Sistemas de Compras

INTRODUCCION

Las empresas no son autosuficientes. Dependen de terceros. Para abastecer sus

operaciones y actividades, las empresas requieren materias primas, materiales,
máquinas y equipos, servicios y una extensa variedad de insumas que provienen
del ambiente externo. Todo proceso productivo necesita ser debidamente
abastecido para poder funcionar satisfactoriamente. En rigor para que la primera
operación comience, es necesario que los materiales e insumos estén disponibles y
su abastecimiento garantizado con cierto grado de certeza para atender las
necesidades y a su continuidad a lo largo del tiempo. El ritmo de funcionamiento
de la empresa requiere, por lo tanto un flujo constan fe de materiales insumos que
provienen del ambiente externo.

El organismo de compras, que constituye el elemento de unión entre la empresa y

su ambiente externo, es el responsable por el abastecimiento de los insumas y
materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial.

CONCEPTO DE SISTEMA

Un sistema es un conjunto de componentes o elementos que forman un todo

estructurado, interdependiente e ínteractual que está en permanente proceso de k
transformación y que tiene por objeto el logro de algún fin.

Correlacionando el concepto con nuestro objeto de estudio podemos mencionar

que las empresas son los sistemas, sus elementos las unidades que la constituyen
y uno de sus objetivos principales el de conseguir renta de capital (lograr
utilidades) yo satisfacer necesidades sociales.

SISTEMA DE COMPRAS

El sistema de compras es un conjunto de procedimientos y formalidades que están

automáticamente ubicados de manera que el flujo de información sea la más
adecuada para la consideración, coordinación, registro, ubicación y control en la
adquisición de materia prima, materiales y otros elementos requeridos para la
actividad de la Empresa.

Un sistema de compras se hará necesario en aquellas empresas que por la

dimensión o naturaleza de sus compras grandes se precisa de un control adecuado
de las cantidades de dinero que se destinan para la adquisición de productos que
son necesarios para la empresa ya sea para transformarlos o venderlos, porque no
seria lógico el realizar gastos que estén relacionadas con el tamaño de la empresa
buscando beneficios a corto plazo ya sea por concepto de venta o bien por una
transformación.
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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS

 Permite llevar un control de las compras en forma permanente y exacta.

 Llevar un registro de los proveedores llevando una clasificación de proveedores
locales, del interior, como del exterior.
 Permite obtener informaciones permanentes y detalladas de las compras
efectuadas.
 Un sistema de compras proporciona información del destino que se le dio, si
fueron a almacén a otro sector de la empresa.
 Permite establecer en que caso las compras deben ser conciliadas por el
directorio para realizarlas o no, esto se da cuando el monto supera el límite
establecido por la empresa.
 Permite separa de la influencia o dominio de otros departamentos o secciones
con intereses une se van a otras direcciones.
 El sistema de compra permite obtener oportunamente un listado de aquellas
partidas por pagar por concepto de compras al contado, crédito, que tipo de
descuentos otorgaron por pronto pago.

CONCEPTOS DE COMPRAS

Es la función que se encarga del proceso de adquisición de materiales, atendiendo

los requisitos de calidad, cantidad y oportunidad planteados por los usuarios, con
el menor gasto posible y con miras a maximizar la eficiencia.

En otras palabras, consiste en aprovisionar a la organización y poner a su

disposición en las mejores condiciones técnicas y económicas los elementos
necesarios para su actividad en los diversos aspectos de:

Fabricación: materias primas, materiales, equipos, instalaciones, etc.

Comercialización: Productos acabados, servicios, publicidad, medios de

transporte, etc.

Administración: suministros y servicios para la operación.

Su objetivo fundamental y papel esencial de carácter permanente es alimentar a la

organización con materias primas, suministros diversos, productos acabados y
servicios.

Lo anterior lleva a deducir que comprar es poner a disposición del fabricante, de

un revendedor o intermedio, o de un consumidor, una racional de materiales
determinados, en las mejores condiciones posibles de calidad, plazo, precio y
modalidad de pago. Es elegir, especificaciones, proveedores, materiales y servicios,
precios, plazos y cantidades de materiales.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dentro de los objetivos específicos de las compras están:

Alentar las solicitudes de materiales que plantean los usuarios.

Brindar servicio a todas las unidades de la organización, según su plan de

operaciones.

El personal a cargo de ejecución del proceso de compras debe ser claro en cuanto
a: capacidad y competencia profesional y técnica, integridad moral, confiabilidad,
prudencia, creatividad e iniciativa y lealtad a la organización. De su cumplimiento
dependerá el éxito de la gestión.

POLÍTICAS

La oficina de las compras debe seguirse por políticas claras y definidas por escrito,
entre las que destacan.

 Adquirir sólo la necesidad.

 Programas las de carácter repetitivo. Analizar y verificar los precios en el
mercado.

Elegir los proveedores según su capacidad técnica y económica, corrección y

puntualidad.

Evitar, en lo posible los proveedores habituales. Controlar la actuación del

personal.

Mantener un registro histórico de los proveedores.

 Verificar la calidad de los materiales adquiridos.

Exigir garantías y muestras.

Aplicar principios y valores éticos en la gestión.
Establecer procedimientos normalizados, flexibles y ágiles.
Autorizar el servicio de compras.

Estas políticas son fundamentales en la organización moderna, en su lucha por

superar la competencia, por cuanto se mueve esencialmente por el interés de
emplear, en la forma más provechosa, los capitales y reducir los costos. Por ello se
busca racionalizar las adquisiciones de materiales, por consiguiente se debe:
comprar los materiales necesarios al precio justo, pactando su entrega en el lugar
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y tiempo deseados, dirigirse al proveedor adecuado y trabajar en forma integrada

con el resto de las actividades de la organización.

RESPONSABILIDADES:

De acuerdo con sus objetivos e importancia, son muchas y complejas las

responsabilidades de la función de compras, entre ¡as que se destacan:

- Dar un buen uso a los recursos financieros.

- Integridad al gastar los fondos de la organización.

Búsqueda activa y diseminación de ideas y sugerencias para ahorrar costos y

mejorar los servicios. Obtener al precio correcto el material creado, en el momento
preciso, de manera une el flujo de ¡a producción o del servicio no se interrumpa o
se impida. Actuar con capacidad, inteligencia y competencia profesional.
Desarrollar la prudencia al obtener el mejor valor final por el dinero invertido.
Ejecutar el proceso de adquisición con iniciativa y creatividad.

RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

En el funcionamiento de una organización, la gestión de compras se ve involucrada

en una serie de relaciones. Unas de carácter interno que tienen que ver con el
resto de funciones y otras externas, generadas por el vínculo con el ambiente.

Internamente se integra con las siguientes funciones: presupuesto y finanzas,

contabilidad, auditoria y control, recursos humanos, almacenamiento, producción,
ventas o comercial, estudios de mercado, planificación, legal, relaciones públicas,
normalización, el usuario, y con las políticas y objetivos trazados por la
organización y externamente con el marco jurídico, político, social, cultural y
económico que caracteriza al país. Especialmente en lo que respecta a las políticas
económicas, fiscales, el principio de legalidad, y los valores éticos y morales, que
deben prevalecer en el vínculo con los comerciantes que venden los bienes y
servicios.

Para el éxito de las operaciones de compras deben generarse vinculaciones

formales, aquellas establecidas por la estructura organizativa de la empresa, e
informarles, caracterizadas por aquellas comunicaciones espontáneas y sin
programas entre individuos y grupos sociales dentro y fuera de la organización. En
ambos sentidos cumplen un papel relevante en la coordinación de actividades y
ejecución de las tareas del proceso de compras, convirtiéndose en instrumentos de
comunicación efectivos.

Aparte de la intención que se de entre los diferentes sectores de interés que

participan en la administración de materiales, descritos en el punto cuatro del
 Sistemas de Compras

capítulo secundo, de la cual la función de compras es un elemento activo, también

se presentan en el proceso de adquisiciones una serie de relaciones externas muy
particulares, de que inciden notoriamente en la eficiencia y eficacia del servicio.
Ellas son generadas por políticas y disposiciones económicos y administrativas del
flanco Central u otros bancos, en cuanto a asignación de divisas para ¡as
importaciones, las variaciones en el tipo de cambio y requisitos adicionales para el
trámite de cartas de crédito, pagos anticipados, pago por medio de giro a la vista y
en general, cobranzas bancarias, además de ¡as regulaciones y políticas
establecidas por el Ministerio de Hacienda, a través de la Dirección General de
Aduanas y la Oficina de Exenciones, de que ejercen una fuerte influencia en las
gestiones de importación de materiales y equipo en general, Sobre lodo en lo que
respecta a¡ cumplimiento del Código Aduanero y cargas impositivas.

CONDICIONES DE COMPRA

La organización debe sustentarse en la búsqueda de ¡as condiciones que se citan a

continuación:

Mercancía justa: tiene como base la identificación de los materiales según su

denominación, terminología exacta, características fisicoquímicas y específicas y
calidad requerida.

Calidad justa: se refiere al tipo o clase mercancía, elidiendo los materiales que
mejora se adapten al trabajo y que cumplan las normas establecidas. Tomando en
cuenta: la legitimidad, la adulteración, la sustitución y la identificación tecnológica.

Cantidad justa: tiene que ver con el volumen de las compras, de manera que
este sea económicamente viable y que permita brindar un buen servicio.

Precio justo: se relaciona con el costo de los materiales, deforma tal que estos se
adquieran de acuerdo con ¡os precios del mercado y la capacidad financiera de las
empresas.

COMPRAS Y PRODUCTIVIDAD

La junción de compras tiene una gran relevancia en la búsqueda de productividad

en la empresa, por cuanto esta significa máximo rendimiento de los medios
disponibles, o sea utilización racional de los capitales en la inversión en materiales
y servicios. Por ello se requiere:
Que las adquisiciones de materiales respondan a las exigencias o necesidades de
los usuarios o clientes.

Obtener el precio más bajo posible y las mejores condiciones de pago.

 Sistemas de Compras

La realización de una corriente de producción que permita la alimentación recular

del mercado con los productos manufacturados, y la consecución de precios
adecuados para la empresa.

EN resumen, el objetivo máximo a alcanzar es la organización científicas de las

compras, por medios de mecanismos y métodos racionales. Si se compra mal, se
produce o brinda un servicio peor.

REQUISITOS DEL COMPRADOR

Los requisitos básicos para un comprador son los siguientes:

 Tener una formación general suficiente en e/ campo profesional y técnico.

 Poseer cualidades sólidas en el plano temperamental y moral: ser honorado,
integrado, cortes, afable, optimista y de principios y valores éticos claros.
 Tener capacidad para desarrollar y mantener relaciones con empresas y otras
personas.
 Ser discreto, leal a la empresa y paciente.
 Ser respetuoso y saber escuchar a los representantes que le visitan.
 Poseer nociones jurídicas simples de derecho comercial, administrativo o público
y laboral.
 Poseer cierto dominio del idioma inglés.
 No perder de vista que el comprador hace al proveedor, procurando no
demostrar complejo de inferioridad.
 Tener habilidad para administrar recursos humanos y financieros.
 Ser creativo y de gran iniciativa para emprender proyectos de mejoramiento y
cambio.
 Dominar el mercado de venta de materiales y conocer en detalle las
necesidades de los usuarios.
 Conocer las técnicas de aprovisionamiento existentes y mantenerse actualizado.
Tener conocimiento en sistemas de información automatizados.

FUENTES DE ABASTECIMIENTO

Las fuentes de abastecimiento son un factor determinante en el funcionamiento

del proceso de compras, sin un conocimiento y dominio apropiado del mercado
sería imposible cumplir con la función de compras. La selección de las fuentes de
aprovisionamiento es, y debe ser, un derecho y un deber de la oficina responsable
de la gestión. En una tarea continua y actualización constante, y para ejecutarla se
cumplen los siguientes pasos:

Determinación de las necesidades: definir tipo y características de los recursos

materiales y servicios. Clasificación de los materiales según su naturaleza y
especificaciones, determinar la disponibilidad comercial en el mercado. Definir las
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cantidades a comprar. Mantener actualizado el registro de proveedores. Definir el

elemento tiempo en el trámite de compra. Determinar la disponibilidad comercial
del material en el mercado. Publicar la invitación por cotizar, oficina encargada de
las compras hace uso de diferentes para el aprovisionamiento, entre las que
destacan las siguientes:

FUENTES EMPRESAS

Entre las principales fuentes impresas están: guías telefónicas, las guían de
compradores, catálogos y folletos comerciales, revistas, listados semioficiales,
proyección de datos filmados y bibliografía descriptiva de los productos y servicios.

FUENTES PERSONALES

Estas fuentes se basan en contactos personales, gracias al conocimiento del

mercado y en experiencias de quienes realizan el trabajo. Entre ellas podemos
citar: entrevistas con vendedores o representantes de empresas; conocimiento de
especialistas internos sobre los materiales; índice del archivo de proveedores;
organizaciones profesionales sobre compras y venías, muestras y exhibiciones
comerciales.

Cada una de estas fuentes según el monto, la circunstancia, el lugar y la

naturaleza de la compra, cumplirán un papel importante, en el logro de un material
de la calidad, cantidad y precio justo, y de una entrega oportuna.
En la selección de las fuentes influyen diversos factores, entre los que se pueden
citar.

- Calidad de material: según especificaciones, diseño, reputación y muestras.

- Aspectos financieros: el precio, los descuentos, los intereses, las multas,
condiciones de pago, garantías, el costo de los transportes y seguros, etc.
- El servicio: características del servicio ofrecido, asistencia técnica, disponibilidad,
soporte técnico, seguridad del servicio, cooperación, etc.
- Antecedentes comerciales: relaciones anteriores, prestigio, cumplimiento y
actuación en negociaciones anteriores.
- Responsabilidad financiera: se toma en cuenta la capacidad financiera de la
empresa fuente y su consolidación en el mercado.
- Antecedentes éticos. Se analiza actuaciones éticas en negociaciones realizadas
con anterioridad.
- Localización geográfica. La ubicación de ¡os oferentes es importante en cuanto a
costos de los materiales, del transporte y sobre todo de la oportunidad en la
entrega.

PROCESOS DE COMPRAS
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Los procesos de compras se inician con la necesidad de bien o servicio y culminan

con la adquisición y pago de estos. Esta necesidad es planteada por el
departamento o unidad que la requiere de esta forma, las solicitudes de bienes o
servicios dependen de un departamento diferente de compras.

En la administración de recursos materiales se encuentran procedimientos en

todas y cada una de las funciones que la integran, y en el proceso de compras
cumplen un papel relevante para que este se realice eficientemente, tanto en las
empresas privadas como en las instituciones del sector público. Por ello, es
importante describir los principales procedimientos que se aplican en ambos
sectores.

COMPRA DE MATERIALES

Las compras pueden efectuarse del mercado:

1. Local
2. Interior
3. Exterior

COMPRAS LOCALES

Se refieren estas a las compras realizadas en la misma localidad o ciudad donde se

encuentra la Empresa, y sus componentes o elementos son:

 Valor de la factura menos 13% del IVA (Crédito Fiscal)

 Manipuleo y acarreo

COMPRAS DEL INTERIOR DEL PAÍS

Son compras realizadas del interior del país, es decir, cuando no existen materiales
en el mercado local, la empresa está obligada a efectuar sus adquisiciones del
interior del interior y sus componentes del costo son:

 Valor de la Factura
 Manipuleo y acarreo
 Fletes de traslado
 Seguros
 Comisiones, etc.

Menos el 13% del IVA (Crédito Fiscal) sobre todos los costos que se encuentren
respaldados con nota fiscal (Factura) o su equivalente.

COMPRAS DEL EXTERIOR

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Corresponden a la importación de materiales del mercado externo, los elementos

que intervienen son:

 Valor de factura del proveedor (del país origen)

 Flete internacional y nacional
 Comisión de las empresas verificadoras
 Seguro internacional y nacional
 Otros gastos en el extranjero
 Gravamen Aduanero Consolidado (GAC)
 Comisiones de RENASA u otra similar
 Comisión del Agente despachador de Aduanas
 Otros gastos hasta colocar los productos en los almacenes de la empresa.

DOCUMENTOS – FUENTES

 PM = PEDIDO DE MATERIALES
 SC = SOLICITUDES DE COMPRA
 PC = PEDIDO DE COTIZACION
 CUADRO COMPARATIVO
 OC = ORDEN DE COMPRA
 R = REMITIDO (NOTA DE ENTREGA)

EMPRESA COMERCIAL “RIBERM” S.R.L. Nº 5512000

Santa Cruz – Bolivia
PEDIDO DE MATERIALES
Fecha: 08/10/2000
Sírvase suministrar los siguientes materiales.-
Descripción UIM Cantidad Precio Importe Orden u Observaciones
Proceso
Vaporización Christian Dior 50ml. 60 30.00 1,800.00
EDI – Flacón Carolina Herrera 30ml. 50 25.00 1,250.00

Autorizado Entregue Recibí Conforme Registro

Conforme

SOLICITUD DE COMPRAS
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Es una orden escrita, enviada generalmente por el Jefe de Almacenes y en

coordinación con el Gerente de producción para informar al Departamento de
Compras de la necesidad de materiales, de acuerdo al plan de producción.
La solicitud de compra se debe preparar en tres ejemplares:

1. Original para el jefe de compras.

2. Copia para el departamento de contabilidad.
3. Copia para el propio departamento (Almacenes).

En la solicitud de compra firman al pie del documento las siguientes personas:

 Jefe del sector solicitante (almacenes).

 El gerente del departamento, correspondiente (almacenes).

 Jefe de Compras.

EMPRESA COMERCIAL “RIBERA” S.R.L. Nº 1312000

Santa Cruz – Bolivia
SOLICITUD DE COMPRA
Santa Cruz, 09 de Octubre de 2000
Fecha: 08/10/2000
Sírvase suministrar los siguientes materiales:
Descripción U/M Cantidad Fecha de Entrega Observaciones
Vaporizador 60 26/10/2000
EDI – Flacón Carolina Herrera 30ml. 50 26/10/1999

PEDIDO DE COTIZACIÓN

El departamento de compras una vez decepcionado la solicitud de compra y

verificada la necesidad, emite la solicitud de cotización a los diferentes
proveedores.

En las entidades públicas se exige como mínimo tres cotizaciones.

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EMPRESA COMERCIAL “RIBERA” S.R.L. Nº 1312000

Santa Cruz – Bolivia Fecha: 10/11/99
SOLICITUD DE COTIZACION
Código Descripción U/M Cantidad Precio Unitario Total
llo’ Vaporizador 50ml. 60 30.00 1,800.00
Christian Dior
II03 EDI – Flacón Carolina 30ml. 50 25.00 1,250.00
Herrera

Condiciones: Crédito (30 días) TOTAL 3,050.00

Plazo De Entrega: 10 días Observaciones
Validez de la oferta: 7 días

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Este documento preparado por el “Jefe de Compras” ya que después de

decepcionada las cotizaciones de los proveedores se procede a la elaboración de
un cuadro que compare todas las cotizaciones enviadas por los proveedores (en el
sistema computarizado de compras).

El cuadro comparativo básicamente debe contener lo siguiente:

 Referencia Número de proveedores.

 Precio que ofrece cada proveedor.
 Importe total de proveedor.
 Observaciones.

EMPRESA COMERCIAL “RIBERA” S.R.L.

Santa Cruz – Bolivia
CUADRO COMPARATIVO
DE COTIZACIONES
Observaciones…………………….
PEDIDO UNICO Orden Nº
13/2000 de Fecha 09/10/2000
CUADRO DE COTIZACIONES Nº
13/2000 Fecha 15/10/2000
Código Cant. Detalle de material Cotizaciones presentadas
Unid. 1 2 3 4
1103 60 50ml. Vaporizador Christian Dior 25.00 25.00 26.00 23.00
1104 50 30ml. EDI – Flacón Carolina Herrera 30.00 35.00 32.00 30.00

TOTALES 60.00/58.00/53.00
Fecha de Aprobación Jefe de Departamento.
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ORDEN DE COMPRA

En un documento que elabora el Jefe de Compras luego de que el pedido de

compra haya sido aprobado para luego remitir al proveedor seleccionado.

El pedido ser realizará al proveedor que mejor precio, calidad y condiciones de

compras otorgue, el número requerido de este formulario es:

1. Original al proveedor.
2. Copia para el archivo de almacenes.
3. Copia para el archivo de departamento de compras.
4. Copia para departamento de Recepción – luego debe llegar al almacén.
5. Copia para el departamento de Recepción – retorno para el archivador del
departamento de compra.

EMPRESA COMERCIAL “RIBERA” S.R.L. Nº 1213000

Santa Cruz – Bolivia Fecha: 15/10/2000
Solicitud de material Nº 13/2000 Su pedido Nº: 10/2000
De Fecha: 08/10/2000 Su cotización de fecha: 15/10/2000
Solicitud de cotización: Nº 13/99 Vía Embarque
De fecha: 10/10/2000 Fecha de entrega: 26/10/2000
ORDEN DE COMPRA Condiciones de Pago – Crédito (30 días)
MATERIALES U/M CANTIDAD PRECIO IMPORTE
CODIGO DESCRIPCION UNITARIO TOTAL
1103 Valorización Christian Dior 50ml. 60 30.00 1,800.00
1104 EDI – Flacón Carolina Herrera 30ml. 50 25.00 1,250.00

TOTAL 3,050.00

NOTA DE REMISIÓN O NOTA DE ENTREGA

Es un documento emitido por el vendedor, donde se detallan las mercaderías

enviadas al comprador en atención a la nota de pedido u orden de compra
sirviendo como justificante a este, de lo que recibió y al proveedor como una
constancia de que la mercadería fue recibida y aceptada por el cliente quien suele
firmar y devolver la nota al vendedor o una copia de ella. Ver formato en la página
siguiente.
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CASA “BERNARDO”
Compra – Venta electrodomésticos
San Martín 0-4567 y Calama
Cochabamba – Bolivia
------ o ------
NOTA DE REMISIÓN Nº 0241281
Cochabamba,…….30………de…….junio……………………………………..de 200x…….. 
Señor(es):……..Comercial ABC………………………………………………………………….. 
Por lo siguiente:
CANT. U/M DETALLE P.U. IMPORTE
10 Pzas. Producto A 1.000 10.000
40 Pzas. Producto B 1.125 45.000
50 Pzas. Producto C 1.400 70.000

   
TOTAL IMPORTE 

CARLOS PEREZ Comercial ABC

Jefe de Almacén Cliente

FORMA DE LLENADO DEL FORMULARIO

1. Fecha de despacho de mercadería al Cliente.

2. Nombre del Cliente.
3. Cantidad física de cada producto.
4. Unidad de medida del producto, Ejemplo: Unidad, Pieza, Docena, etc.
5. Descripción del producto.
6. Precio unitario del producto.
7. El importe total del producto se determina multiplicando la cantidad por el
precio unitario.
8. La sumatoria total, importe que debe igualar con el valor total de la factura.

NOTA: Los puntos 1 al 5 serán llenados en almacenes como respaldo de

despachado los productos y los puntos 6 al 8 por el encargado de facturación.

NOTA DE RECEPCIÓN

Cuando reciben los materiales que fueron pedido, recepción los desempaca verifica
la cantidad, y coteja la orden de compra con la nota de entrega o remisión del
proveedor.

Existen tipos de Nota de Recepción de acuerdo a las clases de compras:

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1. Nota de recepción de Notas Locales.

2. Nota de Recepción de Compras del Exterior (importación)
3. Nota de Recepción de Transferencia.
4. Nota de Recepción de Donaciones.
5. Nota de Recepción de Reingreso.

INFORME DE RECEPCIÓN

Se inspecciona los materiales para tener la seguridad de que no se encuentran

dado y están de acuerdo con las especificaciones del pedido, además comprobar la
calidad de los mismos.
De encontrarse a satisfacción los materiales enviados por el Proveedor, se emite el
informe de recepción; luego se entre al Departamento de almacén los materiales,
por el cual debe emitir la NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN. (Ver lámina Nº 2 y 3).

RECEPCIÓN DE MATERIALES

El Jefe de Almacenes debe formular diariamente un resumen de entradas o de

recepción de materiales.

 Original al Departamento contable para su conocimiento.

 Copia al Departamento de Compras para su conocimiento.
 Copia para el propio Departamento (Almacenes).

EMPRESA COMERCIAL “RIBERA” S.R.L. Nº 1312000

Santa Cruz – Bolilvia
Fecha: 26/10/2000
Proveer: Aromas S.R.L.
Pedido a:
Nota de Remisión Nº 5879
NOTA DE ENTREADA AL ALMACEN

MATERIALES U/M

CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO IMPORTE

UNITARIO
BRUTO TARA NETO
1100 Vaporizador Christian Dior 50ml. 50 25 1500
1104 EDI Flancón Carolina Herrera 30ml. 50 30 1500

Recibí por: Costeado por: Registrado por:

Almacenes: Dpto. de Costo: Dpto. Contabilidad:

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DOCUMENTO DE SALDA

Informe de las Compras realizadas en un periodo de tiempo determinado: Ej.

Informe diario, semanal y mensual. Informe de Materiales por código de producto
Informe de Materiales por fecha de Adquisición Informe de Materiales por
descripción de productos Informe de Compras por Proveedor, etc. Informe de
ingreso de Materiales por Documentos Informe de ingreso de Materiales por Clase
de Compra.

REGISTRO CONTABLE

Registro contable de las compras en los comprobantes de ingreso, egreso o

traspaso según el caso.

A) COMPRAS AL CONTADO

La adquisición de Materiales al contado registrará en un COMPROBANTE DE

EGRESO.

Empresa “AVILA” Ltda. TRANSACCIONES DIARIAS

Santa Cruz – Bolivia Octubre 99

COMPROBANTE DE EGRESO Nº 0001 Bs. 22,049,62

Fecha: 08/10/2000 Tipo de cambio: 5.93

Pagado a: Laminadora “AVILA” Ltda.

Por Concepto: Adquisición Mercadería al Contado
No. De cheque: 0001 Banco: Mercantil CTA. 1042-10005

CUENTA GLOSA DEBE HABER

11/30/01 Almacén de Materiales 642 Barras de Fe. Corrg 12 mmc/u 22.73 bs. F/454 19,219.62
11/20/01 Crédito Fiscal 642 Barras de Fe. Corrg. 12 mmc/u 22.73 bs. F/454 2,830.00
11/10/01 Banco Santa Cruz M/N Cheque 0001 Pago Laminadora XYZ F/454 22,049.62

Son: Veintidós mil cuarenta y nueve 62/100 bolivianos. 22,049.62 22,049.62

B) COMPRAS AL CREDITO

La adquisición de Materiales al crédito se registrará en un COMPROBANTE DE

TRASPASO.
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Empresa “AVILA” Ltda. TRANSACCIONES DIARIAS

Santa Cruz – Bolivia Octubre 99

COMPROBANTE DE EGRESO Nº 0001 Bs. 22,049.62

Fecha: 08/10/2000 Tipo de cambio: 5.93

Por concepto: Adquisición de materia prima al crédito proveedor ZZZ Ltda.

CUENTA GLOSA DEBE HABER

11/30/01 Almacén de Materiales Compra Mercado Crédito de Pinto SRL SG/factura adj. 19,219.62
11/20/01 Crédito Fiscal Compra Mercado Crédito de Pinto SRL SG/factura adj. 2,830.00
21/10/01 Proveedor ZZZ Ltda. Compra Mercado Crédito de Pinto SRL SG/factura adj. 22,049.62

Son: Veintidós mil cuarenta y nueve 62/100 bolivianos. 22,049.62 22,049.62

C) DESCUENTOS Y REBAJAS SOBRE COMPRAS

Se registrará un COMPROBANTE DE TRASPASO por la provisión del pago al

proveedor para luego registrar en un COMPROBANTE DE EGRESO el respectivo
pago.

TRANSACCIONES DIARIAS
Empresa “AVILA” Ltda.

Santa Cruz – Bolivia Octubre 99

COMPROBANTE DE EGRESO Nº 0001 Bs. 22,049.62

Fecha: 05/10/2000 Tipo de cambio: 5.93

Por concepto: Adquisición de Materia prima. Al Crédito Proveedor Pinto Ltda.

CUENTA GLOSA DEBE HABER

06/10/01 Compras Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 2,138.90
02/20/01 Crédito Fiscal Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 319.66
04/10/02 Descuentos s/compras Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 427.78
02/20/01 Débito Fiscal Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 63.92
02/30/01 Proveedores por pagar Compra Material a Monopol Ltda.. f/30479 c/des. 20% 1,966.80

Son: Dos mil cuatrocientos cincuenta y ocho 50/100 2,458.50 2,458.50

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Empresa “AVILA” Ltda. TRANSACCIONES DIARIAS

Santa Cruz – Bolivia Octubre 2000

COMPROBANTE DE EGRESO Nº 0070 Bs. 1,966.80

0001 22,049.62
Fecha: 08/10/2000 Tipo de cambio: 5.93

PAGADO A: Monopol Ltda.

Por concepto: Cancelación Factura Nº. 30478 por compras de materiales.
Nº. de cheque: 0001 Banco: Santa Cruz CTA. 1042 - 10005

CUENTA GLOSA DEBE HABER

02/30/01 Proveedores por pagar Pgo- Monopol Ltda. Compra materiales f/30478 1,966.80
01/20/01 Banco Santa Cruz M/N Pgo- Monopol Ltda. Compra materiales f/30478 1,966.80

Son: Veintidós mil cuarenta y nueve 62/100 bolivianos. 1,966.80 1,966.80

D) DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

Las devoluciones o totales sobre compras se registran en un COMPROBANTE DE

INGRESO (Ingreso de Efectivo).

Empresa “AVILA” Ltda. TRANSACCIONES DIARIAS

Santa Cruz – Bolivia Octubre 2000

COMPROBANTE DE EGRESO Nº 0001 Bs. 1,966.80

Fecha: 08/10/2000 Tipo de cambio: 5.93

Recibí de: Monopol Ltda.

Por concepto: Devolución sobre compras sg/documentos adjunta.

CUENTA GLOSA DEBE HABER

01/10/01 Caja Moneda Nacional P/devolución de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 1,966.80
04/10/01 Devoluciones s/compras P/devolución de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 1,711.12
02/20/01 débito Fiscal P/devolución de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 255,68

Son: Un mil novecientos sesenta y seis 80/100 bolivianos. 1,966.80 1,966.80

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Origen de la
compra Form. Nº.

Pedido a Cotización
Form. Nº.

Calificació
n N
cotización o
Form. Nº.

Si

Colocación pedido
en firma

Sistema de pago

Crédito o Cre
contado
Flujo de créditos

Con

Recepción del
material

Archivos
de Doc.
Fin.
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PROCESO NARRATIVO DE COMPRAS

R.S. PROCESO NARRATIVO N. PÁGINA

ACTIVIDAD: COMPRAS
I. DEL ORIGEN DE LA SOLICITUD DE COMPRA
En su desarrollo citar formularios a utilizar adjuntando al mismo tiempo
en calidad de modelo Ej. Pedido o solicitud de compra.
II. DEL PROCESO DE COTIZACIONES
Desarrollo de las características de la solicitud, Form. Pedido de
cotizaciones o la cotización en sí.
III. DE LA CODIFICACIÓN DE LAS COTIZACIONES
Form. Cuadro comparativo de cotizaciones.
IV. COLOCACIÓN Y PAGO DEL PEDIDO
Factura Pro-forma, acreditivos, pagarés, letras, pago al contado,
efectivo, cheque.
V. DE LA CONFORMIDAD Y RECEPCIÓN
Por: Nota de recepción conformidad, facturas o notas de remisión,
factura consular, póliza de importación, factura de agencia aduanera.
VI. DEL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
Sistemas de archivos:
 Por file
 General

ASPECTOS TRIBUTARIOS

CRÉDITO FISCAL

Es originado en las compras, contrataciones o importaciones definitivas, se calcula

aplicando la alícuota del 13% sobre el importe total de las compras netas.

CONTRATO DE COMPRA Y VENTA

El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transacción comercial,

constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento
jurídico de la actividad económica mundial.

En el proceso de comercio internacional se realizan diversos contratos. El principal

de ellos es el contrato de compraventa internacional de mercaderías. De igual
manera, la comercialización de productos en un país determinado puede dar lugar
a contratos de agencia, de distribución y de representación. También es posible
concertar contratos de "Joint Venture" para la producción de bienes y su posterior
comercialización internacional. En el caso de Bolivia la legislación contempla este
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tipo de contratos.

El contrato de compraventa internacional de mercaderías está regido por la

Convención de las Naciones Unidas sobre Contratos de Compraventa Internacional
de mercaderías, que fue aprobada y suscrita en Viena el 11 de abril de 1980. Este
convenio entró en vigencia el 1 de enero de 1988.

El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los

derechos y obligaciones de las partes contratantes con relación a la compraventa
de mercaderías. Por otra parte, en los contratos de compra-venta se señalan las
Condiciones y los Medios de Pago en que se transarán las operaciones
comerciales.

Las Condiciones de Pago; En un contrato compra-venta internacional pueden

establecerse las condiciones de pago más diversas; el financiamiento puede estar
ligado a cualquiera de ellas. Algunos son:

1. Al Contado; El pago al contado varía de acuerdo al momento en que se

efectúa el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del
embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento
de recibir la mercadería por parle del comprador. En el primer caso no se requiere
financiamiento, en los otros podrá ser necesario un financiamiento de pre-
embarque.

2. En Cuenta Corriente; Cuando existe una relación muy favorable entre el

exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual
requiere que en ambos países existan regímenes comerciales cambiarios sin
restricciones que dificulten la transacción.

3. En Consignación, esta condición de pago implica que el derecho de propiedad

de la mercancía no se traspasa hasta el momento de su venía en el extranjero.
Esta modalidad entraña muchos riesgos para el exportador, quien sólo recibirá el
pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en ¡a venta
de productos pe recibíes.

4. Al Crédito; La compra-venta se paga en un plazo después del embarque. Las

transacciones al crédito son frecuentes y requerirán de financiamiento de post-
embarque.

El tipo de crédito otorgado principalmente será de proveedores y los documentos

de pago que recibirá el exportador podrán ser pagares o letras de cambio.

Los Medios de Pago; Todas las transacciones en el Comercio Internacional

cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago
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de la operación. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no sólo por ser
la forma como se realiza la transacción, sino porque dan origen al financiamiento.
Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:

1. Pago Anticipado; Este consiste en que el importador, antes del embargue,

sitúa en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago
representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced
de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede
demorar indebidamente el envío de las mercancías o simplemente en el peor de
los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo
el vendedor domina el mercado por ser el único proveedor del producto de la
tecnología.

2. Pago Directo; Este se constituye cuando el importador efectúa el pago

directamente al exportador y o utiliza a una entidad para que se efectúe este pago
sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago más
comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la
transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las
condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignación. El pago
directo representa una cierta forma de anticipación con la variante de que quien
recibe toda la ventaja es el comprador, quedando el vendedor en absoluta
inferioridad, pues debe enviar las mercancías y esperar el pago hasta que estas
hayan llegado a destino. Puede suceder que el importador retire las mercancías y
demore deliberada e indebidamente el pago o que finalmente no lo realice, con
graves pérdidas para el exportador quien, en el mejor de los casos tendrá que
hacer regresar los bienes a su destino, asumiendo costos no previstos, con lo cual
habría sufrido una pérdida efectiva. En esta modalidad no existen garantías, la
intervención de un banco queda limitada a facilitar un giro bajo instrucciones del
cliente.

3. Cobranzas Documentarías; Estas se definen como el manejo por los bancos

de documentos que pueden ser financieros o comerciales; según las instrucciones
que reciban, con el fin de lograr el cobro y o la aceptación de documentos
financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco para que éste, bajo
las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo
pago y o aceptación. La Cobranza Documentaría representa menos riesgos que el
pago directo y el anticipado ya que en esta modalidad intervienen uno o mas
bancos, pero dicha intervención no constituye una garantía en el cumplimiento de
las obligaciones derivadas del contraía de compra-venta acordado entre las partes.

4. El Crédito Documentario; La Carta de Crédito o Crédito Documentario, ocupa

el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta
internacionales de mercancías, no sólo por las seguridades que ofrece, sino porque
mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos de tipo comercial que
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asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional. La Carta de

Crédito, constituye una garantía de pago, porque es un compromiso de pago
respaldado por un banco, instas garantías amplían según las cartas de créditos
sean irrevocables y confirmadas.

En cuanto a la forma del contrato, no es necesario que sea por escrito, ni está
sujeto a requisito de forma (esta norma no rige en los estados cuya legislación
nacional establezca que el contrato de compraventa sólo podrá constar por
escrito). Un el término por escrito se comprende, el telegrama y el fax.

En 1990, al aprobarse la nueva versión de los INCOTERMS, se incorporó los

mensajes electrónicos EDI que son comunicaciones a través de computadoras.

El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una
propuesta específica indicando la mercadería, la cantidad y el precio. Debe estar
dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o
rechazada; en este último caso se extingue la oferta.

La oferta surtirá efecto cuando ésta llegue al destinatario. Toda declaración u otro
acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirán
aceptación. La aceptación de la oferta surtirá efecto en el momento en que la
indicación de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que éste haya fijado.

La oferta detallada debe contener los siguientes datos:

 Descripción exacta de la mercadería y del embalaje.

 Medidas y pesos específicos.
 Especificaciones de calidad.
 Precio unitario en dólares u otra divisa.
 Condiciones de pago.
 Condiciones de entrega.

¿CÓMO SE REALIZA UN CONTRATO DE COMPRA - VENTA?

Es difícil citar un contrato que se pueda aplicar a todos los acuerdos de

exportación; no obstante es importante considerar ciertas disposiciones mínimas o
condiciones generales, que son útiles para la elaboración de cualquier contrato. A
continuación se detallan las condiciones que pueden servir de referencia para los
contratos de exportación:

 Nombre y dirección de las partes.

 Producto, normas y características: El contrato de exportación debe

especificar explícitamente el nombre del producto y sus normas técnicas, tamaños
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en que se provee el producto, normas y características nacionales e

internacionales, su posición arancelaría, requisitos especiales del comprador,
características de las muestras, envase.

 Cantidad: La cantidad debe redactarle en cifras y letras especulando si se

traía de unidades, peso o volumen. Cuando la cantidad de los productos se
mencione por peso o volumen, deberá mencionarse la unidad de que se traía, por
ejemplo: toneladas, kilogramos, etc.

 Embalaje, etiquetado y marcas: Los requisitos referentes a embalaje,

etiquetado y a las mareas varían cuando se exporta y se doliera describir
claramente en el contrato. Asimismo si la mercancía estará utilizada. Ej: en pallets,
contenedores, etc.

 Valor total del contrato: El valor total del contrato debe mencionarse en
letras y números, así como la moneda utilizada y el país al que hace referencia.

 Condiciones de entrega: El precio del contrato, de be estar relacionado

directamente con un Término de Comercio que estipule las condiciones de entrega
(preferentemente de conformidad con los Incoterms 2000).

 Descuentos y comisiones: VA contrato deberá estipular también a cuanto

se eleva el descuento o comisión, quien debe pagarlas y a quien. La base del
cálculo de la comisión y el porcentaje también deben mencionarse claramente. Los
descuentos y o comisiones pueden estar o no incluidos en el precio de las
exportaciones, según lo decidan conjuntamente el exportador y el importador.

 Impuestos, aranceles y tasas: De acuerdo a las condiciones de entrega se

entiende que el precio establecido por el vendedor incluye impuestos, aranceles y
tasas relativas a la exportación de la mercancía. De igual manera, las eventuales
tasas del país importador corren a cargo del comprador.

 Lugares: Aunque el Término de Comercio indica específicamente un solo

lugar, es conveniente especificar el lugar de despacho y el lugar de entrega y de
ser posible debe indicarse el lugar de toma a cargo por el transportista, el punto
de embarque, el punto de desembarque y el destino de la mercancía.

 Periodos de entrega o de envío: Las fechas de la entrega o de envío

deberán mencionarse, en lo posible específicamente o ya sea a partir de 1°) la
fecha del contrato, 2°) la fecha de notificación de la emisión de una carta de
crédito irrevocable o 3º de la fecha de recepción del anuncio de la concesión de la
licencia de importación por el vendedor. Asimismo debe indicarse la fecha tope
para la presentación de los documentos a partir de la fecha de embarque.
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 Envío parcial / trasbordo / agrupación del envío: El contrato debe

estipular explícitamente si las partes en el contrato han acordado un envío parcial
o un trasbordo, así como el punto de trasbordo y eventualmente el número de
envíos parciales concertados. Cuando se prevea enviar los bienes bajo redimen de
"agrupación de envío de exportación ", esto se mencionará en el contrato.

 Condiciones especiales de Transporte: Si bien el Término de Comercio

acordado, puede estar relacionado con el medio de transporte, este Término de
Comercio no debe especificarse en el contrato cualquier condición especial que sea
requerida El: Si el flete incluye los castos de descarga.

 Condiciones especiales de Seguros: De acuerdo al Término de Comercio y

en forma similar al transporte, el contrato debe estipular claramente las
condiciones del seguro de la mercancía contra las pérdidas, desperfectos o
destrucción que puedan ocurrir durante el transporte. El contrato debe mencionar
la cobertura de riesgos, su incidencia, la moneda del seguro, la suma aserrada,
etc.

 Documentos: Cuando se trate de otros documentos distintos a la Factura

Comercial, al Documento de Transporte o al Documento de Seguro, debe
estipularse en el contrato que otros documentos son necesarios y quien debe
emitir estos documentos con sus especificaciones.

 Inspección: Aunque muchos productos están sometidos a inspecciones antes

de la expedición por agencias designadas, los compradores extranjeros pueden
estipular mis propias condiciones y tipo de inspección y exigir que lo efectúe otra
empresa. Las partes deben establecer claramente la naturaleza y método de
inspección, así como la agencia encargada de efectuar la inspección de los bienes,
cuando difieran de los previstos en el control de calidad y las normas de inspección
antes de la expedición, en estos casos debe aclararse en el contrato quien asumirá
estos costos por inspecciones adicionales.

 Licencias y permisos: La obtención de una licencia para la internación de

ciertos productos en el país del comprador puede ser más difícil en algunos países
que en otros, por lo que las partes en el contrato deben declarar claramente si la
transacción de exportación requiere o no una licencia de importación y quien debe
solicitarla.

 Condiciones de pago: Debe indicarse si el pago es anticipado, al contado o

al crédito, e incluso para aquellos casos de "al contado" si el pago se realizará al
embarque o contra presentación de documentos ya sea en el país del exportador o
del importador. Un solo contrato puede estipular diferentes condiciones de pago
dividiendo en porcentajes la transacción.
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 Medios de Pago: De acuerdo a la(s) condición(es) de pago pactadas, debe

especificarse el o los medios de pago a utilizar, ya sea pago directo, cobranza o
carta de crédito, aclarando la modalidad de estos o sea transferencia, orden de
pago, cheque bancario, efectivo, cobranza contra pago, cobranza contra
aceptación y pago, cariado crédito irrevocable o irrevocable y confirmada,
transferible, de pago a ¡a vista, de pago diferido, aceptación o negociación de giros
o letras de cambio, etc. Es recomendable que el exportador negocie
preferentemente su pago mediante carta de crédito irrevocable y confirmado.

 Garantía: Si fueran requeridas garantías contractuales, deben estipularse el

tipo y la fecha de vencimiento de las mismas.

 Incumplimiento de contrato por cansas de “fuerza mayor”: Las partes

en el contrato deben definir ciertas circunstancias en las cuales se las libera de las
responsabilidades por objeto definir las medulas que cabe tomar en caso de
incumplimiento por circunstancias insuperables acaecidas tras la firma del
contrato.

 Retrasos de entrega o pago: El contrato definirá la cuantía que se le abona

al comprador a título de daños y perjuicios en caso de retraso en la entrega por
razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros. Asimismo
definirá el interés que se le abonara al vendedor por el retraso en el pago por
razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros.

 Recursos: Es conveniente incluir encuna posibilidad de recursos en el

contrato, en caso de que se incumplan determinadas partes del mismo. Dichos
recursos deberían corresponder a las disposiciones obligatorias aplicables a la
jurisdicción del contrato.

 Arbitraje: Un contrato incluirá también una disposición de arbitraje, para la

resolución rápida y amistosa de diferencias o contenciosos que puedan surgir entre
las partes.

 Idioma: Si es posible debe especificarse el idioma del contrato que

prevalecerá en caso de diferencias entre las partes.

 Jurisdicción: El contrato debe especificar la jurisdicción por la que se rige y

debe estipular la ley nacional aplicable al contrato.

 Firma de las partes: Debe notarse que en muchos casos el contrato de

compraventa internacional es pactado mediante el envío de una oferta y la
aceptación de la misma, intercambios efectuados por medios de comunicación en
los cuales no siempre es posible que estén firmados o que se pueda autenticar la
firma, por lo que las partes dolieran tener en cuenta el monto total de la
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transacción y si es necesario que se formalice este acuerdo mediante la firma de

ambas partes en un contrato.

FORMATO TÍPICO

La Convención que rige la compraventa internacional de mercaderías establece

que un contrato no tiene necesariamente que celebrarse por escrito, es decir
puede pactarse aún verbal mente o por teléfono.

El riesgo de ello es la falta de las evidencias: por esta razón es preferible el

contrato por escrito.
Un contrato por escrito puede constaren un telegrama, telex, fax o en una
comunicación de computadora a computadora (EDI).

Un contrato por escrito suele configurarse en una carta de crédito. A continuación

se listan las cláusulas que debe contener un contrato internacional.

MODELO DE CONTRATO TIPO

(Propuesto por Naciones Unidas)

Preámbulo
Personas contratantes, poderes, definiciones, etc.
Condiciones del contrato:
1. Objeto del contrato: Naturaleza, descripción cualitativa y cuantitativa del
producto.
2. Vigencia.
Obligaciones del vendedor:
3. Entrega de la mercadería: Fecha, transporte, embalaje, certificados diversos,
plazos, fecha de comienzo del plazo.
4. Reserva de dominio.
5. Control de conformidad: Muestras, modalidades
6. Cláusulas, desperfectos de la garantía, reclamos, reparaciones.
7. Instrucciones sobre utilización, planos, manuales.
Obligaciones del Comprador:
8. Modalidades de Pago: Términos de pago, lugar de pago.
9. Crédito otorgado
10. Garantías diversas.
Traspaso de riesgo y de la propiedad:
11. Traspaso de riesgo: Modalidad de entrega, INCOTERMS 2000, fuerza mayor
12. Traspaso de propiedad.
Servicio posventa:
13. Garantía: reparación, mantenimiento.
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Precio y modalidad de pago:

14. Precio: pormenores de las prestaciones comprendidas.
15. Monedas convertibles: Moneda de pago.
16. Revisión del precio.
17. Garantía de pago.
Arbitraje:
18. Arbitraje, Tribunal competente: Órganos, decisiones.
Otras cláusulas:
19. Secreto profesional.
20. Propiedad industrial.
21. Idioma de contrato.
22. Derecho del contrato.
23. Elección del domicilio.
24. Fecha y firmas autentificadas.

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Las deudas comprenden las obligaciones a favor de terceros. Se debe tomar en

cuenta su oportunidad de exigibilidad, estas pueden ser corrientes y no corrientes,
incluye en el primer grupo a las ya exigibles al cierre del ejercicio a que
correspondieran los estados y aquellos cuyo vencimiento y exigibilidad se producirá
dentro de los doce meses a contar desde el momento antes mencionado. Lo
restante se clasifica como no corriente.

Las deudas por compra de bienes o servicios deben ser reconocidas a partir del
momento en que se produce la transmisión o se recibe la presentación del servicio.

CONTROL PROPUESTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES DE COMPRA

 Definir un responsable para el área de compras.

 Separación de las actividades de compra, recepción, custodia de bienes, cuentas

por pagar, pagos y registros contables.

 Existencia de políticas definidas por la gerencia, en cuanto a los pedidos,

definidos precios, cantidades y plazos de pagos, término de vencimiento de la
mercadería, seguros por bienes en tránsito y en depósitos, etc.

 Para la determinación de cantidades a comprar, se debe hacer sobre la base de

las cantidades máximas y mínimas que fije la gerencia, según el sistema de
ventas y a luz expectativas a vender, apoyadas en los reportes del sistema.

 Utilización de los presupuestos de compras y su posterior seguimiento,

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comparando los resultados reales con los presupuestos. Un sistema de control

presupuesto adjudicaciones, orden de compra, orden de pago.

 La orden de copra debe ser considerada como respaldo al ingreso de almacén y

ser cotejada cuando llega la mercadería con lo recibido.

 Control de cantidades y calidades recibidas e informes escritos prenumerados de

esas características de la mercadería recibida.

 Que el sistema determine un stock máximo y mínimo de medicamentos y de

muestras medicas, que de señal de alerta y que almacén realice solicitud de
compra o en su defecto informe a la gerencia General, sobre mercadería en
demasía para proceder u promover la rotación de esos productos.

 Este punto es muy importante por que puede prevenir la adquisición de

mercadería innecesaria, evitando el vencimiento de productos y su posterior
perdidas de dinero. Las deficiencias en el abastecimiento, traen como
consecuencia el retaso de las actividades.

CONTROLES PROPUESTO RELATIVOS A LAS OPERACIONES DE CUENTAS

POR PAGAR A PROVEEDORES

 Preparación de un listado de cuentas por pagar mensual y Su conciliación con

las cuentas del mayor general, para verificar la veracidad y valuación de las
cuentas por pagar.

 Las conciliaciones deben ser revisadas y aprobadas por el Gerente

Administrativo.

 Participación de contabilidad en la revisión de las transacciones y en la

obtención y en la obtención de confirmaciones de saldos y operaciones del
acreedor.

 Para Todo egreso, que se realice debe ser con cheque, éste tiene que llevar por
lo menos dos firma autorizada. El Gerente General debe de tener la custodia de
los cheques y pasarlos a contabilidad.

 Cumplir con la política de pago con el proveedor principal.

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FLUJOGRAMA: COMPRA DE MERCADERÍA

1
Emisión de pedido en
original542y copia
Comunicación
Envío de la14
Recepción
Registro 10
12
98solicitud
interna
delde la dey
pedido
Comunicación
Pedido
Envía
pedido de15
Redacción
Recepción
la 13
Emisión
Analizan763cámara
compra
documentación
documentación
de
cotización
compra de interna
la la la
yen y
P.C.
Cheque
Productos
Doc.
Documentación
Solicitud
Solicitud
Pedido
Recepción
docto ySolicitud
de
de
C.I.
Analiza11
Registra
Sello
autorizada
Ejecuta
conformación cotización
pedido
Cotización
compra
recepcionado
Comunicación
comunicación
comunicación de
documentación
factura
documentación
base de de sellada
cotización
las
dela
la
interna
datosinterna
Internade
pedido
confirmado
Y factura
GerenciaEnvío
Areadecompra
FIrmada
compra
de
compra
decheque
documentación
información
cotizaciones
de
autorizada
Pedido compra
Documentación
Administrativa
Solicitud compra F2
F
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