediante la ejecución de los
procesos y procedimientos planificados.
Etapa de seguimiento y control. En esta etapa la orga-
nización debe implementar los procesos para identificar, rastrear,
analizar y dirigir el progreso de la implementación y gestión de los
documentos electrónicos, dentro de estos encontramos:
• Identificar y controlar los cambios a fin de proponer acciones
correctivas o preventivas para evitar futuros problemas.
• Revisar y comparar periódicamente los avances proyecto res-
pecto a lo planeado con el fin de evaluar el desempeño del
proyecto.
• Gestionar los cambios de manera formal, de tal manera que
no se implementen o realicen cambios a lo planificado sin ser
autorizados.
Etapa de mejora continua. La entidad debe planificar las
actividades necesarias para garantizar la correcta implementa-
ción del programa de gestión documental y garantizar en el tiem-
po la calidad del mismo, identificando las no conformidades, ac-
tualizando y monitoreando periódicamente los planes de riesgos.
Este plan de calidad y mejora continua debe contemplar el uso de
la política y los objetivos de la gestión documental, revisión de los
179
resultados de la auditoria para garantizar la ejecución de accio-

nes correctivas y preventivas. De igual forma se debería planificar
de la continuidad del negocio basándose en la disponibilidad de
la información futura a nivel interno para los usuarios y a nivel
externo para clientes y proveedores, acciones para recuperarse
de un evento de desastre, prevenir los cambios que se puedan
presentar con la gestión tecnológica y copias de seguridad de in-
formación, cambios de helpdesk, fuga de información o eventual
renuncia del personal que posee el conocimiento. Lo anterior-
mente expuesto debería estar consagrado en un plan específico
de mejora continua.
Este capítulo realiza una proyección de los cambios que se
pueden introducir en la teoría y en la práctica archivística, toman-
do en consideración las mutaciones que se ha venido dando en
los procesos de gestión de los documentos electrónicos, con base
en su valor probatorio. Las complejidades y nuevas dinámicas
planteadas a la gestión de documentos electrónicos han estado
configurando la posibilidad de transitar a una nueva racionalidad
archivística, tanto en los contextos internacionales como en los
ámbitos de la archivística colombiana. Lo primero que habría que
plantear es que no solo los archivistas deben participar en los pro-
yectos de gestión documental en entidades públicas y privadas,
sino también los proveedores de servicio, promotores, gerentes de
firmas especializadas en la materia.
De lo que se trata es de generar un salto cualitativo de la
mirada hacia la gestión documental electrónica, sustentada en los
elementos que tradicionalmente le han dado legitimidad y sus-
tento hacia otras formas de visualizar la relación entre teoría y
práctica archivística, en el contexto de nuevos entornos signados
por el uso de documentos electrónicos como medios de prueba e
instrumentos a partir de los cuales también se pueden reconstruir
procesos de memoria organizacional y social.
180
5.1. El contexto en el que cambian los conceptos de

la teoría archivística a la luz de los documentos
electrónicos y su valor probatorio
Partiendo de la idea de protección y defensa del patrimo-
nio documental y de documentos electrónicos como medios de
prueba, con base en la legislación y normatividad colombiana, se
plantean importantes implicaciones para los conceptos esenciales
sobre los cuales se ha venido configurando la archivística como
un campo de conocimiento y de práctica con identidad propia, en
el contexto de las ciencias sociales. Este hecho conduce a pensar
en una disciplina archivística que se nutra de otros saberes para
ampliar sus horizontes de sentido.
Es evidente que nos encontramos frente a cambios impor-
tantes, que tienen que ver con la producción de nuevos formatos
documentales, pero a veces esta velocidad con la cual se dan es-
tos cambios, no ha permitido realizar las reflexiones que sobre la
práctica debemos hacer y sobre esa base generar nuevos esque-
mas y sistemas de pensamiento que nos permitan adelantarnos
con nuevos conceptos y nuevas categorías explicativas de dichos
cambios. Lo que se observa es que existe poco análisis con que los
archivistas y los responsables de presentar proyectos de gestión
documental estamos actuando sin pensar en las consecuencias y
en las implicaciones que para la presentación de ese patrimonio
tiene nuestras decisiones o los proyectos que estamos dirigiendo.
La irrupción de los documentos electrónicos no se debe asu-
mir solamente desde una mirada técnica, tecnológica e instru-
mental, sino que habrá que abordar estas nuevas realidades que
surgen tras este tipo de documentos a partir de enfoques integra-
dos, que combinen la racionalidad archivística, con la legal y con
la necesaria interpretación histórica. Los aspectos económicos y
de gestión serán otros de los componentes centrales de la discu-
sión acerca de cuáles serían los elementos que permitirían visua-
lizar nuevas relaciones conceptuales que se generan a partir del
impacto de los documentos electrónicos, considerando su valor
181
probatorio, como sustrato de la necesaria refundación teórica y

práctica de la archivística como ciencia de los archivos y de los
procesos de gestión que facilitan el procesamiento documental:
clasificación, ordenación, descripción y valoración.
El norte de la acción archivística es la preservación y protec-
ción de la memoria, la cual por cierto está en riesgo y muchas ins-
tituciones con recursos financieros muy grandes como la NASA por
ejemplo han perdido grandes cantidades de datos y de información
electrónica por no haber tomado las precauciones del caso y no
solamente es el mundo de la preservación digital seguramente va-
mos a mencionar algunos más y es hora también de que pensemos
que es lo que estamos haciendo y como lo estamos haciendo, por
eso me agrada mucho que este auditoria sea muy joven, porque
es en las manos de los nuevos profesionales de la información en
donde va a quedar la responsabilidad por resolver los problemas
de lo que ya hoy día se denomina la archivística digital.
Frente a los cambios que se introducen con la gestión de los
documentos electrónicos, se requiere que los profesionales de la
archivística se asuman como profesionales de la información, con
competencias distintivas, basadas en primer lugar en la apropia-
ción de nuevos conceptos y prácticas.
En este sentido, el Consejo Internacional de Archivos (CIA,
2005) ha definido algunas de las competencias y actitudes que los
archivistas deben dominar para enfrentar con éxito los nuevos
entornos delineados por la gestión de los documentos electróni-
cos. Dentro de estas competencias se enuncian: la capacidad para
trabajar con documentos electrónicos, aptitud técnica, habilidad
para elegir el software que mejor se adapte a las características y
particularidades de la entidad y a las complejidades de su produc-
ción documental; capacidad gerencial;
En cuanto a la capacidad para trabajar con los documentos
electrónicos, se parte del hecho de que los archivos y su personal
deben estar capacitados para comprender las prácticas y los prin-
cipios archivísticos fundamentales y cómo esos principios se mo-
182
difican, reformulan y/o amplían para el trabajo con documentos

electrónicos. ¿Qué significa esto en la práctica? Entre los ejemplos
destaca la capacidad para: comprender y articular lo que significa
el archivo electrónico de los documentos; comprender y articular
lo que significa la conservación de los documentos electrónicos
a lo largo del tiempo, incluyendo la conservación de cada uno de
sus componentes (por ejemplo, los datos, el software, la docu-
mentación, etc.), así como la migración de documentos a nue-
vas plataformas; determinar los requisitos del sistema de archivo
electrónico y de la conservación de los documentos electrónicos;
y dirigir al personal encargado del programa en el proceso de de-
terminación de lo que se conserva y debería conservarse como
documento en un contexto electrónico. También sería preferible
adquirir o desarrollar estas capacidades internamente.
La aptitud técnica permitirá a los archivistas explicar lo que
hay que hacer para producir y gestionar documentos electrónicos.
En otras palabras, estos conocimientos les facultarán para partici-
par en la determinación de los requisitos del sistema. Sin embar-
go, esas capacidades no son necesariamente suficientes para ser-
vir de guía sobre cómo cumplir los requisitos. Esa cuestión exige
capacidades técnicas en las áreas de diseño de sistemas, gestión
de datos y desarrollo de software. Es muy frecuente que se con-
sulte a los archiveros qué tipo de software sería más conveniente
para cumplir los requisitos del tratamiento archivístico de los do-
cumentos.
En relación con la habilidad para elegir un software que se
ajuste a esos requisitos es muy valiosa y conviene disponer de ella
bien sea internamente o mediante contratación externa. Prestar
este tipo de servicio es demasiado laborioso para cualquier archi-
vo, excepto en casos muy concretos para proyectos específicos.
Convendría encontrar alguna manera de reforzar la formación ar-
chivística para que el personal de los archivos no tuviera que par-
ticipar directamente en las actividades de desarrollo de sistemas.
Una solución sería enseñar a los diseñadores de sistemas los
principios de la gestión de documentos para que sean capaces de
183
desarrollar soluciones archivísticas eficaces para las Administra-

ciones que sean sus clientes. Otra opción sería elaborar listas de
verificación o conjuntos de herramientas que guíen a las organi-
zaciones en el proceso de desarrollo de los requisitos archivísticos
e identificación de posibles soluciones. Muchos archivos han ela-
borado esas herramientas y el desarrollo o perfeccionamiento de
tales instrumentos podría efectuarse contratando a especialistas
temporalmente para que aporten su experiencia.
La capacidad gerencial se refiere al conjunto de conocimien-
tos, habilidades, destrezas y actitudes para dirigir los archivos,
ejerciendo su influencia en la Administración y en los actores que
la concretan de una forma eficaz, eficiente y efectiva. Entre las
habilidades y destrezas gerenciales más demandadas se encuen-
tran las siguientes: visión general: capacidad de tener una visión
de conjunto, de comprender la dirección estratégica de la Admi-
nistración como unidad y de cada entidad, y de explicar cómo los
principios archivísticos facilitan el trabajo de la Administración;
competencias de comunicación: capacidad para exponer el punto
de vista archivístico oralmente, en reuniones informativas y en se-
siones de formación, o por escrito en el caso de las políticas, los
requisitos o las directrices.
Como parte de la competencia gerencial, se tienen las ha-
bilidades de negociación: habilidad para negociar con los socios
para alcanzar soluciones que resulten ventajosas para todos y que
den un impulso a los objetivos de ambos; aptitudes de consulto-
ría: capacidad de trabajar como consultores de las organizaciones
clientes para resolver sus problemas al tiempo que se cumplen
los objetivos archivísticos; y habilidades políticas y tácticas: ca-
pacidad para discernir cuál es la mejor manera de influir en la
Administración y con quién se debería trabajar para garantizar los
objetivos de los archivos.
De modo que los retos de la gestión de documentos electró-
nicos, considerando su impacto como medios de pruebas, impone
que no olvidemos que somos una de las profesionales relaciona-
das de manera estratégica con la mediación de la información y
184
del conocimiento, de modo puntual la información y el conoci-

miento sobre la memoria.
En las nuevas generaciones que se forman en archivística
está mantener el compromiso de lo que se ha sembrado, en vir-
tud de que se han sentado unas bases que otros tendrán que se-
guir continuando y esa continuidad pareciera que a veces se nos
olvidara, somos una profesión responsable de la memoria pero a
veces, paradójicamente, somos una profesión sin memoria, debi-
do que somos un área de conocimiento que no reflexiona sobre
sus antecedentes, que no reflexiona sobre su pasado y que está
expuesta a esa frenética velocidad al que el mundo moderno nos
está obligando a conducirnos, por eso quiero centrarme en unos
aspectos muy importante que tiene que ver con nuestra profe-
sión.
Los elementos que se requieren para emprender procesos de
reflexión y de discusión académica deben partir de un concepto
mucho más amplio, vinculado con las relaciones conceptuales
que surgen del seno de las ciencias de la información y de las
profesiones de la información. Considerando los adjetivos utiliza-
dos actualmente para referirse a la archivística, tenemos la archi-
vística electrónica, archivística digital, la archivística y la gestión
documental electrónica, y es que nuestra disciplina no solamente
está compuesta por esas teorías que todos hemos estudiado en las
aulas de clase por unas metodologías y por unas prácticas que en
conjunto son las que conforman nuestro saber sino también hay
una serie de aspectos disciplinares y profesionales alrededor de
ella que constituyen lo que ya algunos autores han denominado el
paradigma del archivo o mejor dicho, los paradigmas emergentes,
relacionados con los nuevos conceptos que se han venido confi-
gurando para referirse a los procesos archivísticos.
Frente a los nuevos paradigmas archivísticos surgen pregun-
tas que convocan a pensar en nuevas relaciones entre la informa-
ción, la memoria y cómo los archivos constituyen la base sobre
la cual se reconstruyen procesos históricos. Los archivos, en este
sentido, siguen representando para la sociedad ese conjunto de
185
posibilidades, de supuestos junto con unos principios y unas prác-

ticas profesionales que son compartidos por la comunidad pro-
fesional y es lo que hace que allá una disciplina en la medida en
que hay un grupo de personas profesionales no solamente de la
disciplina archivística, porque la comunidad archivística no solo
está conformada por archivistas sino de otras profesiones que
comparten los mismos intereses que luchan precisamente en pos
de la preservación de la memoria.
Otro de los aspectos importantes que hay que ver es el eje
central de mi conferencia, porque se están cuestionando parte de
esos supuestos, principios y prácticas con el avance de la archivís-
tica, pareciera que hubiera un interés en desconocer el concepto
de archivo y el concepto de la archivística en el mundo moderno,
esto se evidencia sobre todo frente a la formulación de proyec-
tos tecnológicos en donde lo que manda es la tecnología y los
otros conocimientos que están alrededor que pueden contribuir
son desconocidos en alguna medida porque nosotros no abrimos
un espacio para el dialogo interdisciplinar, miremos algunas cosas
muy interesantes.
Lo primero sobre lo cual habría que hacer énfasis es que uno
de los principios rectores de la archivista y se puede asumir como
nuestro principio fundamental, tiene que ver con el principio de
respecto a los fondos, ya va a cumplir 200 años y sin embargo exis-
te un cuestionamiento no solamente por profesionales de otras
áreas sino que veo con mucha preocupación que colegas nuestros
hacen poco por mantener ese principio, el principio de respeto de
los fondos es un principio clave de la archivística porque tiene que
ver con el mantener ese vínculo entre los documentos que confor-
man los archivos para darle contexto es una expresión que tam-
bién parece que se nos olvida, es decir estamos hablando de que
nuestra teoría ya va prácticamente para tener la semilla originaria
200 años de haber sido formulada.
Luego el manual de ordenación y descripción de archivos,
lo cual debe partir de un análisis profundo acerca de la impor-
tancia de la propuesta de los archivistas holandeses, que antes
186
que archiveros por oficio eran historiadores, en el año 1898, se

dedicaron a trabajar el concepto de ordenación archivística y de
descripción archivística y ese manual fue fundamental para el res-
to de la teoría archivística difundida a lo largo y ancho del mundo,
previamente en el año 1881 se había establecido en Rusia el prin-
cipio de procedencia que también es fundamental en la práctica
de la archivística moderna y al cual también hay que decir que a
veces no respetamos adecuadamente, principio que en Bruselas
en el años 1910 hace más de 100 años.
La organización de los documentos electrónicos plantea
también cambios importantes, los cuales parten del principio uni-
versal de la archivística, cuyo sustrato se apoya en procesos de
organización de información, lo cual refleja a su vez las funcio-
nes articuladas con la esencia misma de los documentos. En este
sentido, ubicar los procesos de organización en la perspectiva de
los repositorios digitales, de sistemas electrónicos de data ware-
house y de otros medios de almacenamiento y sistemas de alma-
cenamiento, este principio por ejemplo se va perdiendo y se va
diluyendo y los datos van perdiendo contexto y la información va
perdiendo significado y los esfuerzos para tratar de darle cohesión
son cada vez más costosos.
El principio de ordenación de los archivos fue posteriormen-
te revisado y trabajado nuevamente hacia mediados del siglo XX
por Teodoro Shellenberg, porque, en sus enfoques se encuentran
cimentadas los elementos fundantes de nuestra profesión y poste-
riormente hacia finales de la década de los 50´s del siglo XX, hacia
los años 30 y 50 con posterioridad de las dos guerras mundiales
que han existido en la historia de la civilización humana se co-
menzó a trabajar el concepto de gestión documental o traducirlo a
la gestión documental el concepto de records management. Estas
afirmaciones permiten que concluyamos en que nuestra disciplina
está consolidada y que los esfuerzos que tenemos que hacer los
archivistas cuando comenzamos a implementar conceptos tecno-
lógicos, implican también acciones de revisión de los conceptos
fundamentales sobre los cuales se apoya la archivística.
187
Frente a esta realidad, lo que se impone es una revisión pro-

funda de las bases de la disciplina y de la profesión, antes de abor-
dar proyectos que consideren el valor probatorio de los documen-
tos electrónicos, con las consecuentes implicaciones que trae al
sistema de conocimientos archivísticos, jurídicos, informaciona-
les y tecnológicos, porque en el contexto de estas dinámicas es
que nos proponen las compañías que implementan procesos de
documento electrónico se nos olvida que estamos hablando de
documentos, de documentos de archivos y de archivos.
Existe todavía un debate sobre todo en los países anglosajo-
nes ya superados pero los nuestros no por dificultades de carácter
cultural, yo diría que son afortunadas, entre la separación de las
profesiones de archivista y las profesiones de gestores documen-
tales en estos países estas separaciones se ven con mucha fuerza.
En nuestro contexto esto no se evidencia, el profesional que rea-
liza las acciones de gestión documental es el mismo archivista, lo
que no sucede en otras latitudes.
Hacia finales de la década de los 70´s del siglo XX, se intro-
duce la gestión documental como un componente importante en
la teoría archivística y posteriormente se empieza a trabajar en
la gestión de documentos electrónicos. Desde 1981 ya en USA se
planteaba la necesidad de empezar a trabajar con criterios técni-
cos la gestión de los registros electrónicos que en ese momento
ya comenzaban a ser un problema para nuestras organizaciones.
Los documentos electrónicos y la consideración de su valor
probatorio no es un tema únicamente técnico, sino que convoca
la generación de reflexiones teóricas y metodológicas muy impor-
tantes para emprender proyectos que sean el resultado del análisis
acerca de las implicaciones que trae el que utilicemos nuevos dis-
positivos técnicos y tecnológicos, que requieren otras aproxima-
ciones diferentes a las que se ha elaborado.
Lo que se busca con estos ejercicios es que los profesionales
de archivos logremos nuevas interacciones con nuestros pares e
interlocutores, por ejemplo, quienes están al frente de compañías
188
que ofrecen tecnologías para ayudarnos a resolver problemas ya

identificados y no superados pospuesto puedan entender cuál es
nuestra visión en nuestro concepto de memoria, por un lado la
archivística clásica no ha abandonado sus raíces y seguimos tra-
bajando en el documento y archivo con eje central de nuestro tra-
bajo profesional y seguimos considerando que el archivo sea un
conjunto orgánico de documentos, y ese concepto de conjunto or-
gánico es perfectamente claro, respetando el principio de respecto
de los fondo valga la redundancia, el principio de procedencia y
el principio de doble y original que también es un principio que
incluso en el caso colombiano estos dos últimos son principios de
carácter legal.
5.2. Reconfiguraciones en la cultura archivística y en

los conceptos y procesos archivísticos
La cultura archivística debe seguir considerando estos princi-
pios, como punto de partida para implementar y aplicar proyectos
de documentos electrónicos, que se apoyen en entender al archivo
a partir de un concepto con perspectiva legal, como es el caso del
archivo como conjunto de evidencias, aspecto sobre el cual hoy
en día otras disciplinas se están dedicando enormemente. En este
sentido, los documentos y los archivos contienen las actuaciones
de la personas y las actuaciones de la organizaciones, todo lo cual
genera evidencias que se registran en los documentos y esos do-
cumentos deben ser consultados por alguien y ese alguien quiere
saber si esa evidencia es de delito y el esfuerzo esta en garantizar
que el contexto en el que produjeron los documentos será preser-
vado de tal forma en que nadie tenga la mediana posibilidad de
cuestionar la evidencia y su valor, no solamente el valor legal, sino
el valor del conocimiento y el contenido que esa evidencia dice
por tener.
Si se sigue trabajando solo sobre el concepto del conjunto de
documentos y no sobre el concepto de documento individual, es
posible que se incurra en el error del valor probatorio y estratégico
189
de la pieza documental, como entidad individual. Por ello, es muy

importante que los archivistas no olvidemos ese aspecto porque
en los proyectos de documento electrónico, se tiende a perder el
carácter particular del documento.
Aunque es igualmente importante considerar la visión de
conjunto de los documentos, la cual se apoya en una noción de
vinculación y de interrelaciones que deben tener las series y los
fondos documentales. Es por ello, que los emprendimientos re-
lacionados con la gestión de los documentos electrónicos deben
abordarse con mirada interdisciplinaria, pero haciendo especial
énfasis en los elementos archivísticos y tecnológicos.
En muchas ocasiones, quienes desarrollan los proyectos de
gestión documental electrónica desconocen los conceptos archi-
vísticos, o en el afán por desarrollar un proyecto de documento
electrónico, tiene mayor predominio el componente tecnológico
que el archivístico, omitiendo el vínculo informativo-documental
que le da significado a ese conjunto y agrupación de documentos,
independientemente que los documentos puedan estar distribui-
dos, lo cual es otro problema, éstos pueden estar en diferentes
sistemas o repositorios pero el concepto de vinculo jamás puede
perderse y ese concepto de vinculo se da de diferentes formas en
la archivística.
De modo que uno de los principios esenciales que deben re-
gir los procesos relacionados con los documentos electrónicos,
tendrá que ver con la interoperabilidad y disponibilidad de los
documentos e información en diferentes sistemas, lo cual no es
solo un tema que deben resolver solamente con los ingenieros de
sistemas, sino que los archivistas son los actores esenciales que
deben mostrar competencias para la gestión documental, la cual
cada vez más se debe nutrir de la visión interdisciplinaria, abrien-
do espacios para la intervención y actuación de otras profesiones.
De modo pues que el valor probatorio del documento elec-
trónico debe considerarse como sustrato y elemento fundamental
para emprender proyectos de gestión documental con mediación
190
tecnológica, enmarcando los propósitos desde una perspectiva in-

terdisciplinaria, enfocando a la archivística en la constelación de
las ciencias sociales, en permanente comunicación con las cien-
cias administrativas, las ciencias jurídicas y la historia. Lo impor-
tante también es delinear muy bien los aportes y contribuciones
que la archivística puede hacer al corpus teórico que muchas ve-
ces se omiten.
Una de las estrategias que debemos asumir es aprender de
las experiencias exitosas y lo que podemos denominar “buenas
prácticas”. En este sentido, se considera importante citar el pro-
yecto que lleva adelante la Universidad British Columbia, de la
cual esta universidad hizo parte alguno años con el Proyecto Inter
pares, logrando generar una gran cantidad de literatura técnica
sobre conservación digital, luego otros proyectos similares que
surgieron en épocas contemporáneas a este y nuevos que han ve-
nido surgiendo, aquí han mencionado otros, que han producido
una valiosa información técnica sobre preservación digital, que
tan importante es para el futuro de nuestro trabajo, la informática
forense por supuesto desde el punto de vista de la evidencia digi-
tal, la ciencia de los datos, concepto que empieza a parecer ya más
recurrente en la literatura técnica.
El valor probatorio de los documentos electrónicos es un
tema esencial en el liderazgo de proyectos de gestión documental
electrónica, en virtud de que el uso de las tecnologías como me-
diadoras de los procesos de organización, descripción y valora-
ción documental. El uso de la tecnología como intermediaria en
los procesos de gestión documental genera la necesidad de que
estemos mucho más atentos en el tema de los procesos archivís-
ticos, con lo cual se requiere también que se revisen las bases de
la profesión archivística desde un enfoque informacional, comu-
nicacional y gerencial., lo cual nos conduzca a aprender nuevas
prácticas y reenfocar otras que ya no se ajustan a las exigencias
de los nuevos entornos.
También es importante aprender a defender y mantener
nuestra práctica archivística, reexaminando aquello que ya no está
191
funcionando y en eso también es esencial visualizar los nuevos

elementos y sistemas de relaciones que están impactando la teo-
ría archivística a partir del valor probatorio de los documentos
electrónicos. Los impactos que estos nuevos escenarios digitales
han estado generado a los conceptos y principios archivísticos.
Lo primero que se está observando es que la gestión docu-
mental ya no es un tema solo de los archivistas, sino que es un
tema cotidiano de las personas, de los funcionarios, de los ciuda-
danos. En el pasado el documento de archivo, llegaba el archivo
y era responsabilidad del archivista, en el presente y en el futuro
seguirá siendo responsabilidad de las personas, la gestión docu-
mental ya se salió de contexto archivístico y se volvió un problema
organizacional, se volvió un problema de la sociedad, y ahora con
el valor probatorio d los documentos electrónicos, los mensajes
de datos, las firmas electrónicas, les atañen a los ciudadanos y no
solo al archivista.
Los ciudadanos tienen conciencia de que la producción de
un documento electrónico por fuera de paramentos de preserva-
ción digital compromete la memoria de la sociedad, mucho se ha
hablado del concepto del paradigma custodial o del paso del para-
digma custodial a uno pos custodial, significa que los archivos ya
no pueden pensar solamente en guardar sino que tiene que pensar
en formar parte integrante y generar impactos significativos en la
gestión organizacional integral y, por supuesto, en el acceso a la
información.
En este momento, se está visualizando un mayor control en
los aspectos, como la autenticidad, la fiabilidad y la integridad de
los documentos, lo cual, por supuesto, procede de otros campos
del conocimiento, como por ejemplo: el derecho o la informática
jurídica, de informática forense y nosotros no estamos incluyendo
esos conceptos de manera suficientemente clara de los documen-
tos que producimos de carácter técnico para los archivistas, los
expedientes atienden diferentes formas y estructuras y no estamos
analizando de manera adecuada, sin embargo ya hay información
en literatura sobre esas diferentes formas en las que los expedien-
192
tes modernos se están presentando y la gestión de documentos se

está dando de forma simultánea y desde múltiples procedencias
en la medida que lo comentaban hace un momento.
La necesaria interoperabilidad de los sistemas es otro de los
aspectos que cobra significados muy importantes frente al valor
probatorio de los documentos electrónicos. Dicha interoperabili-
dad parte del supuesto de que las entidades estén intercambiando:
documentos, flujos y datos de manera casi imprevisible para el
usuario.
Otros impactos significativos que también se observan tienen
que ver con la organización de los documentos, la clasificación
archivística generalmente se hacía después de la segunda edad
del documento o a partir de la segunda edad del documento y me
refiero a la clasificación técnica, porque todos sabemos que en el
archivo de gestión, se hacía un proceso de clasificación, pero en
la medida en que el modelo custodial tomaba énfasis, era cuando
el archivista tenía control sobre documentos pues la clasificación
estaba en manos de archivística, hoy en día la clasificación de un
documento electrónico está en manos de la persona que lo produ-
ce, con la conciencia subyacente de su valor probatorio.
Los ciudadanos se están convirtiendo en clasificadores de
documentos, en los usuarios recae la responsabilidad de ubicarlos
dentro de las taxonomías, si se coloca en un lugar equivocado, la
posibilidad de devolverse aumenta el riesgo de la pérdida de valor
de esa evidencia y probablemente eso tiene impactos no solo so-
bre el valor legal sino sobre otros elementos de la archivística. Tras
la irrupción de los sistemas electrónicos, la ordenación archivís-
tica está regida por la naturaleza y alcances del sistema, anterior-
mente la ordenación archivística estaba regida por la gente, ge-
neralmente por el archivista, por el técnico, por el que intervenía,
por ejemplo, en la conformación de un expediente. Hoy día, esas
reglas se pueden automatizar y al automatizarse la ordenación de
loa archivos se está haciendo a partir de los sistemas diseñados,
los cuales deben estar debidamente parametrizados para que in-
corpore los principios archivísticos.
193
Es necesario en la construcción de sistemas o de gestores

documentales que consideren el valor probatorio de los documen-
tos, que se asume como principio articulador de la teoría y de la
práctica archivística la formulación de los problemas que deben
ser interpretados teniendo presente un enfoque interdisciplinar,
que considere además una visión de conjunto que procure el man-
tenimiento del vínculo archivístico, aspecto sobre el cual los sis-
temas electrónico comienzan a regir sobre la praxis informativa-
documental.
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben
preservar el vínculo archivístico, debido a que se transita hacia la
convergencia de diferentes medios y recursos documentales: grá-
ficos, audiovisuales, icónicos, entre otros. Esta realidad significa
que el mundo digital plantea nuevos retos a los procesos de des-
cripción archivística, que tradicionalmente siempre se había ba-
sado de lo general a lo particular del fondo al documento y en la
descripción archivística tradicional el documento casi que nunca
entraba sobre los sistemas descriptivos, la unidad mínima des-
criptiva en un archivo del papel físico es el expediente, mientras la
unidad mínima descriptiva en el entorno digital es el documento y
esa descripción no la hace el archivista, esa descripción la hace el
usuario y si el usuario no sabe describir, la posibilidad de recupe-
rar se vuelve mucho más compleja.
La dinámica de la gestión documental, al servicio del valor
probatorio de los documentos electrónicos, también se funda-
menta en el uso de metadatos que generan valor agregado a las
unidades descriptivas y el metadato en sí mismo se convierte en
un documento recuperable, el metadato en el pasado no era en
sí mismo un documento recuperable. La lógica del metadato ya
existía y se aplicaba en los catálogos de biblioteca, pero hoy en día
los metadatos si agregan valor informacional porque los metada-
tos viajan con el documento y se vuelven parte del documento se
adhieren a él.
En cuanto a la valoración documental, decimos también que
se están visualizando cambios significativos, a la luz del valor pro-
194
batorio de los documentos electrónicos. La valoración, entonces,

se hace mucho más compleja, porque anteriormente y todavía
lo seguimos haciendo, este es un capítulo que yo creo que ya se
ha empezado a introducir hay unos escritos relacionados sobre
todo cuando se empezó hablar de micro valoración en el mundo,
concepto que todavía cuesta entenderlo, pero cuando se comen-
zó hablar de micro valoración este concepto tiene más sentido
desde la lógica del documento electrónico que desde la lógica del
documento físico pero la complejidad de la valoración es mayor,
la evaluación se extiende al conjunto de metadatos, algo muy im-
portante, es decir, la archivística, moderna tiene que evaluar los
metadatos para garantizar la preservación de los mismos y los
metadatos a su vez, en sentido complementario, aportan docu-
mentos para la valoración documental, los impactos en la con-
versación, las técnicas de conservación tradicional ya no aplican
al mundo electrónico esto para los soportes, pero en general ya
un conservador tradicional no puede intervenir un objeto digital
sopeña de quitarle valor probatorio o evidencia digital, ese es un
riesgo al que estamos todo el tiempo, la preservación digital se
vuelve un término supremamente importante en el mundo digital
y se está desarrollando como ya lo mencionaba por ejemplo el
proyecto inter pares una gran cantidad de literatura relacionada
con la preservación a largo plazo de documentos y otros objetos
digitales en el mundo, la cual insisto tenemos que comprender de
mejor manera.
5.3. Impactos en la teoría archivística a partir de los

documentos electrónicos y su valor probatorio
La gestión de documentos electrónicos han estado impac-
tando la teoría archivística, de modo que el mundo de los archivos
continuará configurándose a partir de los documentos, en tanto
que piezas individuales y como conjunto orgánico, aquí vemos
que se sigue ocupando estos dos mismos elementos, pero ade-
más le agrega otros adicionales, el contexto como lo mencionaban
195
desde la óptica desde lo nuevos modelos de preservación digital,

los contextos tecnológicos, los procesos administrativos y legales.
Lo anterior supone además que la preservación digital y más
aún los metadatos implican nuevos retos para los profesionales de
la información, en virtud de los requerimientos para la gestión de
metadatos, que ameritan construir elementos propios, generados
del corpus teórico que nos va a llevar a trabajar como especia-
listas en metadatos, porque el metadato es un componente que
en el mundo digital ayuda a precisar el concepto de contexto, de
contenido agregado a los documentos electrónicos, a partir por
ejemplo a capas de metadatos va hacer que el conocimiento que
guardamos en los sistemas electrónicos se amplié y surjan nuevos
modelos de valoración de información.
Figura 38. Elementos para un modelo de gestión documental sustentada en el

valor probatorio de los documentos electrónicos. Fuente: Elaboración propia.
La figura 38 expresa el conjunto de componentes que deben

ser tomados en cuenta cuando se formulan proyectos de gestión
documental, sustentados en el valor probatorio de los documen-
196
tos electrónicos. Los componentes del Modelo se estructuran con

base en un eje vertical que organiza las estrategias de un enfoque
conceptual y práctico de la administración electrónica. A partir del
mencionado eje, los componentes centrales del modelo son: el
marco legislativo, regulatorio y normativo, lo tecnológico, organi-
zacional y socio-cultural.
En relación con el marco legislativo, regulatorio y normativo,
se tienen los conceptos previstos en la estructura legal colom-
biana, que tienen que ver con: la sede electrónica, firma digital,
registros electrónicos, comunicaciones y notificaciones electróni-
cas, elementos fundamentales que enmarcan la eficacia y fuerza
probatoria de los documentos frente a los nuevos soportes. Dicho
marco constituye el referente legal que permite enmarcar todo el
proceso de gestión documental electrónica.
De acuerdo con el componente tecnológico del Modelo, se
tienen principios rectores que permiten organizar los sistemas
y las plataformas (el hardware y software), requerido para llevar
adelante los procesos de gestión documental electrónica. Tales
principios son: la calidad, seguridad, accesibilidad, interoperabili-
dad, integridad, autenticidad y confidencialidad, que deben estar
presentes en las soluciones tecnológicas diseñadas para garanti-
zar la efectividad y el impacto positivo en el uso de los documen-
tos electrónicos como medios de prueba.
El componente organizacional que alude al conjunto de orien-
taciones, actores, y estructura necesarias para que los sistemas de
apoyo a la gestión documental electrónica, operen en sintonía,
alineando las plataformas tecnológicas con el talento humano y
la estructura organizacional y con ello configurar ambientes de
trabajo, mediados tecnológicamente y desarrollados con base en
principios de ética, buena fe, acceso, inclusión y calidad, princi-
pios éstos que deben poseer los profesionales de la archivística
y el resto del equipo de trabajo, dentro de los cuales también es-
tán los ingenieros en sistemas, administradores y demás expertos
en diseño organizacional e informacional, con objeto de proveer
197
servicios de información alineados con la filosofía de gestión, la

productividad y eficacia en el logro de las metas.
En el modelo que presentamos subyace una lógica que reco-
noce como factor esencial el valor probatorio de los documentos
electrónicos y cómo éstos impactan la trama organizacional, en el
marco de las leyes y las normas que sobre este tipo de documentos
existen en el ámbito internacional y nacional. El modelo también
asume las reconfiguraciones en la formación de los profesionales
de la archivística, en virtud de que se requerirán de nuevas y cada
vez más complejas competencias, una de las cuales será preci-
samente el trabajo en equipo, partiendo de una visión sistémica,
y considerando conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes
enfocadas hacia la gestión de los documentos electrónicos con
miras a empoderar a las organizaciones para que se posicionen de
manera estratégica en sus ámbitos de influencia.
198
Conclusiones
Luego de desarrollar los argumentos que fundamentaron el

objeto de estudio de esta investigación: el valor probatorio de los
documentos electrónicos en Colombia, es posible plantear como
conclusiones las siguientes:
La explicación de la naturaleza, el alcance e impacto del valor
probatorio del documento electrónico en Colombia fue posible a
partir del recorrido teórico y metodológico seguido en este estu-
dio relevó la lógica del enfoque epistemológico racionalista.
La naturaleza, alcance e impacto del valor probatorio de los
documentos electrónicos en Colombia, se explica mediante la
estructura legal y normativa que los respalda y cómo ello tiene
importantes repercusiones en la teoría archivística y en la forma-
ción de los profesionales de esta área del conocimiento tan cru-
cial en estos momentos históricos de una ingente producción de
información documental, administrativa y jurídica, con una alta
potencialidad para reconstruir procesos históricos. Así mismo, la
investigación abordó elementos que están configurando nuevos
retos para la teoría y práctica de la archivística a raíz de la produc-
ción de documentos a partir de nuevas lógicas impuestas por el
paradigma electrónico que ha estado provocando nuevas lógicas
en los esquemas de gestión de documentos en escenarios emer-
gentes, generando con ello nuevas preguntas para los archivistas.
La descripción del impacto que los documentos electrónicos
tienen como medio de prueba en el ordenamiento jurídico colom-
199
biano, fue posible a partir del estudio sobre las fuentes legales y
normativas existentes en el contexto colombiano. Para alcanzar
este objetivo, se expusieron las teorías fundamentales, mediante
las cuales se explicó el valor probatorio del documento electrónico
en Colombia y cómo ello genera importantes implicaciones a la
teoría y práctica archivística, jurídica y a los procesos de forma-
ción de profesionales en esta área. Se realizó también un cotejo
entre las tesis primordiales, las categorías del estudio, los datos o
manifestaciones empíricas de ellas, con el objeto de hacer explíci-
tas las relaciones entre estos elementos.
La Instancia técnica de la investigación se ejecutó mediante el
análisis de las diversas posturas conceptuales y jurídicas, en torno
a los cambios que se están generando a partir de la transición de
los documentos tradicionales hacia los documentos electrónicos.
Igualmente, se realizó el análisis hermenéutico de los instrumentos
legales y normativos que configuran el aparato jurídico colombia-
no que le sirve de soporte al uso de los documentos electrónicos
como medios de prueba. El estudio se complementó con la revisión
de buenas prácticas archivísticas y jurídicas que evidencian el uso
del documento electrónico como medio de prueba.
Los tres ejes de trabajo desarrollados: archivístico, jurídico
y tecnológico, permitieron fundamentar el objeto de estudio. En
relación con el eje archivístico se recalcó en el hecho de que la
voz documento es polisémica y podemos referirnos a ella con dis-
tintas acepciones, aunque con carácter general suele entenderse
principalmente con dos significados.
El primero se puede visualizar desde un sentido más amplio,
el cual está estrechamente ligado a la información, entendiéndo-
se que el documento es cualquier soporte que contenga datos de
cualquier naturaleza o índole producto de la ejecución de las ac-
tividades del ser humano, y que tiene como fin mismo almacenar
conocimiento o hechos para ser utilizados en determinado ámbito
ya sea de enseñanza, de tipo jurídico, histórico, erudición, etc. El
segundo significado por el contrario es más restringido y se en-
cuentra asociado a la teoría de plasmar de forma escrita la decla-
200
ración de voluntad o la constatación de algún acto humano, esto

es, referido a cualquier soporte que contenga cierto texto, grafía,
imagen o sonido interpretado también como un mensaje de voz o
texto, que en el ámbito del Derecho suele ir ligado a declaracio-
nes de voluntad o constatación de actos jurídicos: un contrato, un
testamento, manifestaciones, resoluciones, inscripciones, anota-
ciones, entre otros.
A través del tiempo se han establecido diferentes significa-
ciones del concepto de documento, uno del cual señala que la no-
ción alude a “un objeto corporal producto de la actividad humana,
que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba
algo” Núñez (1983) citado por Fuster (1999). En este sentido, los
documentos son bienes muebles de carácter material, es posible
señalar, entonces que la idea de documento es una representación
del pensamiento, es así como todo objeto producido, directa o
indirectamente, por la actividad del hombre y que, representa una
cosa, un hecho o contiene una manifestación del pensamiento o
de la voluntad de quien lo produce.
En el contexto colombiano, con el Código de Procedimiento
Civil (Decreto 1400, 1970), establece en el artículo 251 que son
documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fo-
tografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magneto-
fónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas,
sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter repre-
sentativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumen-
tos, edificios o similares.
En cuanto a la conceptualización de los documentos electró-
nicos, son aquellos cuyos contenidos se encuentran en soportes
electrónicos o máquinas informáticas, susceptibles de ser enten-
didos también como magnitudes físicas que representan en forma
codificada unas declaraciones o representaciones y que son sus-
ceptibles de registro, proceso y transmisión, lo que traduce que
este documento requiere de medios o instrumentos electrónicos
como medio de vida y reproducción.
201
El eje jurídico de la investigación se construyó sobre la base

de la Ley 527 de 1999, se constituye en Colombia, el régimen ge-
neral de acceso y uso de los mensajes de datos, estableciendo
una serie de directrices de la equivalencia funcional, del envío, re-
cepción de datos y mensajes por medio electrónico. A partir de lo
cual, la Superintendencia Financiera de Colombia, emitió el con-
cepto No. 2007062815-001 (octubre 22 de 2007), en el que fija una
postura frente al documento electrónico y se establece la posibili-
dad de archivar en medios magnéticos, por ejemplo, los soportes
de los cierres contables.
Es así como, en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 se esta-
blece la firma manuscrita como método que permite identificar el
iniciador del mensaje de datos y su aprobación en el contenido
del mensaje, siempre que dicho método sea tanto confiable como
apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado. Mientras que el artículo 12, se establece como requi-
sito el cumplimiento de las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su pos-
terior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en
el formato en que haya generado, enviado o recibido o en
algún formato que permita demostrar que con exactitud la
información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que per-
mita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y
la hora de envío o recibo del mensaje o documento.
En relación con el eje tecnológico, se destacaron las caracte-
rísticas de los requisitos funcionales que definen la funcionalidad
o las características que el sistema debe tener, estos expresan la
naturaleza del funcionamiento del sistema, el cómo va a interac-
tuar el sistema en este sentido la gestión de documentos electró-
nicos con su entorno y cuál va a ser su estado. En cuanto a los
requisitos no funcionales o también llamados cualidades del sis-
tema, se pueden tomar desde dos puntos, lo cuales en primer lu-
202
gar serán las cualidades de ejecución como seguridad y usabilidad

observados desde el tiempo de ejecución, el segundo desde las
cualidades de evolución en calidad, rendimiento facilidad de uso.
En lo que respecta a los requisitos no funcionales tenemos
que estos definen como debe ser el sistema mientras que los fun-
cionales deben definir qué debe hacer un sistema. En este sentido,
los requisitos funcionales que en los que nos enfocaremos respec-
to a la gestión de documento electrónicos serán los que tengan
directamente influencia en la gestión de documentos electrónicos,
se revisaran algunas posturas de teóricos del tema y se identifica-
ran los requisitos planteados en la normatividad actual interna-
cional y nacional.
Algunas de las buenas prácticas consideradas en el estudio se
enmarcan en la estrategia Gobierno en Línea de Colombia, desde
la cual se pretende contribuir en la construcción de un Estado más
eficiente, moderno, transparente y más participativo, generando
acciones de mediación tecnológica para apoyar todas las activida-
des de gestión pública. La estrategia está orientada a prestar los
mejores servicios en línea al ciudadano, lograr la excelencia en la
gestión, empoderar y generar confianza en los ciudadanos, impul-
sar y facilitar las acciones requeridas para avanzar en los Objeti-
vos de Desarrollo Sostenible – ODS, facilitando el goce efectivo
de derechos a través del uso de las tecnologías de información y
comunicación.
En consecuencia se identificaron acciones de innovación,
que permitieron contextualizar como buena práctica el caso del
registro y expedición de las matrículas profesionales por parte del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, creado me-
diante la Ley 94 de 1937, es la entidad pública que tiene la función
de inspeccionar y vigilar el ejercicio de la ingeniería, de sus pro-
fesiones afines y de sus profesiones auxiliares en general, en el
territorio nacional; de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 26
de la Constitución Política y en la Ley 842 de 2003 y demás nor-
mas complementarias y suplementarias, autorizando a nombre
del Estado el ejercicio de una profesión que implica riesgo social,
203
o suspendiendo del ejercicio profesional, previo la aplicación del

debido proceso, a quienes se les compruebe la violación del Có-
digo de Ética o del correcto ejercicio de la profesión autorizada;
esto último en su calidad de Tribunal de Ética de las profesiones
tuteladas, por quejas interpuestas por la ciudadanía.
Finalmente, se delinearon algunos elementos que podrían
orientar procesos de reconfiguración teórica de la archivística,
frente a la consideración de la fuerza y eficacia probatoria de los
documentos electrónicos. En el modelo que se presentó subya-
ce una lógica que reconoce como factor esencial el valor proba-
torio de los documentos electrónicos y cómo éstos impactan la
trama organizacional, en el marco de las leyes y las normas que
sobre este tipo de documentos existen en el ámbito internacio-
nal y nacional. El modelo también asume las reconfiguraciones
en la formación de los profesionales de la archivística, en virtud
de que se requerirán de nuevas y cada vez más complejas compe-
tencias, una de las cuales será precisamente el trabajo en equipo,
partiendo de una visión sistémica, y considerando conocimientos,
habilidades, destrezas y actitudes enfocadas hacia la gestión de
los documentos electrónicos con miras a empoderar a las orga-
nizaciones para que se posicionen de manera estratégica en sus
ámbitos de influencia.
204
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Anexo
Matriz de análisis de los documentos legales

y normativos
Categorías de análisis Documentos legales-normativos

Concepción sobre la
gestión documental
Principios de la gestión
documental electrónica,
Relación entre gestión
documental electrónica
y transparencia
Procesos, productos,
instrumentos técnico-operativos
para concretar la gestión
documental electrónica.
Concepción de productos y
servicios para el ciudadano (a)
Requerimientos técnicos,
tecnológicos y funcionales
para implementar sistemas de
gestión documental electrónica
Observaciones
211
Gestión
documental
G
Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas // Nelson Javier Pulido Daza y Johann Pirela Morillo
estión documental electrónica. Retos y perspectivas
plantea un ejercicio interdisciplinar entre las racionali-
dades: archivística, normativa y jurídica y tecnológica,
desde donde se propone el punto de partida de la acción
que se debe desarrollar en el ámbito organizacional para
electrónica
avanzar hacia procesos más complejos relacionados con la
gestión de la información, del conocimiento y la innovación.
Podría decirse que el trabajo que se presenta en Gestión Retos y perspectivas
documental electrónica. Retos y perspectivas deriva de
la experiencia como docentes e investigadores del campo
archivístico en Colombia y como consultores de entidades
públicas y privadas, en cuyos ámbitos se requiere contar con
sistemas teóricos que permitan orientar la praxis profesional
y participar en proyectos tecnológicos relacionados con la
gestión documental y con ello mostrarse alineados con la
estructura legal que soporta en Colombia los temas de ac-
ceso a la información, transparencia y construcción de una
ciudadanía responsable y participativa en las esferas de lo
público. En este sentido, en la obra se proponen elementos
teóricos, metodológicos y prácticos para orientar los proce-
sos de gestión documental electrónica como una apuesta
estratégica para empoderar a los ciudadanos y ciudadanas
a generar participación y toma de decisiones efectivas,
mediante el acceso a información documental.


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Gestión

Nelson Javier Pulido Daza

Nelson Javier Pulido Daza

Gestión documental electrónica. Retos y perspectivas /

Este libro fue arbitrado por expertos

© Derechos reservados. Universidad del Zulia

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA.

Dra. Judith Aular de Durán

Dr. Clotilde Navarro Urbaneja

Dra. Marlene Primera

Dra. Ixora Gómez

Dr. Gilberto Vizcaíno

Esta investigación tuvo como objetivo general la configu-

tales elementos para servir de marco de referencia y de punto de

deriva de la experiencia como docente e investigador del campo

información que faciliten a los ciudadanos y ciudadanas el acceso

vas, que partieron de la caracterización del objeto de estudio, la

guido. Dicho producto consistió en la propuesta de un sistema

En este capítulo se presenta el tema objeto de estudio: ges-

1.1. La gestión documental electrónica en las entida-

todo tipo de documentos generados por diversas organizaciones,

centralizadas; seguir con la integración de esta red en un entorno

competencias de los líderes, el aprovechamiento eficaz de los

jurídica y normativa suficiente, pertinente para enmarcar y darle

Figura 1. Situaciones problémicas.

1. La falta de voluntad política de los gerentes públicos, quie-

para apoyar los procesos de gestión documental electrónica,

des públicas hace que el problema de la gestión documental

Figura 2. Estructuración de servicios con base en principios de transparencia en

Algunos autores latinoamericanos, entre los cuales destacan

esferas públicas, debe estar compuesto por una serie de módulos

dientes a los agentes que se desempeñan en la administra-

siones y la interacción con otros sistemas. Se utilizan para

inscripción dominios de titularidad de los inmuebles ante el

4. ¿Cómo podrían integrarse los ejes archivístico, tecnológico y

1.2. Objetivos de la investigación

Figura 3. Delimitación y justificación.

Esta perspectiva, supone asumir un nuevo concepto de ar-

ciones y organismos públicos están inmersos desde hace años en

Partiendo de la premisa de que la gestión documental elec-

2.1. Revisión histórico-conceptual de los modelos de

adecuada gestión por parte de todo tipo de organizaciones cons-

2.1.1. Conceptualización de los documentos físicos y

y la información registrada en él, que puede ser utilizada como

The document, a concept rooted in hundreds of years of tra-

Estos planteamientos expresan que la noción de documento,

que el concepto de “documento” como “libro” evoluciona en tanto

Figura 4. Elementos diferenciadores del documento.

En cuanto a algunas de las características diferenciadoras

Figura 5. Características individuales de los documentos.

Las características señaladas de los documentos físicos y di-

Figura 6. Características del documento electrónico.

En este orden de ideas, la producción documental es creada

2.1.2. Revisión de modelos internacionales sobre ges­

2.1.2.1. Modelo norteamericano

Figura 7. Esquema del Records Management.

En otro orden ideas, la ley de 1950 estableció los cuatro pi-

nistración federal, sustentando el records management en leyes y

–– Gestión de los records centers

• Uso y disposición final: conforma los documentos que deben

2.1.2.2. Modelo Quebec (canadiense)

• Implementación de la informática en la recuperación de in-

Figura 8. Estructura legal modelo de QUEBEC.

2.1.2. Revisión de modelos internacionales sobre ges

2.3.1.2. Definición de documento electrónico y de su va