MANUAL del SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Versión 1

Fecha: 01.10.20
HSE

Introducción:

El objetivo del presente documento es brindar una descripción sobre el

diseño y funcionamiento del sistema de gestión en TECA.

Los destinatarios del mismo son principalmente el personal integrante de

la organización, y cualquier persona ó institución externa que lo requiera y la
dirección considere su publicación total ó parcial.

En el presente manual se encontrará una descripción de la información

necesariamente más relevante del sistema de gestión y una referencia a los
documentos y registros que lo componen.

Historia de TECA

TECA, S de R.L. fue fundada en el año 2003 como una compañía dedicada
al Transporte de Productos Derivados del Petróleo, con la visión de ser una
empresa Líder en el Servicio de Transporte, su fundador el Lic. Juan José
Martel, Empresario emprendedor, con la visión de crear una empresa
especializada a nivel Centro americano.

Hoy en día, “TECA, S de R.L.” cuenta con 49 colaboradores

conformados por el área de transporte, taller, lavado y administración.
Diversas rutas de distribución entre las cuales se menciona Tegucigalpa,
Choluteca, San Lorenzo, Catacamas, Bijagual, etc. Las cuales abarcan toda
la zona Centro y Sur del País. Apoyando y brindando un servicio de calidad a
nuestro cliente principal “Puma Energy Honduras”.

Descripción de la organización

Contamos con personal entrenado que nos permite realizar las siguientes
actividades diarias:

 Programación de unidades para la carga de producto.

 Entrega de producto a los diferentes clientes y zonas de descarga.

 Servicio al Cliente.
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La evolución de la industria y el nacimiento de nuevos mercados nos

obligan a que permanentemente estemos desarrollando y actualizando
programas orientados a perfeccionar los sistemas de entrega de producto en
todas las etapas del proceso con el único fin de cumplir siempre los
requerimientos de nuestros clientes.

El presente manual se encuadra dentro del circulo de la mejora

continua: Planificar – Hacer – Verificar – Actuar. A continuación, se describen
dichos 4 cuadrantes para el desarrollo del contenido.
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PLANEAR

Política HSE

TECA cuenta con una política HSE que se define en base a la Política de
Calidad, sobre la cual se han definido los compromisos de la organización en
temas de Seguridad, y Medio ambiente.

Seguidamente se describe dicha política:

Identificación de peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales

(oficinas y transporte – Carga, Transporte y Descarga)
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La identificación de los peligros y riesgos en seguridad se encuentra descripto

en:

 Matriz de peligros y riesgos laborales.

La identificación de aspectos e impactos ambientales se encuentran

descriptos en:

 Matriz de aspectos e impactos ambientales.

Preparación y respuesta a Emergencias

TECA posee una planificación de las posibles emergencias, estas se

encuentras descriptas en dos documentos:

1) “Manual de transportista” - Sección 5- Planes de Emergencia

2) “Plan de Emergencias”

TECA cuenta con una planificación de acciones destinadas a los

entrenamientos, prácticas y simulacros que llevan a poder asegurar la eficaz
respuesta ante cualquier situación de emergencia que pueda llegar a
presentarse.

Se realizan informes de gestión por cada simulacro o práctica, y se deja

registro de las acciones de capacitación.

Comité de HSE

TECA se compromete a la gestión preventiva y correctiva en aspectos de la

mejora continua de la seguridad y salud ocupacional y medio ambiente.

Para ello se conforma un grupo de trabajo denominado comité de seguridad

y salud ocupacional, y medio ambiente.

La dirección de TECA busca conocer, gestionar y mejorar aspectos de

SSOyMA, con fines de sustentabilidad del negocio, conformidad con requisitos
legales, y satisfacción de requisitos de clientes y actores interesados.

La conformación del comité de SSOyMA busca generar el espacio de reflexión

y gestión para hacer las actividades de TECA socialmente responsables y con
foco en la mejora continua.
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Conformación del comité SSOyMA:

Objetivo

Gestionar la prevención laboral en el ámbito de las actividad administrativas

y operativas en TECA buscando evitar incidentes y afecciones a la salud.

o Tratamiento de situaciones laborales con riesgos significativos a la

seguridad y la salud ocupacional. Definición de medida preventivas.
o Coordinación de la investigación de incidentes o accidentes, definiendo
causa raíz, y acciones correctivas.

Integrantes y responsabilidades

El Comité se encuentra compuesta por:

 Gerardo Figueroa. Talento Humano.

 Yessenia Nolasco. Recursos Humanos.
 Oscar Javier Chirinos. Supervisión.
 Julio César Caballero. Sistema de gestión.
 Representante de trabajadores. Invitado especial según tema y
agenda.

a. Mecánica de trabajo del comité de SSOyMA

 Reuniones de gestión periódica.

 Eventos graves: Intervención del Comité en análisis de causas y
acciones correctivas.
 Definición de objetivos.
 Revisión mensual de la eficacia de las acciones de seguridad y salud.

HACER

Medidas preventivas
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TECA cuenta con un conjunto de procedimientos que describen las

actividades administrativas y operativas.

Las actividades de carga, transporte y descarga de combustibles, se

encuentran definidas en lo que, respecto a las operaciones, como las
medidas de seguridad, en:

 Manual “TMG” de PUMA.

 Manual del motorista TECA.

Mapa de procesos

Los procesos de la organización son identificados, gestionados, y

asegurados desde una serie de procedimientos que describen las
actividades en cada uno de ellos. Estos procedimientos, documentados y no
documentados, se encuentran controlados según el Listado de control de
documentos y registros del sistema de gestión.

El mapa de interacción de procesos muestra sintéticamente la descripción

de la organización:
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Descripción de la sistémica de los procesos que componen la

organización

Proceso Relevamiento de requisitos y planificación del servicio:

proceso que da inicio al servicio, se definen las actividades necesarias para
establecer los requisitos relacionados con la planificación del servicio, se
realiza la programación de unidades y se enlaza con el proceso de
mantenimiento de cabezales y cisternas para validar que se encuentran aptos
para ser programados.

Proceso Operativo: proceso clave de la organización. Gestión logística de

transporte. Carga, transporte y descarga de productos de clientes. Inicia con
la programación de las unidades y termina con la entrega del producto en las
estaciones de servicio y/o clientes industriales.

Proceso de Compras: adquisición de bienes y servicios para la gestión

integral de la organización. Seguimiento y evaluación de proveedores, con el
propósito de determinar si tienen la capacidad para suministrar productos de
acuerdo a los requisitos de la organización.

Proceso de Entrega y rendición: proceso donde se realiza la recepción de

unidades y documentación de las descargas, así como también el dar los
lineamientos básicos a seguir para las visitas de personas externas a TECA y
control de permisos obligatorios de las unidades para la realización del
servicio.

Proceso de Mantenimiento: gestión de la infraestructura edilicia y de

equipos de servicio para poder brindar los servicios al cliente en tiempo y
forma. Parte de los resultados de este proceso son insumos para el proceso
de planificación y el proceso operativo.

Proceso de Gestión de Recursos Humanos: gestión del personal,

planificación de la capacitación, definición de perfiles, legajos del personal.
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Proceso de Gestión de Calidad: actividades de mejora continua con foco

en la gestión de las auditorías internas, objetivos de calidad, indicadores de
gestión, aplicación de la política de calidad, manejo de las acciones
correctivas y preventivas, entre otras.

Proceso de Dirección: proceso estratégico para la toma de decisiones, que

lleva a cabo actividades para realizar las revisiones por la dirección, mejora
de la eficacia del SGC, acciones para aumentar la satisfacción de los clientes
y asegurar la disponibilidad de recursos.

VERIFICACIÓN

Indicadores - KPI (HSE)

TECA cuenta con una planificación de indicadores descriptos en el documento

“Indicadores KPI”.

A través de esta herramienta, mensualmente se realiza el seguimiento de las

variables claves, se procede a su análisis y definición de acciones de mejora.

Los KPI describen aspectos de calidad, seguridad y medio ambiente.

TECA planifica e implementa las actividades para el seguimiento, medición,

análisis para asegurar la mejora continua de los procesos y la satisfacción del
cliente. Para ello establece:

 La medición de los procesos a través de indicadores.

 El registro y tratamiento de las quejas y reclamos de clientes a través de

la identificación de estas y tratamiento en los registros de mejora RAM.

 Las mediciones relativas a la percepción de satisfacción de los clientes.

 La identificación de situaciones no deseadas, como ser el incumplimiento

de los procedimientos, el incumplimiento a requisitos del cliente, el
incumplimiento a requisitos legales y reglamentarios, comportamiento de
indicadores, cumplimiento de objetivos entre otros.
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 Identificación y registro de hechos, acontecimientos ó situaciones que

ameriten un análisis para definición de acciones correctivas, ó preventivas
para las situaciones potenciales.

Para ello definen procedimientos que establecen la gestión sistemática de

medición, análisis y definición de mejoras.

Los procesos son medidos a través de indicadores claves, “Indicadores de

procesos”.

Los procedimientos documentados son: Procedimiento no

conformidades, acciones preventivas y correctivas, y gestión de
servicio no conforme.

Auditorías internas

La organización verifica, entre otras herramientas, la eficacia del sistema de

gestión a través de las auditorías internas. Se encuentra relacionado a esta
actividad un “Plan de auditorías internas”, y la gestión de los eventuales
hallazgos que de la ejecución del plan podrían surgir.

ACTUAR PARA LA MEJORA

TECA se asegura que el servicio que no sea conforme con los requisitos, sea
identificado y controlado para prevenir una utilización o entrega no
intencionada. Los servicios no conformes son identificados, corregidos y en
caso que sea definido así gestionados para la mejora continua.

TECA toma las acciones correctivas para eliminar la causa de los desvíos o
situaciones no deseadas con el objeto de prevenir su repetición. También se
definen acciones preventivas para eliminar las causas de potenciales desvíos
o situaciones no deseadas, para prevenir su ocurrencia.

TECA mantiene procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad

para:
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 Investigar las no conformidades detectadas.

 Iniciar y completar la acción correctiva y preventiva.

 Realizar acciones a fin de eliminar o reducir cualquier Riesgo.

 Gestionar la operación no conforme.

Registros de esta actividad figuran en el formulario Registro de Análisis

para la mejora - RAM.

La dirección de TECA revisa periódicamente el sistema de gestión de calidad,

para asegurar su continua consistencia, adecuación y efectividad, mantiene
registros de esta actividad a través del uso del documento Revisión por la
dirección.

Esta revisión está conformada por la presentación de los datos de entrada,

estos son analizados y la dirección define las conclusiones, mejoras, expresa
las necesidades de realizar cambios en el sistema de gestión de calidad,
incluyendo revisión sobre la política de la calidad y los objetivos de la calidad.

Los datos de entrada para la revisión por la dirección se componen de:

Indicadores, revisión de objetivos, resultados de auditoría interna, resultados

del relevamiento de la satisfacción del cliente, el desempeño de las
herramientas del sistema de gestión, planes de acción y de mejora, desarrollo
de las acciones correctivas y preventivas, desempeño de los proveedores,
gestión de las quejas y reclamos, cambios que pueden afectar al sistema de
gestión de la organización, revisión de puntos pendientes de revisiones
anteriores, entre otros.

Los resultados de la revisión por la dirección incluirán acciones asociadas a

la mejora del sistema de gestión de calidad y sus procesos, a la mejora del
servicio en relación con los requisitos del Cliente y las necesidades de
recursos.

La revisión del sistema de gestión de calidad se realizará al menos una al

año, sin perjuicio de poder realizar parcial o totalmente revisiones durante el
año.
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La revisión es gestionada por el responsable el sistema de gestión de calidad,

quien releva la información, realiza un análisis y sita a una reunión con la
dirección para presentar, complementar y documentar el análisis realizado,
como también definir las acciones y conclusiones correspondientes.