PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001

Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

INTRODUCCION

Colombia ha definido al Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI), como el

programa de salud pública más importante en la actualidad, por ser universal,
equitativo y el más costo-efectivo por su alcance en el propósito de proteger a la
población contra enfermedades prevenibles por vacunación, con el fin de disminuir
su morbilidad y mortalidad (o con el fin de erradicarlas, eliminarlas o controlarlas);
obedeciendo a políticas sanitarias locales e internacionales dentro del contexto de
globalización social y económica.

En este sentido el PAI obedece a una declaración política del que hacer en salud
pública a favor de grupos prioritarios y vulnerables, enmarcado en un conjunto
secuencial y ordenado de políticas articuladas en los diferentes planes de
beneficios, efectuando una serie de operaciones de manera ordenada y lógica cuyo
fin último es lograr erradicar, eliminar y controlar a las enfermedades prevenibles
por vacunación (EPV).

Las vacunas empleadas en el PAI son productos muy delicados y de preparación

compleja, muy sensibles a condiciones ambientales y a cualquier alteración externa;
su exposición a condiciones inadecuadas como temperaturas muy bajas o muy
altas, alteran su capacidad inmunológica, disminuyéndola, o en otros casos, las
vacunas quedan completamente inutilizadas. La situación expuesta motiva la
realización del presente documento, con el fin de garantizar condiciones adecuadas
para los biológicos en los casos en los que se presenten emergencias por fallas de
los sistemas o cortes del fluido eléctrico.

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

1. OBJETIVO

Garantizar que se mantengan las condiciones físicas y ambientales que permitan la

conservación y almacenamiento de los productos biológicos empleados en ILIOS
GROUP, a la temperatura adecuada y sin pérdidas de su potencia, ante eventos
como daños en los sistemas, racionamientos programados de energía o cortes del
fluido eléctrico.

2. ALCANCE

Este documento establece las medidas de contingencia aplicables a la red de frio

cuando se presentes fallas en los sistemas o cortes del fluido eléctrico, ha sido
diseñado e implementado en el proceso de Promoción y mantenimiento, y aplica a
las actividades de almacenamiento y conservación de las vacunas en ILIOS
GROUP.

3. DEFINICIONES

- PAI: El Programa Ampliado de Inmunización (PAI) es una acción conjunta de las

naciones del mundo y de organismos internacionales interesados en apoyar
acciones tendientes a lograr coberturas universales de vacunación, con el fin de
disminuirlas tasas de mortalidad y morbilidad causadas por las enfermedades
inmunoprevenibles y con un fuerte compromiso de erradicar, eliminar y controlar
las mismas.

Las enfermedades objeto del programa son: tuberculosis, poliomielitis, hepatitis B,

difteria, tos ferina, tétanos, infecciones por Haemophilus influenzae tipo b,
sarampión, paperas, rubéola y rubéola congénita, fiebre amarilla e influenza.

- Inmunobiológicos: Son productos utilizados para inmunizar que tienen efecto

sobre el sistema inmunológico, con capacidad de generar alguna respuesta por
el organismo contra un agente específico.

Incluyen vacunas, toxoides y preparados que contengan anticuerpos de origen

humano o animal, tales como inmunoglobulinas (Ig) y antitoxinas.

- Vacuna: Es una suspensión de microorganismos vivos, inactivados o muertos,

fracciones de los mismos o partículas proteicas, que al ser administrada induce
una respuesta inmune que previene la enfermedad contra la que está dirigida.

- Vacunación: En su origen, el término vacunación significó la inoculación del

virus de la viruela de las reses (vaccinia), para inmunizar contra la viruela

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

humana. Hoy en día se utiliza para referirse a la administración de cualquier

inmunobiológico, independientemente de que el receptor desarrolle inmunidad.

- Inmunidad: Es el conjunto de factores humorales y celulares que protegen al

organismo frente a la agresión por agentes infecciosos.

- Inmunización: Es la acción de inducir o transferir inmunidad mediante la

administración de un inmunobiológico. La inmunización puede ser activa
(mediante la administración de vacunas) o pasiva (mediante la administración
de inmunoglobulinas específicas o a través de la leche materna).

- Cadena de Frio: Se define la cadena de frío como el sistema usado para

mantener y distribuir en buenas condiciones las vacunas, desde su fabricación
hasta el momento de su aplicación a la población objeto, en óptimas condiciones
de conservación, con el fin de cumplir con la eficacia y la eficiencia del PAI.
Incluye una serie de eslabones de almacenamiento y transporte, cada uno de
los cuales está diseñado para mantener la vacuna a la temperatura correcta
hasta que se aplica al usuario. Siguiendo esta dirección, se presenta el esquema
que brinda la visión general de toda la cadena de frío y ubica cada eslabón por
ente territorial responsable del cuidado de la vacuna. La exposición de las
vacunas a altas temperaturas, en ocasiones sucesivas, tiene un efecto
acumulativo en la potencia de las vacunas, la cual, una vez se pierde, no puede
recuperarse.

4. CONTENIDO

4.1. REGISTRO DIARIO Y CONTROL DE LA TEMPERATURA

Hace referencia al registro diario (en la mañana y en la tarde) de la temperatura de
cada uno de los refrigeradores, el funcionario encargado de hacerlo, tanto durante
la jornada laboral como fuera de ella (incluyendo festivos y dominicales), en qué
forma se registra y quién se encarga de la supervisión.

Para efectos del registro se utilizará el formato denominado “Registros de

Temperatura Refrigerador Horizontal” ubicado en el Manual Técnico Administrativo
del Programa Ampliado de Inmunizaciones – PAI. A continuación, se citan los pasos
a seguir para el registro:

a) Antes de iniciar el registro de temperaturas diligencie la información relacionada

con: Nombre de la IPS, Departamento, Municipio, Equipo, Tipo de Termómetro,
Mes y Año.

b) Se deberán ejecutar dos mediciones diarias, una en la jornada de la mañana y

la segunda en la jornada de la tarde.

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

c) La unidad de temperatura siempre será grados Celsius o Centígrados.

d) Realice la lectura del termómetro tomando los siguientes datos: hora de lectura,
temperatura ambiente, temperatura mínima del refrigerador, temperatura del
refrigerador en el momento, temperatura máxima del refrigerador.

e) Proceda a ubicar los puntos de temperatura en la gráfica y a trazar la misma

utilizando el color rojo para la temperatura máxima, color negro para la
temperatura del momento de la medición y el color azul para la temperatura
mínima.

f) Registre su nombre de forma clara al finalizar la tarea.

En la siguiente tabla se establecen los funcionarios responsables del registro y

control de la temperatura:

Lunes
Lunes a
a Sábado,
Funcionario Viernes
Cargo Supervisión Viernes Domingos
Responsable en la
en la y Festivos
Mañana
Tarde
Enfermera
Johana Jefe
X X
Moreno Coordinadora
PAI
Auxiliar de
X X X
Enfermería
Orientador X

4.2. INVENTARIO DE ELEMENTOS DE LA CADENA DE FRIO

Equipo o
Cantidad Estado Ubicación
Elemento
Refrigerador Consultorio
1 Bueno
Horizontal Vacunación
Consultorio
Congelador 1 Bueno
Vacunación
Consultorio
Caja Térmica 1 Bueno
Vacunación
Consultorio
Termos 2 Bueno
Vacunación

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

Termómetro de
Consultorio
Máximas y 1 Bueno
Vacunación
Mínimas
Termohigrómetro Consultorio
1 Bueno
Digital Vacunación
Regulador de Consultorio
2 Bueno
Voltaje Vacunación
Consultorio
Paquetes Fríos Bueno
Vacunación
Subestación
Planta Eléctrica 1 Bueno
Eléctrica

A. INVENTARIO DE RECURSO HUMANO CAPACITADO Y DISPONIBLE PARA

ATENDER UNA EMERGENCIA EN LA CADENA DE FRIO.

FUNCIONARIO CARGO TELEFONO

Mauricio Gerente General
Rodríguez
Enfermera Jefe 3112933027
Johana Moreno
Coordinadora PAI
Auxiliar de Enfermería
Vacunación
Auxiliar de Enfermería
Vacunación
Servicios Generales
Orientador

4.3. INVENTARIO DE INSTITUCIONES DE SALUD

En caso de presentarse una emergencia que no se pueda resolver de manera rápida
y eficaz, teniendo en cuenta los tiempos de autonomía de nuestros equipos, la
organización ha realizado acuerdos con PROINSALUD S.A., ubicada en la Calle 14
No. 34 – 24 B/ San Ignacio y con MEDFAM ubicada en la Calle 12 # 32 - 58 La
Aurora, éstas organizaciones cuentan con una red de frío y planta eléctrica además
se localizan bastante cerca de ILIOS GROUP, permitiendo un traslado rápido de los
biológicos a través de los termos y la caja térmica.

4.4. ESTRATEGIAS EN CASOS DE EMERGENCIA

4.4.1. CORTE O RACIONAMIENTO DE ENERGIA

Ante esta situación el personal capacitado para el manejo de la emergencia deberá

realizar las siguientes actividades:

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

 Selle la puerta de la nevera con cinta adhesiva para evitar aperturas innecesarias
y no vuelva a abrir la puerta hasta que se normalice o se realice otro
procedimiento; además, coloque un aviso de NO ABRIR en la puerta de la
nevera.

 Espere el inicio de operación de la planta eléctrica.

 En caso de falla en la planta eléctrica, tenga en cuenta que el refrigerador

horizontal de la institución cuenta con pruebas de HoldOver (simulación de corte
de energía) que demuestran que dicho equipo tiene una autonomía de 25 horas
con una temperatura ambiental de prueba de 43°C. Sin embargo, si observa que
la situación no se va a resolver en un tiempo adecuado, prepare los biológicos
para su traslado hacia MEDFAM o PROINSALUD S.A., en la caja térmica y los
termos.

 Una vez se reestablezca la energía revise que el break se encuentre en posición

de activado (arriba).

NOTA: El proveedor de mantenimiento de la nuestra institución será el encargado

de velar por el adecuado mantenimiento de la planta eléctrica. Los orientadores de
la institución son los encargados de verificar que se cuente con el combustible en
cantidad suficiente para que la planta eléctrica preste su servicio adecuadamente,
cuando sea requerido.

4.4.2. DAÑO EN EL REFRIGERADOR HORIZONTAL

Ante esta situación el personal capacitado para el manejo de la emergencia deberá
realizar las siguientes actividades:

1. Verifique las conexiones eléctricas del equipo.

2. Constate el funcionamiento adecuado de los equipos de medición con que

cuenta la institución en el área de vacunación (Termohigrómetros Digitales)
con el fin de verificar si la falla está localizada en el equipo de medición, de
ser así, contacte al funcionario que realiza el mantenimiento para que realice
la actividad correctiva correspondiente.

3. Si la falla es del equipo de refrigeración, traslade los biológicos a la caja

térmica y los termos y controle la temperatura con uno de los
Termohigrómetros del área cada hora, el embalaje de la caja térmica debe
contemplar lo siguiente:

3.1. Saque los paquetes hieleros del congelador y colóquelos en el mesón de

acero inoxidable.

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

3.2. Espere aproximadamente 15 minutos a que los paquetes hieleros se

atemperen y empiecen a aparecer las primeras gotas de agua en su interior.

3.3. Seque los paquetes hieleros con toallas de un solo uso y proceda a ubicarlos
en la caja térmica previamente lavada.

3.4. Saque los biológicos del refrigerador y ubíquelos en la caja térmica en

recipientes plásticos.

4. Comuníquese de manera inmediata con la persona que realiza el

mantenimiento de los equipos de la institución para que proceda a realizar el
mantenimiento correctivo correspondiente.

5. Si el daño supera las 8 horas, traslade los biológicos a la nevera doméstica

del área de vacunación, previa limpieza y desinfección, con el fin de
conservar adecuadamente los productos.

6. Si la corrección del daño se prevé en un tiempo superior a 24 horas traslade

los biológicos a MEDFAM o PROINSALUD S.A., a través de la caja térmica
y los termos, hasta que se haya logrado subsanar la situación.

4.5. RECOMENDACIONES PARA EL PERSONAL DE ASEO Y

MANTENIMIENTO

Cuando este personal se encuentre realizando actividades en el área de vacunación

debe aplicar las siguientes recomendaciones:

 No debe abrir la puerta del refrigerador ni limpiarla por dentro, a no ser que le
sea solicitado este mantenimiento.
 No debe correr o trasladar el refrigerador del lugar que tiene asignado en el
consultorio, sin aprobación y verificación del funcionario responsable de
vacunación.
 Por ninguna razón se debe desconectar el refrigerador o bajar los interruptores
en la caja de controles; en caso de ser necesario, se debe informar con
anticipación al responsable de vacunación.
 Asegúrese que después de realizar el aseo del área de vacunación el
refrigerador quede bien conectado.
 Por ningún motivo deben mover los controles del refrigerador.
 No deben trasladar ni manipular el Termohigrómetro digital del lugar asignado.
 Hay que reportar cualquier anomalía que se detecte con el refrigerador lo más
rápido posible.

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

Estas recomendaciones se extienden a todos los demás funcionarios que directa o

indirectamente hacen parte del programa de vacunación.

4.6. VIDA FRIA DE UN TERMO

Se define como vida fría de un termo al tiempo en horas que demora en aumentar
la temperatura de la vacuna, desde el momento en que se colocó el termo, hasta el
rango máximo de temperatura crítica (+8°C).

La vida fría de un termo depende de varios factores como son:

 El tipo de aislante térmico.

 Espesor del aislante.
 Cantidad y distribución de los paquetes fríos.
 Temperatura exterior.

4.6.1 RECOMENDACIONES QUE SEGUIR ANTES DE COLOCAR LA VACUNA

DENTRO DE LOS TERMOS

 El refrigerador debe tener un control estricto de temperatura el cual se debe

evidenciar en el registro diario.
 Los paquetes hieleros deben dejarse reposar al medio ambiente de 15 a 20
minutos, hasta que la escarcha de éstos desaparezca y presenten en su interior
dos centímetros de agua hielo.
 Una vez los paquetes hieleros tengan las anteriores características deben
secarse completamente y ubicarse dentro de los termos.
 Se debe utilizar un recipiente plástico para colocar las vacunas y evitar que se
sumerjan en agua o puedan congelarse.

4.7. CONTINGENCIA POR PANDEMIA DE COVID 19

Se ajusta el plan de contingencia de ILIOS GROUP para cumplimiento a los

lineamientos nacionales para manejo de la red de frio durante la pandemia del
Covid-19, se realizan las siguientes actividades:

 El personal vacunador utiliza los elementos de protección personal definidos por

el MSPS durante toda la jornada laboral.
 El personal vacunador asiste a la recepción de biológicos al centro de acopio
con los elementos de protección establecidos.
 El personal vacunador realiza la limpieza y desinfección de los elementos
utilizados para la recepción de los biológicos correspondientes a termos y caja
térmica antes y después de la recepción.

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP

 PROCEDIMIENTO Código: VA-PD-001
Versión: 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha Vigencia: 15-02-2021

 Las demás actividades se realizan de acuerdo a lo establecido por ILIOS

GROUP descritas anteriormente en este documento.
Este plan de contingencia es muy importante ya que como IPS debemos velar por
el buen manejo, uso y aplicación de los Inmunobiológicos y lograr entregar a la
población objeto del PAI vacunas de alta calidad.

MAURICIO RODRIGUEZ MAURICIO ACOSTA

Gerente General Director Administrativo

_________________________
JOHANA MORENO
Enfermera Coordinadora PAI

5. BIBLIOGRAFIA
Manual Técnico Administrativo Programa Ampliado de Inmunizaciones. Segunda
Edición 2015. Tomo 7. Capítulo 18

1. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHA

Procedimiento Plan de Jefe Johana Moreno 15 – febrero - 2021
1 Contingencia Red de
Frio ILIOS GROUP

2. CUADRO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTO

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Jefe Johana Moreno Oscar Andrés Acosta B Mauricio Rodríguez

Coordinadora Vacunación Coordinador de Calidad Director Comercial

COPIA NO CONTROLADA - ILIOS GROUP