Hoja publicitaria
Retain Unified Archiving
Migración a Office 365:
retos y soluciones
Muchas organizaciones desean cambiar a Office 365. De hecho, se estima que la inclusión de Office 365
será superior al doble en los próximos dos años. Si tenemos en cuenta las ventajas de Office 365, este
cambio a la nube es comprensible.
Entre las ventajas de Office 365
se incluyen las siguientes:
+ Acceso desde cualquier dispositivo con Internet,
en cualquier momento y en cualquier lugar,
incluidos dispositivos móviles.
+ Implantación con capacidad de ampliación que
permite ampliar fácilmente el número de licencias.
+ Actualizaciones automáticas a las últimas versiones
de Office 365.
+ Nuevas herramientas para mejorar la colaboración,
incluido Lync/Skype Empresarial, que permiten
chatear rápidamente y realizar llamadas de voz
y videoconferencias.
+ Gastos reducidos de mantenimiento, hardware
y personal.
+ Tasas fijas que ofrecen garantías acerca de los
gastos para la planificación o elaboración de
presupuestos.
+ Reducción del tiempo de inactividad con un
tiempo de actividad del 99,9 %.
Consideraciones importantes a la
hora de migrar a Office 365
Hay una serie de asuntos que se deben tener en
cuenta y planificar antes de cambiar a Office 365.
ÁREAS QUE TENER EN CUENTA ANTES DE
TOMAR LA DECISIÓN DE MIGRAR:
Qué plan de Office 365 necesita: no
puede simplemente subscribirse a Office
365: debe elegir un plan específico. Estos
planes incluyen otros productos, tales
como el conjunto de aplicaciones Office,
Sharepoint o Yammer, en función del plan
que se haya elegido.
Requisitos de seguridad del correo
electrónico: Office 365 ofrece seguridad
para el correo electrónico, incluidas
funciones antivirus, antimalware y
antispam mediante Exchange Online
Protection. Es necesario determinar si
Exchange Online Protection cumple o
mejora el estado actual del rendimiento
de la seguridad del correo electrónico,
o bien decidir si se va a utilizar una
solución de otros fabricantes como
Micro Focus® Secure Gateway.
Requisitos de conformidad con las
normas: Microsoft ha implantado diversas
funciones de conformidad con las normas
en Office 365; sin embargo, algunas
funciones de conformidad con las normas
importantes, incluidas políticas granulares
o de retención de datos, por ejemplo,
no están disponibles en Office 365.
Es posible que las organizaciones tengan
que implantar una solución de otros
fabricantes como Micro Focus Retain™
Unified Archiving para garantizar la
conformidad total con las normas.
Requisitos de archivado:
las organizaciones tienen diferentes
requisitos de archivado en función del sector
en el que operen. Office 365 tiene una
solución de archivado de Exchange Online.
Sin embargo, es posible que esta solución
no satisfaga las necesidades exactas de su
organización. Las limitaciones del archivado
de Office 365 y la solución a estas
limitaciones con Retain Unified Archiving
se describen a continuación.
Requisitos de eDiscovery: la mayoría de
organizaciones tendrán que hacer frente
a algún tipo de petición de eDiscovery,
tanto para una evaluación preliminar como
consecuencia de un litigio, una petición de
acceso a información o una investigación
interna de RR. HH. Es esencial poder
acceder rápidamente a los datos pertinentes
y proporcionarlos para la petición. Office 365
incluye algunas funciones de eDiscovery,
pero son limitadas. Estas limitaciones y las
ventajas de las herramientas de eDiscovery
incorporadas en Retain Unified Archiving se
describen en las páginas siguientes.
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Migración a Office 365: retos y soluciones
QUÉ DEBE PLANIFICARSE CUANDO
SE MIGRA:
Implantación: tendrá que decidir si va a
realizar una migración completa a Office
365 o implantar un modelo híbrido de
Office 365. Active Directory: se recomienda
mantener su servidor de Active Directory in
situ. Esta herramienta se utiliza para migrar
y gestionar cuentas de usuario durante el
proceso de migración, y admite una entrada
única para que los empleados accedan a
los servidores in situ y a los servicios de
Office 365.
Actualizaciones previas a la migración:
es importante instalar las versiones
operativas necesarias de Exchange Server,
SharePoint Server y Lync Server, junto
con cualquier otro requisito previo a la
migración. La migración de servidores más
antiguos a Office 365 puede requerir una
actualización intermedia a fin de cumplir
los estándares mínimos requeridos.
Prácticas recomendadas para la
gestión del proceso de migración
Hay una serie de tareas que se deben completar
en el proceso de migración.
Solucionar cualquier problema de
configuración errónea de Exchange:
es importante que el equipo de TI esté
preparado para solucionar cualquier
problema de estabilidad, daños del buzón
o configuración errónea con Exchange
que pueda surgir durante la migración.
Reducir contenido de Exchange:
si sus servidores actuales de Exchange
están almacenando datos de mensajería
que su organización ya no necesita, se
recomienda el archivado de los datos fuera
de Exchange antes de realizar la migración.
Localizar y gestionar los archivos .PST:
en la mayoría de las organizaciones, los
archivos .PST están dispersos por toda la
red. Se recomienda encontrar todos estos
archivos y archivarlos en un archivo de otros
fabricantes como Retain Unified Archiving.
Esto garantiza el acceso centralizado a
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todos los archivos .PST y evita varios silos de
datos. Microsoft no dispone de una solución
para descubrir e importar archivos .PST.
Sin embargo, hay proveedores externos,
como Micro Focus, que proporcionan estos
servicios. Además, Office 365 no admite el
uso de archivos .PST.
Migrar o almacenar datos del archivo:
podrá decidir qué hacer con sus datos
históricos o archivados. Puede migrar dichos
datos al Archivado de Exchange Online,
configurar Office 365 para que funcione
con el archivo actual o incluso implantar
una nueva solución de archivado de otros
fabricantes como Retain Unified Archiving.
Identificar los datos en retención
jurídica: el equipo de TI debe identificar
los datos que están actualmente en
retención jurídica y debe excluirlos del
proceso de migración.
Migrar o archivar buzones inactivos:
muchas organizaciones tienen el requisito
normativo o empresarial de retener los datos
del buzón de antiguos empleados. Puede
utilizar la función de buzones inactivos de
Office 365 para migrar datos de buzones,
lo que requiere la suscripción y el pago
de cargos adicionales por cada usuario
inactivo, o bien puede mover los datos de
los buzones inactivos a un archivo de otros
fabricantes como Retain Unified Archiving,
que no requiere ningún gasto adicional para
archivar los datos de usuarios inactivos.
Limitaciones de archivado en
Exchange Online/Office 365
El archivado de Office 365 carece de capa-
cidades esenciales necesarias para archivar
los datos correctamente y ejecutar eDiscovery.
Aquí se describen las áreas donde el archivado
de Office 365 es inadecuado para la empresa:
1. No admite el archivado para otras
plataformas: Office 365 no archiva
correos electrónicos multiplataforma,
publicaciones de redes sociales ni datos
de comunicación de dispositivos móviles.
2. No ofrece acceso directo a sus datos:
los datos de mensajería están en la
nube de Microsoft. ¿Qué sucede si falla
o necesita mover sus datos in situ o a
otra plataforma?
3. Los usuarios sin conexión no pueden
acceder al archivo de Office 365:
no existe almacenamiento en el caché del
archivo de Office 365 en Outlook. Solo se
puede acceder con conexión a Internet.
4. Indexación y búsqueda limitadas:
Office 365 o el Archivado de Exchange
Online solo indexa 58 tipos de archivos
específicos. Sin embargo, existen cientos
de tipos de archivos que se pueden
adjuntar a un mensaje de correo electrónico
y se tienen que indexar y buscar.
5. Latencia del índice: Office 365 intenta
indexar los archivos en 15 minutos
y necesita una hora entre la carga
y la disponibilidad de los resultados
de búsqueda. Sin embargo, varias
organizaciones han experimentado hasta
24 horas de retraso en la disponibilidad de
los resultados de la búsqueda.
6. Etiquetas de retención básicas y
capacidad de retención/disposición
limitada: las etiquetas de retención en
Office 365 son básicas, y las capacidades
de retención/disposición solo incluyen
opciones para retener, eliminar o
archivar en función de la antigüedad
del correo electrónico, el departamento
o ambos. Esta funcionalidad no aborda
el nivel de detalle que la mayoría de las
organizaciones necesitan.
7. Falta de protección de los elementos
archivados: de forma predeterminada,
Office 365 no protege los elementos
incluidos en el archivo para evitar que
se manipulen o modifiquen. Esto significa
que el contenido archivado no se puede
clasificar como contenido original e
inmutable porque se puede modificar.
8. No admite la exportación a PDF:
la exportación de datos archivados en
Office 365 está limitada al formato PST.
 Es posible que las organizaciones
necesiten o deseen otros formatos de
exportación, incluido PDF para eDiscovery
y búsquedas ordenadas por el tribunal.
La exportación a PST también abarca la
posibilidad de la pérdida de metadatos.
9. Cargos continuos por los usuarios
inactivos: para garantizar que se preservan
las retenciones in situ, debe continuar
pagando por los usuarios inactivos.
Retain Unified Archiving: la clave
para una migración y un archivado
correcto
Retain Unified Archiving ofrece el archivado
unificado de datos de comunicación por correo
electrónico, redes sociales y dispositivos mó-
viles multiplataforma. Retain Unified Archiving
ofrece las herramientas que su organización
necesita para garantizar que los datos de co-
municación se archivan de forma segura y que
los riesgos de pérdida de datos e infracciones
de conformidad con las normas se reducen.
Con Retain Unified Archiving, los clientes de
Office 365 y Exchange Online dispondrán de
lo siguiente:
1. Archivado de datos de correo
electrónico, dispositivos móviles y
redes sociales: Retain Unified Archiving
archiva datos de comunicación de correos
electrónicos y dispositivos móviles para
iOS, Android y BlackBerry. Además, archiva
datos de redes sociales como Facebook,
Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram,
Vimeo, Flickr, Pinterest y Google+.
2. Control de datos y herramientas de
eDiscovery completos: se puede acceder
a todos los datos archivados en el portal web
sencillo, donde puede realizar búsquedas,
publicar y ejecutar eDiscovery desde una
ubicación central. Además, todos los datos
de dispositivos móviles, redes sociales
y correos electrónicos se supervisan y
almacenan en un archivo de datos unificado.   datos fácilmente a PST o PDF mediante
www.microfocus.com
3. Acceso desconectado al archivo
mediante el módulo auxiliar de
Outlook: Retain Unified Archiving
permite que los mensajes archivados
se almacenen en el caché durante
periodos especificados en Outlook,
lo que proporciona acceso desconectado.
4. Indexación y búsqueda exhaustivas:
Retain Unified Archiving indexa cualquier
tipo de archivo con el motor de indexación
Lucene® incorporado o el motor Retain
High Performance Indexing Engine. El
índice unificado de Retain Unified Archiving
garantiza una búsqueda y recuperación
rápidas y sencillas de los datos archivados.
5. Acceso inmediato y búsqueda de
mensajes archivados: todos los mensajes
archivados en Retain Unified Archiving se
encuentran disponibles inmediatamente
para el acceso, las búsquedas y la
ejecución de eDiscovery. Cuenta con una
latencia cercana a cero entre el momento
en el que se archiva un mensaje y el
momento en el que se puede buscar.
6. Retención basada en políticas: Retain
Unified Archiving proporciona políticas
totalmente configurables que permiten
a las organizaciones definir los datos de
comunicación electrónica que desean
archivar y el periodo de retención para
dichos datos. Estas políticas permiten
archivar según el tipo de buzón, la fuente
del mensaje, el tipo de elemento, el estado
y la antigüedad del mensaje, y los archivos
adjuntos.
7. Archivo totalmente protegido: Retain
Unified Archiving prohíbe modificar o
eliminar mensajes, y es compatible con
dispositivos de almacenamiento de datos
WORM, lo que garantiza que el archivo
esté completo y cumpla con las normas.
8. Herramientas exhaustivas de
publicación y búsqueda: Retain Unified
Archiving realiza búsquedas y exporta
las herramientas de edición incorporadas
(editor de Retain).
9. No es necesario continuar pagando
licencias de Office 365 por usuarios
inactivos: si se elimina un usuario del
sistema Office 365 activo, Retain Unified
Archiving conservará los mensajes
archivados junto con las retenciones de
litigios o etiquetas de mensaje durante
el tiempo que indique la normativa.
Retain Unified Archiving soluciona
las deficiencias Office 365
Retain Unified Archiving le garantiza que la
migración a Office 365 se hará de forma co-
rrecta y que dispondrá de un archivo com-
pleto y que cumple las normas. Solo tendrá
que archivar todos los datos de mensajería
de su sistema de correo electrónico actual
en Retain Unified Archiving, implantar Office
365 y, a continuación, vincular Retain Unified
Archiving con su nuevo sistema Office 365.
Todos los mensajes, citas, tareas, archivos y
carpetas migran a Office 365, y también se
archivan en Retain Unified Archiving, lo que
garantiza que no perderá archivos ni datos
de mensajes.
Realice las migraciones futuras
de manera sencilla con un archivo
independiente de la plataforma
El archivo Retain Unified Archiving es indepen-
diente de la plataforma, lo que significa que si
decide migrar a otro sistema de correo electró-
nico, seguirá teniendo su archivo en la misma
ubicación central. Retain Unified Archiving fa-
cilitará la migración y será compatible con el
nuevo sistema. Puede estar seguro de que la
migración a Office 365 y desde dicho sistema
se realizará de forma sencilla y sin problemas.
*Gran parte de la información aquí contenida
se ha obtenido del informe oficial Osterman
Research, “Best Practices for Migrating to
Office 365”.
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