Coordinar Talento Humano - Proponer - Proyectos Entregable

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COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO,

TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Ferney David Acuña Pastrana

Julián David Carrillo Mora
Xiomara Paola Montoya Delgado
Cesar Adolfo Ramírez Tapiero
FICHA: 2278835
Entregable del Proyecto Formativo

Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos para SIMFACON
Instructora:
Yenny Rodríguez
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C.
2022
Calle 19 No. 93 - 53 Bogotá D.C., Cel. 315 837 9410 - 310 566 6694
Email: simfacon2019@gmail.com Web: www.simfacon.com
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Reseña Histórica de la Microempresa Asesorada.
Fundador de la microempresa SIMFACON, es Orlando Medina Escobar nació en Tunja
Boyacá y creció en el departamento de Duitama Boyacá y en Bogotá, termino sus estudios de
primeria y segundaria en Duitama. Realizo un técnico sistema. Desde muy joven le gusto la
ingeniería civil y comenzó trabajar en la parte de construcción y obras, comenzó a obtener
experiencia en el mercado de la construcción y emprendió a desempeñar como contratista de
obras civiles. Con más de 20 años de experiencia en el mercado y negocios de la construcción en
el 2017 funda y crea su microempresa SIMFACON dedicada al lavado e impermeabilización de
fachada, mantenimiento limpiezas de fachada de conjuntos residenciales y funciones generales
relacionadas con la construcción y obras de edificaciones y viviendas.
SIMFACON inició sus actividades en 2017 y cuenta con más de 20 años de experiencia
de Orlando Medina Escobar de presencia y trayectoria en el mercado. En el curso de sus 20 años
de experiencias de Orlando Medina Escobar y la empresa SIMFACON bajo su dirección
gerencial y el profesionalismo de nuestro equipo de trabajo en las partes de desarrollo de
producto y operacional han crecido con el deseo de solucionar problemas en el área de la
construcción.
Desde el comienzo de nuestras actividades, nos especializamos en el suministro de
productos y servicios relacionados con la construcción. Con el transcurso de los años hemos
incorporado nuevas líneas de productos con el objetivo de proveer a nuestras clientes una
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solución integral a sus necesidades. Contamos con un excelente grupo humano el cual se
capacita en forma permanentes a fin de estar actualizados en los cambios e innovaciones
tecnológicas que se presentan a nuestro ámbito.
Es una empresa dedicada al mantenimiento de fachadas, impermeabilizaciones,
demarcaciones de escenarios deportivos, construcción de obras civiles y fabricación de productos
químicos n.c.p.
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Organigrama de la Microempresa Asesorada.
Organigrama de SIMFACON
GERENTE
JEFE DE JEFE DE JEFE DE

JEFE DE SALUD JEFE DE
TALENTO VENTAS
CONTABILIDAD OCUPACIONAL PROYECTOS
HUMANO
AUXILIAR DE ASESOR INGENIERO

COMPRAS COMERCIAL RESIDENTE
MAESTRO DE
OBRAS
AYUDANTE DE
OBRA
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Justificación del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos
El desarrollo del manual accede a los colaboradores, aplicar conocimientos fundamental
y necesaria, debido a que este documento permite ejecutar un sistema de control interno dentro
de la microempresa de esta manera permita desarrollar las actividades de manera normal. En el
entorno acelerado y cambiante de la microempresa, se ha fomentado el buscar nuevas fórmulas
efectivas que permitan mantener un nivel de competitividad y calidad en cuanto a prestaciones
de servicios o productos, trasladándose a un mundo cada vez más globalizado donde se busca la
diferencia frente al resto de los competidores, optando por mantener ventajas frente a ellos con
base a la creación de nuevos procesos o alternativas que permitan dar resultados. Con lo anterior,
SIMFACON, como microempresa del campo de la construcción y en aras de ser competitiva
acorde a las exigencias actuales, ha identificado dificultades tanto en sus estructuras
administrativas, operativas y déficits organizacionales en los procesos que se deben tener en
cuenta en los direccionamientos de los empleados, es decir, la confusión en la asignación de
funciones a desempeñar dentro de la empresa por parte de los colaboradores según el cargo a
desarrollar, por lo tanto, se espera que con la revisión y correcciones, pueda posicionarse en los
mercados locales de acuerdo a sus exigencias.
Por lo tanto, microempresa SIMFACON S.A, al implementar el manual de funciones,
procesos y procedimiento, genera un cambio positivo puesto que va acorde a sus necesidades,
fortaleciendo la contratación de personal cualificado y, la organización y control; siendo clave
para todas las áreas de la microempresa, logrando una mayor eficiencia operacional y orientando
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de manera asertiva el rastreo de la persona adecuada a la hora de tener una vacante o iniciar el
monitoreo de un nuevo cargo dentro de la misma, lo cual contempla la integración, bienestar,
organización y control tanto del empleado como de la parte administrativa. Así pues, el manual
de funciones, permite a SIMFACON S.A. una adecuada administración del Talento Humano y
sin duda alguna, en un futuro cercano, evidenciará la excelente calidad de la microempresa en los
procesos de certificación de calidad.
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Introducción del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos
Los manuales de funciones han sido considerados una herramienta de gestión que ha
tomado enorme relevancia al convertirse en apoyo para la toma de decisiones y el ordenamiento
de las organizaciones en sus diferentes niveles jerárquicos. Implementar esta herramienta hace
que se minimicen los conflictos de áreas, las responsabilidades sean marcadas, se divida el
trabajo y se fomente el orden. Es fundamental para realizar otros sistemas de gestión efectivos
como la evaluación de desempeño, las escalas salariales y las líneas de carrera, además sirven de
base al área encargada del reclutamiento de personal para llevar a cabo una mejor selección y
para mantener bajo control el desempeño del personal.
SIMFACON S.A, considera que contar con esa herramienta de gestión, permite generar mejoras
continuas a los procesos que la empresa práctica en el desarrollo de su actividad comercial,
puesto que el mismo crecimiento de la empresa ha llevado a que sus operaciones, tareas y
actividades, incrementen notablemente, dando lugar a un desenfoque en ciertos aspectos del
subsistema administrativo. El Manual de Funciones y Procedimientos se requiere para regular las
actividades diarias, relacionado a cada uno de los cargos ocupacionales. Se consigna en forma
metódica toda la información acerca de las funciones que se desarrollan en la microempresa y
necesarios para lograr eficiencia en la ejecución del trabajo. Además, describe cada uno de los
cargos, los requisitos para optar los mismos, establece las funciones y responsabilidades y la
forma de ejecutar las tareas cotidianas.
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La estandarización de los procesos y procedimientos permite cumplir los objetivos y principios
de la microempresa, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada
funcionario de SIMFACON S.A, en cada una de les actividades ejecutadas, facilitando el
seguimiento y control de los procesos.
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Objetivos del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos
Objetivo General:
 Diseñar e implementar un manual de funciones que se adapte a la dinámica
administrativa de la microempresa SIMFACON, con el fin de proponer estrategias
mejoradas que fortalezcan la toma de decisiones y favorezca el logro de los objetivos.
Objetivos Específicos:
 Analizar la situación interna de la microempresa SIMFACON, en cuanto al desarrollo
de las funciones ejecutadas por sus colaboradores.
 Especificar los requisitos de cada cargo, conocimiento, experiencia y competencia
para orientar la búsqueda y selección del personal con los perfiles adecuados para
ocuparlos.
 Examinar el área administrativa y operativa que conforman la estructura
organizacional o plan estratégico de la microempresa.
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Marco conceptual del manual de funciones, procesos y procedimientos

de la microempresa
 Concepto de Proceso: Es la secuencia de un numero de tareas que se llevan a cabo
de manera conectados, es decir que una tarea sea seguida por otra de manera lógica
para llegar alcanzar un objetivo o fin concreto. En la organización la suma de varios
procesos tendrá como resultado la entrega de un producto o servicio al cliente. (¿qué
es un proceso y ejemplos? (aleph.org.mx))
 Concepto de Procedimiento: Consiste en seguir unos pasos determinados para el
desarrollo de una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque pueda haber diversos procedimientos que persigan el mismo
fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrecen un rango similar de
eficiencia. (Definición de procedimiento - Qué es, Significado y Concepto
(definicion.de))
 Concepto de Tarea: Hace referencia la realización de una actividad, puede ser de
cualquier ámbito. Las tareas pueden distinguirse entre aquellas que se deben hacer de
manera obligatorio y otras que se realizan por simple gusto.( ¿Qué es Tarea? » Su
Definición y Significado [2022] (conceptodefinicion.de))
 Concepto de Actividad: Es la acción o acciones que desarrolla un individuo o
institución de manera cotidiana, como parte de sus obligaciones, tareas o funciones.
(Definición de actividad - Qué es, Significado y Concepto (definiciones))
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 Diferencias entre Proceso y Procedimiento (Cuadro comparativo).
PROCESO DIFERENCIA PROCEDIMIENTO

Tareas que se La dimensión de Se lleva a cabo una
realizan con una desarrollo. serie de pasos para el
secuencia lógica para desarrollo de una labor de
llegar a un objetivo o manera eficaz.
un fin.
El objetivo que La importancia Cuenta con un
se busca lograr es uno del objetivo que se objetivo fácil de identificar
de manera mayor ya desea alcanzar y se centra específicamente
que podría ser el que en uno.
rige la organización.
Con su El resultado Con su desarrollo se
desarrollo se busca puede tener una gran busca ser eficaz al
generar un producto diferencia ya que se momento de la realización
final o un servicio al puede dar un resultado del procedimiento.
cliente que cuente con de diferentes
una gran calidad. proporciones.
 Concepto de Proyecto: Es una planificación que se conforma por un conjunto de
actividades que se realizan de manera articulada, con el objetivo de producir bienes o
servicios para satisfacer las necesidades o resolver problemas, dentro de unos límites
basados en un presupuesto de un periodo de tiempo estimado.
(https://www.cenart.gob.mx/wp-content/uploads/2014/08/Gu%C3%ADa-PADID-
2014.docx.pdf)
 Concepto de Cargo: Se refiere a un empleo el cual desarrolla una persona, teniendo
claro que este contiene una responsabilidad, mediante el cual la persona demuestra
que tan responsable puede llegar a ser mediante el desarrollo de este empleo.
(https://deconceptos.com/ciencias-sociales/cargo)
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 Concepto de Puesto de Trabajo: Se conoce como el espacio de trabajo que un
individuo ocupa dentro de la organización, entidad o institución. Donde realiza
alguna actividad o función con la cual puede ganarse el sustento, obteniendo un
sueldo o salario especifico. (https://definicion.xyz/puesto-de-trabajo/)
 Concepto de Función: Hace referencia a la actividad que ha sido designada a una
institución o entidad o a la labor de quienes trabajan para la institución.
 Que es un Manual: Es una guía de instrucciones de los diferentes procedimientos
que los colaboradores realizan en una organización en su área designada. Todas las
funciones se encuentran debidamente descritas de manera tal que ayuda a disminuir
tiempo y costo a la organización con la inducción del colaborador. (Los manuales son
una guía de instrucciones de todos los procedimientos (eumed.net))
 Concepto de Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos: estos son unos
instructivos los cuales brindan la información adecuada al colaborador de acuerdo
con lo que se le quiera compartir al colaborador, podemos encontrar en estos los
siguientes manuales:
 De funciones: Es una herramienta la cual sirve para dar establecer las diferentes
funciones de los empleos que conforman la organización, así como los requerimientos
de conocimiento, experiencias y demás.
 De Procesos: Es un documento en el cual se plasma la información pertinente a las
diferentes labores que se encuentran en la organización para así tener una información
específica de cada una de las actividades que se llevan a cabo en la organización.
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 De procedimientos: Es un Documento en el cual se plasma una información
detallada de las tareas que se llevan a cabo en un proceso para poder realizarlo de
manera adecuadas, estas tareas tienen un orden lógico para que así el proceso se
desarrolle de la manera adecuada. Aquí se establecen las tareas que son las adecuadas
para brindar esta información al colaborador para que tenga el conocimiento
necesario para su desarrollo en la organización.
 Concepto de Diagrama de Flujo: Es una herramienta la cual sirve para llevar
plasmar paso a paso de cada una de las tareas que se deben realizar para poder llevar
a cabo un proceso en la organización, esto con el fin de darle un orden a cada una de
las tareas de la manera correspondiente para que dicho proceso se realice de la mejor
manera. Todas estas actividades se encuentran representadas por un símbolo de
acuerdo con la tarea.
 Tipos de Diagramas de Flujo: Se encuentran diferentes tipos de diagramas de flujo
como se puede observar a continuación:
 Horizontal: Se realiza de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
 Vertical: Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
 Panorámico: Este permite que el proceso completo se observe en una sola hoja
usando el modelo vertical u horizontal.
 Arquitectónico: Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo
 Simbología utilizada en los Diagramas de Flujo (Graficar y definir cada uno de los
símbolos utilizados en los Diagramas de flujo; lo ideal es que la gráfica sea de
autoría propia).
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SIMBOLOS NOMBRE DESCRIPCIÓN
INICIO/FINAL Representa el inicio

y el final de un proceso.
Representa
PROCESO
cualquier tipo de
operación.
MULTI
Representa
documentos o informes
DOCUMENTAL
múltiples.
Indicador de orden
de la ejecución de las
LINEA DE FLUJO
operaciones. La flecha
indica la siguiente
instrucción.
Nos permite
DESICIÓN analizar una situación, con
base en los valores
verdadero y falso.
DOCUMENTO
Representa un
documento o informe
IMPRESO
impreso.
Indica un paso en el
FUSIÓN que dos o más sub-listas o
subprocesos se convierten
en uno.
Indica que el flujo

continuo donde se ha
CONECTOR
colocado un símbolo
idéntico. (que contiene la
misma letra)
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Simbología de diagrama de flujo | Lucidchart
Campo de Aplicación del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos.
En la pyme SEMFACON, se tiene un detallado manual de procesos y procedimientos los
cuales están destinados a guiar y facilitar el desarrollo de las actividades de cada uno de los
cargos que existen en la organización, teniendo en cuenta que la organización maneja un equipo
de trabajo que tiene como objetivo general satisfacer las necesidades de sus clientes.
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Descripción
La microempresa esta dedicadas al área de la construcción cada vez va adquiriendo
mayor importancia la aplicación de un Sistema de Gestión de procesos y técnicas, con el fin de
lograr un mejor control interno y a su vez obtener un manejo sistemático de la calidad de
procesos y productos. En el sistema documental, ya que allí se establecen las formas de operar de
la organización, el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones. Esto permitirá fortalecer
los procesos que generan valor, mejorar y reducir los costó y gasto; identificar entender y
gestionar los métodos de la microempresa que contribuye a la eficacia de la misma.
Se establece una metodología de trabajo basándose en procedimientos, instrucciones y
registros, lo que redunda en una mayor estabilidad, homogeneidad y validez del producto final.
La microempresa SIMFACON se puede ser más eficiente en cuanto al desarrollo de las
actividades diarias. Además, mediante la capacitación se logra fortalecer la motivación y
compromiso del personal, dándole a conocer la importancia de su trabajo en las actividades que
la microempresa realiza. El mejoramiento continuo en todas las áreas de la microempresa, con el
objetivo de mantenerlo en el tiempo, ésta obtendrá mayor reconocimiento por parte del mercado,
ya que se podrá demostrar a los clientes que se tienen establecidos y controlados los procesos al
interior de la microempresa, mediante el manual de procesos.
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El manual de funciones, procesos y procedimientos cumple con ser una herramienta
gerencial que permite a la Organización integrar una serie de acciones que facilitan el desarrollo
de las actividades y tareas propuestas de una manera organizada con el fin de generar mayor
productividad e incrementar la calidad del trabajo.
Teniendo en cuenta que para la Pyme SIMFACON, Su principal objetivo es satisfacer las
necesidades de sus clientes basándose en su experiencia y trayectoria en el mercado, brindando
eficiencia, responsabilidad y cumplimiento en los trabajos realizados, aportando un bienestar
adecuado para su personal brindando las herramientas necesarias y adecuadas para lograr una
excelencia, compromiso y actitud positiva, que llegue al alcance de sus objetivos. De acuerdo a
las necesidades del cliente, se dará la asesoría pertinente para garantizar que el servicio prestado
sea de la más alta calidad, cumpliendo con sus necesidades de personal para llevar a cabo un
trabajo adecuado. cuenta con su manual de funciones, procesos y procedimientos que aporta el
conocimiento del debido desarrollo de las actividades y tendrá el respaldo que busca el cliente de
parte la pyme.

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Ferney David Acuña Pastrana

Entregable del Proyecto Formativo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Reseña Histórica de la Microempresa Asesorada.

Fundador de la microempresa SIMFACON, es Orlando Medina Escobar nació en Tunja

Boyacá y creció en el departamento de Duitama Boyacá y en Bogotá, termino sus estudios de

ingeniería civil y comenzó trabajar en la parte de construcción y obras, comenzó a obtener

experiencia en el mercado de la construcción y emprendió a desempeñar como contratista de

obras civiles. Con más de 20 años de experiencia en el mercado y negocios de la construcción en

el 2017 funda y crea su microempresa SIMFACON dedicada al lavado e impermeabilización de

fachada, mantenimiento limpiezas de fachada de conjuntos residenciales y funciones generales

relacionadas con la construcción y obras de edificaciones y viviendas.

de Orlando Medina Escobar de presencia y trayectoria en el mercado. En el curso de sus 20 años

de experiencias de Orlando Medina Escobar y la empresa SIMFACON bajo su dirección

gerencial y el profesionalismo de nuestro equipo de trabajo en las partes de desarrollo de

producto y operacional han crecido con el deseo de solucionar problemas en el área de la

Desde el comienzo de nuestras actividades, nos especializamos en el suministro de

capacita en forma permanentes a fin de estar actualizados en los cambios e innovaciones

tecnológicas que se presentan a nuestro ámbito.

Es una empresa dedicada al mantenimiento de fachadas, impermeabilizaciones,

demarcaciones de escenarios deportivos, construcción de obras civiles y fabricación de productos

Organigrama de la Microempresa Asesorada.

JEFE DE JEFE DE JEFE DE

AUXILIAR DE ASESOR INGENIERO

Justificación del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos

El desarrollo del manual accede a los colaboradores, aplicar conocimientos fundamental

de la microempresa de esta manera permita desarrollar las actividades de manera normal. En el

entorno acelerado y cambiante de la microempresa, se ha fomentado el buscar nuevas fórmulas

efectivas que permitan mantener un nivel de competitividad y calidad en cuanto a prestaciones

SIMFACON, como microempresa del campo de la construcción y en aras de ser competitiva

acorde a las exigencias actuales, ha identificado dificultades tanto en sus estructuras

administrativas, operativas y déficits organizacionales en los procesos que se deben tener en

cuenta en los direccionamientos de los empleados, es decir, la confusión en la asignación de

mercados locales de acuerdo a sus exigencias.

Por lo tanto, microempresa SIMFACON S.A, al implementar el manual de funciones,

fortaleciendo la contratación de personal cualificado y, la organización y control; siendo clave

monitoreo de un nuevo cargo dentro de la misma, lo cual contempla la integración, bienestar,

procesos de certificación de calidad.

Introducción del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos

tomado enorme relevancia al convertirse en apoyo para la toma de decisiones y el ordenamiento

para mantener bajo control el desempeño del personal.

continuas a los procesos que la empresa práctica en el desarrollo de su actividad comercial,

actividades, incrementen notablemente, dando lugar a un desenfoque en ciertos aspectos del

subsistema administrativo. El Manual de Funciones y Procedimientos se requiere para regular las

metódica toda la información acerca de las funciones que se desarrollan en la microempresa y

forma de ejecutar las tareas cotidianas.

La estandarización de los procesos y procedimientos permite cumplir los objetivos y principios

de la microempresa, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada

funcionario de SIMFACON S.A, en cada una de les actividades ejecutadas, facilitando el

seguimiento y control de los procesos.

Objetivos del Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos

 Diseñar e implementar un manual de funciones que se adapte a la dinámica

administrativa de la microempresa SIMFACON, con el fin de proponer estrategias

mejoradas que fortalezcan la toma de decisiones y favorezca el logro de los objetivos.

 Analizar la situación interna de la microempresa SIMFACON, en cuanto al desarrollo

de las funciones ejecutadas por sus colaboradores.

 Especificar los requisitos de cada cargo, conocimiento, experiencia y competencia

 Examinar el área administrativa y operativa que conforman la estructura

organizacional o plan estratégico de la microempresa.

Marco conceptual del manual de funciones, procesos y procedimientos