Índice

1. CONTROL DEL PROYECTO .................................................................................................. 4

1.1. LÍNEA BASE DE UN PROYECTO ................................................................................................ 4

1.2. RUTA CRÍTICA .................................................................................................................... 6
1.3. SOBREASIGNACIÓN/REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS .................................................................. 10

2. REFERENCIAS .................................................................................................................. 15

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TEMA
07B
DESCRIPCIÓN

La optimización en la asignación de los recursos en las tareas, especialmente las que conforman la
ruta crítica, permitirá que los plazos y costos programados se cumplan durante la ejecución del
proyecto.
Los costos que se generan, juegan un papel muy importante antes, durante y después de su
ejecución, por ello se debe establecer técnicas que optimicen los resultados programados; de
acuerdo al avance que tienen en obra para el pago de las valorizaciones mensuales.
Una línea base es un concepto de gestión de la configuración que lleva a controlar los cambios sin
impedir seriamente los cambios justificados, los cuales se verán reflejados en los costos tanto de
las tareas como de los recursos inmersos en ellas.

CAPACIDAD
Analiza los informes y gráficos del presupuesto con Ms Project.

TEMÁTICA

 Control del proyecto.

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1. CONTROL DEL PROYECTO

Cuando la primera tarea de nuestro proyecto empieza a ejecutarse, es indispensable ejecutar

procesos de control y seguimiento que permitan determinar el progreso real de las tareas y el uso
adecuado de los recursos. Podemos definir el control del proyecto como “el proceso de recoger e
introducir información de las tareas en la programación como fechas reales de comienzo y fin.”
(Colmenar, Borge , Cruz, & Castro, 2014)
1.1. Línea base de un proyecto
Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté
preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea de base de la información
del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Así podremos realizar un
seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que
estime necesarias.

Para establecer una línea base del proyecto:

 Active la vista Diagrama de Gantt y tabla: Costo. Vea la columna Previsto

Antes de
guardar con
| línea base. No
hay Costos
Previstos

Ilustración 1: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla costos. Extraído de Ms Project 2019

 Seleccione la ficha Proyecto y haga clic en el botón Establecer línea base y luego en
Establecer línea base.

Ilustración 2: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

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  Elija la opción Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.
 Haga clic en el botón Aceptar.

|
Ilustración 3: Captura ventana Establecer línea base. Extraído de Ms Project 2019

Observe, se activaron los Costos Previstos (similares al Costo total). Ahora estaremos listos para
iniciar la ejecución del proyecto:

Después de
guardar con línea
base. Ahora si
|
tenemos Costos
Previstos

Ilustración 4: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla costos. Extraído de Ms Project 2019

Importante: A partir de este proceso, podemos realizar ajustes durante la ejecución del proyecto y
podríamos comparar con los costos iniciales.

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que regresar a la
fase de planificación de su proyecto y borrar por completo la línea de base, puede eliminarla
haciendo lo siguiente:

 En la ficha Proyecto, elija en botón Establecer Línea base y haga clic en Borrar línea base.

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 Ilustración 5: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

 Seleccione: Borrar plan de línea base

 Del menú desplegable seleccione la línea base a borrar
 Elija Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto.
 Haga clic en el botón Aceptar.

|
Ilustración 6: Captura ventana Borrar línea base. Extraído de Ms Project 2019

Observe la columna Previsto, está nuevamente en cero.

Ilustración 7: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla costos. Extraído de Ms Project 2019

1.2. Ruta crítica

Vinculadas las tareas, se generan entre ellas una dependencia que define cuando deben iniciar
y terminar. Esta ruta de tareas debe cumplirse para lograr el objetivo del proyecto. Sin
embargo, existen algunas tareas que están obligadas a culminar en la fecha programada para
no retrasar la finalización del proyecto, es decir tienen una holgura de CERO. Ellas conforman
la Ruta Crítica del proyecto.

Nota: Una tarea se puede convertir en crítica, si se divide demasiado.

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¿Qué es una Tarea Critica?

Es aquella que al ser desplazada (adelantada o retrasada) en el tiempo afecta la fecha de

finalización del proyecto.

Microsoft Project 2019, dispone de diversos recursos para ubicar la ruta crítica, tales como:

 Método Usando la Tabla de Programación en la vista Diagrama de Gantt:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama de Gantt

2. Elija en el grupo Datos, el botón Tablas y luego la opción Programación
3. En esta vista se mostrarán diversas columnas de información, pero la que nos interesa
es la columna Demora permisible.
4. El resultado será el siguiente. Observe como hay tareas que tiene un valor de cero (esas
son las tareas criticas).

Ilustración 8: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla programación. Extraído de Ms

Project 2019

 Método resaltar las tareas críticas:

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botón Resalta

2. Seleccione la opción Tareas criticas

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 3. El resultado será el siguiente. Observe como se resaltan de color amarillo las tareas
críticas.

 Método usando un Filtro de Tareas Criticas:

Ilustración 9: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla programación y resalte de

tareas críticas. Extraído de Ms Project 2019

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botón Filtro

2. Seleccione la opción Tareas criticas
3. El resultado será el siguiente. Observe como sólo quedan en pantalla las tareas
críticas.

Ilustración 10: Captura parcial Diagrama de Gantt con tabla programación y filtrando tareas
críticas. Extraído de Ms Project 2019

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  Método usando la vista del Gantt de Seguimiento:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama de Gantt de Seguimiento

Ilustración 11: Captura parcial Diagrama de Gantt de Seguimiento.Extraído de Ms Project 2019

Observaciones:

✓ Puedes ver que las tareas críticas están de color rojo.

✓ Asimismo, la actividad Eliminación con transporte no forma parte de la ruta crítica.

Definir el margen de demora de una tarea

Puede controlar el
margen de demora
antes de definir una
tarea como crítica.

1. Haga clic en el
botón Archivo y
luego en
Opciones
2. Seleccione la
opción
Avanzado y
defina el
margen:
Ilustración 12: Captura ventana Opciones de Project.
Extraído de Ms Project 2019

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1.3. Sobreasignación/Redistribución de recursos
Un recurso está sobre asignado, cuando tiene asignadas más horas de trabajo de las
disponibles en su calendario laboral durante un período de tiempo determinado. Considere
“trabajo”:

 En las tareas: a la mano de obra total necesaria para completar una tarea.

 En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso.

 En los recursos, la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en
todas las tareas.

¿Cómo Identificar un recurso sobreasignado?

Activar la vista Hoja de recursos y observar que hay recursos que están de color rojo.

Ilustración 13: Captura parcial Vista de la Hoja de Recursos. Extraído de Ms Project 2019

¿Cómo Identificar una tarea con recursos sobreasignados?

Activa la vista Diagrama de Gantt, y observa que hay tareas que tiene en la columna
Indicadores el icono de una persona.

Ilustración 14: Captura parcial Vista del Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

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Redistribución de recursos

La redistribución de recursos es “una estrategia que se utiliza frecuentemente para resolver

las sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo tareas.” (Colmenar, Borge , Cruz, &
Castro, 2014, pág. 160)

Las sobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas de manera automática y manual.

Para abrir el cuadro de dialogo Nivelación de recursos ingrese a la pestaña Recursos grupo
Redistribuir y seleccione Opciones de redistribución.

Ilustración 15: Captura ventana Nivelación de recursos. Extraído de Ms Project 2019

Esta venta se encuentra dividida en tres áreas:

 Redistribución: permite configurar la redistribución de manera automática o manual,

así como buscar y localizar las sobreasignaciones basándose en periodos de tiempo.
 Ámbito de la redistribución de: permite seleccionar todo el proyecto o solo un rango
de fechas determinadas.
 Resolver asignaciones: permite resolver el orden de la redistribución, el margen de
demora, las asignaciones y la división de tareas.

Por ejemplo: el recurso peón se encuentra sobreasignado ya que interviene en dos actividades
(limpieza de terreno manual y excavación manual de zanjas para cimientos en terreno normal
seco) que son simultaneas, es decir que empiezan el mismo día miércoles 07 de agosto.

Ilustración 16: Captura parcial Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

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Para realizar la redistribución automática del recurso siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ficha Recurso y en el grupo Redistribuir, pulse en Opciones de

redistribución.
2. En la ventana Nivelación de recursos seleccione como tipo de redistribución
Automática y verifique que todas las demás opciones coincidan según se muestra en la
imagen:
3. Pulse en el botón Aceptar.

|
Ilustración 17: Captura ventana Nivelación de recursos. Extraído de Ms Project 2019

Project inmediatamente realiza la redistribución del recurso “peón” moviendo el inicio de la

tarea Excavación de manual de zanjas para cimientos en terreno normal para el viernes 09 de
agosto.

Ilustración 18: Captura parcial Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

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Si previamente ya se ha configurado la opción de redistribución automática, solo debe pulsar
el comando Redistribuir recurso

En el cuadro de dialogo seleccione el recurso “peón” de la lista y luego haga clic en Redistribuir
ahora.

|
Ilustración 19: Captura ventana Redistribuir recursos. Extraído de Ms Project 2019

El resultado será similar al anterior:

Ilustración 20: Captura parcial Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

El inicio de la actividad “excavación manual de zanjas para cimientos en terreno normal” ha

sido pospuesto para el viernes 09 de agosto.

En algunas ocasiones, la redistribución automática puede no ser suficiente para resolver los
conflictos debiéndose usar la manera manual.

Para resolver conflictos de sobreasignación de recursos de manera manual utilice las

siguientes estrategias:

 Incrementar la capacidad máxima del recurso

 Reprogramar la tarea que ha causado la sobreasignación

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 Añadir horas extras
 Ajustar las dependencias o restricciones de las tareas
 Suprimir el recurso si no es importante para la tarea.
 Sustituir los recursos sobreasignados por un recurso infrautilizado.
 Ajustar el calendario para ampliar días y horas laborales del proyecto.
 Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.

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2. REFERENCIAS
Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft Project
2013. Madrid: RA-MA Editorial.

Microsoft Corporation. (s.f.). Establecer una fecha de comienzo o finalización de una tarea
(delimitación) para una tarea. Recuperado el 30 de junio de 2019, de Office Support:
Microsoft Office help and training: https://support.office.com/es-es/article/establecer-
una-fecha-de-comienzo-o-finalizaci%C3%B3n-de-una-tarea-delimitaci%C3%B3n-para-una-
tarea-3a7544fa-e992-4647-911b-54cdbe508784

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