Temario - M1T4 - Planificación y Seguimiento de Proyectos Con Microsoft Project II - CO

Tema 4.
Planificación y seguimiento
de Proyectos con Microsoft Project II
Docente Autor: María Mira Romero

Tema 4. Planificación y seguimiento de
Proyectos con Microsoft Project II
ÍNDICE
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS E INFORMES ............................................................................................. 4
1. Introducción ............................................................................................................................................ 4
2. Información del proyecto ........................................................................................................................ 4
3. Línea base ................................................................................................................................................ 6
4. Realización de informes......................................................................................................................... 12
5. Gráficos de apoyo .................................................................................................................................. 17
6. Comprobación de la información .......................................................................................................... 22
7. Métodos de control de progreso........................................................................................................... 24
7.1. Método del porcentaje completado ............................................................................................. 24
7.2. Método de introducción de duraciones reales y restantes........................................................... 28
7.3. Método de introducción del trabajo completado real y restante................................................. 31
7.4. Método de porcentaje de trabajo completado ............................................................................. 33
7.5. Método de introducción del trabajo real por periodos de tiempo ............................................... 34
8. Otros tipos de informes ......................................................................................................................... 37
9. Revisión de la ruta crítica y las tareas finalizadas.................................................................................. 40
10. Añadir información mediante links ................................................................................................... 42
12. Seguimiento simultáneo .................................................................................................................... 55
12.1. Creación de los recursos ................................................................................................................ 56
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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS E INFORMES
1. Introducción
En esta versión de MS Project tenemos una pestaña únicamente para la realización de informes.
En las versiones anteriores estaban en un icono dentro de otra pestaña, pero dada la importancia
de la realización de informes durante el progreso del proyecto se ha decidido que tenía que estar
en un lugar de mayor visibilidad.
En este tema aprenderemos a crear una línea base y, a partir de ella, conoceremos la gran
posibilidad de informes que se pueden obtener con el programa. También podremos elaborar
gráficas de apoyo. Con todo ello conseguiremos poder ver en todo momento del proyecto el
progreso que llevamos y su rendimiento.
Una vez vista la realización de informes, comenzaremos en este tema a hacer un seguimiento
del progreso del proyecto. Esto se realizará con la actualización de algunos aspectos del proyecto y
viendo su avance mediante nuevos informes.
2. Información del proyecto

Como ya vimos en el primer tema, la forma de comprobar la información básica del proyecto
sería situándonos en la vista “Diagrama de Gantt”, entrando en la pestaña “Proyecto” y
seleccionando “Información del proyecto”. Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde señalaremos
el comando “Estadísticas”.
Figura 1
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Figura 2
Aquí podremos verificar las fechas estimadas, las reales y las variaciones de costes de recursos:
Figura 3
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En el momento donde nos encontramos se puede apreciar en la imagen que no se ha

comenzado el proyecto ni el seguimiento. Esto se comprueba viendo que lo previsto y lo real está
sin calcular.
Más adelante veremos cómo estos valores cambian al comenzar el seguimiento del proyecto.
3. Línea base
Una línea base es un momento fijo del plan y nos sirve como punto de referencia para comparar
lo realmente realizado con lo planificado. Nos ayuda a realizar un seguimiento del proyecto.
La creación de la línea base se realizaría de la siguiente manera:
- Como primer paso tendremos que pinchar sobre la esquina superior izquierda de la hoja de
cálculo con el botón derecho del ratón y, de las opciones que nos aparecerán,
seleccionaremos “Más tablas…”. Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde
seleccionaremos “Línea base”.
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Figura 4
Figura 5
La nueva vista que nos aparecerá siguiendo los pasos anteriores es la que se muestra en la
Figura 6. En ella se referirán las tareas a la línea base.
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Figura 6
Otro paso en el proceso de creación de la línea base sería establecer la fecha de estado:
- Dentro de la vista de Gantt iremos a la pestaña “Proyecto” y seleccionaremos “Información

del proyecto”. Y ahí rellenaremos el valor de “Fecha de estado”.
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Figura 7
En este caso señalaremos como fecha de estado el día anterior al día al que comienza el
proyecto.
Hechos todos los pasos anteriores, procedemos ya a la creación de la línea base:
- Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” nos situaremos en la pestaña “Proyecto” donde

seleccionaremos “Establecer línea base” y seleccionaremos en el desplegable “Establecer
línea base”.
Y en el cuadro de diálogo que aparecerá señalaremos “Establecer línea base” y “Proyecto

completo”.
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Figura 8
Figura 9
A continuación podremos observar que se han generado datos en la línea base:
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Figura 10
Si fuese necesario, porque necesitáramos comparar rendimientos, podríamos guardar hasta 11

líneas base en un mismo archivo. También se podría dar el caso de tener que guardar varios planes
provisionales, que también se podrían guradar hasta 11. Pero estos últimos sólo nos guardan las
fechas de inicio y de fin.
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4. Realización de informes
Para efectuar un resumen tendremos que situarnos en la vista “Diagrama de Gantt” y ahí
encontraremos una pestaña llamada “Crear un informe”.
Figura 11
Es importante tener claro que es imprescindible crear la línea base para poder emitir un
informe.
Veremos a continuación algunos tipos de informes que podremos realizar con MS Project.
Informe con Información general de costos:
Dentro de la pestaña “Crear un informe” seleccionaremos “Panel” y a continuación,

“Información general de costos”.
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Figura 12
Y nos aparecerá la imagen siguiente, donde podremos modificar las gráficas y otros datos de
interés:
Figura 13
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Figura 14
Figura 15
Informe de recursos:
Otro informe que podremos obtener será el de “Visión general de recursos”:
Figura 16
Donde también podremos editar los gráficos y las tablas.
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Figura 17
Informe de flujo de caja:
Figura 18
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Figura 19
Todos estos informes que se pueden ir sacando durante el proceso del proyecto son de los
momentos específicos en los que se realicen, y a medida que avance el proyecto irán cambiando
sus valores.
Conviene realizar copias en PDF de los informes que consideremos más importantes en cada
momento, para poder comprobar el avance y otros datos de interés cuando queramos realizar un
seguimiento.
Para realizar la transformación de los informes a un archivo en PDF existen distintos programas
que imprimen en PDF. Uno de esos programas sería CutePDF Writer, que en caso de necesitar
descargarlo se podría realizar a través del siguiente enlace:
http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp
Este programa actuará como una impresora en nuestro equipo y realizará la conversión del
informe al archivo PDF.
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Figura 20
5. Gráficos de apoyo
Al igual que con los informes, también podremos obtener información de determinados
momentos del proyecto a través de gráficos, con los que nos será más fácil y rápida la
comprobación de datos.
Estando en la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Crear un informe” y

seleccionaremos en icono “Informes visuales”, y nos aparecerá un cuadro con todos los tipos de
gráficos que podremos obtener para que elijamos el que nos sea más eficaz en ese momento.
Figura 21
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Figura 22
Seleccionaremos como ejemplo el “Informe de disponibilidad de los recursos”:
Figura23
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En este informe observaremos que nos sale por defecto la distribución de costes por trimestre
del proyecto, pero esto se puede cambiar fácilmente en cualquiera de los gráficos.
Figura 24
Podremos realizar en este gráfico muchos otros cambios, como puede ser señalar “Recursos”:
Figura 25
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Y podremos editar las columnas para que se puedan leer bien, para ello haremos clic
seleccionando la zona de abajo del gráfico y giraremos el texto:
Figura 26
Una vez efectuados todos los cambios que necesitemos ya podremos imprimir el gráfico,
siguiendo los mismos pasos que se describieron para los informes.
Al igual que hemos obtenido esta gráfica podremos disponer de cualquiera de las demás
gráficas que nos ofrece MS Project siguiendo los mismos pasos.
Otros ejemplos de gráficos que se pueden obtener serían los siguientes:
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Figura 27
Figura 28
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Figura 29
6. Comprobación de la información
Para empezar con el seguimiento entraremos en “Información del proyecto” y ahí
seleccionaremos “Estadísticas”.
Figura 30
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También comprobaremos que en la hoja de cálculo se hayan solucionado todos los problemas
de calendario y no aparezca ninguna sobreasignación ni ningún otro problema.
Figura 31
Como última comprobación veremos que nuestro proyecto tendrá el aspecto, dentro de la tabla
“Resumen”, como el de la figura siguiente:
Figura 32
Hay que tener en cuenta que la información tiene que estar bien introducida y tendrá que
actualizarse continuamente, siempre que exista algún cambio. Estas acciones nos llevarán a
obtener una buena planificación.
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La información tendrá que seguir unos intervalos lógicos y tendrá que estar detallada con todos
los datos que podamos necesitar durante todo el período de la obra.
Una vez comprobado que la información esté correctamente introducida y actualizada

podremos proceder a la realización de informes en los distintos estados del proyecto, que nos
ayudarán a una comprobación y análisis posterior de los datos.
7. Métodos de control de progreso

Para tener organizados los informes que se vayan sacando a lo largo de todo el progreso
crearemos un grupo de carpetas, en las cuales se guardarán los informes de cada mes del proyecto
en cada carpeta.
Podremos realizar el control del progreso del proyecto mediante cinco métodos, que serán:
- Método del porcentaje completado.
- Método de introducción de duraciones reales y restantes.
- Método de introducción del trabajo completado real y restante.
- Método de porcentaje de trabajo completado.
- Método de introducción del trabajo real por períodos de tiempo.
7.1. Método del porcentaje completado

Este primer método que veremos es uno de los más sencillos. Tendremos que tener en cuenta
que con este sistema dispondremos de una limitación, ya que supone que las tareas estarán
realizándose de acuerdo con lo programado.
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Comenzaremos realizando un filtro con el intervalo de fechas que nos interese, en nuestro caso
este primer intervalo irá desde el 14/04/2015 al 01/06/2015.
Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Vista” y seleccionaremos el

icono “Filtro”, y en el desplegable que aparecerá señalaremos “Intervalo de fechas”.
Figura 33
Nos aparecerá el cuadro siguiente donde introduciremos las fechas:
Figura 34
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Figura 35
Al introducir nuestras fechas del intervalo sólo aparecerán en la lista de tareas las que se
encuentren dentro de él.
A continuación ingresaremos la fecha de estado, donde introduciremos la fecha de finalización

de nuestro intervalo de control:
Figura 36
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Ahora procederemos a completar las tareas suponiendo que se ha seguido la planificación de

forma correcta hasta la fecha.
Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Tarea”, donde

seleccionaremos “Actualizar según programación”, teniendo todas las tareas seleccionadas.
Figura 37
Con ello se conseguirá que todas las tareas dentro de nuestro rango elegido se contabilicen
como completadas:
Figura 38
Esto lo podemos ver en la línea interior de las barras de progreso, que nos indica que nuestra
tarea se encuentra realizada al 100%.
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7.2. Método de introducción de duraciones reales y restantes

Este segundo método veremos cómo se realiza filtrando en este caso el intervalo de fechas del
01/06/2015 al 01/07/2015.
Figura 39
En este caso fijaremos como fecha de estado el día 01/07/2015, y la hoja de cálculo la
estableceremos como Tabla “Línea base”.
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Figura 40
Figura 41
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El siguiente paso será añadir las columnas de “Duración real” y “Duración restante” a la tabla,
haciendo clic sobre la columna llamada “Agregar nueva columna” y seleccionando las que
queremos.
Figura 42
Figura 43
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Una vez que tenemos añadidas las dos columnas nuevas, rellenaremos la duración real de cada
tarea. En caso de que la duración real sea igual a la prevista, la duración restante se rellenará
automáticamente con cero. En caso de que sea menor que la duración prevista deberemos rellenar
con un cero la duración restante. En caso de que sea mayor la duración real que la prevista, la
restante se pondrá automáticamente a cero. Si en este último caso se quiere dar más tiempo de
ejecución se rellenará en la casilla correspondiente directamente.
7.3. Método de introducción del trabajo completado real y

restante
Este tercer método se realizará para el intervalo de fechas del 01/07/2015 al 01/08/2015.
Lo primero que haremos será introducir el intervalo de fechas fijado y seguidamente

cambiaremos la hoja de cálculo a tipo “Trabajo”
Figura 44
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Figura 45
El siguiente paso será fijar la fecha de estado con el día 01/08/2015 en este caso.
A continuación realizaremos, de la misma forma que en el método anterior, la introducción de

las columnas de “Duración restante” y “Duración real”.
Figura 46
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Y se rellenarán automáticamente los porcentajes de trabajo completado y la variación de horas

reales y previstas.
7.4. Método de porcentaje de trabajo completado

En este método se utilizará la tabla tipo “Trabajo”, como en el caso anterior.
Para este proceso se fijará como intervalo de fechas del 01/08/2015 al 01/09/2015. Y como
fecha de estado introduciremos el día 01/09/2015.
Figura 47
En este método actualizaremos el porcentaje de trabajo completado introduciéndolo bien en

forma de porcentajes o bien en forma de horas realizadas.
Este es un método parecido al primero que hemos visto.
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7.5. Método de introducción del trabajo real por periodos de

tiempo
Este método se realizará teniendo nuestro proyecto en la vista “Uso de tareas”.
Figura 48
El intervalo que cogeremos en este proceso será del día 01/09/2015 al 01/10/2015, y como
fecha de estado tendremos el 01/10/2015.
Con esto obtendremos los datos siguientes:
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Figura 49
En este método la hoja de apoyo (parte derecha) que utilizaremos será la de trabajo real. Para
cambiar esta hoja haremos clic sobre cualquier lugar de la tabla derecha con el botón derecho del
ratón y seleccionaremos “Trabajo real”:
Figura 50
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La tabla de la izquierda la mantendremos en la tabla “Trabajo”.
Añadiremos ahora las columnas de “Trabajo real” y “Trabajo restante” para poder contabilizar
las tareas.
Figura 51
Con estos cinco métodos que hemos explicado podríamos realizar el seguimiento del proyecto
con más o menos detalle, según lo que necesitemos en cada momento.
Según el tamaño del proyecto y según los datos que necesitemos utilizaremos uno u otro
método de los explicados anteriormente.
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8. Otros tipos de informes

Existe otra forma distinta de las mencionadas hasta ahora para poder conocer la información en
determinados momentos del proyecto como pueden ser: la situación del proyecto en ese
momento, la eficiencia, si se están cumpliendo los objetivos y poder ver si existe algún problema.
Comenzaremos situándonos en la vista Diagrama de Gantt y quitaremos todos los filtros

puestos hasta este momento.
La hoja de cálculo la cambiaremos al tipo “Valor acumulado”.
Figura 52
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Figura 53
Y obtendremos la tabla siguiente:
Figura 54
Nos aparecerán nuevas columnas:
- Valor planeado PV (CPTP): este sería el coste presupuestado del trabajo planeado.
- Valor acumulado VA (CPTR): este sería el coste presupuestado del trabajo realizado.
- AC (CRTR): este sería el coste real del trabajo realizado.
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- Los valores del resto de columnas se calcularían a partir de los tres valores anteriores.
Como el resto de informes que vimos en el apartado anterior, se recomienda hacer un informe
de este tipo en diferentes momentos durante la vida del proyecto, ya que irán variando los datos.
Algunos de estos cambios se podrán ver en el cuadro de “Estadísticas”:
Figura 55
Aquí se podrían ver las diferencias entre lo previsto y lo real, y con ello veremos cómo podría
repercutir en el coste final del proyecto.
Existe otra forma de ver las diferencias, mediante un resumen en el que se verán las diferencias
entre lo planificado y lo real.
Manteniéndonos en la vista “Diagrama de Gantt” entraríamos en la pestaña “Formato” y

seleccionaríamos “Tarea de resumen del proyecto”.
Figura 56
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Figura 57
En la figura 57 se muestran, dejando únicamente las tareas resumen, los días de inicio y final y
los porcentajes de cada grupo de tareas acabado.
9. Revisión de la ruta crítica y las tareas finalizadas

El camino crítico es otra forma que tenemos de hacer el seguimiento del proyecto, ya que con él
sabremos las tareas que no pueden modificar su duración si queremos que no varíe la fecha de
finalización del proyecto que tenemos prevista.
En el tema anterior se explicaron las formas con las que se puede ver la ruta crítica.
Otra forma de ver esta ruta sería aplicando un filtro para que aparezcan en una lista sólo las
tareas críticas. Esto se realizaría como se indica a continuación:
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Figura 58
También podríamos obtener un informe con las tareas críticas entrando en la pestaña “Crear un
informe”, seleccionando el icono “En curso” y en el desplegable que se abrirá seleccionaremos
“Tareas críticas”.
Figura 59
Y obtendríamos un informe con las tareas críticas y las completadas hasta la fecha.
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CONTROL DE PROYECTOS
En los apartados anteriores ya hemos podido desarrollar el proyecto y hacer su seguimiento
mediante MS Project. Lo que aprenderemos los siguientes epígrafes será a añadir información
importante para tenerla a mano cuando se necesite, y a tener claro quién es el responsable de cada
actividad mediante las matrices que aprenderemos a realizar.
También, para finalizar este módulo, trataremos la incorporación de dos proyectos en uno y así
poder compartir sus recursos.
De esta manera nos será más fácil trabajar con dos proyectos de forma simultánea.
Veremos que muchas de las acciones que se realizarán para ello ya las hemos visto en otros
capítulos pero nos vendrá bien para repasarlo y habrá que poner especial atención en alguno de
ellos, ya que variará su utilización.
10. Añadir información mediante links

Ya vimos en capítulos anteriores como podíamos añadir notas a las tareas y recursos para poder
acceder a información importante relacionada con ellos de forma fácil y rápida.
Los links se añadirán de una forma parecida a las notas, pero veremos los pasos a seguir en el
desarrollo de este punto.
Es muy útil tener enlazado el catálogo de un proveedor o cualquier lista que necesitemos, ya
sea de personas o materiales necesarios en una actividad. Esto es lo que haremos realizando esta
acción.
Tendremos que situarnos en la vista “Diagrama de Gantt” para comenzar.
Entraremos en la pestaña “Tarea” donde seleccionaremos el icono “Información”:
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Figura 60
En el cuadro de diálogo que aparecerá entraremos en la pestaña “Notas” y seleccionaremos el

icono que se muestra en la figura:
Figura 61
Nos aparecerá el menú que se muestra a continuación, donde podremos añadir un archivo PDF,
o en Word, tablas Excel, y archivos en otros tipos de formatos.
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Figura 62
Escogeremos la opción “Crear nuevo”. Al elegir la extensión compatible, en nuestro caso

“Adobe Acrobat Document”, elegiremos el documento de nuestro ordenador que queramos
insertar en el cuadro que aparece.
Figura 63
Nos aparecerá la imagen en el cuadro anterior y pulsaremos “Aceptar”. Y aparecerá un símbolo

de nota en la columna de “Indicadores” de la tarea seleccionada.
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Figura 64
Figura 65
Existe otra forma de enlazar un archivo que nos puede interesar más en algunos momentos, ya
que en la opción anterior la imagen podría salir cortada y no verse bien un gráfico determinado.
La otra manera sería accediendo al menú de notas como se explicó anteriormente a través del
icono “Información“ de la pestaña “Tarea”. En el cuadro que seguiría seleccionaríamos esta vez
“Crear desde un archivo” y ahí examinaremos el archivo que queramos enlazar con la tarea.
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Figura 66
La imagen aparecerá como la vez anterior, pero esta vez se podrán realizar algunas acciones
para mejorar la adaptación de la imagen al cuadro, como son:
o Se podrá vincular el archivo, y así cualquier cambio en el archivo se actualizará

automáticamente en la imagen.
Figura 67
o Se podrá mostrar como un icono, y haciendo doble clic sobre él se mostrará el archivo
original.
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11. Diseño de la matriz de responsabilidad

La matriz de responsabilidad es una forma de aclarar las responsabilidades en cada tarea, y así
poder saber las personas encargadas de cada actividad en cada momento para la resolución de
problemas, o simplemente para estar informado en todo momento.
Tendremos que situarnos en la vista “Diagrama de Gantt” para comenzar.
Entraremos en la pestaña “Vista” y seleccionaremos el icono “Tablas”.
En el desplegable seleccionaremos la opción “Más tablas…” y se nos abrirá un cuadro de

diálogo.
Figura 68
En el cuadro señalaremos “Entrada” y “Modificar”.
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Figura 69
Aquí cambiaremos el nombre por “Matriz de responsabilidad” y eliminaremos la mayoría de

campos de la tabla, quedándonos sólo con “Nombre” e “Identificación”. Es importante que esté
marcada la casilla “Visible en el menú”. Y añadiremos un nuevo campo como se muestra en la
figura siguiente:
Figura 70
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Aceptaremos y nos aparecerá así:
Figura 71
Finalmente aplicaremos la tabla y nos quedará como se muestra en la siguiente figura:
Figura 72
Una vez obtenida la tabla de “Matriz de responsabilidad” procederemos a rellenar los

responsables de cada tarea.
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En nuestro ejemplo haremos responsables de las tareas a los distintos departamentos:

Departamento 1 (Financiación y gestión), Departamento 2 (Ingeniería), Departamento 3
(Arquitectura) y Departamento 4 (Construcción).
Una vez que rellenemos la hoja de cálculo con los datos de nuestro proyecto nos aparecerá en
MS Project como se muestra a continuación:
Figura 73
Una de las ventajas de tener la matriz de responsabilidad sería la de poder obtener una lista de
las actividades de cada responsable. Para ello tendremos que aplicar filtros.
Nos situaremos en la vista “Diagrama de Gantt”, entraremos en la pestaña “Vista”,

seleccionaremos “Filtros” y en el menú desplegable haremos clic sobre “Más filtros…”
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Figura 74
En el cuadro que aparecerá elegiremos la opción “Nuevo” y obtendremos el menú de la Figura

76.
Figura 75
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Figura 76
En el cuadro rellenaremos el campo como se indica en la siguiente figura:
Figura 77
Y guardaremos el filtro, asegurándonos nuevamente de que esté señalada la opción “Visible en

el menú”.
Ahora podremos encontrar el filtro directamente dentro de la pestaña “Vista”, entrando en el

desplegable “Filtros” y seleccionando “Responsables”.
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Figura 78
Nos aparecerá entonces un menú, donde rellenaremos por ejemplo “Departamento 2” y

veremos cómo se filtra el proyecto y sólo aparecerán las tareas de las cuales sea responsable el
departamento 2.
Figura 79
Figura 80
En el momento que queramos desactivar este filtro seguiremos las mismas instrucciones, pero
esta vez seleccionaremos “Sin filtros”.
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Figura 81
También podemos filtrar los responsables de una forma más visual de una manera parecida a
como lo hicimos con las tareas críticas.
Estando en la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Vista”, seleccionaremos

“Resalta” y seleccionaremos en el desplegable “Responsables”. En el cuadro que aparecerá
introduciremos en nuestro caso “Departamento 2” y obtendremos algo parecido a la figura 84.
Figura 82
Figura 83
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Figura 84
12. Seguimiento simultáneo

A continuación indicaremos los pasos a seguir para poder trabajar de forma simultánea dos
proyectos, y después los describiremos y explicaremos.
1. Creación de los recursos.
2. Asignación de los recursos a cada proyecto de forma independiente.
3. Análisis de cada proyecto.
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4. Integración de los proyectos para compartir sus recursos.
5. Nivelación de los recursos.
6. Interrelación de las tareas de los proyectos.
12.1. Creación de los recursos

Lo primero que se hará será introducir los recursos de los dos proyectos con los que vayamos a
trabajar en un nuevo archivo. Esta acción se realizará como vimos en capítulos anteriores, creando
un nuevo archivo e introduciendo los datos de los recursos en la hoja de recursos.
Figura 85
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12.2. Asignación de los recursos a cada proyecto de forma

independiente
El siguiente paso sería abrir dos a dos los archivos que se quieran enlazar y así se utilizarán
los recursos creados para los dos proyectos. Se abrirán los archivos junto con el archivo creado
de los recursos.
Para poder ver los dos proyectos al mismo tiempo se señalará el icono “Organizar todo”
dentro de la pestaña de “Ventana”, con lo que la pantalla se dividirá en horizontal y podremos
trabajar con los dos proyectos a la vez.
Figura 86
Visto esto estableceremos que tenemos recursos compartidos entre los dos proyectos.
Dentro de la pestaña “Recurso” seleccionaremos “Grupo de recursos” y en el desplegable

haremos clic sobre “Recursos compartidos”.
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Figura 87
Nos aparecerá el siguiente menú, donde señalaremos las opciones de “Usar recursos” y de “El
proyecto compartidor tiene prioridad”.
Figura 88
Al realizar lo indicado anteriormente pasarán a poderse ver los recursos en los dos proyectos.
Continuaremos entrando en la pestaña “Tarea”, seleccionaremos el icono “Información” y en el

cuadro que obtendremos marcaremos la pestaña “Avanzado”.
Figura 89
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Figura 90
En este cuadro seleccionaremos “Duración fija” en el tipo de tarea, y desactivaremos la casilla

“Condicionada por el esfuerzo”. Así se podrán asignar recursos sin cambiar la duración de las
tareas.
Asignaremos a continuación las tareas y guardaremos cada archivo con sus cambios efectuados.
12.3. Análisis de cada proyecto.
En este punto veremos cómo insertar los dos proyectos en un nuevo archivo.
Para comenzar entraremos en la pestaña “Proyecto” y seleccionaremos el icono “Insertar

subproyecto”.
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Figura 91
Aparecerá en ese momento el siguiente menú, donde seleccionaremos el archivo del proyecto
que queramos y señalaremos la opción “Vincular al proyecto”.
Figura 92
Y nos aparecerá nuestro primer proyecto dentro del nuevo archivo.
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Figura 93
Al intentar desplegar el proyecto nos saldrá un cuadro de diálogo, en el cual seleccionaremos la

opción “Abrir el grupo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que
comparten”.
Se abrirá el archivo de recursos y procederemos a insertar el otro proyecto de la misma manera

que se insertó el primero. De esta manera tendremos los dos proyectos dentro de un mismo
archivo.
Figura 94
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12.4. Integración de los proyectos para establecer los recursos.
Llegados a este punto tendremos que revisar que no existan sobreasignaciones y, si existen,
deberemos de eliminarlas.
Con el método que se está viendo se podrán añadir más recursos, los que se necesiten para
poder tener una visión de ellos en el mismo lugar.
12.5. Nivelación de los recursos.
Tendremos la opción de nivelar todos los proyectos que tengamos insertados.
Comenzaremos estableciendo una línea base entrando en la pestaña “Proyecto”, señalando el

icono “Establecer línea base” y seleccionando “Establecer línea base”.
Figura 95
MBIGDA_M1T4_160509
62
Al hacerlo nos aparecerá el menú que se muestra a continuación, donde señalaremos las
opciones “Establecer línea base” y “Proyecto completo”.
Figura 96
Una vez creada la línea base procederemos a nivelar los proyectos.
Entraremos en la pestaña “Recursos”, donde haremos clic sobre “Opciones de redistribución” y

nos aparecerá un cuadro de diálogo.
Figura 97
Y en el cuadro seleccionaremos: “Manual”, “Redistribuir el proyecto completo”, y NO

seleccionaremos la opción de “Redistribuir solo conforme al margen de demora disponible”.
MBIGDA_M1T4_160509
63
Figura 98
12.6. Interrelación de las tareas de los proyectos.
Teniendo los proyectos en un mismo archivo podemos relacionarlos mediante vínculos, ya sea
estableciendo fechas o restricciones. Esto se vio en apartados anteriores cómo realizarlo.
Con MS Project podremos tener infinitos métodos para poder realizar el seguimiento de un
proyecto. Algunos de estos métodos ya se han visto en los capítulos anteriores.
Un método que comunica bastante bien los estados de las tareas es la vista semáforo, ya que
representa el estado de la realización de las tareas mediante los colores de un semáforo y así se ve
rápidamente qué tareas quedan por hacer o cuáles han finalizado totalmente.
Esta vista se puede obtener a través de la pestaña “Vista” seleccionando “Otras vistas” y en el
desplegable, “Hoja de tareas”.
MBIGDA_M1T4_160509
64
Figura 99
En la tabla que nos aparecerá agregaremos una nueva columna con una fórmula personalizada.
Entraremos en la pestaña “Formato” y seleccionaremos el icono “Campos personalizados”.
Figura 100
Y obtendremos un cuadro donde seleccionaremos tipo “Número”, señalando el “Número 3”

cambiándole el nombre por “Presupuestado” y seleccionaremos “Fórmula” en atributos
personalizados.
MBIGDA_M1T4_160509
65
Figura 101
E ingresaremos la siguiente fórmula ayudándonos con las pestañas de “Campo” y “Función”:
Figura 102
MBIGDA_M1T4_160509
66
Hay que prestar atención al introducir la fórmula, ya que el cambio de una coma por un punto,
por ejemplo, puede hacer que no funcione la fórmula.
IIf([Costo]<>0;IIf([Costo]<[Costo de línea base]*1,2;IIf([Costo]<[Costo de línea

base]*1,1;10;20);30);0)
Con esta fórmula lo que queremos establecer es que cuando el coste real de la tarea supere en
un 10% al del coste calculado por la línea base, le dará un valor de 10, si varía entre un 10% y un
20%, el valor será igual a 20, y si aumenta más de 20% el valor que se le dotará será de 30.
Una vez escrita la fórmula haremos clic sobre “Aceptar” y volveremos al cuadro anterior, donde
esta vez seleccionaremos “Indicadores gráficos” dentro de “Valores para mostrar”.
Figura 103
Y en el cuadro que aparecerá rellenaremos lo que se muestra en la figura siguiente:
MBIGDA_M1T4_160509
67
Figura 104
Ya hemos realizado todo el proceso de cálculo. Solo faltaría añadir la columna de

“Presupuestado”, que lo haremos como aprendimos en capítulos anteriores (haciendo clic sobre
“Agregar nueva columna”).
De esta forma aparecerá en la columna de “Presupuestado” la vista semáforo, apareciendo

círculos de color rojo, verde o amarillo dependiendo del estado en el que se encuentre la tarea.
MBIGDA_M1T4_160509
68

Temario - M1T4 - Planificación y Seguimiento de Proyectos Con Microsoft Project II - CO

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Tema 4.

Docente Autor: María Mira Romero

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS E INFORMES

2. Información del proyecto

En el momento donde nos encontramos se puede apreciar en la imagen que no se ha

La creación de la línea base se realizaría de la siguiente manera:

- Dentro de la vista de Gantt iremos a la pestaña “Proyecto” y seleccionaremos “Información

Hechos todos los pasos anteriores, procedemos ya a la creación de la línea base:

- Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” nos situaremos en la pestaña “Proyecto” donde

Y en el cuadro de diálogo que aparecerá señalaremos “Establecer línea base” y “Proyecto

A continuación podremos observar que se han generado datos en la línea base:

Si fuese necesario, porque necesitáramos comparar rendimientos, podríamos guardar hasta 11

Informe con Información general de costos:

Dentro de la pestaña “Crear un informe” seleccionaremos “Panel” y a continuación,

Otro informe que podremos obtener será el de “Visión general de recursos”:

Donde también podremos editar los gráficos y las tablas.

Informe de flujo de caja:

Estando en la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Crear un informe” y

Seleccionaremos como ejemplo el “Informe de disponibilidad de los recursos”:

Otros ejemplos de gráficos que se pueden obtener serían los siguientes:

Una vez comprobado que la información esté correctamente introducida y actualizada

7. Métodos de control de progreso

- Método del porcentaje completado.

- Método de introducción de duraciones reales y restantes.

- Método de introducción del trabajo completado real y restante.

- Método de porcentaje de trabajo completado.

- Método de introducción del trabajo real por períodos de tiempo.

7.1. Método del porcentaje completado

Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Vista” y seleccionaremos el

Nos aparecerá el cuadro siguiente donde introduciremos las fechas:

A continuación ingresaremos la fecha de estado, donde introduciremos la fecha de finalización

Ahora procederemos a completar las tareas suponiendo que se ha seguido la planificación de

Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” entraremos en la pestaña “Tarea”, donde

7.2. Método de introducción de duraciones reales y restantes

7.3. Método de introducción del trabajo completado real y

Lo primero que haremos será introducir el intervalo de fechas fijado y seguidamente

A continuación realizaremos, de la misma forma que en el método anterior, la introducción de

Y se rellenarán automáticamente los porcentajes de trabajo completado y la variación de horas

7.4. Método de porcentaje de trabajo completado

En este método actualizaremos el porcentaje de trabajo completado introduciéndolo bien en

Este es un método parecido al primero que hemos visto.

7.5. Método de introducción del trabajo real por periodos de

Con esto obtendremos los datos siguientes:

La tabla de la izquierda la mantendremos en la tabla “Trabajo”.

8. Otros tipos de informes

Comenzaremos situándonos en la vista Diagrama de Gantt y quitaremos todos los filtros

La hoja de cálculo la cambiaremos al tipo “Valor acumulado”.

Y obtendremos la tabla siguiente:

Nos aparecerán nuevas columnas:

- AC (CRTR): este sería el coste real del trabajo realizado.

Algunos de estos cambios se podrán ver en el cuadro de “Estadísticas”:

Manteniéndonos en la vista “Diagrama de Gantt” entraríamos en la pestaña “Formato” y

9. Revisión de la ruta crítica y las tareas finalizadas

10. Añadir información mediante links

Tendremos que situarnos en la vista “Diagrama de Gantt” para comenzar.

Entraremos en la pestaña “Tarea” donde seleccionaremos el icono “Información”:

En el cuadro de diálogo que aparecerá entraremos en la pestaña “Notas” y seleccionaremos el

Escogeremos la opción “Crear nuevo”. Al elegir la extensión compatible, en nuestro caso

Nos aparecerá la imagen en el cuadro anterior y pulsaremos “Aceptar”. Y aparecerá un símbolo

o Se podrá vincular el archivo, y así cualquier cambio en el archivo se actualizará

11. Diseño de la matriz de responsabilidad

Tendremos que situarnos en la vista “Diagrama de Gantt” para comenzar.

Entraremos en la pestaña “Vista” y seleccionaremos el icono “Tablas”.