Plan de Accion de Archivo 2020

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SUCRE
MUNICIPIO DE COLOSÓ
NIT.892.280.053 – 7
DIRECCION DE ARCHIVO
PLAN DE ACCIÓN
DIRECCIÓN DE ARCHIVO CENTRAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE COLOSÓ-SUCRE
2020
DEIVIS CARRASCAL NARVAEZ

DIRECTOR DE ARCHIVO
Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

Teléfono: (5) 2499873
E-mail: archivo@coloso-sucre.gov.co
Web: www.coloso-sucre.gov.co
Código Postal: 707030
INCLUSIÓN Y TRANSPARENCIA
NIT.892.280.053 – 7
OBJETIVO
Para garantizar el plan de acción de cada dependencia se oriente al cumplimiento del

Plan de desarrollo y para facilitar la rendición de cuentas a nivel municipal, la
definición de las acciones de una dependencia debe precisar a cuál o cuáles de los
objetivos del plan de desarrollo se va orientar la gestión."
El archivo Central municipal realizó este plan de acción, debido a que los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa. Un archivo bien organizado no
tendrá los funcionarios o contratistas que partir en cero, o invertir tiempo y recursos en
la búsqueda infructuosa de información, elevando costos de producción atraso,
confusión, demandas una deficiente formando caos en la administración y una mala
atención al usuario.
Los archivos de la administración pública deberán implementar un sistema de

conservación en cada una de su ciclo vital.
INTRODUCCIÓN
Los documentos en el cual se registra la información de tipo estratégico que fundamenta

el direccionamiento de la institución; durante el periodo la entidad diseña las políticas
que establezcan para el manejo de los documentos, los objetivos estratégicos con los
planes de Modernización y Eficiencia del estado, con el desarrollo y con la
implementación del Meci.
METODOLOGÍA
1 -Cumplir con los alineamientos de aplicación como guía a la dirección de los procesos
archivísticos.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
2-Proponer los objetivos básicos, específicos y alinearlos con la estructura actual y a los
procesos de gestión.
3-Proponer los enunciados de la Misión y Visión de la entidad.
4-Cumplir con los alineamientos de aplicación como guía a la dirección de los procesos
archivísticos.
5- Proponer los objetivos básicos, específicos y alinearlos con la estructura actual y a

los procesos de gestión.
6-Proponer los enunciados de la Misión y Visión de la entidad.
7-visitar, revisar u ajustar los procesos archivísticos de gestión.
8- análisis de la matriz DOFA para identificar las variables estratégicas y los
factores críticos de éxito.
9. fortalecer todos los elementos estratégicos.
10- revisión y aprobación
11-divulgacion y socialización.
ELEMENTOS ESTRATÉGICOS
El Archivo central Municipal, como ente rector de la política archivística en el

Municipio está comprometido en mejorar en los procesos archivísticos con criterios de
eficiencia, eficacia y efectividad. Mediante la responsabilidad de sus colaboradores y
sentido de pertenencia para prestar un mejor servicio de confiabilidad a los usuarios y
entes de control.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
POLÍTICA DE CALIDAD
La alcaldía es una entidad organizada con un equipo humano competente, utilizando

tecnología de punta, brinda un servicio oportuno y con calidad a la comunidad,
satisfaciendo sus necesidades, con austeridad del gasto público y minimizando los
riesgos que puedan impactar la consecución de los objetivos propuestos, propiciando un
entorno de armonía y control que se verá reflejado en la mejora continua de la.
Eficiencia y la efectividad de su gestión.
Control de calidad:
- Fomentar el autocontrol en los archivos de gestión del personal que esté encargado en
su manejo de planta o contratistas en su organización, distribución, consulta y
conservación de los documentos públicos para dar cumplimiento en la calidad de la
gestión.
- Actualizar y socializar el Manual de archivos a través de la revisión, actualización,

documentación de los procedimientos y de la evaluación del conocimiento a los
funcionarios. elaborar las Tablas de Retención Documental de las dependencias del
Municipio de Colosó.
-Capacitación o mesas de trabajo sobre la aplicabilidad de las Tablas de Retención

Documental (TRD) y las Transferencias Documentales.
-Realizar visitas de inspección continuas a los archivos de gestión para verificar el

cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Procedimientos:
Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada
en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de
Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones
administrativas del sujeto obligado.
Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a

la eficacia y eficiencia del municipio en el servicio al ciudadano, como a la promoción
activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de
que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión,
organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán
Observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General del
Municipio.
ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO
El Archivo central Municipal, como ente rector de la política archivística en el

Municipio de Colosó está comprometido en mejorar en los procesos archivísticos con
criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, mediante la responsabilidad de sus
colaboradores y sentido de pertenencia para prestar un mejor servicio de confiabilidad a
los usuarios y entes de control.
MATRIZ DOFA
Es una herramienta de Análisis Organizacional que busca establecer Estrategias de

mejoramiento para la entidad u organización objeto de estudio parte de la misma. Para
ello parte de la realización de un análisis tanto interno como externo con el fin de
detectar los siguientes aspectos:
D=DEBILIDAD: Corresponde a la parte del Análisis Interno de la entidad o del área de

trabajo que identifica los problemas, las falencias o aspectos que deben ser mejorados o
corregidos para lograr un mejor desempeño.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
O = OPORTUNIDAD: Corresponde a la parte del Análisis Externo de la entidad o del

área de trabajo que identifica las variables, temas o sucesos de carácter externo (del
entorno) que se podrían aprovechar en beneficio o a favor de nosotros.
F = FORTALEZA: Corresponde a la parte del Análisis Interno de la entidad o del área

de trabajo que identifica los puntos fuertes, las cosas que hacemos bien o los aspectos
que podemos aprovechar porque sabemos que somos buenos o tenemos experiencia o
capacidad para emplearlos en beneficio de nuestra entidad o área.
A = AMENAZA: Corresponde a la parte del Análisis Externo de la entidad o del área

de trabajo que identifica las variables, temas o sucesos de carácter Externo (del entorno)
que se constituyen en peligros o son fuente de riesgo por los efectos negativos que nos
podrían generar.
ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO
DEBILIDADES OPOTUNIDADES
Tecnología y estantes Demanda creciente de los servicios

archivísticos
Falta de acompañamiento a la aplicación Función de inspección y vigilancia por

de la normatividad archivística. desarrollar y consolidar.
Nos tienen en condiciones laborando, Infraestructura realizo un estudio técnico

consulta y prestación de servicios a los para mejorar las condiciones
usuarios dentro de los depósitos de ambientales, para la salud del personal
almacenamiento de documentos. del archivo central
Falta de aplicabilidad de las TRD en los Asesorías y capacitaciones en

archivos de gestión cumplimiento
de la normatividad archivística

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
El área destinada para la custodia de la Carencia de presupuesto para corregir

documentación debe contar con los esta falencias y poder condicionar con
elementos de control y aislamiento que óptimas condiciones como lo exige el
garantice la seguridad de los acervos. acuerdo 049 del 2000
Deterioro de los documentos por Ley 594 de 2000

factores de origen biológico, físico y
químico.
Escasos recursos para el archivo central Identificación con la misión

municipal para apoyar los proyectos de
inversión archivos.
Falta de conciencia de la administración Responsabilidad municipal como un

municipal sobre el que hacer archivístico ente rector de la política archivística.
y el cumplimiento de la normatividad
existente.
Incumplimiento de los procesos Corpulento acervo documental

archivísticos de estándares de calidad y
falta de severidad en la aplicación de las
normas de archivo lo que pone en riesgo
el patrimonio documental municipal.
Falta de recursos para el mantenimiento, Acuerdo 049 de 2000

reparación, ampliación y actualización
de infraestructura física del archivo
central municipal.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
Herramientas de trabajo como Tecnología de punta para poder prestar

computador, escáner, se encuentran en un mejor servicio a los usuarios.
regular estado.
computador, escáner, se encuentran en Para evitar enfermedades

regular estado Falta de elementos de
protección.
DESPLIEGUE ESTRATÉGICO
El Archivo central Municipal (ACM) pretende con el presente Plan definir los ejes y
objetivos ha definido sus estratégicos, para lograr los objetivos, el despliegue
estratégico e proporciona de la siguiente manera:
Eje Estratégico 1: Modernización de los Archivos Municipales:
OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS
Modernizar y adecuar la política Reglamentar los artículos de la ley general

archivística a las exigencias de la sociedad de archivo referentes a la gestión
actual y a los avances de las tecnologías documental, de los archivos de gestión y
de la información. central, actualizar los aspectos
concernientes a la función archivística que
ya estén reglamentados.
-Concertar la política de gestión

documental en toda la administración
municipal con el desarrollo de las
tecnologías de la información.
-Instituir los lineamientos que permitan el

perfeccionamiento armonizado de los
Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
procesos en la gestión documental.
- Enunciar la política archivística con los

demás archivos de gestión del municipio,
en el desarrollo de la democracia y la
preservación de la memoria municipal.
- Desplegar la gestión documental en los

archivos de gestión que incluyan los
archivos de gestión, central e histórico.
-Desarrollar una conciencia ciudadana

sobre el valor de los archivos como
instrumento de democratización y
memoria de la sociedad.
- Solicitar estantes, un escáner, un nuevo

computador, cajas de archivo y una
bodega con más capacidad de
almacenamiento para evitar la pérdida de
documentos.
Eje Estratégico 2: Fortalecimiento de los Archivos Municipales
OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS
Apoyar a los archivos de gestión en los -Dar capacitaciones sobre la importancia y

procesos archivísticos, con las diferentes aplicabilidad de las tablas de retención
fases de archivo(gestión, central e documental, para tener los archivos
histórico) Destacando la responsabilidad organizados y poder encontrar con la
del archivo central para liderar la facilidad los documentos y las
administración de documentos de cada transferencias documentales: evitar la
Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
dependencia del municipio. producción y acumulación irracional de

documentos.
- Dar a conocer los cronogramas y el plan

de acción de los procesos que se van a
desarrollar durante el año 2020.
- Realizar visitas de inspección continuas

a los archivos de gestión para verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la
presente ley y sus normas reglamentarias.
- El archivo central municipal en

cumplimiento de sus objetivos de acuerdo
con las políticas de recuperación, custodia,
conservación y difusión del patrimonio
municipal lidera el programa de
transferencias documentales de los
archivos de gestión de las dependencias
del municipio de Colosó.
1-Las transferencias primarias
-Todas las dependencias del archivo de

gestión deberán preparar los documentos a
transferir al archivo central municipal,
cuando se tengan listas las TRD según las
series y tiempos de retención estipulada en
la tabla de retención documental vigente.
Esta se realizará de acuerdo con la
programación prestablecida para cada

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
dependencia.
- Todo ingreso de documentos al archivo

central se hará oficial mediante la entrega
física de la documentación, la cual deberá
hacerte en el formato único de inventarios
documental.
- Las asesorías para la preparación de las

transferencias se impartirán en cada
dependencia y en el archivo central se
efectuará el cotejo respectivo verificando
la concordancia de lo relacionado en el
inventario con la documentación física
entregada en caso de existir.
- Luego de solicitados los ajustes la

respectiva dependencia cuenta con un
término de cinco días hábiles para hacer
llegar los formatos de inventario
debidamente corregidos.
- El archivo central notificara al comité

interno de archivo el incumplimiento del
cronograma de transferencias
documentales por parte de las
dependencias para que tome las medidas
correctivas.
2- La organización del archivo central

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
Las transferencias documentales de cada

dependencia deberán ser recibidas y
cotejadas por el funcionario del
archivo central se ubicará en cajas de
archivo. Las cuales se enumeran
consecutivamente respetando la estructura
orgánica funcional y los principios
archivísticos posteriormente deberán ser
ubicados en la estantería
correspondiente, con el fin de facilitar las
consultas en el archivo central y ejercer un
control de la documentación, se
tendrá como instrumento descriptivo un
inventario general manual y automatizado,
compuesto por los inventarios de
cada dependencia a los cuales se les hacen
las modificaciones y correcciones
necesarias y se les asigna la
signatura topográfica.
Eje Estratégico 3: Recuperación y Conservación del Patrimonio
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTRATEGIAS
Salvaguardar, proteger, recuperar, La adopción inmediata de las medidas

conservar, sostener y divulgar el necesarias para asegurar la conservación y
patrimonio documental del municipio de fidelidad de todos los archivos de la
Colosó con el propósito de que sirva de entidad y en particular aquellos que
testimonio de la identidad cultural puedan influir en la determinación de

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
municipal tanto en el presente como en el obligaciones a cargo de la misma.

futuro.
Elaboraran un plan de trabajo archivístico
integral previéndolos recursos que este
plan demande con miras a la organización,
conservación y consulta de los
documentos y archivos.
Las entidades públicas en proceso de

fusión deberán elaborar un plan de trabajo
archivístico integral, previendo los
recursos que este plan demande con miras
a la organización, conservación y consulta
de los documentos y archivos para su
entrega a las entidades que asuman sus
funciones.
Eje Estratégico 4: fortalecimiento institucional
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTRATEGIAS
Desenvolver una política de gestión del Vigorizar la cultura del trabajo en equipo
conocimiento para el desarrollo y tanto interna como externa en armonía en
compromiso del talento en el ACM los archivos de gestión.
archivo central municipal que induzca la
adecuada gestión documental.
Fortalecer la infraestructura Fortificar los archivos de gestión y las

áreas del archivo central en materia de
tecnologías de información.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
Los anteriores apoyos estratégicos, sus estrategias y actividades que tiene en su base la
misión, están basados en el siguiente soporte normativo que garantiza la competencia
del archivo central municipal ACM en su adelanto.
Modernización de los archivos municipales de gestión y central: en la ley 80 de 1989.

articulo 2 literal b del archivo general de la nación difunde que es el encargado de fijar
políticas y expedir reglamentos necesarios para la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental del municipio y la ley 594 de 2000 dicta la habilidad en materia
de administración de archivos, control y vigilancia, conservación de los documentos
municipales.
Fortalecimiento del sistema municipal de archivos: en la ley 80 de 1989 articulo 2

numeral a, así como el decreto 4124 de 2004 del AGN divulga que el AGN es el
encargado de establecer, organizar y dirigir en los archivos de gestión y central.
Recuperación y conservación del patrimonio documental del municipio: este objetivo se

enmarca en el numeral b, articulo 2 de la ley 80 del 89 del AGN, donde se debe expedir
políticas y reglamentos para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio
documental.
Fortalecimiento institucional: la ley 80 de 1989 articulo 2 numeral d, del AGN, que él

(ACM) archivo central municipal debe formular, orientar, coordinar y controlar política
municipal de archivos, acorde con un plan municipal de desarrollo y los aspectos
económicos, sociales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte al
sistema municipal de archivos.
CONCLUSIONES
--Efectuar los diseños propuestos de manera que llenen el camino para el análisis y
formulación de un nuevo plan estratégico que sea congruente con el plan de desarrollo
para el cuatrienio 2020-2023.

Teléfono: (5) 2499873
NIT.892.280.053 – 7
--Es obligatorio que el archivo central municipal aplique una herramienta para la
medición de la implementación y desarrollo de la ley general de archivos que constituye
su marco general de acción, sin lugar a dudas esta herramienta le permita conocer el
grado de avances de las políticas, levantar una línea de base que sirva como sustento
para nuevos desarrollos y hacer los ajuste institucionales y normativos que acomoden a
las nuevas exigencias del modelo de gestión pública.
--El ACM debe adoptar las tecnologías de información y comunicación como parte de
una estrategia integral de la dirección administrativa que el permita la toma de
decisiones.
--Efectuar la organización optima del archivo central municipal en búsqueda de la

eficiencia administrativa y la lucha contra la corrupción.
--Desarrollar el contenido del fortalecimiento institucional del archivo central

municipal.
--En el marco de la política de modernización del municipio de Colosó se buscará

avanzar en:
*Necesidad de aplicar los procesos que involucran la gestión documental.
*Incrementar la eficiencia y efectividad de los programas de gestión y central del

municipio y mejorar el servicio al ciudadano.

Teléfono: (5) 2499873

Plan de Accion de Archivo 2020

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Plan de Accion de Archivo 2020

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

REPUBLICA DE COLOMBIA

DIRECCIÓN DE ARCHIVO CENTRAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE COLOSÓ-SUCRE

DEIVIS CARRASCAL NARVAEZ

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

Para garantizar el plan de acción de cada dependencia se oriente al cumplimiento del

Los archivos de la administración pública deberán implementar un sistema de

Los documentos en el cual se registra la información de tipo estratégico que fundamenta

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

3-Proponer los enunciados de la Misión y Visión de la entidad.

5- Proponer los objetivos básicos, específicos y alinearlos con la estructura actual y a

6-Proponer los enunciados de la Misión y Visión de la entidad.

7-visitar, revisar u ajustar los procesos archivísticos de gestión.

8- análisis de la matriz DOFA para identificar las variables estratégicas y los

factores críticos de éxito.

9. fortalecer todos los elementos estratégicos.

10- revisión y aprobación

El Archivo central Municipal, como ente rector de la política archivística en el

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

La alcaldía es una entidad organizada con un equipo humano competente, utilizando

- Actualizar y socializar el Manual de archivos a través de la revisión, actualización,

-Capacitación o mesas de trabajo sobre la aplicabilidad de las Tablas de Retención

-Realizar visitas de inspección continuas a los archivos de gestión para verificar el

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a

ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO

El Archivo central Municipal, como ente rector de la política archivística en el

Es una herramienta de Análisis Organizacional que busca establecer Estrategias de

D=DEBILIDAD: Corresponde a la parte del Análisis Interno de la entidad o del área de

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

O = OPORTUNIDAD: Corresponde a la parte del Análisis Externo de la entidad o del

F = FORTALEZA: Corresponde a la parte del Análisis Interno de la entidad o del área

A = AMENAZA: Corresponde a la parte del Análisis Externo de la entidad o del área

ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO

Tecnología y estantes Demanda creciente de los servicios

Falta de acompañamiento a la aplicación Función de inspección y vigilancia por

Nos tienen en condiciones laborando, Infraestructura realizo un estudio técnico

Falta de aplicabilidad de las TRD en los Asesorías y capacitaciones en

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

El área destinada para la custodia de la Carencia de presupuesto para corregir

Deterioro de los documentos por Ley 594 de 2000

Escasos recursos para el archivo central Identificación con la misión

Falta de conciencia de la administración Responsabilidad municipal como un

Incumplimiento de los procesos Corpulento acervo documental

Falta de recursos para el mantenimiento, Acuerdo 049 de 2000

Calle 13 # 4-62, Plaza Principal – Colosó (Sucre)

Herramientas de trabajo como Tecnología de punta para poder prestar

computador, escáner, se encuentran en Para evitar enfermedades

Eje Estratégico 1: Modernización de los Archivos Municipales:

OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS

Modernizar y adecuar la política Reglamentar los artículos de la ley general

-Concertar la política de gestión

-Instituir los lineamientos que permitan el

procesos en la gestión documental.

- Enunciar la política archivística con los

- Desplegar la gestión documental en los

-Desarrollar una conciencia ciudadana

- Solicitar estantes, un escáner, un nuevo

Eje Estratégico 2: Fortalecimiento de los Archivos Municipales

OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS

Apoyar a los archivos de gestión en los -Dar capacitaciones sobre la importancia y

dependencia del municipio. producción y acumulación irracional de