INFORME DE IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACION DE

OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL GOBIERNO REGIONAL

DE PIURA
 Tabla de contenido

I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 3
II. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE
OPORTUNIDADES DE MEJORA .................................................................................... 5
2. 1 Recopilación de insumos ................................................................................... 5
2. 2 Análisis de coherencia ....................................................................................... 6
2. 3 Análisis de consistencia ................................................................................... 26
2. 4 Análisis de efectividad ..................................................................................... 29
2. 5 Priorización de oportunidades de mejora ........................................................ 32
III. RESUMEN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA PRIORIZADAS ....................... 33
IV. FICHAS DE OPORTUNIDADES DE MEJORA ..................................................... 38

Índice de Tablas
Tabla 1. Análisis de coherencia ....................................................................................... 6
Tabla 2. Listado de Funciones de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales(*) ........... 9
Tabla 3. Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Piura
versus procesos de nivel 0 y 1 ....................................................................................... 12
Tabla 4. Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Piura vs
Procesos Nivel 0 y 1 ....................................................................................................... 19
Tabla 5. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis de
coherencia ...................................................................................................................... 24
Tabla 6. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis
consistencia .................................................................................................................... 27
Tabla 7. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis de
efectividad ....................................................................................................................... 30
Tabla 8. Resumen de propuestas de mejora del Gobierno Regional de Piura ............ 34
Tabla 9. Ficha de mejora N° 1 ....................................................................................... 38
Tabla 10. Ficha de mejora N° 2 ..................................................................................... 40
Tabla 11. Ficha de mejora N° 3 ..................................................................................... 42
Tabla 12. Ficha de mejora N° 4 ..................................................................................... 44
Tabla 13. Ficha de mejora N° 5 ..................................................................................... 45
Tabla 14. Ficha de mejora N° 6 ..................................................................................... 45
Tabla 15. Ficha de mejora N° 7 ..................................................................................... 49
Tabla 16. Ficha de mejora N° 8 ..................................................................................... 51
Tabla 17. Ficha de mejora N° 9 ..................................................................................... 51

Página 2 de 53
I. I. INTRODUCCIÓN

La administración pública en los últimos años viene experimentando cambios

respecto de modelos, enfoques, metodologías, procedimientos, instrumentos y
diversos medios y mecanismos para administrar los recursos a su cargo con miras
a hacer más efectivas y eficientes sus intervenciones en aras de generar, no solo la
satisfacción de los ciudadanos y aumentar los activos en su poder, sino de
promover un cambio sustancial en torno al desarrollo integral de las personas y de
la sociedad.

En este marco, la Ley del Servicio Civil promueve la gestión eficiente de los
recursos humanos, para lo cual determina la dotación de puestos en las entidades
públicas a partir de la identificación, mapeo y mejora de los procesos que generan
los bienes y servicios ofrecidos por tales instituciones.

Sobre esta base el Gobierno Regional de Piura, inmerso en el tránsito al régimen

de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, ha realizado, con el apoyo del proyecto
Pro Gobernabilidad, el mapeo de procesos a nivel 0 y 1, en su versión AS-IS, es
decir, en su estado actual, de acuerdo a las orientaciones metodológicas de la
Secretaría de Gestión Pública, ente rector de la organización y gestión de las
instituciones de la administración pública del país.

Corresponde en la siguiente etapa del tránsito implementar mejoras en los procesos

identificados. Para ello es necesario tener en cuenta que la mejora implica agregar
valor en cada uno de los sub procesos o actividades del proceso, el mismo que se
expresa en la denominada Cadena de Valor Público, que postula que el sector
público puede ser entendido como un conjunto de instituciones dedicadas a generar
productos –bienes o servicios– que se entregan a la población. Por lo tanto, la
gestión del Gobierno Regional debe ser entendida como un todo, cuya labor está
orientada a generar valor para alcanzar el desarrollo de la región. Este enfoque ha
servido de base para determinar la identificación y priorización de las oportunidades
de mejora.

El presente informe muestra el resultado del ejercicio de identificación y

planificación de oportunidades de mejora, desarrollado por el Gobierno Regional de
Piura, atendiendo a los lineamientos definidos por SERVIR en el marco del proceso
de Tránsito al Régimen del Servicio Civil. La información contenida en este
documento constituye un insumo para la implementación inmediata de mejoras de
corto plazo y también una fuente a partir de la cual se podrán desarrollar mejoras
en el mediano plazo, lo cual redundará en la mejora de la gestión de la entidad y en
su capacidad para satisfacer las necesidades de la ciudadanía en el ámbito que le
corresponde.

Página 3 de 53
El documento se divide en cuatro secciones: La primera presenta la metodología
empleada por el Gobierno Regional de Piura, para identificar, planificar y, en adición
priorizar, oportunidades de mejora. En la segunda sección, se presenta la lista de
oportunidades de mejoras identificadas, señalándose los siguientes elementos:
problema, oportunidad de mejora, tipo de mejora, resultado esperado, calificación
de los criterios para la priorización y si constituye una mejora priorizada o no. En la
tercera sección, se presenta la información detallada sobre cada una de las mejoras
identificadas, para lo cual se emplea una matriz que incorpora elementos como:
problema, oportunidad de mejora, tipo de mejora, calificación de los criterios de
priorización, fechas estimadas de inicio y fin de su implementación, entre otros.
Estos cuadros se han elaborado para las mejoras priorizadas. En la cuarta sección,
se presenta resumen de las oportunidades de mejora destacadas del Gobierno
Regional.

Cabe precisar que por la complejidad del Gobierno Regional que incorpora una
serie de unidades ejecutoras y órganos que fueron transferidos en el marco del
proceso de descentralización y que operan bajo lógicas, en algunos casos,
sectoriales propias del ente rector que los supervisa, se ha considerado necesario
identificar mejoras que permitan un trabajo más articulado y orientado al logro de
resultados según las orientaciones del gobierno regional. Por tanto, si bien hay
múltiples mejoras que se podrían efectuar a nivel de procesos en todos los niveles,
su análisis, medidas y estrategia para la mejora estará en manos de la Oficina
Regional de Planeamiento del Gobierno Regional, para lo cual, en este informe, se
propone priorizar la mejora del proceso de gestión de calidad de manera transversal
en la entidad.

Este trabajo de identificación y planificación de oportunidades de mejora para los

procesos del nivel 0 y 1, cuyos resultados se exponen en el presente informe, se
desarrolló desde el mes de junio del 2015.

Página 4 de 53
 II. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN
DE OPORTUNIDADES DE MEJORA

Como primer paso para la identificación de las mejoras a introducir en la gestión del
gobierno regional, se efectuó un análisis de los procesos identificados, con un
enfoque estratégico, dado que se busca una gestión ágil, eficaz y eficiente.

Las fases seguidas para la priorización de las oportunidades de mejora

corresponden a las establecidas en la Resolución n° 200-2015- SERVIR/PE.

Ilustración 1. Actividades para el análisis, identificación y aplicación de mejoras

• Recopilación de insumos
1
• Análisis de coherencia
2
• Análisis de consistencia
3
• Análisis de efectividad
4
• Aplicación de ajustes
5

Fuente: elaboración propia

2. 1 Recopilación de insumos

La metodología utilizada para esta fase del trabajo es la contemplada en las normas
del Project Management Institute (PMI). Se inició con la toma de contacto con el
trabajo de levantamiento de procesos, etapa en la cual mediante entrevistas con
funcionarios y servidores del Gobierno Regional, entre los que se destaca la realizada
con el sub gerente de planificación y presupuesto, y la revisión de la Ley de Gobiernos
Regionales y documentos de gestión como el Reglamento de Organización y
Funciones y el Manual de Procedimientos se construyó las fichas de procesos
descriptivas de los procesos que permiten identificar las actividades que se realizan
para lograr los objetivos tanto a nivel operacional como estratégico.

Página 5 de 53
El análisis de los referidos instrumentos y las entrevistas realizadas permitieron
identificar las oportunidades de mejora que se plantean.

2. 2 Análisis de coherencia

Este análisis se concentra en la vinculación existente entre la normativa asociada al

funcionamiento de la entidad y los niveles más generales de procesos (nivel 0 y nivel
1). Es por ello que ha resultado necesario recurrir a los productos derivados del Mapeo
de Procesos así como a documentos normativos de la entidad, tales como la Ley N°
17867 - Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias, la Ordenanza
Regional N° 111-2006-GRP-CR - Reglamento de Organización y Funciones del
Gobierno Regional de Piura y sus modificatorias.

A continuación en la Tabla N° 1 se presenta, a modo de resumen, los componentes de

este primer análisis.

Tabla 1. Análisis de coherencia

Ley N° 17867 - Ley Ordenanza Regional N° 111-2006-

Orgánica de GRP-CR - Reglamento de
Gobiernos Organización y Funciones del
Regionales y sus Gobierno Regional de Piura y sus
Procesos nivel 0 y 1
modificatorias modificatorias
¿Guarda relación ¿Requiere
¿Guarda relación
con la norma de revisión del
con el ROF?
creación? ROF?
E01.GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN SI SI SI
E01.01 Gestión del planeamiento SI SI SI
institucional
E01.02 Gestión operativa de la SI SI SI
Gobernación Regional
E01.03 Gestión de las políticas SI SI SI
públicas y la regulación
E01.04 Gestión de la modernización SI SI NO
institucional
E01.05 Gestión del riesgo de SI SI NO
desastres
E02. GESTIÓN DEL MONITOREO Y SI SI SI
CONTROL
E02.01 Gestión de la calidad SI SI SI
E02.02 Control gubernamental SI SI NO
E02.03 Rendición de cuentas y SI SI SI
transparencia
M01. GESTIÓN DE LA PROMOCIÓN SI SI NO
DEL DESARROLLO Y LA
INCLUSIÓN SOCIAL**
M02. GESTIÓN DE LA ASISTENCIA SI SI NO
TÉCNICA Y CAPACITACIÓN**
M03. GESTIÓN DE DERECHOS Y SI SI NO

Página 6 de 53
 Ley N° 17867 - Ley Ordenanza Regional N° 111-2006-
Orgánica de GRP-CR - Reglamento de
Gobiernos Organización y Funciones del
Regionales y sus Gobierno Regional de Piura y sus
Procesos nivel 0 y 1
modificatorias modificatorias
¿Guarda relación ¿Requiere
¿Guarda relación
con la norma de revisión del
con el ROF?
creación? ROF?
AUTORIZACIONES**
M04. GESTIÓN DE LA SI SI NO
FISCALIZACIÓN**
M05. GESTIÓN DEL DESARROLLO SI SI NO
SOCIAL
M05.01 Gestión de la Educación SI SI NO
M05.02 Gestión de la Salud SI SI NO
M05.03 Gestión del Saneamiento y SI SI NO
Vivienda
M05.04 Gestión del Trabajo y SI SI NO
Promoción del Empleo
M06. GESTIÓN DEL DESARROLLO SI SI NO
ECONÓMICO
M06.01 Gestión de la Producción (*) SI SI SI
M06.02 Gestión de la Agricultura (*) SI SI SI
M06.03 Gestión de la Energía y SI SI SI
minas (*)
M06.04 Gestión de la Comercio SI SI SI
exterior y turismo (*)
M06.05 Gestión de la Promoción de SI SI SI
la inversión
M07. GESTIÓN DE LA SI SI NO
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS RECURSOS NATURALES
Y MEDIOAMBIENTALES
M07.01 Gestión y conservación de SI SI NO
los recursos naturales
M07.02 Gestión del medioambiente SI SI NO
S01. GESTIÓN DOCUMENTARIA SI SI NO
S01.01 Trámite documentario SI SI NO
S01.02 Archivo documentario SI SI NO
S02. GESTIÓN DE LAS SI SI NO
COMUNICACIONES E IMAGEN
INSTITUCIONAL
S02.01 Seguimiento a medios SI SI NO
S02.02 Difusión SI SI NO
S02.03 Agenda y protocolo SI SI NO
S03. GESTIÓN DE LOS RECURSOS SI SI NO
HUMANOS
S03.01 Gestión de la organización SI SI NO
del trabajo y su asignación
S03.02 Gestión del empleo SI SI NO
S03.03 Gestión del rendimiento SI SI NO
S03.04 Gestión de la compensación SI SI NO
S03.05 Gestión de la capacitación SI SI NO
S03.06 Gestión de las relaciones SI SI NO

Página 7 de 53
 Ley N° 17867 - Ley Ordenanza Regional N° 111-2006-
Orgánica de GRP-CR - Reglamento de
Gobiernos Organización y Funciones del
Regionales y sus Gobierno Regional de Piura y sus
Procesos nivel 0 y 1
modificatorias modificatorias
¿Guarda relación ¿Requiere
¿Guarda relación
con la norma de revisión del
con el ROF?
creación? ROF?
humanas y sociales
S04. GESTIÓN LOGÍSTICA SI SI NO
S04.01 Identificación de SI SI NO
requerimientos
S04.02 Atención de requerimientos SI SI NO
S04.03 Almacenamiento SI SI NO
S04.04 Control Patrimonial SI SI NO
S05.GESTIÓN FINANCIERA SI SI NO
S05.01 Administración Financiera SI SI NO
S05.02 Elaboración y consolidación SI SI NO
de EE FF y Presupuestales
S05.01 Administración Financiera SI SI NO
SO6. GESTIÓN DE LAS SI SI NO
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
S06.01 Soluciones de TI SI SI NO
S06.02 Soporte de TI SI SI NO
S07. GESTIÓN DE LA ASESORÍA SI SI NO
JURÍDICA
S07.01 Emisión de opinión jurídica SI SI NO
S08. GESTIÓN DE LA DEFENSA SI SI NO
PÚBLICA
S08.01 Defensa pública SI SI NO
S09. GESTIÓN DE LA SI SI NO
INFRAESTRUCTURA PÚBLICA
S09.01 Fomento de la infraestructura SI SI SI
pública
S09.02 Mantenimiento de la SI SI NO
infraestructura pública sectorial
S10. GESTIÓN DEL SANEAMIENTO SI SI NO
DE LA PROPIEDAD
S10.01 Saneamiento Físico Legal de SI SI NO
la Propiedad Predial
S10.02 Saneamiento de la propiedad SI SI NO
estatal
S11. GESTIÓN DE LA SI SI SI
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
S11.01 Opiniones técnicas. SI SI SI
S11.02 Identificación e SI SI SI
implementación de proyectos ante la
cooperación técnica
(*)Las actividades que efectivamente se realizan en estos sectores están vinculadas fundamentalmente
con el proceso de gestión de políticas y regulación, con énfasis en este último aspecto; y el de
fiscalización.
(**) Los procesos de nivel 1 para estos macroprocesos se encuentran en proceso de sistematización.

Página 8 de 53
En la Tabla N° 2, se presenta las funciones que cumple el Gobierno Regional de Piura
en el marco de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, los cuales son analizados
respecto a la vinculación existente entre los procesos identificados en el Mapeo de
Procesos.

Tabla 2. Listado de Funciones de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales(*)

FUNCIONES DE LA LEY DE CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL GOBIERNO

REGIONAL DE PIURA
LEY ORGÁNICA DE GOBIERNOS REGIONALES
TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES
SECCIÓN TERCERA:DE LOS PRINCIPIOS RECTORES, COMPETENCIAS Y FUNCIONES DEL
GOBIERNO REGIONAL PIURA
Artículo 9: Competencias constitucionales
Los Gobiernos Regionales, de conformidad con lo establecido por el artículo 9° de la Ley Orgánica de
Gobiernos Regionales N° 27867, tiene las competencias constitucionales siguientes:
Aprobar su organización interna y su presupuesto.
Formular y aprobar el plan de desarrollo regional concertado con las municipalidades y la sociedad
civil.
Administrar sus bienes y rentas.
Regular y otorgar las autorizaciones, licencias y derechos sobre los servicios de su responsabilidad.
Promover el desarrollo socioeconómico regional y ejecutar los planes y programas correspondientes.
Dictar las normas inherentes a la gestión regional.
Promover y regular actividades y/o servicios en materia de agricultura, pesquería, industria,
agroindustria, comercio, turismo, energía, minería, vialidad, comunicaciones, educación, salud y medio
ambiente, conforme a Ley.
Fomentar la competitividad, las inversiones y el financiamiento para la ejecución de proyectos y obras
de infraestructura de alcance e impacto regional.
Presentar iniciativas legislativas en materias y asuntos de su competencia.
Ejercer las demás atribuciones inherentes a su función, conforme a ley.
Artículo 10: Competencias exclusivas
El Gobierno Regional de Piura de conformidad con lo establecido por el artículo 10° de la Ley Orgánica
de Gobiernos Regionales N°27867, tiene las competencias exclusivas siguientes:
Planificar el desarrollo integral de la Región Piura y ejecutar los programas socioeconómicos
correspondientes en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo.
Formular y aprobar el Plan de Desarrollo Regional Concertado con las Municipalidades y la Sociedad
Civil de la Región Piura.
Aprobar su organización interna y su Presupuesto Institucional conforme a la Ley de Gestión
Presupuestaria del Estado y las Leyes Anuales de Presupuesto.
Promover y ejecutar las inversiones públicas de ámbito regional en proyectos de infraestructura vial,
energética, de comunicaciones y de servicios básicos de ámbito regional, con estrategias de
sostenibilidad, competitividad, oportunidades de inversión privada, dinamizar mercados y rentabilizar
actividades.
Diseñar y ejecutar Programas Regionales de cuencas, corredores económicos y de ciudades
intermedias.
Promover la formación de empresas y unidades económicas regionales para concertar sistemas
productivos y de servicios.
Facilitar los procesos orientados a los mercados internacionales para la agricultura, la agroindustria, la
artesanía, la actividad forestal y otros sectores productivos, de acuerdo a sus potencialidad

Página 9 de 53
 FUNCIONES DE LA LEY DE CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL GOBIERNO
REGIONAL DE PIURA
Desarrollar circuitos turísticos que puedan convertirse en ejes de desarrollo.
Concertar acuerdos con otras regiones para el fomento del desarrollo económico, social y ambiental.
Administrar y adjudicar los terrenos urbanos y eriazos de propiedad del Estado en su jurisdicción, con
excepción de los terrenos de propiedad municipal.
Organizar y aprobar los expedientes técnicos sobre acciones de Demarcación Territorial en su
jurisdicción, conforme a la ley de la materia.
Promover la modernización de la pequeña y mediana empresa regional, articuladas con las tareas de
educación, empleo y a la actualización e innovación tecnológica.
Dictar las normas sobre los asuntos y materias de su responsabilidad y proponer las iniciativas
legislativas correspondientes.
Promover el uso sostenible de los recursos forestales y de biodiversidad.
Elaborar y aprobar normas de alcance regional, regulando los servicios de su competencia.
Artículo 11: Competencias compartidas
Educación, gestiones de los servicios educativos a nivel inicial, primaria, secundaria y superior no
universitaria, con criterios de Interculturalidad orientados a potenciar la formación para el desarrollo.
Salud Pública.
Promoción, gestión y regulación de actividades económicas y productivas en su ámbito y nivel
correspondientes a los sectores agricultura, pesquería, industria, comercio, turismo, energía
hidrocarburos, minas, transportes, comunicaciones y medio ambiente.
Gestión sostenible de los recursos naturales y mejoramiento de la calidad ambiental.
Preservación y administración de las reservas y áreas naturales protegidas regionales.
Difusión de la cultura y potenciación de todas las instituciones artísticas y culturales regionales.
Competitividad regional y la promoción de empleo productivo en todos los niveles, concertando los
recursos públicos y privados.
Participación ciudadana alentando la concertación entre los intereses públicos y privados en todos los
niveles.
Seguridad ciudadana.
Otras que se le delegue o asigne conforme a ley.
Artículo 11: Competencias generales
Diseñar políticas, prioridades, estrategias, programas y proyectos que promuevan el desarrollo
regional de manera concertada y participativa, conforme a la Ley de Bases de Descentralización y la
Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.
Organizar dirigir y ejecutar los recursos financieros, bienes, activos y capacidades humanas,
necesarios para la gestión regional, con arreglo a los sistemas administrativos nacionales.
Incentivar y apoyar las actividades del sector privado nacional y extranjero, orientada a impulsar el
desarrollo de los recursos regionales, creando los instrumentos necesarios para tal fin.
Fiscalizar la gestión administrativa regional, el cumplimiento de las normas, los Planes Regionales y la
calidad de los servicios, fomentando la participación de la Sociedad Civil.
Las demás funciones que le sean asignadas por encargo o ley.
(*) Se ha considerado para efectos de la tabla las competencias generales, exclusivas y compartidas de
los Gobiernos Regionales en tanto dan el marco competencial del Gobierno Regional. Sin embargo, para
el análisis también se ha tomado en consideración el Título IV. Funciones.

A continuación, en la Tabla N° 3, se presenta el análisis respecto a la relación que

existe entre las funciones de la normativa de creación de los gobiernos regionales y

Página 10 de 53
los procesos identificados en el Mapeo de Procesos, identificando situaciones que
requieren la implementación de oportunidades de mejora.

Página 11 de 53
 Tabla 3. Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Piura versus procesos de nivel 0 y 1
Procesos Nivel 0 y 1
E01.GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN
E01.01 Gestión del planeamiento
institucional
E01.02 Gestión operativa de la
Gobernación Regional
E01.03 Gestión de las políticas
públicas y la regulación
E01.04 Gestión de la modernización
institucional
E01.05 Gestión del riesgo de
desastres
E02. GESTIÓN DEL MONITOREO Y
CONTROL
Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora
Art. 23 (23.2, 23.6,23.10, 23.17), Existen funciones que se duplican. Las realiza el Centro
Art. 40 (40.2 a 40.12), Art. 41 ( de Planeamiento Estratégico Regional y la Gerencia
41.2 a 41.8), Art. 42 (42.1 a 42.5) Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Art. 53 (53.1 a 53.3), Art.64 (64.1 a Acondicionamiento Territorial
64.11ª excepción de 64.7) Art. 66
(66.1 a 66.3; 66.5, 66.8 a
66.14),Art. 122(122,7), Art.
130(130.3, 130.4)
Art. 23 (23.1 a 23.5; 23.13, 23.7, En la actualidad no existe un proceso que refleje las
23.8, 23.13,23.24), Art. 30 (30.2) acciones operativas de la Gobernación Regional
Art.23 (23.9,23.16, 23.18, 23.19, La gestión normativa y regulatoria se encuentra
23.24), Art. 91 (91,14) Art. 93 (93.1 dispersa y tiene presencia en los órganos
a 93.7) Art. 99 (99.4, 99.22, 99.35) responsables de procesos misionales, por lo tanto no
Art 102 (102.20, 102.21), Art. existe claridad sobre cuál es el objetivo de la
103(103.4, Art. 104 (104.2) Art. regulación, cuál es su producto y finalmente el
107 (107.2, 107.3, 107.4, 107.5, y
107.7) Art. 108 (108.1, 108.2) Art.
122 (122.1, 122.2, 122.5), Art. 129
(
Art. 68 (68.1 a 68.14),Art. 99(99.6)
Art- 103 (103.4)
Art. 44 (44.1 y 44.2)
Art. 42
 Procesos Nivel 0 y 1
E02.01 Gestión de la calidad
E02.02 Control gubernamental
E02.03 Rendición de cuentas y
transparencia
M01. GESTIÓN DE LA PROMOCIÓN
DEL DESARROLLO Y LA INCLUSIÓN
SOCIAL
M02. GESTIÓN DE LA ASISTENCIA
TÉCNICA Y CAPACITACIÓN
M03. GESTIÓN DE DERECHOS Y
AUTORIZACIONES
M04. GESTIÓN DE LA
FISCALIZACIÓN
M05. GESTIÓN DEL DESARROLLO
SOCIAL
M05.01 Gestión de la Educación
M05.02 Gestión de la Salud
M05.03 Gestión del Saneamiento y
Vivienda
M05.04 Gestión del Trabajo y
Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora
Art. 108 (108.3) No existen indicadores control de desempeño y producto
de los procesos, por lo tanto no se puede garantizar de
los servicios ofrecidos por el Gobierno Regional
Art. 30 (30.2), Art. 108 (108.4)
Art. 23(23.14,, 23.15) Art. 108 En el Reglamento de Organización y Funciones existen
(108.5) funciones que forman parte del proceso de rendición de
cuentas, pero se encuentran dispersas y desarticuladas
Art.23 (23.22 y 23.23)
Art. 23 (23.20), Art. 42 (42.2)
Art. 96 (96.17, 98.7, 98.9, 98.15,
98.16 y 98.17) Art. 97 (97.7) Art.
98 (98.7, 98.9,98.16 ) Art.99
(99.16,99.22), Art. 102 (102.5),
Art.103 (103.18)
Art. 96(96.5), Art, 97(97.7) Art. 98 En todos los órganos de línea se encuentran funciones
(98.15 y 98.16) Art,103(103.8, relacionadas con la fiscalización. Cada sector realiza las
103.18) Art. 129 (129,10), Art. 129 inspecciones de manera independiente. No se articulan
(129.19 y 129.20) objetivos, tampoco indicadores.
Art. 107
Art. 113
Art. 114
Art. 120, 133
Art. 115
Página 13 de 53
 Procesos Nivel 0 y 1
Promoción del Empleo
M06. GESTIÓN DEL DESARROLLO
ECONÓMICO(*)
M06.01 Gestión de la Producción
M06.02 Gestión de la Agricultura
M06.03 Gestión de la Energía y minas
M06.04 Gestión de la Comercio
exterior y turismo
M06.05 Gestión de la Promoción de la
inversión
M07. GESTIÓN DE LA PROTECCIÓN
Y CONSERVACIÓN DE LOS
RECURSOS NATURALES Y
MEDIOAMBIENTALES
M07.01 Gestión y conservación de los
recursos naturales
M07.02 Gestión del medioambiente
S01. GESTIÓN DOCUMENTARIA
S01.01 Trámite documentario
S01.02 Archivo documentario
S02. GESTIÓN DE LAS
Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora
Art. 91
Art. 91 (91.1 a 91.20) Las actividades que efectivamente se realizan en estos
Art.94 (94.1 a 94.20) sectores están vinculadas fundamentalmente con el
proceso de gestión de políticas y regulación, con énfasis
Art. 91, 98 en este último aspecto; y el de fiscalización. Por tanto, es
importante mirar lo que está a nivel de prestación de
Art. 99
servicios conforme a la normativa y que no se enmarca
dentro del proceso de nivel 0 de otorgamiento de
derechos.
Art. 55 (55.1 a 55.8) Art. 71 (71.1ª Las funciones correspondientes a la Promoción de la
71.20) Art.107 (107.1 Inversión, se encuentran en dos órganos de distinto nivel
en la Gerencia Regional.
En un caso se encuentran en el nivel de órganos
consultivos y en el otro, en el segundo nivel de los
órganos de línea.
Art. 99, 102, 103, 104
Art. 100 al 102.20, a excepción de
102.5 y 102.20
Art. 34.2, 35.1
Art. 35.1
Art. 34.2
Art. 36 y 37
Página 14 de 53
 Procesos Nivel 0 y 1 Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora

COMUNICACIONES E IMAGEN
INSTITUCIONAL
S02.01 Seguimiento a medios
S02.02 Difusión Art. 36 y 37
S02.03 Agenda y protocolo
S03. GESTIÓN DE LOS RECURSOS Art. 77, 79, 84
HUMANOS
S03.01 Gestión de la organización del Art. 84.1
trabajo y su asignación
S03.02 Gestión del empleo Art. 84.1, 84.2
S03.03 Gestión del rendimiento Art. 84.2
S03.04 Gestión de la compensación Art. 84.1, 84.3
S03.05 Gestión de la capacitación Art 84.8
S03.06 Gestión de las relaciones Art. 84.4
humanas y sociales
S04. GESTIÓN LOGÍSTICA Art. 79, 80
S04.01 Identificación de Art. 80
requerimientos
S04.02 Atención de requerimientos
S04.03 Almacenamiento
S04.04 Control Patrimonial
S05.GESTIÓN FINANCIERA Art. 30, 67.3
S05.01 Administración Financiera Art. 67
S05.02 Elaboración y consolidación de Art. 85.3, 23.15, 26.3
EE FF y Presupuestales
SO6. GESTIÓN DE LAS Art. 86
TECNOLOGÍAS DE LA

Página 15 de 53
 Procesos Nivel 0 y 1
INFORMACIÓN
S06.01 Soluciones de TI
S06.02 Soporte de TI
S07. GESTIÓN DE LA ASESORÍA
JURÍDICA
S07.01 Emisión de opinión jurídica
S08. GESTIÓN DE LA DEFENSA
PÚBLICA
S08.01 Defensa pública
S09. GESTIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA PÚBLICA
S09.01 Fomento de la infraestructura
pública
S09.02 Mantenimiento de la
infraestructura pública sectorial
S10. GESTIÓN DEL SANEAMIENTO
DE LA PROPIEDAD
S10.01 Saneamiento Físico Legal de
la Propiedad Predial
S10.02 Saneamiento de la propiedad
estatal
S11. GESTIÓN DE LA
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora
Art. 86.1
Art. 86.2
Art. 117
Art. 117
Art. 23 (23.21)
Art. 23 (23.21)
Art. 91.5, 97.6, 113.14, 114
(114.13, 114.14), 116.5, 117, 120
Art. 23(23.11), Art. 120 (120.1 a El proceso de gestión de la infraestructura, contiene
120.16) Art. 122 (122.8, actividades que son típicas del proceso de Gestión
122.9,122.10) Logística.
Art. 120.16, 130 (130.6, 130.7,
130.8), 131 (131.2, 131.6), 135,
136.6, 139.3, 183,3
Art. 69 (69.8, 69.9, 69.11), 79.3,
81.9
Art. 96.14, 144, 145
Art. 69 (69.8, 69.9, 69.11)
Art. 23 (23.11) Art. 58 Art. 95 (95.1 Las actividades que corresponden al proceso de Gestión
a 95.15) Art. 107 (107.8) de la Cooperación Internacional, están distribuidas en dos
instancias de distinto nivel en la estructura orgánica del
Gobierno Regional: Sub Gerencia Regional de
Cooperación Técnica Internacional y la Gerencia
Página 16 de 53
 Procesos Nivel 0 y 1 Funciones relacionadas (*) Oportunidades de mejora

Regional de Desarrollo Social.

S11.01 Opiniones técnicas.
S11.02 Identificación e implementación
de proyectos ante la cooperación
técnica

Página 17 de 53
La propuesta de mejora que se plantea está construida con base en un enfoque
estratégico que permita al Gobierno Regional de Piura alcanzar las metas propuestas,
para lo cual es necesario vincular las prioridades estratégicas institucionales con los
objetivos y metas de los distintos procesos operativos orientados a la satisfacción de
los ciudadanos, las prioridades para dar soporte al cambio y, finalmente, aquellas
orientadas a la innovación y crecimiento de la institución.

Para este efecto es necesario traducir las estrategias en términos operativos de

manera que se facilite su ejecución, por ello es imprescindible alinear los procesos de
la institución a los objetivos y metas. Esto permitirá gestionar con enfoque a
resultados.

El GORE Piura enfoca sus esfuerzos para el logro de resultados prioritarios en cuatro
(4) ejes estratégicos que se muestran a continuación, y que han sido utilizados como
marco de referencia para el análisis y desarrollo de la propuesta.

Ilustración 2: Ejes estratégicos y Metas

Fuente: Audiencia Pública Regional. Principales logros al segundo semestre 2015. Gobierno Regional de
Piura

Con base en el enfoque referido, se determinaron ámbitos de acción de la gestión del

gobierno regional con gran influencia en la orientación a resultados y que permitieran
reforzar la articulación al interior de a entidad.

Adicionalmente, se analiza la vinculación entre los procesos identificados en el Mapeo

de Procesos con la estructura organizacional y funcional del ROF. Resultado de este
análisis, se ha identificado tres casos para la identificación de problemas:
  El caso 1 hace referencia a funciones de un proceso asignadas a más
de un órgano, en diferentes niveles de la estructura orgánica. No están
articuladas en torno a productos ni objetivos.

 El caso 2 involucra funciones que no están en el ámbito de competencia

del gobierno regional y que corresponde a funciones de las
municipalidades y por tanto, deben ser eliminadas del ROF del gobierno
regional.

 El caso 3 refiere a funciones transversales que han sido asignadas por

ley y que el gobierno regional ha incorporado en las distintas unidades
orgánicas, pero en la práctica no se articulan.

En la siguiente Tabla N° 4 se detalla el análisis explicado de los casos

identificados:

Tabla 4. Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de

Piura vs Procesos Nivel 0 y 1

Tipo de caso Procesos nivel 0 Oportunidad de mejora

y1

Caso 1. Funciones que se han asignadas a más de un órgano

Planeamiento E1.01. Gestión del Análisis:

estratégico: CEPLAR Planeamiento La planificación regional es materializada a
versus la Gerencia Institucional través del Centro de Planificación Estratégica
Regional de
Regional y la Gerencia Regional de
Planeamiento
Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial. Estas dos
instancias tienen asignadas, en el ROF,
funciones similares respecto de la elaboración
de análisis de prospectiva y formulación del
Plan Estratégico Regional Concertado.

Oportunidades de mejora:
Se plantea el diseño de un solo proceso que
contemple dos procesos de segundo nivel que
interactúen de manera que exista coherencia
entre lo planificación estratégica y la operativa.
Delimitar con claridad las actividades del
proceso que deben desarrollar cada uno de los
órganos y unidades orgánicas del Gobierno
Regional.
Sub gerencia regional M06.05. Gestión Análisis:
de promoción de de la Inversión Las funciones correspondientes a la promoción
inversiones de la Privada de la inversión privada, son desarrolladas por
Gerencia de varios órganos de áreas de asesoramiento y

Página 19 de 53
 Tipo de caso Procesos nivel 0 Oportunidad de mejora
y1

Desarrollo línea, lo que ocasiona una fractura del proceso.

Económico; y,
Oficina Regional de Oportunidades de mejora:
Promoción de la
Integrar todas las actividades del proceso,
Iniciativa Privada
asignar la responsabilidad de su ejecución a un
órgano. Definir claramente el rol de los demás
órganos en las actividades del proceso, en
función de productos y objetivos.
Sub gerencia regional S011. Gestión de Análisis:
de cooperación la Cooperación Las funciones correspondientes a cooperación
técnica regional de la Técnica técnica internacional son desarrolladas por dos
Gerencia de Internacional
órganos distintos (en la línea y a nivel de
Desarrollo
Económico; y, Centro asesoramiento) lo que ocasiona una fractura del
Regional de proceso. No existe claridad en la identificación
Planeamiento de los productos esperados del proceso, porque
Estratégico no están alineados a los objetivos estratégicos.

Oportunidades de mejora:
Integrar todas las actividades del proceso,
asignar la responsabilidad de su ejecución a un
órgano y definir claramente el rol de los demás
órganos en las actividades del proceso.

Caso 3. Funciones que no están en el ámbito del gobierno regional

Acondicionamiento E01.01 Gestión del Análisis:

territorial es planeamiento A nivel de denominación se incluye en la
competencia de los institucional Gerencia Regional de Planeamiento lo
gobiernos locales correspondiente a “Acondicionamiento
Territorial”, sin embargo, a la hora de describir
sus funciones solo se circunscriben a
ordenamiento.

Oportunidades de mejora
– eliminar referencias a acondicionamiento
territorial porque es competencia de los
gobiernos locales
– poner las funciones de ordenamiento
territorial en el CEPLAR
– cambiar la denominación a esta unidad por
la de demarcación territorial. También
debiera ser una de las unidades orgánicas
del CEPLAR.

Caso 4. Funciones que no están articuladas a los procesos institucionales

Funciones vinculadas E01.02 Gestión Análisis:

a sistemas operativa de la Las funciones asignadas por la Ley Orgánica de
administrativas en la Gobernación

Página 20 de 53
 Tipo de caso Procesos nivel 0 Oportunidad de mejora
y1

sede y en las Regional Gobiernos Regionales se asumen de acuerdo a

Direcciones las competencias asignadas, sin embargo no
Regionales son articuladas a los procesos institucionales.
Sectoriales.
Este problema obedece a la forma en que se ha
creado el gobierno regional a partir de los
CTARs y que en la práctica se evidencia en la
existencia de órganos sectoriales que al interior
desarrollan funciones de apoyo y
asesoramiento que también se ejecutan en la
sede.

La Gobernación Regional, requiere ver

reflejadas sus actividades operativas en salidas
(productos) que se articulen con los procesos
operativos. Si bien el producto de otro proceso
puede materializarse con un documento emitido
por la Gobernación o por alguna gestión que
esta realice, es necesario revisar los procesos
internos que el despacho del Gobernador
realiza para hacer efectivo el resultado
esperado.

Oportunidades de mejora
Se plantea el diseño de un proceso que permita
la vinculación e interacción de las actividades
de la Gobernación Regional con todos los
procesos institucionales
Función transversal E01.01. Proceso Análisis
en los órganos del de Planeamiento El monitoreo y control de los procesos debe
gobierno regional Institucional darse en dos ámbitos:
E02.01. Proceso a. El correspondiente al logro de
de Gestión de la objetivos estratégicos
Calidad institucionales que forma parte
del proceso de Planeamiento
Institucional, y
b. El referido al desempeño de los
procesos y la calidad de las
salidas (productos) que cada uno
de ellos genera.

En el primer caso se busca medir el avance

hacia el logro de la visión dela entidad a
través de la implementación de las políticas
del GR y consecución de los objetivos
estratégicos materializados en instrumentos
como el Plan Estratégico Regional
Concertado, el Plan Estratégico

Página 21 de 53
 Tipo de caso Procesos nivel 0 Oportunidad de mejora
y1

Institucional y el Plan Operativo.

En el segundo, se monitorea y controla la

eficacia y cumplimiento de los proceso, tal y
como fueron diseñados, es decir mide la
eficacia y eficiencia con que se realizan las
actividades que los integran, genera alertas
tempranas sobre potenciales desviaciones
en su operación y propone medidas
correctivas si las para las que ya se
hubieran producido.

Oportunidades de mejora
Crear un nuevo proceso que asuma la
conducción del monitoreo de desempeño del
comportamiento de los procesos de la
institución, identifique desviaciones,
proporcione alertas tempranas y proponga
medidas correctivas.
Función transversal M01. Gestión de la Análisis
en los órganos de Promoción del Las funciones referidas a estos procesos,
línea del gobierno Desarrollo y la por su naturaleza, son transversales a los
regional Inclusión Social
procesos de la entidad, en particular a los
M02. Gestión de la misionales. Deben ser por lo tanto
Asistencia Técnica abordados con este enfoque para definir los
y Capacitación productos esperados en función de los
objetivos de la entidad.
M03. Gestión de
los Derechos y
Autorizaciones Oportunidad de Mejora
Definir las actividades correspondientes a cada
M04. Gestión de la uno de los procesos y asignar las
Fiscalización responsabilidades de su ejecución según la
competencia de los órganos en función de
productos y objetivos teniendo como marco el
enfoque a resultados.
Función transversal E01.03. Gestión de Análisis
en los órganos de las Políticas Las funciones referidas a la generación de
línea del gobierno Públicas y la normas del cumplimiento de las mismas
regional regulación
están dispersas, han sido asignadas a
diferentes procesos y están ubicadas
orgánicamente en el segundo nivel de los
órganos de línea. Esta situación impide su
articulación en torno a las políticas y
objetivos estratégicos del Gobierno
Regional.
Oportunidad de Mejora
Integrar las funciones normativas en un solo

Página 22 de 53
Tipo de caso Procesos nivel 0 Oportunidad de mejora
y1

proceso y delimitar con claridad las actividades

que corresponde realizar a cada uno de los
órganos del Gobierno Regional.

Luego de realizar el análisis de coherencia, a continuación se presenta las

acciones que deben realizar para la implementación de las Oportunidades de
Mejora, cuya organización del trabajo se detalla en la Tabla N° 5:

Página 23 de 53
 Tabla 5. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis de coherencia
Nombre del proceso Oportunidad de mejora
nivel 0 o 1
M06.05. Gestión de la Integrar todas las
Inversión Privada funciones en un solo
órgano
E01.01 Gestión del Eliminar referencias a
planeamiento acondicionamiento
institucional territorial del ROF del
gobierno regional al ser
competencia de los
gobiernos locales
Asignar las funciones de
ordenamiento territorial en
el CEPLAR
Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
Establecer una propuesta de Especialistas de promoción 13 junio al 17 junio de Sub gerencia regional
funciones consolidada en de inversión privada y 2016 de promoción de
materia de inversión privada especialistas de inversiones de la
inversiones Gerencia de Desarrollo
Establecer las funciones de las Especialistas de promoción 20 al 30 de junio Económico; y, Oficina
demás unidades orgánicas de la de inversiones Regional de Promoción
entidad que participan en el Especialista de inversiones de la Iniciativa Privada
proceso de inversiones
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de desarrollo 1 al 31 julio Jefe de Oficina de
Reglamento de Organización y organizacional Desarrollo
Funciones Organizacional
Revisar y ajustar la propuesta Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
de modificación del ROF.
Comunicar e implementar la Personal de la Oficina de 15 al 31 agosto
nueva forma de distribución de Desarrollo Organizacional
funciones para la mejora del
proceso de inversiones
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de desarrollo 1 al 31 julio Jefe de Oficina de
Reglamento de Organización y organizacional Desarrollo
Funciones Organizacional
Revisar y ajustar la propuesta Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
de modificación del ROF.
Comunicar la nueva Personal de la Oficina de 15 al 31 agosto
denominación de la Oficina Desarrollo Organizacional
Regional de Planeamiento
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de 1 al 31 julio Jefe de Oficina de
Reglamento de Organización y demarcación territorial Desarrollo
Funciones en donde se asignen Organizacional
funciones de ordenamiento
territorial a CEPLAR y modificar
la denominación de la unidad
Nombre del proceso Oportunidad de mejora
nivel 0 o 1
E01.02 Gestión Elaborar directiva que
operativa de la establezca los
Gobernación Regional mecanismos de
coordinación al interior del
gobierno regional
Elaborar lineamientos por
sistemas administrativos
que sean transversales a
la entidad
Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
orgánica responsable por la de
demarcación territorial
Revisar y ajustar la propuesta Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
de modificación del ROF.
Comunicar la nueva distribución Personal de la Oficina de 15 al 31 agosto
de funciones en materia de Desarrollo Organizacional
demarcación territorial
Elaborar propuesta de directiva Oficina de Desarrollo 20 al 24 de junio Jefe de Oficina de
de espacios y mecanismos de Organizacional Desarrollo
coordinación internos Organizacional
Socializar propuesta. Oficina de Desarrollo 27 junio al 8 de julio
Organizacional
Ajustar y aprobar directiva Comité de Gerentes 11 al 15 julio
Difundir directiva entre jefaturas Oficina de Desarrollo 18 al 22 julio
y personal Organizacional
Elaborar propuesta de directivas Especialistas de recursos 1 julio al 15 agosto Jefe Oficina de Gestión
(recursos humanos, humanos de Recursos Humanos
planeamiento, presupuesto) Especialistas de Jefe de Oficina de
planeamiento Planeamiento
Especialistas de Jefe de Oficina de
presupuesto Presupuesto
Socializar propuesta. Oficina de Desarrollo 16 al 29 agosto Jefe de Desarrollo
Organizacional Organizacional
Ajustar y aprobar directiva Comité de Gerentes 30 agosto al 10
setiembre
Difundir directiva entre jefaturas Personal de Oficinas de 11 al 30 setiembre Jefe Oficina de Gestión
y personal gestión de recursos de Recursos Humanos
humanos, planeamiento y Jefe de Oficina de
presupuesto Planeamiento
Jefe de Oficina de
Presupuesto
Página 25 de 53
2. 3 Análisis de consistencia

La revisión y análisis efectuado permitió identificar fundamentalmente dos problemas

en la organización del Gobierno Regional, ambos requieren la revisión de su estructura
orgánica.

Caso duplicidad de funciones:

 La planificación regional es materializada a través del Centro de Planificación

Estratégica Regional y la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial. Estas dos instancias tienen asignadas, en el
ROF, funciones similares respecto de la elaboración de análisis de prospectiva
y formulación del Plan Estratégico Regional Concertado. A la hora de levantar
el proceso no se ha identificado la duplicidad puesto que las dos unidades han
delimitado su campo de acción en la práctica; sin embargo, esto no es
consistente con lo que reflejan sus documentos de gestión.

Caso: nuevos procesos

 Se hace necesario crear un nuevo proceso que asuma la conducción del

monitoreo de desempeño del comportamiento de los procesos de la institución,
identifique desviaciones, proporcione alertas tempranas y proponga medidas
correctivas. Específicamente en lo referido al desempeño de los procesos y la
calidad de las salidas (productos) que cada uno de ellos genera.
Con ello, se busca monitorear y controlar la eficacia y cumplimiento de los
proceso, tal y como fueron diseñados, es decir mide la eficacia y eficiencia con
que se realizan las actividades que los integran, genera alertas tempranas
sobre potenciales desviaciones en su operación y propone medidas correctivas
si las para las que ya se hubieran producido.

Luego de realizar el análisis de consistencia, a continuación se presenta las acciones

que se deben realizar para la implementación de las oportunidades de mejora, cuya
organización del trabajo se detalla en la Tabla N° 6
 Tabla 6. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis consistencia
Nombre del proceso Oportunidad de mejora
nivel 0 o 1
E1.01. Gestión del Diseñar un solo proceso de
Planeamiento planeamiento que
Institucional contemple dos procesos
de segundo nivel que
interactúen de manera que
exista coherencia entre la
planificación estratégica y
la operativa
E02.01. Proceso de Asignar a la Oficina de
Gestión de la Calidad Desarrollo Organizacional
la conducción del
monitoreo de desempeño
del comportamiento de los
procesos de la
institucional, identifique
desviaciones, proporcione
alertas tempranas y
proponga medidas
Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
Delimitar las funciones de CEPLAR Especialistas de 13 junio al 17 junio de Jefe CEPLAR y Jefe
versus la Oficina Regional de planeamiento de 2016 Oficina Regional de
Planeamiento. CEPLAR y Oficina Planeamiento
Regional de
Planeamiento
Establecer las funciones de las Responsables de 20 al 30 de junio
demás unidades orgánicas de la planeamiento en cada
entidad que participan en el órgano
proceso de planeamiento Especialista de
CEPLAR
Especialista de
planeamiento
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de 1 al 31 julio Jefe de Oficina de
Reglamento de Organización y desarrollo Desarrollo
Funciones organizacional Organizacional
Revisar y ajustar la propuesta de Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
modificación del ROF.
Comunicar e implementar la nueva Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
forma de distribución de funciones de Desarrollo
para la mejora del proceso de Organizacional
planeamiento
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de 1 al 31 julio Jefe Oficina de
Reglamento de Organización y desarrollo Desarrollo
Funciones en donde se asignen organizacional Organizacional
funciones de gestión de calidad a la
Oficina de Desarrollo
Organizacional
Revisar y ajustar la propuesta de Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
modificación del ROF.
Comunicar la nueva distribución de Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
funciones en materia de gestión de de Desarrollo
Nombre del proceso Oportunidad de mejora Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
nivel 0 o 1
correctivas. la calidad de procesos Organizacional
Elaborar manual de procesos Personal de la Oficina Setiembre – diciembre Oficina de Desarrollo
de Desarrollo Organizacional
Organizacional en
coordinación con
especialistas de los
distintos órganos
Establecer criterios de priorización e Personal de la Oficina Noviembre –
identificación de mejoras para de Desarrollo Diciembre
procesos de nivel 1, 2,n. Organizacional
Desarrollar una propuesta de Personal de la Oficina Diciembre
mejoras par a la atención de de Desarrollo
procesos priorizados Organizacional
Validar y aprobar propuesta de Comité de Gerentes 20 diciembre
mejora de procesos
Implementar propuesta de mejora Oficina de Desarrollo 1 enero 2017
Organizacional
Fortalecer a la Oficina de Desarrollo Oficina de Gestión de Agosto-Setiembre
Organizacional Recursos Humanos y 2016
Gerencia Regional de
Planeamiento

Página 28 de 53
2. 4 Análisis de efectividad

Esta parte del análisis debe incorporar la vinculación existente entre los atributos de
los actuales productos y/o servicios generados y/o prestados mediante los procesos
desarrollados por los diferentes órganos y unidades orgánicas del MIDIS, y aquellas
características esperadas por los clientes o establecidas en un documento formal,
tanto internos como externos.

Se determinó que en general hay problemas de operatividad en los distintos procesos

institucionales dada la complejidad de su organización. Como se ha señalado, el
Gobierno Regional gestione con una estructura inercial heredada de estos CTAR, es
decir, conformada por diversas Oficinas Zonales desarticuladas, limitadas a espacios
territoriales concretos y con sus propias estructuras organizativas; y, por otro lado, el
esquema de organización sectorial definido desde el nivel nacional y continuado en el
ámbito regional a través de las Direcciones Regionales Sectoriales pero sin una visión
integral de desarrollo regional. Si bien se han adoptado una serie de acciones en el
gobierno regional para lograr una gestión más articulada, estos temas subsisten.

Por esta razón, en el presente informe se plantea un enfoque para una mejor
efectividad en la prestación de sus bienes y servicios basado en dos criterios de
reforma de sentido inverso y complementario:

 Concentrar el diseño, conducción y evaluación de las políticas regionales, para

fortalecer su articulación intersectorial y las capacidades institucionales de
gobierno.
 Desconcentrar la prestación de los servicios públicos regionales, para fortalecer
su articulación territorial y las capacidades institucionales de servicio a la
población en cada ámbito del departamento.

En el primer caso, está relacionado con el proceso E01.03. Gestión de las políticas
públicas y la regulación; y en el segundo, vinculado al proceso M03. Gestión de
derechos y autorizaciones.

En ambos casos es un problema sistémico. Para el proceso de gestión de las políticas

públicas y la regulación lo que se plantea es delimitar con claridad los ámbitos de
actuación y responsabilidad de los órganos de línea y sectoriales; mientras que en el
segundo, involucra un análisis de las capacidades institucionales de los órganos
desconcentrados, una propuesta de organización que integre los equipos que están
dispersos, la identificación de procedimientos administrativos que puedan ser resueltos
en estos órganos (de reducida complejidad, acorde a las capacidades existentes).
 Tabla 7. Acciones para la implementación de propuestas de mejora: análisis de efectividad
Nombre del proceso Oportunidad de mejora
nivel 0 o 1
E01.03. Gestión de las Delimitar y homogenizar
Políticas Públicas y la las funciones relacionadas
regulación a la regulación y gestión de
políticas públicas a nivel de
los órganos de línea
M03. Gestión de Desconcentrar servicios
para acercar servicios a los
derechos y
ciudadanos
autorizaciones
Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
Elaborar propuesta de ajuste del Especialista de gestión 1 al 31 julio Oficina de Desarrollo
Reglamento de Organización y de políticas y Organizacional
Funciones en donde se asignen especialistas de
funciones de ordenamiento regulación
territorial a CEPLAR y modificar la
denominación de la unidad orgánica
responsable por la de demarcación
territorial
Revisar y ajustar la propuesta de Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
modificación del ROF.
Comunicar la nueva distribución de Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
funciones en materia de de Desarrollo
demarcación territorial Organizacional
Efectuar un diagnóstico de las Especialistas de Junio y julio 2016 Oficina de Desarrollo
capacidades institucionales de desarrollo Organizacional
los órganos desconcentrados. organizacional y
especialistas de
planeamiento
Plantear un/unos modelo/s Especialistas de Agosto 2016 Oficina de Desarrollo
organizativo/s para los órganos desarrollo Organizacional
desconcentrados que integre los organizacional y
especialistas de
equipos que están dispersos
órganos de línea de los
Identificar procedimientos Agosto - Setiembre Directores Regionales
distintos sectores
administrativos que puedan ser 2016 Sectoriales
resueltos en estos órganos
Elaborar manual de operaciones Especialistas de Octubre 2016 Oficina de Desarrollo
para los órganos desconcentrados desarrollo Organizacional
organizacional
Elaborar propuesta de ajuste al Especialistas de Octubre- 15 de
TUPA desarrollo Diciembre 2016
Nombre del proceso Oportunidad de mejora Acciones de mejora Puestos involucrados Plazos Responsables
nivel 0 o 1
organizacional y
especialistas de
órganos de línea de los
distintos sectores
Validar y aprobar manual de Comité de Gerentes 20 diciembre
operaciones
Validar y aprobar TUPA institucional Consejo Regional 20 diciembre
Implementar modelos organizativos Oficina Regional de 1 enero 2017
Planeamiento, Oficina
Regional de
Administración,
órganos
desconcentrados

Página 31 de 53
2. 5 Priorización de oportunidades de mejora

La priorización de las oportunidades de mejora identificadas se ha dado en función a

los siguientes criterios:

 Impacto: Al priorizarse procesos que permitan obtener una mejora sustancial

en la gestión de la entidad. En el primer caso para poder redireccionar todas
las acciones de las distintas unidades hacia el cumplimiento de los objetivos
institucionales. En el segundo caso, porque con motivo del análisis situacional
efectuado a los procesos se requiere introducir la mejora continua de la entidad
identificación e implementando mejoras en todos los niveles de los procesos.
Por esta razón, se concentran las mejoras en los procesos del nivel 0 y 1 bajo
el entendido que existen una serie de oportunidades de mejora en todos los
demás niveles; sin embargo, hasta que no se produzca el alineamiento de la
organización hacia los resultados, cual otra mejora será aislada y sin un
impacto significativo.

 Demanda de recursos: Los recursos necesarios para la atención de las

temáticas priorizadas son reducidos en tanto obedece más bien a un
redireccionamiento de las acciones y por otra parte, en el fortalecimiento de
equipos que ya existen y que requieren ser reorganizados. Si bien será
necesario contratar personal calificado para el CEPLAR y fortalecer
capacidades del personal de planeamiento y de desarrollo institucional, los
costos de su implementación son manejables por la entidad y se garantiza la
sostenibilidad en el tiempo al institucionalizarse dichos cambios no solo en los
documentos de gestión sino a través de prácticas de gestión.

 Horizonte de implementación: Las mejoras propuestas serán implementadas

durante el presente año y se espera visualizar las mejoras en el caso de
planeamiento desde el inicio, mientras que para lo correspondiente a la gestión
de calidad y gestión de derechos y autorizaciones los resultados esperados se
obtendrían en el siguiente año. En el caso de gestión de calidad porque se
requiere culminar el análisis de procesos y fortalecer el equipo de trabajo. En el
segundo caso, porque la implementación de los modelos de organización a
nivel desconcentrado requiere toda una discusión interna y decisiones que
afectarán la forma en que se vienen prestando los servicios a los ciudadanos.
III. RESUMEN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA
PRIORIZADAS

En esta sección se presenta la lista de oportunidades de mejora que se han venido

señalando a lo largo de este informe y que se consideran fundamentales para la
mejora de la gestión y organización del Gobierno Regional de Piura (ver Tabla N° 8).

Página 33 de 53

No. Problema
1 La planificación regional es
materializada a través del Centro
de Planificación Estratégica
Regional y la Gerencia Regional
de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial.
Estas dos instancias tienen
asignadas, en el ROF, funciones
similares respecto de la
elaboración de análisis de
prospectiva y formulación del
Plan Estratégico Regional
Concertado.
2 Existe confusión en la
terminología respecto a
ordenamiento territorial. Se usa
de manera indistinta
ordenamiento territorial,
3 acondicionamiento territorial
(cuando es una función de los
gobiernos locales) y
demarcación territorial.
4 Se identifica que está operativo
el Comité de Gerentes; sin
embargo, la coordinación
también debe darse entre los
Tabla 8. Resumen de propuestas de mejora del Gobierno Regional de Piura
Oportunidad de Mejora Tipo de Resultado esperado Tipo de
mejora análisis / N°
de ficha
Integrar todas las funciones en un Estructural Delimitar con claridad las Coherencia
solo órgano. actividades de planificación N° 1
estratégica y operativa, de manera
que exista coherencia y una
adecuada división de
responsabilidades al interior del
gobierno regional.
Eliminar referencias a Funcional Claridad en las competencias del Coherencia
acondicionamiento territorial del gobierno regional en materia de N° 2
ROF del gobierno regional al ser demarcación y ordenamiento
competencia de los gobiernos territorial.
locales.
Asignar las funciones de Coherencia
ordenamiento territorial en el N°3
CEPLAR. Lo correspondiente a
demarcación territorial se
mantiene en planeamiento
Elaborar directiva que establezca Estructural Mejorar la coordinación al interior Coherencia
los mecanismos de coordinación del gobierno regional para la N° 4
al interior del gobierno regional. adopción, implementación y
seguimiento de decisiones de
No. Problema Oportunidad de Mejora Tipo de Resultado esperado Tipo de
mejora análisis / N°
de ficha
gerentes y los directores política.
regionales sectoriales a efecto
de garantizar que las
orientaciones bajen a todos los
niveles.
5 Áreas al interior del gobierno Elaborar lineamientos por Sistémico Procesos internos estandarizados. Coherencia
regional relacionadas con sistemas administrativos que N° 5
sistemas administrativos no sean transversales a la entidad.
aplican procedimientos
estandarizados.
6 Existe una Sub gerencia Asignar a la Oficina de Desarrollo Sistémica Implementar un proceso que Consistencia
Regional de Desarrollo Organizacional la conducción del asuma la conducción del monitoreo N° 6
Institucional enfocada monitoreo de desempeño del de desempeño de los procesos de
básicamente en elaboración y comportamiento de los procesos la institución, identifique
actualización de documentos de de la institucional, identifique desviaciones, proporcione alertas
gestión y funciones vinculadas desviaciones, proporcione alertas temprana y proponga medidas
con organización y desarrollo de tempranas y proponga medidas correctivas.
procesos. correctivas.
Gestión de calidad va más allá
de la actualización de
documentos de gestión. Se
requiere incorporar mapeo de
procesos, su documentación y
propuestas de mejora para la
gestión institucional.
Debiera abarcar temas
relacionados con la
modernización de la gestión

Página 35 de 53
No. Problema Oportunidad de Mejora Tipo de Resultado esperado Tipo de
mejora análisis / N°
de ficha
pública (gobierno abierto, ética,
rediseño organizacional)
A nivel de los órganos de línea
sería necesario incluir lo
correspondiente al control de
procesos operativos
7 No existe una división clara de Diseñar un solo proceso de Sistémica Mejora del proceso de Consistencia
funciones al interior de las planeamiento que contemple dos planeamiento estratégico N° 7
unidades del gobierno regional. procesos de segundo nivel que
Si bien en la práctica la interactúen de manera que exista
delimitación de funciones es coherencia entre la planificación
clara, no se ha sincerado en los estratégica y la operativa.
documentos de gestión.
Por otra parte, debe quedar
clara la participación de la Alta
Dirección y como las distintas
acciones que se implementen en
todas las unidades deben estar
alineadas a los objetivos
estratégicos priorizados por la
gestión.
8 Desde el origen del gobierno Delimitar y homogenizar las Funcional Ámbitos de actuación y Efectividad
regional se tiene una funciones relacionadas a la responsabilidad de los órganos de N° 8
organización compleja que regulación y gestión de políticas línea y sectoriales clarificados.
responde a dinámicas públicas a nivel de los órganos de
sectoriales y con problemas de línea.
articulación intersectorial.
9 Múltiples órganos Desconcentrar servicios para Estructural Ampliación de cobertura de Efectividad

Página 36 de 53
No. Problema Oportunidad de Mejora Tipo de Resultado esperado Tipo de
mejora análisis / N°
de ficha
desconcentrados desarticulados acercar servicios a los servicios a nivel regional y una N° 9
en el territorio, con limitadas ciudadanos. organización más eficiente.
capacidades institucionales

Página 37 de 53
 IV. I
V. FICHAS DE OPORTUNIDADES DE MEJORA

En esta sección se presentan las fichas de oportunidades de mejora que se han

expuesto a lo largo del informe.
Tabla 9. Ficha de mejora N° 1

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 1 Oportunidad de mejora Integrar todas las
funciones en un solo
órgano.
Problema identificado La planificación regional Resultado esperado Delimitar con claridad
es materializada a las actividades de
través del Centro de planificación estratégica
Planificación y operativa, de manera
Estratégica Regional y que exista coherencia y
la Gerencia Regional de una adecuada división
Planeamiento, de responsabilidades al
interior del gobierno
Presupuesto y
regional.
Acondicionamiento
Territorial. Estas dos
instancias tienen
asignadas, en el ROF,
funciones similares
respecto de la
elaboración de análisis
de prospectiva y
formulación del Plan
Estratégico Regional
Concertado.
Tipo de mejora Estructural Medio de verificación Reglamento de
Organización y
Funciones
Manual de Perfiles y
Puestos
Manual de Procesos y
Procedimientos
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto La claridad en la división de funciones a nivel de
planeamiento y sobre todo las vinculaciones a nivel
de los procesos generará un impacto positivo en la
medida que facilitará el alineamiento dentro de la
organización.
Demanda de recursos Baja Las modificaciones al ROF se harán con el apoyo
y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Las modificaciones al ROF se van a hacer de
implementación manera conjunta y, dado que se han identificado
las unidades orgánicas donde se deben plantear
las mejoras y éstos han sido validados en el
gobierno regional, la formulación de ajustes no
requerirá plazos muy largos de discusión.
Planificación

Página 38 de 53
Inicio estimado 13 junio 2016
Fin estimado 31 agosto 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Institucional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe Oficina de Desarrollo Institucional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Establecer una propuesta de funciones Especialistas de 13 junio al 17 junio de
consolidada en materia de inversión privada promoción de inversión 2016
privada y especialistas
de inversiones
Establecer las funciones de las demás unidades Especialistas de 20 al 30 de junio
orgánicas de la entidad que participan en el promoción de
proceso de inversiones inversiones
Especialista de
inversiones
Elaborar propuesta de ajuste del Reglamento de Especialista de 1 al 31 julio
Organización y Funciones desarrollo
organizacional
Revisar y ajustar la propuesta de modificación del Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
ROF.
Comunicar e implementar la nueva forma de Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
distribución de funciones para la mejora del de Desarrollo
proceso de inversiones Organizacional

Página 39 de 53
 Tabla 10.
Ficha de
mejora N° 2

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 2 Oportunidad de mejora Eliminar referencias a
acondicionamiento
territorial del ROF del
gobierno regional al ser
competencia de los
gobiernos locales
Problema identificado Existe confusión en la Resultado esperado Claridad en las
terminología respecto a competencias del
ordenamiento territorial. gobierno regional en
Se usa de manera materia de demarcación
indistinta ordenamiento y ordenamiento
territorial, territorial
acondicionamiento
territorial (cuando es
una función de los
gobiernos locales) y
demarcación territorial.
Ordenamiento territorial
debe estar en el
CEPLAR mientras que
demarcación territorial
podría mantenerse en
la Gerencia de
Planeamiento.
Tipo de mejora Funcional Medio de verificación Reglamento de
Organización y
Funciones
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Bajo El ajuste en el ROF es básicamente para eliminar
referencia a una competencia que no corresponde
al gobierno regional y que en la práctica no se
desarrolla.
Demanda de recursos Baja Las modificaciones al ROF se harán con el apoyo
y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Las modificaciones al ROF se van a hacer de
implementación manera conjunta y, dado que se han identificado
las unidades orgánicas donde se deben plantear
las mejoras y éstos han sido validados en el
gobierno regional, la formulación de ajustes no
requerirá plazos muy largos de discusión.
Planificación
Inicio estimado 1 julio 2016
Fin estimado 31 agosto 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Organizacional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe de Oficina de Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Elaborar propuesta de ajuste del Reglamento de Especialista de 1 al 31 julio
Organización y Funciones desarrollo
organizacional
Revisar y ajustar la propuesta de modificación del Comité de Gerentes 1 al 15 agosto

Página 40 de 53
ROF.
Comunicar la nueva denominación de la Oficina Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
Regional de Planeamiento de Desarrollo
Organizacional

Página 41 de 53
 Tabla 11.
Ficha de
mejora N° 3

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 3 Oportunidad de mejora Asignar las funciones
de ordenamiento
territorial en el
CEPLAR. Lo
correspondiente a
demarcación territorial
se mantiene en
planeamiento
Problema identificado Existe confusión en la Resultado esperado Claridad en las
terminología respecto a competencias del
ordenamiento territorial. gobierno regional en
Se usa de manera materia de demarcación
indistinta ordenamiento y ordenamiento
territorial, territorial.
acondicionamiento
territorial (cuando es
una función de los
gobiernos locales) y
demarcación territorial.
Tipo de mejora Funcional Medio de verificación Reglamento de
Organización y
Funciones
Cuadro de Asignación
de Personal Provisional
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Medio Con este ajuste en el ROF existirá una
concentración de funciones que tienen que ver con
la mirada estratégica del territorio en el CEPLAR,
mientras que las funciones estratégicas
institucionales se concentran en la Gerencia
Regional de Planeamiento. La división del
ordenamiento y demarcación contribuyen a esta
visión.
Demanda de recursos Bajo Las modificaciones al ROF se harán con el apoyo
y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Las modificaciones al ROF se van a hacer de
implementación manera conjunta y, dado que se han identificado
las unidades orgánicas donde se deben plantear
las mejoras y éstos han sido validados en el
gobierno regional, la formulación de ajustes no
requerirá plazos muy largos de discusión.
Planificación
Inicio estimado 1 julio 2016
Fin estimado 31 agosto 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Organizacional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe de Oficina de Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Elaborar propuesta de ajuste del Reglamento de Especialista de 1 al 31 julio
Organización y Funciones en donde se asignen demarcación territorial
funciones de ordenamiento territorial a CEPLAR y

Página 42 de 53
modificar la denominación de la unidad orgánica
responsable por la de demarcación territorial
Revisar y ajustar la propuesta de modificación del Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
ROF.
Comunicar la nueva distribución de funciones en Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
materia de demarcación territorial de Desarrollo
Organizacional

Página 43 de 53
 Tabla 12.
Ficha de
mejora N° 4

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 4 Oportunidad de mejora Elaborar directiva que
establezca los
mecanismos de
coordinación al interior
del gobierno regional.
Problema identificado Se identifica que está Resultado esperado Mejorar la coordinación
operativo el Comité de al interior del gobierno
Gerentes; sin embargo, regional para la
la coordinación también adopción,
debe darse entre los implementación y
gerentes y los seguimiento de
directores regionales decisiones de política.
sectoriales a efecto de
garantizar que las
orientaciones bajen a
todos los niveles.
Tipo de mejora Estructural Medio de verificación Directiva que
establezca mecanismos
de coordinación al
interior del Gobierno
Regional.
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto Con esta directiva se aprobarán espacios de
coordinación adicionales al Comité de Gerentes
que permitirá una mejor articulación entre los
distintos órganos del Gobierno Regional.
Demanda de recursos Baja Para el diseño de la directiva se contará con el
apoyo y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto La directiva se ha previsto aprobarla en el primer
implementación semestre del presente año.
Planificación
Inicio estimado 20 junio 2016
Fin estimado 22 julio 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Organizacional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe Oficina de Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Elaborar propuesta de directiva de espacios y Oficina de Desarrollo 20 al 24 de junio
mecanismos de coordinación internos Organizacional
Socializar propuesta. Oficina de Desarrollo 27 junio al 8 de julio
Organizacional
Ajustar y aprobar directiva Comité de Gerentes 11 al 15 julio
Difundir directiva entre jefaturas y personal Oficina de Desarrollo 18 al 22 julio
Organizacional

Página 44 de 53
 Tabla 13.
Ficha de
mejora N° 5

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 5 Oportunidad de mejora Elaborar lineamientos
por sistemas
administrativos que
sean transversales a la
entidad.
Problema identificado Áreas al interior del Resultado esperado Procesos internos
gobierno regional estandarizados.
relacionadas con
sistemas
administrativos no
aplican procedimientos
estandarizados.
Tipo de mejora Sistémico Medio de verificación Directivas
estableciendo
lineamientos que
ordenen los procesos
internos
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto Con esta directiva se podrá mejorar la articulación
al interior de áreas que desarrollan los mismos
sistemas administrativos, estableciéndose
lineamientos generales que orienten la gestión
interna.
Demanda de recursos Baja Se contará con el apoyo y la asistencia técnica de
la cooperación canadiense a través de
ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Se ha propuesto aprobar estas directivas en el
implementación tercer trimestre del presente año.
Planificación
Inicio estimado 1 julio 2016
Fin estimado 30 setiembre 2016
Órgano o unidad Oficinas Regionales de Gestión de Recursos Humanos, Planeamiento,
orgánica responsable Presupuesto
Puesto responsable Jefe de Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Elaborar propuesta de directivas (recursos Especialistas de 1 julio al 15 agosto
humanos, planeamiento, presupuesto) recursos humanos
Especialistas de
planeamiento
Especialistas de
presupuesto
Socializar propuesta. Oficina de Desarrollo 16 al 29 agosto
Organizacional
Ajustar y aprobar directiva Comité de Gerentes 30 agosto al 10
setiembre
Difundir directiva entre jefaturas y personal Personal de Oficinas de 11 al 30 setiembre
gestión de recursos
humanos, planeamiento
y presupuesto

Tabla 14. Ficha de mejora N° 6

Página 45 de 53
 Fichas de oportunidades de mejora
Información general
N° 6 Oportunidad Asignar a la
de mejora Oficina de
Desarrollo
Organizacion
al la
conducción
del monitoreo
de
desempeño
del
comportamie
nto de los
procesos de
la
institucional,
identifique
desviaciones,
proporcione
alertas
tempranas y
proponga
medidas
correctivas.
Problema Existe una Resultado Implementar
identificado Sub gerencia esperado un proceso
Regional de que asuma la
Desarrollo conducción
Institucional del monitoreo
enfocada de
básicamente desempeño
de los
en
procesos de
elaboración y
la institución,
actualización identifique
de desviaciones,
documentos proporcione
de gestión y alertas
funciones temprana y
vinculadas proponga
con medidas
organización correctivas.
y desarrollo
de procesos.
Gestión de
calidad va
más allá de la
actualización
de
documentos
de gestión.
Se requiere
incorporar
mapeo de
procesos, su
documentació
ny
propuestas
de mejora

Página 46 de 53
 para la
gestión
institucional.
Debiera
abarcar
temas
relacionados
con la
modernizació
n de la
gestión
pública
(gobierno
abierto, ética,
rediseño
organizaciona
l)
A nivel de los
órganos de
línea sería
necesario
incluir lo
correspondie
nte al control
de procesos
operativos
Tipo de Sistémica Medio de Reglamento
mejora verificación de
Organización
y Funciones
Mapa de
procesos
Indicadores
de procesos
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto El monitoreo estará enfocado
en el cumplimiento de
resultado, mediante el
establecimiento de
indicadores de desempeño y
producto por proceso.
Demanda de Medio Si bien se va a contar con el
recursos apoyo y asistencia técnica de
la cooperación canadiense a
través de ProGobernabilidad,
la Oficina de Desarrollo
Organizacional requiere ser
fortalecida con personal
adicional y ser capacitado
para poder desarrollar estas
funciones que a la fecha no
se vienen ejecutando.
Horizonte de Medio Se requiere un año para
implementaci culminar el levantamiento de
ón procesos, establecer
indicadores y criterios de
priorización para ir mejorando
los procesos con una lógica

Página 47 de 53
 de resultados.
Planificación
Inicio 1ero julio 2016
estimado
Fin estimado 1ero enero 2017
Órgano o Oficina de Desarrollo Organizacional
unidad
orgánica
responsable
Puesto Jefe Oficina de Desarrollo Organizacional
responsable
general
Acciones Puesto Plazos
involucrado
Elaborar propuesta de ajuste Especialista 1 al 31 julio
del Reglamento de de desarrollo
Organización y Funciones en organizacion
donde se asignen funciones al
de gestión de calidad a la
Oficina de Desarrollo
Organizacional
Revisar y ajustar la propuesta Comité de 1 al 15 agosto
de modificación del ROF. Gerentes
Comunicar la nueva Personal de 15 al 31
distribución de funciones en la Oficina de agosto
materia de gestión de la Desarrollo
calidad de procesos Organizacio
nal
Elaborar manual de procesos Personal de Setiembre –
la Oficina de diciembre
Desarrollo
Organizacio
nal en
coordinación
con
especialistas
de los
distintos
órganos
Establecer criterios de Personal de Noviembre –
priorización e identificación de la Oficina de Diciembre
mejoras para procesos de Desarrollo
nivel 1, 2,n. Organizacio
nal
Desarrollar una propuesta de Personal de Diciembre
mejoras par a la atención de la Oficina de
procesos priorizados Desarrollo
Organizacio
nal
Validar y aprobar propuesta Comité de 20 diciembre
de mejora de procesos Gerentes
Implementar propuesta de Oficina de 1 enero 2017
mejora Desarrollo
Organizacio
nal
Fortalecer a la Oficina de Oficina de Agosto-
Desarrollo Organizacional Gestión de Setiembre

Página 48 de 53
 Recursos 2016
Humanos y
Gerencia
Regional de
Planeamient
o

Tabla 15. Ficha de mejora N° 7

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 7 Oportunidad de mejora Diseñar un solo proceso
de planeamiento que
contemple dos
procesos de segundo
nivel que interactúen de
manera que exista
coherencia entre la
planificación estratégica
y la operativa
Problema identificado No existe una división Resultado esperado Mejora del proceso de
clara de funciones al planeamiento
interior de las unidades estratégico
del gobierno regional. Si
bien en la práctica la
delimitación de
funciones es clara, no
se ha sincerado en los
documentos de gestión.
Por otra parte, debe
quedar clara la
participación de la Alta
Dirección y como las
distintas acciones que
se implementen en
todas las unidades
deben estar alineadas a
los objetivos
estratégicos priorizados
por la gestión.
Tipo de mejora Sistemática Medio de verificación Reglamento de
Organización y
Funciones
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto Con este ajuste en el ROF se formalizará la
división de funciones entre el CEPLAR y la
Gerencia de Planeamiento. Además, se
delimitarán las funciones de las demás áreas que
deben participar del proceso de planeamiento a fin
que estén claros los roles y el alineamiento a
resultados.
Demanda de recursos Bajo Las modificaciones al ROF se harán con el apoyo
y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Las modificaciones al ROF se van a hacer de

Página 49 de 53
implementación manera conjunta y, dado que se han identificado
las unidades orgánicas donde se deben plantear
las mejoras y éstos han sido validados en el
gobierno regional, la formulación de ajustes no
requerirá plazos muy largos de discusión.
Planificación
Inicio estimado 13 de junio de 2016
Fin estimado 31 de agosto de 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Organizacional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe de Oficina Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Delimitar las funciones de CEPLAR versus la Especialistas de 13 junio al 17 junio de
Oficina Regional de Planeamiento. planeamiento de 2016
CEPLAR y Oficina
Regional de
Planeamiento
Establecer las funciones de las demás unidades Responsables de 20 al 30 de junio
orgánicas de la entidad que participan en el planeamiento en cada
proceso de planeamiento órgano
Especialista de
CEPLAR
Especialista de
planeamiento
Elaborar propuesta de ajuste del Reglamento de Especialista de 1 al 31 julio
Organización y Funciones desarrollo
organizacional
Revisar y ajustar la propuesta de modificación del Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
ROF.
Comunicar e implementar la nueva forma de Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
distribución de funciones para la mejora del de Desarrollo
proceso de planeamiento Organizacional

Página 50 de 53
 Tabla 16.
Ficha de
mejora N° 8

Fichas de oportunidades de mejora

Información general
N° 8 Oportunidad de mejora Delimitar y homogenizar
las funciones
relacionadas a la
regulación y gestión de
políticas públicas a nivel
de los órganos de línea
Problema identificado Desde el origen del Resultado esperado Ámbitos de actuación y
gobierno regional se responsabilidad de los
tiene una organización órganos de línea y
compleja que responde sectoriales clarificados.
a dinámicas sectoriales
y con problemas de
articulación
intersectorial.
Tipo de mejora Funcional Medio de verificación Reglamento de
Organización y
Funciones
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto Con este ajuste en el ROF se homogenizan las
funciones relacionadas a la regulación y gestión de
políticas públicas a nivel de los órganos de línea.
Esto, junto con las mejoras en el proceso de
planeamiento permitirán que exista una mayor
alineamiento de la entidad hacia el cumplimiento
de resultados.
Demanda de recursos Bajo Las modificaciones al ROF se harán con el apoyo
y la asistencia técnica de la cooperación
canadiense a través de ProGobernabilidad.
Horizonte de Corto Las modificaciones al ROF se van a hacer de
implementación manera conjunta y, dado que se han identificado
las unidades orgánicas donde se deben plantear
las mejoras y éstos han sido validados en el
gobierno regional, la formulación de ajustes no
requerirá plazos muy largos de discusión.
Planificación
Inicio estimado 1 de julio de 2016
Fin estimado 31 de agosto de 2016
Órgano o unidad Oficina de Desarrollo Organizacional
orgánica responsable
Puesto responsable Jefe de Oficina de Desarrollo Organizacional
general
Acciones Puesto involucrado Plazos
Elaborar propuesta de ajuste del Reglamento de Especialista de gestión 1 al 31 julio
Organización y Funciones en donde se asignen de políticas y
funciones de ordenamiento territorial a CEPLAR y especialistas de
modificar la denominación de la unidad orgánica regulación
responsable por la de demarcación territorial
Revisar y ajustar la propuesta de modificación del Comité de Gerentes 1 al 15 agosto
ROF.
Comunicar la nueva distribución de funciones en Personal de la Oficina 15 al 31 agosto
materia de demarcación territorial de Desarrollo
Organizacional
Tabla 17. Ficha de mejora N° 9

Página 51 de 53
 Fichas de oportunidades de mejora
Información general
N° 9 Oportunidad Desconcentra
de mejora r servicios
para acercar
servicios a los
ciudadanos.
Problema Múltiples Resultado Ampliación de
identificado órganos esperado cobertura de
desconcentra servicios a
dos nivel regional
desarticulado y una
s en el organización
territorio, con más eficiente.
limitadas
capacidades
institucionales
Tipo de Estructural Medio de Manual de
mejora verificación Operaciones
de los
Órganos
desconcentra
dos
TUPA
regional
ajustado
Priorización
Criterios Nivel Justificación
Impacto Alto Con esta propuesta se logrará
desconcentrar servicios en el
territorio y se ampliará la
cobertura del gobierno
regional. Asimismo, se tendrá
una organizacional más
eficiente y efectiva en el
territorio.
Demanda de Medio Si bien se contará con el
recursos apoyo y la asesoría de la
cooperación canadiense a
través de Progobernabilidad
se requerirá adoptar medidas
administrativas y
presupuestales para organizar
a los órganos
desconcentrados en el
territorio.
Horizonte de Medio/ Alto El diseño de la propuesta, la
implementac aprobación de los documentos
ión de gestión y la adopción de las
medidas administrativas y
presupuestales tomará
aproximadamente un año.
Planificación
Inicio 1 junio 2016
estimado
Fin estimado 1 enero 2017
Órgano o Oficina de Desarrollo Organizacional
unidad
orgánica
responsable

Página 52 de 53
Puesto Jefe Oficina de Desarrollo Organizacional
responsable
general
Acciones Puesto Plazos
involucrado
Efectuar un diagnóstico de Especialistas Junio y julio
las capacidades de desarrollo 2016
institucionales de los órganos organizaciona
desconcentrados. ly
especialistas
de
planeamiento
Plantear un/unos modelo/s Especialistas Agosto 2016
organizativo/s para los de desarrollo
órganos desconcentrados organizaciona
que integre los equipos que ly
están dispersos especialistas
Identificar procedimientos de órganos Agosto -
administrativos que puedan de línea de Setiembre
ser resueltos en estos los distintos 2016
órganos sectores
Elaborar manual de Especialistas Octubre 2016
operaciones para los órganos de desarrollo
desconcentrados organizaciona
l
Elaborar propuesta de ajuste Especialistas Octubre- 15
al TUPA de desarrollo de Diciembre
organizaciona 2016
ly
especialistas
de órganos
de línea de
los distintos
sectores
Validar y aprobar manual de Comité de 20 diciembre
operaciones Gerentes
Validar y aprobar TUPA Consejo 20 diciembre
institucional Regional
Implementar modelos Oficina 1 enero 2017
organizativos Regional de
Planeamiento
, Oficina
Regional de
Administració
n, órganos
desconcentra
dos

Página 53 de 53